SECCIN VI

VALE DE DEVOLUCION
1. Objetivo del Formulario
El vale de devolucin es un formulario mediante el cual el usuario detalla los artculos
que desea devolver al almacn de donde se obtuvo originalmente por no requerirlo
ms.
2. Originador del formulario
Este formulario ser emitido por cualquier usuario autorizado que tenga su firma
debidamente registrada en el registro de firmas autorizadas manteniendo en los
almacenes.
3. Distribucin de ejemplares
Para el detalle de la distribucin de los ejemplares de este documento referirse al
curso grama al final de la seccin y de este manual.
4. Instrucciones para el llenado del formulario
La informacin al ser incluida en el formulario se puede separar en tres grupos, segn
las personas que participan en su preparacin. El usuario, el recepcionista de almacn
y Kardista.
4.1 Datos preparados por el usuario
4.1.1 rea de remitente
En este recuadro se anotara el nombre del departamento o seccin que
emite el documento.
4.1.2 Cdigo del are remitente
En este recuadro se anotara el cdigo del departamento o seccin que
emite el documento.
4.1.3 Numero de orden de trabajo
En el caso que se material que se devuelve haya sido retirado del almacn o
adquirido para cubrir las necesidades de una orden de trabajo, se anotara
en este recuadro el nmero de la orden de trabajo a que se debe abonar el
material.
4.1.4 Abono cuenta nmero
En este recuadro se anotara el cdigo de la cuenta (ubicacin, libro mayor,
cdigo mayor)a la que debern abonarse los artculos devueltos, la cual
1

deber ser el mismo a la se carg el despacho original indicara en el

casillero observaciones si la orden de trabajo ha sido cancelada.

4.1.5 Cuenta de existencias

Bajo este campo se anotara el digito que especfica la cuenta de existencia
a la que ha de cargarse el material devuelto.
Repuestos de equipo
Suministros de operacin
Suministros de construccin
Otros suministros.
4.1.6 Cdigo de artculo
Bajo este campo se anotara el cdigo del artculo que se devuelve. Este
cdigo deber ser igual al que figura en el catlogo de control de materiales
de la unidad de produccin.
4.1.7 Naturaleza del gasto
Bajo este campo se anotara el cdigo de la naturaleza de gasto a la que
deber abonarse el material.
4.1.8 Numero de parte
Bajo este campo cuando se trata de un repuesto, se anotara el cdigo usado
por el fabricante para identificar el artculo, solamente cuando no se
conozca el cdigo del artculo.
4.1.9 Descripcin
Bajo este campo se anotara la descripcin abreviada de cada artculo. Esta
descripcin deber ser igual a la que figura en el catlogo de control de
materiales de la unidad de produccin.
4.1.10

Unidad

Bajo este campo se anotara el cdigo de la unidad en que se mide el

despacho de cada artculo devuelto.
Esta unidad deber ser indicada mediante los mismos caracteres
alfanumricos que figuren en el catlogo de control de materiales de la
unidad de produccin.
4.1.11

Cantidad devuelta

Bajo este campo se anotara el nmero de unidades del material devuelto.

4.1.12

Observaciones
2

En este recuadro se anotara el nmero de vale de la salida con que el

almacn despacho al material originalmente y cualquier y cualquier
observacin relacionada con el material indicando en el formulario.
4.1.13

Autorizado por

En este recuadro firmara la persona autorizada a retirar estos artculos del

almacn.

4.1.14

Cdigo de firma

En este recuadro se anotara al nmero bajo el cual figura registrada la firma

del remitente en el registro de firmas autorizadas.
4.1.15

Fecha de autorizacin

En este recuadro, el que autoriza el documento anotara la fecha de

autorizacin
4.2 Datos preparados por el recepcionista del almacn
4.2.1 Numero de almacn
Se anotara el nmero del almacn al cual se devuelve el material (1, 2, 3,
etc.).El material el material solo podr ser devuelto al almacn del cual se lo
retiro originalmente.
4.2.2 Nmero de registro
En este recuadro se anotara el nmero de vale de devolucin asignado por
el recepcionista del almacn. Este nmero tendr la estructura siguiente.
XX-X-XXXX
Donde los dos primeros dgitos indican la unidad de produccin donde se
devuelve el material, el siguiente digito indica el cdigo del almacn, que
recibe el material y los cuatro ltimos dgitos indican el nmero correlativo
por el almacn, que identifica al documento .para asignar este nmero, el
almacn contara con un registro de vales de devolucin , en el cual se
registraran todos los nmeros asignados a este tipo de documento y que
permitir mantener el control sobre la correlatividad de la numeracin . Ver
registro de vales de devolucin en la seccin registros de control de este
manual.
4.2.3 Localizacin
Bajo este campo se anotara la ubicacin fsica del material en el almacn, a
fin de facilitar su almacenaje. Este dato se puede obtener del catlogo de
almacenes o de la tarjeta del casillero.
4.2.4 Cantidad recibida
3

Bajo este campo se anotara la cantidad recibida por artculo.

4.2.5 Recibido por
En este recuadro el recepcionista del almacn firmara, anotara su registro y
fechara el documento.
4.3 Datos preparados por el encargado de contabilidad general (contabilidad
de operaciones, en el caso de la sede matriz)
4.3.1 Costo unitario
Bajo este campo se anotara el costo unitario con que se valorizo el despacho
original de cada artculo, segn figura en los reportes correspondientes.
En el caso que la devolucin sea originada por material excedente de una compra
por cargo directo, el encargado de contabilidad entregara el formulario al analista
de programacin y control de existencias para que esto apruebe la incorporacin
del material al inventario, le asignen un cdigo de artculo. El analista abrir las
tarjetas de kardex correspondientes y las entregara junto con el vale de devolucin
al kardista para su registro en el kardex fsico.
4.3.2 Valor
Bajo este campo se anotara el valor que resulta de multiplicar el costo unitario por
la cantidad recibida por artculo.
En la ltima regin de este campo se anotara el valor total que resulte de sumar
los valores por artculo que figuran bajo este campo.
4.3.3 Contabilidad
En este recuadro firmara el encargado de contabilidad que valorizo el vale de
devolucin.

SECCIN VII
PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIAS
1. Generalidades
Toda transferencia de existencia entre almacenes se deber realizar exclusivamente
con el vale de transferencia. Si la transferencia es externa, entre almacenes de
distintas unidades de produccin se usara el vale de transferencia, que ser emitido
en original y 8 copias. Estos documentos servirn tanto para despachar como para
recibir el material transferido.
El procedimiento a seguir se detalla a continuacin en el orden en que se desarrollan
los eventos.
2. Forma de llenado del vale de transferencia
4

El detalle de cmo llenar el vale de transferencia se explica en la seccin VIII de este

manual.
3. Distribucin de ejemplares
Para el detalle de la distribucin de los ejemplares de los vales de transferencia
interna y externa ver los curso gramas respectivos al final de esta seccin.
4. Solicitud de transferencia
4.1

Forma de solicitar una transferencia

La solicitud para transferir materiales de un almacn a otro pertenezcan o no alas

misma unidad de produccin, ser hecha por el almacn solicitante al almacn
despachador mediante un memorndum, cable, tarjeta viajera, comunicacin
radical o llamada telefnica. En lo posible, se deber solicitar de tal manera que
quede constancia escrita de tal solicitud.

4.2

Personal autorizado para efectuar transferencias

4.2.1

Transferencias internas
Los jefes de almacn sern los autorizados a solicitar cualquier
transferencia interna.

4.2.2

Transferencias externas
La jefatura de control de inventarios en coordinacin con la jefatura
de almacenes y de usuario de cada unidad de produccin, sern los
autorizados a aprobar la solicitud de cualquier transferencia externa.

5. Procedimiento para transferencias internas entre almacenes pertinentes

a la misma unidad de produccin
5.1

Jefe del almacn de despacho

5.1.1
El jefe del almacn de despacho generara el vale de transferencia
interna en base a la informacin proporcionada por el solicitante , anotara el
cdigo de la unidad de produccin, el cdigo del almacn de despacho, el
cdigo del almacn de destino y el cdigo de cada artculo, la unidad de
despacho y la cantidad que se debe despachar .
5.1.2
Numerara el documento refirindose al registro de vales de
transferencia interna. Salidas mantenido por el almacn.
5.1.3
Anotara la ubicacin de los artculos a despachar bajo el campo
localizacin despacho del documento, o de la tarjeta del casillero.
5.1.4

Firmar y anotara su registro y fechara el documento.

5

5.2

5.1.5
Entregar todos los ejemplares del documento al despachador para el
despacho del
material.
Despachador almacn de despacho

5.2.1
Anotara en la tarjeta casillero la cantidad de material a despacharse
calculando el nuevo saldo fsico. Ver seccin XIX: tarjeta casillero.
5.2.2
Ubicar fsicamente cada artculo indicando en el documento y tomara de
cada casillero las cantidades a despachar.

5.2.3
Firmar y anotara su registro en el documento de cargo por el transporte del
material al almacn de destino.
5.2.4
Generar una gua de remisin como documento d cargo por el transporte
del material al almacn de destino.
Retendr en el archivo de guas de remisin emitidas al tercer ejemplar de la gua
de remisin.
5.2.5
Entregar al transportista el material a ser transferido, junto con el original
y la copia uno de la gua de remisin y el original y la copia 1 de vale de
transferencia interna .tambin entregara al transportista la copia 3 de la gua de
remisin para que este los entregue a vigilancia a su salida del rea de
almacenaje.
5.3

Recepcionista del almacn receptor

5.3.1
Recibir el material entregado por el transportista junto con el original y la
copia 1 del vale de transferencia interna y el original y la copia1 de la gua de
remisin.
5.3.2
Verificara que el material recibido este conforme con lo indicado en el vale
de transferencia interna, anotando las cantidades recibidas en la columna
correspondiente del documento.
5.3.3

Registrar el documento en el registro de transferencias internas entradas.

5.3.4
Firmar y anotara la fecha de recibo en la gua de remisin y en el vale de
transferencia interna y de volver el original de la gua de remisin al despachador
del almacn de despacho y archivara la copia 1 en el archivo de guas de remisin
recibidas.
5.3.5
En caso de haber diferencia entre la cantidad despachada y la cantidad
recibida o daos en el material recibido, omitir un reclamo por suministros
deficientes, adjuntara la copia 1 del vale de transferencia y lo recibir el jefe del
departamento de almacenes ( kardex fsico), segn el procedimiento de reclamos
por suministros deficientes cuando se trata de transferencias internas. Ver la
6

seccin IX: Procedimientos para materiales o activos fijos sobrantes, faltantes y/o
daados de este manual.
En caso de no haber diferencias entre lo despachado y lo recibido, destruir la
copia 1 del vale de transferencia interna.

5.3.6
Anotara la ubicacin de los artculos recibidos en el campo locacin
recibido del vale de transferencia interna esta informacin la obtendr del
catlogo de almacenes o de la tarjeta casillero.

5.3.7
Anotara en la tarjeta casillero la cantidad de material recibido calculando el
nuevo saldo fsico. Ver la seccin XIX: tarjeta casillero.

5.3.8
Ubicar fsicamente el material en su locacin correspondiente.
5.3.9
Al final del da remitir todos los ejemplares 1 de los vales de transferencia
interna el kardista de kardex fsico con una nota de cargo documentario. Ver
seccin XV: Procedimientos para envi de documentos de este manual.
5.4

Kardex fsico

5.4.1
Firmar y devolver el original de la nota de cargo documentario con que ha
recibido los vales de transferencia interna. Asegurndose que ha recibido todos los
documentos indicados en la nota de cargo documentado.

5.4.2
Registrar la transaccin en la tarjeta de control de existencias del kardex ,
tomando como base la cantidad recibida.

5.4.3
Archivara el original del vale de transferencia interna en el archivo manual
de vales de transferencia interna.

5.4.4
Al final del mes, una vez cuadrado el kardex, pasara todo lo archivado en el
archivo manual de vales de transferencia internas al archivo histrico de vales de
transferencia internas.

5.4.5
En el caso de que la cantidad recibida sea distinta a la cantidad
despachada, la jefatura del departamento de almacenes establecer quien asume
el costo por el suministro deficiente y generara una nota de ajuste por la
diferencia, la que remitir el kardista, quien la asentara en el kardex segn se
detalla en el curso grama para vale de transferencia interna al final de la seccin.
7

Para el detalle de la nota de ajuste ver el procedimiento de ajuste al inventario en

la seccin XI de este manual. El ejemplar 3 de la nota de ajuste se archivara en el
archivo manual de notas de ajuste, el ejemplar 1y 2 de la nota de ajuste se
remitir a contabilidad general junto con el ejemplar 2 del vale de transferencia
interna.

6. Procedimiento para transferencias externas entre almacenes

pertenecientes a distintas unidades de produccin
6.1

Jefe de almacn de la unidad de produccin

6.1.1 El jefe del almacn de la unidad de produccin de despacho generara el

vale de transferencia externa en base a la informacin proporcionada por el
solicitante, kardex fsico, esta deber ser autorizada por el usuario. Anotara el
cdigo de la unidad de produccin de despacho, el cdigo del almacn de
despacho, el cdigo de la unidad de produccin destino , el cdigo de almacn
destino , el cdigo de la cuenta de existencias, el cdigo de cada artculo, su
descripcin, la unidad de despacho y la cantidad a despachar.
6.1.2 Numerara y registrara el documento y refirindose al registro, adems de la
fecha de autorizacin de la transferencia externa - salida.

6.1.3 Anotara la ubicacin de los artculos por despachar en la columna

localizacin despacho del vale de transferencia externa. Esta informacin la
obtendr del catlogo de almacenes o de la tarjeta casillero.

6.1.4 Firmar el documento y anotara su registro, adems la fecha de autorizacin

de la transferencia.

6.1.5 Entregar el documento en todos sus ejemplares al despachador para que

6.2

efectu el despacho del material.

Despachador del almacn de despacho

6.2.1 Anotara en la tarjeta casillero la cantidad a transferirse calculando el nuevo

saldo fsico. Ver la seccin XIX: tarjeta casillero.

6.2.2 Ubicar fsicamente cada artculo indicado en el documento tomando de

cada casillero las cantidades a despachar.

6.2.3 Firmar el vale de transferencia externa en el recuadro correspondiente,

anotando adems la fecha de despacho.

6.2.4 Entregar a la seccin de recepcin de la unidad de produccin de despacho

el material a transferir y las copias 1, 4, 6,7 y 8 del vale de transferencia
externa.

6.2.5 Al final del da remitir el original y las copias 2 y 3 de cada vale de

transferencia externa junto con una nota de cargo documentado (ver
procedimiento para envi de documentos en este manual) a contabilidad
general de la unidad de despacho, las copias 5 de cada vale de transferencia
externa al kardista de kardex fsico de la unidad de despacho.
NOTA: la seccin de recepcin se encargara del envi de materiales a otra
unidad de produccin.

6.3

Seccin de recepcin de la unidad de produccin de despacho

6.3.1 Generar un manifiesto de carga en original y cinco (5) copias como

documento de cargo por transporte de material. Incorporar la copia 2 al
archivo de manifiestos de carga emitidos. La copia 3 la remitir a contabilidad
general para que sea valorizada y luego enviada a seguros. El original y la
copia 5 del manifiesto de carga sern entregados al transportista afn que
adjunte el original a su factura y entregue la copia 5 al vigilante a su salida del
rea de almacenaje o a la garita de control a su salida de la unidad de
produccin. Las copias 1 y 4 del manifiesto de carga tambin se encargaran al
transportista dentro de un sobre cerrado que adems contendr las copias 1, 4,
6, y 7 del vale de transferencia externa para su entrega al destinatario junto
con el material.
6.3.2 Despachara el material al almacn destino junto con la documentacin
mencionada anteriormente.
6.3.3 Archivara la copia 8 del vale de transferencia externa en su archivo histrico
de vales de transferencia externa salida.
6.4
Kardex fsico de control de inventarios de la unidad de produccin
de despacho
6.4.1 El kartista de kardex fsico, descargara del kardex los artculos despachados.

6.4.2 Incorporar la copia 5 en el archivo mensual de vales de transferencia

externa- salida.

6.4.3 A fin de mes, una vez cuadrado el kardex, se pasara todo lo archivado en el
archivo mensual de vales de transferencia externa- salida al archivo histrico
de vales de transferencia externas salidas.

6.5

Contabilidad general de la unidad de produccin de despacho

6.5.1 Recibir el original y las copias 2 y 3 del vale de transferencia externa junto
con la nota de cargo documentado.

6.5.2 Verificara que todos los vales recibidos sean los indicados en la nota de
cargo documentado. Una vez conforme, firmara el original de la nota de cargo
documentado y devolver al despachador del almacn de despacho.

6.5.3 Valorizara cada artculo y totalizara el original y las copias 2 y 3 del vale de
transferencia externa.

6.5.4 Remitir la copia 3 a contabilidad general de la unidad de produccin de

destino para su incorporacin al archivo de transferencia externas pendientes.

6.5.5 Remitir a contabilidad de operaciones de la sede matriz la copia 2 del vale

de transferencia externa, para el procesamiento de la transferencia
presupuestaria o de materiales.
6.6

Recepcin unidad de destino

6.6.1 El recepcionista recibir el material entregado por el transferencista junto

con las copias 1, 4, 6,7 del vale de transferencia externa y los ejemplares
correspondientes del manifiesto de carga.

6.6.2 Registrar el vale de transferencia externa en el registro de vales de

transferencia externas- entregadas.

6.6.3 Verificara que el material recibido este conforme con lo indicado en el vale
de transferencia externa.

10

6.6.4 Firmar el original y las copias 1 y 4 del manifiesto de carga. Entregar el

original al transportista para que lo adjunte a su factura, remitida la copia 4 del
manifiesto de cargo a recepcin de la unidad de produccin de despacho y
archivada en el archivo de manifiestos de carga recibidos la copia 1.

6.6.5 Firmar el vale de transferencia externa en el casillero correspondiente,

indicando adems la fecha de recibo del material.

6.6.6 Retirar del archivo de transferencias pendientes las copias de tarjetas

viajeras o tlex que originaron la transferencia y las cuales se indican la
distribucin de los artculos entre los distintos almacenes de la unidad de
produccin.
Las copias de las tarjetas viajeras estarn archivadas por el nmero de tlex, al
cual figurara n el vale de transferencias externas en el recuadro
observaciones como referencia.

6.6.7 En caso de haber diferencias entre la cantidad despachada y la cantidad

recibida, proceder de acuerdo a lo indicado en el procedimiento de materiales
o activos fijos sobrantes, faltantes o daados en la seccin de este manual.

6.6.8 Entregaras las copias 1, 4,6 y 7 del vale de transferencia externa junto con
el material al recepcionista del almacn receptor, quien firmara y fechara
dichos ejemplares para luego devolverlos a la unidad de recepcin.
6.6.9 La unidad de recepcin se archivara la copia del vale de transferencia
externa en su archivo de vales de transferencias recibidas y rematara la copia
6 al kartista de kardex fsico de la unidad de produccin de destino y las copias
1 y 4 a contabilidad general de la unidad de produccin de destino.

6.6.10En el caso de que en un documento se indique una distribucin del artculo

entre varios almacenes, la unidad de recepcin har la distribucin con tantas
guas de remisin como almacenes deban recibir el material. Copias de estas
guas de remisin se entregaran en la copia del vale de transferencia externa
que se remiten al kartista de kardex fsico de la unidad de produccin de
destino, a fin de que se haga la distribucin correcta en el kardex.

6.7

Recepcionista del almacn receptor

11

6.7.1
El recepcionista del almacn recibir el material junto con las copias
1, 4,6 y 7 del vale de transferencia externa.
6.7.2
Verificara que el material recibido este conforme con lo indicado por
la seccin de recepcin en el vale de transferencia externa. Firmar y
anotara su registro en el recuadro almacenero por como constancia de
haber recibido el material conforme, adems anotara la fecha de recepcin.
6.7.3
Anotar la ubicacin de los artculos recibidos en el campo
localizacin destino del vale de transferencia externa. Este dato lo
obtendr del catlogo de almacenes o de la tarjeta casillero.
6.7.4
Anotara en la tarjeta casillero la cantidad de materiales recibido
calculando el nuevo saldo fsico. Ver la seccin XIX: tarjeta casillero.
6.7.5
6.8

Ubicar fsicamente el material en su localizacin correspondiente.

Kardex fsico de la unidad de produccin receptora

6.8.1 El kartista firmara el original de la nota de cargo documentado con el que
recibe los vales de transferencia externa.
6.8.2 Ingresara al kardex las cantidades recibidas que se especifican en la copia 6
vale de transferencia externa.
6.8.3 Se incorporara la copia 6 en el archivo mensual de vales de transferencias
externa- ingresos.
6.8.4 A fin de mas, una vez cuadrado el kardex, todo lo archivado en el archivo
mensual de vales de transferencias externas ingresos se pasara al archivo
histrico de vales e transferencias externas- ingresos.

6.9

Contabilidad general de la unidad de produccin receptora

6.9.1 El encargado firmara el original de la nota de cargo documentado con el que

recibe los vales de transferencia externa.

6.9.2 Al recibir de recepcin las copias 1 y 4 del vale de transferencias externas

buscara las copias 3 del mismo documento en el archivo de transferencias
externas pendientes.

12

6.9.3 Dado que las copias 1 y 4 recibidos no estn valorizados ni totalizados, se

proceder a poner los importantes correspondientes tomando la informacin
del costo unitario de la copia 3 que si tiene todos importes.

6.9.4 Anotara las cantidades recibidas en la copia 3

6.9.5 Remitir las copias 4 del vale de transferencia externa a contabilidad de

operaciones de la sede matriz.

13

14

15

TRANSCRITO POR EL ESTUDIANTE RODOLFO

NUEZ NEYRA
DE OCTAVO SEMESTRE
CURSO GESTION LOGISTICO
TEMA VALE DE DEVOLUCION
2015

16