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PROCEDIMIENTO
Ttulo:

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01

Vigencia

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS TERMINADOS


Archivo Magntico

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1. OBJETIVO
Garantizar el correcto almacenamiento y distribucin de los productos fabricados en el Laboratorio
Farmacutico Xxxxxxxxxxxxxxxxx.
2. ALCANCE
Aplica para TODOS los productos fabricados en el Laboratorio Farmacutico Xxxxxxxxxxxxxxxxx.
3. DEFINICIONES
Producto Terminado: Resultado de la aplicacin de un proceso para transformar las materias primas.
Certificado de Analtico: Documento escrito que garantiza que las especificaciones de un producto se
cumplen.
Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo
consideracin.
NOTA 1 Al considerar un producto, la trazabilidad puede estar relacionada con:
el origen de los materiales y las partes;
la historia del procesamiento;
la distribucin y localizacin del producto despus de su entrega.
Almacenaje: Accin en la que se ubica organizadamente los productos en la bodega con el fin de facilitar su
acceso y ubicacin.
Muestreo de Producto: Toma aleatoria de cierta cantidad del producto para poder determinar la calidad del
mismo.
Material de Envase: Cualquier material, incluyendo el material impreso, empleado en el envasado de un
producto farmacutico, excluyendo todo envase exterior utilizado para el transporte o embarque. Los
materiales de envasado se consideran primarios cuando estn destinados a estar en contacto directo con el
producto, y secundarios cuando no lo estn.
Material de Empaque: Material que se utiliza para proteger las materias primas y/o productos
manufacturados, como por ejemplo recubrimiento plsticos de envases, cajas, etc.

Elaborado Por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Firma______________________
Control Calidad

Firma____________________
Administrador Sucursal

Firma______________________
Gerente General

FECHA:

FECHA:

FECHA

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ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS TERMINADOS


Cuarentena: Estado de las Materias Primas o de envasado, o materiales intermedios, producto a granel o
terminados, aislados por medios fsicos o por otros medios eficaces, mientras se espera una decisin acerca
de su aprobacin, rechazo o reprocesamiento.
Lote: Una cantidad definida de materia prima, material de envasado, o producto procesado en un solo
proceso o en una serie de procesos, de tal manera que puede esperarse que sea homogneo. En el caso de
un proceso continuo de fabricacin, el lote debe corresponder a una fraccin definida de la produccin, que se
caracterice por la homogeneidad que se busca en el producto. A veces es preciso dividir un lote en una serie
de sub-lotes, que ms tarde se agrupan de nuevo para formar un lote final homogneo.
Nmero de lote: Una combinacin definida de nmeros y/o letras que identifique especficamente un lote en
las etiquetas, registros de lotes, certificados de anlisis. Esta identificacin es propia del fabricante.
FIFO: es el acrnimo ingls de First In, First Out; significa primero en entrar; primero en salir. Sirve para
gestionar el arreglo y expedicin de productos de un stock, llevando en consideracin que para el producto
terminado, el primero en ingresar al almacn es el primero en ser despachado.
FEFO: es el acrnimo ingls "First-Expire, First-Out" o Primero que Vence es el Primero que Sale. Sirve para
gestionar el arreglo y expedicin de productos de un stock, llevando en consideracin su fecha de
vencimiento.
Operario de cargue y descargue: Persona encargada de transportar el producto terminado, material de
empaque o materia prima desde la bodega hasta el camin o viceversa y que no necesariamente se
encuentra vinculado directamente con la empresa.
4. RESPONSABILIDAD
Quien Debe Conocerlo: el Director de Produccin, el Auxiliar de Logstica y el Almacenista.
Quien Debe Ejecutarlo: el Almacenista.
Quien Debe Hacerlo Cumplir: el Director de Garanta de Calidad.
5. REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008 requisitos del sistema de Gestin de la Calidad.
OMS Informe 32. Buenas Prcticas de Manufactura para la industria Farmacutica.
Resolucin 003774: Norma Tcnica Armonizada de Buenas Prcticas de Manufactura Cosmtica.

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ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS TERMINADOS


6. PROCEDIMIENTO
6.1 Almacenamiento de Producto Terminado.
No.

1.

2.

3.

4.
5.

6.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Entregar el producto terminado con el formato PSAL002-F01 Entrega de Producto
Terminado a Almacn Anexo 1, al almacenista, una vez finalizado el proceso de
acondicionamiento y empaque; los productos en presentaciones pequeas se
entregan al finalizar la jornada laboral. Los productos en presentaciones grandes
se entregan una vez se completen mximo 10 planchas, dependiendo de la
presentacin.
Revisar las cantidades recibidas y firmar en Recibido Por en el formato
PSAL002-F01.
Almacenar en las respectivas ubicaciones designadas en el rea, de acuerdo al
procedimiento PSAL003 Direccionamiento en reas de Almacenamiento, dejar
un espacio no menor a 30cm entre la pared o mallas divisorias y el producto
terminado con el fin de facilitar la limpieza; la altura del arrume NO debe exceder
de 16 planchas. Nunca almacenar producto terminado directamente en el piso.
Identificar el producto terminado que ingresa a bodega con PSAL001-F02 Rotulo
de producto en CUARENTENA.
Proceder de acuerdo a PSCC011 Aprobacin y Liberacin de Productos. Si el
producto terminado es conforme con las especificaciones y la documentacin del
Batch Record se encuentra completa; cambiar el rotulo de cuarentena por
PSCC001-F02 Rotulo de Aprobado.
Cambiar el rtulo de cuarentena por PSCC001-F03 Rtulo de Rechazado SI el
producto no es conforme a las especificaciones, y colocar en el rea de rechazos
hasta decidir el destino final (reproceso o destruccin).

RESPONSABLE

DOCUMENTO
ASOCIADO

Operario de
Produccin

PSAL002-F01

Almacenista

PSAL002-F01.

Almacenista

PSAL003

Almacenista

PSAL001-F02

Director Garanta
de Calidad

PSCC011
PSCC001-F02

Director Garanta
de Calidad
Almacenista

PSCC001-F03

6.2 Distribucin o Despacho de Producto Terminado. Si se trata de un despacho de una venta Directa de
Producto, es decir en las instalaciones del laboratorio, proceder as:
No.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE

DOCUMENTO
ASOCIADO

1.

Recibir del cliente PSCR001-F02 Factura de Venta y las dos copias (azul y
amarilla).

Almacenista

PSCR001-F02

2.

Revisar el nombre del producto solicitado, la presentacin comercial y la cantidad.

Almacenista

N/A

3.

Alistar el producto terminado APROBADO por Control de Calidad y entregar de


acuerdo al sistema FIFO o FEFO, colocar el NMERO DE LOTE en la factura.

Almacenista

N/A

4.

Verificar la factura contra la entrega.

5.

Firmar la factura original y las copias azul y amarilla en el espacio: Recib


conforme de acuerdo a las indicaciones del Almacenista.

Cliente
Almacenista
Cliente
Almacenista

6.

Firmar en el espacio: Entregado por:

Almacenista

PSCR001-F02

7.

Entregar la factura original al cliente y archivar en carpeta la copia amarilla.

Almacenista

PSCR001-F02

Almacenista

PSAL002-F02

Secretaria

PSAL002-F02

8.
9.

Diligenciar el Formato PSAL002-F02 Control de Producto Despachado y


entregar a la secretaria junto con la copia azul.
Revisar las facturas entregadas, si la venta se realiz de contado las facturas van
al archivo; si la venta se efectu a crdito pasar la factura al fuelle de clientes
posteriormente entregar a los vendedores quienes realizan el cobro respectivo.

PSCR001-F02
PSCR001-F02

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10.
11.

Retirar el registro PSAL002-F02 de secretara al da siguiente y utilizar hasta


agotar los renglones.
Archivar el registro en la carpeta correspondiente y conservar durante el tiempo
establecido en el procedimiento PSGC003 Control de Registros una vez
agotadas las entradas del registro.

Almacenista

N/A

Secretaria

PSGC003

6.3 Distribucin o Despacho de Producto Terminado. Si se trata de un despacho de una venta a travs
de los Vendedores de la Empresa, proceder as:
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Elaborar la Remisin PSCR001-F04 tres copias, una vez la venta ha sido
autorizada, de acuerdo al procedimiento PSCR001 Proceso de Ventas.
Recibir una copia de las remisiones expedidas por secretara para realizar el
despacho del producto.
Revisar el nombre del producto solicitado, la presentacin comercial y la cantidad.
Alistar el producto terminado APROBADO por Control de Calidad de acuerdo al
sistema FIFO o FEFO. Colocar el nmero de lote en la remisin.
Verificar las cantidades de producto despachado durante el cargue del vehculo.
Revisar el vehculo, diligenciar el punto I Evaluacin aspecto fsico del formato
PSCR001-F06 Transporte de Producto Terminado, entregar el formato al
Director Administrativo, quien termina de diligenciar de acuerdo al procedimiento
PSCR001 Proceso de Ventas.
Cargar el producto indicado por el almacenista al carro transportador, con ayuda
de los operarios de cargue y descargue.
Archivar en la carpeta correspondiente la Remisin PSCR001-F04 y disponer de
acuerdo al procedimiento PSGC003 Control de Registros.
Relacionar todas las facturas que salen con el transportador en el formato
PSCR001-F07 Control de Despacho de mercanca. Sacar una copia y archivar
en la carpeta junto con la segunda copia de la remisin.
Entregar al conductor del vehculo el original de PSCR001-F04 Remisin, original
de PSCR001-F07 Control de Despacho de mercanca y la copia amarilla de
PSCR001-F02 Factura de Venta.
Hacer firmar como constancia de recibido y satisfaccin del cliente tanto la copia
de la remisin como la copia amarilla de la factura; de acuerdo a las instrucciones
dadas por la secretaria.

7. REAS QUE RECIBEN COPIA DE ESTE DOCUMENTO.


AL
CR

Almacn
Gestin Comercial

8. ANEXOS
Anexo 1. PSAL002-F01 Entrega de Producto Terminado a Almacn
****-****
FIN

RESPONSABLE
Secretaria
Secretaria
Almacenista
Almacenista

DOCUMENTO
ASOCIADO
PSCR001
PSCR001-F04
N/A
N/A

Almacenista

N/A

Almacenista

N/A

Almacenista
Director
Administrativo

PSCR001-F06
PSCR001

Almacenista

N/A

Almacenista

Archivo
Almacenista

Secretaria

PSCR001-F07

Secretaria

PSCR001-F04

Secretaria
Conductor
Contratado

PSCR001-F04
PSCR001-F02

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