DESCRIPCIN Y ANLISIS DE

CARGO

Descripcin y Anlisis del Cargo:

La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades
del cargo
El anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir
El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones
del cargo y el papel que deber desempear es el contenido del cargo registrado en
la descripcin.
En general la descripcin presenta el contenido del cargo de forma impersonal y las
especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las
caractersticas humanas requeridas para el trabajo expresadas en trminos de
educacin, experiencia, iniciativa, etc.

El concepto de cargo se basa en algunas nociones fundamentales:

Tarea: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo;

generalmente simples y rutinarios como los trabajos por horas o los obreros.
Atribuciones: Conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que
ocupa el cargo que incluyen actividades ms diferenciadas como las que
desempean los que trabajan por meses o los funcionarios.
Funcin: Conjunto de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por meses)
que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada o un individuo
que sin ocupar un cargo desempea una funcin de forma transitoria o definitiva;
una funcin requiere de repeticin al ejecutarla.

Cargo: Conjunto de funciones (tareas y atribuciones) con posicin definida dentro

la estructura organizacional (en el organigrama). Para ubicar un cargo en el organigra
implica cuatro aspectos:

a)
b)
c)
d)

El nivel jerrquico
El rea o departamento en que est localizado
El superior jerrquico (ante quien responde)
Subordinados (sobre los que ejerce autoridad)

Descripcin de Cargos:
Proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un
Cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en la empresa como:
Enumeracin detallada de las atribuciones o tareas (que hace el ocupante)
Periocidad de la ejecucin (cundo lo hace)
Mtodos aplicados (cmo lo hace)
Objetivos (por qu lo hace)
Un cargo puede ser descrito como una unidad de la organizacin como un conjunto
de deberes y responsabilidades que lo distinguen de los dems cargos, estos
corresponden al empleado que lo desempea y proporciona los medios para
contribuir al logro de los objetivos.

Anlisis de Cargos:
Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades
comprendidas y las condiciones que el cargo exige. Es la base para la
evaluacin y la clasificacin que se harn de los cargos para efectos de
comparacin.

Estructura del Anlisis de Cargos:

Por lo general el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos aplicados
a cualquier tipo o nivel de cargo; los factores de especificaciones son puntos de
referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de forma objetiva,
son instrumentos de medicin.
1)
a)
b)
c)
d)
e)

Requisitos intelectuales:
Instrucciones bsicas
Experiencia bsica anterior
Adaptabilidad la cargo
Iniciativa necesaria
Aptitudes necesarias

2)
a)
b)
c)
d)

Requisitos fsicos:
Esfuerzo fsico necesario
Capacidad visual
Destreza o habilidad
Complexin fsica necesaria

3) Condiciones de trabajo:
a) Ambiente de trabajo
b) riesgos

LISIS DEL CARGO:

uisitos intelectuales

struccin bsica: secundaria, secretariado o equivalente, con conocimiento en

anografa.

xperiencia: seis a doce meses de prctica en taquigrafa y estar familiarizada con

normas y funciones del equipo.

ras aptitudes: personalidad atrayente y corts, carcter discreto y responsable, buena

accin, rapidez digital, fluidez verbal, memoria asociativa de nombres, datos y
nomas, capacidad de sntesis y de desarrollo, coordinacin mental y excelente
namiento abstracto, nocin de tiempo y capacidad para prever nuevas situaciones y
ptarse a ellas.

ponsabilidad

ontactos: mucha discrecin en asuntos confidenciales y tacto para lograr cooperacin;

ajo en que la frecuencia de los contactos es muy acentuada.

diciones de trabajo

mbiente de trabajo: las oficinas, salas colectivas.

Mtodos de descripcin y anlisis de cargos:

La descripcin y anlisis de cargos son responsabilidad de lnea (informaciones que se

dan) y de staff (prestacin de servicios y manejo de informacin) representado por el
analista de cargos que puede ser un funcionario especializado del staff como el jefe
del departamento que requiere el cargo.

Los mtodos ms utilizados son:

1) Observacin directa:

Uno de los mtodos ms usados, su aplicacin resulta muy eficaz cuando consideran
estudios de micromovimientos, de tiempos y de mtodos. Se observa en forma directa
y dinmica al ocupante del cargo en pleno ejercicio de las funciones, en tanto el analista
anota los puntos clave en la hoja de anlisis de cargos. Se recomienda en trabajos de
tipo manuales o que sean simples y repetitivos, por lo general se acompaa de
entrevistas y discusin con el ocupante o con su superior.

Caractersticas:

a) El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observacin

de las actividades que realiza el ocupante.
b) La participacin del analista de cargos en la recoleccin de la informacin es activa; la
del ocupante es pasiva.

Ejemplo de descripcin y anlisis de un cargo

ALFA S.A.
Ttulo: secretaria taqugrafa
Descripcin general: tomar notas taquigrficas y redactar en espaol mecanografiar
notas en ingls y espaol, programar reuniones, orientar las
visitas y encargarse de los archivos.
DESCRIPCIN DEL CARGO
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circulares), portapapeles, informes y
folletos, firmar los comprobantes de recibo y archivarlos.
Tomar dictados de cartas y textos en espaol y mecanografiarlos
Reenviar textos y asuntos recibidos y cumplir los informes
Organizar y mantener los archivos de documentos y cartas, generalmente
confidenciales y registros; determinar su localizacin cuando se necesite, e informar de
los compromisos al jefe.

Mantener los elementos necesarios al cargo: material de oficina, servicios generales,

pedidos, participar en compromisos menores que son de responsabilidad de su superior,
bien sea recordndoselo o asistiendo a ellos
Ejecutar otras tareas conexas a las ya descritas, segn el criterio de su
Superior.

Ventajas:
a) Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente
(analista de cargos) y al hecho de que ste sea ajeno a los intereses de quien
Ejecuta el trabajo.
b) No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores
c) Mtodo ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos
d) Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del
anlisis de cargos (qu hace, cmo lo hace y por qu lo hace)

Desventajas:
a) Costo elevado, pues para que el mtodo sea completo, el analista de cargos
Requiere invertir bastante tiempo.
b) La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no
Permite obtener datos realmente importantes para el anlisis.
c) No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples y repetitivos.
Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otros, para que el anlisis
Sea ms completo y fiel.

2) Mtodo de cuestionario:
El anlisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo
que ser analizado o sus jefes o supervisores) que llene un cuestionario de anlisis
de cargos, o que responda las preguntas relacionadas con todas las indicaciones
posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas.
Si se trata de una gran cantidad de cargos similares y de naturaleza rutinaria y
administrativa, es ms rpido y econmico elaborar un cuestionario que se
distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe ser preparado
de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til; antes de
aplicarlo deben conocerlo al menos un ocupante y su superior para establecer la
pertenencia y adecuacin de las preguntas y eliminar los detalles innecesarios, las
distorsiones, los saltos o las posibles ambigedades de las preguntas.

Caractersticas:

a) La recoleccin de datos se efecta mediante un cuestionario de anlisis del cargo

que llena el ocupante o su superior.

b) La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva (recibe

el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario)

Ventajas:

a) Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario
conjunta y secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin ms
amplia de su contenido y de sus caractersticas, adems de que participan varias
dependencias de la empresa.
b) Este mtodo es el ms econmico para el anlisis de cargos
c) Es el que ms abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los
ocupantes de cargos, y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan
respondido, esto no ocurre con los otros mtodos.

d) Es el mtodo ideal para analizar cargos de alto nivel sin afectar el tiempo ni
las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

a) No se recomienda su uso en cargos de bajo nivel en que el ocupante tiene

Dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
b) Exige que se planee y se elabore con cuidado
c) Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la cantidad de
las respuestas escritas.

3) Mtodos de entrevista:

Es el enfoque ms flexible que el analista hace al ocupante del cargo, si est bien
estructurada puede obtenerse informacin acerca de todos los aspectos del cargo,
de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo.
Puede hacerse con relacin a las habilidades requeridas, permite comparar la
informacin obtenida por medio de los ocupantes de otros cargos similares,
verificar las incoherencias en los informes y si es necesario puede consultarse
al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son vlidos.
Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual
permite la eliminacin de dudas y desconfianzas. Los responsables de los planes
de anlisis de cargos han dado preferencias a este mtodo, se basa totalmente
en el contacto y en el mecanismo de colaboracin y de participacin.

Caractersticas:
a) La recoleccin de datos se hace mediante una entrevista del analista con el
ocupante del cargo en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales
b) La participacin del analista y del ocupante es activa

Ventajas:
a) Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor
b) Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas
c) Es el mtodo de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el
anlisis, debido a la manera racional en que se renen los datos.
d) Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos.

Desventajas:
a) Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione
negativamente, lo que resulta en falta de comprensin y no aceptacin de sus
objetivos.
b) Puede generar confusin entre opiniones y hechos
c) Si el analista no se prepar bien para realizarla se pierde tiempo
d) Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de
hacer su trabajo

4) Mtodo mixto:
Cada uno de los mtodos analizados posee ciertas caractersticas, ventajas y
Desventajas , para contrarrestar estas ltimas y obtener el mayor provecho
Posible de las ventajas se recomienda utilizar mtodos mixtos, estos son
Combinaciones de dos o ms mtodos. Los ms utilizados son:

a) Cuestionario y entrevista ambos con el ocupante del cargo, en principio el

Ocupante llena el cuestionario (se tendr como referencia) y despus se le
hace una entrevista rpida.
b) Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior
c) Cuestionario y entrevista ambos con el superior
d) Cuestionario y observacin directa, ambos con el ocupante
e) Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante
f) Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior
La eleccin de combinaciones depende de cada empresa, como el tiempo,
objetivos del anlisis y descripcin de cargos, personal disponible para sta
tarea, etc.

Etapas en el anlisis de cargos:

Un programa de anlisis de cargos normalmente incluye las siguientes etapas:

1) Etapa de planeacin:

Se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de cargos, ste requiere de

algunos pasos, algunos pueden suprimirse dependiendo de la situacin en que se
encuentre la definicin de los cargos en la empresa, los pasos son:
Determinacin de los cargos que van a describirse, examinarse e incluirse en
el programa de anlisis, sus caractersticas, su naturaleza, su tipologa, etc.
Elaboracin del organigrama de cargos y de la posicin respectiva de los cargos
en el organigrama. Al colocarse un cargo en el organigrama de trabajo, se obtienen
los aspectos que siguen.

Elaboracin del cronograma de trabajo, especificando por donde se iniciara el

programa del anlisis, el cual podra comenzar en las escalas superiores y descender
gradualmente hasta las inferiores, o viceversa, o empezar en las intermedias. En vez
de esa secuencia horizontal, podr comenzar por un rea de la empresa y pasar
posteriormente a otra, as sucesivamente en una secuencia vertical.

 Eleccin del (de los) mtodos de anlisis que va(n) a aplicarse. Los ms adecuados
se escogen segn su naturaleza y las caractersticas de los cargos que han de
analizarse, generalmente se eligen varios mtodos de anlisis.

Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis sobre la

base de dos criterios:
a) Criterio de generalidad, los factores de especificaciones deben estar de alguna
Manera presentes en la totalidad de los cargos que se analizarn o al menos en el
75 % de ellos para que puedan compararse las caractersticas ideales de los
ocupantes ; por debajo de ese porcentaje el factor desaparece y deja de ser
adecuado para la comparacin.
b) Criterio de variedad o diversidad, los factores de especificaciones deben variar
Segn el cargo (no pueden ser constantes), por ejemplo responde al criterio de
generalidad ya que todos los cargos exigen cierto nivel de instruccin o escolaridad
y tambin responde al criterio de diversidad debido a que todos los cargos requieren
grados diferentes de escolaridad desde la primaria hasta la educacin superior.

Dimensionamiento de los factores de especificaciones: determina la amplitud

de variacin del cargo dentro del conjunto de cargos que se pretende analizar,
la amplitud corresponde a la distancia entre el lmite inferior y superior que un
factor puede abarcar con relacin a un conjunto de cargos. Los factores de
especificaciones constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar
un cargo, estos se dimensionan para establecer que segmento de su totalidad
servir para analizar determinado conjunto de cargos. Por ejemplo el factor de
especificacin educacin bsica necesaria cuando se aplica a cargos por horas
no calificados podr tener un lmite inferior alfabetizacin y uno superior
educacin primaria completa, diferente si se aplica a cargos de supervisin
donde el lmite inferior educacin primaria completa y el superior educacin
superior completa
Gradacin de los factores de especificaciones: consiste en transformarlos de
variable continua (que puede asignrsele cualquier valor a lo largo de su amplitud
de variacin) en variable discreta o continua (puede asignrsele slo determinados
valores que representan segmentos o franjas de su amplitud de variacin). Un
factor de especificacin se grada para facilitar y simplificar su aplicacin, por lo
general el nmero de grados de un factor de especificaciones se sita entre 4, 5
6; cada factor podr tener slo 4, 5 6 grados de variacin en vez de poseer n
valores continuos.

2) Etapa de preparacin:
En esta etapa se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo

a) Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos que

conformarn el equipo de trabajo.
b) Preparacin del material de trabajo
c) Disposicin del ambiente (informes a la direccin , gerencia, supervisin y a todo
el personal incluido en el programa de anlisis de cargo)
d) Recoleccin previa de datos (nombre de los ocupantes de los cargos, elaborar una
relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los
ocupantes de los cargos)
La etapa de preparacin puede ser simultnea a la de planeacin.

3) Etapa de ejecucin:
Se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el
anlisis.

a) Recoleccin de los datos sobre los cargos mediante el (los) mtodo (s) de anlisis
elegido (s) , con el ocupante del cargo o con el supervisor inmediato.
b) Seleccin de los datos obtenidos
c) Redaccin provisional del anlisis, hecha por el analista de cargos
d) Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique
o la rectifique.
e) Redaccin definitiva del anlisis
f) Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del cargo , para la aprobacin
(ante el comit de cargos y salarios o al ejecutivo o al organismo responsable de su
oficializacin en la empresa)

Objetivos de la descripcin y el anlisis de cargos:

La aplicacin de los resultados del anlisis de cargos es muy amplia: reclutamiento
y seleccin de personal, identificacin de necesidades de capacitacin, definicin
de programas de capacitacin, organizacin y planeacin de la fuerza de trabajo,
evaluacin de cargos, proyecto de equipo y mtodos de trabajo, etc. Casi todas las
actividades de recursos humanos se basan en la informacin que proporciona el
anlisis de cargos.
Constituyen la base de cualquier programa de RH, entre ellos podemos citar:
1. Ayudar a la elaboracin de los anuncios , a la demarcacin del mercado de mano
de obra, elegir dnde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de
personal
2. Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cul se aplicarn
las pruebas adecuadas, como base para la seleccin del personal.
3. Suministrar el material necesario segn el contenido de los programas de capacitacin
, como base para la capacitacin de personal