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Excel hace su aparicion en en 1982 cuando Microsoft lanz al mercado una hoja de clculo llamada Multiplan. Multiplan fue muy
popular en grandes sistemas, Pero no pudo superar a su competidor Lotus 1-2-3 el cual funcionaba muy bien en computadores
personales. Razn por la que Microsoft desarrollo una nueva hoja de clculo para competir con Lotus 1-2-3. En 1985, la primera
versin de Excel fue lanzada para Macintosh. La primera versin para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanz en
1987. En 1988 Excel supero la popularidad de Lotus 1-2-3. La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993.
Curso de Excel
Introduccin
Qu es Excel?
Descripcin de la pantalla de Excel
Utilizacin bsica de una hoja de clculo
Proteger hoja de clculo o libro
Introduccin
Es muy comn que al estar trabajando con Excel no
aprovechemos al mximo sus recursos, las personas que
saben de Excel son ms productivas en cualquier tipo de
empresa en las que estn trabajando, por ello este manual
presenta la informacin ms necesaria para trabajar
eficientemente con una hoja de clculo.
La hoja de calculo Excel es una aplicacin integrada de
Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre
datos introducidos en la misma, as como la
representacin de estos valores de forma grafica. A estas
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como una
base de datos.
En los primeros dos captulos se abordara una breve
explicacin de Excel, sus aplicaciones y las descripciones
de los comandos y barra de herramientas mas
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241
Cmputo
242
As mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de
Excel, crear tablas, organizar datos, crear grficos y
dems.
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Barra de titulo.
Barra de men.
Barra de herramientas.
Barra de formulas.
Barra de propiedades.
Hoja de clculo.
Pantalla de Excel
Formato nmero
Numero es la primera de las pestaas con que cuenta el
cuadro de dialogo de formato de celdas
Desde aqu podremos elegir una de las categoras
disponibles para celdas
cuyo
contenido
esta
formado por nmeros. Las
categoras mas utilizadas
son:
General. Esta categora se
utiliza para aquellas celdas
que contienen nmeros
que no precisan de ningn
formato
especfico.
El
contenido
se
visualiza
exactamente de la forma en que fue introducido.
Nmero. Al hacer click en esta categora se despliegan a
la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el
nmero de decimales que se aceptaran.
Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener
valores de moneda. Se puede elegir el smbolo de la
moneda y el nmero de decimales permitido.
Fecha. Se utiliza para aquellas celdas que van a contener
valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 1001-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.
Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras
necesidades.
Alineacin y fuente.
Las dos siguientes pestaas del cuadro de dialogo
formato de celdas, son Alineacin y fuente. En la primera
se puede asignar una alineacin de forma que el
contenido quede orientado de una forma determinada. En
la segunda podemos elegir la fuente, su tamao, estilo y
color.
Bordes y tramas
La primer pestaa nos permitir crear las lneas de los
contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitir
dar un fondo de color a las celdas.
Hojas de clculo en un libro de trabajo.
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de
trabajo que por defecto tiene tres hojas de clculo, estn
separadas por pestaas y se pueden visualizar arriba de
la barra propiedades. Excel en todo momento para cada
libro de trabajo tiene una hoja de clculo activa, aquella
cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la
pantalla.
Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse
una hoja u otra con solo dar un click a la pestaa
correspondiente. Tambin pueden mantenerse activas
varias hojas de calculo al mismo tiempo, pulsando la tecla
ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre las
pestaas de otras hojas, cuando varias hojas estn
activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se
introducen en una de ellas se introducen tambin en las
dems hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de
clculo y tambin el orden.
Seleccin y activacin de celdas.
En la hoja de clculo hay en todo momento una celda
activa. La celda activa se distingue claramente de las
dems, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la
nica que esta preparada para recibir cualquier cosa que
se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la
barra de referencia o de formulas.
Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel
que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo
seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y
veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos
enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas
y nos enva a la celda B1.
Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un
clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se
muestra a continuacin:
Para seleccionar una
determinada fila o
columna, bastara con
hacer clic una vez sobre la
etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la
fila o a la columna.
Para seleccionar celdas continuas damos click en la
primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mays.,
sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y para
las celdas no continuas hacemos la misma operacin pero
en vez de Mays. pulsamos Cntrl, y vamos
seleccionando las celdas deseadas.
243
Mover o copiar celdas.
Para mover o copiar el contenido de una celda o una
seleccin de celdas a otra parte de la hoja de clculo
hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos
copiar o mover.
2. Pulsamos Ctrl + c men edicin copiar y nos
ubicamos en la celda en la que queremos pegar la
informacin.
3. Pulsamos Ctrl + v, men edicin pegar
simplemente damos un enter.
Para seguir con una secuencia en las celdas por
ejemplo: nmeros 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos
celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas
dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior
derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la
secuencia del 1 hasta la seleccin.
Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto
debemos tener solamente una celda que contenga el
nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operacin
antes mencionada y vemos el resultado.
Referencias y nombres.
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al
contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de
referencias permite usar valores de diferentes celdas o
grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar
determinados clculos.
Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda
A21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21
con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por
medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas
A1, A2, A3 se escribira de la siguiente manera al
momento de introducir una formula (a1:a3).
Tambin existen las referencias mltiples y consisten en
referencias sencillas separadas por el carcter punto y
coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).
Para hacer referencia de una celda a otra hoja de calculo,
introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia
de las celdas, y separndolos por el signo de admiracin
(!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos mas
adelante en la introduccin de formulas.
Referencias absolutas y relativas.
Excel usa siempre referencias relativas para las
direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto
significa que las referencias usadas cambiaran de modo
acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a
otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento
deseado.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a
celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una
nueva posicin. Para ello hay que utilizar las referencias
absolutas. Las referencias relativas se convierten en
referencias absolutas introduciendo el carcter dollar ($)
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Cmputo
244
antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por
ejemplo $a$5.
Tipos de datos.
En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que
podemos introducir son:
Valores constantes, es decir, un datos que se introduce
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Nmeros
Fecha u hora
Texto
Formulas
Funciones
Frmulas y funciones.
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de
calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan
a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una
hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para
mltiples usos antes mencionados.
Las funciones permiten hacer mas fcil el uso de Excel e
incrementar la velocidad de calculo, en comparacin con
la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede
crear la formula
= (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin
PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo
nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de
realizar las formulas.
Introduccin a formulas.
La introduccin de una formula en Excel se puede hacer
tanto en la barra de referencias o de formulas como en la
propia celda. La formula debe empezar con un signo igual
(=). A continuacin, la formula se ira construyendo paso a
paso utilizando los valores, operadores, referencia a
celdas, funciones y nombres. Un ejemplo de una formula
en Excel: =a1+a2.
Los distintos tipos de operadores que se le pueden
ingresar a una formula son:
Aritmticos: +, -, *, /, %, ^.
Cmputo
Un punto muy importante en el manejo de nmeros en
Excel, es cuando hacemos operaciones con porcentajes.
La forma porcentual de un numero mueve al punto
decimal del mismo. Es as que 125% es lo mismo que el
numero 1.25 y 50% es lo mismo que .5 .50 .5000.
Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendr
que saber en que orden ejecutarlas. Cuando una formula
utiliza mas de una operacin, estas deben ejecutarse en el
orden correcto. Por ejemplo, en =3+5/8 se debe dividir
primero y despus sumarle 3, que da el resultado de
3.625. Esto no es lo mismo que = (3+5)/8 para lo cual se
suma primero por los parntesis y despus se divide, con
un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que
existen en las formulas matemticas.
Ejemplos de frmulas
=b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por de c14.
=b12-b3 Restar el valor de celda b3 al valor de d12.
=b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3.
Es lo mismo
que b3*b3*b3.
=(a10+b5)/c4 Suma a10 y b5 y a continuacin div por c4.
Introduccin a funciones.
Una funcin es una formula especial escrita con
anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos
clculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si
esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de
error.
1. Si la funcin va al comienzo de una formula debe
empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
parntesis. No se deben dejar espacios antes o
despus de cada parntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes
(numero o texto), formulas o funciones.
4. Los argumentos deben separarse siempre por ; ,.
Ejemplo:
=SUMA (A1:B3), Esta funcin equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3.
=SI (A1>A2,CORRECTO,INCORRECTO).
Profundizando mas con lo ya visto, una funcin es una
formula predefinida por Excel que opera sobre uno o mas
valores y devuelve un resultado que aparecer
directamente en la celda introducida.
La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcion(arg1,arg2,,arg).
Funciones Matemticas bsicas.
Funcin SUMA. Suma todos los nmeros de un rango.
=SUMA(rango) =suma(n1+n2+n), ejemplo:
Funcin PRODUCTO. Multiplica todos los nmeros que
figuran como argumentos y devuelve el producto.
=PRODUCTO(Numero1,numero2,), ejemplo:
Cmputo
245
Si a1 es menor o igual a 250, entonces queda dentro del
presupuesto, si no manda presupuesto excedido.
criterio especificado.
=CONTAR.SI(rango, criterio)
Funcin CONTARA. Cuenta el numero de celdas que no
estn vacas y los valores que hay en la lista de
argumentos. Ejemplo:
=CONTARA(valor1, valor2, valor)
Funcin MAX. Devuelve el valor mximo de un conjunto
de valores. Ejemplo:
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Cmputo
Formato condicional.
El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro
de dialogo que se abre en el men formato formato
condicional. Se pueden establecer tantas condiciones
como sea necesario dando clic sobre el botn agregar.
Estas condiciones pueden depender de valores fijos o
dependientes de otras celdas. El botn formato
corresponde a cada condicin permite aplicar formatos
independientes a cada rango de resultados.
Hipervnculos
Los hipervnculos hiperlinks son enlaces que pueden
actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia
cualquier tipo de documento. Aunque lo mas usual es que
el hipervnculo simplemente sirva para un traslado,
tambin puede abrir un nuevo documento.
Este recurso resulta muy til a la hora de disear un
programa en Excel en que se vayan introduciendo datos
Cmputo
247
b) Siguiente.
1.- Paso
a)
Dnde estn los datos que desea analizar?
Marcar opcin: lista o base de datos de Excel.
b) Qu tipo de informe desea crear?
Marcar la opcin: tabla dinmica.
c) Clic en siguiente.
2- Paso
a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de
titulo
2- Paso
Ubicacin de la tabla
a)
b)
Arrastrar
el
cuadrito
de
semana
a
columna.
Arrastrar
el
cuadrito
de
Vehiculo a fila
Arrastrar
el
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Cmputo
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men herramientas-proteger-proteger hoja de clculo,
aparecer una ventana como la siguiente:
En ella se indica que tan protegida queremos nuestra
hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios
como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar
filas y columnas, y de ms. Escribimos la contrasea y a
continuacin
aceptamos, nos pide
confirmacin de la
contrasea,
la
volvemos a escribir y
aceptamos.
Para proteger un
libro hacemos el
mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro,
y obtenemos la ventana siguiente: Incrustamos la
contrasea y la confirmacin y aceptamos.
31/03/99
1999
15/04/02
2002
Celda B1=AO(A1)
Celda B2=AO(A2)
FUNCION DIA
Devuelve el da del mes correspondiente a una fecha
determinada
Sintaxis DIA(Num_de_serie)
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa
para l calculo de fecha y hora. El argumento
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha,
en lugar de expresarse como numero
A
B
1
31/03/99
31
15/04/02
15
Celda B1=DIA(A1)
Celda B2=DIA(A2)
FUNCION AHORA
Devuelve l numero de serie de la fecha y hora del
momento actual
Sintaxis AHORA( )
A
1
19/01/02 12:58
2
3
37275,54068
Celda A1=AHORA()
Formato celda A1 Personalizada d/mm/aa hh:mm
2/03/02
20
29/03/02
2/03/02 -20
04/02/02
2/04/02
30/06/02
B
64
Cmputo
249
30/03/02
1/04/02
12/02/02
12/02/02
-2
30/4/02
31/12/01
Celda B1=FIN.MES(A1;A2)
Celda B3=FIN.MES(A3;A4)
Celda B1=DIAS360(A1;A2)
Esta funcin no considera el da 31 de marzo
FUNCION DIASEM
Devuelve el da de la semana correspondiente al
argumento num_de_serie.
El da se devuelve como un numero entero segn tipo
entre domingo y sbado.
Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa
para los clculos de fecha y hora.
Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe
ser devuelto.
A
B
FUNCION FRAC.AO
Calcula la fraccin de ao que representa l numero de
das enteros entre fecha_inicial y fecha_final
Sintaxis FRAC.AO(fecha_inicial;fecha_final;base)
Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial
Fecha_final es una fecha que representa la fecha final
Base determina en que tipo de base deben contarse los
das
Observaciones
Si el argumento fecha-inicial>=fecha_final FRAC:AO
devuelve el valor de error #NUM!
A
B
C
30/03/02
30/03/02
01/04/02
25/09/02
0,484932
01/04/02
01/10/02
0,501370
30/03/02
Celda C1=FRAC.AO(A1;B2;3)
Celda C2=FRAC.AO(A2;B2;3)
FUNCION HORA
Devuelve la hora correspondiente al argumento
num_de_serie. La hora se expresa como un numero
entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M)
Sintaxis HORA(num_de_serie)
Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora empleado por
Excel para los clculos de fecha y hora.
A
B
1
4:30:00 PM
16,00
4:30:40 AM
4,00
Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha)
FUNCION FECHA
Devuelve l numero de serie de una fecha especificada.
Sintaxis FECHA(Ao;mes;dia)
37349
Celda A1=FECHANUMERO(3/4/02)
La celda A1 muestra l numero de serie
03/04/2002
FUNCION FIN.MES
de la fecha
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Sintaxis DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;metodo)
Fecha_inicial y fecha_final son las fechas entre las que
se desea calcular l numero de das.
Mtodo es un valor lgico que especifica si se utiliza el
mtodo de calculo europeo o americano
Metodo
Modo de calculo
Cmputo
250
Da es un numero que representa el da del mes. Si da es
mayor que l numero de das en el mes especificado, el
argumento da agrega dicho numero de das al primer da
del mes. Por ejemplo Fecha(02;4;33), devuelve el numero
de serie que representa al 3 de Mayo de 2002
Observaciones
La funcin FECHA es muy til en las formulas donde ao,
mes y da son formulas, no constantes
A
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5/03/02
37320
Celda A1=FECHA(2;3;5)
Celda B1 contiene l numero de serie de la fecha de la
celda de A1
FUNCION FECHA.MES
Devuelve el numero de serie que representa la fecha que
indica el numero de meses anteriores o posteriores a la
fecha especificada (argumento fecha inicial)
Sintaxis FECHA.MES(fecha_inicial;meses)
Fecha_inicial es el numero de serie que representa la
fecha inicial
Meses es el numero de meses antes o despus del
argumento fecha_inicial. Si meses es un valor positivo
corresponde a una fecha futura, si es un valor negativo,
corresponde a una fecha pasada.
Observaciones
Si el argumento fecha_inicial no es una fecha valida
FECHA.MES devuelve el valor de error
#NUM!
A
B
C
1
4/05/02 37503
4/9/02
4/05/02 37291
4/2/02
A
1
0,27123843
0,33333333
24/01/02
37280
Celda A1=HOY( )
Celda B1 corresponde al numero de serie de la fecha de
la celda A1, se obtiene copiando la formula de A1 y
dndole Formato-Celda-Numero-General
FUNCION MES
Devuelve el mes que corresponde a una fecha o numero
de serie especificado. El mes se expresa como un numero
entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis MES(fecha)
Fecha puede ser
Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre
entre comillas)
Una funcin o formula que devuelva una fecha
Una referencia a una celda que contenga cualquiera de
los valores anteriores.
A
1
4/03/02
3
Celda B1 = MES(A1)
La fecha de la celda A1 corresponde al mes de marzo
FUNCION MINUTO
Devuelve el minuto que corresponde a un numero de
serie. El minuto se expresa como un numero entero entre
0 y 59
Sintaxis MINUTO(valor)
Valor puede ser un numero que se interpreta como
numero de serie
Valor puede ser una funcin que devuelva un numero de
serie de fecha
A
B
FUNCION HORANUMERO
Devuelve l numero de serie de la hora representada por
texto_de_hora.
1
4/03/02 14:25
25
Celda B1 =MINUTO(A1)
La celda A1 tiene formato d/mm/aa hh:mm
FUNCION NSHORA
Devuelve el numero de serie para una hora determinada.
El numero de serie devuelto por NSHORA es una fraccin
decimal entre 0 y 0,99999999 que representa las horas
entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.)
Sintaxis Nshora(hora;minuto;segundo)
Cmputo
251
Sintaxis SEGUNDO(num_de_serie)
Num_de_serie es el cdigo de fecha hora que Excel usa
para los clculos de fecha y hora. El argumento
Num_de_serie
puede
expresarse
como
texto,
convirtindose automticamente en numero de serie.
A
16:52:25
25
0,70
25
09:25:36 AM
0,39277778
09:25:36 PM
0,89277778
09:25:36 AM
25
36
Formato-Celda
Formato-Celda
Formato-Celda
Formato-Celda
Formato-Celda
FUNCION NUM.DE.SEMANA
Devuelve un numero que indica el lugar numrico que
ocupa la semana dentro de un ao determinado
Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es la fecha dentro de la semana
Tipo es el valor 1 o 2 que determina en que da comienza
la semana.
Tipo
El lunes
Los das de la semana se
numeran de 1 al 7
A
B
1
14/04/02
16
14/04/02
15
Celda B1=NUM.DE.SEMANA(A1;1)
Celda B2=NUM.DE.SEMANA(A1;2)
FUNCION SEGUNDO
Devuelve los segundos que corresponden a un numero de
serie de fecha. El segundo se expresa como un numero
entero entre 0 y 59.
Serie Creada
Lun
1-Ene, 1-Mar
Trim3 (oT3 o
Trimestre 3)
Texto1, TextoA
1er perodo
Product0 1
Texto1,
TextoA,
Texto2,
TextoA, ...
1er perodo, 2do perodo, 3er
perodo
Producto 1, Producto 2, Producto
3,
1, 2
1, 2, 3, 4, 5, 6,...
1, 3, 4
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Cmputo
252
Excel puede extender en serie, los valores se
incrementarn en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la
celda contiene "Enero", podr rellenar rpidamente las
dems celdas de una fila o columna con "Febrero",
"Marzo" y as sucesivamente. Podr crear una serie de
relleno personalizada para las introducciones de texto que
suela utilizar con frecuencia, como por ejemplo las r
egiones de
100, 95
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ventas de su organizacin.
Seleccin
Tipos de series que puede crear
Es posible rellenar automticamente varios tipos de series
seleccionado celdas y arrastrando el controlador de
relleno, o bien utilizando el comando Series. Para
seleccionar el tipo de serie en un men contextual,
seleccione los valores iniciales de la serie. A continuacin,
mantenga presionado el botn secundario del mouse
(ratn) mientras arrastra el controlador de relleno.
Tiempo
Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das,
semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias
repetidas como das de la semana, nombres de meses o
trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo
iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las
series que se indican. En la siguiente tabla se presenta
una serie de ejemplos (Los elementos separados por
comas se encuentran en celdas adyacentes).
Seleccin
inicial
Serie Creada
9:00
Lun
Ene
Ene, Abr
Ene-96, Abr-96
15-Ene, 15-Abr
1994, 1995
1,2
1, 2, 4, 8, 16
1, 3
1, 3, 9, 27, 81
2.3
2.
Autorrellenar
La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series,
como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto
ejemplo muestra cmo Microsoft Excel puede extender
parte de una seleccin (Producto 1) y copiar otra parte
(Pedido parcial). El ltimo ejemplo es una tendencia de
ajuste perfecto. En la siguiente tabla se presenta una serie
de ejemplos (Los elementos separados por comas se
encuentran en celdas adyacentes).
3.
Cmputo
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254
Cmputo
Apun
tes