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EASY FOR SAP

GESTIN DOCUMENTAL
INTEGRADA CON SAP
Partner para Colombia

EASY SOFTWARE

EASY FOR SAP:


EASY SOFTWARE QUIENES SOMOS:
EASY SOFTWARE es el proveedor de soluciones de ECM ms
importante de Europa. Ms de 12.000 compaas globales y locales
confan en la tecnologa escalable de ECM desarrollada por EASY
SOFTWARE. sta automatiza sus negocios, mejora la productividad
y eficiencia y les ayuda a cumplir con la normatividad en materia de
almacenamiento, retencin y acceso a documentos valorados como
registros documentales.
Certificadas por SAP desde 1996, EASY SOFTWARE es el proveedor
ms grande en Europa de soluciones de archivo (archiving) y gestin
documental (Document Management) integradas a SAP. Ms de
1.000 empresas han integrado las soluciones de EASY SOFTWARE
dentro del ambiente SAP.
Con sede principal en Alemania, EASY SOFTWARE cuenta con una
fuerte presencia a nivel global as como con oficinas en Estados
Unidos de Amrica, Austria, Singapur, Turqua, Reino Unido, adems
de otras sucursales en Alemania.

Los procesos de negocio juegan un papel vital en cada empresa.


La solucin ERP de SAP catalogada como una de las mejores en
su campo, se basa principalmente en el manejo de informacin
estructurada. EASY for SAP est completamente integrada a travs
de la interfaz SAP Archive Link complementando a SAP con el
manejo de informacin no estructurada, como lo es el contenido
o informacin en documentos, y que deberan estar enlazados con
los procesos de negocio gestionados en SAP. Al no incorporar el
contenido e informacin no estructurada al ERP, las empresas se ven
enfrentadas a procesos intensos en tareas manuales y altos costos que
impactan negativamente el servicio al cliente. EASY for SAP provee
acceso inmediato a documentos SAP y no-SAP sin la necesidad de
buscarlos en archivadores o esperar a que sean entregados por otra
persona que posiblemente est ubicado en otro lugar o zona horaria.
EASY SOFTWARE maneja de forma inteligente y electrnica diferentes
tipos de documentos como contratos, propuestas, facturas, ordenes
de entrega y muchos otros documentos que usualmente se manejan
en papel, todos en una sola y nica ubicacin digital.

EASY FOR SAP ARCHIVO DE DATOS:


PREMIOS:
A travs de los aos EASY SOFTWARE ha
sido reconocido como un fabricante lder
de tecnologas de Gestin Documental.
Varios premios como el recientemente
otorgado en 2014 por Document
Manager Awards avalan las ltimas
versiones de los productos.

Archivar los datos transaccionales de SAP (ADK) ayuda al sistema SAP


a mejorar su desempeo, cumplir con la normatividad de retencin
de datos y reducir el riesgo al almacenar los datos bajo sistemas
que no permiten que sean alterados. EASY for SAP archiva de forma
segura datos, as como listas de impresin y reportes, y provee un
mecanismo simple para encontrar informacin que es relevante en
un momento dado.
EASY FOR SAPARCHIVO DE
DOCUMENTOS DE ENTRADA Y SALIDA
EASY for SAP permite almacenar documentos de negocio,
enlazarlos a una transaccin SAP y accederlos directamente
desde la interfaz de usuario de SAP.
Documentos de Entrada: EASY CAPTURE PLUS captura todos los
documentos de entrada recibidos en papel as como documentos de
entrada recibidos en forma digital. Un ejemplo es una factura que
puede ser un anexo de un correo electrnico. stos sern indexados,
archivados y anexados a la transaccin SAP. Esto permitir a las
empresas tener trazabilidad de todas las facturas recibidas. Ninguna
factura se volver a traspapelar.
Documentos de Salida: SAP genera una gran cantidad de documentos
de salida electrnicos. Algunos ejemplos son facturas o remisiones
enviadas a los clientes. EASY for SAP provee un formato sobrepuesto
a los documentos de salida para archivarlos de forma estandarizada.
Los documentos pueden ser buscados o recuperados a travs de la
interfaz de usuario propia de SAP o a travs de la interfaz web de EASY.

a partner you can trust

Con gusto te atenderemos en el telfono +57 (1) 381-9004 o escribe a customer@bcc.com.co

MDULOS QUE MEJORAN LAS


CAPACIDADES DE SAP

EASY FOR SAP BENEFICIA A LOS


SIGUIENTES DEPARTAMENTOS:

EASY for SAP - SING: Adiciona datos


transaccionales a cada documento, quedando
disponibles para bsqueda en el cliente web
de EASY.

Recursos Humanos

Cuentas por Cobrar

EASY for SAP incrementa la productividad


general de Recursos Humanos (RH)
de la compaa ya que optimiza toda la
administracin de los empleados. Todos los
documentos relacionados con RH tales como
hojas de vida, evaluaciones, descripciones
de cargos, reportes de gastos, afiliaciones
a seguridad social, pueden ser capturados
y almacenados de forma segura en una sola
ubicacin. Todos los documentos no- SAP
pueden ser visualizados dentro de la interfaz
de usuario de SAP. Las configuraciones de
seguridad permiten cumplir con las normas
y leyes sobre privacidad de informacin y
asegurar que solo el personal autorizado
pueda ver informacin confidencial. EASY
for SAP identifica documentos faltantes y
automatiza la retencin de documentos,
ayudando a RH a cumplir con las regulaciones
y estndares. EASY for SAP reduce el uso de
papel y los gastos asociados, agilizando los
procesos mientras reduce costos en toda la
compaa.

EASY for SAP le permite a las organizaciones


proporcionar un servicio al cliente de clase
mundial ya que ayuda a procesar facturas y
rdenes de forma rpida y precisa. La habilidad
para producir documentos esenciales de
respaldo tales como pruebas de entrega,
notas de entrega firmadas, remisiones,
facturas extraviadas y rdenes de compra,
ayuda a mejorar la gestin de tesorera. Con
EASY for SAP el personal tendr de manera
instantnea acceso a todos los documentos
importantes. Aproveche los descuentos por
disponibilidad de efectivo.

EASY for Retrieval: Permite a los usuarios


buscar documentos no-SAP previamente
archivados, a travs de la interfaz de usuario
de SAP.
EASY for SAP SmartAttach: Enlaza documentos
archivados con SAP data sets (p.e. hojas de
vida con el nmero de empleado).
EASY for SAP Lista de Anexos Ampliada:
Mejora la lista estndar de anexos de SAP para
una mejor y ms estructurada visualizacin
de documentos.
EASY for SAP Integracin con Office: Archiva
documentos directamente desde Office y se
anexen a una transaccin en SAP.
EASY for SAP Acceso a Sharepoint: Accede
directamente desde SAP a documentos
almacenados en Sharepoint.

Cuentas por Pagar:


EASY INVOICE for SAP: Solucin integral para
la automatizacin del proceso de Cuentas
por Pagar en SAP.

Certificacin:
La solucin EASY for SAP de EASY
SOFTWARE ha sido certificada por
SAP sin interrupciones desde 1996.
Esto garantiza una perfecta interfaz
e interoperabilidad con su sistema
SAP ERP.

a partner you can trust

Y mucho ms:
Los casos de uso ya mencionados son apenas
algunos ejemplos en donde EASY for SAP
mejora la carga de trabajo diaria del personal
en la empresa al manejar y automatizar
complejos procesos de negocio centrados
en documentos. Licitaciones, compras,
financiera, legal, manufactura, servicio al
cliente, mercadeo y ventas son otras reas
en la compaa donde una apropiada gestin
documental puede mejorar los procesos.

EASY for SAP ayuda a las organizaciones a


incrementar la visibilidad de las facturas
recibidas, conocer el estado y donde se
encuentran en la organizacin. Cuando las
facturas son radicadas en la empresa, se
digitalizan con EASY CAPTURE PLUS y se
almacenan de forma centralizada. Luego
se activa el flujo de trabajo que permite
enrutar las facturas digitales al departamento
apropiado para iniciar el proceso de
aprobacin que finalmente conlleve el pago
oportuno de cada factura. Una vez la factura
es escaneada esta puede ser inmediatamente
accedida a travs de la interfaz de usuario
de SAP.

Con gusto te atenderemos en el telfono +57 (1) 381-9004 o escribe a customer@bcc.com.co

EASY SOFTWARE

Requerimientos Mnimos de Infraestructura de TI


REFERENCIAS:
Muchas marcas reconocidas tales como Mercedes Benz, BMW,
Bose, Osram Sylvania, Stanley Black&Decker y Direct TV confan en
la tecnologa de gestin documental EASY for SAP.
CASALUKER

Windows Server 2008 o 2012


Microsoft SQL Server 2008 o 2012
Procesador Intel Xeon (2 Cores a 2Ghz o equivalente)
Memoria RAM: 4 GB
Almacenamiento (Sistema): 2 HDD, RAID 1, 1 GB libre
Almacenamiento (Datos): 3 HDD, RAID 5, 100 GB libres

German Andrs Rincn


Botero, Gerente PMO en
CasaLuker
La solucin de EASY SOFTWARE ha cambiado completamente
la forma de trabajo de nuestra compaa. Ahora podemos ver
todos los documentos de nuestra empresa de forma segura, con
personas trabajando simultneamente con los documentos digitales
alrededor de todo el pas en tiempo real. La integracin con SAP fue
muy simple y actualmente lo utilizamos para gestin de clientes,
proveedores, requisiciones, rdenes de compra y muchos otros
procesos manejando diversos tipos de documentos en una forma
segura e integrada con SAP. Es increble qu tan fcil y sencillo fue
el proceso de implementacin y el costo fue realmente bajo.

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customer@bcc.com.co

USA

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EASY SOFTWARE (ASIA PACIFIC) PTE. LTD.

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