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Microsoft Excel

2010
Feito por Gustavo Stor com base na apostila desenvolvida por Marcos Paulo Furlan
para o capacitao promovido pelo PET.
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O Excel uma das melhores planilhas existentes no mercado. As


planilhas eletrnicas so programas que se assemelham a uma
folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em
forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de clculo e
armazenamento do computador para conseguir efetuar trabalhos
que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lpis e
papel. A tela do computador se transforma numa folha 3 onde
podemos observar uma srie de linhas (nmeros) e colunas (letras).
A cada encontro de uma linha com uma coluna temos uma clula
onde podemos armazenar um texto, um valor, funes ou frmula
para os clculos.

A interface do Excel segue o mesmo padro dos aplicativos Office


da Microsoft. O que muda so alguns grupos e botes exclusivos
do Excel e as guias de planilha no rodap esquerda.

Um arquivo do Excel inicia por padro com trs guias de planilhas.


Isto permite que em um nico arquivo se possa manter mais de 1
planilha. Voc poderia, por exemplo, ter um arquivo para
administrar o dinheiro em sua casa, e em uma planilha colocar os
gastos que voc tem com ela, e em outra a receita mensal. Voc
pode clicar com o boto direito em uma das guias abertas para
manipul-las.

Tambm pode clicar no cone aps Plan3 para criar uma nova
planilha.

Para selecionar uma clula, basta movimentar o cursor para a


posio desejada e clicar na clula. Esta movimentao poder ser
feita por mouse ou por teclado (desde que j haja alguma clula
selecionada, e ento voc poder usar as setas do teclado para
movimentar entre as clulas). Observe que, ao clicar na clula, ela
mostrada na barra de frmulas.

= Vai para a clula a esquerda.


= Vai para a clula acima.
= Vai para a clula a direita.
= Vai para a clula abaixo.
Se voc precisar selecionar mais de uma clula, basta manter
pressionado o mouse e arrastar livremente selecionando as clulas
desejadas. Tambm possvel, a partir de uma clula j
selecionada, pressionar SHIFT e utilizar as setas do teclado para ir
selecionando as clulas desejadas (com o SHIFT pressionado at
que a seleo desejada seja concluda).

Se precisar selecionar clulas alternadamente, clique sobre a


primeira clula a ser selecionada, pressione CTRL e v clicando
nas quais voc deseja selecionar.

Algumas combinaes importantes que se deve levar em conta


para a seleo de clulas com o uso do teclado so as seguintes:
Ctrl + = Volta para a primeira coluna (A) da linha atual.
Ctrl + = Volta para a primeira linha (1) da coluna atual.
PgUp = Sobe a tela.
PgDown = Desce a tela.
Ctrl + Home = Volta para a primeira clula (A1).
F5 = Ativa a caixa de Ir Para.

Em cada clula da rea de trabalho do Excel podem ser digitados


caracteres, nmeros e frmulas. Ao finalizar a digitao dos seus
dados, voc pode pressionar a tecla ENTER, ou mudar de clula
com as setas do teclado ou mouse (esse recurso s no ser vlido
quando estiver efetuando um clculo).
Caso precise alterar o contedo de uma clula sem precisar
redigitar tudo novamente, clique sobre ela e pressione F2, faa sua
alterao e pressione ENTER novamente.
Obs.: note que o ENTER apenas far com que a clula selecionada
deixe de ser a atual e passe a ser a abaixo dela. Voc pode
simplesmente clicar em qualquer outra clula que ter o mesmo
efeito de parar de editar a clula atual.

Para salvar uma planilha o processo igual ao feito no Word.


Apenas clique no boto Office e clique em Salvar.

D um nome ao seu arquivo, defina o local onde ele dever ser


salvo e clique em Salvar. O formato padro do Excel 2010 o .xlsx,
mas se precisar salvar em .xls para manter a compatibilidade com
as verses anteriores preciso apenas definir, no campo Tipo,
como Pasta de Trabalho do Excel 97 2003.
Para abrir um arquivo existente, clique no boto Office e depois
clique em Abrir. A partir disso, localize seu arquivo, clique sobre ele
e depois clique em Abrir.

A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a


montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e
vrios valores. Existem funes para os clculos matemticos,
financeiros e estatsticos. Por exemplo, na funo:
=SOMA (A1:A10)
seria o mesmo que
(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10),
A diferena que, com a funo, tornamos o processo de somar as
clulas bem mais fcil. Ainda conforme o exemplo, pode-se
observar que necessrio sempre iniciar um clculo com sinal de
igual (=), e usa-se nos clculos a referncia de clulas (A1) e no
somente valores. A quantidade de argumentos empregados em
uma funo depende do tipo de funo a ser utilizada. Os
argumentos podem ser nmeros, textos, valores lgicos,
referncias, etc...

Operadores so smbolos matemticos que permitem fazer clculos


e comparaes entre as clulas. Os operadores so:

Vamos montar uma planilha simples para melhor entendimento dos


operadores.

Observe que o contedo de algumas clulas maior que a sua


largura. Podemos acertar isso da seguinte forma.
Posicione o mouse entre as colunas e o mouse ficar com o
formato de uma flecha de duas pontas. Agora arraste para definir a
nova largura, ou d um duplo clique que far com que a largura da
coluna acerte-se com o contedo. Voc tambm pode clicar com o
boto direito do mouse e escolher Largura da Coluna.

O objetivo desta planilha calcularmos o valor total de cada


produto (quantidade multiplicado por valor unitrio), e depois o total
de todos os produtos (soma dos valores totais).
Para o total de cada produto, precisamos utilizar o operador de
multiplicao (*). No caso da imagem anterior, que est na clula
D4, o nosso clculo ser feito a partir da quantidade, que est na
clula A4, e do valor unitrio, que est na clula C4. Poderamos
fazer o seguinte clculo:
= 1*20

Que, logo aps mudar de clula (ou apertar ENTER), obteramos o


resultado 20 na clula D4. Mas isto no uma boa prtica, pois
bastaria que a quantidade de produtos ou o valor unitrio deles
mudassem, que o resultado deveria se alterar, mas a clula D4
manteria o mesmo valor.
Para contornar o problema visto acima, poderamos, ento,
escrever a seguinte funo na clula D4:
= A4*C4
Agora, eu estarei sempre referenciando estas clulas, e quando o
valor das mesmas mudarem, o valor da clula D4 tambm se
alterar.

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Como se pode perceber, basta alterar o valor de uma das clulas


referenciadas (A4 ou C4), que a clula que as referencia (D4)
mudar de acordo.
Depois de feito o mesmo para todas as clulas, voc poderia utilizar
o seguinte clculo na clula D9:
= D4+D5+D6+D7+D8
Mas isso no seria nada prtico, pois poderamos ter uma planilha
com uma quantidade muito maior de clulas sequenciais para se
somar.
No Excel, quando temos sequncias de clculos, podemos utilizar
funes.

No caso, a funo que desejamos usar SOMA, e sua


estruturao :
= SOMA(Clula inicial : Clula final)
Ou seja, inicia-se com o sinal de igual (=), escreve-se o nome da
funo, abrem-se parnteses, clica-se na clula inicial da soma e
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arrasta-se at a ltima clula a ser somada. Este intervalo


representado pelo sinal de dois pontos (:), e fecham-se os
parnteses.
Embora voc possa fazer manualmente na clula o Excel possui
um assistente de funo que facilita e muito a utilizao das
mesmas em sua planilha. Na guia Inicio do Excel dentro do grupo
Edio existe o boto de funo.

Clique na clula D9 e logo aps clique no boto de funo. Voc


ver que a primeira funo justamente Soma. Clique nela.
Agora pressione o mouse na clula que voc deseja que seja a
inicial (no nosso exemplo, a D4) e arraste at a que voc deseja
que seja a final da sequncia (no nosso exemplo, a D8).

Pressione ENTER e voc ter seu clculo.

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A formatao de clulas muito semelhante a que vimos para


formatao de fonte no Word, basta apenas que a clula onde
ser aplicada a formatao esteja selecionada. Se precisar aplicar
a formatao a mais de uma clula, basta selecion-las.
As
opes
de
formatao
esto
na
guia
Incio.,

Temos o grupo Fonte que permite alterar a fonte a ser utilizada, o


tamanho, aplicar negrito, itlico e sublinhado, linhas de grade, cor
de preenchimento e cor de fonte. Ao clicar na faixa do grupo, ser
mostrada a janela de fonte.

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A guia mostrada na janela da imagem anterior a Fonte, e nela


temos o tipo da letra, estilo, tamanho, sublinhado e cor. Observe
tambm que existem menor recursos de formatao do que no
Word (por no se tratar prioritariamente de um editor de textos).
A guia Nmero permite que se formatem os nmeros de suas
clulas. Ele dividido em categorias, dentro das quais h exemplos
de utilizao e algumas personalizaes como, por exemplo, na
categoria Moeda, em que possvel definir o smbolo a ser usado e
o nmero de casas decimais.

A guia Alinhamento permite definir o alinhamento do contedo da


clula na horizontal e vertical, alm do controle do texto, e a guia
Bordas permite adicionar bordas a sua planilha, Embora a planilha
j possua as linhas de grade que facilitam a identificao de suas
clulas, voc pode adicionar bordas para dar mais destaque.

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A guia Preenchimento permite adicionar cores de preenchimento


s suas clulas.

Vamos agora formatar a nossa planilha. Primeiro, selecione todas


as clulas relativas a valores em moeda. Agora, abra a guia de
Nmero e selecione a opo Moeda, selecionando o tipo que voc
deseja.

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Tambm possvel acessar muitas destas opes a partir da


prpria guia Incio, como vimos antes.

Vamos colocar tambm a linha onde esto Quantidade, Produto, V.


Unitrio e V. Total em negrito e centralizado. Para isso, selecione
as 4 clulas mencionadas e clique no N, na aba superior Fonte, e
em Centralizar, na aba superior Pargrafo
.

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Vamos agora colocar o Relao de Produtos centralizado. Como


ele s ocupa uma clula, e ns queremos que ele fique no centro
das 4 clulas (da A1 a D1), basta que voc selecione da clula A1
a D1 e clique no boto Mesclar e Centralizar. Agora selecione a
clula mesclada e deixe-a em negrito, alm de aumentar um pouco
o tamanho da fonte (digamos, para 14).

Para finalizar, vamos colocar uma borda em torno de toda a sua


planilha. Para isso, selecione-a toda e e escolha uma borda externa
no boto de Bordas.

A planilha final dever ficar assim:

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Uma coisa interessante do Excel que, se voc criar uma


sequncia numrica, colocando por exemplo o nmero 1 na clula
A1 e o nmero 2 na clula A2, e selecionar ambas as clulas e
puxar (a partir do quadrado preto mostrado na figura), ele entende
que preciso copiar uma sequncia.

Arraste at onde deseja copiar a sequncia.

Solte o boto do mouse, e a sequncia dever ficar assim:


Vale lembrar que essa propriedade vlida para toda sequncia
linear. Se voc botar 2 e 5, por exemplo, ele vai entender que a
sequncia de 3 em 3, e o prximo nmero colocado ser 8.
Tambm vlido para datas. Se voc preencher 01/jul em uma
clula e puxar, por exemplo, as clulas sero preenchidas com as
datas seguintes.

Essa mesma sequncia tambm pode ser aplicada a dias da


semana, horas, frmulas, etc.

Percebemos que, ao copiar uma frmula, automaticamente so


alteradas as referncias que voc faz. Por exemplo, se em uma
clula voc tem a frmula =A4*C4, e voc puxa para baixo, o Excel
ir entender que voc quer copiar essa frmula para referenciar
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uma linha abaixo. Agora, a frmula copiada assumiria a forma


=A5*C5. Se voc agora puxasse a mesma frmula para a direita, ao
invs de puxar para baixo, o Excel entenderia que ela deveria ser
aplicada uma coluna a mais para a esquerda. No caso, a frmula
assumiria a forma =B4*D4.
Se eu quisesse adicionar uma nova coluna na minha planilha para
dizer quantos % o valor total do produto representa do valor total
geral, a frmula que eu poderia usar poderia ser, por exemplo para
a linha 4, =D4/D9. Se eu fizesse isso para a linha 5, seria =D5/D9.
Como podemos ver, de nada adiantaria eu copiar a frmula para
baixo, pois ao fazer isso, ele incrementaria ambas as linhas (a
frmula para a linha 5 ficaria =D5/D10). A soluo para isso
declarar uma referncia esttica: isto quer dizer, por exemplo,
deixar D9 sempre como D9, no importa para onde eu copie. Para
fazer isto, basta adicionar um cifro ($) antes da descrio da
coluna e linha relativa a clula que voc quer tornar esttica. Por
exemplo, para tornar D9 esttico, voc faria $D$9. Agora, voc
pode muito bem, na linha 4, por exemplo, criar a frmula =D4/$D$9,
e copiar essa frmula para as linhas abaixo. O D9, agora, ficar
esttico, e s o que mudar ser o primeiro termo.

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2 vezes

Para adicionar ou remover linhas e colunas no Excel simples.


Para adicionar, basta clicar com o boto direito do mouse em uma
linha e depois clicar em Inserir, a linha ser adicionada acima da
selecionada. No caso de coluna, ela ser adicionada esquerda.
Para excluir uma linha ou uma coluna, basta clicar com o boto
direito na linha ou coluna a ser excluda e clicar em excluir.

Este processo pode ser feito tambm pelo grupo Clulas que est
na guia Incio. Tambm podemos definir a largura das linhas e das
colunas atravs da opo Formatar, tambm no grupo Clulas.

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No Excel, voc pode aplicar automaticamente um formato prdefinido a uma planilha selecionada a partir do grupo Estilo.

O boto Estilo de Clula permite que se utilize um estilo de cor


para sua planilha.

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Selecionando a opo apontada pela seta na imagem acima em


sua planilha, ela poderia ficar assim:

O boto Formatar como Tabela permite tambm aplicar uma


formatao a sua planilha, porm ele tambm j comea a trabalhar
com os dados contidos nela. Vejamos melhor como isso funciona:

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Selecione as clulas que voc deseja formatar como tabela. Agora


selecione a opo desejada de formatao de tabela. Tente, por
exemplo, com a apontada pela seta na imagem acima.

A sua planilha dever ficar assim:

O interessante de se usar formatao de tabelas que agora voc


pode usar as clulas superiores para ordenar os seus dados da
manira que voc achar melhor. Se voc clicar na seta ao lado de
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Quant, por exemplo, e clicar em Ordenar do menor para o maior,


as informaes na sua planilha sero trocadas de forma que os
produtos com menores quantidades venham antes na planilha.
Voc tambm pode fixar s a coluna ou s a linha, bastando
colocar o $ antes da parte na clula que representa a coluna
(letras) ou linha (nmeros);

Vamos montar a seguinte planilha:

Em nosso controle de atletas vamos, atravs de algumas outras


funes, saber algumas outras informaes de nossa planilha.
Para acessar as outras funes que o Excel oferece, clique na
opo Mais Funes.

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Ao clicar em Mais funes, abre-se a tela de Inserir funo, e


voc pode digitar uma descrio do que gostaria de saber calcular
ou pode buscar por categoria. Por categoria, h vrias opes:
Financeira, Data & Hora, Estatstica, etc. Ao escolhar a categoria,
ser mostrada na caixa central todas as opes de funes
relativas a ela.

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Ao selecionar a categoria Estatstica, por exemplo, haver vrias


opes de funes relativas esta categoria. Se precisar de mais
informaes a respeito de uma funo, clique no boto Ajuda
sobre esta funo.

A funo mximo mostrar o maior valor de um conjunto de clulas.


No nosso exemplo, vamos utilizar esta funo para saber qual a
maior idade, o maior peso e a maior altura.
Em nossa planilha, clique na clula da coluna de idade, na linha de
valores mximos (E15), e monte a seguinte funo:
=MAXIMO(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no
intervalo de E4 E13 pelo maior valor.

Vamos repetir este processo para os valores mximos do peso e da


altura.

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A funo mnimo mostrar o menor valor de um conjunto de


clulas. No nosso exemplo, vamos utilizar esta funo para saber
qual a menor idade, o menor peso e a menor altura.
Em nossa planilha, clique na clula da coluna de idade, na linha de
valores mnimos (E16), e monte a seguinte funo:
=MIN(E4:E13)
Com essa funo, estamos buscando no intervalo de E4 a E13 pelo
menor valor.

Vamos repetir este processo para os valores mnimos do peso e da


altura.

A funo mdia mostrar a mdia aritmtica (o valor mdio) de um


conjunto de clulas. No nosso exemplo, vamos utilizar esta funo
para saber quais so os valores mdios das caractersticas dos
nossos atletas.

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Em nossa planilha, clique na clula da coluna de idade, na linha de


valores mdios (E17), e monte a seguinte funo:
=MEDIA(E4:E13)
Com essa funo, estamos buscando no intervalo de E4 a E13 pelo
valor mdio.

Vamos repetir este processo para os valores mdios do peso e da


altura.
Vamos aproveitar tambm o exemplo para utilizarmos um recurso
interessante do Excel que o aninhamento de funes, ou seja,
uma funo fazendo parte de outra.
A funo para o clculo da mdia de Idade na nossa planilha, como
foi visto, =Media(E4:E13). Agora clique nesta clula (E17) e
clique na barra de frmulas logo acima da planilha.

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Altere a funo para =ARRED(MDIA(E4:E13);1). Com isso,


fizemos com que, caso exista nmeros aps a vrgula, o mesmo
ser arredondado a somente uma casa decimal. Caso voc no
queira casas decimais coloque aps o ponto e vrgula o nmero
zero.
Nesta situao deve-se ter uma ateno grande em relao aos
parnteses. Observe que foi aberto um logo aps a funo ARRED
e um logo aps a funo MDIA. Portanto, se deve ter o cuidado
de fech-los corretamente. O que auxilia no fechamento correto
dos parnteses que o Excel vai colorindo os mesmos enquanto
voc faz o clculo.

Esta com certeza uma das funes mais importantes do Excel e


provavelmente uma das mais complexas para quem est iniciando.
Esta funo retorna um valor de teste_lgico que permite avaliar
uma clula ou um clculo e retornar um valor verdadeiro ou um
valor falso.
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Sua sintaxe :
=SE(TESTELGICO; VERDADEIRO; FALSO)
TESTELGICO o teste a ser feito para validar a clula. Se ele for
verdadeiro, o valor a ser apresentado na clula ser o representado
por VERDADEIRO. Caso contrrio, ser o representado por
FALSO. Ambos podem ser um nmero ou um texto, mas se for um
texto ele dever estar entre aspas.
Para exemplificar o funcionamento da funo, vamos acrescentar
em nossa planilha de controle de atletas uma coluna chamada
Categoria.

Vamos atribuir, inicialmente, que atletas com idade menor que 18


anos sero da categoria Juvenil, e acima disso sero da categoria
Profissional. A lgica da funo, portanto, ser que SE a Idade do
atleta for menor do que 18, o argumento VERDADEIRO dever ser
preenchido na clula. Caso contrrio, o argumento FALSO dever
ser preenchido. Portanto, o argumento VERDADEIRO dever ser
Juvenil, e o argumento FALSO dever ser Profissional. A
frmula, ento, ser:
=SE(E4<18;Juvenil;Profissional)

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Como se pode perceber, o primeiro argumento (E4 < 18) representa


o teste lgico a ser feito. A clula E4 representa a clula da Idade
do primeiro atleta, e 18 representa o nmero ao qual queremos
comparar. A comparao feita de menor que <. O segundo
argumento (Juvenil) representa o que dever ser apresentado na
clula caso o teste lgico seja verdadeiro. O terceiro e ltimo
argumento (Profissional) representa o que dever ser
apresentado na clula caso o teste lgico seja falso.
Vamos agora incrementar um pouco mais a nossa planilha. Vamos
criar uma tabela em separado com a seguinte definio:
At 18 anos, ser Juvenil; dos 18 aos 30 anos, ser Profissional;
acima dos 30 anos ser considerado Master.
Nossa planilha ficar assim:

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Vamos agora fazer a frmula para a primeira atleta. Queremos algo


mais ou menos assim: se a idade da atleta for menor do que 18
anos (E4<J4), o nome que est em K4 (Juvenil) dever ser
apresentado na clula. Caso contrrio, deveremos fazer outra
comparao atravs de um aninhamento de funes. A
comparao agora ser se a idade da atleta menor do que 30
anos (E4<J5). Se for, o nome que est em K5 (Profissional)
dever ser apresentado. Caso contrrio, sabemos que a idade da
atleta maior do que 30 anos. Portanto, o nome em K6 dever ser
apresentado. A frmula, ento, ser algo assim:
=SE(E4<J4;K4;SE(E4<J5;K5;K6))
Agora, como queremos copiar essa frmula para as linhas de baixo
preservando o J4, K4, J5, K5 e K6, podemos preservar estas
clulas atravs do cifro $. A frmula ficaria assim:
=SE(E4<$J$4;$K$4;SE(E4<$J$5;$K$5;$K$6))

Agora vamos contar quantos atletas temos em cada categoria


atravs da funo CONT.SE.
A funo ficou da seguinte forma:
=CONT.SE(H4:H13;K4)
Onde se faz a contagem em um intervalo de H4:H13, so as clulas
que representam as categorias dos atletas, do nome K4. Ou seja,
ele conta quantas vezes o nome representado pela clula K4
aparece nesse intervalo, e retorna essa quantidade.

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Para as demais categorias basta repetir o clculo mudando-se


somente a categoria que est sendo buscada.

A utilizao de um grfico em uma planilha alm de deix-la com


uma aparncia melhor tambm facilita na hora de mostrar
resultados. As opes de grficos est no grupo Grficos na guia
Inserir do Excel.

Para criar um grfico importante decidir quais dados sero


avaliados para o grfico. Vamos utilizar a planilha Atletas para
criarmos nosso grfico, que relacionar atletas com o peso deles.
Selecione a coluna com o nome dos atletas, pressione CTRL e v
selecionando os valores do peso.

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Ao clicar em um dos modelos de grfico no grupo Grficos, voc


poder selecionar um tipo de grfico disponvel. No exemplo, clique
no estilo de grficos de colunas.

Escolha no subgrupo coluna 2D a primeira opo e seu grfico ser


criado (o boto est apontado pela seta na figura acima).

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Para mover o grfico para qualquer parte de sua planilha basta


clicar em uma rea em branco ao lado do grfico, manter o mouse
pressionado e arrastar para outra parte.
Na parte superior do Excel agora mostrada a guia Design, onde
voc pode mudar o estilo do seu grfico.

Se voc quiser mudar o estilo de seu grfico, voc pode clicar no


boto Alterar Tipo de Grfico apontado pela seta na imagem
acima.

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Para alterar a exibio entre linhas e colunas, basta clicar no boto


Alterar Linha/Coluna.

Ainda em Layout do Grfico podemos modificar a distribuio dos


elementos do Grfico.

Podemos tambm modificar o estilo de nosso grfico atravs do


grupo Estilos de Grfico.

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Podemos tambm deixar nosso grfico isolado em uma nova


planilha, bastando clicar no boto Mover Grfico.

Selecione o boto de Nova planilha e diga o nome onde o grfico


ser colocado no campo direita.

O processo de impresso no Excel muito parecido com o do


Word. Clique no boto Office e depois em Imprimir e escolha
Visualizar Impresso.

No caso, foi escolhida a planilha de atletas, e podemos observar


que a mesma no cabe em uma nica pgina. Clique no boto
Configurar Pgina.

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Marque a opo Paisagem e clique em Ok.

Com isto, finalizamos nosso estudo com o Excel Word 2010. Ele
ainda possui muitos outros recursos, como Funes Avanadas,
Tabela Dinmica, etc., os quais podem ser aprendidos a partir de
um curso avanado de Excel.

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