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Telefnica
PROCESSO DE COMUNICAO
Deriva do latim communicare por em comum, e definese como troca de ideias, opinies e mensagens, sendo que
contempla o intercambio de informao entre sujeitos ou
objectos ( ex: correspondncia; quando se coloca o nome em
cima da mesa.)
Elementos da
comunicao
COMUNICAO ORAL
COMUNICAO TELEFNICA
telefone.
REGRA DE OURO
7. Despedir-se e terminar a
chamada.
COMUNICAO TELEFNICA
EXPRESSES ADEQUADAS
A evitar
A utilizar
CONTINENTE,
Diga!
Diana Martins,
Sim!
Bom dia!
Est?
Estou!
Est l!
Joo Gomes,
Boa tarde!
A evitar
Quem fala?
A utilizar
Quem ?
Da parte de quem?
favor?
A evitar
A utilizar
favor?
a propsito de qu?
Sobre
O que quer?
que
assunto
deseja
informar-se?
por favor?
A evitar
A utilizar
realidade
chamada.
instituio
insistir,
transgredi-la .
uma
e
mas
na
norma
da
no
posso
A evitar
A utilizar
Espere!
A evitar
A utilizar
esto a falar!
A evitar
A utilizar
Peo desculpa, mas creio que h
No ouo nada!
ouvir
com
muita
COMUNICAES
TELEFNICAS:
REGRAS
Sorria. Ainda que no se aperceba, a sua voz altera-se de facto se estiver a sorrir.
Por isso, se estiver irritado ou mal disposto, experimente afivelar um sorriso antes
de dizer Est l?.
Se se tratar de uma queixa, no comece logo a defender-se. Oua at ao fim.
Repita o que ouviu para mostrar que percebeu e que est interessado na
resoluo do problema. A melhor maneira de desarmar uma pessoa que est
irritada com a sua empresa (ou consigo) comear por se solidarizar com ela e
mostrar vontade de resolver o assunto. Se disser com voz calma Estou a tomar
nota de tudo o que acaba de me dizer e vou tentar resolver este problema j.
Deixe-me o seu contacto para que lhe possa dar conta do que apurei, logo que
possvel, a pessoa ficar bem impressionada consigo e com a sua empresa.
Tente reconhecer vozes de clientes habituais. Toda a gente gosta de ser reconhecido e tratado com mais deferncia ou intimidade, mas sem exageros.
Deve tomar nota das mensagens e transmiti-las. Se, depois de escutar a pessoa em
linha, chegar concluso de que o assunto no lhe diz respeito e, se no for
possvel passar a chamada, diga que vai tentar localizar a pessoa mais indicada para
resolver aquele assunto e transmitir-lhe o recado. Pergunte se prefere esperar ou
que lhe ligue logo que possvel. Mesmo que o telefonema no seja para si, se
atendeu a chamada, deve oferecer-se para tomar nota do assunto e garantir que vai
entregar a mensagem logo que possvel.
Deve saber dar informaes. Se conseguir informar; faa-o - mas sem ultrapassar
competncias. Se no for conveniente dizer sim nem no, deve utilizar a frase
pois, realmente no sei responder.... No se deve tapar o bocal com a mo, nem
transmitir a sua opinio pessoal sobre o assunto.
Se tiver de atender outro telefonema, pea licena pessoa com quem est a
falar para o fazer e no se demore muito a atender a nova chamada. Comece
logo por dizer Estava com o telefonema na outra linha, por isso, se no se
importa, diga-me onde est que eu ligo-lhe j.
Falar pausadamente
Linguagem correcta
Falar prximo ao telefone
Ser educado
Rpido
Eficiente
Falar exclusivamente com um cliente
Mostrar interesse pelo assunto do cliente
Ser prestativo
Estar disposto
COMUNICAO TELEFNICA
REGRAS GERAIS
e transmiti-las.
Saber dar informaes.
Encaminhar assuntos.
Encaminhar assuntos.
Saiba com quem a pessoa deseja falar ou qual o assunto
Informe ao cliente o nmero directo da extenso desejada (caso exista ligao
directa ), mas transfira a ligao.
Informe ao destinatrio do que se trata a ligao
Caso a extenso esteja ocupada, anote o nome e telefone de contacto do cliente.