INTRODUCCION

Actualmente en un mercado tan competitivo tanto las grandes empresas como

las pequeas estn enfocando sus esfuerzos y actividades en funcin de la
mejora continua para los logros de sus metas y objetivos.
Estas tcnicas y herramientas permiten que los procesos que se realizan dentro
de las organizaciones puedan alcanzar el nivel ms alto en cuanto a
productividad, eficiencia y calidad permitiendo as poder ofrecer productos y
servicios acordes a las necesidades de sus clientes, lo que se traduce en
mximas utilidades.
Estructura Organizativa que est alineada tanto con la Misin de la empresa
como con los Proceso Vitales de esta, y que permita orientar la direccin de sus
esfuerzos al logro de su Objetivo Fundamental (Misin), tambin descripcin de
las unidades y cargos que conforman a la empresa; por ultimo un Manual de
Procedimientos de los procesos productivos de esta, ya que esto servir como
marco de referencia para la toma de decisiones.
La finalidad de un estudio organizacional para la empresa es establecer y
mantener una estructura organizacional idnea que le permita definir la lnea
de mando de los diferentes niveles para el personal. Formular y establecer los
organigramas de la organizacin, departamentalizacin, descripcin de cargos,
evaluacin de cargos y una propuesta organizacional acorde a sus actividades
as como tambin un manual de procedimientos, que garantice el desarrollo
eficaz y eficiente de los procesos, brindndoles a los trabajadores la manera
ms fcil y ptima de ejecutar sus actividades.

ANTECEDENTES:
La empresa NOVEDADES FABY inicio en el ao de 1994 ubicada en 1ra. Sur #7 pasaje
comercial Fonsan, Arriaga Chiapas. Direccin en la que an sigue establecida
laborando.
Inicio con la venta de calzado, al ver que las ventas de su negocio no rendan ganancias
opto por cambiar de giro y fue entonces que cambio a la venta de ropa para dama,
caballero y bebes, contando tambin con ropa escolar, colchas, colchonetas, pabellones
y mucho ms. Ropa que adquiere de proveedores de puebla, Tlaxcala, Mxico y de la
Mesilla Guatemala.
La empresa se denomina NOVEDADES FABY debido a que en ese entonces le pedan
un nombre para su denominacin decidi ponerle el nombre tomndolo de la marca de
zapato que manejaban en los inicios del negocio.

NOVEDADES FABY inicio como nico dueo el sr. Juan Lpez Quisehuatl, originario
de la ciudad de puebla. Iniciando con un capital propio de $2,500 .00 m/n.
La empresa NOVEDADES FABY en sus inicios era atendida entonces por el sr. Juan
Lpez y su esposa, pasando un tiempo y al ver que su negocio iba creciendo se dio a la
tarea de contratar empleadas para ofrecer un mejor servicio, teniendo como un total de 4
empleadas de la cual debido a la crisis econmica y que el negocio ha bajado mucho en
las ventas ha retirado a dos personas teniendo actualmente dos empleadas.

La jornada laboral de la empresa es de 12 horas, con un horario de 8:30 am 8:30 pm de

lunes a sbado y domingos de 8:30 am 4:00pm. Ofrecindole un 10 % de descuento los
das jueves y domingos.

MISIN:
Ser una organizacin cuidadosa de lo que hace, ofreciendo un buen servicio y ropa de
mejor calidad al cliente, siempre cuidando la economa de nuestra gente.
VISIN:
Ser lderes en el mercado Mexicano, abriendo ms sucursales con una mejor
infraestructura y tomando en cuenta siempre la innovacin, la tecnologa y la calidad, y
Por Qu no? Ser la principal compaa en vender mercancas a la mayora de los
pases y abarcar otros giros comerciales (papelera, bolsas, accesorios, etc.)

VALORES:
Ser una empresa cuidadosamente Responsable con los productos que vende siempre
con el Respeto a sus clientes ara ofrecer un mejor servicio.
OBJETIVOS GENERALES:
Evaluar el departamento de compras y ventas de la microempresa novedades faby
ubicada en la cuidad de Arriaga Chiapas para determinar los factores que afectan en la
rotacin del inventario.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
1
2
3
4

Brindar a la empresa Novedades Faby los elementos necesarios para mejorar su

funcionamiento en el rea de compras y ventas ,
Establecer una dinmica de trabajo para mejorar el desempeo en el rea a evaluar,
Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la empresa
Novedades Faby
Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el mercado.
ALCANCE:

Se pretende llevar a cabo un anlisis del rea de compras y ventas de la empresa

NOVEDADES FABY para identificar los factores con mayor problemtica que intervienen
en las ventas y as mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la situacin actual.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerente general: El principal objetivo es ver que se cumplan con los

objetivos de la empresa (Novedades Faby), como velar por el buen
funcionamiento en cada una de las reas de la misma de manera que el
desempeo en general sea de alta calidad y satisfactorio para ser
competitivo en la rama empresarial.

Finanzas: Efectuar los registros contables y estados financieros

referentes a los recursos econmicos, compromisos, patrimonios y dar a
conocer los resultados de las operaciones financieras de la empresa
(Novedades Faby).

Recursos humanos: Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano

altamente calificado y motivado para alcanzar los objetivos de la empresa
(Novedades Faby), a travs de la aplicacin de programas eficientes de
administracin de recursos humanos, as como velar por el cumplimiento de
las normas y procedimientos vigentes, en materia de competencia.

Ventas: el principal objetivo en esta rea es obtener el Liderazgo en

calidad de productos y tener una Participacin mxima de mercado.

Mercadotecnia: El objetivo principal del departamento es llevar a

nuestros clientes hasta el lmite de la decisin de compra. Adems
nuestro objetivo es tambin favorecer el intercambio de valor entre dos
partes (comprador y vendedor), de manera que ambas resulten
beneficiadas.

POLITICAS
El personal de ventas deber presentarse con el uniforme otorgado
por la empresa, el cual tiene asignado un color diferente para cada
da de la semana.

 No se autorizara tener ms de dos empleados que tengan el mismo

parentesco.
Los empleados debern acudir a sus labores de una manera
responsable y adecuada.
Los empleados deben estar pendientes a la visita de los clientes para
brindarles una mejor atencin y servicio.
El empleado deber ser responsable con su horario de entrada y
salida en caso de incumplir con la asistencia laboral se le sancionara
con 7 a 15 das de inactividad.
En situaciones de extravo de mercancas dentro de la empresa, los
empleados pagaran el valor correspondiente al producto.

ANLISIS FODA
FORTALEZAS: como fortaleza que tiene la empresa es que:
Sus productos cuentan con un precio accesible para los clientes
Es la nica empresa que cuenta con promociones. Esta promocin se realiza
dos das a la semana.
Cuenta con una variedad de productos.
Proporcionan un sistema donde puedes apartar un producto con la ventaja
de tener un plazo de 30 das

OPORTUNIDADES. Como oportunidad tenemos que:

Nuestras mercancas son productos duraderos
Las mercancas van de acuerdo a las temporadas del ao.

DEBILIDADES. Como debilidades tenemos que:

La empresa cuenta con poco personal para determinadas temporadas
No cuenta con una infraestructura adecuada
El personal que labora no cuenta con capacitacin correcta

AMENAZAS. Como amenazas tenemos que:

Existe una diversidad de empresas del mismo giro.
Existe una construccin que se lleva a cabo al lado de la empresa la
cual ha generado prdidas.
El traslado del mercado genero perdidas de clientes con los que
cuenta la empresa

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA:

GERNTE GRAL
JUAN LOPEZ
QUISEHUATL

GERENTE DE
COMPRAS
FERNANDO
LOPEZ
ATLAMAIC

DPTO. DE
RECURSOS
HUMANOS
FELIPA ATLAMAIC
HERRERA

DPTO DE
FINANZAS
JORGE HILERIO
MORALES

DPTO DE
VENTAS
ENEDINA PEREZ
NOAL

ORGANIGRAMA POR DEPARTAMENTO:

DPTO DE MKT
MAYDA MORALES
RAMOS

GERENTE
GENERAL:
JUAN LOPEZ
QUISEHUATL

DPTO. DE
COMPRAS

DPTO. DE VENTAS

ENCARAGADA
DEL DPTO:
ENEDINA PEREZ
NOAL

VENDEDOR:
ANA PATRICIA
PEREZ PEREZ

VENDEDOR:
IVANA FLORES
MORGAN

GERENTE:
FERNANDO
LOPEZ ATLAMAIC

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN RECOPILADA:

Cuestionarios:
Nombre: Enedina cruz Noal
Departamento: ventas
Puesto: personal de ventas
1. Considera bueno el servicio que ofrece la empresa
Siempre
algunas veces
nunca
2. Considera que los productos que ofrece la empresa son suficientes para
los clientes.
Siempre

algunas veces

nunca

3. Al atender al cliente ofrece todos los productos con los que cuenta la
empresa.
Siempre

algunas veces

4. Al atender al cliente solo responde a lo que el cliente busca.

nunca

Siempre

algunas veces

nunca

5. Realiza una atencin amable al cliente a la hora de ofrecer los productos.

Siempre

algunas veces

nunca

6. Existe un periodo de capacitacin al trabajar en la empresa.

Siempre

algunas veces

nunca

7. Con que frecuencia el cliente encuentra todo lo que busca.

Siempre

algunas veces

nunca

8. cuando surten la empresa traen todo lo necesario de acuerdo a la

temporada.
Siempre

algunas veces

nunca

9. Cuando surten la empresa cubren los pedidos realizados por los clientes
Siempre

algunas veces

nunca

10. Sabe usted si la empresa maneja sistema de apartado

Siempre

algunas veces

nunca

11. Cuando toman pedidos cumplen con la fecha de entrega al cliente

Siempre

algunas veces

nunca

12. Sabe usted si la empresa cuenta con das de descuentos

Siempre

algunas veces

nunca

13. Conoce usted todos los productos que ofrece la empresa

Siempre

algunas veces

nunca

14. Considera accesibles los precios de los productos que ofrece la empresa
Siempre

algunas veces

nunca

Nombre: Ana Patricia Prez Prez.

Departamento: ventas
Puesto: personal de ventas
1. Considera bueno el servicio que ofrece la empresa
Siempre
algunas veces
nunca
2. Considera que los productos que ofrece la empresa son suficientes para
los clientes.
Siempre
algunas veces
nunca
3. Al atender al cliente ofrece todos los productos con los que cuenta la
empresa.
Siempre

algunas veces

nunca

4. Al atender al cliente solo responde a lo que el cliente busca.

Siempre

algunas veces

nunca

5. Realiza una atencin amable al cliente a la hora de ofrecer los productos.

Siempre

algunas veces

nunca

6. Existe un periodo de capacitacin al trabajar en la empresa.

Siempre

algunas veces

nunca

7. Con que frecuencia el cliente encuentra todo lo que busca.

Siempre

algunas veces

nunca

8. cuando surten la empresa traen todo lo necesario de acuerdo a la

temporada.
Siempre

algunas veces

nunca

9. Cuando surten la empresa cubren los pedidos realizados por los clientes
Siempre

algunas veces

nunca

10. Sabe usted si la empresa maneja sistema de apartado

Siempre

algunas veces

nunca

11. Cuando toman pedidos cumplen con la fecha de entrega al cliente

Siempre

algunas veces

nunca

12. Sabe usted si la empresa cuenta con das de descuentos

Siempre

algunas veces

nunca

13. Conoce usted todos los productos que ofrece la empresa

Siempre

algunas veces

nunca

14. Considera accesibles los precios de los productos que ofrece la empresa
Siempre

algunas veces

nunca

Nombre: Ivana Flores Morgan

Departamento: Ventas
Puesto: Personal de ventas
1. Considera bueno el servicio que ofrece la empresa
Siempre
algunas veces
nunca
2. Considera que los productos que ofrece la empresa son suficientes para
los clientes.
Siempre
algunas veces
nunca
3. Al atender al cliente ofrece todos los productos con los que cuenta la
empresa.
Siempre

algunas veces

nunca

4. Al atender al cliente solo responde a lo que el cliente busca.

Siempre

algunas veces

nunca

5. Realiza una atencin amable al cliente a la hora de ofrecer los productos.

Siempre

algunas veces

nunca

6. Existe un periodo de capacitacin al trabajar en la empresa.

Siempre

algunas veces

nunca

7. Con que frecuencia el cliente encuentra todo lo que busca.

Siempre

algunas veces

nunca

8. cuando surten la empresa traen todo lo necesario de acuerdo a la

temporada.
Siempre

algunas veces

nunca

9. Cuando surten la empresa cubren los pedidos realizados por los clientes
Siempre

algunas veces

nunca

10. Sabe usted si la empresa maneja sistema de apartado

Siempre

algunas veces

nunca

11. Cuando toman pedidos cumplen con la fecha de entrega al cliente

Siempre

algunas veces

nunca

12. Sabe usted si la empresa cuenta con das de descuentos

Siempre

algunas veces

nunca

13. Conoce usted todos los productos que ofrece la empresa

Siempre

algunas veces

nunca

14. Considera accesibles los precios de los productos que ofrece la empresa
Siempre

algunas veces

nunca

NOVEDADES FABY S.A. de C.V.

Nombre: Fernando Lpez Atlamaic
Departamento: compras
Puesto: gerente
1. La empresa cuenta con todo lo que ofrece.
Siempre

algunas veces

nunca

2. considera bueno el servicio que ofrece la empresa.

Siempre

algunas veces

nunca

3. Al comprar mercanca trae todo lo que los clientes necesitan.

Siempre

algunas veces

nunca

4. Al comprar mercanca trae todo lo que piensa que el cliente necesita.

Siempre

algunas veces

nunca

5. Al comprar mercanca cumple con pedidos realizados por los clientes.

Siempre

algunas veces

nunca

6. Al comprar mercanca se exhibe toda de modo que el cliente la aprecie.

Siempre

algunas veces

nunca

7. Cuando hay pedidos por los clientes cumple en tiempo y forma para su
entrega.
Siempre
algunas veces
nunca
8. Al comprar mercanca busca los precios accesibles para el cliente.
Siempre

algunas veces

nunca

9. Al comprar mercanca busca los productos de moda sin importar el precio

que ofrece al cliente.
Siempre
algunas veces
nunca
10. cuando compran mercanca traen todo lo necesario de acuerdo a la
temporada.
Siempre
algunas veces
nunca
11. Surte la tienda en temporadas altas.
Siempre
algunas veces

nunca

12. Surte la tienda en temporadas bajas.

Siempre
algunas veces

nunca

13. Lleva un control de inventario dentro de la empresa.

Siempre
algunas veces

nunca

CUESTIONARIO DE LAS EMPLEADAS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS.

2.5

1.5
Siempre
Algunas veces
1

0.5

0
Considera bueno el servicio que ofrece la empresa.

Nunca

3.5
3
2.5
2
1.5

Siempre
Algunas veces
Nunca

1
0.5
0
Realiza una atencin amable al cliente a la hora de ofrecer los productos.

3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
Cuando surten la empresa cubren los pedidos realizados por los clientes.

Siempre
Algunas veces
Nunca

3.5
3
2.5
2
1.5

Siempre
Algunas veces
Nunca

1
0.5
0
Conoce usted todos los productos de la empresa.

CUESTIONARIO DEL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA.

1.2
1
0.8
Siempre

0.6

Algunas veces
Nunca

0.4
0.2
0
La empresa cuenta con todo lo que ofrece.

1.2
1
0.8
0.6

Siempre
Algunas veces
Nunca

0.4
0.2
0
Al comprar mercancia cumple con los pedidos realizados por los clientes.

1.2
1
0.8
0.6

Siempre
Algunas veces
Nunca

0.4
0.2
0
Al comprar mercancia busca los productos de moda sin importar el precio que ofrece al cliente.

1.2
1
0.8
0.6
0.4

Siempre
Algunas veces
Nunca

0.2
0
Surte la tienda en temporadas bajas.

De acuerdo con los resultados obtenidos en las grficas nos podemos dar cuenta
que la empresa no cumple con todo lo establecidos en la planeacin, ya que
ofrece algunos servicios y no cumple en tiempo y forma para su entrega.

La planeacin de la empresa es de suma importancia ya que ah se busca qu

es lo que se quiere hacer? La administracin es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el
empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de
alcanzar las metas establecidas para la organizacin.
De tal manera que la empresa a veces no llevan a cabo sus metas establecidas
en su planeacin
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la
administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempean
ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que
desean.
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en
corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades.

INFORME

El da 22 de noviembre 2015, me presente en la empresa comercial Novedades Faby

en el departamento de compras y ventas con la finalidad de que el C. Juan Lpez
Quisehuatl, gerente general de la empresa Novedades Faby nos proporcione
informacin necesaria para tener una visin general de cmo se integran sus
departamentos. Primeramente se me proporcion una visita por la empresa, en
donde pude observar las reas en las que se distribuye la organizacin, adems
posteriormente aplique un cuestionario que me permiti conocer los siguientes aspectos:
Es una empresa que se constituy y dio inicio a sus actividades en el ao de 1994
ubicada en 1ra. Sur #7 pasaje comercial Fonsan, Arriaga Chiapas. Direccin en la que
an sigue establecida laborando, el cual vamos a estudiar su problemtica en el rea
compras y ventas, por lo que lleva 21 aos operando en su ramo, en sta organizacin
nunca se ha llevado una auditoria administrativa externa, la empresa aparece
registrada como Rgimen de Incorporacin Fiscal, cuyo objeto es: proporcionar un
servicio al cliente ofreciendo un extenso surtido en ropa.
El producto o servicio principal que proporcionan son: Ropa para dama, caballero y
bebes, ventas al contado y cuenta con sistema de apartados esta entidad cuenta con
un organigrama de sus diferentes departamentos.
El da 24de noviembre de 2015, aplicamos cuestionarios a gerente del departamento
de compras y empleados, para conocer la situacin de lo que aqueja a las bajas
ventas.
.
Objetivo General.
Aplicar una Auditoria administrativa a la empresa Novedades Faby para analizar y
encontrar la causa de los problemas de las bajas ventas.
Objetivo Especfico.
El objetivo de la Auditoria administrativa en la empresa Novedades Faby es encontrar las
causas de los problemas a travs de la revisin y evaluacin de los componentes del
rea de administracin, localizando deficiencias e irregularidades, as como el
planteamiento de alternativas de solucin

Alcance.
El alcance que se realizara de un 80% de la Auditoria administrativa en la empresa
Novedades Faby. En las reas de compras y ventas, misma que se pretende analizar y
evaluar los componentes de su administracin, que se traduzca en beneficios para el la
empresa.

OBSERVACIONES.

La empresa novedades faby no cuenta con el personal capacitado para ofrecer un

buen servicio.
No tiene una infraestructura adecuada
No cuenta con un sistema de registro de inventario para el control de su mercanca
No cuenta con espacio suficiente para exhibir todos sus productos
No tiene buena iluminacin debido a que su mercanca esta amontonada.
Son impuntuales en cuanto a la hora de entrada.
No se plantea estrategias de ventas
No motiva a su personal para que de mejor rendimiento
No siempre es puntual al cubrir con la entrega de pedidos realizados por los
clientes.

RECOMENDACIONES:

Dar capacitacin a su personal de acuerdo al servicio que se ofrece

Tratar de ser ms puntuales en la hora de abrir la tienda
Implementar un sistema de registro de datos para mantener un control de su
inventario
Mejorar la infraestructura de la empresa o en otro caso tratar de exhibir la
mercanca de modo que el cliente lo aprecie
Plantearse siempre metas de ventas tratando de evitar mercanca rezagada
Buscar una iluminacin diferente que pueda ser llamativa a el cliente.
Tratar de sacar la mercanca con menor rotacin a un precio ms accesible para
evitar su rezago