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FORMACION DE
AUDITORES INTERNOS
ISO 19011:2011
Directrices para la
auditora de los
sistemas de gestin
INTRODUCCION
Auditora
Es una evaluacin sistemtica e independiente para
determinar si las actividades de calidad y los resultados
relacionados con la misma cumplen con las disposiciones
planificadas y comprobar si estas disposiciones estn
implementadas de manera efectiva y son adecuadas para
lograr los objetivos. (3.3)
INTRODUCCION
QU BUSCA UN AUDITOR?
1. Cmo se documento
2. Cmo se implementacin
3. Cmo se le da cumplimiento
4. Si su resultado es eficaz, eficiente y efectivo
5. Se mantiene y
6. Cmo se mejora
INTRODUCCION
INTRODUCCION
Para qu se audita?
Para asegurarnos que estamos haciendo lo que habamos
planeado hacer.
Para asegurarnos que estamos haciendo lo que decimos
hacer.
Para comparar las prcticas con los procedimientos.
Para mejorar nuestra organizacin.
Motivacin de la actualizacin
Desde la primera edicin de la Norma Internacional (2002)
existen ms normas de gestin y en 2006 el comit (CASCO)
desarroll la ISO/IEC 17021 y la segunda edicin publicada
en 2011, se ampli para transformar esta norma con la
gestin de las auditoras de certificacin.
3. Trminos y definiciones:
Se incluyen definiciones sobre:
Observador
Gua
Riesgo:
Auditoria
riesgos
basada
en
4. Principios de la auditoria
Relacionados con la
auditoria
Integridad
Independencia
Presentacin Ecunime
Enfoque basado en
evidencia
Confidencialidad Seguridad de la
informacin
Debido Cuidado Profesional
4. Principios de la auditoria
Integridad
Presentacin
ecunime
Debido cuidado
profesional
Confidencialidad
Nuevo principio :
El auditor debe tener discrecin en el uso y proteccin
de la informacin a la que tenga acceso en la auditorias
Independencia
Enfoque basado
en evidencia
Planificar
5.3 Establecimiento del
programa de Auditoras
Realizacin de
la Auditora
(Seccin 6.)
Hacer
Competencia y
Evaluacin de
Auditores
(Seccin 7.)
Verificar
Actuar
Un
programa
de
auditoria
tambin
incluye
todas
las
AUDITORIAS
DE
SEGUNDA
6. Realizacin de la Auditora
6.1 - Generalidades
6.2 Inicio de la Auditoria
auditoria
ISO 19011:2002
ISO 19011:2002
1. PREPARACIN
2.
EJECUCIN
3.
INFORME
4.
SEGUIMIENTO
INFORMACION PREVIA
Informes de auditoras anteriores.
Documentos del SGC: procedimientos, mtodos,
manuales, etc.
Mapear el sistema
Procesos
Entradas y salidas
Controles
Secuencia de procesos
Interacciones
EL AUDITADO
El autoritario,
El provocador,
El que pierde el tiempo,
El colaborador,
El que usa tcticas evasivas,
El que presenta conflictos continuos,
El inferior,
El ausente y el olvidadizo.
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- REALIZACION O CONDUCCION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- REALIZACION O CONDUCCION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
de
actividades,
con
tareas
PREPARACIN DE LA AUDITORA
LISTA DE VERIFICACIN
LISTA DE VERIFICACIN
Mal uso de la Lista de Verificacin:
Omisin de investigar temas importantes por no
estar incluidos.
Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas
(obstruccin de la comunicacin).
Tener una perspectiva estrecha del sistema de
Calidad.
EVIDENCIAS OBJETIVAS
Informacin verificable
Se basan en:
Entrevistas
Examen de documentos
Observacin de actividades y condiciones
Resultados de mediciones y ensayo
Registros
GESTIN DE LA AUDITORA
Las relaciones entre auditores y auditados
son crticas para lograr una auditora exitosa.
Crear un buen clima para la comunicacin
Espacio
Tiempo
Contacto visual
Lenguaje corporal
Trato respetuoso
GESTIN DE LA AUDITORA
ESPACIO
Ubicacin correcta
Mnima distraccin
El escritorio puede ser una barrera
Auditor y auditados deberan ser un solo equipo
Creando el clima para la comunicacin!
Hacerlo fcil para el resultado
Eliminar temores
Explicar el propsito
Explicar las notas
Mantener al auditado informado de los hallazgos
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- REALIZACION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
1- Junta inicial/apertura,
2- Revisin de documentos y
registros durante la auditoria,
3- Comunicacin durante la
auditoria,
4- Asignacin de funciones y
responsabilidades a guas y
observadores,
5- Recoleccin y verificacin de la
informacin,
6- Generacin de hallazgos,
7- Preparacin de conclusiones, y
8- Junta de cierre/salida.
EJECUCIN DE LA AUDITORA
ETAPAS
Reunin inicial
Recopilacin de evidencias
Reunin final
REUNIN INICIAL
Se establecen las reglas generales para la
realizacin de la Auditora
Contenidos:
Presentaciones
Exponer cul es el propsito de la
Auditora
Revisin del Plan de Auditora
Identificar los responsables de las reas a
ser auditadas (interlocutores vlidos)
REUNIN INICIAL
Contenidos (cont.):
Aclarar que la Auditora es una muestra.
Arreglos logsticos.
Aclaracin de dudas.
Acordar horario de la reunin final.
Acordar visitas guiadas a las instalaciones
(si es necesario).
ENTREVISTAS
TCNICA DE PREGUNTAS
Las preguntas
Deben dirigirse a la informacin relevante
No deben sugerir respuestas
No deben contener expresividad o
implicancias emocionales
ENTREVISTAS
TCNICA DE PREGUNTAS
Incorpore las preguntas en la
conversacin.
No responda con preguntas.
Evite hacer un ejercicio de preguntas y
respuesta.
ENTREVISTAS
Tcnicas de preguntas:
Qu
Porqu
Cundo
Cmo
Dnde
Quin
Usar correctamente las preguntas:
Cerradas
Dirigidas
ENTREVISTAS
Los malos hbitos:
Prdida de atencin,
Preocupacin,
Sobre reaccin,
Interrumpir al auditado,
Escuchar sin mirar,
Escuchar slo lo que deseamos or.
El arte de escuchar:
Eliminar distracciones,
Prestar atencin al contenido,
Evitar juicios,
Programar tiempo adicional,
Buscar las clarificaciones.
RECOPILACIN DE EVIDENCIAS
RECOPILACIN DE EVIDENCIAS
Verificar lo expuesto durante las entrevistas.
Comunicar
al
auditado
las
No
Conformidades,
Determinar si las No Conformidades
constituyen casos aislados o si son
generalizadas,
Registrar las No Conformidades.
NO CONFORMIDADES
Qu es un No Conformidad ?...
No cumplimiento de un requisito del cliente
o de otras partes interesadas.
Requisito: necesidad o expectativa establecida o
implcita.
Requisito legal o regulatorio
el
la
NO CONFORMIDADES
HALLAZGO DE LA AUDITORA
Para que un hallazgo se defina como NC se
requieren 2 condiciones mnimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
REUNIN FINAL
Agradecimientos
Objetivos y alcance de la Auditora
Aclarar que la Auditora fue una muestra
No conformidades presentadas por cada auditor
Conclusiones:
Existe un SGC?
Est implementando?
Es eficaz?
Acordar fechas de verificacin de acciones
correctivas
Aclaracin de dudas.
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- REALIZACION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
INFORME DE AUDITORA
rea auditada
Lugar y fecha
Equipo de auditora
Participantes
Documentacin aplicable
Objetivo y alcance
Resumen de los resultados
Comentarios sobre las No Conformidades
Conclusiones y recomendaciones
INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDO
1. Dnde se detect
2. Cul es el hecho o hallazgo (evidencia objetiva)
3. Requisito no cumplido (siempre debe incluir el de
norma)
4. Porqu es una NC (explicacin de la NC)
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- REALIZACION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
1- Terminacion de la auditoria.
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- REALIZACION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
1- Seguimientos.
(si se especifica en el plan de la
auditoria)
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
Programa Anual
1- INICIACION
2- PREPARACION
Notificacin y agenda
Lista de verificacin
Plan de la Auditoria)
Informe de Auditoria
Reporte Final
3- REALIZACION
4- INFORME
5- FINALIZACION
6- SEGUIMIENTO
4)
5)
6)
7)
8)
9)
Anexo B (informativo)
Gua adicional para auditores en la planificacin y
realizacin de auditoras.
Una orientacin ms
prctica, de un modelo
frecuentemente dado en
cursos de formacin de
auditores
internos
o
auditores lderes.
Interaccin
humana
Sin interaccin
humana
Realizacin de entrevistas.
Llenado de listas de verificacin y
cuestionarios con la participacin del
auditado
Revisin de documentos con la
participacin del auditado.
Remota
Observacin
del
trabajo
desempeado
Visita al sitio.
Va medios de comunicacin:
Realizacin de entrevistas.
Llenado de listas de verificacin y
cuestionarios
Revisin de documentos con la
participacin del auditado.
Revisin de documentos.
Observacin del trabajo desarrollado
va medios de supervisin.
Las actividades en sitio de la auditora se realizan en las instalaciones del auditado. Las actividades
remotas de la auditora se realizan en cualquier lugar fuera de las instalaciones del auditado,
independientemente de la distancia.
Las actividades interactivas de la auditora involucran la interaccin entre el personal del auditado y
el equipo auditor. Las actividades no interactivas de la auditora no involucra la interaccin humana
con las personas que se auditan pero si involucra interaccin con equipo, instalaciones y
documentacin.
ANALISIS DE LA NORMA
ISO 9001:2008
Entradas
PROCESO
Conjunto de actividades
Insumos
interrelacionadas o que
Equipos
interactan
Mtodos
Infraestructura
Personal, etc.
Eficacia: Capacidad
para alcanzar
resultados deseados
Salidas
CLIENTES
Productos
Servicios
Informacin
Requisitos
Requisitos
H
Entrada D
Entrada A
Salida D
Proceso D
Proceso A
A
Cliente
externo
Entrada C
V H
V H
Cliente
Salida C
Entrada F
Interno
Salida E
Cliente
externo
V H
V H
Proceso B
V H
Proceso E
Proceso C
Entrada B
Entrada E
Salida F
Proceso F
A
V H
Cliente
Interno
Retroalimentacin
Norma Internacional
ISO 19011:2011
por su atencin
Gracias