PMA-06-01

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
INTERNAS Y EXTERNAS

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Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

Cargo: RMA
Fecha: 25-09-2003

Cargo: RMA
Fecha: 25-09-2003

Cargo: ALCALDE
Fecha: 25-09-2003

NDICE

0. HISTRICO DE REVISIONES
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. GENERAL
4. DESARROLLO
5. REGISTROS
6. FORMATOS

COPIA CONTROLADA: S NO N
ASIGNADA A:

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
INTERNAS Y EXTERNAS

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0.-HISTRICO DE REVISIONES
Las revisiones realizadas de este procedimiento, las fechas y las causas son las
siguientes:
NM. REV.

FECHA

MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA EDICIN ANTERIOR

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INTERNAS Y EXTERNAS

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1.- OBJETO
El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las
responsabilidades para asegurar la correcta comunicacin interna en materia
medioambiental en el Ayuntamiento de Ribadeo, as como regular y asegurar la
comunicacin externa entre el Ayuntamiento y terceras partes en materia
medioambiental.

2.- ALCANCE
Es de aplicacin a todo el personal y a todas las actividades del Ayuntamiento de
Ribadeo, que estn dentro del alcance del Sistema.
Alcanza las actividades relacionadas con:
Comunicar la poltica, los objetivos y las metas medioambientales, as como
informar sobre la evolucin del comportamiento medioambiental del Ayuntamiento
a todo el personal.
Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas
a la gestin medioambiental.
Comunicar los resultados de carcter general de las auditoras y revisiones del
sistema de gestin a todas las personas implicadas.
Dar a conocer la poltica medioambiental y los aspectos ms relevantes del
sistema de gestin al exterior, as como recibir y responder a las preocupaciones
de todas las partes interesadas externas.
Queda expresamente fuera del alcance del presente procedimiento, las
comunicaciones que el Ayuntamiento de Ribadeo establezca con la Administracin
Central o Autonmica de carcter rutinario.

3.- GENERAL
3.1. Definiciones
Comunicacin interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a los departamentos, reas o servicios de los cuales consta
el Ayuntamiento.
Comunicacin externa: Por exclusin, aquella que no sea interna. Estas
comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc. con carcter
medioambiental.
Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones
medioambientales del Ayuntamiento de Ribadeo, tanto externo como interno a la
organizacin y que tienen un inters en el desempeo o xito de sta.

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3.2. Referencias
Sern de referencia los documentos siguientes:
Reglamento (CEE) 761/2001, que permite que las organizaciones se adhieran
a un sistema comunitario de gestin y auditoras medioambientales.
UNE 150009 EX Gua para la aplicacin de la Norma UNE-EN ISO
14.001:1996 a Entidades Locales.
Norma UNE-EN-ISO 14001.
Manual de Gestin Medioambiental.

4.- DESARROLLO
4.1.-Comunicaciones internas (C.I.).
C.I. Descendentes: Por parte de cualquier departamento, rea o servicio del
Ayuntamiento, se establecern las C.I. medioambientales que se estimen
convenientes. Los canales de comunicacin sern tales que aseguren que el
destinatario recibe la comunicacin emitida por el remitente.
C.I Ascendentes: El personal del Ayuntamiento de Ribadeo que desee
comunicarse con un estamento superior de la misma, dispondr de los medios y
canales necesarios para ello: boletines de empresa, buzn de sugerencia y/u
otros. Cuando la comunicacin sea dirigida a una persona en concreto, se
seguir obligatoriamente la cadena jerrquica. Todas las comunicaciones
internas relevantes (desde el punto de vista del receptor) sern obligatoriamente
contestadas.
Para la comunicacin de la Poltica Medioambiental, el Ayuntamiento distribuir una
copia de la misma a todo el personal del mismo, que se entregar con la nmina o con
el contrato en caso de incorporacin de personal nuevo.
Los canales de comunicacin existentes en el Ayuntamiento sern los siguientes:
Correo ordinario (entrada y salida).
Correo interno (entrada y salida).
Correo electrnico.
Fax.
Orales.
Buzones de sugerencias.
Las comunicaciones internas se registrarn de acuerdo con el formato F-01/PMA-0601, o bien se archivar una copia de la original junto con la respuesta.
Estos canales de comunicacin sern utilizados para recoger las preocupaciones del
personal en cuanto al comportamiento medioambiental de la entidad local y el sistema
de gestin medioambiental adoptado.

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Respecto al correo electrnico, estas comunicaciones no se registrarn, quedando

archivadas en formato digital.
Est informacin ser analizada mensualmente por el Responsable de Medio
Ambiente (RMA), que contestar de forma particular al interesado, si procede, y/o la
dar a conocer al personal que considere oportuno a travs del correo electrnico. El
RMA es el responsable a su vez de transmitir toda esta informacin al Concejal de
Medio Ambiente a travs de informes, con el objeto de que la opinin del personal sea
tenida en cuenta en las revisiones del sistema.
4.2.-

Comunicaciones externas (C.E.).

El Alcalde, con el fin de hacer pblico su compromiso con el medio ambiente, difundir
la poltica de gestin medioambiental del Ayuntamiento, ponindola a disposicin del
pblico en el tabln de anuncios del mismo.
Por su parte, el Concejal de Medio Ambiente difundir cualquier cuestin de carcter
medioambiental que considere relevante y pueda impulsar la gestin medioambiental
en su mbito de influencia. Para ello podr utilizar los siguientes canales:
comunicaciones directas, participacin en foros, publicacin de artculos en prensa y
revistas o medios de comunicacin en general. Estas mismas vas podrn ser
utilizadas para responder a cualquier cuestin de carcter medioambiental general
planteada por otras administraciones, ciudadanos, proveedores, etc.
Los aspectos ambientales derivados de comunicaciones externas informales sern
controlados por el RMA del Ayuntamiento.
Las peticiones de informacin ambiental as como todo tipo de denuncias, quejas,
reclamaciones, etc. pueden ir dirigidas al Ayuntamiento (mediante telfono, fax, o por
correo) con carcter general o a diferentes tcnicos con carcter particular, como
pueden ser el RMA, el Ingeniero Municipal, etc., en funcin de su naturaleza; en este
caso las peticiones sern analizadas por el tcnico que las haya recibido. Cuando
vayan dirigidas al Ayuntamiento en general, la persona que recibe la comunicacin la
pondr en conocimiento del RMA.
Cuando merezcan respuesta, el RMA correspondiente emitir comunicado de
respuesta en base a su procedimiento interno.
El RMA que recibe la peticin, denuncia o queja llevar un registro de tales
cuestiones, donde dejar constancia de la respuesta, y, en caso que se estime
necesario, se utilizar la ficha recogida de acuerdo con el formato F-01/PMA-06-01.

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5.- REGISTROS
DOCUMENTO

ARCHIVO

PERSONA

TIEMPO

Comunicados internos

rea medio
ambiente

RMA

3 aos

Comunicados externos

rea medio
ambiente

RMA

3 aos

F-01/PMA-06-01
FICHA DE COMUNICACIONES

FICHA DE COMUNICACIONES
EXTERNA

INTERNA

CENTRO:
RECEPTOR:
FECHA:
PROCEDENCIA:

FORMATO:
EXTRACTO DE LA COMUNICACIN:

EVALUACIN Y RESPUESTA
SERVICIO/DEPARTAMENTO IMPLICADOS:

CALIFICACIN:

CONTENIDO RESPUESTA:

FORMATO:

FECHA:
ACCIONES EMPRENDIDAS / OBSERVACIONES:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

FIRMA:

FECHA:

Edicin: 0

NM. FICHA

RECEPCIN
COMUNICACIN:

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