Unidad 1- Introduccin y Planeacin de Proyectos

Clase 1 - Qu es un proyecto?

Introduccin a la Gestin de Proyectos

Vamos a comenzar por lo elemental y por el objeto de estudio del programa: el
proyecto. Podrs haber ledo o escuchado muchas acepciones frente a este
concepto; sin embargo, en esta lectura queremos presentar una definicin muy
sencilla con la que queremos partir. Este documento, entonces, ofrece una
concepcin propedutica sobre lo que significa proyecto y cmo puede ser
entendido a la luz de la praxis.

Qu es un proyecto?
Un proyecto se define como el esfuerzo
temporal para consolidar un producto o
servicio, u obtener resultados enfocados a
satisfacer una necesidad hallada dentro de un
pblico

objetivo.

Se

caracteriza

por

ser

realizado por personas, tener restriccin por

lmites de recursos, y ser segmentado por

Para administrar un proyecto deben

identificarse
los
requisitos
o
condiciones, establecer objetivos
claros y realizables, balancear las
variables que se entrelazan de
calidad, alcance y costo y, adecuar
las condiciones necesarias, segn las
expectativas e intereses.

procesos y subprocesos que necesitan ser

planeados, ejecutados y controlados.

De igual manera, un proyecto tiene un inicio y una finalizacin establecida. El

final se logra cuando se cumplen los objetivos o, en el ms negativo de los
casos, cuando sus propsitos no se cumplirn, no pueden ser cumplidos o
no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Sin embargo, el carcter
temporal no significa que es de corta duracin; se refiere a que debe cumplir un
ciclo de vida que proyecta un final.

Esa condicin temporal es esencial, puesto que si un proyecto se finaliza

despus de los plazos inicialmente estimados,

los recursos

fsicos,

econmicos y humanos continan invirtindose sin medida en esta causa, en

lugar de destinarse, quiz, a la consolidacin de oportunidades de negocio,
reingeniera

institucional

produccin.

Por

lo

tanto,

la extensin

adicional en tiempo menoscaba los beneficios de la empresa.

Por supuesto, el detrimento en utilidades o logros, impacta en la motivacin

del equipo de trabajo. La insatisfaccin que se genera entre los miembros de
una organizacin, al reconocer que su dedicacin en tiempo y esfuerzo a los
objetivos del proyecto no son suficientes o han sido en vano, disminuye su
productividad y genera una percepcin negativa de la organizacin; y esa
actitud se propaga y se transmite hacia otras personas o equipos.

De otra parte, los proyectos se conciben y ejecutan en todos los estamentos

de una organizacin. Pueden involucrar una sola persona o varias; una sola
unidad, o mltiples unidades. Sin embargo, a diferencia de las operaciones, que
son continuas o repetitivas, los proyectos, son nicos y, como decamos,
determinados por una temporalidad.

Es en este contexto en el que debe hacerse hincapi la necesidad de

comprender que los proyectos son esfuerzos diferentes a las operaciones. Si no
se parte de la aprehensin de esa diferencia, se presentan problemas en las
organizaciones, y lgicamente, fracasos en los proyectos.

Las tareas de un

proyecto requieren mayor rigurosidad en la planificacin que un trabajo de

rutina

Caractersticas de los proyectos

Como lo hemos advertido, los proyectos tienen en comn dos elementos

universales: temporalidad y planificacin rigurosa.
Sin embargo, podramos enumerar otras caractersticas en comn:
Responden a necesidades y requisitos: se
busca un propsito puntual, segn una
situacin identificada.

Los proyectos tienen en comn

dos
elementos
universales:
temporalidad
y
planificacin
rigurosa.

Se planifican, se ejecutan y se controlan: se piensan y se estructuran, se

llevan a cabo acciones y se verifican el cumplimiento de las mismas.
Deben gestionar variables tales como calidad, tiempo, presupuesto,
recursos y riesgo: la ejecucin de las tareas debe responder a criterios
de eficiencia, eficacia y efectividad, en un periodo determinado, con
una asignacin presupuestal y de recursos definidos, y con la previsin de
escenarios difciles o imprevistos.
En ese orden de ideas, podramos mencionar como ejemplos de proyectos las
siguientes situaciones:
Ir de vacaciones a Europa. Por qu? Responde a la necesidad de descanso
y esparcimiento, debe considerarse un itinerario y un plan de ahorro, y
adems, se debe estimar el nmero de personas que irn, la fecha y la mejor
opcin en relacin con el costo y el beneficio.
Disear un nuevo vehculo de transporte Por qu? Se trata del
desarrollo de un producto que atiende a las demandas del mercado y estima
un flujo de ventas para la marca. Debe considerarse un prototipo, un plan
de produccin y la concertacin con diferentes reas de la compaa. As
mismo, se determina un tiempo para cada una de las fases, los responsables,
3

el momento del lanzamiento, y se contemplan planes de contingencia frente

a variables macroeconmicas.
Una campaa poltica Por qu? Se trata del diseo de un discurso y
divulgacin de ideas que responden a necesidades que expresa la
sociedad. Deben estructurarse lneas de accin y emplear actividades
concretas que deben tener seguimiento constante. De igual manera, se debe
estimar un presupuesto y responder ante la ley por el destino de los recursos,
coordinar esfuerzos de personas e instituciones y plantear diferentes
escenarios posibles frente a los resultados que se registren tras las
votaciones.
Fusionar dos departamentos de una empresa. Por qu? Es un proceso
temporal que responde a necesidades concretas que podran ser reduccin
en costos de operaciones o mejorar eficacia en procedimientos. Requiere un
tiempo de sensibilizacin, integracin de procesos y redefinicin de
funciones, y debe hacerse un seguimiento a indicadores de gestin. Es
necesario invertir recursos, tiempo de los colaboradores y empleados, y
reorganizar la informacin, la gestin tecnolgica y la distribucin fsica. Por
supuesto, deben considerarse actitudes disidentes y algunas curvas de
aprendizaje variables, segn cada empleado.
Podemos concluir, entonces, que para administrar un proyecto deben
identificarse los requisitos o condiciones, establecer objetivos claros y
realizables, balancear las variables que se entrelazan
costo

y,

adecuar

de calidad, alcance y

las condiciones necesarias, segn las expectativas e

intereses.
Por supuesto, este ejercicio requiere la aplicacin de conocimientos y
habilidades, adems de herramientas y tcnicas en cada una de las actividades
que garanticen el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

La gestin del proyecto: costo, tiempo, objetivos, calidad, riesgo y

cliente
Todos los proyectos estn expuestos a diferentes
problemas y pueden fallar por diferentes razones.
Sin embargo, hay una serie de factores
comunes a casi todos ellos que deben
tenerse en cuenta, pues si no estn controlados
pueden provocar el fracaso.

La definicin de objetivos deber

incluir la filosofa general del
proyecto, su misin o los planes
estratgicos de la compaa de los
cuales ste se enmarca.

Una de las primeras tareas al abordar un proyecto ser la definicin clara de los
objetivos que se persiguen.

La definicin de objetivos

Habitualmente se hace una definicin de objetivos en casi todos los

proyectos, pero para que el proyecto funcione con xito, no basta con decir
vamos a abrir una franquicia en Colombia. Con esa escueta informacin ser
difcil ponerse manos a la obra para iniciar un proyecto.
La definicin de objetivos debe ser suficientemente concreta, lo ms clara
posible, y deber incluir la filosofa general del proyecto, su misin, o los planes
estratgicos de la compaa dentro de los cuales ste se enmarca.
Los objetivos deben servir de gua o de orientacin para la direccin del
proyecto, adems de ayudar al personal involucrado

enfocarse

en

sus

metas reales y en los resultados esperados.

Aunque los objetivos se deben fijar al inicio de la planificacin, la mejor manera
de definir eficazmente un objetivo para el director de proyecto es comenzar por
el final; es decir ubicarse mentalmente en el escenario que debera alcanzarse
5

para poder considerar que el proyecto ha sido un xito. Si existe una idea
clara y bien definida de la situacin a la que se quiere llegar, ser mucho ms
fcil planificar cmo conseguirla.
De otro lado, la definicin de objetivos tambin es til para comprobar en todo
momento la evolucin del proyecto y tener una idea clara de en qu momento
se ha alcanzado el xito.
Vemoslo con un ejemplo
Supongamos que en nuestra empresa el gasto de material de oficina por
empleado ha aumentado un 20% anual en los ltimos

aos.

Nos

encargan

que tomemos medidas al respecto; he aqu un nuevo proyecto.

Podramos pensar que no merece la pena dedicar demasiado tiempo a la
definicin del objetivo, ya que lo realmente importante es contener este gasto.
Podramos escribir algo as: Objetivo: Control del gasto en material de oficina.
Finalizado el ejercicio actual, vemos que ha habido un incremento del 10% en el
gasto de material de oficina por empleado. El proyecto ha tenido xito?
Habr quien diga que no, que un incremento en el
gasto es un fracaso; pero tambin habr quien
diga que s, ya que el incremento ha sido menor
que en ejercicios anteriores. Y adems, siendo
estrictos, como se ha guardado registro de cada
factura

semana

semana,

el

gasto

Los buenos objetivos son

claros, medibles, y
preferentemente cuantificables. Si
no son claros, es difcil asegurar
si el proyecto ha tenido xito.

est

controlado.

Cmo podramos haber definido el objetivo?

Los buenos objetivos son claros, medibles, y preferentemente cuantificables. Si
no son claros, es difcil asegurar si el proyecto ha tenido xito. Para
clarificar los objetivos puede ser til

definir

tres

conceptos: propsito,

resultados finales y criterio de xito.

En este caso, podramos haber definido el objetivo de la siguiente manera:
Propsito: evitar que el gasto de material de oficina por empleado siga
incrementndose segn la tendencia de los ltimos aos.
Resultado final: un informe que identifique las causas de estos
incrementos pasados y que presente las recomendaciones oportunas para
mantener el gasto en los niveles esperados.
Criterio de xito: el informe debe estar finalizado el 30 de junio . La
recomendacin debe permitir que el consumo de material de oficina por
empleado se reduzca al menos un 5%.
Con un objetivo definido de esa manera, no slo es ms evidente si se ha
alcanzado el xito o no, sino que adems, las personas involucradas en la
consecucin del objetivo tienen una meta ms clara sobre la cual trabajar.

Objetivos en la Gestin de Proyectos

Los procesos se podran calificar segn cinco caractersticas: calidad, velocidad,
fiabilidad, flexibilidad y costo.
En los proyectos ocurre lo mismo, con unas caractersticas particulares: pueden
ser considerados como procesos que se ejecutan una nica vez, por lo que el
grado de flexibilidad ser algo inherente.
7

De otro lado, la fiabilidad y velocidad pueden fundirse en una nica

caracterstica: tiempo. Es por esto que en la Gestin de Proyectos suele hablarse
de tres objetivos: costo, tiempo y calidad.

La jerarqua de objetivos

Los proyectos ms complejos suelen dividirse en proyectos menores o sub

proyectos. Los objetivos de cada sub proyecto debern estar relacionados con
el proyecto mayor. Lo mismo ocurre si se dividen los sub proyectos en
actividades menores, construyendo as una jerarqua de objetivos acorde con la
estructura del proyecto.

Costo

Aunque el dinero es un recurso flexible, en casi todos los proyectos existe un

presupuesto

global

fijado desde

el principio. Cuando se presupuesta un

proyecto medianamente grande es habitual dejar una partida especial para

imprevistos, como una reserva que permita pequeas variaciones en las
estimaciones de costos. Una tarea clave del gestor de proyectos es controlar
que los recursos no excedan del costo planificado.

Tiempo

El tiempo es un recurso totalmente inflexible. Un da

transcurrido

es

irrecuperable.

Aunque

algunas

actividades pueden ser acortadas, el tiempo total

de

un

proyecto

slo puede ser modificado

mediante redefinicin de objetivos. El control del

tiempo suele ser una de las tareas ms crticas en la

La calidad de un proyecto
depender no slo de la
conformidad del resultado final
a las especificaciones, sino
tambin de lo adecuadas que
sean las especificaciones en s
mismas.

gestin de proyectos.
8

Calidad

El resultado de un proyecto debe ajustarse al producto o servicio deseado; debe

funcionar tal y como se esperaba. La calidad de un proyecto depender no
slo de la conformidad del resultado final a las especificaciones, sino tambin
de lo adecuadas que sean las especificaciones en s mismas.
La importancia relativa de cada objetivo diferir segn sea la naturaleza del
proyecto. En un proyecto de investigacin que busca encontrar una vacuna
contra el cncer, donde la salud de los pacientes est en juego, se pondr un
nfasis especial en el objetivo de calidad; en proyectos a precio cerrado podra
ser primordial el costo; mientras que en un proyecto para la organizacin de un
evento, el tiempo es vital ya que la fecha de finalizacin inamovible.

Riesgo

La definicin del proyecto debe incorporar el anlisis de los factores de riesgo

del mismo, sea cual sea su naturaleza.
Con frecuencia se tiende asociar el riesgo de un proyecto con factores de ndole
tcnica o de programacin. Sin embargo, un anlisis amplio del riesgo debe
incorporar cualquier elemento que, mal gestionado, puede provocar que los
resultados del proyecto no se ajusten a las expectativas en tiempo, calidad y
costo.
En este sentido, los factores de riesgo deben acotarse
desde el principio, en la fase de definicin, para poder
tomar las cautelas pertinentes en la propia estructura
del proyecto, en los puntos y criterios de validacin de

Puede haber proyectos que

aparentemente sean un xito
y sin embargo no han llevado
a cabo lo que realmente
necesitaba el cliente.

su avance y en su planificacin.

Cliente

La definicin de objetivos requiere en muchos casos un periodo largo de

contacto con el cliente. El entendimiento de sus necesidades no es un asunto
trivial; en muchos casos es crtico.
Puede haber proyectos que aparentemente sean un xito y sin embargo no han
llevado a cabo lo que realmente necesitaba el cliente.

Resumen

Todo el proceso hasta aqu apuntado, desde que surge la idea hasta que se
ultima el diseo del proyecto, podra quedar resumido en el siguiente grfico:

Figura 1

10

Alcance, estrategia, especificaciones, fases e hitos del proyecto

Los objetivos del proyecto se concretan en la definicin del alcance, donde se
estructura el proyecto en todas sus partes. Sin ello, no puede pasarse a la fase
de planificacin. Una mala definicin del alcance es una garanta de fracaso.

Definicin del alcance

Una vez definido el objetivo del proyecto, ser necesario dar un paso ms, y
concretar su alcance. La definicin del alcance significa:

Identificar las partes del proyecto

Establecer los lmites de cada una de ellas
El contenido de trabajo que se le asigna
Definir el resultado esperado.
La definicin del alcance de un proyecto, o de cada uno de sus captulos,
depender de la naturaleza de las actividades a realizar, pero en general incluir
esos conceptos.
En proyectos de gran envergadura es necesario dividir el conjunto en sub
proyectos de menor complejidad y de ms fcil manejo. As mismo, en
muchos proyectos, en el alcance se especifica tambin lo que el proyecto no
incluye.
Cada una de las partes definidas en el alcance corresponder a un grupo de
trabajo,

interno

subcontratado,

con

responsabilidades

delimitadas,

asignacin de recursos y un objetivo, que como vimos, se englobar dentro de

la jerarqua del proyecto de acuerdo con el objetivo general.
11

En el caso de contratacin externa, adems habr que tener en cuenta los

aspectos comerciales o legales de su relacin con la organizacin que
gestiona el proyecto y el cliente.
Ejemplo
Si analizamos el caso de la franquicia en Colombia de la cadena de comidas
rpidas, se podran delimitar las siguientes partes: anlisis de mercado,
estrategia de distribucin, construccin de sucursales, contratacin de agencia
de publicidad, suministro de material de merchandising, entre otros.
De cada una de ellas, (aqu se analiza la primera, el
anlisis de mercado) deberan considerarse los
siguientes aspectos:

En proyectos de gran
envergadura es necesario
dividir el conjunto en sub
proyectos de menor
complejidad y de ms fcil
manejo.

Una definicin de la relacin con el resto del proyecto: estudio de

mercado para identificar clientes potenciales afines a la nueva franquicia
de comidas rpidas.

El tiempo del proyecto involucrado: el estudio de mercado tomar tres

meses. El inicio de las encuestas ser antes del 1 de abril, y el anlisis
cualitativo y cuantitativo se presentar el 1 de julio.

Las partes involucradas: deber coordinarse con el departamento de

relaciones industriales y mercadeo

Los recursos a utilizar: se contratar a una firma encuestadora y el

seguimiento lo har el departamento de mercadeo.

Las responsabilidades del contratista: deber practicar una encuesta de

hbitos de consumo en comidas rpidas en personas de 18 a 40 aos de
estratos 3 a 5, que vivan en las 5 ciudades ms importantes del pas. Los
resultados deber presentarlos ante la junta directiva de la empresa.

Normas a aplicar: La encuesta debe cumplir con los estndares definidos

en la poltica de calidad de la compaa.
12

El alcance del proyecto se formaliza en sus especificaciones, en la forma de

informacin escrita que se acompaa de la informacin grfica que se considere
necesaria.

Estas

especificaciones

se

suelen

escribir

antes

de

que empiece el

proyecto, pero con frecuencia es necesario hacer cambios al alcance definido

inicialmente, especialmente si el proyecto tiene alto nivel de incertidumbre.
Incluso ocurre con frecuencia que no se puede determinar la mejor manera de
hacer las cosas hasta que el trabajo est comenzado. En estos casos es
imprescindible contar con una retroalimentacin fluida.
Pueden producirse cambios internos o externos.
Los cambios internos son resultado de una decisin de la direccin de proyecto
por hacer las cosas de otra manera. Es posible que se decida cambiar un
material por otro que no estaba disponible al escribir las especificaciones.
En este caso, por ejemplo, antes de autorizar el cambio ser necesario llegar a
un acuerdo con el proveedor y con el cliente, para que sea aceptado.
De otra parte, los cambios externos son
frecuentes en proyectos largos. En general se
deben a decisiones del cliente, ya que con el
tiempo

han

podido

evolucionar

sus

necesidades, o las caractersticas del entorno.

En general, en estos casos la direccin del

En muchos proyectos puede ser

una buena idea realizar un
prototipo inicial para hacer
pruebas. Esto minimiza el riesgo
de vuelta atrs que puede ser
muy costo en tiempo y dinero.

proyecto puede solicitar un incremento al

presupuesto, cosa que no es tan evidente si el
cambio es interno.

13

Es importante mantener una contabilidad rigurosa en estas circunstancias, ya

que una decisin de cambio no presupuestada correctamente podra afectar a
la rentabilidad del proyecto.

La definicin de la estrategia

El siguiente paso necesario antes de abordar la planificacin detallada del

proyecto, es la definicin de la estrategia, que implica la divisin del proyecto
en fases e hitos (momentos cruciales en el desarrollo del proyecto).
La definicin de la estrategia consiste en especificar de una manera

amplia

cmo se van a alcanzar los resultados objetivos.

En general, se basa en hacer una divisin temporal del proyecto en fases
(imprescindible en proyectos especialmente largos y complejos).

Fases del proyecto

Las fases son agrupaciones de actividades en el tiempo. Es posible que exista
cierto solapamiento temporal entre las distintas fases y en casi todos los casos
existir cierta interaccin entre ellas.
Sin embargo, en un proyecto de desarrollo, por ejemplo, las fases podran ser
las siguientes:

Definicin de especificaciones: en esta fase se estudian las

necesidades o los deseos de los clientes y se dibujan las especificaciones
del producto.
Diseo: se disea el sistema o producto y se definen las especificaciones
concretas de los subsistemas o subproductos.
14

Implementacin: se desarrollan los mdulos concretos o componentes

de los sistemas y se ponen en marcha.
Pruebas parciales: se prueban los resultados de la fase anterior
comprobando
que
todos
los
componentes
cumplen sus
especificaciones.
Integracin y pruebas globales: se integran los distintos componentes
y se realizan las pruebas de subsistemas y sistema final.
Entrega: se entrega el producto al cliente y se le da la informacin o
formacin necesaria para su utilizacin.

En este momento se toman decisiones estratgicas importantes. Por ejemplo,

en muchos proyectos puede ser una buena idea realizar un prototipo inicial
para hacer pruebas. Esto minimiza el riesgo de vuelta atrs que puede ser
muy costoso en tiempo y dinero.
Como puede verse, no existe una sucesin temporal estricta entre las fases, no
empieza una justo en el momento en que termina otra. Es posible que parte
del proyecto se encuentre en fase de implementacin, mientras que se estn
haciendo pruebas con otra parte, y adems, el resultado de esas pruebas
puede hacer que sea necesaria una nueva implementacin o incluso a un nuevo
diseo.
Sin embargo, esta definicin en fases simplifica considerablemente

la

definicin del proyecto, y facilita el trabajo de especificaciones. Ser ms

fcil definir cmo y cundo se debe realizar una prueba de integracin que dar
especificaciones concretas para el proyecto de desarrollo en su conjunto.

Definicin de hitos

Entre tanto, al contemplar la estrategia se suelen definir hitos: instantes

puntuales en la vida del proyecto con especial relevancia.
15

Los hitos pueden servir para delimitar fases o tareas y adems suelen ser
momentos cruciales de revisin del progreso del proyecto, de especificaciones
de tiempo, de costo o de calidad.
No es necesario en este momento fijar el
momento justo en el que se espera un hito
importante, pero si es bueno definirlos.
Por qu es necesario definir los hitos del

Colocar algunos hitos en el

plan del proyecto o el
cronograma como seal que
nos indica que llegamos a un
punto importante en el
cumplimiento del proyecto.

proyecto?, Los hitos nos permiten conocer el

estado del proyecto es decir los avances, es
un punto en un momento especifico del proyecto. Determinado por tiempos
de ejecucin para las actividades que se plantearon para el desarrollo del
proyecto, dando la posibilidad de identificar si existe algn desfase
cronolgicamente hablando en la ejecucin de las actividades.
Los hitos permiten controlar la ejecucin de un proyecto. Cuando Pedro est
cumpliendo su sueo de tener casa propia les comenta a sus familiares que el
lunes completaron los cimientos, la prxima semana terminan de colocar los
pisos y ventanas, etc., se est refiriendo a hitos y NO al cronograma.

Colocar algunos hitos en el plan del proyecto o el cronograma como

seal

que nos indica que llegamos a un punto importante en el cumplimiento

del proyecto.
Suele ocurrir que en algunos casos solo les interese los hitos a las personas que
revisan en qu estado se encuentra el proyecto, pero es necesario que los
miembros del proyecto identifiquen donde estn estos hitos y lleven un
control de ellos.
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