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de communication
Production
Initi par le Centre St-Pierre en collaboration avec la Puce, ressource
informatique de Montral en 2004, le projet Concevoir son plan de
communication, une autoformation assiste a t rendu possible grce la
contribution financire du Secrtariat laction communautaire autonome
et aux initiatives sociales (SACAIS).
Prsent lorigine sous la forme dun CD-ROM, le contenu a t rvis et
il est maintenant disponible en format PDF.
Coordination de projet et ralisation : Alain Villemure
Direction technique : Alain Robert
Programmation : Lotfi Mouzai
Rdaction du contenu : Claude Champagne
Rvision : Marielle Rache
Graphisme : Julye Maynard
Direction de projet : Suzanne Leroux
Exercice 1
Trucs et astuces
Trucs et astuces
chapitre
7
10
11
Trucs et astuces
Trucs et astuces
13
13
Exercice 1-1
Exercice 1-2 a
Exercice 1-2 b
14
14
14
chapitre
15
Trucs et astuces
20
Exercice 2-1
Exercice 2-2
Exercice 2-3
21
21
22
chapitre
23
Trucs et astuces
Trucs et astuces
28
29
Exercice 3-1
Exercice 3-2
30
34
37
Trucs et astuces
Trucs et astuces
39
39
Exercice 4-1
Formulaire exercice 4-1
40
41
42
48
48
49
Trucs et astuces
52
Exercice 6-1
Formulaire exercice 6-1
55
55
chapitre
Trucs et astuces
57
58
Introduction la matire
cette tape, vous nen ntes pas encore rdiger le plan de communication. Ce chapitre
se veut un complment dinformation vous permettant de bien comprendre le rle
primordial des communications et de constater comment elles peuvent devenir un levier
stratgique de dveloppement. Consquemment, vous aurez dcider si votre organisation a vraiment besoin dun plan de communication.
Objectif gnral
Reconnatre en quoi la communication est un
moteur de dveloppement pour lorganisation
Objectifs spcifiques
Identifier les motifs qui guident votre
organisation vouloir produire un plan de
communication
Avoir un aperu des lments constitutifs du
plan de communication
valuer si votre organisation a besoin dun
plan de communication
La communication, cest quoi?
Avant dentreprendre la conception de votre plan
de communication, il est important de comprendre
ce quest la communication, quel est son rle, o
sexerce-t-elle, bref, de la nommer et de la situer.
Sans faire linventaire des thories de la communication, nous dirons que lacte de communiquer est
propre tous et toutes. Que ce soit un individu ou
un organisme, si vous existez, vous communiquez!
Les crits sur le sujet font tous tat dun metteur et dun rcepteur, dun message et dun canal
(de diffusion), dun but ou dun effet recherch. Si
vous analysez ce qui se passe entre deux personnes lorsquelles parlent ensemble, vous verrez que
leur action de communiquer se retrouve lintrieur de ces cinq lments.
Pourquoi communiquer?
f f Exercice 1
Lorsquon pose la question Pourquoi communiquer?, la rponse se trouve souvent dans les
intentions. Cest toujours le but ou les effets
recherchs qui nous poussent communiquer.
Encore ici, les vises peuvent prendre plusieurs
formes. Ne serait-ce que pour donner vie une
ide, celle-ci doit tre communique.
Pas de ralit sans communication. Pour donner
une visibilit publique une activit, une ide,
un produit, il ne suffit plus que ces lments existent, il faut quils soient connus. Le mdicament le
plus miraculeux nexiste pas sil nest pas connu et
distribu. Une ide qui nest pas partage na pas
de ralit, ne produit aucun effet.
Il peut y avoir plusieurs faons, pour votre organisation, de diffuser ses messages. Ces derniers peuvent aussi varier en fonction de vos intentions, et
ces mmes intentions peuvent, elles aussi, varier
en fonction du contexte dans lequel elles sexpriment. Bref, lagencement des actions de communication peut tre complexe, mais, rassurez-vous,
jamais vraiment compliqu.
La communication: un levier
stratgique de dveloppement
la lumire de ces motifs et intentions, vous comprenez pourquoi la communication peut jouer un
rle de levier stratgique et de moteur de dveloppement pour votre organisation. Les actions
de communication tmoignent de la vitalit de
toute organisation et vous permettent d'entretenir des relations avec les autres acteurs de votre
territoire. Nous toucherons cet aspect en dtail
dans un chapitre ultrieur.
En nous basant sur les caractristiques des organismes communautaires, nous constatons que les
communications sinscrivent avantageusement
Trucs et
astuces
l'inverse, un organisme qui se dote d'une planification stratgique et d'une rflexion l'interne
pour mieux ractualiser sa mission et remettre en
question certaines activits ne doit pas ngliger
de desservir les clientles habituelles et poursuivre
la promotion de ses activits et services. Sinon, on
finira par croire que la cl est dj dans la porte et
que l'organisme n'existe plus.
Les composantes du plan de communication incluent donc des tapes et des lments qui ont
trait :
Un plan de communication,
cest quoi?
1 Jobidon Gilles, Les dessous affriolants de Gai coute, Le reflet, juin 1998,
page 5.
Il permet aussi :
d'aider l'administration fixer des orientations
et prendre des dcisions qui correspondent
la ralit des publics viss;
de grer l'image de l'organisation afin que les
publics viss aient une vision cohrente et
une apprciation plus juste de ses activits et
propos;
de coordonner l'ensemble des activits de
communication internes et externes.
Selon Bernard Dagenais3, le plan de communication permet de rpondre aux quatre questions
suivantes :
quelle est la situation actuelle?
Trucs et
astuces
cette tape-ci, vous pouvez vrifier si votre
organisation souhaite seulement un plan de
promotion/marketing pour un vnement ou un
produit particulier. Est-ce vraiment dun plan de
communication dont elle a besoin? Sentend-on
sur les termes? Si oui, vous pouvez poursuivre
la dmarche avec un mandat clair.
Vous voici rendu au chapitre 1. Il constitue le premier chapitre dune srie de six au terme desquels
vous aurez votre plan de communication.
En rsum
chapitre
Objectif gnral
Cerner lidentit et les caractristiques de
lorganisation.
Objectifs spcifiques
Comprendre des notions de base sur l'image
(relle et perue) d'un organisme;
Reconnatre les composantes de l'image de
votre organisation;
Connatre limage perue de lorganisation.
L'image de l'organisme
Limage de l'organisation c'est, d'abord et avant
tout, ce qui traduit sa personnalit : sa mission,
ses objectifs, ses valeurs, ce quelle fait, produit et
ralise, ses dossiers et ses prises de position publiques, ses reprsentantEs, ses employEs et ses
bnvoles, ses usagers, sa situation gographique,
l'allure de son sige social. Par ses actions, lorganisation donne une forme concrte sa mission, ses
objectifs, sa vision et ses valeurs. Elle exprime davantage son identit. Cette affirmation est vraie,
mais en partie seulement.
Limage dun organisme, cest aussi ce que les gens
en pensent, cest sa rputation. Cest lensemble
des reprsentations, tant affectives que rationnelles, quun individu ou un groupe dindividus
associent ( tort ou raison) un organisme, un
groupe ou un service. La perception quont les
gens de lorganisation est aussi une constituante
de son identit. Nous sommes tout ce que les
autres peroivent de nous.
sonnes vhiculent cette perception bien subjective, connotation positive ou ngative, auprs
d'autres publics, dformant ou traduisant en
mieux ou en mal ce qui fait notre rputation. Pour
toutes sortes de raisons, bonnes ou moins bonnes,
il y a des carts entre ce que les gens pensent
de notre organisme et ce que lon veut dgager
comme image.
En rsum, limage perue, c'est ce que les publics
pensent de nous, en bien et en moins bien. Celleci comporte une connotation positive et ngative.
Elle peut avoir une connotation diffrente, tout
dpendant qui l'on sadresse.
Tout bon relationniste ou agent d'information a
donc comme dfi, dans les actions de communication poses, de diminuer lcart entre limage
relle et limage perue. Son but ultime est de
diminuer l'cart entre ce que l'organisme veut
vhiculer comme personnalit et l'image que s'en
fait le public. En d'autres termes, le dfi, c'est de
paratre ce qu'on est et de bien faire connatre ou
comprendre les objectifs viss par l'organisation.
Vous pouvez passer maintenant aux exercices suivants:
1-2 a) Mini-sondage ou mini-enqute de notorit
auprs de la population (image perue) et 1-2 b)
Portrait de vos forces et de vos faiblesses.
Qualits de l'image
Afin qu'elle corresponde le plus fidlement ce
qu'est et fait rellement l'organisme, l'image de
celui-ci doit possder les qualits suivantes:
Cohrente : elle doit correspondre la situation
relle de l'organisme et non la situation
souhaite.
Claire et efficace : elle est facilement
comprhensible et s'avre d'une simplicit
dsarmante. Elle est efficace, car elle n'exige
pas toute une recherche pour tre bien saisie.
Un seul coup d'il suffit pour la capter et
la ressentir. Vos collgues, vos employs,
vos membres, vos partenaires, vos bailleurs
de fond, vos publics viss doivent pouvoir
comprendre rapidement et clairement
Trucs et astuces
nom adjectif verbe
Faites un remue-mninges en petit groupe de 7 8 personnes. Cet
exercice de crativit peut aussi se faire avec un groupe de 25 50
personnes, divis en ateliers. Peu importe sa taille, il faut absolument quil soit compos de membres diversifis et reprsentatifs
de lorganisme: membre du conseil dadministration, membre de la
direction, employE, usager ou utilisateur, fondateur-trice, ancien
membre ou client, alliE ou partenaire.
Demandez aux membres prsents de cerner la personnalit de votre
organisme:
Et ensuite
L'image relle de l'organisme ne dpend pas seulement de ce que nous faisons, mais aussi du lieu
partir duquel il tente de rayonner. La bonne
ou mauvaise rputation du milieu o il se trouve
ancr influence indirectement celle de l'organisme. Ce dernier ne fait-il pas partie de ce que
l'on appelle le capital social du milieu? L'image
relle correspond aussi au profil du territoire ou
de la communaut sur lequel et dans laquelle ses
actions se dploient, avec tout un rseau de partenaires, de fournisseurs, d'allis et de ressources
complmentaires, d'adversaires et de comptiteurs qui lui font concurrence.
Trucs et astuces
mon organisme est une personne (un homme ou une femme avec
ses dfauts et ses qualits)
Exigez des participantEs du groupe, dj constitu pour le Trucs et astuces prcdent, de vous
dresser dune autre faon un portrait de lorganisme. Demandez-leur si celui-ci serait mieux
reprsent par les traits ou la personnalit dune femme ou dun homme.
Dessinez ensuite un bonhomme, qui pourrait autant incarner un homme ou une femme, incluant
une tte, un cur, des pieds et des mains. Invitez ensuite chaque participantE attribuer individuellement une qualit et un dfaut pour chacune des parties de ce corps.
De retour en groupe, partagez les termes trouvs et identifiez ceux qui font consensus. Notez-les.
f f Exercice 1-1
f f Exercice 1-2 a
chapitre
Objectif gnral
Qu'on le veuille ou non, toute organisation sidentifie ou est dj identifie en fonction notamment
des caractristiques du territoire sur lequel elle
intervient. Par exemple, votre milieu est-il reconnu
comme tant pauvre ou riche, mobilis, dynamique,
entrepreneur ou, au contraire, ennuyant, o il n'y
a rien faire, dvitalis, que les jeunes quittent?
En outre, linfluence et la nature des actions dune
organisation seront diffrentes si celle-ci se situe
dans un milieu urbain ou un milieu rural, si les
membres de sa communaut sont locataires ou
propritaires, dpendant du cadre bti existant
(incluant la prsence ou non de lieux publics rassembleurs), etc.
Objectifs spcifiques
Identifier les publics cibles de lorganisation;
Cerner les caractristiques sociales,
gographiques, politiques et culturelles
propres au territoire et vos publics cibles;
Nommer les allis et les partenaires,
les adversaires et les concurrents de
lorganisation;
Connatre davantage limage perue par vos
publics cibles prioritaires.
Quand il s'agit de communiquer, une organisation
ne peut le faire en se positionnant seulement
partir de ses besoins et de ses objectifs propres. Il
ne suffit pas d'avoir une volont de communiquer
et de se doter de moyens pour y arriver. Il faut aussi
se proccuper des besoins et des proccupations
des destinataires de vos messages, d'ailleurs beaucoup plus nombreux que vos membres actuels ou
des gens qui adhrent dj votre cause, votre raison d'tre. L'analyse du milieu environnant et du
contexte dans lequel votre organisme est ancr et
se dploie s'avre donc d'une premire ncessit.
Plusieurs termes, aux multiples nuances, sont utiliss pour dsigner des notions comme le territoire
ou la communaut. Nous n'avons retenu que les
noncs pertinents ayant trait au domaine de la
communication.
Milieu : Entourage physique et psychologique
dune personne. Milieu gographique. Groupe, milieu social dans lequel vit et volue une personne,
un organisme. Ensemble des personnes appartenant une classe ou un domaine particulier. Exemples : milieux municipal, scolaire, communautaire,
populaire, artistique, scientifique, culturel, politique, celui de la sant et des services sociaux, du
dveloppement social ou local, de l'ducation
populaire ou celui de l'ducation des adultes, etc.
Communaut : Groupe social caractris par
le fait de vivre ensemble, de possder des biens
communs, d'avoir des intrts, un but commun.
Unit sociale restreinte, vivant en conomie partiellement ferme sur un territoire dont elle tire
l'essentiel de sa subsistance.
lieu
(territoire, o)
communaut
(publics auxquels
lon sadresse)
Lopinion publique
Lopinion publique est de nature ambigu et subtile.
Sa base est enracine et cristallise dans un systme
de croyances collectives et individuelles qui voluent avec lactualit. Il y a 100 ans, lopinion publique tait uniquement influence par les rseaux
familial et social de lindividu. Aujourdhui, les
mdias, les milieux de travail et les groupes bien
organiss influencent lopinion publique par des
pressions sociales qui rendent l'opinion publique
instable, mouvante et fort complexe.
Comme le disait Albert Einstein, le clbre physicien: Il est plus difficile de dsagrger un prjug qu'un atome. Les prjugs viennent toujours
parasiter la communication et provoquent une
forme de bruit ou d'interfrence la transmission
fluide du message, un point tel que certains
vont mme jusqu' parler du poignard des prjugs,
ceux-ci pouvant tre dvastateurs et miner une
bonne rputation.
Il faut savoir que toute communication implique
un processus et que le public est, bien souvent,
trs rfractaire au changement. Il est plus facile
de pratiquer une politique d'information qu'une
politique de changement.
changement
communication
(dialogue)
information
Cette figure illustre quel point le degr de difficult augmente la pointe de la pyramide.
7 Si ces usagers et ces utilisateurs frquentent rgulirement votre organisme et s'y impliquent au point d'tre des membres assidus, des bnvoles et
des membres de votre conseil d'administration, ce sont ces statuts qui vous
amneront les considrer comme faisant partie de votre public interne.
Publics externes
EmployEs
Pigistes
Membres du conseil dadministration
(incluant des partenaires)
Parrains et marraines de la collecte de
fonds
Note : Aprs avoir identifi ces publics, nous avons constat au CSP que nous rejoignions peu les communauts culturelles et
qu il faudra consacrer des efforts leur gard.
Donnes gographiques
EXEMPLE: Terrain accident qui coupe le territoire? Les frontires naturelles ou artificielles qui
nuisent la mobilit des personnes? Le pourcentage d'occupation au pied carr?
Donnes sociodmographiques
EXEMPLE: Le nombre total de personnes habitant sur le territoire. Le nombre total de rsidents
temporaires (touristes ou villgiateurs). Le nombre de personnes travaillant sur le territoire, sans
y rsider. Quelles sont les principales occupations
des hommes et des femmes? Quel est leur niveau
de scolarit? Les diffrentes tranches d'ge, le
nombre de personnes seules, leur tat matrimonial
(monoparental, divorc, spar, conjoint de fait,
etc.), leur sexe, etc.
Donnes conomiques
EXEMPLE: Quel est leur niveau de vie (le salaire
moyen par mnage ou individu, le nombre de
prestataires de l'assurance-emploi ou de la Scurit du revenu, le pourcentage de la population
active, etc.)? Le pourcentage de locataires et de
propritaires?
Remarque : Ces donnes peuvent fournir des indices sur les attentes et les intentions votre gard.
Trucs et
astuces
Plusieurs portraits de quartiers, de municipalits
et de rgions sont dj disponibles et produits
par certains bureaux dinformation municipaux
(ville, arrondissement), par le CLSC, le Centre
local demploi (CLE), le Centre local de dveloppement (CLD), le Conseil rgional de dveloppement
(CRD), lAgence de la sant et des services sociaux
(ASSS), le Dpartement de Sant publique (DSP) ou
Centraide.
Que vous ayez ou pas en main ces informations
prcieuses, compltez :
Lexercice 2-2. Identification de vos publics
cibles internes et externes.
Une fois les publics identifis et classs, le choix
des moyens de communication devient plus
facile et la diffusion du message sen trouve simplifie. De plus, une telle classification permet
une meilleure valuation des programmes de
communication, car elle permet de quantifier
et de qualifier les ractions de divers groupes
prcis.
Voil une bonne faon pour l'organisme d'avoir
plus d'emprise sur son image et ses messages
livrer auprs de cibles plus prcises. Encore,
faut-il bien connatre les forces et les faiblesses
des outils de communication que vous comptez
utiliser, en plus d'adapter vos messages au langage
propre chacun.
f f Exercice 2-3
chapitre
ous voil rendu au chapitre 3 portant sur les mdias. Nous sommes toujours ltape
du diagnostic et ce chapitre vous donnera une meilleure ide des mdias en gnral,
tout en vos permettant didentifier et d'valuer qualitativement ceux que vous utilisez dj.
Objectif gnral :
Analyser les outils de communication
disponibles et utiliss.
Objectifs spcifiques :
Connatre les caractristiques propres
chaque mdia (forces et faiblesses);
Reconnatre l'importance d'adapter le message
en fonction du public vis et du mdia utilis;
Faire linventaire des outils de communication
utiliss et disponibles;
Procder un bilan qualitatif des outils
actuellement utiliss.
Si l'on se rfre toujours au schma thorique de
Laswell (Qui dit quoi, qui, par quels moyen(s) ou
canal, avec quel(s) effet(s)?), vous en seriez identifier et arrter les moyens de communication qui
serviront de vhicules vos messages (mme ceux
auxquels gnralement on ne pense pas souvent
ou que l'on considre, parfois tort, comme tant
inaccessibles).
S'il veut communiquer un message diffrents
publics, votre organisme doit donc recourir aux
mdias et les apprivoiser. Du bouche oreille
la communication tlmatique, un large ventail
de moyens de communication est l pour transmettre, conserver ou amplifier vos messages.
Pour atteindre l'impact souhait et maximiser vos
chances de succs, voici les premiers pas que nous
vous proposons d'effectuer : connatre les diffrentes possibilits qui s'offrent vous, identifier
les moyens de communication les plus appropris,
efficaces et pertinents pour vhiculer vos messages, utiliser sciemment les techniques propres
chacun.
Lorsquon parle des mdias, nous pensons instinctivement la tlvision, la radio ou aux journaux, donc aux mdias de masse. Or, la ralit
mdiatique est plus vaste. En effet, les organismes
communautaires produisent, bien souvent, leurs
propres outils d'information et de promotion
que nous appellerons ici des mdias autonomes.
Voyons a de plus prs
Des distinctions faire
On peut d'abord distinguer les mdias selon la
nature de leur support technique:
lectronique (radio, tlvision, vido, site Web
ou rseau Intranet, mdias sociaux, tlcopieur,
etc.)
crit (journaux, revues, magazines, priodiques
spcialiss, bulletins de liaison, etc.)
oral (pour toute communication ne se faisant
qu' partir de la voix humaine).
La priodicit de diffusion (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, etc.) constitue
une autre manire de les classifier.
On distingue aussi les mdias sur la base de leur
rayonnement: les mdias de masse traditionnels
(presse crite ou lectronique) qui chappent
notre contrle, mais rejoignent une masse considrable de gens; les mdias communautaires9 qui
refltent la volont des groupes et des communauts locales de se doter d'outils alternatifs de
9 Loin d'tre marginal, le phnomne des mdias communautaires en tant
qu'outil de dmocratisation des communications, contrls par les membres
de communauts locales ou rgionales, demeure bien vivace, malgr les
hauts et les bas de leur existence depuis 30 ans. Voir cet effet ltude
que nous avons produite pour le compte du Ministre de la Culture et des
Communications du Qubec (MCCQ) en 1999: Les mdias communautaires au
Qubec : tat de la situation et pistes d'avenir.
Tlvision
Forces :
Source d'information importante pour
plusieurs Canadiens
Force de l'image, elle montre les vnements
(On ne veut pas le savoir, on veut le voir.)
Faiblesses :
Propension au spectacle, la dramatisation
Informations clips et capsularises
Manque de mise en contexte
Souvent les mmes intervenants ou porte-parole
Rle prpondrant de l'animateur
Dbats = affrontements
Faiblesses :
Radio
Forces:
Mdia intimiste favorisant la rencontre et la
conversation
Souplesse, instantanit
Peut retenir l'attention d'un public captif
(conducteurs d'automobiles)
Moins de contraintes, plus d'audace (sujets et
types d'invits)
Faiblesses:
Source: Ces donnes sont tires dune tude mene par des chercheurs de lentreprise Sony et ont t
rapportes par Angelo Agostini, Les nouveaux rseaux de communication, atout ou menace pour la presse :
Le journalisme au dfi dInternet, in Le Monde Diplomatique, No 523, octobre 1997, p.27.
10 Plus de 650 messages par jour tentent d'attirer l'attention de nos yeux
ou de nos oreilles et mme de notre odorat, dans le domaine publicitaire
seulement!
11 Nous qualifions de nouvelle d'intrt public tout ce qui est socialement
utile au citoyen pour qu'il puisse participer pleinement, de faon informe et
claire, la vie en dmocratie. Lire: J. Serge Sasseville, Intrt public et
entreprises de presse en droit de la communication qubcoise, in Actes
du colloque franco-qubcois sur L'intrt public en droit de la communication
franais et qubcois, 19-20-21 septembre 1994, Paris, Victoires ditions, p. 50.
de tribune radiophonique qui carburent aux rglements de comptes, aux prjugs et l'intolrance
afin de s'attirer les plus hautes cotes d'coute.
Le journaliste sert d'intermdiaire professionnel,
rigoureux et curieux. Il doit vulgariser l'information que vous lui transmettez afin de la rendre
comprhensible, claire et accessible un public
plus vaste que vous ne connaissez pas toujours
bien. Parfois, votre avantage. Parfois, votre dsavantage. Dans ce cas, vous devrez vous demander: qui la faute? Est-ce par malice, par incomprhension et prjugs qui sont le lot de tout tre
humain (ce qui ne vous empche pas d'branler
son capital de certitudes et d'ides prconues par la rvlation de faits pertinents, appuys
par des tmoignages loquents)? Ne serait-ce pas
plutt cause d'un mauvais travail de vulgarisation de votre part et faute de bien rpondre aux
six questions de base de tout bon journaliste (Qui,
Quoi, Pourquoi, O, Quand, Comment)?
Le rle et le pouvoir des journalistes sur le choix
rdactionnel ou ditorial doivent tre cependant
relativiss. C'est, bien souvent, le chef de pupitre
qui dcide du titre qui coiffera un article, le ralisateur ou le monteur qui agit comme co-auteur de
la nouvelle tlvise, l'affectateur de nouvelles ou le
rdacteur en chef qui lui dictera quel vnement
ou sujet il couvrira et traitera. Souvent syndiqu, le
journaliste demeure libre et protg d'exercer son
mtier avec une certaine thique professionnelle,
ce qui n'exclut pas des atteintes sa pratique et des
tentations de contrle de l'information et de ses
sources, bien que l'autocensure soit plus rpandue
que des cas de censure gnralise provenant d'un
plus haut niveau, conomique ou politique.
Lorsque les journalistes mettent leur plume, leur
camra ou leur micro votre disposition, ditesvous bien que ce n'est pas un privilge qu'ils vous
accordent. C'est au nom du droit l'information,
en tant que spcialiste d'un domaine et d'une
question donne, que vous avez le droit d'accder et de prendre la parole dans les mdias. Tout
citoyen a le droit de recevoir une information
complte, exacte et pluraliste.15
15 ce propos, lire les engagements moraux, labors et adopts par les
journalistes membres de la Fdration professionnelle des journalistes du
Qubec (FPJQ) lors de lassemble gnrale de 1996. Vous pouvez consulter
et imprimer le Guide de dontologie des journalistes du Qubec (7 pages),
disponible sur le site Web de la FPJQ (www.fpjq.org)
Trucs et
astuces
Fiche/mdia
Mettez jour les coordonnes de vos contacts avec
les mdias, grce une fiche comportant les informations suivantes : nom du mdia (de lmission ou de la
chronique), tlphone, tlcopieur, adresse courriel,
adresse postale, priodicit de sa diffusion, personnecontact et sa fonction, jour et heure de tombe pour
la transmission de communiqus, cot de la publicit,
autres informations telles que le site Web, le tirage ou
le nombre dexemplaires distribus, etc. Notez la date o
ces informations ont t colliges et quand elles seront
rvises. Conservez ces fiches avec votre dossier de
presse (voir lexemple la page 31).
Trucs et
astuces
Rpertoire Blitz des mdias du Canada
Pour les regroupements ou les organismes nationaux qui
font souvent des confrences de presse et du lobbying, il
peut tre utile de vous abonner au Club de presse Blitz qui
fournit un rpertoire complet des mdias du Canada ainsi
quune rvision rgulire tous les quatre mois. Un outil drlement utile alors que les missions de radio et de tlvision changent rgulirement de personnel, au gr des saisons. Ce rpertoire et cette rvision comprennent aussi les
coordonnes du personnel politique des gouvernements
Ottawa, Qubec et celui de certaines grandes municipalits.
6700, 14e Avenue
Montral (Qu.) H1X 2W7
(514) 722-5128 (tlphone)
(514) 722-5996 (tlcopieur)
www.datablitz.com
Mdias autonomes
Aux prises avec des ressources humaines et financires quasi inexistantes, plusieurs groupes communautaires considrent que les communications
sont un mal ncessaire puisqu'elles grugent beaucoup de temps et d'argent. En ralit, quand on
se met y regarder de plus prs, on est toujours
impressionn par le nombre et la diversit des
moyens qu'ils prennent pour communiquer diffrents types de messages.
Tous les outils d'information et de promotion, qui
sont utiliss couramment par des groupes comme
le vtre, font partie de ce que l'on appelle des mdias autonomes. Pourquoi? Parce que vous tes
assur du contrle absolu que vous pouvez exercer sur leur contenu, le contenant, le traitement et
la diffusion de vos outils comme de vos messages.
Carte de visite, lettre d'invitation, procs-verbal,
rapport annuel, bulletin de liaison, dpliant, affiche, macaron, kiosque, vido, banderole, pancarte,
confrence prononce lors d'une causerie : voil
autant d'outils qui sadressent l'un ou l'autre de
vos publics particuliers. Leur conception et leur
ralisation ncessitent, bien sr, un bon investissement dnergie, de temps et dargent.
Mdias utiliss
Pourquoi?
Fiche mdia
Mdia :
Tlphone :
Tlcopieur :
Courriel :
Site Web :
Adresse postale :
Personne-contact :
Fonction :
Jour de tombe :
Heure de tombe :
Cot de la publicit :
Autres information :
Date :
Dernire rvision :
Description
.. Feuille de papier
Lettre
personnalise en-tte avec un
message
Carte de
visite
.. Dimension
standard: 3,5"x 3"
Tract
.. Feuille de papier
avec mise en
page avec ou sans
illustration
Fonction
Distribution
Avantages
Dsavantages
.. Inviter
.. Envoi postal
.. Plus personnel
.. De main main ou
jointe aux autres
documents par la
poste
.. Peu coteuse
.. Peu dinformations
.. Facile
transporter
.. Soublie facilement
.. Distribution rapide
.. Annoncer
.. Se prsenter
.. Contact en
relations
publiques
.. Porte porte
Affichage
Affiche
.. Dimension plus
grande avec
court message et
illustration
.. Attirer lattention
des gens
.. Vendre une ide,
un vnement, un
produit, un service
.. Envoi postal
.. Affichage sur
babillard
.. Informe en un seul
coup dil
Dpliant
.. Message qui se
dploie, sur papier,
plusieurs volets
.. Informer
.. Envoi postal
.. Va lessentiel
.. Promouvoir
.. Prsentoir
.. Sensibiliser
.. Kiosque dinformation
.. Prend peu
despace
.. Mobiliser
.. Porte porte
.. Recruter
Brochure
.. Plusieurs feuilles
relies avec une
couverture
.. Se conserve
facilement
.. Information plus
dtaille pour un
public cibl
.. Envoi postal
.. Kiosque
.. Plus complet
Outils
Description
Fonction
Distribution
Avantages
Dsavantages
Bulletin
de liaison
.. Petit journal
parution rgulire
.. Informer les
membres
.. Envoi postal
.. Donne beaucoup
dinfo. maison
.. Demande beaucoup de
temps et dnergie
.. tablit un
lien avec le
destinataire
.. Ncessite un rseau de
distribution
.. Impliquer
.. Prsentoir
.. Lieux de dpts
.. Dvelopper
un sentiment
dappartenance
.. Tlcopieur Internet
.. Informer
.. Peu coteux
.. Envoi postal
Tlcopieur Internet
.. Informe
rapidement
.. Contrle sur le
contenu
.. Trs large
diffusion
Dossier de
presse
Dossier de
prsentation
.. Pochette
contenant divers
documents pour les
journalistes
.. Informer
.. Pochette contenant
divers documents
visant prsenter
lorganisme
.. Informer
.. Main main
.. Promouvoir
.. Envoi postal
.. Envoi postal
.. Recruter
.. Fentre sur le
monde virtuel
dInternet
.. Informer
.. Rseau Internet
.. Promouvoir
.. Recruter
.. Donne une
information
complte et plus
approfondie sur
la nouvelle et sur
lorganisme
.. Donne une
information
complte sur
lorganisme
.. Peut servir la
recherche de
financement
Site Web
.. Contient
images, sons et
animations
.. Prsentation soigne
.. Permet des liens
avec dautres sites .. Ncessite un
branchement Internet
.. Interactivit
.. Coteux
.. Longue dure de
vie
.. Large distribution
.. Actualisation
rapide de
linformation
f f Exercice 3-2
Mdias crits
Mdias lectroniques
valuez ( - + )
valuez ( - + )
Communications orales
valuez ( - + )
Mdias crits
Mdias lectroniques
valuez ( - + )
valuez ( - + )
Mdias promotionnels
valuez ( - + )
chapitre
ous avez complt une tape importante dans le processus de production de votre
plan de communication, celle du diagnostic. Vous commencez maintenant l'tape de
l'oprationnalisation que nous avons dcoupe en 3 chapitres distincts (4, 5 et 6).
Objectif gnral :
Formuler des objectifs de communication en
fonction des priorits d'action de l'organisme.
Bien que cela puisse vous sembler banal ou insignifiant, un rappel de ce que doit viser la formulation
d'objectifs s'impose et certaines clarifications s'avrent essentielles pour la poursuite de votre travail.
Objectifs spcifiques :
18 Idem.
19 Afin de ne pas alourdir votre comprhension de la notion d'objectifs, de
mme que votre travail de ralisation dun plan de communication, nous
ne retiendrons pas la distinction que plusieurs font entre des objectifs
gnraux et spcifiques (parfois aussi dsigns par les termes sous-objectifs
ou objectifs secondaires). Dautres ne font pas la distinction entre objectif
principal et objectifs spcifiques, mais prfrent plutt parler de lobjectif 1,
de lobjectif 2, etc.
de lorganisme. Les objectifs externes visent rpondre aux besoins de diverses cibles externes. 20
Voyons, de plus prs, quels sont les lments que
l'on doit absolument retrouver la base des objectifs de communication afin d'arriver un rsultat
prcis. L'intgration de ces lments dans votre
objectif de communication devrait en faciliter la
rdaction.
Comment formuler un objectif?
L'univers est certes pav de bonnes intentions,
mais si les objectifs ne sont pas ralistes ou bien
cibls ds le dpart, il devient extrmement difficile
d'valuer la pertinence de la stratgie utilise par
votre organisation. Il en sera de mme pour vos
oprations de communication ainsi que pour la
qualit des activits et des interventions ralises.
La conception dobjectifs daction ou de communication, bien quexigeante, est essentielle. Dans la
formulation de ces objectifs, on doit retrouver les
lments suivants:
un objet (ce que vous voulez faire, le quoi)
une tche (ce que vous allez faire),
supposant des moyens (activit et outil de
communication) vous permettant d'atteindre
votre objectif
Remarque : Il n'est pas ncessaire d inclure demble dans
votre objectif de communication l'outil ou l'activit envisags
puisqu'ils peuvent se retrouver dans les items subsquents
du calendrier d'oprationnalisation de vos communications
(chapitre 5).
Trucs et
astuces
Trucs et
astuces
Servez-vous du formulaire disponible
avec lexercice 4-1 et procdez de la
mme manire pour rdiger lensemble
de vos objectifs de communication,
comme si vous ralisiez dautres exercices
similaires.
En conclusion
Vous venez de terminer l'tape la plus difficile
dans cette phase d'oprationnalisation de vos
communications. Nous vous invitons maintenant
passer au chapitre suivant qui vous permettra de
dvelopper une stratgie de communication pour
chacun des objectifs de communication, maintenant
arrts et bien formuls.
Distribuer
Faire circuler
Faire connatre
Faire participer
Identifier
Informer
Mettre en place
Mobiliser
Offrir
Organiser
Prsenter
Produire
Promouvoir ou
faire la promotion
Publier
Recruter
Rencontrer
Rendre public
Sensibiliser
Sonder
Vendre
Un processus de travail (work in progress) est enclench et il se poursuivra aux chapitres 5 et6. Votre
objectif de communication, maintenant formul,
pourra tre oprationnel, car vous devrez identifierdes activits et des outils permettant de raliser cet objectif (chapitre 5). Vous devrez aussi
assigner des personnes responsables aux tches
prvues, arrter un chancier ou un calendrier
de ralisation, en plus de prciser le budget allou
(chapitre 6).
Voici deux exemples pour vous aider raliser
lexercice qui suit.
lments de la formulation :
Objet : Amliorer la circulation de
l'information l'interne.
Tche : Diffuser rgulirement des
nouvelles sur les dcisions prises et les
orientations venir.
Cible : Les employEs.
f f Exercice 4-1
Proportion : 100 %
Consignes : Avec le plan daction de votre organisme en main (afin dtre coll ses priorits) :
Public: Externe
lments de la formulation de votre objectif de
communication :
Objet : Convaincre d'utiliser les services
de l'organisme au moins une fois.
Tche: (Non prcise ici. faire si on ne
veut pas que l'objet reste un voeu pieux.)
Cible : Jeunes mres monoparentales du
quartier (16-25 ans)
Proportion : 10 %
Dure : D'ici un an
Tche :
Cible :
Proportion :
Dure :
chapitre
out le boulot ralis pralablement (diagnostic et formulation des objectifs de communication) constitue autant de matriel prparatoire llaboration de vos stratgies de
communication venir.
Objectif gnral
un public-cible
Objectifs spcifiques
La stratgie, cest lart de faire voluer une organisation sur un thtre d'oprations. Une arme dveloppe des stratgies militaires pour vaincre un
ennemi. Une entreprise dveloppe une stratgie
de vente ou de marketing pour sduire des publics
et conqurir des parts de march. Un organisme
communautaire fait de mme pour vendre un projet, des services ou une ide, pour convaincre des
dcideurs de la justesse de son existence et rallier
du monde sa cause.
Cest lart de combiner les moyens pour arriver
ses fins et atteindre des objectifs de communication. Chaque stratgie suppose un angle dattaque, vise des publics prcis et englobe une srie
de moyens.
23 Les dfinitions qui suivent, proviennent du Petit Robert. Nous les avons
bonifies et adaptes pour quelles correspondent davantage au domaine
des communications.
24 Associs une formule plus gnrale nomme Tche dans lexercice 4-1,
les Moyens sont prciss ici puisquils incluent les activits et les outils.
Exemples:
1) Des informations, relatives aux rsultats de la
collecte de fonds annuelle du Centre St-Pierre
(activit) et aux projets que largent ainsi
amass permettra de raliser en cours danne,
ont t diffuses auprs des donateurs dans
un bulletin de liaison spcial (outil).
2) Des usagers, du Regroupement des groupes
populaires en alphabtisation du Qubec
(RGPAQ), ont effectu une tourne provinciale
pour mieux connatre les besoins de personnes
analphabtes ou semi-analphabtes (activit).
Les rsultats de cette enqute terrain figurent
dans un document rsum (outil) qui permet
aux membres dtre informs et au RGPAQ
dajuster ses stratgies et ses moyens daction.
Ce document a t insr dans la pochette de
presse (outil) remise aux journalistes pour souligner, cette anne-l, la Journe internationale
de lalphabtisation.
Retenez que la frontire entre lactivit et loutil
est souvent peu tanche parce que ces deux lments
entretiennent une relation dinfluence rciproque.
Activit rgulire ou spciale
Votre organisation fourmille dactivits de toutes
sortes et en organise dj un grand nombre sur une
base rgulire (assembles, rencontres de diverses
instances, dbats, colloque ou exposition). Vous
devez dabord recenser lensemble de ces activits
et vous demander si elles ne constituent pas dj
de bonnes occasions de raliser votre objectif de
communication. Il faut donc que vous ayez en
main le calendrier des activits venir ou, tout au
moins, en tre inform et en avoir une bonne ide.
Vous serez surpris de constater quel point il nest
pas ncessaire dorganiser une srie dactivits spciales pour atteindre vos objectifs de communication.
Il suffit bien souvent, pour en faire une activit
de communication, de maximiser lutilisation des
activits existantes, den modifier le droulement
ou den changer la date pour lassocier une journe ou une semaine thmatique (voir la liste partielle des journes thmatiques la page 45). Vous
pouvez profiter de lune des activits rgulires
de votre organisation pour crer un vnement
Conclusion
Rappelez-vous que le plan de communication
constitue, en quelque sorte, la partition musicale
que le chef dorchestre a tudie scrupuleusement
et quil a sa disposition pour lexcution dune
uvre par un grand ensemble. La colonne vertbrale de ce plan est constitue de vos stratgies
de communication. Vous devez vous assurer que
tout soit bien prpar et soigneusement planifi
afin que le tout se droule le plus harmonieusement
possible. Vous serez ainsi mieux prpar faire
face aux surprises de dernire minute et vous
adapter aux circonstances, aux vnements et
lactualit qui viendront, en vent contraire, perturber
la planification tablie.
Vous pouvez passer ltape suivante, le chapitre 6,
o lanalyse des ressources conditionne les choix.
8 mars
21 mars
21 mars
22 mars
23 mars
24 mars
7 avril
23 avril
3 mai
3 Mai
15 mai
17 mai
25 mai
Journe de l'Afrique
31 mai
4 juin
5 juin
17 juin
26 juin
26 juin
11 juillet
9 aot
12 aot
23 aot
8 septembre
16 septembre
1er octobre
5 octobre
9 octobre
16 octobre
17 octobre
24 octobre
24 octobre
2e mercredi doctobre
16 novembre
20 novembre
20 novembre
21 novembre
25 novembre
29 novembre
1er dcembre
2 dcembre
3 dcembre
5 dcembre
7 dcembre
10 dcembre
29 dcembre
Proportion : 100 %.
f f Exercice 5
Champ de la communication:
Public:
lments de la formulation de votre objectif de communication
Objet :
Tche :
Cible :
Proportion :
Dure :
Formulation de lobjectif de communication :
Activit :
Outil :
Raisons ou arguments :
chapitre
des bnvoles pour raliser ladite tche. Attendezvous cependant prendre plus de temps, car cela
exige beaucoup plus de formation et dencadrement
que si vous la confiiez un professionnel aguerri
dont cest le mtier. En procdant ainsi, vous faites
des conomies dargent, mais non de temps. Cependant, vous faites en sorte daccrotre le sentiment
dappartenance et de fiert des membres bnvoles
votre organisation, ce qui nest pas ddaigner.
Objectif gnral
Mettre en uvre les stratgies de
communication.
Objectifs spcifiques
Identifier les ressources humaines et
matrielles ncessaires;
Dfinir un budget et un chancier de
ralisation
Anticiper des problmes prvisibles;
Procder aux rajustements qui s'imposent;
Connatre ce quest laxe de communication.
Qui fait quoi?
Vous ne pouvez certainement pas raliser vous
seulE toutes les tches que vous aurez prvues
et planifies pour atteindre vos objectifs. Il faut
donc que vous attribuiez des responsabilits des
personnes de votre organisation, ou extrieures
celle-ci, dans la ralisation des activits envisages.
Vous pouvez sans doute solliciter la contribution
et la collaboration de plusieurs personnes, au sein
de votre organisation, afin d'accomplir une bonne
part des tches venir : membre de la direction
ou du conseil dadministration, employ, bnvole,
simple membre, stagiaire, personne contractuelle.
Le niveau diffrent de connaissance, de disponibilit et de comptences des personnes sollicites
influence certainement lchancier de ralisation.
Ainsi, faute dargent, vous pouvez dcider de mobiliser
assurer un suivi. Vous pouvez l'aider dans cette tche et elle devra vous consulter afin de vous assurer
(et de la rassurer) qu'elle va bien dans la direction
souhaite. Bien que ces prcisions ne figurent pas
dans le plan de communication, vous devez vrifier
que la responsabilit ainsi dlgue est bel et bien
comprise par la personne qui vous l'avez confie.
chancier
Mme si cet item semble premire vue simple et
banal, il nen demeure pas moins important. On nglige souvent de faire preuve de ralisme cet gard.
Noubliez pas que votre plan de communication
est un outil de travail et quil exigera au moins
deux trois brouillons avant den arriver une version dfinitive. Comme le disait si bien Boileau :
Htez-vous lentement, et sans perdre courage,
vingt fois sur le mtier remettez votre ouvrage.
Polissez-le sans cesse et le repolissez. cette
tape-ci, vous pouvez dj valuer attentivement
la chronologie des vnements afin de proposer
un chancier raliste et bien quilibr. Sil y a
engorgement, vous devrez oprer des choix :
sacrifier un vnement secondaire, en prioriser un
autre ou le dplacer tout simplement.
Les dirigeantEs de lorganisation sont souvent
aveuglEs par le dsir de remplir un nombre audacieux dobjectifs en un temps record. Cela peut
conduire lorganisation des drapages, de douloureux checs ou une commande moiti remplie. Vous devez donc vous assurer quil ny a pas
de conflit dhoraire ou dengorgement dans le
temps pour les personnes-ressources qui auront
raliser les tches envisages.
Bref, soyez raliste et soucieux dun quilibre
prserver, tant sur le plan des communications
que des personnes qui auront accomplir les tches affrentes vos objectifs. Il vaut mieux indiquer une date prcise (jour et mois) quand cela est
possible. dfaut de quoi, mentionnez au moins
le(s) mois cibl(s) pour la priode de ralisation.
Budget quilibr
Trucs et
astuces
1) Organisez votre plan de communication sur
la base dun ordre chronologique afin dvaluer
sil y aura engorgement dans la ralisation des
activits et la mobilisation de personnes-ressources et ce, peu importe si laccomplissement
de vos objectifs concerne des publics internes et
externes. Procdez ensuite aux rajustements.
Laxe de communication:
une plus-value
Une fois que tous les lments de vos diffrentes
stratgies de communication sont mis en place,
il peut aussi tre intressant de vous demander:
qu'est-ce qui semble unir ou runir lensemble
des activits prvues? Quelle ligne directrice traverse lensemble de nos activits? Quel en est le
tronc commun ou le fil conducteur? En cherchant
rpondre ces questions, vous pourriez faire
merger l'esquisse d'un axe de communication
(ou thme) qui traversera et reliera efficacement
lensemble de vos activits.
Il n'est pas obligatoire que vous trouviez absolument votre axe de communication pour finaliser votre plan de communication. Comme il faut
souvent rpter le mme message pour se faire
entendre ou tre rappel la mmoire des publics
qui nous coutent ou nous voient limage dun
marteau qui frappe rgulirement un clou jusqu
ce quil soit bel et bien enfonc l'inclusion d'un
axe de communication dans l'laboration de vos
stratgies contribue grandement en multiplier
l'impact.
Un ONG a beaucoup utilis lexpression Le dveloppement passe par les petites routes pour illustrer
quel point ses projets de coopration visaient
le dveloppement des petites communauts,
quils taient dfinis par les gens de la base eux-mmes, favorisant la prise en charge et lautonomie
ainsi que la dmocratie locale. Cette expression
est devenue le titre de plusieurs documents et
articles, en plus de figurer sur la couverture dun
ouvrage crit par ses cooprants venant dmontrer concrtement comment se traduisaient sur
le terrain son approche et sa philosophie daction.
Il en va de mme pour le titre dune opinion, produite et publie par le Rseau des Socits daide
au dveloppement des collectivits (SADC) du
Qubec: Crer de la richesse, pas des riches.
Qui ne se souvient pas de la Marche mondiale
des femmes, ayant pour thme Du pain et des roses,
appuye dune illustration qui ne laissait place
aucune quivoque?
Pensons aussi la devise de lorganisme Solidarit rurale,Tant vaut le village, tant vaut le pays indiquant limportance de ne pas laisser mourir nos
petites communauts.
Proportion : 100 %
Budget: 150 $
Budget: 150 $
f f Exercice 6-1
tape 2) Reprenez toutes les informations consignes la fin de lexercice 6-1 et qui portent sur
lensemble de vos stratgies de communication.
Transcrivez-les dans le tableau Plan de communication afin davoir une vision plus globale de vos
action de communication.
tape 3) Compltez le champ Problmes prvisibles
du tableau Plan de communication. (page suivante)
Champ de la communication:
Public:
lments de la formulation de votre objectif de communication
Objet :
Tche :
Cible :
Proportion :
Dure :
Formulation de lobjectif de communication :
Activit :
Outil :
Raisons ou arguments :
Qui fait (quoi) :
Budget :
chancier :
Priorits de
lorganisation
Objectif de
communication
Activit
Public
cible
Qui fait
quoi?
chancier
Budget
Problmes
prvisibles
chapitre
oil enfin le dernier chapitre, celui de lvaluation. Toutes les tapes de la construction
de votre plan de communication, que vous avez respectes scrupuleusement, sont
importantes. Vous le savez dj. Cependant, lvaluation de vos activits et de vos stratgies
constitue une opration majeure. Les activits rgulires de toute organisation se succdant
toute vitesse, lvaluation devient une opration souvent nglige. Toujours pouss vers
lavant, il est difficile dinvestir du temps pour porter un regard sur le pass. Nous tenterons
de vous convaincre du contraire.
Objectif gnral
valuer la performance de votre plan de
communication.
Objectifs spcifiques
Comprendre limportance dune valuation
dimpact;
Identifier les domaines dvaluation de la
performance;
Reconnatre les indices de mesure et les
critres dvaluation.
valuation de la performance
Un rsultat qui ne possde pas dindices de mesure nest quun hasard impossible rpter. 26
Vous devrez donc avoir, dun ct, un nombre exprimant un rapport27 et, de lautre cot, un caractre28 sur lequel est exprim ce rapport. Vous ferez
ainsi tat dune distinction entre deux choses soit
entre une quantit avant et aprs soit entre une
qualit avant et aprs. Vous aurez donc recours
des indices29 de mesure pour quantifier ou qualifier vos critres30 dvaluation. Vous laurez dj
devin, nous proposons de classer vos critres
dvaluation sous deux catgories : quantitative
et qualitative.
Critres quantitatifs: combien?
Sur le plan quantitatif, lvaluation est simple
puisquil suffit de compter et de comparer. Les
indices de mesure sont faciles identifier. Exemples: Combien de nouveaux membres avons-nous
recruts? Combien dappels et de demandes
dinformation avons-nous reus? Combien de
personnes se sont inscrites ou ont particip
nos activits? Combien de dpliants ont t
distribus? Quel est le nombre de documents
demands? Combien dinternautes ont visit notre
site Web? Combien de clients avons-nous eus
rfrer au cours de lanne? Ce nombre est-il
en hausse ou en baisse? Combien darticles de
journaux ou de communiqus ont t publis sur
notre organisme? Combien dentrevues avonsnous accordes la radio ou la tlvision? Estce que le nombre de copies du bulletin de liaison
diffuses ou le taux de lectorat a augment?
Les rponses ces questions doivent, videmment, tre compares (tablissement dune relation, dun rapport) avec llment proportion
inscrit lors de la formulation de vos objectifs.
Exemple : Vous vouliez recruter 50 nouveaux
membres et vous en avez recrut 75! Vous avez
dpass votre objectif de 50 %! Bravo!
La comparaison peut aussi se faire mme si les
indices de mesure ne sont pas associs un objec27 Voil pourquoi litem proportion dans les lments constitutifs de la
formulation de lobjectif, vu au chapitre 4, est si important.
28 Souvent nomm dans llment constitutif du public ou de lobjet.
29 Nombre exprimant un rapport entre deux grandeurs; rapport entre des
quantits, entre des prix destin en montrer lvolution.
30 Caractre, principe auquel on se rfre pour distinguer une chose dune
autre, mettre un jugement, une estimation.
Trucs et
astuces
Il est trs utile de sassurer de la collaboration de la
personne qui travaille laccueil ou la rception de
votre organisme. Vous pouvez linviter prendre des
informations auprs de chacune des personnes qui
appelle, que ce soit pour obtenir une information ou
pour sinscrire lune de vos activits. Elle peut faire
un relev simple et quotidien de ces informations et les
systmatiser sous la forme dun rapport hebdomadaire
ou mensuel qui vous sera transmis. Vous pourrez en faire
une analyse aux six mois et produire une compilation
synthse de ces prcieuses informations, amasses
durant toute lanne.
Cet employ qui est, en quelque sorte, la premire porte
dentre de votre organisation, peut surtout demander
chacune des personnes qui appelle chez vous : Comment
avez-vous entendu parler de nous?. La rponse donne
cette question savre trs utile pour connatre lesquels
de vos outils ou activits semblent avoir le plus dimpact
auprs des publics viss, lesquels russissent le mieux
les atteindre.
Autre indice quantitatif considrer: le cot rel
de lactivit ou de loutil correspond-il lestimation
initiale ou a-t-il connu de srieux dpassements?
Le temps de ralisation prvu a-t-il t respect?
Lactivit a-t-elle mobilis plus de ressources que
prvu?
Retenez quil est essentiel de consigner ces donnes.
Nous ne le dirons jamais assez! Inscrivez toute donne qui a un rapport, mme lointain, avec vos actions
de communication. Ces donnes vous semblent
anodines? Qu cela ne tienne! Inscrivez-les!
Sachez que des statistiques, a se construit et