Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

MANUAL DEL USUARIO
CUENTAS POR COBRAR
Versin 6.00
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NDICE GENERAL
Acerca de esta Gua
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1

Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1
Documentacin Adicional ........................................................................................................ 2
Introduccin a Cuentas por Cobrar
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3

Caractersticas ........................................................................................................................... 3
Beneficios ................................................................................................................................. 7
Definiciones .............................................................................................................................. 8
Cliente ........................................................................................................................ 8
Documento ............................................................................................................... 10
Reglas del Cargo y el Abono .................................................................................... 11
La Cuenta ................................................................................................................. 11
Cuenta de Clientes .................................................................................................... 11
Cuenta de Anticipos de Clientes ............................................................................... 12
Abono Extraordinario ............................................................................................... 12
Amortizacin Fija ..................................................................................................... 12
Cuota Fija ................................................................................................................. 12
Fracciones de Intereses ............................................................................................. 12
Garantas ................................................................................................................... 13
Montos ...................................................................................................................... 13
Principal ................................................................................................................... 13
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa
15
Nota Introductoria ................................................................................................................... 15

Integracin .............................................................................................................................. 15
Cmo se Implanta el Mdulo? .............................................................................................. 16
Parmetros del Mdulo ........................................................................................................... 18
General ..................................................................................................................... 18
Contable ................................................................................................................... 23
Textos Adicionales ................................................................................................... 27
Cuentas por Cobrar
ndice General i
Valores Adicionales ..................................................................................................28
Informacin General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar
31
Nota Introductoria ...................................................................................................................31

Subtipos de Documentos .........................................................................................................31
Ingreso de Datos ........................................................................................................32
Tipos de Retenciones ...............................................................................................................34
Ingreso de Datos ........................................................................................................35
Clientes
43

Funcin Especial .......................................................................................................44
Ingreso de Datos ......................................................................................................................45
Funciones Especiales ...............................................................................................................69
Ingreso de Datos Iniciales .......................................................................................................70
Instrucciones Especficas.........................................................................................................71
Cmo Definir los Vendedores de un Cliente? .........................................................71
Cmo Definir las Direcciones de Embarque de un Cliente? ...................................72
Cmo Enviar un Correo a un Cliente?.....................................................................73
Cmo definir Retenciones para un Cliente? ............................................................75
Cmo Crear un Reporte de Clientes? ......................................................................77
Transacciones
79

Documentos .............................................................................................................................80
Ingreso de Datos ........................................................................................................86
Funciones Especiales ..............................................................................................110
Instrucciones Especficas ........................................................................................114
Contrarecibos.........................................................................................................................154
Convenios ..............................................................................................................................155
Ingreso de Datos ......................................................................................................158
Carga Masiva de Documentos ...............................................................................................165
Forma Manual .........................................................................................................166
Forma Automtica ...................................................................................................172
Consulta
181
Nota Introductoria .................................................................................................................181

Consulta de Documentos .......................................................................................................181
Consulta General .....................................................................................................182
Consulta Corporativa ..............................................................................................190
ii ndice General
Cuentas por Cobrar
Instrucciones Especficas ........................................................................................ 193

Consulta de Contrarecibos .................................................................................................... 202
Mejores Clientes ................................................................................................................... 204
Reportes
209
Nota Introductoria ................................................................................................................. 209

Cuentas por Cobrar ............................................................................................................... 211
Estados de Cuenta ................................................................................................................. 214
Saldos por Cuenta ................................................................................................................. 218
General de Cuentas ............................................................................................................... 221
Proyeccin por Vencimiento ................................................................................................ 222
Anlisis de Vencimiento ....................................................................................................... 226
Anlisis de Antigedad ......................................................................................................... 231
Reportes por Moneda ............................................................................................................ 236
Estados de Cuenta .................................................................................................. 236
Proyeccin por Vencimiento .................................................................................. 238
Anlisis de Vencimiento ......................................................................................... 246
Anlisis de Antigedad........................................................................................... 251
Movimiento Diario ................................................................................................. 256
Movimiento Diario ............................................................................................................... 259
Por Documento ....................................................................................................... 260
Por Cliente .............................................................................................................. 261
Resumen Diario ...................................................................................................... 263
Documentos Pendientes ........................................................................................................ 264
Tipo de Documento .............................................................................................................. 265
Por Aplicacin ...................................................................................................................... 267
Aplicaciones ......................................................................................................................... 269
Diferencias Cambiarias ......................................................................................................... 271
Intereses de Mora .................................................................................................................. 272
Clientes Corporativos ........................................................................................................... 274
Jerarqua de Clientes............................................................................................... 274
Listado de Documentos de Clientes Corporativos .................................................. 276
Retenciones ........................................................................................................................... 279
Listado de Retenciones ........................................................................................... 279
Listado de Retenciones por Nmero de Contribuyente .......................................... 281
Libro de Ventas (Guatemala) ................................................................................................ 284
Libro de Ventas al Consumidor ............................................................................................ 287
Descripcin de Carpetas ......................................................................................... 288
Libro de Ventas a Contribuyentes......................................................................................... 291
Retenciones Percepciones de IVA ........................................................................................ 300
Diferencias de Cambio (Histrico) ....................................................................................... 305
Reporte de Ventas Bienes y Servicios (Rep. Dominicana) ................................................... 307
Cuentas por Cobrar
ndice General iii
Reporte de NCF Anulados (Rep. Dominicana) .....................................................................309
Procesos
313

Modificacin de Documentos ................................................................................................313
Aprobar Movimiento Diario ..................................................................................................319
Facturacin - Cargar ..............................................................................................................321
Procesos Contables ................................................................................................................323
Diferencias Cambiarias ...........................................................................................324
Intereses de Mora ....................................................................................................327
Das Promedio de Atraso .......................................................................................................333
Manejo de Das de Revisin ..................................................................................................333
Ingreso de Datos ......................................................................................................336
Instrucciones Especficas ........................................................................................338
Reclculo de Saldos...............................................................................................................342
Purga de Datos.......................................................................................................................343
Generacin de Transacciones Contables ...............................................................................344
Mensajes de Exactus
347
Parmetros en Archivos *.ini
351

ImprimirMontoConMoneda ....................................................................................351
CC_MontoBaseDescProntoPago ............................................................................351
CC_FechaDeAplicacion ..........................................................................................352
CC_Validar_Monto_Transaccion_CG ....................................................................352
CC_DesplegarClientesEnCero ................................................................................352
CC_DescProntoPagoFinal .......................................................................................352
[EMAIL] .................................................................................................................353
CC_TIPOFECHA_REP_ESTADOSCUENTA ......................................................353
CC_OmitirValidarDocAsoc ....................................................................................354
Conversin de Estados Financieros
355

Parmetros Iniciales ..............................................................................................................356
Moneda del Cliente y Caracterstica Multimoneda .................................................356
Integracin Contable ...............................................................................................357
Cuentas Contables ...................................................................................................359
Cuentas para Diferencias Cambiarias......................................................................360
Filosofa de Trabajo del Mdulo ...........................................................................................360
iv ndice General
Cuentas por Cobrar
Transacciones que Soportan FASB-52 ................................................................................. 361

Registro de Documentos por Cobrar ...................................................................... 361
Aplicacin de Documentos ..................................................................................... 364
Proceso de Diferencias Cambiarias ........................................................................ 372
Reportes emitidos por Cuentas por Cobrar ............................................................. 375
Opciones Configurables en el Mdulo
379
HOOK para la Generacin del Plan de Pagos....................................................................... 379

Variables globales del Hook ................................................................................... 379
Funciones globales del Hook .................................................................................. 386
Hook para la Generacin de Asientos Contables .................................................................. 400
Variables................................................................................................................. 401
Funciones ............................................................................................................... 403
Detalles de implementacin.................................................................................... 408
Hook de Sugerencia de impuestos genrico ......................................................................... 412
Integracin Contable
415
Nota introductoria ................................................................................................................. 415

Manejo de la Integracin Contable ....................................................................................... 416
Control de Seguridad
419

Definicin de los Privilegios ................................................................................................. 419
Esquema de Bloqueos
423

Jerarqua de Bloqueos ........................................................................................................... 423
Reglas para establecer bloqueos ........................................................................................... 424
Asientos Contables y Diferencias Cambiarias
427

Caso 1: Igual moneda, diferentes Tipos de Cambio ............................................................. 428
Caso 2: Revaluacin / Devaluacin ...................................................................................... 430
Caso 3: Monedas y Tipos de Cambio Diferentes .................................................................. 432
Glosario
Cuentas por Cobrar
435
ndice General v
INTRODUCCIN GENERAL
Acerca de esta Gua
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la informacin con
respecto a los documentos pendientes de cobro y los pagos de los clientes a su
empresa.
Registra los movimientos en la cuenta de clientes de las cuentas por cobrar en
el cuadro de cuentas contables. Por lo tanto, se considera como un auxiliar del
mdulo de Contabilidad General.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo de
Cuentas por Cobrar y que requiera realizar movimientos que impliquen
transacciones contables desde mdulos auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo de la
Contabilidad General y de las Cuentas por Cobrar.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuacin se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta gua.
Caracterstica
Negrita Especial
Texto que se desea recalcar
Negrita Cursiva
Mdulos u opciones de Exactus
Nota
Cuentas por Cobrar
Se refiere a...
Presenta condiciones importantes sobre el
tema
ndice General 1
Advertencia
Muestra situaciones de cuidado en el

proceso descrito
Tip
Brinda consejos al usuario que le facilitarn

el uso de Exactus
Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se presentarn a

lo largo de la gua y que se considera que el usuario acepta como normal:
cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

de todos los mdulos que componen el producto.
por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

compone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General,
Administracin del Sistema,
Control Bancario, etc.
Cuentas
por
Cobrar,
la gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar
con base en este criterio.
DOCUMENTACIN ADICIONAL
A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este mdulo.
Si desea conocer de...
Refirase a...
Seguridad de Exactus
Manual de Administracin del Sistema
Configuracin de Exactus
Manual de Configuracin del Exactus.ini
Configuracin de Compaas
Definicin de Tipos de Cambio
Definicin de Centros de Costo
Definicin de Perodos Contables
Manejo del Cargador Dinmico
Manual de Cargadores Dinmicos
2 Acerca de esta Gua

Cuentas por Cobrar
CAPTULO 1
Introduccin a Cuentas por Cobrar
NOTA INTRODUCTORIA
Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Cuentas por
Cobrar. Se detalla:
las caractersticas generales de Cuentas por Cobrar
el manejo general del sistema
la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus
los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Cuentas por

Cobrar
definiciones
CARACTERSTICAS
El mdulo de Cuentas por Cobrar (CC) se encarga de manejar la
informacin con respecto a los documentos pendientes de cobro y los pagos de
los clientes a su empresa.
Registra los movimientos en la cuenta de Clientes de las Cuentas por
Cobrar en el cuadro de cuentas contables. Por lo tanto, se considera como un
auxiliar del mdulo de Contabilidad General (CG).
Entre las caractersticas que hacen de Cuentas por Cobrar un mdulo de
gran utilidad estn:
Manejo del listado de clientes de la compaa

o presenta informacin general de identificacin del cliente
o
permite el manejo de clientes que utilicen multimoneda, de

modo que los pagos sern recibidos en terceras monedas
establece el tipo de cliente que es, y en consecuencia, el rango

de precios al cual se le vender
permite determinar las condiciones de pago que se impondrn
al cliente, as como el lmite de crdito que se le otorgar
o
Cuentas por Cobrar
Introduccin a Cuentas por Cobrar 3
ajusta los montos de las facturas generadas de acuerdo a las

necesidades de cada cliente, en cuanto a exenciones de
impuestos
almacena direcciones del cliente, tanto para embarque de

mercadera as como cobro de facturas pendientes
relaciona los vendedores especficos de cada cliente, para

determinar aquellos empleados que le darn atencin
Permite registrar documentos de dbito que aumentan la cuenta por

cobrar del cliente y documentos de crdito para aplicar pagos a los
documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.
Cuentas por cobrar organizadas por cliente, para mejor control del
pago y condicin del saldo de cada uno de ellos.
o
o
clasificacin detallada de los documentos segn el fin para el

que sern utilizados
permite la creacin de documentos de anticipo, por cliente,
con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre aquellos
documentos por cobrar pendientes
control de vendedor y condicin de pago vlidos para cada

documento
acepta manejo de documentos de cobro y pago en mltiples

monedas
detalle de los rubros que conforman el documento, que

considera descuentos, impuestos, gastos por seguro,
transporte y retenciones.
manejo de retenciones a nivel de documento de cada cliente,

con distintas modalidades de aplicacin
permite pagos distribuidos de documentos por cobrar

pendientes, es decir, con un mismo documento se pueden
abonar o cancelar varios documentos pendientes
permite realizar consultas directas sobre los documentos por
cobrar y los que han sido asociados al mismo para el pago del
monto pendiente
permite anulacin de documentos cuando se presenta algn

error
4 Introduccin a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar
Agiliza el proceso de cobro de documentos pendientes al agruparlos

en un solo documento tipo dbito, denominado contra recibo.
o
obtiene comprobantes del documento generado, para entregar

al cliente
Integracin directa con los mdulos de Contabilidad General, Control

Bancario y Facturacin
Consulta detallada de los documentos existentes para cada cliente, as

como el detalle de los documentos de pago con los cuales se cancel o
abon un documento por cobrar pendiente, y viceversa.
permite la impresin de reportes relacionados con los

movimientos de los documentos
localizacin rpida de documentos especficos
Presenta reportes variados acerca de las principales caractersticas del

mdulo, tales como:
o
o
el reporte de Cuentas por Cobrar presenta el listado de los

documentos por cobrar pendientes, en una misma moneda
el reporte de Estado de Cuenta muestra el listado de todos los
movimientos de documentos de un perodo especfico, as
como los documentos pendientes de cancelacin, para cada
cliente
el reporte de Saldos por Cuenta emite el listado de

movimientos de saldos para un perodo especfico, detallado
por documento o bien un resumen por cliente.
el reporte General de Cuentas presenta todos los clientes que

tengan documentos pendientes
el reporte de Proyeccin por Vencimiento despliega los
documentos pendientes por cliente a una fecha de corte
especfica. La informacin presentada se basa en el monto por
el que fueron creados los documentos, el saldo actual y el
saldo vencido. Adems se ubican los saldos no vencidos en
intervalos de tiempo, que el usuario puede configurar, los
cuales contemplan los das faltantes para el vencimiento del
documento
Cuentas por Cobrar
aprobacin de documentos de modo que no puedan ser

alterados posteriormente
el reporte de Anlisis de Vencimiento presenta los

documentos pendientes por cliente, y realiza un estudio del
vencimiento de los mismos hasta la fecha lmite que
establezca el usuario
el reporte de Anlisis de Antigedad mide el tiempo

transcurrido desde que el documento fue creado hasta la fecha
lmite. Este anlisis se realiza sobre los documentos
pendientes.
el reporte de Movimiento Diario presenta los documentos que

no han sido aprobados, agrupados por tipo de documento o
por cliente y en una moneda determinada
el reporte de Documentos Pendientes despliega para una

moneda especfica, el listado de todos los documentos, por
cliente, ya sea que estn vencidos o no, que hayan sido
creados antes de una fecha especfica y que a la fecha actual
no se hayan cancelado en su totalidad
el reporte de Tipos de Documento presenta el listado de todos
los documentos del mismo tipo creados en un rango de fechas
especfico
el reporte de Aplicacin de Documentos despliega todos

aquellos documentos que tienen definida una aplicacin (o
motivo del documento) que cumpla con un patrn especfico
el reporte de Aplicaciones obtiene todos los documentos por
cobrar que hayan sido pagados parcial o totalmente, en un
perodo de tiempo especfico. Adems muestra el detalle de
los documentos con los cuales se hizo dicho pago
el reporte de Diferencias Cambiarias presenta las diferencias
obtenidas entre una moneda u otra al comparar el monto
original del documento y el saldo correspondiente a la fecha
actual
el reporte de Intereses de Mora despliega el listado de los
documentos por cobrar vencidos a una fecha de corte
especfica y definida por el usuario y calcula el monto
correspondiente por cobrar debido a los intereses moratorios
generados.
el Listado de Retenciones detalla todas las retenciones
recaudadas o que sern recaudadas por el cliente sobre los
documentos por cobrar emitidos a su nombre.
Permite ajustar los tipos de documentos a las caractersticas propias de

la empresa, al definir subtipos especficos de acuerdo con las
transacciones que la compaa realiza

Cuentas por Cobrar
Permite ajustar los tipos de retenciones que se aplican sobre los

documentos por cobrar de los clientes, segn el tipo de servicio
ofrecido a cada cliente
Realiza aprobaciones de documentos para evitar que sean modificados

posteriormente, y controlar la veracidad de los mismos.
Integracin con el mdulo de Facturacin, al cargar todas las facturas

generadas por ventas a crdito. Cuentas por Cobrar se encargar de
darle seguimiento a las mismas.
Integracin con el mdulo de Contabilidad General al realizar asientos

por transacciones propias de cuentas por cobrar, diferencias
cambiarias y generacin de intereses de mora por el atraso en el pago
de documentos pendientes
Permite eliminar datos que antiguos de la base de datos, por ejemplo

de perodos contables pasados, con el fin de limpiar el disco de
informacin obsoleta.
Clculo automtico de los das promedio de atraso de los documentos

por cobrar asociados con cada cliente, para el control de los
documentos vencidos.
Presenta varias opciones para la configuracin general de las

funciones del mdulo.
BENEFICIOS
Cuentas por Cobrar
Resulta de gran utilidad para compaas multinacionales y / o

empresas exportadoras, que requieren llevar control de cobros en
varias monedas.
Brinda un conjunto de funciones que permiten el control,

administracin y seguimiento centralizado de las cuentas por cobrar de
la empresa.
Provee una combinacin de funciones manuales y automticas para

registro de documentos por cobrar, permitiendo al usuario flexibilidad
en la utilizacin del mismo.
Cuenta con facilidades para revisin de transacciones antes de

aplicarlas, con el objeto de minimizar errores. No obstante, en caso de
un error pueden generarse transacciones de ajuste para efectos de
correccin. Estas facilidades ponen en manos de los usuarios
herramientas para asegurar la veracidad de los datos almacenados en
el sistema.
La integracin con los mdulos de Facturacin, Control Bancario y

Contabilidad General asegura un flujo confiable y seguro de datos
entre departamentos.
Asegura la correcta explotacin de los datos debido a amplias

facilidades de consulta y reporte de informacin.
Apoya la labor de recaudacin de retenciones al manejar directamente

este aspecto, en cada documento que se genera a los clientes.
DEFINICIONES
CLIENTE
Un cliente es una persona, fsica o jurdica, que adquiere un producto o
servicio y espera calidad del servicio y del producto como recompensa por su
inversin.
En un diccionario, "clientes" generalmente quiere decir aquellos que compran
de una empresa, esto es, compradores. Si se ampla la palabra "clientes" para
incluir a todas las personas sobre quienes repercuten los procesos y los
productos; entonces se ver que estas personas pueden clasificarse como
clientes internos o externos. Para fines de la funcionalidad de este mdulo
interesa solamente el concepto de clientes externos, el cual se presenta a
continuacin.
Clientes externos: el trmino "clientes externos" se usa para indicar las
personas, fsicas o jurdicas, que adquieren o compran los productos de la
empresa.
En el mdulo de Cuentas por Cobrar, la palabra "cliente", siempre se
referir a un cliente externo.
Los clientes externos pueden clasificarse segn su importancia para la
compaa. Para responder a las diferencias en importancia se puede hacer uso
del Principio de Pareto, el cual permite clasificar a los clientes en dos
categoras bsicas:
1. Unos relativamente pocos ("pocos vitales"), cada uno de los cuales
tiene gran importancia para la compaa.
2. Un nmero relativamente elevado de clientes, cada uno de los cuales
slo tiene importancia modesta para la compaa (los "muchos tiles").
Cuentas por Cobrar
La siguiente figura muestra la relacin en forma grfica:
Anlisis de Pareto: Clientes / Impacto sobre el Volumen de Ventas
Las categoras de los clientes podran establecerse con base en este principio y
en otros especficos de inters para la compaa.
Aparte del concepto tradicional de clientes independientes, Exactus ofrece la
oportunidad de trabajar en un esquema corporativo, donde se tiene establecida
una jerarqua organizacional en la cual se asocian clientes a uno principal
llamado Corporacin o Matriz de Corporacin.
En la siguiente figura se ilustra el esquema de Clientes Corporativos, donde se
tiene un Cliente Principal que es la Corporacin y dos clientes que son
sucursales o subsidiarias de dicha corporacin.
Cuentas por Cobrar
Es importante mencionar que este esquema slo puede trabajar a dos niveles, o
sea un cliente que es sucursal o subsidiaria no puede tener otros clientes
asociados a l, nicamente puede estar asociado a una Corporacin.
El procedimiento para definir las caractersticas de los clientes se presenta en
"Clientes" en la pgina 43.
DOCUMENTO
Se refiere a todos aquellos documentos relacionados con las cuentas por
cobrar que se deben crear para registrar las transacciones realizadas con los
clientes.
Las transacciones que aumentan el saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes se
registran mediante documentos de dbito. Por ejemplo: Factura, Letra de
Cambio, Intereses de Mora, Nota de Dbito y Otro Dbito.
Las transacciones que disminuyen el saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes
se registran mediante documentos de crdito. Por ejemplo: Depsito, Recibo,
Transferencia Electrnica de Fondos, Nota de Crdito y Otro Crdito.
Los documentos tipo crdito pueden ser aplicados parcial o totalmente a uno o
varios documentos por cobrar (tipo dbito), el usuario podr definir el monto y
la forma en que se abonen o cancelen estos documentos, en cualquier
momento.
El manejo de los documentos utilizados para registrar las transacciones
asociadas con las Cuentas por Cobrar se presenta en "Transacciones" en la
pgina 79.

Cuentas por Cobrar
REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

Las cinco cuentas bsicas de la contabilidad son: activo, pasivo, capital,
ingresos y gastos. Las transacciones que se llevan a cabo en una compaa
afectan alguna de las cuentas mencionadas. Para aumentar o disminuir estas
cuentas la contabilidad ha establecido dos reglas muy sencillas: las reglas del
Cargo y el Abono.
Un Cargo, Dbito o Debe representa un aumento en una cuenta de activo o
una disminucin en una cuenta de pasivo o capital.
Un Abono, Crdito o Haber representa una disminucin en una cuenta de
activo o un aumento en una cuenta de pasivo o de capital.
LA CUENTA
La Cuenta es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada
partida provocados por los componentes de una transaccin de negocios. En el
sistema contable existe una cuenta por separado para cada clase de activo,
pasivo, capital, ingreso y gasto.
Cada cuenta tiene una columna para anotar los aumentos y otra para registrar
las disminuciones. El saldo de la cuenta o cantidad restante es la diferencia es
la diferencia entre las columnas del debe y el haber.
El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como lo que se necesita,
cargo o abono, para incrementarla. Para aumentar las cuentas de activo y
gastos se necesita un cargo, por lo tanto, el saldo normal de stas es un debe
(deudor). Para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos, se
necesita un abono, por lo tanto, el saldo normal de stas es un haber
(acreedor).
CUENTA DE CLIENTES
Concepto: en la cuenta de Clientes se registran las ventas a crdito, que la
compaa realiza a sus clientes. Por lo tanto, corresponde a un Activo.
Naturaleza: el saldo normal de esta cuenta es un debe (deudor).
Documentos soporte: Documentos a favor de la empresa firmados por el
cliente, facturas, recibos, depsitos.
Se carga (aumenta):
Por el importe de las ventas a crdito.
Se abona (disminuye):
Por el importe total o parcial del cobro de la deuda al cliente.
Cuentas por Cobrar
CUENTA DE ANTICIPOS DE CLIENTES

Concepto: la cuenta de Anticipos de Clientes representa los anticipos
(adelantos de dinero) realizados por los clientes de la empresa para la compra
de bienes, por ejemplo materias primas, o servicios. Por lo tanto, corresponde
a un Pasivo.
Naturaleza: el saldo normal de esta cuenta es un haber (acreedor).
Documentos soporte: recibos y depsitos donde se cite monto del anticipo.
Se abona (aumenta):
Por el monto de los anticipos autorizados y recibidos.
Se carga (disminuye):
Al finalizar la transaccin, amortizando o aplicando sobre un documento tipo
dbito (por ejemplo, una factura de venta del cliente que realiz el anticipo) el
pago total o parcial del anticipo.
ABONO EXTRAORDINARIO
Se refiere a los abonos extras que hagan los clientes a sus deudas.
AMORTIZACIN FIJA
Tipo de condicin de pago en el que para todas las cuotas, el monto que se
amortiza al principal es siempre el mismo.
CUOTA FIJA
Tipo de condicin de pago en el que todas las cuotas son por el mismo monto,
pero el monto que se amortiza al principal y los intereses que se calculan para
cada cuota varan.
FRACCIONES DE INTERESES
Se refiere a la modalidad de clculo de porciones de intereses, que puede ser
utilizada al cancelar un pago antes de la fecha de pago o pagos parciales de
cuotas.
Cuentas por Cobrar
GARANTAS
Se refiere a los fiadores y prendas que se indiquen para respaldar la deuda.
MONTOS
Tipo de condicin de pago en el que se definen manualmente los montos de
cada pago.
PRINCIPAL
Monto de la deuda incurrida por el cliente sin tomar en cuenta los intereses.
Cuentas por Cobrar
CAPTULO 2
Definicin de las Caractersticas
Generales de la Compaa
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el mdulo de Cuentas por Cobrar como en otros mdulos de
Exactus relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compaa.
Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:
La integracin de Cuentas por Cobrar con los otros mdulos de

Exactus.
La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.
La definicin de los Parmetros del Mdulo
INTEGRACIN
Cuentas por Cobrar est integrado con los mdulos de
Administracin del Sistema, Contabilidad General, Control
Bancario y Facturacin.
Del mdulo de Administracin del Sistema utiliza informacin

contenida en las tablas de datos, por ejemplo: Pases y Categoras de
Proveedores.
Los asientos generados desde el mdulo de Cuentas por Cobrar
actualizan el saldo en la Cuenta por Cobrar de Clientes del catlogo de
cuentas contables. Por lo tanto, es un auxiliar del mdulo de Contabilidad
General.
Las deudas de los clientes canceladas desde el mdulo de Cuentas por Cobrar,
mediante Depsitos y Transferencias Electrnicas de Fondos,
aumentan el saldo de las cuentas bancarias de la compaa, manejadas desde el
mdulo de Control Bancario.
Cuentas por Cobrar
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 15
Desde Facturacin, se carga la informacin necesaria para la actualizacin

de las cuentas por cobrar de las Facturas y las Devoluciones.
Adems, con Flujo de Caja se tiene integracin en cuanto a las
transacciones de los clientes que participan en los flujos de efectivo de este
mdulo.
La integracin de Cuentas por Cobrar se observa en la siguiente figura:
Integracin del Mdulo
CMO SE IMPLANTA EL MDULO?

Para poder implantar el mdulo de Cuentas por Cobrar, deben haberse
terminado las respectivas implantaciones de los mdulos de
16 Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa
Cuentas por Cobrar
Administracin del Sistema, Contabilidad General y Control

Bancario.
El orden en que se inicializarn los datos es el siguiente:

Del mdulo de Administracin del Sistema
Tipos de Cambio
Cdigos de Impuesto
Monedas
Categoras de Cliente. Esta tabla contiene informacin con respecto a
cada uno de los pares centro de costo - cuenta contable en los cuales se
registran las transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, si el
usuario establece en los Parmetros del Mdulo de Cuentas
por Cobrar la Generacin de Asientos por Categora.
Pases. Esta tabla contiene informacin con respecto a cada uno de los
pares centro de costo - cuenta contable en los cuales se registran las
transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, si el usuario
establece en los Parmetros del Mdulo de Cuentas por
Cobrar la Generacin de Asientos por Pas.
Zonas
Rutas
Cobradores
Vendedores
Nivel de Precios
Condiciones de Pago
Tarjetas de Crdito
Nmeros de Identificacin Tributaria (NIT's)
Del mdulo de Contabilidad General
Paquetes Contables
Tipos de Asiento
Cuadro de Cuentas Contables
Del mdulo de Control Bancario
Cuentas Bancarias
Del mdulo de Cuentas por Cobrar
Parmetros del Mdulo
Tipos de Retenciones
Subtipos de Documentos
Cuentas por Cobrar
Clientes
Saldos iniciales
PARMETROS DEL MDULO

En esta seccin se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como
de contenido, que afectarn las funciones del mdulo. La pantalla de
Parmetros del Mdulo funciona por medio de carpetas o tabs, que
controlan los diferentes tpicos por definir en el mdulo.
GENERAL
Contiene aspectos generales del manejo del mdulo tales como: la integracin
con otros mdulos, las caractersticas generales de los clientes, las
caractersticas generales de los documentos y otros.
Generales: En esta seccin se presentan cinco opciones que definen aspectos
variados tanto en el manejo de documentos como en la aplicacin de los
movimientos que implican los documentos en la contabilidad de la empresa.
Las opciones son las siguientes:
Limpiar Aplicacin
Detalle Obligatorio
Introducir Facturas
Asociacin de facturas a un contra recibo
Integracin contable
Permitir NIT's Duplicados
Refrescar a partir de NIT
Copiar Notas en asientos
Asociacin entre documentos
Al activar la opcin de limpiar aplicacin el sistema elimina la frase de la

casilla de Aplicacin de la carpeta de Crdito o Dbito (segn el tipo de
documento registrado), despus de registrar el documento. De modo que si se
va a ingresar un nuevo documento, el usuario debe escribir nuevamente la
aplicacin del mismo.
Cuentas por Cobrar
La opcin de detalle obligatorio implica que el usuario debe ingresar todos

los montos correspondientes a la carpeta de Detalle. Si se desactiva esta
opcin, el sistema sugiere los montos correspondientes a cada rubro, que
pueden ser modificados por el usuario.
La opcin de introducir facturas implica que desde este mdulo se pueden
crear documentos tipo Factura. En caso contrario, es decir, si se desactiva la
opcin, el usuario no podr crear estos documentos desde la opcin de
Documentos, debido a que en la casilla Tipo de la carpeta General, no se
desplegar este tipo de documento. En este caso nicamente se podrn cargar
las facturas que hayan sido generadas desde el mdulo de Facturacin.
La opcin Permitir NIT's Duplicados, permite ingresar en la casilla
Contribuyente de la carpeta General en la pantalla Creacin - Modificacin de
Clientes, un NIT existente y asociarlo con la Descripcin o Razn Social y el
Alias para el cliente. Si no se activa esta opcin, cuando el usuario ingresa un
NIT existente, el sistema no permite asociar el NIT con la Descripcin o
Razn Social y el Alias para el cliente.
Si se marca la opcin Refrescar a partir de NIT's, entonces cuando el
usuario ingresa un NIT en la casilla Contribuyente de la carpeta General en la
pantalla Creacin - Modificacin de Clientes, se actualizarn,
automticamente, la Descripcin o Razn Social y el Alias del cliente.
La opcin Notas en Asientos incluye a los asientos generados la carpeta de
Notas que se encuentra en la carpeta de Notas de la opcin documentos.
A continuacin se muestra un ejemplo de la Carpeta Notas de la
Generacin de Asientos Contables.
Cuentas por Cobrar
Carpeta Notas de Generacin de Asientos
La opcin de integracin contable permite que todos los movimientos

generados en el mdulo de Cuentas por Cobrar se incorporen a la
Contabilidad General de la compaa. Si no se marca esta opcin, la
carpeta denominada Contable se desactivar, dado que en ella se maneja el
detalle de dicha integracin.
La opcin Asociacin entre Documentos permite manejar agrupaciones
de documentos (Facturas y sus documentos asociados) de manera que se
puedan relacionar entre s crditos y dbitos para documentos dependientes.
Al activar esta opcin el usuario podr:
Asociar cualquier tipo de documento a una factura
Llevar un saldo conjunto del grupo de documentos (factura y

documentos asociados)
Realizar consultas y reportes de los conjuntos de documentos y su

saldo en un momento determinado

Cuentas por Cobrar
Esta opcin habilita una casilla llamada Doc.Asociado en las carpetas de

Dbito y Crdito del mantenimiento de Documentos. Ah es donde se hace la
asociacin de documentos.
Si se tiene activada la opcin Asociacin de Facturas a Contrarecibos
el sistema no permitir grabar ningn documento en el men transacciones si
no se ha registrado el nmero de contra recibo al cual se va a asociar. Si se
indica un nmero de contra recibo que no existe el sistema le pregunta que si
lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema generar el nuevo
contra recibo.
Es importante sealar que al asociar los documentos del cliente a un contra
recibo, los documentos adquieren automticamente las condiciones de pago
y fecha rige del contra recibo.
Esta opcin afecta directamente el campo Contra recibo de la tabla de
creacin y mantenimiento de documentos.
Utilizar NCF para Recibos: este parmetro se despliega para las compaas
que manejen NCFs y que adems tengan definido el pas como Repblica
Dominicana, en caso de que se utilice este parmetro, el sistema deshabilitar
el uso del NCF para los documentos de tipo Factura y lo habilitar para los
recibos, en caso de que no lo use, el sistema trabajar los NCFs para las
facturas.
Rubros en Dbitos: los rubros se despliegan en la carpeta de Detalle de la
opcin de creacin - modificacin de documentos. Cuando se activa la
opcin de usar rubros, los campos correspondientes en la carpeta de Detalle
se activan y aceptan el ingreso de montos.
Al permitir el uso de rubros se activan los dos campos correspondientes al
nombre de cada uno de ellos. El nombre que se establezca en Parmetros
del Mdulo ser el que se despliegue en las casillas correspondientes en la
carpeta de Detalle.
Documento Pronto Pago: cuando se crean documentos, es preciso
establecer la condicin de pago para el documento. Si el cliente adquiere
mercadera a crdito, se establece un descuento por pronto pago. Entonces, si
el documento se cancela en el perodo considerado como pronto pago se debe
generar un documento que considere el descuento involucrado.
El usuario debe definir el tipo de documento que se generar por pronto pago
del listado que despliega el sistema, estos documentos son todos de tipo
crdito porque disminuyen la cuenta por cobrar del cliente.
Ultima Compresin: en esta casilla el sistema despliega la fecha en que se
ejecut por ltima vez el proceso de purga de datos.
Cuentas por Cobrar
Rubros Adicionales: al activar esta opcin, se activa la carpeta de Valores

Adicionales dentro de Parmetros del Mdulo. Esto servir para configurar los
Rubros Adicionales que se utilizarn en el manejo de Clientes.
Impuesto en Dbitos: corresponde al cdigo de impuestos, definidos desde
el mdulo de Administracin del Sistema, que ser utilizado para calcular
el porcentaje por concepto de impuestos que se aplicarn a los documentos
tipo dbito de los clientes.
El cdigo de impuesto que se elija involucra dos porcentajes por concepto de
impuestos. Estos porcentajes sern los que el sistema calcule en la carpeta de
Detalle de la opcin de Creacin - Modificacin de Documentos.
Diferencias Cambiarias: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la
fecha en que se corri por ltima vez el proceso de Diferencias Cambiarias.
Ultima Compresin: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la fecha en
que se corri por ltima vez el proceso de compresin de la informacin del
sistema.
Consecutivo de Retenciones: en este campo, el usuario puede definirle
un consecutivo especfico a los documentos de retencin generados por el
mdulo de cuentas por cobrar. Esta casilla es un F1 de los consecutivos de
retenciones de CC, que existen en lo sistema, agregados desde el Consecutivos
Globales, de Administracin del Sistema.

Cuentas por Cobrar
Carpeta General
CONTABLE
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integracin entre Cuentas por Cobrar y Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegar nicamente si se ha activado la
opcin de Integracin Contable en la carpeta General.
Asientos por: debe establecerse el parmetro por el que se generarn los
asientos, entre las alternativas:
Pas del Cliente
Cuentas por Cobrar
Categora del Cliente
En el mdulo de Administracin del Sistema existen cuentas contables

asociadas con las Cuentas por Cobrar tanto en la tabla de pases como
en la tabla de categoras de proveedores. Por lo tanto, el usuario debe
especificarle al sistema cules cuentas contables debe utilizar para generar los
asientos, las de Pas o las de Categora.
Generacin de asientos: esta opcin establece la forma en que se realizar
la integracin contable de las transacciones de este mdulo. Cuando se realiza
una transaccin de cualquier tipo, se generar un registro en la contabilidad de
la empresa.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacin
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
Visualizar
Modificar
Aplicar en forma automtica
Existen las siguientes modalidades de la integracin contable, segn se
marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas
modalidades corresponden a:
a) Si no se marca ninguna opcin, el sistema genera el asiento contable y
lo registra en el diario, pero ste no se puede ver desde este mdulo:
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
b) Al marcar nicamente la opcin de aplicar en forma automtica, el

asiento contable se genera y se registra directamente al mayor,
tampoco se puede ver desde este mdulo:
Visualizar
Modificar
c) Si se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el
asiento contable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin
y el sistema registra el asiento en el diario de la contabilidad:
Cuentas por Cobrar
Visualizar
Modificar
d) En esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este

mdulo y el sistema registra el asiento al diario de la contabilidad
para su posterior aprobacin:
Visualizar
Modificar
e) Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el

asiento desde el mdulo de Cuentas por Cobrar, el sistema
registra el asiento directamente al mayor de la contabilidad:
Visualizar
Modificar
f) En esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede
hacer ninguna modificacin. El sistema registra el asiento
directamente al mayor:
Visualizar
Modificar
Contabilidad por omisin: el usuario debe establecer si los asientos que se
generen de las transacciones de cuentas por pagar afectarn directamente la
contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas.
Asientos para: permite establecer los tipos de documento para los cuales el
sistema generar asientos contables. El usuario debe marcar aquellos
documentos de crdito y de dbito para los cuales el sistema generar asientos
contables. Presenta las siguientes opciones:
Facturas
Cuentas por Cobrar
Intereses
Letra de Cambio
Notas de Dbito
Otros Dbitos
Intereses Corrientes
Recibos
Depsito
T.E.F.
Notas de Crdito
Otros Crditos
Paquetes Contables: se deben definir los cdigos de los paquetes

contables que contendrn los asientos generados por las transacciones de
Cuentas por Cobrar. Los asientos debidos a la integracin contable de
cuentas por pagar pueden guardarse separadamente en la contabilidad, segn
el tipo de documento, ya sea de crdito o de dbito.
Tipos de Asiento: se deben definir los cdigos de los tipos de asiento en los
que se ingresarn los movimientos debido a las transacciones de Cuentas
por Cobrar. Es preciso establecer un tipo de asiento para cada tipo de
documento, crdito y dbito.

Cuentas por Cobrar
Carpeta Contable
TEXTOS ADICIONALES
En esta carpeta se establece si se utilizaran campos de texto adicionales y el
nombre de los campos en las carpetas de mantenimiento de clientes. Si se
marca la opcin Usar Rubros, entonces aparecern cinco campos llamados
Nombre Rubro. Estos campos pueden ser usados para ampliar informacin
del cliente, de hecho estos rubros son los que aparecen en la carpeta de textos
en la opcin de Cliente.
Si el usuario desea utilizar la funcionalidad de Manejo de Das de
Revisin, deber utilizar uno de estos rubros para que se pueda establecer
los das de revisin en el mantenimiento de Clientes. Dicha funcionalidad
ser desplegada solo para los documentos con saldo mayor a 0.
Adems de los campos para configurar los rubros, se tiene una casilla ms
llamada Rubro de Das de Pago, en ella se debe indicar el nmero del
rubro que se desea utilizar para configurar los das de revisin por cliente.
Cuentas por Cobrar
A continuacin se presenta la pantalla de Textos Adicionales:
Carpeta de Textos Adicionales
VALORES ADICIONALES
Esta carpeta presenta una tabla donde el usuario podr configurar los Rubros
Configurables o Valores Adicionales, los cuales sern utilizados en la
definicin de caractersticas de los clientes.
En general, se propone una funcionalidad que permita almacenar por cliente
una serie de datos que servirn de apoyo a diversos procesos que se requieran
para su manejo.
Esta tabla permitir configurar varios aspectos:
Cuentas por Cobrar
Nombre: nombre del rubro para mostrar como etiqueta en el mantenimiento

de Clientes.
Tipo: en este campo el usuario debe definir el tipo de dato que se va a registrar
en esta casilla. Se presenta un combo box con tres opciones: Fecha, Numrico
y Alfanumrico.
Longitud: se aplica solamente para tipo alfanumrico y representa el nmero
de caracteres permitido para el campo.
Decimales: esta informacin se utiliza slo para datos de tipo numrico e
indica el nmero de decimales del campo.
Modificable: esta columna es un check box que indica si el campo va a poder
ser modificable una vez asignado al cliente.
Se tiene un total de 10 Rubros Configurables de los cuales se podr hacer
uso para la recopilacin de otros datos referentes a los clientes.
Pantalla de Valores Adicionales
Una vez ingresados los datos deber activarse la opcin de Grabar para
grabar la informacin definida.
Cuentas por Cobrar
CAPTULO 3
Informacin General para las
Transacciones de Cuentas por Cobrar
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se presentan las opciones del men en las que se debe hacer
ingreso de informacin para alimentar el sistema.
Especficamente se detallan:
La creacin de Subtipos de Documentos
La creacin de los Tipos de Retenciones
SUBTIPOS DE DOCUMENTOS
Cuando el usuario registra un documento tanto de crdito como de dbito en
los Datos Generales del documento debe establecer tanto el Tipo como el
Subtipo asociado con documento.
La casilla denominada Subtipo de Documento tiene como objetivo
clasificar de una manera ms especfica los documentos que se registren. Por
ejemplo, un Tipo de Documento de dbito es la Factura, un Subtipo de Factura
podra ser Factura por Venta de Producto Terminado o Factura por Servicios
Profesionales.
Por lo tanto, la opcin de Subtipos de Documentos se relaciona
directamente con la opcin de Documentos del men de Transacciones.
Para definir un subtipo de documento nicamente se requiere especificar:
Tipo de Documento: clasificacin general para los documentos de crdito
o de dbito. Para clasificar de manera especfica un documento se asocian

Subtipos al Tipo de documento.
Descripcin del Subtipo de Documento: establece la descripcin o
naturaleza especfica del Tipo de documento de crdito o de dbito
seleccionado.
A continuacin se presenta la pantalla principal de esta opcin:
Cuentas por Cobrar
Informacin General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 31
Tabla Subtipo de Documento
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Subtipo de Documento el sistema despliega una
tabla en la cual es necesario ingresar informacin en tres columnas: Tipo de
Documento, Descripcin del Subtipo de Documento y Subtipo de Control
Bancario.
La columna Tipo de Documento, es de tipo combo box y en ella se debe
seleccionar del listado desplegado, la opcin con la cual asociar el subtipo
por agregar.
Se debe ingresar la Descripcin del Subtipo de Documento, en la
columna del mismo nombre, la cual es un campo alfanumrico de 25
caracteres.
Para agregar un documento (Tipo Dbito o Crdito) y Subtipo Anticipo
solamente digite la palabra Anticipo(s) al inicio de la Descripcin del Subtipo
del Documento. Es importante que inicie con la palabra Anticipo pues de lo
contrario el subtipo se tomar como Normal, adems debe ir escrito con la
letra inicial en mayscula y las dems en minsculas, sino el sistema no
utilizar las cuentas contables definidas para los Anticipos.
32 Informacin General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
La columna Subtipo de Documento, es de tipo combo box y en ella se

debe seleccionar del listado desplegado, la opcin la cual ser homloga a los
documentos generados en el mdulo de Control Bancario. Por la lgica
del sistema, para definir el dato en esta columna es necesario haber definido
previamente los Subtipos de documentos en el mdulo de Control
Bancario.
Creacin de Registros para Subtipos de Documento
Centro de Costo: cdigo del centro de costo asignado al subtipo de

documento, el mismo se usar para la definicin de la lnea de cierre de la
transaccin contable del documento generado.
Descripcin Centro Costo: descripcin del centro de costo asociado al
subtipo de documento.
Cuenta Contable: cdigo de la cuenta contable asignada al subtipo de
documento, la misma se usar para la definicin de la lnea de cierre de la
Descripcin Cuenta Contable: descripcin de la cuenta contable asociada
al subtipo de documento.
Cuentas por Cobrar
Paquete Contable: este campo es un F1 de los cdigos de los paquetes

contables cuando se quiere asignar a un subtipo de documento en particular,
un paquete contable diferentes al asignado por defecto.
Descripcin Paquete Contable: al ingresar el cdigo de paquete, el
sistema agregar de manera automtica la informacin correspondiente a la
descripcin del paquete para identificar ms claramente el paquete contable.
Tipo de Asiento: al igual que los paquetes contables, para cada subtipo se
puede definir el tipo de asiento a generar cuando se realizan documentos de un
subtipo especfico. Este campo es un F1 de los tipos de asientos que se
encuentran agregados en la base de datos.
Descripcin Tipo de Asiento: este campo describe de manera automtica
el detalle acerca del tipo de asiento agregado.
Nota
En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el
sistema tomar los datos de las cuentas contables definidos en la categora
del cliente o en el pas, segn haya sido parametrizado el mdulo.
TIPOS DE RETENCIONES
Esta opcin permite definir los tipos de retenciones posibles que se aplican
sobre los documentos por cobrar (dbitos) de los clientes.
Los distintos tipos de retenciones se aplican segn las caractersticas tanto del
cliente como de los documentos tipo dbito que se generen.
El sistema permite eliminar y agregar las retenciones que el usuario considere
necesarias para cada documento tipo dbito.
Por lo tanto, la tabla de Retenciones se relaciona directamente con la
generacin de Documentos desde la opcin de Transacciones,
especficamente cuando se crean documentos tipo dbito.
A continuacin se presenta la pantalla principal de esta opcin:

Cuentas por Cobrar
Tabla de Tipos de Retenciones
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una Retencin el sistema despliega una pantalla que
agrupa la informacin del registro en carpetas, General y Contable. Sin
embargo, dos datos de la informacin son compartidos, el Cdigo que es una
identificacin alfanumrica de la retencin y la Descripcin o nombre de la
retencin.
General
La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Carpeta General de Retenciones
En esta carpeta se deben definir los siguientes conceptos:

Modo de Aplicacin: establece el momento en que la retencin se aplique
al documento de crdito. Se presentan la alternativa:
Aplicar al registrar

Cuentas por Cobrar
Esto indica que la retencin ser calculada sobre el documento cuando ste se
registra. Por lo tanto, cuando se introduce un documento de crdito que tiene
retenciones, entonces la retencin en particular ser creada y aplicada a dicho
documento.
Por ejemplo, si se tiene una factura por un monto de $100.00 con una
retencin de 8% al registrar, entonces al momento de ingresar la factura se
crear la retencin y se aplicar a dicha factura, por lo que sta mostrar un
saldo actual de $92.00. (El $8.00 estar en la cuenta de retenciones).
Si no se marca esa opcin, se asume que la retencin ser calculada sobre el
documento hasta el momento en que se cancela por completo. Por ejemplo, si
se tiene una factura por un monto de $100.00, con una retencin de 5% al
cancelar, el saldo por pagar ser de $100.00, por lo que al registrar un pago, se
pagar $95.00 sobre la factura, se crear en forma automtica la retencin por
$5.00 y se aplicar a la factura, cancelndola por completo.
Montos: este es uno de los parmetros para el clculo del monto sugerido de
la retencin. Esta opcin permite seleccionar un criterio para la aplicacin de
la retencin, mediante dos casillas:
Porcentaje
Mnimo
El usuario debe establecer el Porcentaje que se aplicar sobre la suma de los

montos del Detalle, seleccionados, del documento de crdito al cual se aplica
la retencin.
El usuario debe ingresar el monto Mnimo asociado con la suma de los
montos del Detalle, seleccionados, del documento de crdito a partir del cual
aplica la retencin. Este monto se debe establecer en la moneda local del
sistema y generalmente es definido por el fisco.
Activa: indica si la retencin aplica o no. El estado activo posibilita el clculo
de la retencin. En caso de que la casilla no est marcada, este tipo de
retencin no ser calculado.
Aplicar Retenciones: presenta una serie de opciones, que corresponden a
los montos del Detalle del documento de crdito sobre el cual aplicar la
retencin. El usuario podr definir una o cualquier combinacin entre las
opciones. De esta manera, para calcular el monto de la retencin se aplicar el
Porcentaje establecido sobre la suma de los montos respectivos, si esta
cantidad es mayor o igual que el monto Mnimo.
Por ejemplo, si se crea una retencin con un porcentaje de 20%, que aplica
sobre el monto, se calcular la retencin por un 20% del monto especificado
en la opcin Transacciones Sin embargo, si el equivalente en moneda local del
monto es menor que el monto mnimo especificado, entonces la retencin no
Cuentas por Cobrar
ser aplicada. Por ejemplo, el clculo de la retencin fue de 1.000 en moneda

local, pero el mnimo es de 5.000, entonces la retencin no ser calculada.
Estas opciones corresponden a los campos del detalle, se debe de seleccionar
nicamente una opcin.
Monto: la retencin se calcula sobre el monto del crdito
Subtotal: la retencin se calcula sobre el monto el subtotal del

crdito
Subtotal Descuento: la retencin se calcula sobre el monto del

crdito menos el descuento factura
1er. Impuesto: la retencin se calcula sobre el monto del primer

impuesto
2do. Impuesto: la retencin se calcula sobre el monto del segundo

impuesto
1er. Rubro: la retencin se calcula sobre el monto del primer rubro
2do. Rubro: la retencin se calcula sobre el monto del segundo

rubro
1er Impuesto Asumido No Descontable: la retencin se

calcula sobre el impuesto asumido de acuerdo al rgimen fiscal,
donde se paga la retencin sobre ese impuesto pero el impuesto no se
registra en la cuenta impuestos, si no que se asume como parte de la
compa.
1er Impusto Asumido Descontable: la retencin se calcula

sobre el porcentaje de impuestos, pero el impuesto 1 no se registra en
una cuenta de impuestos.
Otro retencin: este campo est habilitado para que el usuario

defina sobre que retencin de las que ya ha sido creada guardada en
la base de datos, se necesita calcular esta retencin.
Otras Caractersticas: en esta seccin se definen datos varios como:
Activa: define si la retencin se encuentra en uso o no dentro del

sistema.
Asumida: bajo este criterio, el sistema no descuenta del documento

el monto de retencin si no que lo hace hasta el momento en que se
paga el documento.

Cuentas por Cobrar
Autoretenedora: esta opcin es utilizada para los proveedores que

son Gran Contribuyente y aplica slo para retenciones que tienen el
Modo de Aplicacin definido como Aplicar al Registrar. Al utilizar
esta opcin se deben definir en la carpeta Contable las cuentas
contables y los centros de costo que se manejan para los registros
propios por concepto de autoretencin.
No generar si el proveedor es autoretenedor: este parmetro

excluye esta retencin en especfico para casos donde el proveedore
es autoretenedor.
Excepciones por porcentaje

En esta seccin se pueden definir las polticas de excepciones que maneja la
compaa de acuerdo a rgimen y/o ciudad haciendo click en los siguientes
botones:
Por ciudad: esta opcin en realidad lo que indica es que no se

poseen excepciones en la retencin. Este botn habre una pantalla
donde el ususario puede definir un centro de costo y cuenta contable
donde se almacenen los montos de la excepcin.
Pantalla de Carpeta Excepciones por Ciudad
En esta ventana se debe definir la siguiente informacin:
Cuentas por Cobrar
Divisin Geogrfica 2: es un F1 de las ciudades que

el sistema almacena. La divisin geogrfica 2 es el nivel ms
detallado de ciudad que mantiene el sistema y es en la que se
subdivide la divisin geogrfica 1.
Divisin Geogrfica 1: es la divisin a la que pertenece la

divisin
geogrfica
1.
Esta
informacin
aparece
automticamente al seleccionar la divisin geogrfica anterior.
Descripcin: aparece de automticamente al seleccionar las

divisiones geogrfica y describe con informacin ms
especfica la ciudad seleccionada.
Porcentaje: aqu el usuario define el porcentaje de excepcin

que el sistema aplicar a documentos asociados a la ciudad
seleccionada previamente.
Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del

sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que
aparece por default para la retencin, cuando se define calcula
una excepcin a la retencin.
Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del

sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que
una excepcin a esta retencin.
Rgimen: permite definir el porcentaje de exoneracin sobre la

retencin que se tiene de acuerdo al rgimen de donde provenga el
documento. Al presionar este se presenta la siguiente pantalla:
Pantalla de Carpeta Excepciones por Rgimen

Cuentas por Cobrar
En este mantenimiento se debe definir:

o
Rgimen: es un F1 de los regmenes que se tienen

almacenados en el sistema. Tambin se puede ingresar esta
informacin de manera manual.
Descripcin: esta informacin aparece de manera automtica

al seleccionar el rgimen.
Porcentaje: aqu el usuario define el porcentaje de excepcin

que el sistema aplicar a los documentos provenientes del
rgimen seleccionado previamente.
Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del

sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que
una excepcin a la retencin.
Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del

sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que
una excepcin a esta retencin.
Contable
En esta carpeta se encuentran dos secciones:
Centro-Cuenta: esta seccin se define de costo asociado con la retencin
que se utilizara para la generacin de los asientos contables por concepto del
clculo de retenciones. Al establecer el cdigo del Centro de Costo el usuario
podr seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con el mismo. El
otro campo de esta seccin es el de Cuenta: se debe indicar la cuenta
contable asociada con la retencin, para la generacin de los asientos
contables por concepto del clculo de retenciones. Al establecer el cdigo de
la cuenta contable el usuario podr seleccionar uno de los Centros de Costo
asociado con la cuenta contable.
Centro-Cuenta: esta seccin se define la informacin de Centro de
Costo, en esta casilla se debe indicar el centro de costo asociado con la
retencin que se utilizara para la generacin de los asientos contables por
concepto del clculo de retenciones. Al establecer el cdigo del Centro de
Costo el usuario podr seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con
el mismo. El otro campo de esta seccin es el de Cuenta: se debe indicar la
cuenta contable asociada con la retencin, para la generacin de los asientos
Cuentas por Cobrar
contables por concepto del clculo de retenciones. Al establecer el cdigo de

la cuenta contable el usuario podr seleccionar uno de los Centros de Costo
asociado con la cuenta contable.
La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Pantalla de Carpeta Contable de Retenciones

Cuentas por Cobrar
CAPTULO 4
Clientes
NOTA INTRODUCTORIA
La opcin de Clientes desplegada dentro de la opcin del men principal
Mantenimiento de Clientes en Cuentas por Cobrar: crea, modifica y
elimina registros. Posteriormente, es posible realizar transacciones con los
clientes existentes.
La tabla de clientes tambin se utiliza en el mdulo de Facturacin, por
lo tanto, la informacin manejada desde cualquiera de los dos mdulos se ver
reflejada en ambos. Por ejemplo, si en el mdulo de Facturacin se crea el
cliente CL0002 con caractersticas especficas, entonces tambin se desplegar
en la tabla de clientes de mdulo Cuentas por Cobrar.
La informacin desplegada en la tabla Clientes se visualizar dependiendo de
la aplicacin que se le d al filtro, el mismo permite filtrar los clientes por
Cdigo, Nombre, Pas, Zona, Ruta, Condicin de Pago, Nivel de Precios,
Vendedor, Moneda, Clase, Categora de Cliente, Rango de Saldo, Estado
(Activo o Inactivo), Impuesto, Estado de Cobro, Documento a Generar y Clase
de Documento.
Algunos campos que se despliegan en las diferentes carpetas de la pantalla
Creacin-Modificacin de Clientes, no aplican directamente a las
transacciones propias del mdulo Cuentas por Cobrar, sino que
corresponden a informacin necesaria para el funcionamiento de
Facturacin. Sin embargo, el usuario puede modificar tales datos desde
Cuentas por Cobrar.
La pantalla principal de esta opcin es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Clientes 43
Tabla de Clientes
Nota
De acuerdo con la Ley Federal de Proteccin de Datos Personales en Posesin

de los Particulares de Mxico se incluye en la Bitcora de Procesos del
mdulo de Administracin del Sistema (AS) los registros correspondientes a
las operaciones de ingreso, modificacin o eliminacin de registros en el
catlogo de clientes, as como impresin, filtrado, edicin de columnas y
exportacin a Excel.
FUNCIN ESPECIAL
Botn Funcin
Ver detalle de
saldo del
cliente
seleccionado
Descripcin
Con este botn se permitir visualizar la informacin de saldos
del cliente seleccionado en la tabla, permitiendo consultar de
manera gil tanto el saldo como el lmite de crdito del cliente
expresado tanto en moneda local como dlar y moneda del
cliente.
44 Clientes
Cuentas por Cobrar
Invocar
Cargador
Dinmico
Se encuentra nicamente en la pantalla principal del

mantenimiento, al presionarlo se levanta una herramienta que
permite la modificacin masiva y/o la carga de datos. El
mismo cuenta con un wizard de carga que es alimentado por
un archivo de Excel que el usuario ha completado
previamente.
Para mayor informacin y detalle del uso del Cargador
Dinmico, recurra al documento Cargadores Dinmicos, el
cual se encuentra en su instalacin del ERP, en la carpeta
Manuales.
INGRESO DE DATOS
En la pantalla de definicin de datos del cliente, en primer lugar, se definir:
Cdigo: campo alfanumrico de 20 caracteres en el que se define una
identificacin corta del cliente
El manejo del cdigo del cliente tiene una condicin especial, pues en caso de
que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administracin del Sistema, un registro para los clientes y el usuario
cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del cdigo
ser un F1, con lo que traer todos los consecutivos definidos para los clientes
en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del cdigo del
cliente, quedar sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la gua de
Administracin del Sistema.
Descripcin: campo o casilla que se habilita para definir un nombre o
descripcin del cliente que se est ingresando, el mismo es campo
alfanumrico de 80 caracteres.
Saldo: este botn
, se utiliza solo para clientes existentes, al oprimirlo,
el sistema actualizar en la casilla adjunta el monto del saldo de deudas que en
ese momento tiene el cliente consultado.
Cuando se hayan definido estos datos, el usuario proceder a definir el detalle
de la informacin del cliente, la cual el sistema la organizar en un conjunto de
carpetas.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en la pestaa de la carpeta.
Cuentas por Cobrar
Clientes 45
Descripcin de Carpetas
La opcin de Clientes presenta las siguientes carpetas: General,
Condiciones, Otros, Comprobantes Fiscales, Documentos Electrnicos,
Direcciones, Tarjeta, Rubros Texto o Valores Adicionales, Corporativo y
Notas.
General
La informacin de esta carpeta consiste en aspectos generales de identificacin
del cliente, tales como: fecha de ingreso, alias, contacto, cargo del contacto,
nmero de identificacin tributaria del cliente, nmeros de telfono y fax,
categora del cliente y otros.
Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el cliente empez
relaciones comerciales con la empresa.
Alias: es un nombre alterno utilizado en la empresa para identificar al cliente.
Inicialmente, el sistema conserva la Descripcin o Razn Social asociada con
el cliente, aunque puede cambiarse a conveniencia del usuario por un nombre
abreviado.
Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa cliente, con el
cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones especficas
de los pagos de documentos de dbito pendientes.
Cargo: puesto, o posicin dentro del organigrama, que tiene el Contacto.
Contribuyente: nmero de identificacin tributaria (NIT) con que ha sido
registrada la empresa cliente, en el Registro Mercantil de un pas especfico,
por ejemplo la Cdula Jurdica.
Si presiona la tecla F1 en el campo Contribuyente, entonces se desplegar la
Tabla de NIT's, definida en el mdulo de Administracin del Sistema.
Cada registro de esta tabla contiene los campos: Nmero de Identificacin
Tributaria, Descripcin o Razn Social y Alias, asociados con un proveedor o
un cliente.
Si en los Parmetros del Mdulo de Cuentas por Cobrar se ha
marcado Refrescar a partir de NIT's, entonces cuando el usuario ingresa un
NIT o selecciona un registro de la tabla de NIT's se actualizarn,
automticamente, la descripcin o razn social y el alias del cliente.
Si en los Parmetros del Mdulo de Cuentas por Cobrar se ha
marcado Permitir NIT's duplicados, entonces cuando el usuario ingresa un
46 Clientes
Cuentas por Cobrar
NIT existente o selecciona un registro de la tabla de NIT's, el sistema permite

asociar el NIT con la Descripcin o Razn Social y el Alias para el cliente.
Si la opcin Permitir NIT's Duplicados est marcada, entonces la Tabla

de NIT's almacenar nicamente el primer registro en el cual se han
asociado un Nmero de Identificacin Tributaria, una Razn Social o
Descripcin y un Alias.
Para mayor detalle sobre el establecimiento de Refrescar a partir de NIT's y
Permitir NIT's Duplicados, consulte la carpeta General de la seccin
"Parmetros del Mdulo" que se presenta en la pgina 18.
Ingreso de un nuevo NIT

Si el usuario ingresa est definiendo un cliente para el cual no se ha definido
el NIT, presionando el botn de NIT el sistema desplegar el Mantenimiento
de NITs.
En dicho mantenimiento se deben definir los siguientes datos: el Tipo de NIT
(definidos previamente), el cdigo del Nmero de Identificacin Tributaria, si
es Sucursal o no, la Razn Social y un Alias, para ms detalle consulte el
manual de Administracin del Sistema, en el captulo Tablas, seccin Otros,
apndice NITs.
Sucursal: identificacin de la sucursal del cliente, en caso de que el cliente
sea una sucursal, se debe definir un NIT que mantenga dicho esquema.
Telfonos y Fax: nmeros telefnicos y de fax de las instalaciones del
cliente, especialmente donde se puede ubicar al contacto.
Modelo Rte: en este campo se debe definir, en caso de que el cliente maneje
un modelo de retencin, el modelo que aplica al cliente, el campo cuenta con
la ayuda del F1 para traer los modelos definidos en Administracin del
Sistema.
Categora: clasificacin del cliente segn se defini en la tabla de Categoras
de Cliente del mdulo de Administracin del Sistema.
Esta categora se establece con base en la importancia del cliente para la
compaa, mediante criterios tales como: volumen de compras, pronto pago,
pago de contado, antigedad y otros.
Nota: Si en Parmetros del Mdulo se ha establecido la generacin de

Asientos por Categora, entonces habr un par centro de costo - cuenta
contable para una cuenta de mayor Clientes, conocida como cuenta de
control, que contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales
de los clientes incluidos en la Categora.
Cuentas por Cobrar
Clientes 47
Para cada Categora de Cliente existe un par centro de costo - cuenta contable
asociado con las siguientes cuentas:
- La cuenta de Letras por Cobrar.
- La cuenta de Descuentos por Pronto Pago.
- La cuenta de Intereses por Mora.
- La cuenta para Recibos.
- La cuenta para el Impuesto 1.
- La cuenta para el Rubro 1.
- La cuenta para Anticipos.
- La cuenta para el Cierre de Dbitos.
- La cuenta para el Cierre de Crditos.
Clase: establece otra forma de clasificar a los clientes de la compaa. Se
basa en el siguiente principio: "Una pequea cantidad de clientes dentro de un
grupo estar asociado con la mayor parte de las ventas totales".
De esta manera se clasificar a los clientes basndose nicamente en las
cantidades y montos comprados, del total disponible para la venta. As por
ejemplo, los mejores clientes tendrn categoras A, B o C, por el contrario, los
clientes menos prioritarios para la empresa, debido al volumen de compra,
tendrn categoras X, Y o Z.
Clase de Documento: en esta casilla se debe definir el tipo o clase de
documento que se le asignar por defecto a determinado cliente en el momento
de generarse una transaccin a su nombre desde este mdulo.
Impuestos: en esta casilla se define el tipo de impuesto que rige para cada
cliente.
Rgimen Tributario: en este espacio se debe llenar la informacin
correspondiente al rgimen asignado a cada cliente, lo que le facilita al usuario
el clculo de retenciones.
Ubicacin: como su nombre lo indica, en esta casilla se debe definir la
ubicacin geogrfica del cliente, con el fin de contar con una mayor cantidad
de datos de localizacin.
Corporacin: Check box que indica si el cliente es de tipo Corporacin, es
decir, si es el principal de un grupo corporativo.
48 Clientes
Cuentas por Cobrar
Si este check se encuentra marcado y ya se ha registrado al menos un

documento a este cliente en atencin a alguno de sus clientes sucursales o
asociados, al mostrar la informacin de este cliente, el check aparecer
deshabilitado para impedir as su edicin.
Por otro lado, si el check se encuentra marcado y no se ha agregado ningn
documento al cliente Corporacin que haya sido originado por uno de sus
clientes sucursales, y se decide desmarcarlo, entonces se verifica si para algn
cliente ya se ha indicado que dicho cliente es su cliente Corporacin, si existe
alguna asociacin, entonces se muestra un dilogo en el cual se le informa al
usuario de la situacin y se le pregunta si desea continuar con el cambio, de
ser as, todos y cada uno de los clientes asociados son desligados del cliente
que se tena como Corporacin.
El valor por defecto de este campo es S, esto quiere decir que todos los
clientes sern corporaciones por defecto, aun cuando el esquema de cliente
corporativo no tenga sentido para algunos de ellos, entendindose que cuando
se ingresa un cliente al cual no se le ha indicado un cliente corporacin al cual
est asociado y adems no se ha indicado que se trata de un cliente
corporacin, al grabar la informacin del cliente ste va a quedar con este
campo igual a S.
Si para un cliente no se le define como corporacin, entonces ser necesaria la
definicin de los datos que hay en la carpeta Corporativo, pues implicara que
se est indicando que dicho cliente pertenece a una corporacin que ya se cre
anteriormente.
Cliente inactivo: cuando esta opcin se activa, mediante un check mark,
solamente se pueden ingresar documentos tipo Crdito para el cliente. Un
cliente inactivo no puede eliminarse si tiene transacciones registradas.
Adems, recuerde que un cliente Inactivo puede ingresar solamente
documentos tipo Crdito, mas no de Dbito, pero dichos crditos no pueden
ser por ms del saldo que tiene disponible.
Multimoneda: cuando esta opcin se activa, mediante un check mark, es
posible ingresar documentos tipo dbito y documentos de crdito en varias
monedas diferentes de la moneda asociada con el cliente en la carpeta Otros.
Origen: esta opcin se utiliza para el manejo de los Nmeros de
Comprobante Fiscal, NCF, determinando as si se trata de un cliente Local,
al cual se le habilitar el que el sistema le sugiera los NCF, segn el tipo de
contribuyente se defina en la carpeta de Comprobantes Fiscales del registro
del cliente. Mientras que para los clientes clasificados como de origen
Exterior, el sistema no les debe sugerir un consecutivo para Comprobante
Fiscal. El registro de los NCF aplica nicamente para las Facturas, Notas de
Dbito y Notas de Crdito.
Cuentas por Cobrar
Clientes 49
IMPORTANTE: al definir el registro de un NCF en el mdulo de

Administracin del Sistema, existe la opcin de definir el Tipo de
Contribuyente como TODOS, este tipo de contribuyente aplica nicamente
para el mdulo de Cuentas por Cobrar, en el registro de documentos tipo
Notas de Dbito y Notas de Crdito, a lo que el sistema debe buscar el ltimo
generado para el contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor. Para
las facturas, el NCF sugerido variar de acuerdo al Tipo de Contribuyente que
se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro del cliente.
Nivel de Precios: esta casilla no se utiliza para fines de las transacciones
propias de Cuentas por Cobrar.
Su objetivo es definir al cliente un nivel de precios especfico para establecer
el monto a pagar cuando se facturan las cantidades de los artculos adquiridos.
El nivel de precios se refiere a diferentes escalas de precios que se definen
para los artculos y con los que se vende al cliente, en funcin por ejemplo de
las cantidades que adquiere.
El nivel de precios asociado con un cliente se utiliza directamente cuando se
facturan los artculos adquiridos, por lo tanto, esta casilla se utilizar
especficamente en el mdulo de Facturacin.
Documentos a Generar: esta casilla es de uso exclusivo del mdulo de
Facturacin. Se utiliza para definir el documento que se va a generar por
omisin para la facturacin. Las opciones de Boleta y Remisin de Boleta se
deben activar en los parmetros del mdulo de Facturacin y son utilizados
especialmente en Sur Amrica. Para el consecutivo de las Boletas se debe
consultar el nmero mximo ingresado para Boletas en Cuentas por Cobrar y a
partir de este sugerir el siguiente, adems los documentos tipo Boleta.
Participa en clculos de Flujo de Caja: esta opcin solo se muestra
cuando se utiliza el mdulo de Flujo de Caja. Esto activa la participacin del
cliente a registrar en en clculos de flujo de caja.
50 Clientes
Cuentas por Cobrar
Carpeta General
Condiciones
La informacin contenida en esta carpeta est relacionada con la manera de
realizar las negociaciones entre el cliente y la compaa. Incluyen: la
condicin de pago, el lmite de crdito, los intereses corrientes, los intereses de
mora y el porcentaje de descuento, entre otros.
Condiciones de Pago: se refiere al perodo de crdito que se le concede al
cliente para el pago de documentos. Las condiciones de pago se definen desde
el mdulo de Administracin del Sistema y se caracterizan por los
siguientes parmetros:
cdigo: identificacin alfanumrica de la condicin de pago para uso
del sistema.
descripcin: nombre de la condicin de pago.
das neto: das de crdito que acepta la condicin de pago. Los das
neto se contabilizan a partir de la Fecha Rige que se define al
documento. Una vez vencido este plazo, se cobrarn los intereses por
mora correspondientes.
das de descuento: lapso en que, si el documento es cancelado, se
aplica un descuento sobre el monto adeudado. Los das de descuento se
Cuentas por Cobrar
Clientes 51
calculan a partir de la Fecha Rige del documento, por lo tanto, es de

suponer que, este parmetro tendr que ser menor que los das neto.
tasa de descuento: porcentaje que se descuenta si el documento es
cancelado durante el perodo de tiempo mencionado anteriormente.
Intereses Corrientes: casilla informativa en la cual se debe ingresar la tasa
de inters por pagar sobre el monto adeudado, debido al financiamiento (a un
plazo especfico) de un documento de dbito.
Intereses de Mora: es la tasa de inters anual que el cliente debe pagar,
sobre el monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un
documento tipo dbito.
Nota: La tasa de inters anual asociada con Intereses de Mora se

utiliza en el proceso contable Clculo de Intereses de Mora.
Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de dbito
debido a condiciones especiales, tales como:
cliente clase A
cantidad facturada
y otros
Este descuento se utiliza en el mdulo de Facturacin, corresponde al
descuento que el cliente tiene por defecto en pedidos y facturas y se asigna al
rubro denominado descuento general 1.
En la seccin facturacin se presenta dos opciones:
Facturar en Mltiplos de Venta: cuando esta opcin se activa, mediante
un check mark, el cliente nicamente aceptar embarques en mltiplos de la
unidad de empaque del artculo. Por el contrario, si no se marca la opcin, el
cliente aceptar embarques que contengan fracciones de esta unidad de
empaque.
Por ejemplo, supngase que el artculo son latas de refrescos, desde el mdulo
de Control de Inventarios se define que estas latas slo se venden en sixpacks (con 6 latas por paquete). Si el cliente dice que factura en mltiplos de
venta slo se le puede vender y en consecuencia, embarcar six-packs (o sea, 6,
12, 18, ). Si el cliente no requiere facturar en mltiplos de venta entonces se
puede vender cualquier cantidad de refrescos (7, 15, 33, ).
La opcin de mltiplos de venta se utiliza directamente cuando se facturan los
artculos adquiridos, por lo tanto, esta casilla se utilizar especficamente en el
mdulo de Facturacin.
52 Clientes
Cuentas por Cobrar
Asociacin de Facturas a Contrarecibos: si esta opcin est marcada,

obliga al usuario a asociar cada documento generado para este cliente con un
contra recibo. Por lo tanto, el sistema no permitir grabar ningn documento si
no se ha registrado el nmero de contra recibo al cual se va a asociar. Si se
indica un nmero de contra recibo que no existe el sistema le pregunta que si
lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema generar el nuevo
contra recibo.
Esta opcin aparecer habilitada nicamente si se ha definido en
Parmetros del Mdulo la Asociacin de Facturas a Contrarecibos.
Es importante sealar que al asociar los documentos del cliente a un contra
recibo, los documentos adquieren automticamente las condiciones de pago y
fecha rige del contra recibo.
Permitir Modificar Nombre al Cliente: si se tiene esta opcin activada se
le permite al usuario hacer modificaciones al nombre del cliente desde el
mdulo de facturacin (FA) al momento de generar facturas.
En la seccin Crdito se presentan dos opciones:
Exceder Lmite: cuando esta opcin se activa, mediante un check mark, el
cliente puede exceder su Lmite de Crdito definido.
Si la opcin no est activada, entonces el sistema no permite introducir un
documento tipo dbito asociado con el cliente y cuyo Monto aumente el
saldo del cliente de modo tal que exceda el Lmite de Crdito.
Lmite de Crdito: casilla de tipo check que indica que el cliente tiene un
monto lmite para obtener los dbitos.
Mximo: cantidad en moneda local o dlar, segn se haya definido en la
carpeta General, que especifica hasta cul monto puede negociar el cliente,
bajo una condicin de pago de crdito.
Esta opcin se habilitar o deshabilitar en funcin del check box Lmite de
Crdito y de un privilegio incluido en el rbol de la Seguridad de Exactus
llamado Definir Lmite de Crdito que define quien puede modificar o no
esta informacin. Este privilegio, que se usa para modificar la informacin del
lmite de crdito, funciona de forma independiente a los otros privilegios
(Clientes/Agregar, Modificar, Editar, entre otros).
Si un usuario ingresa un cliente nuevo pero no se posee privilegios sobre la
informacin de crdito, el sistema por defecto le adjudicar un 0 (cero)
como lmite de crdito, es decir, ser un cliente de contado.
Tip: Si a un cliente se le ha establecido el valor de cero en el Lmite de

Crdito, entonces el sistema verificar el lmite de crdito y lo tomar
como un cliente al que slo se le puede vender de contado.
Cuentas por Cobrar
Clientes 53
Cobro Judicial: establece si el cliente se encuentra en estado de cobro

judicial, por no cancelar los saldos de los documentos tipo dbito vencidos.
Permite llevar control de status por cobros.
Sobre este tipo de campos de captura se utiliza una marca de revisado "check
mark" que indica ACTIVADO (SI). De lo contrario, aparecen en blanco que
indica DESACTIVADO (NO).
Exento de Impuestos: la opcin activada, mediante un check mark, indica
un cliente exento de manera parcial o total del pago del Impuesto 1 y / o el
Impuesto 2 cuando se ingresa un documento tipo dbito, en este caso en una
factura.
Esta condicin se utiliza solamente desde Facturacin, cuando se
confecciona la factura para el cliente.
Recuerde que, el nombre tanto del Impuesto 1 como del Impuesto 2 se definen
desde los Parmetros del Mdulo de Administracin del Sistema y el
porcentaje asociado con el Impuesto 1 y el Impuesto 2 se establecen en la tabla
de Cdigos de Impuesto del mdulo de Administracin del Sistema.
% de Impuesto 1: si la opcin Exento de Impuestos est activada,
entonces el usuario puede ingresar el porcentaje de exoneracin sobre el
Impuesto 1.
Por ejemplo, si el porcentaje asociado con el Impuesto 1 en la tabla de
Cdigos de Impuesto es de 12 % y el porcentaje de exoneracin sobre el
Impuesto 1 es de 50 %, entonces sobre las facturas del cliente el porcentaje
utilizado para calcular el Impuesto 1 ser de 6 %.
Impuesto 2: si la opcin Exento de Impuestos est activada, entonces el
usuario puede ingresar el porcentaje de exoneracin sobre el Impuesto 2.
La seccin Acepta Backorder se utiliza nicamente en el mdulo de
Facturacin, para determinar si un cliente acepta que un pedido sea
entregado en distintas fechas, en caso de que las existencias disponibles no
sean suficientes para satisfacer el pedido.
En esta seccin se presentan tres opciones:
Admite: establece si el cliente acepta que la cantidad facturada sea menor a la
cantidad pedida, el faltante se pone en backorder para satisfacerlo cuando se
cuente con las existencias necesarias.
No Admite: determina si el cliente no acepta que su pedido sea abastecido
parcialmente, es decir, que la cantidad facturada sea menor que la cantidad
pedida.
54 Clientes
Cuentas por Cobrar
Cancelar: establece si el cliente acepta que nicamente se facture la cantidad

disponible y se cancele la cantidad faltante, es decir, el cliente no acepta que el
pedido original sea completado posteriormente.
Carpeta Condiciones
Otros
En esta carpeta se definen caractersticas importantes del cliente tales como: el
pas donde se ubican sus instalaciones, la moneda, el cobrador asignado, el
vendedor principal y otras.
Pas: cdigo de la nacin donde el cliente tiene sus instalaciones. La
informacin relacionada con el pas se toma de la tabla de datos definida en el
mdulo de Administracin del Sistema.
Tip: Si en Parmetros del Mdulo se ha establecido la generacin

de Asientos por Pas, entonces habr un par centro de costo - cuenta
contable para una cuenta de mayor Clientes, conocida como cuenta de
control, que contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales
de los clientes asociados con el Pas.
Para cada Pas existe un par centro de costo - cuenta contable asociado con las
siguientes cuentas:
- La cuenta de Letras por Cobrar.
- La cuenta de Descuentos por Pronto Pago.
- La cuenta de Intereses por Mora.
Cuentas por Cobrar
Clientes 55
- La cuenta para Recibos.

- La cuenta para Anticipos.
- La cuenta para el Cierre de Dbitos.
- La cuenta para el Cierre de Crditos
Divisin Geogrfica 1 y 2: estas divisiones estn relacionadas entre s y
permite establecer la regin geogrfica en las que se divide y subdivide el pas
que se le defini al cliente. Estos campos facilitan el clculo de las retenciones
que estn asociadas a la ubicacin de los clientes.
Moneda: debe definirse la moneda en la cual el cliente realiza las
transacciones con la compaa. Este dato se toma de la tabla de monedas
del mdulo de Administracin del Sistema.
Por omisin, el sistema despliega la moneda definida en esta casilla cuando el
usuario ingresa los documentos tipo dbito y crdito asociados con el cliente.
Si el cliente no realiza transacciones en mltiples monedas (opcin
multimoneda desactivada), entonces todos los documentos tipo dbito y
crdito asociados con el cliente solamente podrn introducirse en la moneda
definida para esta casilla.
Zona: cdigo de la zona a la que pertenece el cliente, estas zonas son
definidas segn la conveniencia de la empresa. La informacin de las zonas
definidas se encuentra en el mdulo de Administracin del Sistema.
Ruta: cdigo de la ruta a la que pertenece el cliente, las rutas son definidas
segn la conveniencia de la empresa. La informacin de las rutas definidas se
encuentra en el mdulo de Administracin del Sistema.
Cobrador: cdigo de la persona definida como responsable de visitar al
cliente para realizar los cobros de los documentos tipo dbito expedidos. La
lista de cobradores se define desde el mdulo de Administracin del
Sistema.
Vendedor principal: cdigo del empleado que realiza las ventas para este
cliente. Si el usuario no recuerda el cdigo respectivo, puede hacer un doble
clic o presionar la tecla F1 cuando el cursor est sobre este campo. Se
desplegar la tabla de vendedores asignados al cliente.
56 Clientes
Cuentas por Cobrar
La lista de vendedores del cliente se define desde la opcin Vendedores en

el submen de Registro, o bien, por medio del icono
Abastecimiento: es la cantidad de das que transcurre entre la fecha de

facturacin del pedido y la fecha en la cual el cliente recibir los artculos
solicitados.
Este perodo es tomado en cuenta para hacer el anlisis de vencimiento de
lotes al momento de facturar, con el objeto de no facturar artculos que le
lleguen vencidos a los clientes. Por lo tanto, el dato se utiliza solamente en el
mdulo de Facturacin.
Tiene Convenio de Suministros: esta opcin es necesaria para las
transacciones del mdulo de Facturacin. Si se activa la casilla, mediante
un check mark, el cliente s utiliza el convenio de suministros. Por lo tanto, el
precio de los artculos puede ser modificado desde las lneas de los pedidos o
de las facturas.
Requiere Orden de Compra: esta opcin es para el funcionamiento del
mdulo de Facturacin. Si se activa la casilla, mediante un check mark, el
cliente requiere que los pedidos y las facturas especifiquen la orden de compra
que los origina.
Cobros: bajo este ttulo se definen los trminos que delimitarn el crdito del
cliente. Las casillas que se encuentran dentro de este apartado son:
Das de Cobro: en esta casilla se definen el o los das de la
semana en los que el cobrador pasar a efectuar el cobro del pago.
Da anterior a fecha de vencimiento: esta opcin se utiliza
para realizar el ajuste de la fecha de cobro, con el fin de que el
mismo se d una da antes de la fecha de vencimiento.
Da posterior a fecha de vencimiento: esta opcin se utiliza
para realizar el ajuste de la fecha de cobro, con el fin de que el
mismo se d una da despus de la fecha de vencimiento.
Cuentas por Cobrar
Clientes 57
Carpeta Otro
Comprobantes Fiscales
En esta carpeta se define la opcin que determinar el o los prefijos de los
NCF que se podrn usar para con los documentos que se le definirn al cliente
en mencin. Entre las opciones que se tienen para definir el Tipo de
Contribuyente, se tiene:
Consumidor Final: utilizado para cuando las transferencias de
bienes o servicios es a consumidores finales.
Organizado: utilizado para cuando las transferencias se dan
directamente con un cliente que se encuentra debidamente
registrado ante la DIAN.
Rgimen Especial: este parmetro determina la realizacin de
transferencias con un cliente acogido al rgimen tributario especial.
Gubernamental: utilizado para cuando el cliente con el cual se
realizan las transferencias es una institucin del Estado.
58 Clientes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Comprobantes Fiscales
Documentos Electrnicos
En esta carpeta se definen el Global Localization Number del cliente, la
ubicacin, la direccin a la que se enviarn los documentos electrnicos, la
direccin para los pedidos EDI.
Adems, se definen una serie de indicadores para establecer si el cliente acepta
documentos electrnicos, adems si el cliente confirma de forma electrnica
los documentos recibidos.
Tambin estn los parmetros relacionados con los documentos EDI, con base
en estos indicadores, ser realizar la carga de los documentos desde la base de
datos intermedia hacia el ERP. De igual forma se realizarn las notificaciones
de errores y de envi de pedidos. En caso de que se genere un error, se
realizar la notificacin a la direccin de correo electrnico destinada para
estos fines (Notificacin de Errores Pedido EDI). Esta notificacin se
efectuar siempre que el indicador de notificar errores se encuentre marcado.
La pantalla desplegada por esta opcin es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Clientes 59
Carpeta Documentos Electrnicos
Direcciones
En esta carpeta se definen la direccin tanto E-Mail como de cobro para el
cliente. Adems, se presenta un campo para establecer la direccin donde
embarcar la mercadera del cliente.
E-Mail: direccin electrnica del cliente, en el sistema Internet.
Direccin de Cobro: direccin geogrfica donde se deben realizar los
cobros de los documentos tipo dbito.
La direccin de cobro en esta pantalla no es modificable. Para editarla el
usuario debe presionar el icono , con esto se desplegar otra pantalla donde
se podr detallar la direccin de cobro.
Esta otra pantalla muestra el cdigo y nombre del Cliente (no modificables).
El tipo de Direccin que se va a utilizar, estos tipos se definen en el mdulo
de Administracin del Sistema, donde se configura el nmero y nombre
de las casillas disponibles para detallar la direccin (para mayor detalle sobre
la configuracin de Direcciones consulte el manual del mdulo de
60 Clientes
Cuentas por Cobrar
Administracin
del
Sistema).
Los tipos registrados en
Administracin del Sistema aparecern como un combo-box donde el
usuario podr elegir la que ms se ajuste a sus necesidades.

Aparte de los campos detallados, el usuario deber indicar la informacin
solicitada, la cual, como se mencion anteriormente, depende del tipo
direccin seleccionada. Esta informacin aparecer en la carpeta Direcciones
una vez que se presione el botn aceptar.
Pantalla de Direccin Detallada
Embarcar Mercadera a: cdigo de la direccin de embarque donde deben

ser transportados los artculos adquiridos.
Si el usuario no recuerda el cdigo respectivo, puede desplegar el listado con
las direcciones disponibles, por medio de la flecha situada junto a la casilla. La
lista de direcciones de embarque del cliente se define desde la opcin
Direcciones de Embarque en el submen de Registro, o bien, por medio
del icono .
Cuentas por Cobrar
Clientes 61
Carpeta Direcciones
Tarjeta
Cuando el cliente maneja una cuenta con tarjeta de crdito, se definir aqu si
usa tarjeta o no, cul es el nmero de esa tarjeta y el tipo de tarjeta (nombre de
la marca o financiera que la respalda), y la fecha de vencimiento.
Usa Tarjeta de Crdito: un clic sobre este campo genera una marca de
revisado
check mark la cual indica que el cliente efectivamente usa
tarjeta de crdito. Adems, se activan los otros campos de captura.
Nmero: deber escribirse aqu el nmero de la tarjeta de crdito, en un
campo alfanumrico de 20 caracteres.
Tipo de Tarjeta: los tipos de tarjeta de crdito fueron definidos en el mdulo
Administracin del Sistema, al hacer clic sobre la flecha de este espacio,
62 Clientes
Cuentas por Cobrar
se despliega la lista de tipos de tarjeta , de la cual se puede escoger alguno de

ellos.
Vence: toda tarjeta de crdito presenta una fecha de vencimiento, a partir de
la cual no puede utilizarse para realizar transacciones comerciales.
Pantalla carpeta Tarjeta
Auditora
Este tab muestra bsicamente la informacin correspondiente al usuario que
ingres y/o modific la informacin de un registro en el mantenimiento de
clientes.
Cuentas por Cobrar
Clientes 63
Ventana de Auditora del Mantenimeinto de Clientes
Esta ventana muestra el usuario que realiz la accin de ingreso y la ltima

modificacin as como la fecha en que se realizaron estos procesos.
Rubros Texto
Esta carpeta puede usarse para escribir textos asociados a alguna variable del
cliente que la administracin considere importantes, adems de configurar los
Das de Revisin para este cliente. Estos campos son definidos desde
Parmetros del Mdulo en el men Administracin.
El campo asignado para definir los Das de Revisin debe contener las
iniciales de los das de la semana (L,K,M,J,V,S,D) en los cuales se van a
revisar las facturas de este cliente.
Para mayor detalle de esta funcionalidad refirase a "Parmetros del Mdulo"
en la pgina 18.
64 Clientes
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Textos
Rubros Valores CC
Esta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permite
almacenar por cliente una serie de datos que servirn de apoyo a diversos
procesos que se requieran dentro del mbito del manejo de estos.
Se tiene un total de 10 casillas denominados Rubros Configurables o
Valores Adicionales de los cuales se podr hacer uso para complementar la
informacin de los clientes.
Se denominan as debido a que los mismos se definirn una vez que el sistema
est corriendo.
La definicin del nmero, nombre y tipo de campos se debe hacer en
Parmetros del Mdulo. Para mayor informacin refirase a "Parmetros del
Mdulo" en la pgina 18.
Cuentas por Cobrar
Clientes 65
Carpeta Valores Adicionales
Corporativo
En esta carpeta se definirn las caractersticas para el trabajo bajo el esquema
de Clientes Corporativos. Los detalles de cada uno de los campos se muestran
seguidamente.
Cliente Corporacin: esta opcin slo aparecer activa si no se tiene
seleccionada la opcin Corporacin de la carpeta General, esto quiere decir
que el registro que se est ingresando es una sucursal.
Este campo servir para establecer la relacin entre el Cliente Corporacin y
las sucursales asociadas.
Al solicitarse la ayuda de este campo (F1) se mostrar una tabla con la lista de
todos los clientes Corporacin que se tengan registrados hasta el momento. El
66 Clientes
Cuentas por Cobrar
valor de este campo aparecer inhabilitado en el caso de los clientes que sean
de tipo Corporacin.
Para el caso de un cliente que sea sucursal de otro, es decir que ya se encuentre
asociado a un cliente que sea Corporacin, este campo no ser modificable si
el cliente sucursal ya tiene registrado en la Corporacin algn documento en
su nombre, con esto se quiere decir que no se permitir que un cliente tenga
registrado documentos en dos corporaciones a la vez y adems tampoco se
permite que una sucursal se desasocie de un cliente Corporacin si existe al
menos un documento en la Corporacin que haga referencia a ese cliente
sucursal en particular.
Permitir aplicaciones abiertas: check box mediante el cual se indica si el
cliente que se tiene, permite realizar pagos tanto de documentos propios como
de documentos originados por l pero registrados en el cliente Corporacin al
que se encuentre asociado, lo anterior sera para el caso de cliente sucursales.
Para clientes del tipo Corporacin marcar este check indicara que se pueden
hacer pagos a documentos propios y de las distintas sucursales asociadas no
necesariamente registrados en la corporacin.
Al activar esta opcin, tambin se activa el botn de Mostrar documentos de
las Sucursales ubicado en la barra de herramientas de la ventana de
aplicaciones. Este servir para verificar cules documentos se deben mostrar
en la tabla de documentos pendientes.
Registrar documentos en la Corporacin: Con esta opcin se provee la
posibilidad de elegir dnde se deben registrar los documentos o transacciones
de los distintos clientes que funcionan como sucursales. De manera tal que los
documentos de una sucursal pueda ser registrada a la sucursal o a la
Corporacin.
Si se tiene que un cliente que es sucursal tiene marcado este check, entonces
todas las facturas y notas de crdito se registraran utilizando las cuentas del
cliente Corporacin al que est asociado, si por otro lado el check box se
encuentra en blanco, entonces las cuentas que se utilizarn para registrar las
facturas y notas de crdito sern sus propias cuentas.
Este check box se mostrar habilitado para edicin siempre y cuando se trate
de un cliente asociado a un cliente Corporacin.
Verificar lmite de crdito corporativo: esta opcin sirve para proveer la
posibilidad que un usuario pueda definir si la verificacin de crdito de la
Corporacin se debe realizar o no.
El lmite de crdito de las sucursales asociados a una Corporacin deber ser
menor o igual que el de la misma, por lo tanto si a una sucursal se le define un
lmite de crdito superior, se le presentar un mensaje indicndole que esto no
puede ser posible.
Cuentas por Cobrar
Clientes 67
Por otro lado, si se quiere asociar un cliente a una Corporacin y en el

momento de asociarlo como sucursal ya tiene documentos que exceden el
lmite de crdito de la Corporacin entonces se muestra un mensaje que indica
que el cliente no podr ser asociado porque los documentos de tipo crdito que
tiene exceden el lmite de crdito corporativo. Si el caso es que todo est bien,
pero a la nueva sucursal se le haba definido un lmite de crdito mayor,
entonces antes de proceder con la asociacin se le muestra al usuario otro
mensaje que indica que el lmite de crdito que sta tiene definido ser
actualizado con el de la Corporacin.
La validacin de los lmites de crdito de los distintos clientes de una
corporacin se realiza, como es normal, cuando se agrega un documento de
tipo crdito, la idea aqu es verificar el ingreso del nuevo documento (o nuevo
monto del documento en caso de una modificacin ) primero, contra el lmite
de crdito del cliente al cual se registrar dicho documento, esto en el caso de
una sucursal. Luego, si se puede continuar, se verifica el monto contra el
crdito de la Corporacin. Si el documento est dentro de los lmites de crdito
de ambos clientes se agrega o actualiza, pero si no lo est entonces se muestra
un mensaje en el cual se indica cual es el lmite de crdito que impide guardar
el documento.
Ntese que la habilitacin de este check slo tiene sentido si se trata de un
cliente del tipo sucursal.
Utilizar el descuento corporativo: con esta opcin se permitir asociar
descuentos a la Corporacin de manera que stos puedan ser trasladados o
heredados a sus sucursales.
Esta opcin slo aplica para los clientes del tipo sucursal.
Utilizar direccin de embarque de la corporacin: indica si el cliente
usa por defecto la direccin de embarque del cliente corporacin al que se
encuentre asociado.
68 Clientes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Corporativo
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas, observaciones, en forma libre acerca del
cliente desplegado.
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin "Instrucciones Especficas" en la pgina 71.
Botn Funcin Teclas

Permite enviar
correos
electrnicos a
los clientes
Cuentas por Cobrar
Descripcin
El sistema accede al programa MS Outlook y
enva el correo al cliente seleccionado o a un
grupo de clientes dentro de la tabla de datos por
medio del highlight. Para mayor detalle de esta
funcin refirase a Cmo Enviar un Correo a
un Cliente?.
Clientes 69
Permite definir
los vendedores
asociados a
cada cliente
Se desplegarn todos los vendedores que

fueron definidos en la tabla vendedores del
mdulo de Administracin del
Sistema, entonces, se deber escoger cules
de ellos se podran relacionar con el cliente
especfico. Para mayor detalle de esta funcin
refirase a Cmo Definir los Vendedores de
un Cliente?
Permite definir
las direcciones
de embarque
para los clientes
Despliega la tabla direcciones de

embarque, donde se definen todas las
posibles direcciones del cliente, una de las
cuales se utilizar para enviar la mercadera
adquirida por el cliente. Para mayor detalle de
esta funcin refirase a Cmo Definir las
Direcciones de Embarque de un Cliente?
Permite definir
Retenciones
Con este botn se procede a definir las posibles

retenciones que se van a manejar desde el
mdulo para cada cliente. Para mayor detalle de
esta funcin refirase a Cmo definir
Retenciones para un Cliente?
INGRESO DE DATOS INICIALES

En el mdulo de Cuentas por Cobrar los saldos de los clientes se deben
inicializar al momento de instalar Exactus. Existen dos situaciones:
Que la empresa registre todos los documentos previos a la instalacin

del sistema Exactus lo que sera ideal porque se conservara un
registro exacto de todas las transacciones realizadas.
Que la empresa registre solo los saldos para los clientes de manera que
se d como punto de partida la instalacin del mdulo de Cuentas por
Cobrar. En este caso os saldos iniciales deben ser insertados
manualmente para asegurar que el sistema trabajar sobre un saldo
existente.
70 Clientes
Cuentas por Cobrar
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
CMO DEFINIR LOS VENDEDORES DE UN
CLIENTE?
Una vez que se hayan grabado los datos del cliente, puede proceder a
establecer la lista de vendedores encargados de atender al cliente.
Para definir la lista de los vendedores del cliente, el usuario debe ubicarse en
la pantalla de Creacin - Modificacin de Clientes y tener desplegado
el registro del cliente al cual se le asignarn los vendedores.
El procedimiento por seguir es el que se muestra a continuacin:
1. Presione el icono
o la opcin Vendedores del submen
Registro, para desplegar la pantalla de Vendedores del
Cliente, la cual contiene el listado de vendedores disponibles en la
compaa.
Se desplegar una pantalla similar a la siguiente:
Vendedores del Cliente
Cuentas por Cobrar
Clientes 71
2. Seleccione todos los vendedores que podrn atender al cliente

especfico, pasndolos a la seccin denominada Vendedores del
Cliente. Los vendedores que quedarn en la otra seccin no aplicarn
a este cliente, sin embargo, pueden ser asignados a otros clientes.
Un mismo vendedor puede atender varios clientes, dado que el listado
que se desplegar en todos los clientes es idntico.
Los vendedores que aparecern en la pantalla fueron definidos
previamente desde el mdulo de Administracin del Sistema.
3. Una vez definidos todos los vendedores asignados al cliente, se
procede a grabar los datos, por medio del icono Aceptar, situado en
la parte inferior de la pantalla.
CMO DEFINIR LAS DIRECCIONES DE

EMBARQUE DE UN CLIENTE?
Una vez que se hayan grabado los datos del cliente, puede proceder a
establecer la lista de direcciones de embarque para el cliente.
Para definir las direcciones de embarque del cliente, el usuario debe ubicarse
en la pantalla Creacin - Modificacin de Clientes y tener desplegado
el registro del cliente al que se asignarn las direcciones.
El procedimiento es el siguiente:
o la opcin Direcciones de Embarque del
submen Registro, para desplegar la tabla Direcciones de
Embarque.
72 Clientes
Cuentas por Cobrar
Direcciones de Embarque
2. Ingrese la siguiente informacin:
cdigo de la direccin
descripcin
contacto
cargo
telfono 1
telfono 2
fax
e-mail
CMO ENVIAR UN CORREO A UN CLIENTE?

La funcin para envo de correos se puede acceder de dos formas:
Cuentas por Cobrar
Clientes 73
desde la tabla principal de la opcin de Clientes por medio del icono

o de la opcin Correo bajo el submen Registro.
desde la ventana de mantenimiento de Clientes.
Para que la funcin de correo funcione correctamente se deben ingresar en el
archivo SPS.INI una serie de parmetros tal como se explica en la seccin
Parmetros en Archivos *.ini en la pgina 351.
El procedimiento para realizar esta operacin se describe a continuacin:
1. Seleccione el cliente al cual va a crear un correo por medio del
highlight. El sistema permite seleccionar varios clientes para crear un
mismo correo, para esto debe seleccionarlos con el highlight. Esta
operacin se realiza posicionando primero el cursor del ratn sobre el
rengln inicial del bloque, y manteniendo presionado el botn
izquierdo del mismo, se desplaza el cursor hacia abajo hasta localizar
el rengln final del bloque.
2. Una vez seleccionado el o los clientes a los cuales se enviar el correo,
el usuario debe presionar el icono
para que el sistema despliegue
la pantalla titulada Envo de Correos de Exactus.
74 Clientes
Cuentas por Cobrar
Pantalla Principal de Envo de Correos
3. En la parte superior de la pantalla se presenta una funcin especial la

cual se describe a continuacin:
Enviar (
): Por medio de este icono el usuario enva el correo
definido para los clientes seleccionados.
4. Dentro de la pantalla de envo de correo se debe ingresar la siguiente
informacin:
Para: dentro de esta casilla se ingresa la direccin "email" del cliente.
El sistema despliega por omisin la direccin ingresada dentro del
mantenimiento de clientes. Cuando el usuario selecciona un grupo, el
sistema despliega dentro de esta casilla "*Grupo" que significa que el
correo est dirigido a un grupo de clientes.
Asunto: Dentro de esta casilla el usuario ingresa el motivo o ttulo
identificador del correo electrnico que enviar.
Archivo: dentro de esta casilla el usuario define el archivo vinculado
que sea enviado en conjunto con el correo electrnico.
En la parte inferior de la ventana se despliega un espacio donde el
usuario ingresa el contenido del correo.
5. Una vez que finaliza la redaccin del correo, el usuario debe presionar
el icono
para que el mensaje sea enviado. Si el mensaje es
enviado correctamente el sistema enva un mensaje al usuario.
CMO DEFINIR RETENCIONES PARA UN

CLIENTE?
La opcin de Retenciones se utiliza de la siguiente manera:
1. Ya sea que se est definiendo un nuevo cliente o que se est
modificando los datos de uno existente, en el formulario donde se
encuentran los datos del mismo, se proceder a pulsar el botn de
, a lo que se desplegar la siguiente pantalla:
Cuentas por Cobrar
Clientes 75
Pantalla de Definicin de Retenciones por Cliente
2. Una vez estando en la pantalla de Retenciones por Cliente, en la

cual adems se presentan las retenciones que anteriormente se hayan
definido para el cliente en cuestin, seleccione proceda a pulsar el
icono
o Ctrl + N. Al realizar esta accin, el sistema habilitar en
primer lugar, las columnas de la tabla desplegada en la pantalla.
3. Proceda a definir los siguientes datos:
Retencin: columna que se utiliza para elegir entre los diferentes
tipos de retenciones que se hayan definido en el mdulo de Cuentas
por Pagar. Esta es una columna que cuenta con la ayuda de la tecla
F1, en caso de que no se recuerde el cdigo de la retencin.
Descripcin: en esta columna se completa automticamente al
definir la retencin, en la misma se presenta la descripcin de la
retencin que se haya dado en Cuentas por Pagar.
Estado: en esta columna se completa automticamente al definir la
retencin, en la misma se presenta el Estado que la retencin tenga en
el mdulo de Cuentas por Pagar.
76 Clientes
Cuentas por Cobrar
Tipo: en esta columna se completa automticamente al definir la

retencin, en la misma se presenta el tipo de la retencin que se haya
dado en Cuentas por Pagar.
Notas: en esta columna se presenta un espacio adecuado para los
comentarios necesarios para la retencin definida para el cliente.
CMO CREAR UN REPORTE DE CLIENTES?

Este reporte corresponde a un listado de clientes, en el cual aparecern como
datos las columnas desplegadas en la tabla de clientes.
Cuando se vaya a hacer un reporte, el procedimiento es el siguiente:
1. Asegrese que la informacin desplegada en la tabla es la que se
requiere imprimir. Para configurar el despliegue de columnas consulte
el manual de Administracin del Sistema.
2. Si solamente se desea obtener ciertos registros especficos en el
reporte, elija la opcin de Filtrar Registros bajo el men de
Despliegue o presione el icono
, para establecer el patrn de
datos que desea sean desplegados. El filtro permite seleccionar
clientes de acuerdo a uno o varios de los siguientes tpicos: cdigo,
pas, condicin de pago, vendedor, clase, categora de cliente, nombre,
zona, nivel de precios, moneda, rango de saldo, estado (activo,
inactivo), impuesto (exento o no) y estado de cobro (normal o
judicial).
3. Presione el botn izquierdo del ratn sobre la opcin Reporte! o
actvelo con el icono .
4. La ventana que aparecer a continuacin permitir decidir si se desea
enviar el reporte a Pantalla, Impresora o Archivo.
Para desplegar el reporte en Pantalla presione el icono Imprimir
que se ubica en la parte inferior. Este despliegue permite hacer un
"preview" o vista preliminar de la impresin y controlar el despliegue
de las pginas, para que posteriormente el usuario pueda enviar el
reporte a impresora.
En caso de elegir Impresora se deber determinar si se desean
imprimir todas las pginas o un rango especfico y el nmero de
copias de cada pgina. Se recomienda sin embargo, que se vea
primero el despliegue en pantalla para que se pueda determinar las
pginas que se desean imprimir.
Finalmente, el reporte en Archivo crear un archivo de tipo TXT en
formato ASCII.
Cuentas por Cobrar
Clientes 77
CAPTULO 5
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se detallan las operaciones que deben realizarse para el manejo
de documentos relacionados con Cuentas por Cobrar: crear, modificar,
aplicar y consultar aplicaciones. Se presentan tres opciones: Documentos,
Contrarecibos, Convenios y Carga Masiva de Recibos.
La opcin de Documentos se utiliza para registrar documentos tipo dbito
que aumentan la cuenta por cobrar del cliente o documentos de crdito para
aplicar pagos a los documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.
Tambin, se puede consultar la relacin entre documentos asociados y sus
aplicaciones.
Otra funcin consiste en el manejo y asignacin de retenciones a los
documentos tipo dbito, que son descontadas de los mismos.
Adems, es posible crear documentos tipo crdito y subtipo Anticipo por
cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos tipo
dbito del cliente.
La opcin de Contrarecibos permite agrupar un conjunto de documentos
tipo dbito, por ejemplo facturas, en un solo documento tipo dbito
denominado contra recibo. Esta opcin permite agilizar el proceso de
Cuentas por Cobrar, porque para cancelar el contra recibo del cliente se
debe generar un solo documento de crdito, por ejemplo un depsito.
La opcin Convenios permite sistematizar los arreglos de pago: Consiste en
un proceso que gua al usuario para que pueda convertir varios documentos
por cobrar vencidos (o por vencer) por otros pendientes, con plazos de
vencimiento distribuidos en forma peridica y que adems calcula los
intereses.
La opcin Carga Masiva de Recibos permite apoyar la gestin del cobro
en ruta de una manera automtica o manual, facilitando el ingreso de la
informacin al sistema de Exactus tanto al mdulo de Cuentas por
Cobrar como al mdulo de Control Bancario.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 79
DOCUMENTOS
El propsito de esta opcin es crear los documentos necesarios para registrar
las transacciones realizadas por cada cliente.
Se pueden crear, modificar, aplicar, consultar o eliminar documentos tipo
dbito, tales como: facturas, intereses de mora, letras de cambio, notas de
dbito y otros dbitos; o bien, documentos de crdito, como los son: depsitos,
recibos, notas de crdito, otros crditos y transferencias electrnicas de
fondos.
Los pagos sobre un documento tipo dbito pueden hacerse de manera parcial o
total. Por ejemplo, para cancelar una factura, es posible generar dos
documentos de crdito: un depsito y una nota de crdito. Los documentos de
crdito se aplican al documento de dbito seleccionado y se descuentan del
saldo por cobrar pendiente.
Adems, se tiene la opcin de asignarles a las facturas condiciones de pago
que participen en el monto total de la misma en dos o ms pagos, facilitando a
los clientes el poder liquidar estas deudas con base en los flujos de caja y
distintas etapas por las que atraviesa una determinada empresa.
El abono o cancelacin de un documento tipo dbito puede definirse segn la
conveniencia del usuario, mediante uno o varios documentos de crdito,
girados desde diferentes cuentas bancarias. Adems, un nico documento de
crdito puede aplicarse simultneamente sobre varios documentos tipo dbito.
Por otra parte, si al definir el cliente se especific que acepta multimoneda,
entonces se pueden generar documentos de crdito en monedas distintas al
dbito, para abonar o cancelar el saldo por cobrar pendiente. En este caso,
todos los documentos tanto tipo dbito como de crdito, pueden estar en
monedas distintas a la que el cliente tiene definida como local.
Otra funcin que se realiza desde aqu se relaciona con el control de las
retenciones que el cliente ha recaudado sobre los documentos tipo dbito y que
corresponden a un porcentaje sobre cualquier rubro del detalle del documento,
segn se haya definido al crear la retencin. Refirase a "
Centro de Costo: cdigo del centro de costo asignado al subtipo de
documento, el mismo se usar para la definicin de la lnea de cierre de la
Descripcin Centro Costo: descripcin del centro de costo asociado al
subtipo de documento.
80 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Cuenta Contable: cdigo de la cuenta contable asignada al subtipo de

documento, la misma se usar para la definicin de la lnea de cierre de la
Descripcin Cuenta Contable: descripcin de la cuenta contable asociada
al subtipo de documento.
Paquete Contable: este campo es un F1 de los cdigos de los paquetes
contables cuando se quiere asignar a un subtipo de documento en particular,
un paquete contable diferentes al asignado por defecto.
Descripcin Paquete Contable: al ingresar el cdigo de paquete, el
sistema agregar de manera automtica la informacin correspondiente a la
descripcin del paquete para identificar ms claramente el paquete contable.
Tipo de Asiento: al igual que los paquetes contables, para cada subtipo se
puede definir el tipo de asiento a generar cuando se realizan documentos de un
subtipo especfico. Este campo es un F1 de los tipos de asientos que se
encuentran agregados en la base de datos.
Descripcin Tipo de Asiento: este campo describe de manera automtica
el detalle acerca del tipo de asiento agregado.
Nota
En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el
sistema tomar los datos de las cuentas contables definidos en la categora
del cliente o en el pas, segn haya sido parametrizado el mdulo.
Tipos de Retenciones" en la pgina 33.

Para clientes corporativos, cuando se le agregan y aplican documentos su
saldo se actualiza mediante la corrida de un proceso que verifica el tipo de
transaccin que se est aplicando (Corporacin Sucursal) y tratarlo como
cliente especial para poder actualizar su saldo a nivel de la tabla de clientes,
sin que el reclculo de saldos, haga del saldo un dato incorrecto. Hacer esto
provoca que el saldo del cliente corresponda efectivamente a la suma de los
saldos de los documentos. Veamos un ejemplo:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 81
Diagrama de Ejemplo
Al Cliente B se le ingresa un documento tipo Factura por un monto de 5000.

Al Cliente A con referencia B se le ingresa un documento tipo Recibo por un
monto de 5000.
En este momento tenemos lo siguiente:
Saldo Cliente A = -5000
Recibo = 5000
Saldo Cliente B = 5000
Factura = 5000
Este saldo es producto del ingreso de los movimientos respectivamente, al
momento de aplicar el recibo a la factura del cliente B se actualizan los saldos
de los documentos nicamente.
La aplicacin de los documentos sera la siguiente:
Posteriormente a la aplicacin los saldos deben quedar de la siguiente manera:
Cliente A
Saldo
0
82 Transacciones
Cuentas por Cobrar
REC
Cliente B
FAC
0
0
Cada vez que se corre el proceso de reclculo de saldos, el sistema valida si el

cliente tiene al menos una sucursal asociada, en caso de ser as, se tomar en
cuenta las aplicaciones hechas a otros clientes y a este saldo le sumar los
dbitos y crditos que tenga a su nombre, para finalmente actualizar los saldos,
local y dlar, de cada cliente.
En caso de que el cliente a procesar sea una sucursal que pertenece a una
corporacin, se har la misma consulta para determinar que parte de su saldo
est siendo aplicado por una corporacin y as proceder con la actualizacin
respectiva.
******
Tambin, es posible crear documentos tipo crdito y subtipo Anticipo por
cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos tipo
dbito del cliente. Para mayor detalle sobre la definicin de los Anticipos,
consulte la seccin "Subtipos de Documentos" en la pgina 31.
Una vez que los documentos de un cliente han sido aprobados por medio de la
opcin Aprobar Movimiento Diario del men de Administracin, los
documentos no pueden ser modificados, anulados o eliminados.
Si el documento es de crdito, el sistema permite aplicarlo sobre documentos
tipo dbito para abonar o cancelar totalmente el saldo por cobrar pendiente.
Si el documento es tipo dbito, el sistema permite hacer la asociacin sobre
otros documentos de dbito o de crdito, esto con el fin de poder manejar las
facturas como documentos principales y a su vez un conjunto de documentos
asociados a ellas.
La pantalla principal de la opcin es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 83
Pantalla Principal de Documentos
En la parte superior de la pantalla principal de esta opcin, se presenta el

Cdigo y la Descripcin o Razn Social del cliente, sobre el cual se
realizarn las transacciones.
Si en la casilla de cliente se selecciona uno, los documentos que se
desplegarn sern nicamente los de ese cliente, si el usuario deja esta casilla
en blanco, se desplegarn todos los documentos registrados para todos los
clientes.
En relacin con el cliente, se despliegan adems el NIT o Contribuyente, y en
caso de tener definido el uso de sucursales, el cdigo definido para este cliente
por concepto de sucursal tambin se desplegar.
En el extremo derecho se despliega el Saldo de las transacciones (esta casilla
aparecer en 0.00 si no se ha especificado un cliente). Si el usuario ha
seleccionado un cliente aparecer tambin el Cdigo de la Moneda
asociada con este.
84 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Si el valor desplegado en la casilla de saldo es positivo (monto > 0), significa

que existen documentos por cobrar, o dbitos pendientes, es decir, sobre los
mismos no se han aplicado los crditos necesarios para su cancelarlos.
Si el valor desplegado es negativo (monto < 0), entonces existen documentos
de pago, o crditos, que no aplican a ningn dbito, todos los documentos tipo
dbito estn cancelados, es decir, el monto en el saldo es favorable para el
cliente.
El siguiente campo corresponde al rango de fechas en el que se encuentran los
documentos que se desplegarn en pantalla. Si la fecha inicial est vaca
entonces el sistema toma como dato predeterminado la fecha menor entre el
primer da del mes actual y el valor de la fecha final. Si la fecha final est
vaca entonces el sistema toma la fecha actual.
La tabla de datos despliega todos los documentos que han sido creados, ya sea
que estn o no aplicados y / o aprobados, pero que estn dentro del rango de
fechas definido. Cuando un documento ha sido aprobado, el sistema marca la
lnea correspondiente con
pgina 319.
. Refirase a "Aprobar Movimiento Diario" en la
Cabe hacer un par de aclaraciones relacionadas con el manejo de las

parcialidades en los documentos:
Para aquellos documentos que NO tengan parcialidades, se mostrara
en la columna "Fecha Rige", la fecha en que rige el documento y en la
columna "Fecha Vence", se mostrar la fecha en que vence dicho
documento.
Para aquellos documentos que SI tengan parcialidades, se mostrar en
la columna "Fecha Rige", la fecha en que rige la parcialidad y en la
columna "Fecha Vence", se mostrar la fecha en que vence dicha
parcialidad.
Inicialmente, desde esta pantalla en la columna Fecha Rige, si se trata de una
parcialidad se mostrar la fecha rige, pero si el documento no tiene
parcialidades se desplegar la fecha de creacin del documento. Por otro lado,
en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada
documento o parcialidad.
Adems, es posible saber en qu momento han sido aprobados los documentos
y por ende el estado de aprobacin de los mismos a la fecha de corte, datos
que se guardarn en la carpeta bitcora de la pantalla donde se crean o
modifican documentos.
El filtro de la tabla de introduccin de documentos consta de cinco carpetas:
General, Crditos, Dbitos, Auditora y Otros. A continuacin se
describe el contenido de cada una de ellas.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 85
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un documento el sistema desplegar una pantalla con un
conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total del registro.
Digite el cdigo del cliente para el cual se van a ingresar los documentos en el
campo respectivo, este es un campo del tipo F1. Desde la pantalla donde se
ingresan los datos del nuevo documento al igual que en la pantalla principal de
la opcin se puede consultar el monto del Saldo, especficamente los datos de
Lmite de Crdito del Cliente y la Corporacin convertido a las monedas que
se maneje en el sistema tomando el tipo de cambio vigente a la fecha.
Si para un cliente especfico se ha marcado la opcin Cliente Inactivo en la
carpeta General de la pantalla de Creacin - Modificacin de Clientes,
el sistema solamente permitir ingresar documentos tipo crdito para el
cliente.
A un Cliente Inactivo la compaa no le vende productos, entonces no

se pueden registrar documentos que aumenten el monto adeudado por el
cliente a la compaa. Por lo tanto, no se pueden agregar documentos
tipo Dbito.
Un Cliente Inactivo, se desplegar en el listado de la siguiente manera:
El sistema desplegar la informacin correspondiente al Cdigo y la
Descripcin o Razn Social del cliente, as como el saldo actual y la moneda
asociada con el cliente.
Es posible crear un documento de crdito o un documento de dbito.
Al registrar un documento, este se registrar al tipo de cambio histrico (o
bien al tipo de cambio seleccionado por el usuario), pero se tiene la
particularidad de que para los tipos de documento que se integran con el
mdulo de Control Bancario, se mantendr siempre el tipo de cambio de la
cuenta bancaria para la afectacin contable de la cuenta correspondiente.
Igualmente cabe destacar que el sistema siempre sugerir el tipo de cambio a
la fecha del documento, sin embargo el usuario podr variar el tipo de cambio
a conveniencia por medio de la interfaz para estos efectos.
Si el usuario desea agregar un documento tipo dbito, la carpeta denominada
Crdito se desactiva. Cuando el usuario desea agregar un documento tipo
crdito, las carpetas Dbito y Retenciones se desactivan.
86 Transacciones
Cuentas por Cobrar
La opcin de documentos presenta las siguientes carpetas: Detalle,
Paquete, Auditora y Notas; stas son comunes para los documentos tipo
crdito y dbito. En cada una de ellas existen una serie de campos donde se
debe ingresar la informacin correspondiente al documento. A continuacin se
describen los campos.
Dbito
Nota: Las transacciones que aumentan el saldo de la Cuenta por
Cobrar Clientes se registran mediante documentos tipo dbito.
La informacin de esta carpeta consiste en caractersticas especficas
que tendr el documento tipo dbito, tales como: tipo y subtipo de
documento, nmero consecutivo, fecha asociada, aplicacin, monto,
moneda y condicin de pago.
Tipo de Documento: se refiere al tipo de documento de dbito que se
crear, es decir, el tipo de documento en el cual se registrar el monto que el
cliente adeuda a la empresa por la compra de bienes o servicios a crdito. Los
documentos tipo dbito disponibles son: Factura, Intereses de Mora, Letra de
Cambio, Nota de Dbito u Otro Dbito.
Aunque el manejo de facturas es propio del mdulo de Facturacin, la
diferencia entre la definicin de una factura en Cuentas por Cobrar y
dicho mdulo, es el nivel de detalle de la compra que se le puede dar en el
mismo, la cual se hace por artculo en el tab de Detalle.
Subtipo: despliega el listado de las subdivisiones o subclasificaciones
definidas para cada documento. Los subtipos son definidos desde la opcin de
Subtipos de Documentos en el men de Administracin.
Si no se ha definido ningn Subtipo para el documento seleccionado, el
sistema desplegar el mismo nombre que el Tipo.
En la pantalla principal de Documentos, el usuario tiene la posibilidad de
ordenar los registros mediante la columna Subtipo de Documento, sin
embargo, dicho ordenamiento no se puede hacer por orden alfabtico sino ms
bien se pueden agrupar por subtipo, similar al ordenamiento de la columna
Tipo de Documento.
Nmero: corresponde a una identificacin del documento dentro del sistema,
dicho campo acepta un mximo de 20 caracteres alfanumricos.
Dicho nmero de documento va a ser sugerido automticamente por el
sistema, sin embargo, dicha sugerencia puede variar de acuerdo a si el sistema
Cuentas por Cobrar
Transacciones 87
maneja o no consecutivos globales, en Administracin del Sistema,

para el usuario que est logueado en ese momento.
El manejo del nmero del documento, como se mencion, tiene una condicin
especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de
Consecutivos Globales de Administracin del Sistema, un registro
para el nmero de los documentos y el usuario cuente con los privilegios
indicados en dicho registro, el campo del nmero ser un F1, con lo que traer
todos los consecutivos definidos para los nmeros del tipo de documento
definido, en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del
cdigo del nmero del documento, quedar sujeta a la longitud definida para
el consecutivo.
Nota: Un usuario en particular tendr el privilegio de incluir y cambiar el
nmero del documento de tipo Factura y Nota de Dbito. De no tener este
privilegio, el usuario deber trabajar con los consecutivos que sugiere el
sistema. Refirase a la seccin de "Control de Seguridad" en la pgina 419
para mayor detalle sobre los privilegios de los usuarios.
NCF: Nmero de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento
legal en el registro e impresin de documentos. (Requerimiento Fiscal de
Repblica Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de
NCFs definido en el mdulo de Administracin del Sistema, dicho
nmero est conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8
variables. Este nmero ser desplegado en la impresin de los documentos que
lo tengan definido.
Notas de Dbito, a lo que el sistema debe buscar el ltimo generado para el
contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor.
Para las facturas, el NCF sugerido variar de acuerdo al Tipo de
Contribuyente que se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro
del cliente.
Adems, en caso de que se utilice el parmetro Utilizar NCF para recibos,
el sistema no sugerir para las facturas, pues lo har para los recibos.
88 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Doc. Asociado: esta opcin permite hacer agrupaciones de documentos

(Facturas y sus documentos asociados) de manera que se puedan relacionar
entre s crditos y dbitos para documentos dependientes. Este es un campo
tipo F1, por lo que al presionar esta tecla se despliega una tabla de
documentos a los cuales se puede asociar el registro que se est manejando.
Esta casilla aparecer nicamente si se tiene activa la opcin Asociacin
entre Documentos en los Parmetros del Mdulo.
Fecha: en este apartado se deben definir tres fechas:
Doc: corresponde a la fecha asociada con el documento, por omisin el
sistema despliega la fecha en la cual fue creado el documento. Sin embargo, el
usuario puede modificar esta fecha y establecer cualquier otra. La fecha de
creacin quedar registrada, en la carpeta Auditora, como la que
corresponde al da en que se cre el documento tipo dbito.
Rige: esta es la fecha en la cual entra en vigencia el documento. Esto se
utiliza especialmente para contabilizar el plazo del crdito otorgado al cliente.
Adems, se utiliza para llevar control sobre la fecha de vencimiento del
documento tipo dbito. El sistema automticamente sugiere la fecha en la que
se est introduciendo el registro.
Vence: esta corresponde a la fecha de vencimiento del documento. El sistema
sugiere la fecha tomando en cuenta la condicin de pago, sin embargo el
usuario puede cambiarla. Por ejemplo, si se crea un documento el 22 de
Setiembre y el cliente maneja una condicin de pago de 30 das, el sistema le
sugerir como fecha vence el 22 de Octubre.
Nota: una vez que se emiti un documento, a este se le puede modificar la
fecha solamente si el usuario cuenta con este privilegio (definido en
Seguridad del Mdulo de Administracin del Sistema).
Proyectada: este campo solo se muestra cuando se utiliza el mdulo de
Flujo de Caja. Aqu el usuario puede colocar la fecha en que pronostica que se
recibir el pago de dicha factura. El sistema sugiere por defecto, la fecha vence
del documento, pero esta informacin puede ser modificada por el usuario a
conveniencia.
% de Recuperacin: este campo tambin se muestra cuando se tiene
instalado el mdulo de Flujo de Caja. En este espacio el usuario puede digitar
el porcentaje de la factura que se recuperar una vez cobrado. El sistema
sugiere por defecto el 100% pero el usuario puede modificar esta informacin.
Concepto: es un espacio donde se especifica la referencia o motivo de la
creacin del documento de dbito
Origen: indica el cliente origen del documento que se est agregando o
modificando.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 89
Cuando se agrega un documento nuevo, luego de seleccionar el cliente en el

cual se registrar dicho documento, en el campo Origen se va a copiar el
cliente seleccionado, con esto se quiere decir que para un documento el cliente
origen ser el mismo cliente de registro, a menos que se indique algo distinto.
El campo de ayuda Origen (F1) slo se encontrar habilitado para aquellos
clientes que sean de tipo Corporacin ya que son estos los nicos que tendrn
la posibilidad de indicar un cliente distinto en este campo.
Cuando se est agregando o modificando un documento de un cliente
Corporacin y se presiona F1 sobre el nuevo campo, se va a desplegar una
tabla de clientes en la cual se listarn todos los clientes sucursales que la
Corporacin tenga asociados.
Este campo no deber ser dejado en blanco cuando se grabe el documento, de
ser as se le desplegar un mensaje que le indique al usuario el motivo por el
cual no se puede grabar el documento. Una vez que se haya registrado el
documento este campo no podr ser modificado si el documento respectivo
tiene aplicaciones.
Recibo: casilla modificable, utilizada para incluir el nmero de Contra
recibo en el cual se incluy el documento tipo dbito.
Esta opcin aparecer habilitada nicamente si se ha definido en
Parmetros del Mdulo la Asociacin de Facturas a Contrarecibos.
Si se tiene activada la opcin Asociacin de Facturas a Contrarecibos: de la
tabla Agregar-Modificar Clientes, el sistema no permitir grabar ningn
documento si no se ha registrado el nmero de contra recibo al cual se va a
asociar. Si se indica un nmero de contra recibo que no existe el sistema le
pregunta que si lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema
generar el nuevo contra recibo.
Es importante sealar que al asociar los documentos del cliente a un

contra recibo, los documentos adquieren automticamente las
condiciones de pago y fecha rige del contra recibo.
Monto: representa el valor total original del documento tipo dbito.
Cuando los documentos (facturas) se cargan del mdulo de Facturacin
este valor corresponde al monto total, que incluye descuentos, impuestos,
gastos y dems rubros calculados desde ah cuando se genera el documento al
cliente.
Moneda: en este campo se determina la moneda del documento tipo dbito.
90 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Si el cliente realiza transacciones en mltiples monedas (opcin

multimoneda activada), entonces el usuario puede ingresar la moneda. Si no
recuerda el cdigo de la moneda, presione la tecla F1 en esta casilla y se
desplegar la tabla de Monedas definida en el mdulo de Administracin
del Sistema.
Tip: Si el documento tipo dbito se crea con una moneda diferente de la

moneda asociada con el cliente en la carpeta General de la opcin
Clientes!, el sistema despliega un mensaje de advertencia.
Si el cliente no realiza transacciones en mltiples monedas (opcin
multimoneda desactivada), entonces el campo no ser modificable, y el
sistema despliega la moneda asociada con el cliente.
Cobrador: Por omisin, el sistema despliega el cdigo del empleado que ha
sido asignado como cobrador principal del cliente.
Vendedor: esta casilla se activa nicamente cuando se crean facturas. Por
omisin, el sistema despliega el cdigo del empleado que ha sido asignado
como vendedor principal del cliente.
Sin embargo, si el usuario desea asignar otro vendedor para este documento
especfico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble clic sobre el campo,
para desplegar la tabla de vendedores definidos en la base de datos.
Datos del Dbito: es este apartado de la pantalla se presentan los datos
relacionados especficamente con el dbito.
Condicin: define la forma en la cual el cliente realizar el pago del
documento tipo dbito, se refiere al perodo de crdito que la empresa concede
al cliente. Incluye el porcentaje de descuento por pronto pago y las
parcialidades (si estas fueron definidas).
Si la condicin de pago incluye parcialidades, el sistema automticamente
particionar esta factura en las correspondientes (definidas en la condicin de
pago). Sin embargo estas partes son independientes del documento original.
Cabe destacar aqu que el documento principal no se ve afectado, solamente se
registran las parcialidades para dar soporte a consultas y reportes que
requieran del desglose.
El sistema, por omisin, despliega la condicin de pago asociada con el cliente
en la carpeta Condiciones de la opcin Clientes!, sin embargo, esta condicin
puede ser reemplazada por otra, que se ajuste mejor a las caractersticas del
documento tipo dbito.
Si no recuerda el cdigo de la condicin que desea asignar, presione la tecla
F1 en esta casilla para desplegar la tabla de Condiciones de Pago, definida en
el mdulo de Administracin del Sistema all mismo es donde se
definen las parcialidades.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 91
Contrarecibo: en esta casilla se define el cdigo del contrarecibo al que se le

va a asociar el documento.
Tipo C.Pago: casilla en la que se define el tipo de Condicin de Pago para el
documento en cuestin.
Ubicacin Geogrfica: en este espacio se define la ubicacin de la
transaccin contable de acuerdo con las divisiones geogrficas definidas en el
Mantenimiento de Clientes. Esta informacin facilita el clculo de las
retenciones especificadas a ciertas zonas geogrficas.
Carpeta Dbito
Crdito
La informacin de esta carpeta consiste en caractersticas especficas que
tendr el documento de crdito, tales como: tipo y subtipo de documento,
92 Transacciones
Cuentas por Cobrar
nmero, fecha asociada, aplicacin, monto, moneda, cobrador y cuenta

bancaria.
Tipo de Documento: se refiere al tipo de documento de crdito que se
crear, el cual servir para abonar o cancelar los documentos tipo dbito
pendientes. Se despliega un listado donde el usuario puede escoger una de las
opciones: Depsito, Nota de Crdito, Otro Crdito, Recibo o Transferencia
Electrnica de Fondos.
En caso de que al grabar los datos del crdito el asiento generado aparezca con
una nica lnea se debe a que no se han definido todas las cuentas a nivel de la
cuenta bancaria.
Subtipo: despliega el listado de las subdivisiones o subclasificaciones
definidas para cada documento. Los subtipos son definidos desde la opcin de
Subtipos de Documentos en el men de Administracin.
Si no se ha definido ningn Subtipo para el documento seleccionado, el
sistema desplegar el mismo nombre que el Tipo.
Doc. Asociado: esta opcin permite hacer agrupaciones de documentos
(Facturas y sus documentos asociados) de manera que se puedan relacionar
entre s crditos y dbitos para documentos dependientes. Este es un campo
tipo F1, por lo que al presionar esta tecla se despliega una tabla de
documentos a los cuales se puede asociar el registro que se est manejando.
Esta casilla aparecer nicamente si se tiene activa la opcin Asociacin
entre Documentos en los parmetros del mdulo.
Nmero: corresponde a una identificacin del documento dentro del sistema,
dicho campo acepta un mximo de 20 caracteres alfanumricos.
Dicho nmero de documento va a ser sugerido automticamente por el
sistema, sin embargo, dicha sugerencia puede variar de acuerdo a si el sistema
maneja o no consecutivos, en Administracin del Sistema, para el
usuario que est logueado en ese momento.
En caso de que no se haya definido el uso del manejo de Consecutivos
Globales, el sistema sugerir el nmero de documento, dependiendo
nicamente del cliente y tipo de documento, sin embargo, no es necesario usar
el siguiente nmero de documentos de un mismo tipo, no obstante, el sistema
no permite repetir el nmero del documento. Por ejemplo, el sistema no
permite ingresar una factura con nmero 5 si anteriormente se haba registrado
una factura con este nmero.
El manejo del nmero del documento, como se mencion, tiene una condicin
especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de
Consecutivos Globales de Administracin del Sistema, un registro
para el nmero de los documentos de tipo Recibo y el usuario cuente con los
Cuentas por Cobrar
Transacciones 93
privilegios indicados en dicho registro, el campo del nmero ser un F1, con
lo que traer todos los consecutivos definidos para los nmeros de los
Recibos, en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del
cdigo del nmero del documento, quedar sujeta a la longitud definida para
el consecutivo.
Los Consecutivos para los documentos de tipo Crdito aplican nicamente
para los Recibos, para los dems documentos tipo Crdito la asignacin se
har normalmente, por ejemplo, para las TEF y Depsitos, el nmero de
documento se sugerir en funcin de la cuenta bancaria que se defina, y para
las Notas de Crdito y Otros Dbito, el ltimo guardado en las globales ms
uno.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos Globales, consulte la
gua de Administracin del Sistema.
Nota: Un usuario en particular tendr el privilegio de incluir y cambiar el
nmero de consecutivo del documento tipo Nota de Crdito. De no tener este
privilegio, el usuario deber trabajar con los consecutivos que sugiere el
sistema. Refirase a la seccin de "Control de Seguridad" en la pgina 419
para mayor detalle sobre los privilegios de los usuarios.
NCF: Nmero de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento
legal en el registro e impresin de documentos. (Requerimiento Fiscal de
Repblica Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de
NCFs definido en el mdulo de Administracin del Sistema, dicho
nmero est conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8
variables. Este nmero ser desplegado en la impresin de los documentos que
lo tengan definido.
Notas de Crdito, a lo que el sistema debe buscar el ltimo generado para el
contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor.
Para las facturas, el NCF sugerido variar de acuerdo al Tipo de
Contribuyente que se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro
del cliente.
Otro punto a mencionar en relacin con los NCF, es el tema del documento
que se genera por pronto pago, pues si en los parmetros del mdulo est
definido como Nota de Crdito como el Documento Pronto Pago, y al aplicar
un documento antes de que se cumpla el tiempo que se le da al cliente y la
94 Transacciones
Cuentas por Cobrar
condicin de pago tiene un descuento, el sistema habilitar el campo para el

NCF para realizar dicha aplicacin.
Adems, en caso de que se utilice el parmetro Utilizar NCF para recibos,
el sistema no sugerir para las facturas, pues lo har para los recibos.
Fecha: corresponde a la fecha asociada con el documento, por omisin el
sistema despliega la fecha en la cual fue creado el documento. Sin embargo, el
usuario puede modificar esta fecha y establecer cualquier otra.
La fecha de creacin quedar registrada, en la carpeta de Auditora, como la
que corresponde al da en que se cre el documento de crdito.
Nota: Para el proceso de Diferencias Cambiarias el Tipo de

Cambio asociado con el Documento de Crdito corresponde al
valor del Tipo de Cambio Histrico para la fecha definida en esta
casilla o para la fecha anterior ms cercana a la misma.
Concepto: espacio donde se especifica la referencia o motivo de la creacin
del documento de crdito.
Origen: indica el cliente origen del documento que se est agregando o
modificando.
Cuando se agrega un documento nuevo, luego de seleccionar el cliente en el
cual se registrar dicho documento, en el campo Origen se va a copiar el
cliente seleccionado, con esto se quiere decir que para un documento el cliente
origen ser el mismo cliente de registro, a menos que se indique algo distinto.
El campo de ayuda Origen (F1) slo se encontrar habilitado para aquellos
clientes que sean de tipo Corporacin ya que son estos los nicos que tendrn
la posibilidad de indicar un cliente distinto en este campo.
Cuando se est agregando o modificando un documento de un cliente
Corporacin y se presiona F1 sobre el nuevo campo, se va a desplegar una
tabla de clientes en la cual se listarn todos los clientes sucursales que la
Corporacin tenga asociados.
Este campo no deber ser dejado en blanco cuando se grabe el documento, de
ser as se le desplegar un mensaje que le indique al usuario el motivo por el
cual no se puede grabar el documento. Una vez que se haya registrado el
documento este campo no podr ser modificado si el documento respectivo
tiene aplicaciones.
Monto: es el valor del documento de crdito para pagar los saldos pendientes.
Por omisin, el sistema despliega el monto total del saldo adeudado por el
cliente especfico.
El sistema permite abonar o cancelar con un documento de crdito uno o
varios documentos tipo dbito. Por lo tanto, el usuario puede editar esta casilla
de acuerdo al monto del documento generado.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 95
Impuesto: en esta casilla se define el cdigo del impuesto que se usar para
saber que cuentas contables usar en la inclusin de las lneas en la transaccin
contable por concepto de impuestos.
Cabe resaltar que, en caso de que no se haya activado el parmetro de Utilizar
Distribucin Contable por tipo de Impuesto, el sistema no tomar en cuenta el
cdigo de impuesto definido en este campo, por lo que para la generacin de
las lneas contables por concepto de impuesto, tomar las definidas para tal
efecto, en la categora del cliente o pas, segn est parametrizado el mdulo.
Moneda: en este campo se determina la moneda del documento de crdito. Si
el cliente realiza transacciones en mltiples monedas (opcin multimoneda
activada) los documentos de crdito pueden tener monedas diferentes de la
asociada con el cliente en la carpeta Otros de la opcin Clientes!.
El sistema mantiene la integridad de la relacin entre la moneda de la cuenta
bancaria y las transacciones asociadas con los documentos de crdito, tanto
para la empresa como para el cliente:
Cuando se crea un depsito, la moneda de esta casilla ser igual a la de la
cuenta bancaria en la cual se registrar el depsito.
Cuando se crea una T.E.F., la moneda de esta casilla ser igual a la de la
cuenta bancaria en la cual se registrar la Transferencia Electrnica de Fondos.
En el caso de Recibos, Notas de Crdito y Otros Crditos, el usuario puede
definir la moneda del documento.
Cobrador: esta casilla se activa nicamente cuando se crea un documento de
crdito tipo Recibo.
El sistema despliega el cdigo del empleado que ha sido asignado como
cobrador del cliente. Sin embargo, si el usuario desea asignar otro cobrador
para este documento especfico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble
clic sobre el campo, se desplegar la tabla de cobradores definida en el mdulo
de Administracin del Sistema.
Vendedor: esta casilla se activa en la creacin de todo tipo de documentos de
tipo Crdito. Por omisin, el sistema despliega el cdigo del empleado que ha
sido asignado como vendedor principal del cliente.
Sin embargo, si el usuario desea asignar otro vendedor para este documento
especfico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble clic sobre el campo,
para desplegar la tabla de vendedores definidos en la base de datos.
Cuenta: esta casilla se activa nicamente cuando se crean documentos de
crdito tipo Depsito o Transferencia Electrnica de Fondos. Ingrese el
96 Transacciones
Cuentas por Cobrar
cdigo de la cuenta bancaria de la empresa en la cual el cliente realiza los

pagos de los documentos tipo dbito pendientes.
Si no recuerda el cdigo de la cuenta bancaria, presione la tecla F1 en esta
casilla, y se desplegar la tabla de Cuentas Bancarias.
Ubicacin Geogrfica: en este espacio se define la ubicacin de la
transaccin contable de acuerdo con las divisiones geogrficas definidas en el
Mantenimiento de Proveedores. Esta informacin facilita el clculo de las
retenciones especificadas a ciertas zonas geogrficas.
Carpeta Crdito
Detalle
Esta carpeta se despliega nicamente cuando se crea o revisa un documento
tipo dbito (Factura, Inters de Mora, Letra por Pagar, Nota de Dbito u Otro
Dbito), una Nota de Crdito u Otro Crdito. Se utiliza para registrar el detalle
de los montos que conforman el total del documento.
Si en Parmetros del Mdulo se ha establecido o activado la opcin
Detalle Obligatorio, el usuario debe digitar los montos solicitados. Por lo
tanto, el usuario debe ingresar nuevamente el Monto Total del documento.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 97
Si en Parmetros del Mdulo se ha desactivado la opcin Detalle

Obligatorio, cuando se ha digitado el Monto del documento el sistema
completar los montos del detalle de manera tal que se ajuste el detalle al
Monto Total. El usuario puede modificar los valores desplegados.
Luego de digitar el SubTotal y el Descuento, entonces el sistema le calcular
automticamente los valores para el impuesto_1 e impuesto_2, si se ha
definido algn cdigo para el impuesto en dbitos en los Parmetros del
Mdulo, estos valores pueden ser verificados por el usuario y ajustados si es
necesario.
Finalmente, los dos ltimos campos modificables corresponden al Rubro_1 y
el Rubro_2, los cuales estarn habilitados solamente si se especific esta
condicin en los Parmetros del Mdulo.
El Monto Total que se calcula a partir del detalle especificado debe ser igual
que el Monto del documento digitado en la carpeta Dbito (Factura, Inters
por Pagar, Letra por Pagar, Nota de Dbito u Otro Dbito) o en la carpeta
Crdito (Nota de Crdito u Otro Crdito). De esta manera, el sistema garantiza
un doble control cuando se introduce el documento.
Las casillas que se presentan en esta opcin son las siguientes:
SubTotal: monto asociado con el precio total de los bienes o servicios,
comprados por el cliente a crdito, que se registran en el documento.
El monto por ingresar en la casilla SubTotal debe ser tal que al aplicar los
descuentos, impuestos y otros gastos, el valor en la casilla Monto Total de la
Carpeta Detalle sea igual al valor en la casilla Monto de la Carpeta Dbito o
Crdito.
Descuento: monto del descuento otorgado al cliente sobre el precio de los
bienes o servicios adquiridos a crdito, el descuento se rebaja del monto
correspondiente al SubTotal.
SubTotal Descontado: corresponde a la diferencia entre el SubTotal y el
Descuento. Esta casilla no es modificable.
El sistema no calcular el descuento cada vez que se realice un pago parcial, si

no que el sistema consultar si se est cancelando el total del documento
aplicando inmediatamente el descuento, si solo es una parte no realiza ningn
clculo.
98 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Impuesto_1: monto calculado con base en el porcentaje asociado con el

impuesto_1, en la tabla de Cdigos de Impuesto del mdulo de
Administracin del Sistema, para el cdigo de impuesto definido como
Impuesto en Dbitos desde los Parmetros del Mdulo. Recuerde que, el
nombre de esta casilla se define desde los Parmetros del Mdulo de
El sistema calcula, automticamente, el porcentaje que corresponde al
Impuesto_1 sobre el monto del SubTotal Descontado. Si se modifica el
SubTotal Descontado por variaciones en el SubTotal o en el Descuento,
entonces el usuario deber presionar el icono adjunto (
Impuesto_1 por cobrar.
), para recalcular el
Impuesto_2: monto calculado con base en el porcentaje asociado con el

impuesto_2, en la tabla de Cdigos de Impuesto del mdulo de
Administracin del Sistema, para el cdigo de impuesto definido como
Impuesto en Dbitos desde los Parmetros del Mdulo. Recuerde que, el
nombre de esta casilla se define desde los Parmetros del Mdulo de
El sistema calcula, automticamente, el porcentaje que corresponde al
Impuesto_2 sobre la sumatoria del SubTotal Descontado y el Impuesto_1. Si
alguno de los datos anteriores es modificado, entonces el usuario deber
presionar el icono adjunto (
), para recalcular el Impuesto_2 por cobrar.
Rubro 1 y 2: los montos que se cargarn en estos campos corresponden a

gastos que aumentan el Monto Total del documento, por ejemplo: transporte,
documentacin y almacenaje. Estos rubros se refieren a gastos no
considerados en las casillas anteriores.
El usuario puede establecer si requiere su utilizacin y definir su nombre
desde los Parmetros del Mdulo.
Monto Total: se calcula a partir del detalle especificado y debe ser igual que
el Monto del documento digitado en la carpeta Dbito (Factura, Inters por
Pagar, Letra por Pagar, Nota de Dbito u Otro Dbito) o en la carpeta Crdito
(Nota de Crdito u Otro Crdito). De esta manera, el sistema garantiza un
doble control cuando se introduce el documento.
Retenciones Aplicadas: monto aplicado, hasta el momento, por concepto

de Retenciones al documento.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 99
Si el modo de aplicacin de una retencin es Aplicar al Registrar, entonces el

monto asociado con la retencin se desplegar en la casilla Retenciones
Aplicadas hasta que el documento sea salvado (
).
Monto Cobrado: total real que se ha liquidado o abonado al documento por
la aplicacin de documentos de crdito.
Advertencia: El Monto Cobrado no incluye las Retenciones.

Saldo Actual: cantidad pendiente por cancelar al documento, es decir por
cobrar, luego de descontar el monto por Retenciones Aplicadas y el Monto
Cobrado.
Retenciones por Aplicar: corresponde al monto por concepto de

Retenciones que ser aplicado cuando el documento sea cancelado.
Si el modo de aplicacin de la retencin es Aplicar al Cancelar, el monto
asociado con la retencin se desplegar en la casilla Retenciones Aplicadas
hasta que se cancele el documento.
Monto por Cobrar: monto total que falta por cancelar al documento.
100 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Carpeta Detalle
Retenciones
La carpeta de Retenciones solamente se activa para documentos tipo dbito.
El sistema, por omisin, despliega todas las que se definieron para el
proveedor. Se calcularn, automticamente, con base en las caractersticas de
cada una y los valores digitados en la carpeta Detalle del documento.
Adems, al aplicar una retencin se utilizar la fecha del sistema.
La tabla modificable en esta carpeta permite al usuario agregar retenciones,
eliminar las que no se deben aplicar y modificar los montos calculados por el
sistema como valores sugeridos.
Las retenciones disponibles en el sistema se obtienen del listado definido en
Tipos de Retenciones del men Administracin.
Una retencin cuenta con las siguientes caractersticas:
Retencin (cdigo)
Descripcin
Modo de aplicacin
Montos (porcentaje y mnimo)
Rubro a aplicar
Cuentas por Cobrar
Transacciones 101
Cuenta
Autoretenedora
Si est activa
Las columnas modificables a nivel de la tabla son el cdigo de la retencin y
el monto, todas las dems son campos informativos.
Un documento de Retencin solamente se puede asociar con un documento
tipo dbito nico.
Una vez que se salve ( ) el documento tipo dbito, se deshabilitan los iconos
para agregar, recalcular o eliminar retenciones. Es decir, las retenciones
pueden ser consultadas como un documento ms del sistema.
Las retenciones no pueden reversarse ni borrarse porque estn estrictamente
ligadas con el documento tipo dbito. Por lo tanto, solamente se eliminan si se
borra el documento tipo dbito con el cual estn asociadas.
Columnas de la Tabla de Retenciones

Las columnas que despliega la tabla de datos de la carpeta de Retenciones
son:
Retencin: corresponde al cdigo de identificacin de la retencin definido
desde la opcin de Tipos de Retenciones del men de Administracin.
Descripcin: nombre de la retencin. Al establecer el cdigo de la retencin,
el sistema despliega automticamente su nombre.
Monto: se despliega la cantidad por retener, segn el porcentaje y el
mnimo establecido al definir la retencin.
Nota: Si el monto mnimo para cada tipo de retencin desplegado es

mayor que el monto del rubro sobre el cual aplica la retencin, definido
en la carpeta Detalle, el sistema establecer este valor como cero
(0.00), dado que el documento no cumple con los requisitos del tipo de
retencin.
Referencia: permite ingresar informacin importante con respecto a la
retencin asociada con el documento tipo dbito.
Aplicada: informa si una retencin ha sido aplicada o no, con base en el
Modo de Aplicacin asociado con la retencin desde la opcin de Tipos
de Retenciones del men de Administracin. Cuando se ingresen
documentos que tienen asociadas retenciones que hayan sido marcadas como
102 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Aplicadas, no se le generar dichas retenciones en ese momento sino hasta

que el documento sea aprobado. El comportamiento de esta casilla se muestra
por medio de la siguiente tabla:
MODO
APLICACIN
ESTADO
ESTADO
(antes de salvar el
documento)
(despus de salvar el
documento)
Al Registrar
Se aplicar
Aplicada
Al Cancelar
Se registrar
Pendiente
Documento: el sistema despliega el consecutivo, considerado con base en

las retenciones creadas en todos los documentos tipo dbito del cliente. Es el
nmero que tendr el documento tipo crdito generado al aplicar la retencin.
Base: aplica solo para las retenciones Autoretenedoras, se indica la base
sobre la cual se calcul el monto de la retencin.
Autoretenedora: en esta casilla se indica si la retencin es autoretenedora o
no. Las retenciones de calificadas como autoretenedoras no generarn
documento de retencin, slo generarn asiento contable que se podr ver
desde el mdulo de Contabilidad General, en las opciones Transacciones /
Diario o en Consulta / Del Mayor / Asientos.
La pantalla de la carpeta es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 103
Carpeta Retenciones
Es importante aclarar que despus de aplicar una retencin al registrar (con el

botn de aplicar retenciones), cuando se quiere borrar desde la tabla de
documentos del cliente, no se puede, inclusive el sistema despliega un mensaje
de que el documento no puede ser eliminado. Sin embargo, si se entra al
documento al que pertenece la retencin y en la carpeta de Retenciones se
quiere borrar la retencin, el sistema la hace sin ningn problema, solo
desplegando el mensaje en que se indica si se est seguro de que se desea
borrar el documento.
Contable
Esta carpeta se utiliza para especificar el paquete contable en el cual se
registrar el asiento generado por los documentos de crdito y por los
documentos de dbito.
Crditos: el usuario debe ingresar el cdigo del paquete contable en el cual
desea registrar los asientos generados por la creacin de un documento de
104 Transacciones
Cuentas por Cobrar
crdito. Por omisin, el sistema despliega el paquete contable asociado con los
Crditos en la carpeta Contable de Parmetros del Mdulo.
Dbitos: el usuario debe ingresar el cdigo del paquete contable en el cual
desea registrar los asientos generados por la creacin de un documento de
dbito. Por omisin, el sistema despliega el paquete contable asociado con los
Dbitos en la carpeta Contable de Parmetros del Mdulo
Si no recuerda el cdigo del paquete contable, presione la tecla F1 en la casilla
correspondiente y se desplegar la tabla de Paquetes Contables definida
en el mdulo de Contabilidad General.
Transaccin Contable: en esta casilla, a modo de consulta se presenta el
cdigo de la transaccin contable que se genera al crear el documento.
Recuerde que el nombre de esta casilla es costumizable en los parmetros de
Contabilidad General.
Nota: La casilla modificable corresponde al tipo de documento: si est

creando un documento de tipo Crdito, la casilla Crditos es la nica
modificable; si est creando un documento de tipo Dbito, la casilla
Dbitos es la nica modificable.
Carpeta Paquete
Cuentas por Cobrar
Transacciones 105
Pagos
En esta carpeta muestra el desglose de las parcialidades asignadas al
documento.
Las parcialidades constituyen una herramienta visual y de anlisis que permite
ver el modo en que una factura deber ser pagada, asimismo se pueden hacer
distintos tipos de estimaciones y anlisis respecto del vencimiento y
antigedad de las facturas y en su caso de las parcialidades de una factura.
Para que esta carpeta se active, se debe elegir una condicin de pago que
incluya parcialidades, estas se definen en la carpeta Dbito del mantenimiento
de Documentos. Adems, recuerde que las Condiciones de Pago se
configuran en el mdulo de Administracin del Sistema en la opcin
Tablas/ Tipos/ Condiciones de Pago.
Las columnas que se despliegan son:
Consecutivo Parcialidad
Fecha Rige: Fecha a partir de la cual rige el pago a realizar.
Fecha Vence: Fecha a partir en la cual vence el pago a realizar.
Porcentaje (%)
Monto
Saldo
Subtotal
Descuento
Impuesto 1 y 2
Rubros 1 y 2.
Monto del Principal: Monto del Principal, en el primer pago debe ser
igual al monto de la deuda, para los siguientes, ser el resultado de la
resta del Monto Principal del pago anterior menos el Monto de la
Amortizacin tambin del pago anterior. Visible slo si se trata de una
condicin de pago de tipo: Amortizacin Fija, Cuota Fija o Montos.
Monto de la Amortizacin: Monto de la amortizacin, corresponde a

la porcin de la cuota que se abona al principal. Visible slo si se trata
de una condicin de pago de tipo: Amortizacin Fija, Cuota Fija o
Montos.
106 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Saldo de la Amortizacin: corresponde al monto restante de la

amortizacin que no cubri el pago realizado a la deuda, esto para
casos en los que no se cancela la totalidad de la cuota, ya que siempre
se busca cubrir la totalidad de los intereses del perodo que se cancela
y lo restante del pago realizado se amortiza al principal. Inicialmente
ser igual al monto de la amortizacin. Visible slo si se trata de una
condicin de pago de tipo: Amortizacin Fija, Cuota Fija o Montos
Monto del Inters: Monto del Inters: se refiere al monto

correspondiente a intereses por el financiamiento proporcionado y
corresponde a una parte de la cuota definida para el perodo
correspondiente. Visible slo si se trata de una condicin de pago de
tipo: Amortizacin Fija, Cuota Fija o Montos.
Saldo del Inters: Saldo del Inters: corresponde al monto restante del
inters que no cubri el pago realizado a la deuda, esto para casos en
los que no se cancela la totalidad de la cuota, ya que siempre se busca
cubrir la totalidad de los intereses del perodo si el monto pagado as
lo permite. Inicialmente ser igual al monto del inters de
financiamiento. Visible slo si se trata de una condicin de pago de
tipo: Amortizacin Fija, Cuota Fija o Montos.
Monto de la Cuota: Monto de la Cuota: Se establece de acuerdo al tipo

de condicin de pago y corresponde al monto del pago a realizar en el
perodo correspondiente. Se calcula sumando el monto del inters y el
de la amortizacin. Visible slo si se trata de una condicin de pago
de tipo: Amortizacin Fija, Cuota Fija o Montos.
Saldo de la Cuota: Saldo de la Cuota: Corresponde al monto restante

de la cuota que no cubri el pago realizado a la deuda, esto para casos
en los que no se cancela la totalidad de la cuota definida para el
perodo respectivo. Inicialmente ser igual al monto de la cuota.
Visible slo si se trata de una condicin de pago de tipo: amortizacin
Fija, Cuota Fija o Montos.
Saldo del Principal: Resultado de la resta del inters menos el Monto

de la amortizacin para el perodo correspondiente. Valor calculado de
amortizaciones por el sistema basado en la amortizacin de la misma
fila. Visible slo si se trata de una condicin de pago de tipo:
amortizaciones Fija, Cuota Fija o Montos.
Las nicas columnas modificables en esta tabla son la Fecha Rige y al Fecha
Vence.
Adems se muestran en la carpeta las casillas:
Condicin de pago: cdigo de la condicin de pago.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 107
Plazo: Plazo de la condicin de pago especificado en el mdulo de

Contrato No.: cdigo del contrato al que se encuentra asociado el
documento de financiamiento, la casilla es de tipo combo box, por lo que al
presionar el botn se desplegarn los cdigos de los contratos que se pueden
seleccionar.
Inters (%): Porcentaje del inters establecido para el financiamiento.
Valores aceptados entre 0 y 100
Es importante mencionar que el valor que se indique en el campo inters y la
condicin de pago del documento, no podrn ser modificados una vez que se
haya realizado la primera aplicacin o pago del documento, o cuando ste
haya sido aprobado.
Carpeta Pagos
108 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Auditora
En esta carpeta se despliega informacin relacionada con el usuario que ha
creado el documento o realizado modificaciones al documento.
Adems, se presenta el consecutivo de asiento generado por la transaccin que
representa el documento.
Tanto para la creacin como para la ltima modificacin del documento se
presentan el usuario, la fecha y la hora asociadas con tales acciones.
Tambin, se presenta la informacin sobre en qu momento han sido
aprobados los documentos y su estado de aprobacin a la fecha de corte.
Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto,
no pueden ser modificados.
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas u observaciones con respecto a la transaccin
que representa el documento. Si se desean modificar las notas de un
documento aprobado que se encuentra en un periodo cerrado es necesario que
el usuario cuente con el privilegio correspondiente, el cual se define en el
mdulo de Administracin del Sistema.
Garantas
Las garantas que se registren pueden ser fiadores o prendas.
Para registrar las prendas se cuenta con una tabla con las siguientes columnas:
Identificacin de la prenda, Tipo, Descripcin, Observaciones, Artculo y
Descripcin del Artculo (estas ltimas columnas estarn disponibles
nicamente su en la compaa actual est instalado el mdulo de Control de
Inventario). Slo es obligatoria la informacin de identificacin y tipo, por lo
que el resto es opcional.
La informacin de las garantas puede ser modificable por cualquier usuario
que tenga privilegios de modificacin en la pantalla de Transacciones
Documentos del mdulo de Cuentas por Cobrar, cuando el documento no est
aprobado. Si un documento est aprobado, nicamente un usuario con un
privilegio especial podr modificar las garantas de los documentos.
Para los fiadores es posible indicar lo siguiente: Identificacin del fiador,
Nombre, Ocupacin, Tipo de Fiador, Direccin del Domicilio, Telfono del
Domicilio, Lugar de trabajo, Direccin del trabajo, Telfono del trabajo,
Observaciones y Contrato. Es obligatorio ingresar la Identificacin del fiador,
el resto se debe ingresar a conveniencia.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 109
Si el fiador es un cliente de Exactus, existe una columna para especificar el

cdigo de ste en el sistema, con lo cual se toma la informacin posible del
cliente y el resto debe ser completada por el usuario.
Si se modifica la fecha rige o de vencimiento de un documento y se cuenta con
un plan de pagos definido, entonces se debe generar un nuevo plan que se base
en las nuevas fechas.
Carpeta Garantas
Las funciones especiales se describen a continuacin, para mayor detalle
refirase a la seccin "Ingreso de Datos" en la pgina 86.
Botn Funcin Teclas

110 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Descripcin
Cuentas por Cobrar
Aplicar
documentos
Relaciona un documento tipo crdito (el que

haya sido seleccionado con el highlight), con
algn dbito que vaya a ser abonado o
cancelado. Se despliega una pantalla donde se
realiza el proceso. Para mayor detalle refirase
a "Cmo Aplicar los Documentos?" en la
pgina 114.
Cambiar a Modo
Automtico /
Manual
En el modo manual, el usuario puede elegir

el documento tipo dbito que ser abonado o
cancelado con la aplicacin del crdito.
Adems, el crdito no necesariamente tiene que
ser abonado en su totalidad. Los documentos
tipo dbito desplegados en la tabla de datos
pueden estar definidos en diferentes monedas.
Para la consulta del uso de esta funcin
refirase a "Cmo se utiliza el modo manual?"
en la pgina 118.
En el modo automtico, el sistema
selecciona los documentos tipo dbito
pendientes ms antiguos, con base en la casilla
Fecha de la carpeta Dbito, para pagarlos
con el crdito desplegado. Los documentos tipo
dbito desplegados en la tabla de datos estn
definidos en la misma moneda que la
establecida en la casilla Moneda de los
Dbitos. Para la consulta del uso de esta
funcin refirase a "Cmo se realiza la
Generacin de la tabla del Plan de Pagos?" en
la pgina 122.
Aplicar el
Crdito
Cuando se presiona este icono se realiza el

proceso de aplicacin del crdito. La aplicacin
vara segn el modo de pago seleccionado
(manual o automtico). Para mayor detalle
refirase a "Cmo se Aplica un Crdito a un
Cliente Multimoneda?" en la pgina 128.
Mostrar
documentos
pendientes de las
sucursales
Permite observar los documentos que se

encuentran pendientes, tanto para las sucursales
como a la corporacin a la cual pertenecen.
Para mayor detalle refirase a "Cmo mostrar
los documentos pendientes de las sucursales?"
en la pgina 131.
Mostrar
Parcialidades
Este botn indica si se deben mostrar las

parcialidades de los documentos en vez de los
documentos originales, para ser sujetos de
aplicacin independientes. (En este punto el
sistema no restringir la aplicacin de
documentos sobre una determinada parcialidad
de una factura, es decir, la aplicacin se podr
realizar sobre las parcialidades en cualquier
orden)
Transacciones 111
Consultar
Aplicaciones
La consulta se puede hacer sobre documentos

de crdito o de dbito indistintamente. Al
presionar el icono se presenta una pantalla con
los crditos que se cargan sobre el dbito
consultado, o bien, con los dbitos a los cuales
paga el crdito consultado. Para mayor detalle
refirase a "Cmo Realizar Consultas sobre
Aplicaciones?" en la pgina 132.
Crear
Contrarecibos
Permite agrupar un conjunto de documentos

tipo dbito, por ejemplo facturas, en un
documento de dbito nico. Simplifica el
proceso cancelacin de documentos tipo dbito
porque permite cancelar un grupo de
documentos de dbito con un solo documento
de crdito. Para mayor detalle de esta funcin
refirase a "Cmo Crear Contrarecibos?" en la
pgina 134.
Anular
Documentos
Se utiliza para convertir en cero el Monto de

un documento de crdito o dbito. El sistema
genera un asiento contable para anular la
transaccin que corresponde al registro y
conserva el nmero de documento.
No se permite anular un documento cuyo
estado sea conciliado temporal o conciliado en
firme. Si el documento se encuentra en un
periodo cerrado, el sistema desplegar un
wizard de anulacin.
Para mayor detalle refirase a "Cmo Anular
Documentos?" en la pgina 143.
Generar Asiento
Contable
Permite generar manualmente el asiento

contable de la transaccin registrada si ste no
ha sido generado.
Nota: Esta opcin se activa solamente si se
tiene integracin contable.
En la tabla de Creacin-Modificacin de
Documentos esta opcin aparece activa
solamente si el documento no posee asiento.
Esta opcin permite aprobar un documento si
este no ha sido aprobado. Recuerde que un
documento aprobado no puede ser eliminado.
Tip: Las lneas de los documentos aprobados
Aprobar-
tienen el smbolo
al inicio del rengln.
Al aprobar un documento se genera la
transaccin contable correspondiente para
112 Transacciones
Cuentas por Cobrar
aquellos documentos que al momento de su

aprobacin no cuenten con un asiento asociado.
La fecha de este asiento sera igual a la fecha
del documento.
Esta opcin permite desaprobar un documento
que ya ha sido aprobado. Slo los documentos
Desaprobar
Ver Asiento
Contable
Generar/No
Generar
Asientos
con el smbolo
al inicio del regln son los
que estn aprobados. Esta funcionalidad es
posible usarla an para los documentos
generados desde otros mdulos.
Si se tiene activa la opcin Asociacin entre
documentos en parmetros del mdulo, y se
trata de desaprobar un documento que est
asociado a otro, ste tenga que ser desaprobado
con anterioridad.
Permite visualizar el asiento del documento
seleccionado, siempre y cuando el documento
lo tenga, de lo contrario, desplegar un mensaje
de error indicando que el documento
seleccionado no tiene asiento contable.
Esta opcin aparece nicamente en la tabla de
Creacin-Modificacin de Documentos y si
existe integracin contable. Si el icono est
oprimido, genera automticamente los asientos
al salvar el documento. Si no se encuentra
oprimido y en Parmetros del Mdulo no se
encuentra activada la opcin Aplicacin
Automtica de Asientos Contables el asiento
se tendr que generar con el icono
Imprimir
Documento
Cuentas por Cobrar
Permite imprimir el documento que se

encuentra en la tabla de CreacinModificacin de Documentos. Al
accionar este botn el sistema despliega una
pantalla de dilogo, en ella se debe especificar
el concepto del documento, o sea, la razn o
aplicacin de ste.
Este Concepto queda almacenado en la Base
de Datos, por lo tanto, si el usuario accede
nuevamente esta pantalla, la descripcin
sealada se conserva. Para ms detalle consulte
De igual manera, si se desea anular un

Depsito creado en Cuentas por Cobrar que
forma parte de un grupo de depsitos asociados
a un depsito de Control Bancario, el sistema
slo anular el depsito de Cuentas por Cobrar.
Si se quiere anular el depsito de Control
Bancario, el usuario deber ir a dicho mdulo y
ejecutar el respectivo proceso de anulacin.
Cmo imprimir un Documento? En la pgina
Transacciones 113
150.
Documentos
Asociados
Esta funcin permite visualizar los documentos

que estn asociados al registro seleccionado. Al
oprimir este icono se despliega una pantalla que
contiene un encabezado y una tabla.
El encabezado indica el tipo, cdigo,
descripcin, monto y moneda del registro
seleccionado.
La tabla muestra la informacin
correspondiente a los documentos asociados al
registro elegido.
Esta funcin se encuentra en la tabla de
mantenimiento de documentos nicamente.
Recalcular
Al elegir las retenciones que se aplicarn sobre

el documento tipo dbito, el sistema
automticamente calcula el valor para cada una
de las retenciones. Si se cambia alguno de los
valores de las casillas de la carpeta Detalle o el
Monto en la Carpeta General, de modo que se
afecte el monto de la retencin, mnimo o
porcentaje, el reclculo de este monto tendr
que hacerse manualmente, por medio de este
botn.
Ver informacin
del cliente
seleccionado
Este botn le permite al usuario visualizar los

datos del cliente que est seleccionado en ese
momento. El botn se presenta tanto en la
pantalla principal de la opcin como en la de
ingreso de datos, esta opcin realiza la misma
funcin que el botn
del form de datos.
Esta opcin llama al Cargador Dinmico, el

cual permite realizar cargas de datos o
modificaciones masivas. Para mayor detalle
refirase al manual de Cargadores
Dinmicos.
Cargador
Dinmico
Cmo Aplicar los Documentos?
Nota: nicamente se pueden aplicar documentos de Crdito.
114 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Aplicar documentos

tipo crdito para disminuir o cancelar el saldo pendiente de los documentos
tipo dbito. Para ms informacin sobre la asignacin de privilegios consulte
"Control de Seguridad" en la pgina 419.
Cuando se agrega un documento de crdito, el sistema automticamente
despliega la pantalla de Aplicacin del Documento. No obstante, el
usuario puede decidir si lo aplica posteriormente, esto se hace desde la pantalla
principal de Documentos, al ubicar el highlight sobre el crdito
correspondiente y activar el icono .
Slo se puedan aplicar crditos que hayan sido previamente contabilizados
(siempre y cuando la integracin contable est activa), por lo que si se solicita
aplicar un documento de este tipo sin asiento el sistema desplegar un mensaje
indicando que se debe contabilizar antes el documento para poder proceder a
hacer un pago con el mismo, pero si el documento no se encuentra aprobado al
momento de la aplicacin entonces el sistema lo deber aprobar
automticamente.
Todos los documentos que surjan como producto de la aplicacin debern
crearse como documentos aprobados y contabilizados, como el caso de
documento por pronto pago, etc.
Se permitir aplicar documentos a Parcialidades de Factura, en cuyo
caso se deber registrar la aplicacin de la parcialidad y la aplicacin de la
factura principal. Adems se permitir aplicar documentos a facturas con
parcialidades en cuyo caso el monto se distribuir en el orden establecido
segn el vencimiento de las parcialidades, hasta que el monto de la aplicacin
est completo.
Si al momento de realizar la aplicacin de un documento no ha sido aprobada
pero si se encuentra contabilizado, el sistema aprobar previamente los
documentos involucrados. Si esta condicin no se da, el sistema enviar un
mensaje, indicando que debe realizar la aprobacin del documento a pagar de
forma manual, con el fin de revisar y ajustar la contabilizacin. Pero si no hay
integracin contable esta restriccin no aplica y en todo momento se podra
aprobar un documento aunque no est contabilizado.
Informacin Importante:
En cuanto a la fecha de aplicacin, se tomar por default, la fecha mayor de
entre los dos documentos.
Es necesario aclarar que en el EXACTUS.INI se puede definir para que tome
diferentes fechas al momento de la aplicacin. Por lo tanto, para variar este
parmetro se tiene que tener clara la siguiente informacin.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 115
La variable CC_FechaDeAplicacion, podra llegar a tener tres valores posibles

que se citan a continuacin:
a) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Sistema
Bajo este escenario, el sistema toma la fecha del sistema y la coloca en la fecha
de aplicacin del documento.
b) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Documento
Este es el parmetro que tiene por defecto el sistema, donde coloca en la fecha
de aplicacin la fecha mayor entre ambos documentos (dbito y crdito).
c) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Aplicacion
Esta constante estara respetando el valor que el usuario ingrese en el campo
Fecha de la tabla de Aplicaciones, y el sistema no estara haciendo alguna
validacin al respecto, simplemente al momento de aplicar le estara asociando
esa fecha a todos los documento que se calculan, tanto en la aplicacin manual
como automtica, tambin aplica para pagos parciales.
Importante mencionar que este ltimo mecanismo citado puede llegar a
generar inconsistencias en la reconstruccin de saldos, por lo tanto la
utilizacin de este valor queda en responsabilidad total del cliente.
Adems, la aplicacin de documentos presenta las siguientes peculiaridades
que se deben tomar en consideracin:
1. Al registrar retenciones asociadas a documentos, las mismas
sern aplicadas en el momento de aprobacin de los documentos a
los que se encuentran asociadas.
2. Al realizar la aplicacin de documentos no aprobados stos sern
aprobados automticamente.
3. En relacin con la consideracin anterior, se cuenta con auditora
para la aprobacin de documentos, por lo que se podr saber el
responsable y hora de dicha aprobacin. Se cuentan para la
aprobacin y desaprobacin de documentos con privilegios
independientes.
La pantalla de Aplicacin del Documento, puede desplegarse de dos maneras,
en funcin de si se utiliza el Modo Automtico o el Modo Manual para
116 Transacciones
Cuentas por Cobrar
la aplicacin de los documentos de crdito. En esta pantalla se despliegan los

registros asociados con los documentos tipo dbito que estn pendientes.
Las casillas de la pantalla de Aplicacin del Documento de crdito son:
Moneda Documento: cdigo y nombre de la moneda en la cual se cre el
documento de crdito.
Monto Total: corresponde a la casilla Monto de la carpeta Crdito.
Representa la cantidad de dinero, en Moneda Documento, por el que fue
creado el documento de crdito.
Monto Restante: monto disponible, en Moneda Documento, para aplicar
sobre otros documentos tipo dbito.
Fecha: esta es la fecha con la que va a quedar registrada la aplicacin de los
documentos que se van a aplicar. Es importante porque limita los documentos
que se despliegan en pantalla y tambin influye en la generacin de asientos
por eso tiene que estar dentro de los perodos de trabajo establecidos en
Moneda de los Dbitos: esta casilla se despliega nicamente cuando la
opcin est en Modo Automtico. Corresponde al cdigo y nombre de la
moneda en la cual se crearon los documentos tipo dbito.
Tipo de Cambio: despliega el tipo de cambio de la Moneda de los Dbitos
con relacin a la Moneda Documento.
Tipo de cambio moneda dbito con
respecto a la moneda local del sistema
Tipo de Cambio = ____________________________________

Tipo de cambio moneda crdito con
respecto a la moneda local del sistema
Monto Equivalente: es el monto, en la Moneda de los Dbitos, que

corresponde al valor del Monto Restante del documento de crdito. Se obtiene
por medio de la siguiente razn:
Monto Restante
Monto Equivalente = __________________
Tipo de Cambio
Tabla de Datos: en la tabla de datos se despliegan todos los documentos

tipo dbito pendientes, es decir, aquellos que no han sido cancelados en su
totalidad.
Si la opcin est en Modo Manual, el sistema desplegar todos los
documentos tipo dbito pendientes, sin verificar la moneda en la cual hayan
sido creados.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 117
Si la opcin est en Modo Automtico, el sistema desplegar nicamente

los documentos tipo dbito pendientes, con moneda igual a la establecida en la
casilla Moneda de los Dbitos.
Nota: La diferencia de monedas entre documentos de Crdito y

documentos de Dbito se aplica solamente cuando para el cliente est
activada la opcin multimoneda.
Cmo se utiliza el modo manual?

Si el documento por Aplicar es tipo Crdito y subtipo Anticipo,
entonces solamente se puede aplicar en modo Manual.
Al igual que en la pantalla principal de la funcionalidad, en la pantalla de
aplicacin de Documentos, para la columna Fecha Rige si se trata de una
parcialidad se mostrar la fecha rige, pero si el documento no tiene
parcialidades se desplegar la fecha de creacin del documento. Por otro lado,
en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada
La pantalla de aplicacin de documentos en Modo Manual es la siguiente:
118 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Aplicacin de Documentos en Modo Manual
Para aplicar un documento de dbito en el Modo Manual, siga el siguiente

procedimiento:
desde la tabla de Documentos. Si el
documento de crdito ha sido recin creado, el sistema
automticamente desplegar la pantalla de Aplicacin del
Documento.
2. Asegrese que el Modo Manual est activado, el icono debe
desplegarse de la siguiente forma
3. Ubique el highlight sobre la lnea de la tabla de datos para
seleccionar el registro asociado con el documento tipo dbito que
desea abonar o cancelar con el documento de crdito. Cada lnea
corresponde a un documento tipo dbito con saldo pendiente.
para aplicar el crdito. Se desplegar la pantalla
de Aplicacin del Cobro.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 119
Aplicacin del Cobro en Modo Manual
En caso de que el sistema maneje el uso de Nmeros de

Comprobantes Fiscales o NCF, y si en los parmetros del mdulo
est definido como Nota de Crdito como el Documento Pronto Pago,
y al aplicar un documento antes de que se cumpla el tiempo que se le
da al cliente y la condicin de pago tiene un descuento, el sistema
120 Transacciones
Cuentas por Cobrar
habilitar el campo para el NCF para realizar dicha aplicacin.

Mostrando una pantalla como la siguiente:
Aplicacin del Cobro en Modo Manual con NCF
5. En los Datos del Pago establezca el Monto a Aplicar, monto del

crdito que desea aplicar para abonar o cancelar el documento tipo
dbito. Este monto se aplica sobre el Saldo Restante, monto por
pagar una vez descontadas las retenciones y los montos abonados
mediante otros documentos de crdito, del documento tipo dbito.
6. En los Datos del Dbito el sistema sugiere el Descuento, monto
por rebajar sobre el Saldo Restante, si se abona o cancela el
documento tipo dbito dentro de la cantidad de das asociada con el
porcentaje de descuento por pronto pago.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 121
El Descuento se calcula con base en el Monto a Aplicar y en el

porcentaje de descuento por pronto pago asociado con la
Condicin de Pago, establecida para el documento tipo dbito.
El sistema permite ingresar un monto para el Descuento diferente

del monto sugerido.
7. En la seccin Descuento por Pronto Pago el sistema despliega el
tipo de documento, por omisin, en el cual se registrar la transaccin
asociada con el descuento por pronto pago y su nmero de
identificacin consecutivo. El tipo de documento por omisin se
establece en los Parmetros del Mdulo, sin embargo, el usuario
puede cambiarlo.
8. Presione el icono Aplicar para completar el proceso.
Cmo se realiza la Generacin de la tabla del

Plan de Pagos?
Es proceso permite calcular la tabla del plan de pagos dependiendo claro del
tipo de condicin de pago seleccionada y de informacin del dbito.
La generacin del plan de pagos para un documento se da en el momento de
su registro o cuando se modifique algn dato bsico para su definicin como
lo son: la condicin de pago, el monto del documento, el porcentaje de inters
o la fecha rige. Para cualquiera de estas modificaciones el sistema verifica que
los nuevos datos no tengan conflictos con el plan de pagos existente, de darse
alguna incompatibilidad, notifica al usuario de la situacin y pregunta si se
debe proseguir con el reclculo del nuevo plan de pagos basado en los nuevos
datos, si la respuesta es negativa entonces se recuperar la informacin
modificada. Esta funcionalidad aplica nicamente para documentos generados
en Cuentas por Cobrar o para Pedidos generados en el mdulo de Facturacin.
La modificacin de los parmetros de financiamiento que se definen en el
mdulo de Administracin del Sistema no provoca un reclculo de la tabla de
pagos de los documentos, no obstante se toman en cuenta en el prximo
reclculo de pagos si se llega a dar, por lo que se debe tener en cuenta este
aspecto al realizar este tipo de cambios.
122 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Si se modifica el plazo de una condicin de pago asociada a algn documento,

dicho plazo no se considera en el plan de pagos de ese documento hasta que se
realice alguna modificacin en l que amerite el reclculo de tabla de pagos.
Cada vez que se realice un reclculo de plan de pagos se incluye en la tabla de
auditoria de procesos del sistema un registro que evidencie este hecho, para
tener as una forma de rastrear al responsable de dicho cambio, as como la
informacin base del plan de pagos anterior al cambio.
El tipo de condicin de pago que se especifique para el documento determina
la forma de generacin del plan de pagos correspondiente. A continuacin se
indica cada una de los esquemas utilizados:
Documentos con Condiciones de Pago Tipo Montos: bajo esta modalidad el
plan de pagos se genera en su totalidad de forma manual, ya que es el usuario
el que determine los montos de los pagos, los montos por concepto de inters,
las fechas rige y vence de los pagos, as como la cantidad de pagos a realizar.
Debido a esto y slo en este caso, los botones para agregar y borrar lneas a la
tabla y las columnas de la tabla (excepto la del consecutivo) se habilitan para
su edicin.
El sistema verifica lo siguiente:
Cuentas por Cobrar
La fecha rige del primer pago debe ser igual a la fecha rige del
documento.
La fecha de vencimiento del ltimo pago debe ser igual a la fecha

vence del documento.
La sumatoria de todas las amortizaciones debe ser igual al monto del

documento.
Para el primer pago el monto del principal debe ser igual al monto del
documento.
No debe haber traslape de fechas, es decir, todos los perodos de los

pagos son consecutivos y en ningn momento deben cruzarse o tener
das en comn.
El valor de la columna Monto del Principal va ser calculado

automticamente.
El valor de la columna Monto de la Amortizacin va ser digitado por

el usuario.
El valor de la columna Monto del Inters va ser digitado por el

usuario.
El valor de las columna Monto de la Cuota va a ser calculado

automticamente, como suma de Monto de Amortizacin + Monto del
Inters.
Ninguna columna visible debe quedar en blanco.

Transacciones 123
Para las columnas numricas no se deben aceptar valores negativos.
Las columnas Saldo Principal, Saldo Amortizacin, Saldo Inters y

Saldo Cuota, sern asignados automticamente con los valores de las
columnas respectivas: Monto del Principal, Monto de Amortizacin,
Monto de Inters y Monto de la Cuota.
Documentos con Condiciones de Pago Tipo Cuota Fija: bajo esta

modalidad la tabla del plan de pagos se genera en su totalidad de forma
automtica ya que se toma informacin del documento y de su condicin de
pago para construir el detalle de los distintos pagos. La forma en que se
obtienen los valores de las columnas se indica a continuacin:
Sigla
Columna o Campo de
dato
Frmula
Saldo del documento
El que el documento tenga especificado.
Tasa mensual
El documento tiene definida una tasa mensual
Plazo
Indicado en la Condicin de Pago
CF
Monto de la Cuota Fija
S / [ 1 - (1 + (I/100)) ^ (- P)] / (I/100)
MP
Monto del Principal
Si es el primer pago entonces MP = S

Si es otro pago MP = SP de la fila o pago anterior.
En el ltimo pago realizado coincide con el saldo
actual del documento
MA
Monto de la Amortizacin
MA = MC MI
SA
Saldo de la Amortizacin
SA = MA
MI
Monto del Inters
MI = MP * ( I / 100 )
SI
Saldo del Inters
SI = MI
MC
Monto de la Cuota
MC = CF
SC
Saldo de la Cuota
SC = MC
SP
Saldo del Principal
SP = MP MA
La edicin de la tabla de pagos no se permite en este esquema por lo que los

botones para agregar y borrar lneas se deshabilitan.
124 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Documentos con Condiciones de Pago Tipo Amortizacin Fija: bajo esta

modalidad el plan de pagos tambin se genera en su totalidad de forma
automtica ya que se toma la informacin del documento y de su condicin de
pago para construir la informacin de los distintos pagos. La forma en que se
obtienen los valores de las columnas se indica a continuacin:
Sigla
Columna o Campo de dato
Frmula
AF
Monto de la Amortizacin Fija
AF = M / P
Monto del documento
Dato dado por el usuario
Saldo del documento
Indicado en el documento
Tasa Mensual
Tasa de inters del documento
MP
Monto del Principal
Si es el primer pago entonces MP = S

Si es otro pago MP = SP de la fila o pago
anterior.
MA
Monto de la Amortizacin
MA = AF
SA
Saldo de la Amortizacin
SA = MA
MI
Monto del Inters
MI = MP * ( (I/ 100 )
SI
Saldo del Inters
SI = MI
MC
Monto de la Cuota
MC = AF + MI
SC
Saldo de la Cuota
SC = MC
SP
Saldo del Principal
SP = MP MA
La edicin de la tabla de pagos no se permite en este esquema por lo que los

botones para agregar y borrar lneas se deshabilitan. As mismo el campo
cuota fija no tiene sentido en esta modalidad.
El clculo de la tabla de pagos se realizar mediante la utilizacin de un nuevo
hook llamado Hk_GenPP.apd, el cual se describe a continuacin:
Cmo se realiza la Generacin de los

documentos por concepto de inters?
La generacin de los documentos por concepto de inters corriente se realiza
en el proceso de aplicacin de documentos de Cuentas por Cobrar y en la
opcin de Generacin de Pagos, ya que es en esas opciones donde se registran
los pagos que se hacen a los documentos.
Para poder diferenciar entre los documentos que se registren por inters de
financiamiento y por inters de mora se define un tipo de documento que sea
Cuentas por Cobrar
Transacciones 125
Inters Corriente y cuyo subtipo sea Intereses, este subtipo se incorpora a la

definicin de los otros subtipos base del sistema.
Cuando se selecciona el documento a pagar el sistema determina si se trata de
un documento con financiamiento y si tiene definido un porcentaje de inters,
de ser as se obtiene el monto correspondiente por concepto de intereses y se
procede a realizar la aplicacin de los documentos por el monto a pagar menos
el monto que corresponda al inters por cobrar.
Una vez que se hace la aplicacin y se registra se procede a crear el
documento tipo Inters Corriente por el monto de intereses que se calcul para
el pago. El asiento de este documento se hace utilizando la cuenta de inters
corriente que se defini en el mdulo de Administracin del Sistema, tomando
del pas o de la categora de cliente segn sea la modalidad de generacin de
asientos que se defini en los parmetros de Cuentas por Cobrar.
Luego de su creacin, el documento de los intereses es asociado a la
aplicacin de documentos que le dio origen. Adems, se agrega la aplicacin
del documento tipo crdito con el cual se hizo el pago con el de intereses para
dar as fin al pago realizado.
Luego de la aplicacin, los saldos de todos los documentos involucrados se
actualizan, as como los saldos para el registro correspondiente de la tabla del
plan de pagos del documento con financiamiento, con tal de reflejar en el
mismo la accin realizada y actualizar de esta forma el estado de la deuda.
Si en algn momento se reversa la aplicacin de un documento con
financiamiento que gener documento por intereses entonces lo que se hace es
eliminar dicho documento y reversar la aplicacin solicitada.
Los documentos de inters corriente slo se pueden eliminar cuando se reverse
la aplicacin de documentos que los gener.
Cmo se realiza el Reclculo de la tabla del

Plan de Pagos del documento financiado?
Los documentos tipo crdito que se quieran utilizar para realizar abonos
extraordinarios deben tener el subtipo Abono Extraordinario no importando
el tipo de crdito que sea. Adicionalmente, tambin se debe contar con otro
subtipo Devolucin Extraordinaria.
Los abonos extraordinarios o devoluciones extraordinarias a los documentos
financiados hacen necesario realizar el reclculo de la tabla del plan de pagos
de la deuda. Por lo que cada vez que esto ocurra el sistema pregunta al usuario
126 Transacciones
Cuentas por Cobrar
si lo que desea es reducir la cuota de los siguientes pagos o reducir el plazo y

basado en la respuesta el sistema procede a recalcular el plan de pagos.
El reclculo toma como base el saldo del documento luego de la aplicacin del
abono extraordinario.
Un aspecto importante de mencionar es que aunque se indique mantener la
cuota, en algunos casos va a ser necesario ajustar la ltima cuota de la deuda
para que se pueda terminar de planificar los pagos de la misma en el plazo
respectivo.
El proceso como se mencion con anterioridad va a recalcular el plan de pagos
a partir de la aplicacin del abono extraordinario al monto principal de la
deuda, los ajustes que se harn al plan dependern de si el usuario indica:
mantener el plazo, reducir el plazo o mantener la cuota.
El monto del abono extraordinario se incluye dentro del monto amortizado del
primer pago pendiente, sin embargo si se debe alguna porcin de los montos a
pagar del pago anterior, es decir, hay saldos con valores mayor a cero adems
del Saldo del Principal, entonces estos deben ser cancelados antes de aplicar el
abono, dado que ste se hace realmente por el monto restante del abono
extraordinario luego de cancelar la parte del pago anterior que qued
pendiente.
Cmo Utilizar la Multimoneda en Cuentas por

Cobrar?
Este mdulo de cuentas por cobrar permite asociar a cada cliente diferentes
documentos (crdito y dbito) con diferentes tipos de moneda (multimoneda).
Para que esta opcin funcione, el cliente debe tener activada la casilla
multimoneda. Para mayor detalle, ver "General" en la pgina 46.
La creacin del documento de dbito con diferente moneda del cliente se
realiza exactamente igual a que si fuera la moneda local, la excepcin radica
en que la casilla moneda debe ser cambiada por la moneda del documento y el
monto tambin debe expresarse en moneda anteriormente definida. Para
realizar el registro contable, el sistema de cuentas por cobrar convierte el tipo
de moneda usada a la moneda local y a la moneda dlar usando los tipos de
cambio de la Tabla de Monedas en Administracin del Sistemas.
Un cliente puede tener documentos en multimoneda; estos pueden ser
consultados y mantienen un registro individual, pero el saldo del cliente se
mantendr en la moneda definida en mantenimiento de clientes. Por ejemplo,
un proveedor cuya moneda es Marco Alemn puede tener depsitos en Libras
Esterlinas, Yenes, Colones, etc., pero el saldo del proveedor se mantiene en
Marcos.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 127
Es importante actualizar los Tipos de cambio de las Monedas ubicados

en el mdulo de Administracin del Sistema para que los tipos de cambio
utilizados sean confiables y las transacciones en multimoneda sean razonables
en trminos monetarios.
Cmo se Aplica un Crdito a un Cliente

Multimoneda?
Para crear un documento crdito para cancelar las cuentas por cobrar se debe
ingresar a Documentos, crear un documento crdito y especificar la moneda.
Como generalmente las empresas no manejan cuentas bancarias para todos los
tipos de moneda de sus clientes, es necesario hacer una conversin para poder
pagar el documento.
Por ejemplo, se tiene la factura 5 por 15.000 Libras Esterlinas. Se desea hacer
un pago, pero la empresa slo tiene cuentas corrientes en colones y dlares. Se
har un pago por 10.000 dlares. Los tipos de cambio de las monedas con
respecto al coln se muestran a continuacin:
Moneda
Cdigo
Tipo de cambio con respecto al coln
Libra
M-05
370.00 colones por Libra
Dlar
M-02
285.65 colones por Dlar
Luego de realizar el documento de crdito, en este caso una nota de crdito en

dlares por 10.000, se debe aplicar a la factura 5 por 15.000 Libras.
A continuacin se muestra la pantalla de aplicacin:
128 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla de aplicacin usando multimonedas
Entonces los 10.000 dlares deben ser convertidos en 7810.43 libras y el tipo
de cambio usado de 1.2953. Lo anterior debido que el tipo de cambio usado es
el de libra / dlar, es decir, cuantos dlares se necesita para obtener una libra
esterlina (285.65 colones por dlar es igual 370 colones por libra, esto implica
que una libra equivale a 1.2953 dlares).
Modo Automtico
Al igual que en el modo Manual se resalta que para la columna Fecha Rige si
se trata de una parcialidad se mostrar la fecha rige, pero si el documento no
tiene parcialidades se desplegar la fecha de creacin del documento. Por otro
lado, en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada
La pantalla de aplicacin de Documentos en Modo Automtico es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 129
Aplicacin Automtica de Documentos
Para aplicar un documento de crdito en el Modo Automtico proceda de la

siguiente manera:
desde la tabla de Documentos. Si el
documento de crdito ha sido recin creado, el sistema
automticamente desplegar la pantalla de Aplicacin del
Documento.
2. Asegrese de que el Modo Automtico est activado, el icono debe
desplegarse de la siguiente forma:
.
3. Elija la moneda de los documentos tipo dbito que desea se
desplieguen en la tabla de datos. Escriba el cdigo de la moneda en
la casilla Moneda de los Dbitos. El sistema automticamente
desplegar los valores de los campos de Tipo de Cambio y Monto
Equivalente.
130 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Si no recuerda el cdigo de la moneda, haga un doble clic sobre la

casilla o presione la tecla F1. Se desplegar una pantalla con el listado
de las monedas existentes en la base de datos.
para aplicar el crdito. El sistema despliega el
Monto total del documento de crdito, en la moneda de los
dbitos. Sin embargo, el usuario puede modificarlo y establecer el
Monto que desea aplicar.
Aplicacin del Documento de Crdito
5. Presione el botn Aplicar.
Cmo mostrar los documentos pendientes de

las sucursales?
Para aplicar crditos es necesario presionar el icono
. Este botn solo se
presentar activo si el cliente que realiz el pago tiene activo el check que
permite las aplicaciones abiertas.
Si el botn no se encuentra presionado y se trata de la aplicacin de un
documento de una sucursal entonces en la tabla slo se mostrarn los
documentos pendientes de la sucursal, registrados en sus propias cuentas. Sin
embargo si el botn est presionado, en la tabla se cargan tanto los
documentos pendientes del cliente sucursal que realiza la aplicacin, as como
los documentos que dicho cliente tiene registrados a su nombre pero en la
Corporacin.
Si por otro lado, si este botn no se encuentra presionado y se trata de la
aplicacin de un documento de alguna Corporacin, entonces se muestran los
documentos pendientes propios de la misma adems de los documentos
pendientes de las sucursales asociadas que se encuentren registrados en la
Cuentas por Cobrar
Transacciones 131
Corporacin. En el caso que el botn si est presionado se muestran todos los

documentos pendientes registrados en la Corporacin, ya sean propios u
originados por otros clientes, as como los documentos pendientes de las
sucursales pero que estn registrados en las cuentas de las mismas.
Recuerde que la habilitacin de este botn slo se permitir cuando se trate de
aplicar documentos de un cliente Corporacin o de un cliente Sucursal, que
permite aplicaciones abiertas.
Cmo Realizar Consultas sobre Aplicaciones?

La consulta sobre las aplicaciones de un documento de crdito establece
sobre cules documentos tipo dbito se ha aplicado el documento de crdito.
La consulta sobre un documento tipo dbito establece cules documentos
tipo crdito se han aplicado sobre el documento de dbito.
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Consultar aplicaciones.
Para ms informacin sobre la asignacin de privilegios consulte "Control de
Seguridad" en la pgina 419.
Para consultar los documentos, tipo crdito o dbito, proceda de la siguiente
manera:
1. Desde el men principal del mdulo, seleccione la opcin de
Transacciones, se desplegar un submen con tres opciones, elija
la primera denominada Documentos. Se desplegar la pantalla
principal de esta opcin.
2. Digite el cdigo del cliente para el cual se van a consultar los
documentos. Si no recuerda el cdigo establecido, presione la tecla F1
o haga un doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegar el
listado de clientes existentes en la base de datos.
3. Posicione el highlight sobre el documento que desea consultar y
presione el icono
. Tambin, se puede presionar este icono desde
la pantalla de Creacin - Modificacin de Documentos. Se
desplegar la pantalla de Aplicaciones del Documento.
Si el documento consultado es de tipo dbito, las casillas de la pantalla de
Aplicaciones del Documento son:
Nmero Documento: despliega el Nmero que se le asign al documento,
en la carpeta Dbito, cuando fue creado.
132 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Monto Total: representa la cantidad de dinero por la cual fue creado el

documento, definida en la casilla Monto de la carpeta Dbito.
Monto Restante: cantidad de dinero sobre el Monto Total del documento
tipo dbito que an no ha sido pagada mediante la aplicacin de documentos
de crdito.
Aplicacin: especifica la referencia o motivo de la creacin del documento
tipo dbito.
Moneda: moneda en la cual fue creado el documento.
Tabla de datos: se desplegarn todos los documentos de crdito aplicados
sobre el documento tipo dbito consultado. En este caso el nombre de la tabla
ser Documentos Aplicados.
Aplicaciones del Documento (Dbito)
Si el documento consultado es de tipo crdito, las casillas de la pantalla de

Aplicaciones del Documento son:
Nmero Documento: despliega el Nmero que se le asign al documento,
en la carpeta Crdito, cuando fue creado.
Monto Total: representa la cantidad de dinero por la cual fue creado el
documento, definida en la casilla Monto de la carpeta Crdito.
Monto Restante: cantidad de dinero sobre el Monto Total del documento
de crdito que an no ha sido aplicada para abonar o cancelar documentos tipo
dbito.
Aplicacin: especifica la referencia o motivo de la creacin del documento
de crdito.
Moneda: moneda en la cual fue creado el documento.
Tabla de datos: en la tabla de datos se desplegarn los documentos tipo
dbito que han sido pagados con el documento de crdito consultado. En
este caso el nombre de la tabla ser Documentos Cobrados.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 133
Aplicaciones del Documento (Crdito)
El botn Reversar de la pantalla de Aplicaciones del Documento

revierte el proceso de aplicacin de documentos.
En la tabla de Documentos Aplicados, se reversan los documentos tipo
crdito, es decir, se devuelve el monto aplicado sobre el documento tipo
dbito consultado al documento de crdito reversado.
En la tabla de Documentos Cobrados, se reversan los documentos tipo
dbito, es decir, se devuelve el monto aplicado sobre el documento tipo
dbito reversado al documento de crdito consultado.
El botn Regresar de la pantalla de Aplicaciones del Documento se
utiliza cuando finaliza la consulta para regresar a la tabla de Documentos o
a la pantalla de Creacin - Modificacin de Documentos, segn el lugar
donde se activ el icono
Cmo Crear Contrarecibos?

El Contrarecibo es un documento en el cual se pueden agrupar dos o ms
documentos tipo dbito. Su principal utilidad consiste en agrupar las
facturas para un cliente especfico.
134 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Esta facilidad agiliza el proceso de Cuentas por Cobrar porque permite

cancelar varios documentos tipo dbito, por ejemplo un grupo de facturas de
un cliente especfico, con un documento de crdito.
Cabe hacer la salvedad que, en la opcin de Contrarecibos, los documentos
que utilizan condiciones de pago con parcialidades, no tomar en cuenta este
tipo de condiciones de pago, ya que no aplica, por lo que se deben omitir en
Contrarecibos la utilizacin de la funcionalidad de pagos parcialidades.
Nota: Todas las facturas incluidas en un mismo Contra recibo

adquieren, automticamente, la Fecha Rige y la Condicin del Contra
recibo.
La creacin y mantenimiento de contrarecibos se puede hacer desde dos
opciones diferentes, una, en el submen Documentos con el icono
y la
otra directamente en el submen Contrarecibos que se encuentra en la
opcin Transacciones.
A continuacin se muestra la pantalla que se despliega.
Captura de Contrarecibos - Cuentas por Cobrar
Desde esta pantalla se puede acceder un filtro que contiene la siguiente

informacin:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 135
General
Contiene la informacin general por la que se puede filtrar, est compuesta por
las siguientes opciones:
Rango de Contrarecibos: en estas casillas se debe indicar el nmero
inicial y el nmero final de los contrarecibos que se desean filtrar.
Rango de fechas de emisin: estas casillas permiten filtrar los
contrarecibos de acuerdo a su fecha de emisin, para ello se debe especificar el
rango de fechas deseado.
Rango de fechas rige: estas casillas permiten filtrar los contrarecibos de
acuerdo a su fecha rige de los mismos, para ello se cuenta con un rango de
fechas que el usuario puede completar.
Rango de Clientes: campos que permite ayuda con F1 para seleccionar el
rango de cdigos de cliente que se desean filtrar, a la vez el sistema despliega
el nombre del cliente.
Rango de Condiciones de Pago: en estos campos el usuario debe indicar
el rango de las condiciones de pago de los contrarecibos que se desea filtrar.
Estado de los contrarecibos: check box para seleccionar la clase de
contrarecibos a listar (pendiente, aprobado y cancelado), el sistema permite
elegir una o varias de estas opciones.
Indicador de Contrarecibos: check box que permite al usuario elegir si
los contrarecibos que desea ver estn Congelados y / o No Congelados.
Auditora
La carpeta de Auditora mostrar la informacin necesaria que permita
filtrar documentos de acuerdo a su auditora. Su contenido es:
Rango de Fechas de ltima modificacin: este filtro permite al
usuario seleccionar documentos que tengan una fecha de ltima
modificacin incluida dentro del rango que se debe indicar en estas
casillas.
Rango de Usuario de ltima modificacin: el sistema permite filtrar
documentos de acuerdo al usuario que realiz la ltima modificacin, para
ello se tiene la opcin de elegir un rango de usuarios segn las necesidades
del cliente.
El procedimiento para crear un contra recibo es el siguiente:
136 Transacciones
Cuentas por Cobrar

la primera denominada Documentos o la de Contrarecibos. Se
desplegar la pantalla principal de esta opcin.
2. Digite el cdigo del cliente para el cual se van a crear los
contrarecibos, este es un campo F1.
3. Si est accesando la pantalla por medio de la opcin Documentos,
presione el icono
, para desplegar la pantalla Captura de
Contrarecibos - Cuentas por Cobrar. En esta opcin se tienen
tres casillas modificables:
Cliente: se debe incluir el cdigo asociado con el cliente del cual se quiere
que se desplieguen los contrarecibos. Si esta casilla se deja en blanco, en la
pantalla aparecern todos los contrarecibos que se encuentren dentro del rango
de fechas especificado. Al ingresar el cdigo del cliente, el sistema
automticamente despliega el nombre de ste.
Fecha inicial: corresponde a la fecha a partir de la cual se van a desplegar
los contrarecibos en pantalla.
Fecha final: indica la fecha lmite de los documentos desplegados en
pantalla.
Estos campos son filtros que permiten seleccionar nicamente los documentos
que se desean ver.
4. Localice en esta pantalla la opcin Nuevo y actvela si desea crear un
nuevo registro. .
El primer paso para generar un contra recibo ser completar las casillas de la
parte superior de la pantalla:
Cliente: esta casilla es modificable. Se debe incluir el grupo el cdigo del
cliente al cual se le va a generar el contra recibo. El sistema sugiere el cdigo
y la descripcin del cliente marcado con el highlight en la tabla principal.
Nmero: en esta casilla se debe ingresar el nmero consecutivo de
contrarrecibo asociado con el cliente. El sistema no permite duplicar el
nmero de contra recibo para un cliente especfico.
El manejo del nmero del contrarrecibo tiene una condicin especial, pues en
caso de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administracin del Sistema, un registro para los contrarrecibo y el
usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del
nmero ser un F1, con lo que traer todos los consecutivos definidos para los
contrarrecibos en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud
del nmero del contrarrecibo, quedar sujeta a la longitud definida para el
consecutivo.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 137

Condicin: define la forma en que se realizar el cobro del contra recibo, se
refiere al perodo de crdito que la empresa concede al cliente e incluye el
porcentaje de descuento por pronto pago.
Si no recuerda el cdigo de la condicin que desea asignar, presione la tecla
F1 en esta casilla para desplegar la tabla de Condiciones de Pago, definida
en el mdulo de Administracin del Sistema.
Fecha de emisin: indica la fecha en la cual fue creado el documento y no
necesariamente tiene que coincidir con la fecha rige. Este campo tiene como
propsito mantener un control tipo auditora de la fecha en la cual se crean los
documentos.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual entra en vigencia el contra recibo. Es
importante cuando se utilizan condiciones de cobro a crdito y descuentos por
pronto pago.
Estado: esta casilla no es modificable. Un contra recibo puede aparecer con
estado PENDIENTE o CANCELADO, este ltimo se presenta cuando se ha
pagado con un documento de tipo crdito.
La parte inferior contiene un conjunto de carpetas que agrupan la informacin
total del contra recibo.
correspondiente, tambin puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta.
Funciones Especiales
Crear
Documentos
Este icono permite crear documentos tipo

dbito desde la pantalla de Creacin Modificacin de Documentos.
Asociar
Documentos
Este icono permite asociar los documentos tipo

dbito, previamente creados, que an no han
sido asociados con otro contra recibo o pagados
con algn documento tipo crdito
Comprobante
Permite imprimir un comprobante de los

documentos tipo dbito que se han cargado.
138 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Ingreso de Datos
Las carpetas de la pantalla Captura de Contrarecibos son: Documento,
Auditora y Notas.
Documento
Esta carpeta permite cargar los documentos tipo dbito en el contra recibo
que est siendo creado. Recuerde que, la aplicacin ms poderosa de la
funcin especial Crear Contrarecibos se relaciona con el agrupamiento de
facturas.
La carpeta Documento presenta una tabla donde el usuario puede observar
los documentos tipo dbito, por ejemplo facturas, que ha cargado en el contra
recibo.
Existen dos formas de cargar los documentos tipo dbito en el contra recibo:
1. Crear los documentos de dbito. Presione con el botn izquierdo del
ratn la opcin Crear Documentos del men Documentos o al
active el icono
2. Cargar documentos de dbito previamente creados. Presione con el

botn izquierdo del ratn la opcin Asociar Documentos del men
Documentos o active el icono
Cuando se presiona el icono
Cliente sin asociar.
, se despliega la pantalla Documentos del
El usuario debe marcar los registros relacionados con los documentos tipo
dbito, por ejemplo las facturas, que desea cargar en el contra recibo para
ello:
1. Presione el botn izquierdo del ratn sobre el row header o
encabezado de la fila que representa el registro.
2. Cuando haya marcado todos los documentos de dbito que desea
cargar en el contra recibo presione el botn Aceptar.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 139
Documentos del Cliente sin Asociar
En la tabla de datos de la carpeta Documento aparecern los documentos tipo

Dbito incluidos en el Contra recibo.
Carpeta Documento
140 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Auditora
Presenta la informacin con respecto al Usuario que realiz la ltima
modificacin al contra recibo y la Fecha en la cual ejecut esta accin.
Notas
Se utiliza para que el usuario ingrese la informacin que considere relevante
con respecto al contra recibo. El texto digitado en esta carpeta corresponde a
las observaciones en el comprobante del contra recibo.
6. Con la actualizacin automtica de columnas en la pantalla principal
de la opcin Documentos:
- En la columna Contra recibo se despliega el nmero de Contra recibo en el
cual se incluy el documento de dbito.
- En la columna Fecha Rige se despliega la Fecha Rige del Contra recibo en el
cual se incluy el documento de dbito.
- En la Columna Condiciones se despliega la Condicin del Contra recibo en
el cual se incluy el documento de dbito.
Instrucciones Especficas
Cmo generar un comprobante?
Cuando se han cargado los documentos tipo dbito al contrarecibo, el
sistema permite imprimir un comprobante. Este comprobante del contra recibo
en estado PENDIENTE es utilizado por el cliente para entregar, contra su
presentacin posterior, el documento de crdito que cancela las facturas o
documentos de dbito incluidos en el contra recibo. Tambin, el sistema
permite imprimir un comprobante para el contra recibo en estado
CANCELADO.
Para imprimir el comprobante, presione el botn izquierdo del ratn sobre la
opcin Comprobante del men Documentos o active el icono
. A
continuacin se muestra un ejemplo del comprobante generado con esta
opcin.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 141
142 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Comprobante de Contrarecibo
Cmo Anular Documentos?

El sistema s permite anular un documento Aprobado pero antes enva
un mensaje indicando que el documento se encuentra aprobado que si
est seguro de anularlo. Pero un documento Conciliado o Anulado no
se podrn anular, resaltamos que el proceso de anulacin es
Irreversible y desde este mdulo slo se pueden anular documentos
creados en Cuentas por Cobrar y Facturacin!!!
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Anular documentos.
Adems existe una particularidad con los documentos de tipo anticipo
provenientes del mdulo de Facturacin, pues el sistema permite solamente
los documentos que son de tipo anticipo porque Facturacin carece de esta
funcionalidad para este tipo de documentos. Es importante recordar que los
Cuentas por Cobrar
Transacciones 143
documento de tipo anticipo se podrn anular siempre y cuando no estn

aprobados.
Los anticipos de facturas anuladas que quedan con saldos en el crdito, pueden
ser aplicados a otras deudas de clientes con el fin de reducir su saldo deudor.
El proceso de anulacin variar dependiendo de si el documento se encuentra
en el periodo actual o en uno diferente al actual, esta condicin se da pues al
anular un documento que se encuentra en un periodo diferente al actual, se
podran presentar problemas en los procesos de auditoria, ya que los reportes
generados en el pasado, si se imprimen en la actualidad con fechas pasadas
deberan imprimir la misma informacin, mxime que se trata de reportes de
informacin histrica que ya ha sido revisada y auditada.
Aclaracin: El sistema permite anular documentos de cualquiera de los

tipos que el sistema maneja!!!
Anulacin en el Periodo Actual

Cuando se anula, el sistema convierte en cero el Monto de un documento de
crdito o dbito. El sistema genera un asiento contable para anular la
transaccin que corresponde al registro y conserva el nmero de documento.
Para anular un documento, proceda de la siguiente manera:
Transacciones, se desplegar un submen con dos opciones, elija la
primera denominada Documentos. Se desplegar la pantalla
2. Digite el cdigo del cliente para el cual se anularn los documentos. Si
no recuerda el cdigo establecido, presione la tecla F1 o haga un
doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegar el listado de
clientes existentes en la base de datos.
3. Posicione el highlight sobre el documento que desea anular.
4. Del men de Documento, escoja la opcin Anular o bien presione la
tecla Ctrl, mantngala as y presione la tecla U (Ctrl + U). Si lo
prefiere, active el icono
de la barra de herramientas.
El sistema desplegar una pantalla de confirmacin para la anulacin, una vez
confirmada, se desplegar una pantalla en la que deber ingresar la fecha de la
anulacin, el sistema sugiere la fecha del da. Una vez anulado, se registra en
la carpeta Auditora la informacin referente a usuario, fecha contable fecha y
hora del proceso.
144 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla Anulacin / Eliminacin de Documentos
5. El sistema desplegar la pantalla de Diario de la Contabilidad

donde se muestra el asiento contable que anula el asiento asociado con
la creacin del documento.
A continuacin, se presenta el asiento contable asociado con la anulacin de
un documento tipo Dbito (Factura):
Cuenta
Contable
Dbito
Coln
Cuentas por Cobrar
Crdito
Coln
500,000.00
Impuesto sobre Ventas
65,217.39
Cierre Crditos
434,782.61
Anulacin en Periodos Anteriores Diferentes al Actual

Este proceso permite crear un documento de ajuste por efecto de anulacin, el
proceso verifica si el documento posee un saldo pendiente, adems si el
documento a anular no posee aplicaciones, el nuevo documento se aplica
totalmente, de lo contrario se aplica por el saldo pendiente, del nuevo
documento queda efectivo para realizar pagos futuros, tanto el documento
anulado como el creado por el ajuste quedarn asociados entre s y no
permitirn ningn tipo de modificacin posterior.
Con esto lo que se busca en este proceso es compensar el efecto que cre el
documento que se quiere anular pero sin eliminar montos ni el documento en
s, por lo que se hace es crear un documento de naturaleza contraria al original
que mate el efecto que cre.
El proceso incluye adems los documentos de tipo Retencin con una pequea
diferencia en el manejo de los dems documentos, pues al estar ligados a otro
documento, los mismos dependen de dichos documentos, y se podrn anular
manteniendo el consecutivo y por lo tanto la pista de auditoria, reversndose la
Cuentas por Cobrar
Transacciones 145
aplicacin de la retencin y se eliminndola del tab Retenciones del

documento que inicialmente tena asociada la retencin.
Para dicho proceso realice lo siguiente:
Transacciones, se desplegar un submen con cuatro opciones,
elija la primera denominada Documentos. Se desplegar la pantalla
2. Digite el cdigo del proveedor para el cual se anularn los
documentos. Si no recuerda el cdigo establecido, presione la tecla F1
o haga un doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegar el
listado de proveedores existentes en la base de datos.
3. Posicione el highlight sobre el documento que desea anular.
4. Del men de Documento, escoja la opcin Anular o bien presione la
tecla Ctrl, mantngala as y presione la tecla U (Ctrl + U). Si lo
prefiere, active el icono
de la barra de herramientas, que
corresponde a la operacin de Anular. El sistema desplegar el
Wizard o Asistente de Anulacin, el cual le gua y le facilita el
proceso.
5. La primera pantalla del wizard da una rpida explicacin del proceso,
al presionar el botn Siguiente el sistema desplegar la segunda
pantalla donde se visualiza el detalle del Documento por Anular,
Fecha de documento, Tipo, Nmero, Monto y Saldo. Los mismos le
servirn para confirmar que se trata del documento que se desea
anular, despus de confirmar los datos presione el botn Siguiente.
Adems, en caso de que el documento tenga aplicaciones, las mismas
se mostrarn en la segunda tabla que se muestra en esta pantalla que
lleva el encabezado Aplicaciones Asociadas. En la que se
visualizan los datos del documento asociado como Fecha de
Aplicacin, Fecha, Tipo, Nmero, Concepto, Moneda, Monto, Monto
Aplicado y Subtipo.
La pantalla desplegada es la siguiente:
146 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Documento por Anular y Aplicaciones Asociadas
6. La tercera pantalla corresponde a la de Documento de Ajuste por

Anulacin en la que se deben definir los siguientes datos:
Tipo: esta casilla es de tipo combo box, en la misma se define el tipo
de documento que por efecto de la anulacin se va a crear. Si el
documento a anular es de tipo Dbito el sistema por defecto colocar
en esta casilla una Nota de Crdito, pero el usuario lo puede cambiar
por Otro Crdito. Si el documento a anular es de tipo Crdito el
sistema por defecto colocar en esta casilla una Nota de Dbito, pero
el usuario lo puede cambiar por Otro Dbito
Subtipo: esta casilla es de tipo combo box y su definicin depende
de dos aspectos, en primer lugar depende del tipo de documento que
se defina en la casilla Tipo, y de los Subtipos creados para cada tipo
de documento en el mdulo de Cuentas por Cobrar.
Fecha: casilla de tipo F1 en la que se define la fecha del documento
de ajuste que se est creando. Por defecto el sistema propone la fecha
actual. La nica restriccin con respecto a esta casilla es que la fecha
no puede ser menor a la fecha del documento que se est anulando.
Nmero: el sistema sugerir el consecutivo guardado en las globales
segn el tipo de documento seleccionado, pero si el usuario lo desea lo
Cuentas por Cobrar
Transacciones 147
pude modificar, siempre y cuando ese consecutivo que elija no haya

sido usado.
Monto: en esta casilla se muestra deshabilitado el monto por definido
para el documento que se est anulando. Este dato no se puede
modificar.
Luego de definir los datos anteriores, presione el botn de Siguiente.
Pantalla de Documento de Ajuste por Anulacin
7. En la siguiente pantalla, Notas Documento de Ajuste, se definen

los datos que a conveniencia del usuario, le servirn como referencia
para identificar el documento que se cre producto de la anulacin. Su
definicin es obligatoria y el sistema no permitir continuar si no se le
define una nota al menos. Estas notas se visualizan en el tab Detalle
del documento creado por dicho proceso, en donde adems se
visualiza el tipo y nmero del documento anulado.
148 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Notas Documento de Ajuste
8. En la ltima pantalla se despliega el siguiente dilogo: Cuentas

por Cobrar est listo para generar el documento de ajuste creado
por la anulacin del documento seleccionado. Presione el botn
Finalizar para realizar el proceso. Si el usuario tiene la certeza y la
seguridad de que el proceso que est a punto de terminar es correcto,
debe presionar el botn de Finalizar, a lo que el sistema realizar la
anulacin correspondiente. En caso de tener algn problema el sistema
enviar el mensaje indicado.
Para poder ver el efecto del proceso, en el mantenimiento de documentos el
usuario debe presionar el botn de Refrescar
, con el fin de que se
actualice el detalle del concepto del documento anulado.
Al igual que para los documentos que son anulados en un periodo actual, el
sistema dejar el documento en la base de datos con la descripcin de
**ANULADO** pero con la diferencia de que el monto no quedar en cero, si
no quedar con el monto original. Adems, se guarda un indicador del
documento que se cre para anular (esto se puede ver en la carpeta Notas del
documento anulado en el mantenimiento de Transacciones en
Documentos).
Cuentas por Cobrar
Transacciones 149
Notas Aclaratorias
Cabe aclarar que si el documento tiene asociado un proceso de diferencias
cambiarias, el proceso de anulacin generar un asiento de reversin un
poco especial. El mismo tendr:
En la fuente del asiento el nmero del documento que se est

reversando.
En la referencia la leyenda "Reversin de Diferencias

cambiarias".
En las notas del asiento cuales fueron los asientos de diferencias
cambiarias que se estn reversando.
Los documentos tipo Depsito anulados en Cuentas por Cobrar, que tenga
asociado un Depsito en Control Bancario tendrn el siguiente
comportamiento:
Si el Depsito creado en Control Bancario se cre producto de la

creacin del Depsito en Cuentas por Cobrar, el proceso de
anulacin harn que se anulen ambos registros en cada uno de los
mdulos.
Si el Depsito de Control Bancario se cre en dicho mdulo y

posteriormente se asoci al depsito de Cuentas por Cobrar, el
sistema slo anular el depsito de Cuentas por Cobrar. Si se
quiere anular el depsito de Control Bancario, el usuario deber
ir a dicho mdulo y ejecutar el respectivo proceso de anulacin.
De igual manera, si se desea anular un Depsito creado en
Cuentas por Cobrar que forma parte de un grupo de depsitos
asociados a un depsito de Control Bancario, el sistema slo
anular el depsito de Cuentas por Cobrar. Si se quiere anular el
depsito de Control Bancario, el usuario deber ir a dicho
mdulo y ejecutar el respectivo proceso de anulacin.
Cmo imprimir un Documento?

Para los documentos ingresados en el mdulo de Cuentas por Cobrar, tanto de
dbito como de crdito se cuenta con la opcin de imprimirlos
individualmente desde la pantalla donde se definen los datos de los mismos, el
procedimiento es el siguiente:
1. Ingrese a la opcin Documentos en Transacciones.
150 Transacciones
Cuentas por Cobrar
2. Desde la pantalla principal de documentos, Documentos-Cuentas

por Cobrar, haga doble click sobre el registro del documento que
desea imprimir, a lo que se desplegar la pantalla de definicin de
datos de documentos.
3. En la pantalla de definicin de documentos oprima el botn de
, el sistema desplegar la pantalla donde se definen los parmetros
de impresin. La pantalla es la siguiente:
Pantalla de Definicin de Parmetros de Impresin

Cuentas por Cobrar
Transacciones 151
4. En general, para cualquier tipo de documento, se habilita un espacio

para definir el concepto o descripcin que aparecer en la impresin
del documento, adems de la opcin de Incluir detalle de
transaccin contable del documento.
5. Para los documentos de tipo Recibo en la pantalla se habilitarn las
casillas definidas en la seccin Forma de Pago, con el fin de
definir los montos en cada una de las formas (Cheque, Efectivo,
TEF y Otros) en los que se recibi el dinero y la casilla Recibido
de, en la que se define el nombre de la persona que recibi el dinero.
Si el documento es un Dbito, las opciones que se le hayan
definido en el mismo habilitarn la seccin Reportes
adicionales a generar, por lo que el usuario podr definir datos
que puedan ser requeridos para su correspondiente visualizacin.
6. Una vez definidos los parmetros que se utilizarn para la impresin
del documento, se procede a generar el mismo, oprimiendo el botn
de Imprimir. El formato es el siguiente:
152 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Formato de la Impresin del Documento
Cmo Generar el Reporte de Documentos?

Desde la opcin de Documentos, se pueden obtener el reporte de los datos
desplegados en la pantalla principal de Documentos. Por ejemplo: la
referencia, el nmero, el tipo y el monto asociados con los documentos del
cliente Acrlicos de Centroamrica S.A., adems si en la configuracin de
Exactus se defini el uso de rubros, el reporte desplegar el nombre de los
mismos y su correspondiente dato.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 153
Para generar un reporte de los Documentos relacionados con un cliente

especfico, proceda de la siguiente manera:
la primera denominada Documentos. Se desplegar la pantalla
2. Digite el cdigo del cliente para el cual desea generar el Reporte de
Documentos. Si no recuerda el cdigo establecido, presione la tecla
F1 o haga un doble clic sobre el campo correspondiente y se
desplegar el listado de clientes registrados en la base de datos.
3. Asegrese de que los datos por imprimir, asociados con los
documentos del cliente, sean los datos desplegados en las columnas de
la tabla. Adems, revise la fecha de corte del despliegue de los
documentos.
4. Seleccione la opcin de Reporte!, o presione el icono
5. En la ventana Parmetros de Impresin debe especificar si desea

el reporte en pantalla, impresora o archivo.
El despliegue en Pantalla le permitir hacer un "preview" o vista
preliminar de la impresin, para controlar el despliegue de las pginas,
luego le permitir enviar el reporte a impresora.
En caso de elegir Impresora, deber determinar si desea todas las
pginas o un rango especfico y el nmero de copias de cada pgina.
Se recomienda, sin embargo, que vea primero el despliegue en pantalla
para que pueda determinar las pginas que desea imprimir.
6. El reporte en Archivo crear un archivo de tipo TXT en formato
ASCII. Presione el botn Imprimir.
CONTRARECIBOS
La opcin de Contrarecibos se puede acceder tambin desde el submen
Documentos, por lo tanto, la informacin de cmo crear un contra recibo se
encuentra en la seccin "Cmo Crear Contrarecibos?" en la pgina 134.
154 Transacciones
Cuentas por Cobrar
CONVENIOS
La opcin convenios permite sistematizar los arreglos de pago: Esto consiste
en un proceso que gua al usuario para que pueda convertir varios documentos
por cobrar vencidos (o por vencer) por otros pendientes, con plazos de
vencimiento distribuidos en forma peridica y que adems calcula los
intereses y dependiendo de los parmetros generales, toma una de las
siguientes acciones: a) Los adjunta como otro documento pendiente de pago.
b) Suma a cada documento su respectivo inters.
Para facilitar la automatizacin del punto tratado, la funcionalidad genera
automticamente los documentos y asientos correspondientes en Cuentas
por Cobrar y en la Contabilidad General, para tener de forma ordenada
la informacin, as como asegurar el cierre contable y la conciliacin bancaria.
El mantenimiento est estructurado en forma de tutor para que el usuario
pueda realizar esta funcionalidad (todo lo que esta opcin realiza se puede
hacer desde los mantenimientos existentes, solo que requiere mucho ms
tiempo y se puede prestar para incurrir en errores), pero cabe aclarar que de
este proceso no se guarda auditora alguna de estos movimientos, slo se
guarda en las notas de los documentos generados, una referencia al
movimiento en general.
En trminos generales este tutor se encarga de tomar un grupo de n
documentos pendientes, que cumplan con las restricciones del
refinanciamiento, luego procede a generar un documento de crdito que sea
por un monto igual a la suma de todos los documentos a refinanciar, luego de
esto, se procede a generar m nuevos documentos de dbito de tal forma que la
suma de los montos de los documentos de dbito sea igual al monto del
documento de crdito, tambin se deben generan documentos de inters
asociados a cada uno de los documentos de dbito y que tendrn la misma
fecha de vencimiento. La grfica que se muestra a continuacin ilustra este
proceso.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 155
156 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Grfica de relacin de documentos en la opcin Convenios
Los m nuevos documentos de dbito sern por montos iguales, (excepto el

ltimo que amortiguar los efectos del redondeo en los documentos
anteriores), tendrn fechas de vigencia secuenciales, o sea que cada
documento inicia a regir un da despus de que vence el anterior. El primero
de ellos empieza a regir en la fecha rige que se especific en la carpeta
convenio. Una caracterstica de estos documentos de dbito es que la fecha del
documento y la fecha rige sern iguales. Con respecto a los intereses, se podr
generar uno asociado a cada nuevo documento que tendr las mismas fechas o
se acumula el monto del inters al monto del documento, esto para no generar
el documento de inters. Si la tasa de inters es cero, entonces no se generarn
los documentos de inters.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 157
Las funciones especiales se describen a continuacin.
Botn Funcin Teclas
Descripcin
Esta opcin se encuentra en la carpeta de
documentos y en la carpeta de
refinanciamiento.
En la carpeta de documentos permite llamar la
tabla (F1) de documentos, para proceder a
cargarlos.
En la carpeta de refinanciamiento, se utiliza
para pedir al sistema que sugiera todos los
documentos a generar, para llevar a cabo el
convenio de pago.
Cargar
Este icono elimina lo hecho con el botn de

cargar
, esto es que deja la tabla de la
carpeta de refinanciamiento sin ningn registro
y habilita la edicin de los datos del proceso.
Descargar
Procede a generar (y aplicar si es el caso) los

documentos sugeridos en la tabla de
refinanciamiento. Este botn no tiene reversin
y luego de su aplicacin, los documentos
generados existirn como tales y la nica forma
de modificarlos ser desde el mantenimiento de
documentos.
Generar
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un convenio el sistema desplegar una pantalla con un
conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total del registro. En
primer lugar se debe digitar en la casilla Cliente, a lo que el sistema
desplegar algunos datos relacionados con el convenio que se pacta con el
cliente.
correspondiente, tambin puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta, es necesario completar todos los datos
requeridos dentro de stas con el fin de asegurarse la correcta finalizacin del
proceso. Las carpetas desplegadas en esta opcin son las siguientes:
158 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Convenios, Documentos, Otros y Refinanciamiento, stas se
describen a continuacin.
Convenio
Las casillas de esta carpeta son:
Nmero de pagos: indica el nmero de pagos en los cuales se va a cancelar
el documento vencido.
Tasa de inters: en esta casilla se debe indicar el inters adicional que se
debe cobrar por el extrafinanciamiento. El sistema sugiere "0%". Si se define
un inters, se activan las dos casillas que se detallan a continuacin.
Documento independiente: si esta casilla est activada indica que se va a
generar un documento adicional que va a contener los intereses cargados por
el extrafinanciamiento.
Mismo documento: si se encuentra marcada esta opcin, significa que los
intereses por sobrefinanciamiento se van a acumular en el mismo documento
de pago
Fecha: indica la fecha con la que van a quedar registrados los documentos de
convenio, el sistema sugiere la fecha del da
Moneda: es la moneda que va a tener el convenio sobre el que se est
trabajando, el sistema sugiere la moneda del cliente
Concepto: texto explicativo que indica la razn del documento de crdito, el
sistema sugiere "Convenio de Pago"
Condicin de pago: en esta casilla se debe indicar la condicin de pago de
los documentos que se van a generar
Fecha rige: indica la fecha en la cual entra en vigencia el convenio
Fecha vence: muestra la fecha en la que va a vencer el convenio.
A continuacin se muestra la pantalla correspondiente a esta carpeta
Cuentas por Cobrar
Transacciones 159
Pantalla de la carpeta "Convenio"
Algunos aspectos importantes que se deben considerar son:

Cuando se entra por primera vez a la carpeta, se cargan o sugieren los
valores iniciales
Mientras la tasa de inters sea cero, los campos que se refieran a inters
permanecern deshabilitados
Si se incluye alguna lnea en la tabla de la carpeta de documentos, el
campo de moneda se debe deshabilitar
Dado que se utiliza el tipo de cambio del da, si se cambia la fecha se
deben recalcular los montos equivalentes en la tabla de documentos
La fecha rige y la fecha vence, dependen la una de la otra y por tanto
cada vez que una de ellas se edita, la otra se recalcula sumando o
restando la condicin de pago. Si lo que cambia es la condicin de
pago, estas fechas tambin se deben recalcular, para esto se deja fija la
ltima que se modific.
160 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Documentos
Aqu inicialmente se mostrar la tabla vaca, el usuario deber agregar
nicamente los documentos a refinanciar, para ello tiene tres opciones:
1. Digitar el tipo documento y nmero de todos los documentos que desee
refinanciar, en la columna documento. Por ejemplo FAC-00923 para la
factura # 00923. Para poder digitar los datos el usuario tiene que
activar la opcin de ingreso de un nuevo documento presionando
simultneamente las teclas Ctrl + N, o activando el icono
,
2. Utilizar el proceso de seleccin y carga de documentos que puede ser
llamado mediante el icono
3. Utilizar la tecla F1, para ello se requiere ingresar un nuevo documento

presionando simultneamente las teclas Ctrl + N, o activando el icono
.
Al utilizar las dos ltimas opciones, el sistema despliega la tabla de
Documentos Pendientes. En esta tabla se listan nicamente los
documentos tipo dbito, que estn pendientes a la fecha del arreglo, que
pertenezcan al cliente seleccionado y que estn aprobados.
Tabla de Dilogo Base
En esta tabla el usuario debe sealar con un check

los documentos que
desea cargar. Una vez seleccionados oprime el botn cargar y
automticamente el sistema completa todos los campos de la tabla.
Las columnas de la tabla de Documentos son:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 161
Documento (Tipo-Nmero ): esta es la nica casilla que el usuario debe

completar
Subtipo
Descripcin
Fecha Documento
Fecha Rige
Fecha Vence
Aplicacin
Moneda
Monto
Saldo
Saldo Equivalente
Condicin de Pago
Contra recibo
Vendedor
Carpeta Documentos
162 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Otros
En esta carpeta se capturan los parmetros del Tipo, Subtipo y Nmero del
documento, para los documentos que se van a generar (Documento Crdito,
Documentos Dbito e Intereses ).
Con toda esta informacin se debe generar un documento para cancelar los
que fueron seleccionados en la carpeta anterior y proceder a generar los
nuevos que lo justifiquen y que sern mostrados en el siguiente tab.
Si no se deben generar intereses, ya sea porque la condicin de pago es de cero
das o por que la tasa de inters es del 0% el grupo de Documentos de Inters
permanecer deshabilitado.
La pantalla que se despliega es la siguiente:
Carpeta Otros
Refinanciamiento
Esta carpeta no se habilita hasta que la informacin de todas las
anteriores est debidamente completa !!!
Aqu se muestra una tabla con los documentos generados por el proceso, no se
pueden agregar nuevas lneas, ni borrar las existentes, solo se podrn
modificar algunos datos tales como los subtipos, las fechas, condiciones de
pago, referencias, y notas. Los montos del documento se podrn modificar,
Cuentas por Cobrar
Transacciones 163
pero al ejecutar el proceso, la suma de los dbitos debe ser igual al monto
total del convenio, de lo contrario se detiene el proceso. Si la suma de los
documentos tipo inters no concuerda con lo definido en los paramentos del
convenio, solamente se da una advertencia y se permite continuar.
Carpeta Refinanciamiento
La carga de documentos a esta tabla se hace utilizando el botn Cargar,

identificado con el icono
. Esta operacin traer los datos definidos en las
carpetas anteriores, en caso de que exista algn error en la carga realizada, la
accin puede ser reversada con el botn Descargar, identificado con el icono
. Despus de haber cargado los datos se procede a generar el nuevo
documento con el botn Generar, identificado el icono
. Pulsando este
botn el sistema despliega la pantalla de Generacin de nuevos
Documentos, en donde se da una pequea explicacin del proceso que se va a
realizar, el proceso se ejecuta al hacer click sobre el botn Generar.
164 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Generacin de Nuevos Documentos
Nota: Una vez que el documento ha sido generado no tiene reversin y

luego de su aplicacin, los documentos generados existirn como tales
y la nica forma de modificarlos ser desde el mantenimiento de
documentos.
CARGA MASIVA DE DOCUMENTOS

La opcin Carga Masiva de Documentos permite apoyar la gestin del
cobro en ruta, ya sea automtica como manualmente, pues la misma facilita el
ingreso de la informacin a Exactus tanto al mdulo de Cuentas por
Cobrar como al mdulo de Control Bancario.
La idea es agilizar la labor de aplicacin de los recibos o depsitos ingresados
a los documentos, permitindose almacenar un cdigo de documento (que ser
un cdigo de documento interno), y adicionalmente habr un cdigo del
DEPOSITO TEF que ser el cdigo con que se cargue el documento
correspondiente en el mdulo de Control Bancario. Se detalla su manejo
mediante cualquiera de las tres opciones que se mencionan a continuacin:
1. El usuario ingresa el documento directamente en Cuentas por
Cobrar (desde el mantenimiento de Transacciones /
Documentos) y este mdulo se encarga de generar su
correspondiente en el mdulo de Control Bancario.
2. El usuario ingresa el depsito directamente en Control Bancario,
y luego registra el documento en Cuentas por Cobrar, y este
documento lo liga al depsito generado.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 165
3. El usuario ingresa desde la nueva opcin de Carga Masiva de

Documentos, tanto la informacin del depsito en Control
Bancario como la informacin de cada uno de los documentos (y
facturas que apliquen cuando se desee).
La funcionalidad es un Wizard, cuyo enfoque especfico es facilitar el trabajo
a las personas encargadas de digitar depsitos que contemplen muchos pagos a
distintas facturas y clientes; o bien el de cargar el detalle de pagos hechos por
medio de TEF y provenientes de algn banco, agilizando as el ingreso de los
recibos de los cobradores. Este proceso constar de varios pasos, el primero es
definir la forma de hacerlo, pues existen dos formas de realizarlo, ya sea
manual o automticamente.
FORMA MANUAL
Eleccin de Carga
El paso nmero 1 con el que empieza el proceso es donde pregunta si la carga
de datos ser manual o en forma automtica.
Al seleccionar la opcin de carga manual el sistema continuar normalmente
con los pasos establecidos en esta seccin.
Adems, dentro de la opcin manual se muestra otra opcin, Permitir
utilizar varias veces el mismo documento, con la cual a la hora de
asignar los documentos, se permitir el uso de un documento las veces que sea
necesario, siempre y cuando los documentos creados se asocien a un mismo
cliente con cuentas pendiente.
Ingreso de Datos Generales

En el paso nmero 2 del asistente de manera general se debe, a modo de
encabezado, digitar la siguiente informacin del documento en bancos:
Tipo de Documento: esta casilla es de tipo combo box en la cual

se debe seleccionar entre las opciones recibo, TEF o depsito.
Si se selecciona el tipo de documento recibo, el sistema no solicitar
la informacin de bancos, por lo que se ingresar solamente la
informacin en Cuentas por Cobrar.
166 Transacciones
Cuentas por Cobrar
En caso de que se utilice el parmetro Utilizar NCF para

recibos, a la hora de realizar la carga manual y definirle como tipo
de documentos Recibo, el sistema asignar los NCFs
correspondientes. Este dato no ser visible desde el wizard, por lo
que para consultarlo se deber hacer desde el mantenimiento de
documentos o desde la consulta general de documentos.
Subtipo de Documento: casilla tipo combo box en la cual

dependiendo del tipo de documento seleccionado, se traer los
subtipos de documento asociados al documento en Cuentas por
Cobrar. Si los tres tipos de documentos cuentan con un subtipo e
documento asociado, estos se mostrarn en esta casilla.
Cuenta Banco: casilla asignada al nmero de Cuenta Bancaria en

la cual se realiza la transaccin. Esta casilla se habilita nicamente
para los documentos tipo Depsito y TEF.
Moneda: en esta casilla se muestra la moneda de la cuenta

bancaria, adems la misma no es modificable. Para los documentos
de tipo depsito y TEF esta casilla se deshabilita pues la moneda va
asociada a la cuenta bancaria.
Nmero: en esta casilla se debe definir el nmero de documento

que se usar en el mdulo de Control Bancario, el mismo puede
ser un documento nuevo o puede ya existir en Control Bancario.
En los documentos de tipo recibo dicha casilla se deshabilita pues
no existe un consecutivo para los mismos.
Fecha: en esta casilla se utiliza para la fecha del documento para

Control Bancario, cabe aclara que si el documento ya existe en CB
se toma la fecha del existente y no se permitir editar, en caso de no
existir se permitir digitar la misma.
Monto: en esta casilla, si el documento ya existe, el sistema tomar

el monto del documento de Control Bancario, pero si no existe,
entonces se podr digitar para dicho mdulo. El monto debe
corresponder a la suma de todos los recibos indicados y debe ser
expresado en la moneda de la cuenta bancaria.
Concepto: casilla utilizada para digitar el concepto general del

depsito, TEF o recibo.
Cobrador: est casilla es opcional, en la misma se indica el cdigo

del cobrador.
La pantalla del ingreso de datos es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 167
Pantalla para Datos Generales
Si el documento ya existe en el mdulo de Control Bancario, el sistema

enviar el mensaje indicndolo, y cuando se pretenda cargar a dicho
documento el sistema lo permitir pero se deshabilitarn los campos de fecha,
moneda, monto y concepto, imposibilitando la accin. Es decir, no se crear
un nuevo documento en Control Bancario, solo se crean los documentos
de Cuentas por Cobrar y se asociarn al ya existente en Control
Bancario. Es necesario hacer la salvedad de que los montos de los
documentos asociados al documento de Control Bancario ms los montos
de los documentos de Cuentas por Cobrar generados en este proceso no
deben sobrepasar el monto del documento generado.
Detalle de Recibos
En el tercer paso del asistente se deben especificar los detalles de los recibos,
que conforman el monto proveniente del banco.
La pantalla de la que se hace mencin, se muestra a continuacin:
168 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla del Detalle de Recibos
El ingreso de datos del detalle de los recibos se hace en una tabla que se
muestra en la pantalla, para navegar dentro de la misma se puede lograr ya sea
con las teclas Enter o Tab o bien con el Mouse. Dicha tabla se conforma de
una serie de columnas, en donde se debe especificar el detalle que compone a
ese documento, por lo que se ingresar la informacin de cada recibo en
Cuentas por Cobrar de la siguiente manera:
Cuentas por Cobrar
Nmero Documento en CC: en esta casilla se debe especificar

el nmero de documento correspondiente, por omisin el sistema lo
sugiere nicamente para los depsito as como para las TEF como el
consecutivo de las globales, o bien el de la lnea anterior, pero este
puede ser modificado, con la nica limitante de que si en la pantalla
inicial no se chequeo la opcin Permite utilizar varias veces el
mismo documento, no se permitir repetir nmeros de documento.
Adems, no es necesario que se siga el orden lgico de los nmeros.
Concepto: en esta casilla se debe especificar el concepto

especfico del recibo, se sugerir por omisin el mismo concepto del
depsito, pero se puede modificar.
Cliente: en esta casilla se debe especificar el cdigo del cliente al

cual se le hace el recibo, el cliente deber ser multimoneda o tener
Transacciones 169
definida la moneda igual a la que tiene la cuenta bancaria

seleccionada.
Cliente Origen: esta casilla se utiliza para el cdigo del cliente

origen, que por default trae el mismo del cliente.
Moneda de Documento: esta casilla se utiliza para definir la

moneda del documento, se sugerir la moneda de la cuenta bancaria,
no es modificable, por facilidad se asume que los documentos y el
depsito son en la misma moneda.
Tipo Documento a Pagar: casilla de tipo combo box en la

que, tal y como lo dice su ttulo, se designa el tipo de documento
que se va pagar, se muestran los tipos a asociar, entre los que se
puede elegir est Factura, Inters Corriente, Inters de Mora, Letra
de Cambio, Nota de Dbito y Otro Dbito.
Documento a Pagar: casilla designada para digitar el nmero de

documento que cancela el recibo, depsito o TEF, es una casilla de
tipo F1 de los documentos de Cuentas por Cobrar filtrados por
el cliente seleccionado. Se permite no especificar el documento a
pagar.
Un tip que puede ser de utilidad para el usuario es que si no se tiene
asignado cliente, ni tipo de documento, al seleccionar un
Documento a Pagar de la tabla F1 de documentos, se llenarn
automticamente los campos Cliente y Tipo de Documento, con los
datos respectivos relacionados con el documento seleccionado.
Moneda Doc a Pagar: esta casilla no es modificable, en la

misma, el sistema presentar automticamente la moneda que se
haya definido para el documento a pagar.
Monto Doc a Pagar/Generar: casilla para definir el monto en la

moneda del documento.
Monto Doc a Pagar en Moneda Referencia: esta casilla se

utilizar nicamente en el caso de que la moneda del documento sea
distinta a la Moneda Funcional, de acuerdo al Tipo de Cambio del
da, haciendo la transformacin a una moneda con la que se pueda
hacer algn tipo de comparacin, p.e., si el documento se encuentra
en Euros, el monto del mismo ser transformado a Dlares, o si se
encuentra en Dlares ser transformado a Colones.
170 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Los documentos quedarn aplicados de una vez a la factura seleccionada en cada

lnea por el usuario. Se asume que con un recibo se abona o cancela en su totalidad a
un nico documento de dbito (factura, nota de dbito, etc.) funcionalidad de
documentos asociados-. Si se estn cancelando ms de una factura se deber realizar
la aplicacin manualmente
Es importante destacar que una carga masiva de recibos no podr quedar

incompleta dado que la informacin no se almacena en la base de datos, por
tanto, la misma debe ser completada y generada de una sola vez.
En la parte baja de la tabla se muestra la casilla Total, en la cual se muestra la
sumatoria total de los montos de los recibos que se van a generar.
La suma de los documentos asociados ms los documentos que se estn
ingresando no puede exceder el monto del documento de Control
Bancario. Si los documentos asociados a este documento son iguales al
monto del mismo, se enve un mensaje de error y no se puedan agregar ms
documentos. Si dicho total no coincide con el monto del documento a generar
de Control Bancario, el proceso de la carga masiva no se podr terminar
con xito, sino hasta que dichos montos se equiparen. Para solucionar lo
anterior se puede seguir una de estas acciones:
Modificar, ya sea hacia arriba o hacia abajo, la cantidad de los

montos de los recibos.
Agregar o eliminar los recibos que sean necesarios para equiparar
los montos.
Modificar, hacia arriba o hacia abajo, el monto del documento que
se generar en Control Bancario.
Resumen de la Carga
Esta es el ltimo y cuarto paso del asistente cuando se trabaja de forma
manual, en la misma se mostrar el resumen del proceso, con la siguiente
informacin:
Cuenta Banco
Moneda
Nmero (Depsito / TEF o Recibo)
Fecha
Monto Documentos
Cant. Documentos
La pantalla desplegada se visualiza de la siguiente manera:
Cuentas por Cobrar
Transacciones 171
Pantalla de Resumen la Carga
Una vez en dicha pantalla el proceso se puede devolver a alguna de las etapas
anteriores para corregir algn error o se puede dar por terminado con el botn
Finalizar, a lo que el sistema enviar un mensaje indicando que el proceso de
carga masiva de recibos a CC ha concluido con xito.
FORMA AUTOMTICA
Si el usuario selecciona la opcin de Carga Automtica el sistema lo llevar
a los pasos correspondientes a la carga de recibos (Pasos del Wizard de Carga
de Impulso), para luego continuar con la carga.
Eleccin de Carga
El paso nmero 1 con el que empieza el proceso es donde se pregunta si la
carga de datos ser manual o en forma automtica.
Para acceder a la forma automtica se debe elegir dicha opcin, con la cual, el
sistema mediante la ayuda de un archivo de tipo CSV, ya sea trabajado en un
172 Transacciones
Cuentas por Cobrar
programa que procese texto como el Notepad o en el Excel, el usuario podr

agilizar el proceso descrito en la seccin Forma Manual.
Archivo de configuracin
En el paso 2 de la opcin de carga automtica se puede definir la ruta donde se
encuentra ubicado el archivo que configura los pasos del procedimiento, este
archivo contiene los parmetros definidos en una carga anterior, para el caso
de que se desee, agilizar la misma con dichos datos. Entre las preferencias que
este archivo guarda, est la cuenta bancaria, con lo que, cuando se selecciona
un archivo de configuracin, los datos de las siguientes pantallas a la seleccin
de ste, se completarn con los datos del mismo. Antes no se llenaba el
campo de cuenta bancaria. Cabe sealar que, este archivo no es necesario
especificarlo, pues lo que hace es seguir los pasos del procedimiento realizado
anteriormente para que se automaticen algunos pasos y ahorrar tiempo.
Archivos de Datos y Bitcora

En este paso se define, en primera instancia, el Archivo Entrada que servir
de entrada de los datos, que alimentarn la tabla. El mismo, como se dijo
anteriormente, ya sea un archivo de tipo texto plano o un Excel, ambos
grabados como archivo tipo CSV, dndole esta terminacin al archivo har
que posea un formato universal para ser usado en diferentes plataformas de
software y hardware.
Archivos CSV (Comma Separated Values): este es un archivo de
texto en que se divide la informacin por medio de comas. Por ejemplo, se
emite informacin del Tipo de documento CB, Subtipo de documento CB,
Nmero de documento CB, Monto documento CB, Fecha documento,
Concepto documento CB, Nmero documento CC, Concepto documento CC,
Cliente documento CC, Cliente Origen documento CC, Monto documento CC,
Tipo documento CC a pagar, Nmero documento CC a Pagar, por ejemplo tal
y como se presenta a continuacin:
DEP,0,6,5000,09/12/2005,texto doc en cb,000000000020,Concepto
20,00000-0,00000-0,300, FAC,006618
Cabe aclarar que tanto para los datos alfabticos como alfanumricos, en el
archivo *.TXT o *.CSV, la informacin debe escribirse entre comillas
simples, p.e DEP, para el archivo hecho en Excel esto no es necesario.
Adems, si un dato no aplica para un registro se debe dejar el espacio entre
comas y con comillas simples en caso de ser alfabtico o alfanumrico.
Bitcora: este espacio est diseado para definir el archivo que va a servir
para registrar los eventos ocurridos durante la ejecucin de un proceso. Sirve
Cuentas por Cobrar
Transacciones 173
como pista de auditora en caso de tener que revisar que acciones efectu el
sistema.
Cuenta Bancaria, Nmero: en esta casilla se debe indicar nmero o cdigo
de la cuenta bancaria a la cual se van a cargar los datos. Si el usuario no
recuerda el nmero de la cuenta bancaria puede presionar la tecla F1 y se
desplegar una tabla de ayuda.
La pantalla es la siguiente:
Pantalla de Archivos de datos y bitcora
Carga Asistida o Definida

Asistente: est opcin le llevar a travs del proceso de carga de datos sin
mayor dificultad que la de hacer click y definir rutas, al estar predefinido por
el sistema, este tipo de funcin ofrece poca flexibilidad.
174 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Definida: esta opcin lo que hace es utilizar una funcin definida

previamente por medio de una opcin configurable o Hook. Si utiliza esta
funcin no es necesario configurar ningn otro dato.
La ventaja de utilizar la funcin definida es que permite al usuario una
mayor rapidez, pues se puede ajustar la funcin de tal manera que pueda
reconocer el formato de los datos grabados en el archivo que contiene la
informacin de configuracin.
Al seleccionar la opcin definida, se habilita el espacio donde el usuario
debe elegir la Funcin Estndar.
Si est en la opcin definida, al presionar el botn siguiente aparecer la
ltima pantalla del asistente donde se finaliza el proceso, donde se define la
ruta donde se guardarn los datos del archivo de configuracin del mismo.
Si se seleccion la opcin asistente, presione el botn siguiente y aparecer
la pantalla donde se define el tipo de datos originales.
Pantalla Disposicin de datos
El usuario debe seleccionar uno de los dos tipos de datos que se sugieren:
Delimitados: esta opcin se selecciona cuando los datos vienen separados
por algn tipo de separador, por ejemplo comas, punto y coma, tabs, dos
puntos o cualquier otro.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 175
Ancho fijo: esta opcin se debe seleccionar si todos los datos del archivo no
vienen separados por ningn separador.
El archivo tiene encabezado: los datos para realizar la carga
generalmente se despliegan en columnas, a veces las columnas traen
encabezado, otras veces no. Al marcar este check box se estar indicando que
el archivo del cual se estn tomando los datos para la carga contiene
encabezados, por lo que el sistema no tomar en cuenta esta primera fila (la de
los encabezados) para la ejecucin del proceso. Para el caso de esta carga, los
datos no llevan encabezado por lo que no se debe marcar dicha opcin.
Aparte de los tipos de datos, el sistema ofrece una vista previa del formato de
los datos tal y como estn en el archivo.
Cuando se termina de definir la informacin solicitada en esta pantalla, el
usuario debe presionar el botn siguiente para continuar con el otro paso.
Muy importante mencionar que la seccin que se habilite en esta pantalla
depender de la seleccin hecha en el paso anterior. Si se eligi la opcin
Delimitados usted deber definir el tipo de separador que est dividiendo los
datos, por ejemplo, como se pudo observar en la seccin Vista Previa de la
pantalla anterior el separador es la coma. Si se eligi la opcin Ancho Fijo el
usuario deber indicar manualmente donde se encuentran los saltos de
columnas, para ello debe hacer un clic con el botn izquierdo donde se desea
incluir la marca y luego clic derecho; si por el contrario desea eliminar una
marca, haga lo mismo en la posicin donde se encuentre la marca.
176 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla Especificacin del Separador de columnas
Al presionar el botn siguiente, aparecer la pantalla donde se debe definir las

columnas que aparecern en la tabla de datos, las cuales debe calzar con la
informacin contenida en el archivo de la carga, adems se deber realizar la
asociacin que existir entre ambas.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 177
Pantalla de Asociacin de Columnas
El proceso para realizar la asociacin consiste en trasladar del recuadro

"Columnas de la Tabla" al recuadro "Asociacin" la columna a la que se le
asociar la columna que est sin asociar del recuadro "Columnas del Archivo".
El traslado se realiza haciendo doble click sobre el nombre de la columna en el
recuadro "Columnas de la Tabla", lo que la llevar al recuadro "Asociacin",
una vez hecho esto, se mantiene marcada con el highlight la columna a asociar
en el recuadro Asociacin, y se hace doble click sobre la columna de
archivo que se quiere asociar a la columna de la tabla.
Tambin se puede deshacer asociaciones existentes, haciendo doble click
sobre la asociacin que se quiere modificar, a lo que el sistema realiza el
desglose entre las columnas que pertenecen al archivo y las que pertenecen a
la tabla.
Si no se va a realizar cambios a las asociaciones se presiona el botn siguiente.
A lo que el sistema despliega la pantalla siguiente:
178 Transacciones
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Configuracin del Proceso
En la pantalla anterior se debe definir la ruta donde se guardar el archivo de

configuracin para realizar la carga automtica, lo cual se logra pulsando el
botn Guardar
que sirve de Browser, al definir la ruta se pulsa el botn
finalizar para procesar el archivo. Este paso no es necesario, pues se permite
no guardar dicho archivo.
Al pulsar el botn de Finalizar, se cargan los documentos, mostrando en la
pantalla principal el resultado final donde se pueden observar los datos
cargados.
Cuentas por Cobrar
Transacciones 179
CAPTULO 6
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
Esta opcin permite hacer tres tipos de consultas, una de documentos, otra de
contrarecibos y una de los mejores clientes.
La primera consulta permite examinar la jerarqua existente entre los clientes
corporativos y sus sucursales as como los documentos asociados a cada uno
de ellos. El usuario con ayuda de filtros puede elegir el tipo de datos que desea
que se desplieguen en pantalla.
La consulta de contrarecibos permite visualizar todos los contrarecibos que se
encuentren dentro del rango de fechas establecidos en la pantalla principal de
esta opcin. La consulta de contrarecibos permite filtrar los datos, imprimir el
reporte de contrarecibos y mandar los datos a Excel.
La tercera consulta permite observar el listado de los mejores clientes con que
cuenta la empresa. En esta consulta se presenta la informacin bsica del
cliente, como por ejemplo: nombre, cdigo, direccin, razn social, entre
otros. La consulta cuenta con un filtro, por medio del cual se podrn definir los
parmetros de seleccin de los proveedores, adems los datos aqu presentados
pueden ser impresos o exportados a Excel.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Consultar documentos.
Seguridad" en la pgina 419. El usuario puede realizar dos consultas de
documentos: la general y la corporativa, las cuales se explican a continuacin.
Cuentas por Cobrar
Consulta 181
CONSULTA GENERAL
Pantalla Principal de Consulta de Movimiento de Clientes
Esta opcin permite consultar de los documentos existentes para cada cliente,
los documentos de crdito aplicados sobre un documento tipo dbito, los
documentos tipo dbito sobre los cuales ha sido aplicado un documento de
crdito, la impresin de reportes relacionados con los movimientos de los
documentos y la localizacin de documentos especficos.
Se cuenta con un filtro inicial, para filtrar ya sea por Cdigo o parte del
mismo del cliente o por el Nombre o parte del nombre definido al cliente.
En la tabla de datos de la pantalla Consulta de Movimiento de Clientes se
desplegar para cada cliente registrado en la base de datos: el Cdigo, el
Nombre y el Pas asociados con el cliente, la Moneda y el Saldo de los
documentos del cliente.
182 Consulta
Cuentas por Cobrar
En la parte inferior de la pantalla se despliegan tres botones. El botn

Consultar despliega la pantalla de Consulta de Documentos, donde se
despliegan todos los documentos registrados para el cliente seleccionado. El
botn Localizar permite ubicar cualquier documento con base en su Tipo y
Nmero de identificacin. El botn Regresar se utiliza para volver al men
principal del mdulo.
Consultar
Al presionar este botn, el usuario puede consultar los documentos asociados
con un cliente especfico, refirindose a la pantalla desplegada denominada
Consulta de Documentos.
En la parte superior se despliegan el Cdigo y Nombre del cliente. El campo
de cdigo es modificable, con lo cual el usuario puede definir otro cliente para
consultar, sin tener que regresar a la pantalla de Consulta de Movimiento
de Clientes.
Si no recuerda los cdigos de los clientes registrados en la base de datos,
ubique el cursor sobre la casilla correspondiente y presione la tecla F1, o haga
un doble clic con el botn izquierdo del ratn sobre el campo; se desplegar el
listado de clientes, desde donde puede seleccionar aquel cliente que desea
consultar.
Adems, se presenta el Saldo asociado con los documentos del cliente en tres
monedas: la moneda del cliente, la moneda local del sistema y la moneda dlar
del sistema.
Si el cliente es local, seguramente su moneda ser igual a la moneda local del
sistema. Por lo tanto, las dos primeras casillas presentarn montos iguales.
La consulta puede definirse para un rango especfico de fechas. El sistema, por
omisin, establecer las fechas del rango:
Fecha final: fecha del da en el cual se activa el botn Consulta.
Fecha inicial: fecha que corresponde a un mes anterior a la Fecha final.
Los documentos que se desplegarn en la tabla de datos de la Consulta de
Documentos sern aquellos cuya fecha de creacin est comprendida dentro
del rango establecido.
Cada lnea de la tabla est asociada con un documento del cliente seleccionado
y presenta: la Fecha de creacin, el Tipo de documento, el Nmero de
documento, el Monto por el cual fue creado el documento, la Moneda asociada
con el documento, el Saldo dbito, el Saldo crdito, la Referencia, la
Condicin de Pago asociada con el documento y el nmero de cuenta bancaria
(para depsitos y T.E.F.)
Cuentas por Cobrar
Consulta 183
Adems, se presenta el Saldo asociado con el cliente, en la moneda del cliente,

a la fecha en que se estableci como lmite superior de la consulta.
Pantalla de Consulta de Documentos para un Cliente Especfico
Plan de Pagos
Esta opcin le permitir consultar los documentos de orden general que
presenten un sistema de plan de pago, el procedimiento para usar dicha opcin
es el que se describe a continuacin:
Marque con el highlight, en la pantalla Consulta de Documentos, el
documento que desea consultar.
Presione el botn de la opcin Plan de Pagos.
Al hacer esto el sistema desplegar la pantalla Consulta Plan de Pagos y
Garantas.
Si el documento consultado tiene planes de pago o garantas
asociados a ste, entonces se podrn observar los datos resumidos
en las carpetas respectivas.
Para el caso de la carpeta Plan de pagos presenta una tabla con los datos de la
informacin asociada a dicha condicin.
184 Consulta
Cuentas por Cobrar
Pantalla Carpeta de Plan de Pago
Para el caso de la carpeta Garantas, se presentan dos tablas una con los datos
de los fiadores y su respectiva informacin y la otra tabla presenta la
informacin de las garantas.
Pantalla Carpeta Garantas
Aplicaciones
Para consultar los documentos de crdito aplicados sobre un documento tipo
dbito especfico o los documentos tipo dbito pagados con documento de
crdito especfico:
1. Marque con el highlight, en la pantalla Consulta de Documentos, el
documento que desea consultar.
2. Presione el botn Aplicaciones.
Si el documento consultado es un dbito, la pantalla que se
desplegar se denomina Documentos Aplicados. En la tabla de datos
se presentan todos los documentos de crdito que se han utilizado
para cancelar o abonar el documento tipo dbito consultado.
Si el documento consultado es de crdito, la pantalla que se
desplegar se denomina Documentos Pagados. En la Tabla de datos
Cuentas por Cobrar
Consulta 185
se presentan todos los documentos tipo dbito que han sido

abonados o cancelados con el documento de crdito consultado.
El funcionamiento de esta consulta es similar al que se presenta en las distintas
opciones de Transacciones ( ). La nica diferencia radica en que desde
esta opcin no se pueden Reversar aplicaciones, solamente se pueden hacer
las consultas respectivas.
Por ejemplo, si realiza la consulta sobre un documento tipo dbito la pantalla
que se desplegar se presenta a continuacin:
Documentos Aplicados
Ver Transaccin
Con esta opcin el sistema desplegar el detalle que se muestra al crear y
aplicar un documento de crdito. La misma se puede visualizar en la
descripcin de la carpeta Detalle de seccin Documentos en la pgina 80.
186 Consulta
Cuentas por Cobrar
Refrescar
Esta opcin actualiza los registros desplegados en la tabla de datos, debido a
cambios que se hayan realizado a los parmetros de la opcin: cdigo del
proveedor y rango de fechas. Tiene la misma funcin que el icono
Imprimir!
Despliega un reporte con el detalle de las aplicaciones relacionadas con cada
documento de la tabla de datos. El reporte incluye informacin tal como:
moneda, monto, saldo, tipo de cambio, monto equivalente, entre otros. Esta
informacin corresponde tanto a los documentos aplicados (crditos) a un
dbito, como a los documentos pagados (dbitos) por un crdito.
El reporte que se obtiene es similar al siguiente:
Cuentas por Cobrar
Consulta 187
Reporte de Consulta de Movimientos
Localizar
Esta opcin ubica un documento especfico, con base en el Tipo y el Nmero
asociados con el documento.
188 Consulta
Cuentas por Cobrar
Localizacin de Documento
La pantalla Localizar un Documento est conformada por los siguientes

campos:
Tipo: establece el tipo de documento que se desea localizar. El sistema
despliega el listado de todos los tipos de documentos, crditos o dbitos,
registrados en la base de datos.
Nmero: el usuario debe digitar el nmero del documento que desea
localizar. Este nmero fue definido cuando se cre el documento.
Localizar
Dependiendo de si el tipo de documento definido en la casilla Tipo se trata de
un Dbito o un Crdito, cuando el sistema ubica el documento se despliega
la pantalla Documentos Cuentas por Pagar, en la respectiva carpeta,
Carpeta Dbito o Carpeta Crdito, en la cual se presenta el detalle de la
informacin del documento localizado, por ejemplo: Cdigo y Descripcin o
Razn Social del cliente, Tipo de documento, Nmero de documento, Fecha
de creacin, Referencia (aplicacin), Condicin de pago, Monto, Moneda,
Saldo, entre otros. Por ejemplo a continuacin se muestra la pantalla de la
Carpeta Crdito de creacin o modificacin de Documentos:
Documento Localizado
Cuentas por Cobrar
Consulta 189
CONSULTA CORPORATIVA
La pantalla principal de la consulta muestra en el lado izquierdo de la ventana
un listado de los clientes. En el caso de que estos sean de tipo corporacin y
que tengan clientes sucursales asociados stos se mostrarn al dar doble clic
sobre el cliente Corporacin (con doble click se vuelve a cerrar el despliegue
que se abri). En el lado derecho se desplegar la informacin de los
documentos.
A continuacin se muestra la pantalla principal de la Consulta de Documentos
Pantalla principal de consulta de documentos
Cada vez que el usuario seleccione un cliente en la seccin izquierda, a la

derecha se van a mostrar los documentos que tiene este registrados. El
despliegue de los documentos que se muestran estar restringido por lo
indicado en el filtro de documentos.
190 Consulta
Cuentas por Cobrar
Con un doble clic sobre cualquiera de los documentos se puede acceder la

consulta de aplicaciones.
Si el documento es de dbito se muestra la pantalla de documentos aplicados.
En ella se muestra la fecha, nmero y tipo de documento, la moneda el monto
pagado y el monto aplicado de los documentos aplicados.
Pantalla de documentos aplicados
Si el documento consultado es de crdito se muestra la pantalla de documentos

cancelados. En ella se muestra la fecha, nmero y tipo de documento, la
moneda el monto pagado y el monto aplicado de los documentos cancelados.
Cuentas por Cobrar
Consulta 191
Pantalla de documentos cancelados
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin "Instrucciones Especficas" en la pgina 193.
Botn Funcin Teclas
Descripcin
Despliegue
Al activar esta opcin se muestra un filtro que

permite definir las caractersticas con las cuales
se van a desplegar los datos en la pantalla de
consulta.
Filtro Clientes
Este icono llama a una pantalla de filtro que

permite seleccionar los clientes que se desea
que se desplieguen en la pantalla.
Imprimir
Permite imprimir reporte de los movimientos

del cliente seleccionado.
192 Consulta
Cuentas por Cobrar
Ascendente
Este icono ordena los datos del lado izquierdo

de la pantalla de forma ascendente.
Descendente
Con esta opcin usted podr ordenar la

informacin de los clientes de forma
descendente.
Localizar
Documento
Esta opcin ubica un documento especfico,

con base en el Tipo y el Nmero asociados
con el documento.
Iconos Grandes
Este icono permite que los datos desplegados

en la parte derecha de la pantalla se muestren
con iconos grandes
Iconos
Pequeos
Si se utiliza esta opcin, el despliegue de

documentos ser con iconos pequeos.
Lista
El despliegue de documentos con esta opcin

es en forma de lista.
Detalles
Con este icono la lista de documentos se

desplegar con sus respectivos detalles. Las
columnas que se utilizan para los detalles son
configurables por el usuario, para ello slo
tiene que presionar el icono
columnas que desea visibles.
y elegir las
Cmo elegir el despliegue de la consulta de
documentos?
Para elegir el despliegue de la consulta de documentos, efecte el siguiente
procedimiento:
1. Del men principal de Cuentas por Cobrar elija la opcin
Consultas, especficamente el submen de Documentos.
2. Presione el icono de despliegue
, lo cual har que se presente una
pantalla de filtro, en la cual se deben definir los siguientes campos:
Incluir documentos de las sucursales: esta opcin afecta slo los
clientes que son Corporacin e indica si dentro del despliegue de los
documentos se van a incluir los que se registraron en sus sucursales.
Incluir documentos que se registraron en la Corporacin: esta
opcin slo afecta a los clientes sucursales. Indica si dentro de los documentos
Cuentas por Cobrar
Consulta 193
se deben mostrar tambin aquellos que fueron registrados en la Corporacin

pero a nombre de la sucursal consultada.
Mostrar el nombre de los clientes junto al cdigo: esta opcin le
permitir al usuario elegir si desea que al lado izquierdo de la pantalla se
despliegue slo el cdigo del cliente o tambin el nombre del mismo.
Tipos de letra: permitir elegir el tamao y el tipo de letra con que
aparecern los nombres de los clientes registrados en la base de datos.
A continuacin se muestra la pantalla del filtro para el despliegue de datos:
Pantalla de Caractersticas de Despliegue
3. Presione el botn de Seleccionar que se muestra en la parte inferior

de la pantalla y a continuacin el sistema mostrar la consulta segn
las caractersticas definidas.
194 Consulta
Cuentas por Cobrar
Cmo aplicar un filtro a los clientes?

Para elegir el despliegue de la consulta de documentos, efecte el siguiente
procedimiento:
2. Presione el icono de filtro
, lo cual har que se presente una
pantalla de filtro, que contiene los siguientes criterios: cdigo del
cliente, estado (del cliente), Moneda, tpico por el cual se va a ordenar
la informacin (cdigo o nombre), categora del cliente, nivel de
precios, clase de cliente, condicin de pago, zona, ruta, pas, vendedor
y / o cobrador.
A continuacin se muestra la pantalla del filtro para la seleccin de clientes:
Pantalla para la seleccin de Clientes
Cuentas por Cobrar
Consulta 195
3. : Presione el botn de Aceptar que se muestra en la parte inferior de

la pantalla y a continuacin el sistema mostrar la consulta segn las
caractersticas definidas.
Si se usa la opcin Todos el sistema desplegar todos los documentos.
Cmo imprimir un reporte?

Para elegir el imprimir un reporte de los clientes seleccionados, efecte el
siguiente procedimiento:
2. Presione el icono de imprimir
, lo cual har que se presente el
siguiente reporte que incluye el tipo y nmero del documento, fecha,
moneda, monto, saldo, tipo de cambio y totales:
Reporte de Consulta de Movimientos
Cmo localizar documentos?

Para localizar documentos de los clientes seleccionados, efecte el siguiente
procedimiento:
2. Presione el icono de localizar documentos
, lo que permitir
ubicar un documento especfico, con base en el Tipo y el Nmero
asociados con el documento.
196 Consulta
Cuentas por Cobrar
Localizacin de Documento
La pantalla Localizar un Documento est conformada por los siguientes

campos:
Tipo: establece el tipo de documento que se desea localizar. El sistema
despliega el listado de todos los tipos de documentos, crditos o dbitos,
registrados en la base de datos.
Nmero: el usuario debe digitar el nmero del documento que desea
localizar. Este nmero fue definido cuando se cre el documento.
Localizar
Cuando el sistema ubica el documento se despliega la pantalla Documento
Localizado, en la cual se presenta el detalle de la informacin del documento
localizado, por ejemplo: Cdigo y Descripcin o Razn Social del cliente,
Tipo de documento, Nmero de documento, Fecha de creacin, Referencia
(aplicacin), Condicin de pago, Monto, Moneda, Saldo y Tipo de cambio
Cuentas por Cobrar
Consulta 197
Documento Localizado
En la parte inferior de la pantalla Documento Localizado se presentan dos

botones:
Ver Asiento: al oprimir este botn, el usuario podr visualizar el asiento que
se gener con el documento consultado.
Regresar: retorna a la pantalla de Localizacin de Documento.
Cmo mostrar los documentos con conos

grandes?
Para mostrar los documentos con conos grandes, efecte el siguiente
procedimiento:
198 Consulta
Cuentas por Cobrar
2. Presione el icono de conos grandes

, lo cual har que se presente
la pantalla de consulta de documentos con este formato. Tal y como se
muestra a continuacin.
Consulta de Documentos Iconos Grandes
Cmo mostrar los documentos con conos

pequeos?
Para mostrar los documentos con conos pequeos, efecte el siguiente
procedimiento:
2. Presione el icono de conos pequeos
, lo cual har que se
presente la pantalla de consulta de documentos con este formato. Tal y
como se muestra a continuacin.
Cuentas por Cobrar
Consulta 199
Consulta de Documentos Iconos Pequeos
Cmo mostrar los documentos como lista?

Para mostrar los documentos como lista, efecte el siguiente procedimiento:
2. Presione el icono de lista
, lo cual har que se presente la pantalla
de consulta de documentos con este formato. T
200 Consulta
Cuentas por Cobrar
Consulta de Documentos Iconos Lista
Cmo mostrar los documentos como detalle?

Para mostrar los documentos como lista, efecte el siguiente procedimiento:
2. Presione el icono de detalle
, lo cual har que se presente la
pantalla de consulta de documentos con este formato.
Cuentas por Cobrar
Consulta 201
Consulta de Documentos Iconos con Detalle
Nota: Si el usuario no tiene visible ninguna columna, la parte derecha de la

pantalla aparecer en blanco.
CONSULTA DE CONTRARECIBOS
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Consultar
contrarecibos. Para ms informacin sobre la asignacin de privilegios
consulte "Control de Seguridad" en la pgina 419.
Al ingresar a la opcin de Contrarecibos del men Consulta se despliega
la pantalla principal de esta opcin.
202 Consulta
Cuentas por Cobrar
Consulta de Contrarecibos
Al ingresar a esta opcin se debe digitar el rango de fechas de los documentos

que se desea que se desplieguen en pantalla.
El filtro de datos que presenta esta opcin permite escoger los documentos de
acuerdo a los siguientes criterios:
Nmero de contra recibo
Condicin de pago
Rango de clientes
Estado de los documentos (pendiente, aprobado, a cancelar, cancelado)
Rango de fechas rige de los documentos
Usuario que realiz la ltima modificacin
Rango de fechas de la ltima modificacin
Si se desea ver ms detalles un contra recibo en especial, el usuario puede
posicionarse en el que le interesa y con el ratn hacer un doble clic al botn
izquierdo, esto dar acceso a la tabla de Creacin-Modificacin de
Cuentas por Cobrar
Consulta 203
Contrarecibos. Es importante sealar que esta tabla tendr todas las casillas
deshabilitadas, pues se trata de una consulta.
A continuacin se muestra la pantalla desplegada:
Consulta del detalle de Contrarecibos
MEJORES CLIENTES
Un usuario en particular podr tener el privilegio de consultar la lista de
Mejores Clientes, refirase a la seccin "Control de Seguridad" en la pgina
419.
Al ingresar a la opcin de Mejores Clientes del men Consulta se despliega
la pantalla principal de esta opcin.
204 Consulta
Cuentas por Cobrar
Pantalla Principal de Mejores Clientes
En esta pantalla es necesario definir el rango de fechas que se considerar para

la seleccin de los mejores clientes, es decir la Fecha Desde -inicio del ingreso
de clientes- y Fecha Hasta final de ingreso de clientes-.
Adems esta pantalla contiene una tabla con las siguientes columnas:
Cdigo: cdigo de identificacin del cliente.
Nombre: nombre del cliente.
Contribuyente: nmero de identificacin con que ha sido registrada la
empresa cliente.
Razn Social: razn social del cliente.
Direccin: direccin fsica detallada en la cual se puede localizar al cliente.
Recuerde que los datos de las columnas cdigo, nombre del cliente,
contribuyente, razn social y direccin se ingresan desde el men de
"Clientes" el cual se describe en la pgina 43.
Subtotal Facturado Dlar: en esta columna el sistema despliega el monto
total en moneda dlar que se le ha facturado al cliente, calculado de la
siguiente manera:
Subtotal Facturado Dlar =
Subtotalde Facturas SubtotalNotas Dbito - SubtotalNotas Crdito
Cuentas por Cobrar
Consulta 205
Subtotal Facturado Local: en esta columna el sistema despliega el monto

total en moneda local que se le ha facturado al cliente, calculado de la
siguiente manera:
Subtotal Facturado Local =

Subtotal Facturado Cliente: en esta columna el sistema despliega el
monto total en moneda del cliente que se le ha facturado a ste, calculado de la
siguiente manera:
Subtotal Facturado Cliente =

Nota: El sistema despliega en la tabla principal los clientes en orden
ascendente, considerando como parmetro los saldos, ya sea en
moneda local, dlar o en la del cliente.
El usuario puede imprimir el reporte de los mejores clientes presionando el
icono
que se ubica en la parte superior de la pantalla. El reporte
desplegado por esa opcin es similar al siguiente:
Reporte desplegado por los mejores clientes

206 Consulta
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
Consulta 207
CAPTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica la manera para obtener reportes en el mdulo de
Cuentas por Cobrar, as como los resultados que el usuario puede esperar.
Los reportes que se obtienen mediante esta opcin son:
Cuentas por Cobrar
Estados de Cuenta
Saldos por Cuenta
General de Cuentas
Proyeccin por Vencimiento
Anlisis de Vencimiento
Anlisis de Antigedad
Reportes por Moneda

o
Estados de Cuenta
o
o
Proyeccin por Vencimiento

Anlisis de Vencimiento
Anlisis de Antigedad
Movimiento de Diario
Por Documento
Por Cliente
Resumen Diario
Cuentas por Cobrar
Movimiento Diario
o
Por Documento
o
o
Por Cliente
Resumen Diario
Documentos Pendientes
Reportes 209
Tipo de Documento
Por Aplicacin
Aplicaciones
Diferencias Cambiarias
Intereses de Mora
Retenciones
Listado de Retenciones
Listado de Retenciones por nmero de Contribuyente
Clientes Corporativos
o Jerarqua de Clientes
o
Listado de Documentos de Clientes Corporativos
Libro de Ventas al Consumidor
Libro de Ventas a Contribuyentes
Retenciones Percepciones de IVA
Diferencias Cambiarias (Histrico)
Reporte de Ventas de Bienes y Servicios (Rep. Dominicana)
Reporte de NCF Anulados

En todas las opciones, el usuario debe determinar los rangos que desea
desplegar en el reporte. Adems es posible establecer el orden en que la
informacin es distribuida, o bien, si se prefiere, un reporte detallado o
resumido.
Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar. Si el usuario desea
desplegar toda la informacin contenida en la base de datos, es decir, sin
establecer ningn rango para los parmetros que definen el reporte, solamente
se deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco, no se debe
ingresar ningn dato.
Un usuario en particular podra tener los privilegios de Generar todos los
reportes, o cualquier combinacin entre estos. Para ms informacin sobre la
asignacin de privilegios consulte "Control de Seguridad" en la pgina 419.
210 Reportes
Cuentas por Cobrar
CUENTAS POR COBRAR

El Reporte de Cuentas por Cobrar despliega todos los dbitos, en una
misma moneda, existentes en la base de datos, por cliente, con fecha menor
a la fecha de corte y que tengan saldo mayor que cero.
Aunque la pantalla del reporte es en s un filtro, la informacin de los clientes
a desplegar en el reporte se puede filtrar an ms, el botn Filtrar permite
definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, Estados de Clientes, de
Niveles de Precios, de Categoras de Cliente, de Condiciones de Pago, de
Rutas, de Vendedores, de Alias, de Zonas, de Pases, de Cobradores y de
NITs.
Los documentos que hayan sido generados antes de la fecha de corte y
cancelados despus de esta fecha pero antes del da en que se confecciona el
reporte, no se desplegarn. Lo anterior puede explicarse por medio del
siguiente diagrama:
Cuentas por Cobrar
Reportes 211
Comportamiento del reporte de Cuentas por Cobrar
Adems se despliega informacin tal como cdigo, nombre direccin, pas,

contacto y telfono del cliente. En cuanto a los documentos, el reporte
212 Reportes
Cuentas por Cobrar
despliega el cliente origen, el nmero y tipo de documento, Las parcialidades,

la condicin de pago que aplica a cada documento en especfico, la fecha en la
que empieza a regir, la fecha de vencimiento, la cantidad de das de
vencimiento que tenga un documento, considerados a partir de la fecha de
vencimiento y la fecha en que se despliega el reporte, el monto por el que fue
creado el documento y finalmente, el saldo del documento al da en que se
confecciona el reporte.
Para cada cliente se presentan subtotales de los montos y saldos pendientes,
as como un total general para cada uno de estos rubros.
La carpeta General permite filtrar la informacin desplegada en el reporte,
segn los siguientes parmetros: moneda, condiciones de pago y fecha lmite.
El usuario puede decidir si los datos desplegados se ordenan por el cdigo o el
nombre del cliente, si se muestran o no las parcialidades, si desea visualizar el
cliente origen del documento y si se va a hacer un corte por cliente origen.
Adems podr elegir si desea que el reporte se genere utilizando el cliente
registro o el cliente reporte.
Por otra parte, los datos se pueden desplegar para un rango de vendedores y un
rango de cobradores que es lo que se define en las carpetas Vendedor y
Cobrador.
Cuentas por Cobrar
Reportes 213
Carpeta General del Filtro del Reporte de Cuentas por Cobrar
La opcin filtrar permite adems seleccionar los datos por cliente, estado
moneda, categora de cliente, nivel de precios, clase, condicin de pago, zona,
ruta, pas, vendedor y / o cobrador.
ESTADOS DE CUENTA
El Reporte de Estados de Cuenta permite desplegar todos los
movimientos de documentos del perodo establecido, as como los documentos
pendientes de cancelacin, para cada cliente.
La informacin que contiene el reporte se refiere a la fecha del documento y la
fecha rige del documento, tipo, nmero, moneda y monto del documento,
monto en dbitos, monto en crditos, saldo actual, parcialidades y cliente
214 Reportes
Cuentas por Cobrar
origen para todos los documentos del cliente en el perodo establecido.

Tambin incluye datos de la compaa como el nombre de la compaa, la
direccin 1, la direccin 2 y el nmero de telfono.
Filtro del Reporte de Estado de Cuenta
La opcin despliega un filtro donde se define la informacin que se mostrar

en el reporte tal como: tipos de estado de cuenta (este parmetro define la
informacin que contendr el reporte, slo movimientos, slo documentos
pendientes o un consolidado que incluye las dos alternativas anteriores), rango
de fechas de los documentos desplegados, el tipo de cliente que se va a utilizar
(cliente registro o cliente reporte), parmetro para ordenar los datos (cdigo o
Cuentas por Cobrar
Reportes 215
nombre del cliente), formato del reporte (si se desea que se imprima la
referencia del documento y/o el control de atraso), si se muestran parcialidades
y por ltimo, si se toma como base la fecha rige o la fecha del documento.
La opcin Filtrar permite adems de seleccionar los datos por cliente, estado,
Con los Estados de Cuenta se pueden obtener dos tipos de reporte: uno en
Reporte de Estado de Cuenta por Moneda del Cliente y
otro Reporte de Estado de Cuenta por Bimodal es decir, se
imprimirn los saldos, dbitos y crditos en moneda local y dlar (incluyendo
el tipo de cambio de la moneda). Para seleccionar los tipos de reporte, el
usuario debe seleccionar en la casilla del filtro Moneda del Reporte la opcin
de "Cliente" o "Local y Dlar" respectivamente.
Adems, el sistema permite enviar los estados de cuenta por correo
electrnico, indicando el nombre de la compaa que enva el reporte, el cual
se muestra en el encabezado, tal y como lo hace el reporte normal impreso o
de pantalla, esta funcionalidad se habilita activando el flag
en la pantalla de Reportes de Estado de
Cuenta.
Para poder utilizar esta funcin es necesario contar con los siguientes
requisitos:
Tener en la instalacin los archivos ExactusSMTP.dll,

ExactusSMTP.tbl,
RegEstadoCuenta.cmd
y
UnRegEstadoCuenta.cmd
Ejecutar el RegEstadoCuenta.cmd
Tener habilitado el puerto de salida del SMTP es el 25
Tener habilitado el de POP3 es el 110
Si se utiliza el Exchange, habilitar el Relay
Utilizar el Servidor de Correos
A manera de resumen se despliega el control de atraso para cada cliente,

donde se detalla el monto total adeudado en diferentes intervalos de tiempo.
216 Reportes
Cuentas por Cobrar
Para enviar la informacin acerca del Estado de Cuenta va correo electrnico

el usuario debe definir:
De: la cuenta de correo electrnico origen
CC: direccin electrnica del destinatario.
Cco: copia del Estado de Cuenta.
Asunto: asunto o ttulo con el que el destinatario podr identificar la
informacin que est recibiendo.
Cuentas por Cobrar
Reportes 217
Contenido: Aqu se define un poco ms detalladamente la informacin del

correo electrnico.
SMTP Servidor: servidor de correo que se va a utilizar en la empresa.
Usuario: nombre del usuario en el SMTP Servidor.
Contrasea: Contrasea del usuario en el SMTP.
SALDOS POR CUENTA

El Reporte de Saldos por Cuenta despliega el listado de movimientos de
los saldos para el rango de fechas establecido por el usuario.
El anlisis de estos saldos se basa en el monto de dbitos y crditos (segn el
tipo de documento) y el total por cliente del saldo anterior, del actual, de los
dbitos y de los crditos.
Al final del reporte se calculan los totales generales para cada rubro, as como
la cantidad de saldos negativos (saldo a favor, originados por la emisin de
documentos de crdito) y el monto total del saldo negativo.
Existe tambin la opcin de Filtrar documentos por: con ste el usuario
tiene la posibilidad de seleccionar una moneda para filtrar los documentos,
este filtro aplica nicamente para la moneda de los documentos. Adems de
que existe un criterio de seleccin nica, Imprimir Reporte en moneda:
Local, Dlar o Cliente , para imprimir el reporte en Moneda Local, Moneda
Dlar o Moneda Cliente, es decir al reporte le podramos pedir todos los
documentos que estn en la moneda XX y que los imprima en moneda dlar, y
as con las otras dos opciones.
Por medio de esta opcin se pueden obtener tres posibles reportes. El primero,
que presenta el Detalle de los Movimientos, despliega toda la
informacin mencionada anteriormente. Este reporte se genera activando
dentro del filtro la casilla "Detalle de Movimientos"
Por otro lado, la segunda alternativa de reporte, despliega el Reporte
resumido de saldos por Cuenta Totales nicamente del
saldo anterior, dbitos, crditos y saldo actual, as como la cantidad de saldos
negativos y su total, de los documentos que aplican para el rango de fechas
establecido. Para obtener este reporte se debe activar dentro del filtro la casilla
"Totales nicamente".
218 Reportes
Cuentas por Cobrar
Por ltimo se tiene la opcin de Reporte de Saldos por Cuenta

Sin Filtro, en este caso se despliega un reporte que contiene el nombre y
cdigo del cliente, el saldo anterior, los dbitos, crditos y el saldo actual.
En la pantalla del filtro se establece la moneda de los documentos
desplegados, el contenido del reporte (totales o detalle de movimientos), la
fecha que se tomar como referencia (la del documento o en la que este entra
en vigencia), si se desean ordenar los datos por cdigo o nombre del cliente, si
se desea que se desplieguen los saldos positivos y / o negativos, el rango de
fechas de los documentos que se desplegarn y por ltimo si se desea
visualizar el cliente origen y si se va a realizar corte de pgina por cliente
origen.
Cuentas por Cobrar
Reportes 219
Filtro del Reporte de Saldos por Cuenta
La opcin Filtrar permite adems seleccionar los datos por cliente, estado,
220 Reportes
Cuentas por Cobrar
GENERAL DE CUENTAS
El Listado General de Cuentas por Cobrar imprime el listado de
clientes que tienen documentos de crdito o de dbito pendientes.
La informacin desplegada en el reporte incluye el cdigo y nombre del
cliente, direccin, telfono, lmite de crdito, saldo cliente, saldo local, saldo
dlar y fecha del ltimo movimiento, para clientes con moneda igual a la
moneda establecida en el filtro de la opcin.
Para el reporte general de cuentas es importante aclarar que la informacin
para este reporte es tomada solamente de la tabla de Clientes.
El agrupamiento por Moneda Cliente para que en el reporte si es que existen
clientes en diferentes monedas no haya confusin, en la presentacin del
reporte se agrupar por moneda cliente y as totalizar los saldos
correctamente.
La opcin Agrupar por: Moneda Cliente por defecto se desplegar marcada.
Filtro del Listado General de Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
Reportes 221
PROYECCIN POR VENCIMIENTO

El Reporte de Proyeccin por Vencimiento despliega los
documentos pendientes por cliente a la fecha de corte establecida por el
usuario, inclusive toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la
fecha final del reporte. La informacin desplegada en el reporte se basa en el
monto por el que fueron creados los documentos, el saldo actual y el saldo
vencido.
Adems se ubican los saldos NO vencidos en intervalos de tiempo, que el
usuario puede configurar, los cuales contemplan los das faltantes para el
vencimiento del documento.
Por ejemplo, se tienen rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento
que vence el 30 de mayo por 1000 dlares y otro que vence el 30 de junio por
500 dlares. Si el da de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo Fecha
Inicio la fecha de hoy, el reporte indicar que en el rango de 1 a 30 das
vencen 1000 dlares y en el rango de 31 a 60 das vencen 500 dlares.
Si en cambio ingresamos en el campo Fecha Inicio la fecha de 1 de junio, el
reporte indicara que se tienen 1000 dlares ya vencidos y en rango de 1 a 30
das vencen 500 dlares.
En la carpeta General de la pantalla de filtro es posible: ingresar la moneda
de los documentos por incluir en el reporte; configurar los rangos para la
clasificacin de los documentos vencidos; establecer el rango para las
condiciones de pago e ingresar la fecha de inicio que afectar directamente los
documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos
pendientes con fecha anterior a la fecha de inicio no sern considerados en el
anlisis. Adems, el usuario puede determinar tanto el vendedor como el
cobrador asociados con los documentos por incluir en los reportes.
222 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta General del Filtro para el Reporte de Proyeccin por Vencimiento
En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la

informacin desplegada en el reporte por cdigo o por nombre del cliente.
Permite obtener tres clases de reportes de proyeccin por vencimiento, segn
se activen las opciones:
Agregar Das de Atraso
Slo Totales (excluyente con Desglosar Saldos)
Desglosar Saldos (excluyente con Slo Totales)
Excluir documentos con saldo por diferencia cambiaria
Mostrar Plan de Pagos (se activa nicamente si se maneja la opcin

Desglosar Saldos).
Las opciones presentan estas posibles combinaciones:
1. Sin marcar ninguna de las cinco casillas.
Cuentas por Cobrar
Reportes 223
Se obtiene el Reporte Resumido de Proyeccin por

Vencimiento donde se presenta el anlisis de la proyeccin por
vencimiento nicamente a nivel general por cliente.
2. Si se escoge la opcin de Slo Totales
Esta opcin es mutuamente excluyente con la opcin de Desglosar
Saldos.
Se desplegarn los Totales del Reporte de Proyeccin por
Vencimiento en funcin de los saldos, la fecha de inicio y sus
rangos. Esto es, todas las dems casillas de la pantalla del filtro
estarn desactivadas.
El reporte despliega la proyeccin por vencimiento de indicadores

tales como:
Total General de todos los documentos definidos en moneda local
con fecha rige menor a la fecha de corte.
Total General de todos los documentos definidos en moneda dlar
Total Consolidado en moneda local que involucra el total de los
documentos en moneda local ms el total de los documentos en
moneda dlar convertidos a moneda local al tipo de cambio vigente
en la fecha de corte.
Total Consolidado en moneda dlar que involucra el total de los
documentos en moneda dlar ms el total de los documentos en
moneda local convertidos a moneda dlar al tipo de cambio vigente
3. Si se selecciona la opcin de Desglosar Saldos.
Esta opcin es mutuamente excluyente con la opcin de Slo
Totales.
Se desplegar el Reporte Detallado de Proyeccin por Vencimiento
donde se detalla el anlisis de la proyeccin por vencimiento de
todos los documentos de aquellos clientes que tengan la moneda
igual a la definida en el filtro.
4. Si se elige Agregar Das de Atraso.
Con esta opcin el sistema agregar en el reporte la cifra de los das
promedio de atraso del cliente, dicha opcin funciona para los
documentos que estn cerca de su vencimiento.
224 Reportes
Cuentas por Cobrar
5. Mostrar Plan de Pagos

Con esta opcin el reporte mostrar el desglose de las parcialidades
de los documentos que manejen un plan de pagos.
Adems se puede elegir si el cliente lo desea que el reporte tenga como cliente
el cliente origen o el cliente reporte.
Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Proyeccin por Vencimiento
La ltima carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de

documentos que se considerarn dentro del reporte. Por medio del icono
(Expandir) y el icono
(Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos
de documentos y por medio de los iconos
(Todos) y
(Ninguno) se
seleccionan los tipos y subtipos de documentos.
Cuentas por Cobrar
Reportes 225
Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Proyeccin por Vencimiento
ANLISIS DE VENCIMIENTO
El Reporte de Anlisis de Vencimiento es muy similar al
Reporte de Proyeccin por Vencimiento. Despliega un anlisis del
vencimiento de los documentos pendientes por cliente basado en el monto por
el que fueron creados, el saldo actual, el saldo no vencido y la distribucin de
los saldos vencidos en distintos rangos de tiempo, inclusive toma en cuenta los
226 Reportes
Cuentas por Cobrar
documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte. El sistema no
slo tomar en cuenta el saldo del cliente sino que adems comparar los
saldos de las otras columnas pues un cliente puede tener su saldo actual igual a
cero, pero en rangos de das si ser que pueda tener un saldo.
Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento
por 500 dlares que se hizo el 1 de marzo y que rige a partir del 1 de abril con
un plazo de 30 das. Si el da de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo
Fecha Lmite esa misma fecha, entonces el reporte ubicar ese documento
como vencido en el rango de 1 a 30 das tomando en cuenta la fecha de
vencimiento (cuando se vence el documento) y no la de activacin (fecha en
que rige) del documento.
Existe tambin la opcin de Filtrar documentos por: con ste, el usuario
La diferencia entre el Reporte de Proyeccin por Vencimiento y
Reporte de Anlisis de Vencimiento es que el primero es un proyeccin
de los vencimientos de los documentos (se utiliza para calcular cundo
vencern los documentos), en cambio el segundo ordena los saldos pendientes
de pago de acuerdo con los das de vencido (tomando en cuenta la fecha de
vencimiento) a determinada fecha.
clasificacin de los documentos vencidos; establecer el rango para las
condiciones de pago; e ingresar la fecha lmite que afectar directamente los
pendientes con fecha posterior a la fecha lmite no sern considerados en el
anlisis. Adems, el usuario puede determinar tanto el vendedor como el
cobrador asociados con los documentos por incluir en los reportes.
Cuentas por Cobrar
Reportes 227
Carpeta General del Filtro para el Reporte de Anlisis de Vencimiento

Adems, permite obtener tres clases de reportes de anlisis de vencimiento,
segn se activen las opciones:
Slo Totales
Desglosar Saldos
Mostrar Plan de Pagos
Las opciones de Contenido del Reporte consisten en:

228 Reportes
Cuentas por Cobrar
1. Sin marcar ninguna de las cuatro casillas.

Se obtiene un reporte donde se presenta el anlisis del vencimiento
nicamente a nivel general por cliente, el Reporte General
de Anlisis de Vencimiento.
2. Si nicamente se marca la opcin de Desglosar Saldos.
Esta opcin es mutuamente excluyente con la opcin de Slo
Totales.
El sistema desplegar un reporte donde se detalla el anlisis de
vencimiento de todos los documentos de aquellos clientes que
tengan moneda igual a la moneda definida en el filtro, el Reporte
Detallado de Anlisis de Vencimiento.
3. Si se escoge nicamente la opcin de Slo Totales
Esta opcin es mutuamente excluyente con la opcin de Desglosar
Saldos.
En este se activarn nicamente las casillas de saldos y fecha lmite.
El reporte obtenido Totales del Reporte General de

Anlisis de Vencimiento presentar el anlisis de
vencimiento de manera general para cada moneda, a saber: local y
dlar. Se presentarn indicadores de montos vencidos tales como:
4. Mostrar Plan de Pagos
Con esta opcin el reporte mostrar el desglose de las parcialidades
de los documentos que manejen un plan de pagos.
El usuario tambin tiene la posibilidad de elegir si el cliente utilizado para

generar el reporte ser el cliente registro o el cliente reporte y si se muestran o
no las parcialidades.
Cuentas por Cobrar
Reportes 229
Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Anlisis de Vencimiento

(Todos) y
(Ninguno) se
230 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Anlisis de Vencimiento
ANLISIS DE ANTIGEDAD
El Reporte de Anlisis de Antigedad es bastante similar a los
dos reportes anteriormente descritos. Despliega un anlisis de la antigedad de
los documentos pendientes por cliente basado en el monto por el cual fueron
creados, el saldo actual y la condicin de pago asignada. Adems, se ubican
los saldos de los documentos pendientes en intervalos de tiempo, que el
usuario puede configurar, los cuales contemplan la cantidad de das
Cuentas por Cobrar
Reportes 231
transcurridos desde la creacin del documento. Tambin toma en cuenta los

documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte.
Al igual que en el reporte de Anlisis de Vencimiento, para este reporte el
sistema no slo tomar en cuenta el saldo del cliente sino que adems
comparar los saldos de las otras columnas pues un cliente puede tener su
saldo actual igual a cero, pero en rangos de das si ser que pueda tener un
saldo.
en el rango de 31 a 60 das tomando en cuenta la fecha de activacin (cuando
rige el documento) y no los das de crdito otorgados. Si fuera el Reporte de
Anlisis de Vencimiento el documento estara en el rango de 1 a 30 das
(da actual 15 de mayo menos da de vencimiento 30 de abril = 15 das de
atraso).
clasificacin de los documentos vencidos; establecer el rango o rangos para las
condiciones de pago; e ingresar la fecha lmite que afectar directamente los
anlisis.
Existe tambin la opcin de Filtrar documentos por: con ste el usuario
En la seccin Filtrar Documentos por Fecha se delimita la impresin del
reporte a una fecha determinada, para lo cual se cuenta con las opciones de
Fecha Lmite, esta casilla de tipo F1, permite delimitar la fecha a la cual se
har el corte para el despliegue de los datos en el reporte, ahora bien, los
documentos tienen varias fechas a la hora de definirlos, entre las que tenemos
Fecha Rige y Fecha Doc, por lo que el uso de una de estas opciones (son
232 Reportes
Cuentas por Cobrar
excluyentes entre s) determinar si la fecha lmite ser aplicada a la fecha en

la que rige o a la fecha propia del documento.
Adems, el usuario puede determinar el vendedor y el cobrador asociados con
los documentos por incluir en los reportes.
Carpeta General del Filtro para el Reporte de Anlisis de Antigedad

Adems, permite obtener cuatro clases de reportes de anlisis de antigedad,
segn se activen las opciones:
Cuentas por Cobrar
Slo Totales
Desglosar Saldos
Reportes 233
Mostrar Parcialidades

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Anlisis de Antigedad

234 Reportes
Cuentas por Cobrar
(Todos) y
(Ninguno) se
Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Anlisis de Antigedad
moneda, categora de cliente, estado, nivel de precios, clase, condicin de
pago, zona, ruta, pas, vendedor y / o cobrador.
Las opciones de Contenido del Reporte consisten en:
1. Sin marcar ninguna de las dos casillas.
Cuentas por Cobrar
Reportes 235
Se obtiene el Reporte General de Anlisis de

Antigedad donde se presenta el anlisis de antigedad
nicamente a nivel general por cliente.
El sistema desplegar el Reporte Detallado de Anlisis
de Antigedad donde se detalla el anlisis de antigedad de
todos los documentos de aquellos clientes que tengan la moneda
igual a la moneda definida en el filtro.
3. Si se escoge nicamente la opcin de Slo Totales.
En este se activarn nicamente las casillas de saldos y fecha lmite.
Los Totales del Reporte de Anlisis de Antigedad
presentarn el anlisis de vencimiento de manera general para cada
moneda, a saber: local y dlar. Se presentarn indicadores de
montos vencidos tales como:

REPORTES POR MONEDA

ESTADOS DE CUENTA
El Reporte de Estados de Cuenta por Moneda permite desplegar
todos los movimientos de documentos del perodo establecido, as como los
documentos pendientes de cancelacin, de cada cliente. Usted puede
seleccionar imprimir slo uno de estos o ambos.
236 Reportes
Cuentas por Cobrar
La diferencia entre este reporte y el de Estados de Cuenta es que para

el reporte de Estados de Cuenta por Moneda se ordenan los
documentos por moneda y en el otro se despliegan los documentos de las
diferentes monedas revueltos.
La informacin que contiene el reporte se refiere a la fecha del documento y
fecha rige, tipo, nmero, moneda y monto del documento, parcialidades,
monto en dbitos, monto en crditos y saldo actual, para todos los documentos
del cliente.
A manera de resumen se despliega el control de atraso de cada cliente, donde
se detalla el monto total en diferentes intervalos de tiempo.
La opcin establece un filtro donde se define la informacin que se desplegar
en el reporte tal como: tipos de estado de cuenta (esta opcin define la
informacin que se va a desplegar en el reporte, la cual puede ser slo
movimientos, slo documentos pendientes o un consolidado, que incluye las
dos alternativas anteriores), rango de fechas entre los cuales se encontrarn los
documentos mostrados en el reporte, manera en que se ordena la informacin
en el reporte (cdigo o nombre del cliente), el formato del reporte (si se
imprime la referencia del documento, si se muestran las parcialidades y / o si
se despliega el control de atraso), rango de monedas y la fecha de los
documentos que se va a tomar como base (fecha rige o fecha del documento).
Adems se debe indicar el tipo de cliente para el cual se va a generar el
reporte, si va a ser para el cliente registro o si es para el cliente reporte.
El botn Filtrar permite seleccionar datos utilizando la informacin del
cliente, como el cdigo, estado, moneda, condicin de pago, pas y tambin
permite ordenar los datos del reporte por cdigo o por nombre del cliente.
Cuentas por Cobrar
Reportes 237
PROYECCIN POR VENCIMIENTO

El Reporte de Proyeccin por Vencimiento por Moneda
despliega los documentos pendientes por rango de vencimiento, inclusive
toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la fecha final del
reporte.
que vence el 30 de mayo por 1000 dlares y otro que vence el 30 de junio por
500 dlares. Si el da de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo Fecha
Inicio la fecha de hoy, el reporte indicar que en el rango de 1 a 30 das se
238 Reportes
Cuentas por Cobrar
debe pagar 1000 dlares y en el rango de 31 a 60 das se debe pagar 500

dlares.
Si en cambio ingresamos en el campo Fecha Inicio la fecha de 1 de junio, el
reporte indicara que se debe 1000 dlares ya vencidos y en rango de 1 a 30
das se debe pagar 500 dlares.
El filtro definido para este reporte est dividido en tres carpetas, General,
Formato y Tipos.
La carpeta General permite que el usuario configure los rangos para la
clasificacin de los documentos por vencer, la fecha de inicio, la cual afectar
directamente las fechas involucradas en los rangos establecidos. Adems se
podr definir el vendedor, el cobrador, el rango de monedas y un rango de
condiciones de pago.
Filtro para el Reporte de Proyeccin por Vencimiento
Cuentas por Cobrar
Reportes 239
En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la informacin

desplegada en el reporte por cdigo del cliente o por nombre del cliente.
Adems, presenta tres opciones para el contenido del reporte:
Agregar das de atraso

Slo Totales
Desglosar Saldos

no las parcialidades. Adems a cada uno de los reportes de Proyeccin por
Vencimiento se les puede agregar el control de los das de atraso.
240 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Proyeccin por Vencimiento
La carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de documentos

que se considerarn dentro del reporte. Por medio del icono
(Expandir) y
el icono
(Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos de
documentos y por medio de los iconos
(Todos) y
(Ninguno) se
Este reporte es muy til para pronosticar las necesidades de efectivo que
tendr que enfrentar la empresa para cumplir con sus compromisos de cuentas
por pagar.
A continuacin se muestra esta carpeta.
Cuentas por Cobrar
Reportes 241
Carpeta Tipos del filtro del reporte Anlisis por Vencimiento

El sistema genera tres clases de reportes de proyeccin por vencimiento, segn
se seleccionen o no las alternativas:
Desglosar Saldos
Slo Totales
Las opciones de reportes consisten en:

1. Sin marcar ninguna de las dos casillas.
242 Reportes
Cuentas por Cobrar
Se obtiene el reporte de Proyeccin por Vencimiento

General por Cliente donde se presenta el reporte de la
proyeccin por vencimiento nicamente a nivel general por cliente.
La diferencia entre este reporte y el otro de proyeccin por
vencimiento es que en el reporte por moneda se presenta un total por
cada tipo de moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro
slo se presentan los totales para la moneda seleccionada.
Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por
ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local coln y que es
multimoneda, l tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y
otro por 1.000,00 dlares. En el reporte por moneda simplemente se
despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en
el otro reporte, el sistema internamente hace la conversin de las
otras monedas a moneda local y lo totaliza, en este caso, si el tipo de
cambio es 287,00 colones, hace los siguiente clculos:
1. Primero hace la conversin de los documentos a moneda local:
287,00 * 1.000,00 = 287.000,00
2. Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:
287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00
Resumiendo: en el reporte por moneda los datos se presentaran as:
Cuentas por Cobrar
Reportes 243
Mientras que en el otro reporte se vera de la siguiente manera:

Cliente:
Total
Comercializadora Trejos Hnos.

297,000.00
El sistema desplegar un reporte donde se detalla el anlisis de la

proyeccin por vencimiento de todos los documentos de todos los
clientes.
La diferencia entre este reporte y el de Proyeccin por
Vencimiento es que en el de moneda se desglosan todos los
documentos agrupados por moneda, en cambio en el otro, slo se
muestran los documentos de la moneda seleccionada en el filtro.
otras monedas a moneda local. Por lo tanto, en el reporte por
moneda los datos se presentaran as:
Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00

Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00

El sistema desplegar el reporte de Proyeccin por
Vencimiento de todos los Documentos de Todos
los Clientes.
244 Reportes
Cuentas por Cobrar

Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00

Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00
3. Si nicamente se marca la opcin de Slo Totales.

El sistema desplegar el reporte de Proyeccin por
Vencimiento los montos Totales de los Documentos de
los Clientes agrupados por moneda.
Vencimiento es que en el de moneda se presentan los totales de los
documentos del cliente agrupados por moneda, en cambio en el otro,
slo se muestran los documentos de la moneda seleccionada en el
filtro.
De esta forma el reporte desplegara los montos totales, so por
ejemplo se tiene un cliente X con moneda local coln y que es
despliegan los totales de los datos del cliente separados por tipo de
moneda, mientras que en el otro reporte, el sistema internamente
hace la conversin de las otras monedas a moneda local.
Cuentas por Cobrar
Reportes 245
ANLISIS DE VENCIMIENTO
El Reporte de Anlisis de Vencimiento despliega por rango los
documentos pendientes ordenados por antigedad, de acuerdo con su fecha de
activacin y los das de crdito otorgado. Este reporte despliega el monto de
los documentos por cliente ordenado por rango de vencimiento, inclusive toma
en cuenta los documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte.
definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de
Categoras de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de
Alias, de Zonas, de Pases, de Cobradores y de NITs.
como vencido en el rango de 1 a 30 das tomando en cuenta la fecha de
vencimiento (cuando se vence el documento) y no la de activacin (fecha en
que rige) del documento.
La diferencia entre el Reporte de Proyeccin por Vencimiento por Moneda y
Reporte de Anlisis de Vencimiento por Moneda es que el primero es un
proyeccin de los vencimientos de los documentos (se utiliza para calcular
cundo vencern los documentos), en cambio el segundo ordena los saldos
pendientes de pago de acuerdo con los das de vencido (tomando en cuenta la
fecha de vencimiento) a determinada fecha.
Adems, el botn Filtrar permite seleccionar datos utilizando la informacin
del cliente, como el cdigo, estado, moneda, condicin de pago, pas y
tambin permite ordenar los datos del reporte por cdigo o por nombre del
cliente.
El filtro definido para este reporte est compuesto de tres carpetas.
246 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro para el Reporte de Anlisis de Vencimiento
El sistema permite al usuario configurar los rangos para la clasificacin de los

documentos vencidos. La fecha lmite, la cual afectar directamente los
anlisis, el vendedor, el cobrador, el rango de monedas y el rango de
condiciones de pago.
La carpeta Formato permite seleccionar el orden en que se desplegarn los
documentos (por cdigo o nombre del cliente) y por otra parte permite definir
el contenido del reporte (slo totales o desglosar saldos).
Cuentas por Cobrar
Reportes 247
Carpeta Formato del Reporte de Anlisis de Vencimiento por Moneda
Adems, al igual que en el Reporte de Proyeccin por

Vencimiento, se pueden elegir los tipos de documentos que se desea se
desplieguen en el reporte. Para mayor detalle refirase a "Proyeccin por
Vencimiento" en la pgina 238.
Por otra parte, es posible obtener tres clases de reportes de anlisis de
vencimiento, segn se seleccionen o no las alternativas:
Slo Totales
Desglosar Saldos
Excluir documentos con saldo por diferencias cambiarias
248 Reportes
Cuentas por Cobrar

Se obtiene un reporte de Anlisis de Vencimiento
General de todos los documentos existentes.
La diferencia entre este reporte y los otros de anlisis de
vencimiento es que en el reporte por moneda se presenta un total por
cada tipo de moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro
slo se presentan los totales para la moneda seleccionada.
287,00 * 1.000,00 = 287.000,00
2.
Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:

287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00
Cliente:
Total en moneda Coln M-01
10,000.00
Total en moneda Dlar M-02
1,000.00

Cliente:
Total

297,000.00

vencimiento de los totales de los documentos de todos los clientes
es decir el reporte de Anlisis de Vencimiento
Desglosando Saldos.
Vencimiento es que en el de moneda se desglosan slo los
totales de todos los documentos agrupados por moneda, en cambio
Cuentas por Cobrar
Reportes 249
en el otro, slo se muestran los totales de los documentos de la

moneda seleccionada en el filtro.
Cabe hacer la salvedad de que esta casilla es excluyente con la
casilla Desglosar Saldos, es decir, slo es posible emitir un reporte
con los Totales o con el Desglose de los Saldos.
vencimiento de todos los documentos de todos los clientes es decir
el reporte de Anlisis de Vencimiento Desglosando
Saldos.
casilla Slo Totales, es decir, slo es posible emitir un reporte con
los Totales o con el Desglose de los Saldos.
Adems, al hacer uso de esta opcin se activar la posibilidad de
utilizar tambin la opcin de Mostrar Plan de Pagos.
Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00

Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00
250 Reportes
Cuentas por Cobrar
4. Si se marca la casilla Excluir documentos con saldo por

diferencias cambiarias.
Si se desea, con esta opcin, el sistema permite hacer una
discriminacin en cuanto a los documentos que presenten un saldo
que se producto del proceso de diferencias cambiarias. Dicha
funcionalidad es compatible tanto con las opciones de Desglosar
Saldos, Slo Totales, Mostrar Plan de Pagos o sin marcar ninguna
de stas.
5. Si se utiliza Mostrar Plan de Pagos.
Esta opcin se activa nicamente si el usuario define la utilizacin
de la opcin Desglosar Saldos, a lo que el sistema desplegar en el
reporte, para los documentos que as apliquen, el desglose de los
planes de pago que se hayan definido para los respectivos
documentos.
ANLISIS DE ANTIGEDAD
El Reporte de Anlisis de Antigedad por Moneda es bastante similar al
Reporte de Anlisis de Vencimiento por Moneda slo que ordena los datos de
acuerdo con la fecha de activacin del documento y no considera los das de
crdito otorgados para el pago del documento.
Este reporte despliega un anlisis de la antigedad de los documentos
pendientes por cliente basado en el monto por el que fueron creados y el saldo
actual, inclusive toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la
fecha final del reporte. Adems se ubican los saldos de los documentos
pendientes en intervalos de tiempo, que el usuario puede configurar, los cuales
contemplan la cantidad de das transcurridos desde la creacin del documento.
como en el rango de 31 a 60 das tomando en cuenta la fecha de activacin
(cuando rige el documento) y no los das de crdito otorgados. Si fuera el
Reporte de Anlisis de Vencimiento por Moneda el documento estara en el
rango de 1 a 30 das (da actual 15 de mayo menos da de vencimiento 30 de
abril = 15 das de atraso).
El filtro definido para este reporte tiene tres carpetas. La carpeta General
permite al usuario configurar los rangos para la clasificacin de la antigedad
de los documentos. La fecha lmite que se defina afectar directamente los
pendientes con fecha rige posterior a la fecha lmite no sern considerados en
Cuentas por Cobrar
Reportes 251
el anlisis. Tambin el filtro permite configurar el vendedor, el cobrador el

rango de monedas del reporte y un rango para la condicin de pago.
Carpeta General para el Reporte de Anlisis de Antigedad
Por otra parte, en la carpeta Formato se puede seleccionar el orden de los

documentos desplegados (cdigo o nombre del cliente) y el contenido del
reporte (slo totales, desglosar saldos y / o mostrar parcialidades). Tambin el
usuario deber decidir si el reporte se genera para el cliente registro o para el
cliente reporte.
252 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Formato del Reporte Anlisis de Antigedad
Adems, al igual que en el Reporte de Proyeccin por

Vencimiento, se pueden elegir los tipos de documentos que se desea se
desplieguen en el reporte.
Es posible obtener tres clases de reportes de Anlisis de Antigedad, segn se
seleccionen o no las alternativas Slo Totales, Desglosar Saldos, Excluir
documentos con saldo por diferencias cambiarias o Mostrar Plan de
Pagos.
Cuentas por Cobrar
Reportes 253

Se obtiene el reporte de Anlisis de Antigedad General
por Cliente.
La diferencia entre este reporte y el otro de anlisis de antigedad
es que en el reporte por moneda se presenta un total por cada tipo de
moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro slo se
presentan los totales para la moneda seleccionada.
287,00 * 1.000,00 = 287.000,00
2. Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:
287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00
Cliente:
Total en moneda Coln M-01
10,000.00
Total en moneda Dlar M-02
1,000.00

Cliente:
Total
297,000.00

antigedad de todos los documentos de todos los clientes. Este
reporte es el Anlisis de Antigedad Desglosando
Saldo.
254 Reportes
Cuentas por Cobrar
La diferencia entre este reporte y el de Anlisis de Antigedad es

que en el de moneda se desglosan todos los documentos agrupados
por moneda, en cambio en el otro, slo se muestran los documentos
de la moneda seleccionada en el filtro.
casilla Slo Totales, es decir, slo es posible emitir un reporte con
los Totales o con el Desglose de los Saldos.
Adems, al hacer uso de esta opcin se activar la posibilidad de
utilizar tambin la opcin de Mostrar Plan de Pagos.
Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00

Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00

vencimiento de los totales de los documentos de todos los clientes
es decir el reporte de Anlisis de Vencimiento
Desglosando Saldos.
Vencimiento es que en el de moneda se desglosan slo los
totales de todos los documentos agrupados por moneda, en cambio
en el otro, slo se muestran los totales de los documentos de la
moneda seleccionada en el filtro.
casilla Desglosar Saldos, es decir, slo es posible emitir un reporte
con los Totales o con el Desglose de los Saldos.
Cuentas por Cobrar
Reportes 255
4. Si se marca la casilla Excluir documentos con saldo por

diferencias cambiarias.
Si se desea, con esta opcin, el sistema permite hacer una
discriminacin en cuanto a los documentos que presenten un saldo
que se producto del proceso de diferencias cambiarias. Dicha
funcionalidad es compatible tanto con las opciones de Desglosar
Saldos, Slo Totales, Mostrar Plan de Pagos o sin marcar ninguna
de stas.
5. Si se utiliza Mostrar Plan de Pagos.
Esta opcin se activa nicamente si el usuario define la utilizacin
de la opcin Desglosar Saldos, a lo que el sistema desplegar en el
reporte, para los documentos que as apliquen, el desglose de los
planes de pago que se hayan definido para los respectivos
documentos.
MOVIMIENTO DIARIO
La opcin de movimiento diario presenta tres alternativas en el despliegue de
reportes:
Movimiento Diario por Cliente
Movimiento Diario por Documento

Resumen Diario
La diferencia radica en la distribucin de la informacin en el reporte, en el

primer caso se despliegan todos los documentos no aprobados clasificados por
cliente al que pertenecen; en el segundo caso, se despliega el listado de todos
los documentos no aprobados, organizados por tipo de documento y en el
tercero se muestra un reporte con los totales diarios por tipo de documento.
Reporte de Movimientos del Diario por Cliente

Este reporte despliega todos los documentos no aprobados de cada cliente por
moneda, a la fecha en que se ingresa a la opcin.
La informacin contenida en el Reporte de Movimientos del
Diario por Cliente se refiere a cdigo y nombre del cliente, fecha de
creacin, nmero, tipo, moneda y monto del documento, monto de crditos o
dbitos y finalmente, saldo actual.
256 Reportes
Cuentas por Cobrar
El filtro de la opcin permite elegir el rango de las monedas de los

documentos que se van a considerar para el reporte y si la informacin se va a
ordenar por cdigo o por nombre del cliente.
El botn Filtrar permite elegir los datos utilizando la informacin del cliente,
como el cdigo, estado, moneda, condicin de pago, pas y tambin permite
ordenar los datos del reporte por cdigo o por nombre del cliente.
Filtro para el Reporte de Movimientos del Diario por Cliente
Reporte de Movimientos del Diario por

Documento
Este reporte despliega todos los documentos no aprobados, ordenados por tipo
de documento y por moneda, existentes en la base de datos a la fecha que se
ingresa a la opcin.
La informacin contenida en el Reporte de Movimientos del
Diario por Documento se refiere al tipo y nmero de documento,
fecha en que rige, aplicacin, condicin de pago definida para ese documento,
moneda y monto del documento, cdigo y nombre del cliente al que pertenece
el documento y finalmente, monto de crdito o dbitos. Al final del reporte el
sistema calcula los montos totales por tipo de documento.
Cuentas por Cobrar
Reportes 257
El filtro de la opcin permite escoger las monedas de los documentos.
Filtro para el Reporte de Movimientos del Diario por Documento
Resumen Diario
Este reporte despliega el monto total de los documentos creados cada da,
distribuidos por tipo de documento y el saldo acumulado de los montos por los
que fueron creados los documentos considerados en el reporte.
La informacin que contiene el reporte de Resumen Diario se refiere a la
fecha de creacin del documento, tipo de documento, moneda, monto total por
los que fueron creados los documentos del da (en crditos o dbitos, segn el
tipo de documento) y el saldo acumulado de los montos de crditos y dbitos.
Al final del reporte se despliegan los totales generales de cada tipo de
documento para el rango de fechas establecido.
En el filtro de esta opcin se debe establecer la moneda de los documentos que
sern desplegados en el reporte, as como el rango de fechas de creacin de
documentos a considerar.
258 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro para el Resumen Diario por Tipo de Documento
MOVIMIENTO DIARIO
La opcin de movimiento diario presenta tres opciones en el despliegue de
reportes:
Movimiento Diario por Tipo de Documento

Movimiento Diario por Cliente
Resumen Diario
La diferencia entre los dos primeros, radica en la distribucin de la

informacin en el reporte, en el primer caso se despliega el listado de todos los
documentos no aprobados, organizados por tipo de documento; en el segundo
caso, se despliegan todos los documentos clasificados por cliente al que
pertenecen.
Por otro lado, el Resumen Diario despliega los totales de cada tipo de
documento clasificados segn la fecha de creacin de cada uno de ellos.
Cuentas por Cobrar
Reportes 259
POR DOCUMENTO
El Reporte de Movimiento Diario por Documento despliega
todos los documentos no aprobados, ordenados por tipo de documento,
existentes en la base de datos a la fecha que se ingresa a la opcin.
La informacin contenida en el reporte se refiere al tipo y nmero de
documento, fecha en que rige, aplicacin, condicin de pago definida para ese
documento, moneda y monto del documento, cdigo y nombre del cliente al
que pertenece el documento y finalmente, monto de crdito o dbitos. Al final
del reporte el sistema calcula los montos totales por tipo de documento.
Este reporte se diferencia del Reporte de Diario por Documento
por Moneda en que este despliega nicamente los documentos de los
clientes con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y
convierte todos los documentos generados en otra moneda a moneda local
utilizando el tipo de cambio respectivo, mientras que el otro despliega los
documentos ordenados por cliente y por moneda. A continuacin se muestra
un ejemplo de la diferencia:
Se tiene un cliente X con moneda local coln y que es multimoneda, l tiene
dos documentos, uno por 10.000,00 colones y otro por 1.000,00 dlares. El
tipo de cambio es 287,00. En el reporte por moneda simplemente se
despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en el otro
reporte, el sistema internamente hace la conversin de las otras monedas a
moneda local.
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00
Reporte utilizando slo moneda local
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00
Reporte por moneda
El filtro de la opcin permite nicamente escoger la moneda de los

documentos que sern desplegados en el reporte.
260 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro para el Reporte de Movimientos Pendientes por Documento
POR CLIENTE
El Reporte de Movimiento Diario por Cliente despliega todos
los documentos no aprobados de cada cliente, a la fecha en que se ingresa a la
opcin.
La informacin contenida en el reporte se refiere a cdigo y nombre del
cliente, fecha de creacin del documento, nmero y tipo de documento,
moneda y monto del documento, monto por el que fue creado (en crditos o
dbitos, segn sea el caso) y finalmente, saldo acumulado actual (la suma de
todos los montos por los que fueron creados los documentos considerados en
el reporte).
Ntese que el Saldo Actual considera el total de cada documento, es decir, el
monto por el que fue creado y no el monto pendiente de aplicacin.
Este reporte se diferencia del Reporte de Diario por Cliente por
Moneda en que este despliega nicamente los documentos de los clientes
con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y convierte todos
los documentos generados en otra moneda a moneda local utilizando el tipo de
cambio respectivo, mientras que el otro despliega los documentos ordenados
por cliente y por moneda. A continuacin se muestra un ejemplo de la
diferencia:
moneda local.
Cuentas por Cobrar
Reportes 261
Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00

Cliente:
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00
Reporte por moneda
El filtro de la opcin permite establecer la moneda de los documentos

considerados para el reporte y el ordenamiento de los datos segn el cdigo o
el nombre del cliente.
262 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro para el Reporte de Movimiento Diario por Cliente
RESUMEN DIARIO
Este reporte despliega el monto total de los documentos creados cada da,
distribuidos por tipo de documento y el saldo acumulado de los montos por los
que fueron creados los documentos considerados en el reporte.
La informacin que contiene el reporte se refiere a la fecha de creacin del
documento, tipo de documento, moneda, monto total por los que fueron
creados los documentos del da (en crditos o dbitos, segn el tipo de
documento) y el saldo acumulado de los montos de crditos y dbitos.
Al final del reporte se despliegan los totales generales de cada tipo de
documento para el rango de fechas establecido.
Este reporte se diferencia del Reporte de Resumen Diario por
Moneda en que este despliega nicamente los documentos de los clientes
con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y convierte todos
los documentos generados en otra moneda a moneda local utilizando el tipo de
cambio respectivo, mientras que el otro despliega los documentos ordenados
por cliente y por moneda. A continuacin se muestra un ejemplo de la
diferencia:
moneda local.
Documento 1
10,000.00
Documento 2
287,000.00
Documento 1
10,000.00
Documento 2
1,000.00
Reporte por moneda
En el filtro de esta opcin se debe establecer la moneda de los documentos que

sern desplegados en el reporte, as como el rango de fechas de creacin de
documentos a considerar.
Cuentas por Cobrar
Reportes 263
Filtro para el Resumen Diario por Tipo de Documento
DOCUMENTOS PENDIENTES
Este reporte despliega para una moneda especfica, el listado de todos los
documentos, por cliente, ya sea que estn vencidos o no, aprobados o no, que
hayan sido creados antes o el mismo da de la fecha lmite y que a la fecha
actual no se hayan cancelado en su totalidad.
La informacin que se despliega en el reporte corresponde a la fecha de
creacin del documento, nmero y tipo, moneda, monto por el que fue creado
el documento y monto en moneda seleccionada, saldo del cliente y saldo
pendiente del documento a la fecha en que se emite el reporte, las
parcialidades y el saldo correspondiente en la otra moneda (dlares, si en el
filtro se establece que se desplieguen los documentos definidos en moneda
local y viceversa) al tipo de cambio vigente el da en que se emite el reporte.
Segn el filtro existente para la opcin, la informacin del reporte se puede
ordenar por cdigo o por nombre del cliente. Tambin se puede elegir la
moneda de los documentos, la fecha lmite, el rango del vendedor y si se
muestran o no las parcialidades.
264 Reportes
Cuentas por Cobrar
La fecha lmite afecta directamente los documentos desplegados en el reporte,

dado que no se considerarn aquellos que hayan sido creados en fecha
posterior a la fecha lmite.
Filtro para el Reporte de Documentos Pendientes
TIPO DE DOCUMENTO
Este reporte despliega todos los documentos de un mismo tipo que fueron
creados dentro del rango de fechas establecido en el filtro.
La informacin que se despliega en el reporte corresponde al nmero y tipo de
documento, parcialidades, fecha de creacin, aplicacin, cdigo y nombre del
cliente, monto por el que fue creado, saldo pendiente a la fecha de emitir el
reporte.
En el filtro de esta opcin se divide en dos carpetas, General y Tipos.
Los datos que se pueden filtrar en la carpeta General son: la moneda y el rango
de fechas de los documentos que se desplegarn en el reporte. Adems, se
Cuentas por Cobrar
Reportes 265
puede elegir si se desea que se muestren o no las parcialidades y si se quiere

que se separen las lneas del reporte cuando se pierde el consecutivo de los
documentos, como se muestra en el reporte presentado anteriormente.
Recuerde que las fechas se refieren a la fecha en que fue creado el
documento y no a la que empieza a regir.
Carpeta General del Filtro del Reporte por Tipo de Documento
266 Reportes
Cuentas por Cobrar

(Expandir) y
el icono
(Todos) y
(Ninguno) se
Adems da la posibilidad de definir un rango tanto para vendedores como para
cobradores.
Carpeta Tipos del Filtro del Reporte por Tipo de Documento
POR APLICACIN
El Reporte por Aplicacin de Documentos despliega todos
aquellos documentos que tienen definida una aplicacin que cumpla con un
patrn especfico. Para definir el patrn se pueden utilizar los caracteres "?" o
"*". El "*" establece que puede haber cualquier cantidad de caracteres sin
Cuentas por Cobrar
Reportes 267
importar lo que sean; el "?" significa que puede haber slo un carcter, sea
cual sea.
Por ejemplo, si quiere obtener las aplicaciones de pago de cualquier concepto,
entonces, en la casilla de aplicacin deber establecerse Pago*. El sistema
buscar todos los documentos en que la aplicacin empiece con "Pago" y siga
con cualquier frase.
La informacin contenida en el reporte se refiere a cdigo y nombre del
cliente, nmero y tipo de documento, parcialidades, fecha del documento y su
aplicacin, moneda y monto del documento, as como el monto de dbitos o
crditos, segn sea el caso.
Al final se despliegan indicadores correspondientes a los montos totales por
tipo de documento.
En el filtro del reporte se puede establecer el patrn de aplicacin requerido, la
moneda de los documentos que sern desplegados, si se muestran o no las
parcialidades y el rango de fechas de los documentos por considerar. Tambin
se puede definir la distribucin de los documentos en el reporte, a escoger
entre cdigo o nombre del cliente.
268 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro del Reporte por Aplicacin de Documentos
APLICACIONES
El Reporte de Aplicaciones imprime todos los documentos de crdito
que hayan sido aplicados (
especfico.
) parcial o totalmente, en un perodo de tiempo
En el reporte se despliega para cada cliente, fecha, documento, moneda, monto

del documento, aplicacin (referencia) de los documentos de crdito aplicados
y posteriormente, los documentos de dbito que se abonan o cancelan, las
parcialidades, el monto aplicado a cada dbito y el monto total que se aplic
del documento de crdito.
En el caso de que no se consuma completamente el monto del documento de
crdito se desplegar el monto no aplicado (restante) correspondiente.
En el filtro disponible se pueden escoger los tipos de documento a considerar
en el reporte dentro del listado disponible, nicamente se desplegarn
Cuentas por Cobrar
Reportes 269
documentos de crdito. Tambin, se puede definir la moneda de los

documentos desplegados en el reporte.
Adems, es posible establecer un rango de documentos a desplegar en el
reporte, donde se deben digitar los nmeros del primer y el ltimo documento.
De igual forma, es preciso definir un rango de fechas para restringir los
documentos desplegados.
El usuario puede escoger si ordena los datos por cdigo o por nombre del
cliente y si incluye o no las parcialidades.
270 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro para el Reporte de Aplicaciones
DIFERENCIAS CAMBIARIAS
El reporte despliega las diferencias cambiarias, en moneda local y en moneda
dlar, de todos los documentos de cada cliente en cualquier moneda y todava
pendientes.
La informacin considerada se refiere a la fecha, nmero y tipo de documento,
la moneda, el monto por el cual fue creado, el saldo pendiente, tipo de cambio
y finalmente, los montos debido a diferencias cambiarias en moneda local y en
dlares.
La construccin del reporte se har con base en una Fecha de Corte que el
usuario puede definir, adems el Tipo de Cambio con el que se calcularn
los montos tambin es modificable.
El sistema considera TODOS los documentos de la base de datos que estn
pendientes. Por lo tanto, en la pantalla del filtro nicamente se puede
establecer el patrn de ordenamiento de la informacin desplegada en el
reporte, ya sea por Cdigo o Nombre de cliente.
Cuentas por Cobrar
Reportes 271
Filtro del Reporte de Diferencias Cambiarias
INTERESES DE MORA
El Reporte de Intereses de Mora despliega el listado de los documentos
de dbito vencidos a la fecha de corte y calcula el monto correspondiente por
cobrar debido a los intereses generados.
El reporte puede obtenerse en dos presentaciones: el Detallado y el
Resumido. En el primer caso se despliega informacin relacionada con el
nmero, tipo, fecha, moneda y monto del documento, la fecha de vencimiento,
la cual se define segn la condicin de pago establecida al documento, das de
vencido, que se contemplan el rango entre la fecha de vencimiento y la fecha
lmite, monto por el que el documento fue creado, saldo pendiente a la fecha
de corte, intereses de mora del saldo pendiente.
272 Reportes
Cuentas por Cobrar
Por otro lado, el Reporte Resumido de Intereses de Mora despliega

para cada cliente, la fecha en que se corri por ltima vez el proceso de
Intereses de Mora del men de Administracin, el saldo de los
documentos vencidos a la fecha lmite establecida en el filtro y el monto
correspondiente a los intereses de mora que genera el saldo total de los
documentos vencidos.
Finalmente, se presenta un total general de todos los clientes, tanto para el
saldo vencido como para los intereses de mora por cobrar.
Es importante aclarar que nicamente se desplegarn tanto en el

reporte detallado como en el resumido, los clientes que tengan
documentos vencidos con fecha rige posterior a la fecha de ltima
Mora (fecha en que se corri por ltima vez el proceso de Intereses de
Mora).
En el filtro de la opcin se debe establecer la moneda en la que se desplegarn
los datos del reporte, es decir, la informacin relacionada con los clientes que
tengan la misma moneda que la definida en el filtro.
Adems, es preciso establecer la fecha lmite, esto es, se desplegarn los
documentos, o sus respectivos saldos, que a esta fecha estn vencidos, es
decir, hayan sobrepasado los das que determina la condicin de pago para su
cancelacin.
El usuario debe decidir si desea obtener el reporte detallado o resumido de
intereses de mora. Finalmente, es preciso decidir si se desea que la
informacin en el reporte se ordene por cdigo o por nombre de cliente.
Cuentas por Cobrar
Reportes 273
Filtro del Reporte de Intereses de Mora
CLIENTES CORPORATIVOS
Esta opcin permite generar dos tipos de reportes:
Jerarqua de Clientes
Listado de documentos de Clientes Corporativos
Estos reportes reflejan las relaciones entre los clientes de una

corporacin, as como las transacciones realizadas bajo dicho esquema.
JERARQUA DE CLIENTES
Este reporte refleja la relacin existente dentro de los clientes de una
corporacin. Muestra las relaciones entre los distintos clientes de una
corporacin de manera que se pueda identificar quien es el cliente Corporacin
y quienes sus sucursales.
274 Reportes
Cuentas por Cobrar
El sistema permite generar tres tipos de reportes, uno con la informacin slo
de los clientes Corporacin, otro, nicamente con los registros de las
sucursales y el ltimo es un consolidado que muestra tanto Clientes
Corporacin como Clientes Sucursales. Cada uno de ellos para la moneda
especificada.
La informacin que muestra el reporte incluye informacin tanto del cliente
corporacin como el cliente sucursal, nmero de contribuyente o NIT,
moneda, categora, pas, zona, ruta, saldo, saldo local y saldo dlar.
El filtro de este reporte incluye la moneda de los clientes que se van a utilizar
para el reporte, su contenido (slo cliente sucursal, slo clientes corporacin o
si no marca ninguna despliega la informacin de ambas), un rango de los
clientes corporacin y por ltimo si se ordena por nombre o cdigo del cliente.
Filtro para el reporte de Jerarqua de Clientes
Cuentas por Cobrar
Reportes 275
LISTADO DE DOCUMENTOS DE CLIENTES

CORPORATIVOS
Este reporte muestra el listado de los documentos registrados en los distintos
clientes bajo el esquema de Corporaciones. Incluye los documentos que se
encuentren dentro del rango especificado en el filtro. Por otra parte, el usuario
puede elegir si el cliente que se va a utilizar para generar el reporte el cliente
registro o el cliente reporte.
El filtro de este reporte incluye tres carpetas. La carpeta General permite
hacer las selecciones utilizando: un rango de fechas para el despliegue de
documentos, el cliente registro o el cliente reporte y un rango de monedas.
276 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta General del Filtro
La carpeta Formato permite seleccionar el contenido del reporte (slo cliente

sucursal, slo clientes corporacin o si no marca ninguna despliega la
informacin de ambas), un rango de los clientes corporacin y por ltimo si se
ordena por nombre o cdigo del cliente.
Cuentas por Cobrar
Reportes 277
Carpeta Formato del Filtro

(Expandir) y
el icono
(Todos) y
(Ninguno) se
278 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Tipos del Filtro
RETENCIONES
En esta opcin se presentan dos alternativas:
Listado de Retenciones
Listado de Retenciones por nmero de Contribuyente
LISTADO DE RETENCIONES
Este reporte de Listado de Retenciones detalla todas las retenciones
recaudadas o que sern recaudadas por el cliente sobre los documentos tipo
dbito emitidos a su nombre.
La informacin desplegada en el reporte se clasifica por tipo de retencin, es
decir, para cada Tipo de Retencin definido en la opcin correspondiente
Cuentas por Cobrar
Reportes 279
del men de Administracin. El reporte presenta todos los documentos tipo

dbito, por cliente, que tienen definido un tipo de retencin especfico.
El detalle de los documentos se basa en la fecha, cdigo y nombre del cliente,
tipo y nmero del documento de dbito, cdigo de la retencin, moneda,
monto, monto local, monto dlar y un comentario que hace referencia al tipo
de retencin y al documento al cual se aplica. Este es un comentario que el
sistema establece automticamente, sin embargo, el usuario puede definir
cualquier otra leyenda desde la opcin de Tipos de Retenciones.
En la pantalla del filtro de la opcin se puede determinar el estado de las
retenciones que se desplegarn en el reporte: pendientes y aplicadas. Adems,
cuando se marca el estado Aplicada se debe establecer el rango de fechas de
los documentos que se considerarn para generar el reporte. Tambin, se
puede obtener un subtotal por cliente.
Un punto a aclarar, es que para este reporte se permite que el monto de la
factura y el monto por impuesto1 se calculen en forma independiente, para lo
cual el usuario deber modificar el formato del reporte para poder agregar las
operaciones.
Caso especial Pas Guatemala

En el reporte de Listado de Retenciones, para el pas de Guatemala se cuenta
con la siguiente opcin, si el campo Pas de la Licencia, se defini como
Guatemala, el sistema permitir ingresar retenciones por monto 0 (cero), pero
a la hora de emitir o imprimir el reporte, el sistema desplegar el monto de la
factura y no simplemente los datos en 0, lo anterior se requiere como parte del
requerimiento legal del pas, en el cual es necesario que el reporte despliegue
este monto.
280 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro para el Listado de Retenciones
LISTADO DE RETENCIONES POR NMERO DE

CONTRIBUYENTE
Este reporte despliega un listado de las retenciones de Ventas e Ingresos que
se han realizado a los dbitos emitidos a los clientes. El reporte permite
agrupar la informacin por tipo de retencin, adems, se puede emitir un
estado de las retenciones pendientes o aplicadas.
El reporte tendr tres variantes o niveles de detalle:
Cuentas por Cobrar
Reportes 281
Listado de Retenciones por Nmero de Contribuyente

Resumido: muestra para cada retencin, el total (sumatoria de las
retenciones) para el perodo seleccionado en el filtro. Al final de reporte se

mostrar un Total General que equivale al total (sumatoria) de todas las
retenciones. Adems de la informacin mencionada, se incluye la Cuenta
Contable y el Centro de Costo asociados a la retencin y el monto base de la
retencin tanto en dlares como en moneda local. Esta variante no lleva
desglose por NIT.
Listado de Retenciones por Nmero de Contribuyente Con
desglose por NIT: esta segunda variante agrupa, por cada retencin, los
movimientos por NIT y los totaliza (tomando el NIT de los documentos).

Entonces el reporte mostrara para cada retencin una serie de NIT's y sus
totales.
Este reporte tomar como base un rango de retenciones especificadas por el
usuario y un rango de fechas, y mostrar los datos de:
Cdigo de Retencin
Descripcin de la Retencin
Cdigo del Cliente asociado
Cuenta Contable y Centro de costo asociados a la retencin
Monto Base de la retencin tanto para la moneda local como para el

dlar.
Monto Retenido tanto para la moneda local como para el dlar.
Listado de Retenciones por Nmero de Contribuyente Con

desglose por Movimiento: esta tercera variante desplegar, por cada
retencin, los movimientos ordenados NIT. Entonces el reporte mostrara para

cada retencin todos los movimientos y sus NIT's asociados.
Adems de la informacin mencionada anteriormente el reporte muestra los
siguientes datos:
Fecha del movimiento
Cdigo de Retencin
Descripcin de la Retencin
Nmero de Retencin
Moneda de la Retencin
Cdigo y descripcin del Cliente asociado
282 Reportes
Cuentas por Cobrar
Cuenta Contable y Centro de costo asociados a la retencin
Monto Base de la retencin tanto para la moneda local como para el

dlar.
Monto Retenido tanto para la moneda local como para el dlar.

El filtro que se presenta para definir los datos que contendr el reporte incluye
la siguiente informacin:
Tipos de Retencin: en esta parte el usuario puede definir el rango de las
retenciones que desea que se incluyan en el reporte.
No. de Contribuyente: se debe indicar el rango de NIT's que se van a
utilizar para generar el reporte.
Fechas: rango de fechas en el que las retenciones se aplicaron
Estado: presenta dos opciones, el reporte se puede desplegar incluyendo slo
las retenciones aplicadas o slo las retenciones pendientes.
Monto base de las Retenciones a Mostrar: en esta seccin el usuario
debe indicar los rubros sobre los cuales se aplicaron las retenciones que se van
a incluir en el reporte. Los rubros sobre los cuales se pueden aplicar las
retenciones son:
Monto
Subtotal
Subtotal-Descuento
1er Impuesto
2do Impuesto
1er Rubro
2do Rubro
El usuario puede seleccionar uno o varios de estos rubros.

Formato del reporte: es esta seccin el usuario debe definir el tipo de
reporte que desea que se despliegue. Se tienen tres opciones: resumido, con
desglose de NIT's y con desglose de Movimientos.
Un punto a aclarar, es que para este reporte se permite que el monto de la
factura y el monto por impuesto1 se calculen en forma independiente, para lo
cual el usuario deber modificar el formato del reporte para poder agregar las
operaciones.
A continuacin de muestra la pantalla del filtro para este reporte:
Cuentas por Cobrar
Reportes 283
Filtro para el Listado de Retenciones por Nmero de Contribuyente
LIBRO DE VENTAS (GUATEMALA)

El reporte de Ventas hace un desglose de las ventas de Bienes, Exportaciones
y ventas de Servicios. El reporte consiste de un listado de los diferentes
documentos de Venta, desplegando para cada uno su Fecha, No de
Documento, NIT del Cliente, Nombre del Cliente, y los respectivos importes
de Ventas Exentas, Ventas o Bienes, Servicios, Exportaciones, IVA Dbito y
Monto Total del documento.
El reporte de Ventas se ubica tambin en el mdulo de Facturacin, para el
correcto funcionamiento del mismo es necesario haber definido los subtipos de
documentos Servicios, Bienes y Exportaciones para Facturas, Notas
284 Reportes
Cuentas por Cobrar
de Dbito y Notas de Crdito, la combinacin que el usuario cree,

depender de las necesidades que la empresa maneje. Tal y como muestra la
siguiente imagen de asocies:
Importante: este reporte se visualiza nicamente para las compaas

que en la casilla Pas tengan definido Guatemala.
Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuacin,
stas permiten delimitar la informacin que se despliega en el reporte, con el
fin de permitir un manejo ms fcil y un mejor anlisis de dicha informacin.
Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casilla, Desde y Hasta, en
las que se define el rango de fechas que se usar para la construccin del
reporte.
Filtrar por fecha: este encabezado cuenta con dos opciones excluyentes
entre s, Documento y Rige, pues con este parmetro el reporte filtrar ya
sea por la fecha definida en la casilla Doc del documento o por la fecha
definida en la casilla Rige del documento.
Incluir Informacin: este parmetro define si se desea incluir adems de la
informacin de Cuentas por Cobrar, opcin default que no se puede
modificar, la informacin incluida en el mdulo de Facturacin.
Moneda: con este parmetro se le indica al sistema si desea emitir el reporte
en moneda local (funcional) o en moneda extranjera (reporte).
Docs. Bienes, Servicios y Exportaciones: esta opcin presenta un
listado de los diferentes tipos de documentos que se pueden incluir en el
reporte, en el cual se puede hacer una seleccin mltiple, es decir, la
combinacin que el usuario desee.
Folio: en esta casilla se debe digitar el nmero de folio para el control de la
emisin de reportes y relacionado con el archivado de los mismos. El usuario
deber definir el nmero a partir del cual se asignar el folio en las diferentes
pginas del reporte. Es un campo requerido nicamente cuando se indica que
se imprimir encabezado.
Formato del Reporte: bajo este parmetro se tienen dos opciones,
Imprimir Encabezado con la cual se brinda la opcin de imprimir o no el
encabezado del reporte e Imprimir Monto en Miles con la cual el sistema
expresar los montos en miles, por ejemplo, con esta opcin el monto 1000000
Cuentas por Cobrar
Reportes 285
se expresar 1000. Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentar una
nota que indica que el reporte est siendo emitido en miles.
Formato de Despliegue: las opciones que se manejan en esta seccin son
Totalizado por da, con la que se imprimir una sola lnea por da, en la que
se incluir el total de los documentos ingresados para esa fecha y Detallado,
con la que se emitir el desglose por da de los documentos.
Al igual que la mayora de los reportes, en el presente reporte se cuenta con la
opcin Filtrar con la cual se delimitar el despliegue de datos.
Filtro de Reporte de Libro de Ventas

286 Reportes
Cuentas por Cobrar
LIBRO DE VENTAS AL CONSUMIDOR

El Libro de Ventas al Consumidor se trata de un resumen diario de las ventas,
formadas por todos los documentos de tipo Consumidor Final. El reporte debe
estar agrupado y totalizado por da, imprimiendo el nmero de factura inicial y
la factura final de cada da, as como columnas de ventas gravadas de
exportacin y locales, ventas exentas, el total de venta y ventas a cuentas de
terceros. Tambin se incluye con el reporte un anexo con la informacin de las
exportaciones realizadas, el cual detalla el nmero de factura, fecha de la
factura, nombre del Cliente y valor total de la factura, el total de este reporte
debe ser igual al total de la columna de exportaciones del reporte de
Consumidor.
El reporte se imprimir por fecha y para el caso del reporte detallado se
agrupar por tipo de documento, incluyendo primeo las facturas, despus las
notas de dbito y por ltimo las notas de crdito, sin colocar totales para cada
uno de estos grupos, pero si, un total general en donde las facturas y notas de
dbito suman y las notas de crdito resten.
Este reporte se ubica tambin en el mdulo de Facturacin, para el correcto
funcionamiento del mismo es necesario haber definido los subtipos de
documentos Cons Int Propia, Cons Ext Propia, Cons Int Terc y Cons
Ext Terc para Facturas, Notas de Dbito y Notas de Crdito, la
combinacin que el usuario cree, depender de las necesidades que la empresa
maneje. Tal y como muestra la siguiente imagen de asocies:
Tipo
Subtipo
Factura
Cons Int Propia

Cons Ext Propia
Cons Int Terc
Cons Ext Terc
Nota de Crdito
Cons Int Propia

Cons Ext Propia
Cons Int Terc
Cons Ext Terc
Nota de Dbito
Cons Int Propia

Cons Ext Propia
Cons Int Terc
Cons Ext Terc
Cuentas por Cobrar
Reportes 287

que en la casilla Pas tengan definido El Salvador.
las mismas permiten delimitar la informacin que se despliega en el reporte,
con el fin de permitir un manejo ms fcil y un mejor anlisis de dicha
informacin, estn distribuidas en carpetas.
DESCRIPCIN DE CARPETAS
General
En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:
reporte.
Pases: esta seccin cuenta con dos casilla, Desde y Hasta, en las que se
define el rango de pases que se usar para la construccin del reporte.
en moneda local (funcional) o en moneda extranjera (reporte).
Consumidor final: esta opcin presenta un listado de los diferentes tipos de
documentos que se pueden incluir en el reporte, en el cual se puede hacer una
seleccin mltiple, es decir, la combinacin que el usuario desee, ac se podr
ver los subtipos de documentos creados para cada tipo de documento.
288 Reportes
Cuentas por Cobrar

NRC: en esta casilla se define el Nmero de Registro de Contribuyente de la
compaa que emite el reporte. Este campo no puede quedar vaco.
Contador: en esta casilla se define el nombre del contador de la compaa. El
mismo no puede quedar vaco.
La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:
Carpeta General de Reporte de Ventas al Consumidor

Cuentas por Cobrar
Reportes 289
Otros
Filtrar documentos de Facturacin por CLASE: al usar este parmetro
el sistema clasificar los documentos por la clase definida a los mismos, es
decir, si son de clase normal o de crdito fiscal. Si no se usa este parmetro, el
sistema por defecto clasificar los documentos por tipos y subtipos.
Clasificar documentos (Local/Exterior) por PAIS: como su
encabezado lo menciona, esta opcin permite clasificar los documentos en
Local o Exterior, segn el pas definido para el cliente, si no se usa este
parmetro, el sistema por defecto clasificar los documentos por tipos y
subtipos.
Imprimir Encabezado: con la cual se brinda la opcin de imprimir o no el
encabezado del reporte.
Imprimir Monto en Miles: con la cual el sistema expresar los montos en
miles, por ejemplo, con esta opcin el monto 1000000 se expresar 1000.
Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentar una nota que indica que
el reporte est siendo emitido en miles.
Imprimir Anexo de Exportaciones: brinda la opcin de incluir al final del
reporte el anexo de exportaciones en el cual se presenta un mayor detalle de
las mismas.
290 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Otros de Reporte de Ventas al Consumidor
LIBRO DE VENTAS A
CONTRIBUYENTES
Cuentas por Cobrar
Reportes 291
El reporte de Libro de Ventas a Contribuyentes (Crdito Fiscal), consiste en

un desglose de todos aquellos documentos de Contribuyentes. El reporte
muestra el detalle de las Facturas, Notas de Dbito (N/D) y Notas de Crdito
(N/C), en ese orden, mostrando el nmero correlativo (consecutivo), fecha del
documento, nmero de documento, nombre del cliente, Nmero de Registro
de Contribuyente, Ventas Exentas, Ventas Gravadas, Debito Fiscal (valor de
IVA) y el Total de la Venta.
Al final del reporte no muestra totales por Factura, N/D y N/C, si no que se
totalizan los documentos de Consumidor Final y Crdito Fiscal desglosando el
IVA y su retencin, en donde las facturas y notas de dbito suman y las notas
de crdito resten.
Este reporte se ubica tambin en el mdulo de Facturacin, para el correcto
funcionamiento del mismo es necesario haber definido los siguientes subtipos
de documentos para Facturas, Notas de Dbito y Notas de Crdito:
Documentacion
En El Salvador, para efectos fiscales, existen dos tipos de documentos, los
documentos de Consumidor Final (No Contribuyentes) y los documentos de
Crdito Fiscal (Contribuyentes). Adicionalmente, se requiere identificar cuales
operaciones se efectuaron de forma local y cuales en el exterior (Importaciones
o Exportaciones), as como conocer cuales operaciones se efectuaron a cuenta
propia y cuales a cuenta de terceros.
Es importante clasificar los documentos en Consumidor Final y Contribuyentes
y a la vez, clasificar estos, en Locales o Exportaciones y en Operaciones
Propias o a Cuenta de Terceros.
En el caso de la informacin de compras, lo que se requiere es filtrar la
informacin de Contribuyentes y clasificarla en Locales o Importaciones e
identificar las operaciones con sujetos excluidos.
Para hacer posible la clasificacin de la informacin en todos los conceptos
mencionados con anterioridad, se propone definir algunas Palabras Claves
que se debbn usar en las descripciones de los subtipos de documentos y de esta
forma clasificarlos en documentos de Consumidor Final, Contribuyentes,
operacin en el Exterior, operacin con Terceros y operacin con sujeto
excluido.
292 Reportes
Cuentas por Cobrar
Las palabras claves que debern emplearse son:

Consumidor Final: Cons.
Contribuyentes: Cont.
Operaciones con el Exterior: Ext
Operaciones a cuenta de Terceros: Terc
Operaciones con Sujetos Excluidos: Excluidos
Comprobantes Excluidos: Comprobantes de Excluidos
De esta manera, el usuario podra definir los subtipos de la siguiente manera:
Tipo
Descripcin Tipo
Sub Tipo Descripcin Sub Tipo
FAC
FAC
FAC
FAC
N/C
N/C
N/C
N/C
N/D
N/D
N/D
N/D
Factura
Factura
Factura
Factura
Nota de Crdito
Nota de Crdito
Nota de Crdito
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Nota de Dbito
Nota de Dbito
Nota de Dbito
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
Cons Int. Propia.

Cons Ext. Propia.
Cons Int. Terc.
Cons Ext. Terc.
Cons Int. Propia.
Cons Ext. Propia.
Cons Int. Terc.
Cons Ext. Terc.
Cons Int. Propia.
Cons Ext. Propia.
Cons Int. Terc.
Cons Ext. Terc.
Ejemplo de lista de Tipos y Subtipos de Consumidor Final Completa
Tipo
Descripcin Tipo
FAC
FAC
N/C
N/C
N/D
N/D
Factura
Factura
Nota de Crdito
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Nota de Dbito
2
4
2
4
2
4
Cons Ext. Propia.

Cons Ext. Terc.
Cons Ext. Propia.
Cons Ext. Terc.
Cons Ext. Propia.
Cons Ext. Terc.
Ejemplo de lista de Tipos y Subtipos de Consumidor Final del Exterior
Cuentas por Cobrar
Reportes 293
Tipo
Descripcin Tipo
FAC
FAC
N/C
N/C
N/D
N/D
Factura
Factura
Nota de Crdito
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Nota de Dbito
3
4
3
4
3
4
Cons Int. Terc.

Cons Ext. Terc.
Cons Int. Terc.
Cons Ext. Terc.
Cons Int. Terc.
Cons Ext. Terc.
Ejemplo de lista de Tipos y Subtipos de Operaciones de Consumidor Final a cuenta de Terceros
Nota:
Los subtipos CONS solo se ven reflejados en el reporte en los saldos totales
del consumidor final.
Retenciones
Para la elaboracin de algunos reportes legales, es importante identificar de
forma separada las retenciones de IVA y las retenciones de Renta para que as,
de esta manera, se muestren nicamente las retenciones que han sido aplicadas
a los documentos.
Por esta razn se propone definir las palabras claves que, al agregarlas a la
descripcin de los tipos de retenciones, permitan identificar cuales son de IVA
y cuales son de Renta. Estas palabras claves podran ser IVA y Renta.
294 Reportes
Cuentas por Cobrar
General
reporte.
Pases: esta seccin cuenta con dos casilla, Desde y Hasta, en las que se
define el rango de pases que se usar para la construccin del reporte.
en moneda local (Funcional) o en moneda extranjera (Reporte).
Incluir Operaciones: bajo este encabezado se muestran dos opciones, por
defecto aparecer marcada la opcin de Retenciones, dependiendo del inters
del usuario, puede cambiarlo a retenciones. Esto normalmente depende de si la
compaa es Gran Contribuyente o no.
NRC del Cliente: en esta seccin se incluye el campo Numero de Rubro
el cual corresponde al nmero del rubro del cliente empleado en el reporte, el
mismo se almacena en las preferencias y no se debe dejar vaco.
NRC: en esta casilla se define el Nmero de Registro de Contribuyente de la
compaa que emite el reporte. Este campo no puede quedar vaco.
Contador: en esta casilla se define el nombre del contador de la compaa. El
mismo no puede quedar vaco.
Cuentas por Cobrar
Reportes 295
Carpeta General de Reporte de Ventas a Contribuyentes
Documentos
Consumidor final: esta opcin presenta un listado de los diferentes tipos de
ver los subtipos de documentos Cons creados para cada tipo de documento.
Contribuyente: esta opcin presenta un listado de los diferentes tipos de
296 Reportes
Cuentas por Cobrar

ver los subtipos de documentos Cont creados para cada tipo de documento.
Carpeta Documentos de Reporte de Ventas a Contribuyentes
Retenciones
En este tab se permite definir la lista de retenciones que corresponden a
retenciones por concepto de anticipo al impuesto de transferencia de bienes y a
la prestacin de servicios. La eleccin de retenciones que se elija ac, ser
utilizada para el clculo de las retenciones. En esta carpeta se muestran
nicamente las retenciones que lleven en su descripcin la partcula IVA, lo
cual los identifica de las dems retenciones.
Se incluye:
Cuentas por Cobrar
Reportes 297
Disponibles: en esta opcin se presenta la lista de retenciones que

corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de
transferencia de bienes y a la prestacin de servicios. Esto ser utilizado para
el clculo de las retenciones. Las retenciones incluidas en estas listas muestran
tanto el cdigo como la descripcin.
Seleccionadas: en esta opcin se mostrarn las retenciones que desde la
opcin Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones
indicados para el movimiento de las mismas. Especficamente, para trasladar
una retencin sera con , para trasladar todas sera con , para devolver una
se hara con y para devolver todas sera con el botn .
298 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Retenciones de Reporte de Ventas a Contribuyentes
Otros
Filtrar documentos de Facturacin por CLASE: al usar este parmetro
el sistema clasificar los documentos por la clase definida a los mismos, es
decir, si son de clase normal o de crdito fiscal. Si no se usa este parmetro, el
sistema por defecto clasificar los documentos por tipos y subtipos.
Clasificar documentos (Local/Exterior) por PAIS: como su
encabezado lo menciona, esta opcin permite clasificar los documentos en
Local o Exterior, segn el pas definido para el cliente, si no se usa este
parmetro, el sistema por defecto clasificar los documentos por tipos y
subtipos.
Imprimir Encabezado: con la cual se brinda la opcin de imprimir o no el
encabezado del reporte.
Imprimir Monto en Miles: con la cual el sistema expresar los montos en
miles, por ejemplo, con esta opcin el monto 1000000 se expresar 1000.
Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentar una nota que indica que
el reporte est siendo emitido en miles.
Cuentas por Cobrar
Reportes 299
Carpeta Otros de Reporte de Ventas a Contribuyentes
RETENCIONES PERCEPCIONES DE
IVA
El reporte de Retenciones Percepciones de IVA consiste en un reporte
mensual de retenciones y percepciones que incluye una seccin de encabezado
300 Reportes
Cuentas por Cobrar
con el Ao y Mes del reporte, el NIT y nombre de la compaa, en el cuerpo o

detalle, se muestra el Proveedor, NIT del proveedor, Nmero de documento,
Agente/Sujeto, Retencin/Percepcin, Monto de la Transaccin y el Monto
Retenido/Percibido. Al final se totalizan los montos de las transacciones y de
los montos retenidos o percibidos.
Por tratarse de un reporte preimpreso, el formato del reporte debe ir sin ningn
tipo de leyendas, ya que anterior a la impresin el usuario deber ajustarlo
exactamente al espaciado y formato del formulario legal.
Este reporte se ubica tambin en el mdulo de Cuentas por Pagar, para su
correcto funcionamiento, previo a la impresin de este reporte es necesario
haber definido los tipos de Retenciones que incluyan en su descripcin la
partcula IVA, dependiendo de las necesidades del usuario, esto con el fin de
que las mismas se incluyan en la carpeta de Retenciones de dicho reporte, el
mismo obtendr la informacin de las Facturas y las Notas de Dbito de la
compras (Cuentas por Pagar y Caja Chica) y las Facturas y Notas de Crdito
de ventas (Cuentas por Cobrar y Facturacin) filtrando la informacin de las
retenciones o percepciones segn lo seleccionado por el usuario.

General
En esta carpeta se deben definir los siguientes datos:
Mes: en esta casilla se define el mes por el cual se filtrar la informacin del
reporte, por defecto se deber sugerir el mes en curso, pero el usuario lo puede
modificar a su necesidad.
Ao: en esta casilla se define el ao por el cual se filtrar la informacin del
reporte, por defecto se sugiere el ao en curso, pero el usuario lo puede
modificar a su necesidad.
Incluir Informacin: en este encabezado incluye cuatro opciones donde se
muestran los mdulos que alimentan con informacin este reporte, por defecto
aparecern las cuatro opciones marcadas, nicamente no ser as cuando se
Cuentas por Cobrar
Reportes 301
determine que alguno de los sistemas no se encuentra instalado, en ese caso la

opcin del sistema no instalado deber estar desmarcada y deshabilitada.
Incluir Operaciones: Por defecto aparecer marcada la opcin de
Retenciones en Compras y Percepciones en Ventas, pero el usuario puede
seleccionar retenciones o percepciones (que correspondern al monto definido
para los documentos en el campo de impuesto 2) segn el reporte de su
inters. Esto normalmente depende de si la compaa es Gran Contribuyente o
no.
Moneda: esta opcin define si quieren ver los montos del reporte convertidos
a moneda funcional (local) o bien a moneda de reporte (extranjera).
302 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta General de Reporte de Retenciones Percepciones de IVA
Retenciones
Disponibles: en esta opcin se presenta la lista de retenciones que
corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de
transferencia de bienes y a la prestacin de servicios. Esto ser utilizado para
el clculo de las retenciones. Las retenciones incluidas en estas listas muestran
tanto el cdigo como la descripcin, la cual debe llevar la partcula IVA para
su correcta asociacin.
Cuentas por Cobrar
Reportes 303
Seleccionadas: en esta opcin se mostrarn las retenciones que desde la

opcin Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones
indicados para el movimiento de las mismas. Especficamente, para trasladar
una retencin sera con , para trasladar todas sera con , para devolver una
se hara con y para devolver todas sera con el botn .
Carpeta Retenciones de Reporte de Retenciones Percepciones de IVA
304 Reportes
Cuentas por Cobrar
DIFERENCIAS DE CAMBIO
(HISTRICO)
Este reporte, a diferencia del reporte de Diferencias Cambiarias, que muestra
una proyeccin de lo pendiente, despliega las diferencias cambiarias de los
procesos que ya se han corrido.
Los histricos del diferencial cambiario se mostrarn para los documentos
cuyo saldo sea diferente de cero, es decir, los documentos cancelados y con
saldo, la construccin de dicho reporte se basar en las caractersticas que se
definan en el filtro. La transaccin o asiento contable del documento puede
estar en el Diario o en el Mayor.
La informacin del filtro est definida en dos carpetas General y Tipos.
General
En esta carpeta se define la siguiente informacin:
El reporte cuenta dos campos para el rango de Fechas en los que se define el
periodo para el cual se quieren delimitar los datos, adems en el campo
Moneda con el que se discriminar a los documentos segn la moneda que
tengan definida, en este campo se puede definir un rango de monedas.
En la seccin Contenido del reporte, se podr delimitar an ms la
construccin del mismo, pues se tiene la posibilidad de Mostrar slo los
documentos con Saldo.
Finalmente en esta carpeta el usuario define el patrn de ordenamiento de la
informacin desplegada en el reporte, ya sea por Cdigo o Nombre de
Cliente.
La pantalla de definicin de los datos anteriores es la siguiente:
Cuentas por Cobrar
Reportes 305
Carpeta General para el reporte Histrico de Diferencias Cambiarias
Tipos
En esta carpeta se define la informacin de lista los documentos de tipo
Crdito y de tipo Dbito que se incluirn en el reporte.
La pantalla de definicin de los datos anteriores es la siguiente:
306 Reportes
Cuentas por Cobrar
Carpeta Tipos para el reporte Histrico de Diferencias Cambiarias
REPORTE DE VENTAS BIENES Y

SERVICIOS (REP. DOMINICANA)
El reporte de Ventas de Bienes y Servicios hace un desglose de las ventas de
bienes y/o servicios que ha hecho el contribuyente durante un periodo fiscal.
El reporte consiste de un listado de los diferentes documentos de Venta,
desplegando para cada uno su RNC o Cdula, el NCF asignado, el NCF
Modificado para los documentos asociados, la Fecha, el ITIBIS y el Monto
Total del documento. El reporte de Ventas se ubica tambin en el mdulo de
Facturacin.

que en Administracin del Sistema, en la opcin de Compaas, en la
casilla Pas tengan definido Republica Dominicana.
Cuentas por Cobrar
Reportes 307
En caso de marcar que se desea la informacin de los dos mdulos, el reporte

traer la informacin de Facturacin y de Cuentas por Cobrar, sin
repetir registros y sin documentos anulados. De Facturacin tomar las
facturas de contado que no han sido registradas en Cuentas por Cobrar.
stas permiten delimitar la informacin que se despliega en el reporte, con el
fin de permitir un manejo ms fcil y un mejor anlisis de dicha informacin y
son las siguientes:
Ao: campo para especificar el ao para el cual desea emitir el reporte.
Cdigo de Informacin: en esta casilla el sistema sugerir por defecto el
cdigo 607, pero est habilitado por si fuera necesario indicar el cdigo
611.
Prefijo NCF: casilla de tipo F1 desde el cual se puede elegir el Prefijo de
NCF segn los utilizados para los documentos en Cuentas por Cobrar y
Facturacin.
Tipo Documentos: esta seccin cuenta con tres opciones, en las que se
puede marcar uno o ms tipos de documentos a incluir en el reporte. Si no se
marca ninguna opcin el sistema asume que se incluirn los tres tipos de
documentos (FAC, N/C, N/D).
Mdulo Origen: seccin con dos opciones en donde se puede marcar uno o
ambos mdulos de origen de documentos a incluir en el reporte. Igualmente
que para los tipos de documentos, si no se marca ninguna opcin se asume que
se incluirn los documentos originados desde Cuentas por Cobrar y
Facturacin.
Reporte: en esta seccin se incluyen varias opciones, al marcar la opcin de
Mostrar Saltos en Numeracin el reporte emitir en el archivo una lnea
indicando que hay un salto en el consecutivo de NCF. Con la opcin Mostrar
Totales se imprimir en el encabezado del archivo el monto total facturado,
es decir, la suma de todos los registros. Al utilizar la opcin Generar
Archivo se habilitar el campo Archivo Destino, en el cual se debe indicar
el nombre del archivo a generar y la ruta donde se va a guardar.
308 Reportes
Cuentas por Cobrar
Filtro de Reporte de Libro de Ventas Bienes y Servicios
REPORTE DE NCF ANULADOS (REP.

DOMINICANA)
El Reporte de NCF Anulados emite un listado de los consecutivos de NCFs
de los documentos que han sido anulados en un ao determinado para un tipo
de anulacin especfico, el mismo se pude delimitar por un NCF determinado.
El reporte se ubica tambin en los mdulos de Facturacin y Cuentas
por Pagar.
Cuentas por Cobrar
Reportes 309

que en Administracin del Sistema, en la opcin de Compaas, en la
casilla Pas tengan definido Republica Dominicana.
La pantalla del filtro que permite generar el reporte es la siguiente:
Filtro de Reporte de NCF Anulados
La informacin solicitada por el filtro del reporte para su correspondiente

despliegue es la siguiente:
Ao: casilla en la que se define el ao para el cual se desea emitir el reporte,
no puede quedar vaca.
Prefijo NCF: casilla en la que se puede o no delimitar el reporte por uno de
los prefijos definidos en Administracin del Sistema. Para la definicin
de esta casilla se cuenta con la ayuda del botn Buscar Consecutivo
identificado por el icono
, con el mismo se podr desplegar la lista de los
prefijos de NCF definidos en el sistema.
310 Reportes
Cuentas por Cobrar
Tipo de Anulacin: en este campo se debe elegir, de entre los creados, uno
de los tipos de anulaciones, que vienen siendo las razones por las cuales se
anularon los documentos que contenan los consecutivos de NCF. Cuenta con
la ayuda del F1 para su definicin.
Mdulo Origen: en esta seccin se presenta tres opciones de los tres
mdulos que pueden alimentar el reporte, las mismas son Cuentas por
Cobrar, Cuentas por Pagar y Facturacin. Si no se marca ninguna de
ellas, el sistema asume que debe tomar en cuenta la informacin de los tres
mdulos.
Reporte: con esta seccin se da la posibilidad de definir los datos para la
generacin de un archivo electrnico, el cual contiene los datos del reporte
segn el filtro definido. Al marcar la casilla de tipo check box, Generar
Archivo, se activa la casilla Archivo Destino, en la cual se debe definir la
ruta del archivo que se va a generar para su emisin.
Cuentas por Cobrar
Reportes 311
CAPTULO 8
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
mdulo de Control Bancario y que por su naturaleza son considerados
especiales. Estos procesos son:
Modificacin de Documentos: a diferencia de los dems
procesos, este proceso no se encuentra definido como tal por realizarse

sin una interfaz diferente, el mismo se corre desde el submen de la
opcin de Transacciones, especficamente en Documentos.
Aprobar Movimiento Diario: se encuentra ubicado en el
submen de la opcin de Administracin.
Procesos Contables: se encuentran los procesos de
Diferencias Cambiarias e Intereses de Mora ubicados en el
submen de la opcin de Administracin.
Reclculo de Saldos: ubicado en el submen de la opcin de
Administracin.
Purga de Datos: ubicado en el submen de la opcin de
Administracin.
Generacin de Asientos
MODIFICACIN DE DOCUMENTOS
El sistema no permite modificar un documento Aprobado.
Aunque este proceso no est definido con una opcin aparte en el submen de
Procesos, ste se da cuando se ha generado un documento de crdito tipo
Depsito o T.E.F., a lo que el sistema crea una copia en el mdulo de
Control Bancario. Por lo tanto, si se modifica algn documento de estos
tipos desde Cuentas por Cobrar, la copia en Control Bancario
tambin se modificar. Sin embargo, si estos documentos han sido conciliados
en firme en el mdulo de Control Bancario, no podrn tener nuevas
modificaciones desde Cuentas por Cobrar.
Cuentas por Cobrar
Procesos 313
Analice, detalladamente, el siguiente diagrama:
314 Procesos
Cuentas por Cobrar
Manejo de los documentos de Cuentas por Cobrar en Control Bancario
Si el mdulo est integrado a la Contabilidad General, entonces al

modificar un documento, el sistema despliega la pantalla Diario de la
Contabilidad nuevamente, es decir, el asiento contable tambin debe ser
modificado para que se ajuste a la transaccin que se realiza desde Cuentas
por Cobrar.
Este proceso de modificacin de asientos contables presenta dos posibles
opciones, segn la modalidad de Generacin de Asientos definida en los
Parmetros del Mdulo.
si el asiento se graba en el Diario de la Contabilidad, esto es, si NO SE
MARCA la opcin de Aplicar Automticamente. Entonces al modificar
el documento desde Cuentas por Cobrar, el sistema borra el asiento
original y crea uno nuevo que contiene la informacin correcta. Este
asiento se graba nuevamente en el Diario de la Contabilidad.
Cuentas por Cobrar
Procesos 315
316 Procesos
Cuentas por Cobrar
Relacin de los asientos contables del diario y los documentos de Cuentas por Cobrar
si el asiento se graba en el Mayor de la Contabilidad, esto es SI SE

MARCA la opcin de Aplicar Automticamente; entonces al
modificar el documento desde Cuentas por Cobrar, el sistema crea un
asiento de reversin que anula el asiento original del mayor y
posteriormente, crea un nuevo asiento que contiene la informacin
correcta. Este asiento se graba en el Mayor de la Contabilidad y
actualiza los saldos de las cuentas involucradas.
Cuentas por Cobrar
Procesos 317
318 Procesos
Cuentas por Cobrar
Relacin de los asientos contables del mayor y los documentos de Cuentas por Cobrar
APROBAR MOVIMIENTO DIARIO

Este proceso permite Aprobar los documentos, seleccionados mediante el
botn Filtrar, de los clientes registrados en la base de datos.
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Aprobar el
Movimiento Diario.
Una vez Aprobados, los contrarecibos y los documentos seleccionados

no pueden ser Modificados, Eliminados o Anulados.
Cuentas por Cobrar
Procesos 319
Cuando los documentos estn aprobados se despliega una marca en el margen

izquierdo de la lnea del documento:
Es importante considerar la leyenda de la pantalla que dice as:

"Este proceso marca todos los documentos como aprobados. Una vez
realizado, los documentos no se pueden modificar, solamente se
puede aplicar el saldo de los mismos a otros documentos".
Ventana de Aprobacin de Documentos
El botn de Filtrar permite seleccionar los documentos para el proceso de

Aprobacin mediante diferentes criterios:
Rango de Clientes.
Rango de Pases.
Rango de Monedas.
Rango de Categoras de Clientes.
Tipo de Documentos.
Rango de Nmeros de Identificacin de Documento.
Rango de Fechas de Creacin de Documento.
320 Procesos
Cuentas por Cobrar
Filtro para Aprobacin de Documentos
FACTURACIN - CARGAR
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Cargar Documentos
de Facturacin. Para ms informacin sobre la asignacin de privilegios
consulte "Control de Seguridad" en la pgina 419.
Este proceso copia o carga en lnea al mdulo Cuentas por Cobrar todos
los documentos de Facturas y Devoluciones generados en el mdulo de
Facturacin. Los documentos que se cargan no tendrn toda la informacin
que se ingres en Facturacin, nicamente se copiar aquella que es
necesaria para el registro de cuentas por cobrar, y que corresponde a la
informacin que se ingresa desde este mdulo.
Cuentas por Cobrar
Procesos 321
Las condiciones que debe cumplir un documento de Facturacin para poder

ser cargado en Cuentas por Cobrar son:
haber sido creado en una fecha anterior o igual a la fecha lmite
establecida en esta opcin
que el documento no haya sido cargado anteriormente
que el nmero del documento no haya sido asignado a otro documento

creado desde Cuentas por Cobrar propiamente
que los documentos de Facturacin no tengan una condicin de

pago igual a la Condicin de Pago de Contado definida en la
carpeta General de los Parmetros del Mdulo de
Facturacin.
Cuando se cargan documentos de Facturacin, en este mdulo queda
registrado que en Cuentas por Cobrar se corri dicho proceso. Por
ejemplo, si en el mdulo de Facturacin se despliega la Consulta de
Facturas, se notar que existe una columna denominada Cargado CxC,
donde se establece la condicin del documento con respecto a este proceso.
Como se mencion anteriormente, los documentos creados en Facturacin

que sern cargados en Cuentas por Cobrar corresponden a Facturas y
Devoluciones. Los primeros sern copiados como facturas, sin embargo, las
devoluciones se copiarn como Notas de Crdito. Adems, si un
documento ha sido anulado desde Facturacin, se cargar a Cuentas por
Cobrar con un monto y un saldo de cero y su concepto dir anulado
Cuando se cargan facturas de Facturacin, el sistema despliega por
omisin, en la casilla de Referencia del documento de Cuentas por
Cobrar, la leyenda "Cargado de Factura: (# del documento)" si se trata de
una factura, o bien, "Cargado de Devolucin: (# del documento)" si se trata
de una devolucin. Esta leyenda puede definirse segn las necesidades
particulares del usuario desde la casilla denominada Comentarios para C
x C, que se ubica en la carpeta de Textos en el men de Pedidos! o en las
opciones de Facturacin sin Pedido y Devoluciones sin Factura
del men de Facturas, todas stas del mdulo de Facturacin.
Cuando se cargan facturas o devoluciones de Facturacin, el sistema
automticamente actualiza el saldo del cliente.
La pantalla de esta opcin es la siguiente:
322 Procesos
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Facturacin Cargar
Esta opcin est compuesta de dos secciones:

Estado de documentos: permite al usuario definir si las facturas que se
cargarn deben estar aprobadas o no aprobadas. Esta opcin est directamente

relacionada con el mdulo de Administracin del Sistema, ya que en este es
donde se asignan los privilegios que permiten al usuario editar estas casillas.
Si no se tienen los privilegios para editarlas esta opcin aparece deshabilitada
y slo se cargarn las facturas aprobadas.
Fecha lmite: esta casilla limita la carga de facturas, pues las que estn con
fecha posterior a la sealada no sern cargadas en el mdulo de Cuentas por

Cobrar.
PROCESOS CONTABLES
En esta opcin se realizan procesos en batch de carga de asientos a la
contabilidad, esto es, que los asientos relacionados por las transacciones de
diferencias cambiarias e intereses de mora se cargan a la contabilidad
nicamente cuando el usuario decide correr los procesos correspondientes.
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Ejecutar los procesos
de Diferencias Cambiarias e Intereses de Mora. Para ms
Cuentas por Cobrar
Procesos 323
informacin sobre la asignacin de privilegios consulte la seccin Para ms

informacin sobre la asignacin de privilegios consulte "Control de
DIFERENCIAS CAMBIARIAS
Este proceso actualiza el tipo de cambio de todos los documentos pendientes a
la fecha de corte que se indique para el proceso y que estn definidos en
monedas diferentes a la moneda local de la compaa y genera los asientos
correspondientes al Ajuste por Diferencias Cambiarias.
El proceso requiere que todos los documentos crdito y dbito hayan sido
aprobados en la opcin Aprobar Movimiento Diario en Administracin.
De lo contrario, el proceso de diferencias cambiarias no se efectuar.
El proceso de Diferencias Cambiarias debe ejecutarse el mismo da del

cierre contable. Tanto en el mdulo de Contabilidad General como en
los auxiliares contables: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y
Control Bancario.
Para ejecutar el proceso se toman los valores correspondientes a los tipos de
cambio definidos en las tablas de Tipos de Cambio y Monedas del mdulo
de Administracin del Sistema.
Mantenga actualizados los tipos de cambio!!!
Ingreso de Datos
Para ejecutar el proceso de Diferencias Cambiarias debe realizar el siguiente
procedimiento:
1.
Ingresar a la opcin de Diferencias Cambiarias del men
Procesos Contables, del submen de Administracin.
2.
Completar la informacin correspondiente a la Fecha Corte o fecha

que se utilizar como lmite para el clculo de las diferencias
cambiarias y el Tipo de Cambio correspondiente a esa fecha.
A modo informativo, se muestra la Fecha Ult.Proceso, esta casilla
no es modificable, en la misma se muestra el detalle de la fecha en que
se corri por ltima vez el proceso de diferencias cambiarias, dicha
fecha servir para que el usuario la tome como referencia para el nuevo
324 Procesos
Cuentas por Cobrar
proceso, debido a que la fecha del nuevo proceso debe ser mayor o
igual a la fecha del ltimo proceso.
3.
Completar las carpetas General y Notas segn la informacin que

all se pregunta.
4.
Presionar el botn de Aceptar que se presenta en la parte inferior de

las carpetas, de esta manera se concluir el proceso de Diferencias
Cambiarias. Para mayor detalle sobre los asientos generados por el
proceso de Diferencias Cambiarias consulte Asientos Contables y
Diferencias Cambiarias en la pgina 427.
General
En esta carpeta se deben completar los siguientes datos:
Fecha Contable: fecha con la cual se desea registrar la transaccin contable
por las diferencias cambiarias. Para la fecha contable se sugerir la misma

fecha de corte, por lo que cada vez que se edite sta, la fecha contable ser
actualizada con esa misma fecha.
Paquete: se ingresa el cdigo del paquete por utilizar para asientos
generados por diferencias cambiarias.

Tipo Transac: se ingresa el cdigo del Tipo de Asiento por utilizar para
asientos generados por diferencias cambiarias.
Tipo de Contabilidad: en este campo se puede elegir -por medio de un
check- el tipo de contabilidad (Fiscal, Corporativa o Ambas) por utilizar para
asientos generados por diferencias cambiarias.
Transaccin Contable: elija el Tipo de Transaccin Contable que
se desea resumida o detallada. La Transaccin Resumida es aquella que

genera el mnimo de asientos posibles en el momento de correr el proceso de
diferencias cambiarias, ella automticamente totaliza todo lo que se puede
sumar para as presentar los asientos resumidos. En el otro caso, la
transaccin detallada, se presenta un asiento para cada documento, por lo
que se genera una cantidad de asientos igual a la cantidad de documentos
registrados, la ventaja de esta opcin es que permite el rastreo de la
informacin, o sea, cada asiento se puede asociar a un documento especfico.
Ordenado por: en esta opcin se define el criterio por el cual el sistema
ordenar los registros incluidos en el reporte, los mismos son Cdigo

Cliente o Nombre Cliente.
Cuentas por Cobrar
Procesos 325
Carpeta General del Proceso de Diferencias Cambiarias
Notas
En esta carpeta se puede detallar e incluir los comentarios que se consideren
necesarios. A modo informativo y para dar una referencia ms acertada al
usuario el sistema desplegar en el recuadro de dicha carpeta la informacin:
de los datos del proceso como se sugiere a continuacin:
326 Procesos
Cuentas por Cobrar
Transaccin contable generada por el proceso de diferencias cambiarias de

CC con fecha de corte se indicara la fecha de corte y con tipo de cambio
de local a moneda reporte de tipo de cambio indicado y tipo de cambio de
la moneda del documento tipo de cambio indicado.
INTERESES DE MORA
Este proceso calcula los saldos vencidos y el monto que corresponde a los
intereses de mora para cada cliente, a una fecha de corte. Adems, emite el
Comprobante por Cargo de Intereses.
Cuando se corre este proceso y el sistema encuentra documentos de dbito
vencidos, emite un comprobante de cobro para que sea entregado a cada
cliente moroso y, entonces genera un nico documento de dbito de tipo
Inters de Mora para cada cliente, el cual tiene definido un monto que
corresponde a la suma de los intereses de mora de todos los documentos
vencidos del cliente, a la fecha en que se corre este proceso.
El documento creado se despliega en la tabla de documentos de cada cliente,
el sistema tambin recalcular el saldo del cliente de manera que se contemple
el monto de los intereses de mora.
Adicionalmente, si en los Parmetros del Mdulo se define que el tipo
de documento Inters de Mora tiene integracin contable entonces, en
Contabilidad General se crea un asiento contable por cada documento
creado, que refleja esta transaccin; el paquete y tipo de asiento que se
utilizarn, as como las cuentas contables involucradas sern las que se
definieron para cualquier transaccin de Cuentas por Cobrar de tipo
dbito, desde los Parmetros del Mdulo y en la tabla correspondiente
(pases, categoras de cliente, segn se generen los asientos de este mdulo)
del mdulo de Administracin del Sistema.
Cuentas por Cobrar
Procesos 327
Ventana Principal del Proceso Contable Intereses de Mora
En la pantalla de la opcin se debe definir la moneda establecida para

cliente que se considerar para ejecutar el proceso de intereses de morar.
Adems, es preciso establecer el orden en que se imprimirn los
comprobantes, por cdigo o por nombre del cliente.
Seguidamente, se despliega la casilla de Fecha Lmite en la cual el sistema,
por omisin, despliega la fecha actual, sin embargo, el usuario puede decidir
hasta cul fecha evaluar si los documentos estn vencidos para el cobro de los
intereses de mora. Esto es, para los documentos que hayan vencido en fechas
anteriores o en la misma fecha lmite, se cobrarn los intereses moratorios
correspondientes.
existe una casilla (check box) denominada Aprobar
movimientos al generar, la cual si se marca establece que cuando se
Adems,
crea el documento por intereses de mora de cada cliente, el sistema lo aprueba

automticamente. Recuerde que cuando un documento est aprobado
despliega el smbolo
en el margen izquierdo de la lnea correspondiente.
En la parte inferior de la pantalla se despliegan tres botones denominados:
Procesar
328 Procesos
Cuentas por Cobrar
Filtrar
Cancelar0
Al presionar el primer icono se ejecuta el proceso de carga de intereses de

mora. Refirase a "Cmo Cargar los Intereses de Mora?" en la pgina 329,
para el detalle del procesamiento de esta opcin.
El segundo botn despliega las opciones de filtro para el proceso. El proceso
de Intereses de Mora puede hacerse a todos los documentos vencidos de
la base de datos o solamente a aquellos que el usuario estime conveniente. Las
opciones del filtro son:
Rango de Clientes
Moneda de los documentos a considerar en el proceso.
Se puede establecer si los comprobantes se ordenan por cdigo o por

nombre del cliente.
Categora de clientes, esta es otra de las opciones que se configura en
el mdulo de Administracin del Sistema
Nivel de precios: este dato es configurable en el mdulo de
Administracin del Sistema. En esta seccin adems se puede elegir si
se incluyen los documentos con nivel de precios local y / o nivel de
precios dlar.
Rango de Clase: la clase del cliente se define desde la carpeta
General de dicho men.
Condicin de pago, el filtro permite elegir los documentos de los

clientes con condiciones de pago determinadas.
Rango de Zonas de los clientes

Rango de Rutas de los clientes
Rango de Pases de los clientes
Rango de Vendedores definidos a los documentos
Rango de Cobradores definidos a los documentos

El ltimo botn, denominado Cancelar, devuelve al usuario al men
principal del mdulo sin ejecutar el proceso.
Instrucciones Especficas
Cmo Cargar los Intereses de Mora?
Para ejecutar el proceso de carga de Intereses de Mora se debe seguir el
procedimiento descrito a continuacin:
Cuentas por Cobrar
Procesos 329
1. Del men principal del mdulo de Cuentas por Cobrar,

seleccione la opcin Administracin. Se desplegar un submen,
elija la tercera opcin denominada Procesos Contables, se
desplegar otro submen, entonces active la alternativa denominada
Intereses de Mora. Se desplegar la pantalla principal de la
opcin.
2. Defina los parmetros que se establecen en la pantalla principal:
Moneda de los documentos
Ordenacin de los comprobantes
Fecha Lmite para la definicin del vencimiento de los

documentos.
Aprobacin de los documentos de intereses de mora
3. Presione el icono Filtrar si se quiere escoger solamente algunos

documentos vencidos para considerar en el proceso, por medio del
establecimiento de rangos especficos que se despliegan en la pantalla
de Criterios para Seleccin de Clientes.
Una vez definidos los rangos, presione el icono Aceptar para que el
sistema nicamente considere los documentos vencidos de los clientes
que aplican en los rangos establecidos. El sistema retornar
nuevamente a la pantalla principal de la opcin.
4. Presione el icono Procesar para ejecutar el proceso de carga de
intereses de mora.
El primer paso en el procesamiento de los intereses de mora es la
generacin de comprobantes que sern entregados a los clientes. Se
desplegar la pantalla de Parmetros para los Comprobantes.
Definicin para los Parmetros de los Comprobantes

330 Procesos
Cuentas por Cobrar
En esta pantalla el sistema sugiere el consecutivo para la numeracin

de los documentos. Esta numeracin se lleva para todos los
documentos tipo Inters de Mora del sistema y no para un cliente en
especfico. Sin embargo, el usuario puede definir la numeracin que
considere conveniente.
El nmero que se despliega en esta casilla ser el que tenga el primer
comprobante y el primer documento de inters de mora que se
generen. Si el sistema tiene que generar ms de un documento
entonces la numeracin de los documentos posteriores seguir un
consecutivo que inicia con el nmero definido en esta casilla.
Adems se despliega una casilla denominada Condicin de Pago.
En sta el usuario debe definir la condicin de pago que tendrn
TODOS los documentos de intereses de mora que se generen.
5. Presione el icono Procesar para continuar con la carga de intereses
de mora.
A continuacin se desplegar la pantalla de Parmetros de
Impresin, donde el usuario puede definir si enva la impresin a
pantalla para hacer un "preview" (vista preliminar) del documento o
bien, crear un archivo tipo TXT de los comprobantes. Finalmente,
puede decidir si imprime en papel los comprobantes de cobro para que
sean enviados a los clientes.
El Comprobante de Cargo por Intereses que se obtiene es
similar al siguiente:
Cuentas por Cobrar
Procesos 331
Comprobante por cargo de Intereses de Mora
Es preciso que se emitan los comprobantes en cualquiera de sus tres

opciones, para que el proceso contine.
6. Una vez que se emitan los comprobantes, el sistema pregunta si se
generan los documentos de intereses de mora para cada cliente.
7. Presione Generar para ejecutar el proceso.
Pantalla de Confirmacin
8. Si se tiene integracin contable con el mdulo de Contabilidad

General y adems se ha definido que los documentos tipo Inters de
Mora generan asientos, entonces el sistema anotar en el diario o en el
mayor de la contabilidad los asientos debido a las transacciones por
intereses de mora del documento creado a cada cliente.
332 Procesos
Cuentas por Cobrar
Segn la modalidad de Generacin de Asientos que se haya definido

en los Parmetros del Mdulo, el usuario podr ver, modificar y
aplicar al mayor, o cualquier combinacin entre stas, los asientos que
se generen en la contabilidad.
A continuacin, se presenta el asiento contable asociado con la
generacin de un documento tipo Inters de Mora:
Cuenta
Contable
Dbito
Coln
Cuentas por Cobrar
5,000.00
Intereses por Mora
Crdito Coln
5,000.00
DAS PROMEDIO DE ATRASO

Esta opcin calcula los das promedio de atraso de los documentos tipo dbito
asociados con cada cliente y creados a partir la Fecha Inicial.
Un usuario en particular podra tener el privilegio de Ejecutar el proceso de
Das Promedio de Atraso. Para ms detalle consulte Control de
Seguridad en la pgina 419.
Das Promedio de Atraso
MANEJO DE DAS DE REVISIN

Nota: para configurar los das de revisin por cliente, primero se debe
configurar la carpeta Textos de Parmetros del Mdulo y luego se debe
Cuentas por Cobrar
Procesos 333
especificar en la carpeta Textos del Mantenimiento de Clientes los das de

Revisin.
La opcin comprende dos partes:
Un listado de facturas formado por una tabla de consulta donde se

realiza la modificacin de la fecha de revisin para las facturas. Posee
un filtro con rangos de fechas de las facturas, clientes, y nmero de
factura, adems de un rango de fechas de revisin. Permite marcar las
facturas y aplicarles el proceso de clculo de fecha de revisin, aunque
esta columna puede ser editada directamente por el usuario.
Un reporte de documentos el cual es un listado de facturas agrupadas

por cobrador y por cliente, el cual puede desplegar informacin
filtrada por cobradores o por fecha de revisin. El reporte slo
imprime las facturas que poseen fecha de revisin, y puede ser
impreso en pantalla, archivo o en impresora.
El Manejo de Das de Revisin es una funcionalidad que permite:

Calcular la fecha de revisin de la factura con base en la fecha en que se
corre el proceso y a los das indicados para la revisin, adems permite
almacenar y cambiar esta fecha.
Calcular la fecha de revisin para varios documentos a la vez.
Emitir un reporte de Documentos por Cobrar agrupado por fecha de
revisin y por cliente que incluye la agrupacin por Zona, Pas o
Cobrador,
Que muestre los documentos por vencer a una fecha especfica y tambin
los que no estn vencido
Mostar los montos tanto en moneda local, dlar como en la moneda del
cliente
Apoyar la gestin de cobro de los documentos mediante el manejo de una

fecha de cobro para cada documento independiente de la fecha de
vencimiento.
Manejar una fecha de seguimiento para cada uno de los documentos, esta
fecha de seguimiento sirve para llevar un mejor control sobre aquellos
pendientes que existan con relacin a un documento.
334 Procesos
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Revisin de Facturas
El diagrama de integracin del proceso de documentos de revisin es el

siguiente:
Cuentas por Cobrar
Procesos 335
1. Se obtienen las facturas de Documentos del mdulo Cuentas por

Cobrar.
2. Se obtienen los cobradores de las facturas de Cobradores del mdulo
3. Se obtienen el rubro donde se encuentran almacenados los das de
pago del cliente de los Parmetros del Mdulo de Cuentas por Cobrar.
4. Se obtienen los clientes de la factura y sus das de pago de Cliente del
mdulo Cuentas por Cobrar.
5. Se obtiene la fecha actual del sistema.
6. Con base a la fecha actual y a los das de pago del cliente, se calcula la
fecha de revisin de la factura.
INGRESO DE DATOS
El mantenimiento de esta tabla despliega la informacin principal de las
facturas y permite la edicin de la fecha de revisin.
Incluye el nmero de la factura, el cliente, el cobrador, la fecha de la factura,
el monto y la fecha de revisin. Posee un filtro con rango de clientes, facturas,
fechas y fecha de revisin si se desea.
336 Procesos
Cuentas por Cobrar
En esta opcin, la informacin se debe ingresar a travs de una tabla de datos,

en ella se debe completar lo siguiente:
Factura: indica el nmero de la factura.
Fecha: muestra la fecha con la que se registr la factura en el sistema.
Cliente: presenta el cdigo del cliente que gener la factura.
Monto: indica el monto de la factura.
Fecha de revisin: indica la fecha para revisin de la factura, esta casilla es
modificable. Debe ser un da hbil de revisin, es decir, el da de la fecha
indicada debe coincidir con alguno de los das de revisin indicados en la
carpeta Textos del mantenimiento de Clientes. Este dato puede ser calculado
automticamente por el sistema (ver "Cmo Generar la Fecha de Revisin?"
en la pgina 338 ) o puede ser incluido en forma manual por el usuario.
Las funciones especiales de esta opcin se describen a continuacin. Si desea
mayor detalle de estas refirase a siguiente seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Esta opcin
imprime el
reporte
Esta opcin permite generar el reporte que lista las

facturas que poseen fecha de revisin, agrupadas por
cliente.
Esta opcin
imprime el
reporte de Cobro
Esta opcin permite generar el reporte de los documentos

que estn pendientes y cuya fecha de vencimiento sea
menor o igual a la fecha lmite.
Esta opcin
permite
seleccionar las
facturas
Permite marcar las facturas a las cuales se les va a correr

el proceso de generacin de fechas de revisin.
Permite
desmarcar las
facturas
seleccionadas
Permite desmarcar facturas que estaban seleccionadas para

correrle el proceso de generacin de fechas de revisin
Permite ejecutar
el proceso
Cuentas por Cobrar
Descripcin
Esta opcin ejecuta el proceso que genera de manera
automtica las fechas de revisin de las facturas

indicadas por el usuario
Procesos 337
Cmo Generar la Fecha de Revisin?
Para generar la fecha de revisin automticamente procesa de la siguiente
manera:
1. Seleccione las facturas a las cuales desea calcular la fecha de revisin
por medio del icono
. Si desea desmarcar alguno de los registros
que ya estaban seleccionados lo debe hacer con el icono .
2. Una vez seleccionada(s) la(s) factura(s), se invoca el proceso de
clculo de fechas de revisin por medio del icono . El proceso toma
como fuente, la fecha actual del sistema y los das de revisin
indicados en la carpeta Textos del mantenimiento de Clientes y
calcula la fecha de revisin para la(s) factura(s).
3. Una vez generadas las fechas debe grabar los datos.
Reporte de Facturas
Este reporte lista las facturas que poseen fecha de revisin, agrupadas por
cobrador y suba grupadas por cliente.
El reporte incluye los datos generales de la empresa, la fecha y hora actual,
nmero de pgina; identificador y nombre del cobrador; identificador y
nombre del cliente; nmero, fecha, monto y fecha de revisin de cada factura.
Posee un filtro con rango de cobradores, y rango de fecha de revisin.
Este reporte, toma las facturas que posean fecha de revisin y los datos de
filtro ingresados por el usuario y con base en estos presenta un reporte que
puede ser impreso en pantalla, en impresora o en archivo.
338 Procesos
Cuentas por Cobrar
Reporte de Das de Revisin
El filtro de este reporte permite obtener reportes parciales de las facturas. Los
parmetros para seleccionar los registros son:
Cliente: en esta parte se debe indicar el rango de clientes que se desea se
incluyan en el reporte.
Fecha de revisin: permite elegir el rango de fechas de revisin entre las
cuales se encontrarn los documentos desplegados en el reporte
Cuentas por Cobrar
Procesos 339
Pantalla de Filtro para el Reporte
Cmo Generar el Reporte de Cobro?

Esta opcin despliega una lista de los documentos que a la fecha lmite o fecha
en la que se crea el reporte tengan cobros pendientes, es necesario cerciorarse
que en los Parmetros del mdulo de Cuentas por Cobrar est definido el
uso de Rubros Adicionales, que los mismos hayan sido definidos, adems
de que se haya definido el Rubro para los Das de Revisin y que en la
Carpeta Otros donde se define los datos del Cliente est especificado los Das
de Cobro.
Para generar el Reporte de Cobro es necesario que antes se haya corrido el
proceso de que genera de manera automtica las fechas de revisin de las
facturas, dicho proceso lo puede consultar en la seccin Cmo Generar la
Fecha de Revisin? En la pgina 338. Una vez que se hayan cumplido las
condiciones anteriores se procede de la siguiente manera:
1. Desde la opcin Manejo de Das de Revisin, accese al reporte por
medio del icono
. A lo que el sistema desplegar la pantalla de
Reporte de Cobro.
340 Procesos
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Reporte de Cobro
2. Una vez en dicha pantalla, se define la fecha de corte para el

proceso, con la que el sistema delimitar la inclusin de
documentos.
3. Definida la fecha de corte, imprima el reporte con el botn de
Imprimir.
Formato del Reporte
Cuentas por Cobrar
Procesos 341
Reporte de Cobro
RECLCULO DE SALDOS
Esta opcin actualiza el saldo de los documentos pendientes de cobro
o cancelados y el saldo general de cada cliente.
El sistema obtiene la informacin a partir de la tabla de Aplicaciones de
Documentos. Tambin existe la posibilidad, si el usuario lo desea, de definir
un rango de Clientes para los cuales se les realizar el reclculo de saldos.
342 Procesos
Cuentas por Cobrar
El sistema da la opcin de crear solamente el archivo sin modificar los

registros la base de datos. Esto se puede hacer con la opcin Debug: Solo
generar archivo sin actualizar saldos. Si se tiene esta opcin
desactivada, se modifica la base de datos y crea el archivo CCDISCR.TXT,
en el directorio de trabajo para la aplicacin, donde se registran las
discrepancias.
Reclculo de saldos. Para ms informacin sobre la asignacin de
privilegios consulte Control de Seguridad en la pgina 419.
Reclculo de Saldos
PURGA DE DATOS
Purga de Datos. Para ms informacin sobre la asignacin de privilegios
consulte Control de Seguridad en la pgina 419.
Con esta opcin se eliminan los documentos aprobados y saldados con
fecha anterior a la especificada. Este proceso es til para limpiar el disco de
Cuentas por Cobrar
Procesos 343
informacin obsoleta; tambin le permite, una vez acabado el proceso,

eliminar clientes inactivos manualmente (desde la opcin de Clientes!).
Purga de Datos Histricos
Este proceso es lento e irreversible. Los datos purgados sern

totalmente eliminados.
GENERACIN DE TRANSACCIONES
CONTABLES
Debido a la posibilidad de crear documentos sin su respectiva transaccin
contable ya se a travs del mantenimiento de documentos o por medio del
cargador dinmico, se cuenta con un proceso de generacin en lote de las
transacciones contables pendientes, las transacciones que se va a generar
depender del filtro que se le defina en la pantalla del proceso.
La pantalla de esta opcin es la siguiente:
344 Procesos
Cuentas por Cobrar
Proceso de Generacin de Transacciones Contables
Los datos mediantes los cuales se puede filtrar el proceso, se describen a

continuacin.
Cliente: esta seccin cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las cuales se
podr delimitar el proceso definiendo un rango de clientes que estn asociados
a los documentos.
Documentos: esta seccin cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las
cuales se podr delimitar el proceso definiendo un rango de documentos que
no tengan transaccin contable.
Dbitos: esta opcin muestra una lista de los documentos que se incluirn en
el proceso, se puede elegir Boleta de Venta, Factura, Inters Corriente, Inters
de Mora, Letra de Cambio, Nota de Dbito, Otro Dbito, Retencin Db y
Recibo Hon. Pro.
Crditos: esta opcin muestra una lista de los documentos que se incluirn en
el proceso, se puede elegir Depsito, Nota de Crdito, Otro Crdito, Recibo,
Retencin y TEF.
Una vez definido el filtro para el proceso, se presiona el botn de Procesar
para llevar a cabo la generacin de los asientos pendientes.
Cuentas por Cobrar
Procesos 345
APNDICE A
Mensajes de Exactus
NOTA INTRODUCTORIA
En este apndice se muestran los mensajes de advertencia y error que
despliega el mdulo de Cuentas por Cobrar, as como una sugerencia de
cmo actuar ante ellos.
NIT's Duplicados
Este error se presenta cuando se est agregando un cliente, especficamente
cuando se est en la carpeta General sobre el campo de "Contribuyente".
Si en los Parmetros del Mdulo de Cuentas por Cobrar no se ha marcado
Permitir NIT's duplicados, entonces cuando el usuario ingresa un NIT
existente o selecciona un registro de la tabla de NIT's, el sistema no permite
asociar el NIT con la Descripcin o Razn Social y el Alias para el cliente.
Ventana de Advertencia por NIT Duplicado
Para solucionar este problema, ingrese a los Parmetros del Mdulo de

Cuentas por Cobrar y marque Permitir NIT's duplicados, entonces
cuando el usuario ingresa un NIT existente o selecciona un registro de la tabla
de NIT's, el sistema permite asociar el NIT con la Descripcin o Razn Social
y el Alias para el cliente.
Cuentas por Cobrar
Mensajes de Exactus 347
Ausencia de direccin de correo electrnico

Este error se presenta cuando se selecciona un grupo de clientes para enviar un
correo y alguno de ellos no tiene especificada la direccin de correo
electrnico, entonces el sistema despliega un mensaje de advertencia.
Mensaje de Advertencia
Para solucionar este problema, dirjase a la pantalla de creacin de Clientes, a

la carpeta Direcciones y defina el detalle de sta.
No se puede enviar un correo electrnico

Este error se presenta cuando el sistema no puede enviar el correo, de manera
que notifica que no fue posible acceder el cliente especificado.
Mensaje de Advertencia
Para solucionar este problema, verifique que el programa Microsoft Outlook se

encuentre abierto y que los parmetros del SPS.INI se hayan definido
correctamente.
Nmero de Consecutivo en documento

Cuando se est creando un documento por ejemplo Nota de Dbito, Nota de
Crdito o Factura- un usuario en particular puede cambiar el nmero de
348 Mensajes de Exactus
Cuentas por Cobrar
consecutivo. Si deja el campo de consecutivo en blanco, el sistema le enva un

mensaje de error.
No est definido el nmero de documento
Para corregir este problema, el usuario debe ingresar un nmero de

consecutivo cualquiera y NO dejar el campo en blanco.
Por otro lado, cuando se define un nmero de consecutivo ya existente en la
base de datos, el sistema enva un mensaje de error.
Nmero repetido de documento en la base de datos
Para solucionar este problema, elija un nmero de documento diferente al

ingresado anteriormente.
Cuentas por Cobrar
Mensajes de Exactus 349
APNDICE B
Parmetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan los parmetros que existen en el EXACTUS.INI
del mdulo de Contabilidad General especficamente.
Cualquier informacin adicional de otros parmetros para la versin, consulte
el Manual de Configuracin.
IMPRIMIRMONTOCONMONEDA
Este parmetro est incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el mdulo
de Cuentas por Cobrar, en el texto asociado con el monto de los
documentos (facturas, depsitos, T.E.F. y otros) se especificar la moneda. Si
el parmetro est en SI, el texto asociado con el monto de los documentos
incluir la moneda, por ejemplo: Dos mil quinientos colones con 00/100.
CC_MONTOBASEDESCPRONTOPAGO
Permite indicar la lista de tems del detalle del documento que se deben tomar
en cuenta para calcular el monto del descuento por pronto pago, a esta variable
se le pueden asignar cualquiera de los siguientes valores o una combinacin de
ellos, teniendo el cuidado de digitarlos como se muestra:
CC_MontoBaseDescProntoPago=SUBTOTALDESCONTADO,RUBRO1
CC_MontoBaseDescProntoPago=IMPUESTO1
Los valores que se pueden asignar son los siguientes y cualquier combinacin
de ellos separados por coma:
SUBTOTALDESCONTADO
IMPUESTO1
IMPUESTO2
RUBRO1
Cuentas por Cobrar
Parmetros en Archivos *.ini 351
RUBRO2
TODOS
CC_FECHADEAPLICACION
Indica el valor inicial de la fecha de aplicacin que se sugiere en la pantalla de
aplicacin de documentos, esto se hace segn lo especificado en este
parmetro. Los valores que se le pueden asignar son: Fecha_Documento o
Fecha_Sistema, de manera que si en el Exactus.ini se tiene la siguiente lnea:
Si CC_FechaDeAplicacion=Fecha_Documento
Entonces la fecha con la que se sugerir para la aplicacin ser la fecha del
documento, esto si dicha fecha est dentro de un perodo contable vlido
Si CC_FechaDeAplicacion=Fecha_ Sistema
Entonces la fecha con la que se sugerir para la aplicacin ser la fecha del
sistema.
CC_VALIDAR_MONTO_TRANSACCION_CG
Indica si la transaccin contable de un documento se puede generar por un
monto mayor al especificado para el documento.
CC_DESPLEGARCLIENTESENCERO
Para el reporte de Saldos por Cuenta, mediante este parmetro se puede
imprimir dicho reporte para los clientes que no tienen movimientos en el
periodo seleccionado y cuyo saldo sea cero. Si la variable est definida con un
= SI, entonces el sistema tomara en cuenta todos los clientes con saldo 0 y los
desplegara en el reporte de Saldos por Cuenta, lo que podra eventualmente
aumentar el tiempo de despliegue del reporte. El valor por defecto de la
variable es = NO
CC_DESCPRONTOPAGOFINAL
Este parmetro permite que al realizar descuentos por pronto pago, el sistema
no calcule el descuento cada vez que se realice un pago parcial, si no que el
sistema consultar si estoy cancelando el total del documento, en caso de ser
352 Parmetros en Archivos *.ini
Cuentas por Cobrar
as se aplicar inmediatamente el descuento, si solo es una parte no realiza

ningn clculo, ahora si la variable no se registra en el archivo la aplicacin se
comportara como lo hace normalmente.
[EMAIL]
Este parmetro localizado en el archivo SPS.INI permite que se despliegue o
no la funcin para generar correos electrnicos desde la opcin denominada
Mantenimiento de Clientes o dentro de la tabla principal de Clientes en
Cuentas por Cobrar.
Se debe localizar bajo la seccin [EMAIL] y tiene los siguientes parmetros:
[EMAIL]
Usuario=ljimenez
Contrasea=XXXX
Email Activo=SI
Dentro del parmetro Usuario se debe ingresar el cdigo de conexin del
usuario que utiliza la aplicacin del correo electrnico tal y como se ingresa en
el sistema de red de la empresa.
En el parmetro Contrasea se e ingresa la clave del usuario para la conexin
a establecer. En este caso , al igual que en el parmetro Usuario, la clave debe
ser la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.
El parmetro Email Activo puede tener dos valores: SI y NO.
Si se encuentra en SI indica que la funcin de correo electrnico se
encuentra activa y puede ser utilizada por el usuario.
Si se encuentra en NO quiere decir que la opcin para correo
electrnico se encuentra inactiva y no es posible enviar correos desde
el mdulo de Cuentas por Cobrar.
CC_TIPOFECHA_REP_ESTADOSCUENT
A
Este parmetro localizado en el archivo EXACTUS.INI permitir al usuario
decidir si desea que en los parmetros del reporte de Estados de Cuenta se
despliegue la opcin de "Fecha Rige", que corresponde a la fecha default, o la
"Fecha Vence".
Los posibles valores son dos, los cuales se mencionan a continuacin:
FR: que indica que la opcin que se va a usar es Fecha Rige, o
Cuentas por Cobrar
Parmetros en Archivos *.ini 353
FV: que indica que la opcin que se va a usar es Fecha Vence.
CC_OMITIRVALIDARDOCASOC
Aplica para las versiones 4.40 y 5.00. Este parmetro localizado en el archivo
EXACTUS.INI se utiliza para determinar si el usuario desea o no que se
omita la validacin de la actualizacin del detalle del documento actual con
base al detalle del documento asociado al no encontrar algunos campos
definidos como por ejemplo en el caso de una factura de tipo exportacin que
no tiene definido el Subtotal, impuesto y descuento en sus respectivos campos,
si no en campo Rubro1.
Los valores posibles son:
SI: el sistema omitir la validacin, pasando por alto el hecho de que el
impuesto, subtotal y descuento no se encuentran definidos.
NO: la funcionalidad se comportar como lo hace actualmente, es decir, enva
el mensaje de: "No se puede asociar este documento porque el impuesto,
subtotal y descuento se encuentran en cero o el documento no existe".
354 Parmetros en Archivos *.ini

Cuentas por Cobrar
APNDICE C
Conversin de Estados Financieros
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la informacin de
los documentos pendientes de cobro, y a la vez, de registrar los pagos de los
clientes y la forma como estas deudas son canceladas.
Registra los movimientos en la cuenta de clientes de cuentas por cobrar. Por lo
tanto, se considera como un auxiliar del mdulo de Contabilidad General.
Cuentas por Cobrar cuenta con dos caractersticas particulares y diferentes
entre s, que son importantes de mencionar:
Traduccin de movimientos a moneda de reporte
Manejo de transacciones en mltiples monedas

La primera y la que interesa para fines de este documento, se refiere a la
capacidad que tiene Exactus de traducir todos los movimientos que registra a
una moneda dlar definida para la compaa, con el fin de obtener la posicin
financiera en dos monedas: la primera, en la que se realizan todas las
transacciones de la compaa y la segunda, una moneda extranjera en la que se
reporta los resultados de la misma.
La segunda caracterstica se relaciona con el hecho, de que Cuentas por Cobrar
permite registrar en las cuentas de los clientes, documentos en varias monedas,
las cuales pueden ser la moneda funcional de la compaa, la moneda de
reporte de la compaa, la moneda propia del cliente o cualquier otra que se
haya definido previamente en la tabla correspondiente desde el mdulo de
Administracin del Sistema. De esta forma, el sistema realizar las
conversiones necesarias para manejar el saldo del cliente en la moneda que
ste tiene definida.
Si bien, estas son caractersticas independientes, existe una relacin entre
ambas, dado que el sistema las maneja conjuntamente, si ambas se presentan
en forma simultnea. Esto debido a que, la caracterstica de multimoneda
siempre estar presente en Cuentas por Cobrar, sin embargo, el uso de la doble
moneda en los estados financieros es una propiedad que el usuario decide si se
instala o no al crear la compaa.
Cuentas por Cobrar
Conversin de Estados Financieros 355
De manera que, el registro de los documentos y su traduccin en la

contabilidad de la empresa, se llevar a cabo utilizando estas dos propiedades.
El sistema aceptar documentos en cualquier moneda, pero siempre reportar
dichas transacciones a la contabilidad en la moneda local y dlar definidas
para la compaa.
PARMETROS INICIALES
Para obtener la funcionalidad de conversin de las transacciones de Cuentas
por Cobrar en la contabilidad, se deben definir primeramente ciertas
caractersticas bsicas en el sistema:
1. Doble Moneda
2. Tipos de Cambio
3. Monedas
4. Moneda Local y Dlar
5. Moneda del Cliente y Caracterstica Multimoneda
6. Integracin Contable
7. Cuentas Contables
8. Cuentas para Diferencias Cambiarias
Los primeros parmetros los encontrar explicados detalladamente en el
captulo destinado al mdulo de Administracin del Sistema de este mismo
manual.
MONEDA DEL CLIENTE Y CARACTERSTICA

MULTIMONEDA
La importancia que tiene la moneda del cliente y el uso de mltiples monedas,
se debe a las conversiones que debern hacerse posteriormente a los
documentos de cada cliente para obtener los montos correspondientes en
moneda local y dlar.
Por ejemplo, la moneda del cliente puede presentar tres posibles situaciones:
ser igual a la moneda local de la compaa
ser igual a la moneda dlar de la compaa
ser una tercera moneda
356 Conversin de Estados Financieros

Cuentas por Cobrar
Estas posibilidades tendrn gran importancia si el cliente NO utiliza

multimoneda, dado que definirn las conversiones que deben realizarse.
Definicin de la Moneda del Cliente en la carpeta Otros
Por el contrario, si el cliente acepta mltiples monedas, entonces la moneda de

ste no tendr tanta importancia, dado que la conversin se llevar a cabo
dependiendo de la moneda que se defina a cada documento que se registre.
Definicin de Multimoneda en la carpeta General
Las dos caractersticas se definen desde la opcin Clientes! de Cuentas por

Cobrar.
INTEGRACIN CONTABLE
Es preciso que el mdulo de Cuentas por Cobrar est integrado con
Contabilidad General para obtener los resultados esperados de traduccin de
los movimientos de la compaa a una moneda de reporte.
Si esta integracin no est presente, el mdulo ser capaz de actualizar los
saldos de los documentos a una fecha especfica.
Sin embargo esto se debe a que el valor referencial de la moneda del
documento vara con el tiempo (el tipo de cambio con respecto a la moneda
Cuentas por Cobrar
local), y no a la traduccin de los montos a la moneda dlar en que se reportan

los resultados de la compaa.
Esta actualizacin de saldos por diferencias en los tipos de cambio se debe
nicamente al uso de mltiples monedas para las transacciones de este
mdulo.
La integracin contable se define desde los Parmetros del Mdulo. En esta
opcin adems se establecen caractersticas particulares que determinarn la
forma y el tipo de asientos generados, las cuentas contables utilizadas, las
transacciones que generarn asientos, etc.
Caractersticas Especficas para la Integracin Contable

Cuentas por Cobrar
CUENTAS CONTABLES
La definicin de cuentas contables es importante para Cuentas por Cobrar
debido a que cada cliente debe ser asociado a un grupo de cuentas, para
reflejar los movimientos del mismo sobre la contabilidad.
Las cuentas contables que son utilizadas en Cuentas por Cobrar tienen que ser
definidas con la caracterstica que No Convierte que establece que no sean
consideradas en el proceso de diferencias cambiarias, cuando ste se efecta
desde Contabilidad General.
Las cuentas de este mdulo no utilizan la conversin de Contabilidad General
porque en el auxiliar se liga un tipo de cambio a cada documento del cliente
que es el que el sistema utilizar para ejecutar el proceso de diferencias
cambiarias que el mismo mdulo posee.
Posteriormente, las cuentas contables debern ser asociadas con las
caractersticas especficas de los movimientos que lleva a cabo este mdulo.
Esto se realiza ya sea desde la tabla de pases o bien en la tabla de categoras
de cliente de Administracin del Sistema, segn se haya definido en los
Pantalla de Cuentas por Pas en Administracin del Sistema

Cuentas por Cobrar
CUENTAS PARA DIFERENCIAS CAMBIARIAS

Otro aspecto importante a definir previamente, se refiere a las cuentas que se
utilizarn para las diferencias cambiarias. Si bien es cierto, que el usuario
puede crear unas cuentas especficas en el cuadro de cuentas, deber
adicionalmente asociarlas para tal efecto.
Esto se lleva a cabo desde los Parmetros del Mdulo de Contabilidad
General y es vlido para todos los mdulos de Exactus que realizan este
proceso.
FILOSOFA DE TRABAJO DEL

MDULO
El mdulo de Cuentas por Cobrar puede funcionar utilizando dos formas de
trabajo, tanto la remedicin como la traduccin de los saldos de las
transacciones. Para explicar el funcionamiento en este mdulo, primero es
importante entender el concepto de cada una de ellas:
Remedicin: esta filosofa establece que los saldos de los documentos
se calcularn con base en el tipo de cambio del da en que fueron
registrados.
De manera que el saldo de un documento, para la moneda del
mismo, la local y la dlar, se calcula con base en las conversiones al
tipo de cambio en que se registra el documento.
Traduccin: en este caso, los saldos de los documentos son traducidos
al tipo de cambio actual, segn la moneda definida para cada
documento.
Para realizar esta actualizacin Exactus cuenta con un proceso
especial denominado Diferencias Cambiarias, el cual revisar los
saldos de los documentos y traducir, segn la moneda y el tipo de
cambio vigente a la fecha de ejecutar el proceso, los montos que
fueron introducidos por el usuario, y as convertirlos segn los
valores actuales a la moneda local y dlar de la compaa.
Si los saldos en moneda local y dlar obtenidos en el proceso no
coinciden con los valores registrados para el documento, se generar
un asiento que actualice dicho monto. Este proceso se explicar
detalladamente ms adelante.
Cuentas por Cobrar
Una vez diferenciadas las dos modalidades ser posible determinar cul
filosofa es la que utiliza el mdulo de Cuentas por Cobrar. En realidad el
mdulo puede funcionar en ambos modos. La diferencia la determina el
proceso de diferencias cambiarias y la variacin de los tipos de cambio de las
monedas.
Por ejemplo, la filosofa de remedicin se aplica cuando las transacciones se
registran al tipo de cambio del da en que se registraron.
Por otro lado, soporta la filosofa de traduccin por cuanto el proceso de
diferencias cambiarias ajusta los saldos de los documentos por medio de un
proceso de traduccin que se apoya en los tipos de cambio actuales.
TRANSACCIONES QUE SOPORTAN

FASB-52
El mdulo de Cuentas por Cobrar presenta varias transacciones que utilizan la
conversin de monedas para soportar la norma de traduccin FASB-52. Estos
tipos de transacciones se dividen en cuatro grupos generales:
Registro de Documentos
Aplicacin de Documentos
Proceso de Diferencias Cambiarias
Reportes
REGISTRO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

Debido a la caracterstica de multimoneda que presenta Cuentas por Cobrar, el
ingreso de documentos a la base de datos puede hacerse en cualquiera de las
monedas definidas en la tabla correspondiente.
Para efectos de este manual, todos los documentos que se consideren estarn
en una tercera moneda, diferente a la moneda local y dlar de la compaa.
La razn de escoger esta moneda, se debe a que en todos los casos el sistema
realiza el mismo procedimiento, sin embargo si la moneda del documento es la
misma que la local entonces el tipo de cambio tendr un valor de 1.0000, y no
variar con el tiempo. Por esta razn las posibles diferencias que se presenten
en el asiento se daran nicamente con respecto a la moneda dlar del mismo.
Si la moneda del documento es la moneda dlar el tipo de cambio solamente
variar con respecto a la moneda local, por lo tanto en el asiento que podra
generarse nicamente se podran presentar diferencias de cambio con respecto
a la moneda local.
Cuentas por Cobrar
Sin embargo, si la moneda del documento es una tercera moneda el tipo de

cambio de sta con respecto a la local variar con el tiempo, y esta ltima con
respecto a la dlar. Esta situacin provocar que se puedan presentar
diferencias de cambio tanto en moneda local como dlar, lo cual es ms
ilustrativo para el objetivo de este manual.
De manera que, se deben asumir las siguientes condiciones iniciales, para los
ejemplos que se desarrollarn en adelante:
Moneda
Nombre
Tipo
Cambio
Cdigo
Local
Coln
M-01
1.0000
Dlar
Dlar Americano
M-02
250.3700
Tercera
Franco Suizo
M-03
173.7500
Caso 1: Ingreso Manual de un Documento (crdito o

dbito)
Primero es importante mencionar los aspectos necesarios para la traduccin de
los estados financieros, cuando se ingresa cada documento de cuentas por
cobrar:
1. que el mdulo est integrado con Contabilidad General
2. que el documento que vaya a ser creado est definido como generador
de asientos en la contabilidad.
Cuando se ingresa cada documento, y una vez que el sistema graba dicho
registro, se procede a realizar el asiento contable que refleje el movimiento
que se acaba de llevar a cabo.
Todos los asientos que se generen por estos documentos de cuentas por cobrar
utilizarn las cuentas contables que para tal fin se han definido desde el
mdulo de Administracin del Sistema, ya sea en la tabla de Pases o bien, en
la tabla de Categoras de Cliente.
Como se mencion en la seccin Parmetros Iniciales, las cuentas contables
que participarn en los asientos se definen como "No Convierten", y adems
utilizarn el tipo de cambio definido para la moneda del documento, as como
el tipo de cambio entre la moneda local y dlar vigente en Administracin del
Sistema.

Cuentas por Cobrar
Es por esta razn que el asiento por cuentas por cobrar no presentar ninguna
lnea de diferencias cambiarias, dado que todas la cuentas que participan
utilizarn el mismo tipo de cambio, definido por la moneda del documento.
Basndose en la tabla presentada anteriormente, suponga que se ingresa una
factura FAC-100 por un monto 23.65 francos suizos, la cual est definida
como una tercera moneda. El sistema tendr que hacer las siguientes
conversiones para registrar el asiento en la contabilidad:
Ingreso del Documento
Documento
FAC-100
Monto
T. M.
23.65
Tipo Monto Tipo Monto

Cambio Local Cambio Dlar
173.7501
4,109.19
250.4077
16.41
Movimiento Contable
Cuenta
Contable
CxC Cliente
Cta Cierre DB
Referencia
FAC-100
FAC-100
Dbito
Local
4,109.19
Crdito
Local
4,109.19
Tipo
Dbito Crdito
Cambio Dlar
Dlar
250.4077
16.41
250.4077
16.41
Ntese que las dos cuentas contables utilizarn el mismo tipo de cambio para
moneda dlar, el cual corresponde al definido desde Administracin del
Sistema y vigente en el momento de registrar el documento.
Sin embargo, existen dos casos especiales que se presentan cuando se generen
documentos de crdito tipo Depsito o T.E.F., en estas situaciones el sistema
no utilizar, para la generacin del asiento contable, los tipos de cambio de la
moneda del documento. En su lugar, se har uso exclusivo de los tipos de
cambio registrados para las cuentas bancarias en el mdulo de Control
Bancario, de las cuales se emiten los documentos.
Esto es, las dos cuentas que participarn en el asiento, cuenta por cobrar del
cliente y la cuenta bancaria utilizarn el tipo de cambio definido en Control
Bancario. Por esta razn cuando se ingresan documentos de Depsito o T.E.F.
y por lo tanto no generarn diferencias cambiarias.
Ingreso del Documento

DEPOSITO /T.E.F.
Documento
DEP-50
Cuentas por Cobrar
Monto Tipo Monto Tipo Monto

T. M. Cambio Local Cambio Dlar
23.65
173.7501
4,109.19
250.4077
16.41
Tipos de Cambio Vigentes en Control Bancario
Cuenta Moneda
Tipo
Tipo
Bancaria
Cta.
Cambio Cambio
Banco
Local
Dlar
100-56-525
M-03
172.6500
249.3200
Movimiento Contable
DEPOSITO / T.E.F.
Como puede observarse las dos cuentas contables utilizarn el tipo de cambio
definido para la cuenta de banco, por lo tanto nunca se registrarn diferencias
de cambio en estos asientos, cuando se ingresen los documentos tipo depsito
ni T.E.F.
El tipo de cambio que utiliza la cuenta de banco es el vigente en el mdulo de
Control Bancario, el cual corresponde al tipo de cambio tanto para la moneda
local como para la moneda dlar, la ltima vez que se ejecut el proceso de
Diferencias Cambiarias en dicho mdulo.
APLICACIN DE DOCUMENTOS
Para explicar la forma en la que Exactus realiza la aplicacin de documentos
por cobrar, se debe partir del hecho de que el documento ha sido ingresado en
la base de datos y que el usuario observ el comportamiento que se explic en
la seccin "Registro de Documentos por Cobrar" en la pgina 361.
A partir de esto, se pueden observar varios casos segn la moneda y fechas en
que los documentos se han ingresado y son aplicados. A continuacin se
explican dos posibles situaciones que el usuario puede observar en Cuentas
por Cobrar:

Cuentas por Cobrar
Caso 1: Cancelar dbitos con crditos que estn en la

misma moneda, pero se han introducido con distintos
tipos de cambio.
Cuando se ingresa un documento de crdito (depsito, nota de crdito, otro
crdito, recibo o T.E.F.), el sistema automticamente desplegar la pantalla de
aplicacin de documentos en la cual se presentarn todos los documentos de
dbito cuyo saldo sea mayor que cero.
Esta opcin tambin puede ser accesada en cualquier momento por medio del
icono
, mientras se tenga seleccionado cualquier documento de crdito con
saldo mayor que cero.
Para este ejemplo se va a asumir que tanto el documento de crdito (depsito)
como el dbito a cobrar (factura) estn en la misma moneda, la cual
corresponde a una tercera moneda (franco suizo) pero que fueron ingresados al
sistema con tipos de cambio diferentes, posiblemente en fechas distintas.
Considere las siguientes condiciones iniciales:
Ingreso de Documentos
DEBITO
Documen Monto
Tipo Monto Tipo Monto
to
FAC-100
23.65
173.7501
4,109.19
250.4077
16.41
CREDITO
Documen Monto Tipo Monto Tipo Monto

to
FAC-100
23.65
174.0101
4,115.34
253.2517
16.25
Ntese que los dos documentos se ingresaron con tipos de cambio diferentes
tanto para la tercera moneda como para la moneda dlar. Sin embargo este
ejemplo aplica aunque solamente difiera uno de los dos tipos de cambio.
Cuando se realiza la aplicacin de documentos en misma moneda el usuario
observar los montos a aplicar y restantes siempre en la moneda de los
documentos. No obstante, el sistema internamente manejar cuatro montos:
el monto a que se paga el dbito en la moneda del mismo (llamado a
partir de ahora como "monto base")
un equivalente del monto base en la moneda del crdito
Cuentas por Cobrar
un equivalente en moneda local

un equivalente en moneda dlar
De manera que, luego de aplicar el cheque al saldo de la factura se obtienen

los siguientes resultados:
Saldos Documentos
Documento Monto Saldo

T. M. T. M.
Saldo
Local
Saldo
Dlar
FAC-100
23.65
0.00
-6.15
0.16
DEP-50
23.65
0.00
0.00
0.00
Ntese que la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo todava
registra un saldo en moneda local y otro en dlar.
Este saldo que se presenta es un reflejo del excedente que se presenta en la
cuenta por cobrar de es cliente. Observe en el siguiente cuadro, la diferencia
que se presenta a nivel de la cuenta en la contabilidad general:
Saldos Contabilidad antes de Ajuste por Diferencias Cambiarias
Cuando se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias en Cuentas por Cobra,

se obtiene a partir de los saldos local y dlar para la factura, que se debe hacer
un ajuste contable por diferencia de cambio, para balancear la cuenta por
cobrar del cliente, de forma que se registrara el siguiente movimiento:
Ajuste por Diferencia de Cambio
Cuando se realiza el proceso de diferencias cambiarias, el sistema tomar

como referencia el tipo de cambio vigente en Administracin del Sistema, para
cualquier moneda.
De modo que para el ajuste anterior se asumi que los tipos de cambio
vigentes al ejecutar el proceso son:
Cuentas por Cobrar
Tipos de Cambio Vigentes para el Proceso de Diferencias

Cambiarias
Moneda Nombre
Cdigo
Tipo
Cambio
Local
Coln
M-01
1.0000
Dlar
Dlar Americano
M-02
253.2500
Tercera
Franco Suizo
M-03
174.0100
Una vez realizado el proceso de diferencias cambiarias, el sistema reflejar los

saldos debido a los documentos, en la cuenta del proveedor correctamente.
Saldos Contabilidad despus de Ajuste por Diferencias Cambiarias
El detalle de las transacciones que realiza el proceso de diferencias cambiarias

se explicar ms detenidamente en la seccin correspondiente dentro de este
mismo captulo.
Caso 2: Se cancelan dbitos con crditos que estn en

monedas diferentes, por lo que pueden tener diferentes
tipos de cambio.
El ingreso de documentos de este ejemplo es similar al explicado en la seccin
destinada para tal fin. La particularidad de este caso est en que la aplicacin
se hace con documentos definidos en distintas monedas.
Supngase que se tiene la factura FAC-100 definida en francos suizos (M-03)
y que se va a aplicarle un depsito DEP-95 definido en dlares americanos
(M-02). Considere las siguientes condiciones iniciales:
DEBITO
Documento
FAC-100
Monto Tipo
Monto Tipo
Monto
23.65
173.7501
4,109.19
250.4077
16.41
CREDITO
Documento Monto
Cuentas por Cobrar
Tipo
Monto
Tipo
Monto
Cambio Local Cambio Dlar

FAC-100
20.00
253.2500
5,065.00
253.2500
20.00
Ntese que los dos documentos se ingresaron con monedas diferentes y

adems, con tipos de cambio diferentes. Sin embargo, los documentos podran
tener el mismo tipo de cambio de local a dlar si se ingresan en la misma
fecha.
Cuando se realiza la aplicacin de documentos el sistema desplegar una
pantalla en la cual se puede observar todo el detalle de conversiones para
realizar el pago.
Pantalla de Aplicacin Manual de Crditos
En esta pantalla nicamente se observan los montos en la moneda de cada

documento respectivamente. Sin embargo, el sistema calcula para la aplicacin
un total de cuatro montos:
Cuentas por Cobrar
el monto que se paga del crdito en la moneda del mismo (llamado a

partir de ahora como "monto base")
un equivalente del monto base en la moneda del dbito
un equivalente en moneda local

un equivalente en moneda dlar
El tipo de cambio que se define en la pantalla de aplicacin manual

corresponde al factor de conversin requerido para traducir los montos en
moneda del dbito a la moneda del crdito. Por omisin, el sistema despliega
este valor basndose en los tipos de cambio vigentes en Administracin del
Sistema.
Para nuestro ejemplo especfico, los tipos de cambio utilizados corresponden a
los vigentes en Administracin del Sistema al realizar la aplicacin:
Tipos de Cambio Vigentes al Aplicar Documentos
Moneda Nombre
Cdigo
Tipo
Cambio
Local
Coln
M-01
1.0000
Dlar
Dlar Americano
M-02
253.2500
Tercera
Franco Suizo
M-03
173.7500
Con base en estos valores se establece que el factor de conversin que se

utiliza es de:
Clculo del Factor de Conversin para la Aplicacin de Dbitos
Como se mencion anteriormente, al realizar una aplicacin el sistema calcula

cuatro montos, de modo que asumiendo que en nuestro ejemplo se desea
cancelar la factura totalmente, entonces los montos sern los siguientes:
Montos calculados en el proceso de Aplicacin
Monto Dbito =
Cuentas por Cobrar
16.23
Monto Crdito =
23.65
Monto Local =
4,110.25
Monto Dlar =
16.23
Usualmente, cuando se realizan aplicaciones manuales, el sistema sugiere el

monto del crdito de manera que cancele completamente al dbito pendiente,
sin embargo el usuario puede digitarlo manualmente.
Posteriormente el sistema calcula el equivalente en moneda del dbito, con
base en el factor de conversin definido para tal fin.
Para calcular los montos en moneda local y dlar, se verifica primero si alguno
de los documentos est en cualquiera de estas monedas, de manera que se
pueda asumir el mismo monto. Este caso se presenta en nuestro ejemplo con el
monto dlar.
Finalmente, si ninguno de los documentos a aplicar (dbito o crdito), tienen
moneda local ni dlar, entonces se toma como base el tipo de cambio definido
en el documento de crdito cuando ste fue ingresado, para hacer la traduccin
respectiva a partir del monto base. Esta situacin se presenta en nuestro
ejemplo con el monto local, el cual se define considerando el monto base
(depsito) y el tipo de cambio local de este documento.
Esto se realiza de esta forma porque se asume que es el ltimo documento que
se ha ingresado, es decir, primero se genera una factura y como reaccin el
cliente emitira un pago. De manera que el tipo de cambio de este documento
sera el que ms se aproxima a la fecha de aplicacin.
De forma que, luego de aplicar el depsito al saldo de la factura se obtienen
los siguientes resultados:
Saldos Documentos
Documento Monto
Saldo
Saldo
Local
Saldo
Dlar
FAC-100
23.65 M-03
0.00
-1.06
0.18
DEP-95
20.00 M-02
3.77
954.75
3.77
Los saldos se calculan con los valores iniciales de cada documento menos los
valores definidos en el proceso de aplicacin.
Obsrvese que ya la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo,
todava registra un saldo en moneda local y otro en moneda dlar. Adems,
como el depsito no fue consumido en su totalidad desplegar saldos tanto en
moneda local como dlar, segn el tipo de cambio en que fue definido dicho
documento.

Cuentas por Cobrar
Estas inconsistencias son un reflejo de los excedentes que se presentan en la

contabilidad para la cuenta del cliente. Si se consultara dicha cuenta se podran
observar los siguientes resultados:
Saldos Contabilidad antes de Ajuste por Diferencias Cambiarias
Estos son los resultados obtenidos cuando en realidad el balance debera

indicar que se tiene a nivel de la cuenta del cliente un saldo a favor de $3.77 y
954.75 colones (M-01), segn los resultados obtenidos de la aplicacin.
Supngase que se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias y que el tipo de
cambio actual de la tercera moneda es de 173.75 y de la moneda dlar es de
253.25. Para esto el sistema realiza los siguientes clculos:
1. Determina que el saldo real de la factura FAC-100 es 0.00 francos
suizos y sus equivalentes en moneda local y dlar deberan ser cero
tambin. Por lo tanto debe incluir un ajuste para eliminar el efecto
de los -1.06 colones y los $0.18 que presenta la factura.
Saldo Nuevo Local = Saldo Actual * Tipo Cambio Nuevo
Saldo Nuevo Local = 0.00 * 173.750
Saldo Nuevo Local = 0.00
Dif. Cambio Local = Saldo Local Nuevo - Saldo Local Actual
Dif. Cambio Local = 0.00 - (-1.06)
Dif. Cambio Local = 1.06
Saldo Nuevo Dlar = Saldo Local Nuevo / Tipo Cambio Nuevo
Saldo Nuevo Dlar = 0.00 * 253.25
Saldo Nuevo Dlar = 0.00
Dif. Cambio Dlar = Saldo Nuevo Dlar - Saldo Dlar Actual
Dif. Cambio Dlar = 0.00 - 0.18
Dif. Cambio Dlar = -0.18
2. Determina que el saldo real del depsito DEP-95 es de 3.77 dlares
americanos y su equivalente debe ser 954.75. Como los saldos del
depsito corresponden a estos valores no se deber realizar ninguna
diferencia de cambio en este sentido.
Cuentas por Cobrar
Cuenta
Referencia
Contable
CxC Cliente FAC-100
Dif. Camb. $ FAC-100
Dbito Crdito
Tipo
Dbito Crdito
Local
Local
Cambio
Dlar
Dlar
1.06
253.2500
0.18
1.06 253.2500
0.18
El sistema asigna los valores en los crditos y dbitos segn las siguientes
condiciones:
una diferencia positiva en un documento de crdito afecta la cuenta

del proveedor en el saldo "Crdito"
una diferencia positiva en un documento de dbito afecta la cuenta del

proveedor en el saldo "Dbito"
si se presentan los casos contrarios, el ajuste se dar en el otro saldo,
para los dos tipos de documentos
Una vez realizado el proceso de diferencias cambiarias, el sistema reflejar los
saldos debido a las transacciones de los documentos, en la cuenta del cliente
correctamente.
Saldos Contabilidad despus de Ajuste por Diferencias Cambiarias
Como puede observarse, el sistema desplegar los saldos correctos del

documento de crdito que an queda sin aplicar a ningn dbito.
PROCESO DE DIFERENCIAS CAMBIARIAS

El objetivo de este proceso es actualizar los saldos de todos los documentos de
Cuentas por Cobrar, tanto dbitos como crditos, a un tipo de cambio comn y
vigente en el mdulo de Administracin del Sistema a la fecha en que se
analicen las diferencias.
El proceso analizar los saldos de los documentos y realizar ajustes en la
cuenta por cobrar de cada cliente, sin embargo, los resultados se muestran en
un nico asiento que recopila los ajustes por todos los documentos y los
balancea con las cuentas de diferencias cambiarias correspondientes.
El proceso de diferencias cambiarias lo que hace entonces es, tomar el saldo
actual del documento como saldo base y a partir de l (utilizando el nuevo tipo
Cuentas por Cobrar
de cambio que se ha establecido para la moneda en la que est el documento),

calcula por una simple traduccin el saldo que debera presentar en moneda
local y luego en dlar.
Posteriormente, si alguno de los saldos no es igual, calcula la diferencia que se
presenta, la enva a la contabilidad y la utiliza para hacer un ajuste a nivel del
registro del documento por la misma cantidad. Es decir, para cada documento
se realizan los siguientes clculos:
1. Saldo Local Nuevo = Saldo Local Actual * Tipo Cambio Nuevo
2. Dif. Cambiaria Local = Saldo Local Nuevo -Saldo Local Actual
3. Saldo Dlar Nuevo = Saldo Local Nuevo / Tipo Cambio Dlar Nuevo
4. Dif. Cambiaria Dlar = Saldo Dlar Nuevo - Saldo Dlar Actual
Si se presenta algn valor distinto de cero para las ecuaciones 2.) 4.), se hace
el ajuste correspondiente, para actualizar la cuenta por cobrar del cliente segn
el nuevo tipo de cambio.
Posteriormente se le suma esta misma diferencia al MONTO y SALDO
correspondiente para hacer el ajuste en el documento.
De esta forma, luego del proceso, queda actualizada la cuenta por cobrar del
cliente en la contabilidad y nuevamente, el saldo local y dlar del documento
son un reflejo del saldo que debe producir este documento en la cuenta del
cliente al nuevo tipo de cambio.
Para explicar los clculos que realiza el proceso, considere el siguiente
ejemplo:
Se ingresan dos documentos, uno tipo dbito y otro tipo crdito, en diferentes
monedas y con diferentes tipos de cambio.
Luego de realizar la aplicacin del crdito sobre el dbito se obtienen los
siguientes saldos:
Saldos Documentos
Documento Monto Saldo
Saldo Saldo
Local Dlar
Factura 1000
15,000.00
0.00
0.00
$78.58
Depsito 500
$75.00
$3.58
0.00
$3.58
Seguidamente se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias, para el cual el

tipo de cambio vigente para la moneda dlar es de 210.00 y el tipo de cambio
de la moneda local con respecto a s misma es 1.00
El proceso realiza los siguientes clculos, siguiendo las frmulas presentadas
anteriormente:
Cuentas por Cobrar
Clculos de Diferencias
FACTURA
Saldo Local Nuevo = 0.00 * 1.00 = 0.00
Diferencia Cambio Local = 0.00 - 0.00 = 0.00 (no hay diferencia)
Saldo Dlar Nuevo = 0.00 / 210.00 = $0.00
Diferencia Cambio Dlar = $0.00 - $78.58 = -$78.58 (s hay diferencia)
DEPSITO
Saldo Local Nuevo = $3.58 * 210.00 = 751.80
Diferencia Cambio Local = 751.80 - 0.00 = 751.80 (s hay diferencia)
Saldo Dlar Nuevo = 751.80 / 210.00 = $3.58
Diferencia Cambio Dlar = $3.58 - $3.58 = $0.00 (no hay diferencia)
Una vez calculados estos valores y con base en el siguiente criterio, se

establecen los ajustes que se deben realizar en la contabilidad:
Una diferencia positiva en un crdito afecta la cuenta del proveedor en el
saldo crdito y una diferencia positiva en un dbito afecta la cuenta del
proveedor en el saldo dbito. En caso contrario el ajuste es en el otro saldo
para ambos casos.
Ajuste por Diferencias de Cambio
Una vez realizado este ajuste, los saldos de la cuenta del cliente en la
contabilidad presentarn las conversiones adecuadas, segn el nuevo tipo de
cambio vigente y a partir del cual se realizaron los clculos.
Todos los clculos por diferencias cambiarias para cada documento se realizan
internamente. El usuario podr observar nicamente el asiento que se genera
en la contabilidad, si tiene activada la opcin de "Visualizar Asientos
Contables" en los Parmetros del Mdulo.
En el asiento desplegado se podrn observar todas las cuentas de clientes que
fueron ajustadas por aquellos documentos que presentaron diferencias en los
saldos, al final el asiento se balancea con las cuentas de diferencias cambiarias
para la moneda local y dlar.
Cuentas por Cobrar
Pantalla de Diferencias Cambiarias de Cuentas por Cobrar
REPORTES EMITIDOS POR CUENTAS POR

COBRAR
El mdulo de Cuentas por Cobrar, presenta varios reportes que el usuario
puede desplegar en cualquiera de las monedas definidas en la base de datos.
Internamente, el sistema revisar los montos con que fueron ingresados los
documentos y con base en ellos construir los reportes en la moneda que
defina el usuario en la pantalla principal de cada reporte.
A continuacin se presentar la forma en la que el sistema convierte los
montos para los posibles reportes a obtener en este mdulo.
En la mayora de los reportes de este mdulo, el usuario podr filtrar los datos
por el parmetro "Moneda". No obstante, lo que establece esta condicin ser
el despliegue de los clientes que tengan definida la moneda seleccionada como
su moneda local.
Cuando se ingresan los documentos a un cliente que acepta multimoneda, el
sistema grabar el monto del documento en la moneda del mismo, el
Cuentas por Cobrar
equivalente en moneda del cliente, en moneda local y dlar, al tipo de cambio

vigente cuando se ingres el registro.
De modo que, cuando se obtiene un reporte de cuentas por cobrar, el sistema
no tendr que realizar ninguna conversin adicional, nicamente revisar la
informacin adicional y presentar los resultados segn la moneda solicitada
por el usuario (que en este caso sera la moneda del cliente).
A continuacin se presenta un ejemplo de un reporte cualquiera obtenido
desde este mdulo.

Cuentas por Cobrar
Reporte de Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar
APNDICE D
Opciones Configurables en el Mdulo
HOOK PARA LA GENERACIN DEL
PLAN DE PAGOS
VARIABLES GLOBALES DEL HOOK
! * Informacin del Documento *

!
String: hksDocTipo
! Tipo del documento
Number: hknDocSubTipo
! Subtipo del documento
String: hksDocSubtipo
! Descripcin del subtipo
String: hksDocNumero
! Nmero del documento
String: hksDocMoneda
! Moneda del documento
Number: hknDocMonto
! Monto del documento
Number: hknDocMontoLocal
! Monto local del documento
Number: hknDocMontoDolar
Number: hknDocTipoCambioLoc
! Tipo de cambio de moneda local
Cuentas por Cobrar
Opciones Configurables en el Mdulo 379
Number: hknDocTipoCambioDolar
! Tipo de cambio de moneda dlar
Number: hknDocSubtotal
! Monto del subtotal del documento
Number: hknDocDescuento
! Monto del descuento del documento
Number: hknDocImpuesto1
! Monto del impuesto 1 del documento
Number: hknDocImpuesto2
Number: hknDocRubro1
! Monto del rubro 1 del documento
Number: hknDocRubro2
String: hksDocAplicacion
! Texto de aplicacin del documento
Date/Time: hkdtDocFecha
! Fecha del documento
Date/Time: hkdtDocFechaRige
! Fecha rige del documento
Date/Time: hkdtDocFechaVence
! Fecha vence del documento
String: hksDocCondPago
! Cdigo de la condicin de pago del documento
Long String: hksDocNotas
! Notas del documento
Number: hknDocTipoSubtipo
! Nmero de tipo del subtipo del documento (1--> Anticipo, 2--> Letra,
3-->Normal)
Number: hknDocIntCte
! Inters corriente anual del documento
380 Opciones Configurables en el Mdulo
Cuentas por Cobrar
Number: hknCantPagosDef
! Cantidad de pagos o mensualidades definidas para el plan de pagos de
documentos
String: hksContratoDoc
! Indica el contrato asociado al documento
Number: hknDocSaldo
! Saldo del documento
Number: hknDocSaldoLocal
Number: hknDocSaldoDolar
Number: hknDocPlazoRestante
! Indica la cantidad de cuotas pendientes de pago
!
! Informacin de la Condicin de Pago
String: hksTipoCondPago
! Tipo de la condicin de pago
Number: hknPlazoCondPago
! Plazo del financiamiento dado en meses
String: hksPermiteParcialidades
! 'S' = Si
! 'N' = No
Number: hknDiasNetoCondPago
! Cantidad de das netos de la condicin de pago
!
! * Informacin de Control *
Boolean: hkbPermitePagosenSabado
! Indica si se permiten pagos en el da Sbado
Boolean: hkbPermitePagosenDomingo
! Indica si se permiten pagos en el da Domingo
Boolean: hkbPermitePagosenFeriados
! Indica si se permiten pagos en das Feriados
String: hksMonedaReporte
! Indica la moneda reporte del sistema, usualmente es la moneda dlar
Cuentas por Cobrar
String: hksMonedaFuncional
! Indica la moneda funcional o local del sistema
Number: hknDiasPeriodoPago
! Cantidad de das que hay o debe haber entre pago y pago de cuotas
del financiamiento
! si se quieren cuotas mensuales esta variable debe tener como valor 30
!
! * Informacin del cliente *
!
String: hksClienteCodigo
! Cdigo del cliente
String: hksClienteNombre
! Nombre del cliente
String: hksClienteAlias
! Alias del cliente
String: hksClienteNit
! Nit del cliente
String: hksClientePais
! Pas del cliente
String: hksClienteCategoria
! Categora del cliente
String: hksClienteMoneda
! Moneda del cliente
Number: hknClientePorcIntC
! Porcentaje de inters corriente definido para el cliente
!
! * Globales *
!
String: hksCompania
! Nombre de la compaa con la que se est conectado a la base de
datos
Cuentas por Cobrar
! La H es para indicar que es del Hook, esto para facilitar la

labor de debug
String: hksOrigen
! Indica el mdulo desde el cual se invocan las funciones del hook
String: hksCobrarImp1PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de impuesto 1 en el
primer pago del plan de pagos
String: hksCobrarImp2PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de impuesto 2 en el
primer pago del plan de pagos
String: hksCalcularFraccionesInt
! Indica si se deben calcular fracciones de inters
String: hksAjustarFechas
! Indica si se deben ajustar las fechas de los pagos segn los feriados
definidos
String: hksAjFechaAdelante
! Indica si se deben ajustar hacia adelante las fechas de los pagos si
originalmente el pago cae en un feriado registrado
String: hksAjFechaAtras
! Indica si se deben ajustar hacia atrs las fechas de los pagos si
originalmente el pago cae en un feriado registrado
String: hksCodigoImpOmision
! Cdigo del impuesto por omisin de CC
String: hksNombreImpuesto1
! Nombre del impuesto 1
String: hksNombreImpuesto2
! Nombre del impuesto 2
String: hksNombreRubro1
! Nombre del rubro1
String: hksNombreRubro2
! Nombre del rubro2
!
! Informacin de los Fiadores del documento
!
String: hksFiadorID[*]
Cuentas por Cobrar
! Cdigo del fiador

String: hksFiadorNom[*]
! Nombre del fiador
String: hksOcupacFiador[*]
! Ocupacin del fiador
String: hksTipoFiador[*]
! Indica el tipo de fiador del documento
! 'P' = Primer Grado ,'S' = Segundo Grado, 'C' = Codeudor
String: hksDirecFiador[*]
! Direccin del fiador
String: hksTelDomFiador[*]
! Telfono Domicilio del fiador
String: hksLugTrabFiador[*]
! Lugar Trabajo del fiador
String: hksDirTrabFiador[*]
! Direccin Trabajo del fiador
String: hksTelTrabFiador[*]
! Telfono Trabajo del fiador
String: hksContratoFiador[*]
! Cdigo del contrato del fiador
String: hksObsFiador[*]
! Texto de observaciones del fiador
Number: hknCantidadFiadores
! Cantidad de fiadores asociados al documento
!
! Informacin de las Garantas del documento
!
String: hksGarantiaID[*]
! Cdigo de la garanta
String: hksTipoGarantia[*]
! Indica el tipo de garanta del documento
Cuentas por Cobrar
! 'M' = Mueble, 'I' = Inmueble, 'C' = Compuesta

String: hksDescGarantia[*]
! Descripcin de la garanta
String: hksObsGarantia[*]
! Texto con observaciones de las garantas
Number: hknCantidadGarantias
! Cantidad de garantas asociadas al documento
!
! * Control de Errores *
!
String: hksFuncionError
! Nombre de la funcin en la que se dio el error.
String: hksTextoError
! Texto de error que se dio.
!
! Informacin del Plan de Pagos
: hkhkfciParcialidades[ * ]
Class: fclsParcialidades
! Estructura en la que se define el plan de pagos
Number: hkTotalPagosDefinidos
! Parmetro en el que se retorna la Cantidad total de pagos definidos
!
! Rubros de Clientes de CC
String: hksRubro1CliCC
!
! Rubros de Clientes de FA
String: hksRubro1CliFA
Cuentas por Cobrar
!
! Rubros de Documentos de FA
String: hksRubro1DocFA
FUNCIONES GLOBALES DEL HOOK

!
! Funciones para el establecimiento de valores para el Hook que provienen del
sistema
!
Function: HK_CC_GPLP_DefCompania
! __Exported
Description: Funcin que asigna el valor a la variable que va a contener

la compaa con la cual se est conectado a la base de
datos.
Returns
Parameters
String: psCompania
Function: HK_CC_GPLP_DefOrigen
! __Exported
Description: Funcin que asigna el valor a la variable que va a contener

el origen del llamado al hook, en este caso el mdulo
CC o FA.
Returns
Parameters
String: psOrigen

Cuentas por Cobrar
Function: HK_CC_GPLP_DefCliente
! __Exported
Description: Funcin que asigna los valores a las variables que van a
contener los
datos del cliente.
Adems a esta funcin se le pasa como parmetro un
sql handle
conectado que podr ser utilizado para realizar las
consultas que
se pudiesen requerir.
Returns
Boolean:
Parameters
Sql Handle: phsqlConsulta
String: psClienteCodigo
String: psClienteNombre
String: psClienteAlias
String: psClienteNit
String: psClientePais
String: psClienteCategoria
String: psClienteMoneda
Number: pnClientePorcIntC
Function: HK_CC_GPLP_DefDocumento
! __Exported
Description: Funcin que inicializa las variables del documento y las

de control con la
informacin que recibe como parmetro, que por ser
tan extensa no se
detalla aqu.
Adems a esta funcin se le pasa como parmetro un
sql handle
conectado que podr ser utilizado para realizar las
consultas que se
pudiesen requerir.
Returns
Boolean:
Cuentas por Cobrar
Parameters
! Handle para realizar consultas
String: psDocTipo
! Tipo del documento
Number: pnDocSubtipo
! Subtipo del documento
String: psDocSubtipo
! Descripcin del subtipo
String: psDocNumero
! Nmero del documento
String: psDocMoneda
! Moneda del documento
Number: pnDocMonto
Number: pnDocMontoLocal
Number: pnDocMontoDolar
Number: pnDocTipoCambioLoc
! Tipo de cambio de moneda local
Number: pnDocTipoCambioDolar
! Tipo de cambio de moneda dolar
Number: pnDocSubtotal
! Monto del subtotal del documento
Number: pnDocDescuento
! Monto del descuento del documento
Number: pnDocImpuesto1
Number: pnDocImpuesto2
Cuentas por Cobrar
Number: pnDocRubro1
Number: pnDocRubro2
String: psDocAplicacion
! Texto de aplicacin del documento
Date/Time: pdtDocFecha
! Fecha del documento
Date/Time: pdtDocFechaRige
! Fecha rige del documento
Date/Time: pdtDocFechaVence
! Fecha vence del documento
String: psDocCondPago
! Cdigo de la condicin de pago del documento
Long String: psDocNotas
! Texto de las notas del documento
Number: pnDocTipoSubtipo
! Nmero de tipo del subtipo del documento ( 1-->
Anticipo, 2--> Letra, 3-->Normal )
Number: pnDocIntCte
! Indica el porcentaje de inters corriente a aplicar al
documento
String: psContratoDoc
! Contrato al que se encuentra asociado el documento
Number: pnDocSaldo
! Saldo del documento
Number: pnDocSaldoLocal
! Saldo del documento en moneda local
Number: pnDocSaldoDolar
! Saldo del documento en moneda dlar
Number: pnDocPlazoRestante
! Indica la cantidad de cuotas pendientes de pago
Function: HK_CC_GPLP_DefCondicionPago ! __Exported
Cuentas por Cobrar
Description: Funcin que asihkna los valores a las variables que van a
contener
la informacin de la condicin de pago del documento
a financiar.
Returns
Parameters
String: psTipoCondPago
! Tipo de la condicin de pago
Number: pnPlazoCondPago
! Plazo del financiamiento dado en meses
String: psPermiteParcialidades
! 'S' = Si
! 'N' = No
Number: pnDiasNetoCondPago
! Plazo del financiamiento dado en das
Function: HK_CC_GPLP_DefInfoGeralFinan ! __Exported
Description: Define la funcin general de financiamiento que se define
en los parmetros de AS.
Returns
Parameters
String: psCobrarImp1PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de
impuesto 1 en el primer pago del plan de pagos
String: psCobrarImp2PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de
impuesto 2 en el primer pago del plan de pagos
String: psCalcularFraccionesInt
! Indica si se deben calcular fracciones de inters
String: psAjustarFechas
! Indica si se deben ajustar las fechas de los pagos
segn los feriados definidos
Cuentas por Cobrar
String: psAjFechaAdelante
! Indica si se deben ajustar hacia adelante las fechas de
los pagos si originalmente el pago cae en un feriado registrado
String: psAjFechaAtras
! Indica si se deben ajustar hacia atrs las fechas de los
pagos si originalmente el pago cae en un feriado registrado
Function: HK_CC_GPLP_DefImpuestos
! __Exported
Description: Funcin que asihkna los valores a las variables que van a
contener el
cdigo del impuesto omisin y los nombres de los
impuestos.
Returns
Parameters
String: psCodigoImpOmision
String: psNombreImpuesto1
String: psNombreImpuesto2
Function: HK_CC_GPLP_DefMonedasSistema ! __Exported
Description: Permite definir las monedas del sistema para poder
traducir los montos a calcular
Returns
Parameters
String: psMonedaFuncional
! Indica la moneda funcional o local del sistema
String: psMonedaReporte
! Indica la moneda reporte del sistema, usualmente es
la moneda dlar
!
! Funciones para el establecimiento de valores para el Hook que se definen en
el mismo Hook
!
Function: HK_CC_GPLP_DefValoresInternos ! __Exported
Cuentas por Cobrar
Description: Establece valores para el Hook que se definen en el mismo

Hook y no en el sistema
Returns
Parameters
Function: HK_CC_GPLP_DefDiasVencePermitid
Description: Indica los das de vencimiento de pagos de las cuotad que
son permitidos
Returns
Parameters
Boolean: pbPermitePagosenSabado
! Indica si se permiten pagos en el da Sbado
Boolean: pbPermitePagosenDomingo
Boolean: pbPermitePagosenFeriados
Function: HK_CC_GPLP_DefDiasPeriodoPago
Description: Indica la cantidad de das de los perodos de pago, es
decir, la cantidad de das entre las fechas de vencimiento de los pagos.
Returns
Parameters
Number: pnDiasPeriodoPago
! Cantidad de das que hay o debe haber entre pago y
pago de cuotas del financiamiento
! si se quieren cuotas mensuales esta variable debe
tener como valor 30
!
! Funciones para el establecimiento del plan de pagos
!
Function: HK_CC_GPLP_DefPlanPagos
Cuentas por Cobrar
! __Exported
Description: Define el plan de pagos segn el tipo de condicin de

pago correspondiente.
Supone que la informacin necesaria ya est cargada
en las variables del hook.
Returns
Boolean:
Parameters
: phkfciParcialidades[ * ]
! Parmetro en el que se retorna el plan de pagos
definido
Receive Number: pnTotalPagos
! Parmetro en el que se retorna la Cantidad total de
pagos definidos
Receive String: psMensajeError
! Parmetro en el que se retorna el Texto que
corresponde al error que se haya podido dar
Function: HK_CC_GPLP_DefPlanAmortizFija
Description: Define el plan de pagos si el tipo de condicin de pago es
de Amortizacin fija.
Returns
Boolean:
Parameters
: pfciParcialidades[ * ]
definido
pagos definidos
Cuentas por Cobrar
Function: HK_CC_GPLP_DefPlanCuotaFija
Description: Define el plan de pagos si el tipo de condicin de pago es
de Cuota fija.
Returns
Boolean:
Parameters
: pfciParcialidades[ * ]
definido
pagos definidos
!
! Funciones para la validacin de datos
!
Function: HK_CC_GPLP_ValidContratoFiador
! __Exported
Description: Valida si el contrato del fiador indicado es vlido.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psFiador
String: psContrato
Receive Boolean: psEsValido
Static Variables
Cuentas por Cobrar
Local variables
Actions
Function: HK_CC_GPLP_ValidFiador
! __Exported
Description: Valida si el fiador indicado es vlido.

Returns
Boolean:
Parameters
String: psFiador
Static Variables
Local variables
Actions
Function: HK_CC_GPLP_ValidFechaVencePago
Description: Valida si la fecha de vencimiento del pago es vlida de
acuerdo a fines de semana y feriados del sistema, si se debe hacer algn
ajuste, se devuelva la fecha ajustada.
Returns
Boolean:
Parameters
Receive Date/Time: pdtFecha
!
! Funciones para obtencin de datos condicionados
!
Function: HK_CC_GPLP_ObtContratoFiador ! __Exported
Description: Obtiene el contrato para el fiador indicado
Cuentas por Cobrar
Returns
Boolean:
Parameters
String: psFiador
Receive String: psContrato
Function: HK_CC_GPLP_DefFiadores
!__Exported
Description: Def la lista de fiadores registrados para el documento

Returns
Boolean:
Parameters
String: psListaFiadores[*]
Function: HK_CC_GPLP_DefGarantias
!__Exported
Description: Def la lista de garantas prendarias registrados para el
documento
Returns
Boolean:
Parameters
String: psListaGarantias[*]
!
! Funciones miscelneas
!
Function: HK_CC_GPLP_RetornarError
! __Exported
Description: funcin que se encarga de devolver el nmero de error y el

texto de error
asociado a ste.
Returns
Parameters
Cuentas por Cobrar
Receive String: psFuncionError

! Parmetro en el cual se devuelve el nombre de la
funcin en la cual ocurri el error
Receive String: psTextoError
! Parmetro en el cual se devuelve el texto del error
que ocurri
Function: HK_CC_GPLP_RedonTwoDecimals
Description: Retorna el nmero que recibe como parmetro
redondeado a 2 decimales.
Returns
Number:
! valor resultante de redondear el numero recibido
como
parmetro a 2 decimales
Parameters
Number: pnToRound
! nmero a ser redondeado
Function: HK_CC_GPLP_NextWeekday
Description: Retorna la misma fecha si sta es un da entre semana, o
bien;
el lunes siguiente si la fecha es sbado o domingo.
Returns
Date/Time:
! fecha de la semana entre lunes y viernes.
Parameters
! Descripcion:
Retorna la misma fecha si sta es un da entre
semana, o bien;
el lunes siguiente si la fecha es sbado o
domingo.
!
Date/Time: pdtDate
Cuentas por Cobrar
Function: HK_CC_GPLP_AjustarFechaSiFeriado
Description: Retorna la misma fecha si sta es un da entre semana, o
bien;
el lunes siguiente si la fecha es sbado o domingo.
Returns
Date/Time:
! fecha de la semana entre lunes y viernes.
Parameters
!
Date/Time: pdtFecha
Function: HK_CC_GPLP_ValidFeriado
Description: Valida si la fecha que se recibe como parmetro
corresponde a alguno de los feriados registrados en el sistema.
Returns
Boolean:
Parameters
Number: pnMes
Number: pnDia
Receive Boolean: pbEsFeriado
Cuentas por Cobrar
!
! Funciones que se utilizan para la validacin de versin del Hook
!
Function: HK_CC_GPLP_Version
! __Exported
Description: Permite retornar la versin que identifica

al Hook
Returns
String:
Parameters
Function: HK_CC_GPLP_Nombre
! __Exported
Description: Permite retornar el nombre o identificacin

del Hook
Returns
String:
Parameters
!
Function: HK_CC_GPLP_DefTextosDocsFA ! __Exported
Description: Establece los valores de los textos o rubros de los
documentos definidos para esto en el mdulo de
Facturacin
Returns
Parameters
String: psRubro1Doc
String: psRubro2Doc
String: psRubro3Doc
String: psRubro4Doc
String: psRubro5Doc
Function: HK_CC_GPLP_DefTextosClienteCC
! __Exported

Cuentas por Cobrar
clientes definidos para esto en el mdulo de Cuentas

por Cobrar
Returns
Parameters
String: psRubro1Cli
String: psRubro2Cli
String: psRubro3Cli
String: psRubro4Cli
String: psRubro5Cli
Function: HK_CC_GPLP_DefTextosClienteFA ! __Exported

clientes definidos para esto en el mdulo de
Facturacin.
Returns
Parameters
String: psRubro1Cli
String: psRubro2Cli
String: psRubro3Cli
String: psRubro4Cli
String: psRubro5Cli
HOOK PARA LA GENERACIN DE

ASIENTOS CONTABLES
El archivo CC_ASNT.APD nace del archivo CC_ASNT.APL, compilado
como dynalib (librera dinmica) para que pueda ser utilizado en tiempo de
ejecucin por el CC.EXE. El archivo CC_ASNT.APL tiene la caracterstica de
tener una muy baja dependencia con el resto del modulo y la informacin con
la que trabaja es enviada como parmetro desde la aplicacin y al terminar, se
envan los datos procesados devuelta a la aplicacin.
Cuentas por Cobrar
En este APD (archivo dynalib de Centura) se definirn un conjunto

significativo de variables y funciones que se utilizarn para inicializar dichas
variables con los datos requeridos para realizar las operaciones durante la
generacin del asiento.
VARIABLES
Las variables se pueden agrupar en cuatro grupos para una mejor idea de la
informacin que almacenan:
Informacin del Documento
Cuentas por Cobrar
sDocTipo
Tipo del documento
nDocSubtipo
Subtipo del documento
sDocSubtipo
Descripcin del subtipo
sDocNumero
Nmero del documento
sDocMoneda
Moneda del documento
nDocMonto
Monto del documento
nDocMontoLocal
Monto local del documento
nDocMontoDolar
Monto del documento
nDocTipoCambioLoc
Tipo de cambio de moneda local
nDocTipoCambioDolar
Tipo de cambio de moneda dlar
nDocSubtotal
Monto del subtotal del documento
nDocDescuento
Monto del descuento del documento
nDocImpuesto1
Monto del impuesto 1 del documento
nDocImpuesto2
Monto del impuesto 2 del documento
nDocRubro1
Monto del rubro 1 del documento
nDocRubro2
Monto del rubro 2 del documento
sDocAplicacion
Texto de aplicacin del documento
dtDocFecha
Fecha del documento
dtDocFechaRige
Fecha rige del documento
sDocCondPago
Cdigo de la condicin de pago del documento
sDocCtaBanco
Cdigo de la cuenta banco del documento
sDocNotas
Notas del documento
nDocTipoSubtipo
Nmero que indica el tipo de subtipo al que pertenece el

documento
Informacin de Control
bDocCredito
Bandera que indica si se trata de un documento tipo

crdito
bDocNotaProntoPago
Bandera que indica si se trata de una nota por pronto

pago
sDocCodigoRetencion
Cdigo de la retencin en caso de que el documento

sea una retencin
bDocControlBancario
Bandera que indica si se trata de un documento de

control bancario
bInstalledCB
Bandera que indica si el mdulo de control bancario se

encuentra instalado.
bCerrarAsntConDifCambio
Bandera que indica si se debe cerrar el asiento con

diferencia de cambio.
bCopiarNotasEnAsnt
Indica si se deben concatenar las notas del documento

a las del asiento.
Globales
sTipoAsntCredito
Tipo de asiento para los crditos
sTipoAsntDebito
Tipo de asiento para los dbitos
sClaseAsnt
Indica que clase de asiento se debe generar, consolidado o no.
sCodigoImpOmision
Cdigo del impuesto por omisin
sNombreImpuesto1
Nombre del impuesto 1
sNombreImpuesto2
Nombre del impuesto 2
sNombreRubro1
Nombre del rubro1
sNombreRubro2
Nombre del rubro2
bAsntPais
Bandera que indica si el asiento se realiza por pas, si es

FALSE se supone que se hace por categora de cliente.
sClienteCodigo
Cdigo del cliente
sClienteNombre
Nombre del cliente
sClienteAlias
Alias del cliente
sClienteNit
NIT del cliente
sClientePais
Pas del cliente
sClienteCategoria
Categora del cliente
sClienteMoneda
Moneda del cliente
sNitEntidadBancaria
NIT de la entidad Bancaria
sClienteNit
NIT del cliente
sClienteNitDebito
NIT del cliente a quin corresponde el dbito

Cuentas por Cobrar
Cuentas Contables
sPaisCtrCosto[*]
sPaisCtaContable[*]
Vector que almacena los centros de costo del pas

Vector que almacena las cuentas contables del pas
sCategoriaCtrCosto[*]
Vector que almacena los centros de costo de la categora

del cliente
sCategoriaCtaContable[*]
Vector que almacena las cuentas contables de la categora

del cliente
sRetencionCtrCosto
Centro de Costo de la retencin
sRetencionCtaContable
Cuenta Contable de la retencin
sBancoCtrCosto
Centro de Costo de la cuenta bancaria
sBancoCtaContable
Cuenta bancaria
sDifCambLocCtrCosto
Centro de costo de la cuenta de diferencias cambiarias

local
sDifCambLocCtaContable
Cuenta contable de diferencias cambiarias local
sDifCambDolCtrCosto
Centro de costo de la cuenta de diferencias cambiarias

dlar
sDifCambDolCtaContable
Cuenta contable de diferencias cambiarias dlar
Control de Errores
sFuncionError
Funcin en la que se dio el error.
sTextoError
Texto de error que se dio.
FUNCIONES
El propsito de la mayora de las funciones es realizar la inicializacin de las
variables definidas en el apd, para que all puedan ser modificadas y luego
enviadas a la clase funcional que generar el asiento.
Las funciones que se mencionan a continuacin deben ser ejecutadas en la
funcin InicieTansaccinCC( ):
DefinirTiposAsiento(sTipoAsntCredito, sTipoAsntDebito)
Descripcin: Funcin que asigna los valores a las variables que van a contener
los tipos de asiento tanto para los crditos como para los dbitos.
DefinirClaseAsiento( sClaseAsnt )
Descripcin: Funcin que asigna el valor a la variable que va a contener la
clase de asiento a generar ya sea consolidado o no.
DefinirImpuestos(
sNombreImpuesto2)
Cuentas por Cobrar
sCodigoImpOmision,
sNombreImpuesto1,
Descripcin: Funcin que asigna los valores a las variables que va a contener
el cdigo del impuesto por omisin y los nombres de los impuestos.
DefinirRubros( sNombreRubro1, sNombreRubro2)
los nombres de los rubros.
DefinirAsientoPorPais( bAsntPais )
Descripcin: Funcin que asigna el valor a la variable de tipo booleana que
indicar si el asiento se debe realizar por pas.
Si el valor recibido es TRUE el asiento es por pas pero si es FALSE quiere
decir que se genera por categora del cliente.
DefinirInstalledCB( bInstalledCB )
indicar si el mdulo de Control Bancario se encuentra instalado.
Si el valor recibido es TRUE quiere decir que CB est instalado.
DefinirCtasDifCambio( sDifCambLocCtrCosto, sDifCambLocCtaContable,
sDifCambDolCtrCosto, sDifCambDolCtaContable )
las cuentas y centros de costo para las diferencias de cambio.
Las funciones que se mencionan a continuacin se llaman dentro de la funcin
SetCliente( ):
DefinirCliente( hsql, sClienteCodigo, sClienteNombre, sClienteAlias,
sClienteNit,sPrmClienteNit, sClientePais, sClienteCategoria,
sClienteMoneda ) ====> Boolean
los datos del cliente.
Adems a esta funcin se le pasa como parmetro un sql handle conectado que
podr ser utilizado para realizar las consultas que se pudiesen requerir.
DefinirCtasPais( sPaisCtrCosto[*], sPaisCtaContable[*] )
Descripcin: Funcin que asigna los valores a los vectores en el cual se van a
almacenar los centros de costo y las cuentas del pas correspondiente.
DefinirCtasCategoria( sCategoriaCtrCosto[*], sCategoriaCtaContable[*] )
almacenar los centros de costo y las cuentas de la categora de cliente
correspondiente.
Cuentas por Cobrar
Tanto las funciones DefinirCtasPais() y DefinirCtasCategoria() necesitan que

las funciones ConstListCtas() y CargarCuentas() hayan sido ejecutadas para
poder obtener de los arreglos la informacin correcta. Dichas funciones
miscelneas se encuentran definidas en fclsInterfaseCC.
ConstListCtas( nListCtas[*])
Descripcin: Funcin que construye la lista de los cdigos de las cuentas que
se han definido tanto para asientos por pas como para asientos por categora
del cliente, la lista se almacena en la variable nListCtas[*] que se define como
variable de la funcin SetCliente() de la clase fclsInterfaseCC.
CargarCuentas(
sPaisCtrCosto[*],
sPaisCtaContable[*],
sCategoriaCtrCosto[*], sCategoriaCtaContable[*] )
almacenar los centros de costo y las cuentas tanto del pas como de la
categora de cliente. Utiliza la informacin almacenada en nListCtas[*] para
poder obtener la informacin correspondiente.
Las funciones que se mencionan a continuacin son las funciones que definen
los datos del documento al que se generar el asiento y las que definen el
formato con el cual se crear el asiento:
DefinirDocumento (hsql, .....) ====> Boolean
Descripcin: Funcin que inicializa las variables del documento y las de
control con la informacin que recibe como parmetro, que por ser tan extensa
no se detalla aqu, pero que se puede consultar viendo la seccin de variables
del documento del apd que se describi inicialmente.
DefinirCtaRetencin( sRetencionCtrCosto, sRetencionCtaContable )
las cuentas y centros de costo para las retenciones.
DefinirCtaBanco
(
sBancoCtrCosto,
sBancoCtaContable,
psNitEntidadBancaria )
las cuentas, los centros de costo y el NIT de la entidad bancaria para los
documentos de control bancario.
CreeAsientoIngreso (psNIT [*], hsql, bReversion, sNotasIniciales,
nIndProceso,
sTipoAsnt,
dtFechaAsnt,
lsNotasAsnt,
bCerrarAsntConDifCambio, sCtrCosto[*], sCtaContable [*], sReferencia [*],
Cuentas por Cobrar
sFuente [*],nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas ) ====>

Boolean
Descripcin: Esta funcin es la encargada de establecer el encabezado y
detalle del asiento, as como la cantidad de lneas que componen el detalle.
Dichos datos son retornados en los parmetros recibidos: sTipoAsnt,
dtFechaAsnt,
lsNotasAsnt,
bCerrarAsntConDifCambio,sCtrCosto[*],
sCtaContable[*], sReferencia [*], sFuente [*], nMontoLocal [*],
nMontoDolar[*], nNumLineas.
La distribucin de la informacin de cada una de las lneas del detalle en cada
uno de los vectores se realiza de la siguiente forma:
Ej.:
En la posicin cero del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la
lnea l del detalle del asiento.
En la posicin cero del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de
la lnea l del detalle del asiento.
En la posicin cero del vector sReferencia se encuentra el texto de la
referencia de la lnea l del detalle del asiento.
En la posicin cero del vector sFuente se encuentra el texto de la fuente de la
En la posicin cero del vector nMontoLocal se encuentra el monto local de la
En la posicin cero del vector nMontoDolar se encuentra el monto dlar de la
lnea l del detalle del asiento, y as con cada una de las lneas del detalle.
El valor retornado en el parmetro nNumLineas es la cantidad de lneas que se
tienen en el detalle dicho valor se utilizar para el recorrido sobre los vectores
en el momento en que se extraern los datos de los mismos para introducir las
lneas del asiento durante su generacin.
CreeAsientoAplicacion ( psNIT [*], hsql, bReversion, sNotasIniciales,
nIndProceso,sTipoCredito,
nSubTipoCredito,sSubTipoCredito,
sCreditoNumero,
sTipoDebito,
sTipoDebito,
sSubTipoDebito,
sDebitoNumero,
dtFechaAplicacion, sCtrCosto[*], sCtaContable [*],
sReferencia [*],sFuente [*], nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas)
====> Boolean
Cuentas por Cobrar
Descripcin: Esta funcin es la encargada de establecer el encabezado y

detalle del asiento de aplicacin, as como la cantidad de lneas que componen
el detalle. Dichos datos son retornados en los parmetros recibidos: sTipoAsnt,
dtFechaAsnt, lsNotasAsnt, bCerrarAsntConDifCambio, sCtrCosto[*],
sCtaContable[*], sReferencia [*], sFuente [*],
nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas.
La distribucin de la informacin de cada una de las lneas del detalle en cada
uno de los vectores se realiza de la siguiente forma:
Ej.:
En la posicin cero del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la
lnea l del detalle del asiento de aplicacin.
En la posicin cero del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de
la lnea l del detalle del asiento de aplicacin
En la posicin cero del vector sReferencia se encuentra el texto de la
referencia de la lnea l del detalle del asiento de aplicacin
En la posicin cero del vector sFuente se encuentra el texto de la fuente de la
lnea l del detalle del asiento de aplicacin
En la posicin cero del vector nMontoLocal se encuentra el monto local de la
lnea l del detalle del asiento de aplicacin
En la posicin cero del vector nMontoDolar se encuentra el monto dlar de la
lnea l del detalle del asiento de aplicacin, y as con cada una de las lneas del
detalle.
El valor retornado en el parmetro nNumLineas es la cantidad de lneas que se
tienen en el detalle dicho valor se utilizar para el recorrido sobre los vectores
en el momento en que se extraern los datos de los mismos para introducir las
lneas del asiento durante su generacin.
DefinirSiCopiarNotasEnAsnt ( bCopiarNotasEnAsnt )
indicar si el se copiarn las notas del documento en el detalle del asiento
contable.
Si el valor recibido es TRUE quiere decir que si se copiarn las notas en el
asiento contable.
RetornarError(sFuncionError, sTextoError)
Descripcin: Funcin que devuelve el nombre de la funcin y el texto del
ltimo error que ocurri.
Cuentas por Cobrar
DETALLES DE IMPLEMENTACIN
Para centralizar y facilitar el manejo de las variables que se usarn en la
interfase entre el archivo apd y la funcionalidad del mdulo , se ha pensado
definir en un nuevo archivo apl, una clase funcional cuyas variables de
instancia sean las que se pasan al apd para obtener los datos del encabezado y
detalle del asiento.
Definicin de la clase funcional

La clase funcional se define en el archivo GENASNTS.APL y es mediante la
cual se llevar a cabo la generacin del asiento tomando para esto la
informacin obtenida del hook.
Nombre: fclsInfoAsiento
Variables:
nMontoDoc
Monto del documento
sTipoContabilidad
Indica el tipo de contabilidad que se va a generar.

(Fiscal, Corporativa, Ambas)
sTipoAsnt
Tipo de asiento a generar.
dtFechaAsnt
Fecha del asiento a generar.
lsNotasAsnt
Notas del asiento a generar.
bCerrarAsntConDifCambio
Bandera para indicar si el asiento se cierra con

diferencias cambio.
sCtrCosto[*]
Vector que almacena los centros de costo de las

lneas del asiento
sCtaContable [*]
Vector que almacena las cuentas contables de las

lneas del asiento
sReferencia [*]
Vector que almacena el texto de la referencia de las

lneas del asiento
sFuente [*]
Vector que almacena el texto de la fuente de las

lneas del asiento
nMontoLocal [*]
Vector que almacena los montos locales de las

lneas del asiento
nMontoDolar[*]
Vector que almacena los montos dlares de las

lneas del asiento
nNumLineas
Variable que indica la cantidad de lneas del

asiento.
sFuncionError
Variable con el nombre de la funcin en la que se

dio el ltimo error.

Cuentas por Cobrar
sTextoError
Texto de error que se dio.
Funciones:
InserteAsiento( fclsIntroAsiento, Number ) ====> Boolean
Descripcin: Encargada de agregar el asiento con los datos que se encuentran
cargados en la instancia de la clase.
Recibe como parmetro una instancia de la clase funcional fclsIntroAsiento y
devuelve un nmero en el cual se tiene el valor del asiento.
La funcin retorna un valor booleano que indica el resultado del proceso de la
generacin del asiento.
LimpieDatos()
Descripcin: Encargada de limpiar la informacin de la instancia.
ObtenerError(sFuncionError, sTextoError)
Descripcin: Funcin que devuelve el nombre de la funcin y el texto del
ltimo error que ocurri.
Definicin de nuevas constantes
Para la implementacin de las funciones DefinirCtasPais( ) y
DefinirCtasCategoria( ) fue necesario definir constantes para indicar en que
posicin se encuentran las distintas cuentas contables y sus respectivos centros
de costo, en los vectores de cuentas de Pas y de Categora del cliente.
Constantes
Constantes para manejo de vectores
CC_CANT_CTAS_CTRS = 12
Cantidad de cuentas contables y centros de costo que se tienen en CC para la
generacin de asientos, que son ledas del Pas y la Categora.
POS_CTACTR_CXC = 0
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de Cuentas por Cobrar
en los vectores respectivos de generacin de asientos.
POS_CTACTR_ANTICIPO_CXC = 1
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de anticipos en los
vectores respectivos de generacin de asientos
POS_CTACTR_LXC = 2
Cuentas por Cobrar
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de Letras de Cambio en

los vectores respectivos de generacin de asientos
POS_CTACTR_INT_MORA_CXC = 3
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de intereses de mora en
los vectores respectivos de generacin de asientos
POS_CTACTR_RECIBOS_CXC = 4
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de recibos en los
POS_CTACTR_PRONTO_PAG_CXC = 5
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de pronto pago en los
POS_CTACTR_IMPUESTO1_CXC = 6
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del impuesto 1 en los
POS_CTACTR_IMPUESTO2_CXC = 7
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del impuesto 1 en los
POS_CTACTR_RUBRO1_CXC = 8
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del rubro 1 en los
POS_CTACTR_RUBRO2_CXC = 9
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del rubro2 en los
POS_CTACTR_CREDITO_CXC = 10
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de los crditos en los
POS_CTACTR_DEBITO_CXC = 11
Posicin de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de los dbitos en los
Constantes para indicador de proceso
CC_DESDE_AGREGAR_DOC = 1
Indica que el proceso se realiz al agregar un documento.
Cuentas por Cobrar
CC_DESDE_AGREGAR_APLICACION = 2
Indica que el proceso se realiz al agregar una aplicacin de documentos.
CC_DESDE_AGREGAR_INTMORA = 3
Indica que el proceso se realiz al agregar un documento de inters de mora.
Detalles de funcionalidad
Es importante de sealar que algunos clculos se mantendrn en el ejecutable
del mdulo y no sern trasladados a la funcionalidad del apd.
Dentro de dichos datos se encuentran los siguientes: paquete utilizado, monto
del documento, tipo de contabilidad.
Las funciones CrearAsientoDocumento() y CrearAsientoAplicacion() setean
los datos para la generacin del asiento.
Por otro lado, las funciones InsertarLineasAsientoDocumento() e
InsertarLineasAsientoAplicacion() fueron eliminadas, su funcionalidad se
traslad a la clase funcional fclsInfoAsiento.
La funcionalidad que se utilizaba para conocer las cuentas de Pas y Categora
de Cliente se modific y est dada en las funciones ConstListCtas() y
CargarCuentas().
Las funciones InicieTransaccionCC() y SetCliente() son las funciones en que
se invocan la mayora de las funciones que establecen los datos del asiento
mediante el hook.
Ms especficamente en InicieTransaccionCC() se establecen los datos de:
Tipos de asientos
Clase de Asiento
Informacin de impuestos
Informacin de rubros
Bandera de asientos por pas
Informacin de centros de costo y cuentas de diferencias de cambio

Mientras que en SetCliente() se define:
La informacin del cliente
Cuentas y Centros de costo de Pas
Cuentas y centros de costo de la Categora del cliente
El proceso de Intereses de Mora se modific para indicar que el asiento se est

generando desde dicho proceso, esto mediante el uso del parmetro
nIndProceso y para el cual se definieron constantes, en este caso particular se
usa la constante CC_DESDE_AGREGAR_INTMORA.
Cuentas por Cobrar
HOOK DE SUGERENCIA DE
IMPUESTOS GENRICO
Este archivo tiene la caracterstica de que puede ser modificado por el cliente
sin que esto afecte al resto de la aplicacin.
Se creo una nueva biblioteca (APL) llamada CCSUGIMP.APL, que al
compilar como Dynalib genera un archivo llamado CCSUGIMP.APD. Esta
biblioteca APL puede ser personalizada por el cliente de acuerdo a sus
necesidades y recompilarla como APD para que el mdulo pueda utilizar la
funcionalidad modificada.
En CCSUGIMP.APL se definieron las siguientes funciones:
Function: Sugerir_Imptos
Descripcin: Se utiliza para sugerir los porcentajes definidos para los
impuestos.
Esta funcin los siguientes parmetros:
hsqlPrmCons Handle conectado para realizar

ulta
consultas sobre la base de datos.
sPrmCliente
Cliente para el cual se sugerir los porcentajes de impuestos.
sPrmCategoria
Categora del cliente indicado.
sPrmPais
Pas del cliente indicado.
nPrmPorcImpto1
Porcentaje correspondiente al Impuesto 1
nPrmPorcImpto2
Porcentaje correspondiente al Impuesto 2
La funcin Sugerir_Imptos retorna TRUE si se pudieron obtener los valores

solicitados.
La funcin se encarga de obtener los porcentajes de los impuestos Cuenta
Contable y el Centro de Costo asociados al Tipo y Subtipo de documento.
Estos valores se obtienen al seleccionar la informacin de la tabla de
Impuestos y de la tabla de parmetros Globales de CC, tomando en
consideracin que el impuesto de la tabla impuesto sea igual al impuesto por
omisin almacenado en las Globales del Mdulo.
Si se localizaron los impuestos seleccionados, se retornan como parmetros;
en caso contrario, se retorna cero para el Impuesto 1 y cero para el Impuesto 2
y retorna FALSE.
Cuentas por Cobrar
Funcin: ConcatenarCompania
Descripcin: La funcin ConcatenarCompania retorna el nombre de la
compaa concatenado con la hilera que se indica. Es importante recordar que
toda sentencia SQL debe usar esta funcin para concatenar el nombre de la
compaa a la tabla que va a ser utilizada en el FROM.
La funcin ConcatenarCompania retorna un valor String o hilera de
caracteres, la cual es la hilera resultante de concatenar la hilera que se indica
con el nombre de la compaa.
Parmetros solicitados:
sCompania
sNombreTabla
Cuentas por Cobrar
Nombre de la tabla a concatenarle la compaa;

no puede ser nulo
Nombre de la tabla a concatenarle la compaa;
no puede ser nulo
APNDICE E
Integracin Contable
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Cuentas por Cobrar es auxiliar del mdulo de Contabilidad
General. Todas las transacciones que se registren desde Cuentas por Cobrar,
pueden generar asientos contables en Contabilidad General.
Sin embargo, el mdulo de Cuentas por Cobrar puede llevar registro de las
transacciones de documentos asociados con cuentas por cobrar de los clientes,
sin integrar estos movimientos a la contabilidad.
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos de cuentas por cobrar, por medio de la
opcin Integracin Contable de la carpeta General en Parmetros del
Mdulo. Cuando el usuario marca esta opcin se activa la carpeta Contable de
En la opcin Asientos para de la carpeta Contable se marcan aquellos
documentos, tipo crdito y dbito, de Cuentas por Cobrar para los cuales se
generarn asientos en el mdulo de Contabilidad General.
Adems, se puede configurar la forma en que se manejar la integracin
contable desde el mdulo de Cuentas por Cobrar, mediante la opcin
denominada Generacin de Asientos de la carpeta Contable de
Parmetros del Mdulo. Se puede utilizar cualquier combinacin entre las
siguientes opciones:
Visualizar: permite observar la pantalla de generacin de asientos,
denominada Diario de la Contabilidad.
Modificar: establece si se pueden hacer ajustes en el asiento. Por
ejemplo, insertar cuentas contables en el asiento.
Aplicar Automticamente: indica si el asiento se graba en el Mayor o
en el Diario de la Contabilidad.
Para ms detalle, refirase a la carpeta de Contable de "Parmetros del
Mdulo" en la pgina 18.
Cuentas por Cobrar
Integracin Contable 415
MANEJO DE LA INTEGRACIN
CONTABLE
Si se ha establecido la generacin de asientos contables al registrar
documentos de Cuentas por Cobrar, entonces para registrar los
documentos proceda de la siguiente manera:
1. Ingrese la informacin requerida en las carpetas de la opcin de
Creacin de Documentos. Verifique los datos asociados con el
documento.
2. Para salvar el documento, presione el botn izquierdo del ratn sobre
la opcin Actualizar del men de Documentos o el icono
. Si
desea regresar a la tabla de Documentos, presione el botn izquierdo
del ratn sobre la opcin Actualizar y Regresar del men de
Documentos o el icono
3. Si el documento es de tipo Dbito:

Se desplegar la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no
marc la opcin de Aplicar Automticamente.
Podr modificar las lneas del asiento, si marc la opcin Permitir
Modificar.
Solamente podr ver el asiento, si marc la opcin Ver Asiento.
A continuacin, se presenta el asiento contable asociado con la creacin
de un documento tipo dbito (Factura):
Cuenta
Contable
Cuentas por Cobrar
Dbito Coln Crdito Coln

500,000.00
Impuesto sobre Ventas
65,217.39
Cierre Dbitos
434,782.61
4. Si el documento es de Crdito:
Se desplegar la pantalla de Aplicacin del Documento, para
definir sobre cules documentos tipo Dbito se aplicar el documento
de Crdito creado.
Cuando se ha establecido sobre cules documentos tipo Dbito se
aplicar el documento de Crdito creado, se desplegar la pantalla de
416 Integracin Contable
Cuentas por Cobrar
Diario de la Contabilidad, si no marc la opcin de Aplicar

Automticamente.
Modificar.
A continuacin, se presenta el asiento contable asociado con la aplicacin de
un documento tipo crdito (Depsito):
Cuenta Dbito Crdito

Contable Coln Coln
Cuentas por
Cobrar
465,000.00
Tipo de
Cambio
Dbito Crdito
Dlar Dlar
226.00
Bancos
465,000.00
224.99
Diferencias
Cambiarias
0.00
226.00
2,059.73
2,068.89
9.16
5. Si el documento es tipo Crdito y subtipo Anticipo:

Se desplegar la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no marc la
opcin de Aplicar Automticamente.
Modificar.
A continuacin, se presenta el asiento contable asociado con la creacin de un
documento tipo Crdito y subtipo Anticipo:
Cuenta
Contable
Dbito
Coln
Cuenta de Anticipos de
Clientes
Cierre Crditos
Crdito
Coln
100,000.00
100,000.00
A continuacin, se presenta el asiento contable asociado con la Aplicacin

manual de un documento tipo Crdito y subtipo Anticipo sobre un
documento tipo Dbito:
Cuenta
Contable
Dbito
Coln
Cuentas por Cobrar

Cuenta de Anticipos
Cuentas por Cobrar
Crdito
Coln
100,000.00
100,000.00
Integracin Contable 417
Es importante sealar que si en el mdulo de Contabilidad General se

indic que se utilizan NIT's en la generacin de asientos contables se
presentar el siguiente comportamiento:
en todos los asientos que se generen desde el mdulo de Cuentas

por Cobrar, todas las lneas de los asientos llevarn el NIT del
cliente asociado, exceptuando las transacciones que tengan que ver
con Cuentas Bancarias
las transacciones que tengan que ver con Cuentas Bancarias llevarn
en la lnea de Ventas o Cuentas por Cobrar el NIT del cliente y en la
otra el NIT de la Entidad Financiera Asociada a la Cuenta Bancaria.
Para mayor detalle del manejo de NIT's refirase al manual del mdulo de
418 Integracin Contable

Cuentas por Cobrar
APNDICE F
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del mdulo de Cuentas por Cobrar. Los derechos para
los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen
desde la opcin Seguridad! del men principal del mdulo de
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compaa para
quienes se establecen, simultneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los mdulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento de Contabilidad podran tener derecho a Consultar
Documentos, desde el mdulo de Cuentas por Cobrar.
Un usuario es un empleado de la compaa para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los mdulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podra ser el nico empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opcin Administracin del men principal del
mdulo de Cuentas por Cobrar.
DEFINICIN DE LOS PRIVILEGIOS

El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del mdulo de
Cuentas por Cobrar, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular,
se presenta a continuacin:
1. Desde el men principal del mdulo de Administracin del
Sistema presione el botn izquierdo del ratn sobre la opcin de
Seguridad!. Se desplegar la pantalla para Definicin de
Usuarios y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,
marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla
Grupos.
Cuentas por Cobrar
Control de Seguridad 419
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,

marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla
Usuarios.
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el icono
. Se desplegar la pantalla de
Definicin de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
cdigo y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el
usuario en particular.
4. Seleccione, mediante un Combo Box, la compaa en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendr derechos o
privilegios sobre las opciones de los mdulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definicin de
Privilegios, se despliega un rbol que contiene los mdulos del
sistema instalados para la compaa seleccionada. Marque con el
highlight el mdulo de Cuentas por Cobrar.
6. Para expandir el rbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del
men principal del mdulo de Cuentas por Cobrar, haga doble
clic sobre la rama de Cuentas por Cobrar.
7. Expanda cada una de las opciones del men principal de Cuentas
por Cobrar. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama
Clientes se desplegarn cinco ramas: Agregar, Modificar,
Eliminar, Vendedores y Direcciones de Embarque. A su
vez, la rama de Direcciones de Embarque se puede expandir en
tres ramas: Agregar, Modificar y Eliminar. Se pueden expandir
tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opcin
especfica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la
rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opcin, de
manera individual, marque con el highlight la rama y presione el
icono
o la opcin Permitir del men de Privilegios. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar solamente el derecho de Agregar Clientes se debe
marcar con el highlight la rama Agregar de la opcin Clientes del
420 Control de Seguridad

Cuentas por Cobrar
men principal del mdulo de Cuentas por Cobrar y presionar el

icono .
Para asignar los derechos sobre una opcin o varias opciones de

nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de
cada rama o nivel superior, simultneamente, active el icono
o la opcin Replicar del men de Privilegios, marque con
el highlight la rama o nivel superior y presione el icono
. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con un
documento se debe activar el icono
, marcar con el highlight
la rama o nivel superior Documentos del men principal del
mdulo de Cuentas por Cobrar y presionar el icono
. Por lo
tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendr derecho
para Agregar, Modificar, Eliminar, Anular, Aplicar
Documentos, Consultar la Aplicacin sobre Documentos
e Imprimir Documentos.
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios

o un usuario en particular, presionando con el botn izquierdo del
ratn sobre el icono
o la opcin Grabar del men de
Privilegios.
A continuacin se presenta la pantalla para la definicin de privilegios:
Cuentas por Cobrar
Control de Seguridad 421
Definicin de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual

pertenece el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o
varias opciones del mdulo, entonces cuando el usuario ingrese al
mdulo dichas opciones aparecern deshabilitadas.
422 Control de Seguridad

Cuentas por Cobrar
APNDICE G
Esquema de Bloqueos
NOTA INTRODUCTORIA
El propsito del Esquema de Bloqueos del mdulo de Cuentas por Cobrar es
permitir que varios usuarios trabajen sobre un mismo cliente al mismo tiempo.
Es decir, se permitir a varios usuarios utilizar a la vez los procesos del
Mantenimiento de documentos, seleccionando el mismo cliente.
Para hacer ms prctico, rpido y seguro el control de bloqueos, se definieron
varias clases de bloqueos que se utilizan dependiendo de la caracterstica del
proceso o accin que se vaya a realizar, a continuacin se describe cada uno de
ellos:
Bloqueo General: se establece antes de ejecutar un proceso que involucre
cambios en varios registros a la vez. El bloqueo se realiza antes de ejecutar
cualquiera de los procesos que se encuentran en el submen Administracin,
por procesos se tienen los siguientes: Aprobacin del movimiento diario,
Carga de facturacin, Diferencias cambiarias, Intereses de mora, Das
promedio de atraso, Reclculo de saldos y Purga de datos.
Bloqueo de Cliente para edicin: se establece antes de editar la informacin de
un cliente. Se hace desde el mantenimiento de clientes.
Bloqueo de Cliente para agregar: se establece antes de agregar un documento.
Se hace desde la opcin de captura de documentos.
Bloqueo de Contra recibo: se establece antes de modificar un documento o un
contra recibo. Se hace desde la ventana de introduccin de documentos o
desde la pantalla de introduccin de clientes.
Bloqueo de Documento: se establece antes de modificar un documento. Se
hace desde la ventana de introduccin de documentos.
JERARQUA DE BLOQUEOS
Se estableci una jerarqua con el fin de facilitar el manejo de los diferentes
tipos de bloqueos, de manera que se tengan claro las reglas para el
establecimiento de estos, ya que el xito de realizar un bloqueo requerido
Cuentas por Cobrar
Esquema de Bloqueos 423
depende del tipo de bloqueo que se encuentren ya registrado al momento de

tratar de registrar ste.
Jerarqua de Bloqueos
REGLAS PARA ESTABLECER

BLOQUEOS
Bloqueo General: Un bloqueo general podr ser establecido si no existe otro
bloqueo general registrado en la tabla de Bloqueos.
Por otro lado, si al tratar de realizar un bloqueo general el sistema se da cuenta
que existe un bloqueo de cualquiera de los otros tipos, se despliega un dilogo
en el cual se le informa al usuario sobre dicha situacin y adems se le
pregunta si desea continuar con el proceso, si su respuesta es afirmativa se
establece el bloqueo general respectivo y se ejecuta el proceso. Si su respuesta
es negativa el proceso no se realiza. En este mismo dilogo se muestra un
botn que se llama Ver Bloqueos el cual al ser seleccionado muestra una tabla
con la informacin de los bloqueos que se tienen registrados, en esta tabla se
muestra el usuario y fecha del bloqueo.
424 Esquema de Bloqueos

Cuentas por Cobrar
Bloqueo de Cliente por Edicin: No es posible tratar de agregar un registro

de bloqueo de cliente por edicin si:
Existe un bloqueo General.
Existe un bloqueo del mismo cliente por Agregar.

Existe algn bloqueo de Contra recibo para el mismo cliente
Existe algn bloqueo de Documento para el mismo cliente
Bloqueo de Cliente por Agregar: No es posible tratar de agregar un registro

de bloqueo de cliente por agregar si:
Existe un bloqueo del mismo cliente por Edicin.

Este tipo de bloqueo nace de la necesidad de indicarle a otros procesos que se
est agregando un documento a un cliente dado ya que cuando se est
agregando un documento no se tiene la posibilidad de bloquear el documento
dado que este no existe, con este tipo de bloqueo se evitan las incongruencias
en los datos que se podran dar en esta situacin en particular.
Sin embargo un cuidado especial que se debe realizar es verificar el lmite de
crdito al registrar un nuevo dbito.
Bloqueo de Contra recibo: No es posible tratar de agregar un registro de
bloqueo de contra recibo si:
Bloqueo de Documento: No es posible tratar de agregar un registro de

bloqueo de documento si:

Existe algn bloqueo de Contra recibo para el contra recibo al que est
asociado el documento si es que lo est.
Como se pudo observar no se puede realizar ninguna clase de modificacin a
un cliente, documento o contra recibo para cualquier cliente, si existe un
Bloqueo General registrado en la tabla de bloqueos de la base de datos, ya que
esto indica que un proceso masivo est en ejecucin.
Sin embargo un cuidado especial que se debe tener es verificar el lmite de
crdito del cliente al modificar el monto de un dbito.
Cuentas por Cobrar
Esquema de Bloqueos 425
APNDICE H
Asientos Contables y Diferencias
Cambiarias
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Cuentas por Cobrar, como su nombre lo indica, se encarga
de manejar la informacin de los documentos que estn pendientes de cobro, y
a la vez, de registrar los pagos de los clientes y la forma como sus deudas son
canceladas.
Los documentos que se registran pueden ser de diferentes monedas, es decir,
al momento de registrar un documento se debe de especificar no solo el monto
sino tambin el cdigo de la moneda en la que est el documento.
Posteriormente, la informacin del monto es traducida, para ser enviada a la
Contabilidad, en un monto local y un monto dlar. Esto en el caso de que este
activa la opcin de doble moneda. Si no hay doble moneda en la Contabilidad,
entonces, solamente se calcula el monto en moneda local.
Los montos son traducidos utilizando los tipos de cambio que se han definido
para cada moneda, tomando los datos a partir de los archivos histricos, segn
la fecha con que se registra cada documento.
El manejo de mltiples monedas trae como consecuencia, el que se deba de
considerar el problema de las diferencias de cambio, debido al hecho de
que el valor de referencia asociado con las monedas vara con el tiempo (Tipo
de Cambio).
Para determinar los asientos contables generados por las transacciones
registradas mediante el mdulo de Cuentas por Cobrar y los asientos
contables asociados con las diferencias de cambio se analizan tres casos.
Cuentas por Cobrar
Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 427
CASO 1: IGUAL MONEDA,

DIFERENTES TIPOS DE CAMBIO
Se cancelan dbitos con crditos que estn en la misma moneda, pero que se
han introducido en el sistema con diferentes tipos de cambio. Por ejemplo:
Movimientos Contables
Factura
Depsito
La lnea por diferencia de cambio en este ltimo movimiento contable, se

realiza para corregir el problema de diferencia de cambio que existe entre el
registro de la cuenta por cobrar del cliente (que lo toma de la moneda del
depsito) y el que tiene la cuenta bancaria en el mdulo de Control
Bancario. El tipo de cambio de la cuenta bancaria se actualiza cada vez que
se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en Control Bancario.
Luego de la Aplicacin completa del depsito sobre la factura, tenemos los
siguientes saldos:
Saldos Documentos
428 Asientos Contables y Diferencias Cambiarias

Cuentas por Cobrar
Obsrvese que la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo, todava
registra un saldo en moneda dlar. Este saldo que se muestra all, es un reflejo
del excedente que se presenta en la cuenta por cobrar de ese cliente, en la
contabilidad.
En la siguiente tabla, se nuestra la diferencia que se presenta a nivel de la
cuenta en la Contabilidad General:
Saldos Contabilidad
Antes del Ajuste por Diferencia de Cambio
Balance de los movimientos a la cuenta por cobrar del cliente
Por lo tanto, cuando se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en

Cuentas por Cobrar, se obtiene a partir del saldo dlar de la Factura, que se
debe de hacer un ajuste contable por diferencia de cambio, para balancear la
cuenta por cobrar del cliente, de esa forma se registra el siguiente movimiento:
El tipo de cambio que se introduce en los asientos generados por el proceso de

diferencias de cambio es el tipo de cambio actual que tiene la moneda dlar.
Al final, la contabilidad refleja los saldos correctamente:
Saldos Contabilidad
Despus del ajuste por Diferencias de cambio
Cuentas por Cobrar
CASO 2: REVALUACIN /
DEVALUACIN
En este caso, se deben de revaluar o devaluar, documentos que an presentan
saldo y su registro actual est a un tipo de cambio que es diferente del que
existe al momento de ejecutar el proceso. Por ejemplo:
Factura
Depsito
Si est instalado el mdulo de Control Bancario, entonces, al momento de

generar un Depsito o una Transferencia Electrnica de Fondos (T.E.F.), se
toma el tipo de cambio que tiene la cuenta de banco respectiva, por lo que el

Cuentas por Cobrar
asiento contable que se genera utiliza este valor. Para el ejemplo, se asume que
la cuenta de banco est ajustada a 200.00 /$.
Suponga que los documentos presentan los siguientes saldos, al da de hoy:
Saldos Documentos
Si se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en este momento y el

tipo de cambio de la moneda dlar ha cambiado a 210.00, entonces los saldos
restantes de estos documentos pendientes deben de ser actualizados al nuevo
tipo de cambio para reflejar en la contabilidad el valor actual de la deuda.
Para el caso de la factura, el cliente debe 10,000.00, pero ahora este valor
representa $ 47.62, en lugar de $ 100.00, por lo tanto se debe de realizar un
ajuste en la contabilidad por $ 52.38. Ntese que el saldo en la moneda del
documento se toma como referencia para calcular los nuevos saldos en
moneda local y dlar, a partir de los tipos de cambio de la moneda del
documento y de la moneda dlar, y la diferencia resultante entre este nuevo
saldo y el saldo anterior constituye el reajuste que se debe de hacer a nivel de
la contabilidad.
El saldo en la moneda del documento no vara durante el proceso, pero sus
equivalentes en moneda local o dlar pueden variar. Para el ejemplo en
cuestin, como el documento esta en moneda local, entonces no se pueden
producir diferencias de cambio en moneda local, solo en dlares, sin embargo,
si el documento esta en una tercera moneda diferente de la moneda local y la
moneda dlar, se pueden producir por un mismo documentos diferencias en
ambas monedas.
Luego del proceso se tienen los siguientes saldos:
Saldos Actualizados de los Documentos
Cuentas por Cobrar

Saldos Contabilidad
Luego del ajuste por Diferencias de Cambio
CASO 3: MONEDAS Y TIPOS DE

CAMBIO DIFERENTES
En este caso se cancelan dbitos con crditos que estn en monedas diferentes,
por lo que pueden tener diferentes tipos de cambio. Adems, durante el
proceso de aplicacin se puede establecer un nuevo tipo de cambio que
revala tanto al crdito como al dbito. Por ejemplo:
Factura

Cuentas por Cobrar
Depsito
Si con el DEP-500 se procede a cancelar la Fac-1000, dado que los

documentos tienen diferente moneda entonces el sistema debe de preguntar un
tipo de cambio para la traduccin del monto a aplicar en moneda dlar a un
equivalente en moneda local.
Asuma que para la aplicacin el usuario especifica un tipo de cambio de
210.00 y desea cancelar la factura. Es decir, aplicar del cheque $71.42 a
210.00 para un equivalente de 15,000.00. Luego de la aplicacin, los
documentos presentan los siguientes saldos:
Saldos de Documentos
La factura ha sido cancelada por completo, sin embargo, todava registra un

saldo en moneda dlar, adems el cheque tiene un saldo a favor de $ 3,58 pero
est en cero su equivalente en moneda local. Estas inconsistencias que se
muestran all, son un reflejo de los excedentes que se presentan en la cuenta
por cobrar de ese cliente, segn la contabilidad.
En la siguiente tabla, se presenta la diferencia a nivel de la cuenta en la
contabilidad general:
Saldos Contabilidad
Antes del Ajuste por Diferencia de Cambio
Cuentas por Cobrar
En realidad el balance debera indicar que se tiene a nivel de la cuenta del

cliente un saldo a favor de 751.80 y $ 3.58 (a un tipo de cambio de 210.00).
Si se ejecuta el proceso de diferencias de cambio y el tipo de cambio actual de
la moneda dlar es 210.00, entonces el proceso realiza los siguientes clculos:
1. Determina que el saldo real de la factura 1000 es 0.00 y su
equivalente debe ser $ 0.00, por lo tanto incluye un ajuste para eliminar
el excedente de $ 78.58 que presenta la factura.
2. Determina que el saldo real del cheque 500 es $ 3.58 y su equivalente
debe ser 751.80, por lo que incluye un ajuste para aumentar la cuenta
en ese monto.

Saldos Contabilidad
Luego del ajuste por Diferencias de Cambio
Balance de los movimientos a la cuenta por pagar del proveedor

Cuentas por Cobrar
Glosario
Asiento
El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual
quedan registrados, cronolgicamente, todas las transacciones
efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de
contabilidad y en funcin del impacto sobre las cuentas
contables.
El registro asociado con una transaccin particular se
denomina asiento. Cada operacin registrada debe tener, al
menos, un cargo y un abono compensatorio o igual. El asiento
que tiene ms de un cargo y un abono se conoce como asiento
compuesto. En algunos pases de Amrica Latina se conoce al
asiento contable como pliza.
Check box
Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opcin
asociada. Este interruptor se puede activar con el ratn,
presionando el botn izquierdo con su cursor sobre el
recuadro, o bien, con el teclado cuando la opcin est
encerrada en un recuadro punteado.
Cliente
Un cliente es alguien que llega y compra un producto o
servicio y que espera calidad de servicio y calidad del
producto en recompensa por su inversin.
Cliente Corporativo
Cliente que trabaja bajo una jerarqua organizacional donde se
tiene un nico cliente principal llamado Corporacin o Matriz
de Corporacin y otros mltiples asociados a sta, llamados
sucursales.
Cliente Sucursal
Cliente que pertenece a un esquema organizacional y que
depende directamente de un cliente corporacin, el cliente
sucursal no puede tener asociado alguna otra subsidiaria
solamente existe una relacin uno a uno con la corporacin.
Cuentas por Cobrar
Glosario 435
Cliente Registro
Cliente donde se registra una transaccin, ya sea propia o de
otra entidad.
Cliente Reporte
Tambin es llamado cliente origen y representa la entidad que
gener la transaccin.
Condicin de Pago
Define la forma en que deber ser cancelado un documento de
dbito, ya sea al contado o al crdito. La condicin de pago
involucra un descuento por pronto pago y una tasa de inters
involucrada en el perodo de crdito.
Depsito
Se refiere a una transaccin que permite al cliente pagar
documentos pendientes por medio de un depsito del monto
parcial o total del documento a una cuenta bancaria de la
compaa.
Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente
debe realizar un depsito en la entidad bancaria donde la
empresa tiene su cuenta. En este caso no es preciso que el
cliente tenga cuentas bancarias en la misma entidad.
Descuento
Porcentaje a rebajar, sobre el total facturado, debido a pedidos
de alto volumen o bien, por el pronto pago de un documento
de dbito.
Documento
Se refiere al comprobante fsico de una transaccin. Existen
documentos de dbito que son documentos por cobrar,
originados a partir de la adquisicin de un bien o servicio
436 Glosario
Cuentas por Cobrar
ofrecido a un cliente. Tambin existen documentos de crdito

que se relacionan con las transacciones realizadas para el pago
de los bienes o servicios.
Factura
Este documento registra la entrega de bienes o servicios a un
cliente. Una factura se emite en el momento en que el cliente
obtiene el bien o servicio ofrecido, de manera que su
existencia se justifica para tener constancia de los bienes que
salieron o del servicio prestado, as como para reflejar la
transaccin en la contabilidad de la compaa.
Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al
contado como al crdito.
Para el funcionamiento de este mdulo se considerarn
facturas de ambos tipos, siempre y cuando stas se generen
desde Cuentas por Cobrar.
Esto se debe a que tambin es permitido llevar el control de
facturas que fueron creadas desde el mdulo de
Facturacin. En este caso nicamente se podrn cargar
facturas cuya condicin de pago no sea de contado.
Fuente
Relaciona un movimiento contable con el documento que lo
sustenta (nmero de depsito, de factura y otros).
Highlight
Barra de color llamativo que acta como un cursor sobre una
opcin en un men. Normalmente responde a las teclas
direccionales o al cursor del ratn.
Integracin Contable
El proceso de integracin contable se basa en la relacin entre
los distintos mdulos del sistema. De manera que, todas las
transacciones generadas desde mdulos auxiliares como
Cuentas por Cobrar se reflejarn en la contabilidad de la
compaa, la cual es manejada directamente por el mdulo de
El objetivo de la integracin contable es llevar control de la
forma en que los movimientos de cuentas por cobrar afectan
las cuentas contables y en consecuencia, la posicin financiera
de la compaa.
Cuentas por Cobrar
Glosario 437
Sin embargo, el mdulo puede funcionar sin integrar sus

movimientos a la contabilidad de la compaa, de manera que
nicamente se lleve el registro de los documentos de cuentas
por cobrar. La integracin contable se puede activar y
desactivar con base en un parmetro denominado de la misma
manera, que se presenta en la carpeta General de los
El proceso puede realizarse de dos maneras: integracin
contable en lnea e integracin contable en batch.
En el primer caso, el sistema toma todas las transacciones de
los documentos marcados como generadores de asientos y
registra un asiento contable cada vez que el usuario crea un
documento desde las opciones en el submen
Transacciones del men principal del mdulo de Cuentas
por Cobrar.
En el segundo caso, o sea la integracin contable en batch, se
lleva a cabo cuando se ejecutan procesos especficos de
generacin de asientos. Estos procesos usualmente se ubican
en el men de Administracin y corresponden, en el caso de
Cuentas por Cobrar, a la generacin de documentos por
Intereses de Mora y Diferencias Cambiarias.
Inters de Mora
Los intereses de mora son documentos que se generan a partir
del anlisis de los documentos de cuentas por cobrar tipo
crdito que hayan vencido a una fecha determinada.
Cuando se ejecuta el proceso de intereses de mora el sistema
crea un nico documento para cada cliente que contiene la
sumatoria de los montos correspondientes por cada documento
de crdito vencido.
Para que el proceso de intereses de mora se refleje en la
contabilidad de la compaa, es preciso que el tipo de
documento denominado Inters de Mora se marque en la
carpeta Contable de Parmetros del Mdulo. En caso
contrario, el proceso se podr correr de igual manera, sin
embargo su impacto sobre la compaa no se ver reflejado en
la contabilidad.
438 Glosario
Cuentas por Cobrar
Letra de Cambio
Una letra de cambio es un documento que se genera cuando
dos personas fsicas o jurdicas se comprometen a tener
relaciones financieras entre s, de modo que una preste dinero
o bien ofrezca bienes o servicios a crdito y la otra se
comprometa formalmente a pagar por ellos en el perodo de
tiempo establecido. La funcin primordial de este documento
es servir como una garanta de que el cliente pagar su cuenta.
Generalmente la letra de cambio se crea por el monto mximo
que la empresa otorga el crdito al cliente, de manera que este
ltimo se compromete a pagar este monto. Una letra de
cambio aumenta el activo de la empresa, dado que aumenta las
cuentas por cobrar.
Nota de Crdito u Otro Crdito

Para el funcionamiento del mdulo de Cuentas por Cobrar,
una nota de crdito u otro crdito son documentos que se
emiten para hacer constar que un cliente ha realizado un
abono a su saldo pendiente. Al emitir una nota de crdito se da
conocimiento del monto que la empresa va a deducir de la
cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por esta razn que las
notas de crdito y los otros crditos disminuyen el activo de la
empresa, dado que producen una reduccin en las cuentas por
cobrar.
Nota de Dbito u Otro Dbito

Para el funcionamiento del mdulo de Cuentas por Cobrar,
una nota de dbito u otro dbito son documentos que se
emiten para hacer constar que un cliente le debe dinero a la
empresa, por un monto determinado. Al emitir una nota de
dbito se da conocimiento del monto que la empresa va a
acreditarse a la cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por
esta razn que las notas de dbito y los otros dbitos aumentan
el activo de la empresa, dado que producen un aumento en las
cuentas por cobrar.
Recibo
El recibo es un documento que se emite para constar que se
recibi dinero en efectivo del cliente, para abonar o cancelar el
monto que adeuda a la empresa.
Cuentas por Cobrar
Glosario 439
Este documento disminuye la cuenta por cobrar, de manera

que se produce un pago a un monto por cobrar pendiente.
Un cobrador de la empresa entrega el recibo al cliente en el
momento en el que ste le entrega el efectivo.
Referencia
Detalle o descripcin de un movimiento contable. En la
generacin de asientos la referencia corresponde a la
aplicacin definida al documento.
Transferencia Electrnica de Fondos

Una transferencia electrnica de fondos (T.E.F.) es una
transaccin que permite al cliente pagar documentos
pendientes por medio de un depsito electrnico del monto
parcial o total del documento a una cuenta bancaria de la
compaa.
Para poder generar una T.E.F. es preciso que tanto el cliente
como la compaa tengan cuentas bancarias en la misma
entidad financiera.
440 Glosario
Cuentas por Cobrar

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MANUAL DEL USUARIO

CUENTAS POR COBRAR

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1

Introduccin a Cuentas por Cobrar

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa

Nota Introductoria ................................................................................................................... 15

Valores Adicionales ..................................................................................................28

Informacin General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar

Nota Introductoria ...................................................................................................................31

Nota Introductoria ...................................................................................................................43

Nota Introductoria ...................................................................................................................79

Nota Introductoria .................................................................................................................181

Cuentas por Cobrar

Instrucciones Especficas ........................................................................................ 193

Nota Introductoria ................................................................................................................. 209

ndice General iii

Reporte de NCF Anulados (Rep. Dominicana) .....................................................................309

Nota Introductoria .................................................................................................................313

Nota Introductoria .................................................................................................................347

Parmetros en Archivos *.ini

Nota Introductoria .................................................................................................................351

Conversin de Estados Financieros

Nota Introductoria .................................................................................................................355

Cuentas por Cobrar

Transacciones que Soportan FASB-52 ................................................................................. 361

Opciones Configurables en el Mdulo

HOOK para la Generacin del Plan de Pagos....................................................................... 379

Nota introductoria ................................................................................................................. 415

Nota Introductoria ................................................................................................................. 419

Nota Introductoria ................................................................................................................. 423

Asientos Contables y Diferencias Cambiarias

Nota Introductoria ................................................................................................................. 427

Cuentas por Cobrar

Texto que se desea recalcar

Mdulos u opciones de Exactus

Cuentas por Cobrar

Muestra situaciones de cuidado en el

Brinda consejos al usuario que le facilitarn

Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se presentarn a

cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

Si desea conocer de...

Manual de Administracin del Sistema

Manual de Configuracin del Exactus.ini

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables

Manual de Administracin del Sistema

Manejo del Cargador Dinmico

Manual de Cargadores Dinmicos

2 Acerca de esta Gua

las caractersticas generales de Cuentas por Cobrar

el manejo general del sistema

la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Cuentas por

Manejo del listado de clientes de la compaa

permite el manejo de clientes que utilicen multimoneda, de

establece el tipo de cliente que es, y en consecuencia, el rango

Introduccin a Cuentas por Cobrar 3

ajusta los montos de las facturas generadas de acuerdo a las