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TABLA DE CONTENIDOS
ENTORNO DE TRABAJO, FORMATOS E INSERCIN ..................................... 4
INTRODUCCIN ........................................................................................................... 5
Concepto de Procesador de textos ..................................................................... 5
Novedades de Word 2010 .................................................................................. 5
Reconocimiento del entorno ............................................................................. 10
Elementos de la pantalla de Word .................................................................... 11
EDICIN DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 16
Abrir un documento en blanco. ......................................................................... 16
Guardar, Guardar como .................................................................................... 17
Abrir .................................................................................................................. 18
Formas de ver un documento (vistas) .............................................................. 19
SELECCIN Y EDICIN DE TEXTOS ................................................................................... 21
Seleccin de texto ............................................................................................. 21
Copiar y mover texto ......................................................................................... 22
Cambiar maysculas y minsculas. .................................................................. 23
FORMATOS AL FUENTE (CARCTER) Y PRRAFO ................................................................ 24
Formato de texto. .............................................................................................. 24
Bsqueda y/o reemplazo de texto. .................................................................... 26
Formato de prrafo ........................................................................................... 27
Herramientas para formato de texto. ................................................................ 30
INSERCIONES DE ILUSTRACIONES Y TEXTO ......................................................................... 31
Introduccin ...................................................................................................... 31
Imgenes .......................................................................................................... 32
Formas .............................................................................................................. 36
SmartArt ............................................................................................................ 37
WordArt ............................................................................................................. 40
Letra Capital...................................................................................................... 43
Editor de ecuaciones ........................................................................................ 44
DISEO DE PGINA .......................................................................... 46
DISEO DE PGINA .................................................................................................... 47
Configurar pgina ............................................................................................. 47
Encabezados y pies de pgina ......................................................................... 50
Nmeros de pgina ........................................................................................... 51
Columnas .......................................................................................................... 53
SECCIONES ............................................................................................................... 60
TABLAS E IMPRESIN ....................................................................... 63
TABLAS ................................................................................................................... 64
Organizar Informacin en una Tabla ................................................................. 64
Tabla con Estilo: ............................................................................................... 66
Tabla Irregular:.................................................................................................. 66
Ficha Herramientas de Tabla ............................................................................ 68
Ajuste de Texto alrededor de la tabla ............................................................... 72
Seleccin de celdas .......................................................................................... 73
Unir y dividir celdas ........................................................................................... 80
Sesin
1
Entorno de trabajo,
Formatos e Insercin
En esta sesin trataremos:
Introduccin
Edicin del documento
Formatos al carcter y prrafo
Inserciones de Ilustraciones y texto
Introduccin
Concepto de Procesador de textos
Por definicin, un procesador de texto es un software informtico destinado a la creacin y
edicin de documentos de texto. Los procesadores de texto brindan unas u otras
posibilidades segn la aplicacin de que se disponga. Como regla general bsica, todos los
procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de prrafo, tamao y
orientacin de las fuentes, efectos de formato, adems de contar con las propiedades de
poder cortar y copiar texto, fijar espacio entre lneas y entre prrafos, alinear prrafos,
establecer sangras y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones
preliminares antes de la impresin o visualizar las pginas editadas. Los procesadores de
texto incorporan desde hace algunos aos tambin correctores automticos de ortografa y
gramtica as como diccionarios multilinges y de sinnimos que facilitan sobremanera la
labor de redaccin.
Microsoft Office Word 2010 es la ltima versin de este poderoso procesador de textos ms
popular del mercado, se basa en la experiencia y en los comentarios de los clientes para
proporcionar innovaciones tiles a la hora de crear documentos de apariencia profesional y
de trabajar mejor con otros usuarios.
Word 2010 ayuda a elaborar documentos de aspecto profesional proporcionando un
completo conjunto de herramientas para crear documentos y aplicarles formato a travs de
una nueva interfaz de usuario
Est incluido en Microsoft Office 2010, junto con otros programas ya conocidos como
Microsoft Excel 2010, Microsoft Access 2010, Microsoft PowerPoint 2010, etc.
Ilustracin 1
Ilustracin 2
Ofimtica I
pintura. Es una manera fcil de mejorar sus imgenes sin usar programas de edicin
fotogrfica adicionales.
Algunos de los 20 efectos artsticos nuevos incluyen Boceto con lpiz, Dibujo de
lnea, Esponja de acuarela, Globos de mosaico, Cristal, Pasteles suaves, Plastificado,
Fotocopia y Trazos de pintura.
Correccin de imgenes
Puede transformar las imgenes en elementos visuales atractivos y vibrantes
mediante el ajuste de la intensidad de color (saturacin) y el tono de color
(temperatura) de una imagen. Tambin puede ajustar el brillo, el contraste, la
nitidez y la borrosidad o puede volver a colorear la imagen para que coincida mejor
con el contenido de su documento y lograr que su trabajo se destaque.
Eliminacin automtica de fondo de imgenes
Otra opcin de edicin de imgenes avanzada que se incluye en Word 2010 es la
capacidad de quitar partes no deseadas de una imagen automticamente, tal como
el fondo, para resaltar el sujeto de la imagen o quitar detalles que confundan.
Mejor recorte y compresin de imgenes
Use las herramientas de edicin de imgenes nuevas y mejoradas para recortar las
imgenes y obtener el aspecto que desee. Ahora tiene un mejor control de la calidad
de imagen y las ventajas de compresin para poder tomar la decisin correcta
respecto del medio (impresin, pantalla o correo electrnico) para el cual se usar el
documento.
Insertar capturas de pantalla
Agregue rpidamente las capturas de pantalla para capturar e incorporar visuales
ilustraciones en su trabajo en Word 2010. Despus de agregar la captura de pantalla,
puede usar las herramientas de la ficha Herramientas de imagen para editar y
mejorar la captura de pantalla. Cuando vuelva a utilizar las capturas de pantalla en
documentos, aproveche la caracterstica de vista previa de pegado para ver cmo
quedarn sus adiciones antes de realizar la accin.
Opciones de imgenes prediseadas opciones con la Galera multimedia
Ahora puede usar, enviar y encontrar miles de nuevas imgenes prediseadas de
comunidad, as como las imgenes, los vdeos y otros medios que puede agregar a
un documento. Puede ver quin envi determinadas imgenes prediseadas
enviadas por la comunidad y notificar si las imgenes son inadecuadas o no son
seguras.
Entrada de lpiz
La caracterstica mejorada de entrada de lpiz en Word 2010 permite realizar
anotaciones en lpiz en el documento en su Tablet PC y guardar esas anotaciones en
lpiz junto con el documento.
Trabajar ms fcilmente
En Word 2010, puede personalizar su rea de trabajo para que los comandos que
usa a menudo estn todos juntos. Tambin puede tener acceso a versiones
anteriores del documento y puede trabajar ms fcilmente con texto en otros
idiomas.
Personalizar la cinta
Use personalizaciones para personalizar la cinta, que es parte de la interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent, para que tenga la forma que desee. Puede crear
fichas personalizadas y grupos personalizados que contengan los comandos que usa
con ms frecuencia.
La vista de Microsoft Office Backstage
En la vista de Microsoft Office Backstage, puede hacer todo lo que desea con un
archivo que no lo hace en el archivo. La ltima innovacin en la interfaz de usuario
de Microsoft Office Fluent y una caracterstica complementaria a la cinta es la vista
Backstage en la que administra sus archivos crea, guarda, inspecciona metadatos
ocultos o informacin personal y configura las opciones.
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Ofimtica I
Abra un documento y haga clic en la pestaa Archivo para ver la Vista Backstage. En
la Vista Backstage puede administrar los documentos y datos relacionados sobre los
mismos: crear, guardar y enviar documentos, inspeccionar documentos para
comprobar si tienen metadatos ocultos o informacin personal, establecer opciones
como activar o desactivar las sugerencias de Autocompletar, etc.
Para volver rpidamente al documento desde la Vista Backstage, haga clic en la
pestaa Inicio o presione ESC en el teclado.
La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office
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PESTAAS Y HERRAMIENTAS
Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando
Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.
Por ejemplo en la pestaa Insertar, al presionar Alt, aparecen los comandos de
teclado para activar las distintas herramientas, A2, D1, D2, etc.
ARCHIVO
La pestaa Archivo se encuentra destacada en color azul, por qu?
Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la
modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bien opciones
referentes a la aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se
Ofimtica I
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cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado
a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar aparte. Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como
las que hemos visto, con agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical.
Esta pestaa equivala al botn Office en la versin Word 2007, y en versiones
anteriores era el men Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a sus orgenes,
pero con un diseo mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
Tambin puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente
y Salir de la aplicacin. Las opciones Informacin, Imprimir y Compartir
INICIO
La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y
pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.
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DISEO DE PGINA
Tambin se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de
letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada
opcin.
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Ofimtica I
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REVISAR
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En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay
dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de dilogo:
Guardar en
Nombre del archivo
Guardar como tipo
Guardar en. Aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el
documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos.
Cambiar la carpeta predeterminada
Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como...
debemos ir al pestaa Archivo, y hacer clic en el botn Opciones.
All aparecer un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora Guardar, donde
aparecern las opciones a modificar.
Aqu debemos seleccionar la nueva carpeta que queremos que aparezca como
predeterminada y hacer clic en Aceptar.
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Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la
Pestaa Archivo.
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Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en
que dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.
Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos
muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo.
Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo
y hacer clic en el botn Abrir.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en
que dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.
Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos
muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo.
Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo
y hacer clic en el botn Abrir.
Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazndonos
por la estructura de carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de ver para el
comando Guardar como.
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Reconocimiento de herramientas
Luego segn se trate de copiar o mover utilice las herramientas Copiar o Mover
(Cortar).
Copiar
Mover
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Tipo de fuente:
Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo que despliega el cuadro
Fuente y elegir el tipo de letra deseado.
Tamao de fuente:
Hacer clic en el tringulo que despliega el cuadro Tamao Fuente y elegir el
tamao.
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Estilos de fuente:
Una vez seleccionado el texto que queremos modificar, estamos en
disposicin de cambiar el aspecto de nuestro trabajo, siguiendo los
siguientes pasos:
1. Poner texto en negrita, cursiva o subrayado.
2. Seleccionar el texto.
Dar clic botn Negrita
Dar clic botn Cursiva
Dar clic botn Subrayado
Para desactivar cualquiera de las opciones podemos volver a dar clic el
botn correspondiente.
Si deseamos poner parte del texto en cursiva, negrita y subrayado a la vez,
debemos seleccionar el texto e ir pulsando los botones correspondientes
uno por uno.
Color de fuente:
Con el texto seleccionado puede hacer clic en el icono Color de fuente.
Si trabajas con la letra directamente se aplicara el color de la barrita que
aparece bajo la letra, si haces clic en la flecha de la derecha aparecer una
paleta de colores para que selecciones uno.
Una alternativa de trabajo es el cuadro de dialogo del grupo Fuente.
Ofimtica I
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Copiar formato.
Esta opcin permite copiar slo la forma que tenga el texto, por ejemplo tamao y
color de letra, hacia otras palabras.
Para ello debe seleccionar el texto que tiene el formato, luego haga clic sobre el
icono Copiar formato
de la ficha Inicio del grupo Portapapeles. Finalmente
haga clic sobre la palabra, arrastre el puntero del mouse o haga una seleccin con el
mouse sobre el texto.
Para copiar varias veces el formato en lugar de hacer un clic haga doble clic sobre el
icono copiar formato. Seguidamente haga clic sobre cada palabra, arrastre el
puntero del mouse o seleccione el texto tantas veces como sea necesario. Cuando
termine de copiar el formato desenganche el comando pulsando la tecla Esc o
haciendo clic en el icono Copiar Formato.
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Digite aqu la
buscar
palabra a
Digite la palabra a
sustituir
en
el
documento
Para buscar clic en el botn Buscar siguiente, para reemplazar clic en el botn Reemplazar.
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Formato de prrafo
Para cambiar el formato de los prrafos no ser necesario seleccionar el prrafo completo
como ocurra con el formato de fuente. Bastar situar el puntero del mouse en cualquier
parte del prrafo en cuestin y realizar las modificaciones deseadas. Word entender que
las modificaciones afectarn a todo el prrafo en el que nos encontremos. Si se quiere
trabajar con varios prrafos y estos estn uno debajo de otro, se puede seleccionar a la vez
para hacer los cambios. Si lo prrafos no son contiguos tendrs que trabajar los prrafos por
separado.
Para cambiar
los espacios
entre prrafos
Para cambiar el
interlineado
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INTERLINEADO.
En esta casilla definimos el espacio que habr entre las lneas del prrafo. Podemos
elegir un interlineado doble (trabajo a doble espacio), o a 1,5 lneas (separacin algo
menor que la doble). Estas opciones evitarn que las lneas de nuestro prrafo
queden muy "apelotonadas".
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ESPACIADO.
Esta opcin define la separacin que tendr nuestro prrafo con el siguiente prrafo
(espaciado posterior), o con el prrafo anterior (espaciado anterior).
Para cambiar el formato de los prrafos no ser necesario seleccionar el prrafo
completo como ocurra con el formato de fuente. Bastar situar el puntero del
mouse en cualquier parte del prrafo en cuestin y realizar las modificaciones
deseadas. Word entender que las modificaciones afectarn a todo el prrafo en el
que nos encontremos.
ALINEACIN.
Izquierda.
Todo el prrafo se acomoda con respecto al margen izquierdo. Es
por defecto como se alinea cuando se ingresa texto en Word.
Utilice en los botones del grupo Prrafo de la pestaa Inicio
Central.
Es el caso de los ttulos. Utilice el icono siguiente
Derecha.
Por ejemplo las fechas. Trabaje con este icono
Justificado.
Distribuye el texto en la lnea de tal forma que llega a los mrgenes
derecho e izquierdo. Utilice el icono siguiente
SANGRIA.
Una manera de destacar un prrafo del texto es asignar a dicho prrafo un margen
diferente al resto. En Word a este tipo de mrgenes se les llama Sangras.
Al tratarse de opciones que modifican el aspecto del prrafo, podremos acceder a
ellas desde el Men formato en la opcin prrafo, aunque quizs sea ms cmodo
trabajar con la regla para realizar las modificaciones en los mrgenes del prrafo que
es como lo vamos a ver.
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Francesa. Ejemplo:
Tambin podremos asignarle al prrafo la llamada sangra
francesa, que ser un margen que afectar a todas las
lneas del prrafo excepto a la primera. Para ello,
arrastramos el tringulo del control de sangra que apunta hacia arriba
hasta donde queramos.
Izquierda. Ejemplo.
Si queremos modificar el margen de todas las lneas del
prrafo, debemos arrastrar el cuadrado que aparece en el
control de sangra hasta situar el margen donde deseemos.
Tambin se puede trabajar con los iconos de aumentar
o disminuir
sangra, segn sea el caso de la barra de herramienta de formato. Para ello ubique el
cursor en el prrafo haga clic en los iconos correspondientes.
Derecha. Ejemplo:
Por ltimo, Word nos permite modificar el margen derecho que
tendr el prrafo en el que estemos situados. Para ello, bastar
con arrastrar el control de sangra derecho hasta la posicin
deseada.
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Seleccione el estilo, color y ancho luego elija el valor. Tambin puede trabajar
cada lnea independientemente, una vez aplicado el borde haga clic sobre el
borde para desactivarlo, luego cambie las opciones y vuelva hacer clic en el
borde para mostrar el borde.
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Borde de pgina
Esta opcin nos permite colocarle un borde a una o varias hojas dependiendo
del trabajo que realizamos.
Sombreado
Consiste en poner un color de fondo al prrafo. Ubique el cursor la pestaa
Sombreado. Solo debe elegir el color y clic en el botn Aceptar.
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Imgenes
Insertar imgenes prediseadas
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas
lateral Imgenes prediseadas.
aparece
el
panel
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Ilustracin 27
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar daremos clic sobre el
botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino
vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede
automticamente actualizada en el documento de Word. Para ello, deberemos
dar clic la pequea flecha en forma de tringulo que hay en el lateral del botn
Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.
Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedar enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que
disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaa Formato.
Ofimtica I
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Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las
esquinas, se pueden arrastrar para modificar simultneamente la altura y
anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los
crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura,
dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato de la
Pestaa de Herramientas de imagen. Lo haremos estableciendo la altura y
la anchura en centmetros.
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Formas
Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el Mouse, no te preocupes, existen varias formas
predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin
dispondrs de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar
rienda suelta a tu imaginacin.
Para utilizarlas deberemos dar clic el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la
que ms te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al documento y ajustar sus
caractersticas a tu antojo.
Existe una forma llamada Cuadro de texto
que es un tanto especial, porque permite
insertar texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en otra forma,
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crendolo sobre ella y agrupando despus los objetos. Esto ya no es realmente necesario,
porque en las ltimas versiones de Word es posible incorporar texto en cualquier forma,
desde la opcin Agregar texto de su men contextual. Aun as, es interesante saber de su
existencia, ya que puede resultarnos til en algn caso.
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SmartArt
Insertar SmartArt
Son nuevos objetos que dan una presentacin profesional a los documentos. Un grfico
SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma
rpida y fcil, eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes
o ideas de manera eficaz.
Utilice un grfico SmartArt si desea realizar alguno de estos procedimientos:
Crear un organigrama
Mostrar una jerarqua, como un rbol de decisiones.
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A
B
E
C
F
D
G
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E
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WordArt
Insertar WordArt
40
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo.
Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de
WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener
un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un
error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de
alineacin de los grficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la pestaa Insertar.
Ilustracin 35
Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la
que vemos en la imagen anterior. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra
que ms nos guste.
A continuacin se mostrar el texto dispuesto para ser modificado.
Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que
aparecer ya escrito.
Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las
pestaas Inicio y Formato.
Ilustracin 36
Ofimtica I
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E
F
Letra Capital
La letra capital, una letra mayscula destacada del texto del prrafo, se puede utilizar para
empezar un documento, un captulo o para agregar inters a un boletn o a una invitacin.
Existen dos tipos de Letra Capital:
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Ilustracin 37
Editor de ecuaciones
Microsoft Word 2010 incluye compatibilidad integrada para escribir y modificar ecuaciones.
Las versiones anteriores usaban el complemento Microsoft Equation 3.0 o el complemento
Math Type. Equation 3.0 vena incluido en versiones anteriores de Word y est disponible
en Word 2010. Math Type no se inclua en versiones anteriores de Word, pero estaba a la
venta.
Escribir una ecuacin
Cuando escriba una ecuacin, puede usar los cdigos de caracteres Unicode y las entradas
de Autocorreccin matemtica que reemplazan texto por smbolos
Cuando se escribe una ecuacin, Word convierte automticamente la ecuacin en una
ecuacin formateada profesionalmente.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha que hay junto a
Ecuacin y, a continuacin, en la ecuacin que desee.
44
Y escribimos la ecuacin
Modificar una ecuacin escrita con Equation 3.0
1. Haga doble clic en la ecuacin que desee modificar.
2. Realice los cambios que desee.
.
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Sesin
2
Diseo de Pgina
En esta sesin trataremos:
Diseo de pgina
Secciones
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Diseo de pgina
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja
de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos
escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Ilustracin 38
Ilustracin 39
Ofimtica I
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Tanto si escogemos la opcin del cuadro de dialogo, cuando pulsamos el pequeo botn de
la esquina inferior derecha del grupo Configuracin de pgina, veremos la siguiente
ventana:
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En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo
de la pgina.
Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales sern los
que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4,
Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de
que tenga ms de una.
En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos
dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin; los
encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a
utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la
amplitud de los mrgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde
superior del papel y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del
pie de pgina y el borde inferior de la pgina.
Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos visualizarlo
con la vista de Diseo de impresin.
Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la pestaa Vista. Esta
imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un documento con encabezado y pie
de pgina.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que
indica el tamao de los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona
ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble
flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el
margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la
misma zona.
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Ofimtica I
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Ilustracin 42
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los
elementos que lo contienen en modo edicin:
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Ilustracin 44
Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado,
pero este nmero de pgina no aparece en el documento
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En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con
cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica
algn tipo de formato.
En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por
ejemplo.
Ilustracin 46
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Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles formatos
predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las
pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera
seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el
nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de
captulo y seleccionando un formato.
Columnas
Organizar Informacin en Columnas y Listas Tabulares
En Word, siempre se est trabajando con columnas. Aunque no lo parezca. Una sola de
Margen a margen.
Cuando en un documento, se desee dar un aspecto diferente a grandes bloques de texto,
que inicialmente pueden suponer un muro para la lectura por parte de quien lo lee,
podemos crear columnas con lo que estticamente el texto parece que invita ms a su
lectura. Otros tipos de documentos, como boletines, folletos, etc sin embargo lo imponen.
Las columnas de tipo periodstico son aquellas en las que el texto fluye de arriba abajo en la
primera columna, de ah continua en la parte superior de la siguiente columna hacia abajo y
as sucesivamente de modo serpenteante entre todas las columnas que el usuario haya
definido. Tal es el caso de las columnas de los peridicos ( de ah su nombre ).
Dependiendo de su utilizacin, forma y resultado deseado, Word propone dos tipos de
columnas de este tipo:
Las periodsticas simples. En ellas, el usuario de fine las columnas antes de escribir y
salta de columna cuando lo necesite (generalmente tras un cambio de prrafo). Se
apreciara, por lo tanto, un cambio de prrafo, de frase entre una columna y la
siguiente y las columnas no tienen por qu tener la misma longitud.
Las periodsticas balanceadas. En ellas, el usuario escribe primero todo el texto como
lo hace normalmente hasta un fin de prrafo, y despus lo selecciona y al aplicar el
formato de columnas el texto escrito, fluye y se reparte balancendose, entre el
nmero de columnas que se hubieran definido. Las columnas quedan prcticamente
del mismo tamao y el usuario no ha roto con un salto entre la primera y la segunda
columna. El texto contina entre la primera y la segunda ( o la N y la N + 1 ).
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53
Ilustracin 47
2. Ahora podemos definir el nmero de columnas que deseamos para nuestro texto. (Se
admiten hasta cuarenta y cinco columnas en general, y en un formato Din A4 en
vertical hasta diez columnas y en horizontal hasta diecinueve columnas).
Este panel inicial, nos ofrece algunas opciones de columnas para aplicar al
documento, pero en el caso de que ninguna de ellas sea adecuada para nuestras
necesidades, daremos clic sobre la opcin Mas Columnas, lo que nos permite ms
posibilidades de formato para estas.
Ilustracin 48
54
Ilustracin 49
Word habr insertado un salto de seccin continua y a partir de ese cdigo de salto
de seccin, ya trabaja a razn del nmero de columnas definidas.
Observar la regla de la parte superior, como en ella se ven claramente definidas las
columnas con sus sangras, tabuladores, etc..
El trabajo ser igual que antes, solo que se trabajara en una anchura menor
Ilustracin 50
Ofimtica I
55
Ilustracin 51
Ilustracin 52
56
Ilustracin 53
7. Para terminar, observemos mostrando los cdigos, los saltos de seccin continua con
los que Word abraza al texto al que hemos aplicado el formato de columnas.
De este modo, en un documento de una pgina podramos tener varias secciones.
Ilustracin 54
Ofimtica I
57
Ilustracin 55
Ilustracin 56
58
Ilustracin 57
Ilustracin 58
Y a nivel de cdigos:
Ofimtica I
59
Ilustracin 59
Secciones
Word tiene numerosas herramientas para mejorar el diseo. Una de estas herramientas son
las secciones.
Word permite manejar documentos extensos, una de las tcnicas para mejorar el aspecto de
los documentos es aplicar formatos al texto. Pero si el documento es extenso puede ser
necesario aplicar distintos formatos en distintas zonas del documento.
Las secciones de un documento le permiten establecer diferentes opciones de formato en
un pgina (encabezado y pie de pgina, situar columnas, mrgenes de pgina, etc.) en
diferentes partes del documento.
Una seccin es una porcin continua de su documento, compuesta por una simple pgina,
parte de una pgina o una serie de pginas. Puede empezar y terminar secciones en donde
quiera, y puede aadirlas o eliminarlas a voluntad.
60
Nota._ cuando trabajamos en la vista Diseo de impresin, normalmente no se puede ver los
saltos de seccin, pero puede verlas haciendo clic en el botn Mostrar todo del grupo
Prrafo.
Aadir un salto de seccin
Cuando necesite usar diferentes opciones de formato de pgina en parte de su documento,
inserte un salto de seccin. Es fcil de hacer, puede seguir los siguientes pasos:
1. Mover el punto de insercin (cursor) a la primera lnea de la nueva seccin
2. Elegir la pestaa Diseo de Pagina, el grupo configurar pgina y la opcin saltos, se
presentara el siguiente cuadro
Ilustracin 60
Ofimtica I
61
62
Sesin
3
Tablas e Impresin
En esta sesin trataremos:
Tablas
Impresin
Tablas
Organizar Informacin en una Tabla
Las tablas sirven para organizar la informacin de una forma clara, ordenndola en filas y
columnas.
En Microsoft Office Word 2007 se puede insertar una tabla eligiendo un diseo entre varias
tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el nmero de
filas y columnas deseadas.
Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para
crear una tabla ms compleja.
Una tabla es otra de las opciones que tenemos para escribir texto en columnas. Una tabla
es un conjunto de celdas distribuidas en filas y columnas, el texto (los grficos y las
imgenes) se colocan y distribuyen en estas celdas.
Organizar Informacin en Tablas
Cmo crear la Tabla (en blanco):
1. Sita el cursor donde quieras que aparezca la tabla.
2. Elige la ficha Insertar
Luego seleccione la Tabla a realizar o clic Insertar tabla...
Ilustracin 611
64
Ilustracin 622
Ofimtica I
65
1. Selecciona las celdas. Para ello apunta el cursor al interior de la primera celda a
seleccionar; cuando el cursor tenga la forma de una flecha, haz clic y arrastra el
Mouse hasta seleccionar todas las celdas.
2. Establece las opciones de formato correspondientes, de las formas ya vistas.
Capital
La Libertad
Trujillo
Piura
Piura
Lima
Lima
Ilustracin 633
Tabla Irregular:
Existencias
Almacn 1
Artculo
Seccin A
Almacn 2
Seccin B
Seccin A
Seccin B Seccin C
Monitores
Procesadores
Fecha: 20/06/2011
66
Ilustracin 64
Estas tablas se pueden modificar, una vez dibujadas, de la misma forma que las insertadas
mediante la opcin de Insertar tabla...
Tabla con bordes y sombreados personalizados:
Temperaturas
Mximas
Temperaturas
Mnimas
Lima
29
13
Trujillo
35
18
Arequipa
24
Puno
18
-5
67
Ilustracin 65
68
3
FICHA DISEO DE HERRAMIENTAS DE TABLA
Estilos de Tabla
Ficha Presentacin
4
Ofimtica I
6
69
Opcin de Tabla
Filas y Columnas
Combinar
Tamao de Celda
Alineacin
Desde el grupo de opciones Alineacin dentro de la ficha
Presentacin de las Herramientas de tabla, podemos acceder a
diferentes opciones para colocar el texto dentro de las celdas.
70
Ejemplo
6
5
Ofimtica I
Datos
Le va a permitir ordenar, convertir texto en tabla o viceversa,
adems de usar formulas dentro de tablas.
71
Ilustracin 65
72
Se puede definir el espacio que queremos que exista entre el borde de la celda y el texto o
grficos que contiene. Se puede definir el margen superior, inferior, Izquierdo y derecho.
Ilustracin 6766
Abrir la ventana Propiedades de tabla como se explic en el punto anterior, hacer clic en el
botn Opciones... y se abrir esta ventana, en la que podremos indicar los mrgenes
deseados en las correspondientes casillas.
Seleccin de celdas
Con el teclado.
Situar el cursor en la celda que se quiere seleccionar y pulsar SHIFT + FIN.
Nota: Al pulsar TAB se selecciona el texto de la celda de la derecha,
pulsando MAY + TAB se selecciona el texto de la celda de la
izquierda.
Con el Mouse.
Situar el puntero del Mouse en el extremo izquierdo de la celda que se desea
seleccionar. Esta zona se llama barra de seleccin de la celda. Cuando el puntero del
Mouse adquiera el aspecto de punta de flecha hacer un clic.
Ofimtica I
73
Ilustracin 68
Una forma ms rpida de seleccionar una fila consiste en hacer clic sobre la
flecha que aparece al situar el cursor a la izquierda a la altura de la fila que se
quiere seleccionar, tal como muestra la siguiente figura:
Ilustracin 69
Ilustracin 70
74
Ilustracin 71
Ofimtica I
75
Ilustracin 72
Tambin podemos acceder a estas opciones de tabla, a travs del men contextual, que
aparecer al pulsar con el botn primario del Mouse, sobre algn elemento de la tabla.
Insertar filas y columnas
Para insertar filas y columnas se procede de la forma siguiente:
1.
2.
Dar clic sobre los botones correspondientes a la insercin del elemento deseado en
cada caso:
-
76
Si se desea insertar una fila al final, poner el cursor en el final de la ltima celda y
pulsar la tecla TAB.
Para insertar una columna al final seleccionar el borde derecho de la tabla, tal
como aparece en la imagen siguiente y seleccionar la opcin Insertar columna a la
derecha
, de la ficha Presentacin de Herramientas de tablas.
2.
Como vemos esta opcin nos permite elegir entre diversos elementos de tabla (celdas,
columnas, filas o la tabla), que previamente hemos tenido que seleccionar, para poder
eliminarlos.
Si lo que se desea es borrar la informacin contenida en las celdas, bastar con seleccionar
dichas celdas y pulsar la tecla SUPR.
Ilustracin 73
Insercin de celdas
Ofimtica I
1.
2.
77
Ilustracin 74
3.
Ilustracin 75
Ejemplo:
Celdas seleccionadas.
78
Supresin de celdas
El proceso es anlogo al anterior:
1.
2.
Ilustracin 76
Ilustracin 77
Ofimtica I
79
3.
4.
2.
3.
Ilustracin 78
4.
Dividir celdas.
Tambin desde este grupo de opciones, podemos dividir una celda en un nmero de
filas y columnas indicado.
Mediante la opcin dividir celdas,
conseguimos dividir una celda en un
nmero de filas y columnas indicado. Al dar clic sobre esta opcin, se abrir el cuadro
80
Ilustracin 79
Del mismo que hemos visto que se pueden combinar celdas desde el men
contextual, tambin desde este men se podrn dividir celdas. Para ello
procederemos del siguiente modo:
1.
2.
3.
En este caso una de las opciones que aparecer ser la de dividir celdas, y
daremos clic sobre ella.
Ilustracin 80
4.
Ofimtica I
81
Importante: No es lo mismo tener varias celdas combinadas en una sola celda, que
varias celdas que, mediante bordes y sombreado (o barra de herramientas de tablas y
bordes) les hemos quitado el borde. En este segundo caso, hay celdas, varias celdas,
pero que por carecer de lnea (borde) se visualizarn e imprimirn como si fuera una
sola celda grande. Para evitar estas posibles sorpresas, conviene tener activada la
opcin Ver cuadrculas,
que aparece dentro del grupo de opciones
Tabla de la ficha de Presentacin de las Herramientas de tabla, en caso contrario no
las podramos distinguir a simple vista. Veamos:
82
2.
Dar clic en el botn para cambiar la alineacin actual, cada vez que se
pulsa cambia la alineacin hasta llegar a su situacin inicial.
Ilustracin 67
Tambin tenemos la posibilidad de cambiar la orientacin del texto a travs del men
contextual que aparece al dar clic con el botn primario del Mouse sobre alguno de
los elementos de la tabla.
Adems en este caso, al dar clic sobre esta opcin, se abre un cuadro de dilogo que
me va a permitir indicar la orientacin del texto que deseamos establecer dentro de
las celdas seleccionadas.
Ofimtica I
83
Ilustracin 682
Si lo que deseamos es Convertir texto en una tabla, la opcin que utilizaremos ser
"convertir texto en tabla"
, opcin que encontraremos
dentro de la ficha Insertar en el panel que se despliega al dar clic sobre la opcin
Tabla.
Ilustracin 69
84
Ilustracin 704
2.
Ilustracin 85
3.
4.
Ofimtica I
1.
2.
85
Ilustracin 86
Impresin
Para imprimir un documento
Para imprimir todo el documento rpidamente haremos clic en el icono Impresin rpida
de la barra de herramientas de acceso rpido.
Tambin disponemos del icono Imprimir
86
Ilustracin 71
Ofimtica I
87