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Implantao de sistemas ERP em pequenas e mdias empresas

Escrito por Oswaldo Ricardo da Rocha Junior


Qui, 02 de Dezembro de 2010 13:54 - ltima atualizao Qui, 02 de Dezembro de 2010 20:03

A utilizao de softwares ERP (Enterprise Resource Planning) ou Gesto Empresarial por


pequenas e mdias empresas pode ser considerada j uma deciso estratgica para alavancar
os negcios, mas tambm pode ser um tiro no escuro, seguindo o modismo atual do meio
empresarial. Este artigo pretende lanar um pouco de luz sobre o tema, discorrendo sobre o
que um ERP e quais as exigncias tcnicas para coloc-lo em operao na empresa. Assim
ser possvel avaliar as reais possibilidades de utilizao por uma empresa de mdio ou
pequeno porte.
Os pacotes de software ERP se difundiram entre as grandes corporaes, pois aproveitam os
recursos disponibilizados pelas mais modernas tecnologias como hardware para servidores
dedicados, sistemas gerenciadores de bancos de dados, redes de alta velocidade entre outros.
Aliado a isto, existe toda uma estrutura organizacional que pode dar respaldo s dvidas
operacionais do dia-a-dia, como para que conta contbil deva ser direcionada um lanamento
de uma compra.
Nos ltimos anos as pequenas e mdias empresas passaram a ter acesso s mesmas
tecnologias usadas pelas grandes empresas, devido ao barateamento do custo de aquisio de
hardware
e
software
, tornando vivel a utilizao de um sistema ERP. Porm, estas empresas direcionam seus
investimentos para a atividade-fim, terceirizando as atividades como contabilidade, recursos
humanos e departamento fiscal. Assim a estrutura organizacional destas empresas no tem
condio de oferecer um apoio tcnico suficiente para as dvidas que surgem diariamente.
Um ERP exige de seus usurios um conhecimento mais detalhado das operaes envolvidas,
e numa pequena ou mdia empresa o usurio nem sempre tem o conhecimento tcnico
suficiente para compreender as exigncias de parametrizao. Ele depender da consultoria
do sistema ou da contabilidade terceirizada para resolver a questo.
O objetivo deste trabalho realizar um estudo de caso com o ERP SISGEM para avaliar o nvel
de atendimento dos processos existentes dentro das pequenas e mdias empresas onde ele
foi implantado. Isso permitir o levantamento das informaes sobre quais pontos do sistema
precisam sofrer modificaes ou melhorias para que o atendimento dos processos seja mais
efetivo.

USO DA TECNOLOGIA
Uma das caractersticas da tecnologia que ela totalmente desprovida da capacidade de
produzir algo por si s. notria a existncia de exemplos de instituies que realizaram altos
investimentos em tecnologia, mas no obtiveram os resultados desejados (BUENO; PIMENTA

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III; LICASTRO, 2000). A tecnologia usada sem inteligncia no s produz resultados


enganosos, como tambm trs perda de tempo e de recursos (JESUS; OLIVEIRA, 2007),
porm, a capacidade de aproveitar os recursos oferecidos pelas modernas tecnologias
crucial para a sobrevivncia e sustentao no mercado, pois as organizaes passam a
possuir vantagens competitivas sobre seus concorrentes (ALVARENGA, 2003).

TECNOLOGIA DA INFORMAO E ERP


A tecnologia da informao ocupa um papel-chave nas empresas, pois vem sofrendo um
desenvolvimento rpido para suprir informaes no mais curto espao de tempo, visto que,
conforme Alvarenga (2003), a globalizao e a automao dos processos produtivos tambm
fazem parte do cenrio mundial dos negcios, nos quais os concorrentes diretos tambm esto
inseridos. Com a necessidade de agilidade, eficincia, flexibilidade e administrao dos
processos empresariais, o ERP (
Enterprise Resource Planning) surgiu no cenrio
empresarial para suprir as necessidades quanto gesto dos negcios, valendo-se das
atividades executadas por um software multi-modular desenvolvido para atuar nas diversas
reas dentro de uma empresa, permitindo uma integrao de todos os processos, conforme
afirmam Jesus; Oliveira (2007) e Bueno; Pimenta III; Licastro (2000). Um ERP normalmente
utiliza ou est integrado a uma base de dados relacional, pois deve garantir segurana,
integridade, unicidade, disponibilidade, velocidade e centralizao dos dados (GUSKUMA,
1999). Dentre os mdulos que um ERP deve disponibilizar destacam-se: Contabilidade,
Financeiro, Estoque e Almoxarifado, Faturamento, Recursos e Talentos Humanos, Marketing,
Produo Industrial (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000).
O ERP uma evoluo do MRP (
Material Requirements Planning
) e do MRP II (
Manufaturing Resource Planning
), tcnicas desenvolvidas desde a dcada de 1970 para automatizar os controles de
suprimentos de materiais e da produo industrial. A partir das melhorias significativas que o
MRP e MRP II causaram nos processos produtivos, surgiu a idia de se fazer o mesmo em
relao a outras reas da empresa. Nesse sentido Alvarenga (2003), Bueno; Pimenta III;
Licastro (2000), Guskuma (1999), e Jesus; Oliveira (2007) so unnimes em no que se refere a
essas consideraes.
Para implantar um sistema ERP, a necessidade de uma anlise dos processos da empresa
imprescindvel, alm do treinamento dos colaboradores, investimentos em TI (equipamentos) e
reengenharia nos mtodos de trabalho (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000).

DEFINIO DE ERP

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ERP uma arquitetura de software que tem por finalidade facilitar o fluxo de informaes
entre todos os setores de uma empresa, apresentando um sistema amplo de solues e
informaes, utilizando para tal um banco de dados nico, operando em uma plataforma
comum que interage com um conjunto de aplicaes integradas, consolidando todas as
operaes do negcio em um simples ambiente computacional acessvel a todos os usurios,
de acordo com os autores Alvarenga (2003), Bueno; Pimenta III; Licastro (2000) e Guskuma
(1999).
Um sistema ERP deve garantir que a entrada da informao seja efetuada uma nica vez, e
que esta informao fique disponvel a qualquer tempo para qualquer mdulo que dela
necessitar (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000). Um exemplo clssico seria o cadastro de
um novo cliente, cujas informaes so passadas pelo representante de vendas. Ao serem
informados no sistema pelo responsvel do cadastramento, estes dados devem ficar
disponveis para o setor financeiro a fim de que sejam tomadas as devidas precaues quanto
ao crdito que este cliente tem na praa, e assim poder liber-lo para o faturamento. Aps esta
etapa, o faturamento pode lanar o pedido no sistema, usando o cadastro j existente do
cliente. Caso algum item do pedido no tenha estoque suficiente para ser atendido, gera-se
uma ordem de produo, que pode disparar vrios outros processos, como uma solicitao de
compras de matrias-primas. No fim de todos os processos, aquele pedido inicial torna-se uma
nota fiscal de venda, faturada em nome do cliente informado no inicio, tudo isso sem a
necessidade de redigitar qualquer informao do cliente j cadastrado.
CARACTERSTICAS DE SISTEMAS ERP
Conforme Souza (2000) e Souza; Zwicker (2007), os sistemas ERP possuem seis
caractersticas: 1) So pacotes comerciais: A idia bsica da utilizao de pacotes
comerciais atacar dois dos grandes problemas verificados na construo de sistemas atravs
dos mtodos tradicionais: o no-cumprimento de prazos e o estouro em oramentos. Diversas
alternativas tm sido usadas para atacar esse problema tais como a evoluo das
metodologias de desenvolvimento, prototipao, a utilizao de ferramentas CASE e as
linguagens e metodologias orientadas a objeto que tm como objetivo permitir a reutilizao de
componentes de software.
2) So
desenvolvidos a partir de modelos-padro de processos:
Assim como os demais pacotes comerciais, os sistemas ERP no so desenvolvidos para um
cliente especfico e procuram atender requisitos genricos da maior quantidade possvel de
empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Para que
possam ser elaborados, necessria a utilizao de modelos de processo de negcio, os
quais so obtidos atravs da experincia acumulada pelas empresas, ou ento elaborados por
empresas de consultoria e pesquisa. Os sistemas ERP disponibilizam um catlogo de
processos empresariais que podem ser usados como referencial para o planejamento e
mudana organizacional.
3)
Integram os sistemas das diversas reas da empresa:

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A integrao pode ser definida como uma caracterstica de sistemas de informao que
consideram cada parte do sistema, servindo a um departamento especfico da empresa, como
parte de um nico sistema empresarial, e no como uma srie de sistemas isolados.
4)
Utilizam um banco de dados corporativo:
Entre as diversas maneiras de se desenvolver sistemas totalmente integrados est a utilizao
de um nico banco de dados centralizado. Esse banco de dados conhecido, tambm, como
banco de dados corporativo.
5)
Tm grande abrangncia funcional:
Uma diferena entre os sistemas ERP e os pacotes de software tradicionais abrangncia
funcional daqueles, isto , uma ampla gama de funes empresariais cobertas por estes
aplicativos.
6)
Requerem procedimentos de ajuste:
Todo sistema ERP sofre algum tipo de adaptao para que possa atender a todos os requisitos
da empresa.

TERMOS RELACIONADOS AOS SISTEMAS ERP


Souza (2000) e Souza; Zwicker (2007) apresentam ainda alguns termos relacionados os
sistemas de ERP, os quais so: a funcionalidade, a diviso em mdulos, a parametrizao, a
customizao, a localizao e a atualizao. 1) Funcionalidade: o conjunto total de
funes embutidas em um sistema ERP, suas caractersticas e suas diferentes possibilidades
de uso.
2) Mdulos: so
os menores conjuntos de funes que podem ser adquiridos e implementados separadamente
em um sistema ERP. Tais conjuntos de funes correspondem a divises departamentais de
empresas (vendas, financeiro, produo, planejamento da produo, entre outros).
3)
Parametrizao:
o processo de adequao da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada
empresa, atravs da definio dos valores de parmetros j disponibilizados no prprio
sistema.
4)
Customizao:
a modificao de um sistema ERP para que este possa se adequar a uma determinada
situao empresarial impossvel de ser reproduzida atravs dos parmetros j existentes. Os

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custos de manuteno crescem, pois muitas vezes os fornecedores no do suporte para


rotinas altamente customizadas.
5)
Localizao:
a adaptao (atravs de parametrizaes ou customizaes) de sistemas ERP desenvolvidos
em outros pases para a sua utilizao na realidade local de um pas (impostos, taxas, leis,
procedimentos). Tambm conhecido pelo termo tropicalizao no Brasil.
6)
Atualizao
: disponibilizao dos aumentos nas funcionalidades e correes de problemas e erros.

CICLO DE VIDA DE SISTEMAS


Conforme concordam Souza (2000), Souza; Zwicker (2007) e Silva (2006), o ciclo de vida de
sistemas so usados para representar as diversas etapas pelas quais passa um projeto de
desenvolvimento e utilizao de sistemas de informao. Nesse ciclo de vida esto inseridas
as diversas etapas: levantamento de requisitos, definio de escopo do projeto, anlise de
alternativas, projeto do sistema, codificao, testes, converso de dados e manuteno. Dois
modelos de ciclo de vida podem ser destacados, os quais so citados por Pressman (1995): o
modelo clssico (tambm conhecido como modelo cascata ou
waterfall
), em que
as etapas so executadas em seqncia uma nica vez para cada sistema, e o modelo de
prototipao
, no qual sucessivas repeties de todas as etapas vo refinando incrementalmente o produto
final at que esteja pronto para ser implementado.
O ciclo de vida de um sistema tambm passa a idia de uma sucesso de fases de
crescimento, evoluo e declnio, e que, ao final, deve-se descartar o sistema, pois se tornou
obsoleto, e substitu-lo por outro.

CICLO DE VIDA DE PACOTES COMERCIAIS DE SOFTWARE


O ciclo de vida de pacotes comerciais no pode ser tratado como um desenvolvimento interno
de aplicaes, mas sim de uma aquisio de um pacote de sistema comercial desenvolvido
externamente empresa, e por ter caractersticas genricas para atender diversas empresas,
ter que sofrer adaptaes durante a fase de implantao (SOUZA; 2000), (SOUZA;
ZWICKER, 2007).

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CICLO DE VIDA DE ERP


Sistemas ERP apresentam diferenas em seu ciclo de vida quando comparados aos sistemas
tradicionais e este ciclo de vida pode ser dividido em trs etapas distintas, conforme Souza
(2000) e tambm Souza; Zwicker (2007): Etapa de Deciso e Seleo Ocorre uma nica
vez (um nico sistema ERP deve ser escolhido para utilizao de forma completa), e para isto
a empresa deve levar em considerao os fatores envolvidos na utilizao do ERP, fazendo
uma anlise das vantagens e desvantagens. Importantes tarefas desta etapa so:
a)
Deciso pela utilizao de sistemas ERP: a empresa deve levar em conta o alto investimento e
o longo perodo de retorno, por isso o fluxo de caixa nesse perodo deve ser positivo.
b)
Escolha do fornecedor: comparar alternativas, definir critrios e pesos nessa comparao so
algumas aes propostas, assim como a contratao de uma empresa de consultoria para
auxiliar durante a implantao.
c)
Planejamento da implementao: definio do lder de projeto, formao do comit executivo,
estruturao das equipes do projeto e a definio do plano geral de implementao fazem
parte desta etapa.
Etapa de Implementao
a segunda etapa do ciclo de vida do ERP (embora o termo seja usado para representar o
ciclo completo).
Nesta etapa os mdulos so colocados em funcionamento na empresa. neste momento que
so feitas as parametrizaes e customizaes necessrias, os dados iniciais so inseridos
(normalmente via migrao de outros sistemas), os processos de negcios so avaliados e
remodelados para atender s necessidades do sistema (isto feito normalmente via a
consultoria contratada), equipamentos e softwares utilizados estejam instalados e configurados
adequadamente, e tambm que os funcionrios (operadores, supervisores, gerentes) recebam
o treinamento necessrio para usufruir dos benefcios propiciados pelo sistema.
Importantssimo tambm a disponibilizao do suporte para o auxilio na operao de
qualquer mdulo.
Etapa de Utilizao
Nesta etapa comea-se a ter uma viso melhor do ERP como um todo, pois, durante a
implementao, o esforo era concentrado em aderir o software organizao. Novos modos
de usar a tecnologia disponibilizada comeam a surgir.

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O ciclo de vida de um pacote ERP representado pela figura colocada na seqencia.

Figura 1: Ciclo de Vidade um Pacote ERP Fonte: Souza; Zwicker (2007)


EXPECTATIVAS DAS EMPRESAS
Quando se pensa em ERP, muitos empresrios enxergam a a soluo de todos os seus
problemas ligados gesto de empresas, devido s expectativas de que o sistema
impulsionar as atividades ligadas ao seu negcio da noite para o dia. As empresas esperam
do ERP um pacote mgico que atinja todos os aspectos do negcio, o que corresponde a uma
viso distorcida da realidade (BUENO; PIMENTA III; LICASTRO, 2000). Isto ocorre porque
dada uma maior ateno aos aspectos tcnicos e financeiros (mensurveis), deixando de lado
os aspectos no tcnicos, ligados cultura e organizao da empresa, conforme afirmam
Alvarenga (2003), Bueno; Pimenta III; Licastro (2000) e Jesus; Oliveira (2007).

CONCLUSO

Para que as pequenas e mdias empresas usufruam dos benefcios oferecidos por um ERP
preciso achar um meio-termo entre a simplificao dos processos de implantao, controle
mais apurado nos custos do projeto, cronograma objetivo, e treinamento para os
usurios-chave sobre os principais conceitos do sistema. Os sistemas ERP exigem muito

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trabalho e dedicao dos profissionais envolvidos no processo de implantao, so mais


complexos de operar e possuem custos mais elevados que pacotes comuns de
software
. Em contrapartida, so mais abrangentes, no possuem redundncia de informaes, integram
os diversos setores da empresa, geram informaes mais precisas e centralizam as
informaes em uma nica base de dados.
Cabe agora s pequenas e mdias empresas aceitarem o desafio e utilizarem uma ferramenta
poderosa para a gesto de seus negcios, e tambm se tornarem mais competitivos no meio
de um mercado to exigente.

REFERNCIAS

ALVARENGA, M. L. F. Metodologia para verificao do sucesso na implantao de ERP


(Enterprise Resource Planning) baseada nos fatores crticos de sucesso Aplicao na
indstria mineira
. 2003. Disponvel em: http://teses.eps.ufsc.br/defe
sa/pdf/10138.pdf
. Acesso
em 16 maio 2007.
BUENO, A. W. E.; PIMENTA III, D. M.; LICASTRO, F.
Sistemas ERP: Requisitos, Desafios e Impactos da Implantao nas Empresas
. 2000. Disponvel em:
http://www.fea.usp.br/ead457/docs/Sem2S99/ERP%20Implanta%C3%A7%C3%A3o.pdf
. Acesso em: 16 maio 2007.
GUSKUMA, E. A.
ERP: A Soluo Final?
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1999. Disponvel em:
http://www.fea.usp.br/ead457/docs/Sem2S99/ArtigoERP.pdf
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JESUS, R. G.; OLIVEIRA, M. O. F.
Implantao de sistemas ERP: Tecnologia e pessoas na implantao do SAP
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2007. Disponvel em:
http://www.jistem.fea.usp.br/ojs/index.php/jistem/article/viewFile/65/65
. Acesso em 10 set. 2007.
PRESSMAN, R. S.;
Engenharia de Software
. So Paulo: Pearson Makron Books, 1995.
SILVA, E. M. O.
Impacto de Sistemas ERP no Desempenho Empresarial das Indstrias de Transformao
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http://www.unb.br/cca/pos-graduacao/mestrado/dissertacoes/mest_dissert_088.pdf
. Acesso em 11 set. 2007.
SOUZA, C. A.
Sistemas Integrados de Gesto Empresarial: Estudos de Casos de Implementao de
Sistemas ERP
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2000. Disponvel em:
http://www.race.nuca.ie.ufrj.br/teses/usp/Souza.pdf
. Acesso em 11 set. 2007.
SOUZA, C. A.; ZWICKER
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Um modelo de ciclo de vida de sistemas ERP: Aspectos relacionados sua seleo,
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2007. Disponvel em:
http://www.ead.fea.usp.br/Semead/4semead/artigos/mqi/Souza_e_Zwicker.pdf
. Acesso em 16 maio 2007.
SOBRE OS AUTORES
- Oswaldo Ricardo da Rocha Junior: Bachareldo curso de Sistemas de Informao da
Faculdade Dr. Francisco Maeda da Fundao Educacional de Ituverava/FE, e professor do
curso de Tcnico em Informtica das ETECs Prof. Alcdio de Souza Prado (Orlndia/SP) e
Ituverava (Ituverava/SP).
- Rinaldo Macedo de Moraes: Professor Mestre da Faculdade Dr. Francisco Maeda da
Fundao Educacional de Ituverava/FE.

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