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GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

NA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA


ELIANA MARIA DOS SANTOS BAHIA*
JULIANA FACHIN**
RESUMO
A pesquisa teve como objetivo analisar, na percepo dos usurios, os
fatores de satisfao com relao ao sistema Nutron, implantado no
Gerenciamento Eletrnico de Documentos, na Universidade Federal de
Santa Catarina. Visou a analisar os fatores impactantes no funcionamento
do sistema. A pesquisa foi desenvolvida nos setores: Diviso de Arquivo
Central e Pr-Reitoria de Desenvolvimento Humano e Social da UFSC,
expondo o perfil da comunidade pesquisada. Caracteriza e contextualiza
as primeiras iniciativas de GED no Brasil, como a legislao que
regulamenta essa prtica. Identifica suas vantagens e desvantagens.
Especifica as aplicaes e as tecnologias utilizadas no sistema Nutron,
bem como a usabilidade.
PALAVRAS-CHAVE: Gerenciamento Eletrnico de Documentos; Universidade Federal de
Santa Catarina; estudo de satisfao; Sistema Nutron.
ABSTRACT
This study aimed to examine the factors of satisfaction with the system
Neutron based on the perception of users. Neutron was implemented in the
Electronic Document Management of the Universidade Federal de Santa
Catarina. The analysis focuses on the factors impacting the operating
system. The study was conducted in the following sectors: Division of
Central Archives and Pro-Rectory of Human and Social Development at
UFSC, which shows the profile of the community studied. The study
features and contextualizes the early initiatives of GED in Brazil, as the
laws governing this practice. Also, advantages and disadvantages are
pointed, and applications and technologies used in the neutron system as
well as its usability are specified.
KEYWORDS: Electronic Document Management. Universidade Federal de Santa
Catarina. Satisfaction Study. Neutron System.

Professora do Curso de Biblioteconomia do Centro de Educao da UFSC; Mestre em


Histria; coordenadora e professora do curso de Arquivologia da UFSC; bahia@cin.ufsc.br
**
Graduada em Biblioteconomia pela UFSC; julianafachin@gmail.com

Biblos: Revista do Instituto de Cincias Humanas e da Informao, v. 24, n.2, p.11-24, jul./dez. 2010.

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1 INTRODUO
O excesso de documentos para organizaes pblicas ou
privadas tem-se tornado um problema. Muitas vezes, a instituio
depende das informaes contidas em seus bancos e bases de dados
para prover suas atividades, e no as encontra porque, provavelmente,
ficaram perdidas no amontoado de documentos e na infinita listagem de
pastas e subpastas dos computadores, tornando-se para a instituio
um grave problema.
Entretanto, no h como negar a presena asfixiante das massas
documentais acumuladas, que se no tratadas devidamente podero no
s desqualificar e atrasar empreendimentos, como tambm trazer srios
prejuzos para as organizaes, tanto no aspecto mercadolgico quanto
no aspecto jurdico auditorial (LOPES, 2004, p. 9).

A informao cresce de forma acelerada, em curto perodo de


tempo, propiciando limitaes em seu uso. Segundo Jardim (1992,
p. 251), so considerados como informao todos os fatos e ideias que
tenham sido registrados, comunicados e/ou distribudos formal ou
informalmente em qualquer formato fsico.
Com isso, o ciclo informacional exigiu da sociedade novas
medidas, para tratar, gerir, guardar a massa documental, criando
diversos mecanismos. Como afirma Jardim (1992, p. 1) sobre o avano
tecnolgico, com a crescente automao do processo produtivo e o
aporte de inteligncias artificiais para substituir a mecanizao
caracterstica da Primeira Revoluo Industrial.
A sociedade contempornea est em constante evoluo, e cada
vez mais se utilizam as tecnologias de informao para trocar e
transmitir conhecimento. Nessa busca incessante, tm-se utilizado
diversas ferramentas, como a internet, um dos maiores veculos de
transferncia de informao de todos os tempos, onde tudo est on-line
e, muitas vezes, em tempo real. Para Avedon (2002, p. 11), o
Gerenciamento Eletrnico de Documentos, neste contexto,
Uma configurao de equipamentos, software e, normalmente, de
recursos de telecomunicao baseada em computador e automatizada
que armazena e gerencia imagens (e seus ndices) que podem ser lidas
por mquinas e processadas por computador para sua recuperao.

Percebe-se como um sistema de gerenciamento bastante til


nessa situao. Conforme Innarelli (2007, p. 25), com o auxlio da
tecnologia da informao e comunicao, os documentos de valor

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permanente ou no, podem estar em qualquer lugar e a qualquer


momento.
Esse meio de gesto de informaes, atravs do sistema GED,
deve assegurar que o conhecimento, produzido hoje, seja transmitido
amanh para as geraes futuras. Segundo Rondinelli (2002, p. 15), do
ponto de vista legal e histrico, a confiabilidade de um documento tem
que ser garantida, para que a justia seja feita e o passado,
compreendido.
Quando a entidade produz uma grande massa documental e
utiliza constantemente burocracias, normas, ISOs e dados oscilantes do
mercado competitivo, logo essa massa informacional to importante
quanto a prpria instituio:
O contexto por trs do texto, as relaes de poder que conformam a
herana documental lhe dizem tanto, se no mais, que o prprio assunto
que o contedo do texto. Nada neutro. Nada imparcial. Tudo
conformado, apresentado, representado, simbolizado, significado,
assinado, por aquele que fala, fotografa, escreve, ou pelo burocrata
governamental, com um propsito definido, dirigido a uma determinada
audincia (COOK, 1997, p. 17).

O GED, em sua aplicabilidade, vem resguardar a imagem da


instituio na histria. Segundo Avedon (2002, p. 11), os sistemas de
GED preservam as caractersticas visuais e espaciais e a aparncia dos
documentos originais em papel.
Para Koch (1997, p. 23), O GED visa a gerenciar o ciclo de vida
das informaes desde sua criao at o seu arquivamento. As
informaes podem originalmente estar armazenadas em mdias
analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida.
As entidades, em diferentes aspectos, podem afianar o acesso
dessa massa documental, tornando um sistema que visa ao benefcio, a
curto e longo prazo, para ambas as partes, instituio e usurio.
O objeto do estudo foi a Universidade Federal de Santa Catarina
(UFSC), especificamente a Diviso de Arquivo Central, onde h
documentos de carter pessoal, probatrio e histrico.
A Diviso de Arquivo Central implantou o Gerenciamento
Eletrnico de Documentos (GED), partindo do princpio de que havia
necessidade de maior organizao e disponibilizao da massa
documental da Instituio. O projeto elaborado pela Diviso possibilitou
a implantao do sistema de gerenciamento, que iniciou as atividades
no prprio setor em 2006, logo depois o sistema foi expandido para a
Pr-Reitoria de Desenvolvimento Humano e Social, que o usurio final
do GED.
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2 PRIMEIRAS INICIATIVAS DO SISTEMA GED


No Brasil, segundo Rondinelli (2002), as primeiras iniciativas
vieram do Poder Executivo Federal, direcionadas a disponibilizar
servios e informaes aos cidados atravs da internet, denominado
Programa Sociedade da Informao.
O CENADEM, Centro Nacional da Gesto da Informao,
pioneiro no que diz respeito ao GED. Iniciou suas atividades em 1976,
trabalhando com micrografia, ampliando seu campo de conhecimento
para GED. Seu objetivo era disseminar as novas tecnologias da
informao e documentao, realizando pesquisas, projetos e
implantando o Gerenciamento Eletrnico de Documentos em todo o
Brasil. Traduziu obras de renome e trabalhou com os melhores
profissionais da rea. Foi o CENADEM quem criou o termo GED e
introduziu toda a prtica no Brasil.
2.1 Legislao
No Brasil, as primeiras legislaes vieram para regulamentar a
prtica de micrografia nos arquivos, e depois, como sistemas interativos,
surgiu a gesto de documentos eletrnicos, que exigiu maiores
providncias normativas. Segundo Jardim (1992, p. 257),
Os arquivos nacionais que esto logrando avanos neste sentido
evidenciam a absoluta necessidade de uma poltica de informao
governamental consistente, socialmente aprovada e compatvel com
interesses arquivsticos. Alguns aspectos dessa poltica envolvem a ao
dos arquivos nacionais, como por exemplo:
legislao adequada dispondo sobre a funo do Estado na produo e
uso de informaes resultantes das novas tecnologias e resguardando o
direito do cidado informao e sua privacidade;
cooperao entre agncias governamentais responsveis pelo
tratamento e acesso informao, desenvolvimento administrativo e
assuntos jurdicos, alm de organismos privados;
treinamento de especialistas e usurios da informao;
elaborao de diretrizes sobre destinao, processamento tcnico e
padres tcnicos sobre os novos tipos de documentos eletrnicos;
pesquisa na rea de gesto de recursos informativos e da informao;
superviso e assistncia tcnica aos rgos governamentais na
produo e uso de documentos eletrnicos.

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A Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica de


arquivos pblicos e privados, juntamente com o Decreto n. 4.073, de 3
de janeiro de 2002, que a regulamenta. Para as unidades de arquivos
pblicos e privados foi um dos primeiros atos de padronizao e gesto
da massa documental, designando suas caractersticas, finalidades e
deveres para com instituies e a sociedade.
2.2 Gerenciamento eletrnico de documentos
A sociedade vem desenvolvendo ferramentas como suporte de
trabalho para facilitar as atividades organizacionais, visando ao fluxo da
informao e organizao documental. Segundo Rodrigues (2006, p.
103), A gesto de documentos no surgiu da prtica ou teoria dos
arquivos, mas por uma necessidade da administrao pblica.
O GED usado como uma ferramenta para gerir informao,
documentos, entre outros. Visa armazenar e disponibilizar toda a massa
documental, em qualquer formato ou suporte. De acordo com Koch
(1997, p. 22), GED a somatria de todas as tecnologias e produtos
que visam a gerenciar informao de forma eletrnica.
Esse sistema pode ser amplo ou limitado depende da escolha e
da especfica necessidade que se prope. Conforme Fantini (2002, p.
35), o sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documento conserva
caractersticas visuais e espaciais, e a aparncia do documento original
em papel. Gerencia o ciclo de vida das informaes desde sua criao
at o arquivamento, e podem estar registradas em mdias analgicas ou
digitais em todas as fases de sua vida. O documento pode ser exibido ou
impresso em papel onde e quando necessrio em apenas alguns
segundos.

A gesto da massa documental vem agregando suma importncia


nas instituies, a cada dia; as unidades que se utilizam das informaes
contidas em documentos, independente do seu formato, precisam que
seus arquivos ou bancos de dados estejam muito bem organizados, para
sanar a indigncia informacional da entidade, e daqueles que precisam.
No entanto, para Cook e Terry (1997, p. 11),
[...] nas complexas e instveis burocracias de nossos dias, especialmente
com seus sistemas eletrnicos computadorizados, no h arquivos
criados naturalmente nesses computadores para os inmeros
trabalhadores que estejam contribuindo para uma determinada atividade,
ou arquivo.

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Nesse contexto, todo tipo de instrumento que possibilita melhorias


a uma entidade, seja pblica ou privada, bem aceito, em todos os
sentidos de aplicao, por isso vrias organizaes adquirem sistemas
que se adaptam a suas reais necessidades e, com isso, almejam o
progresso da instituio, a curto e longo prazo.
2.2.1 Vantagens
O sistema de gerenciamento eletrnico de informao indicado
para entidades que contm um fluxo de informao constante e grande
procura pelos usurios. Com o sistema, a entidade s tem a ganhar,
pois este lhe possibilita melhorias e amplitude de alcance informacional,
como tambm de controle, acesso e recuperao da informao.
Todas essas vantagens dependero da escolha do sistema
adotado na unidade, pois cada um tem em si suas particularidades, e
seus sistemas devem atender suas especificaes no contexto em que
esto inseridas. As instituies pblicas visam ao uso de sistemas de
gerenciamento para assegurar agilidade em suas funes, e as
particulares tendem a garantir sua sobrevivncia utilizando o sistema
como um diferencial competitivo e mercadolgico. O manual do Conselho
da Justia Federal (2001, p. 14) destaca as vantagens do GED:
As vantagens da aplicao da gesto de documentos numa organizao
se caracterizam pela economia do custo operacional, assegurando a
produo, tramitao, utilizao e destinao final do documento; pelo
acesso rpido e disponibilidade da informao governamental e pela
utilizao adequada de tcnicas avanadas, garantindo a preservao
dos documentos de valor histrico e cientfico para sua guarda
permanente [...] clareza na distino do valor dos documentos; melhor
organizao dos documentos; maior conscincia do valor dos arquivos;
reduo considervel de custos governamentais.

Um sistema de gerenciamento tima soluo para administrar


os arquivos.
2.2.2 Desvantagens
Os sistemas de gerenciamento existentes e sua aplicao exigem
muitos esforos financeiros, espaos fsicos e profissionais. Segundo
Baldam et al. (2002), podem ocorrer problemas na implantao do GED,
quando no so consultados profissionais especializados.
Em relao aos aspectos legais do documento digital, alguns
documentos podem no ser aceitos em formato digital, exigindo-se o
original como verdico. o caso de alguns documentos jurdicos, que
podem no ter valor algum no formato digital.

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Segundo Starbird e Vilhauer (1997, p. 88), um sistema de


gerenciamento eletrnico de documentos, se Mal planejado, pode
nunca chegar a funcionar da forma pretendida ou imaginada.
Com a tecnologia que muda constantemente, as mdias vo
ficando cada vez mais obsoletas, assim o sistema tem que ser
adequado s mudanas e aberto a adaptaes. Para Santos (2005) e
Koch (1997), o mais complicado na aplicao do GED lidar com a
obsolescncia tecnolgica que inevitvel. Os suportes para guardar as
informaes duram dcadas, mas os softwares de acesso duram
poucos anos, e as mudanas de mdias so inevitveis.
2.2.3 Aplicao
A definio de aplicao para um sistema de gerenciamento
eletrnico de documentos est disposta segundo a viso de Starbird e
Vilhauer (1997, p. 43): aplicao um conjunto de tarefas que devem
ser desempenhadas para manter a informao em imagem e dados
acessveis ao seu usurio.
Entende-se que a aplicao do GED se baseia praticamente no
passo a passo que o documento passa para chegar visualizao ou
utilizao final. Segundo Fantini (2001, p. 32), o Gerenciamento
funciona com hardwares e softwares especficos e usa as mdias
pticas para o armazenamento. Um sistema de GED usa a tecnologia
da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses
digitais dos documentos em papel.
Para escolher um sistema que condiz com a situao da
organizao, e que possa se adaptar, ou ser adaptado, para atender
demanda de informao e satisfao dos seus usurios, devem ser
considerado alguns pontos, com o possvel uso do sistema, Starbird e
Vilhauer (1997, p. 92) expem algumas consideraes para analisar o
fluxo da empresa:
Alta atividade de pesquisa nos documentos;
Uso mltiplo ou simultneo dos documentos;
Documentos importantes na gerao de receita, para os quais o tempo
de localizao crtico;
Necessidade de melhorar a legibilidade ou aparncia de documentos
com valor histrico;
Um ambiente de negcio competitivo que requer uma localizao
eficiente de documentos;
Uma operao onde a localizao rpida de um documento requerida
por questes de segurana.

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Estas so caractersticas a ponderar no julgamento feito para os


quesitos da deciso em aplicar um sistema. Cada entidade apresenta
diferentes necessidades no fluxo informacional, mas, examinar a
relevncia ou no essencial para o planejamento e, com isso, pode
garantir o empenho do sistema a ser escolhido.
2.3 Software Nutron
O uso do software gestor de imagens utilizado pelas unidades de
pesquisas da UFSC, no sistema de GED, o Nutron. Esta ferramenta
tem caractersticas simples de aplicabilidade, um sistema hbrido e
fcil de trabalhar. No site da empresa Nutron (2009) encontra-se a
seguinte definio:
O software Nutron um repositrio de documentos que permite o
controle dos acessos e a pesquisa descentralizada atravs de uma rede
MS Windows ou da Internet. Com uma interface simples e amigvel, o
Nutron gerencia quais so os aplicativos apropriados para abrir cada
formato de arquivo, tornando o uso do sistema transparente para o
usurio final. Integrado ao sistema do cliente, o aplicativo tambm permite
que diferentes formatos de arquivos sejam acessados diretamente no
software principal do usurio, garantindo agilidade e eficincia.

Como se trata de um sistema hbrido, ele tambm pode ser


ajustado e adquirido por mdulos. E geralmente utilizado por empresas
que detm de uma massa documental mista, de diversos formatos.
Sendo assim, o sistema tem maior disponibilidade de aplicao na
universidade Federal de Santa Catarina.
2.4 Interao homem-mquina
O homem tem utilizado todas as tecnologias existentes para prover
suas atividades, surgindo um novo campo de pesquisa. Em um sistema
de interao a mquina deve oferecer as melhores condies possveis,
por isso criaram-se vrios sistemas, cada um mais interativo que o outro,
com caractersticas que atendem a necessidade de seus usurios.
A HCI (Human-Computer Interaction) ou simplesmente Interao
Homem-Mquina o estudo de comportamento humano, da tecnologia
computacional e das maneiras pelas quais estes influenciam um ao outro
atravs dos possveis meios de comunicao que inclui o projeto,
implementao e avaliao de interfaces que tornem o trabalho do
homem confortvel, saudvel e produtivo. Um bom projeto de interface

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importante porque reduz o custo total e decorrente do uso da interface. A


interface deve aproveitar a experincia prvia do usurio e permitir que
ele aprenda atravs de explorao bem como deve executar aes que
podem ser reversveis e quando acontecer de uma ao irreversvel os
usurios devem ser avisados. A informao deve ser legvel, fcil de
localizar e processar, deve ser agrupada e ordenada em partes
significativas; o usurio deve ser capaz de localizar a informao que
necessita quando precisar. A visibilidade da interface uma das
caractersticas mais importantes da Interao Homem-Mquina j que ela
a primeira coisa que se nota assim que a pgina de um site se abre
(GOMES, 2005, p. 06).

Para avaliar a satisfao dos usurios, preciso medir a


usabilidade do sistema, assim possvel obter reais dados do quanto
eficaz ou no o objeto estudado.
2.4.1 Usabilidade de sistemas
Usar mtodos para a coleta de dados ou informaes, que
possam servir de parmetro de medida, a pesquisa de usabilidade de
um sistema buscou avaliar se o elemento eficaz, e se seus usurios
esto satisfeitos com o desempenho.
O conceito de usabilidade, na percepo de Padilha (2004, p. 24):
Usabilidade um termo empregado para descrever a qualidade de
interao de usurios com algum tipo de interface.
uma propriedade intrnseca do sistema, mas depende do ajuste
entre as caractersticas da interface, com as caractersticas dos
usurios, isso deve estar em consonncia pois, ao buscarem
determinados objetivos em situaes de uso, estes devem atender as
expectativas. Batista (2003, p. 29) explica que: Num ambiente
hipermdia de aprendizagem, a interface deve ser facilmente
compreendida pelo usurio. Essa facilidade durante a utilizao pode
ser expressa em um nico termo: usabilidade.
Por necessidade de normalizao ao avaliar a interao dos
softwares, em 1998, foi criado a norma ISO 9241, que, na avaliao de
softwares interativos, o padro mais comum hoje, pois considera
sobre tudo ponto de vista do usurio e seu contexto do que as
caractersticas ergonmicas do produto.
Para entender melhor essa definio, a norma ISO (9241-11)
tambm esclarece alguns conceitos:
1 . Usabilidade: medida na qual um produto pode ser usado por usurios
especficos para alcanar objetivos especficos com eficcia, eficincia e
satisfao em um contexto especfico de uso.

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2 . Contexto de uso: usurios, tarefas, equipamento (hardware, software


e materiais), e o ambiente fsico e social no qual um produto usado.
3 . Eficcia: acurcia e completude com as quais usurios alcanam
objetivos especficos.
4 . Eficincia: recursos gastos em relao acurcia e abrangncia com
as quais os usurios atingem objetivos.
5 . Satisfao: ausncia do desconforto e presena de atitudes positivas
para com o uso de um produto.
6. Sistema de trabalho: sistema, composto de usurios, equipamento,
tarefas e o ambiente fsico e social, com o propsito de alcanar objetivos
especficos.

A Ergonomia aplicada aos sistemas informatizados busca estudar


como ocorre a interao entre os diferentes componentes do sistema, a
fim de elaborar parmetros a serem inseridos na concepo de
aplicativos que orientem o usurio e que contribuam para a execuo da
tarefa (Abraho et al., 2009, p. 164).
Alm disso, de acordo com Rasmussen, a insero tecnolgica
aumenta as exigncias de natureza cognitiva, solicitando
frequentemente do usurio um processo de resoluo de problemas e
de criatividade (apud Abraho et al., 2009, p. 164).
3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS
A pesquisa desenvolvida foi de carter exploratrio-descritivo. Do
ponto de vista de procedimentos tcnicos, foi elaborada atravs do
mtodo bibliogrfico, qualitativa e quantitativamente. O instrumento
utilizado na coleta dos dados foi o questionrio semiestruturado. Foi
tambm utilizado o mtodo da verbalizao, em que o pesquisador
capta comportamentos verbais espontneos dos pesquisados.
A pesquisa foi aplicada populao da Universidade Federal de
Santa Catarina, limitada aos setores da Diviso de Arquivo Central e na
PRDHS, contendo a populao dos dois setores de trinta (30)
indivduos.
A amostra se restringiu aos funcionrios dos setores escolhidos,
sendo que foram espontaneamente respondentes os seis (06)
funcionrios do Arquivo Central e doze (12) da PRDHS, totalizando
dezoito (18) pesquisados. Os respondentes no precisavam se
identificar. O questionrio tem dezesseis (16) questes fechadas e uma
(01) questo aberta.

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4 CONCLUSO
Na pesquisa realizada, constatou-se que o sistema simples,
amigvel e ajuda nas atividades cotidianas do setor, bem como permite
acesso a diversos documentos, por vrios usurios.
Verificou-se que o atendimento ao usurio ficou mais rpido. O
sistema permite a visualizao do documento disponvel na base e, se
necessrio, a impresso de uma cpia. O fato acarretou benefcios: o
primeiro a durabilidade da documentao em formato papel, que no
mais manuseada constantemente, e o principal, a ampliao do acesso
documental a diversos usurios ao mesmo tempo, atendendo ao objetivo
do GED, que agilizar o acesso documentao.
Verificou-se que a maioria dos funcionrios conseguem realizar
suas atividades no sistema com facilidade; apenas alguns sentem
dificuldade em utilizar o sistema, por falta de conhecimento de sua
estrutura, funo e da terminologia utilizada.
O relato da maioria dos respondentes foi sobre a lentido do
sistema, em visualizar o documento, e na demora em baixar um arquivo
inteiro, e por no permitir a visualizao por pgina especfica,
obrigando a passar folha por folha at chegar ao documento desejado.
A sugesto dos respondentes foi a capacitao. Os funcionrios
consideram importante a capacitao contnua no sistema, bem como o
aperfeioamento do mesmo. Bem se sabe que, por mais que um
sistema deva estar adequado ao perfil de seus usurios, difcil
satisfazer a todos, mas, para o bom uso desse meio, deve ser gil, fcil
e simples, tornando-se uma ferramenta com grande potencial para a
Universidade Federal de Santa Catarina.
Conclui-se que o sistema avaliado em sua funcionalidade
demonstrou ser um sistema interativo que proporciona diversos
benefcios, mas precisa de adequaes, como melhor agilidade e
rapidez na busca, visualizao e condies de pesquisa. normal que
qualquer sistema precise de melhorias, pois se trata de diversos
usurios com necessidades diferentes, as mdias so modificadas
constantemente, e a tecnologia, como nunca, a cada dia fica defasada,
obsoleta. O meio pode ser modificado, o homem tambm, mas no h
melhorias em um sistema se ambas as partes no agirem em conjunto
para desempenhar suas funes.

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Data de envio: 22/10/2010 Data de aceite: 29/11/2010

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