Você está na página 1de 2

Documentos

Por quanto tempo guardar e como armazenar


No geral, a maioria das pessoas fica com receio de jogar coisas fora. Algumas j foram
desapegadas at precisarem de algum papel que nunca mais encontraram,
provavelmente porque se desfizeram dele. Qual o meio-termo, ento? Veja neste post
algumas dicas para armazenar seus documentos.
O que deve ser guardado
Via de regra, devem ser guardados:
1. Garantias de produtos e servios enquanto forem vlidas;
2. Recibos da declarao do Imposto de Renda;
Comprovantes de contas pagas at 5 anos algumas companhias emitem um
certificado anual de quitao que substitui os 12 comprovantes mensais;
1. Documentos assinados no geral;
2. Certides
3. Guardar por cinco anos:
4. os tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);
5. contas de gua, luz, telefone e gs;
6. recibos de assistncia medica;
7. recibos escolares;
8. pagamento de cartes de crditos;
9. recibos de pagamentos a profissionais liberais;
10. pagamento de condomnios.
Guardar por trs anos:
1. os recibos de pagamentos de aluguel;
2. recibos de dirias de hotis;
3. recibos de pagamento de restaurante.
Guardar pelo perodo do contrato:
1. comprovante de pagamento financiamento imobilirio.

Dar ateno redobrada aos comprovantes abaixo (manter por):


2. Seguros em geral (vida, veculos, sade, residncia etc): 1 ano aps o trmino
da vigncia
3. Extratos bancrios: 1 ano
4. Recibos de pagamento de aluguis: 3 anos
5. Taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA, etc.): 5 anos
6. Contas de gua, luz, gs, telefone (inclusive celulares): 5 anos
7. Condomnio: 5 anos
8. Mensalidades escolares: 5 anos
9. Faturas de cartes de crdito: 5 anos
10. Contratos e recibos de servios de profissionais liberais como advogados,
mdicos, dentistas, etc.: 5 anos
11. Plano de sade 5 anos
12. Declarao de Imposto de Renda e documentos anexados: 6 anos

13. Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e


imveis at o trmino do pagamento de todas as parcelas ou aps a entrega
da escritura definitiva (imveis) e/ou documento que oficialize a quitao
(consrcio)
14. Notas fiscais at o trmino da garantia do produto
15. Documentos comprobatrios para aposentadoria junto ao INSS: 20 anos
Como armazenar
Tenha um sistema de arquivo do tamanho necessrio para voc. No adianta comprar
um arquivo pequeno para pastas suspensas se voc vai utilizar pastas e mais pastas
em outro ambiente.
Eu tenho um arquivo para pastas suspensas com trs gavetas, onde duas so para
arquivos e uma para o tickler do GTD e contas pagas correntes.
O arquivo geral est em ordem alfabtica e crio as pastas da maneira mais intuitiva
possvel. Isso bastante pessoal e no existem regras. Nomeie suas pastas de
acordo com o que fizer sentido para voc.
Voc tambm pode utilizar pastas com elstico, pastas catlogo e fichrios.
Particularmente, no gosto de deixar alguns papis em contato com plstico, pois eles
podem estragar. Uma alternativa ao arquivo (o mvel) usar caixas em estantes, por
categorias e usando etiquetas para identificar seu contedo.
Sim. Mesmo os documentos que voc precise manter em formato de papel valem a
pena ter uma cpia digital para consulta e eventualidades diversas. Tudo aquilo que
pode ser mantido apenas digitalizado (manuais, apostilas, entre tantos outros) eu
tenho o formato digitalizado e descarto o fsico. S mantenho aquilo que realmente
precisa estar em formato papel.

Você também pode gostar