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Execuo de Despesa

DNT/SSSCI/SF
Abril 2013

TREINAMENTO
Execuo de Despesa

Realizao
Secretaria da Fazenda
Subsecretaria do Sistema de Controle Interno
Departamento de Normas Tcnicas

Apresentao
David Fabri
Monique Junqueira Ferraz Zanella

TREINAMENTO
Execuo de Despesa

INTRODUO
As despesas pblicas decorrentes da execuo de obras e
servios e a aquisio de bens, quando contratadas com terceiros,
sero necessariamente precedidas de licitao, exceto os casos
expressamente definidos na Lei n 8.666, de 21 de junho de
1993.
Alm do processo licitatrio, as despesas somente
podero ocorrer quando houver previso de recursos
oramentrios e financeiros que assegurem o seu pagamento.
A despesa pblica, na sua execuo, possui os seguintes
estgios a serem cumpridos:
I. Empenho
II. Liquidao
III.Pagamento

TREINAMENTO
Execuo de Despesa

INTRODUO

TREINAMENTO
Execuo de Despesa

EMPENHO
Ato emanado de autoridade competente que cria para a
Administrao Pblica obrigao de pagamento, condicionada
ao implemento de condio pelo fornecedor/prestador de
servios.
O empenho a garantia de que foi feita a necessria
reserva oramentria para fazer face despesa que est
sendo contratada, importando tal ato na deduo do valor da
despesa a ser executada da respectiva dotao oramentria.
O empenho deve sempre anteceder a realizao de
qualquer despesa, ou seja, nenhum rgo pode realizar despesa
sem prvio empenho.
Dotao Oramentria: constitui-se no detalhamento da despesa includa no
oramento pblico, sob a forma de item do programa de trabalho de um segmento
da administrao direta ou indireta.

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Execuo de Despesa

EMPENHO
Uma
pagamento,
obrigaes
fornecimento
recebedor no

vez efetuado o empenho, surge a obrigao do


desde que o credor atenda a todas as
a serem cumpridas, no que se refere ao
de bens e servios, para credenci-lo como
momento da liquidao.

O empenho prvio deve, tambm, ser efetuado por


ocasio de alteraes contratuais referentes a:
a) prorrogao de prazos;
b) aumento de quantitativos;
c) reajuste de valores.
A mudana do valor global inicial do contrato decorrente
de acrscimos ou supresses implicar na alterao das
despesas empenhadas.

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AS MODALIDADES DO EMPENHO
Existem trs modalidades de empenho:
Empenho Ordinrio: o valor exato da despesa conhecido e o
pagamento se d de uma s vez;
Empenho Global: o valor exato da despesa conhecido e o
pagamento se d de forma parcelada;
Empenho Estimativa: ocorre quando no se pode determinar,
previamente, o valor total a ser pago. Nesse caso, se o valor for
empenhado
for
insuficiente,
pode
ser
complementado
(reforado); se for excedente, o saldo pode ser anulado e o
recurso revertido para o crdito de origem.

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A NOTA DE EMPENHO
O empenho ser processado mediante emisso (SIAFEM) da
Nota de Empenho, contendo as seguintes informaes:
a) identificao do credor, onde dever constar seu nome, endereo e
CPF/CNPJ;
b) especificao da despesa (Plano Interno, Fonte de Recurso, Natureza
de Despesa, Licitao, Modalidade, Referncia Legal, Nmero do
Processo);
c) local de entrega dos materiais adquiridos ou da prestao dos
servios contratados;
d) valor da despesa, em algarismos e por extenso;
e) cronograma de desembolso;
f) descrio dos materiais adquiridos ou dos servios contratados;
g) declarao de que a importncia empenhada foi abatida do saldo da
dotao atravs da qual se fez o empenho.

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A NOTA DE EMPENHO
A Nota de Empenho deve ser impressa em 3 vias:

1 via, assinada, para o processo administrativo

1 via, assinada, para o setor contbil

1 via para o fornecedor

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O EMPENHO NO SIAFEM

IMAGEM DO EMPENHO NO SIAFEM


IMAGEM FORMULARIO AUTORIZAO DE DESPESA

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O EMPENHO NO SIAFEM

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O EMPENHO NO SIAFEM

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O EMPENHO NO SIAFEM

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IDENTIFICAO DO EMPENHO
Credor: ser a identificao da empresa que ir fornecer o bem ou
servio.
No caso da empresa possuir vrias sedes, matriz e filial(ais), no final do
processo licitatrio ser(o) definida(s) aquela(s) sede(s) que ir(o)
fornecer o bem ou servio. A definio dever ocorrer antes da
assinatura do contrato ou da emisso da nota de empenho, que possa
vir a substitu-lo.
O empenho ser realizado, obrigatoriamente, no CNPJ da empresa
matriz, quando as filiais forem fornecer bens ou servios, devendo,
ainda, nestes casos, constar do instrumento contratual o CNPJ matriz
da empresa e as respectivas filiais que iro executar o contrato.
Quando uma empresa filial, nica e exclusivamente, fornecer bem ou
servio, o empenho poder ser realizado no CNPJ desta empresa.

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IDENTIFICAO EMPENHO
Contrato: Constaro no instrumento contratual os CNPJ da empresa
matriz e das respectivas filiais que forem fornecer bens ou servios
para a Administrao Pblica. Caso haja alterao da sede
fornecedora constante do contrato, ser efetuado Termo de
Apostilamento, conforme modelo constante no Manual de Execuo
de Despesa.
A especificao da despesa constante na Nota de Empenho ser
atendida mediante a discriminao completa, utilizando-se as
seguintes classificaes:
a) Unidade Oramentria (institucional);
b) Programa de Trabalho (funcional-programtica);
c) Natureza da Despesa (econmica).

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IDENTIFICAO DO EMPENHO
A informao relativa descrio dos materiais adquiridos ou dos
servios prestados dever corresponder sua exata discriminao,
evitando divergncia entre a informao contida na Nota Fiscal ou
Fatura, emitida pelo contratado, e a constante no empenho e no
termo contratual.
Na Nota de Empenho, especificamente no campo Descrio,
dever constar, ainda:
marca do produto que est sendo adquirido, quando for o caso;
data da autorizao da despesa pelo respectivo ordenador;
nmero da folha do processo onde se encontra a autorizao da
despesa;
outras informaes que facilitaro a identificao da despesa.
IMPORTANTE: Mais ateno para o preenchimento do campo DESCRIO!!!

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ALTERAES CONTRATUAIS E EMPENHO


Resciso - dever ser providenciada a anulao do saldo de
empenho existente para que o recurso, antes reservado a esta
despesa, retorne dotao oramentria de origem e seja
disponibilizado para outros gastos
Alterao do Valor Contratual - acrscimos ou supresses implicar
na alterao das despesas empenhadas:
a) Supresso: emisso da NOTA DE CANCELAMENTO
EMPENHO, com a anulao do exato valor a ser cancelado;

DE

quando o preo pactuado no contrato original no for vantajoso para


o Municpio, visando a diminuio dos gastos pblicos;
at o limite de 25% para obras, servios e compras.
Entretanto, se houver acordo entre as partes, as supresses podero
ocorrer acima de 25%.

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ALTERAES CONTRATUAIS E EMPENHO


b) Acrscimo: emisso de empenho/reforo no valor correspondente
despesa a ser acrescida, aps a verificao da disponibilidade
oramentria e financeira para fazer face respectiva despesa.
quando o preo pactuado no contrato original for vantajoso para o
Municpio;
at o limite de 25% para obras, servios e compras;
at o limite de 50% no caso particular de reforma de edifcio ou de
equipamento.

Clculo das supresses e dos acrscimos

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ALTERAES CONTRATUAIS E EMPENHO


vedada a supresso ou o acrscimo realizada(o)
diretamente pelo valor contratual, ou seja, aplicando-se 25% sobre o
valor global inicial do contrato.
No exemplo de supresso contratual, se fosse realizado o
clculo aplicando a supresso de 25% diretamente sobre o valor
global inicial, o valor encontrado seria equivalente a R$ 750,00, ou
seja, abaixo do valor encontrado utilizando-se a planilha de custos e
formao de preos.
No exemplo de acrscimo contratual, se fosse realizado o
clculo aplicando o acrscimo de 25% diretamente sobre o valor
global inicial, o valor encontrado seria equivalente a R$ 1.062,50, ou
seja, superior ao valor encontrado utilizando-se a planilha de custos
e formao de preos.

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ALTERAES CONTRATUAIS E EMPENHO


Prorrogao - visa ampliar o prazo de execuo da despesa
inicialmente previsto e ensejar:
a) a existncia de dotao oramentria e de cota financeira
correspondente;
b) o empenho do valor correspondente despesa gerada, o qual
ser efetuado antes do trmino de vigncia do contrato sendo,
preferencialmente, antes da assinatura do termo aditivo
ou, obrigatoriamente, antes do inicio de sua execuo.
Repactuao aplicvel aos contratos de servios contnuos, esta
alterao no se vincula a um ndice especfico de correo, mas sim
variao dos valores relativos aos itens presentes na planilha de custo
e formao de preo. O empenho ser emitido no valor correspondente
despesa gerada, observada a devida reserva oramentria e
financeira.
Reajuste a atualizao do valor contratual atravs da aplicao de
um ndice estabelecido contratualmente, visando preservar o
equilbrio-econmico financeiro do ajuste. O empenho ser emitido no
valor correspondente despesa gerada, observada a devida reserva
oramentria e financeira.

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LIQUIDAO
Consiste na realizao da despesa atravs da verificao do
empenho emitido e do documento fiscal do fornecedor/prestador de
servios.
a comprovao de que o credor cumpriu todas as
obrigaes estabelecidas contratualmente ou atravs do empenho,
quando este vier a substituir o contrato.
No momento da liquidao devero ser identificadas:
origem do objeto que se deve pagar;
importncia exata a ser paga;
a quem se deve pagar (credor);
Comprovao da entrega do bem ou do servio.

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REQUISITOS PARA LIQUIDAO


Identificao da origem e do objeto a ser pago:

Consiste na verificao objetiva do cumprimento contratual, ou seja,


atravs da verificao pela Administrao Pblica, da obrigao
executada pelo contratado, como, por exemplo:
se a obra foi construda de acordo com as especificaes do
contrato;
se o material foi entregue (ou o servio foi executado) dentro
das especificaes contratadas.

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REQUISITOS PARA LIQUIDAO


Identificao do credor e da importncia a ser paga
Devero ser observados o contrato, acordo, ajuste ou
instrumento congnere, a Nota de Empenho e o comprovante de
despesa (NF, Fatura ou RPS), os quais devem apresentar
consistncias entre si.
Os comprovantes de despesas devem conter as seguintes
informaes:

razo social completa do fornecedor;

destaque dos impostos devidos;

data de emisso;

natureza da operao;

data de entrega do bem ou do


servio;

razo social completa da contratante;

prazo de validade da NF, Fatura


ou RPS;

especificao detalhada do bem ou


do servio fornecido;

valores unitrios e globais da


despesa;

autorizao do rgo
competente, bem como a
numerao do talonrio.

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REQUISITOS PARA LIQUIDAO


Comprovao da entrega do bem ou do servio
A comprovao ser realizada mediante aposio de carimbo na NF,
Fatura ou RPS, o qual dever conter a data de recebimento e
assinatura do:
a) responsvel pela Superviso de Fornecimento e Controle de
Suprimentos do DEIN/UNEI;
b) servidores da Superviso de Recebimento de Materiais do
Departamento de Logstica e Servios de Transporte da
Secretaria de Administrao e Recursos Humanos
SRM/DLOG/SARH; ou
c) servidor designado, formalmente, pelo titular da UG.

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LIQUIDAO DE EMPENHOS
A liquidao ocorrer sempre com base no empenho efetuado, o qual
poder ser: ordinrio, global ou estimativa.
Liquidao de Empenho Ordinrio - o valor total da despesa j
conhecido, devendo a liquidao ser efetuada de uma s vez, pelo
valor total do empenho, no sendo permitido o seu parcelamento.
Liquidao de Empenho Global - ser efetuada com base no
valor da despesa e de acordo com as parcelas estabelecidas no
contrato, convnio ou instrumento congnere, bem como nas
especificaes contidas na Nota de Empenho.
Liquidao de Empenho Estimativa - ser efetuada com base no
valor constante na Nota Fiscal, Fatura ou RPS, a qual poder ser
diferente do valor da despesa estimada, constante na respectiva Nota
de Empenho.

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SOLICITAO DE LIQUIDAO
O formulrio Solicitao de Liquidao dever conter as seguintes
informaes:
a) Identificao completa do credor;
b) Valor bruto, fonte de recurso e natureza da despesa.
A especificao da natureza da despesa at o subelemento ser
efetuada mediante correta classificao contbil e de acordo com a
natureza da despesa constante da respectiva Nota de Empenho.
c) Nmero da Nota de Empenho correspondente despesa;
d) Data de pagamento de acordo com o ajuste firmado;
e) Descrio completa do histrico da despesa;
O histrico dever conter a descrio do bem ou do servio adquirido e
do perodo a que se refere alm da data de autorizao da liquidao
com especificao do n folhas constante no respectivo processo.

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SOLICITAO DE LIQUIDAO
f) Unidade Gestora e gesto (fonte do recurso utilizado);
g) Indicao do evento e da classificao completa da despesa
(natureza da despesa vide item b acima);
h) Nmero da LI e data de lanamento;
Os eventos a serem utilizados na liquidao devero ser identificados
mediante correta classificao contbil e serem consultados na Tabela
de Eventos constante no Manual de Execuo de Despesa.
i) Destaque dos tributos de acordo com a legislao relacionada
a cada um deles;
j) Assinatura do Supervisor de Fornecimento e Controle de
Suprimentos e do titular do DEIN/UNEI da Unidade Gestora;
k) Assinatura do titular da Unidade Gestora.
O titular dever autorizar a liquidao nos termos do artigo 11 do
Decreto Municipal n 3.921, de 26 de fevereiro de 1988.

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RETENES NA LIQUIDAO
Retenes do ISSQN: vide Instruo Normativa N 27, de 26 de maio
de 2011;
Reteno do INSS: vide Instrues Normativas nos 25, de 14 de
maro de 2011, 26, de 06 de abril de 2011, e 29, de 08 de agosto de
2011.
Retenes de IRRF: vide Manual de Orientao sobre Reteno do
Imposto de Renda na Fonte.

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A NOTA DE LIQUIDAO
A liquidao dever ser processada atravs do sistema
SIAFEM e mediante emisso de documento denominado Nota de
Liquidao - LI, a qual dever ser emitida em conformidade com a
Solicitao de Liquidao.
A Nota de Liquidao somente dever ser emitida aps a
certificao da conformidade da despesa pelo responsvel.

Registro do n do CNPJ na LI: Quando o n do CNPJ a ser


registrado na LI for referente filial e constar no empenho o n da
matriz, informar no campo observao que:
O CNPJ refere-se filial da empresa, que est contido no
instrumento contratual.

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Execuo de Despesa

A NOTA DE LIQUIDAO
N de vias da LI
As LI devero ser impressas nos rgos de origem da ordenao da
despesa, em duas vias, sem rasuras, e assinadas pelos responsveis,
sendo:
a) a primeira via da LI anexada 1 via do documento fiscal,
aos Documentos de Arrecadao DAM relativos s
retenes, se for o caso, e encaminhados ao DGF/SSF/SF,
ou setor financeiro correspondente, que providenciar o
levantamento de dbito, a Ordem Bancria (OB), a relao
consolidada dos pagamentos e liberao das OB para
pagamento na rede bancria.
b) a segunda dever ser anexada ao processo de execuo
da despesa.

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A NOTA DE LIQUIDAO NO SIAFEM

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A NOTA DE LIQUIDAO NO SIAFEM

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A NOTA DE LIQUIDAO NO SIAFEM

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PAGAMENTO

O pagamento constitui-se no terceiro e ltimo estgio do


processo de execuo da despesa e caracteriza-se pela emisso de
ordem de pagamento ou crdito a favor de credor, somente
podendo ser efetuado aps regular liquidao da despesa.

O pagamento a fornecedores deve ser efetuado com estrita


observncia das datas de vencimento da obrigao e da ordem
cronolgica de pagamento, tanto pelos DEINs/UNEIs, quanto pelo
DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente.

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DATAS DE PAGAMENTO
Outras providncias a serem adotadas, visando o no
pagamento fora do prazo:
a) ajustarem com os fornecedores as datas de vencimento das
Faturas/NF com o cronograma acima estabelecido;
b) constar na PD a data prevista para pagamento, ou seja, o
prazo de 10(dez) dias corridos a partir da data de sua emisso,
nos casos em que o instrumento contratual no
estabelecer o prazo para pagamento;
c) quando se tratar de pagamento de despesa de pessoal, os
relatrios do CETIL e SIAFEM devero ser enviados pelos setores
competentes (SARH, Autarquias e Fundaes) ao DGF/SSF/SF, no
prazo mnimo de 5 (cinco) dias teis anteriores ao ltimo
dia til do ms.

Muito Obrigado!!!

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PAGAMENTO
Programao de Desembolso (PD): Ser elaborada pelos
DEINs/UNEIs, para cada pagamento a ser efetuado, e executada pelo
DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, a qual dever
conter as seguintes informaes:
a) Data de vencimento determinada no instrumento contratual;
b) Gesto (fonte do recurso utilizado)
c) N da LI referente PD;
d) Conta pagadora;
e) Identificao do favorecido e conta credora;
f) N do processo;
g) Finalidade da PD;
h) Valor lquido da PD aps reteno dos tributos, quando for o
caso;
i) Cdigo do Evento.

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DATAS DE PAGAMENTO
Os pagamentos ocorrero nas datas abaixo indicadas, conforme data
de entrada dos documentos no DGF/SSF/SF, ou setor financeiro
correspondente:
Data de entrada dos documentos

Excees: Os pagamentos de faturas de energia eltrica, telefonia fixa e


mvel.
Nos
casos
excepcionais
de
faturas
vencidas:
Solicitar
ao
DMAP/SSDA/SARH, ou setor administrativo correspondente, que seja
negociado novo prazo para pagamento, informando a referida prorrogao no
expediente a ser encaminhado ao DGF/SSF/SF.

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Contatos
Departamento de Normas Tcnicas/SSSCI/SF
David Fabri
Chefe do Departamento de Normas Tcnicas
Monique Junqueira Ferraz Zanella
Supervisora de Normas Administrativas
lio Barbosa Costa Filho
Assistente Executivo
Av. Brasil, 2001, 3 andar, Centro
Tel.: (32) 3690-8173
Fax: (32) 3690-8451