Você está na página 1de 9

SÍNTESE - ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO SETOR DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA_rev03

1 OBJETIVO

Definir as atribuições e responsabilidades do Setor de Suprimentos e Logística, apresentando a sua estrutura, suas divisões e os serviços que cada área é responsável, e seu meio de solicitação.

2

ÂMBITO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS COMPLEMENTARES SIGLAS UTILIZADAS
ÂMBITO DE APLICAÇÃO
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
SIGLAS UTILIZADAS

GLOSSÁRIO / DEFINIÇÕES

Este procedimento é aplicável a toda APC e ISCMC.

3

Procedimento - Sistemático de Desenvolvimento de Fornecedores de Serviços

Procedimento - Manual do Fornecedor

Procedimento - Solicitação e Fornecimento de Materiais para Manutenção

Procedimento - Procedimentos Específicos de Compras

Procedimento - Manual de Conduta do Comprador

Procedimento - Procedimentos Específicos de Almoxarifado

Procedimento - Procedimentos Específicos de Transportes

Procedimento - Procedimentos Específicos de Logística de Documentos

Procedimento - Manual de Conduta para Utilização de Veículos

4

APC – Associação Paranaense de Cultura.

CR – Centro de Resultado.

ISCMC – Irmandade da Santa Casa de Misericórdia de Curitiba.

TI – Tecnologia da Informação.

5

de Curitiba. TI – Tecnologia da Informação. 5 Autorização de Fornecimento Compromisso de entrega de

Autorização de Fornecimento

Compromisso de entrega de materiais e/ou serviços entre APC/ ISCMC e fornecedor.

Benner

Sistema Corporativo de gestão de Suprimentos (Compras), Materiais (Estoque), Contabilidade e Financeiro.

Contrato

Documento que estabelece os direitos e obrigações da APC/ ISCMC e do fornecedor contratado.

OBSERVAÇÃO: SÍNTESE IDÊNTICA A ORIGINAL, ATUALIZADA PELO NÚCLEO DE PLANEJAMENTO

- SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA. (Documento Não Controlado)

Cotação

Homologação de Fornecedores

Resposta dada pelo fornecedor a um pedido de orçamento.

Empresa qualificada após avaliação e pontuação (escore) em atendimento aos requisitos dos aspectos comercial, ambiental, qualidade, segurança do trabalho e técnicos.

Sistema Interno para gerenciamento/troca de informações.

Documento emitido pelo Benner que, após a devida equalização e negociação junto ao fornecedor, formaliza e confirma a aprovação de uma cotação.

Iger

Ordem de

Compra

Papirus Documento numerado gerado pela pelo Iger. Solicitação de Emissão de pedido de compra. Compra
Papirus
Documento numerado gerado pela pelo Iger.
Solicitação de
Emissão de pedido de compra.
Compra
6
CONTEÚDO
6.1 SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA
O
Compartilhados (Figura 01):
DIRETORIA DE
SERVIÇOS
COMPARTILHADOS
QUALIDADE E
MEIO AMBIENTE
SUPRIMENTOS
ENGENHARIA
HIGIENIZAÇÃO
MANUTENÇÃO
PÓLO
SEGURANÇA E
E LOGÍSTICA
DE OBRAS
E LIMPEZA
GERAL
INDUSTRIAL
CONTROLE DE
TRÁFEGO
Figura 01 – Organograma da Diretoria de Serviços Compartilhados

setor de Suprimentos e Logística é a unidade inserida na Diretoria de Serviços

É a Unidade responsável por prestar serviços de compras, transportes, almoxarifado e logística de documentos, para toda APC e suas controladas, abrangendo: Educação e Saúde. É de responsabilidade do setor de Suprimentos e Logística, planejar atividades,

gerenciar, controlar, disponibilizar parâmetros e diretrizes a todos os núcleos pertencentes

ao setor.

A fim de atender as necessidades de seus clientes, o Setor de Suprimentos e Logística foi estruturado da seguinte forma (Figura 02):

Gerência de Suprimentos e Logística Planejamento Setor de Setor de Logística Suprimentos Núcleo de Núcleo
Gerência de
Suprimentos e
Logística
Planejamento
Setor de
Setor de Logística
Suprimentos
Núcleo de
Núcleo de
Núcleo de
Núcleo de
Núcleo de
Relacionamento
Logística de
Compras
Almoxarifado
Transportes
com Fornecedores
Documentos
Figura 02 – Setor de Suprimentos e Logística
6.1.1
NÚCLEO DE PLANEJAMENTO
É
Suprimentos e Logística, dentre as atividades realizadas, abaixo citamos algumas:
Planejamento Estratégico do Setor;
Gestão Administrativa e Operacional dos processos de todos os Núcleos do Setor,
elaborando procedimentos de trabalho e gerenciando os documentos e suas
revisões;
Gestão de Informações Gerenciais, através do monitoramento e acompanhamento
dos processos executados;
Gestão do Cadastro de Materiais no sistema de Suprimentos;
Gestão da Política de Viagens.
6.1.2
NÚCLEO DE RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES
É

um setor responsável pelo apoio a gestão estratégica de todos os núcleos do Setor de

o núcleo responsável pela definição e implementação de soluções e processos de

gestão de fornecedores, objetivando agregar valores a instituição e a seus fornecedores, dentre as atividades realizadas, abaixo citamos algumas:

Aprovar fornecedores segundo evidências obtidas através da Avaliação Comercial, Ambiental, Sistema da Qualidade e Técnica;

Monitorar continuamente a qualidade dos serviços e materiais recebidos, através do

desempenho obtido em cada fornecimento;

Identificar oportunidades de negócios e permitir melhoria, nas relações, capaz de obter grandes resultados para a instituição;

Aumentar o número de contratações de serviços e fornecimentos para garantir a disponibilidade de produtos e serviços full time;

6.1.3 NÚCLEO DE COMPRAS

É o Núcleo responsável pela execução dos processos aquisitivos, de materiais e serviços, para toda a APC com exceção de Medicamentos, Materiais Médico-hospitalares, Equipamentos de Engenharia Clínica, Órteses e Próteses.

As compras podem ser realizadas nas seguintes modalidades: Código Item Descrição 1.01.0029.0002 PAPEL A4 -
As compras podem ser realizadas nas seguintes modalidades:
Código
Item
Descrição
1.01.0029.0002 PAPEL A4 - 210 X 297mm
Compra de Material de Estoque
Código
Item
Descrição
2.01.0029.0117
PAPEL ALUMÍNIO-ROLO DE 60X45CM
Compra Direta de Material
5.03.0002.0002
SERVIÇO DE FOTOLITO
Compra de Prestação de Serviços
7.01.0007.0001
ESTEIRA ELÉTRICA PROFISSIONAL
Compra de Imobilizado

O Núcleo de Compras é responsável por realizar aquisições de todos os itens contidos nas famílias cadastradas no sistema de gestão utilizado pela APC (Tabela 01):

Compras de Ressuprimento: são materiais que fazem parte dos itens de estoque da Instituição, cujos códigos começam pelo número 1., conforme exemplo apresentado abaixo:

Somente o Almoxarifado Central possui autorização para gerar as solicitações de compra de materiais de estoque, sendo que este processo é realizado diretamente no sistema Benner, procedendo da seguinte forma:

Selecionar a FILIAL/ Clicar em SUPRIMENTOS/ REQUISIÇÕES/ CADASTRADAS/ NOVO REGISTRO (ver Anexo 02).

Compras Diretas: definem-se como materiais de compra direta, todos os itens que não são geridos pela Política de Estoque, ou seja, pelas compras de ressuprimento. Os códigos para itens de compra direta podem começar com 2., 5. e 7., conforme exemplos apresentados abaixo:

Estes itens podem ser solicitados por qualquer colaborador da Instituição, desde que estes possuam autorização para este fim devidamente cadastrado no sistema IGER.

Para solicitar uma compra é necessário acessar o Sistema IGER e proceder da seguinte forma:

Clicar em INICIAR/ PAPIRUS/ DOCUMENTO/ NOVO. No campo Tipo de documento selecionar Solicitação de Compras com Rateio (ver Anexo 01).

O processo de compras é composto de etapas tais como solicitação de compras, cotação

de preços e ordem de compra. Depois de cumpridas essas etapas será firmado contrato

entre a Instituição e a empresa, sendo classificado em:

Contrato por evento: é toda e qualquer solicitação enviada para o Núcleo de Compras para que seja confirmada e aprovada para a aquisição e a entrega solicitada.

e aprovada para a aquisição e a entrega solicitada. • O • Núcleo de Compras é

O

Núcleo de Compras é responsável por atender todas as solicitações.

Contrato por tempo determinado: é a formalização de um contrato por período de tempo conforme necessidade e a solicitação, definido em cláusulas e submetido à aprovação e à Assessoria Jurídica da Instituição.

O

Núcleo de Compras está responsável pela gestão comercial do contrato.

6.1.4

É

serviços de transporte de pessoas e materiais próprios ou terceirizados, definindo normas

NÚCLEO DE TRANSPORTES

o núcleo responsável pelo gerenciamento de recursos e frota própria de veículos e

para sua utilização em toda APC e ISCMC.

Os veículos que compõe a frota e são disponibilizado para realizar o transporte, classificam-se nas seguintes categorias:

Motocicletas;

Automóveis de passeio (para 5 e 7 pessoas);

Utilitários (caminhonetes);

• Vans (para 13 e 15 pessoas); • Micro ônibus; • Caminhões; • Ambulâncias.
Vans (para 13 e 15 pessoas);
Micro ônibus;
Caminhões;
Ambulâncias.

Os veículos da frota da Instituição estão localizados, na sua maioria, na garagem do Núcleo de Transportes, porém, devido à necessidade e a freqüência de serviços, existem alguns setores que possuem veículos dedicados em tempo integral.

Caso algum setor necessite possuir um veículo em tempo integral, o mesmo deve realizar essa solicitação através do sistema IGER, pelo caminho a seguir com a devida justificativa da necessidade:

Clicar em INICIAR/ PAPIRUS/ DOCUMENTO/ NOVO. No campo Tipo de documento selecione o serviço desejado Serviço de Transporte.

6.1.4.1

Dos Serviços

São prestados por este núcleo serviços conforme Tabela 03:

Serviços de Transportes Esta categoria de serviços abrange: Não Rotineiros Solicitações para utilizações
Serviços de Transportes
Esta categoria de serviços abrange:
Não Rotineiros
Solicitações para utilizações esporádicas de veículos. Neste tipo de
serviço podem ser disponibilizados automóveis, vans, caminhões ou
ônibus. Devem ser respeitadas as diretrizes de transporte e o
manual do condutor.
Inter-unidades
(Express)
Deslocamento de pessoas, na execução de atividades
administrativas, ou documentos entre unidades da APC ou Aliança
Saúde, com horários e locais pré-estabelecidos. Sua utilização
poderá se dar por qualquer funcionário devidamente identificado.
Ambulâncias
O transporte de uso exclusivo entre hospitais (HNSL, HUC, HSC e
HMAM) e da Clínica de Fisioterapia, para o deslocamento de
pacientes incapacitados. É restrito para realização de exames ou
transferência entre estas unidades.
Acadêmicos
A necessidade de transporte de alunos, por motivo de aulas ou
projetos realizados em locais externos aos Campus.
Especial (Táxi)
Serviços com itinerários pré-definidos em contrato com empresa
deste segmento. A gestão deste serviço é de responsabilidade do
Núcleo de Transportes, o qual define e autoriza a utilização para
atendimento de necessidades que não possam ser atendidos por
recursos próprios.
Coletivo (Terceiro)
Transporte de pessoas, com a finalidade de atender solicitações
Institucionais no âmbito acadêmico e administrativo, que necessitem
desse tipo de transporte. Deverá ser utilizada somente quando
optado pela definição do Núcleo de Transportes e destina-se a
veículos do tipo Van, Micro-Ônibus e Ônibus.
Tabela 02 – Serviços prestados pelo Núcleo de Transportes
Para solicitar esse tipo de serviço, deverá ser acessado o Sistema IGER e proceder da
seguinte forma:
Clicar em INICIAR/ PAPIRUS/ DOCUMENTO/ NOVO. No campo Tipo de documento
selecione o serviço desejado Serviço de Transporte.
6.1.5
NÚCLEO DE ALMOXARIFADO

Núcleo responsável pela Gestão de Estoques e Logística de Materiais da APC. As suas principais atividades são: recebimento, armazenagem, distribuição e movimentação do material e bens adquiridos.

Este núcleo está dividido em dois grandes grupos:

Almoxarifado Central: local único onde são centralizados os recebimentos, armazenamentos e distribuição dos materiais para os almoxarifados satélites, onde fica alocada a Central de Lançamentos responsável pelos lançamentos das notas fiscais.

Almoxarifado Satélite: alocado em algumas unidades externas à Instituição, responsável por receber os materiais do Almoxarifado Central, armazenar e distribuir para as unidades solicitantes.

A solicitação de materiais de estoque pode ser gerada por qualquer colaborador da APC, desde que devidamente autorizado e cadastrado no sistema IGER. Para requisitar qualquer material de estoque, os procedimentos independem se o solicitante é atendido pelo Almoxarifado Central ou Satélite, os passos serão os mesmos. Para incluir uma solicitação de material de estoque o solicitante deverá acessar o Sistema IGER e proceder da seguinte maneira:

Clicar em INICIAR/ PAPIRUS/ DOCUMENTO/ NOVO. No campo Tipo de Documento selecione a opção Solicitação
Clicar em INICIAR/ PAPIRUS/ DOCUMENTO/ NOVO. No campo Tipo de Documento
selecione a opção Solicitação de Materiais de Estoque.
6.1.5.1
Das Atividades
As atividades desenvolvidas por este núcleo estão relacionadas na Tabela 04:
Atividade
Descrição da atividade:
É
o ato do recebimento do material adquirido para a Instituição feito
Recebimento
pelos Fornecedores. A entrega deve ocorrer sempre no almoxarifado
central, desde que não haja locais previamente designados.
A
armazenagem compreende a guarda com segurança e preservação
Armazenamento
(estocagem)
do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades
das unidades integrantes da estrutura da Instituição.
Disponibilização
É o processo pelo qual se disponibiliza o material em perfeitas
condições para o usuário.
Fornecimento
É o ato de disponibilizar o material para o solicitante, mediante
assinatura de acusação do recebimento. O processo de fornecimento
de materiais de estoque se dá por meio de solicitação, gerada via
Papirus em Solicitação de Materiais de Estoque. As requisições devem
conter o mínimo de informações necessárias, conforme orientações na
tela do sistema.
A
entrega dos materiais de estoque solicitados está condicionada a
disponibilidade de saldo e se dará mediante assinatura de acusação de
Entrega
recebimento, em relatório de entrega de materiais de estoque. Para o
atendimento das requisições de material cujo estoque já se tenha
exaurido, caberá ao Auxiliar de Almoxarifado verificar se existem
requisições de compra para o mesmo, em caso de não existir ainda
requisição programar a geração da mesma o mais rápido possível.
É
a movimentação de material entre o almoxarifado central e outro
Movimentação
depósito ou unidade requisitante deverá ser precedida sempre de
registro no competente instrumento de controle (listagens processadas
em computador) à vista de nota fiscal de transferência, requisição ou
de outros documentos de transporte.
É
o ressuprimento do estoque identificado através do ponto de pedido.
Renovação de Estoque
(ressuprimento)
O
acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e
quanto comprar deverão ocorrer em função da emissão do relatório do
Ponto de Pedido no sistema Benner. Os parâmetros de revisão

poderão ser redimensionados à vista dos resultados do controle e corrigidos as distorções porventura existentes nos estoques.

Tem como finalidade conciliar as posições indicadas nos registros contábeis e sistêmicos, com os saldos físicos do estoque, que irá permitir, entre outros:

a) o ajuste dos dados de saldos e movimentações dos estoques

com o saldo físico real nas instalações de armazenagem;

a análise do desempenho das atividades dos envolvidos no

b) Inventários Físicos c) o levantamento da situação física dos materiais; TabelaTabelaTabelaTabela 00300333
b)
Inventários Físicos
c) o levantamento da situação física dos materiais;
TabelaTabelaTabelaTabela 00300333 ––––
Atividades realizadas pelo Núcleo de Almoxarifado
6.1.6 NÚCLEO DE LOGÍSTICA DE DOCUMENTOS
Compete ao Núcleo de Logística de Documentos:
1.
2.
3.

almoxarifado por meio dos resultados obtidos no levantamento físico;

O Inventário é realizado semestralmente, podendo ter sua data alterada, quando em acordo com a Contabilidade ambos decidirem à modificação.

Todos os inventários realizados no Núcleo de Almoxarifado são acompanhados por auditores (Internos ou externos), para garantir a confiabilidade do processo. O mesmo realiza também a emissão de relatórios solicitados pela auditoria.

É o núcleo responsável por coletar, separar, registrar e entregar documentos ou pequenas encomendas referentes aos processos internos da Instituição. É também responsável pela coordenação da equipe de Motoboys.

Supervisionar e controlar todas as encomendas e documentos que transitam nas unidades da Instituição, desde que estas tenham sido encaminhadas para o gerenciamento do Núcleo de Logística de Documentos;

Receber e distribuir as encomendas e documentos de uma forma que seu conteúdo seja preservado chegando ao usuário em perfeito estado de conservação;

Atender os usuários da Instituição com presteza dentro das disponibilidades do Núcleo, bem como sempre dar retorno das disponibilidades de serviços extras;

Monitorar os serviços prestados pelos Correios para a Instituição, bem como realizar fechamento mensal dos gastos com o mesmo;

5. Repassar os gastos mensais de todos os Núcleos para o Núcleo de Contabilidade, para que a mesma lance o gasto individual com correios por cada CR no mês anterior;

4.

6.1.6.1

Das Atividades

As atividades desenvolvidas por este núcleo estão relacionadas na tabela 05:

Atividade Esta categoria de serviços abrange: Entrega e Envio de Encomendas A entrega de documentos
Atividade
Esta categoria de serviços abrange:
Entrega e Envio de
Encomendas
A entrega de documentos no próprio balcão do Núcleo de Logística de
Documentos, através da retirada pelos usuários, encaminhamento
direto aos setores (em casos especiais), pelo encaminhamento através
do próprio serviço de motoboy em casos esternos ao Campus Curitiba,
ou utilização dos serviços de correio.
Separação de
encomendas
A separação acontece após a coleta de encomendas, as mesmas são
recebidas pelo Núcleo de Logística de Documentos e separadas de
acordo com o seu destino.
Registro de
Documentos
Consiste no registro de alguns documentos que tem sua passagem
pelo Núcleo de Logística de Documentos, possibilita saber quem e
quando recebeu a encomenda.
Tabela 04 – Atividades realizadas pelo Núcleo de Logística de Documentos
7 HISTÓRICO DAS REVISÕES

CONTROLE DAS ALTERAÇÕES

VERSÃO DATA ALTERAÇÕES 00 Junho/ 2007 - Emissão Inicial. 01 Setembro/2008 - Alteração das atividades
VERSÃO
DATA
ALTERAÇÕES
00
Junho/ 2007
- Emissão Inicial.
01
Setembro/2008
- Alteração das atividades do Núcleo de Planejamento e
Inclusão do Núcleo de SRM
02
Outubro/2008
- Alteração no Layout do procedimento – Cabeçalho (revisão /
código / emissão).
Alteração – no Organograma específico do Setor de
Suprimentos e Logística
-
-
Alteração – 6.1.1 – Núcleo de Planejamento – modificação
no que diz – gerenciamento dos postos de documentos. (não é
mais responsabilidade do Núcleo de Planejamento e sim da
Qualidade e Meio Ambiente).
03
Dezembro/2008
Alteração da Nomenclatura – item: 6.1.2 – Núcleo de SRM.
Para: Núcleo de Relacionamento com Fornecedores.
-
Exclusão - Roupas Hospitalares (Lavanderia) – referente ao
Núcleo de Transportes item – 6.1.4.1 – Dos Serviços. /
Retirada dos Anexos deste Documento.
-

8 ANEXOS

Não se Aplica a este documento