INGENIERA CIVIL INDUSTRIAL ADVANCE

Cambio tecnolgico en rea de Despacho

en Hunter Douglas

Pablo Cancino Norambuena

Jorge Puebla Gallardo

Profesor

Pedro Montecinos Gaete

Asignatura

Sistema de Informacin Gerencial

Santiago Chile

22 de Diciembre de 2015

Mejoras rea de despacho Hunter Douglas

Tabla de contenidos
1

Introduccin ..................................................................................................................... 2

Objetivos .......................................................................................................................... 4

2
4

Descripcin de la empresa ............................................................................................... 3

4.1

Situacin actual ................................................................................................................ 5

Descripcin .............................................................................................................................................. 5

4.2

4.3
5.1
5.2

5.3
5.4

5.5

Modelo de proceso de negocios actual .................................................................................................... 6

Problemticas detectadas ........................................................................................................................ 7

Solucin Propuesta .......................................................................................................... 8

Rediseo del modelo de proceso de negocio .......................................................................................... 9

5.2.1
5.2.2

5.4.1
5.4.2

5.6
5.7

5.7.1
5.7.3

5.7.4
6.1

Definicin de Pedidos de Venta Por Embalar .................................................................................10

Embalaje y Generacin de Bultos ..................................................................................................10

Almacenamiento de Bultos......................................................................................................................12
Despacho de Bultos ................................................................................................................................13

Definicin de Pedidos de Venta Por Despachar .............................................................................13

Despacho .......................................................................................................................................13

Esquema Fsico ......................................................................................................................................15

Observaciones ........................................................................................................................................16

5.7.2

Generacin de Bultos ..............................................................................................................................10

Definicin de la plataforma requerida ......................................................................................................17

Hardware ........................................................................................................................................17

Disponibilidad .................................................................................................................................17
Procesamiento y Tolerancia a Fallas..............................................................................................17

Estimativa de Cantidad de Usuarios y concurrencia .....................................................................17

KPIs .............................................................................................................................. 18

Medicin de la gestin de despacho y entrega de productos por KPIs ..................................................18

Conclusiones ................................................................................................................. 19

Sistema de Informacin Gerencial

Mejoras rea de despacho Hunter Douglas

1 Introduccin
La empresa Hunter Douglas Chile S.A. necesita implementar una mejora tecnolgica que permita
mejorar la operacin del rea de despacho, rea que participa de forma importante al final del proceso,
antes que los productos salgan de la planta de produccin.

La empresa Hunter Douglas, en Chile, se dedica a 2 divisiones de negocio, la primera q dedicada a la

fabricacin y comercializacin de productos arquitectnicos y una segunda dedicada a la fabricacin
de cortinas y persianas.

La solucin que se necesita es especficamente para el rea de despacho del rea de cortinas y
persianas con la finalidad de mejorar la gestin logstica.

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2 Descripcin de la empresa
La empresa Hunter Douglas hoy en da es el fabricante ms importante de cortinas y persianas a nivel
mundial, asimismo es la empresa de ms prestigio en Chile en este mbito.

La empresa en Chile no vende sus artculos directamente al cliente final, sino que lo hace a travs de
distribuidores.

Uno de los aspectos que la empresa pone ms nfasis y que es parte de su compromiso con
distribuidores y clientes es el cumplimiento del plazo de entrega de los productos, y se considera un

factor clave para seguir manteniendo el liderazgo ante una agresiva competencia que ha surgido los
ltimos aos.

Los productos que ofrece la empresa son en su mayora fabricados a pedido, y de acuerdo a cada tipo

de producto existe una definicin de plazos de entrega, normalmente asociado a la complejidad en la

elaboracin del producto.

El rea de despacho que participa al final de la cadena cumple el rol de recibir las piezas terminadas

que salen de produccin y almacenarlas de forma temporal hasta que sea el momento del despacho.
Asimismo tambin tienen la misin de tener claridad en despachar los pedidos completos,

considerando todos los posibles componentes adicionales que posea una orden especfica, o tener

claro cuantas paquetes debe contener un pedido puntual que se est despachando. Por ltimo esta
rea tambin tiene la responsabilidad de entregar las piezas a los camiones de reparto, cuidando que
todo vaya en el camin correcto, ya que trabajan de acuerdo a zonas del pas, y finalmente registrar
los pedidos como despachados.

Eventuales errores o desorden en esta rea incurren en demoras en los tiempos de entrega al cliente,

por ejemplo al enviar artculos por equivocacin en otro camin, enviar rdenes incompletas, perder
piezas o bultos de un pedido.

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3 Objetivos
Con la intencin de minimizar errores entregas, disminuir los tiempos en la entrega al cliente y
aumentar la satisfaccin de estos con el servicio prestado, se pretende incorporar un cambio

tecnolgico en el rea de despacho de productos, con la idea de incorporar un nuevo software que
apoye el flujo desde que se reciben los productos en esta rea hasta cuando sale de la empresa. En

las secciones siguientes de este documento se mostrar los procesos actuales y asimismo la
propuesta de cambio.

Lo anterior proceder posteriormente a ser evaluado mediante la introduccin de KPI. Logsticos para
ver hasta qu punto se mejor la gestin de despacho y entrega.

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4 Situacin actual
4.1 Descripcin
Actualmente la labor del rea de despacho comienza cuando las piezas son recibidas de parte de las

distintas clulas de trabajo de la planta de produccin. Las clulas son reas en que se agrupa la
fabricacin de distintos tipos de producto. Cuando las piezas son recibidas en el rea de despacho se
realiza una operacin llamada pieza lista que es una operacin, que mediante capturadores de

cdigo de barra, mediante conexin wifi, se actualiza el estado de las piezas en el ERP (Microsoft
Dynamics), indicando que la fabricacin de la pieza ha sido concluida.

Una vez que todas las piezas de un pedido han pasado por pieza lista, el pedido cambiar de estado
y ser visible por el rea de facturacin para revisar la factibilidad de facturacin, que principalmente
est determinado por la situacin de pago del pedido.

Cuando el rea de despacho termina de hacer el proceso de pieza lista para un pedido, deben

agrupar las piezas en bultos o cajas de acuerdo al tipo de producto, hecho que se define de acuerdo a
conocimiento del encargado. De la misma forma, en un bulto se puede agrupar 1 o ms cortinas, lo
que tambin queda a criterio del encargado, lo cual normalmente es definido por las dimensiones de
las piezas. En el caso de productos para regin el despacho siempre debe ser en cajas.

Posteriormente terminados los bultos de una orden, el rea de despacho debe ubicar las piezas

recibidas en una zona de almacenamiento temporal, que actualmente se divide en 3, de acuerdo a la

zona de envo de los productos. La zona 1 es Santiago centro y poniente ms envos a regiones, la
zona 2 es Santiago oriente y la zona 3 corresponde a Santiago sur-oriente (La reina, uoa,

Pealoln, etc.). Cada una de esas zonas tiene ubicaciones particulares de acuerdo al tipo de producto

que se almacena. Punto importante es que la definicin de donde se almacena es realizada por una
persona y no queda registro sistmico. Adems de almacenar las piezas, personal del rea de
despacho debe recolectar los componentes extras que pudiera necesitar el producto (Ejemplo, un

tensor, que pasa a ser parte del producto, slo al momento de la instalacin), y se debe tambin
generar un nuevo bulto para estos elementos adicionales.

Cuando el pedido es facturado por el rea de facturacin, dicha rea emite un reporte de pedidos
facturados que se deben despachar ese da, reporte que es entregado al rea de despacho, que
busca los bultos de los pedidos indicados en el reporte, y los transporta a los camiones de reparto.

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4.2 Modelo de proceso de negocios actual

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4.3 Problemticas detectadas

Ausencia de informacin sistmica sobre la ubicacin de los bultos de un pedido.

No existe una forma de conocer si se est despachando un pedido de forma completa. La

validacin es hecha por una persona y es factible que falle.

Retrasos en fecha de entrega comprometida.

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Solucin Propuesta
La solucin propuesta se dividi las actividades en 3 procesos generales:

Generacin de Bultos.

Despacho de Bultos.

Almacenamiento de bultos

A continuacin se exhibe el rediseo del modelo proceso de negocio y la explicacin de los cambios
propuestos.

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4.4

Rediseo del modelo de proceso de negocio

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4.5

Generacin de Bultos

4.5.1

Definicin de Pedidos de Venta Por Embalar

Una vez que las piezas ya han sido fabricadas y notificadas como terminadas en las respectivas
clulas, estas sern ubicadas en el rea de Post-Fabricacin.

Se confeccionar un reporte que consultar el sistema y listar todas las piezas que se encuentren en
estado Terminada y no facturadas en el sistema y que no se encuentren almacenadas, el cual ser
emitido previo al embalaje.

Basta con que exista al menos una pieza terminada para que el pedido de venta se incluya en el
reporte, esto permitir embalar y almacenar las piezas a pasar que el pedido no est fabricado
completamente y de esta forma liberar el rea de Post-Fabricacin.
Pedido de
Venta

Tipo Pedido (PF/CMP)

Parcial

Zona Despacho

Total tems PV

tems Term. PV Total Piezas

Piezas Term.

Figura 1 Reporte de Pre-Embalaje

4.5.2

Embalaje y Generacin de Bultos

En el sector de Post-Fabricacin se ubicar un PC que contar con un capturador de cdigo de barras

y una impresora de etiquetas.

El usuario seleccionar todas las piezas que agrupar en un bulto y proceder a capturar el cdigo de
barras de la actual etiqueta de despacho para cada uno de las piezas.

El cdigo de barras de la etiqueta de despacho contiene el nmero de la pieza. (Nmero de serie)

En esta instancia se podr asociar una pieza especfica a ms de un bulto, repitiendo la accin cuantas
veces se necesite. Esto permitir incluir piezas adicionales de las piezas que se almacenan por
separada.

El sistema no permitir agrupar en un bulto piezas de distintos pedidos de venta.

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Una vez que haya capturado todas las piezas se seleccionar la opcin Finalizar Bulto con lo cual se
imprimir automticamente la etiqueta de bulto que contendr el nmero del bulto, el cdigo de barras
y el nmero de piezas que contiene. La etiqueta se pegar en el bulto.

En esta instancia se proveer como control adicional un informe que indiqu por pedido de venta el
total de piezas, piezas que ya es encuentran en algn bulto y piezas pendientes de incluir en un bulto,
del total de piezas terminadas.

Pedido Venta

Total Piezas

Piezas
en Bulto

Piezas sin Bulto

Figura 2 Control de Almacenamiento de Pedidos

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4.6

Almacenamiento de Bultos

Este proceso corresponde al almacenamiento de los bultos generados en la instancia anterior.

El usuario tomar el bulto y lo almacenar en una ubicacin especfica.
Cada ubicacin poseer una etiqueta permanente con el cdigo de la ubicacin en nmero y en cdigo
de barras.

Al momento de almacenar el bulto se escanear la etiqueta de ubicacin y la etiqueta del bulto, con
esta accin el bulto tomar el estado de almacenado.

Para realizar esta operacin se dispondr de un capturador inalmbrico.

Como medida de control se desarrolladora un reporte o listado de control de bultos no almacenados.
Cd. Bulto

Fecha Creacin Pedido Venta

Piezas

Figura 3 Bultos no Almacenados

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4.7

Despacho de Bultos

4.7.1

Definicin de Pedidos de Venta Por Despachar

Previo al despacho es necesario conocer que se va a despachar, para esto el usuario de facturacin
tendr acceso a un formulario donde indicar los pedidos a despachar en una fecha determinada,

proceso que se realizar a travs de la captura del nmero de pedido de venta desde la hoja de control
de despacho mediante escaneo del cdigo de barras.

Una vez que ya se haya indicado todos los pedidos que se despacharn, se emitir un reporte que
contendr la relacin de los pedidos de venta, sus bultos relacionados y la ubicacin de estos.

El reporte contendr todos los pedidos de venta, tanto de productos fabricados como de componentes.
En dicho reporte se imprimir tambin el cdigo de barras del pedido de venta.
El reporte deber mostrar solo los bultos que contengan tems ya facturados.
Pedido Venta

Cd. Barras

Cd. Bulto

Ubicacin

N Piezas

Cant. Bultos

Figura 4 Pedidos de Venta Por Despachar

Este reporte lo emitir el rea de facturacin.

4.7.2

Despacho

Existir una zona de despacho donde se ubicar un PC con un lector de cdigo de barras.
Para despachar un pedido de venta se escanear inicialmente el cdigo de barras del reporte y a
continuacin se escanearn los bultos que se despacharn.

Una vez se haya escaneado todos los bultos del pedido de venta el sistema automticamente emitir
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una confirmacin en pantalla.

Cuando se complete la operacin se actualizar el estado del bulto a Despachado y el estado de los
pedidos de venta relacionados a Despachado.

Se requiere crear un nuevo control de estado para la cabecera y las lneas del pedido de venta para
indicar el estado Despachado.

Se marcar como despachada la lnea del pedido de venta cuando todos los bultos que contengan sus
piezas hayan sido escaneados.

Se proveer una opcin de Salida Manual que permita terminar el proceso de despacho a pesar que

aparezcan tems pendientes por despachar, opcin que permitir los despachos parciales, sin

embargo, en este caso ni las lneas ni la cabecera del Pedido de Venta asumirn el estado
Despachado, por lo tanto el pedido permanecer pendiente de despacho.

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4.8

Esquema Fsico

Figura 5 Esquema General

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4.9

Observaciones
-

Actualmente el desarrollo de Garanta y Servicio Tcnico an no se ha implementado y por lo

tanto no se incluir en la versin actual del software, sin embargo, el desarrollo debe permitir la
integracin futura con dicho desarrollo.

Se debe considerar que es posible realizar despachos parciales a pesar de que el pedido no
est definido como entrega parcial en el sistema. (Casos especiales)

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4.10 Definicin de la plataforma requerida

4.10.1 Hardware

2 equipos de escritorio (Post-Fabricacin Despacho)

2 Impresora de etiquetas (Post-Fabricacin + 1 respaldo)

4 lectores de cdigo de barras ((Post-Fabricacin(2) Despacho(2))

1 Capturador Inalmbrico (Almacenamiento de Bultos)

4.10.2 Disponibilidad
La aplicacin debe estar disponible de forma ininterrumpida desde el lunes 7:00 am hasta las 17:00
pm del da sbado, exceptuando festivos.

4.10.3 Procesamiento y Tolerancia a Fallas

El proceso podra tener interrupciones en horarios en que no haya despacho de piezas. Si la aplicacin
sufre cadas u ocurriera alguna falla de hardware, se estima que se podra estar 12 horas sin uso de la
aplicacin, acumulando las piezas recibidas para posterior

procesamiento, sin embargo se

considerara crtico que la falla se produzca durante horario de despacho (principalmente 9 a 12

horas), si ocurriera esto se tendra que utilizar los procedimientos manuales.
4.10.4 Estimativa de Cantidad de Usuarios y concurrencia
Dadas las caractersticas de los procedimientos es muy bajo el nmero de operaciones simultneas.
Dado que la mejora tecnolgica est integrada dentro del ERP se podra ver afectada cuando exista
una alta demanda de usuarios en el ERP.

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5 KPIs
5.1

Medicin de la gestin de despacho y entrega de productos por KPIs

Nombre
Nemotcnico
Tipo de KPI
Descripcin
Frmula asociada
Fuentes de datos
Interpretacin
Rangos ptimos
Frecuencia
rea asociada

Nombre
Nemotcnico
Tipo de KPI
Descripcin
Frmula asociada
Fuentes de datos
Interpretacin
Rangos ptimos
Frecuencia
rea asociada

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Tiempo de Entrega
Leap Time
Eficacia
Mide el tiempo que demora en hacerse entrega de un producto desde
que es enviado al cliente por el rea de despacho hasta que es recibido
conforme por el cliente.
Das
Productos enviados por Despacho
Si el ndice obtenido es menor a 10 das hbiles es ptimo
2<BV<10
Semanal
Picking

Envos OK.
Envos OK.
Eficiencia
Mide la cantidad de envos recibidos conforme en especificaciones por el
cliente segn orden de compra vs Gua de Despacho.
Cantidad de productos aceptados / Cantidad de productos enviados
Despacho / Entrega al cliente
Si el ndice obtenido es menor a 90%
91% - 100%
Diario
Picking

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6 Conclusiones
La aplicacin de este proyecto de cambio tecnolgico, consistente en una nueva herramienta
incorporada dentro del ERP, y asimismo en un cambio en los procedimientos actuales del rea de

despacho de la empresa, que pretende con esto reducir inconsistencias y errores en la entrega de los
pedidos y a la tener informacin sistmica que ayudar a mejorar la trazabilidad. Todo lo anterior con

la finalidad de tener una mejor gestin en el rea de despacho, creando valor en la cadena de SCM y
redundando todo esto en una mejor calidad de servicio y satisfaccin del cliente.

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