RAVENSBOURNE COLLEGE OF DESIGN AND COMMUNICATION 

PAYMENT OF FEES 
REGULATIONS 
(APPROVED BY THE FINANCE & GENERAL PURPOSES COMMITTEE, 07/07/2006)
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

CONTENTS 

Page No. 

Section 1:  Fee Policy  3 

Section 2:  Tuition Fees  3 

1.  Payment of Fees  3 

2.  Repeating units  4 

3.  Deposits  5 

4.  Withdrawals, transfers and deferrals  5 

5.  Fee Waivers  5 

6.  Late Payment or Failure to Pay  6 

7.  Fee debtors  6 

8.  Assessment of status for tuition fee purposes  7 

Section 3:  Accommodation Fees  9 

1.  Payment of Accommodation Fees  9 

2.  Deposits  9 

3.  Termination of Agreement  9 

4.  Late Payment or Failure to Pay  9

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 2 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

SECTION 1:  FEE POLICY 

1.  The College seeks to ensure that all decisions in relation to payment of fees are fair, 
explicit  and  transparent  and  made  within  the  framework  of  the  College’s  Equal 
Opportunities Policy. 

2.  Tuition  fees  include  course  fee  deposits  and  any  other  charges  related  to  course 
fees,  such  as  consumables,  examination  or  registration  fees,  incurred  by  students 
during their course of study. 

3.  Accommodation fees include deposits to reserve accommodation and all charges for 
utilities. 

4.  The  College  publishes  its  tuition  and  accommodation  fees  annually.    The  College 
reserves the right to vary or increase the tuition and accommodation fee from year to 
year, in accordance with any prevailing legislation. 

5.  The  College  reserves  the  right  to  exclude  students  who  are  classified  as  debtors 
from  the  College  premises,  to  restrict  their  access  to all  college  services  (including 
inter alia, IT, workshops and the Learning Resource Centre), to suspend them from 
attendance  at  lectures,  seminars  and  other  course  contact  and  not  to  assess 
submitted work. 

6.  In exceptional circumstances, fees may be waived at the discretion of the Director of 
Finance. 

SECTION 2:  TUITION FEES 

1.  Payment of Tuition Fees 

1.1  Students assent their liability for the payment of the tuition fees, irrespective of who 
is paying their fees, by signing the College’s enrolment form. 

1.2  Students  may  pay  their  fees  by  instalment  [normally  on  a  termly  basis].    The 
instalment plan must be formally agreed with the Finance Department. 

1.3  The College may charge an administration charge for students who pay their fees by 
instalment. 

1.4  Students  may  defer  payment  of  the  whole  or  part  of  their  tuition  fee  provided  they 
take out a tuition fee loan with the Student Loans Company. 

1.5  All  fees,  including  the  course  consumables  fee  if  applicable,  are  payable  on 
enrolment.    Where  an  instalment  plan  has  been  approved  the  first  instalment  is 
payable on enrolment.  If the student is taking out a tuition fee loan, s/he must bring 
evidence of that loan to enrolment. 

1.6  The College reserves the right to impose a charge for late payment of fees [see 7.5]. 

1.7  The  student  will  be  liable  for  any  non­payment  of  the  tuition  fee  and  any  other 
charges for whatever reason, irrespective of who is paying her/his fees.

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 3 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

1.8  Undergraduate students paying regulated tuition fees 

1.8.1  Students will normally pay a regulated tuition fee if: 

[a]  they enrolled on their course on or before September 2005. 

[b]  they enrolled on their course on or before September 2005 and have 
interrupted their studies but return to the same course.  Such students 
must  be  able  to  demonstrate  that  they  officially  interrupted  their 
studies and did not withdraw completely from the course. 

[c]  they  accepted  a  offer  of  a  place  by  1 st  August  2005  which  was 
deferred to September 2006. 

[d]  they  are  enrolling  on  a  top  up  degree  (‘End­on”  course)  having 
successfully  completed  a  foundation  degree  in  the  preceding  year, 
provided they paid regulated fees for the foundation degree. 

[e]  they  are  transferring  from  a  similar  course  starting  before  1 st 
September 2006. 

1.8.2  Students who pay regulated tuition fees are charged a course consumables 
fee.  The course consumables fee is due at the same time as the tuition fee. 

1.8.3  Students  who  receive  LEA/DfES  support  are  required  to  bring  to  enrolment 
their  support  notification  form  from  Student  Finance  Direct  as  proof  of  the 
tuition  fee  contribution.  If  the  LEA/DfES  have  not  confirmed  any  level  of 
support  by  enrolment,  a  student  may  at  the  College’s  discretion  temporarily 
enrol until a decision has been reached. 

1.9  Undergraduate students paying variable tuition fees 

1.9.1  Students will normally pay a variable tuition fee if they start a new course on 
or after September 2006.  For students starting a top up degree see 2.3.1 [d] 
above. 

1.9.2  Students paying  variable  tuition fees  may be eligible  to apply for  one  of  the 

College’s  bursaries.    Students  should  refer  to  the  College’s  Bursary  Policy 
and Procedure for information on eligibility. 

1.10  Further Education students 

1.10.1  Students aged 18 on 31 st  August immediately preceding their academic year 

of entry do not pay a tuition fee. 

1.10.2  Students  aged  19  or  above  on  31 st  August  immediately  preceding  their 
academic year of entry must pay a tuition fee. 

2.  Repeating Units 

2.1  Students  who  are  required  to  repeat  units  will  be  charged  a  pro  rata  tuition  fee, 
regardless of whether they are required to attend the whole unit or only take part of 
the unit.

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 4 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

3.  Deposits 

3.1  The  College  may  charge a non­refundable deposit  to  reserve a place  on a  course. 

The deposit paid will be offset against the tuition fee. 

3.2  If a student who has paid a deposit is unable to obtain a student visa the deposit will 
be refunded, on production of documentary evidence.  Otherwise deposits are non­ 
refundable. 

4.  Withdrawals, Transfers and Deferrals 

4.1  A  student  whose  official  withdrawal,  transfer  or  deferral  date  falls  before  1 st 
December of  an academic  year  will  normally  only  be  liable for  the first  term’s fees, 
provided s/he has followed the college’s procedure for withdrawing or deferring from 
the  course  (see  paragraph  5.3  below).  In  such  circumstances,  s/he  will  normally 
receive a refund for any fees paid over and above the first term’s fees if the student 
has paid the tuition fee in advance or if the student has received a tuition fee loan the 
College  will  notify  the  Student  Loans  Company.  A  refund  will  not  be  made  to 
students who are in receipt of a tuition fee loan. 

4.2  A  student  whose  official  withdrawal,  transfer  or  deferral  date  falls  on  or  after  1 st 
December  in  the  academic  year  will  normally  be  liable  for  the  tuition  fee  and  any 
other charges for the entire academic year. 

4.3  A  student  who  decides  to  withdraw  or  interrupt  her/his  studies  must  complete  a 
‘Course Completion/Leaving Form’ (See Annex A).  The official date of withdrawal or 
interruption will be the date the completed form is submitted to the College Registry. 

4.4  If a student does not complete and submit a ‘Course Completion/Leaving Form’ but 
does  not  attend  the  college,  s/he  will  be  liable  for  the  tuition  fee  for  the  entire 
academic year and will be recorded as a fail by the Board of Examiners at the end of 
the course year. 

4.5  A student who has an existing debt with the College will not be entitled to receive a 
refund. 

4.6  A student who is transferring in to a course in the College will pay a pro rata tuition 
fee. 

5.  Fee Waivers 

5.1  In  exceptional  circumstances  a  student  may  apply  to  the  Director  of  Finance  for  a 
waiver of her/his fees. 

5.2  A student may only apply for his/her fees to be waived where s/he has withdrawn or 
interrupted  her/his  studies  for  serious  medical  and/or  personal  reasons  after  the 
deadline of 1 st  December. 

5.3  A student who believes s/he has compelling reasons why the fee should be waived 
must apply in writing to the Finance Department.  The claim must be corroborated by 
independent (third party) evidence such as a medical certificate, a solicitor’s letter, or 
any  other  official  document.    A  claim  will  not  normally  be  considered  without

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 5 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

independent  evidence.    Original  documents  must  be  submitted  but  these  will  be 
copied and returned to the claimant. 

5.4  All  information  supplied  will  be  treated  as  confidential.    If  the  student  feels  the 
circumstances are of a particularly sensitive or personal nature, s/he may submit the 
request and corroborating evidence in a sealed envelope marked confidential to the 
Director of Finance. 

5.5  The Director of Finance, in consultation with the Course Leader, will make a decision 
based on the evidence provided.  The decision of the Director of Finance is final. 

6.  Late Payment or Failure to Pay 

6.1  Students are required to pay their tuition fees promptly.  If a student is unable to pay, 
s/he  must  contact  the  Finance  Department  at  the  earliest opportunity,  who  may be 
able to agree a payment plan. 

6.2  If a student fails to pay her/his fees without contacting the Finance Department, s/he 
will be recorded as a fee debtor, until such time as the debt has been settled. 

7.  Fee Debtors 

7.1  A student who is recorded as a fee debtor will normally be: 

[a]  denied  access  to  all  College  services  and  facilities  (including  inter  alia,  IT, 
workshops and the Learning Resource Centre); 

[b]  suspended from attending lectures and seminars. 

7.2  A student who is a fee debtor will not normally be permitted to: 

[a]  enter for assessment and any marks for assessment already undertaken will 
be withheld; 

[b]  re­enrol for the next academic year (or the next stage of the course) or enrol 
on a new course until all fees and charges relating to the previous academic 
year (or stage of the course) have been paid; 

[c]  to  graduate  or  receive  an  award  until  all  fees  and  charges  owing  to  the 
College have been paid. 

7.3  The  College  will  not  normally  confirm  a  student’s  attendance  or  provide  a  student 
status letter for students who are recorded as fee debtors. 

7.4  The College will not normally make bursary payments to students who are recorded 
as fee debtors. 

7.5  A student who fails to pay her/his fees by the due dates will charged a late payment 
fee.  A charge of 5% of any arrears may be applied where payment is not received 
within 30 days of the notified due date. A further 5% will be charged where arrears 
remain outstanding after a further 30 days.

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 6 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

7.6  The College reserves the right to pass on the details of fee debtors to the College’s 
debt collection agents to pursue. 

7.7  A student who wishes to make a complaint about a decision concerning the payment 
of  fees  should  do  so  in  accordance  with  the  College’s  Complaints  Policy  and 
Procedure, available from the Quality Office. 

8.  Assessment of Status for Tuition Fees Purposes 

8.1  The College admissions staff will carry out an assessment of status for tuition fees 
purposes  on  or  before  enrolment.    The  assessment  will  determine  the  student’s 
residency status, hence the level of tuition fee liability, for the duration of the course. 
The decision will be based on the information supplied to the College’s admissions 
staff, including the student’s application form. 

8.2  To qualify for home fee status, a student should meet the each of the criteria for one 
of the following categories below: 

[a]  persons who are ‘settled’ in the UK and meet residence requirements; 

[b]  EU nationals and their children; 

[c]  European  Economic  Area  (EEA)  and  Swiss  migrant  workers,  their  spouses 
and their children; 

[d]  refugees, their spouses and their children; 

[e]  people refused refugee status but who are allowed to remain in the UK , (and 
their spouses and their children). 

Students  are  advised  to  consult  the  UKCOSA  Guidance  Note  'Fees  and  Student 
Support'  to  identify  whether  they  meet  the  eligibility  criteria  for  each  of  the  above 
categories. 

8.3  Students who are assessed as overseas will be liable for the overseas tuition fee. 

8.4  Students  who  are assessed  as  overseas  will  not  normally  be eligible  to  enrol  on  a 
part­time course. 

8.5  The initial tuition fee assessment will normally remain unchanged for the duration of 
the student’s course of study.  However there are some circumstances when the fee 
status may change after the start of the course: 

[a]  If the student or one of her/his parents becomes and EU national 

[b]  If  the student, her/his parent  or spouse becomes  an  EEA  migrant  worker  in 

the UK 

[c]  If  the  student,  her/his  parent  or  spouse  are  granted  exceptional  leave 
following the refusal of refugee status. 

8.6  A  students  whose  circumstances  have  changed  in  accordance  with  paragraph  8.5 
should  contact  the  Registry.  S/he  will  be  required  to  provide  proof  of  a  change  in 
circumstances and complete a further tuition fee assessment form, before a decision 
can be made.  If the tuition fee assessment results in a change in status the student
___________________________________________________________________________________________________ 

­ 7 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

will be charged the new rate the next time fees are due.  A change in status will not 
be applied retrospectively.

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 8 ­ 
Ravensbourne College of Design and Communication 

___________________________________________________________________________________________________ 

SECTION 3:  ACCOMMODATION FEES 

1.  Payment of Accommodation Fees 

1.1  Students assent their liability for the payment of accommodation fees, irrespective of 
who is paying their fees, by signing the College’s residential agreement form. 

1.2  Accommodation fees are payable at the start of each term by postdated cheque or 
by bank transfer. 

2.  Deposits 

2.1  The  College  may  charge  a  deposit  to  reserve  a  place  in  the  College’s  halls  of 
residence.    The  deposit  paid  will  be  returned  to  the  student  after  the  end  of  the 
academic  year, on  the  condition  that the  student’s  key has  been  returned and  less 
any deductions for loss or damage. 

2.2  If a student who has paid a deposit is unable to obtain a student visa the deposit will 
be refunded, on production of documentary evidence.  Otherwise deposits are non­ 
refundable if a student does not take up a place in the College’s halls of residence. 

3.  Termination of Agreement 

3.1  A student may only terminate her/his agreement earlier than the period stated: 

[a]  if the College is able to fill the vacancy arising from the early termination; 

OR 

[b]  if s/he is prepared to meet all fees for the remaining period of the agreement; 

OR 

[c]  if s/he withdraws or is expelled from the College. 

3.2  No refund of fees shall be made except: 

[a]  where the College has agreed in writing that the student may terminate 
her/his agreement early; 

OR 

[b]  where the student withdraws or is expelled from the College, and has no 
outstanding debts to the College 

4.  Late Payment or Failure to Pay 

4.1  A student who fails to pay her/his accommodation fees by the due dates will charged 
a late payment fee.  A charge of 5% of any rental arrears may be applied where rent 
is not received within 30 days of the notified due date. A further 5% will be charged 
where arrears remain outstanding after a further 30 days. 

4.2  Failure  to  pay  may  result  in  a  student  being  given  notice  to  quit  the  College’s 
accommodation.

___________________________________________________________________________________________________ 

­ 9 ­