6 pasos para elegir el correcto ERP

La eleccin de un software para la administracin y gestin de su empresa es una de las decisiones

de negocio ms importantes que tiene que tomar, ya que un ERP (Enterprise Resource Planning
por sus siglas en ingls) le puede facilitar la vida y llevar su negocio a un xito sostenible.
Un estudio realizado por Harvard Business Review Implementing ERP nos revela que las
empresas que adquieren un ERP tienen una reduccin de prdidas y mermas del 10%, pero
aquellos que tienen una eleccin correcta tienen una reduccin hasta del 35% en promedio.
Probablemente usted se identifique con alguna de estas afirmaciones:

Su empresa est creciendo rpidamente o tiene planeado crecer y su sistema actual se

est quedando pequeo.
Usted tiene requisitos internacionales que no se estn cumpliendo
Tiene procesos definidos pero no se respetan en tiempo y forma de manera que impactan
a la empresa.
Sus procesos de negocio han cambiado conforme ha cambiado su modelo de negocio.
Usted utiliza distintos softwares para gestionar distintos procesos que requieren integrarse.
An utiliza plantillas de clculo o paqueteras muy pequeas como un (Microsoft Excel).
Usted tiene un sistema heredado, algn fierro viejo hecho a la medida para su organizacin
que puede no gustar necesariamente a la gente, pero que puede utilizar sin mucho
esfuerzo.

Si se identific con alguna de estas afirmaciones es probable que su empresa necesite o ya est en
el proceso de evaluacin de un ERP, para elegir correctamente un software de este tipo que cumpla

con sus expectativas de negocio, es necesario tomar en cuenta los resultados que obtendremos de
ste, por ejemplo;

Capacidad en la toma de decisiones

Flujo de caja sano
Informacin ms exacta
Control de calidad de procesos
Optimizacin de recursos
Incremento productivo humano y tecnolgico
Seguridad de la informacin
Automatizacin de tareas
Costos ms bajos (Largo Plazo)
Reduccin de prdidas Financieras
Optimizacin de los recursos de su empresa
Estas son algunas razones, pero cuando termine de leer este documento tendr mucho
ms argumentos para elegir un ERP y tener un proceso de evaluacin correcto.

A continuacin los expertos en software de TOTVS han identificado los siguientes puntos que son
necesarios para elegir un ERP de manera adecuada:

1. Haga participar a las personas necesarias.

Un software de este tipo genera informacin que es utilizada por la mayora de la organizacin, por
lo cual hacer una eleccin involucra varias personas y departamentos en el que no slo interviene
la direccin para elegir al proveedor.

Las Personas clave que intervienen en esta decisin.

Usuarios del sistema. Son las personas que

utilizan el software diariamente y necesitan que sea
amigable.
Administradores del sistema. Supervisan y
ensean el uso correcto de sistemas, son
encargados de los reportes de alta direccin.
Clientes del sistema. Estas personas se basan en
los informes, resumenes y otros datos generados
por el sistema contable para tomar decisiones y
adems administrar su grupo o departamento
particular.
Personas que aprueban el sistema. Este grupo
de personas que autorizan el presupuesto para la
inversin, comnmente es CEO, Direccin General,
Direccin de F inanzas, Consejeros o influenciados
de direccin.
Personal de TI. Juegan un papel fundamental
porque estarn coordinando la implementacin del
software y conocen todos los aspectos tcnicos del
mismo.

CLIENTES
DEL
SISTEMA

USUARIOS
DEL
SISTEMAS

PERSONAS QUE
APRUEBAN EL
SISTEMA

ADMINISTRADO
R DEL SISTEMA

PERSONAL
DE TI

2. Determine el impacto que pretende tener con un ERP

Tener el conocimiento y la comprensin de la informacin financiera de su negocio es fundamental
para elegir una solucin, entre ms conozca cmo funciona su modelo de negocio encontrar
verticales adecuadas a su modelo.
Otras preguntas que debe hacerse para medir el desafo de la inversin tecnolgica que va a
efectuar son las siguientes, pero existen muchas ms.

Cules tareas manuales se beneficiaran de su automatizacin?

En qu ciclo contable est experimentado mayor prdida?
En qu proceso contable surgen mayores errores o genera ms conflicto?

Es un proceso de das o semanas saber los estados financieros de tu empresa?

Qu impacto negativo tienen la falta de exactitud en la informacin de su organizacin?
Conoce donde hay mayor prdida de recursos en su empresa?
Haga una lista de los desafos que est experimentando actualmente su empresa, luego
haga una segunda lista de lo que quisiera hacer pero no puede hacer ahora. Esta puede
convertirse en los requisitos mnimos para evaluar a sus proveedores de ERP.
Es recomendable definir las prioridades de automatizacin en su negocio. Esta lista
proporciona el orden en el que la mayora de las empresas automatiza su negocio.

1. Procesos de negocio 2. Facturacin, cuentas por cobrar 3. Cuentas por pagar 4. Control de inventario
5. Libro Mayor general 6. Ingreso de rdenes de venta 7. Nmina 8. Reglas de Negocio. 9. rdenes de compra
10. Edicin electrnica11. Planillas de clculo, previsiones 12. Informes personalizados de gerencia

3. Que su proveedor de Software sea su consultor.

Se puede tener personal interno para implementar exitosamente su nuevo ERP, sin
embargo; es ms probable que usted no cuente con los recursos, tiempo, conocimientos y
experiencia necesaria para dedicarse a analizar, comparar, instalar y mantener un sistema.
En TOTVS consideramos que una regla para invertir consiste en apoyarse de un consultor
que adems de proveer el software brinde asesora del mismo, ya que de ste recibir
este conocimiento y experiencia.

Tener un consultor es un factor determinante para tomar la decisin ya que puede brindarle
mucha ayuda. Ellos posen conocimientos y experiencias especiales; han pasado ya muchas
veces por el proceso de compra e implementacin. Si bien cobran honorarios pueden
ayudar a su organizacin en 3 formas significativas.

Evaluacin y seleccin del sistema

Ahorro de costos. (Negociacin de compra, mdulos necesarios, tiempo de
implementacin y capacitacin)
Obtener el mayor provecho posible en base a las capacidades del mismo y sus
caractersticas de la organizacin

Hay muchas formas de encontrar consultores calificados, pero algunas de ellas son las siguientes:
Una agencia, preguntar a un colega de TI, ir a una exposicin comercial, o bsqueda por internet.
(En TOTVS, tenemos consultores especializados en Software, que te ayudarn con esta difcil
decisin)

4. Escalabilidad y atencin postventa.

Ya que seleccionamos un proveedor con quien trabajar, tmese el tiempo para estudiar
cada uno de los mdulos del ERP y compare su funcionalidad con la forma que opera su
empresa.
Un punto importante en el mundo de los ERP es que a nivel administrativo la mayora
parece tener las mismas funcionalidades. Una diferencia importante radica en la manera que
operan y ejecutan las tareas.
El segundo punto ms importante es que las empresas ya se especializan en segmentos de
mercado, como pueden ser; Agroindustria, Mayorista, Minorista, Textil, Manufactura, Retail,
Servicios, Construccin y Proyectos, RH, etc.
Adems, es necesario que evale cmo se entrega la atencin a clientes, ya que muchos
proveedores no tienen atencin a clientes en idioma local o son atendidos por los canales o
partners. Siempre es ms recomendable tener una atencin directa del corporativo.
Escalabilidad del producto.
Es un tema muy importante, ya que conforme crece su negocio, usted necesita un software
ms robusto y es necesario localizar el nivel de alcance del proveedor de ERP, comnmente
tienen mdulos extras que te permitirn realizar funciones ms especficas o nuevas, pero
tambin existen versiones o actualizaciones en las que te puedes migrar fcilmente y que el
ERP no le quede pequeo a su organizacin.
NOTA: La eleccin correcta de un ERP es aquella donde no tiene que cambiar de software
de 5 a 10 aos. Esto depende del crecimiento de su empresa, pero comnmente cuando
escoges una solucin correctamente lo nico que se realiza es escalar la solucin con el
mismo proveedor.
5. Seleccione una empresa no una marca.
Es el momento de tomar una decisin, existen en el mercado marcas muy grandes que
cubren proyectos demasiado robustos e inflexibles, adems los costos ocultos de servicios y
mantenimiento de licencias suelen ser muy altos. Elija empresas que tengan un software de
calidad con la escalabilidad necesaria y que tengan ese grado de flexibilidad que requieren
los cambios en su modelo de negocio conforme crece.

Recuerde que:

Usted elige tambin un servicio no solo un software

No dependa de una tecnologa ya que esta crece muy rpido, considere los sistemas
operativos que utiliza ejemplo; Windows, OSX, Linux y cada uno ofrece diferentes
beneficios.
Verifique la calidad de clientes e implementaciones hechas por la empresa proveedora
de software, es muy importante porque le sirve como respaldo de confianza para saber
cmo trabaja la compaa de ERP.

Si la empresa realiza actualizaciones frecuentes, habla bien del proveedor ya que

continuamente hacen mejoras en sus productos.

Asistencia tcnica y capacitacin, es un tema muy importante ya que todos sern

nuevos utilizando el ERP. Es normal que surjan dudas utilizando el software, por lo debe
asegurarse que la empresa brinde Soporte tcnico de Calidad.

6. Planee el tiempo de implementacin.

Las buenas cosas llevan tiempo, la implementacin de un ERP es complejo por lo cual no se
desespere, le mencionare algunos pasos que debe tomar en cuenta en el proceso de
implementacin.

Espere la conclusin del proyecto que realiz la compaa de ERP. Es un error muy
comn que los clientes quieran desarrollos especficos, que son caros y a veces
innecesarios.
Mantenga informada a la gente de los nuevos cambios.
Proporcione una buena capacitacin.
No vaya demasiado rpido
Planee la revisin y evaluacin continua del proyecto.

Tabla de Apoyo.