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Anlisis de costos:

Conceptos bsicos:
Costos: Conjunto de erogaciones y desembolsos constantes, que se estn
pagando de inmediato, que se han pagado en el pasado en beneficio de la
operacin presente o que estn acumulndose para ser pagados en el futuro.
Que constituyen la finalidad de la Contabilidad de costos. Los costos es el
conjunto

de

pagos,

amortizaciones

obligaciones

aplicaciones

contradas,

atribuibles

consumos,
un

periodo

depreciaciones,
determinado,

relacionadas con las funciones de produccin, distribucin, administracin y


financiamiento.
El anlisis de costo es simplemente, el proceso de identificacin de los recursos
necesarios para llevar a cabo la labor o proyecto del voluntario. El anlisis de
costo determina la calidad y cantidad de recursos necesarios. Entre otros
factores, analiza el costo del proyecto en trminos de dinero. Con frecuencia,
los voluntarios suponen que cuentan con los recursos necesarios y que el costo
es tan bajo que no es necesario realizar el anlisis. Sin embargo puede ocurrir
que, una vez que el proyecto est marchando los voluntarios se den cuenta de
que los utensilios, el equipo, los materiales y la mano de obra especializada
que se requiere para completarlo no estn disponibles. Tambin puede ocurrir
que se haya completado el proyecto, (en este caso un pozo de agua) y todos
los participantes han ignorado la necesidad de adquirir los repuestos
necesarios para la bomba. Varios meses despus de finalizar el proyecto la
bomba falla y no se tienen los repuestos adecuados para arreglarla.
El anlisis de costo no slo ayuda a determinar el costo del proyecto y su
mantenimiento sino que tambin sirve para determinar si vale o no la pena
llevarlo a cabo.
El anlisis de costo determina la cantidad y la clase de:
1) materiales/dinero; y 2) nmero de voluntarios y personal necesarios para
poder completar el proyecto. Para estimar la cantidad total de recursos
necesarios, el voluntario deber considerar cada una de las tareas que han de
ejecutarse y deber incluir la cantidad de horas que considera necesarias para

cada una de las tareas. Lo mismo deber hacerse con respecto al tipo y
cantidad de materiales indicados para cada tarea. Una vez concluido este
anlisis, el voluntario deber desarrollar un presupuesto especificando el
nmero de personas y los materiales
El presupuesto podra incluir factores que no pueden ser medidos en trminos
de dinero. Por ejemplo, los servicios prestados por los habitantes de la
comunidad y los de los voluntarios. Estos factores se expresarn en das de
trabajo. Sin embargo, la cantidad de servicios prestados deber incluirse para
poder asegurarnos que el proyecto cuenta con suficientes voluntarios (no
remunerados) entre los miembros de la comunidad.

Ventajas:

Mientras ms complicado sea el proyecto, ms completo deber ser el


anlisis de costo. Si Ud. ha incluido correctamente todos los factores,
podr saber con seguridad s su proyecto cuenta con los recursos

econmicos necesarios.
Permite una informacin peridica ms frecuente sobre la posicin
financiera de la empresa, sus resultados, el cumplimiento de sus
obligaciones fiscales y una visin de conjunto de los costos de su

actividad febril.
Hace posible el conocimiento de los costos unitarios de produccin y
distribucin, administracin y financiamiento como puntos de partida
para: la regulacin de la poltica de precios, la determinacin de la
costeabilidad

de

los

artculos,

la

combinacin

de

precios,

la

determinacin de la costeabilidad de los artculos, la combinacin de


precios y volmenes de produccin ms remunerativos, la direccin de
la poltica fabril y la defensa nacional de los mrgenes de utilidad de la
empresa cuando el Estado interviene en la fijacin de precios tope de

venta.
Facilita una adecuada coordinacin entre las polticas de compra,
produccin y venta.

Desarrolla medidas de salvaguardia en la prevencin y eliminacin de


fugas y filtraciones, a travs de un mejor control interno en las reas

fabril, de ventas y administrativa.


Mediante las comparaciones de costos unitarios, coadyuva a la
localizacin de desperdicios, deficiencias e inactividades y fallas de la
ndole ms diversa, repercutiendo en el abatimiento de los costos de la
empresa y en mayores beneficios, tanto para la misma como para la

colectividad.
A travs de la delimitacin de responsabilidades contribuye a un
rendimiento creciente en cada una de las reas de actividad existentes

bajo el mando de sus respectivos jefes.


Permite una planeacin racional de las utilidades de la empresa.
Facilita la elaboracin de presupuestos.
Coadyuva a las funciones de auditora, al garantizar medios de control

ms adecuados.
Conduce a la simplificacin de los procesos fabriles y de distribucin,
mediante el estudio analtico de los distintos elementos que integran el
costo.

Desventajas:

Pueden sintetizarse en una sola: su propio costo., o sea el de su


aplicacin y funcionamiento, que representan erogaciones en: personal,
equipo de oficina, papelera, trmites administrativos, etc. El principio de
la costeabilidad es la medida correctiva adecuada para subsanar esta

desventaja.
El anlisis de costo no puede ser la nica norma empleada para
determinar las posibilidades de un proyecto. Este anlisis debe ser
considerado conjuntamente con el Anlisis de la Situacin y la
Evaluacin de las Necesidades. Por otra parte, el hecho que no se
consigan los fertilizantes, por ejemplo, no es una razn suficiente para
anular el proyecto.

Control de costos:
La problemtica de los costos y su correspondiente control deben constituirse
en elementos de presencia permanente en la agenda corporativa.

El control de costos es de igual importancia para todas las empresas, sin


importar su tamao, aunque las compaas pequeas generalmente tienen un
control monetario ms estrecho, principalmente por el riesgo econmico que
significa el tener prdidas en un proyecto. Las compaas grandes se pueden
dar el lujo de repartir las prdidas que se tengan en los diferentes proyectos
que estn realizando.
El control de costos representa una etapa primordial en los procesos
administrativos, puesto que aunque su empresa cuente con buenos planes de
trabajo, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, no
ser posible hacer seguimiento a la situacin real de esta sin monitorear las
acciones y la toma de decisiones en el manejo de los recursos econmicos y
fsicos. Esta es la tecnologa enfocada al ahorro.
El control de costos no es solamente el monitorear los costos y recopilar
grandes cantidades de informacin, sino que es necesario analizar dicha
informacin para tomar las acciones correctivas antes de que sea demasiado
tarde. El control de costos puede ser desarrollado por todo el personal que
tenga relacin con los costos, no solamente el personal de proyectos.
El control de costos se considera un subsistema del sistema de administracin
y control de costos, este subsistema se representa como un proceso de dos
ciclos: ciclo de planeacin y ciclo de operacin.
Cualquier sistema de control de costos es tan efectivo en la medida de la
eficiencia de la planeacin original con el que se compara el trabajo realizado,
asimismo cualquier sistema de planeacin diseado por una empresa debe
tomar en cuenta el control de costos.
Los sistemas de planeacin y control seleccionados deben ser capaces de
satisfacer los requerimientos de la administracin de manera que puedan
determinar acertadamente el estado del proyecto e impulsarlo hacia la
obtencin de los objetivos del mismo, el propsito de cualquier sistema de
administracin y control de costos es el de establecer polticas, procedimientos
y tcnicas que puedan utilizar da a da en la administracin y control de
proyectos.
A continuacin se mencionarn algunos pasos para llevar a cabo un control de
costos:
Paso 1: Lo primero que se debe hacer en cualquier programa de control de
costos es determinar en donde se generan las prdidas, cuantificarlas y
compararlas con los estndares de la industria. Es importante realizar un
anlisis apropiado de costos y determinar por qu los costos de su compaa
son mayores que otros en la industria.

El insumo ms costoso de una planta, sin duda, es el papel. Por ejemplo, si una
planta compra tres millones de dlares en papel al mes, y de eso, el dos por
ciento corresponde al desperdicio controlable, el monto ascendera a sesenta
mil dlares mensuales lo que implica un gasto anual de setecientos veinte mil
dlares que claramente impactarn el estado de resultados anual. Esta
cantidad es ciertamente digna de atencin.
Paso 2: Hay dos componentes importantes a considerar en un programa de
control del desperdicio, estos son, Gestin y Reduccin del desperdicio. El
objetivo es reducir el desperdicio al nivel ms bajo manteniendo altos
estndares de productividad y servicio al cliente. Una tarea importante en un
programa de control del desperdicio es clasificarlo por las causas que lo
originan. Por ejemplo, es en el almacn de papel o en el proceso de
corrugado? Y an ms qu tipo de desperdicio es? Se debe a convado o falta
de pegado o a la cuchilla.

De igual forma, el reflexionar sobre ciertas nociones bsicas en la materia


puede resultar particularmente til. Repasemos algunas de ellas:

En primera instancia, cmo definimos un "costo"? Debemos tener en


claro que un costo es algo ms que la factura de un proveedor o el
salario de un empleado. De hecho, el concepto es mucho ms amplio: un
costo es toda prdida de carcter econmico necesaria aunque a
veces, penosamente, descubrimos luego que no es as para producir
y/o comercializar un determinado bien o servicio. En general, pero no en
todas las oportunidades, un costo se encuentra asociado con una salida
de caja (por ejemplo, no es as en el caso de las amortizaciones de los
bienes
de
uso).
Comprender
la
naturaleza
e
identificar
satisfactoriamente todos los costos que afectan nuestro negocio es una
tarea esencial y prioritaria.
Para poder encarar cualquier esfuerzo serio de racionalizacin de costos
resulta fundamental disponer de informacin adecuada sobre todas
aquellas variables de nuestro negocio (nos referimos aqu a informacin

en todo el sentido del trmino, y no a meros datos, inconexos y


dispersos, vacos de inteligibilidad). No debe olvidarse que "lo que no se
mide no se gestiona". Es decir, es imposible administrar con xito una
actividad si no contamos con informacin de gestin, suficiente y
confiable, que posibilite la pertinente toma de decisiones. El despliegue
y el mantenimiento de sistemas de informacin idneos son
prerrequisitos para la elaboracin de todo plan de control de costos.
Para ser verdaderamente efectivo, un plan de racionalizacin de costos
debe ser sencillo y comprensible para todos los involucrados. Si bien en
teora todos los costos pueden ser reducidos al menos, en una
proporcin acotada -, es poco prctico disear un plan que pretenda
atacar un gran nmero de rubros en un lapso limitado de tiempo. En
tales casos, la complejidad del plan de control de costos atenta contra su
propio xito. A dicho respecto, es preferible elaborar un plan simple, que
se concentre en aquellos pocos rubros que poseen especial gravitacin
dentro de la estructura de costos corporativa, y cuya ejecucin garantice
mayores probabilidades de xito. El resto de los rubros podr ser objeto
de atencin en una segunda ronda de racionalizacin, una vez que los
rubros principales hayan sido convenientemente tratados y alcanzados
los primeros resultados positivos.
La tecnologa, en todos sus aspectos, debe ser adecuadamente
considerada. Por un lado, debemos asegurarnos de estar utilizando a
fondo aquella tecnologa de la que ya disponemos: el aprovechamiento
parcial o inadecuado de la tecnologa disponible es una fuente
significativa de sobrecostos (en muchos casos, esta situacin obedece a
falta de capacitacin del personal). Y, por el otro, en circunstancias en
que se requiere de la incorporacin de nueva tecnologa, debemos
evaluar con detenimiento cul es exactamente la solucin que
necesitamos. En determinadas ocasiones, a partir de anlisis
insuficientes o sesgados, se realizan inversiones excesivas que
involucran tecnologas sobreabundantes o de alto riesgo, sin considerar
los mayores costos asociados con las mismas. Seguramente no es
imprescindible ir a la verdulera en un automvil de lujo.
Finalmente, tenemos que recordar que el diseo y la instrumentacin de
un plan de racionalizacin de costos exitoso requieren inteligencia,
decisin y perseverancia. Se trata de adoptar medidas infrecuentes, y a
veces hasta osadas, cuyas consecuencias deben ser adecuadamente
anticipadas y comunicadas. En situaciones difciles, en especial, las
mismas circunstancias proporcionan el impulso que faltaba para
acometer el proyecto y mantener el curso de accin trazado. La tarea
puede ser ardua, pero los beneficios esperados justifican el esfuerzo.

As, pues, el Control de Costos actual es en realidad un control deficiente que


se origina en malas herramientas, malos sistemas, mala informacin y malos

actores, todo lo cual amerita una reflexin profunda de Reingeniera para


atacar el mal desde sus races.