Você está na página 1de 36

Apostila MS-Project-2010-Overview

MS PROJECT 2010

Um Breve Resumo de Aplicaes

Prof. Roberto Pallesi Msc.


Apresentao: Este texto um resumo de operaes bsicas do MS-Project, que
permite o aluno iniciante/intermedirio, dar os primeiros passos na elaborao e
acompanhamento de projetos, conforme tcnicas de Planejamento e Gesto da
Qualidade.

Guia Prtico 2010

INTRODUO
O Microsoft Project 2010 um poderoso instrumento como um programa de
gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como
uma valiosa fonte de informaes para seu projeto.
Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas
familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noes de gerncia de projetos e
contando com material complementar sobre o MS Project (alm de computador com o
software instalado) poder tirar proveito dos tpicos aqui apresentados.
O formato desta apostila contemplada como um tutorial onde voc poder seguir
passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.

1. FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS


O aprendizado no MS Project 2010 envolve muito mais do que o simples
entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS
Project est intimamente interligado com a disciplina ou a prtica da qual este vem
auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender como o
funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento da gesto de
projetos.
No ser abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as
tcnicas e as abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos. Sero
apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindveis para uma melhor
utilizao do MS Project 2010.
Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade a
disciplina de gerenciamento de projetos.
A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto de
projetos que sero teis ao curso de MS Project 2010.
1.1. O que um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas1, projeto pode ser definido como:

UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA


SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE
DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO
POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO,
CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.
Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas
relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva administrao.
Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento,
geralmente, um projeto:
1

Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos


Rio de Janeiro, Brasport, 2000.

MS-Project 2010

2/36

Possui um processo prvio de planejamento;


Deve possuir parmetros definidos e planejados de controle e avaliao;
No repetitivo, ou seja, inovador e indito;
Possui um incio e um fim determinados;
Objetiva gerar um produto com especificaes conhecidas e que seja claro
e definido;
realizado por pessoas;
Tem um componente de custo limitado e definido.
Assim sendo, o foco de um projeto obter uma meta identificada.
responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos
parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto
se mantm um padro de qualidade especificado.
1.2. O que Gerenciamento de Projetos?
O Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO, HABILIDADES,
FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar
as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o
balanceamento de:
Escopo, tempo, custo e qualidade;
Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no
definidos);
Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam
do projeto direta ou indiretamente.
Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas a
vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente
de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor desempenhar as
suas funes.
Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a
abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das
tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da
empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por
projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros
projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor
tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.

MS-Project 2010

3/36

1.3.

Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2010


Os fatores gerenciveis2 em um projeto para o MS Project 2010 so:

Escopo do
Projeto

Recursos

Tempo

Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do


processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A gerncia
dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde se admite
que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais.
Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em
um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do
produto.
Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o
gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a
mudana de curso, garantindo a continuidade do processo.
Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das
variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e
externos ao projeto.
1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso do PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) reas de conhecimento
em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresent-las de forma
separada, por razes didticas, devemos estud-las com a percepo de todas elas esto
intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a
aplicao do conhecimento de uma ou mais destas reas poder implicar em uma
deficincia do prprio projeto que, invariavelmente, s constatada tardiamente, no
antes sem se ter despendido muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes desta
deficincia.
Durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento de projetos era a
gerncia do tempo: fazer com que as coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em
algumas empresas, em especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era
mais oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.
2

MS-Project 2010

4/36

Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, alm do prazo e


custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a
gesto de um projeto tratar a questo de qualidade, ou seja, atender ao especificado e
tratado entre as partes.
Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco
e comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz
parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicao tambm fator
fundamental em um projeto. Sem a devida comunicao entre os envolvidos um projeto
pode estar fadado ao insucesso. As informaes devem fluir no tempo, na profundidade e
no contedo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de
envolvimento.
No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento o
cuidado com o ser humano, a motivao da equipe, o recrutamento de pessoas
especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formao de time e outros
aspectos so tambm fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas
aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto.
Percebe-se ento que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vrios
aspectos importantes. Esses aspectos so chamados na metodologia de disciplinas.
Vimos ento que apoiam a administrao de projetos disciplinas de:
Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto;
Gerenciamento de Escopo de Projeto;
Gerenciamento de Tempo do projeto;
Gerenciamento do Custo;
Gerenciamento da Qualidade;
Gerenciamento de Recursos Humanos;
Gerenciamento de Comunicao;
Gerenciamento de Risco;
Gerenciamento de Contratos.
Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de cada uma,
apoiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos,
custos e requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos
esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do
projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como uma
disciplina pelo PMI.
Na perspectiva do MS Project 2010, todas estas disciplinas ou reas de
conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A
metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os trabalhos
devero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia
a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.
1.5. O Planejamento em Projetos
O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado
como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se
planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um trabalho
que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.

MS-Project 2010

5/36

Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em


projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso
de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que
todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que
planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.
Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!!
No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser
seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2010
essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
1.5.1. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010
Neste curso bsico de MS Project 2010, deveremos seguir uma estrutura simples,
mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas essenciais
para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2010. Durante o curso,
cada etapa abaixo ser definida no software.
Alocao
dos Recursos

Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades

Sequenciamento
das Atividades

Estimativa
dos Custos

Montagem
da Equipe

Planejamento
dos Recursos

Definio do
Cronograma

Determinao
do Tipo de
Atividade
Durao das
Atividades

Salvar Linha
de Base

2. O MS PROJECT 2010
2.1. Viso Geral:
O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos,
onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um
projeto.
O MS Project uma ferramenta for Windows e portanto utiliza os padres
conhecidos dessa interface com o usurio. Se voc no est familiarizado com o
Windows, a figura abaixo apresenta esta interface.

MS-Project 2010

6/36

MS-Project 2010

7/36

2.1.1.

Barra de Menus
A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opes:

MS-Project 2010

8/36

2.1.2. Barra de Tarefas

2.2. Principais Vises:


Inicialmente, verificamos que o MS Project 2010 possui trs formatos bsicos para
se exibir as informaes. So eles:

Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So grficos


os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de
Recursos e Calendrio.

As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada


linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada
coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre
tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral,
chamadas de campos.)

Os Formulrios Que representam informaes em um formato


semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre
apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project 2010 possui variadas formas de visualizar as


informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em nosso curso
bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e
conduo de projetos.
Desta forma, as principais vises so:
O Grfico de Gantt;
A Planilha de Recursos;
O Grfico de Recursos;
A Planilha de Uso do Recurso;
A Planilha de Uso da Tarefa;
Diagrama de Rede.

MS-Project 2010

9/36

MS-Project 2010

10/36

2.2.1. O Grfico de Gantt:


Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o mais
utilizado e a mais importante visualizao no MS Project 2010. Ele o padro de
visualizao quando incializamos o software.
O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as tarefas
relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras. Todas as
informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de grfico de
barras.
No lado esquerdo desse modo de exibio esto as
colunas nas quais voc pode inserir e modificar os nomes,
duraes, datas de incio e de trmino e outras
informaes sobre as tarefas.

No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir
graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma
escala de tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as
tarefas do seu projeto esto agendadas para ocorrer.
Use o Grfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de tarefas;

Estabelecer relaes seqenciais entre suas tarefas;

Atribuir pessoal e outros recursos s tarefas;

Controlar o andamento do seu projeto;

Alterar as informaes exibidas;


Alterar as unidades de tempo que so exibidas;
Padronizando Procedimentos

MS-Project 2010

11/36

Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar


o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opo Tools (Ferramentas) do Menu
Principal, selecione Options... (Opes...).
Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de durao das tarefas. Inicialmente,
o padro dia. Ou seja, caso no seja informada a unidade de tempo da durao da
tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS
Project assume a durao em dias. Se quiser alterar este padro, aps acessar a tela
Options... (Opes...), clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered
in (A durao inserida em) para o valor desejado como padro.
Outra padronizao importante diz respeito ao calendrio a ser utilizado pelo MS
Project. Toda tarefa pressupe o uso de determinado calendrio que especifica os dias de
trabalho, horrio do expediente e feriados. O calendrio padro (Standard) pressupes
que:

A semana comea no domingo


Os dias de trabalho vo de segunda-feira at sexta-feira
Os dias de descanso so o sbado e o domingo
O expediente de trabalho das 08h00 s 12h00 e das 13h00 s 17h00
No h feriado

a partir destas informaes que sero determinados o tempo de execuo de


cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqentemente a durao do projeto.
Para alterar as informaes do calendrio padro, clique na guia Calendar
(Calendrio) que aparece na tela de opes e altere os valores desejados. Observe que
nem todas as informaes do calendrio padro podero ser modificadas.

MS-Project 2010

12/36

2.2.2. A Planilha de Recursos:


O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada
recurso do Projeto.

Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informaes sobre recursos do projeto;

Analisar os custos dos recursos;

Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

MS-Project 2010

13/36

2.2.3. O Grfico de Recursos:


O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes sobre
a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo.

Use o Grfico de Recursos para:

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao.


Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar.
Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha.
Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho adicional.
Analisar os custos dos recursos

MS-Project 2010

14/36

2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso:


A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas
atribudas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles tero
que desempenhar no projeto.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um recurso;


Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao.
Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme.
Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de
trabalho adicionais.
Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas
especficas.
Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica.
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitaes do trabalho.

MS-Project 2010

15/36

2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa:


O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos
atribudos agrupados abaixo delas.

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas.


Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo,
trabalho, datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e
disponibilidade de trabalho.
Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os
recursos.
Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas
especficas.
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitaes do trabalho.
Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data
posterior.

MS-Project 2010

16/36

2.2.6. O Diagrama de Rede:


O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as dependncias
entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so
representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por
linhas que conectam as caixas.

Use o Diagrama de Rede Para:

Criar e ajustar a sua agenda;

Vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar as


datas de incio e trmino;

Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no


iniciadas;

Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas


especficas.

MS-Project 2010

17/36

3. Criao e Edio de Projetos


3.1. Viso Geral:
Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua vez,
segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto abaixo.
Alocao
dos Recursos

Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades

Sequenciamento
das Atividades

Estimativa
dos Custos

Montagem
da Equipe

Planejamento
dos Recursos

Definio do
Cronograma

Determinao
do Tipo de
Atividade
Durao das
Atividades

Salvar Linha
de Base

Se seguirmos o tutorial e o esquema acima, seremos capazes de elaborar e


realizar modificaes necessrias em um projeto.
3.2. O Tutorial:
3.2.1. Abra o MS Project 2010 em um novo projeto em Arquivo/Novo;
3.2.2. Crie um modelo de trabalho no software;
3.2.3. Realize uma formatao inicial no seu modelo de trabalho;
3.2.4.Salve-o com outro nome (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde
@@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e
execuo);
3.2.5. Defina um escopo bsico do seu projeto, ou seja, os objetivos do projeto,
sua
durao
mxima
prevista
e
recursos
necessrios
em
Arquivo/Propriedades/Resumo/Comentrios;
3.2.6. Defina a data de incio do projeto em Projeto/Informaes Sobre Projeto;

MS-Project 2010

18/36

3.2.7. Defina a estrutura de eventos e a durao de cada evento do projeto no


Grfico de Gantt/Exibir/Tabela/Entrada;
3.2.8. Defina os vnculos entre as tarefas, caso seja necessrio, no cone vnculo
entre projetos na Barra de Ferramentas;
3.2.9. Determine para cada atividade se esta de Durao Fixa, Unidade Fixa ou
Trabalho Fixo; assim como se ou no Controlada pelo Empenho. Clicar duas
vezes em cada atividade e pasta Avanado.
3.2.10. Defina os recursos de trabalho do projeto atravs da Planilha de
Recurso;
3.2.11. Aloque cada recurso ao respectivo evento atravs do Grfico de Gantt/
Teclar Alt + F10;
3.2.12. Defina os recursos materiais, para cada atividade, aloque nas respectivas
atividades atravs do Grfico de Gantt/ Teclar Alt + F10;;
3.2.13. Verifique a existncia de possveis conflitos na alocao de recursos
(Planilha de Recursos);
3.2.14. Caso haja conflito, depois de verificado quais recursos apresentam
conflitos, verifique para cada recurso o tipo possvel de conflito (no Grfico de
Recursos e na planilha de Uso do Recurso e Uso da Tarefa) e realoque os
recursos de modo a elimin-lo, voltando para o item anterior. No havendo
conflito passe para o item seguinte;
3.2.15. Utilizando o Grfico de Gantt, analise o seu planejamento e faa, se
preciso, os ajustes necessrios;
3.2.16. Salve o arquivo como arquivo de planejamento;
3.2.17. Salve a linha de base;
3.2.18. Salve como arquivo de execuo (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp,
onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e
execuo);

MS-Project 2010

19/36

3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2010:


Ao abrir o MS Project 2010 pela primeira vez, ele apresentar uma janela com o
software e outra com a sua ajuda.

Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de grande


auxlio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.
Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de trabalho.
3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2010:
O MS Project 2010 possui, por padro, uma formatao prpria que nem sempre
representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Alm disso a criao de um
modelo facilitar nossos trabalho futuros.
Com o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
3.2.2.1.
3.2.2.2.

Clique, na Barra de Ferramentas, no cone Novo;


Na janela Informaes sobre o projeto, clique em OK;

Dever abrir a seguinte janela:

MS-Project 2010

20/36

Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio estabelecer


a data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas as informaes e
clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de
Informaes sobre o projeto.
3.2.3. Na Barra de Ferramentas, clique no cone Salvar;
Dever aparecer a seguinte janela:

Siga os procedimentos abaixo:

No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.


No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.
Clique em salvar.

MS-Project 2010

21/36

3.2.4. Definindo a Estrutura e os Vnculos de Tarefas do Projeto:


No MS Project 2010, todas as aes, atividades (ou fases de um projeto), so
denominadas Tarefas. Tarefas so atividades que tem incio e fim determinados e a
concluso de uma tarefa pr-requisito para a concluso do projeto. Os projetos so
constitudos de tarefas.
3.2.4.1.

Inserindo Tarefas no Projeto:

Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:

No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do


seu projeto;

Digite ENTER.

Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre ser o nome do prprio projeto!

MS-Project 2010

22/36

3.2.4.2.

Criando uma Estrutura de Tarefas:

Depois que voc inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e


adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham
caractersticas ou que sero concludas no mesmo intervalo de tempo em uma
tarefa abrangente ou tarefa resumo.
Voc pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e
as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas
subtarefas, que so as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Voc
pode recuar tarefas em quantos nveis precisar para refletir a organizao do
seu projeto.
Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:

Aps ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que vc deseja e


clique em Recuo na Barra de Formatao para recuar a(s)
tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que ser a tarefa resumo.

Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a


direita!

MS-Project 2010

23/36

3.2.4.3.

Vinculando Tarefas:

Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para
coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo,
algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa
sucessora. Outras podem depender da data de incio de uma tarefa
predecessora.
Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependncia entre
tarefas. Quando voc vincula tarefas, definida uma dependncia entre as
datas de incio e de trmino.
Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:

No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular.
Clique em Vincular tarefas .

MS-Project 2010

24/36

3.2.4.4.

Tipo de Vnculos:

Vnculo a natureza da relao entre duas tarefas vinculadas. Voc


vincula tarefas definindo uma dependncia entre as datas de incio e de
trmino. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do
incio da tarefa "Pintar Parede". H quatro tipos de dependncia entre tarefas
no Microsoft Project:

Trmino-a-incio (TI)

A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.

Incio-a-incio (II)
iniciada.

A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) seja

A
B

Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) termine.

A
B

Incio-a-trmino (IT)
iniciada.

A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) seja

A
B

MS-Project 2010

25/36

3.2.4.5.

Alterando os Vnculos entre Tarefas:

H quatro tipos de dependncia entre tarefas: trmino-a-incio (TI),


incio-a-incio (II), trmino-a-trmino (TT) e incio-a-trmino (IT).
Para alterar o tipo de vnculo, siga os passos abaixo:

No lado direito do Grfico de Gantt, na parte grfica, clique duas vezes sobre a linha
de vnculo;
Na janela Dependncia entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vnculo
desejado.

MS-Project 2010

26/36

3.2.5. Definindo a Durao das Tarefas:


Durao o perodo total de trabalho ativo necessrio para a concluso de uma
tarefa. geralmente o perodo de trabalho do incio ao trmino de uma tarefa, conforme
definido pelo calendrio do projeto e de recursos. A durao decorrida o tempo que a
tarefa levar para ser concluda, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7
dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser
inseridos em uma durao decorrida.
No se deve inserir datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O
Microsoft Project calcula as datas de incio e de fim com base na durao da tarefa e em
como elas so relacionadas.
O valor de durao seguido de uma abreviao de unidade de tempo.
Para inserir uma durao, em cada tarefa, no campo Durao, digite a quantidade
de tempo que cada tarefa levar em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar
o perodo de folga.
Voc pode usar as abreviaes a seguir:

meses = me
semanas = s
dias = d
horas = h
minutos = m
3.2.5.1.

Durao Estimada?

Durao estimada uma durao para a qual voc tem informaes suficientes
apenas para determinar um valor provisrio e no final.
Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma
durao estimada claramente marcada por um ponto de interrogao aps a unidade de
durao.

MS-Project 2010

27/36

3.2.6. Determinando o Tipo de Tarefa:


Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so tarefas que
possuem controle de empenho ou no possuem controle de empenho.
O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc
adicionar recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os
recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.
Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover
recursos das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes,
novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.
Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar
esta sala um determinado pintor consegue pint-la em 08 (oito) horas, intuitivamente,
sabemos que se em vez de um pintor ns tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala
dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a durao
desta modificou. Ento esta uma atividade (pintar paredes) que possui controle de
empenho.
Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em uma
viagem de Braslia a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30 minutos, no
importa a quantidade de pilotos que pilotem o avio, a durao do vo ser a mesma. Ou
seja, ao adicionarmos mais recursos tarefa, a durao desta no se modificou. Logo,
esta uma atividade que no possui controle de empenho.
3.2.6.1.

Unidades Fixas, Durao Fixa e Trabalho Fixo.

Devemos alm de determinar se a tarefa tem ou no controle de


empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Durao
Fixa ou Trabalho Fixo.
A manuteno da quantidade de trabalho constante no
agendamento controlado pelo empenho poder ocasionar vrios efeitos na
durao e nas unidades dependendo do tipo de tarefa.
Por padro, no MS Project 2010 as tarefas so de Unidades Fixas
e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem
atribudos a uma tarefa, menor ser o trabalho que cada recurso precisar
executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso ter o efeito
adicional de reduzir a durao.
Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo
empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que
cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida
da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa, isso ter o efeito
adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos
unidades de atribuio.
Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo
empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas
controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho ser
distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.
3.2.6.2.

Como Escolher o Tipo de Atividade:


Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:

MS-Project 2010

28/36

No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes
sobre ela;
Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Avanado, selecione se a tarefa
tem controle de empenho ou no;
Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades
Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.

3.2.7. Definindo os Recursos do Projeto:


A atribuio de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padro, o
Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base no nmero de recursos
atribudos e na sua alocao tarefa. Alm disso, se voc atribuir recursos, o Microsoft
Project poder fornecer informaes para ajud-lo a gerenci-los. Por exemplo, o
Microsoft Project pode identificar os recursos que precisaro trabalhar com horas extras e
informar o custo de cada recurso.
Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto. H
dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.
Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que responsvel pela
concluso das tarefas em sua agenda. Voc pode configurar recursos em seu projeto e
atribu-los s tarefas.
Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a


quantidade de material usada na concluso das tarefas.

Assegurar um alto nvel de responsabilidade e compreenso do projeto. Quando as


responsabilidades esto claras, o risco de as tarefas no serem supervisionadas
menor.

MS-Project 2010

29/36

Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a data de sua
provvel concluso.

Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou bastante
trabalho.

Controlar o tempo e os custos dos recursos


3.2.7.1.

Tipos de Recurso:

Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho para


concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.
Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados para
completar as tarefas de um projeto.
3.2.7.2.

Criando uma Lista de Recursos:

Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as informaes


sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez,
criando uma lista de recursos. Isto economizar seu tempo ao atribuir recursos a suas
tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o nmero mximo de
unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso.
Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo:

Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;


No campo Nome do recurso, digite os recurso;
No campo Tipo, selecione se o recurso de trabalho ou material;
Preencha as demais informaes sobre o recurso.

MS-Project 2010

30/36

3.2.8. Alocando Recursos:


Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:

Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt.


No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que ser atribuda um recurso

Na Barra de Ferramentas, clique no cone Atribuir recursos


No campo Nome, selecione o recurso a ser atribudo tarefa.
Clique em Atribuir.

Sugestes:
Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100
no campo Unidades.
Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos noadjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.
Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que
100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se
necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.
Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est
atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra
de tarefas no Grfico de Gantt.

MS-Project 2010

31/36

3.2.8.1.

Alterar a agenda de trabalho de um recurso

Como padro, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendrio do


projeto so os dias livres e as horas de trabalho padro para cada recurso. Caso seus
recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, voc pode usar esse calendrio para todos
os recursos. Mas, se precisar especificar perodos de trabalho diferentes para recursos
especficos, voc pode modificar calendrios de recursos individuais para tais recursos.

No menu Ferramentas, clique em "Alterar o perodo til".


Na caixa Para, clique no recurso cujo calendrio voc deseja alterar.
No calendrio, selecione os dias que voc deseja alterar.

3.2.9. Superalocao de Recursos:


Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que podem
concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou planilha, a
superalocao apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.
Antes de tentar resolver problemas de superalocao de recursos, ser necessrio
determinar que recursos so superalocados, quando ficam superalocados e a quais
tarefas esto atribudos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem

MS-Project 2010

32/36

ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento
quando o recurso estiver disponvel.
Para verificar superalocao, siga os passos abaixo:

No menu Exibio, clique em Uso do recurso.


O modo de exibio Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso est
trabalhando, as horas totais em que o recurso est trabalhando em cada tarefa e as
horas trabalhadas por perodo de tempo na escala de tempo.
Recursos que ainda no tenham nenhuma tarefa atribuda no tm tarefas listadas
sob seus nomes.
Tarefas que no tenham recursos atribudos so listadas em No atribudo no campo
Nome do recurso.
No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados.
Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados sero exibidos e
realados.
3.2.9.1.

Para solucionar superalocao:

Podemos resolver superalocao de dois modos: Reduzindo o trabalho de um


recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.
3.2.9.1.1. Reduzir o trabalho de um recurso
Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores totais de
trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um
perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizao
de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa
em um nvel mais detalhado.

Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo


das tarefas s quais esto atribudos.
Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho
individuais (ou horas) dos recursos atribudos.
Ateno: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma
atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.
Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores
de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto
atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
3.2.9.1.2. Reatribuir trabalho a outro recurso

Caso tenha tentado resolver uma superalocao de recursos usando outros


mtodos e a superalocao persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro
recurso mais disponvel. Este um mtodo alternativo de redistribuir manualmente sua
agenda reatribuindo trabalho e no atrasando trabalho. Evite causar uma superalocao
do recurso de substituio.

Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

MS-Project 2010

33/36

No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocao.


Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada, examine a
disponibilidade de outros recursos em tal dia.
Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita reatribuir.
Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la.

4. A Linha de Base:
4.1.que uma linha de base?
Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais sobre o
projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos,
atribuies e custos inseridas no plano do projeto.
4.2.Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base essencial para controlar o andamento. As estimativas
originais que ela contm so pontos de referncia permanentes, com base nos
quais voc poder comparar as informaes atualizadas sobre tarefas, recursos,
atribuies e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as
informaes reais registradas. Alguns exemplos dessas informaes so as
duraes reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho
concludo em uma atribuio.
Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento exibindo as
variaes entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por
exemplo, se voc estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um
custo agendado de R$60,00, a variao de custo ser de R$10,00. Monitorando as
variaes regularmente, voc poder tomar medidas para garantir que o projeto
no se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que voc s
poder exibir as variaes dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de
base. Por exemplo, se voc no inserir os custos dos recursos antes de salvar
uma linha de base, no poder exibir as variaes de custo dos recursos.
4.3.Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, voc cria uma linha de base aps concluir e ajustar o plano
do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referncia com base nos quais
voc compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores
estimativas para a durao das tarefas, as datas de incio e de trmino, os custos
e outras variveis do projeto que voc deseja monitorar.
Informaes da linha de base que constantemente diferem dos dados
atuais indicam que o seu plano original no preciso. Normalmente, essa
diferena ocorrer se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Voc
poder modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto,
se os investidores do projeto concordarem que a diferena justifica isso.
4.4.O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?

MS-Project 2010

34/36

Quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados
dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base no um arquivo
separado. Por exemplo, quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project
copia as informaes dos campos Incio e Trmino para os campos Incio da linha
de base e Trmino da linha de base. Voc pode modificar os dados da linha de
base para acomodar as alteraes efetuadas no projeto, como, por exemplo, a
combinao, adio e excluso de tarefas. Tambm pode remover todos os dados
limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e voc desejar
usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.
4.5.Como criar uma linha de base?

Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir:


Na barra de ferramentas, clique no cone Salvar,
Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto;
Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execuo do projeto;
Clique em OK;
Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de base;
Clique em OK.

5. Acompanhando o Projeto:
Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do tringulo do
projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois.
Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes de recursos podem
causar problemas em sua agenda.
Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre poder ver
o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar mais cedo os
problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o Microsoft Project para
encontrar solues.
Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as tarefas
iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle ajuda a encontrar
problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc pode ento ajustar a
dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os
seus prazos finais.
O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda
original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de
ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibio Gantt de controle
mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais
sincronizadas.
Para acompanhar um projeto no MS Project 2010, siga os passos abaixo:

No menu Exibir, clique em Gantt de controle.

Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em
Variao.

Se necessrio, pressione TAB para ver os campos de variao.

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle.

MS-Project 2010

35/36

Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.

Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida,


clique em Atualizar como agendado .

Se a tarefa no estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em


Grfico de Gantt.

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas .

Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Incio ou Trmino.

Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja 100%
concluda; o Microsoft Project assumir que a data est correta e reagendar as
tarefas apropriadamente.

Clique em OK.

Bibliografia

1. Prado, Darci Usando o MS Project 2003 em Gerenciamento de Projetos Belo


Horizonte Ed. DG, 2004.
2. Idem Planejamento e Controle de Projeto Belo Horizonte, Ed. DG, , 1998.
3. Mendes, Joo Ricardo B. Gerenciamento de Projetos RJ, Ed. Cincia Moderna,
2006.
Esse Guia Rpido de operaes do MS-Project tem como objetivo
exclusivamente aplicaes educacionais bsicas

MS-Project 2010

36/36