COTIZACIN Y TIPOS DE CONTRATO

El problema
Un cliente nos solicita un sistema a medida para su empresa.
Realizamos entonces un estudio inicial -- muchas veces gratis -- en el
que hablamos con el cliente para saber qu es lo que quiere,
entrevistamos todos los involucrados, conseguimos copia de todos los
formularios (comprobantes, planillas, etc.) que se manejan en la
empresa, y todas esas cosas, y determinamos los requerimientos del
sistema. Terminado el estudio inicial, en ese punto el cliente nos pide
una cotizacin de todo el desarrollo, pero Como hacemos? Cmo
cotizamos lo que todava no hemos ni diseado? Cmo calculamos el
tiempo de todo un desarrollo basados en un estudio inicial? Es el
momento de cotizar? Podemos estimar con un relevamiento cunto
nos llevar el diseo y construccin del sistema?

Comprendamos al cliente
A veces uno le puede hacer entender a los clientes que no se puede
saber cunto tiempo llevar (y costar) la construccin de un
sistema, si primero no se lo ha diseado, y que no se puede saber
cunto tomar el diseo si primero no se realiz el anlisis de lo que
se relev, etc... Entienden todo eso, que las etapas, que los informes,
que los puntos de control, que la calidad del trabajo, pero por lo
general igual despus de un relevamiento inicial quieren conocer el
costo total del proyecto porque necesitan ese dato de antemano,
aunque sea un estimado (lo ms ajustado a la realidad posible),
antes de decidirse a encarar el proyecto, pues necesitan saber de
antemano si podr afrontar los costos de todo el proyecto y planificar
el flujo de efectivo.

Contratacin por Ajuste Alzado

Hay que comprender la necesidad del cliente, pero no se puede
contratar todo el desarrollo del sistema por ajuste alzado o llave en
mano.

Ajuste alzado es una modalidad de contratacin en la que se fija un

precio fijo y cerrado para la ejecucin de un proyecto. Los trabajos
incluirn todo aquello necesario para que el sistema se considere
completo y quede puesto en marcha. Llave en mano es como el
ajuste alzado pero se supone que el precio incluye todos los trabajos
hasta el ltimo detalle, o sea, hasta cumplir el ltimo capricho del
cliente). Esta suposicin obviamente est prohibida por la legislacin
de cualquier pas civilizado, pero el trmino llave en mano se sigue
utilizando (slo como una forma de dar a entender que los trabajos
son de buena calidad y de gran nivel de sus detalles de terminacin).
La modalidad de contratacin por ajuste alzado es apta para casos en
que los trabajos se encuentran perfectamente definidos y detallados.
Por ejemplo, sera apata para contratar una etapa del desarrollo de
un sistema a partir de la etapa anterior. Por ejemplo, a partir de un
estudio inicial podemos presupuestar sin problemas un anlisis, con
base a un anlisis podemos presupuestar un diseo conceptual, a
partir de un diseo conceptual podemos presupuestar un diseo
detallado, y as sucesivamente con todas las etapas...

Alternativas
Pero el ajuste alzado no es apto cuando el proyecto no est definido a
priori o cuando est sujeto a eventualidades o es cambiante.
Entonces, tras un estudio inicial, habiendo totava muchas cosas por
definir, no podemos fijar un monto global para el proyecto por ajuste
alzado. El cliente bien que querra eso ;) pero para nosotros es
inaceptable. Se presentan entonces las siguientes alternativas:
1. Ir contratando etapa por etapa (o hasta puede ser uniendo
etapas) por ajuste alzado. Conveniente para nosotros porque
nos resultar fcil hacer estimaciones de lo que viene en base a
lo ya hecho, pero generalmente no para el cliente que quiere
fijar un monto global para todo el proyecto desde el primer
momento o un estimado muy cercano a la realidad.
2. Contratacin del desarrollo del sistema por la modalidad de
coste y costas. Con este sistema de contratacin, el contratista
le factura al cliente lo que los trabajos han costado. Mucho ms
conveniente para nosotros pues es riesgo cero ya que
directamente ni siquiera tenemos que presupuestar (salvo por
ejemplo dar precios de elementos bsicos de costo como el

valor hora del analista, diseador, programador, capacitador y

otros), pero se repite la dificultad para el cliente expresada en
el punto anterior, adems que requiere gran confianza del
cliente en nosotros, o ejercer gran control sobre el avance de
nuestros trabajos.
3. Contratacin del desarrollo del sistema por la modalidad de
lmite de costo. En base a un estudio inicial, en muchos casos
puede estimarse los tiempos y costos del proyecto a ojo de
buen cubero y el desarrollo del sistema se realizar buscando
cumplir con esos parmetros (se explica mejor abajo). Esta
modalidad contina siendo favorable a nosotros pues no
presenta riesgos, y permite al cliente fijar un precio global al
inicio del proyecto. Al igual que en el caso anterior, requiere
gran confianza o control de parte del cliente.
4. Combinaciones hbridas de las anteriores.

Contratacin por Lmite de Costo

En esta modalidad de contratacin se estiman los tiempos y costos a
ojo de buen cubero (explicamos eso ms adelante) y despus el
desarrollo trata de ajustarse a esos parmetros. En otras palabras, si
por ejemplo se fijan dos meses de plazo de ejecucin y dos mil pesos
de costo, pues el cliente tendr un sistema de dos meses y de dos mil
pesos. En otras palabras, es como si el cliente nos dijera "hazme el
mejor sistema que puedas y que cumpla los objetivos planteados, en
dos meses y dos mil pesos, que es lo que puedo pagar."
Dentro de este sistema se considerarn trabajos adicionales todo
aquello que el cliente quiera y que nos saque de los lmites prefijados,
as que cuando el cliente nos venga con un "domingo siete" de esos
que ya conocemos, debemos decirle que con eso nos salimos del
presupuesto original, y dejarle que l decida si paga la diferencia, si
no se hace, o si se recorta por otro lado para compensar.
Por las caractersticas de este sistema de contratacin, la estimacin
de tiempos y costos hasta se puede negociar con el cliente para fijar
el tiempo de desarrollo y el precio final. En definitiva lo que se
negocia es si el sistema traer slo bsico o si ser un sistema con
todos los lujos. Lo habitual es presenter tres alternativas (una
econmica, una mediana y una costosa) y dejar que el cliente decida.

Estimacin del costo de un sistema a ojo

de buen cubero
Se puede estimar el costo de un sistema a mano alzada con base a
un estudio inicial? S que muchos van a decir categricamente que
no. Sera como decir cunto costar construir una casa con slo
hecharle un vistazo a un croquis... Pero, precisamente, por eso es
que s se puede. Aunque un constructor no tenga un plano definitivo,
y no haya hecho un clculo de materiales y mano de obra para saber
cuntos ladrillos, cunta arena, cunta cal, cunto cemento, etc.
llevar una obra, igual sabe que para el costo de una vivienda de una
determinada metodologa constructiva existe una relacin entre
precio por metro cuadrado y calidad, de modo que dado un nivel de
calidad deseado (que define el precio por metro cuadrado) y la
cantidad de metros cuadrados (que se obtiene de unas mediciones
sobre el croquis), se calcula con una simple multiplicacin el costo
total de la obra. El tiempo de construccin tambin es funcin de la
cantidad de metros cuadrados y la calidad de los trabajos.
Lo mismo ocurre con los sistemas. El problema aqu es cul es el
equivalente de los metros cuadrados? Tenemos que obtener una
medida cuantitativa que represente el estudio inicial, as como los
metros cuadrados son una medida cuantitavia que representa al
croquis. Qu valor cuantitativo que se puede obtener o estimar sin
problemas en base a un estudio inicial tiene fuerte correlacin con el
costo de un sistema y el tiempo de desarrollo? Bueno, pues el
parmetro que se toma habitualmente es la cantidad de tablas, que
multplicndolo por el precio por tabla (que se conoce de antemano en
base a la experiencia) nos dar el costo total del sistema.
Obtener la cantidad de tablas en base a un estudio inicial no es tan
simple como medir un croquis con un escalmetro, pero tampoco es
imposible hacer un borrador de las tablas y sus relaciones en funcin
de lo que nos imaginamos del sistema, sumndole un margen de
error razonable en funcin de la experiencia. Por ejemplo si tras el
estudio inicial identificamos unas 40 tablas pero sabemos por
experiencia que en sistema de este tamao por lo general es normal
que en etapas posteriores surjan un 20% de tablas ms, y si
tomamos un 5% como margen de error, entonces en nuestros
clculos tomaremos 50 tablas.

Queda por ltimo establecer la funcin que nos dar el precio por
tabla. La forma ms simple es la sumatoria de elementos de costos
(siendo algunos de ellos coeficientes obtenidos por la experiencia)
multiplicados por los precios unitarios de esos elementos de costos.
Por ejemplo:
Cantidad promedio de horas de anlisis y diseo por tabla
x Valor hora de anlisis y diseo
+ Cantidad promedio de horas de programacin por tabla (incl.
creacin, carga de datos de prueba, diseo de formularios,
diseo de listados, depuracin, detalles, prueba, puesta a
punto, etc.)
x Valor hora de programacin
+ Cantidad promedio de horas de carga inicial de datos por tabla
x Valor hora de operador
+ Cant. prom. de horas de conversin de datos existentes por tabla
x Valor hora de conversin de datos
+ Cantidad promedio de horas de preparacin documentacin por
tabla
x Valor hora de documentador
+ Cantidad promedio de horas de capacitacin por tabla
x Valor hora de capacitacin del usuario
+ Costos fijos y variables / Cantidad de tablas
------------------------------------------------------------------Precio por tabla
La cantidad de horas de cada elemento de costo depende de muchos
factores como la complejidad del sistema, la experiencia con las
tecnologas a emplear, la calidad del trabajo y el nivel de sus detalles
de terminacin, el lugar y las condiciones de trabajo, capacitacas y
coordinaciones necesarias (aumenta en funcin de la cantidad de
miembros del equipo), imprevistos, etc. La sumatoria de los tiempos
obviamente sirve para estimar el tiempo total de desarrollo.
Los valores hora dependen de la regin, el tipo de trabajo, el bolsillo
del cliente, el lugar y las condiciones de trabajo, etc. y otras
consideraciones como por ejemplo las posibilidades de reventa del
sistema.
Cabe mencionar que si bien le hemos dado bastante detalle a los
clculos, el nivel de detalle en realidad lo fija uno segn el caso y su
experiencia, pero el detalle es importante a la hora de justificar los
costos, de determinar los tiempos y costos de las etapas, de medir

despus el avance del proyecto (sobre todo para cobrar) y hacer un

buen control de costos, de fijar precios de referencia para los trabajos
adicionales, y para despus hacer anlisis de costos y mejorar
nuestros parmetros de cara a cotizaciones futuras.