Anlisis de sistemas

TABLA DE CONTENIDO

1. Titulo (Portada)
.pg. 1

2. Tabla de Contenido.
.pg. 2

3. ndice
de
Cuadros,
grficas
figuraspg. .3

4. Introduccin
pg. 4

5. Generalidades
pag.5

6. Desarrollo
Tema..

del

7. Conclusiones

8. Reseas
bibliogrficas...

ndice de Cuadros, grficas y figuras

INTRODUCCIN
Dejar que tu equipo de trabajo de informes sobre tu negocio, seguimiento a
prospectos y presentaciones de venta sin tener adecuadamente creado un sistema de
venta congruente con tu marca y que dirija los mensajes de tu personal es una
invitacin para la falta de resultados.(Andrea, 2015)
Todos los procesos de venta en su mayora consisten en prospectar, dar informes,
seguimiento, cierre de ventas y en el mejor de los casos incluyen la post venta, sin
embargo, son procesos que la mayora de las empresas no sistematizan, es decir, no
preparan con antelacin, lo van ejecutando segn se les va enseando en mostrador o
la oficina.
La falta de un Sistema de ventas puede provocar en cualquier empresa inconsistencia
en la atencin, la informacin y la misma experiencia que vive cada cliente.
Una macro es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan
ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Esto
permite la automatizacin de tareas repetitivas.
Las macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza y
se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente
creado y asignado para tal efecto.

Generalidades

2.1. Descripcin del sistema de ventas

El sistema de ventas est orientado a la gestin de una empresa de venta de
vehculos, es prctico que ayudara a tener un mejor control de la empresa.

Se trata de una aplicacin utilizando macros con base de datos en Excel, para la
gestin de base de datos de clientes, proveedores y productos; emisin de facturas,
boletas tickets y guas de remisin.

De este modo la empresa mantiene la base de datos actualizada de los clientes,

proveedores, productos, facturas, boletas, tickets y guas de remisin.

2.2. Descripcin del funcionamiento del sistema

2.2.1. Registrar un cliente:

Proceso mediante el cual se registran datos personales de un cliente, se
ingresan en un formulario los siguientes datos:

Nro. de DNI
Nombre completo
Apellidos completos
Domicilio
Telfono
Correo electrnico

2.2.2. Registrar un proveedor.

Proceso mediante el cual se registran datos de un proveedor, se ingresan en
un formulario los siguientes datos:

Nro. Ruc
Nombre
Direccin
Telfono
Nombre del contacto
Nro. Celular del contacto

2.2.3. Registrar un producto.

Proceso mediante el cual se registran datos de un producto, se ingresan en
un formulario los siguientes datos:

2.2.4. Generar una factura.

2.2.5. Generar una boleta.

2.2.6. Generar un ticket.

2.2.7. Generar una gua de remisin.

Desarrollo del tema

Qu es una macro de Excel?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasin te hayas encontrado

ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces
repetidas veces se podran automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel
de manera que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las maanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre
das el mismo formato a los textos, se podra crear una macro para que lo haga
automticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la
necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programacin
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como
Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prcticamente
todas las funcionalidades de Excel y con ello tambin ampliar la funcionalidad del
programa.

Para qu sirve una macro en Excel

Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una
macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel
para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

Automatizacin de tareas
Seguramente ests familiarizado con procesos de automatizacin en el mbito
industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automviles donde
existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La
automatizacin trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y
un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas
repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro
trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el anlisis de los datos
y en la toma de decisiones.
Cmo se ve una macro en Excel?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus
siglas en ingls (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de
computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarn a indicar a
Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

El Editor de Visual Basic

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en ingls, es un programa independiente
a Excel pero fuertemente relacionado a l porque es el programa que nos permite
escribir cdigo VBA que estar asociado a las macros.
Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a travs
del botn Visual Basic de la ficha Programador.

Funciones VBA
El lenguaje de programacin VBA contiene un nmero considerable de funciones que
podemos utilizar para construir cdigo en Excel. Cuando ests escribiendo cdigo,
puedes introducir la palabra VBA seguida de un punto y vers una lista desplegable de
estas funciones.
La siguiente tabla provee una descripcin breve de algunas de las funciones VBA ms
utilizadas.

FUNCIN

DESCRIPCIN

Asc
CBool
CByte
CCur
CDate
CDbl
CDec
Choose
Chr
CInt
CLng
CreateObject
CStr
CurDir
CVar
Date
DateAdd

Obtiene el valor ASCII del primer carcter de una cadena de texto

Convierte una expresin a su valor booleano
Convierte una expresin al tipo de dato Byte
Convierte una expresin al tipo de dato moneda (Currency)
Convierte una expresin al tipo de dato fecha (Date)
Convierte una expresin al tipo de dato doble (Double)
Convierte una expresin al tipo de dato decimal (Decimal)
Selecciona un valor de una lista de argumentos
Convierte un valor ANSI en valor de tipo texto
Convierte una expresin en un dato de tipo entero (Int)
Convierte una expresin en un dato de tipo largo (Long)
Crea un objeto de tipo OLE
Convierte una expresin en un dato de tipo texto (String)
Regresa la ruta actual
Convierte una expresin en un dato de tipo variante (Var)
Regresa la fecha actual del sistema
Agrega un intervalo de tiempo a una fecha especificada
Obtiene la diferencia entre una fecha y un intervalo de tiempo
especificado

DateDiff

DatePart
DateSerial
DateValue
Day
Dir
EOF
FileDateTime
FileLen
FormatCurrency
FormatPercent
Hour
IIf
InputBox
InStr
InStrRev
Int
IsDate
IsEmpty
IsError
IsNull
IsNumeric
Join
LCase
Left
Len
LTrim
Mid
Minute
Month
MsgBox
Now
Replace
Space
Split
Str
Right
Rnd
Round

Regresa una parte especfica de una fecha

Convierte una fecha en un nmero serial
Convierte una cadena de texto en una fecha
Regresa el da del mes de una fecha
Regresa el nombre de un archivo o directorio que concuerde con
un patrn
Regresa verdadero si se ha llegado al final de un archivo
Regresa la fecha y hora de la ltima modificacin de un archivo
Regresa el nmero de bytes en un archivo
Regresa un nmero como un texto con formato de moneda
Regresa un nmero como un texto con formato de porcentaje
Regresa la hora de un valor de tiempo
Regresa un de dos partes, dependiendo de la evaluacin de una
expresin
Muestra un cuadro de dilogo que solicita la entrada del usuario
Regresa la posicin de una cadena de texto dentro de otra cadena
Regresa la posicin de una cadena de texto dentro de otra cadena
pero empezando desde el final
Regresa la parte entera de un nmero
Regresa verdadero si la variable es una fecha
Regresa verdadero si la variable est vaca
Regresa verdadero si la expresin es un valor de error
Regresa verdadero si la expresin es un valor nulo
Regresa verdadero si la variable es un valor numrico
Regresa una cadena de texto creada al unir las cadenas contenidas
en un arreglo
Regresa una cadena convertida en minsculas
Regresa un nmero especfico de caracteres a la izquierda de una
cadena
Regresa la longitud de una cadena (en caracteres)
Remueve los espacios a la izquierda de una cadena
Extrae un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto
Regresa el minuto de una dato de tiempo
Regresa el mes de una fecha
Despliega un cuadro de dialogo con un mensaje especificado
Regresa la fecha y hora actual del sistema
Reemplaza una cadena de texto con otra
regresa una cadena de texto con el nmero de espacios
especificados
Regresa un arreglo formado por cadenas de texto que formaban
una sola cadena
Regresa la representacin en texto de un nmero
Regresa un nmero especificado de caracteres a la derecha de una
cadena de texto
Regresa un nmero aleatorio entre 0 y 1
Redondea un nmero a una cantidad especfica de decimales

RTrim
Second
StrComp
StrReverse
Time
Timer
TimeValue
Trim
TypeName
UCase
Val
Weekday
WeekdayName
Year

Remueve los espacios en blanco a la derecha de una cadena de

texto
Regresa los segundos de un dato de tiempo
Compara dos cadenas de texto
Invierte el orden de los caracteres de una cadena
Regresa el tiempo actual del sistema
Regresa el nmero de segundos desde la media noche
Convierte una cadena de texto a un nmero de serie de tiempo
Remueve los espacios en blanco al inicio y final de una cadena de
texto
Obtiene el nombre del tipo de dato de una variable
Convierte una cadena de texto en maysculas
Regresa el nmero contenido en una cadena de texto
Regresa un nmero que representa un da de la semana
Regresa el nombre de un da de la semana
Obtiene el ao de una fecha

Controles de formulario en Excel

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una
hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darn
funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control
sobre la informacin.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de
una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un
botn. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha
Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botn Insertar y observars
cada uno de ellos:

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos
de funcionalidad e interaccin con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles
que permiten una seleccin mltiple de sus opciones. A continuacin una breve
descripcin de cada uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la

barra dentro de un intervalo predefinido.

Botn. El botn nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre
l.

Botn de opcin. Nos permite una nica seleccin dentro de un conjunto de

opciones.

Casilla de verificacin. Permite la seleccin o no seleccin de una opcin.

Control de nmero. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numrico.

Cuadro combinado. Es una combinacin de un cuadro de texto con un cuadro

de lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectngulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una
sola opcin o mltiples opciones de acuerdo a la configuracin del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

Cmo crear una base de datos: clientes

Vamos a crear un UserForm, que es un formulario que nos permitir pedir al

usuario que introduzca una serie de datos para ir creando una tabla en
Excel, en forma de base de datos.

Su departamento de personal est creando una pequea base de datos

sobre Excel. Se trata de una tabla con 6 campos: Cdigo, Nombre, Apellido,
Domicilio, Telfono, DNI.
Disponemos de un botn incrustado que lanza el proceso y llama al
Formulario de entrada de datos.

La macro asociada al botn es la siguiente.

Vamos al Editor de Visual Basic y pedimos insertar un UserForm, para ello utilizamos
el men Insertar que se encuentra en el propio Editor de Visual Basic, y luego
pulsamos sobre UserForm.

Esto genera el UserForm1, que aparecer como una zona rectangular sobre la que
posteriormente iremos introduciendo diferentes elementos del Cuadro de herramientas.

Despus de trabajar un rato sobre nuestro primer UserForm quedar as:

Disponemos de la ventana de propiedades para ir cambiando algunas, como por ejemplo

el rtulo que aparece en la cabecera del UserForm1. Hemos denominado al formulario
'ingresar nuevo cliente. Esto se hace modificando la propiedad Caption.