La gestin de compras

La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y

almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes,
piezas, entre otros, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso
productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento, abarca tres reas:
Compras,

almacenamiento

gestin

de

inventarios. La

gestin

del

aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un

eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logstico.
Las compras como funcin empresarial presentan un carcter ms restringido y
tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio.
Pero para lograr una gestin de compras eficiente debe quedar bien identificada
la cadena de suministros de la entidad. Para lograrlo, las empresas deben
involucrar en su estrategia, el trnsito por un camino de tres etapas: la integracin
funcional de cada rea de la organizacin, la integracin interna entre las reas
funcionales formando una cadena de suministro interna y la integracin externa
entre los proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes (Cristopher,
1994).
Una de las responsabilidades ms importantes de la gestin logstica en una
empresa es la de desarrollar una adecuada relacin con sus proveedores. Es as
como en los ltimos aos, muchas empresas ven a sus proveedores como aliados
estratgicos para el desarrollo de sus negocios; lo cual implica establecer unas
relaciones basadas en la confianza y el largo plazo, de tal forma que ambas partes
se conviertan en socios de las ganancias. Pero, para que esta relacin tenga xito

es necesario que las empresas escojan adecuadamente a sus proveedores, para

lo cual deben previamente seleccionarlos y evaluarlos cuidadosamente
Un departamento de compras eficiente es esencial para el xito de cualquier
intermediario. Las tendencias actuales en la gestin de compras son:
1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los
mejores proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes
cadenas estn localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no
hay que esperar a los proveedores sino desarrollar una activa labor de
bsqueda con criterios amplios.
2. Aumentar la informacin sobre los productos, costes y proveedores que
maneja el departamento de compras.
3. Disminuir el nmero de proveedores. Para reducir costes de compra y de
gestin Por ejemplo, los fabricantes de automviles han reducido de forma
drstica el nmero de proveedores.
4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de
negociacin para ser un comprador importante.
5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes. La
coordinacin con los suministradores es fundamental para conseguir los
productos en el momento del tiempo oportuno al mnimo coste. Por ejemplo
un supermercado que descarga muy rpido los camiones que vienen de los
proveedores en vez de dejarlos esperando como otras cadenas. Esto
supone una importante reduccin de costes que se reparten entre la
cadena y el suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar los
pedidos de productos por ordenador son otra forma de cooperar que
disminuye los costes.

La gestin de almacenes
El almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias primas, el
producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al
siguiente eslabn de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del
flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes,
comerciantes y consumidores. Funcin de los Almacenes:
1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
La gestin de almacenes implica una serie de decisiones bsicas:
1. Decidir el nmero de almacenes y su tamao.
2. Elegir las localizaciones para los almacenes
3. El tipo y nivel de mecanizacin. La primera decisin es si utilizar almacenes
en propiedad, alquilados o almacenes ajenos. Algunos productos requieren
almacenes especializados como los productos congelados. Otra decisin
fundamental es el nivel de automatizacin de los almacenes. Actualmente
podemos disponer de almacenes totalmente automatizados. Aunque en
ocasiones resulta ms rentable un nivel intermedio de automatizacin.

4. Establecer la organizacin y los procedimientos concretos de gestin.

5. El nmero de almacenes depende de varios factores. Un factor fundamental
es el coste y la duracin de los transportes. Hace unos aos en Europa los
transporte eran ms lentos y exista cierta dificultad en las fronteras. La
mejora de las comunicaciones y la eliminacin de fronteras dentro de la
Unin Europea han facilitado concentrar en un menor nmero de grandes
almacenes automatizados las operaciones. Otros factores fundamentales
se relacionan con las caractersticas del producto y del mercado.
6. La localizacin de los almacenes se decide analizando los costes de los
diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin
fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes.
7. El sistema de organizacin. Se hace preciso decidir el nmero de
empleados de los almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles
responsabilidades. Un aspecto importante en los almacenes es la
distribucin en planta. Es decir cmo se reparten por la superficie del
almacn los distintos productos.
Las bodegas han pasado a ser plataformas desde las cuales, la multimodalidad,
sistemas de almacenamientos, sistemas de movimientos de materiales, sistemas
de informacin, sistemas de trazabilidad y sistemas de distribucin, han
provocado la transformacin de los mismos en centros de proceso (SENA,
Estudio de la caracterizacin de la logstica: 2006)
Por ejemplo, si colocamos cerca de la salida los productos de mayor movimiento
reducimos los desplazamientos totales. Dentro de los almacenes ser preciso
determinar cmo se movern los productos, la informacin y las personas o
medios mecnicos. Las distintas etapas o tareas que se desarrollarn desde la

recepcin de los productos en el almacn hasta su salida. Tendremos que definir

de forma precisa los procedimientos. Es decir, como se realizar el trabajo.
Establecer las distintas tareas de cada proceso y como se realizan.
La gestin del transporte
En relacin al sistema de transportes tenemos una serie de decisiones bsicas:
1. Los sistemas de transporte utilizados. Es decir si utilizamos camiones,
trenes, barcos, aviones y la combinacin de los mismos. Naturalmente el
sistema elegido afecta a los costes, el tiempo de respuesta a los clientes e
incluso en la imagen de la empresa. Por ejemplo la cadena de restaurantes
especializados en pescado La Dorada, se diferenciaba porque empleaban
una avioneta para llevar el pescado fresco desde el puerto a los
restaurantes.
2. Si tenemos camiones propios o contratamos los servicios de empresas de
transportes ajenos. Es importante el GPS (sistema de posicionamiento
global) satlite de comunicaciones para controlar el flujo de informacin que
se mueve entre tiendas, almacenes y fabricantes.
3. La organizacin del sistema de transporte y la gestin de la informacin. La
adecuada coordinacin de todo el sistema integrado de transporte es
fundamental para llevar los productos a los consumidores en el momento
adecuado al menor coste posible.
4. El establecimiento de las rutas. Diversos programas informticos ayudan al
establecimiento de rutas para los camiones de reparto. As como los
procesos por los cuales se formulan los pedidos y se realizan los envos.

5. Los costos de la distribucin podemos decir que estn determinados por

cuatro factores claves independientemente de los sistemas de costeo a
utilizar:
o

EL producto y los canales de comercializacin

El valor del producto

El tamao de la organizacin

El nivel de servicio

Gestin Logstica
Actualmente el trabajar en una empresa dedicada a la comercializacin y
fabricacin de productos crticos para los clientes comprende la velocidad con que
se trabaje el flujo logstico, el cual representa un factor muy importante para medir
el desempeo de las reas funcionales de la empresa tanto para los clientes como
para la propia empresa.
Por eso en la mayora de las empresas se consideran tres indicadores para la
gestin de la logstica: Uno de ellos se le atribuye a la velocidad del ciclo / flujo
logstico, desde el momento que se genera el pedido de ventas hasta que se
coloca el producto en el cliente, esto ayuda a controlar los cuellos de botella. El
segundo indicador tiene que ver con los costos que se agregan a un producto o
servicio durante el flujo logstico y en el ltimo indicador es necesario contemplar
que ayude a medir el grado de satisfaccin del cliente, no por la entrega a tiempo
solamente, sino por la calidad misma de tu servicio logstico.
Aprovisionamiento
La palabra sugiere la idea de que hay que comprar o producir algunos bienes para
satisfacer necesidades. Una empresa requiere determinados artculos, servicios y
equipos para que los funcionarios puedan ejecutar tareas que ella necesita para
cumplir con sus objetivos.

Definicin de compra
Segn Mercado (2006): "Es el conjunto de las operaciones que permiten poner a
disposicin de la empresa o institucin, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad
deseadas, todos los materiales, productos y servicios necesarios para el
cumplimento de sus objetivos en forma eficaz; todo ello al menor costo posible, sin
desmejorar la calidad". (p. 12)
Cuando se hace una compra, se realiza una negociacin en la que intervienen el
interesado o su representante y los proveedores (vendedores); como se trata de
satisfacer necesidades de una empresa o institucin, es necesario cumplir con
las normas, procedimientos y leyes que regulan el funcionamiento de esta.
Toda compra debe cumplir con ciertos requisitos previsibles, tales como
determinacin de necesidades, confeccin de documentos, seguros, capacidad de
almacenamiento, artculos por adquirir o producir, controles disponibles, recursos
financieros, plazos de compra y entrega, determinacin de proveedores, etc.
Funcin de compras
Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios,
para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de produccin. Heredia,
(2009)
Metas globales de compras

1. Proveer de un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de

operacin.

2. Mantener la inversin en inventarios al mnimo.

3. Maximizar la calidad.

4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.

5. Estandarizar materiales disponibles de bajo costo.

6. Comprar materiales al ms bajo costo total de adquisicin.

7. Fomentar las relaciones interfuncionales.

Planeacin de las compras

La actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento.

Hay que procurar materiales al precio ms bajo que permitan las exigencias de
calidad y servicio.
La planeacin comprende

los pronsticos,

objetivos,

polticas, programas,

procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para

cualquier rea de la misma.
Pronsticos de compras
Un gerente de compras necesita mirar hacia el futuro en forma sistemtica y
constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.
Primero se debe observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que
probablemente existirn en el futuro, es decir, el gerente de compras deber
pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con
las dems etapas de la adquisicin de materiales.
Objetivo de compras
Obtener las partes necesarias para la integracin de la produccin al mejor precio,
calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido,
tiempo oportuno y lugar adecuado.
Volumen de compras
Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas
previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la produccin con los
resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de
produccin, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversin
ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc.
Control de inventarios
Es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias fsicas
de materiales en los almacenes, y de stos en curso de fabricacin. Es necesario
para saber cundo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a
las necesidades particulares de la produccin y para facilitar la valuacin
pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.
Polticas de compras

Son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de

comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros de la
empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las
decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.
Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente
deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas
concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando la fuga de
responsabilidades.
Gestin de compras
Va ms all de la simple interpretacin de un intercambio de un bien o un servicio,
por una cantidad econmica pre-establecida. Se toma como base la planeacin, la
ejecucin y el control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones
relacionadas directa o indirectamente con las adquisiciones en la empresa.
Heredia, (2009)
Importancia de la gestin de compras
Segn Martnez (2007): "La misin general del aprovisionamiento consiste en
obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que
necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los
niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado." (p.10)