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Fsico Ral Pineda Rojas


Mayo, 2004

Requisito = Unidad de
Exigencia
La Norma, los Procedimientos
y las Especificaciones, tienen
requisitos
Cumplir cada Requisito
requiere de Recursos
Los requisitos, deben estar
siempre por escrito

Conceptos
Las Auditoras de Calidad
La Norma ISO 9001:2000
La preparacin de la Auditora
Tcnicas de Auditora
Escritura de No Conformidades
Convenciones en Auditoras
Seguimiento y Acciones Correctivas
La Calificacin de los Auditores

LS
LI
0

2hs

4hs

7
6hs

Control

9
8hs

10

Hay CONTROL si:


1. Estn definidos los
Lmites, o Requisitos
2. Se miden los
resultados y se
comparan vs. Lmites
3. Se toman acciones,
para mantenerse
dentro de los Lmites

No Conformidad, o Hallazgo

Hallazgo = No Conformidad
Es el no cumplimiento de un
requisito aprobado

El Cliente es ...
La Razn de Ser de Nuestra
Empresa !
El Cliente

Proporciona los recursos


monetarios para:
Crecer
Mantenerse
Innovar

Es el no cumplimiento de los requisitos


especificados.

Es tambin una actividad o sistema que no


cumple con los requisitos pre-establecidos.

Un ejemplo, es cuando hay un programa


aprobado que exige una auditora cada mes,
y no se han realizado desde hace dos aos.

Aprendizaje
Hay

Aprendizaje slo cundo hay


una modificacin en la conducta
o en las actitudes.
Se Aprende como los Nios.
Se Aprende como los Cientficos.
El instructor, el Jefe o el Padre
solo crean las condiciones dentro
de las cuales el Alumno, el
Operador y el Nio aprenden.

Plan de Auditoras

LA AUDITORA tiene
como Objetivo Final
Ventas
corregir las NoAgo
Conformidades
Compras
detectadas. Aplicando
Laboratorio
Sep
el Sistema de
Oct
Almacenes
Acciones Correctivas
para que nunca se
Mantenimien Nov
repitan.
to
Produccin

Jun
Jul

El Auditor es un Investigador,
l supone que no se cumplen los
requisitos de:
La

Norma ISO 9001:2000


Manual de Calidad
Procedimientos ISO, Generales
Procedimientos Operativos
Especificaciones
Programas, ... Etc.
El

Durante la Auditora se investiga si:

La administracin de los recursos es


adecuada para lograr los objetivos de
Calidad. Estando stos orientados hacia
la satisfaccin de los Clientes.

Existen no conformidades que impidan


entregar a los Clientes productos o
servicios que satisfagan sus requistos,
necesidades o deseos

La poltica de calidad
4.2.1.a
Los objetivos de calidad
4.2.1.a
El Manual de Gestin de Calidad
4.2.1.b
Control de Documentos
4.2.3
Control de Registros
4.2.4
Documentos para la realizacin del producto
7.1.b
Informacin de las caractersticas del producto
7.5.1.a
Instrucciones de trabajo, cuando sean necesarias.7.5.1.b
Planificacin y realizacin de Auditoras
8.2.2.b
Tratamiento del producto no conforme
8.3
Acciones correctivas
8.5.2
Acciones preventivas
8.5.3

e comunicacin, apropiados
5.5.3
ara la realizacin del producto

7.1

rocesos relacionados con el cliente

7.2

ara la medicin

8.1

ara el anlisis y la mejora

8.2

1 Sospechar del cumplimiento con los


Requisitos
2 Investigar las sospechas
3 Mantenerse bajo control
4 Concentrarse en lo que ve y oye
5 No discutir
6 Registrar los Hechos
7 Escribir las No Conformidades
8 Profundizar en las sospechas
9 Presentar Reporte de No Conformidades

1
2
3
4

Definir Objetivo y Alcance


Elegir a los Auditores
Elaborar un Plan de Auditora
Notificar a los Auditados, la
Auditora
5 Revisar los Documentos
6 Elegir la Muestra
7 Preparar la Lista de Verificacin

La Escritura de las No Conformidades es


difcil cuando no se tiene experiencia.
El escrito debe, nicamente, presentar los
hechos que demuestran que un requisito
establecido no se cumple.
Debe ser valioso para el auditado, por lo
que ste lo debe comprender claramente.
Est basada en hechos comprobables

Analizar las notas de la Auditora


Separar los Hechos que confirman una No
Conformidad
Escribir las Sospechas de una No
Conformidad. Investigar dicha sospecha
Localizar el documento y prrafo donde est
el requisito que no se cumple. Confirmar
Escribir el Borrador
Corregir el Borrador

El escrito debe cumplir con las 4 Cs:


Correcto, Es verdad que hay un requisito
que no se cumple
Completo, No le faltan hechos
Claro, se entiende con facilidad
Conciso, slo la informacin que es til.
Sin rollos.

El escrito tambin debe cumplir con :


Donde, Lugar en el que ocurri el hecho
Quin, Persona Involucrada
Periodo, Lapso de tiempo durante el
cual ocurrieron los hechos
Qu, Describir el hecho
Requisito, Lugar donde se encuentra el
requisito que no se cumple

1 Debe ser por escrito


2 Es la suma de las No Conformidades
presentadas en la Reunin Final.
3 Debe atenderse inmediatamente
Es como si el Mdico nos hubiera
atendido y no hacemos caso a sus
recomendaciones. ... Para qu
fuimos a verlo?.

Con
ven

cion
es

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Empezar al ms alto nivel


Planear la Auditora
La Reunin Inicial
La Investigacin
La Reunin Final
El Reporte de Auditora
Confidencialidad

El titular del rea auditada tiene una


enorme responsabilidad, debe:
Asegurarse que la No
Conformidad es entendida.
Trabajar con la Organizacin para
investigar la causa.
Llevar a cabo acciones correctivas
para eliminar la causa y la No
Conformidad para que nunca se
repita.

El titular del rea auditada debe:


Prepararse para recibir la Auditora.
Investigar las causas de la No
Conformidades reportadas. El Medico
debe investigar y conocer la causa por
la cual el paciente es enfermo
Investigar otras posibles no
conformidades
Contribuir con la investigacin

Durante la Auditora y al
tomar Acciones Correctivas,
tener cuidado de no buscar
culpables
Un Objetivo de las
Auditoras, es encontrar las
No Conformidades que
contribuyen a la
insatisfaccin de los Clientes

Tomar Acciones Correctivas


implica:

Buscar la causa raz de las No


Conformidades reportadas
Elaborar un plan para eliminar
la causa raz
Llevar a cabo el plan
Verificar que se han eliminado la
causa raz y la No Conformidad

Son parte del Objetivo de toda


Auditora
Durante la Auditora
Involucrar al mximo

responsable
Detectar No Conformidades
reales ( las 4 Cs)
Ser cuidadoso al Escribir y
presentar las No Conformidades
Hacer la Sinergia con el Director
y los Responsables

Son parte del Objetivo


de toda Auditora
Antes de la Auditora:
Es necesario
involucrar al
responsable del rea a
ser auditada
Conocer los requisitos
que se investigarn

Son parte del Objetivo de


toda Auditora
Despues de la Auditora:
Ayudar a buscar las
causas y a tomar
acciones correctivas
Ser un Compaero. Los
Vigilantes o Policas son
rechazados

Acciones Correctivas

Acciones Correctivas

Es el camino a la Mejora Continua

$
60
MDP/Mes

50
40
30
20
10
0
Tono

Rayas

Velo

Con ellas se logra:


Clientes ms
Satisfechos
Menos
Desperdicios y
Problemas
Personal Ms
Satisfecho

Prdidas
$
40
MDP/Mes

Prdidas

Es el camino a la Mejora Continua

30
20
10
0
Tono

Acciones Correctivas

15
10
5
0
Tono

Rayas

Velo

Es el camino a la Mejora Continua

Prdidas
$1
0.8

MDP/Mes

MDP/Mes

$
20

Con ellas se logra:


Clientes ms
Satisfechos
Menos
Desperdicios y
Problemas
Personal Ms
Satisfecho

Velo

Acciones Correctivas

Es el camino a la Mejora Continua

Prdidas

Rayas

Con ellas se logra:


Clientes ms
Satisfechos
Menos
Desperdicios y
Problemas
Personal Ms
Satisfecho

0.6
0.4
0.2
0
Tono

Rayas

Velo

Con ellas se logra:


Clientes ms
Satisfechos
Menos
Desperdicios y
Problemas
Personal Ms
Satisfecho

Tomar Acciones
para eliminar la
Causa de No Conformidades y
evitar que vuelvan
a ocurrir
Deben ser
apropiadas

Calificacin segn ISO 19 011


Educacin y Capacitacin
Experiencia
Mente Abierta
Madurez
Juicio Sano
Capacidad de Anlisis y
tenacidad
Objetivo y Realista
Ver el Bosque y el rbol

Ser Diplomticos y Corteses


Ser Inquisitivos
Con Capacidad de Anlisis y Sntesis
Ser Observadores
Ser Objetivos
Con Capacidad de Concentracin
Con Credibilidad
Con sentido Comn
Con Capacidad para Organizar y Dirigir

1. Seleccionar la Certificadora
2. Solicitar Certificacin
3. Definir el Alcance de la Certificacin
4. Pre auditora, ?
5. Auditora
6. Solucin de las No Conformidades
7. Recomendacin de Certificado
8. Entrega del Certificado

Certificado
ISO 9001
A
Grficos Mundial
Fabricacin de
Pelculas flexibles
Sep. 2001

RPR

Rvb

1 La Compaa Certificadora:
a) SGS, B. Veritas, DNV,
Loyds
2 El Pas Acreditador:
b) Holanda, Inglaterra,
USA, Mxico
3 El Certificado Tiene dos
Sellos

10