SEQUA Atrair Associados

Como Atrair Novos Associados/
Gerenciamento do Quadro de Associados

Recomendaes Prticas e Exemplos
por:
Dr. Torsten Schumacher
Alemanha
Elaborado com o apoio do Ministrio para a Cooperao Econmica e o Desenvolvimento

(BMZ)
da Repblica Federal da Alemanha,
para a Fundao do Desenvolvimento Econmico e a Qualificao Profissional (SEQUA)
e os Projetos de Cooperao:
ZDH Programa de Parceria, sia
ZDH-CONCAPE Projeto de Parceria, Amrica Latina
Como Atrair Novos Associados/Gerenciamento do Quadro de Associados - Recomendacoes Prticas e Exemplos
ndice:
Pgina
1.
Introduo
2.
A Importncia de Aumento do Nmero de Associados
3.
Como Atrair Novos Associados
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
Sistema de Associado-para-Associado
Captao de Associados por Associados
Encontro de Portas Abertas
Eventos Especficos para o Setor
Eventos Sociais
Relaes Pblicas: Cooperao com Associados
Cooperao com outras Cmaras ou Associaes Empresariais
Agentes de Captao
6
7
9
12
15
17
20
24
4.
25
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
Cadastramento dos Associados

Classificao dos Associados
Contribuies dos Associados e Taxa de Cadastramento
Uma Tarefa Difcil: Contribuies Devidas
Forma de Pagamento
Reajuste das Contribuies em virtude da Inflao
Bnus de Fidelidade
Observaes Finais sobre a Gama de Servios
25
28
29
32
35
36
37
39
R\1AUSLAND\VERMER97\P42MEMBE.DOC
Como Atrair Novos Associados / Gerenciamento do Quadro de Associados - Recomendaes Prticas e Exemplos
1.
Introduo
A idia para a elaborao das orientaes aqui contidas surgiu durante um seminrio
realizado pelo autor de 10 a 13 de setembro de 1996, em Guatemala City/Guatemala,
promovido pela Fundao para o Desenvolvimento Econmico e a Qualificao
Profissional (SEQUA), como parte de um projeto de cooperao entre a Confederao
Centroamericana e do Caribe das Pequenas e Mdias Empresas (CONCAPE) e a
Confederao Alem das Pequenas Empresas e Ofcios (ZDH).
As presentes orientaes partem da premissa da familiaridade do leitor com os princpios
gerais do gerenciamento de associados e das estratgias para a atrao de novos filiados s
cmaras e associaes comerciais. O objetivo complementar e ampliar estes
conhecimentos bsicos por meio de recomendaes concretas, visando a oferecer ao leitor
um arcabouo altamente orientado para a prtica e que possa ser aplicado no trabalho do
dia a dia. Para facilitar a implementao prtica, todas as sugestes so acompanhadas por
exemplos, por ex. na forma de simulaes de clculos e textos para diversos tipos de
correspondncia.
2.
A Importncia de Aumento do Nmero de Associados
Um fenmeno conhecido pode ser observado em muitos pases: a menos que dependam do
regime de associao obrigatria, as cmaras e associaes empresariais ficam presas a um
crculo vicioso do qual no podem escapar sem um crescimento significativo e
sustentado do nmero de seus associados.
Se, por um lado, este crculo vicioso possui uma estrutura muito simples, por outro lado
tambm muito resistente a mudanas:
baixo nmero de
associados
renda insuficiente
gama reduzida
de servios
A reverso desse crculo vicioso dever-se- pautar pelas seguintes caractersticas
gerais:
Efeito Positivo de um Nmero Maior de Filiados sobre as Atividades da Associao
nmero maior
de associados
melhor representao
de interesses
EXERCER LOBBY
Representao de
interesses perante o
governo, entidades
polticas e outros
grupos
ATIVIDADES
Servios
Promoo
Informao
Treinamento
Assessoria
Suporte
maior atratividade para

as empresas
renda maior
permite oferecer
mais e melhores
servios
mais associados
que pagam suas
contribuies
mais associados
O nmero de associados representados pela cmara ou associao comercial importante

por diversos motivos:
1.
Existem trs fontes bsicas de financiamento:
contribuies dos associados

remunerao por servios prestados
apoio financeiro internacional
Quanto maior o nmero de membros de uma cmara ou associao comercial, tanto

menor ser a dependncia da remunerao por servios prestados ou do apoio
financeiro internacional. Quanto maior for a renda oriunda das contribuies dos
associados, tanto mais fcil ser, por exemplo, oferecer um servio inicialmente a
preos abaixo do mercado com o objetivo de entrar no mercado. Alm do mais,
programas de financiamento internacional no tero vida eterna, de maneira que a
necessidade da gerao de renda prpria atravs de contribuies dos associados e
taxas por servios surgir necessariamente a mdio e longo prazo.
2.
Para que a nossa organizao possa representar o interesse das empresas,

especialmente do setor de PMEs perante os polticos responsveis pela tomada de
decises, necessrio possuirmos um nmero suficientemente alto de associados!
Seno poderamos ser indagados, com razo: e em nome de quem que vocs
falam, afinal?.
Quanto mais membros uma cmara ou associao empresarial representar, maior
ser a sua credibilidade ao assumir a representao dos interesses polticos da
categoria.
Existe uma hierarquia clara quanto ao desenvolvimento das atividades: primeiro, o
desenvolvimento passo a passo de diversos servios e, atravs deles, ampliao do
nmero de associados; e posteriormente, a responsabilidade por tarefas de
representao poltica.
Devido sua validade geral para cmaras e associaes empresariais eu denomino
esta seqncia de lei de desenvolvimento organizacional seqencial para cmaras e
associaes empresariais com filiao voluntria.
3.
Como Atrair Novos Associados
Para que a existncia de uma cmara ou associao empresarial seja sustentvel e ela
venha a ter sucesso, importante atrair novos membros de forma permanente. Apenas um
nmero crescente de associados poder assegurar a melhoria dos servios e a abrangncia
da representao de interesses. Estratgias para a atrao de novos associados incluem a
aplicao de um sistema de captao de associado-para-associado, ou seja o recrutamento
de novos associados atravs de associados j existentes, a organizao de encontros de
portas abertas, eventos especficos para o setor e eventos sociais, cooperao com outras
organizaes e a utilizao de agentes de captao.
3.1 Sistema de Associado-para-Associado
O assim chamado sistema de associado-para-associado to simples quanto eficaz. De
fato, provavelmente o instrumento mais eficaz para a atrao de novos filiados, ao ponto
de tornar-se um lugar comum em vrios pases, por ex. nos Estados Unidos.
Qualquer cmara ou associao comercial pode implementar um sistema de associadopara-associado. A idia simples: cada associado define um desconto a ser oferecido a
qualquer outro associado. No-associados esto excludos do desconto. Esse sistema
fechado representa para os no-associados um incentivo considervel a tornarem-se
membros da organizao e, dessa maneira, usufruir desta condio preferencial.
Em muitos casos, uma empresa pode recuperar sua contribuio anual
aproveitando-se dos descontos! O sistema de associado-para-associado torna-se
ainda mais interessante a cada novo associado, pois eleva o nmero de
descontos possveis.
Para auxiliar na implementao prtica desta idia, introduzimos a seguir um conjunto de
orientaes, incluindo o planejamento das atividades que contm os passos mais
importantes para a implementao do sistema de associado-para-associado:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
elaborao de uma carta de informao

mala direta para os associados
coleta das respostas e comparao dos descontos sugeridos
emisso de um carto de associado para identificar as empresas participantes do
sistema de associado-para-associado, conferindo-lhes o direito ao benefcio do
desconto
elaborao de uma publicao com informaes sobre os descontos disponveis (em
forma de fichas soltas para facilitar a atualizao peridica)
mala direta para todos os associados: carto de associado participante, fichas de
informao, carta de acompanhamento)
avaliao peridica: como est funcionando o sistema de associado-para-associado?
8.
9.
publicidade:
artigos e anncios na imprensa
anncios no rdio
mala direta
anncios em outros eventos (por ex. encontros de portas abertas, eventos

sociais)
atualizao trimestral (sujeita evoluo do nmero de associados)
3.2 Captao de Associados por Associados

Existe um intercmbio ativo de informao entre empresas, no apenas referente situao
dos negcios e aos problemas do setor ou ao mercado em questo, como tambm referente
associao em diferentes organizaes e sua importncia no dia a dia.
Este um importante ponto de partida para aumentar o nmero de filiados da cmara ou
associao comercial: por que as empresas associadas no iriam nos ajudar a recrutar
novos membros? Afinal, elas mantm amplo contato no seu setor.
Naturalmente, as empresas devero receber um incentivo bem definido para desenvolver
atividades para ns nesse sentido. So possveis os seguintes incentivos financeiros:
O associado obtm uma iseno de 20 a 30% da contribuio anual, se e quando ele

recrutar outro membro.
Se as contribuies forem escalonadas conforme o tamanho da empresa (o que foi

amplamente recomendado aqui), o incentivo financeiro para o associado recrutador
dever depender do valor da contribuio do membro recrutado. Geralmente, o
desconto das contribuies para o membro recrutador deveria ser concedido apenas
aps uma permanncia de seis meses do novo associado na nossa organizao.
Para facilitar a implementao prtica, apresentamos na pgina seguinte o exemplo de uma

correspondncia, cujo objetivo informar aos nossos associados a nova idia:
Nome da nossa Organizao

Nome do Signatrio
Rua
Cidade
Fone/Fax
Nome da Empresa Associada

Nome do Diretor
Rua
Cidade
Local, Data
Economize dinheiro Recrute um associado!
Caro Associado/a,
Com freqncia temos notado a excelncia de seus contatos no setor. Muitas outras
empresas com as quais o Sr./a Sra. mantm um dilogo constante o/a respeitam como
interlocutor/a confivel e competente.
Como um de nossos/as associados/as mais ativos/as, talvez tenha surgido a oportunidade
em seus contatos com outras empresas, de mencionar o trabalho de nossa organizao. A
partir de hoje, esses contatos podero benefici-lo/la diretamente:
No caso de recrutar um novo associado para nossa organizao, lhe
concederemos 30% do valor da contribuio anual desse novo membro!
Temos certeza de que esta oferta ser de seu interesse e que estreitar ainda mais a nossa
cooperao.
Teremos o maior prazer em prestar quaisquer esclarecimentos que se faam necessrios.
Atenciosamente,
NOME DA ORGANIZAO
<Assinatura>
Nome do Signatrio
3.3 Encontro de Portas Abertas

Outra ferramenta eficaz para atrair novos associados organizar um encontro de portas
abertas. A idia oferecer a todas as partes interessadas uma impresso em primeira mo
de nosso trabalho cotidiano. Para isso, as convidamos a visitar os nossos escritrios.
A seguinte programao (com uma durao aproximada de trs horas) poderia servir como
base para o encontro de portas abertas:
No.
Pessoas
Contedo
Horrio
Presidente
Boas-vindas - "Como tudo comeou", ou seja motivos

para a instituio da cmara ou associao empresarial e 15 min.
seus objetivos principais
3-4 equipe
Apresentao do nosso trabalho no dia a dia da maneira

mais concreta possvel e enfatizando a prtica. Durante 1 hora
este segmento, j deveria ficar claro para os
participantes, ou seja os futuros associados, como
podero beneficiar-se da nossa organizao
1
associado
breve pronunciamento de um empresrio, explicando os

motivos e benefcios de ser associado
15 min.
visitantes
perguntas/respostas
30 min.
1 pessoa
distribuio de um formulrio de avaliao (ver abaixo)
15 min.
todos
visita s instalaes
1 hora
Para facilitar a implementao prtica, o exemplo seguinte esclarece todos os

passos/atividades necessrias. Vamos supor que o nosso primeiro encontro de portas
abertas se realize no dia 15 de outubro. Os seguintes passos sero necessrios:
No.
Atividade
Data
Pessoa
Responsvel
elaborao da lista de convidados
25-27 Set.
Assistente
encaminhar os convites para a grfica
28 Set.
Assistente
os convites impressos esto prontos
1 Out.
reunio da equipe:
agenda do encontro de portas abertas no dia 15
(quem faz o que?)
material de informao
formulrios de avaliao
preparao de toda a equipe
1 Out.
necessrio o dia
inteiro!
Todos
dia do encontro de portas abertas
15 Out.
todos
avaliao: visitas s empresas
a partir de
16 Out.
membros da
equipe
O formulrio de avaliao mencionado acima extremamente importante, se

considerarmos a possibilidade de atrair novos associados,
Sugerimos, portanto, o seguinte modelo:
<Nome da nossa Organizao>
Encontro de Portas Abertas em 15 de outubro de 1997
1. Quais so suas impresses sobre <nome de nossa organizao>
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
2. Qual sua opinio sobre nosso encontro de portas abertas com relao a:
- contedo
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
- aplicabilidade prtica no seu trabalho
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
- aspectos organizacionais
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
3. Gostaria de obter informaes adicionais?
SIM
NO
Solicitamos nos informar, quando o/a poderemos contactar para continuarmos nossas
conversaes:
dia
ms
ano
AGRADECEMOS PELA SUA VISITA!
Agora podemos comear a avaliar o sucesso do encontro de pontas abertas: todos os

visitantes que tiverem respondido a ltima pergunta afirmativamente (geralmente 50 80%) devero ser visitados pessoalmente na sede da empresa - estes so os novos
associados potenciais. Em caso de sucesso, este evento poder ser realizado at quatro
vezes por ano.
3.4 Eventos Especficos para o Setor

Com exceo de associaes organizadas por setores, as cmaras e outras associaes
empresariais geralmente se incumbem de uma ampla gama de setores econmicos. Os
problemas especficos, os temas, tendncias e desenvolvimentos em um setor podem variar
muito entre si.
Muitas associaes empresariais no possuem condies para se concentrar
suficientemente em setores individuais. Isso pode acarretar o perigo de que a
organizao apenas arranhe a superfcie em cada setor. Isso vale especialmente para
instituies pequenas com menos de 10 funcionrios.
Alm disso, grande a probabilidade de existir ao menos um setor
com uma participao considervel no produto interno bruto do pas
mas que, ao mesmo tempo, esteja inadequadamente representado entre os filiados da

respectiva organizao.
Portanto, ainda existe um grande potencial para novos membros neste setor!
Recomendao:
possvel atingir empresas que ainda no estejam filiadas a nossa organizao, atravs de
eventos especiais, organizados com base nas necessidades especficas do respectivo setor
econmico.
Esses eventos podem ser:
seminrios de meio dia de durao
painis de discusso
palestras
O sucesso desta estratgia para atrair associados depende principalmente dos fatores
chamariz e atrao , envolvendo a
definio de um tema (chamariz), para o evento, que seja de grande atualidade e

importncia para o setor em questo
identificao de um palestrante ("atrao") considerado como especialmente

competente e/ou como formador de opinio dentro do setor
A implementao prtica poder seguir as orientaes do esquema abaixo:
1.
Coleta de informaes sobre a estrutura econmica do pas por setores. Fontes de

informao podero ser institutos de estatstica, etc.
2.
necessrio analisar a estrutura setorial de nosso corpo de associados. Da resulta a

importncia da nossa ficha de cadastro para associados, apresentada abaixo (seo
4.1). Se ela for usada criteriosamente, no haver maior necessidade de uma
pesquisa adicional. O ganho de tempo obtido, afinal, nada mais significa do que
dinheiro economizado!
10
3.
Coleta de mais informaes sobre o setor escolhido. Muitas instituies publicam

estudos setoriais que geralmente esto disponveis gratuitamente, por ex.
universidades, institutos de pesquisa ou fundaes. So de interesse especfico os
seguintes assuntos:
nmero de empresas formalmente registradas

dados referentes s empresas (tamanho, atividades, etc.)
problemas e entraves ao desenvolvimento dentro do setor
4.
Segue-se o passo decisivo: estabelecer contato com as empresas. Atravs de

conversaes por telefone e (caso haja pessoal disponvel) visitas pessoais ou tours
s empresas, identifica-se um formador de opinio e/ou um empresrio de renome no
setor.
5.
Planeja-se a programao bsica do evento conjuntamente com essa pessoa; o

posterior planejamento, mais detalhado, estar a cargo da nossa organizao.
6.
Uma vez finalizada a concepo, preciso elaborar a lista dos participantes alvos e
convidar essas pessoas.
Calculo de Custos
uma verdade incontestvel que qualquer nova idia ou novo servio/atividade deveria
ser perseguida apenas caso houvesse uma possibilidade realista quanto sua viabilidade
financeira. Por esse motivo, apresenta-se um modelo de clculo na pgina seguinte que
pode ser utilizado para qualquer tipo de evento/atividade realizada pela cmara ou
associao empresarial:
11
No.
Tipo de Custos
Especificao
custos de mo-de-
membro equipe 1
membro equipe 2
membro equipe 3
membro equipe 4
obra
(aprox.)
Unidades
custos de material
fotocpias
convites
folheto informativo
papel
canetas/lpis
outros
custos
transporte
txi
carro
comunicao
telefone
fax
e-mail
Internet
correios
cartas
cartas registradas
aluguel de sala
extras
alimentao
equipamento
palestrantes
10
subtotal
11
despesas gerais
12
Soma Total
Total
hs
hs
hs
hs
de
Preo/Unidade
km
km
hs
e
horas trabalhadas
refeies
bebidas
PC
projetor
transparncias
flip chart
quadro
TV
vdeo
outros
de
honorrios
hotel
transporte
10%
12
Deve-se observar os seguintes princpios ao calcular os custos:
O clculo deve ser realizado com base nos custos cheios! Muitas organizaes
cometem o erro de no levar em considerao os assim chamados custos de todo
jeito (a secretria est aqui de todo jeito - porqu deveria levar em conta seu tempo
de trabalho?). aqui que reside o erro: a renda gerada pelo evento deve cobrir
todos os custos, seno chegar o momento em que a secretria no estar mais a de
todo jeito, pois no haver mais recursos para pagar seu salrio!
Para definir os custos de mo-de-obra, pode-se utilizar a seguinte frmula, bastante

simples: salrio anual bruto ./. (200 dias de trabalho x 8 horas) = custo de mo-deobra/hora.
O clculo com base nos custos cheios tambm implica considerar as despesas gerais
que no podem ser alocadas diretamente (eletricidade, etc.). Um custo adicional de
10% o mnimo.
O clculo dos custos para equipamento tcnico (item 8 acima) dever basear-se, ou
nos custos de aluguel ou, no caso de equipamento prprio, na depreciao. Este
outro ponto freqentemente esquecido!.
Exemplo de depreciao: 1 Computador Pessoal no valor de US$ 2.000,00 utilizado por

um total de 20 horas na preparao de um evento. O tempo total de uso durante 1 ano de
800 horas (4 hs x 200 dias de trabalho). Partindo de um perodo de depreciao de 4 anos,
o computador ter seu valor reduzido em US$ 500,00 por ano. Para o evento utilizamos o
computador durante 20,800 horas = 2,5% do tempo de utilizao por ano, de maneira que
deveremos considerar 2,5% de US$ 500,00 = US$ 12,50 como depreciao do PC.
Um ganho financeiro lquido pode e deve ser previsto e calculado!
3.5 Eventos Sociais

Em quase todos os pases, os empresrios interessados em oportunidades de
fazerem novos contatos ou de reativarem contatos antigos preferem para isso
um ambiente informal.
Recomendao:
Alm da oferta de uma determinada gama de servios, cmaras e associaes empresariais
tambm deveriam organizar eventos sociais. O objetivo criar um frum para o
intercmbio de idias e opinies. Uma forma possvel de evento poderia ser um almoo de
negcios.
O modelo de clculo apresentado na pgina seguinte pode ser utilizado para definir a taxa
de adeso. Como os participantes de um evento social provavelmente estaro entrando em
contato com a nossa organizao pela primeira vez, a taxa deveria ser bastante modesta.
Neste caso, o ganho financeiro no o objetivo principal; assim, uma recuperao dos
custos de 80 ou 70% aceitvel.
13
Naturalmente, a vantagem para as empresas participantes reside em que alm do mero

intercmbio de opinies, elas podem (e devem) realizar contatos de negcios. Para nossa
organizao, a vantagem principal a de torn-la mais conhecida, considerando ainda
mais que algumas das empresas presentes podero vir a associar-se a ela.
Dois fatores sero decisivos para a conduo do evento e o nmero de associados que
poderemos vir a obter como resultado: a lista de convidados e o palestrante.
1. Lista de Convidados
Primeiramente, a lista dos convidados dever ser definida criteriosamente. Aparte de
alguns dos associados atuais, importante que sejam convidadas as seguintes pessoas:
No-associados empresas que ainda no fazem parte do nosso quadro de filiados

naturalmente so o grupo alvo mais importante a ser convidado para o evento social.
Eles devero ficar convencidos do valor potencial que tem a cmara ou associao
empresarial para eles.
Polticos responsveis pela tomada de decises a mdio e longo prazo, representar

os interesses dos empresrios perante as entidades polticas ser possvel apenas se
os polticos em questo tomarem conhecimento da existncia da nossa organizao.
Eventos para os quais se convida polticos com capacidade de deciso podem ter,
tambm, um carter meramente instrumental, ou seja, o decisivo que sua ateno
seja dirigida para a cmara ou associao empresarial. Em todo caso, muitos
polticos tero interesse em desenvolver contatos com o setor empresarial, por ex.
membros da comisso econmica do parlamento ou da assemblia legislativa,
diretores de departamento de diversos ministrios, polticos locais envolvidos com
assuntos econmicos, prefeitos, etc.
Recomendao:
Com essas consideraes em mente, dever-se-ia elaborar uma lista VIP que inclusse todas
as pessoas importantes para o trabalho da cmara ou associao empresarial. Para seu
melhor manuseio, absolutamente essencial que essa lista seja arquivada e gerenciada
eletronicamente.
grandes empresas como pequenas e, no mnimo, mdias empresas podem

constituir um grupo alvo interessante para representantes de grandes empresas, por
ex. como fornecedores, estes ltimos podero ser convidados conforme for
conveniente.
imprensa nossas atividades devero ser acompanhadas, geralmente, por um amplo

trabalho de imprensa e de relaes pblicas, e isso tambm abrange eventos sociais.
At pequenas associaes empresariais com uma equipe com menos de cinco
funcionrios possuem condies de estabelecer um contato mnimo com a imprensa,
convidando-a para este e outros eventos.
14
Recomendao:
Cada cmara ou associao empresarial com uma equipe de mais de 10 funcionrios
deveria destacar um membro da equipe para dedicao exclusiva a contatos com a
imprensa e ao trabalho de relaes pblicas. Em uma organizao menor, com talvez 5
funcionrios, um deles deveria dedicar 50% de seu tempo a estas tarefas. Neste contexto,
afirmaes como no h tempo para esse tipo de coisas, as nossas outras atividades
consomem todo o nosso tempo so muito comuns. Elas deveriam causar preocupao,
pois mostram que a importncia de um trabalho intenso de relaes pblicas est sendo
subestimado, e isso pode levar ao fiasco da cmara ou associao empresarial!
2. Palestrante
O segundo fator de sucesso o peso do palestrante que possa ser identificado para fazer
uma apresentao em nosso evento. Possveis candidatos so:
ministros ou outros funcionrios de alto escalo

embaixadores (geralmente de misses diplomticas de pases vizinhos)
representantes de instituies nacionais importantes, por ex. o Presidente do Banco
Central
empresrios de renome nacional
3.6 Relaes Pblicas: Cooperao com Associados

Uma idia simples, mas em determinadas circunstncias altamente eficaz, consiste na
cooperao, na rea de relaes pblicas, com algumas de nossas empresas filiadas. Isso
pode ser realizado da seguinte maneira:
Ns instalamos um expositor na recepo de uma empresa associada, chamando ateno
para os nossos servios. Parceiros especialmente importantes nessa cooperao so
naturalmente empresas com um grande fluxo de visitantes. Em contrapartida, oferecemos
empresa uma iseno no pagamento de suas contribuies (por ex. dois meses sem nus),
ou utilizao gratuita de nossos servios (por ex. dois seminrios de um dia sem nus).
15
Para efeitos prticos, vale a pena colocar junto ao expositor alguns questionrios como o
apresentado a seguir, possivelmente acompanhado de material adicional de informao:
Voc Empresrio/a?
Ento Aproveite esta Oportunidade!
A sua empresa atualmente enfrenta dificuldades:
para obter um crdito bancrio?
com a qualificao de seus funcionrios?
com a comercializao de seus produtos?
com fornecedores?
com ???
Apenas marque os quadrinhos correspondentes e retorne este questionrio para <Nome da

Organizao>, ou ligue para ns.
Ns o/a ajudaremos a seguir adiante!
Teremos, tambm, o maior prazer em agendar uma visita pessoal para poder conversarmos
detalhadamente sobre os assuntos de seu interesse.
Nome de nossa Organizao
Rua, Bairro
Cidade
Fone/Fax
Seu nmero de telefone:

Seu nome:
16
Novamente para facilitar a implementao prtica das recomendaes, apresentamos a

seguir o exemplo de uma correspondncia que poder ser enviada para aquelas empresas,
nas quais pareceria conveniente montar um expositor:
Nome da nossa Organizao

Nome do Signatrio
Rua
Cidade
Fone/Fax

Nome do Diretor
Rua
Cidade
Local, Data
Prezado Sr./Sra.............,
Com satisfao constatamos que sua empresa faz parte de nossos associados ativos desde
<ms, ano>. Para estreitar ainda mais a nossa cooperao, gostaramos de fazer a seguinte
sugesto:
Ns instalaremos um expositor em local apropriado em sua recepo, chamando a

ateno para os nossos servios com um simples questionrio de distribuio ao
pblico.
Como sinal de nosso agradecimento, a sua empresa obter uma iseno de dois
meses do pagamento de sua contribuio, ou poder usar determinados servios
oferecidos pela nossa organizao gratuitamente - totalmente de acordo com a sua
preferncia!
Acreditamos em uma reao positiva nossa sugesto, j que apenas oferece vantagens
para ambos os lados.
Entraremos brevemente em contato para podermos discutir os detalhes.
Atenciosamente,
NOME DE NOSSA ORGANIZAO
<Assinatura>
17
Nome do Signatrio
18
3.7 Cooperao com outras Cmaras ou Associaes Empresariais

Em muitos pases e regies, novas cmaras e associaes empresariais esto
pipocando por toda parte. Geralmente so concorrentes, oferecendo servios
similares e, portanto, dificultando uma a vida da outra.
Recomendao:
Dever-se-ia procurar formas de cooperao com determinadas cmaras ou
associaes empresariais especialmente selecionadas. Isto no significa, inicialmente,
uma cooperao de longo prazo, contratualmente estabelecida no sentido de uma aliana
estratgica, no mbito da qual uma parte considervel das atividades seria conduzida de
forma conjunta. A organizao conjunta de um seminrio, para ns, j pode ser uma forma
bastante significativa de cooperao.
Identificao de Parceiros para a Cooperao
A primeira pergunta : com qual das muitas cmaras e associaes empresariais
deveramos procurar estabelecer uma cooperao? Em resposta a isso, foi desenvolvido o
seguinte grfico que ilustra de maneira simples o ambiente institucional de nossa
organizao. A seta vertical indica a importncia nacional da respectiva instituio,
enquanto a seta horizontal reflete o grau em que suas atividades coincidem com as de
nossa organizao.
O objetivo, portanto, no nos posicionarmos neste grfico, seno todas as outras
organizaes/instituies relevantes. E este exerccio, em vez de representar uma anlise
quantitativa exata, antes de tudo uma anlise qualitativa de nosso ambiente institucional.
Grfico: O Nosso Ambiente Institucional
Importncia a
nvel nacional
alta
OBSERVAR
ATENTAMENTE
COOPERAR
baixa
DESCONSIDERAR
ANALISAR
CASO A CASO
baixo
alto
grau de coincidncia com as

atividades de nossa organizao
Obs.: As duas setas no diagrama indicam que, com o passar do tempo, as

organizaes podem mudar de maneira a garantir sua colocao em outro
quadrante.
19
Assim, existem quatro quadrantes a partir de cada um dos quais possvel extrair uma
recomendao estratgica:
Quadrante
Descrio
Recomendao
Estratgica
inferior
direito
Nesta posio situam-se organizaes que no possuem analisar

grande importncia a nvel nacional, mas cujas caso a caso
atividades coincidem em alto grau com as nossas
inferior
esquerdo
Organizaes com reduzida importncia a nvel desconsiderar

nacional e atividades muito diferentes das nossas se
posicionam aqui
superior
esquerdo
Aqui colocamos aquelas organizaes que j so observar

bastante importantes no pas, mas cujas atividades atentamente
principais se desenvolvem em reas nas quais no temos
presena
superior
direito
Importncia elevada a nvel nacional e alto grau de cooperar

coincidncia com nossas atividades - este parece ser o
quadrante interessante!
Assim, os nossos potenciais parceiros para a cooperao so aquelas organizaes que

possuem uma importncia relativamente elevada a nvel nacional e que tambm
desenvolvem atividades em sua maioria coincidentes com as nossas. Como prximo passo,
dever ser contatada a direo dessas instituies. Ao fazer isso, importante apresentar,
j nesta fase, propostas de possveis formas de cooperao e salientar as vantagens
decorrentes para ambas as partes (ver abaixo: possveis campos de cooperao,
vantagens da cooperao).
Porqu a Cooperao Necessria
Deveria ter ficado claro que o ambiente institucional de nossa organizao guarda uma
relao bastante estreita com o tema atrair e prestar servios aos associados.
Infelizmente, isso esquecido com freqncia.
O ambiente institucional da cmara ou associao empresarial exerce uma
influncia significativa sobre o possvel tamanho da organizao e/ou o seu
potencial para atrair novos associados.
Em regra, mais de 80% das PMEs que optam por se organizarem
institucionalmente, tornam-se membros apenas de uma nica cmara ou
associao empresarial. Isso se deve escassez do tempo disponvel e a
consideraes de ordem financeira.
20
Quanto maior o nmero de organizaes situadas no quadrante superior direito do

grfico acima (elevada importncia nacional/elevado nmero de atividades
coincidentes), tanto mais reduzido ser o nosso nmero de associados e tanto mais
difcil ser para ns atrairmos novos membros. Em outras palavras: quanto mais
organizaes houver no quadrante superior direito, tanto mais importante ser
cooperar com elas!
Possveis reas de Cooperao
Aps identificao do grupo de instituies com as quais deseja-se uma cooperarao,
devero ser definidos as reas potenciais de cooperao. Repetindo: aqui no se trata
principalmente de constituir alianas estratgicas (no entanto, se isso acontecer com um
antigo concorrente, tanto melhor!), seno de cooperar em casos e projetos especficos. O
objetivo, portanto, conduzir uma poltica de pequenos passos.
1.
2.
3.
organizao conjunta de viagens para empresrios, por ex. para feiras comerciais ou
exposies
organizao conjunta de seminrios de treinamento profissional
convites mtuos para eventos (por ex. almoos de negcios, eventos especficos para
o setor).
Vantagens de Atividades Conjuntas

1.
A primeira vantagem importante da cooperao institucional que geralmente

possibilita atingir um nmero maior de participantes, j que na divulgao da
atividade ambas organizaes podem abordar diferentes grupos de associados.
2.
Este procedimento implica diretamente na possibilidade de reduo dos custos de

organizao por participante.
3.
Por sua vez, isso permitir realizar o evento/prestar o servio a uma taxa inferior por
participante, o que aumenta a disposio das empresas em participar.
4.
Finalmente, a presena de duas organizaes e de um nmero maior de participantes

levar a uma maior cobertura pela mdia.
21
A cooperao entre duas organizaes, portanto, cria um ciclo, que receber a

denominao de o ciclo positivo de cooperao entre diferentes organizaes.
publicidade para o servio ou evento

junto a diferentes grupos ou filiados
nmero maior de participantes
menores custos de organizao
menores taxas por participante
maior resposta da imprensa
Gerenciamento da Cooperao
Recomendao:
A gerncia deveria rever o diagrama sobre o ambiente institucional de nossa organizao a
cada seis meses, pois a paisagem institucional muda com o passar do tempo! Os resultados
dessa reviso - ou seja, no mnimo um novo diagrama - devero ser registrados por escrito
e arquivados junto aos diagramas anteriores.
A mdio e longo prazo, o nmero de cmaras e associaes empresariais tender a
aumentar, especialmente como resultado da crescente reduo de recursos. O nosso
planejamento dever estar atento a esse processo de concentrao institucional.
Por isso preciso iniciar a busca ativa de parceiros e reas de cooperao desde j,
para podermos sobreviver como organizao!
22
3.8 Agentes de Captao

Um instrumento tradicional para atrair novos associados a utilizao de agentes de
captao, que normalmente trabalham na base da comisso e se concentram
exclusivamente na captao de novos membros. Naturalmente, o sucesso desta estratgia
depende decisivamente do treinamento dessas pessoas e do seu talento como
vendedores, pois o seu papel vender um bem: o produto filiao uma cmaras ou
associao empresarial.
A avaliao deste instrumento dever-se-ia basear, mais uma vez, em uma slida anlise de
custo/benefcio, um exemplo da qual apresentada a seguir. Utilizando exatamente a
mesma frmula de clculo, este exemplo poder ser aplicado a todas as cmaras ou
associaes empresariais. Primeiro, necessrio calcular os custos de um membro externo
da equipe:
No.
Tipo de Custo
remunerao
fixa (bruta) 250 US$
comisso (20% das contribuies
anuais dos associados, pagvel no fim
do ano)
Unidades
Total
em US$
12
1
3.000
1.152
200
cursos de treinamento (de 3 dias cada)
escritrio
escrivaninha
materiais
fone/fax
1
12
12
50
240
600
custos de transporte
12
1.200
Total
6.442
Estes custos devero ser relacionados agora com a potencial receita a ser alcanada, em
termos realistas, com a ajuda de um agente de captao. Para isso, partimos das seguintes
premissas:
quatro visitas a empresas por dia
quatro dias dedicados captao/um dia ao agendamento de visitas, planejamento de

roteiros, etc.
partindo de 16 visitas por semana e uma taxa de sucesso de 12% (uma em oito
empresas poder ser recrutada como associada - um valor realista de acordo com a
experincia) = 2 aquisies por semana
45 semanas de aquisio (sete semanas para frias, treinamento, etc.) = 90 novos

membros
novos associados permanecem em nossa organizao por um ano e meio, em mdia
23
O valor da contribuio dos 90 associados recrutados varia conforme seu porte. No

exemplo abaixo, uma distribuio realista de novos membros por escala de tamanho seria a
seguinte:
Funcionrios
No.de novos Contribuio

Contribuianual
por es
membros
empresa
em acumuladas
US$
em US$
Comisso
Receita
em
US$ em US$
(20%)
1-4
50
48
2.400
480
3.600
5-9
24
72
1.728
346
2.592
10-20
12
96
1.152
230
1.728
120
480
96
720
1.152
8.640
>20
Total
90
Tomando como base um clculo conservador subtrai-se 15% da receita esperada, pois nem
todos os associados pagam suas contribuies em dia, e existe a proposta de oferecer uma
iseno do pagamento das contribuies em uma srie de casos. Assim, a receita total
projetada de US$ 7.344,00. Isso mostra que, embora as contribuies levantadas pela
cmara ou associao empresarial neste exemplo sejam relativamente reduzidas, a
utilizao de um agente de captao vale a pena!
A utilizao de agentes de captao quase sempre vale a pena - mesmo no caso
de clculos conservadores, como acima.
4.
4.1
Cadastramento dos Associados

Em, no mnimo, 90% de todas as cmaras ou associaes empresariais, o
cadastramento dos associados inadequado!
Mas um cadastro de associados consistente e detalhado decisivo para a qualidade de

nosso futuro trabalho. Em diferentes oportunidades ser necessrio recorrer a dados dos
filiados, de maneira que todos eles podem e devem ser colhidos hora da empresa se filiar.
O seguinte questionrio poder ser utilizado para o cadastramento dos associados.
Recomendao:
As perguntas deveriam ser distribudas em duas pginas (no mais do que isso) e copiadas
na frente e no verso de uma nica folha de papel. Alm de facilitar o preenchimento do
questionrio, isso tambm contribui para reduzir os custos do envio.
24
Questionrio para o Cadastramento dos Associados

Favor retornar para:
<Nome de nossa Organizao>
<Rua>
<Cidade>
<Fone/Fax>
I. Dados Cadastrais da Empresa
1. Razo Social:............................................................................................................
2. Endereo:.................................................................................................................
3. Fone/Fax:.................................................................................................................
4. Natureza Jurdica:.....................................................................................................
5. Data da constituio:.................................................................................................
6. Data de hoje:..............................................................................................................
II. Pessoas de Contato
Nome
Cargo
Fone
Idiomas
1. ..................................................................................................................................
2. ..................................................................................................................................
3. ..................................................................................................................................
III. Ramo de Atividades
Produo, principalmente de: 1. ..........................................................

2. ..........................................................
3. ..........................................................
Comrcio, principalmente de:
Servios, principalmente:
1. ..........................................................
2. ..........................................................
3. ..........................................................
1. ...........................................................
2. ...........................................................
3. ...........................................................
IV. Porte da Empresa

1-2
funcionrios
3-4
funcionrios
5-9
funcionrios
10-19 funcionrios
>20
funcionrios
V. Comrcio Exterior
25
Exportaes:
Volume de exportaes em <ano>: ..........<US$ ou moeda local >
Pas
Percentual
Produtos
1. ...............................................................................................................................
2. ...............................................................................................................................
3. ...............................................................................................................................
Importaes:
Volume de importaes em <ano>: ........... <US$ ou moeda local>
Pas
Percentual
Produtos
1. ...............................................................................................................................
2. ...............................................................................................................................
3. ...............................................................................................................................
VI. Expectativas com respeito a <Nome de nossa Organizao>
Favor avaliar a importncia das atividades de nossa organizao abaixo relacionadas,
marcando o quadrinho correto (quanto mais alto o nmero, maior a importncia da
atividade para sua empresa, por ex. 10 = muito importante).
A. Representao Poltica de Interesses
no
importante
10
10
muito
importante
B. Servios
no
importante
muito
importante
Servios Individuais:
Assessoria jurdica
Feiras/Exposies
Treinamento
Cooperao entre empresas
Contatos Internacionais
Assessoria tcnica
Assessoria administrativa
....................................
no importante
1
muito importante
10
10
10
10
10
10
10
1
10
VII. Comentrios
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
26
O cadastramento das empresas associadas com base neste formulrio no um

fardo administrativo, mas uma condio decisiva para a qualidade de nosso
futuro trabalho!
Recomendao:
Uma breve carta de acompanhamento dever ressaltar a importncia da informao para
ns:
Nome do Signatrio
Rua
Cidade
Fone/Fax
Nome do Diretor
Rua
Cidade
Local, Data
Prezado/a Sr./Sra. ...............,
Ontem sua empresa tomou uma deciso muito acertada, tornou-se membro de <Nome de
nossa organizao>!
Para ajud-lo/la a aproveitar ao mximo sua condio de associado/a, solicitamos que
dedique 15 minutos de seu tempo ao preenchimento do formulrio anexo, retornando-o
para ns por correio ou via fax, conforme sua convenincia.
Os dados sobre sua empresa (I-IV) servem como referncia para os eventos e
servios de seu interesse. Dessa forma sua empresa sempre receber os convites e
informaes relevantes!
De posse das informaes sobre suas expectativas referente a nossa organizao,
poderemos adequar o nosso trabalho ainda mais a seus anseios e necessidades.
Agradecemos a sua cooperao e teremos o maior prazer em colocar-nos sua disposio

para maiores esclarecimentos, informaes, etc. Antevendo uma cooperao mutuamente
proveitosa, subscrevemo-nos.
Atenciosamente,
NOME DE NOSSA ORGANIZAO
<Firma>
Nome do Signatrio
4.2
Classificao dos Associados
27
Os critrios geralmente aplicados para a classificao dos associados em um arquivo

informatizado so os seguintes:
classificao por tamanho da empresa (nmero de funcionrios)

classificao por faturamento
classificao por ramo de negcios
classificao por regio
claro e evidente que em decorrncia do questionrio acima j dispomos de toda esta

informao - no necessrio nenhum trabalho adicional! Tudo que precisa ser feito agora
para implementar o cadastro dos associados, comprar o equipamento adequado. Um
pequeno computador pessoal deveria ser totalmente suficiente para gerenciar a
administrao de vrias centenas de associados. Alm disso, existe uma ampla gama de
programas de software que podem ser utilizados para o cadastramento e o gerenciamento
dos associados.
Recomendao:
Muitas cmaras e associaes empresariais, at as muito pequenas, introduzem diferentes
tipos de filiao (filiao plena, filiao parcial, filiao honorria, etc.). altamente
recomendvel evitar esse procedimento, j que significa um aumento desnecessrio do
esforo administrativo! Devero existir apenas associados e no-associados!
4.3 Contribuies dos Associados

O assunto das contribuies dos associados , provavelmente, uma das questes mais
difceis para as cmaras e associaes empresariais que ainda se encontram em fase inicial
de funcionamento. Por um lado, muitos associados demonstraro insatisfao com o valor,
mesmo que seja pequeno; por outro lado, a receita gerada atravs das contribuies dos
associados deveria constituir uma fonte importante de financiamento para a instituio.
A identificao de um valor adequado das contribuies dos associados necessita,
primeiramente, assegurar-se de que o valor mensal no signifique um nus substancial
para as empresas associadas e a rotina de seus negcios. O valor fixado para as
contribuies dos associados pode, no entanto chegar a ser baixo demais!
28
Recomendao:
As contribuies dos associados deveriam ser escalonadas de acordo com o porte das
empresas membro; o nmero de funcionrios um bom critrio para isso.
Para o setor das PMEs, onde apenas poucas empresas associadas possuem mais de 20
funcionrios, poder ser utilizada a tabela que segue. Neste exerccio, indiferente o valor
real cobrado - a tabela serve apenas para indicar o grau de diferenciao das
contribuies!
Nmero
de Faturamento
Funcionrios
Contribuio
Mensal
- Exemplo 1 %
US$
Contribuio
Mensal
- Exemplo 2 %
US$
1-2
80
8,00
60
12,00
3-4
90
9,00
80
16,00
5-9
100
10,00
100
20,00
10-20
110
11,00
120
24,00
>20
120
12,00
140
28,00
Agora vamos abordar a magnitude das contribuies dos associados. No caso ideal,
cmaras e associaes empresariais iniciantes deveriam desenvolver a seguinte
estrutura de financiamento a longo prazo (aprox. 10 anos)
Fonte de Renda
Valor em %
40
remunerao
prestados
60
por
servios
Essa proporo no resultado de uma equao matemtica, nem exatamente

quantificvel, mas uma situao realista com base na experincia. Claro que o aspecto
importante aqui no so os nmeros exatos 40/60, mas a proporo. A experincia mostra,
por exemplo, que uma razo de 80/20 entre contribuies dos associados e remunerao
por servios prestados no saudvel.
29
Sobre esta base e dependendo do nmero de associados, poder-se- determinar o valor das
contribuies a serem cobradas. Em geral, no entanto, as coisas so bastante diferentes na
realidade. A seguinte estrutura de financiamento no incomum:
Fonte de Renda
Valor em %
10 - 20
remunerao
prestados
10 - 20
por
apoio internacional
servios
70
Face a uma estrutura de financiamento como esta, o tema atrair novos

associados e gerenciamento dos associados ganha ainda mais importncia.
Aps o trmino ou a reduo dos programas de cooperao internacional, a
cmara ou associao empresarial apenas poder sobreviver se dedicar a
atrair novos associados quando ainda houver tempo!
Um enfoque alternativo para o desenvolvimento de uma estrutura para a
contribuio dos associados deveria simplesmente basear-se na experincia.
Existe uma regra bsica que mostrou-se aplicvel em muitos pases: o valor da
contribuio anual de uma associao de porte mdio deveria corresponder a
um quarto ou a um tero de um salrio mdio mensal no respectivo pas.
30
Taxa de Cadastramento
Recomendao:
A taxa nica de cadastramento deveria cobrir apenas os custos administrativos diretamente
decorrentes do cadastramento do novo associado. Portanto, dever-se-ia utilizar uma taxa
de cadastramento padro para todos os novos membros. Utilizando o mesmo modelo de
clculo, o exemplo seguinte poder ser aplicado para todas as organizaes:
No.
Tipo de Custo
Especificao
Unidades
Preo/
Unidade
tempo da equipe
Diretor
administrao/
secretaria
fone/fax
1 hora
4.00 US$
4.00 US$
1 hora
2.00 US$
2.00 US$
2 horas
3.00 US$
6.00 US$
folder informativo
correios
outros
1
-----
3,00 US$
-----
3,00 US$
-----
comunicao
materiais
custos
operacionais
despesas gerais
Total
Total
15,00 US$
10% dos custos
operacionais
1,50 US$
16,50 US$
O valor de 10% dos custos operacionais dever ser includo, em virtude de que alguns
fatores de custo no podem ser alocados diretamente determinadas atividades, no entanto
existem, como por ex. a energia (ver tambm 3.4).
4.4
Uma Tarefa Difcil: Contribuies Devidas

A maioria das cmaras ou associaes empresariais enfrentam um volume
considervel de contribuies em atraso. Em muitos caos, os associados
deixaram de pagar suas contribuies por dois anos ou mais.
Em geral, uma parte considervel do esforo administrativo dirigido para a
recuperao de contribuies devidas. A taxa de sucesso dessas tentativas
geralmente reduzida.
Recomendao:
O alcance dos esforos para a recuperao de contribuies devidas (ou, em outras
palavras, a administrao da cobrana) deveria seguir parmetros especificamente
relacionados com o critrio custo/benefcio.
31
O benefcio facilmente quantificvel: em sua maioria, estas so as contribuies no

pagas pelos associados. Os custos de administrao da cobrana deveriam ser calculados
com base no seguinte modelo (que sempre significa incluir o custo cheio). O modelo se
baseia em uma instituio na Costa Rica que cobra contribuies mensais dos associados
no valor de US$ 2,00 e se encontra na seguinte situao:
Dbito em Meses
Nmero de Associados
Valor em %
62
11.5
1-2
96
17.8
3-12
64
11.9
>12
316
58.8
Total
538
100
32
A questo decisiva aqui : Quais so os custos administrativos gerados para nossa

organizao pelo associado que no paga suas contribuies h um ano?
Custos de Administrao da Cobrana por Associado e por Ms
No.
Tipo de Custo
custos de mo-de-obra para

ligaes telefnicas
visitas empresa
cartas
custos de telefone
materiais
papel
envelopes
selos
depreciao do PC e da impressora(2)
subtotal
despesas gerais
Custo Total
(1)
(2)
Unidades
Preo/Unidade
em US$
Total
em US$
0,7 hs
3,0 hs
0,5 hs
2,19(1)
9,20
40 min
0,08
3,20
0,05
0,05
0,25
0,23
0,5 hs
12,98
10%
1,30
14,28
Salrio = 350/160 hs/ms = 2,19 US$/h

Clculo de depreciao do PC e da impressora:
perodo de depreciao: 4 anos
custo: 3.000 US$
uso: 200 dias/ano x 4 anos = 800 dias x 8 hs = 6.400 hs
custo/h = 3.000 US$/6.400 hs = 0,47 US$/h
Resultado:
Para atingir algum grau de sucesso na recuperao de contribuies devidas, a
administrao da cobrana dever ser realizada de maneira bastante intensiva. No exemplo
acima, os custos gerados para a organizao so de aprox. US$ 14,00 por tentativa de
recuperao. No entanto, o valor das contribuies dos associados de apenas US$ 2,00!
Em outras palavras: um associado recuperado dever pagar suas contribuies
regularmente por 7 meses, apenas para recuperar os custos do que, de fato, foi uma
atividade bem intencionada. Contribuies de US$ 2,00/ms, portanto, so obviamente
reduzidas demais!
33
Recomendao:
As atividades da cmara ou associao empresarial no campo da recuperao de
contribuies devidas deveria ser dirigida especificamente para alguns associados.
Mas, para quais? O seguinte diagrama oferece uma resposta a essa pergunta:
grau de atividade
como associado
(probabilidade de
refiliao)
alto
III
baixo
---
II
baixo
alto
valor das contribuies devidas
Os nmero romanos na matriz refletem a seqncia recomendada para a abordagem dos

diferentes segmentos. Nosso trabalho deveria comear, por um lado, por aqueles
associados com um valor alto de contribuio devidas, pois neste caso o esforo de
cobrana parece ser mais promissor. Por outro lado, necessrio que esses associados
tenham sido relativamente ativos e tenham utilizado os servios de nossa organizao.
Neste caso, podemos partir de um certo grau de identificao com a nossa instituio, um
fato que ser decisivo para o sucesso de nossa administrao da cobrana.
4.5 Forma de Pagamento

A maioria das empresas associadas pagam suas contribuies por ms.
Devemos incentivar os associados a pagarem por perodos mais extensos. A melhor
maneira de atingir esse objetivo, atravs de incentivos financeiros. Por exemplo:
Pagamento semestral 15 a 20% de desconto sobre a contribuio
Pagamento anual
30 a 40% de desconto sobre a contribuio
34
De qualquer maneira, os descontos sobre a contribuio devem ser maiores que a

respectiva taxa de inflao, pois do contrrio os associados estariam perdendo dinheiro em
termos reais ao pagar por perodos mais longos. Isso seria equivalente perda de qualquer
incentivo. Alm disso, o incentivo para pagamento anual deveria ser duas vezes maior que
aquele por pagamento semestral.
Vantagens deste mtodo de pagamento

1.
maior segurana no planejamento
2.
maior estabilidade financeira
3.
reduo efetiva do esforo administrativo
Em muitos pases, uma parte considervel dos associados (freqentemente em
torno de 30-50%) no pagam suas contribuies ou, no mnimo, no pagam
em dia.
O esforo administrativo considervel (cartas de lembrana, ligaes telefnicas, etc.),
de maneira que o item N 3 acima adquire especial importncia. Se a forma de pagamento
da empresa associada for anual e no mensal, ser necessrio recuperar as contribuies
vencidas uma vez s, em vez de 12 vezes. Especialmente no caso de cmaras ou
associaes empresariais pequenas, isto libera tempo e mo-de-obra para atividades
construtivas em benefcio dos associados. Isso particularmente vlido em funo das
dificuldades acima mencionadas com a administrao da cobrana.
4.6 Reajuste das Contribuies em virtude da Inflao

Partindo de uma inflao anual de 12%, em um espao de trs anos a receita
gerada atravs das contribuies dos associados cairia pela metade, em termos
reais, se o valor das contribuies permanecer inalterado!
O valor das contribuies deve ser dinmico. possvel atingir um aumento razovel
estabelecendo o valor conforme a taxa de inflao anual. S assim poder-se- evitar a
desvalorizao da receita oriunda de contribuies.
Por razes tticas, o valor das contribuies deveria ser aumentado anualmente. Caso
contrrio, dependendo da taxa de inflao, poder ser necessrio aumentar os valores em
30-50% aps um perodo de aproximadamente trs anos. Isso poderia causar receio em
muitos associados e induzi-los a desistir de sua condio de associados.
35
4.7 Bnus de Fidelidade

Na maioria das cmaras e associaes empresariais, no mnimo trs quartos dos
associados so relativamente passivos. Esses membros deveriam ser
incentivados a se aproximarem mais de sua organizao.
Recomendao:
A oferta de um bnus de fidelidade um elemento importante de qualquer estratgia de
relacionamento com o cliente. Pode ser facilmente transferido para cmaras e associaes
empresariais. Se uma empresa permaneceu filiada durante um determinado espao de
tempo, por exemplo, dois anos, ela deveria ter direito a um bnus de fidelidade.
Este bnus poder ser concedido em forma de uma reduo das contribuies (por ex. uma
iseno equivalente a trs meses do valor da contribuio), ou como oferta envolvendo a
utilizao gratuita dos servios durante um certo perodo de tempo (por ex. gratuidade de
todos os servios durante um ms, ou de um determinado servio - por ex. seminrios sem nus durante trs meses).
Afora o aspecto financeiro das relaes com o cliente, o aspecto psicolgico merece
especial ateno neste contexto. Recompensar a fidelidade incentiva os associados a se
aproximarem mais da organizao (Eu sou membro da minha cmara/associao
empresarial h dois anos) alm de elevar o grau de identificao. Como conseqncia, a
procura pela utilizao dos servios aumentar, contribuindo assim para elevar a renda da
organizao. Essa evoluo poder ser apoiada por um intenso trabalho de relaes com a
imprensa. Neste contexto, h uma srie de atividades que podero ser empreendidas:
reportagens sobre os nossos associados mais fieis na imprensa local

reportagens semelhantes na rdio e na televiso, complementadas por entrevistas
com esses associados
artigos no jornal/boletim da prpria organizao, complementados por perfis das
empresas dos associados
O modelo de correspondncia apresentado a seguir uma proposta para facilitar a

implementao destas idias na rotina do dia a dia. Ele incorpora os trs aspectos (forma
de pagamento, reajuste das contribuies de acordo com a inflao, bnus de fidelidade).
Assim, a m notcia do reajuste das contribuies poder ser compensada pelas outras
duas. Possveis problemas de aceitao podero, ao menos, ser minorados.
A correspondncia dever ser acompanhada da fatura com as contribuies.
36

Nome do Signatrio
Rua, Cidade
Fone/Fax
Nome do Diretor
Rua
Cidade
Local, Data
Caro/a Associado/a,
Temos o prazer de informar-lhe que futuramente estaremos concedendo um bnus
especial de fidelidade quelas empresas que fazem parte do nosso quadro de associadas
h dois anos. Colocamos a seu critrio decidir se prefere uma iseno do pagamento das
contribuies por um perodo de trs meses, ou ento a utilizao de determinados
servios de forma gratuita. Estamos programando, tambm, a publicao de reportagens
na imprensa que gostaramos de discutir em maior detalhe.
Alm disso, estamos atualmente empenhados no processo de aumentar a eficincia de
nossa administrao. Isto envolve dois pontos principais:
Se sua empresa escolher a forma de pagamento anual da contribuio dos

associados, obter um desconto de .......%. Se o pagamento for semestral, o
desconto oferecido ser de ......%.
Como de seu conhecimento, de tempo em tempo somos forados a um reajuste das

contribuies dos associados, em virtude da inflao. Para evitar um aumento
dramtico aps o transcurso de dois ou trs anos, reajustaremos as taxas anualmente e isso significa um aumento em nveis bem mais reduzidos! Solicitamos observar que
com isso estaremos meramente compensando as perdas da moeda com relao
inflao.
Temos certeza de que todos as iniciativas acima contaro com sua aprovao e que iro
contribuir para melhorar ainda mais a nossa cooperao. Naturalmente, teremos o maior
prazer em prestar quaisquer esclarecimentos que se fizerem necessrios. Aguardamos seu
contato
ref. bnus de fidelidade

ref. reajuste da contribuio
ref. forma de pagamento
<nome da pessoa de contato> <fone/ramal direto>

Atenciosamente,
NOME DA ORGANIZAO
<Signatrio>
37
4.8 Observaes Finais sobre a Gama de Servios

A discusso detalhada e abrangente sobre a gama desejvel de servios de uma cmara ou
associao empresarial foge ao escopo destas orientaes. Cabem aqui, no entanto,
algumas observaes bsicas sobre a gama de servios oferecidos, pois guardam relao
direta com o nosso tema associados.
Quanto maior for o volume de receita prpria gerada pela cmara ou associao
empresarial, tanto mais fcil ser a implementao das diversas atividades para atrair
novos associados. Se os servios oferecidos produzirem lucro, nem todas as
atividades dirigidas para a captao de associados devero ser financiadas
necessariamente seguindo o princpio de 100% de recuperao dos custos (no
exemplo acima de um almoo de negcios, a taxa de adeso por participante poderia
ser calculada, por exemplo, com base em uma recuperao de 70% apenas dos custos
incorridos). Isso proporcionar efeitos adicionais positivos quanto receptividade e
ao nmero de participantes.
Recomendao:
Ao planejar a oferta de servios, a nfase deveria ser colocada inicialmente naqueles
servios que conduzam diretamente gerao de receita para a cmara ou associao
empresarial.
Como resultado, servios como assessoria para a constituio de uma empresa,
freqentemente citada (tambm pelas prprias organizaes) como o setor mais importante
de atividades e que deveria ser implementado imediatamente, apenas poder ser oferecido
a mdio ou longo prazo. Com referncia ao planejamento bsico do escopo de atividades,
foi idealizado o seguinte diagrama. Naturalmente, ele no representa nenhuma anlise
quantitativa exata, servindo mais bem para esclarecer a seqncia na implementao dos
diversos servios/tarefas e a previso do tempo a ser alocado para esse fim.
38
Alocao do tempo
da nossa organizao (total)
100%
servios que geram receita
80%
60%
outros servios
40%
20%
representao poltica de
i t
0%
today
years
Recomendao:
Para todos os servios/atividades oferecidas por uma cmara ou associao empresarial
deveria existir uma clara diferenciao no que diz respeito s taxas para associados e noassociados. Como regra geral, pode-se afirmar que no-associados deveriam pagar 50 a
100% a mais, como maneira de proporcion-lhes uma motivao explcita para se filiarem
nossa organizao.
Em ltima anlise, esta ttica simples representa um dos instrumentos mais eficientes para
atrair novos associados.
R\1AUSLAND\VERMER97\P42MEMBE.DOC
39

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breve pronunciamento de um empresrio, explicando os

distribuio de um formulrio de avaliao (ver abaixo)

Para facilitar a implementao prtica, o exemplo seguinte esclarece todos os

elaborao da lista de convidados

encaminhar os convites para a grfica

os convites impressos esto prontos

dia do encontro de portas abertas

avaliao: visitas s empresas

O formulrio de avaliao mencionado acima extremamente importante, se

AGRADECEMOS PELA SUA VISITA!

Agora podemos comear a avaliar o sucesso do encontro de pontas abertas: todos os

3.4 Eventos Especficos para o Setor

com uma participao considervel no produto interno bruto do pas

mas que, ao mesmo tempo, esteja inadequadamente representado entre os filiados da

seminrios de meio dia de durao

definio de um tema (chamariz), para o evento, que seja de grande atualidade e

identificao de um palestrante ("atrao") considerado como especialmente

Coleta de informaes sobre a estrutura econmica do pas por setores. Fontes de

necessrio analisar a estrutura setorial de nosso corpo de associados. Da resulta a

Coleta de mais informaes sobre o setor escolhido. Muitas instituies publicam

nmero de empresas formalmente registradas

Segue-se o passo decisivo: estabelecer contato com as empresas. Atravs de

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Deve-se observar os seguintes princpios ao calcular os custos:

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3.5 Eventos Sociais

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