Entidade Formadora: Gabinae

Entidade Promotora: Acisma

Curso:Técnico de Apoio à Gestão

Formador: Dr. João Dinis

Formanda: Luciene Carvalho

Reflexão - UFC1, UFCD2

UFCD1 - Estrutura e Comunicação organizacional

Objectivos:

a) Distinguir conceitos de empresas e organização;

b) Identificar e classificar a organização;
c) Analisar e interpretar a estrutura organizacional.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A organização é um instrumento básico para o desenvolvimento e

implementação de qualquer projecto, visando alcançar os objectivos e
resultados pré-estabelecidos.

A organização da empresa é uma ordenação, um agrupamento de actividades

e recursos, que visam resultados positivos para a própria empresa.

Planear, dirigir e controlar, não só uma empresa, mas qualquer outro tipo de
estabelecimento, e/ou instituição, não é uma tarefa fácil quando não existe
uma certa estrutura organizacional.

A estrutura organizacional é de grande importância para empresas de

pequeno, médio, e principalmente, grande porte, pois fazer uma distribuição de
cargos para uma quantidade excessiva de funcionários é necessário ter
critérios de avaliação para comandar um certo departamento e uma certa
função.

A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objectivos e

estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta
básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento
básico para concretização do processo organizacional.
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Para se organizar uma empresa, um estabelecimento, ou qualquer outro
processo que inclua relações interpessoais, são necessárias algumas funções
básicas, ou seja, um bom administrador precisa saber planear sua empresa,
precisa ter pulso e coerência para dirigir uma empresa e além disso, precisa
saber acompanhar, controlar a empresa, o sistema abaixo identifica muito bem
essas funções básicas para o administrador como o planeamento, controle,
organização e direcção.

Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela

propicia para a empresa alguns aspectos:

ões;

A estrutura organizacional dentro de um contexto geral, se subdivide em duas:

Estrutura Informal e Formal.

Estrutura Informal

Esse tipo de estrutura se consiste numa rede de relações sociais e pessoais

que não é estabelecida formalmente, ou seja, a estrutura surge da interacção
entre as pessoas, desenvolvendo-se espontaneamente quando as pessoas se
reúnem entre si.

A informalidade, é geralmente, mais instável , pois está sujeita aos sentimentos

pessoais, pois se trata de uma natureza mais subjectiva, ela não possui uma
direcção certa e obrigatória.

Hoje, em qualquer tipo de empresa, existe as estruturas informais. É errado

pensar na hipótese de que grupos informais apenas se formam dentro de um
grupo religioso, ou até mesmo dentro de uma sala de aula, muitas estruturas
informais existem dentro de grandes empresas, e apresentam diferentes níveis
de atuação.

Os lideres dos grupos informais surgem por várias causas, como por exemplo:

petência;
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Vale lembrar que a estrutura informal é um bom lugar para lideres formais se
desenvolverem, porem nem sempre um grande líder informal será um grande
líder formal, pois eles podem falhar com o medo da responsabilidade formal.

Algumas vezes, a estrutura informal se torna uma força negativa dentro da

empresa, porém se a administração conseguir conciliar e/ou integrar os grupos
formais com os informais, haverá uma harmonização nas tarefas, o que ai sim,
se torna uma condição favorável de rendimento e produção.

Sendo assim a estrutura informal possui algumas vantagens como por

exemplo:

e empregado;

Contudo, possui suas desvantagens:

ldade de controlo;

Estrutura Formal

Essa é a estrutura que a grande maioria das empresas adoptam, é a estrutura

deliberadamente planeada, e formalmente representada, em alguns aspectos,
em organogramas.

Nessa fase, a definição de suas atribuições se torna mais criteriosa, ou seja,

aqui a estrutura formal pode alcançar proporções imensas.

No desenvolvimento da estrutura formal deve-se considerar os seus

componentes, seus condicionantes e seus vários níveis de influência. Pois
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será, a partir de uma estrutura bem implementada que uma empresa irá
alcançar seus objectivos estabelecidos.

Os principais factores para a criação de uma estrutura formal empresarial são:

ctivos estabelecidos pela empresa;

ctivos;

Levar em consideração habilidades e limitações tecnológicas;

E os componentes chaves para o bom funcionamento dessa formalidade são:

– que é constituído pela departamentalização,

especialização.

ema de Autoridade – nada mais é que a distribuição de poder;

– é a interação entre todas as unidades da

empresa

– que é acto de poder entender, e poder definir e decidir

uma acção solicitada.

Uma estrutura organizacional se resume, simplesmente, em um organograma,

que é um desenho gráfico onde mostra cada integrante de uma empresa se
delegando a uma área especifíca. Podemos identificar num organograma
simples de uma pequena empresa por exemplo, composta por: Presidência;
Directoria Administrativa; Diretoria Financeira e seus respectivos subordinados.

A estrutura é a representação de um pequeno organograma, mostrando a

formalidade existente dentro de uma certa empresa.

Portanto, a estrutura organizacional dentro de uma empresa, é de grande

relevância para o alcance de objectivos pré-estabelecidos, a organização não
visa somente arrumar o que esta fora do lugar, mas sim delinear tarefas,
funções e objectivos de conquista para o administrador e empregado.
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UFCD2- Planeamento e áreas funcionais da organização

Objectivos:
A) Distinguir o conceito de planeamento dos respectivos objectivos e
finalidades. Identificar os tipos e as fases do planeamento.
B) Identificar a caracterizar as funções.

Áreas funcionais, são agrupamentos de processos que juntos sustém o ciclo de

vida de um recurso e possibilitam que os objetivos e missão da empresa sejam
atingidos. As áreas funcionais são espaços de administração de recursos
dentro de seu ciclo de vida.

Entendi que as áreas funcionais da empresa são, Produção; Vendas/Marketing;

Recursos Humanos; Contabilidade/Finanças e no centro de tudo estão os
Produtos/Serviços.

O planeamento tem várias envolventes, como:

- Missão: Traduz na finalidade última da empresa; define os fins estratégicos

gerais. Exprime as intenções fundamentais da gestão geral da empresa
proporcionando orientações para o seu desenvolvimento futuro.

Deve ser simples, breve, flexível e distinta. Tem de responder as questões,

qual o nosso negócio e quem é nosso cliente.

Contém informações sobre o tipo de produto ou serviço que a empresa se

dedica, os mercados a que se dirige, a imagem pública que pretende transmitir.

-Visão: O enunciado da visão é a descrição do futuro desejado para a empresa.

Esse enunciado reflete o alvo a ser procurado pelos esforços individuais; pelos
esforços das equipes e pela utilização dos recursos.

A aspiração de tornar-se "algo", e a inspiração porque esse "algo" deve

merecer e valer a pena ser concretizado, deve-se sentir orgulho em participar
da construção dessa visão. Ou seja, deve ter luz suficiente (inspiração) para
apontar o caminho que leva à concretização da aspiração.

A Visãoprecisa ser prática, realista e visível (nós não alcançamos aquilo que
nós não vemos), pois não passará de uma mera alucinação, se ela sugerir ou
propuser resultados inatingíveis.
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Também não tem nada a ver com projectos ou sistemas, que devem ou se
sonha verem implantados, a visão não deve apontar quaisquer "comos", ou
declarações de intenções ou ainda de boa vontade.

A visão deve ter o perfil que a empresa deve se tornar quando toda a boa
vontade, intenções, esforços, recursos e projectos, que se tem na cabeça e no
coração, passarem pelas mãos de todos os colaboradores para se tornarem
realidade, por construção conjunta.

O enunciado da visão, além dos aspectos de aspiração e inspiração, de ser

prática, realista e visível, enfim deve facilitar a resposta às seguintes perguntas:

- No que a empresa quer se tornar?

- Qual a direção é apontada?

- Onde nós estaremos?

- O que a empresa será?

- Em que direção eu devo apontar meus esforços?

- Eu estou ajudando a construir o que?

- Os recursos investidos estão levando a empresa para onde?

- Objectivos: São resultados desejados, estes tem certas características como

por exemplo devem ser hierarquizados,consistentes, desafiadores mas
atingíveis, mensuráveis e verificáveis; com mecanismos de controlo definidos,
calendarizados, negociados.

- Política: Planos que se traduzem em guias pre- estabelecidos, para orientar

os gestores na tomada de decisões.

Conclusão:

Aprendi que as empresas são organizações que procuram combinar

recursos/factores de forma eficiente para produzir e vender bens e serviços de
forma eficaz.

O nosso formador enfatizou a diferença entre eficácia e eficiência, são duas

palavras muito parecidas que fazem confusão no significado de cada uma.

– Eficácia: satisfação dos interesses e necessidades dos consumidores e

outras entidades exteriores à empresa.
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– Eficiência: combinação dos recursos produtivos de forma a maximizar a sua
produtividade, minimizando os custos.

Aprendi a reconhecer diferenças entre empresas e organizações.

Cada tipo de estrutura – funcional, divisional, híbrida, matricial ou orientada a

processos, representa uma ferramenta que pode auxiliar os gerentes a tornar
uma organização mais eficaz.

Realizamos um trabalho de grupo sobre o achamento de uma estrutura e um

trabalho individual sobre o planeamento e calendarização das acções.

O formador nos mostrou várias ferramentas que são utilizadas na gestão das
organizações.

Senti uma certa dificuldade nesta UFCD, na minha opinião acho que só
conseguimos entender plenamente esta matéria com muita leitura e pesquisas
sobre o assunto, assim como foi sugerido pelo nosso formador.