Você está na página 1de 65

SSTTAARR SSOOFFTT AAPPPPLLIICCAATTIIOONN

Compras

Star Soft – Industria de Software e Soluções

Índice

Pré-requisitos

3

Objetivo

3

Cadastros

5

Gerais

5

Específicos

5

Solicitantes/Alçadas

6

Compradores/Alçadas

8

Liberadores

9

Hierarquia de Alçadas

10

Séries de Notas Fiscais

14

Operações

15

Solicitação de Compra

16

Aplicação CRDI e CRDII

17

Solicitação de Compra Agrupada

19

Liberação

21

Cotação

22

Utilização das Solicitações para Cotação

22

Cotação de Compras

24

Avaliação da Cotação de Compras

26

Pedido de Compra

28

Liberação de Pedidos de Compras

33

Previsão de Compras

34

Entrada de Materiais

35

Devolução de Nota de Entrada

38

Resultados

42

Cálculos

42

Eliminação de Itens Inválidos dos Pedidos de Compras

42

Eliminação de Resíduos do Pedido de Compra

42

Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras

43

Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras Agrupada

44

Cálculo da

Demanda

45

Integrações Off Line

48

Nota Fiscal de Entrada

48

Pedido de Compras

49

Solicitação de Compra

49

Integração Contábil

49

Integrações On Line

50

Configuração de Entrada e Saída

51

Operação de Entrada de Materiais

54

Movimento de Entrada no Estoque

57

Movimento no Financeiro

59

Movimento em Livros Fiscais

60

Objetivo

Pré-requisitos

Como o próprio nome diz, é uma área do sistema empresa que executa as compras

necessárias para as demais áreas, ou seja, conforme o crescimento da

organização, suas áreas necessitam de mais serviços, materiais e produtos para

seu bom funcionamento. Esta é a função da Área Compras.

É responsável pela execução de todo o processo de Compras de uma empresa,

desde quando surge a necessidade de comprar, até a consumação do fato

(Emissão e Integração da Nota Fiscal de Entrada). Sendo assim, o mesmo presta

seus serviços para toda a organização, desde a Fábrica até a Presidência. Vejamos

um fluxo básico de processos para podermos entender melhor.

um fluxo básico de processos para podermos entender melhor. Podemos observar que a área de Compras

Podemos observar que a área de Compras sofre influência de todo o restante da Empresa, e que também influencia em outras áreas, como, por exemplo, na área

Financeira.

Fluxograma de Compras dentro do Sistema

Solicitação Cotações Pedido de de Compras Compras Liberação Controle de Alçadas por Comprador Controle de
Solicitação
Cotações
Pedido de
de Compras
Compras
Liberação
Controle de
Alçadas por
Comprador
Controle de
Análise de
.
Preço
Alçadas por
Cotação
.
Valor Presente
Solicitante
Liberação
Solicitação
Cotação
Pedido de
Compra
de Compra
de Preço
Fornecedor
MRP
Nota Fiscal
de Entrada
Integração On-
Line / Off-Line
Estoque
Livros
Contratos e
Financeiro
Contabilidade
Fiscais
Serviços

Cadastros

Gerais

Para o bom funcionamento da área recomenda-se que alguns cadastros sejam

feitos previamente, evitando-se assim que os cadastros e configurações específicos fiquem com dados incompletos ou que se tenha que perder tempo voltando ao

cadastrando não realizado anteriormente.

ß

Os

módulos listados abaixo são utilizados em quase todas as áeras do sistema

e

suas explicações emcontram-se no Manual de Treinamento do

Configurador.

o

Sistema Monetário

o

Numeração Aumomática, (se utilizada)

o

Configuração de Picts (mascara de edição de campos)

o

Parâmetros Gerais

o

Países

o

Condição de Pagamento

o

Bancos

o

Clientes

o

Fornecedores

o

Transportador

o

Zonas

o

Tipos de clientes / fornecedores / vendedores

o

Numeração Automática

Específic os

ß

Principalmente para a área de Compras:

 

o

Solicitantes e Alçadas

o

Compradores e Alçadas

o

Liberadores e Alçadas

o

Hierarquia para Controle de Alçadas

o

Séries de Notas Fiscais

o

Totalizações de Documentos – Manual de Entradas e Saídas

o

Tipos de Entradas de Saídas - Manual de Entradas e Saídas

o

Itens do Estoque – Manual de Treinamento do Estoque

ß

As

explicações das opções do menu “Tabelas” encontram -se nos Manual de

Treinamento de Estoque ou do Configurador.

Solicitantes/Alçadas

O cadastro de Solicitantes tem o foco bem voltado para o funcionamento

operacional da Empresa. Serão cadastrados neste módulo os colaboradores que

tiverem como função efetuar Solicitação de Compras. Considerando as Regras de

Negócios de cada Empresa, o Star Soft Applications Client Server Edition está

preparado para dois modelos funcionais, sendo:

Centralização de Compras

ß Somente o Departamento de Compras está apto a efetuar Solicitações. Sendo

assim, o mesmo é responsável por cuidar de TODAS as necessidades da Empresa, sejam essas de consumo ou até mesmo para produção. Nesse caso,

fora do sistema, a Empresa deverá manter processos eficazes para a

comunicação de Compras com todas as demais áreas da Empresa, sejam

esses por e-mail, formulários, ou na pior das hipóteses, informalmente.

Delegação de Compras

ß Livrando Compras de todo esse trabalho pode-se ainda adotar um modelo em

que os solicitantes são todos os colaboradores, ou apenas alguns espalhados

por toda a Empresa (um para cada setor, por exemplo). Sendo assim, não se

faz necessário processos paralelos, nem formulários, nem e-mail. Pode ser feito

tudo dentro do Star Soft Applications.

ß Definido o critério, teremos então uma lista de pessoas aptas a Solicitar

Compras, e também suas alçadas.

ß Alçada é um limite em valores, que também deve ser definido junto à Empresa,

para cada Solicitante. A alçada limita as Solicitações de um Solicitante em dois

momentos. Um é no Valor de cada Solicitação e o outro, é no Valor estipulado

por um determinado período. Vejamos:

João Soares

Alçadas

Limite por Solicitação

R$

500,00

Limite no período de Janeiro à Julho

R$ 15.000,00

ß Com essas informações em mãos, criaremos então os Solicitantes. A janela na qual trabalharemos é a seguinte:

ß Informaremos então, o nome do Solicitante , seu status (Ativo ou não) e mais

ß Informaremos então, o nome do Solicitante, seu status (Ativo ou não) e mais

abaixo, quais usuários estão habilitados a trabalhar com esse Solicitante.

Agora então, definiremos as alçadas:

ß Na janela de alçadas, definimos o período de validade dessa informação, o

sistema monetário ao qual estamos nos referindo ao informar os valores, e os

valores. Conforme exemplificado anteriormente, definimos o valor para o

período, que se faz com o saldo acumulado de solicitações realizadas no

período definido, e o valor que o solicitante pode utilizar para cada

documento/solicitação.

ß Caso a alçada do documento seja ultrapassada, a solicitação será sujeitada a

aprovação de alguém que esteja acima do solicitante na Hierarquia de

Alçadas, que veremos mais adiante.

ß Já a alçada do período não pode ser ultrapassada. Se isso acontecer, o sistema não permitirá que a Solicitação seja gravada.

ß Um detalhe importante a ser observado é que, para a formação e controle de

valores em uma Solicitação, o sistema baseia-se no valor de custo do item.

Essa informação está no cadastro do Item do Estoque. Isso acontece pelo fato

de no momento da Solicitação, não ter como verificar qual será o valor/preço

utilizado, por ainda não saber qual Fornecedor será utilizado, e até mesmo, por

ainda não ter feito a Cotação. Sendo assim, o valor mais seguro que temos é o

Valor de Custo.

ß Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os

seguintes parâmetros:

00014

Data de fechamento de Compras

00066

Controle de Alçada em Compras

00098

Inicialização do valor unitário nos documentos de compras

Compradores/Alçadas

Os Compradoresconceitualmente são efetivamente os colaboradores que efetuam

o processo de compras. Resumindo, é o profissional responsável pelo recebimento das Necessidades de Compra de toda a Empresa, de seu processamento e da sua

efetivação da Compra.

várias regras estabelecidas para o Processo de Compra.

Essas regras geralmente dependem muito do Valor do negócio que está sendo

fechado. Além do valor, no momento da compra é importante observar fatores como Desconto, Prazo de Pagamento, Data de Entrega, Qualidade do produto e Qualidade da pós-venda. Esse último quesito não era tão importante há algum

tempo atrás, porém hoje é algo muito considerado, principalmente na compra de

produtos que a Garantia

é consideravelmente importante.

Enfim, o Comprador irá mediar a compra entre sua Empresa e os Fornecedores. Seu cadastro no sistema é exatamente igual ao cadastro de Solicitantes. Nomearemos um Comprador, informaremos sua situação e o(s) usuário(s)

habilitados a utilizá-los, e definiremos sua alçada.

equipamentos que exigem manutenção, por exemplo, de

Uma Empresa pode ter

ß O que muda realmente é o conceito de cada função. Vejamos as janelas:

é o conceito de cada função. Vejamos as janelas: ß Para o bom funcionamento desse processo,

ß Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os seguintes parâmetros:

00014

Data de fechamento de Compras

00061

Filtra documentos de Compras por Solicitante e Comprador

00066

Controle de Alçada em Compras

00098

Inicialização do valor unitário nos documentos de compras

00110

Permite edita/excluir documentos de compras com iens liberador

00262

Permite que o liberador de compras visualize os documentos dos solicitantes e Comprador

Liberadores

Podemos considerar os Liberadores como os profissionais com maior poder de

decisão no processo de Compras.

Sendo assim, possivelmente um Liberador será o Gerente de Compras (ou de outro setor que estiver habilitado a Solicitar Compras), um Diretor, um

Superintendente, ou até mesmo o Presidente.

Liberador no sistema é quem irá efetivar a liberação de um documento de

Compras, sendo que esse pode ser uma Solicitação ou um Pedido que não teve

sua liberação realizada no ato de sua criação por falta de alçada de quem o criou.

Resumindo, o Liberador é aquele que autoriza ou não a continuidade do Processo

de Compras nessas duas situações, na Solicitação ou no Pedido de Compras.

Sendo assim, existirão dois Perfis de Liberadores. Vamos ver cada um desses

dentro dos modelos funcionais que estamos prevendo:

1. Centralização de Compras

ß Liberador de Solicitações pode ser considerado como um Comprador com maior poder de decisão, ou mesmo o Gerente de Compras.

ß Liberador de Compras é o que tem poder de decisão já sobre um Pedido de Compras, ou seja, no momento em que a compra foi solicitada, cotada e analisada, estando pronta para se transformar em um Pedido de Compra. É no Pedido de Compra que esse liberador interage se necessário, com a aprovação ou não do mesmo.

2. Delegação de Compras

ß Liberador de Solicitações são os chefes de departamento, que deverão

ser responsáveis pelos respectivos Solicitantes, ou em casos mais raros,

o próprio Departamento de Compras.

ß Liberador de Comprassemelhante ao modelo anterior, esse profissional

é o que tem poder de decisão já sobre um Pedido de Compras, ou seja,

no momento em que a compra foi solicitada, cotada e analisada, estando pronta para se transformar em um Pedido de Compra. É no Pedido de

Compra que esse liberador interage se necessário, com a aprovação ou não do mesmo.

É importante observar que, um único Liberador pode interagir em Solicitações e

Pedidos, se assim for configurado, e que o mesmo também possui Alçada. Assim

sendo, podemos ter níveis de Liberadores, porém nunca um Liberador sobre

outro Liberador, pois nos documentos a serem liberados, apenas temos

Solicitantese Compradores.

O cadastro

a única

diferença é que temos como definir duas alçadas, uma para Solicitações e outra

para Pedidos.

Veremos então, apenas a janela de alçadas:

de

Liberadores

é

semelhante

aos

vistos

anteriormente,

Na janela de alçadas, definimos o período de validade dessa informação, o sistema monetário ao

Na janela de alçadas, definimos o período de validade dessa informação, o sistema monetário ao qual estamos nos referindo ao informar os valores, tanto da

Solicitação quanto do Pedido, e os valores para Liberação de Solicitação e

Pedido de Compra . Conforme exemplificado anteriormente, definimos o valor para

o período, que se faz com o saldo acumulado de Solicitações e de Pedidos

liberados no período definido – campo Valor, e o valor que o Liberador pode

utilizar para cada Solicitação e Pedido – campo Documento.

A diferença no processo em que aplicamos aos Liberadores, é que o valor definido

é o valor permitido para o Liberador autorizar o andamento do processo de

compras, nos dois momentos e somente serão considerados os documentos que

foram liberados por esses.

Hierarquia de Alçadas

Finalmente, veremos como aplicar as tão faladas alçadas. Na Hierarquia de Alçadas criaremos a hierarquia do processo do Departamento de Compras. Vamos então nos basear no seguinte fluxograma:

De acordo com o fluxograma acima, estamos trabalhando com um modelo de Delegação de Compras,

De acordo com o fluxograma acima, estamos trabalhando com um modelo de Delegação de Compras, onde, existem vários Solicitantes espalhados pela Empresa e o superior hierárquico de cada um é o Responsável pelo Departamento respectivo. Sendo assim, na Hierarquia já sabemos que:

Liberador

¢

Chefe CPD

Solicitante

¢

Analista de Sistemas

Liberador

¢

Chefe Contabilidade

Solicitante

¢

Analista Contábil

ß Tornaremos essas definições um ramo de nossa Hierarquia de Alçadas e as mesmas serão aplicadas nas Solicitações de Compras.

ß Passando para o próximo passo e seguindo a Hierarquia que criamos, chegamos aos Compradores de fato. De acordo com nossa árvore, temos dois Compradores e um gerente de Compras, logo:

Liberador ¢

Compradores

¢

Gerente de Compras

Comprador 1

Comprador 2

ß Essas definições também serão um ramo, independente do primeiro, de nossa

Hierarquia de Alçadas.

ß Poderemos ter compras de valor muito alto, as quais devem passar pela Liberação de profissionais com maior poder de decisão dentro da Empresa. No

nosso caso, temos o Diretor de Compras e o Presidente da Empresa. Sendo

assim, criaremos mais dois ramos em nossa Hierarquia, sendo:

Liberador ¢

Diretor de Compras

Compradores ¢

Comprador 1

Comprador 2

Liberador

¢

Presidente

Compradores

¢

Comprador 1

 

Comprador 2

ß Enfim, com todas essas informações previamente cadastradas conforme os

capítulos acima, vamos aprender a configurar a Hierarquia então. Vejamos a

janela:

a configurar a Hierarquia então. Vejamos a janela: ß No campo Liberador , temos acesso à

ß No campo Liberador, temos acesso à pesquisa para buscarmos o Liberador

previamente cadastrado. Nessa caixa, informaremos qual profissional estamos

buscando. Incluiremos primeiro os Liberadores.

estamos buscando. Incluiremos primeiro os Liberadores . ß Adiciona Pai Essa seta se aplica quando de

ß Adiciona Pai

Essa seta se aplica quando de fato, queremos incluir o Liberador na Hierarquia. O

Liberador selecionado deverá ser movido para a parte inferior da janela.

deverá ser movido para a parte inferior da janela. ß Remove Selecionado Essa seta se aplica

ß Remove Selecionado

Essa seta se aplica quando queremos remover um nome da Hierarquia. O mesmo

deverá ser selecionado e posteriormente, removido através deste botão.

ß Adiciona Filho Utilizaremos esse botão quando formos adicionar um Comprador ou Solicitante que esteja

ß Adiciona Filho

Utilizaremos esse botão quando formos adicionar um Comprador ou Solicitante que

esteja num nível abaixo do respectivo Liberador.

Trabalhando com a inclusão dos Liberadores, nossa tela deverá estar da seguinte

forma:

Liberadores , nossa tela deverá estar da seguinte forma: ß O próximo passo, é incluirmos os

ß O próximo passo, é incluirmos os Solicitantes abaixo de cada Liberador.

Mudaremos então a opção Tipo para Solicitante e procuraremos então, de

acordo com a lista, o Analista Contábil. Quando encontrado, utilizaremos

então o Botão Adiciona Filho. Faça isso com o restante dos profissionais e

monte sua Hierarquia. No nosso exemplo, a mesma ficará assim:

ß Como podemos observar, criamos um nó (um ramo da Hierarquia) para cada Liberador, com os mesmos Compradores subordinados, porém, dependendo

do nível do Liberador, o mesmo poderá autorizar compras de maior valor, por

ter maior poder de decisão!

Para

seguinte parâmetro:

o

bom

funcionamento

desse

processo,

devemos

nos

preocupar

com

o

00061

Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador

 

00066

Controle de Alçada em Compras

 

00110

Permite editar/excluir documentos de compras com itens liberador

 

00262

Permite

que

liberador

de

compras

visualze

os

documentos

dos

solicitantes

e

compradores

 

00263

Exige liberação do Liberador na Solicitação de Compras

 

Séries de Notas Fiscais

A Série da Nota Fiscal nada mais é do que um classificador, para os casos em que

as Empresas precisem ter mais de um talão/lote de Notas sendo emitidas. Mais uma vez nós dependeremos das regras de negócios da empresa, porém podemos

nos adiantar com alguns exemplos.

da empresa, porém podemos nos adiantar com alguns exemplos. No nosso caso, como estamos trabalhando com

No nosso caso, como estamos trabalhando com a área de Compras, somente utilizaremos a informação de série quando for necessária a emissão de uma Nota

Fiscal de Entrada.

Nos casos de Importação, por exemplo, onde a legislação estrangeira não é como a nossa, somos obrigados a emitir Nota Fiscal e destacar todos os impostos vigentes em nosso país. A Empresa ainda pode efetuar essa ação utilizando um modelo de

Nota Fiscal exatamente igual ao utilizado para as operações de Vendas, porém no cabeçalho da Nota onde tradicionalmente é pré-impresso pela gráfica a operação de ENTRADA ou SAÍDA, deverá ficar em branco, deixando por conta da impressão

da Nota a caracterização, ou seja, a impressão de um símbolo (X) na operação respectiva.

Nesse exemplo, a maioria das Empresas separa um lote de Notas Fiscais para

serem emitidas caracterizando a Entrada. Esse lote separado certamente terá uma Série diferenciada, e uma Numeração Seqüencial também diferente das Notas

Tradicionais de Vendas ou Saída.

Geralmente as Empresas utilizam-se de letras para definir as séries. Depois basta cadastrá-las no Star Soft Applications para que o sistema possa também, manter um controle sobre a numeração das Notas criadas. Para cadastrá-las, basta

informar um código (que geralmente é a própria série) e uma descrição.

Operações

Estamos entrando agora nas Operações da Área de Compras

Solicitação Solicitação Compras Solicitação Compras Agrupada Status da Liberação Liberação das Solicitações

Cotação Cotação de Compras Avaliação da Cotação Utilização da Solicitação de Compras em Cotação

Pedido Pedido de Compra Liberação do Pedido de Compra

Previsão de Compras

Nota Fiscal de Entrada

Devolução Devolução de Nota Fiscal de Entrada Devolução de Nota Fiscal de Saída

Cálculo Eliminação dos Itens Inválidos do Pedido de Compra Eliminação de Resíduos do Pedido de Compra Eliminação de Resíduos de Solicitação de Compra Eliminação de Resíduos de Solicitação de Compra Agrupada Cálculo da Demanda

Integração Off-line Integração Off-Line da Nota Fiscal de Entrada Integração Off-Line do Pedido de Compras Integração Off-Line da Solicitação de Compras Agrupadas Integração Off-Line da Solicitação de Compras

Solicitação de Compra

A Solicitação de Compras é o primeiro passo do processo de Compras. Como vimos anteriormente, dependendo do modelo funcional utilizado pela Empresa

(Delegação ou Centralização de Compras), a Solicitação é criada a partir da necessidade de algum departamento de aquisição de materiais ou serviços de

terceiros.

Sendo assim, os requisitos para a criação de uma Solicitação são:

ß Solicitante Autorizado

ß Produto

ß Quantidade

ß Necessidade

Com essas informações nas mãos, veremos como informá-las no sistema, utilizando o módulo Solicitação Simplificada. Suponhamos então que o

Departamento de Informática precisa comprar alguns mouses.

Vejamos então a tela disponível:

Utilize Numeração Automática Parâmetro 00053. Indica se trabalhará com Grade de Estoque Parâmetro 00052.
Utilize Numeração
Automática
Parâmetro 00053. Indica
se trabalhará com Grade
de Estoque
Parâmetro 00052.
Módulos que
Permitem apropriação
por CRD I e CRD II

Podemos observar que, logo ao adicionar uma Solicitação, o sistema automaticamente preencherá o campo Solicitante de acordo com o usuário que

está logado no sistema.

Informaremos número da Solicitação e Data, e caso a Numeração Automática para Solicitação esteja habilitada, esse campo será preenchido na adição ou gravação do registro, depois já partiremos para o item que estamos querendo comprar. Esse item deve ser previamente cadastrado no Estoque. Devemos

informar a necessidade, em dias ou definir a data e sua prioridade (Alta, Normal ou Baixa), a quantidade, a unidade que deve ser considerada (preenchida pelo sistema com a unidade de medida do item) e opcionalmente, o motivo da

Solicitação.

do item) e opcionalmente, o motivo da Solicitação. Do lado inferior direito da janela, temos uma

Do lado inferior direito da janela, temos uma seta , que permite visualizar o custo desse produto (previamente cadastrado no Estoque) e o valor total da

Solicitação. É com base nesse valor que o sistema irá checar se o Solicitante

possui ou não alçada para essa Solicitação.

Aplicação CRDI e CRDII

Existem também os botões de acionamento do rateio, ou apropriação por CRD

(Centro de Receitas e Despesas). Para a área de Contabilidade utilize o ícone

. Conforme já visto, o cadastro deverá

ser feito pelas demais áreas e em Compras, devemos apenas informar qual o CRD

e para a área Financeiro utilize o ícone

qual o CRD e para a área Financeiro utilize o ícone a ser apropriado/rateado. Acionando o
qual o CRD e para a área Financeiro utilize o ícone a ser apropriado/rateado. Acionando o
qual o CRD e para a área Financeiro utilize o ícone a ser apropriado/rateado. Acionando o

a ser apropriado/rateado. Acionando o ícone , teremos a seguinte janela:

Acionando o ícone , teremos a seguinte janela: Rateio por CRD I Financeiro - Cadastro Na

Rateio por CRD I Financeiro - Cadastro

Na janela superior adicionaremos um registro de rateio/apropriação, e o sistema

exibirá a janela que está um pouco mais abaixo.

ß Devemos informar o código do CRD I, o Valor ou o percentual apropriado e gravar o registro. Se informarmos um valor menor do que o valor total ou um

percentual menor do que 100%, o sistema permitirá que adicionemos outro

registro, pois pode ser que a apropriação/rateio seja feita(o) para mais de um

CRD.

ß Dentro de cada registro que estamos criando, podemos ainda efetuar um 2º

rateio/apropriação para o CRD II. Vamos verificar como proceder se essa operação for necessária.

ß Na mesma janela onde estamos, um pouco mais abaixo visualizaremos um grid,

onde é possível adicionar registros. É aí onde faremos essa operação.

Adicionando um registro, teremos a seguinte janela:

Adicionando um registro, teremos a seguinte janela: Rateio por CRD II Financeiro - Cadastro ß ß

Rateio por CRD II Financeiro - Cadastro

ß

ß

ß

Seguiremos então o mesmo procedimento do CRD I. Informaremos o Código e

Percentual a ser apropriado/rateado. Em seguida gravamos a

o Valor ou

informação e fechamos a tela. Voltaremos então ao CRD I, onde devemos

também gravar a operação, caso não haja mais rateio de CRD II para fazermos,

e continuaremos o processo.

Existe ainda a opção de ter Rateios pré -cadastrados para utilizarmos, por exemplo, se tivermos que ratear a Solicitação para todos os produtos (CRD II)

existentes. Da mesma forma que o CRD I e o CRD II, o rateio também deverá

ser configurados pelas áreas Contábil e Financeiro. Existindo, para utilizá-lo

devemos acionar o ícone

Existindo, para utilizá-lo devemos acionar o ícone Inclui Rateio Padrão da primeira janela: O ícone por

Inclui Rateio Padrão da primeira janela:

acionar o ícone Inclui Rateio Padrão da primeira janela: O ícone por nós, configurado. acionará a

O ícone

por nós,

configurado.

acionará a pesquisa de rateios padrão, que ao ser selecionada

com

base

no

que

foi pré-

fará todo esse trabalho que fizemos

Vamos detalhar a finalidade do Rateio/Apropriação.

O Departamento de Informática está solicitando a compra de 15 mouses para

reposição e suprimento. De acordo com a tabela de CRD I que montamos como

exemplo anteriormente, essa solicitação se encaixaria no seguinte CRD I:

1.1.1.Compra de Materiais de Uso/Consumo Próprio, 100%, R$ 225,00.

Essa apropriação seria de 100%, ou seja, R$ 225,00. Partindo para o Segundo

passo, o CRD II, como não temos como prever qual produto será beneficiado com

essa aquisição, vamos compartilhar a despesa para todos os produtos. Vejamos a

aplicação na tabela de CRD II que montamos:

2.1

Blocos

12,50%, R$ 28,13;

2.2

Avulsas

12,50%, R$ 28,13;

2.3

Especiais

12,50%, R$ 28,13;

3.1

Esferográficas Tradicionais

12,50%, R$ 28,13;

3.2

Esferográficas Personalizadas

12,50%, R$ 28,13;

3.3

Esferográficas Campanhas

12,50%, R$ 28,13;

3.4

Tinteiro

12,50%, R$ 28,13;

3.5

Hidrocolo,

12,50%, R$ 28,13.

Resumo, a Solicitação foi rateada para um CRD I e dentro desse CRD I, rateamos

o valor do mesmo por todos os CRD´s disponíveis. Poderíamos ter mais de um

CRD I, e dentro de cada um deles, os CRD's que quiséssemos.

Ao gravar a Solicitação, o sistema irá efetuar a checagem e alterar ou não o Status da Solicitação (Canto superior Direito). Observe nas demais operações da área que

esse Rateio será utilizado também em Cotação, Pedido de Compra, Notas Fiscais

de Entrada e Devolução, é só utilizar o mesmo procediment o.

Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os

seguintes parâmetros:

00061

Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador

00066

Controle de Alçada em Compras

00153

Permite apagar Solicitações que possuam Itens Liberados

Obs.: Nessa operação, só poderemos solicitar um item por vez. Se tivermos

necessidade de mais, deveremos partir para a próxima operação (Solicitação de

Compras Agrupada).

Solicitação de Compra Agrupada

A Solicitação de Compras Agrupada tem a mesma finalidade da anterior, porém

é mais utilizada quando o modelo é Centralização de Compras, pois a mesma

oferece a vantagem de fazer uma só Solicitação para vários produtos. Essa é a

principal diferença entre elas.

Vejamos a janela principal:

Numeração Automática
Numeração Automática

data, e o

número da Solicitação, e temos a opção de fazer a apropriação/rateio para toda a

Solicitação. Chamamos essa janela e suas informações de Capa da Solicitação.

Como podemos observar, na primeira janela informaremos somente a

podemos observar, na primeira janela informaremos somente a E a segunda janela que chamamos de Itens

E a segunda janela que chamamos de Itens da Solicitação de Compra é semelhante à janela de Solicitação Simples, porém com alguns campos

desabilitados. Campos esses que são preenchidos no momento do preenchimento

da Capa.

Podemos observar também que, essa Solicitação permaneceu com Status Em

aberto, ou seja, essa Solicitação precisa de autorização/liberação para poder

evoluir e ir para o processo de Cotação.

Integração

Uma solicitação de compras pode gerar movimentos de “Previsão de Entradas” e “Compras alocadas ” na área do Estoque, desde que devidamente configuradas

através do módulo de Entradas e Saídas.

Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os

seguintes parâmetros:

00014

Data de fechamento de Compras

00066

Controle de Alçada em Compras

00098

Inicialização do valor unitário nos documentos de compras

00061

Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador

00153

Permite apagar Solicitações que possuam Itens Liberados

O próximo passo de Compras, é a Cotação, onde serão utilizadas as Solicitações

realizadas aqui, porém, antes veremos como proceder no caso de a Solicitação não

ser liberada, ou seja, ficar com o Status de Em aberto.

Liberação

Veremos agora, como proceder no caso de ser necessário a

Solicitação.

Como já vimos anteriormente nos conceitos passados, aplicaremos aqui o exemplo da Solicitação feita pelo Analista de Sistemas, devendo então, de acordo com a

hierarquia de alçadas, ser liberado pelo Chefe do CPD.

Antes de vermos a liberação, vamos ver como proceder no caso de ter de procurar Solicitações não liberadas. Esse processo consiste em uma simples consulta às

Solicitações e seus Status. Deverá existir um processo na empresa onde os Liberadores, periodicamente, consultem as Solicitações que estão aguardando

liberação, e as libere ou não. Vejamos então a janela:

da

liberação

Ícone Inclui Solicitações
Ícone Inclui Solicitações

Ao entrar na tela, a mesma oferece a opção de pesquisa de Solicitações. Devemos nos atentar para o fato de que, a pesquisa é feita separadamente para

Solicitações Simples e Solicitações Agrupadas. No caso, trouxemos a Solicitações Agrupada que fizemos anteriormente, e que possui um item sem

liberação, na segunda linha, como podemos ver.

Partiremos então para a liberação. Nesse caso, essa Solicitação deverá ser

liberada pelo Chefe de CPD, já que a mesma foi criada pelo Analista de Sistemas.

Ao acessar essa opção, o sistema apresenta uma tela onde informaremos a data de liberação

Ao acessar essa opção, o sistema apresenta uma tela onde informaremos a data

de liberação e, na próxima janela, pesquisaremos as Solicitações que estão Em

aberto, e as quais podemos liberar. Ao acessar essa opção, o sistema checará

quais os documentos que o Liberador logado poderá liberar. Sendo assim, se

existirem Solicitações fora da alçada do mesmo, essas não serão trazidas para

liberação. Nesse caso também devemos nos atentar para o fato de que, a pesquisa

é feita separadamente para Solicitações Simples e Solicitações Agrupadas.

Ao clicar sobre o botão Conclui, a(s) Solicitação(ões) estarão liberadas para o

próximo processo: a Cotação.

Cotação

Utilização das Solicitações para Cotação

Nessa etapa, deveremos buscar as Solicitações liberadas para iniciar o processo

de Cotação. Nesse passo, criaremos a estrutura de uma cotação, para que

possamos efetuá-la de fato, ou seja, buscar os melhores Fornecedores, suas

informações de preços, prazos e condições de pagamento, e também o tipo de

ope ração a ser utilizado.

Na primeira parte da janela apresentada pelo sistema, informaremos data e

número da Cotação a ser criada e definiremos alguns critérios para a criação da

Cotação, sendo:

Agrupa

ß Itens - Agrupará as solicitações que possuam os mesmos itens

ß Itens e Necessidade - Agrupará as solicitações que possuam os mesmos itens e a mesma data de necessidade

ß Última Data de Necessidade - Essa opção considerará todos os itens que forem iguais, porém a Data de necessidade considerada será a última data, ou seja, a que possui o maior prazo.

Numeração Automática
Numeração Automática

Valor dos Itens Agrupados

ß Média - Ao agrupar os itens, o sistema fará uma média do valor.

ß Menor - Ao agrupar os itens, o sistema considerará o menos valor.

ß Maior - Ao agrupar os itens, o sistema considerará o maior valor.

Fornecedores do Item

ß Todos - O sistema trará todos os fornecedores desse item

ß Fabricantes - O sistema trará os fornecedores que forem Fabricantes

ß Não Fabricantes - O sistema trará apenas os fornecedores que não forem Fabricantes

Essa ferramenta respeitará o que foi previamente cadastrado em Item de

Estoque/Fornecedores do Item.

Depois dos critérios definidos, selecionaremos as Solicitações que deverão ser

cotadas. Para isso, na próxima janela, encontraremos um filtro para busca das

mesmas. Não podemos nos esquecer de que, a pesquisa é feita separadamente

para Solicitações Simples e Solicitações Agrupadas.

No próximo passo, veremos do lado esquerdo, todos os itens a serem cotados, e ao

lado direito, existirá um espaço para os Fornecedores dos itens. Para selecionar os

Fornecedores, teremos três formas, sendo:

ß Manualmente - Adicionaremos os Fornecedores desejados. Clicando -se sobre

o ícone de adição para abrir a janela “Fornecedores do item”

-se sobre o ícone de adição para abrir a janela “Fornecedores do item” Manual de Treinamento
Adiciona novos Fornecedores
Adiciona novos Fornecedores

ß Utiliza Fornecedores para “Item Selecionado” - Selecionando um item e

clicando sobre esse botão, o sistema trará os Fornecedores desse item para a

Cotação.

ß Utiliza Fornecedores para “Todos os Itens” - O sistema buscará os Fornecedores cadastrados e os colocará na Cotação.

Dependendo do modelo que adotamos, devemos utilizar uma das opções. Se a

Empresa utiliza o conceito de Fornecedores do Item, ou seja, relaciona no

cadastro do Item quais são seus Fornecedores, terá um grande facilitador ao fazer

as Cotações, pois terá automaticamente a lista de Fornecedores. Se não, terá de

fazer isso nesse momento, ou seja, adicionar manualmente todos os Fornecedores

a serem cotados.

Clicando sobre o botão Conclui a

selecionados.

Cotação será montada conforme os dados

Cotação de Compras

Na Cotação de Compras, podemos interagir de algumas maneiras. Uma é

utilizando as Solicitações feitas e criando uma Cotação como vimos no Item

anterior. Outra é criar uma Cotação sem Solicitação e nesse caso, devemos

adicionar uma e cadastrar todas as informações necessárias, como item,

necessidade, etc

Vejamos uma Cotação que foi criada a partir de uma

Solicitação:

Numeração Automática
Numeração Automática

Como podemos observar, a Cotação é estruturada de maneira que, a primeira

informação que temos são os Fornecedores e, abaixo ou dentro de cada

Fornecedor, estará o item que o mesmo fornece, com espaço para colocarmos as

informações da Cotação propriamente dita.

Sendo assim, no processo de Cotação, devemos acessar o Fornecedor, e dentro

do Fornecedor, o item cotado. No item cotado, poderemos informar o tipo de

Entrada a ser utilizado, o preço de custo, o prazo de entrega, a condição de

pagamento, possíveis descontos ou acréscimos, e observações se necessário.

Além disso, poderemos observar qual e como foi a última compra desse item nesse

Fornecedor, poderemos levar em consideração os Impostos pertinentes a uma

possível efetivação da compra, e informar dados como Seguro, Frete, Despesas

Acessórias e Despesas Financeiras.

Vejamos então a janela:

Acessórias e Despesas Financeiras. Vejamos então a janela: ß O que temos de novo nessa janela,
Acessórias e Despesas Financeiras. Vejamos então a janela: ß O que temos de novo nessa janela,

ß O que temos de novo nessa janela, é o Campo

utilizado para desconto ou

acréscimo, e o campo Condição, onde informamos o prazo de condição de

pagamento é previamente configurada.

ß Temos aqui também o Rateio Contábil e Financeiro, que deverá ser

exatamente copiado da Solicitação, caso essa seja a sua origem.

ß No campo Tipo , devemos informar o Tipo de Entrada, que aprendemos a

configurar anteriormente. Esse campo é o responsável pela informação de

CFOP´s e impostos pertinentes a essa operação.

ß Mais abaixo, como já falamos, temos as informações desse Fornecedor e uma lista do restante, e nas outras pastas, temos informações adicionais, como

informações sobre as ultimas compras (pasta ultimas compras), despesas

(pasta Outros) e Impostos (pasta Impostos).

Todo o processo de Cotação deverá ser colocado aqui. A Cotação pode ser

alterada (Editada) inúmeras vezes, por isso não é necessário o recolhimento de

todas as informações previamente. A idéia é que conforme for sendo recebida as

informações dos Fornecedores, as mesmas sejam diretamente informadas aqui.

Gerador de Cotações

Uma outra maneira de se fazer cotações manuais, entretanto um pouco mais rápido

é

barra de ferranentas, durante a criação ou edição de uma cotação manual. No grid

"Origem" podem ser selecionados os clientes e/ou fornecedores que serão

consultados. No grid "Itens" podem ser selecionados os itens de estoque e as

respectivas quantidades que farão parte do documento. Ao concluir a operação, o

sistema combinará os os fornecedores/clientes com os itens de estoque

selecionados com valor unitário zerado, permitindo a digitação dos valores de

negociação. Essa interface pode ser ativada e processada diversas vezes,

provocando resultados acumulativos.

utilizar o "Gerador de Cotação" através do ícone "Lista de Aplicações" da

através do ícone "Lista de Aplicações " da O próximo passo após o Comprador ter feito
através do ícone "Lista de Aplicações " da O próximo passo após o Comprador ter feito

O próximo passo após o Comprador ter feito as Cotações, as mesmas de verão ser

analisadas e aprovadas. Vamos para próximo passo Avaliação da Cotação de

Compras.

Avaliação da Cotação de Compras

A Avaliação da Cotação consiste em analisar as Cotações realizadas pelos

Compradores, com o auxílio de alguns critérios que podem ser estabelecidos para

que o sistema ofereça a melhor opção. Vejamos quais critérios podemos utilizar,

automaticamente:

Selecione as Cotações
Selecione as Cotações

Valor Presente

ß O critério de Valor Presente pode ser aplicado no caso de Compras

Financiadas, onde sabemos que existem juros embutido no valor de venda da

mercadoria. Quando selecionamos esse critério, devemos informar o juros, e o

sistema fará o cálculo inverso de juros de forma a descontá-lo para descobrir o Valor Presente (ou seja, na data de entrega) da Mercadoria, e traz em ordem

crescente, os Fornecedores cotados.

Preço

ß O critério de Preço faz uma simples comparação de Preços de Venda entre os

Fornecedores cotados, e trazem em ordem crescente, os Fornecedores

cotados.

Data de Entrega

ß O critério de Data de Entrega também efetua uma simples comparação entre

as Datas de Entrega prometidas pelos Fornecedores e trazem em ordem

crescente, os Fornecedores cotados.

Além desses critérios, podemos considerar ou não dados como seguro, frete,

acessórias, financeiras.

Após selecionar os critérios a serem considerados, na próxima pasta, devemos

selecionar os itens a serem considerados na avaliação e, na próxima página,

teremos a avaliação propriamente dita. Vejamos a janela:

Para finalizar a operação, devemos posicionar o cursor sobre o item desejado (clicar sobre o

Para finalizar a operação, devemos posicionar o cursor sobre o item desejado

(clicar sobre o mesmo), então aparecerão as Cotações em ordem logo abaixo. Em seguida, devemos clicar na coluna OK do Fornecedor escolhido e está pronto o

processo de Cotação. Já podemos partir para o Pedido de Compra .

Pedido de Compra

O Pedido de Compra consiste na formalização da Compra, ou seja, depois que a

mesma foi solicitada, o Departamento de Compras efetuou uma pesquisa de

mercado, avaliou todas as propostas dos Fornecedores, e escolheu uma delas.

Agora sim, formalizaremos o Pedido de Compra.

ß

Para criar um Pedido de Compra no sistema, podemos utilizar algumas

informações da Cotação realizada. Veremos duas formas de fazê-lo. 1ª é

partindo da Cotação. Vejamos então:

Utilize a Numeração Automática
Utilize a Numeração
Automática

Ao adicionar um Pedido, devemos preencher seu número, data e fornecedor. A

essas informações chamamos de cabeçalho.

Temos ainda os campos:

ß Comprador - preenchido automaticamente pelo sistema;

ß Data de validade - validade desse documento;

ß Prazo de Entrega - Prazo de Entrega das mercadorias desse pedido;

ß Número no Fornecedor - Número do pedido na empresa fornecedora (Pedido

de Venda do Fornecedor);

ß Frete - CIF indica que o frete não está incluso no valor da nota e FOB indica

que o frete já está incluso;

ß Local de Entrega - Onde a mercadoria deverá ser entregue (Local Pré-

cadastrado no cadastro de empresa);

ß Cobrança - Para onde a cobrança deverá ser enviada (Local Pré-cadastrado no

cadastro de empresa);

ß Transportadora - Qual a transportadora deverá efetuar o trabalho de entrega

da mercadoria (Cadastro de Transportadores);

ß Veículos - Qual o veículo efetuará a entrega (Cadastro de Transportadores).

Pasta Itens

Na pasta

Itens, é onde poderemos buscar as informações da cotação feita.

onde poderemos buscar as informações da cotação feita. Clicando no botão de filtro , veremos a

Clicando no botão de filtro , veremos a tela para pesquisar a Cotação.

Devemos nos atentar para alguns fatores:

ß Somente serão apresentadas as cotações do fornecedor que informamos no cabeçalho do pedido;

ß Somente serão apresentadas as cotações avaliadas e aprovadas.

Ao trazer as informações da Cotação, devemos nos preocupar com alguns dados que não eram

Ao trazer as informações da Cotação, devemos nos preocupar com alguns dados que não eram obrigatórios ou talvez nem existiam na Cotação, mas que são

obrigatórios ou importantes no Pedido. Sendo:

ß Local Destino - Informação obrigatória no Pedido, utilizada para no momento

da Integração com o Estoque. Essa informação indica em qual Local de

Armazenamento a mercadoria deverá ser alocada quando chegar na empresa.

No momento do Pedido, o sistema poderá gerar um movimento de Previsão de

Entrada, que veremos com mais detalhes mais para frente, nas Integrações.

ß Tipo - Informação importante para o Pedido. O Tipo de Entrada e Saída, que

aprendemos como configurar anteriormente será utilizado aqui, para cálculo de

Impostos, cálculo de Totais, informação de CFOP, e Integrações com demais áreas.

Ao preencher essas informações e clicar sobre o botão Conclui, o sistema trará as

informações da Cotação para os Itens do Pedido de Compra e exibirá a janela de

Itens do Pedido de Compra. Deveremos checar as informações e se estiver tudo

OK gravar o registro. Se for necessária alguma alteração, após sair da mesma, devemos selecionar o item a ser alterado e editá-lo, salvando posteriormente as

informações.

Pasta Totais

Nesta pasta encontraremos os Totais. Nesse grid, 4 totais sempre aparecerão, ou

seja:

ß ß ß ß Se Total Documento. Total para integração com o Financeiro. Total para

ß

ß

ß

ß

Se

Total Documento.

Total para integração com o Financeiro.

Total para integr ação com a Contabilidade.

Total para Integração com o Estoque.

os valores desses totais estiverem zerados, duas coisas devem ser verificadas:

ß Se o Tipo de Entrada e Saída foi corretamente informado na janela Itens do Pedido de Compra.

ß Se o Tipo de Entrada e Saída possui corretamente informado as fórmulas para as Totalizações.

restante dos Totais são provenientes do cadastro de Totalizações para

Documentos de Compras. Esses totais são os que geralmente são utilizados para

O

impressão da nota, ou até mesmo para visualização de valores ou quantidades,

como valores de impostos ou peso do Pedido.

Nessa pasta ainda poderemos informar um desconto ou acréscimo Total do

documento, na parte inferior.

Pasta Financeiro

Nesta pasta teremos que informar os dados que serão posteriormente utilizados

pela área Financeira. Vejamos:

ß Os campos Banco, Agência e Conta têm a finalidade de informar de onde

sairá o valor a ser pago nesse pedido.

ß Desconto, Acréscimo e Multa servirão para calcular o desconto para pagamento antecipad o, ou acréscimo para pagamento em atraso, esses dados

poderão ser informados em percentuais ou valores, e multa que será aplicada

para pagamento após a Data de Vencimento da(s) parcela(s).

ß Juros Atraso e Juros Antecipação do cadastro de Juros, que serão aplicados

no caso de Atraso ou Antecipação do Pagamento. Podemos ainda alterar a

taxa, porém as demais configurações serão adquiridas do cadastro.

ß Tipo é o tipo de documento que, como visto anteriormente, é pré-definido pelo corpo Gerencial da Empresa, geralmente a área Financeiro aplicada nas

operações de Compras. Ou seja, devemos informar qual o Tipo desse

documento que estamos criando.

ß Classificação é mais um dado que, assim como Tipo de Documento, porém

menos importante, pode ser utilizado para classificar a operação. Essa

informação também é pré-definida pela área Financeiro é apenas aplicada nas

operações de Compras.

ß Gera Leasing, marcando essa caixa o sistema habilitará também os campos Condição e % Residual. Utilizaremos essa opção caso essa compra seja feita

com esquema de financiamento em Leasing. Se for assim, devemos informar a

condição de pagamento e o percentual do Valor Residual, informações

geralmente estabelecidas em contrato.

Pasta Parcelas

Nesta pasta finalmente veremos como ficaram as parcelas desse Pedido.

Este ícone quando acionado recalculará as parcelas, conforme a Condição de Pagamento utilizada no documento.
Este
ícone
quando
acionado
recalculará
as
parcelas,
conforme a
Condição de Pagamento
utilizada no documento.

ß Devemos então informar a Condição de Pagamento, e clicar no botão

informar a Condição de Pagamento , e clicar no botão Recalcula Parcelas . O sistema irá

Recalcula Parcelas. O sistema irá efetuar o parcelamento do Pedido, e se

quisermos, podemos editar as parcelas para alterarmos alguma informação, como vencimento, ou até mesmo valores.

ß O campo "Condição", na pasta "Parcelas", pode ser preenchido com a

condição de pagamento utilizada ou deixado em branco (gera apenas uma

parcela caso o parâmetro

Condição

Parcelas" no grid "Parcelas",

totalizador "Total para integração com o financeiro" para o título e suas

efetua o cálculo da distribuição do valor do

"00073 - Gera parcela única para título sem

Pagamento" tenha o conteúdo "Sim"). O botão "Recalcula

de

parcelas. A caixa "Efetua o cálculo das parcelas a pártir da entrada" indica

se deve ser utilizada a data de emissão ou a data de entrada da nota fiscal de

entrada para a geração de parcelas. Para efetuar a quitação, as parcelas com

essa situação devem ser editadas, ativando a opção "Gera parcela quitada".

Através do botão "Quitação", na pasta "Parcelas", é ativada a janela "Quitação

de Títulos a Pagar" onde é possível registrar detalhes da quitação como

valores, datas, tipos, classificações e formas de recebimento (cheques,

depósitos em conta, conta-corrente e adiantamentos).

ß Existe ainda nessa tela o botão Quitação, que somente estará habilitado

quando criarmos a Nota Fiscal, ou se o Pedido de Compra tiver integração com

a área do Financeiro.

Grave o Pedido de Compra e verifique na pasta Itens como ficou o Status dos

Itens, se Em Aberto ou Liberado.

Se o Status estiver Em Aberto, antes de utilizar o Pedido de Compra na Nota

Fiscal de Entrada, esse deverá ser Liberado, e isso ocorrerá sempre que o

Comprador não possuir alçada suficiente para Liberar o Pedido automaticamente

na sua gravação. Vejamos como Liberar um Pedido de Compra.

Integrações

Um pedido de compras, desde que devidamente configurado através do módulo de

Configuração de Entradas e Saídas” pode gerar:

ß Estoque Previsão de Entrada ou Compras Alocadas

ß Financeiro – Previsão de Saída podendo participar de Fluxo de Caixa, Título a Pagar, Financiamento ou Leasing. A modificação de um pedido pode alterar os movimentos financeiros gerados pelas integrações. E gerar escrituração em Livros na Quitação.

ß A eliminação de um Pedido pode gerar eliminação ou estornos de registros no Financeiro. Lembre-se que a “Previsão de Saída” somente pode ser eliminada.

Liberação de Pedidos de Compras

Nesta opção realizaremos a liberação dos Pedidos que tiveram seus valores

ultrapassados do permitido na alçada do Comprador, ou seja, quando um

Comprador efetua uma Compra e com isso o seu limite é ultrapassado, então é

necessário que o Liberador faça a liberação desse Pedido. Quando não ultrapassar,

essa liberação é automática na gravação do mesmo.

É sempre bom antes de executar a Liberação verificar a configuração da

Hierarquia de Alçadas, pois o Liberador somente poderá fazer a liberação dos

documentos dos seus compradores, conforme cadastrado na Hierarquia. Não é

permitida a liberação parcial da quantidade dos itens.

Ícone Filtra Pedidos
Ícone Filtra Pedidos

ß Nessa janela, informe a data correspondente à liberação e clique sobre o botão Avança.

ß Observe que os Pedidos podem ser filtrados por Pedidos de Compra por

Fornecedor ou por Cliente, devido ao campo Origem do cadastro do Pedido

permitir selecionar se o Pedido está sendo feito para um Fornecedor ou Cliente.

ß Depois de selecionar os itens apresentando-os no grid Pedidos de Compra,

clique sobre o botão Conclui para o sistema atualizar a operação, onde o

sistema repassará o Status do item do Pedido de Compra selecionado para

Liberado.

Liberado, pronto !!! O sistema permitirá a utilização desse Pedido de Compra na

Nota Fiscal de Entrada.

Previsão de Compras

A Previsão de Compras consiste no controle de previsão de necessidade de

compra de materiais. Esta previsão de compras de materiais posteriormente poderá

virar um Pedido de Compra, mas essa operação não é automática pelo sistema

como a utilização da Solicitação na Cotação essa no Pedido de Compra, a Previsão

é informativo, utilizado em relatórios gerenciais.

Criando uma Previsão de Compra no sistema. Vejamos:

Ao adicionar a Previsão, veja que o sistema não carrega no campo Usuário um

Solicitante, ou Comprador e sim o Nome do usuário que está logado no sistema,

pois a previsão não controla Fornecedores, entretanto é necessário informar um

responsável pela previsão.

Numeração Automática Prioridade Normal
Numeração Automática
Prioridade Normal

No cadastro dos Itens da Previsão, o cadastramento segue a mesma rotina utilizada em Cotação, Pedido de Compra. Os dados podem ser visualizados através

dos relatórios: Relação de Previsão de Compras e Relação de Previsão de Compras por responsável.

Entrada de Materiais

A Nota Fiscal de Entrada consiste na formalização da Compra, ou seja, depois

que a mesma foi solicitada, a área de Compras efetuou uma pesquisa de mercado, avaliou todas as propostas dos Fornecedores, e escolheu uma delas, gerou o Pedido de Compra e esse foi aprovado, daremos Entrada do Material comprado

através dessa operação.

Para criar uma Nota Fiscal de Entrada no sistema, podemos utilizar itens da Cotação e de Pedidos de Compras já cadastrados e liberados. Veremos as formas

de fazê-lo. Partindo da Cotação. Vejamos:

Parâmetro 00068. Permite digitação manual de Pesos para Notas Fiscais.
Parâmetro 00068. Permite digitação
manual de Pesos para Notas Fiscais.

Clique sobre a pasta Itens, nesta opção encontraremos dois ícones, sendo:

Itens , nesta opção encontraremos dois ícones, sendo: Utilização de Itens da Cotação de Compras -

Utilização de Itens da Cotação de Compras - acionando-o o sistema permitirá selecionar os Itens da Cotação de Compras previamente avaliados. Essa operação

será permitida se o parâmetro de Compras 00106 - Permite Utilização de Cotação

de Compras na Nota de Entrada, estiver setado como SIM, do contrário a

operação não será permitida.

IInclui Itens da Cotação de Compras
IInclui Itens da Cotação de Compras
não será permitida. IInclui Itens da Cotação de Compras Neste grid acione o ícone Nota Fiscal

Neste grid acione o ícone

Nota Fiscal de Entrada e observe, o sistema somente listará itens da Cotação se o

Fornecedor da Nota Fiscal for o mesmo informado na Cotação. Após a seleção dos

Itens, acione o botão Conclui e o sistema repassará para a janela de Itens da Nota

e selecione os Itens da Cotação para montagem da

Fiscal, os itens da Cotação.

Parâmetro 00054. Indica se Trabalhará com Rastreabilidade
Parâmetro 00054. Indica
se Trabalhará com
Rastreabilidade
Utilização de Itens do Pedido de Compra - acionando-o o sistema permitirá selecionar os Itens

Utilização de Itens do Pedido de Compra - acionando-o o sistema permitirá

selecionar os Itens do Pedido de Compra previamente liberado.

IInclui Itens do Pedido de Compra.
IInclui Itens do
Pedido de Compra.
previamente liberado. IInclui Itens do Pedido de Compra. Neste grid acione o ícone e selecione os

Neste grid acione o ícone e selecione os Itens do Pedido de Compra para montagem da Nota Fiscal de Entrada e observe, o sistema somente listará itens do

Pedido se o Fornecedor da Nota Fiscal for o mesmo informado na Pedido. Após a

seleção dos Itens, acione o botão Conclui e o sistema repassará para a janela de

Itens da Nota Fiscal, os itens do Pedido de Compra.

Outra forma de utilizar o Pedido de Compra na Nota Fiscal de Entrada é através

da opção Transporte de Pedido de Compra localizado na Lista de Aplicações da

barra de ferramentas.

ß Clique sobre a Lista de Aplicações da barra de ferramentas e selecione a opção Transporte de Pedido de Compra.

Selecione o Pedido de Compra
Selecione o Pedido
de Compra

ß No campo Pedido informe ou selecione o Pedido de Compra desejado, no

campo Moeda informe em qual moeda a Nota Fiscal será configurada e,

marcando a caixa Utiliza Moeda do Pedido, o sistema automaticamente

utilizará a moeda informada no Pedido para montar os valores da Nota Fiscal.

Selecione que data deve constar na Nota fiscal, ou seja, data de emissão da

nota, data de emissão do pedido que está sendo transportado ou data

específica. Essa opção quando utilizada, não há necessidade de informar o

Fornecedor e nenhum outro dado da janela principal, pois o sistema carregará

todas as informações do Pedido de Compra.

Após informar os dados na janela acima, clique sobre o ícone de gravação da barra de ferramentas padrão, para que o sistema conclua a operação, gerando a Nota

Fiscal de Entrada com os dados do Pedido de Compra selecionado.

Pedidos utilizados por Notas Fiscais de Compras

Uma outra funcionalidade muito util oferecida pelo sistema é a possibilidade de consultar os pedido de compras que foram utilizados pela Nota Fiscal. Acesse a

janela “Nota Fiscal de Entrada " e posicione-se em um documento. Acesse o botão

Lista de Aplicações na barra de ferramentas, selecione a opção "Pedidos utilizados por Notas Fiscais de Compra" que apresenta os números e as datas

de emissão dos pedidos de compras utilizados. Na pasta "Itens", no grid de mesmo

nome, pode-se visualizar os detalhes de cada item da nota fiscal utilizando o botão

"Pesquisa", que ativa a interface "Itens da Nota Fiscal". Os campos "Pedido" e

"Ordem" apresentam o número e o item do documento de origem.

apresentam o número e o item do documento de origem. Integrações Uma nota fiscal de entrada

Integrações

Uma nota fiscal de entrada , desde que devidamente configurada através do

módulo de “Configuração de Entradas e Saídas ” pode gerar:

ß Estoque - movimentos de "Entrada de Materiais", "Entrada de Material de Terceiros" ou "Transferência entre Locais", possibilitando ainda a criação e/ou atualização das informações de "Fornecedores dos Itens" e a atualização do valor de custo do item de estoque. Caso a nota fiscal de entrada tenha sido baseada em pedidos ou solicitações de compras que geraram movimentos de "Previsão de Entrada" ou "Compras Alocadas", esses movimentos podem ser utilizados e vinculados aos movimentos de estoque gerados pela nota.

ß Financeiro - movimentos de "Títulos a Pagar", "Financiamento" ou "Leasing" e imposto escriturado em Livros após a quitação. Ao eliminar ou cancelar uma nota fiscal de entrada, pode-se configurar se os movimentos financeiros serão eliminados ou estornados. A modificação de uma nota fiscal de entrada pode alterar os movimentos financeiros gerados pela integração.

ß Livros Fiscais- geração de "Registro de Entrada" ou "Registro de Saída".

ß Contratos e Serviços - a nota fiscal de entrada pode gerar um movimento de "Recebimento de Mercadorias".

Devolução de Nota de Entrada

A Devolução de Nota de Entrada consiste na devolução da mercadoria comprada

para o Fornecedor do material. Essa operação ocorre por vários motivos, um

exemplo, após a compra do material, com entrada no Estoque e geração do título

no Financeiro, encontra-se um problema na mercadoria sendo necessário devolver

ao fabricante/fornecedor, para essa operação é necessário emitir pelo sistema a

uma Nota Fiscal de Devolução de Compra e essa operação faremos no módulo

Devolução de Nota de Entrada, onde essa operação registrará a devolução da

mercadoria, retirando a quantidade que entrou no Estoque, excluindo ou

estornando o título do Financeiro. Para criar uma Devolução de Nota de Entrada no

sistema, faremos da seguinte maneira:

Informamos os dados da capa da Nota informando, Fornecedor, Série da Nota

Fiscal de Devolução e os demais campos se forem necessário e observe, a

origem (Fornecedor/cliente) deverá ser o mesmo utilizado na Nota Fiscal de

Entrada para que os itens da Nota sejam filtrados na operação.

para que os itens da Nota sejam filtrados na operação. ß Clique sobre a pasta Itens

ß Clique sobre a pasta Itens e acione

Entrada”.

o ícone

Clique sobre a pasta Itens e acione Entrada”. o ícone “ Inclui Itens da Nota de

Inclui Itens da

Nota de

ß Na

janela

seguinte

selecione

o

Tipo

de

Entrada

e

Saída

previamente

configurada

para

a

Nota

de

Devolução.

Deve-se

selecionar

uma

única

configuração de E/S que será utilizado para todos os itens selecionados. O

sistema filtrará as CES que possuam o campo origem com o conteúdo

Vendas” e o nó de “devolução de Entrada ativado.

Selecione o Tipo de Entradas e Saídas Inclui Itens da Nota Fiscal de Entrada
Selecione o Tipo de
Entradas e Saídas
Inclui Itens da Nota
Fiscal de Entrada

ß Selecione o Tipo de Entrada e Saída correspondente a operação e acione o

botão Avança.

ß Clique sobre o e selecione os itens da Nota Fiscal de Entrada que serão

ß Clique sobre o e selecione os itens da Nota Fiscal de Entrada que serão devolvidos. Esta operação permite a seleção dos itens das notas fiscais de

entrada com a mesma origem e que possuam saldo (quantidade não devolvida

e não cancelada). A quantidade devolvida é sugerida com o saldo do

documento (quantidade máxima permitida), permitindo sua alteração

diretamente no grid.

ß campo Disponível apresentará a quantidade real do item da Nota de Entrada

O

e

o campo Selecionado permitirá ao usuário informar a quantidade total ou

parcial para devolução, este campo sempre será preenchido com a quantidade

total/real dos itens.

Após a seleção dos itens e quantidades desejadas, clique sobre o botão Conclui, e

o sistema carregará as informações do GRID para a Devolução de Nota Fiscal de

Entrada. Depois de concluído o cálculo, o sistema permite a alteração das

quantidades, naturezas de operação e impostos dos itens, bloqueando os demais

campos que foram preenchidos com os dados do documento de origem.

Como ficam os CRDs na Nota de devolução de Entrada:

Cada item de uma devolução de nota fiscal de entrada pode possuir a apropriação

do campo "Valor Contábil" pelos CRD's financeiros e contábeis I e II. Os CRD's e

seus percentuais são sugeridos de acordo com o documento de origem (Nota Fiscal

de Entrada), permitindo a modificação de acordo com a necessidade do usuário. Na

pasta "Totais", na interface "Devolução de Nota de Entrada", os totalizadores "Total

para integração com o financeiro" e "Total para integração com a contabilidade"

apresentam, respectivamente, a sumarização das apropriações de CRD´s Financeiros e Contábeis dos itens. Caso não seja efetuada nenhuma apropriação

nos itens, é permitida a digitação das apropriações diretamente nos totalizadores,

caso contrário o sistema impede qualquer alteração.

Resumindo!

Para se efetuar uma Devolução de Nota de Entrada é necessário que exista no

sistema Notas Fiscais de Entrada.

Como pôde ser constatado, não há outra forma a não ser essa para gerar uma

Devolução de Nota de Entrada, e os campos não estarão habilitados para

alteração, com exceção da Natureza e Quantidade.

Na gravação da Devolução de Nota de Entrada outras operações serão realizadas

conforme a Configuração de Entradas e Saídas informada na Nota de Devolução,

mas essas integrações veremos mais adiante.

Integrações

A devolução de uma nota fiscal de entrada, desde que devidamente configurada

através do módulo de “Configuração de Entradas e Saídas” pode gerar:

ß Estoque – movimentos de "Saída de Material", "Saída de Material para Terceiros", "Devolução de Entrada de Material" ou "Devolução de Terceiros".

ß Financeiro - movimentos de "Estorno de Título a Pagar", "Estorno de Financiamento", "Estorno de Leasing", "Título a Receber", "Conta- Corrente" ou a eliminação do título existente e a criação de um novo com a diferença. Ao eliminar ou cancelar uma nota fiscal de devolução de entrada, pode-se configurar se os movimentos financeiros serão

"Título a Pagar". A

eliminados ou se deve

ser

gerado

um

novo

modificação de uma nota fiscal de devolução pode alterar os movimentos financeiros gerados pela integração.

ß Livros Fiscais- geração de "Registro de E ntrada" ou "Registro de Saída".

ß Contratos e Serviços, a nota fiscal de devolução pode gerar um movimento de "Devolução de Mercadorias".

Cálculos

Resultados

Eliminação de Itens Inválidos dos Pedidos de Compras

Nessa opção efetuaremos a eliminação dos itens do Pedido de Compra que

possuem prazo de validade vencido para itens com quantidades não utilizadas.

Um exemplo temos um Pedido que possui prazo de validade até o dia 31/03/2002 e

já estamos em 28/06/2002, então o prazo de validade do pedido está vencido,

sendo bem provável que seus preços já estejam com valores diferentes, não

necessitando utilizar esse pedido, então poderemos eliminá-lo?

Para efetuar essa eliminação:

Inclui Itens do Pedido de Compras
Inclui Itens do
Pedido de Compras
essa eliminação: Inclui Itens do Pedido de Compras ß Aciona-se o ícone e seleciona-se os itens

ß Aciona-se o ícone

e seleciona-se os itens do Pedido de Compra que estão

inválidos, carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, pronto

a operação foi realizada.

ß Agora que já efetuamos a eliminação desses itens nos seus respectivos pedidos, verificaremos se o sistema realmente não permite a utilização desses

itens. Posicione-se em um item eliminado e tente editá-lo, o sistema não deve

permitir, além de apresentar o campo Status “Itens Perdeu a Validade”.

Eliminação de Resíduos do Pedido de Compra

Nessa opção efetuaremos a eliminação de resíduos dos itens do Pedido de

Compra.

Consideramos como resíduo, itens do pedido com quantidade (Total ou parcial) em aberto, ou seja, que que não foi utilizada em Nota Fiscal de Entrada, e esse Pedido não será mais utilizado. Ao conlcuir a operação, o sistema efetua efetua a desintegraç ão do sa ldo em aberto do item com os demais módulos do sistema,

respeitando a configuração de entrada e saída. Por exemplo, temos um Pedido que possui a quantidade de 100 peças para o item, na Nota Fiscal utilizou-se o Pedido de Compra, mas só foram selecionadas 50 peças para a montagem da Nota Fiscal.

O

prazo de validade do pedido está vencido, sendo bem provável que seus preços

estejam com valores diferentes, então podemos eliminar o resíduo, a quantidade

restante de 50 peças.

Para efetuar essa eliminação:

IInclui Pedidos
IInclui Pedidos
50 peças. Para efetuar essa eliminação: IInclui Pedidos ß Aciona-se o ícone e seleciona-se os itens

ß Aciona-se o ícone e seleciona-se os itens do Pedido de Compra, carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, pronto a operação foi realizada.

ß Agora que já efetuamos a eliminação dos resíduos desses itens nos seus respectivos Pedidos, verificaremos se o sistema realmente não permite que utilizemos esses itens. Posicione-se em um item e tente editá-lo, o sistema não deve permitir.

Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras

Nessa opção efetuaremos a eliminação de resíduos dos itens das Solicitações

de Compra.

Consideramos como resíduo, itens da solicitação com quantidade (Total ou parcial)

em aberto, ou seja, que que não foi utilizada em Pedido ou Nota Fiscal de Entrada,

e que não será mais utilizada. Ao conlcuir a operação, o sistema efetua efetua a desintegração do saldo em aberto do item com os demais módulos do sistema,

respeitando a configuração de entrada e saída.

Para efetuar essa eliminação:

Inclui Solicitações
Inclui Solicitações
Inclui Solicitações ß Aciona-se o ícone e selecionam-se as Solicitações de Compra , carregando os registros

ß Aciona-se o ícone e selecionam-se as Solicitações de Compra,

carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, a operação foi realizada.

ß Agora que já efetuamos a eliminação dos resíduos desses itens nas suas respectivas Solicitações, verificaremos se o sistema realmente não permite que utilizemos esses itens. Os documentos selecionados não estarão mais

disponíveis para alterações e no Status do item estará indicado " Eliminado ".

Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras Agrupada

Nessa opção efetuaremos a eliminação de resíduos dos itens das Solicitações

de Compra Agrupadas.

Consideramos como resíduo, itens da solicitação com quantidade (Total ou parcial)

em aberto, ou seja, que que não foi utilizada em Pedido ou Nota Fiscal de Entrada, e que não será mais utilizada. Ao conlcuir a operação, o sistema efetua efetua a

desintegração do saldo em aberto do item com os demais módulos do sistema,

respeitando a configuração de entrada e saída.

Para efetuar essa eliminação:

Inclui Solicitações
Inclui Solicitações
ß Aciona-se o ícone e selecionam-se as Solicitações de Compra , carregando os registros para

ß Aciona-se o ícone e selecionam-se as Solicitações de Compra, carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, a operação foi

realizada.

ß Agora que já efetuamos a eliminação dos resíduos desses itens nas suas respectivas Solicitações, verificaremos se o sistema realmente não permite que

utilizemos esses itens. Os documentos selecionados não estarão mais

disponíveis para alterações e no Status do item estará indicado " Eliminado ".

Cálculo da Demanda

Nesta opção efetuaremos o Cálculo da Demanda dos itens, que avalia os

movimentos de saída de materiais de um local de armazenamento em um período,

calculando uma média diária de consumo, permitindo ao usuário desprezar os finais

de semana e os feriados. Baseado nas informações de "Dias para cobertura",

saldo disponível do material no local, estoque máximo, estoque mínimo e ponto de

ressuprimento, o sistema apresenta a quantidade de material necessária para atender essa demanda. Os itens de estoque avaliados podem ser selecionados

pelo usuário, limitando-se aos itens movimentados no local de armazenamento no

período avaliado que possuam fornecedor padrão cadastrado. Além da

visualização, o usuário pode optar por tranformar o resultado desse processamento

em pedidos ou solicitações de compra. No caso de pedido de compra, o documento

é gerado com o fornecedor padrão do item.

Vamos cadastrar a Demanda:

com o fornecedor padrão do item. Vamos cadastrar a Demanda: ß Inicial/Final – informaremos o período

ß Inicial/Final – informaremos o período para a filtragem dos itens do Estoque

movimentados

ß Dias para Cobertura – informaremos quantos dias devem durar os itens que irão entrar após o sistema fazer o Pedido ou a Solicitação através do cálculo da

demanda.

ß Tipo de Cálculo – padrão do sistema é utilizar o tipo “Média

ß Clicando no botão Solicitação – estaremos indicando ao sistema que o resultado do cálculo deve gerar Solicitação de Compras para os Itens

ß Clicando no botão Solicitação Agrupada – estaremos indicando ao sistema

que o resultado do cálculo deve gerar Solicitação de Compras Agrupada para

os Itens

ß Clicando no botão Pedido – estaremos indicando ao sistema que o resultado

do cálculo deve gerar Pedido de Compra para os itens e neste caso o campo

Tipo deverá possuir um Tipo de Entrada e Saída para o documento. Informe

também a Data

de

Emissão do Pedido e em qual moeda o mesmo será

representado

ß Clicando no botão Consulta – efetuaremos apenas a consulta dos itens

O que podemos considerar neste cálculo:

ß Gerar com quantidade excedente – o sistema gerará solicitações e pedidos conforme o cálculo da demanda, mesmo que a quantidade exceda a quantidade

máxima do item no estoque.

ß Considera Estoque mínimo – quando a quantidade resultante da geração da

compra for abaixo do estoque mínimo do local, serão geradas quantidades

adicionais.

ß Considera Ressuprimento – quando a quantidade resultante da geração da

compra for abaixo do ponto de ressuprimento serão geradas quantidades

adicionais conforme o campo ressuprimento do item.

ß Considera Feriado e Fins de Semana – quando marcadas o sistema

considera os dias de feriados e finais de semanas no cálculo da demanda.

ß Avalia todos os itens movimentados – o sistema filtrará automaticamente

todos os itens movimentados em saídas no período informado, não sendo

necessário acionar o ícone Inclui Itens Movimentados do grid.

ß Efetua o Cálculo das Parcelas a Partir da Entrega – quando selecionada o

sistema, ao gerar o Pedido irá considerar as datas das parcelas a partir da data

de entrega.

Vamos ver como isso funciona:

Abaixo teremos a relação dos nossos itens que foram utilizados na saída, além disso, temos também a relação das quantidades máximas e mínimas conforme o

cadastro de cada item.

Item do Estoque

Local do Estoque

Qtde Mínima

Qtde Máximo

Qtde Ressuprimento

00010

1.0001

20

80

50

00011

1.0001

10

50

30

00012

1.0002

50

200

120

00013

1.0002

100

600

300

Conforme tabela acima teremos na janela de “Itens movimentado” o Item 00011

que será

5 unidades

à outra saída

realizada no dia 27/09/2002.

pertencem a uma saída realizada 29/09/2002

demonstrado

com

o

total

de

17

unidades,

das

quais

e 12 unidades

Neste grid é apresentado o item e a quantidade de saída total do item no período

indicado.

O ícone Inclui ITENS MOVIMENTADOS, somente será apresentado no grid quando a caixa “Avalia Todos
O ícone Inclui ITENS
MOVIMENTADOS, somente será
apresentado no grid quando a caixa
“Avalia Todos os Itens Movimentados”
não for marcada.

Clique sobre o botão Avança para apresentação do grid com o item, saldo

disponível no estoque, quantidade a ser gerada (necessidade de saldo) no período

de 40 dias conforme indicado no campo Dias para Cobertura.

Vamos entender como o sistema efetuou o cálculo:

A soma da quantidade movimentada de cada item no período será dividida em dias

(nº de dias no intervalo do período informado), e em seguida será multiplicada pelo número de dias cadastrado no campo Dias para Cobertura, para obter a quantidade

total que deverá ser solicitada no fim do cálculo.

ß Clique sobre o botão Conclui para a conclusão da operação, gerando Pedido ou Solicitação

ß Clique sobre o botão Conclui para a conclusão da operação, gerando Pedido ou Solicitação de Compra, ou apenas consulta dos itens.

Integrações Off Line

Nesta opção realizamos as integrações manuais entre as áreas, ou seja, as integrações OFF LINE definidas na árvore de integração da janela de Configuração

de Entradas e Saídas. Através desta interface é possível executar a integração, a reintegração, ou seja, caso o documento tenha sido alterado, sendo necessário

refazer a Integração novamente e Desintegração, ou seja, desfazer os movimentos

gerados pelas opções anteriores.

Nota Fiscal de Entrada

A Integrações de Nota Fiscal de Entrada permite a integração, reintegração ou

desintegração das notas fiscais de entrada com as áreas de “Estoque”,

Financeiro”, “Livros Fiscais” e “Assistência Técnica”.

”, “ Financeiro ”, “ Livros Fiscais ” e “ Assistência Técnica” . Manual de Treinamento

ß Selecione o com qual área haverá integração, o tipo de operação e clique sobre o botão Avança e selecione os registros a serem integrados e finalmente, clique no botão “conclui” para efeturar a operação de integração.

Pedido de Compras

ß A integração do Pedido de Compra permite integração, reintegração ou desintegração dos pedidos de compras liberados com as áreas de “Estoque” e

Financeiro”. (a operação da janela é similar à de Nota Fiscal de Entrada)

Solicitação de Compra

ß As integrações da Solicitação de Compra e Solicitação de Compra Agrupada podem ser efetuadas somente com a área Estoque. (a operação da

janela é similar à de Nota Fiscal de Entrada)

Integração Contábil

ß Nesta janela pode-se efetuar a Integração com a Contabilidade desde que previamente configurada. Tal configuração é efetuada pelo departamento de

Desenvolvimento da Star Soft – Indústria de Software e Soluções.

Operações que geram integração contábil. Repasse para essas colunas os documentos a serem integrados com
Operações que geram
integração contábil.
Repasse para essas colunas os
documentos a serem integrados
com a área Contábil.

ß Nesta janela selecionaremos o módulo correspondente a integração

repassando um ou mais para a coluna selecionados, através dos botões de movimento.

ß A integração pode gerar diretamente um Lançamento Contábil, bastando para

isto, marcar a opção “Contabilização”, ou ainda utilizar um Lançamento Pré-

Contabilizado.

ß Clique sobre o botão Avança e selecione os registros necessários conforme as definições dessa janela.

ß Caso seja necessário refazer ou excluir uma integração contábil de qualquer módulo, a operação é realizada por essa janela.

qualquer módulo, a operação é realizada por essa janela. ß Clique sobre o botão Avança e

ß Clique sobre o botão Avança e selecione o registro integrado para sua

reintegração ou deleção.

ß Os pontos de integração contábil na área de compras são “Devolução de Nota de Entrada ” e “Nota fiscal de Entrada ”.

Integrações On Line

Estamos trabalhando com um sistema integrado e isso permite ao usuário efetuar

várias operações, simultaneamente, dentro do sistema, por exemplo: a emissão de

uma Nota Fiscal de Entrada poderá gerar um Movimento de Entrada na área

Estoque. A mercadoria comprada deverá ser pagar, gerando, dessa foram, um

Título a Pagar na área Financeira. No pagamento da mercadoria há ainda a

necessidade de recolhimento de impostos, o que gerará um Registro de Entrada

na área Livros Fiscais. To das essas operações são controladas pelo “ Tipo de Entrada e Saída” utilizado no Pedido de Compra, Nota Fiscal de Ent rada e

Devolução de Nota de Entrada.

Pedido de Compra

ß Gera no Estoque: Previsão de Entrada ou Compras Alocadas

ß Gera no Financeiro: Previsão de Saída com possibilidade de particiapar do

Fluxo de caixa, Títulos a pagar, Financiamento ou Leasing

Nota Fiscal de Entrada

ß Gera no Estoque: Entrada de Materiais, Entrada de Materiais de terceiros ou Transferência entre Locais

ß Gera no Financeiro: Título a Pagar, Financiamento ou Leasing e escrituração

em Livros na Quitação

ß Gera em Livros Fiscais: Registro de Entrada

ß Gera em Contratos e Serviços: Recebimento de Mercadorias

Devolução de Nota de Entrada

ß Gera Saída de Materiais no Estoque - Mercadoria comprada devolvida deve ser retirada do Estoque

ß Gera Estorno do Título a Pagar no Financeiro – Como na Entrada do Material gerou um Título a Pagar, através dessa devolução, efetuaremos o estorno desse valor.

ß Gera Registro de Saída referente à devolução em Livros Fiscais – Registro

de Impostos referentes à Devolução da Mercadoria

ß Gera em Contratos e Serviçosa devolução da mercadoria

PCP

O cálculo de MRP, pode gerar solicitaçõesou pedidos de compras para atender

a demanda de matéria-prima. Os documentos criados podem ser identificados

através do campo "Gerado por", que apresenta o número do MRP responsável. Os

parâmetros que influenciam nesse processo são os seguintes: "00164. Solicitante utilizado na geração de solicitações pelo M.R.P", "00165. Comprador utilizado na geração de pedidos pelo M.R.P", "00166. Gera Pedido de Compras sem liberação no M.R.P", "00169. Gera Solicitação de Compras sem liberação no M.R.P" e "00171.Indica se deve gerar Pedido de Compras com preço de Custo do fornecedor

padrão".

Configuração de Entrada e Saída

O comportamento das integrações com outros módulos é único para todas as configurações das naturezas que compoem a configuração de entradas e saídas, permitindo a composição de condições distintas para cada configuração de

natureza, seus impostos e totais para integração. As configurações de naturezas podem ser condicionadas através de comparação dos dados do documento com

listas de informações de clientes ou fornecedores (tipo de pessoa, país, estado e cidade) e itens de estoque (família, código auxiliar, agrupamento e classificação fiscal), vigência e condição adicional, que permite a elaboração um script técnico de uma situação não contemplada pelas opções padrões. Ao escolher uma configuração de entrada e saída em um item de documento de compras ou vendas,

o sistema avalia suas configurações das naturezas, selecionando a primeira que se enquadrar nas condições estabelecidas, inicializando os campos natureza de operação, classificação tributária (ICMS), desconto/acréscimo padrão, local de

entrada (quando aplicável), local de saída (quando aplicável) e o tipo de movimento

de estoque. Além da inicialização dos campos, toda a parametrização de cálculo de

impostos e de composição de valores para a integração é aplicada.

Vamos montar um exemplo a partir da Configuração de Entradas e Saídas e utilizaremos o mesmo Tipo para Pedido de Compra e Nota Fiscal de Entrada, observe atentamente as configurações, pois o resultado das integrações obedece

simplesmente à árvore de integração da Configuração de Entradas e Saídas.

Configuração de Entradas e Saídas para Pedido de Compra/E009 - Localizado

em Configurador/Compras.

Pedido de Compra/E009 - Localizado em Configurador/Compras. ß Neste exemplo, montamos na árvore de Integração

ß Neste exemplo, montamos na árvore de Integração para o Pedido de Compra as seguintes operações:

ß Pedido de Compra integrará com o Estoque gerando o movimento de Previsão de Entrada.

ß No Financeiro será gerado um movimento de Previsão de Saída e essa Previsão entrará no Fluxo de Caixa.

ß Se esse Pedido de Compra for excluído da área Compras , o sistema efetuará a seguinte operação:

ß Eliminará do Financeiro o movimento gerado acima, ou seja, o registro do movimento Previsão de Saída.

ß Observe – Para a área Estoque não é necessário configuração, pois na exclusão do Pedido de Compra a quantidade informada no mesmo, automaticamente será excluída no Estoque .

ß Se o Pedido de Compra for editado e sofrer qualquer alteração principalmente de quantidade ou valor, o sistema ainda poderá efetuar as seguintes operações:

ß Alterará no Financeiro o movimento gerado pela integração do Pedido de Compra, ou seja, atualizará o movimento Previsão de Saída. E como na operação de Eliminação, para a área Estoque essa operação é automática, não necessitando o controle dessa operação pela árvore de Integração.

Ponto Importante !!!

ß Tipo – neste definiremos se a Integração do Pedido de Compra será On Line – executada na gravação do Pedido, ou Off Line, Integração manual, realizada através da opção Compras/Integrações Off-line/Pedido de Compra.

ß Na nossa árvore a integração do Pedido de Compra é On Line – automática, e os registro serão gerados na gravação do documento.

Configuração de Entradas e Saídas para Nota Fiscal de Entrada/E009

de Entradas e Saídas para Nota Fiscal de Entrada/E009 ß Neste exemplo, montamos na árvore de

ß Neste exemplo, montamos na árvore de Integração para o Nota Fiscal de Entrada as seguintes operações:

ß Nota Fiscal integrará com o Estoque gerando o movimento de Entrada de Materiais , nesta mesma operação, o sistema Atualizará Fornecedor do Item e caso o Fornecedor não esteja cadastrado no item, o sistema Adicionará como novo Fornecedor do Item. Outra atualização será No valor de Custo do Item do Estoque .

ß Em Livros Fiscais será gerado um registro de Entrada com os impostos informados na Nota Fiscal de Entrada.

ß No Financeiro será gerado um movimento de Título a Pagar , e se a Nota Fiscal utilizar o Pedido de Compra configurado acima, o sistema automaticamente fechará a Previsão de Saída do Financeiro e amarrará o mesmo ao Título aqui gerado.

ß No Contratos e Serviços (Assistência Técnica) a integração com o nota fiscal de entrada gerará uma Recebimento de Mercadoria

ß Se essa Nota Fiscal de Entrada for excluído ou cancelada da área Compras , o sistema efetuará a seguinte operação:

ß Eliminará do

Financeiro o movimento gerado acima, ou seja, o

registro do movimento Título a Pagar .

ß Observe – Para a área Estoque não é necessário configuração, pois na exclusão da Nota Fiscal de Entrada a quantidade informada no mesmo, automaticamente será excluída no Estoque .

ß Se a Nota Fiscal de Entrada for editada e sofra qualquer alteração principalmente de quantidade ou valor, o sistema ainda poderá efetuar as seguintes operações:

ß Alterará no Financeiro o movimento gerado pela integração da Nota Fiscal de Entrada, ou seja, atualizará o movimento Título a Pagar. E como na operação de Eliminação, para a área Estoque essa operação é automática, não necessitando o controle dessa operação pela árvore de Integração.

Um ponto Importante !!!

ß Tipo – neste definiremos se a Integração da Nota Fiscal de Entrada será On Line – executada na gravação da Nota, ou Off Line , Integração manual, realizada através da opção Compras /Integrações off –line /Nota Fiscal de Entrada.

ß Na nossa árvore a integração é On Line – automática, e os registro serão gerados na gravação do documento.

ß Utilização do Movimento do Estoque – este caso será utilizado na utilização do Pedido de Compra na Nota Fiscal de Entrada, fechando o registro gerado no Estoque pelo Pedido, pois esse está sendo efetivado pela Entrada efetiva da Nota Fiscal de Entrada, caso não seja marcada, a quantidade gerada para Previsão de Entrada no Estoque permanecerá, mesmo que o Pedido seja utilizado.

Seguindo com a nossa operação de entrada de materiais a partir de um Pedido de Compra utilizado em uma nota fiscal de entrada e todos os movimentos gerados como resultado da integração do sistema.

Operação de Entrada de Materiais

Pedido de Compra – Número PC-000205

Entrada de Materiais Pedido de Compra – Número PC-000205 ß A Integração obedecerá a essas configurações

ß A Integração obedecerá a essas configurações partindo dos campos:

ß Tipo – Configuração de Entrada e Saída e configurado da forma descrita acima.

ß Natureza – que está atrelada a Configuração de Entrada e Saída e é o campo responsável pela geração dos Impostos, mas esses são importantes apenas na

confecção da Nota Fiscal de Entrada . e

ß Item, Quantidade, Valor Unitário e Local Destino onde o movimento do Estoque será pesquisado.

Veja como ficaram as Integraçõesapós a gravação desse Pedido de Compra .

Importante!!! Para que a Integração seja

realizada

corretamente,

além

de

configuração da árvore de integração do Tipo

de

Entrada

e

Saída,

ou

Configuração de Entradas e Saídas, deverá estar configurado corretamente os Totais para a Integração e para verificar essa informação, após a gravação dos itens do Pedido de Compra, posicione na pasta Totais e observe os seguintes

dados:

itens do Pedido de Compra, posicione na pasta Totais e observe os seguintes dados: Manual de

Se Total para Integração com o Estoque estiver zerado, a integração não será

realizada. O mesmo ocorrerá para as demais.

E para ter certeza que as Integrações foram realizadas, acione o ícone da Lista de Aplicações na barra de ferramentas e selecione a Módulo de Integração, o

sistema apresentará as área contempladas pela Integração, veja:

apresentará as área contempladas pela Integração, veja: Seguindo com a nossa operação, efetuaremos a Nota Fiscal

Seguindo com a nossa operação, efetuaremos a Nota Fiscal de Entrada e analisaremos passo a passo o resultado dessa operação.

Nota Fiscal de Entrada

NF Número 00 0090 utilizando o Pedido de Compra PC-000205.

Utilizaremos o Pedido de Compra pela opção Lista de Aplicações/Transporte de

Pedido de Compra, acesse o módulo Nota Fiscal de Entrada e acione o ícone da

barra de ferramentas, o sistema apresentará a janela:

da barra de ferramentas, o sistema apresentará a janela: Reconheceram o número do nosso Pedido de

Reconheceram o número do nosso Pedido de Compra cadastrado anteriormente?,

pois é a Nota Fiscal de Entrada utilizará todos os dados do Pedido de Compra,

desde a capa até as parcelas, vamos ver:

Após selecionar o Pedido de Compra e informar a Moeda , clique sobre o ícone de

gravação da barra de ferramentas para a confecção da Nota Fiscal de Entrada .

ß A Integração obedecerá a essas configurações partindo dos campos:

ß Tipo – Configuração de Entrada e Saída e configurado da forma descrita acima.

ß Natureza – que está atrelada a Configuração de Entrada e Saída e é o campo responsável pela geração dos Impostos e

ß Item, Quantidade, Valor Unitário e Local Destino onde o movimento do Estoque será pesquisado.

Veja como ficou as Integrações após a gravação dessa Nota Fiscal de Compra.

Aqui estão os dados, caso queira comparar com os dados do Item do nosso Pedido
Aqui estão os dados, caso
queira comparar
com
os
dados do Item do nosso
Pedido de Compra e veja que
no campo
Pedido o sistema
adicionou o número do nosso
Pedido

Se Total para Integra ção com o Estoque estiver zerado, a integração não será

realizada. O mesmo ocorrerá para as demais.

não será realizada. O mesmo ocorrerá para as demais. E para ter certeza que as Integrações

E para ter certeza que as Integrações foram realizadas, acione o ícone da Lista de Aplicações na barra de ferramentas e selecione a Módulo de Integração, o

sistema apresentará as área contempladas pela Integração, veja:

apresentará as área contempladas pela Integração, veja: Confirmado!!! As Integrações forma geradas conforme a

Confirmado!!! As Integrações forma geradas conforme a Configuração de Entradas