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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

examinar a situao de uma empresa e determinar seus


pontos fortes e fracos em relao a:

sua organizao;
sua capacidade gerencial;
seu know-how tecnolgico;
sua capacidade de produo;
sua capacidade, seu know-how e suas perspectivas
mercadolgicas;
seus resultados e perspectivas econmico-financeiras;
Emitir parecer a respeito, consubstanciando-o em concluses
sobre esses aspectos e sugerindo medidas.
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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
O QUE ?
 Processo para apurar e descrever a Cultura corporativa

de uma Organizao.

 Tem por objetivos:








Compreender sistematicamente a organizao


Desenvolver intervenes consistentes
Orientar o rumo de aes
Apontar solues para os problemas encontrados
Indicar as melhores formas e procedimentos para
remedi-los.

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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
POR QUE FAZER?

Avaliar o funcionamento de uma organizao,


departamento ou trabalho para descobrir fontes de
problemas e reas de melhoramento.

NATUREZA DOS PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS


 Para efeito de anlise e diagnstico, os problemas empresariais,

sero reunidos quanto sua natureza, em dois grandes grupos:

 Problemas Estratgicos;
 Problemas de Recursos.

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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
NATUREZA DOS PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS
PROBLEMAS ESTRATGICOS

Inadequao na utilizao ou na escolha dos recursos


disponveis;


Suas causas decorrem ou de uma inadequao na escolha


das bases do negcio ou dos recursos da organizao;


Ou ainda de uma inadequao na utilizao dos recursos


disponveis pela organizao.


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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
NATUREZA DOS PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS
PROBLEMAS DE RECURSOS

So os valores de que a alta administrao da organizao


dispe para alcanar os objetivos bsicos, e podem ser
divididos em:

Financeiros e de capitais;




Humanos;

Organizacionais;

Tcnicos (industriais).

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TIPOS DE VARIVEIS NAS


ORGANIZAES

Variveis causais;

Variveis intervenientes;

Variveis finais.

VARIVEIS CAUSAIS

Objetivos da organizao;
Polticas e estratgias;
Tecnologia;
Cultura da organizao;
Sistemas de valores;
Sistemas de informaes;
Estilo de administrao;
Relaes formais de autoridade.

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VARIVEIS INTERVENIENTES

Lealdade organizao;
Identificao com a organizao;
Capacitao do pessoal;
Motivao e percepes do pessoal;
Dedicao ao trabalho;
Relacionamentos interpessoais;
Integrao da equipe;
Comunicao interna;
Expectativas e aspiraes;
Capacidade de tomar decises;
Sentimentos e emoes.

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VARIVEIS FINAIS
Produo;
Vendas;
Lucro (resultado);
Margem lquida sobre as vendas;
Rentabilidade do patrimnio;
Produtividade;
Custos;
Qualidade da produo;
Participao no mercado.

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RELAES ENTRE VARIVEIS CAUSAIS,


INTERVENIENTES E FINAIS
RELAES ENTRE VARIVEIS
CAUSAIS, INTERVENIENTES E FINAIS
VARIVEIS
CAUSAIS
OBJETIVOS
POLTICAS
TECNOLOGIAS
CULTURA
ESTRUTURA
etc., etc.

VARIVEIS
INTERVENIENTES
LEALDADE
EXPECTATIVAS
DEDICAO
ASPIRAES
PERCEPES
MOTIVAO
COMUNICAO
CAPACITAO
etc., etc.

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VARIVEIS
FINAIS
RESULTADO
PRODUO
VENDAS
QUALIDADE
MARGEM
PRODUTIVIDADE
RENTABILIDADE
etc., etc.

Pontos Bsicos Para Anlise Organizacional


 O que a organizao produz?
(Produtos e servios)
 Como ela produz?
(Qualidade, custos, Produtividade)
 Para quem ela produz?
(mercado de clientes,concorrentes)

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Estratgia de Atuao no Diagnstico


Organizacional
 Um estudo organizacional

precisa se desenvolver pautado


por uma estratgia que o auxilie
na identificao e no tratamento
dos principais problemas da
empresa.

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Estratgia de Atuao no Diagnstico


Organizacional
 A estratgia de atuao precisa

ainda contemplar uma etapa de


sensibilizao, onde a idia tornar
o indivduo parte da mudana,
promovendo o entendimento acerca
das razes que levam necessidade
de transformao.

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Estratgia de Atuao no Diagnstico


Organizacional
Uma boa estratgia possui os seguintes passos:
 Definio do objeto de estudo;
 Pesquisa preliminar;
 Planejamento da ao;
 Execuo;
 Identificao dos principais problemas e
necessidades;
 Formulao (e escolha) de alternativas de ao;
 Mudana e acompanhamento; e
 Reavaliao.

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Instrumentos de Levantamento de
Informaes





Entrevista;
Questionrio; e
Observao Pessoal

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Patologias Organizacionais
Semelhante ao corpo humano,
a estrutura organizacional da empresa
apresenta diversos tipos de
enfermidades que,
se no medicados em tempo hbil,
iro se agravando e prejudicando os
demais rgos da empresa.

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 Desperdcios Visveis (S no v quem no quer):

 Excesso de reunies;
 Utilizao a vontade dos veculos da empresa;










Ligaes interurbanas sem controle;


M utilizao de energia eltrica;
Em caso de erro a culpa do outro setor;
Altos ndices de erros nas operaes;
Retorno de garantia;
Retardamento nas decises;
Conflitos pessoais;
Iluminao inadequada.
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Patologias Organizacionais
 Desperdcios Invisveis - Acontecem sem a percepo
do executor, por incompetncia ou preguia mental:

Excesso de burocracia;










Pagamento de multas e juros por ineficincia dos controles;


Demora no atendimento aos clientes;
Existncia da central de boatos ;
Bitolamento empresarial no ouvindo os colaboradores;
Duplicidade de controles;
Falta de profissionalismo;
M programao dos itens de estoque;
Mau atendimento e uso indevido do telefone.

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Patologias Organizacionais
Empresa Excessivamente Organizada
 Problemas: bitolamento empresarial; iniciativa pessoal
tolhida; multiplicao da atividade de staff; estrutura amarrada ...
Solues: reestudo dos manuais internos; elaborao de
normas que dem abertura para a criatividade; flexibilizao
estrutural ...
Inexistncia de Instrumentos de Formalizao

Estrutural

 Problemas: conflitos e politicagem; ineficincia e inveja;


insegurana e irresponsabilidade; insatisfao dos clientes...
Solues: criao de documentos formais de organizao;
definio das linhas de autoridade; elaborao de guias de
atribuies ...
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Patologias Organizacionais
Coordenao Acumulativa
Chefe
A

 Problemas: impossibilidade de dar um atendimento rpido e soluo correta

a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos


e diferentes problemas existentes na empresa ...

Solues: dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias,


segundo sua rea de responsabilidade; aplicar a frmula de Graicunas, na
qual se tenta estabelecer o nmero ideal de subordinados para cada chefia,
empregando a formula abaixo: ...
Nt = N (2n/2 + N 1)

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Patologias Organizacionais
Multicomando

 Problemas: multicomando; excessiva proliferao da autoridade funcional;


m definio da autoridade de linha; dvidas com relao a quem obedecer
primeiramente ...
Solues: fazer com que cada funcionrio seja responsvel apenas perante a
um superior hierrquico; utilizar a autoridade funcional com moderao,
zelando para que seus titulares tenham as respectivas reas de atuao
perfeitamente delineadas ...)
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Patologias Organizacionais
Falta ou Excesso de Delegao de Autoridade
 Problemas: engarrafamento do poder de deciso, excesso de
problemas insignificantes na mesa da alta administrao; estmulo
criao de unidades organizacionais independentes no seio da
organizao; emperramento dos processos, causando transtornos e,
conseqentemente, prejuzos aos clientes ...
Solues: criar um ponto de equilbrio entre a centralizao e a
descentralizao administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisrios possam prejudic-lo...

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Patologias Organizacionais
Conjugao de Atividades Divergentes
Departamento de
Contabilidade
Fiscalizado e
Auditor sob a
mesma chefia

Lanamentos
Contbeis

Auditoria
Interna

 Problemas: uma das atividades ser preterida; as duas atividades sero


prejudicadas; insatisfao e conflito entre as reas ...
Solues: processar a diviso do trabalho por meio da redepartamentalizao
das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias especficas ...

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Patologias Organizacionais
Excesso de Nveis Hierrquicos
 Problemas: (aumento do nvel de rudo nas
comunicaes; demora excessiva na
tomada de deciso, muitas vezes quando
chega ao interessado j estourou o prazo
para a ao; alto custo com pessoal, em
virtude do grande nmero de chefias...)
Solues: (processar a anlise funcional
/estrutural, enxugar a estrutura aplicando
o downsizing, eliminando as unidades /
chefias desnecessrias ...)

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Patologias Organizacionais
Insegurana Executiva ou Trincheira de Assessores
 Problemas: alerta contra a incapacidade
do executivo; demora nas decises;
conflito entre os rgos de linha e
assessorias; indefinio das funes e
ociosidade da maioria dos assessores ...

Solues: rever quais assessorias so


realmente necessrias ao desempenho da
funo; agrupar as assessorias com
objetivos
comuns;
eliminar
as
assessorias desnecessrias...

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Presidente
R. Pblicas

Jurdico

Marketing

Imprensa

Secretaria

Auditoria

Consultor

Gabinete

Comercial

Operacional

Patologias Organizacionais
O Chefe do Chefe

 Problemas: uma da chefias fica


ociosa; briga pelo poder; despesa
desnecessria com uma das chefias ...

Solues: eliminar uma das duas


chefias, aps a verificao de qual
delas a mais importante para os
objetivos da empresa ...

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Departamento
de Recursos
Humanos
Diviso de
Servios
Sociais

Patologias Organizacionais
Outros Problemas de Natureza Diversas
 Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
 Indefinio dos objetivos e das metas e obscuridade das polticas e diretrizes
 Tolerncia a incompetncia
 Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexveis
 Incoerncia entre o que foi planejado e o que est sendo executado
 Ausncia de agregao de valor na execuo dos servios
 Uso inadequado da tecnologia da informao
 nfase nas aparncias, ignorando e/ou prejudicando as substncias
 Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso

e outros ...
 Falta de integrao e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros

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DIAGNSTICO: ROTEIRO ADMINISTRAO

Histrico da empresa;
Objetivos da empresa;
Objetivos do empresrio;
Qual a estrutura operacional e organizacional
existentes.

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - VENDAS


PROBLEMAS ESTRATGICOS




Qual o esquema de vendas da empresa?


Quantos clientes ela tem atualmente?
Qual o prazo mdio de vendas da empresa?
Qual o prazo mdio de entrega de mercadorias?
Como feita a distribuio dos produtos?
Qual o atraso mdio do pagamento dos clientes?
Quais so os critrios adotados para selecionar novos clientes?
Tem modelagem prpria?
Faz consulta a revistas especializadas de outras cidades maiores?
fixada uma cota de vendas para os representantes?
O preo de vendas fixado de que forma?
Conhece o custo real de produo?
Oferece descontos aos clientes?
Qual a regio de vendas da empresa?
Valor da receita global dos ltimos trs anos.
Valor mdio do faturamento mensal.
Faz previso de vendas? Com que base?
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DIAGNSTICO: ROTEIRO - VENDAS

PROBLEMAS DE RECURSOS
Quais so os controle de vendas existentes?
Faz acompanhamento direto das vendas?
Possui cadastro de clientes?
Tem problemas de cobrana? Qua a percentagem de cheques
devolvidos?
 Na distribuio de modelagem aos representantes, feito algum
tipo de recomendao?





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DIAGNSTICO: ROTEIRO - COMPRAS


PROBLEMAS ESTRATGICOS







Quantos e quais so os principais fornecedores da empresa?


Qual o valor das compras totais nos ltimos trs anos?
Qual o valor mdio das compras mensais?
Qual o prazo mdio nas entregas dos fornecedores?
O que leva em considerao ao comprar?
Tem dificuldades na obteno de determinadas matrias-primas?
Por qu?

PROBLEMAS DE RECURSOS
 Possui cadastro de fornecedores?
 feita uma programao de compras?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - ESTOQUES


PROBLEMAS ESTRATGICOS

 Seus estoques normalmente seriam suficientes para suportar









quantos dias de produo?


Se parasse de comprar hoje, seus estoques durariam quanto
tempo?
Qual o perodo mdio e estocagem dos produtos acabados?
E da matria-prima em transformao? Durao do ciclo
produtivo.
Tem materiais e matrias-primas parados por muito tempo em
seu almoxarifado; Por qu?
H quanto tempo?
Representam quanto em termos de valor:

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - PRODUO


PROBLEMAS ESTRATGICOS
 Como elaborada a programao de produo?
 A empresa utiliza-se de critrios de lotes de pedidos para ordenar
a produo?
 Existe algum tipo de prioridade de pedido?
 adotado algum critrio econmico de produo?
 H grande rotao de pessoal na fbrica?
PROBLEMAS DE RECURSOS
 Existe algum mapa global de pedidos?
 Existe algum tipo de controle de produo em vigor?
 As instalaes atuais so suficientes?
 E o layout das mquinas?
 A mo-de-obra treinada pela empresa?
 O pessoal empregado atualmente forma um equipe unida?
 Est motivada?
 Existe algum controle de produtividade
na fbrica?
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DIAGNSTICO: ROTEIRO - FINANAS

PROBLEMAS ESTRATGICOS
O valor das contas a receber mais o disponvel hoje em relao aos
compromissos assumidos superior? Inferior? Nivelado?
A empresa faz seus pagamentos atualmente antecipados ou atrasados?
Qual o valor dos salrios pagos aos seus empregados mensalmente?
Qual o valor dos seus recolhimentos de impostos mensalmente?
E das despesas fixas (gua, luz, telefone etc.)?
A empresa opera com descontos bancrios? Qual o limite?
Qual a retirada mensal dos scios?

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DIAGNSTICO: ROTEIRO - FINANAS


PROBLEMAS DE RECURSOS
Quais so os controles existentes sobre contas a pagar (cheques),
contas a pagar (fornecedores e obrigaes) caixas e bancos?
A empresa conta com algum tipo de previso financeira (fluxo de
caixa)?
Faz acompanhamento dirios ou peridico da movimentao de
fundo? Previso x realizado?
Quais so os controles de tesouraria?
Como controla o pagamento de comisses aos vendedores?
Qual a percentagem sobre as vendas feitas?
Balanos Patrimonial e de Resultados Econmicos. Anexar os 3
ltimos e o balancete at o ms da anlise, se houver.
Outras informaes sobre as finanas da empresa.

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