Avance Implementacin Procesos

Almacenes
Supervisor de caja y Almacn: Sergio Gil Salinas
Sucursal: Mxico, Santa fe.
rea: Contabilidad y Finanzas.
Fecha: Lunes 01 de Febrero del 2016

Buenas tardes, con el gusto de saludarles, detallo a continuacin el avance en los procesos y mejoras
implementados en el rea de Almacn General, Fiv, Quirfano y Consultorios.
Tenemos un avance ya del 95% aprox. Estamos en la etapa de la retroalimentacin para recibir sugerencias sobre
lo que se les pudiera atorar para mejorarlo o ajustarlo a las necesidades de cada rea, sin perder de vista el Sano
manejo y control de los almacenes. Es importante terminar este proceso al 100% en Mxico para adaptarlo a
Guadalajara.
La parte faltante de Fiv debe quedar en mximo dos das, ya que se requiere hacerlo en conjunto con Martin, que
es la persona asignada por Jeimy para mantener el orden y control del almacn, (revisar stock, Pedidos,
Inventarios, caducidad etc.) junto con Alberto y su Servidor; Sergio Gil.
Tenemos ya un importante avance en el Manejo y control de todos los almacenes, Evitando a toda costa, el
desabasto, El sobre stock, el medicamento caducado mediante el correcto manejo de PEPS y Semaforizacin,
Implementacin de inventarios, Bajar costos y Tener toda la documentacin emitida en Orden y al da.
Estamos Re-organizando funciones principales del personal de caja, ya que como bien saben es una rea nueva
para nosotros (Mas no Desconocida), En donde El trabajo en equipo sigue siendo primordial para dar los resultados
establecidos por el instituto, con toda la actitud y disponibilidad tenemos ya a un cajero en capacitacin de todo el
proceso de almacenes ya que es importante cubrir faltas o incapacidades de Alberto, as como las 12 horas de
operacin del instituto, lo mismo haremos con cada uno de los cajeros ya que como parte de una misma rea el
personal debe conocer y manejar toda su operacin al 100%.
Quedo al pendiente de sus comentarios.

ALMACEN
GENERAL
Perfil
Puesto

del

Optimizacin de
espacios.
Semaforizacin

Se crea el Perfil del puesto Auxiliar de Almacn Para delimitar funciones y

responsabilidades principales Como;
Adecuado manejo del sistema PEPS
Evitar en su totalidad el desabasto.
Verificar existencias, caducidades, Rotacin, Inventarios, etc
Separando las funciones de compras que paso a formar parte de otras rea.
(Con esto evitamos ser juez y parte).
Se concentra todos los artculos de quirfano en lo que anteriormente era
soporte, se etiqueta anaqueles y muebles para identificar a que almacn
corresponde los fungibles acomodados ah, Se logra desocupar 2 almacenes
del pasillo del rea azul que se le entregan a David Carranza para su
utilizacin.
Se etiquetan los medicamentos de acuerdo a la prctica de semaforizacin la
cual consiste en identificar por medio de etiquetas de colores las fechas de
caducidad, esto para la buena prctica de PEPS y evitar merma por
caducidad.

Medicamento
Caducado

ALMACEN
CONSULTORIOS

Surtido de
Fungibles

Surtido

ALMACEN
PAPELERIA

Stock

ALMACEN
QUIROFANO

Stock (Mximos
y Mnimos)
Pedidos

Se depuro el medicamento caducado, levantando el acta correspondiente

Y estamos a la espera de La baja del sistema por parte de Tere Tllez lo cual
debe ser a principios de este mes.
Se realiz un archivo compartido mediante el drive para eliminar los vales se
surtido fsicos y as se gener un gran ahorro de papel, Tambin se eliminan
los problemas de no encontrar a la persona en su lugar para entregar
fsicamente su pedido.
Se contina con tres das de surtido que son; lunes, mircoles y viernes, solo
se estableci el horario lmite para cargar sus fungibles que es hasta las 9:00
am. Es responsabilidad del Auxiliar de almacn verificar diariamente a las
9:00am los pedidos para surtirles en tiempo y forma.

En este est establecido el surtido dos veces al mes, el cual consiste en que
cada 30 o 31 y 14 o 15 de mes, pasan a almacn general por el formato
correspondiente y entregarlo al mismo para empezar el surtido de lo que hay
en existencia, posteriormente se entrega los formatos marcando lo que se
surti parcialmente, para que compras realice el pedido de lo que quedo
pendiente por surtir, esto no debe tardar ms de una semana quedando como
fechas a entregar 8 y 22 de cada mes aproximadamente , cabe mencionar que
se surte y compra solo lo autorizado por el rea de compras
No se maneja stock en papelera, nicamente hojas blancas, plumas y Prit,
Ya que se surte nicamente lo que se pide y autoriza compras y cuando llega
se entrega al rea correspondiente. (El no contar con un stock de papelera
disminuye costos).
Se verifico el Stock de quirfano estableciendo su revisin cada 3 meses para
mantenerlo actualizado, ya que de esto depende los pedidos, surtidos, y se
evita el desabasto.
Implementamos una tabla de Excel compartida entre Qx, almacn y
Supervisor, en donde monitoreamos;
Stock
Entradas y Salidas Diarias (Medicamento y Fungibles)
Cantidad a Solicitar (Pedido)
Cantidad efectivamente Surtida
Este control funciona como;
inventario diario de Quirfano
Solicitud de pedido
Ya no se tiene que imprimir nada, ni solicitar pedido, (Generando ahorro
importante de papel) ya que el encargado de almacn, en base a esta tabla
diariamente monitorea sus movimientos y genera el pedido en base a su stock
inicial y sus salidas.
Se estableci un vale de Consumo de material utilizado en cada sala y por
turno
Este a su vez tiene que ser vaciado en las salidas diarias.
Todo esto depende al 100% de las correctas salidas que le den las dos
personas responsables del medicamento por turno asignadas por Maribel.
(Citlalick y Jess)

Inventarios

Medicamento
Caducado
Sobre Stock

Medicamento a
Empleados

Medicamento
sin costo a
Pacientes

Medicamento
Caducado

pedidos

ALMACEN FIV

Inventarios

Sobre Stock

Con la misma tabla de Excel se controla su inventario diario, adems se harn

auditorias mensuales, para verificar que no tengan, Sobre stock, desabasto,
perdida de material, Buena rotacin del mismo, Medicamento caducado,
Y se retroalimentara sobre la importancia del sano manejo del inventario.
Se entregaron llaves del almacn en Qx a dos personas asignadas por
Maribel. (Citlalick y Jess) que sern las responsables de recibir y manejar el
medicamento, una por cada turno.
Se retir el medicamento caducado, levantando el acta correspondiente y
estamos en espera de Aclarar el proceso para su destruccin.
Se verifico y se ajust el stock inicial quedando cubierta hasta una semana de
operacin en caso de que haya desabasto de algn medicamento.
Se les retiro ese medicamento y se le entrego a Leslie, ya que si existe un
botiqun de medicamento a empleados quirfano no tiene por qu tambin
entregar medicamento a empleados ya que esto aumenta sus costos.
Supradol
Buscapina
Tylex
Primperam
Captopril
Se entrega medicamento sin costo a pacientes principalmente
Supradol que cada pastilla tiene un costo aprox. de $70, c/u, incrementando
de igual manera los costos de Qx, por lo que estamos a la espera de verificar
el alta de ese medicamento en caja para la venta por pastilla o aclarar si se le
sigue dando sin costo a las pacientes que vienen a consulta.
Si es as; Roci castro debera hacer sus pedidos de ese medicamento y no
cargarlos a quirfano.
Supradol
Buscapina
Tylex
Primperam
Captopril

En proceso.
Se est verificando para realizar el retiro inmediato y realizar el acta
correspondiente

Se realizara una tabla para sacar los promedios de consumo y

determinar las compras para llevar un mayor control de los artculos, as
como entradas y salidas, Se aplicara el mismo formato que Quirfano.
Los medios an sigue en control de Fiv por recomendacin de Jeimy
Se tomaron los fungible y se pusieron bajo llave dentro del laboratorio,
se estableci un stock y una persona responsable del material y fue;
Martn.
Se realiza formato de solicitud de fungibles y se establece los das de
surtido quedando los lunes y viernes.
En proceso.
En proceso de verificacin..