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PROCESO DE GESTIN HUMANA

CDIGO: A2-PR01

1. CARACTERIZACIN DEL PROCESO

VERSIN: 1

PGINA 1 de 6

NOMBRE: GESTIN HUMANA

OBJETIVO:
Garantizar el nivel de competencia
de cada uno de los
colaboradores, contribuyendo efectivamente al alcance de los
objetivos estratgicos organizacionales, generando un adecuado
ambiente laboral y cultura organizacional.

ALCANCE:
Inicia desde la determinacin del perfil de cargos basado en
competencias, la deteccin de necesidades de personal, la
seleccin, contratacin, induccin, seguimiento al periodo de
prueba, seguimiento personal, evaluacin de desempeo,
evaluacin de clima laboral, cultura organizacional y formacin
hasta el seguimiento al cumplimiento, eficacia y mejoramiento
continuo de la competencia del personal, del clima, la cultura y el
proceso.
Incluye
adicionalmente la desvinculacin del personal y
cumplimiento de requisitos de salud ocupacional.

RESPONSABLE
Lder de gestin humana

PARTICIPANTES
Auxiliar de Relaciones Empresariales, Gerente, Director
acadmico, director Administrativo, lderes de procesos, Asistente
Administrativo y personal en general.

FACTORES CLAVES DE XITO:

Seleccin de personal competente acorde al cargo, Personal
eficiente, motivado y comprometido, Formacin eficaz del
personal, un adecuado clima y cultura organizacional, evaluacin
objetiva.
Comunicacin oportuna y adecuada de las diferentes necesidades
del proceso.

INDICADORES

Personal competente

Cultura y Clima organizacional

ACTIVIDADES PRINCIPALES
P: Definir requisitos legales para seleccin, contratacin y salud
ocupacional
Definir perfil de cargo formador, plan de formacin y motivacin
y la evaluacin de cultura y clima organizacional.
H: Recibir solicitudes de necesidades de personal, convocar
aspirantes, realizar entrevistas y pruebas de conocimiento.
Solicitar documentacin y realizar contrato
Realizar, Induccin y acompaamiento al personal desde
diferentes estamentos, legales y curriculares.
Ejecutar actividades de evaluacin de desempeo, cultura y
clima organizacional y el programa de Formacin.
V: El cumplimiento del reclutamiento y contratacin del personal
Verificar resultados de las evaluaciones y ejecucin de planes
de mejoramiento
Hacer seguimiento al Plan Formativo y su eficacia.
Evaluar las Competencias del personal y nivel del Cultura y
clima organizacional
Nivel de competencia del personal
A: Mejorar Desarrollo de Competencias, clima y motivacin
Establecer planes de desarrollo
Tomar Acciones de Mejora al proceso

SEGUIMIENTO

REQUISITOS (Norma, Ley, Organizacin)

Ley 115: artculos 118/119

Decreto 2888 de 2007:articulo 17 numeral 8

NTC 5581 numerales 6.2/6.4/anexo c

NTC 5555 numeral 4.5

Norma ISO 9001:2008: 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4/ 8.5.1

Cdigo sustantivo del trabajo

INSTITUCIN:

Manual de convivencia (Reglamento de docentes)

Reglamento interno de trabajo

Perfiles de cargo

Perfiles de docentes definidos en los mdulos

RECURSOS (Humano y de Infraestructura)

Humano: personal competente

Infraestructura: Sala de Reuniones, Computador, office,

materiales de oficina.

Econmico: desarrollo Plan Formativo, cultura y

motivacional

DOCUMENTOS: (Continua Institucin)

REGISTROS

A2-FR01 Historial de ingreso (entrevista, Confirmacin de

referencias personales, Informe Psicolgico y concepto final,
Entrevista Tcnica, contratacin, induccin y periodo de

A2-PR01: Gestin del talento Humano

A2-GU01 Perfil de cargos y diccionario de trminos

Reclutamiento y contratacin bajo los trminos legales y

necesidades establecidas
Induccin del personal y cumplimiento en su periodo de
pruebas
Planeacin y cumplimiento de las formaciones del personal
y su eficacia
Desempeo del personal segn perfil y responsabilidades
asignadas
Al nivel de motivacin y resultados de evaluacin de cultura y
clima organizacional
Cumplimiento de requisitos legales frente a salud
ocupacional
Cumplimiento de trminos laborales y finalizacin de contrato
Seguimiento a Resultados de indicadores y acciones de
mejora.

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CDIGO: A2-PR01

VERSIN: 1

Programa de salud ocupacional

Norma de higiene y seguridad industrial
Reglamento interno de trabajo atualizado ley 1010/06

PROVEEDOR
1. V1. Direccionamiento
estratgico

2 M2. Gestin acadmica y

dems procesos del Sistema
de Gestin de la Calidad

3. Ministerio y secretarias de
Educacin Nacional, Ministerio
de la Proteccin Social y la
A:R:P

PGINA 2 de 6
prueba)
A2-FR02 Plan de formacin
A2-FR03 Hoja de vida
A2-FR04 Clima organizacional
A2-FR05 Evaluacin del Desempeo por Competencias
A3-FR011 Evaluacin de docentes por estudiantes
A2-FR07 Asistencia a formacin u otras acciones
A2-FR08 Control de asistencia del personal
Recomendaciones (escritas y/o telefnicas
Educacin, formacin, habilidades y experiencia.

ENTRADAS
1.
Directrices
estratgicas
frente a la Visin y objetivos.
Organigrama, reglamento de
docentes
Necesidad de personal y
cargos.
Necesidades de formacin.

SALIDAS
1. Perfiles de cargo por
competencias.

2 Lineamientos para definicin

de
perfiles
de
cargos,
necesidad de formacin u otras
acciones
y
mejora
de
competencias, necesidad de
cultura y clima organizacional
3.- Requisitos legales de perfil
de cargos, salud ocupacional
y contratacin

4. Cultura y clima
organizacional y una salud
ocupacional adecuada

CLIENTE
1,2, 3, 4 Todos los procesos del
S.G.C

2 Personal vinculado acorde al

perfil
3. Formacin eficaz y
desarrollo de Competencias

5. Planes de formacin
mejoramiento del personal.
informe de gestin

V1. Direccionamiento
estratgico

2. DEFINICIONES

Competencias: Es una caracterstica subyacente en un individuo que est causalmente

relacionada a un estndar de efectividad. La competencia es una parte profunda de la
personalidad y puede predecir el comportamiento en una amplia variedad de situaciones y
desafos laborales. La competencia origina o anticipa el comportamiento y el desempeo.
Adems se pude definir como el conjunto de los conocimientos apropiados (saber), las
habilidades y destrezas (saber hacer) y la capacidad de emplearlas para responder a
situaciones, resolver problemas y desenvolverse en el mundo.
Perfil: conocimientos tcnicos, experiencia y caractersticas personales en la adecuacin a un
puesto. Es la descripcin minuciosa de todas aquellas competencias, unidades de
competencia, capacidades profesionales, responsabilidades y grado de autonoma que
conlleva una determinada ocupacin as como, la evolucin de la competencia y su posicin
en el proceso productivo.
Preseleccin: conjunto de procedimientos mediante los cuales se analizan las hojas de vida
de los aspirantes, se evalan en la entrevista y se les aplican las pruebas psicotcnicas. Se
asume una trada de candidatos que mas se acerquen al perfil del cargo propuesto.
o Seleccin: serie de pasos especficos que se emplean para decidir qu solicitantes deben ser
contratados. El proceso se inicia en el momento en que la institucin requiere de una
persona para desempearse en determinado cargo y termina cuando se produce la decisin
de contratar a uno de los solicitantes.

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CDIGO: A2-PR01

VERSIN: 1

PGINA 3 de 6

o Entrevista de seleccin: pltica formal y en profundidad, conducida para evaluar la

idoneidad para el puesto que aspire el solicitante La entrevista de seleccin constituye la
tcnica mas ampliamente utilizada, su uso es universal en todo proceso de seleccin. La
entrevista permite la comunicacin en dos sentidos: los entrevistados obtienen informacin
sobre el solicitante y el solicitante la obtiene sobre la organizacin.
o Prueba tcnica: instrumento para evaluar el nivel tcnico de los aspirantes con respecto a
los requerimientos del puesto.
o Verificacin de datos y referencias: son las que describen la trayectoria del solicitante en el
campo del trabajo.
o Induccin: capacitacin al personal en la que se brindan todos los parmetros para el
desarrollo de las funciones para el que fue contratado.
o Evaluacin del Desempeo: Es el proceso en el cual se mide el grado en que cada
empleado mantiene su idoneidad y cumple los objetivos del cargo o puesto de trabajo que
desempea (eficacia), as como la forma en que utiliza sus recursos para lograr dichos
objetivos (eficiencia) .
o Formador: persona que planifica, desarrolla y evala el servicio de formacin para el trabajo
o Perfil de ocupacin: conjunto de funciones que corresponden al desempeo optimo de una
persona en el mbito laboral.
o

Educacin: indica el nivel de escolaridad del colaborador

instituciones o universidades

adquirido en colegios,

Formacin: Estudios complementarios o conocimientos que pueden certificarse que son

requeridos para el puesto de trabajo

Habilidades: Para el proceso de seleccin y evaluacin de personal, se han definido dos

tipos de habilidades: las funcionales y las comportamentales
HABILIDADES FUNCIONALES. Las competencias funcionales corresponden al desempeo
de las responsabilidades especficas del cargo.
HABILIDADES COMPORTAMENTALES.

Las competencias comportamentales se refieren a las

actitudes, los valores, los intereses y las motivaciones con que el personal cumplen sus
funciones.
o Experiencia: Trayectoria requerida en sector productivo.

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CDIGO: A2-PR01

VERSIN: 1

PGINA 4 de 6

3. CONDICIONES GENERALES
3.1 Todas las personas de la institucin que reciban capacitacin Una vez culminada, la persona debe entregar al lder de
gestin humana la fotocopia del certificado que acredita dicha formacin para anexar la informacin.
3.2 El personal encargado de realizar el proceso de seleccin e induccin del personal debe contar con la instruccin
adecuada y el nivel de competencia exigido para dicho proceso y entregar la documentacin en un plazo no mayor a 15
das de terminado el proceso.

3.3 Cronograma general del proceso:

ACTIVIDADES

Definir el perfil de cargos

Seleccin de personal

contratacin

Induccin y periodo de prueba

Evaluacin de desempeo

Evaluacin del clima

Plan de formacin u otras acciones

desvinculacin

Revisin de hojas de vida

3.4 Documentos de contratacin

TODO
S

CASADO
S

HOMBRES

SOLTERO
S PADRES
A CARGO

DOCUMENTOS

Hoja de vida

Fotocopia de Ttulos, certificados

Certificado mdico

Copia del carn de EPS y certificado de F.pensin.

Foto

Fotocopias Identificacin al 150%

Copias del acta de Matrimonio

Fotocopias de Cdula de padres ampliada al 150%

Declaracin notarial de sostenimiento de padres mayores de 60 aos.

Libreta Militar

Copia del registro civil de los hijos, y certificado de escolaridad (si es mayor de 12 aos)

3.5 Para identificar las actividades que se deben implementar segn el tipo de personal vinculado, se cuenta con:
SELECCI
N

1
P

2
P

3
P

4
H

5
H

6V
A

7
H

8
H

9V
A

10
P

1
1
H

12VA

13
P

14
H

15V
A

16
P

17
P

18
H

19V
A

20V
A

Personal
Nuevo

N.A

N.A

Personal
Antiguo

N.A

N.A

Temporales o
por servicio

N.A

N.A

Promocin
Interna

N.A

N.A

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VERSIN: 1

PGINA 5 de 6

3.6 Responsables de entrevista (Gerente, director Administrativo, Director acadmico)

INTENCIN
DE ACEPT.

HABILIDADES
CARGOS
HABILIDADES

G. DIRECTIVA

G.
ACADMICA

G.
ADMINISTRATIV
A

G.
COMUNITARIA

COMPORTAM
ENTALES

PERSONAL DIRECTIVO
1
Gerencia general
Director administrativo
2
Director acadmico

Consejo
Direccin

Consejo
Direccin

Consejo
Direccin

Consejo
Direccin

Consejo
Direccin

Director
administrati
vo

Gerencia

N.A

Gerencia

Gerencia

Gerencia

Gerencia

Director
administrativo

Director
administrativo

Director
administrati
vo

Director
administrati
vo

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
administrati
vo

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
administrati
vo

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
administrati
vo

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
administrati
vo

Director
administrativo

Gerencia

COORDINADORES Y ASISTENTES
N.A

Director
acadmico

Director
acadmico

N.A

Director
acadmico

Director
acadmico

N.A

Director
acadmico

Director
acadmico

N.A

Director
acadmico

Director
acadmico

N.A

N.A

Director
administrativo

Director
administrativo

Director
administrati
vo

Director
administrati
vo

N.A

N.A

Director
administrativo

Director
administrativo

Director
administrati
vo

Director
administrati
vo

N.A

N.A

Director
administrativo

Director
administrativo

Director
administrati
vo

Director
administrati
vo

N.A

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
administrati
vo

N.A

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
acadmico

Director
administrati
vo

N.A

N.A

Director
administrativo

Director
administrati
vo

Director
administrati
vo

Asistente acadmico
Coordinador de
programas
Coordinador de
Practicas
3
Secretaria Acadmica
Asistente
administrativo

Asistente tecnolgico

Secretaria General

PERSONAL DOCENTE

Formadores

Maestros gua
APOYO
5
Servicios generales

Director
administrativo

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CDIGO: A2-PR01

VERSIN: 1

PGINA 6 de 6

4. CONTENIDO
P-H-V-A

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

Director acadmico
Director administrativo

Los responsables informan en un A1-FR01 Acta a la Gestin

Humana, el requerimiento de personal para ocupar vacantes.
Las principales fuentes son: Cambio o necesidad de un nuevo
personal, promocin interna, incapacidades, temporales, entre
otros.
Nota: para mejor gestin en el proceso se establece en los
meses de junio y noviembre el personal que contina y las
nuevas necesidades para el prximo ao.

Definir el perfil por

Competencias

Lder de gestin
humana y dems
procesos

Atendiendo a los requerimientos presentados por los

responsables, se analizan las Competencias para asumir la
vacante existente o el Nuevo cargo. Tener en cuenta A2-GU01
Perfil de cargos.
Nota: Cuando no se cuenta con el cargo el lder de ese
proceso ayuda a describir el perfil.

Determinar salario
segn nivel

Gerente
Lder de gestin
humana
Direccin
administrativa

Iniciando cada ao se realiza reunin Administrativa donde se

determina el personal requerido por la institucin y salario a
devengar para cada colaborador.
Con la anterior informacin se puede tener La informacin del
valor salarias para esta vacante

Lder de gestin
humana y/o equipo
directivo

Se seleccionan las Hojas de vida que cumplen con la

Competencia de Educacin, Formacin y Experiencia
requerida para el cargo.
Si es una vacante, se analizan las Hojas de vida que han
llegado solicitando puesto a la institucin durante ese
semestre. Si se trata de la creacin de un nuevo cargo, se
analizan las Hojas de vida y los resultados del A2-FR05
Evaluacin del Desempeo por competencias del personal
actual de la Institucin para determinar si se puede promover al
cargo.
A las hojas de vida preseleccionadas se les abre el A2-FR01
Historial de ingreso, en la Fase 1 Estudio de hoja de vida
se establece los porcentajes de cumplimiento de competencia
y la verificacin de las referencias.

Lder de gestin
humana y personal
encargado

Los candidatos correspondientes a las Hojas de vida

preseleccionadas se citan a una entrevista individual donde se
verifica quienes realmente se acercan ms al perfil. Se realiza
por los cargos y segn las habilidades requeridas. Se deja
registro en el A2-FR01 Historial de ingreso, en la Fase 2
1er. Entrevista: Director administrativo
2da. Si es personal administrativo lo realiza el gerente(a)
Si es un formador lo realiza el director acadmico.

INICIO
1P

2P

3P

Identificar la necesidad
de personal

Pre seleccionar hojas

de vida
4H

Realizar entrevistas
5H

6VA

Establecer resultados
de la Entrevistas

7H

Contratar al personal

8H

Realizar Induccin

Lder de gestin
humana

Director administrativo

Director acadmico
Director administrativo
Coordinador de
calidad

9VA

Realizar seguimiento y
acompaamiento al
personal y evaluar
periodo de prueba

Lder de gestin
humana
Director acadmico
Director administrativo

En cada entrevista se establece unas conclusiones, una

aprobacin o no del candidato y una determinacin de mejoras
de competencia A2-FR01 Historial de ingreso, en la fase 2
De all pueden establecerse nuevas necesidades de
competencia.
Se notifica al seleccionado su ingreso y se le solicitan los
documentos de contratacin. Ver condiciones generales 3.4.
Se deja registro de entrega de documentos en Historial de
ingreso A2-FR01, en la fase 3
Se realizan las diferentes actividades programadas para la
induccin. Se deja registro en A2-FR01 Historial de ingreso,
en la fase 4. De all pueden establecerse nuevas necesidades
de competencia.
Durante la implementacin de los diferentes procesos se
puede identificar necesidades tanto tcnicas como
disciplinarias se registra en el A2-FR02 Plan de formacin u
otras acciones Con esa base se efecta el seguimiento al
periodo de prueba, se decide la continuidad o el plan de
mejora.
Se deja registro en A2-FR01 Historial de ingreso fase 5.
Se deja registro de asistencia del personal en el A2-FR08

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CDIGO: A2-PR01

P-H-V-A

VERSIN: 1

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Lder de Gestin
Humana.
Director administrativo

PGINA 7 de 6
DESCRIPCIN
Control de asistencia del personal

10P

Planificar la Evaluacin
de Competencias
11H

Aplicar la Evaluacin de
desempeo.

12VA

13P

Evaluar los resultados

del Desempeo por
competencias

Planificar la evaluacin
de clima organizacional

14H

Aplicar la encuesta de
medicin del Clima
organizacional

15VA

Presentar informe del

Diagnostico a la Gestin
Directiva

16P

Identificar necesidades
de formacin

17P

Programar el Plan de
Formacin

18H

Realizar el Plan de
Formacin

19VA

Verificar cumplimiento y
evaluar eficacia

Lder de gestin
humana
Director acadmico
Director administrativo
Lder de Gestin
humana
Director acadmico
Director administrativo

Lder de Gestin
Humana

Lder de Gestin
Humana

Lder de Gestin
humana

Lder de Gestin
Humana
Director acadmico
Director administrativo

Lder de gestin
Humana.

Lder de Gestin
humana

Lder de Gestin
humana.

En el cronograma general de actividades del proceso condicin

general 3.3 se establecen las diferentes fechas para las
evaluaciones para ello se cuenta con los formatos A2-FR05
Evaluacin del Desempeo por Competencias.
De manera individual se realiza al personal las evaluaciones
especificas, donde se aplica
A2-FR05 Evaluacin del
desempeo por competencias.

Se retroalimenta al empleado de los resultados de la(s)

evaluacin(es) de desempeo correspondiente al periodo a
evaluarse.
Durante la cita se analiza cada uno de los componentes de la
evaluacin, con el fin de llegar a un acuerdo sobre los
compromisos para establecer el plan de mejoramiento. Este
compromiso se registra en el A2-FR05 Evaluacin del
Desempeo por Competencias.
En el cronograma general de actividades del proceso condicin
general 3.3 se establecen las fechas para la evaluacin para
ello se cuenta con el formato A2-FR04 Clima organizacional.

Se solicita a todo el personal de la Institucin, diligenciar la

Encuesta de medicin del Clima Organizacin la cual debe ser
entregada en un plazo no mayor a 8 das.
Se tabulan y se establece el diagnstico institucional y
posterior Plan de Mejoramiento.
Se hace entrega al director administrativo del diagnstico del
Clima Organizacional y del plan de mejoramiento propuesto a
partir de los resultados obtenidos.
Se incluye el plan de mejoramiento A1-PR01 Gestin de
Informacin y de mejora o al A2-FR02 Plan de formacin.
Se identifican necesidades de formacin por: Direccionamiento
estratgico, Plan operativo del proceso, Seleccin, Induccin,
seguimiento del personal y periodo de prueba, Evaluacin de
Desempeo por Competencias, Diagnostico de ambiente
organizacional, Seguimiento al proceso, Auditorias internas,
Cambios, oportunidad, entre otros.
Atendiendo a las necesidades de Formacin y de ambiente
organizacional existentes en la institucin, se elabora el A2FR02 Plan de formacin u otras acciones cada semestre
escolar y actualizndose segn necesidades especificas,
oportunidades de formacin y presupuesto asignado.
Se pasa a la gestin directiva para su aprobacin.
Notas: Todas las formaciones realizadas en la institucin
desde los diferentes procesos, se deben incluir en el A2-FR02
Plan de formacin
Realizar la Formacin segn la planeacin.
Se deja registro de asistencia en el formato A2-FR07
Asistencia a formacin u otras acciones y se establece el
mtodo para evaluar la eficacia de la accin.
Se verifica la pertinencia del plan y el cumplimiento de ste, se
evala la eficacia de la formacin u otra actividad para el
desarrollo de la competencia del personal o su motivacin. Se
deja registro en el mismo formato de A2-FR07 Asistencia a
formacin u otras acciones.

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PROCESO DE GESTIN HUMANA

CDIGO: A2-PR01

VERSIN: 1

ACTIVIDADES

P-H-V-A

RESPONSABLE

DESCRIPCIN
Se hace seguimiento al cumplimiento de las actividades de
control, factores claves de xito, cumplimiento de objetivo,
presentacin de informe de gestin del proceso, indicadores y
acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas
(cada periodo)

Lder de proceso
Direccionamiento
Estratgico

Hacer seguimiento a la
gestin del proceso.

20VA

PGINA 8 de 6

FIN

5. ARCHIVO DE REGISTRO
IDENTIFICACIN
CDIGO

A2

NOMBRE

Gestin Humana

RESPONSABLE
ARCHIVO
Lder de Gestin
humana

ACCESO
LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO
R

G
X

Fsico/
Oficina/Direccin
acadmica/
Archivo de registros del S.G.C/ Carpeta
identificada como A2 Gestin Humana
/Electrnico/ servidor de coordinacin de
calidad/escritorio/S:G:C
politcnico
Mayor/

TIEMPO DE
CONSERVACIN Y
DISPOSICIN FINAL
2 aos y luego se
destruyen

. Restringido G. General

6. PLAN DE CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (Opcional para procesos que afecte
directamente el servicio educativo)
7. CONTROL DE MODIFICACIONES:
VERSIN:

8. ANEXOS
Anexo 1.

DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN