TRABAJO DE CAMPO

Trabajo de campo en esta fase de campo que es confundida muchas veces con la auditoria misma
tiene lugar el contacto directo del equipo auditor con la realidad de la actividad, asi como con
las personas, que a distintos niveles del organigrama funcional van a colaborar en la realizacin
de la auditoria.
Cuando se d por concluido el trabajo d campo, deber tener lugar una reunin general, en la que
se repasen todos los aspectos del mismo, con especial atencin a:
-

Deficiencias encontradas y no subsanadas durante el periodo de trabajo de campo.

Aspectos funcionales a corregir.
Recomendaciones y medidas correctivas propuestas.

De la eficacia y claridad de esta reunin, que da por finalizado el trabajo de campo, depende de
que en el informe final no aparezcan sorpresas inesperadas. (Conesa Fernandez, 2007)

EL HALLAZGO
En la acepcin normal del trmino, conclusin a que se llega como resultado de una
investigacin judicial o de otra naturales. En auditoria se emplea para referirse al resultado de
comparar un criterio con una situacin, control o circunstancia real a que es aplicable dicho
criterio.
C on cep to:
El hallazgo de auditora es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en
la evaluacin de un asunto en particular, al comparar la condicin [situacin detectada- SER] con
el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situacin determinada al aplicar pruebas de auditora
que se complementar estableciendo sus causas y efectos.
Corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa,
antieconmica o insostenible ambientalmente, la actuacin del auditado, o que viole la
normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestin y el resultado del auditado (efecto).

Segn (Ortiz Bojac, 2005) El hallazgo de auditoria. Es el resultado de una investigacin,

anlisis y comparacin. Los auditores examinan y describen una situacin (mediante entrevistas,
revisin de documentos, etc.) y la comparan con la afirmacin correspondiente de lo que debe
ser (por medio de pruebas en auditoria, anlisis, etc.)
Segn (Arter, 2004) El termino hallazgo tiene significados diferentes de una empresa o agencia
a otra. En general, no obstante, significa algo malo. Casi nunca se presenta un hallazgo como una
conclusin buena (o neutra).
El hallazgo es una conclusin de una auditoria que identifica una condicin que tiene un efecto
perjudicial importante en la calidad de la actividad sometida a revisin Un hallazgo surge del
anlisis de los datos brutos (hechos) de una auditoria..
El hallazgo tiene las caractersticas siguientes:
-

Es negativo. Algo pasa.

Es la violacin de un requisito. Se prometi algo que no se cumpli.
Es importante. Hace referencia a valores empresariales y afecta a esos valores de manera
perjudicial.

Un hallazgo tiene dos elementos: causa y efecto. La causa es la descripcin del problema. El
efecto es el dao empresarial. Cuando se enumeran estos hechos se tiene la hoja de hallazgo.

Hallazgo

Descripcin del Problema

Hechos de apoyo

N auditoria: 03-32
Fecha: 10-12 noviembre 2012
Jefe de equipo: Sara Margarita Sears
El mantenimiento inadecuado del
equipo est provocando insatisfaccin
en el cliente y disminucin en el
negocio
1. Durante la hora punta de la
maana del lunes, 10 clientes
pidieron platos limpios tras
serles servidos el desayuno.
2. El filtro de agua del lavavajillas
no se ha limpiado ni cambiado
desde octubre de 2001. El
cdigo del departamento de
sanidad especifica que se haga
dos veces al ao.
3. Durante las horas de comida
del lunes , la cafetera se sali
dos veces. Las instrucciones del
fabricante recomienda que se
limpie a diario. La unidad del
caf no esta incluida en la
programacin de limpieza.
4. El nmero de quejas de clientes
se ha duplicado en los ltimos
seis meses.
5. Los clientes tratan de evitar las
mesas dl lado sur. Son las mas
difciles de atender.
6. Los cocineros no pueden
controlar las temperaturas del
horno con diferencias inferiores
a 50 grados.
7. De los 20 taburetes de la barra,
dos no son seguros y se han
apartado del servicio.

HOJA DE HALLAZGO CON CAUSA Y EFECTO

Por ltimo el hallazgo es una opinin subjetiva (juicio) apoyada por los hechos. Cada uno de los
hechos por si mismos puede ser importantes o no serlo. Los hallazgos son la enfermedad, los
hechos son los sntomas de la enfermedad.

C aracter s ticas y req u is itos d el h alla zgo

La determinacin, anlisis, evaluacin y validacin del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso,
para que ste cumpla con las caractersticas que lo identifican, las cuales exigen que ste debe
ser:
CARACTERSTICA

/ CONCEPTO

REQUISITO
Objetivo

El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparacin entre

el criterio y la condicin.

Factual

Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los

(de los hechos, o relativo a papeles de traba jo. Presentados como son, independiente mente del
ellos)

valor emocional o subjetivo.

Relevante

Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin e interprete

la percepcin colectiva del equipo auditor.

Claro

Que contenga afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades, que

est argumentado y que sea vlido para los interesados.

Verificable

Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

til

Que su establecimiento contribuya a la economa, eficiencia, eficacia,

equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilizacin de los recursos
pblicos, a la racionalidad de la administracin para la toma de
decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la
organizacin.

Aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo

Segn (Jaime, 2011) Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la
informacin que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa de
trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio

Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observacin, mediante el

debate y la valoracin de la evidencia en mesa de trabajo. Este anlisis incluye la comparacin
de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.
La condicin es la situacin encontrada, sea lo que es -condicin- con lo que debe ser
criterio. Toda desviacin resultante de la comparacin entre la condicin y el criterio se
identifica como una observacin, la que es entendida como el primer paso para la constitucin de
un hallazgo. Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de
auditora y debe quedar documentado en los papeles de trabajo.
2. Verificar y analizar las causas y efectos de la observacin

Una vez detectada la observacin, el auditor debe establecer las causas razones por las
cuales se da la condicin, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio.
Los efectos de una observacin se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales,
el fracaso en el logro de las metas.
Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma ms especfica
posible, basndose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de
auditora interna u otras fuentes apropiadas.
3. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia

La validez de una observacin depende de su importancia relativa. La importancia de un

hallazgo se juzga, generalmente, por su efecto. El anlisis del auditor no solo debe incluir el
efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean stos tangibles o intangibles.

Para cada observacin se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que
la respalda y si sta no cumple con estos requisitos es necesario realizar procedimientos
adicionales de auditora, la evidencia obtenida a travs de distintas fuentes y tcnicas, cuando
lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad.
La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que
pueda dar al auditor.
4. Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad

Una vez analizada la observacin, el auditor debe identificar los responsables directos o
indirectos de ejecutar las operaciones, as como los niveles de autoridad y responsabilidad con
los cuales haya relacin directa frente a la observacin formulada.
5. Comunicar y trasladar al auditado las observaciones

Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al anlisis y alcance de las observaciones
de auditora, stas deben ser comunicadas al auditado, en el informe preliminar, para que ste
presente los argumentos y soportes pertinentes. Este es el momento en que auditado dentro del
proceso auditor tiene la oportunidad de ejercer plenamente el derecho de contradiccin.
Las observaciones deben incluir las presuntas incidencias que hayan sido validadas en mesa de
trabajo por el equipo auditor.
.

ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA

Segn (CARTAYA, 2011) Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las
oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos.
Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditora, que son los
siguientes:

CONDICIN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este trmino se refiere al

hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de
desviacin debe ser demostrada y sustentada con evidencias.

CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o

estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor
tener la conviccin de que es necesario superar una determinada accin u omisin de la
entidad, en procura de mejorar la gestin.

CAUSA: Razones de desviacin. Por qu sucedi? Es la razn fundamental por la cual

ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli el criterio o norma. Su
identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para
el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la
condicin. Las causas deben recogerse de la administracin activa, de las personas o
actores responsables de las operaciones que originaron la condicin, y estas deben ser por
escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusin del informe,
en el sentido de que despus puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales
causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto
de lo ocurrido.

EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en trminos monetarios. La

diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial
cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observacin, indispensable para establecer su
importancia y recomendar a la administracin activa que tome las acciones requeridas
para corregir la condicin. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su
informe la cuantificacin del efecto.

TABULACIN DE LOS HALLAZGOS

La tabulacin de los hallazgos es para identificar aquellos que se relacionan con el mismo tema,
con el fin de agruparlos o, de ser el caso, integrarlos en uno solo.
SELECCIN DE HALLAZGOS IMPORTANTES

Cuando se han tabulado los hallazgos, es decir, integrado por temas similares, se procede a
identificar los que tienen mayor importancia para la parte auditada.
REDACCIN DE HALLAZGOS FINALES
Tomando en consideracin los atributos antes mencionados (condicin, criterio, causa, efecto), se
procede a la redaccin de los hallazgos. Para efectos de una presentacin ms detallada de cmo
deben ser redactados los hallazgos de auditora, seguidamente presentar unos cuadros que
ayudarn a la comprensin y orientacin de la redaccin de cada uno de los atributos que deben
contener stos, de manera tal que sea entendible por el usuario del informe.
El Cuadro N 1 se refiere a la Condicin, esta debe responder a ciertas preguntas que permiten
ubicar con mayor precisin el problema.

PAPELES DE TRABAJO
(Tamayo Alzate, 2003) Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los
procedimientos aplicados pruebas desarrolladas, informacin obtenida y conclusiones pertinentes
a que se lleg en el trabajo, algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de
auditoria, los anlisis, los memorandos, las cartas de confirmacin y declaracin, resmenes de
documentos de la compaa y cedulas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor, los
papeles de trabajo tambin pueden obtener la forma de informacin almacenada en cintas,
pelculas y otros medios.
Objetivos de los papeles de trabajo

proporcionar la informacin bsica y fundamental necesaria para facilitar la

planeacin, organizacin, y desarrollo de todas las etapas del proceso de auditora.

Respaldar la opinin del auditor permitiendo realizar un examen de supervisin y
proporcionando los informes suficientes y necesarios que sern incluida en el
informe de auditora, adems sirve como evidencia en caso de presentarse alguna

demanda.
Permite demostrar si el trabajo del auditor fue debidamente planeado
determinando su eficiencia y eficacia.

Permiten establecer un registro histrico disponible permanentemente en caso que

se presente algn requerimiento.

Servir de puentes entre el informe de auditora y las reas auditadas.

Finalidad De Las Hojas De Trabajo

En ellas recopila el auditor los datos, anlisis, clculos notas, relaciones y registros
pertenecientes a la auditoria de ellas extracta el material para el informe de auditora que se
presenta al cliente. Ellas son las nicas pruebas de exactitud de los registros y la correccin del
informe de auditoria
Las hojas de trabajo sirven al auditor como fuente de informacin para sus observaciones y
consejos en la discusin de los asuntos de negocio con el cliente, en la revisin de su informe y
de su trabajo por los directivos o socios y finalmente como gua y ayuda para la prxima
auditoria del mismo cliente.
Las hojas de trabajo ampliamente definidas incluyen todos los datos recogidos en ele curso de la
auditoria, con el resultado que la forma y contenido de aquellas son de primordial importancia en
cualquier tiempo, em contenido debe ser pleno detallado y explicito, la forma debe ser impecable
desde el punto de vista de la limpieza y la colocacin (Holmes, 2009)
(Franklin, 2007) El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditoria, ya que son el testimonio
que registra el trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Los papeles de
trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:
-

Identificacin de la auditoria
El proyecto de auditoria
ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo de su trabo
Anotaciones sobre informacin relevante
Ajustes realizados durante su ejecucin
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Reporte de posibles irregularidades

Para homogenizar su presentacin y contenido y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no

deben sobrecargarse con referencias muy operativas, sino consignar los tpicos ms relevantes,
deben estar redactados en forma clara y ordenada y contener argumentos suficientemente slidos
para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.

Arter, D. R. (2004). Auditorias de la calidad para mejorar su comportamiento (3ra

edicion ed.). Madrid, Espaa: Diaz de Santos.
CARTAYA, C. S. (Martes de Marzo de 2011). Instituto de Auditores Forenses.
Recuperado el Lunes de enero de 2016, de IDEAF:
http://www.ideaf.org/index.php?ideaf=articulos&id=30
Conesa Fernandez, V. (2007). Auditorias Medioambientales, Guia Metodologica.
Barcelona: Mundi Prensa.
Franklin, E. B. (2007). Auditoria Administrativa, Gestion Estrategica del Cambio.
Mexico: Pearson Education.
Holmes, A. W. (2009). AUDITORIA Principios y Procedimiento. Mexico: Hispano
Americana.
Jaime, V. S. (Martes de Octubre de 2011). Contraloria General de la Republica.
Recuperado el Lunes de Enero de 2016, de Guia de Auditoria Territorial:
http://186.116.129.40/gat/html/4_fase_ejecu/4_p8_FaseEjecucion.html
Ortiz Bojac, A. (2005). Fundamentos de Finanzas Publicas. Bogot: Facultad de
Contaduria Publica.
Tamayo Alzate, A. (2003). Auditoria de Sistemas, Una Vision Practica. Colombia:
Universidad Nacional de Colombia.