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Artigos: Estratégias de Comunicação durante a Formação Síncrona

in http://www.cegoc.pt/elearning/artigos/20031028-sincrono.html
28 Outubro 2003

Será que ao utilizarmos momentos de formação síncronos estamos a introduzir rigidez num
sistema de nasceu para ser flexível? Como devemos seleccionar os momentos síncronos? Que
cuidados devemos ter durante a comunicação síncrona?
Formação síncrona é toda a formação que se desenrola com interacção em tempo real entre
formador e formando(s). Portanto, podemos falar de formação síncrona presencial (Face a Face) e de
formação síncrona à distância.
Apesar das vantagens associadas, quando optamos por soluções síncronas, estamos a condicionar
a liberdade e o timing de desenvolvimento das tarefas ao longo do curso.
Nas actividades síncronas, todos os participantes têm de estar "presentes" para desenvolver a
tarefa definida (chats, partilha de espaço de trabalho, videoconferências...).

Síncrono: Em que momento?


Em termos gerais, devemos escolher momentos síncronos de formação (presencial ou à distância)
quando:
- Os formandos necessitam de debater profundamente temas com os seus colegas
- Os formandos necessitam da motivação adicional que os eventos calendarizados proporcionam
- Os formandos partilham das mesmas necessidades e têm as mesmas questões
- Os formandos beneficiam com a dinâmica do grupo
- Existem poucos grupos para formação
- Os conteúdos são complexos que fazem apelo à interacção
- Os objectivos definidos envolvem mudança de comportamentos e atitudes;
- Os conteúdos que têm de ser desenvolvidos rapidamente e com custos reduzidos
Sugestões para comunicar de forma síncrona
Com o desenvolvimento das novas tecnologias é crucial que as pessoas saibam comunicar neste
novo ambiente.
Para melhorar a sua comunicação síncrona online durante o curso, deixamos as seguintes
sugestões:
1. Na preparação do curso:
- Estude as ferramentas de comunicação disponíveis online e conheça as suas características;
- Quando preparar os seus materiais, tenha as necessidades dos seus formandos em mente. Se for
uma apresentação superior a 1 h (com perguntas incluídas) opte por enviar o resto da informação
por email;
- Teste a sua apresentação com as ferramentas que vai utilizar durante a sessão online
- Certifique-se que todos os formandos sabem como entrar nas sessões síncronas online e têm os
plug-ins necessários para participar;
- Peça aos participantes para estarem online cerca de 10/15 antes da sessão começar para evitar
problemas técnicos de última hora.
2. Durante a sessão síncrona online
- Mesmo que não estejam todos "presentes", comece a horas;
- Assegure-se que todos o estão a ouvir/ver bem antes de começar;
- Seja claro e objectivo: reveja a agenda da sessão logo no inicio. Se utilizar slides, certifique-se que
o primeiro contém essa informação;
- Se utilizar slides durante a conferência online, envie-os a seguir por email;
- Não se esqueça de utilizar expressões específicas sobre a apresentação Evite expressões: "como
podem ver aqui..."
- Cuidado com os longos silêncios online. O seu auditório não o está a ver e pode atribuir o silêncio
a problemas técnicos;
- Se dinamizar uma conversa "braço no ar", explique antecipadamente como vai funcionar para
promover e facilitar a participação de todos;
- Envolva a sua audiência através de perguntas específicas e dirigidas;
- Cuidado com a utilização do humor. Certifique-se de que não vai ser mal interpretado;
- Faça uma gestão rigorosa do tempo. Cumpra a agenda definida inicialmente;
- Nos 5 minutos antes de terminar, faça uma conclusão/síntese ;
- Deixe tempo para perguntas e respostas. Geralmente 10/15m é suficiente;
- Não deixe que apenas um participante monopolize a interacção. Se forem questões muito
complexas, remeta para a sua resposta para offline (por telefone ou email)