MANUAL IPS valida

link

--> http://siic.comparta.com.co/administrativo/cargaportalvalida.do

Se debe ingresar el usuario y la contrasea, La misma de 4505

Al ingresar entrar al men principal y dar clic en Validador de RIPS

Si observan la imagen al lado izquierdo ya ingresamos como IPS

El ingreso o cargue de los RIPS, lo pueden hacer de dos formas

1. RIPS X IPS
2. RIPS X CONTRATO
EN EL CASO 1. RIPS x IPS: se cargan los RIPS en archivo .rar, y se da clic en actualizar

Al dar clic en actualizar despus de cargar el archivo .rar el sistema genera un archivo de Excel,
este se puede abrir o guardar y les muestra los errores que tiene el RIPS
La columna final de cada fila muestra si tiene o no errores

EN EL CASO 2. RIPS X CONTRATO, se cargan los contratos y se da clic en la flecha roja

ingresar al contrato seleccionado y poder ingresar los RIPS

para

Al dar clic en actualizar genera de la misma forma un archivo de Excel con erres, como en el paso
anterior

1. Especificaciones tcnicas para la identificacin de medios de envo.

Identificacin externa del medio magntico

Todos los medios de envo externamente debern tener una identificacin con el siguiente
contenido:

Dato
Cdigo de la entidad
que enva los datos

Descripcin
Cdigo asignado a la entidad prestadora de servicios de salud o entidad
administradora, segn sea el caso

Nombre de la entidad
que enva los datos

Nombre asignado a la entidad prestadora de servicios de salud o entidad

administradora, segn sea el caso

Nmero de remisin
de los datos

Nmero consecutivo de cada remisin en el ao

Fecha de la remisin
de los datos

Fecha de la remisin

Nmero del volumen

enviado

Identificar el nmero del volumen de tantos volmenes enviados. Los

volmenes se refieren a diskettes, cintas, CDs.

Nombre del
responsable del envo

Nombre completo y legible

Telfono del
responsable del envo

Indicativo y nmero telefnico

2. Caractersticas de los archivos planos

Los archivos planos deben contener:
Archivo de registros de control:
Corresponde al archivo de registro de control de cada uno de los archivos enviados en los medios
magnticos. Este es el primer archivo e ir en el primer volumen de los medios magnticos que
contengan los archivos.
Archivos de registro de datos:
Son los archivos que contienen los datos de las transacciones, de los usuarios, de las consultas, de
los procedimientos, de hospitalizacin, de urgencias, recin nacidos, de medicamentos y de otros
servicios.

 Los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas. La coma
solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco) igual se
debe incluir el campo separado por comas (,,).
Los campos tipo texto no deben tener ningn tipo de separador, solo se acepta el espacio
en blanco. Se aceptarn nmeros de factura que incluyan el carcter guin (-).
Los campos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de
decimales el punto (.). Los valores deben venir sin separacin de miles.
Los campos del dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa), incluido
el carcter (/).
Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ( ), ni ningn otro carcter
especial.
Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora:minutos
(hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas.
El nmero total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad
total del medio magntico.
Para optimizar el proceso del envo de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP.
No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.

3. Nombres de los archivos

Los archivos de datos debern identificarse con el Tipo de archivo (dos caracteres), el nmero
de la remisin de los datos (de uno a seis caracteres), para un nombre con un total mximo de
ocho caracteres ms la extensin del archivo que debe ser txt.
Los tipos de archivos son los siguientes:
CT = Archivo de control
AF = Archivo de las transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AD = Archivo de descripcin agrupada de los servicios de salud prestados
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AH = Archivo de hospitalizacin
AU = Archivo de urgencias
AN = Archivo de recin nacidos
AM = Archivo de medicamentos
AT = Archivo de otros servicios

4. ARCHIVO DE CONTROL (CT)

DATO

COMO REGISTRAR

Cdigo del
prestador de
servicios de salud

Nmero completo del cdigo asignado en el proceso de

habilitacin por el ente territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

FECHA DE
REMISION

Formato: da, mes, ao. Dd/mm/aaaa

CODIGO DEL
ARCHIVO

Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, seis

caracteres como mximo
para el nmero de la remisin de envo

TOTAL DE
REGISTROS

Total de registro de datos del

envo

VALIDACIONES
Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los
archivos Registrados
(AF,AC,AP,AM,AT,AH,AN,AU)

Debe ser igual al nombre de

los archivos Registrados

5. ARCHIVO DE TRANSACCIONES (AF)

El archivo de transacciones equivale al encabezado de una factura de compra/venta de
servicios ms el valor total con sus descuentos y comisiones, bonificaciones u otras pactadas
entre proveedor y pagador.
DATO
Cdigo del
prestador de
servicios de salud

COMO REGISTRAR
Nmero completo del cdigo asignado en el proceso de
habilitacin por el ente territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

Razn social o
Nombre completo del profesional independiente o
apellidos y nombre nombre o razn social de la IPS, como aparece en el
del prestador
registro de habilitacin
Tipo de
identificacin del
prestador

Elegir una opcin de los valores permitidos en esta

variable

VALIDACIONES
Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los
archivos Registrados
(AF,AC,AP,AM,AT,AH,AN,AU)
Razn social o apellidos y
nombre del
prestador que coincidan con
los de la BD de prestadores
NI= Nmero de identificacin
tributaria NIT
CC = Cdula de ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte

Nmero de
identificacin del
prestador

Escribir todos los nmeros del identificador numrico

(documento de identificacin), sin el digito de
verificacin.

Que el nit se encuentre

creado.

Nmero de la
factura

Escribir el nmero de la factura segn las reglas

establecidas:

Si la contratacin es por
capitacin debe aparecer un
solo registro con un nico
nmero de factura y las
atenciones solo deben
aparecer con ste nmero.

Contrato por capitacin: todas las atenciones prestadas

en el perodo, a los usuarios incluidos en el contrato,
deben tener el mismo nmero de factura.

Fecha de
expedicin de la
factura

Formato: da, mes, ao. Dd/mm/aaaa

Fecha de inicio
Formato: da, mes, ao. Dd/mm/aaaa
Se registra la fecha del primer da del perodo que est
reportando

Si la contratacin es por
evento o paquete, todos los
nmeros de factura que estn
en el archivo de transacciones
deben aparecer en al menos
un archivo de atenciones.
Esta fecha no puede ser
anterior a la fecha inicio y
fecha final registrada en este
archivo.
Si la contratacin es por
capitacin o evento esta
fecha debe estar dentro del
rango de fecha inicio y fecha
fin del contrato.
si la contratacin es por
capitacin o evento esta
fecha debe estar dentro del
rango de fecha inicio y fecha
fin del contrato.

Fecha final

Formato: da, mes, ao. Dd/mm/aaaa

Se registra la fecha del ltimo da del perodo que est
reportando

Cdigo entidad
administradora

Debe ser igual al cdigo

Escribir el cdigo de la entidad administradora a quien la asignado para COMPARTA
IPS cobrar esos servicios, es decir, el cdigo del pagador EPS. El cdigo ESS133

Nombre entidad
administradora
Nmero del
contrato

Plan de beneficios

Escribir el nombre de la Entidad Administradora

Nmero del contrato celebrado entre la entidad
prestadora de servicios de salud y COMPARTA EPS.
Contra la cual se factura.
En blanco cuando los servicios prestados no
corresponden a una contratacin previa

Descripcin textual del plan de beneficios contra el cual

se factura.

COMPARTA EPS
Se verifica que el nmero de
contrato exista y se
encuentra activo en el
sistema de informacin y que
este a su vez corresponda con
los datos de la IPS que
reporta.

Nmero de la
pliza

Solo aplica cuando se trata de atenciones por accidente

de trnsito o por atencin como particular por una
pliza de salud, de alguna aseguradora distinta a las EPS

Valor total del

pago compartido
(copago

Se registra el valor real cancelado por el usuario, segn

la normatividad que les aplique*.

Valor de la
comisin

Se registra solo si aplica

Valor total de
descuentos

Se registra solo si aplica

Valor neto a pagar Se registra el valor a cobrar al pagador en la siguiente

por la entidad
forma:
contratante
Cuando es capitacin: en ste campo se coloca el valor
convenido para la cpita mensual, sin que corresponda a
la sumatoria de los valores de las atenciones prestadas.
Cuando es evento se registra el valor correspondiente a
la sumatoria de las atenciones.

Que no haya valores

negativos

Cuando es evento se valida

que la sumatoria de los
archivos AC, AP, AT, AM sean
igual al reportado en este
campo.

6. ARCHIVO DE USUARIOS (US)

En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su
identificacin, caractersticas bsicas, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad
Social.
Artculo 11.
Verificacin de derechos de los usuarios. La verificacin de derechos de los usuarios es el
procedimiento por medio del cual se Identifica la entidad responsable del pago de los servicios de
salud que demanda el usuario y el derecho del mismo a ser cubierto por dicha entidad.

DATO
Tipo de
identificacin
del usuario.
Corresponde al
documento de la
Registradura Nal
con el cual se
identifican las
personas ante el
Sistema, con
excepcin de las
personas que no
se han
registrado.
Nmero de
identificacin

COMO REGISTRAR
CC = Cdula ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte
RC = Registro civil
TI = Tarjeta de identidad
AS = Adulto sin identificacin
MS = Menor sin identificacin

Cdigo entidad

Escribir el cdigo de la entidad

Debe ser igual al cdigo asignado para
administradora a quien la IPS cobrar esos COMPARTA EPS. El cdigo ESS133
servicios, es decir, el cdigo del pagador

Tipo de usuario

Los valores de este dato quedan as:

1: Contributivo
2: Subsidiado
3: Vinculado
4: Particular
5: Otro
7: Desplazado con afiliacin al Rgimen
Contributivo
8: Desplazado con afiliacin al rgimen
subsidiado
9: Desplazado no asegurado (vinculado)
Dato de registro obligatorio

Primer apellido
del usuario

VALIDACIONES
Se valida estructura
Se valida que el valor seleccionado est
en los valores permitidos: CC, CE, PA,
RC, TI, AS, MS
Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad:
Si valor de la edad es 3: el tipo de
documento debe ser: RC o MS.
Si Edad > 18 aos, no puede ser RC,
MS,TI
Si la unidad de medida de la edad es 2
o 3 el tipo de documento no puede ser
CC, TI, AS

Se debe registrar el nmero de

identificacin del paciente.

Se valida:
Que el usuario se encuentre en la base
de datos de COMPARTA EPS.
El nmero de identificacin del recin
Para el caso de los MS se valida que el
nacido es el nmero de identificacin de la nmero de identificacin de la madre
madre, luego un guion (-) o (/) y a
se encuentre activo en la base de datos
continuacin el nmero uno (1). En caso
de comparta.
de parto mltiple, al segundo hijo
se le asigna el nmero dos (2), a
continuacin de la
identificacin de la madre y as
sucesivamente por cada hijo.

Se valida que el valor seleccionado est

dentro
del rango de la tabla: de 1 a
9

Segundo apellido
del
usuario
Primer nombre
del usuario

Dato de registro obligatorio

Segundo nombre
del usuario

Debe registrarse el segundo nombre si lo

tiene, con el DE,DEL, DE LAS, DE LOS, u
otro (por ejemplo DE JESUS, DEL CARMEN,
DE LAS MERCEDES, etc.)

Edad

Este dato se refiere a la edad del usuario

en valores enteros, en el momento de la
atencin

Unidad de
medida de la
edad

1 = Aos
2 = Meses
3 = Das

Sexo

M = Masculino
F = Femenino

Cdigo del
departamento de
residencia
habitual

Se registra el cdigo correspondiente al

departamento en la tabla DIVIPOLA.

Cdigo del
municipio de
residencia
habitual

Igual consideracin que para el

departamento

Se valida que est dentro del rango de

valores
permitido (tabla de referencia
DIVIPOLA).

Zona de
residencia
habitual

U = Urbana
R = Rural

Se valida que est dentro del rango de

valores
permitidos.

Dato de registro obligatorio

Se valida que est dentro de los

siguientes rangos:
Si la unidad de medida de la edad es
1:El rango va de 1 a 120 Si Unidad
medida de la Edad
es 2, el rango va de 1 a 11 Si Unidad
medida de la Edad es 3, el rango va de
1 a 29
Se valida que el valor seleccionado en
el campo
anterior est dentro de los valores
permitidos.
Se valida que est dentro del rango de
valores
permitidos.
Se valida que est dentro del rango de
valores
permitido (tabla de referencia
DIVIPOLA).

7. ARCHIVO DE CONSULTAS (AC)

DATO
Nmero de la
factura

Cdigo del
prestador
Tipo de
identificacin
Nmero de
identificacin

Fecha de la
consulta

Nmero de
autorizacin

Cdigo de la
consulta

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin
.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)

Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados
Igual validacin que en el archivo de
Igual regla que en registro de usuarios
usuarios
Se valida que el tipo y numero de
Igual regla que en registro de usuarios
identificacin est contenido en el
archivo de usuario
Se valida que se use el formato
estndar de fecha.
Se registra la fecha en que fue realizada la
Que la fecha se encuentra contenida
consulta.
dentro del rango de la fecha inicio y
Formato: da, mes, ao. Dd/mm/aaaa
fecha fin del periodo reportado en el
archivo de transacciones (AF)
Solo se registra si la IPS ha requerido
autorizacin para realizar determinadas
atenciones y la EPS le ha asignado un
nmero de autorizacin.
Este dato corresponde al cdigo de la
consulta, segn disciplina (medicina,
odontologa, enfermera, nutricin,
sicologa, optometra, etc.).
Especifica si es de primera vez, o de
control y si es general o especializada,
cuando aplica.

Se valida que el nmero de

autorizacin exista en la base datos.
Que la autorizacin corresponda al
prestador que reporta la informacin.
Que la autorizacin corresponda al
usuario relacionado en rips.

Que exista en la tabla de

procedimientos
en salud: CUPS
Se valida que el cdigo cups
corresponda a una consulta.

Finalidad de la
consulta

1 = Atencin del parto (puerperio)

02 = Atencin del recin nacido
03 = Atencin en planificacin familiar
04 = Deteccin de alteraciones De
crecimiento y desarrollo Del menor de
diez aos
05 = Deteccin de alteracin del desarrollo
joven
06 = Deteccin de alteraciones del
embarazo
07 = Deteccin de alteraciones del adulto
08 = Deteccin de alteraciones de agudeza
visual
09 = Deteccin de enfermedad profesional
10 = No aplica
Los valores del 01 al 09 corresponden a
una finalidad de PROMOCIN Y
PREVENCIN.

1. Que la finalidad exista en la tabla de

finalidad.
2. Referencia cruzada: si la finalidad
est en el rango de 1 a 9, el diagnstico
principal debe ser un cdigo Z.
3. Si la finalidad es 10 el diagnstico no
puede tener con cdigo Z.

La finalidad 10 corresponde a una

finalidad RESOLUTIVA, es decir cuando el
paciente acude al mdico porque se siente
enfermo, presenta alguna sintomatologa
o ha sido vctima de un evento de causa
externa, tales como accidentes, maltrato,
agresin, violencia.

Causa externa

01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra

Que la Causa externa exista en la tabla

de Causa externa.

Si la consulta es de P y P (finalidad 1 al
9) lleva un cdigo Z, si es resolutiva
(finalidad 10) no puede llevar un cdigo
Z .
Se verifica que exista en la tabla de CIE
10
Se verifica que el Diagnostico aplique
segn edad y sexo.
Se verifica que exista en la tabla de CIE
10
Se verifica que el Diagnostico aplique
segn edad y sexo.
Se verifica que exista en la tabla de CIE
10
Se verifica que el Diagnostico aplique
segn edad y sexo.
Se verifica que exista en la tabla de CIE
10
Se verifica que el Diagnostico aplique
segn edad y sexo.

Cdigo del
diagnstico
principal

Un nico valor del diagnstico: el cdigo

de cuatro dgitos segn CIE X.

Cdigo del
diagnstico
relacionado No. 1

Un nico valor del diagnstico: el cdigo

de cuatro dgitos segn CIE X.

Cdigo del
diagnstico
relacionado No. 2

Igual especificacin que en el anterior,

cuando se requiera.

Cdigo del
diagnstico
relacionado No. 3

Igual especificacin que en el anterior,

cuando se requiera.

Tipo de
diagnstico
principal

1= Impresin diagnstica
2 = Confirmado nuevo
3 = Confirmado repetido

se Valida que este dentro de los valores

permitidos de 1 a 3

Valor de la
consulta

Este dato corresponde al valor que el

prestador cobrar al pagador por esa
consulta.

Se valida que el campo tenga como

separadores de
decimales el punto (.)
Se valida que el campo no sea
negativo.

Valor de la cuota
moderadora

Corresponde al pago que debe hacer el

usuario del servicio, como cuota de
recuperacin, cuota moderadora o
copago. En los dos ltimos casos el
prestador acta como recaudador de
ingres los a
terceros, pues estos dineros corresponden
al pagador. Se debe registrar el valor
pagado por el usuario.

Se valida que el campo tenga como

separadores de
decimales el punto (.).
Se valida que el campo no sea
negativo.

Se valida que el campo tenga como

Este dato corresponde al valor neto que el separadores de
Valor neto a pagar prestador cobrar al pagador, de acuerdo decimales el punto (.).
con los precios pactados
Se valida que el campo no sea
negativo.

8. ARCHIVO DE PROCEDIMIENTOS (AP)

Decreto 4747 de 2007: Artculo 19. Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS. Para la
codificacin de procedimientos se utilizar la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud CUPS, la cual ser de obligatoria aplicacin en todo el territorio nacional en todos los procesos del
sector que impliquen identificacin y denominacin de los procedimientos en salud.
DATO
Nmero de la
factura

Cdigo del
prestador
Tipo de
identificacin
Nmero de
identificacin

Fecha deL
procedimiento

Nmero de
autorizacin

Cdigo del
procedimiento

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin
.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)

Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados
Igual validacin que en el archivo de
Igual regla que en registro de usuarios
usuarios
Se valida que el tipo y numero de
Igual regla que en registro de usuarios
identificacin est contenido en el
archivo de usuario
Se valida que se use el formato
estndar de fecha.
Se registra la fecha en que fue realizada la
Que la fecha se encuentra contenida
consulta.
dentro del rango de la fecha inicio y
Formato: da, mes, ao. Dd/mm/aaaa
fecha fin del periodo reportado en el
archivo de transacciones (AF)
Solo se registra si la IPS ha requerido
autorizacin para realizar determinadas
atenciones y la EPS le ha asignado un
nmero de autorizacin.
En este campo se registra el cdigo del
procedimiento, segn corresponda en la
Clasificacin
nica de Procedimientos en Salud (CUPS).
El prestador debe codificar primariamente
con CUPS, y cuando requiera facturar los
eventos a tarifas SOAT har la conversin
a este codificador.

Se valida que el nmero de

autorizacin exista en la base datos.
Que la autorizacin corresponda al
prestador que reporta la informacin.
Que la autorizacin corresponda al
usuario relacionado en rips
Verifica que exista en la tabla de
procedimientos: CUPS
Que cdigo corresponda un
procedimiento, que el procedimiento
aplique para el sexo registrado en el
archivo de usuarios.

mbito de
realizacin del
procedimiento

Finalidad del
procedimiento

1 =ambulatorio
2 =hospitalario
3 =En urgencias
1 =Diagnstico
2 =Teraputico
3 =Proteccin especfica
4 =Deteccin temprana de Enfermedad
general
5 =Deteccin temprana de Enfermedad
profesional

Verifica que el valor seleccionado est

dentro del rango de valores de esa
variable

Verifica que el valor seleccionado est

dentro del rango de valores de esa
variable

Personal que
atiende

1 =Mdico (a) especialista

2 =Mdico (a) general
3 =Enfermera (o)
4 =Auxiliar de enfermera
5 =Otro

Verifica que el valor seleccionado est

dentro del rango de valores de esa
variable.

Diagnstico
principal

Solo se diligencia cuando se trata de

procedimientos
quirrgicos.
Se codifica segn Reglas de Codificacin
de la CIE 10

Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.

Diagnstico
relacionado

Solo se diligencia cuando se trata de

procedimientos
quirrgicos.
Se codifica segn Reglas de Codificacin
de la CIE 10

Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.

Complicacin

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,
cuando surja una complicacin
directamente relacionada con el
procedimiento (el acto quirrgico, la
administracin de la anestesia, la
aplicacin de sangre, lquidos, prtesis u
otros).

Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.

Forma de realiza
cin del
acto quirrgico

1 = Unico o unilateral
2 = Mltiple o bilateral, misma va,
diferente specialidad
3 = Mltiple o bilateral, misma va, igual
Verifica que el valor seleccionado est
especialidad
dentro del rango de valores de esa
4 = Mltiple o bilateral, diferente va,
variable
diferente especialidad
5 = Mltiple o bilateral, diferente va, igual
especialidad

Valor del
procedimiento

se valida que el campo tenga como

Este dato corresponde al valor neto que el separadores de
prestador cobrar al pagador, de acuerdo decimales el punto (.).
con los precios pactados
Se valida que el campo no sea
negativo.

9. URGENCIA CON OBSERVACIN (AU)

DATO
Nmero de la
factura
Cdigo del
prestador

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)
Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados
Igual validacin que en el archivo de
usuarios
Se valida que el tipo y numero de
identificacin est contenido en el
archivo de usuario

Tipo de
identificacin

Igual regla que en registro de usuarios

Nmero de
identificacin

Igual regla que en registro de usuarios

Fecha de ingreso

Debe registrarse la fecha en que el usuario

Debe ser anterior o igual que la fecha
pasa a la unidad de observacin, con el
de
formato estndar de fecha.
salida o egreso de urgencias
Formato = dd/mm/aaaa

Hora de ingreso

Debe registrarse la hora en que el usuario

pasa a la unidad de observacin, con el
formato estndar de hora militar.
Formato = hh:mm (hora militar)

Nmero de
autorizacin

Solo se registra si la IPS ha requerido

autorizacin para realizar determinadas
atenciones y la EPS le ha asignado un
nmero de autorizacin.

Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora

de Ingreso debe ser anterior a Hora de
Salida
Se valida que el nmero de
autorizacin exista en la base datos.
Que la autorizacin corresponda al
prestador que reporta la informacin.
Que la autorizacin corresponda al
usuario relacionado en rips

Causa externa

01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15= Otra

Verifica que el valor seleccionado est

dentro del rango de valores de esa
variable.

Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.
Que el diagnstico est en la tabla de
referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.
Que el diagnstico est en la tabla de
referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.
Que el diagnstico est en la tabla de
referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.
Verifica que el valor seleccionado est
dentro del rango de valores de esa
variable.

Diagnstico a la
salida

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico
Relacionado 1 a la
salida

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico
Relacionado 2 a la
salida

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico
Relacionado 3 a la
salida

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Destino del
usuario a la salida

1 = Alta de urgencias
2 = Remisin a otro nivel de complejidad
3 = Hospitalizacin

Estado a la salida

1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a)

Que el valor est en el rango permitido

Causa bsica de
muerte

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10

Obligatorio si el estado a la salida es =2

formato estndar de fecha.

Formato = dd/mm/aaaa

Debe estar incluida dentro del perodo

del
archivo AF
Se valida que la fecha no sea inferior a
la fecha de ingreso

Fecha de la salida

Hora de la salida

formato estndar de hora militar.

Formato = hh:mm (hora militar)

Se valida que la fecha no sea inferior a

la
fecha de ingreso

10. ARCHIVO DE HOPITALIZACION (AH)

DATO
Nmero de la
factura
Cdigo del
prestador

Tipo de
identificacin
Nmero de
identificacin

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/
Igual regla que en registro de usuarios
Igual regla que en registro de usuarios

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)
Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados
Igual validacin que en el archivo de
usuarios

Se valida que el tipo y numero de

identificacion est contenido en el
archivo de usuario
Va de ingreso a la 1 = Urgencias
Si Va = 1 => El usuario debe aparecer
institucin
2 = Consulta externa programada
en AU
3 = Remitido
Si Va = 1 y no aparece en AU => El
4 = Nacido en la institucin
usuario debe aparecer en AC con
Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma consulta de urgencias
institucin, es decir, si fue atendido en
Si Va = 2 => El usuario debe aparecer
urgencias o consulta programada o si
en AC
naci en ese hospital.
Si Va = 4 =>debe aparecer la
hospitalizacin y el procedimiento
parto, de la mam.
Fecha de ingreso a formato estndar de fecha.
Debe estar incluida dentro del perodo
la
Formato = dd/mm/aaaa
del archivo AF
institucin
Nmero de
Solo se registra si la IPS ha requerido
Se valida que el nmero de
autorizacin
autorizacin para realizar determinadas
autorizacin exista en la base datos.
atenciones y la EPS le ha asignado un
Que la autorizacin corresponda al
nmero de autorizacin.
prestador que reporta la informacin.
Que la autorizacin corresponda al
usuario relacionado en rips

Causa externa

01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra

Diagnstico
principal de
ingreso
Diagnstico
principal de egreso

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico
relacionado 1 de
egreso

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico
relacionado 2 de
egreso

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico
relacionado 3
de egreso

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico de
complicacin

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10, Se diligencia si hubo una
complicacin.
1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a

Estado a la salida

Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos y que
pase la validacin de pertinencia para
edad y sexo.

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Diagnstico de la
causa bsica de
muerte

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Fecha de egreso

formato estndar de fecha.

Formato = dd/mm/aaaa

Sealar si el paciente sale vivo de la

hospitalizacin
o muerto. Si su condicin a la salida es
sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco
Registrar la causa bsica de muerte
segn las
reglas de la CIE 10
Es la fecha en que el paciente deja el
servicio de hospitalizacin

Hora de egreso

formato estndar de hora militar.

Formato = hh:mm (hora militar)

11. ARCHIVO DE RECIEN NACIDOS (AN)

DATO
Nmero de la
factura
Cdigo del
prestador

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)
Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados

CC =Cdula ciudadana
CE =Cdula de extranjera
Tipo de
PA =Pasaporte
identificacin de la RC = Registro civil
madre
TI =Tarjeta de identidad
AS =Adulto sin identificacin
MS=Menor sin identificacin

Se valida que el valor seleccionado est

en
los valores permitidos

Nmero de
identificacin de la
Igual regla que en registro de usuarios
madre en el
Sistema

Se valida que el tipo y numero de

identificacin est contenido en el
archivo de usuario

Fecha de
nacimiento

Formato = dd/mm/aaaa

Se valida que cumpla con la estructura

estndar:
dd/mm/aaaa

Hora de
nacimiento

formato estndar de hora militar.

Formato = hh:mm (hora militar)

Edad gestacional

Nmero de semanas de gestacin de la

madre al momento del parto

Control prenatal

1 =Si
2 =No

Sexo

Identificador del sexo del recin nacido

1 =Masculino
2 =Femenino

Peso

Peso en gramos del recin nacido

Que el valor seleccionado est dentro

del
rango permitido
Que el valor seleccionado est dentro
del
rango permitido

Diagnstico del
recin
nacido

Se registra segn reglas de codificacin

con CIE 10,

Causa bsica de
muerte

Si el RN fallece antes de las 24 horas de

nacido, y sin que se hubiera hospitalizado
por alguna patologa, se debe colocar el
Cdigo de la causa bsica de muerte,
segn la CIE 10.
Debe ser igual a la registrada en el registro
de defuncin

Fecha de muerte

Formato = dd/mm/aaaa

Hora de muerte
del recin nacido

formato estndar de hora militar.

Formato = hh:mm (hora militar)

Se valida que cumpla con la estructura

estndar

12. ARCHIVO DE MEDICAMENTOS (AM)

DATO
Nmero de la
factura

Cdigo del
prestador

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin
.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/

Tipo de
identificacin

Igual regla que en registro de usuarios

Nmero de
identificacin

Igual regla que en registro de usuarios

Nmero de
autorizacin

Cdigo del
medicamento

Solo se registra si la IPS ha requerido

autorizacin para realizar determinadas
atenciones y la EPS le ha asignado un
nmero de autorizacin.

Cdigo del medicamento de acuerdo con

las
codificaciones vigentes

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)
Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados
Igual validacin que en el archivo de
usuarios
Se valida que el tipo y numero de
identificacin est contenido en el
archivo de usuario
Se valida que el nmero de
autorizacin exista en la base datos.
Que la autorizacin corresponda al
prestador que reporta la informacin.
Que la autorizacin corresponda al
usuario relacionado en rips
si el tipo de medicamento es 1, se
valida que el cdigo de medicamento
se encuentre en
anexo_1_resolucion_5521_del_2013

Tipo de
medicamento

1 = Medicamento POS
2 = Medicamento no POS

Valor unitario de
medicamento

Descripcin textual del medicamento en

nombre
genrico
Descripcin textual de la forma
farmacutica del
medicamento.
Descripcin textual de la concentracin
del
medicamento.
Descripcin textual de la unidad de
medida del
medicamento.
Nmero de unidades administradas o
aplicadas del
medicamento
Valor unitario del medicamento, segn los
precios pactados

Valor total de
medicamento

Valor total de los medicamentos, segn

los precios pactados

Nombre genrico
del medicamento
Forma
farmacutica
Concentracin del
medicamento
Unidad de medida
del medicamento
Nmero de
unidades

Que el valor seleccionado est dentro

del
rango permitido
obligatorio cuando el tipo de
medicamento es 2
obligatorio cuando el tipo de
medicamento es 2
obligatorio cuando el tipo de
medicamento es 2
obligatorio cuando el tipo de
medicamento es 2

13. ARCHIVO DE OTROS SERVICIOS (AT)

DATO
Nmero de la
factura

COMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn
las reglas establecidas para el archivo de
transaccin
.
Nmero completo del cdigo asignado en
el proceso de habilitacin por el ente
territorial (SDS), de doce dgitos.
http://201.234.78.38/habilitacion/
Igual regla que en registro de usuarios

VALIDACIONES
Se valida que el nmero de factura est
contenida en el archivo de
transacciones (AF)

Nmero de
identificacin

Igual regla que en registro de usuarios

Nmero de
autorizacin

Solo se registra si la IPS ha requerido

autorizacin para realizar determinadas
atenciones y la EPS le ha asignado un
nmero de autorizacin.

Se valida que el tipo y numero de

identificacin est contenido en el
archivo de usuario
Se valida que el nmero de
autorizacin exista en la base datos.
Que la autorizacin corresponda al
prestador que reporta la informacin.
Que la autorizacin corresponda al
usuario relacionado en rips

Tipo de servicio

1 = Materiales e insumos
2 = Traslados
3 = Estancias
4 = Honorarios

Cdigo del
prestador

Tipo de
identificacin

Que se encuentre en la BD de
habilitacin
Debe ser igual en todos los archivos
Registrados
Igual validacin que en el archivo de
usuarios

Se valida que el valor seleccionado est

en
los valores permitidos

Cdigo del servicio Cdigo del servicio con el cual el prestador Cuando el tipo de archivo es igual a 2
identifica el material o insumo, el traslado, 3 se valida que el cdigo registrado se
la estancia y los, honorarios.
encuentre en la tabla de cdigos cups.
Nombre del
servicio

Nombre del servicio con el cual el

prestador identifica el material o insumo,
el traslado, la estancia y los honorarios.

Cantidad

Cantidad de unidades para materiales e

insumos y
traslados, cantidad de das para estancia y
cantidad de honorarios reconocidos
Valor unitario del material o insumo, del
traslado y la estancia, segn los precios
pactados.

Valor unitario del

material e insumo

obligatorio cuando el tipo de servicio

es 1 4

Valor total del

material e insumo

Valor total del material o insumo, del

traslado, de la
estancia y de los honorarios, segn los
precios pactados