XIV CONGRESO INTERNACIONAL DE HUMANIDADES

MANUAL DE FUNCIONES DE LOS COMITES 2016

A cada comit se le debe asignar un objetivo, a su vez para cada responsabilidad se debe sealar
unas metas e indicadores de tiempo, gestin (actividades) y responsables.

Comit Organizador;

Integrantes:
Fray Luis Eduardo Prez Snchez O.P., Director del Departamento de Humanidades
Miguel ngel Tarazona Mndez, Coordinador del Departamento de Humanidades
Oscar Mauricio Pabn Serrano _ Lder
Mike William Barreto Becerra, Secretario Ejecutivo
Carlos Perea Sandoval, Gestin Ponentes
Juan Pablo Monsalve, Gestin Ponentes
Carlos Fernando Mario, Gestin Documentacin.
Jorge Alberto Castro Hernndez, Gestin, Organizacin Mesas Temticas Ponencias.
Wilmer Rubiano Garca, Organizacin logstica y financiera
Christian Quintero Herrera, Organizacin actividades congreso
Loredada Rada Ortz, Gestin Comunicaciones
Carlos Alberto Durn S., Gestin Comunicaciones
1. Disear las directrices de la programacin estratgica: actividades de pre congreso
y del evento del XIV Congreso.
2. Designar los integrantes, responsables y funciones de las Comits: Comit
Cientfico, Comit Financiero, Promocin y divulgacin, Logstico, entre otros.
3. Elaborar la programacin general de actividades de pre congreso y congreso,
definir locaciones y fecha en que se realizarn las actividades.
4. Supervisar la realizacin de todas las actividades.
5. Formular las estrategias, metas e indicadores para el seguimiento de las
actividades desarrolladas por los comits: Cientfico, Financiero, Promocin y
divulgacin y Logstico.

6. Convocar a los representantes de los comits a reuniones peridicas para evaluar

los resultados de las estrategias, metas e indicadores de cada uno de los planes.
7. Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comits:
Cientfico, Financiero, Promocin y divulgacin y, Logstico.
8. Preparar el informe final y las recomendaciones una vez concluido el evento.
9. Definir las personas que asistirn como invitados especiales.
10. Definir el grupo de apoyo logstico de estudiantes y docentes para los eventos.

11. Comit Cientfico;

Integrantes:

Disear la estructura Mesas Temtica, segn las lneas estratgicas del evento
general, de las actividades acadmicas complementarias y de pre congreso.
1. Contactar a cada uno de los conferencistas invitados y efectuar los procedimientos
acadmicos y administrativos necesarios para su participacin.
2. Redactar y enviar las cartas de invitacin a cada conferencista, realizando el
procedimiento-seguimiento necesarios hasta su respectiva confirmacin de
asistencia al evento.
3. Solicitar las hojas de vida a cada uno de los conferencistas.
4. Elaborar el banco de textos y/o publicaciones de cada conferencista a fin de
promover su lectura en toda la comunidad acadmica a travs de las asignaturas
Socio humanistas, teniendo en cuenta los ejes temticos establecidos.
5. Solicitar y recepcionar las ponenecias de los conferencistas, mnimo con tres
meses de antelacin al evento programado.
6. Solicitar y recibir las presentaciones en power point para la exposicin o
disertacin de los conferencistas.
7. Elaborar la base para la presentacin de trabajos: Tiempo de presentaciones,
extensin mxima y mnima de los documentos y poblacin objetivo.
8. Establecer para cada conferencista su itinerario, hoteles, documentacin y
contratos necesarios.
9. Entregar las ponencias y trabajos al comit organizador dentro del plazo
establecido para su reproduccin.
10. Entregar informes de gestin de los avances de cada responsabilidad asignada, al
Comit Organizador a travs de reuniones peridicas y comunicados.

Comit Operativo Uno;

Constituido por las comisiones: Finanzas, Promocin y Mercadeo, Relaciones

Pblicas y Protocolo, Registro, Comunicacin.
Integrantes:

Finanzas:
1. Elaborar el presupuesto general del evento, y solicitar su aprobacin en los niveles
correspondientes.
2. Escoger las empresas que auspiciarn el evento.
3. Elaborar el presupuesto preliminar y definitivo.
4. Mantener un control permanente sobre las finanzas.
5. Buscar y diligenciar los recursos econmicos que sean necesarios.
6. Establecer las prioridades de los gastos.
7. Efectuar o viabilizar los pagos oportunamente.
8. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

Promocin y Mercadeo:
1. Disear y elaborar los artes para el logotipo, afiche, programa, folletos, papelera
especial, invitaciones, distintivos, entre otros, de toda la campaa del evento.
2. Determinar y desarrollar la estrategia de promocin interna y externa.
3. Disear y gestionar la elaborar de pancartas y pendones.
4. Disear y concertar todo el material promocional.
5. Coordinar la entrega del material de inscripcin al rea de secretara.
6. Coordinar el envo del distintivo del congreso a los asistentes internacionales, para
el fcil manejo de maletas en los aeropuertos.
7. Elaborar tarjetas para la alimentacin del personal organizador.
8. Disear y elaborar el material de sealizacin de los eventos.

Relaciones Pblicas y Protocolo:

1. Planificar y coordinar el protocolo.
2. Preparar los programas de inauguracin y clausura.
3. Seleccionar y entrenar el personal que trabajar durante el evento con elaboracin
de instructivos y reuniones de capacitacin e informacin.
4. Coordinar los actos de inauguracin y clausura.
5. Escoger los souvenirs que se entregarn a los conferencistas e invitados
especiales del congreso.
6. Trazar un plan de ubicacin de los invitados especiales y de las mesas directivas
en los diferentes actos.
7. Disear los uniformes o vestuario de las guas y comit organizador del congreso.
8. Comunicarse con los lderes de los otras comisiones para organizar el nmero de
guas que se necesitarn en inscripciones, transporte, sala de prensa, puestos de
informacin y recepcin, saln de evento, etc.
9. Designar un asistente de protocolo que se encargar de atender el ceremonial en
las cesiones de apertura y clausura.
10. Designar el maestro de ceremonias.
11. Designar los docentes presentadores de cada conferencista, mesas temticas y
ponentes.
12. Organizar la historia informativa del evento.

Registro:
1. Elaborar la base de datos y manejo de la misma en cuanto a invitados de honor,
conferencistas extranjeros, conferencistas nacionales, profesionales, estudiantes,
docentes, prensa.
2. Coordinar todo lo referente a la inscripcin.
3. Disear las plantillas de inscripcin y, a este formulario, adjuntar carta personal
invitando a participar en el evento, programa detallado del congreso, material de
promocin, informacin turstica.

4. Entregar el material.
5. Suministrar informacin.
6. Coordinar todo lo relacionado con fax, telfonos e internet en el lugar del evento.
7. Responder por el manejo del archivo general del congreso.

Comunicacin:
1. Organizar la rueda de prensa y entregar a los medios el material promocional.
2. Determinar la informacin oficial del evento y coordinar las entrevistas con los
medios de comunicacin internos y externos.
3. Actualizar el listado del personal de medios de comunicacin que sern invitados
al evento.
4. Disear los boletines de prensa para la difusin del evento y encargarse de su
distribucin.
5. Disponer de un fotgrafo y un camargrafo exclusivos para cada uno de los
eventos y facilitar estos servicios a la prensa.
6. Recopilar las informaciones emitidas por los diversos medios de comunicacin.
7. Acondicionar la sala de prensa y coordinar su funcionamiento.
8. Establecer los enlaces-contactos con medios de comunicacin.
9. Atender y dirigir los fotgrafos enviados por los diferentes medios.
10. Una vez finalizado el congreso, enviar cartas o tarjetas de agradecimiento a los
periodistas que asistieron.
11. Definir los medios de comunicacin y la frecuencia de promocin.

Comit Operativo Dos;

Constituido por las comisiones: Recepcin y Eventos Sociales, Staff de Produccin,
Transporte, Seguridad y Sanidad, Alojamiento, Alimentos y Bebidas,
Integrantes:

Recepcin y Eventos Sociales:

1. Dar la bienvenida a todos los participantes.
2. Recibir y acompaar a los invitados especiales.
3. Brindar toda la informacin, tanto de las actividades del evento como otra que sea
requerida por los delegados e invitados.
4. Elaborar el programa y nmina de acompaantes.
5. Coordinar los programas especiales para los conferencistas e invitados de honor.
6. Programar los actos sociales y culturales, y contratar los servicios que se
requieren.
7. Definir los tipos de recepcin y el nmero de personas que se invitarn a cada uno
de ellos.
8. Organizar posibles eventos de distraccin.
9. Establecer contactos, en el caso de ser necesario, con las empresas que
patrocinarn dichos actos.
10. Coordinar los detalles de organizacin de cada acto: lugar, hora, nmero de
asistentes, trasporte, invitados especiales para estos eventos.
11. Conseguir las personas que programarn y servirn de guas (en sitio) a visitas o
locaciones tursticas.
12. Establecer contactos con los encargados de transporte.
13. Coordinar las actividades de los guas que acompaarn en las salidas a los
diferentes sitios tursticos y en el aeropuerto, y coordinar con transporte.

Staff de Produccin:
1. Reservar los locales, auditorios, salones y dems espacios requeridos para el
desarrollo de las actividades del evento.
2. Montar y adecuar los espacios.

3. Garantizar los recursos tcnicos: fluido elctrico, sonido, iluminacin, ayudas

multimedia, pantallas, proyectores, sealadores, computadores, equipos de
comunicacin, reproduccin de materiales, entre otros.
4. Solicitar y recibir las presentaciones en power point para cada actividad, segn
requerimientos del conferencista y verificar el buen funcionamiento de los
instrumentos, equipos y/o ayudas para la exposicin o disertacin.
5. Instalar la secretara del congreso.
6. Ubicar salones o reas de descanso para los recesos.
7. Ubicar espacios para puestos de informacin y sala de prensa.
8. Ubicar sala adicional para sesiones de trabajo del comit organizador.
Transporte:
1. Alquilar el nmero suficiente de transporte para el traslado de los participantes a
los diferentes sitios previstos por el comit de eventos sociales.
2. Coordinar con la comisin de Recepcin y Eventos Sociales, las llegadas y salidas
de los conferencistas en el aeropuerto, desplazamientos y otros eventos.
3. Colocar el distintivo del Congreso, en todos los vehculos que van a estar al
servicio del evento.
4. Tener previstas reas de estacionamiento para los participantes del evento.
5. Proporcionar a los transportistas informacin escrita sobre el programa,
estacionamiento, nombre del gua y nmero de ocupantes de los vehculos.
6. Proporcionar movilizacin para el personal que trabajar en el evento.

Seguridad y Sanidad:
1. Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de
los delegados y participantes.
2. Coordinar los servicios de vigilancia de las instalaciones y de los equipos, hasta su
reintegro a sus dependencias de origen.
3. Garantizar servicio de escolta para el personal que lo requiera.
4. Coordinar los servicios mdicos en caso de requerirlos.

Alojamiento:
1. Seleccionar las diferentes alternativas de alojamiento.

2. Contratar los servicios de alojamiento.

3. Distribuir las habitaciones.
4. Asignar las habitaciones a los invitados especiales.

Alimentos y Bebidas:
1. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos,
cenas, refrigerios, caf, aguas aromticas, etc.
2. Organizar los horarios.
3. Seleccionar el men.
4. Garantizar las condiciones de salubridad alimentaria.