Ingenieros Excel 2010 y 2007

Capitulo 1: Conceptos Basicos de Excel
Excel presenta una serie de herramientas basadas a los clculos, muchas de estas
herramientas se basa en funciones. En este captulo, conocer los elementos y conceptos
bsicos para comenzar a trabajar con Excel.
Qu es Excel?
Es un programa de hoja de clculo, que permite realizar cualquier tipo de operacin
matemtica, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas ms. Excel no solo
trabaja con herramientas de clculos, tambin incluye una serie de grficos mejorados para
realizar estadsticas visuales. Excel tambin incluye una serie de herramientas que de
seguro no estn instaladas, pero al instalarlas tendrs una serie de herramientas basadas
a las estadsticas, ciencias e ingeniera.
Adems Excel posee una integracin con las dems aplicaciones de Office. SI tiene la
versin de Excel 2010, encontrar una mejor integracin con programas de la suite de Office
2010, entre ellas basadas a SharePoint Server 2010 y SharePoint Fundation.
Iniciar Excel
Excel puede ser instalado de diversos sistemas operativos Windows. Si tiene la versin
2007 puede instalarlo en Windows XP SP2 o SP3, Windows Vista y Windows 7. Con Office
2010 necesita Windows XP SP3 actualizado, Windows Vista o Windows 7.
Nota: En este libro se est utilizando Windows 7 como sistema operativo cliente.
Posiblemente algunas pantallas no se asemejen a las suyas.
Con Windows 7 puede iniciar Excel de diversas maneras. Por ejemplo, puede utilizar el
men Inicio para acceder a Excel, por ejemplo siguiendo estos pasos:
1 Clic en el botn Iniciar.
2 Clic en Todos los programas y luego clic en Microsoft Office.
3 Clic en Microsoft Office Excel 2007 o 2010.
Si ha seguido estos pasos correctamente, aparecer Excel con un Libro nuevo en blanco
donde podr comenzar a trabajar.
Nota: Este libro est basado en gran parte a Excel 2007 haciendo referencias a Excel 2010.
Si usted tiene Excel 2003, ser mejor que se actualice a la versin 2007 o 2010 para seguir
con el libro.
Otra forma de ingreso a Excel puede ser desde el rea de programas recientes en el men
Inicio. Esta rea se encuentra activa cuando accede a un programa varias veces.
Tambin existe la opcin de anclar el programa Excel a la Barra de tareas de Windows 7.

De esta manera siempre tendr a la mano Excel cuando necesite trabajar con l. Puede
anclarlo siguiendo estos pasos:
1 Clic en el botn Iniciar, seale Todos los programas, clic en Microsoft Office.
2 Pulse clic derecho en Microsoft Office Excel.
3 Clic en Anclar a la Barra de tareas.
Cuando ancla un programa en la Barra de tareas podr ver el icono del programa en la
Barra de tareas y si desea podr cambiarlo de lugar.
Conocer la interfaz de Excel

Excel 2007 y 2010 aunque son similares en funcionamiento, cambian ligeramente en la
interfaz de usuario. Ambos utilizan la Interfaz Fluente, la Cinta de opciones, el cual hace
ms intuitivo el trabajo con Libros de Excel.
La siguiente imagen muestra las partes de la ventana de Excel 2010. Como podr notar en
la imagen, la ventana presenta unos pocos cambios, como por ejemplo, ya no existe el
Botn de Office, simplemente existe la ficha Archivo.
Barra de herramientas de acceso rpido

Es la nica barra de herramientas que posee Microsoft Office 2010. En ella encontrars los
botones ms comunes: Guardar, Deshacer y Repetir.
Barra de ttulo
En esta barra encontrar el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia Excel el
nombre es Libro1, si guarda su archivo, entonces aparecer el nombre del archivo, por
ejemplo Proveedores_Handsofthelp.
Botones de Control de Excel
Estos botones controlan la ventana del programa Excel, puede Minimizar, Restaurar,
Maximizar o Cerrar la aplicacin. Al trabajar con estos botones de control, tambin afecta
al archivo o archivos abiertos.
Botones de Control del Libro

Estos botones controlan la ventana del archivo (rea de trabajo), estos botones son ideales
cuando trabaja con varios archivos a la vez y desea comparar alguno de ellos.
Ficha Archivo
Reemplaza al Botn de Office de la versin 2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo,
acceder al Backstage donde encontrar los comandos ms comunes basados en los
archivos, por ejemplo, Guardar, Guardar Como, Nuevo, Imprimir, y otros.
Cinta de opciones
Microsoft Office 2010 posee una cinta de opciones (RIBBON), que contiene Fichas. Al
oprimir clic en cualquier ficha, observars botones agrupados; por ejemplo, la ficha Insertar
posee los grupos Tablas, Ilustraciones, Grficos, Vnculos y texto.
Para desaparecer el Ribbon oprime doble clic en cualquier ficha. Repite la accin para
regresarlo a su estado normal.
Cuadro de nombres
En el cuadro de nombres podr ver la celda activa. Tambin puede ver el nombre de un
rango o simplemente agregar un nombre desde este cuadro.
Barra de frmulas
En la Barra de frmulas podr ingresar datos directamente a las celdas, y tambin puede
modificar frmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningn
formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos ms no el dato en s.
Celda Activa
La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda
activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo
se puede elegir una celda activa.
Nmeros de fila
Los encabezados de fila estn representados por nmeros. Puede encontrar la fila 1 hasta
la fila 1048576.
Letras de Columna
Los encabezados de Columna estn representados por letras, que van desde A hasta XFD.
Esto equivale a 16384 columnas.
Etiquetas de hojas
Las etiquetas de hojas de clculo muestran como predeterminado tres hojas, los nombres
para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para
identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.
Celdas
Las celdas son la interseccin de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre,
por ejemplo A1, B5, o H345.
Vistas del Libro

Estos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Excel, por
ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Diseo de
pgina si desea trabajar Excel como si fuese Word.
Herramientas Zoom
Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la vista del libro de trabajo.
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Cuando apareci Excel 2007, muchos usuarios experimentados tuvieron que volver a
capacitarse pues la interfaz les resultaba totalmente desconocida. Excel 2007 y algunos
otros programas de Office presentaban la Cinta de opciones, una manera ms sencilla de
trabajar.
La siguiente imagen muestra la interfaz de Excel 2007.
Botn de Office
El Botn de Office reemplazaba al men Archivo y mostraba los comandos comunes para
el trabajo con los archivos.
Men de Office
Este men solo aparece cuando usted pulsaba clic en el botn de Office. Dentro del men
poda encontrar una serie de comandos. En algunos comandos se mostraba una flecha
apuntando a la derecha indicando que existan ms opciones.
Trabajar con la Cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos
necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que
se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir o
disear una pgina). Para reducir la confusin, algunas fichas slo se muestran cuando
es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se
selecciona una imagen.
La siguiente imagen muestra las partes de la Cinta de opciones de Excel.
En el siguiente ejercicio conocer un poco sobre la Cinta de opciones.

1 Inicie Excel 2007 o 2010 si es su caso.
Note que la ficha activa es Inicio.
2 Haga clic en la ficha Insertar. Note como ahora Insertar es la ficha activa, puede notarlo
porque aparece un marco especial para la ficha.
3 Haga clic nuevamente en la ficha Inicio. Dentro de la ficha Inicio podr encontrar los
grupos:
Portapapeles
Fuente
Alineacin
Nmero
Estilos
Celdas
Modificar
4 Haga clic nuevamente en la ficha Insertar. En esta ficha podr encontrar los grupos:
Tablas
Ilustraciones
Grficos
Vnculos
Texto
Nota: En Excel 2010 encontrar los grupos Minigrficos y Filtros. Adems el grupo Texto
se divide para formar el grupo Smbolos.
5 Haga clic en la ficha Diseo de pgina. En esta ficha podr encontrar los grupos:
Temas
Configurar pgina
Ajustar rea de impresin
Opciones de la hoja
Organizar
6 Haga clic en la ficha Frmulas. En esta ficha podr encontrar los grupos:
Biblioteca de funciones
Nombres definidos
Auditoria de frmulas
Clculo
7 Haga clic en la ficha Datos. En esta ficha podr encontrar los grupos:
Obtener datos externos

Conexiones
Ordenar y filtrar
Herramientas de datos
Esquema.
8 Haga clic en la ficha Revisar. EN esta ficha podr encontrar los grupos:
Revisin
Comentarios
Cambios
9 Haga clic en la ficha Vista. Dentro de la ficha Vista podr encontrar los grupos:
Vistas de Libro
Mostrar u ocultar
Zoom
Ventana
Macros
Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se

activa cuando existe software adicional que se agregue como plug-ins a algn programa de
Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF. Programador puede ser
activado por usted cuando necesite realizar algunas tareas sobre formularios y
programacin para VBA.
El Iniciador de Cuadros de dilogo

Dentro de la Cinta de opciones puede encontrar casi todas las herramientas que necesita
para trabajar con sus libros de trabajo. Excel posee una serie de herramientas que de
seguro no encontrar en los grupos de la Cinta de opciones, ya que estos comandos llegan
dentro de un cuadro de dilogo. Un cuadro de dilogo no es ms que una ventana dentro
de Excel con una serie de opciones bsicas o adicionales.
Para acceder a los cuadros de dilogo, debe hacer clic en el botn Iniciador de cuadros de
dilogo. Este botn se encuentra al lado derecho de algunos nombres de grupo. Cuando
un grupo tiene un Iniciador de cuadro de dilogo, indica que existen opciones adicionales
dentro del grupo que no se muestran.
Un Iniciador de cuadro de dilogo no necesariamente abre un cuadro de dilogo, tambin

puede abrir un Panel de tareas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles posee un Iniciador de
cuadro de dilogo, pero no abre un cuadro de dilogo, al contrario, abre un Panel de tareas.
Vamos a conocer un poco sobre los iniciadores de cuadros de dilogo.

1 Inicie Excel si an no lo ha hecho.
2 Haga clic en la ficha Inicio y note que los grupos Portapapeles, Fuente, Alineacin y
Nmero poseen iniciadores de cuadros de dilogo.
3 Haga clic en el Iniciador de cuadros de dilogo del grupo Nmero. Note como aparece
el iniciador de cuadros de dilogo Formato de celdas.
4 Pulse la tecla ESC. El cuadro de dilogo desaparece.

5 Ahora pulse clic en el Iniciador de cuadros de dilogo de Portapapeles. Note como se
abre un Panel de tareas.
6 Haga clic en la X del Panel de tareas para cerrar el panel.
Opciones de Archivo
Existen diversos comandos para trabajar con los archivos de Excel, estos comandos van
desde el comando Nuevo hasta el comando Imprimir y muchos otros comandos ms. Con
Excel 2007y algunas otras aplicaciones de Office 2007, puede encontrar el botn de Office.
Al pulsar clic en el botn de Office, se desplegar el men de Office donde encontrar los
diversos comandos para trabajar con los archivos de Excel.
Dentro del men de Office podr encontrar los siguientes comandos:
Nuevo
Abrir
Guardar
Guardar como
Imprimir
Preparar
Enviar
Publicar
Cerrar
Opciones de Excel
Salir de Excel
Puede encontrar tres tipos de comandos en el men de Office. El botn Nuevo y Abrir, por
ejemplo, cuando usted hace clic sobre ellos automticamente se abre un cuadro de dilogo,
o si hace clic en Guardar o Cerrar se activa automticamente ese comando, pero si nota el
comando Guardar Como, este tiene una flecha, al mantener el puntero del ratn sobre
Guardar como notar que aparecen ms opciones para elegir los formatos para guardar,
pero adems la lnea que divide el nombre del comando y la flecha, indica que tambin se
puede hacer clic en Guardar como para abrir un cuadro de dilogo. Tambin encontrar
submens como Preparar, Enviar o Publicar, que al sealarlo, aparecen ms opciones, pero
no puede hacer clic sobre ellos porque no suceder nada.
Si instala herramientas del servicio de Office Live, podr encontrar dos comandos
especiales para Abrir y Guardar sus archivos en Office Live WorkSpace. Office Live
WorkSpace es un servicio gratuito para Office donde podr almacenar sus archivos en
lnea. Si usted alguna vez ha utilizado las extinguidas Comunidades MSN, sabr que exista
una opcin parecida a Office Live.
SI trabaja con Excel 2010 ya no existe el botn de Office y menos el men de Office. Si se
hace clic en la ficha Archivo, se puede obtener acceso a la nueva vista de Backstage que
permite buscar caractersticas usadas comnmente y descubrir nuevas posibilidades para
trabajar con los libros de Excel. La vista de Backstage es donde se administran los archivos
y sus datos (creacin, guardado, inspeccin en busca de metadatos ocultos u opciones de
configuracin e informacin personal). En resumen, es todo lo que se le hace a un archivo
sin hacerlo en el archivo.
Personalizar la Cinta de opciones

Excel 2010 presenta una nueva caracterstica a comparacin de su predecesor Excel 2007;
la personalizacin de la Cinta de opciones. Con Excel 2007 y otras aplicaciones de Office
2007, no se poda personalizar la Cinta de opciones, al menos no de manera sencilla, pues
la nica manera era utilizando RibbonX. En Excel 2010 se puede personalizar la Cinta de
opciones ya sea agregando fichas, grupos y comandos. No necesita de RibbonX para
hacerlo, al igual que en versiones 2003, XP y 2000, en donde las Barras de herramientas
se personalizaban, el trabajo con la Cinta de opciones es casi el mismo.
En el siguiente ejercicio aprender a personalizar la Cinta de opciones creando una ficha
para sus comandos preferidos.
1 Inicie Excel 2010 si an no lo ha hecho.
2 Pulse clic en la ficha Archivo y en el BackStage pulse clic en Opciones.
3 Pulse clic en Personalizar Cinta en el Men de opciones.
4 En el rea de fichas, pulse clic en Inicio.

5 Pulse clic en el botn Nueva pestaa. Note como aparece una nueva pestaa con el
nombre Nueva pestaa (personalizada) y debajo con Nuevo grupo (personalizada).
7 Pulse clic en Nueva pestaa (Personalizada) y haga clic en el botn Cambiar nombre.
8 En el cuadro de dilogo Cambiar nombre, en el cuadro Nombre para mostrar, escribe un
nombre especial para la nueva ficha.
9 Haga clic en Aceptar. Note como cambia el nombre de la pestaa personalizada.
10 Haga clic en Nuevo grupo (personalizada) y luego clic en Cambiar nombre.

11 Note como el cuadro de dilogo para cambiar el nombre de grupo cambia de estilo.
Escribe Archivo.
12 Elige un smbolo a mostrar y luego clic en Aceptar. Note como cambia el nombre del
grupo.
13 Haga clic en Aceptar de la ventana Opciones de Excel. Note ahora como aparece
despus de la ficha Inicio, la ficha personalizada Preferidos. Al pulsar clic sobre la ficha
Preferidos, notar el grupo Archivo.
14 Ingrese nuevamente a Opciones de Excel y clic en Personalizar cinta. Recuerde

seguir los pasos 2 y 3 de este ejercicio.
Nota: Tambin puede pulsar clic derecho en alguna ficha de la cinta de opciones y hacer
clic en Personalizar cinta.
15 Agregue dos grupos ms a la ficha Preferidos.
16 En el rea de comandos, arrastre el comando Abrir por debajo del grupo Archivo.
Note como el comando Abrir se agrega al grupo.
17 Agregue los siguientes comandos.
Nuevo
Guardar
Guardar como
Impresin rpida
Vista preliminar
Configurar pgina
18 Pulse clic en Aceptar. Note los comandos agregados en el grupo Archivo de la ficha
Preferidos.
19 Agregue ms comandos. Note en la siguiente imagen los diversos comandos

agregados a los grupos.
Importar y Exportar la Cinta de opciones

En esta versin de Office 2010, usted puede agregar una serie de personalizaciones a la
Cinta de opciones, ya sea creando fichas, grupos y agregando comandos. Si deseamos
tener todas nuestras personalizaciones en cualquier otro equipo que tenga Office 2010,
podemos exportar nuestra cinta de opciones y luego importarlo al otro equipo.
En la ventana Opciones de Excel, dentro de Personalizar Cinta se encuentra el comando
desplegable Importar o Exportar. Elige Exportar archivo de personalizacin cuando ests
trabajando en tu propio equipo con las personalizaciones que le has dado a la cinta y lo
desees llevar a otro equipo o simplemente tenerlo guardado cuando formatees tu equipo y
no quieras pasar algunos minutos volviendo a personalizar la cinta.
Utilice Importar archivo de personalizacin cuando ests trabajando en un equipo que
tenga Office 2010, pero este no tenga las personalizaciones deseadas.
Cuando realiza la Importacin o Exportacin de la personalizacin de la cinta, se utiliza la
extensin exportedUI y solo es compatible con Office 2010.
Guardar los libros de Excel

Cuando termina de trabajar en un archivo lo ms razonable es que lo guarde, esto permite
tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver
a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los
archivos de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensin
XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que
usted haya creado en su libro de trabajo.
Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, aparece el c uadro de
dilogo Guardar como. Con el cuadro de dilogo Guardar como podr agregar un nombre
y una ruta de almacenamiento de su Libro. La prxima vez que quiera guardar, con el mismo
nombre y la misma ruta (actualizar), fcilmente puede utilizar el comando Guardar, si desea
cambiar de nombre o ruta, utilice el comando Guardar como.
Cuando trabaje con Excel 2007, podr ver el comando Guardar y Guardar como dentro del
men de Office. Cuando seale Guardar como, podr ver una lista de formatos a guardar.
Si tiene instalado un complemente para guardar como PDF o XPS, entonces aparecer su
respectiva opcin. La siguiente imagen describe mejor lo que acabo de explicar.
Nota: Puedes guardar un archivo de Excel directamente a Windows SharePoint Services o

a Excel Services en Office SharePoint Server 2007 para tenerlo en lnea cuanto trabaje en
equipo con un archivo.
Cuando trabaja con Excel 2010, se utiliza el BackStage de Office 2010, es en ese lugar
donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Excel 2010 ya posee
la opcin de guardar automticamente en PDF o XPS. Adems puede guardar en el servicio
de SkyDrive para Office apps.
Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:
1 Pulse clic en la ficha Archivo o clic en el botn de Office si utiliza Excel 2007.
2 Haga clic en Guardar.
3 En el cuadro de dilogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un
nombre para su Libro.
4 En el cuadro Tipo, verifique que se encuentra activa la opcin Libro de Excel.
5 Pulse clic en Guardar. Cuando guarda un Libro, el nuevo nombre se muestra en la Barra
de ttulo.
Nota: Si se encuentra activo la opcin de Mostrar las extensiones en Windows, entonces

en el cuadro Tipo aparecer Libro de Ecel (*.xlsx).
Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, siga estos pasos:
1 Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios.
2 Pulse clic en el botn de Office o clic en la ficha Archivo si trabaja con Excel 2010.
3 Pulse clic en Guardar.
Nota: Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso rpido.
Para guardar un libro existente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos:
1 Pulse clic en el botn de Office o la ficha Archivo.
2 Pulse clic en Guardar como.
3 Agregue un nombre diferente o elige una nueva ubicacin.
4 Haga clic en el botn Guardar.
Formatos de archivo de Excel

Puede guardar un archivo de Microsoft Excel 2010 en otro formato de archivo. Para ello,
haga clic en la pestaa Archivo y luego haga clic en Guardar como. Los formatos de archivo
disponibles en el cuadro de dilogo Guardar como varan en funcin del tipo de hoja que
est activa (una hoja de clculo, de grfico o de cualquier otro tipo). Cada vez que guarde
un archivo en otro formato, es posible que no se transfiera parte de su formato, datos y
caractersticas.
La siguiente tabla muestra los diversos formatos que maneja Excel para con los archivos
de clculo.
Formato
Extensin
Descripcin
Libro de Excel
.xlsx
Formato
de
archivo
basado
en
XML
predeterminado de Excel 2010 y Excel 2007. No se
pueden almacenar cdigos de macros de Microsoft
Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de
macro de Office Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel
(cdigo)
.xlsm
Formato de archivo basado en XML y habilitado

para macros de Excel 2010 y Excel 2007. Almacena
cdigo de macros de VBA y hojas de macros de
Excel 4.0 (.xlm).
Libro binario de
Excel
.xlsb
Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2010

y Excel 2007.
Plantilla
.xltx
Formato de archivo predeterminado de una plantilla

de Excel en Excel 2010Excel 2007. No puede
almacenar cdigo de macros de VBA ni hojas de
macros de Excel 4.0 (.xml).
Plantilla
(cdigo)
.xltm
Formato de archivo predeterminado de una plantilla

de Excel en Excel 2010 y Excel 2007. Almacena
cdigo de macros de VBA u hojas de macros de
Excel 4.0 (.xml).
Libro de Excel
97 - Excel 2003
.xls
Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003.
Plantilla de
Excel 97 - Excel
2003
.xlt
Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003 de una plantilla de Excel.
Libro de
Microsoft Excel
5.0/95
.xls
Formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.
Hoja de clculo
XML 2003
.xml
Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003

(XMLSS).
Datos XML
.xml
Formato de datos XML.
Complemento
de Excel
.xlam
Complemento basado en XML y habilitado para

macros de Excel 2010 y Excel 2007. Se trata de un
programa complementario que est diseado para
ejecutar un cdigo adicional. Admite el uso de
proyectos de VBA y hojas de macros de Excel 4.0
(.xlm).
Complemento
de Excel 972003
.xla
Complemento de Excel 97-2003. Se trata de un

programa complementario diseado para ejecutar
cdigo adicional. Admite el uso de proyectos de
VBA.
Libro de Excel
4.0
.xlw
Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo

hojas de clculo, hojas de grfico y hojas de macro.
Puede abrir un libro en este formato de archivo en
Excel 2010, pero no puede guardar un archivo de
Excel en este formato.
Guardar como PDF

En Office 2007 poda guardar sus archivos en formato PDF; antes de ello debe instalar un
complemento para guardar como PDF, este complemente es gratuito y lo puede descargar
desde el sitio web de Microsoft.
Un formato PDF (Portable Document Format) conserva el formato del documento y permite
compartir archivos. Cuando el archivo de formato PDF se visualiza en lnea o se imprime,
conserva exactamente el formato deseado. Los datos del archivo no se pueden cambiar
fcilmente y es posible configurar explcitamente el archivo para prohibir la edicin. El
formato PDF tambin es til para documentos que se reproducirn usando mtodos
comerciales de impresin.
En Office 2010 el complemente de PDF ya llega instalado. Para guardar como PDF en
Excel 2010 siga estos pasos.
1 Clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Guardar como.
3 En el cuadro Tipo elige la opcin PDF.
4 Haga clic en Guardar.
Nota: Para ver un archivo PDF, debe tener un lector de archivos PDF instalado en el equipo,
como Acrobat Reader, disponible en Adobe Systems. Puede descargarlo gratuitamente
desde su sitio web.
Guardar en SkyDrive
SkyDrive es un servicio de almacenamiento gratuito que brinda Windows Live para los
usuarios que tengan un Live ID por ejemplo handsofthelp@hotmail.com. Cuando guarda
un Libro de Excel en SkyDrive, podr utilizar las nuevas aplicaciones de Office apps para
la nube, es decir, utilizar Excel en la web. La siguiente imagen muestra Excel apps en la
nube, donde se puede trabajar con archivos de Excel directamente en la Web.
Abrir Libros existentes

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo
original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de slo lectura, que
le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.
Para abrir libros existentes desde Excel siga estos pasos:
1 Clic en el botn de Office o clic en la ficha Archivo.
2 Haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
Nota: Puede pulsar Ctrl + A para activar el cuadro de dilogo Abrir.
3 Busque la carpeta donde tiene su archivo existente.
4 Haga clic en su archivo existente.
5 Haga clic en Abrir.
Abrir un libro existente como copia

Cuando abra un archivo como copia, el programa crea un duplicado del mismo y lo que ve
es el duplicado. Los cambios que haga se guardarn en la copia. El programa asigna a la
copia un nombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del
nombre de archivo.
Para abrir un libro como copia siga estos pasos:
1 Clic en el botn de Office o clic en la ficha Archivo.
2 Haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
3 Busque la carpeta donde tiene su archivo existente.
4 Haga clic en su archivo existente.
5 Haga clic en la flecha de Abrir.
6 Pulse clic en Abrir como copia.
Imprimir archivos de Excel

Los libros y hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, de uno en
uno o varios al mismo tiempo. Adems, si los datos que desea imprimir estn en una tabla
de Microsoft Office Excel, puede imprimir simplemente la tabla de Excel.
Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta opcin
resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la
que se utiliz para imprimirlo originalmente.
Antes de imprimir una hoja de clculo que contenga una gran cantidad de datos o grficos,
puede ajustarla rpidamente en la vista Diseo de pgina para dotarla de un aspecto
profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las pginas impresas.
Puede fcilmente agregar o modificar encabezados o pies de pgina, ocultar o mostrar los
encabezados de fila y columna, cambiar la orientacin de pgina de las pginas impresas,
cambiar la disposicin y el formato de los datos, usar las reglas para medir el ancho y el
alto de los datos y configurar los mrgenes de impresin. La siguiente imagen muestra
datos de Excel en la vista Diseo de pgina.
Para presentar todos los datos en las pginas impresas, asegrese de que estn a la vista
en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o nmeros que son demasiado anchos para
caber en una columna, el texto impreso se truncar y los nmeros impresos se vern como
signos de nmero (##). Para evitar imprimir textos truncados y signos de nmero en lugar
del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar espacio a los datos.
Tambin puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de
columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las pginas impresas.
Cuando trabaja con Excel 2010, en el BackStage, podr ver automticamente una vista
previa de su archivo a imprimir. La siguiente imagen muestra la vista BackStage con la vista
preliminar de la hoja a imprimir.
Para imprimir una hoja activa de Excel 2010 siga estos pasos.
1 Ingrese al BackStage pulsando clic en la ficha Archivo.
2 Haga clic en Imprimir.
Nota: Pulse Ctrl + P para dirigirse a las opciones de impresin de la vista BackStage.
3 En las opciones de impresin, en la seccin Impresora, verifique que est activa la
impresora que desea utilizar.
4 Pulse clic en el botn Imprimir.
Crear nuevos libros

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de clculo
que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de informacin relacionada. Para crear
un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar
en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla.
Para crear un nuevo libro, siga estos pasos:
1 Pulse clic en la ficha Archivo o clic en el botn de Office.
2 Haga clic en Nuevo.
3 Pulse clic en Libro en Blanco.

4 Haga clic en Crear.
Nota: Utilice Ctrl + U para crear un nuevo libro rpidamente.
Cerrar y Salir
Los comandos Cerrar y Salir son muy diferentes. Cuando necesite cerrar un libro y por
ejemplo continuar con otro, utilice el comando Cerrar, este comando cierra el libro y deja
Excel abierto para seguir trabajando con otros archivos. Utilice Salir, cuando desea cerrar
tanto un Libro como la ventana de Excel.
Capitulo 2: Tecnicas Generales
Navegando en Excel
Excel tiene abundante espacio para su trabajo cientfico. Cada libro de trabajo (o archivo
.xlsx) puede tener un nmero ilimitado de hojas de trabajo (siempre que su memoria del
computador lo permita), y cada hoja de trabajo tiene una capacidad de 1048576 filas por
16384 columnas.
Cientficamente las hojas de clculo pueden ser enormes, llenados con muchos nmeros.
De modo que necesita la manera de navegar rpidamente alrededor del mismo y crear
formulas para grandes rangos de celdas de una manera rpida y eficiente.
Mayormente las hojas en este libro (me refiero a las prcticas) tiene un tamao modesto,
de modo que es sencillo practicar con los mismos. Pero en la vida real, probablemente trate
con inmensas colecciones de datos. Las tcnicas bsicas discutidas esta seccin le
beneficiaran a usted incluso ms cuando sus tablas se hacen ms y ms grandes.
Mtodos abreviados de navegacin

Las siguientes combinaciones de teclas son algunas de las combinaciones ms importantes
para navegar.
Ctrl + Inicio lo lleva al origen de la hoja, el cual es la celda A1.
Ctrl + teclas direccionales saltan entre las fronteras de las secciones (Una frontera es una
fila o columna vaca)
Ctrl + Mayus + teclas direccionales salta y selecciona lo que est entre las fronteras de las
secciones.
Mayus + teclas direcciones expande o reduce si alguna seccin ha sido seleccionada.
Vamos a usar siguiente imagen para ver como estos mtodos abreviados trabajan. Basado
en la siguiente imagen, lo siguiente debera suceder:
Comenzar en A1: Pulse Ctrl + Flecha direccional abajo le lleva a la celda A24 y a
continuacin a 1048576. Pulse Ctrl + Flecha arriba y lo lleva hacia atrs, con las mismas
paradas en el camino.
Comenzar en B1: Pulse repetidamente Ctrl + flecha abajo salta hasta B10, B14, B23 y
finalmente hasta el final.
Comenzar en B1: Pulse Ctrl + Mayus + flecha abajo se seleccione el rango entero B1:B10.
Pulsando Mayus + flecha abajo una vez se expande la seleccin con una celda ms. En su
lugar, pulsar Mayus + flecha Arriba acorta la seleccin por una celda. La tecla Mayus
mantiene todo entre las celdas incluidas en la seleccin.
Comenzar en J1: Escribe J24 en el Cuadro de nombre justo encima de la columna A y a
continuacin pulse Mayus + Enter seleccionando todas las celdas entre J1 y J24 (gracias a
la tecla mayus). Con el rango J1:J24 seleccionado, escribe =FILA() en la barra de formula
y a continuacin pulse Ctrl + Enter esto ocasiona que todas las celdas seleccionadas se
rellenen con esta formula (gracias a la tecla Ctrl).
Creando formulas
1 Seleccione la celda F11 y pulse el botn Fx (ubicado justo en la frontera de la barra de
formulas).
2 En el cuadro de dilogo Insertar funcin, seleccione la funcin DESVEST y haga clic en

Aceptar.
3 Comience con el primer argumento haciendo clic en la celda F10 y a continuacin pulse
Ctrl + Mayus + flecha arriba, esto selecciona el rango entero encima de la celda F11. A
menudo, Excel encuentra automticamente el rango correcto, pero no necesariamente;
cuando no lo es, tiene que hacerse cargo por si mismo.
4 Pulse clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, y la celda muestra

las desviacin estndar actual de esas celdas.
5 En la celda B24, utilice la funcin CONTAR.SI y siga estos pasos:
a) Para el primer argumento, haga clic en la celda B23 y pulse Ctrl + Mayus + flecha arriba.
b) Para el segundo argumento, escribe >=5 (lo cual cambia en una cadena: >=,5).
c) Finalice la funcin pulsando Ctrl + Enter.
En el siguiente ejercicio ver una tcnica rpida para calcular la desviacin media o
estndar de ciertas medidas por cepas de bacteria y por prueba. La siguiente imagen
muestra los datos para el ejercicio.
1 Haga clic en la celda A1 (o pulse Ctrl + Inicio).

2 Pulse Ctrl + Mayus + Flecha abajo y Ctrl + Mayus + flecha derecha.
3 Usted necesita una fila y columna extra para los clculos de la media, de modo que debe
expandir la seleccin con una columna y fila extra, pulse Mayus + flecha abajo y Mayus +
flecha derecha.
4 Pulse clic en la flecha del botn Suma en el grupo Modificar de la ficha Inicio y haga clic
en las opciones Promedio, Min o Max.
Todos los clculos estn ya hechos automticamente al final de cada fila o columna
numrica. Usted podra hacerlo ms tedioso, siga adelante si le gusta tomar ese camino.
En el siguiente ejercicio convertir todo el rango en una tabla.

1 Haga clic en la ficha Insertar y clic en el botn Tabla.
2 En el cuadro de dilogo Crear tabla, haga clic en Aceptar. Se crea una estructura de
tabla con un patrn de rayas para leerlo ms fcilmente.
3 Despus que la estructura de tabla sea implementada, utilice la ficha contextual Diseo
para cambiar las configuraciones de tablas como desee.
4 Para crear clculos nuevamente para la media y desviacin estndar, use la misma
tcnica que utiliz anteriormente.
El Controlador de Relleno
Uno de los secretos mayores guardados en Excel es el controlador de relleno. Esta
herramienta permite a usted copiar celdas sobre un rango continuo de celdas o para llenar
un rango con una serie de valores especficos. Adems, esto ayuda a copiar formulas sobre
rangos inmensos.
El controlados de relleno est ubicado en la esquina inferior derecha de su celda o celdas

seleccionadas. Siempre que usted mueva su mouse a esa ubicacin, el cursor cambiar
un pequeo smbolo + (no lo confunda con una cruz).
En la Celda A2: Haga clic y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta la celda A6
en orden detenindose en Viernes. Si usted sigue, el controlador de relleno va hasta
Sbado y as sucesivamente. Si usted se detiene en Viernes y entonces inicia el controlador
de relleno nuevamente (con A2:A6 an seleccionado), usted puede solo copiar la seccin
anterior manteniendo la tecla Ctrl abajo hasta finalizar.
En la celda B2: Para insertar el nmero 8 en la columna B para todos los das de la semana,
haga doble clic en el controlado de relleno de la celda B2. Un doble clic en el controlador
de relleno copia el contenido abajo para la primera celda en blanco en la anterior o posterior
columna. De modo que doble clic no trabaja cuando no hay columnas con datos a la
izquierda o derecha.
En la celda C2: Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda C2 que le da a
usted una serie de 1s. Para cambiar este ingreso en una serie de incremento, haga clic en
el botn que apareci y seleccione Serie de relleno. Ahora la serie se incremente por 1.
En la celda D2 y D3: Para una serie que necesite incrementar por un valor diferente de 1,
cree un patrn en las primeras dos celdas, seleccione ambas celdas y a continuacin haga
doble clic.
En la celda E2: Si usted no quiere crear un patrn antes de tiempo, haga doble clic en el
controlador de relleno de la primera celda. Ahora ir al botn desplegable Rellenar (ubicado
bajo el botn Suma en la ficha Inicio, grupo modificar), y a continuacin seleccione la opcin
Series. Especifique cualquier valor del paso (por ejemplo 2).
En la celda F2: Para multiplicar D2 por E2, siga estos pasos:
1 Seleccione la celda F2.
2 Escribe el signo igual ( = ).
3 Pulse la tecla direccional izquierda dos veces para conseguir a D2.
4 Escribe el signo de multiplicacin ( * ).
5 Pulse la flecha izquierda una vez ms para obtener a E2.
6 Para finalizar, pulse Ctrl + Enter (no solo Enter).
Nota: Cual es la ventaja de pulsar Ctrl + Enter en lugar de solo Enter? Usted se queda en
la misma celda, de modo que puede solo hacer doble clic al controlador de relleno para
copiar la formula hacia abajo. (De lo contrario, habra que ir atrs a la primera celda
anterior).
En la celda G2: Si usted siempre trabaja con el mismo anlisis en el mismo orden, escribe
sus nombres una vez, seleccinelos todos, y haga doble clic en el controlador de relleno.
Si usted quiere usar esta misma lista una y otra vez, especialmente si esta es una lista
larga, use la siguiente tcnica:
1 Si usted tiene una lista en su hoja, seleccione esa lista primero.
2 Haga clic en el botn de Office en la esquina superior izquierda.
3 En la parte inferior del nuevo cuadro de dilogo, seleccione Opciones de Excel.
4 En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, seleccione Ms frecuentes (en el lado

izquierdo del panel).
5 Haga clic en Modificar Listas Personalizadas.
Nota: En Excel 2010 utilice la ficha Archivo, seleccione Opciones, en el panel haga clic en
Avanzadas y en la seccin general, haga clic en Modificar listas personalizadas. La
siguiente imagen muestra mejor la opcin que necesita para crear listas.
6 Pulse clic en el botn Importar.

7 Haga clic en Aceptar dos veces.
Ahora usted puede utilizar esta lista en cualquier lugar en Excel. Solo tiene que escribir el
nombre de esta lista y hacer doble clic en el controlador de relleno, siempre que haya una
columna con contenido a la izquierda o derecha. Excel hace el resto.
Referencias de Celda Relativa VS Absoluta

Cada celda en una hoja tiene una cierta posicin. Cuando usted copia una celda que
contiene una formula hacia otra posicin, la referencia de celda de la formula se ajusta
automticamente. Estas referencias son llamadas relativas. Algunas veces, usted no quiere
referencias de formulas para adaptarse a su nueva ubicacin; en este caso, se hacen
absolutas.
Para ver como las referencias de celdas relativas y absolutas trabajan, tome un vistazo a la
siguiente imagen que muestra la hoja de datos con la que va a trabajar en esta seccin.
La celda C1 tiene una formula en ella: =A1*B1. Usted puede copiar la formula en la celda
C1 abajo haciendo doble clic porque, en este caso, no quiere que la referencia de celda
cambie. Cmo puede ver todas las formulas de una vez? Utilice el mtodo abreviado Alt
+ . Note que Alt + ocasiona que todas las referencias de celda sean relativas aqu, lo cual
significa: Multiplicar dos celdas ms a la izquierda por una celda ms a la izquierda.
En la celda F2, sin embargo, quiere averigurar cual es el valor en la celda E2, es como un
porcentaje de la media en la celda E11, usando la formula =E2/E11. Usted acepta la formula
pulsando Ctrl + Enter y a continuacin haciendo doble clic en el controlador de relleno hacia
abajo. Esta vez, obtiene un problema. Alt + revela el problema: La referencia a E11 deberia
ser absoluta; sin embargo, el ajuste de la formula hacia debajo de las celdas intenta dividir
por celdas en blanco, el cual es una divisin invalida por cero.
Vamos a comenzar en la celda F2:

1 Escribe el signo igual (=) en la celda F2.
2 Pulse la flecha izquierda una vez para conseguir a E2.
3 Escribe / (con el fin de dividir).
4 Pulse la flecha izquierda una vez y a continuacin pulse Ctrl + flecha Abajo para obtener
a E11.
5 Pulse F4 para hacer a E11 absoluta (es decir, $E$11).
6 Pulse Ctrl + Enter.
Como resultado de ello, el comportamiento de la copia de la referencia de celda es correcta

ahora: en parte es relativa (E2) y en parte absoluta ($E$11). El Dlar ($) es un signo de
cadena que hace absoluto a la columna y fila. F4 es una tecla de ciclo que trabaja as:
Pulse F4 una vez para cambiar E11 a $E$11.

Pulse F4 dos veces para cambiar E11 a E$11.
Pulse F4 tres veces para cambiar E11 a $E11.
Pulse F4 cuatro veces la celda cambia nuevamente a E11.
Seleccione el rango C14:F23 en orden para calcular cual es la nueva concentracin de una
determinada solucin si usted diluye determinadas concentraciones (en la columna B) con
un factor en particular (en la fila 13). A continuacin siga estos pasos:
1 Ingrese la formula =$B14*C$13 en la celda C14.
2 Pulse Ctrl + Enter para ingresar la formula en todas las celdas seleccionadas.
Nombres de Rango
Una direccin de celda es como un nmero de calle, ambos pueden ser difciles de recordar.
Usted podra querer reemplazar un nmero de celda con una direccin ms significativa:
un nombre de celda. Un nombre de celda bsicamente acta como una direccin de celda
absoluta, pero cuando utiliza formulas, esta puede ser ms informativa. Usted tambin
puede nombrar un rango de celdas. De modo que puede tener nombres de celda y nombres
de rango, pero debido a que una celda es bsicamente tambin un rango consistente de
solo una celda, el trmino nombre de rango es ms comprensivo.
La parte superior de la Figura 1.7 muestra una tabla con una lista de lecturas de varios
anlisis encontrados durante varias pruebas. La parte inferior de la tabla marca cada
combinacin de un anlisis especifico y una prueba especfica con un signo Ms (+) si esas
lecturas estuvieron encima de la Media principal.
En lugar de comparar cada lectura individual con la media principal en $G$12, podra
tambin darle a G12 un nombr ms significativo, un nombre de rango. Aqu le muestro
como lo hara:
1 Seleccione la celda G12.
2 En el cuadro de nombres, que se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas, escribe
MediaPrincipal. A continuacin les explico un poco sobre las reglas de nombres de rango.
No incluya espacios en un nombre, ni puntos, @, #, /; subrayados est bien.

Los nombres no son sensibles a las maysculas, de modo que MediaPrincipal es lo
mismo que mediaprincipal o MEDIAPRINCIPAL, y as sucesivamente.
Los nombres nicos funcionan en el libro entero. Si usted crea un nombre duplicado,
el segundo nombre ser asignado solo a la hoja especifica en la que est.
3 Pulse Enter. Si no lo hace, el nombre no existir.
Ahora el nombre MediaPrincipal se ha hecho oficial, de modo que usted puede acceder a
la celda MediaPrincipal a travs de la lista desplegable del cuadro de nombres, no importa
donde est en el libro, Excel te llevar all.
A partir de ahora, usted debera ser capaz de llamar a la funcin SI en la celda B15. Su
primer argumento es B2>MediaPrincipal. Usted puede simplemente escribir el nuevo
nombre de rango, o puede hacer clic en la celda G12 para tener que insertar en Excel su
nombre automticamente.
Desafortunadamente, el nombre de rango creado anteriormente no hace hincapi cuando
selecciona varias celdas para rellenarlos con la misma frmula. Usted debe usar una
direccin de celda absoluta nuevamente, o podra usar una herramienta extra: el
desplegable Utilizar en formula ubicado en la ficha Formulas.
Intente conseguir una copia de la media principal en el rango G15:G24. Cuando
simplemente escribe la formula en la Barra de formulas, note que el nombre se muestra
mientras usted escribe =Me
Para encontrar la lista de los nombres de rango, siga estos pasos:
1 Seleccione la Ficha Formulas.
2 Haga clic en el botn Administrador de Nombres.
3 Seleccione el nombre de su eleccin.
4 Elimine ese nombre (usando el botn a la derecha) o expandir/cambiar su referencia (en
la parte inferior).
La siguiente imagen muestra que usted puede tambin nombrar rangos de varias celdas.
Por ejemplo, podra nombrar el primer rango Anlisis, el segundo Cepas, y el tercero
Lecturas.
En lugar de hacerlos todas manualmente, puede usar una herramienta de Excel:

1 Seleccione la tabla entera seleccionando A1, pulse Ctrl + Mayus + flecha abajo, y a
continuacin pulse Ctrl + Mayus + flecha Derecha.
2 Desde la seccin Nombres Definidos en la ficha Formulas, seleccione Crear desde la

seleccin.
3 Seleccione Crear nombres a partir de los valores de la Fila superior.
4 Verifique el cuadro de Nombres para asegurarse de que los res nuevos nombres
aparecen.
Ahora intente continuar en la celda F2 cuantas lecturas tiene Anlisis1, usando la funcin
Contar.Si: =CONTAR.SI(Anlisis;E2).
Puede hacer algo similar en la celda G2 con la funcin SUMAR.SI: =SUMAR.SI(Anlisis,E2,

Lecturas).
Para encontrar la Media en la celda H2, necesita ambas columnas anteriores o podra usar
la funcin PROMEDIO.SI. A continuacin puede hacer algo similar para la segunda tabla:
=CONTAR.SI(Cepas,E10) y =SUMAR.SI(Cepas,E10,Lecturas).
Hay otras caractersticas interesantes acerca de los nombres que usted puede beneficiarse.
En lugar de utilizar una formula como =SUMA(Lecturas), usted puede usar la palabra
Lecturas tal como se muestra en alguna celda. Sin embargo, necesita la funcin
INDIRECTO para cambiar la palabra a un nombre. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la
palabra Lecturas, la formula =SUMA(INDIRECTO(A1)) debera enviar el mismo resultado
como =SUMA(Lecturas). Por qu se debera hacer tal desvo? La respuesta es simple:
Algunas veces usted quiere los encabezados de un resumen de tabla en algn lugar ms
de su libro para ser usado en sus formulas. Uno de los ejercicios en el final de esta parte
ofrece un ejemplo de tal escenario.
Los nombres de rango son geniales. Sin embargo, el problema con los nombres de rango
es que una nueva fila agregada al final de una tabla, o columna o fila est no se incorpora
automticamente dentro de un nombre de rango, de modo que las formulas basada en ese
rango, ignora las nuevas entradas. Puede resolver este problema por cualquier celda
insertada dentro del rango o manualmente fijando la referencia de rango a travs del
Administrador de nombres. Ninguna solucin es ideal.
La siguiente imagen muestra cmo puede controlar este problema de una mejor manera,
usando la estructura de tablas de Excel.
Primero que todo, la tabla en si ha sido automticamente dado un nombre pro defecto (como
puede ver cuando abre el cuadro de nombres). Cuando usted quiere llamar a la tabla desde
fuera de la tabla, usted debe usar este nombre. Usted simplemente escriba algo como lo
siguiente en algn lugar de la celda fuera de la tabla: =Table1[. S, la tecla pulsada al final
es un corchete, no un parntesis. Tan pronto como escribe el primer corchete, varios
nombres de rango aparecen:
Anlisis (A2:A21 en este ejemplo)

Cepas (B2:B21 en este ejemplo)
Lecturas (C2:C21 en este ejemplo)
#Todo (A1:C21 en este ejemplo)
#Datos (A2:C21 en este ejemplo)
#Encabezados (A1:C1 en este ejemplo)
#Totales (que falta en este ejemplo)
Una gran caracterstica de un nombre de tabla es que se ajusta a un nuevo rango cuando
utiliza su botn de arrastre en la esquina inferior derecha. Tenga cuidado, cuando tiene
seleccionado la ultima celda, el botn arrastrar est oculto al lado del controlador de relleno
de la celda seleccionada. De modo que debe seleccionar otra celda en primer lugar para
hacer que el botn de arrastre est accesible.
Ahora vamos a enfrentar las formulas en dos resmenes de tablas a la derecha. Esta vez,
manualmente escribe la formula CONTAR.SI en la celda F2. Termine con las siguientes
dos formulas:
=CONTAR.SI(Table1[Anlisis],E2) y =SUMAR.SI(Table1[Anlisis],E2,Table1(Lecturas]).
Pero qu puede hacer si usted no quiere crear una estructura de tabla? Existe alguna
otra manera de hacer nombres de rango automticamente que se expandan cuando existen
nuevas filas o columnas que han sido agregadas al final? Si, existe; aunque no es una
manera fcil, a veces es muy ventajosa. Usted utiliza la funcin DESREF en el
Administrador de nombres. La funcin DESREF tiene la siguiente sintaxis: =DESREF(ref,
filas, columnas, ancho, alto).
Para asignar un nombre dinmico a la tabla en las columnas A:C, usted llevar estos pasos:
1 Abrir el Administrador de nombres.
2 Escribe un nuevo nombre para la tabla, tal como MiTabla, MiColumna o MiFila.
3 En el cuadro Referencia a, escribe:
=DESREF(A1,0,0,CONTARA(A:A),CONTARA(1:1)). Aqu les muestro como trabaja esta
frmula:
La referencia de nombre comienza en A1.

Quiere mantener esa celda como un punto de inicio, de modo que parte de 0 filas
y 0 columnas.
Encuentra el alto del rango contando todas las celdas no vacas en la columna A.
Necesita asegurarse de que no existan celdas ocultas debajo de la tabla.
Encuentra el ancho del rango contando todas las celdas no vacas en la fila 1.
Necesita asegurarse que no existan celdas ocultas a la derecha de la tabla.
Siempre las filas o columnas son agregados a la tabla o eliminadas, las dos funciones
CONTARA dentro de DESREF automticamente cuidan el tamao del rango ajustado.
No hace falta decir que puede tambin nombrar la columna entera A en este caso.
Cualquier cosa agregada a la columna es automticamente incluida en el nombre.
Frmulas y Funciones
Las frmulas son importantes para una hoja de clculo, las frmulas se deben escribir en
una celda y estas deben devolver un resultado. Las frmulas emplean gran variedad de
operadores lgicos y matemticos, tambin incluyen las diferentes funciones que Excel
posee, de esta manera puede trabajar con total comodidad con textos y nmeros
Cuando utiliza frmulas, solo lo podr ver en la barra de frmulas, porque en la celda
aparece el resultado, ahora mostrar algunos ejemplos de frmulas.
Ejemplo
=150*0.19
Descripcin
Esta multiplicacin que pretende obtener el IGV es buena
pero no cumple las expectativas, pues siempre devolver
el mismo valor, no es flexible.
Este modo de suma es muy recomendable, porque si se
cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el
resultado tambin cambiar.
Resta la celda Ingresos con Egresos.
Suma los valores del rango A1 hasta A10.
Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve
Verdadero caso contrario devuelve Falso.
=A1+A2
=Ingresos-Egresos
=SUMA(A1:A10)
=A1=A2
Operadores en las frmulas

Excel 2010 permite el uso de operadores tanto aritmticos, de texto y de comparacin, de
esta manera puede idearse para crear frmulas complejas que ayuden al buen
funcionamiento de sus datos.
Operadores Aritmticos
En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritmticos que ms se utilizan.

Operador
+
*
/
^
%
Explicacin
Suma
Resta
Negativo
Multiplicacin
Divisin
Exponente
Porcentaje
Ejemplo
=30+15
=30-15
=-30-15
=10*5
=10/5
=2^2
=19%
Resultado
45
15
-45
50
2
4
19%
Operadores de texto y comparacin
Los operadores de texto y comparacin pueden ayudarle a resolver algunos problemas con
sus tablas.
Operador
&
=
>
Nombre
Unin
Igual que
Mayor que
<
>=
<=
<>
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Diferente que
Utilizar funciones en las frmulas

Las funciones son muy tiles a la hora de crear frmulas complejas, por ejemplo, si usted
utiliza una frmula ordinaria como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6, el resultado ser el correcto
pero tuvo que emplear algn tiempo para crear la frmula, ahora imagnese que tenga 100
celdas a la cual usted tiene que sumar, piensa crear la misma frmula? Las funciones
le ayudaran a simplificar el trabajo, como por ejemplo: =SUMA(A1:A100).
De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Excel posee
diferentes funciones entre ellas funciones de texto, de fecha y hora, lgicas, de referencias,
matemticas y trigonomtricas, etc. En este libro usted aprender a utilizar diferentes
funciones, tambin aprender a utilizar las funciones para armar sus hojas contables.
Entre las funciones bsicas tenemos:
SUMA
PROMEDIO
MAX
MIN
CONTAR
Errores De Frmulas
Cuando usted ingresa una frmula o modifica algn valor de ella, quiz Excel 2007 muestre
un error de frmula:
#DIV/0!
Este error aparece cuando se intenta realizar alguna divisin entre cero o quiz una celda
vaca, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente operacin: =10/0. Entonces el
resultado ser #DIV/0! Pues no existe una divisin entre 0.
Si tuviese una lista de valores en el cual tiene que realizar una divisin con una celda en
blanco momentneamente, pues despus aadir algn valor, entonces el resultado seria
error, puede utilizar la funcin SI para resolver esta duda, vea el siguiente ejemplo.
Se ha utilizado la funcin: =SI(C2=0, ,B2*C2), indica que si la celda C2 es una celda

en blanco o igual a cero, entonces aparezca la celda con un espacio en blanco, caso
contrario que se realice la multiplicacin.
#N/A
Este error es muy comn, nos indica que no est disponible el valor deseado y que la
frmula no podr mostrar el resultado correcto.
Algunos usuarios utilizan la funcin NOD a propsito para indicar que faltan datos.
#NOMBRE?
Este error tambin es muy comn dentro de una hoja de Excel, indica que est mal escrito
el nombre de una frmula, o quiz porque ha incluido el nombre de un rango sin ser todava
creado.
Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo, deber revisar la
frmula detenidamente.
#NULO!
Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente los separadores
de lista (,) o (;) de una funcin. Vea este ejemplo:
En la funcin: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningn smbolo de separacin de

argumentos o listas y el resultado ser #NULO!, la funcin correcta seria:
=SUMA(A2:A6;B2:B6)
#NUM!
Este error en Excel, nos indica que existe un error en algn nmero que funciona como
argumento en nuestra frmula, vea este ejemplo:
En la celda B4 el resultado es el error #NUM!, pues la funcin raz no puede operar ante
un nmero negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente funcin:
=RAIZ(ABS(B4))
#REF!
Este error nos indica que la frmula que se est utilizando, presenta una referencia de celda
no valida, por ejemplo: =A1*B1
Devuelve el error #REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la columna B.
#VALOR!
Este error aparece cuando no se ha utilizado un argumento correctamente, esto suele
suceder cuando introducimos un texto cuando la funcin nos pide un nmero.
=RAIZ(Helen)
Esta funcin devuelve el error #VALOR!, pues la funcin RAIZ nos pide como argumento
un nmero, sin embargo en este ejemplo se ha introducido un texto.
Funcin Suma (SUM)

Suma todos los nmeros de un rango.
Sintaxis
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
Observaciones
Se tienen en cuenta los nmeros, valores lgicos y representaciones textuales de nmeros
que se escriban directamente en la lista de argumentos. Vea los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa
matriz o referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto
contenidos en la matriz o en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros
provocan errores.
Ejemplo
Copiar los siguientes datos:
Frmula
=SUMA(3;2)
Descripcin (resultado)
Suma 3 y 2 (5)
=SUMA("5";15;VERDADERO)
Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se

traducen como nmeros y el valor lgico
VERDADERO se traduce como 1 (21).
=SUMA(A2:A4)
Suma los tres primeros nmeros de la columna

anterior (40).
=SUMA(A2:A4;15)
Suma los tres primeros nmeros de la columna

anterior y 15 (55).
=SUMA(A5;A6;2)
Suma los valores de las dos ltimas filas anteriores y

2. Puesto que los valores no numricos de las
referencias no se traducen, no se tienen en cuenta
los valores de la columna anterior (2).
Advertencia: La Funcin en ingls es SUM, por ejemplo: =SUM(A5;A6;2).
Funcin Promedio (AVERAGE)

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango
A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de
dichos nmeros.
Sintaxis
=Promedio(nmero1;nmero2)
La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor
que proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una
funcin o un procedimiento.):
nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda (referencia de celda:
conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la
referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.) o
rango para el que desea el promedio.
nmero2, ... Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que
desea el promedio, hasta un mximo de 255.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que
contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros

escritos directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas
vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor
cero.
provocan errores.
Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una
referencia como parte del clculo, utilice la funcin PROMEDIOA.
Si desea calcular el promedio de slo los valores que cumplen ciertos criterios, use la
funcin PROMEDIO.SI o la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Ejemplo
Copiar el siguiente ejemplo
Frmula
=PROMEDIO(A2:A6)
Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6. (11)
=PROMEDIO(A2:A6;5)
Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6 y el nmero

5. (10)
=PROMEDIO(A2:C2)
Promedio de los nmeros en las celdas A2 a C2. (19)
Funcin Contar (COUNT)

La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los
nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad
de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede
escribir la siguiente frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20:
Sintaxis
CONTAR(valor1; [valor2],...)
La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que
proporciona informacin a una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o
un procedimiento.):
valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar
nmeros.
valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en
los que desea contar nmeros.
Nota Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes
tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Observaciones
Se cuentan argumentos que son nmeros, fechas o una representacin de texto de los
nmeros (por ejemplo, un nmero entre comillas, como "1").
No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir
a nmeros.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa
matriz o referencia. No se cuentan celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error
de la matriz o de la referencia.
Si desea contar valores lgicos, texto o valores de error, use la funcin CONTARA.
Si desea contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios, use la funcin
CONTAR.SI o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo
Frmula
=CONTAR(A2:A8)
(A2:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros

en las celdas de A2 a A8. (3)
=CONTAR(A5:A8)
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las

celdas de A5 a A8. (2)
=CONTAR(A2:A8;2)
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las

celdas de A2 a A8 y el valor 2. (4)
Funcin Max
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros.
Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos
en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o
el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
provocan errores.
Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia
como parte del clculo, utilice la funcin MAXA.
Ejemplo
Copiar los siguientes datos
Frmula
=MAX(A2:A6)
El mayor de los nmeros anteriores (27)
=MAX(A2:A6;30)
El mayor de los nmeros anteriores y 30 (30)
Funcin Min
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2...
mnimo.
son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el valor
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros.
Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos
en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o
el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
provocan errores.
Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia
como parte del clculo, utilice la funcin MINA.
Ejemplo
Frmula
=MIN(A2:A6)
El menor de los nmeros anteriores (2)
=MIN(A2:A6;0)
El menor de los nmeros anteriores y 0 (0)
La siguiente imagen muestra un Libro de un presupuesto personal donde deber utilizar

diversas funciones sencillas para conseguir los resultados deseados.
1 En la celda D4 se debe obtener la Diferencia del Presupuesto de diversos ingresos con

el Real, para obtener el resultado podemos utilizar una frmula de resta sencilla: =B4-C4.
2 Utilice el controlador de relleno desde la celda D4 hasta D7 para obtener las diferencias
de los diversos ingresos. Note el formato con el que aparecen los resultados.
3 Por ejemplo, seleccione la celda D5 y pulse clic derecho y elige Formato de celdas.
Note que la categora Personalizada est activa y muestra un formato de celda.
_(* #.##0_);_(* (#.##0);_(* "-"??_);_(@_)
0 (cero) Este marcador de posicin de dgitos muestra los ceros no significativos si un
nmero tiene menos dgitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si
escribe 8,9 y desea que se muestre como 8,90, use el formato #,00.
# Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin
embargo, Excel no muestra ceros adicionales cuando el nmero que escribe tiene menos
dgitos a ambos lados de la coma decimal que el nmero de smbolos # especificados en
el formato. Por ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda, se
muestra el nmero 8,9.
? Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin
embargo, Excel agrega un espacio para los ceros no significativos a ambos lados de la
coma decimal para que las comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo,
el formato personalizado 0,0? alinea las posiciones decimales de los nmeros 8,9 y 88,99
en una columna.
, (coma) Este marcador de posicin de dgitos muestra la coma decimal en un nmero.

Agregar espacios Para crear un espacio que tenga el ancho de un carcter en un formato
de nmero, incluya un carcter de subrayado (_), seguido del carcter que desea utilizar.
Por ejemplo, si coloca un parntesis de cierre detrs de un carcter de subrayado, como
_), los nmeros positivos se alinearn correctamente con los nmeros negativos que se
incluyan entre parntesis.
Repetir caracteres Para repetir el siguiente carcter del formato hasta rellenar el ancho
de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de nmero. Por ejemplo, escriba 0*para incluir los guiones que hagan falta detrs de un nmero para rellenar la celda, o escriba
*0 delante del formato para incluir ceros inciales.
4 Obtenga las diferencias del rango D10:D15.

8 Seleccione la celda B7 y escriba la siguiente funcin: =SUMA(B4:B6)

9 Utilice el controlador de relleno para C7. Note que tambin ya obtuvo el resultado de
D7.
10 Obtenga el total de la celda D15.
14 Seleccione E10 y escribe la siguiente funcin: =B10/$B$7
15 Utilice el controlador de relleno hasta E15.
16 Aplique a E10:E15 el formato de porcentaje.
Utilice formulas y funciones para completar los resultados de las diversas celdas en
blanco.
Ms sobre funciones
Las formulas en Excel contienen clculos y/o funciones. Qu es lo diferente entre ellos?
Los clculos trabajan con operadores tales como ( ), ^, *, /, +, y (en este orden de
precedencia). As mientras 2+4/2 es 4 en Excel, (2+4)/2 regresa 3. Para crear el raz
cuadrada del nmero 4 usando operadores, necesita parntesis as como: =4^(1/2).
Las funciones son operaciones construidas, tales como =SUMA(A1:A3), el cual es
equivalente al clculo =A1+A2+A3. La mayora de las funciones aceptan o requieren
uno o ms argumentos dentro de su parntesis. Por ejemplo, la raz cuadrada de 4
est hecha con una funcin que requiere un argumento: RAIZ (4).
Las formulas pueden ser una combinacin de clculos y funciones. Pueden ser
clculos dentro de funciones (por ejemplo, =REDONDEAR(A1/B1,1)) y pueden ser
funciones dentro de clculos (por ejemplo, =SUMA(A1:A3)*0.05).
Las formulas pueden tambin anidar funciones dentro de las funciones (por ejemplo,
=REDONDEAR(SUMA(A1:A3),2)). En este caso, la funcin SUMA es anidada
dentro de la funcin REDONDEAR.
La siguiente imagen muestra un libro con lo cual podr practicar los prximos ejercicios.
D9 contiene un clculo: =C9^(1/2), el cul es la raz cuadrada de 4.

D11 contiene un clculo: =C11*-1, el cual regresa el valor absoluto de -4. (Tenga en cuenta
que esto no trabaja para 4).
F9 contiene una funcin: =RCUAD(G9), el cual regresa la raz cuadrada de 4 si agregamos
4 en G9.
Nota: En Excel 2007 se utiliza la funcin RAIZ mientras que en Excel 2010 se utiliza la
funcin RCUAD.
F11 contiene una funcin: =ABS(G11), el cual trabaja igual siempre, incluso cuando G11
es positivo.
D14 (combinado D14, E14 y F14) contiene un calculo dentro de una funcin:
=REDONDEAR(1/6,4).
D17 tiene una funcin dentro de un clculo: =C17/RCUAD(G17).
D20 tiene una funcin anidad dentro de una funcin: =REDONDEAR(ALEATORIO()*10,2).
Usted puede escribir esas formulas dentro de una celda, pero no se olvide de iniciar con un
signo igual. Cuando escribe funciones, recibe alguna ayuda como su sintaxis por ejemplo:
que argumentos aparecen y en qu orden. Note tambin que algunos argumentos se
muestran en negrita, lo cual significa que son requeridos en la funcin para trabajar; las
funciones que no estn en negrita son opcionales y pueden omitirse la mayora de veces.
Para conseguir ms ayuda, debera usar una de estas tres opciones.
El botn FX en la barra de formulas

El botn desplegable en la ficha Inicio.
Uno de los botones en la ficha Formulas.
La siguiente imagen muestra el uso de dos diferentes funciones: en la columna A, la funcin

ALEATORIO (un nmero aleatorio entre 0 y 1) y en la columna B, la funcin REDONDEAR
(para redondear ALEATORIO a dos decimales). Podra combinar estas dos operaciones en
una columna (Columna C) usando funciones anidadas.
Aqu le muestro como lo hace:

1 Inicie la funcin REDONDEAR, esta vez desde el botn FX.
2 Asegrese que el primer argumento de la funcin REDONDEAR es una funcin
ALEATORIO anidada. Conseguir esta segunda funcin desde una nueva seccin
desplegable ubicada donde se utiliza el cuadro de Nombres. Cuando lo haga, el cuadro
REDONDEAR consigue reemplazar al cuadro ALEATORIO.
3 No haga clic en Aceptar porque an no ha terminado con REDONDEAR. Para retroceder
a REDONDEAR haga clic en su nombre en la Barra de frmula (no en el cuadro de
Nombres). Cuando est nuevamente en el cuadro REDONDEAR, puede completar el
segundo argumento.
El siguiente ejercicio muestra una hoja en el cual marca cada anlisis con un signo ms si
ambas pruebas salen por encima de la media; de lo contrario, no marcar. En este caso,
necesita dos funciones: la funcin SI para probar valores encima de la media y la funcin Y
para verificar ambas pruebas al mismo tiempo; en otras palabras, Y debera estar anidado
dentro de SI.
Aqu les muestro como hacerlo:

1 Active la funcin SI desde Fx.
2 Al primer argumento la funcin Y desde el cuadro de Nombres:

Y(B2>$B$12,C2>$C$12).
3 En lugar de hacer clic en Aceptar, haga clic en la palabra SI de la Barra de formulas.
4 Cuando nuevamente hace clic en SI, finaliza la formula:
=SI(Y(B2>$B$12,C2>$C$12),+, ).
Podra simplemente escribir esta frmula desde cero? De seguro que s, pero cuando la
sintaxis es ms complicada, ese cuadro de dilogo de funciones le protege de cometer
errores, y le proporcionan ms ayuda cuando est tratando con funciones que no son tan
familiares para usted.
Ahora que conocer estas tcnicas bsicas, puede usarlas cuando trate con los anlisis de
datos cientficos,
TRAINING MAX 01
Descargue los ejercicios desde www.handsofthelp.com o desde su CD-ROM y resuelva
los diversos ejercicios y envelos al correo handsofthelp@hotmail.com para verificar sus
resultados.
Training 01
El Controlador de Relleno
A Asegurarse que la columna D sea completamente idntica a la columna A usando solo
el controlador de relleno (y si es necesario, use la tecla Ctrl).
B Asegrese que la columna E sea completamente idntica a la columna B usando s olo
el controlador de relleno (y si ese necesario, use la tecla Ctrl)
Training 02
Referencias de celda Relativa VS Absoluta

A Seleccione el rango D4:H15 e implemente la ecuacin mostrado bajo la tabla en un
solo paso.
B Haga lo mismo para el rango L4:P15 pero esta vez con el valor 1.65 (en la celda J2).
Training 03
Nombres de rango
A Use manualmente la herramienta de Nombres de Excel para nombrar cada columna en
la tabla izquierda con su nombre de etiqueta.
En la tabla en H2:K5, calcule la correlacin entre cualquiera de las dos variables en la
tabal de la izquierda. Utilice las etiquetas de su tabla de correlacin en combinacin con
las funciones COEF.DE.CORREL e INDIRECTO.
Training 04
Funciones anidadas
A En la celda B2, use la funcin DIRECCION con las funciones anidadas FILA y
COLUMNA para conseguir las direcciones desde la celda A2.
En la celda F2, use la funcin CONCATENAR con las funciones anidadas IZQUIERDA y
DERECHA. Para conseguir el nmero 10 en las celdas F11 y F21 (en lugar de 0), puede
tener tambin que usar la funcin LARGO anidado dentro de DERECHA.
Training 05
Funciones anidadas
A En la columna C, redondear la desviacin estndar de los dos valores a la izquierda a
dos decimales usando la funcin DESVEST anidado dentro de la funcin REDONDEAR.
Recibe errores en la columna C, de modo que mejore su formula en la columna G anidando
la formula anterior dentro de una funcin SI que prueba el error de la desviacin estndar
usando la funcin SIERROR.
Tecnicas basicas de integracion

Desde Office 2000, Microsoft ha vendido la suite Office como un conjunto de aplicaciones
interoperables que fcilmente permiten la integracin de mltiples procesos. Para la
mayora de los usuarios, sin embargo, Office es an una suite de aplicaciones individuales.
Excel es utilizado como hoja de clculo de anlisis e informes mientras que Access es
usado para funciones de base de datos y punto.
Adems, muchos de los cursos de entrenamiento y documentacin son a menudo
dedicados a una aplicacin u otra, a menudo proporcionan pequea informacin en los
conceptos de integracin.
En efecto, esto aparece que la mayora de usuarios de Office tienden a caer en uno de dos
campos: Usuarios de Excel y Usuarios de Access. Muy pocas personas operan
confortablemente en ambos campos. Incluso menos aun realizar el completo potencial de
integracin de estas poderosas aplicaciones de Office.
Microsoft Excel es el rey supremo entre las aplicaciones de hojas de clculo. En el mundo
corporativo, Excel es un oblicuo y casi una aplicacin universal. Esta popularidad ha llegado
con un grave inconveniente ya que la mayora de analistas de negocios se han limitado a
solo una herramienta para todos sus anlisis y informes necesarios, Excel. Cul es el
problema con ello? Bueno, Excel no est diseado para hacer mucha de las actividades
que intentamos hacer a diario, como la integracin de diferentes orgenes de datos y realizar
procesos de datos de multi etapas complejas. En lugar de explorar la funcionalidad de otras
aplicaciones de Office (es decir Access), los analistas en lugar de enfrentarse mano a mano
en combate con sus datos, crean soluciones complejas y procesos ineficientes.
Como una aplicacin de base de datos relacional, Microsoft Access proporciona la
integracin de diversos orgenes de datos y mltiples pasos de manipulacin de datos que
seran complicados o incluso imposibles de hacer en Excel. Sin embargo, Access tiene sus
limitaciones en las comunidades de negocios. En primer lugar, este no tiene una fraccin
de la popularidad que Excel ha alcanzado. Es probable son que casi todas las personas en
su compaa, desde el presidente a los recientemente contratados, tienen algunos
conocimientos de trabajar con Excel.
Cuntos presidentes de una empresa tienen una base de datos en Access en sus
porttiles, o saben qu hacer con l si la tuvieran? Por otra parte, la formacin para Access
raramente est dirigida a la comunidad de analistas de negocios, eligiendo en su lugar a
atender a los que construyen base de datos y aplicaciones. Cmo ser conocer el trabajo
de un subformulario de usuario o conocer como configurar un contacto de la base de datos
para ayudar a luchar a los analistas ante las sntesis de datos financieros desde tres
diferentes legados de sistemas de TI? Como es lgico, la comunidad de analistas de
negocios de los usuarios de Excel se han acostumbrado con las herramientas que ellos
conocen y se guan claramente de aquellos que no lo hacen.
Al hacerlo, sin embargo, ellos tienen al menos un lote de productividad potencial fuera de
la mesa. Este es nuestro objetivo con este libro para ayudar al usuario de Excel (y usuarios
de Access) aprovechar esta productividad usando e integrando Excel y Access. A travs de
la integracin, Access gana el beneficio de presentacin flexible y capacidades de anlisis
verstiles de Excel; Excel gana el beneficio de estructuras de base de datos relacional y
herramientas robustas de consultas de Access. La integracin de ambas aplicaciones
puede ceder increblemente a ganar productividad y proporcionar entrada a los anlisis de
negocios.
Lo que este libro resaltar es que existen funcionalidades potentes en Excel y Access que
pueden ayudarle a ir ms all del mundo unidimensional de sus hojas de clculos y base
de datos. Este libro lo liberar de la rutina diaria de las prcticas de datos y le ayudar a
usted a explorar toda la funcionalidad que existe cuando Excel y Access estn juntos.
Aunque ambas de estas aplicaciones son herramientas potentes por si mismas,
combinando funcionalidades de Excel y Access abren un nuevo mundo de posibilidades.
Obtener datos de Excel en Access

El mundo de los negocios es dividir entre los usuarios de Access y los usuarios de Excel.
Los usuarios de Access tienden a ser las bases de datos pequeas y construir aplicaciones
de techie (interesados de la tecnologa). Algunas personas, de otro modo, usan Excel. Si
usted trabaja en la corporacin Amrica, usted probablemente est instruido en el lenguaje
de Excel. Usted puede enviar incluso a la ms avezada vicepresidenta una hoja de clculo
al estilo de informe y confiar en que ella sabr qu hacer con l. Enviar a la mismas
Vicepresidenta un archivo de Access e invtele a que ejecute una consulta de referencias
cruzada, y usted habr regalado su puesto a la siguiente esquina de la calle.
En pocas palabras, Excel tienen pocos que lo igualan cuando va a realizar grandes
cantidades de clculos basados en otras celdas y a continuacin, presenta esa informacin
en un ampliamente aceptable y familiar formato. Sin embargo, como una aplicacin de
base de datos relacional, Access es una potente herramienta que da al usuario la habilidad
de integrar diversos orgenes de datos para realizar anlisis y informes que deberan ser
difciles e incluso imposibles de hacerlos en Excel. La integracin de ambas aplicaciones
trae lo mejor de cada uno para llevar en una pltora de anlisis de negocios. An pocos
profesionales en la corporacin Amrica y en otros lugares tienen la experiencia necesaria
para completar esto.
Nuestro objetivo es introducirles el poder de Microsoft Access a los usuarios de Excel de
todos los niveles de habilidad. Queremos mostrarle a usted como integrando Access y Excel
pueden mejorar y expandir sus capacidades en anlisis de datos y informes ms all de lo
que es posible solo usando Excel. Al hacerlo, usted se convertir en un miembro
indispensable del equipo con un muy raro conjunto de habilidades.
Este captulo explorar los primeros pasos en la integracin de estas dos aplicaciones de
Microsoft Office para los analisis de datos. La primera seccin describe las relevantes
diferencias entre Access y Excel para los no iniciados en Access. Las secciones restantes
incluyen un hands on lab de ejercicios en obtener datos de Excel en Access y esto seguido
por Consejos y trucos acerca de cmo optimizar su nuevo rendimiento de las base de datos.
Diferencias entre Access y Excel

Antes de sumergirse en poner los datos de Excel en Access, tome una informacin ms
detallada de cada aplicacin. Especficamente, usted necesita una mejor comprensin de
exactamente que utilidades son de cada aplicacin y como ellos son diferentes. Usted
comenzar examinando diferentes categoras de hojas de clculo en Excel.
Diferentes tipos de hojas de clculo
No todas las hojas de clculo son creadas igual. Intuitivamente, usted probablemente ya
conoca esto. Antes de importar datos de Excel en Access, sin embargo, usted debera
familiarizarse con los diferentes tipos de hojas.
AL riesgo de simplificar demasiado, las hojas de Excel (no las aplicaciones) van en tres
formas fundamentales: Los informes, los archivos de datos planos y las listas indexadas.
Solo los dos ltimos tipos son compatibles con Access. Para asegurarse que sus datos en
Excel estn en el formato apropiado para ser usados en Access, debe comprender estos
tres tipos de hojas.
Las hojas de Excel en formato Informe

El informe en Excel es un medio de formato y visualizacin de datos, a menudo hecho por
los directivos u otros usuarios. Un buen informe en Excel hace juicioso el uso de espacios
vacios debido al formato, resumir datos donde es apropiado, y campos de datos claramente
marcados. En Excel, las hojas pueden ser ambas usadas por los datos almacenados y por
los informes de datos. Una hoja en formato de informe puede hacer un buen informe, pero
este no hace una buena tabla de Access. La tabla de Access son un repositorio de datos.
Otros objetos de Access, como consultas, formularios e informes, necesitan referirse a los
datos en sus tablas para generar resmenes tiles e informes.
Tome, por ejemplo, la hoja en la figura 1.1. Esta hoja hace un magnifico informe, pero no
se encuentra en un formato que pueda ser importado en Access.
Para empezar, la informacin de regiones geogrficas no tiene su propia columna. La
informacin de Regin se encuentra en la columna Treatment Type (tipo de tratado). Si
usted quiere importar una hoja de Excel en Access, la hoja debe estar en una fila por un
formato de columna. Esto significa que cada campo de dato debe tener su propia y nica
columna.
La hoja en la figura 1.1 tambin tiene columnas y celdas en blanco en los datos. La columna
C est en blanco. Adicionalmente, hay celdas en blanco en cada fila del informe. Para
importar correctamente en Access, los datos deben ser contiguos, por medio de un slido
bloque sin extraas filas o columnas.
Hay columnas que albergan ms que un tipo de informacin. Este resultado es un poco
ms sutil, pero se ve ms estrechas las columnas D, E y F. Cada columna nos est diciendo
algo acerca del precio y algo acerca del plazo del servicio (note las etiquetas de columna
que contienen informacin en plazo de servicio).
Un buen origen de datos para importar a Access tendra columnas que contienen un nico
tipo de dato.
Por ejemplo, en una tabla apropiada. Estas tres columnas deberan ser reemplazadas con
dos columnas, una para el precio del servicio y otra para el plazo del servicio.
La hoja de Excel en formato de archivo plano

Los archivos Planos son datos repositorios organizados por columnas y filas. Cada fila
corresponde a un conjunto de elementos de datos llamado un registro. Cada columna es
llamado un campo. Un campo corresponde a un nico elemento de dato en un registro. La
figura 1.2 contiene los mismos datos como el informe en la figura 1.1 en el formato de
archivo plano.
Note que cada campo de dato tiene una columna y cada columna corresponde a uno y solo
un elemento de dato. Adems, no existe espacio extra y cada fila, o registro, corresponde
a un nico conjunto de informacin. Sin embargo, note que no existe uyn solo campo que
identifique nicamente a un registro. De hecho, en muchos de estos registros, usted habra
de especificar cuatro campos separados antes de poder identificar un nico registro
(Region, Treatment Type, Treatment Technology, Service Interval)
Tan conveniente como un archivo plano puede ser, estos no son la manera ms eficiente
para almacenar datos en Access. Los archivos planos van con su propio conjunto de
inconvenientes.
Los archivos planos a menudo contienen datos redundantes (que es esto, datos que son a
duplicados varias veces). Esto naturalmente hace innecesarios grandes conjuntos de datos.
Los archivos planos contienen columnas de datos irrelevantes. Estas columnas son
tpicamente contenedores de otros procesos que nicamente no quiere eliminar.
Los archivos planos a menudo contienen elementos de datos en blanco o vacios. Debido a
que los archivos planos son tpicamente una miscelnea de muchos objetos en una tabla
de datos, no es raro tener agujeros en los datos.
Sugerencia: En el captulo 2 discutiremos de los inconvenientes de los archivos planos en
la seccin Comprendiendo el concepto de base de datos relacional
La hoja de Excel en formato de lista indexada

La lista indexada es el tipo de hoja ms compatible con la importacin en Access. Los
usuarios de Excel quienes emplean las funciones BUSCARV o BUSCARH son ya
implcitamente consientes del concepto de lista indexada. La referencia de lista usada en
estas funciones debe siempre ser una lista indexada. Una lista indexada comparte
propiedades con el formato de archivos planos en el que estn contiguos y organizados por
filas y columnas. Estos son diferentes en dos muy importantes formas. En primer lugar, la
lista indexada contienen informacin acera de uno y solo un objeto. En segundo lugar, una
lista indexada tiene una columna con datos no repetidos que identifican nicamente cada
registro. Tome un vistazo a nuestros datos en un formato de lista indexada en la Figura 1.3.
La lista indexada mostrado aqu es todo acerca de un tema: precio del producto. El campo
llamado Product Number (Nmero de producto) identifica nicamente cada servicio ofrecido
y combinacin de servicio de intervalo. Note como la informacin acerca de la Region,
Treatment Type y Treatment Technology no existen ms en esta tabla. Esto es porque el
campo Product Number est ahora usado como un ndice para representar estos
elementos. En una adecuada estructura de diseo de base de datos, Region, Tratment
Type y Treatment Technology podran ser almacenados en sus propias listas indexadas
separadas con temas centrados en cosas tales como Service Description (Descripcin del
servicio) y Region Hierarchy (Regin Jerrquica).
No se preocupe su este concepto no lo profundiza a primera vista. Al pasar al captulo 2 y

comenzar trabajando con algunos datos en Access, usted intuitivamente captar estos
conceptos. Aprender en el captulo 2, las listas indexadas que harn el diseo de la base
de datos ms elegante y su anlisis menos propenso a errores.
Las tablas de Access

Ahora que usted ha visto que tipo de formato de datos en Excel es compatible con Access,
vamos a tomar un breve vistazo a los datos de Excel que se irn a la tabla de Access.
Access contienen muchos objetos que son muy tiles en manipularlos y presando datos.
La tabla es donde el dato es almacenado. Las consultas, Formularios, Informes y otros
objetos de Access por ultimo referencia datos en una tabla de Access.
La tabla en Vista Hoja de datos

EN los archivos de ejemplo de este libro, encontrar una base de datos de Access de
ejemplo. Cuando es abierta la base de datos, ir a la cinta de opciones, seleccione la ficha
Crear, y entonces haga clic en el botn de comando Tabla. Una nueva tabla similar a la que
se ilustra en la Figura 1.4 es activada en la vista Hoja de datos.
Usted notar como la tabla es similar a una hoja de clculo en blanco en Excel. Ambos son
organizados por filas y columnas. Al igual que con un archivo plano de Excel y listas
indexadas, cada fila corresponde a un registro de datos y cada columna corresponde a un
campo o un nico elemento de datos dentro del registro.
Como puede imaginar, una manera para crear una tabla en Access es comenzando a
ingresar datos en la vista Hoja de datos. Usted puede ingresar nuevos campos de datos
ingresando datos en las celdas y pulsando la tecla Tab. Ingrese un nuevo registro pulsando
Enter. Este mtodo de entrada funcionar si usted necesita conseguir muy pequeas listas
de Excel en Access. Sin embargo, existen muchos ms mtodos eficientes y potentes tales
como importar y vincular, los cuales exploraremos ms adelante en este captulo.
La tabla en la vista diseo

Al extremo izquierdo, al final de la cinta de opciones de Access, ver el icono Vista. Haga
clic en el icono Vista y seleccione Diseo desde el men desplegable. Despus de haberlo
hecho guarde y nombre la tabla, ver la vista Diseo (vea la figura 1.5)
Aqu usted puede cambiar las propiedades de los campos en la tabla: el nombre del campo,
el tipo de dato (el cual caracteriza el tipo de informacin que existe en el campo), y una
descripcin (donde puede ingresar manualmente un palabra descriptiva o una frase acerca
del campo).
Diferentes tipos de datos

Diez tipos de datos pueden ser definidos en Access. Probablemente usar solo un poco de
ellos. Sin embargo, esta seccin incluye una breve descripcin de todos los tipos en caso
usted sea relativamente nuevo en Access. Los 10 tipos de datos son: Texto, Memo,
Nmero, Fecha/Hora, Moneda, Autonmerico, S/No, Objeto OLE, Hipervnculo y Adjuntar.
Texto: Texto es el tipo de dato ms comn que usar en Access. Tcnicamente, cualquier
combinacin de letras, nmeros y caracteres es texto, incluso los espacios. Tenga en
cuenta que cualquier nmero almacenado como texto no puede ser usado para calcularlos.
Los ejemplos de nmeros comnmente almacenados como tipo de dato Texto son nmero
de clientes, productos SKU (Stock Keep Unit), o nmeros en serie. Obviamente, no debera
realizar nunca algn calculo con este tipo de nmeros. El tipo de dato Texto es limitado a
un mximo de 255 caracteres.
Memo: El campo Memo permite a usted almacenar datos de texto que exceden los 255
caracteres del campo Texto.
Nmero: El campo Nmero es un tipo de dato numrico que es realmente varios tipos de
datos en una sola partida. Utilice estos tipos de datos en los campos que podran ser
resumidos u otros modificados a travs de operaciones aritmticas.
Despus de seleccionar el tipo de datos Numricos en la vista diseo de la Tabla, dirjase
al campo Tamao del campo en la parte superior del men Propiedades del campo.
Seleccionar este men le brindar a usted las siguientes elecciones. Byte, Entero, Entero
largo, Simple, Doble, ID Replica y Decimal. El tamao de campo ms comn del tipo de
dato Numrico son Entero largo y Doble. Entero Largo debera ser seleccionado si los
nmeros son nmeros enteros (no decimales). Doble debera ser seleccionado si los
nmeros decimales necesitan ser almacenados en ese campo.
Fecha/Hora: El tipo de dato Fecha/Hora es usado para registrar el tiempo o fecha exacta
que ocurren en ciertos eventos. La fecha de publicacin de una transaccin y el tiempo
exacto de un servicio de llamados que fueron hechas son ejemplos perfectos de campos
donde el tipo de dato Fecha/Hora son mayormente tiles.
Moneda: El tamao de campo Doble del tipo de dato Numrico puede tambin ser usado
para campos moneda, pero el tipo de dato Moneda es ideal para almacenar todos los datos
que representen cantidades de dinero.
AutoNumrico: Este tipo de dato es un Entero largo que se crea automaticamente por cada
nuevo registro agregado a una tabla, de modo que usted nunca ingresar datos en este
campo. Autonumerico puede ser un mecanismo por el cual usted puede identificar
nicamente cada registro individual en una tabla, pero lo mejor es la prctica de usar un
nico registro identificador que ya existe en su conjunto de datos.
Si/No: Existen situaciones donde los datos que necesitan ser representados estn en un
simple formato SI/NO. Aunque podra usar el tipo de dato Textopara crear un campo
Verdadero/Falso, es mucho ms intuitivo usar el tipo de dato nativo de Access para este
propsito.
Objeto OLE: Este tipo de datos no se encuentra muy a menudo en un anlisis de datos.
Este es usado cuando el campo debe almacenar un archivo binario, tal como una imagen
o archivo de sonido.
Hipervnculo: Cuando necesite almacenar una direccin a un sitio web, este es el tipo de
dato preferido.
Adjuntar: Puede usar adjuntar para almacenar varios archivos, e inclusive diferentes tipos
de archivos, en un solo campo. El campo Adjuntar es nuevo en Access 2007 y almacena
archivos de datos ms eficientemente que usando otros campos como Objeto OLE.
Los diferentes tipos de datos y tamaos del campo pueden ser abrumadores, pero no se
preocupe. Cuando usted importe sus datos de Excel, Access seleccionar un tipo
predeterminado para usted. La mayora de las veces, el tipo de dato predeterminado es el
correcto. Si no lo es, sin embargo, usted tiene la oportunidad para cambiarlo cuando importe
o cuando sus datos estn ya en Access.
Tabla y Convenciones de Nombres de campo

Existen importantes convenciones y limitaciones cuando va a nombrar sus tablas de base
de datos y campos dentro de esas tablas. El espacio mximo de un nombre de campo es
64 caracteres. Aunque usted debera darle a sus campo nombres descriptivos para aclarar
que representan los campos, intente considerablemente usar menos que los limites de 64
caracteres. Adems, su nombre de campo no puede incluir un punto (.), una exclamacin
(), una tilde () o corchetes ([ ]).
Sugerencia: Es bueno en la prctica de no poner algn espacio en los nombres de campos
o tablas. Cuando construye consultas o referencias a tablas en cdigo VBA, los espacios
en los nombres de campo pueden dar lugar a problemas. Si usted necesita indicar un
espacio en su nombre de campo, use el carcter subrayado ( _ ) algunos le dicen guin
bajo.
Llevar sus datos de Excel en Access

De la seccin anterior, usted conoce que sus datos de Excel deben estar en archivos planos
o en formato de lista indexada para ser compatible con Access. Una vez que usted tenga
sus datos de Excel en la forma correcta, usted puede comenzar a llevar los datos en Access.
Esta seccin le introduce las muchas formas de obtener datos de Excel en Access.
Importando una Hoja en una nueva tabla

Abrir Microsoft Access y seleccione el icono Base de datos en Blanco como se demuestra
en la figura 1.6. A la derecha, usted ve un cuadro de entrada usado para el nombre de su
nueva base de datos.
Nota: Por defecto, toda nueva base de datos son creadas automticamente en la carpeta
Documentos (si posee Windows XP, ser en Mis documentos). Usted puede seleccionar
una ubicacin diferente para su base de datos haciendo clic en el icono de la carpeta junto
al cuadro de entrada del nombre de la base de datos.
Cuando usted hace clic en el botn Crear, tendr una base de datos vaca. A este punto,
comience llevando los datos del empleado. Los datos del empleado que usted necesita
vienen de Recursos Humanos. Ellos exportan desde su sistema de RH en un archivo de
Excel y hacen algunos ajustes manualmente por cada mes. Puede tomar un vistazo a los
datos en el archivo de Excel EmployeeMaster (Vea la figura 1.7).
Sugerencia: El archivo EmployeeMaster puede ser encontrado dentro de los archivos de
ejemplo para este libro que llega en su CD.
Los datos se ven para un formato de lista indexada con el Nmero del Empleado
nicamente identificado por cada registro. Ahora vamos a importar nuestras hojas a una
nueva tabla de Access con el asistente para importar hojas a Access. Para comenzar a
importar una hoja de Excel, simplemente haga clic en la ficha Datos Externos y entonces
haga clic en el icono Excel por encima de la seccin importar. Si est familiarizado con
versiones anteriores de Access, recordar que sus funcionalidades fueron enterrados por
varias capas al fondo dentro del men Archivo.
Ahora examine el archivo que quiere importar y entonces seleccione la opcin Importar al
origen de datos en una nueva tabla en la base de datos actual. La figura 1.8 muestra como
debera verse el asistente.
Haga clic en el botn Aceptar para activar el Asistente para importar hojas mostrado en la
figura 1.9.
El primer cuadro en el Asistente para importar hojas permite especificar la hoja o rango que
quiere importar. Si su hoja tiene ms de una hoja, todas las hojas sern listadas aqu. En
este caso, hay solo una hoja. Seleccione la hoja de destio y haga clic en el botn Siguiente.
La siguiente pantalla le permite seleccionar si el origen de datos tiene encabezados en la
parte superior de las columnas (vea la figura 1.10).
Como usted puede ver, simplemente active el cuadro de verificacin de su origen de datos
que posee encabezado. Haga clic en el botn Siguiente para seguir adelante.
La siguiente pantalla le permite a usted especificar el tipo de datos por cada campo (vea la
Figura 1.11),
Esta configuracin le permite a usted decirle a Access si el campo dado es un nmero,

texto, moneda, fecha, etc. La idea es seleccionar cada campo y comprobar para asegurarse
que el tipo de dato para ese campo es el correcto. Adems, usted puede especificar si
cualquier campo dado es indexado. Cuando usted indexa un campo, Access crea un tipo
de mapa organizacional del campo permitiendo hacer las consultas de manera rpida y
agruparlas.
La mejor manera para ilustrar la indexacin es por una analoga: Imagine que usted tiene
un gabinete de archivo con 10,000 carpetas, cada una dedicada a un cliente en especfico.
Ahora imagine que estos archivos son ordenados aleatoriamente. Para acceder al nombre
del cliente Schnoggs Accounting Service, usted tendra que ir cada espacio a travs de
cada archivo de cliente hasta encontrarlo. Ahora imagine buscar el archivo si su carpeta de
clientes fueran organizadas (o indexadas) alfabticamente.
Cuando ordena o filtra en un campo no indexado, Access buscar cada registro hasta
encontrar el registro correcto. Indexar un campo en Access es conceptualmente idntico a
alfabetizar el sistema de archivos. Indexando un campo hace que Access cree un esquema
organizacional para ese campo tal que se pueda encontrar mucho ms rpido.
Sugerencia: Usted puede preguntarse el porque no deberia indexar todos sus campos. No
deberia sus consultas ejecutarse ms rpido? La respuesta es un enfatico NO. Indexar es
una buena idea en campos que usted espera filtrar o unir a otras tablas. Indexar no es una
buena idea para campos que espera realizar calculos en el. Usted deberia tambien
conscientizar que mientras indexa puede mejorar el rendimiento para algunos tipos de
analisis, otros tipos podrian realmente ser lentos usando campos indexados. La relevancia
y la importancia de campos indexados quedar ms clara a como discutiremos las
diferentes consultas en Access en el capitulo 2.
La siguiente pantalla permite a usted seleccionar la clave primaria (vea la figura 1.12).
Una llave primaria es un campo de datos que identifica como unico cada registro en un
conjunto de datos. Cada tabla en un apropiado diseo de base de datos relacional deberia
contener informacin acerca de una entidad, y cada registro deberia ser unicamente
identificado por un campo. Ese unico campo es llamado clave principal. En este ejemplo, el
campo Employee_Number contiene nmeros unicos; uno por cada unico empleado
representado.
Algunas veces los datos de Excel que usted importa sern en formato de archivo plano y
no tendrn un campo que se identifique como unico en cada registro. En estos casos, el
asistenten para importar hojas predeterminar asignandole un clave primaria Autonumrica
para usted.
Una palabra sobre la creacin de claves compuestas

Alguna veces un archivo plano tiene dos o ms campos que juntos identifican unicamente
un registro. En estos casos necesitar crear lo que es llamado una clave compuesta. Tome
la tabla mostrada en la figura 1.13, por ejemplo. Esta tabla contiene un nmero de factura
y un nmero de producto. Existen valores duplicados por cada campo cuando lo observa
por separado. Un representante de ventas puede haber vendido varios productos a un
cliente en la misma factura. Combinar la factura y el nmero de producto, sin embargo,
puede crear una clave primaria que es verdaderamente unico por cada registro.
Si usted necesita una clave compuesta, importe sus datos sin especificar una clave en el
asistente para importar hojas de calculo. Entonces cuando su tabla es creada, vea su tabla
en la vista Diseo. Cuando est en la vista Diseo, seleccione los campos que juntos harn
su clave compuesta, haga clic derecho y seleccione el icono clave principal desde el men
desplegable. Cierre la tabla y guarde sus cambios.
La ultima pantalla del asistente para Importar hojas de calculo le pregunta a usted el
nombre de su nueva tabla (vea la figura 1.14). Por defecto, el nombre de su nueva tabla es
el nombre de su hoja importada, pero puede cambiar el nombre para ajustar a sus
necesidades. Hasta este punto, puede hacer clic en el botn Finalizar para empezar la
importacin.
Nota: Es importante notar que nombrando su tabla importada con el mismo nombre como
una tabla existente en su base de datos, ocasiona que Access le de a usted una aviso
acerca de sobreescribir su tabla existente. Tenga cuidado de no sobreescribir

inadvertidamente en una tabla existente con una eleccin descuidada del nombre de tabla.
Despues de que sus datos han sido importados, ver un cuadro de dilogo que le pregunta
si quiere guardar los pasos de importacin (vea la figura 1.15). Esta es una nueva
caracteristica en Access 2007, permitiendole a usted ahorrar tiempo cuando los mismos
conjuntos de datos deban ser importados rutinariamente. Como puede ver en la figura 1.15,
hacer clic en el cuadro de verificacin Guardar pasos de importacin le permite a usted
guardar sus pasos de importacin como un nombre de tarea que puede ser usado cuandop
usted lo necesite. Para volver a llamar una tarea guardada de importacin, simplemente
haga clic en el botn de comando Guardar importacin debajo de la ficha Datos externos
en la cinta de opciones de Access.
Sugerencia: Otra manera rapida para crear una nueva tabla en Access desde Excel es
arrastrando y colocandolo entre dos aplicaciones. Abra Access y Excel y organice las
ventanas de modo que pueda ver ambas aplicaciones. Ahora simplemente resalte el rango
seleccionado en Excel que quiera para importar y arrastrelo en Access. Usted ha creado
inmediatamente una tabla de Access.
Tenga en cuenta que esta accin realmente mueve los datos desde Excel a Access. Los
datos ya no estarn en Excel. Para copiar los datos en lugar de moverlos, mantenga
pulsadas la tecla Ctrl en su teclado mientras arrastra desde Excel a Access.
Vincular una hoja de calculo de Excel a Access
Algunas veces los datos de Excel que quiere incorporar en Access se van a cambiar
frecuentemente. Tal vez los datos de Excel que usted necesite es propiedad de alguien ms
y es actualizado diariamente. Tiene sentido importar esos datos en una nueva tabla de
Access cada vez que este cambie? Qu pasa si no sabe cuando cambiar, sin embargo
es fundamentel tener la infromacin ms actualizada en su analisis? En esta situacin tiene
ms sentido conseguir sus datos de Excel vinculando una hoja.
Vincular datos es diferente de importar datos, en el que Access referencia los datos
vinculados en su ubicacin original. Importar datos trae una copia local de la informacin a
la base de datos de Access. Cualquier cambio que haga en la copia local Access no
afectar a la hoja de calculo original. Del mismo modo, cualquier cambio hecho en la hoja
original despues de importar no son reflejados en la tabla de Access.
Por lo contrario, una hoja de Excel vinculada existe en tiempo real. Los cambios hechos en
la hoja en el archivo original de Excel son reflejados en Access una vez actualizados. Sin
embargo, no puede hacer cambios a los datos de Excel a traves de Access. Vincular es
una calle unidireccional de flujo de datos.
Al igual que el ejemplo anterior, comience seleccionando la ficha Datos Externos y entonces
seleccione el icono Excel en el grupo Importar. En el cuadro de dilogo Obtener datos
externos, busque el archivo Location_Master.xlsx. Esta vez, seleccione la opcion Vincular
al origen de datos creando una tabla vinculada (vea la figura 1.16). Haga clic en Aceptar
para continuar.
Esto lanza el Asistente para vincular Hojas de calculo mostrado en la figura 1.17.
Usted notar que es casi identico a el asistente para importar hojas de calculo. Como con
el Asistente para importar hojas de calculo, la idea es ir a travez de cada pantalla del
asistente, respondiendo las preguntas y haciendo clic en el botn Siguiente. El ultimo paso
en el asistente le da la opcin de nombrar su tabla vinculada. Nuevamente, el nombre
predeterminado es el nombre de la hoja o el nombre de rango. Haga clic en el boton
Finalizar para aplicar el vinculo.
Nota: Cuando vincula un origen de datos, no puede especificar tipos de datos, indexarlos o
aplicar clave principal. Por lo tanto, no puede ver esas selecciones en el Asistente para
vincular hojas de calculo.
La figura 1.18 ilustrra la diferencia de los iconos entre las tablas importas y las tablas
vinculadas. Note que las tablas vinculas a un origen de datos de Excel tienen un icono de
Excel.
Anteriormente aprendi que una tabla de Excel vinculada incorpora cambios desde el
archivo de Excel a Access pero no le permite cambiar desde Access otra vez a Excel. Para
probarlo, abra la tabla vinculada en Access haciendo doble clic en la tabla vinculada con el
icono de Excel. A continuacion, intente cambiar los datos reemplazando 101419 de Branch
Number (Nmero de sucursal) con 999999. Cuando intente ingresar el primer nmero, oye
una alerta. Vea en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y ver el aviso No se puede
actualizar este Recordset (vea la figura 1.19)
Ahora que usted ha probado que no puede actualizar hojas de calculo de Excel a traves de
Access, pruebe si Access ve los cambios hechos al origen de datos. Cierre la tabla
Location_Master en Access haciendo clic en la X en la esquina superior derecha de la
ventana de la tabla. Abrir Excel, ubique la hoja Location_Master y abralo. Ahora intente el
mismo ejercicio de cambiar la sucursal 101419 a 999999. Guarde y cierre el archivo de
Excel. Ahora abra la tabla vinculada en Access Location_Master para verificar que nuestros
cambios realizados (vea la figura 1.20).
Nota: Puede preguntarse porque algunos querrian vincular un archivo de Excel cuando ellos
no pueden cambiar los datos en Access. Bueno, la utilidad primaria de una tabla vinculada
es obtener los ultimos datos desde un origen que cambie a menudo sin tener que importar
los datos repetidamente. Imagine que tenga un archivo de Excel actualizado todas las
noches. Si usted fuese a usar esos archivos en sus consultas o informes en Access, vincular
a ese origen le permite a usted obtener los ultimos cambios sin importar los datos cada dia.
SI la estructura del origen de datos para su tabla vinculada cambia, usted tendra que
actualizar sus vinculos en orden para obtener esos cambios estructurales. Por ejemplo, si
usted fuere a agregar una columna al archivo Location_Master, usted no seria capaz de ver
esos cambios en Access hasta que actualice el vinculo al archivo Location_Master. Para
hacerlo, utilice el Administrador de Tablas Vinculadas. El administrador de tablas vinculadas
puede encontrarse debajo de la ficha Herramientas de Base de datos en la cinta de
opciones de Access.
Cuando usted hace clic en el botn Administrador de tablas vinculas, el cuadro de dilogo
mostrado en la figura 1.21 se activa, mostrando todas las tablas vinculadas en la base de
datos actual.
En este caso, ver una tabla vinculada: la tabla Location_Master. Seleccione el cuadro de
verificacin al lado de la tabla vinculada y haga clic en el botn Aceptar. Sus datos han sido
actualizados con xito.
Importando o vinculando datos que no sean de Excel

Usted puede querer importar y analizar datos que no sean de Excel y entonces enviarlo a
Excel despues de ser analizados en Access. Uno de los tipos de datos ms comunes para
importar son los datos de texto delimitado. El texto delimitado es simplemente texto donde
los campos individuales en un registro son separados por un carcter especifico como una
tabulacin, coma o espacio.
Afortunadamente, Access reconoce el texto delimitado e incluso permite a usted seleccionar
el carcter especifico que separa los campos. Para conseguir texto delimitado en Access,
simplemente seleccione el archivo Texto desde Datos externos en la cinta de opciones e
ir a traves de los mismo procesos que tiene cuando importa o vincula un archivo de Excel.
Anexar una hoja de Excel a una tabla existente

El ultimo topico en importar datos de Excel a Access es como usar la funcion de anexar en
el cuadro de dialogo Obtener datos externos. Cuando usted anexa datos a una tabla,
escencialmente agrega registros al final de la tabla. Esto es util cuando usted tiene un
proceso donde los registros para una tabla en especifico son agregado con el tiempo (por
ejemplo, si un nuevo empleado va a ingresar a una organizacin y necesita ser agregado a
la tabla EmployeeMaster).
Seleccione la ficha Datos externos y haga clic en el icono Excel del grupo Importar. Navegue
por el archivo que contenga los registros que quiere agregar. En el cuadro de dilogo
Obtener datos externos, seleccione la opcion Anexar una copia de los registro a la tabla y
especifique la tabla a la que desea aadir sus nuevos registros. En la figura 1.22, usted
puede ver que los nuevos registros de empleados desde un archivo de Excel llamado
NewEmployees son anexados a la tabla EmployeeMaster.
Haga clic en el botn Aceptar para activar el Asistente para importar hojas de calculo. AL
igual que importar y vincular datos, la ideas es ir a traves de cada pantalla del asistente,
respondiendo las preguntas y haciendo clic en el botn Siguiente. Cuando tenga la ultim a
pantalla, haga clic en el boton Finalizar para provocar la accion de anexar.
Potenciales errores cuando usa el asistente de importacion para

anexar
Es importante anotar que puede encontrar algunos errores potenciales cuando anexa datos.
Desafortunadamente, Access no es muy claro cuando no le gusta alguna parte del proceso
de anexar.
La mayormente probable consecuencia de un error para anexar es simplemente no ser
capaz de obtener sus datos en Access. El asistente le da un error y no le deja continuar con
la importacin. Vamos a revisar algunos de los mensajes de errores ms comunes, el
problema a fondo, y que se requiere para solucionarlo.
Falla del tipo de conversin: Este error ocurre cuando el tipo de dato de un valor en el
registro que est intentando anexar no corresponde al tipo de dato del campo al que desee
anexar. Por ejemplo, supongamos que originalmente importa un archivo de transaccin y
cambia el tipo de dato por defecto en el campo nmero de Factura a Nmero. Ahora
supongamos que el nmero de factura en su organizacin comienza como alfanumrico
(tales como INV20231). Cuando usted anexa datos adicionales a su tabla de transaccin,
recibir un error porque est intentando poner un campo texto en un campo diseado para
nmero.
Violacin de claves: La violacin de claves ocurre cuando intenta anexar un campo con
valores duplicado a un campo diseado como clave primaria. Una clave primaria es un
campo de dato que define nicamente un registro en un conjunto de datos. En otras
palabras, una clave primaria no puede tener duplicaciones. Access no dejar anexar un
campo que tenga valores duplicados a un campo diseado como clave primaria.
Violacin de Bloqueo: Si la tabla que est intentando anexar est abierta, Access no permite
anexar los nuevos registros hasta que cierre la tabla. Asegrese que la tabla a anexar est
cerrad antes de comenzar el Asistente de importacin para anexar.
Usando Compactar y Reparar

Access tiene un tamao lmite de 2 GB. Cuando una base de datos de Access consigue
pasar este lmite, el rendimiento se degradar. Adicionalmente, el riesgo de una base de
datos corrupta aumenta tambin. Disear propiamente aplicaciones de base de datos de
Access debera raramente abordarse este lmite de tamao. He utilizado base de datos de
Access que realizan toneladas de operaciones de consultas o varios millones de
transaccin de registros de tablas y rara vez han abordado este lmite. La causa ms comn
de abordar este lmite de tamao es no hacer mantenimiento adecuado a la base de datos.
Cuando usted elimina una gran tabla de datos en Access, usted puede pensar que
automticamente se reduce el tamao del archivo de Access. De hecho, no lo es. Access
no libera automticamente el espacio almacenado asociado con una tabla eliminada.
Supongamos que importa un milln de filas de una transaccin de tabla a su base de datos
de Access solo para darse cuenta que usted olvid importar varios campos relevantes.
Consciente de los lmites de tamao en Access, usted elimina la tabla e importa otra tabla
con todos los campos apropiados. Incluso aunque usted ha eliminado la primera tabla,
Access an no ha liberado el espacio y su tamao de archivo es el doble.
Otra causa de esta base de datos inflada ocurre cuando realiza una serie de acciones de
consultas, haciendo numerosas tablas intermedias para un anlisis final. Incluso si estas
tablas intermedias son eliminadas, Access est an alojando espacio para ellos.
La solucin a este problema es compactar rutinariamente y reparar su base de datos. Puls e
el icono del botn de Office y seleccione Administrar, y clic en Compactar y repara la base
de datos (vea la figura 1.23)
Cuan a menudo realiza esta operacin realmente depende en cuan frecuente usted
agregue y entonces elimine tablas desde su base de datos. La mejor practica es compactar
y reparar su base de datos de Access mnimo cada vez que lo abre o cierra. Esta accin
puede ser automatizada por usted seleccionando el botn de Office y entonces
seleccionando el botn Opciones de Access en la parte inferior del men. Esto abre el
cuadro de dilogo Opciones de Access. Seleccione el men Base de datos actual desde la
lista en el lado izquierdo y active la casilla de verificacin de Compactar al cerrar, asegurar
que su base de datos este compactada y reparada al menos cada vez que cierra la
aplicacin.
Resumen
Obtener sus datos de Excel en Access es el primer paso en aprovechar las potentes
utilidades y funcionalidades de Access. Fuera de ingresar manualmente sus datos en sus
tablas de Access, existen tres maneras bsicas de obtener datos de Excel en sus procesos
de Access: Importando, Vinculando y Anexando.
Importar datos permite crear una tabla en Access que puede controlar y usar para ejecutar
consultas, construir informes y realizar cualquier otra tarea relacionada a Access. Vincular
datos crea una conexin con su archivo de Excel, permitindole instantneamente ver
cualquier cambio hecho a su archivo de origen sin tener que tomar acciones adicionales.
La utilidad principal de una tabla vinculada es obtener los ltimos datos desde un origen
que cambia a menudo, sin tener que importar los datos repetidamente.
Anexando datos permite agregar registros al final de la tabla. Esto es til cuando tiene un
proceso donde los registros para una tabla especfica son agregados de vez en cuando.
Ahora que usted comprende las diferentes formas de conseguir sus datos en Access, puede
efectivamente usar uno cualquiera, el que mejor se ajuste a sus necesidades en una
situacin dada.
Analizando datos de Excel con Consultas de Access

El capitulo anterior discute como obtener datos en Access. Ahora es tiempo de hacer
algunas cosas con los datos. Una vez que tenga sus datos almacenados en tablas de
Access, puede convertir su enfoque a una de las ms utiles caracterstic as de Access:
Consultas.
Por definicin, una consulta es una pregunta. Para el propsito de este captulo, este es
una pregunta acerca de los datos que estn almacenados en tablas. Aunque la mayora de
usuarios de Excel han odo de consultas de Access, pocos han sido capaces de
relacionarse con ellos. La razn principal es que en Excel, el concepto de consultas de
datos es un poco nebuloso ya que puede tomar la forma de diferentes funcionalidades en
Excel. Es decir, no existen tales objetos llamados consultas en Excel. En su lugar, tienen
cosas como formulas, Autofiltros y Tablas dinmicas. Considere esto; En Excel, cuando
usted usa Autofiltro, una formula BuscarV, o Subtotales, est esencialmente ejecutando
consultas contra algunos conjuntos de datos para lograr una respuesta de la consulta de
Access girando alrededor del mismo concepto.
En este captulo, explorar el mundo de las consultas en Access, descubriendo varias
formas de poder crear anlisis desde sus datos.
Introduccin a las consultas en Access

Cuando usted trabaja con datos, es a menudo preferible trabajar con pequeos conjunto de
datos a la vez. Aunque sus tablas pueden contener todos los registros pertenecientes a una
entidad en particular, puede necesitar extraer o evaluar solo un sub conjunto de datos. Es
donde la consulta Select viene a la mano. Como su nombre lo aplica, una consulta Select
permite extraer o seleccionar datos basados en criterios que usted provee.
Creando su primera consulta de seleccin
Access provee una interfaz grfica que es fcil para usar y bastante amigable. Microsoft
llama a esta interfaz grfica la vista Diseo de consulta, aunque pueden los usuarios de
Access referirse a esto como la cuadricula de consulta. En la vista Diseo de consulta, las
tablas y columnas son representadas visualmente, hacindolo fcil de visualizar la pregunta
que usted tendra que hacerle a los datos.
Para comenzar su primera consulta de seleccin, dirjase a la parte superior de la cinta de
opciones en Access y seleccione la ficha Crear. Desde aqu, seleccione Diseo de consulta
como lo demuestra la figura 2.1.
El cuadro de dilogo Mostrar tabla ahora se abre en la parte superior de una cuadricula de
consulta en blanco como lo muestra la figura 2.2.
Tal como puede decir desde el primer cuadro de dilogo que ve, la primera cosa que debe
determinar es desde cual de las tablas necesita recuperar los datos. El cuadro de dilogo
Mostrar tabla le permite a usted seleccionar una o ms tablas.
Tal como puede ver en la Figura 2.2, existen tambin fichas para Consultas y ambas. Una
de las maravillosas caractersticas de las consultas es que no son limitadas a solo consultas
directamente desde la tabla. Usted puede crear consultas de otras consultas.
Para su primera consulta, seleccione la tabla CustomerMaster. Puede hacerlo en
cualquiera, seleccionando la tabla en la lista y haciendo clic en el botn Agregar o doble clic
en el nombre de la tabla en la lista. Despus de que tenga seleccionada la tabla desde la
cual quiera recuperar datos, puede cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla y seleccionar
el campo de esa tabla que usted le gustara recuperar.
La vista Diseo de consulta est dividida en dos secciones. La mitad superior muestra las
tablas o consultas desde el cual la consulta recuperar los datos. La mitad inferior (a
menudo referido como cuadricula de consulta) muestra los campos desde el cual las
consultas recuperarn datos.
Usted notar en la Figura 2.3, que la tabla CustomerMaster mostrado en la mitad superior
de la vista Diseo de consulta lista todos los campos pero tiene un asterisco en la parte
superior de la lista.
Seleccionando el asterisco es equivalente a decirle a Access que seleccione todos los

campos en la tabla. Esto es esencialmente un ahorro de tiempo, permitindole a us ted
seleccionar todos los campos sin llamar explcitamente a cada campo por su nombre.
Por ejemplo, usted seleccionar los siguientes tres campos: Branch_Num, Customer_Name
y State y agrguelos a la cuadricula de consulta (la mitad inferior de la vista Dis eo de
consulta). Puede ms o menos hacer doble clic en cada campo para agregar cada uno a la
cuadricula de consulta, o arrastre cada campo abajo a la cuadricula de consulta. La figura
2.4 muestra como sus consultas deberan verse despus de seleccionar sus campos
seleccionados.
Hasta este punto, usted tiene todo lo que necesita para ejecutar una consulta. Para ejecutar
la consulta, haga clic en el botn Ejecutar ubicado en la ficha Diseo mostrado en la figura
2.5.
Como puede ver en la figura 2.6, la salida desde una consulta se ve similar a una tabla de
Access regular despus de abierta.
Nota: Para regresar a la vista Diseo de consulta, simplemente dirjase a la parte de arriba
en la ficha Inicio en la cinta de opciones de Access y haga clic en Ver, Vista Diseo.
Una cosa que debera tener en mente es que los resultados de una consulta Select no son
ubicadas en una tabla separada. El resultado est directamente desde la tabla, desde el
cual es consultada. Este es anlogo a ejecutar un Autofiltro en una tabla en Excel. Cuando
cambia un valor en el resultado de su consulta Select, ser cambiado el valor en la tabla de
origen.
Ordenando Resultados de las Consultas

Al igual que una tabla se puede ordenar en Excel, usted puede decirle a Access que ordene
una o ms columnas en sus resultados de consulta en orden ascendente o descendente.
En la cuadricula de consultas, usted nota la fila Orden de la cuadricula. Es donde puede
seleccionar a ordenar cualquiera de las columnas mostradas en la cuadricula de cons ultas.
Si usted elige ordenar varias columnas, la consulta ordenar los resultados en orden de
izquierda a derecha.
Para ayudar a demostrar la ordenacin con una consulta, vamos a la columna State de la
consulta que usted acaba de construir y haga clic con el ratn en la seccin Orden. Como
lo muestra la figura 2.7, un cuadro desplegable aparece, permitindole a usted seleccionar
Ascendente o Descendente para esa columna en particular.
Seleccione Ascendente y ejecute nuevamente la consulta. Cuando usted pre visualiz

rpidamente la consulta, los estados no estuvieron en un orden en particular. Despus al
configurar el orden de la columna State a ascendente, notar que sus resultados estn
ahora en orden alfabtico por estado.
Filtrando los resultados de una consulta

En muchos casos, usted puede querer filtrar sus consultas para recuperar solo los registros
especficos a analizar. En Access, filtrar una consulta es a menudo referirse a como
configurar criterios para una consulta; note la fila Criterios en la cuadricula de consulta. Es
donde usted ingresar el valor o valores, con la cual a usted le gustara filtrar o evaluar la
consulta. Cuando usted ingresa su criterio en la fila Criterios de la cuadricula de consulta,
solo esos registros que cumplen el criterio son regresados en la salida de la consulta.
En el ejemplo mostrado en la figura 2.8, ssu administrador quiere ver la lista de clientes de
California. Desde que California est designado a CA es eso lo que ingresar en la fila
Criterios de la columna State.
Nota: Notar que cuando el texto ingresa en la cuadricula de consulta, debe encerrar la
cadena de texto con comillas. Puede escribir las comillas por si mismo o simplemente
escribir su texto y hacer clic en otra parte de la cuadricula de consulta. Access
automticamente colocar las comillas alrededor de su criterio si el campo filtrado es
textual.
Cuando usted ejecuta su consulta, notar que menos registros son retornados. Un vista
rpida de los resultados verifica que en efecto solo los registros con CA en la colum,na
State fueron regresados, como lo muestra la figura 2.9.
Consultando Varias Tablas

Uno de los mejores beneficios de usar Access es que esta es una base de datos relacional.
Esto significa que usted puede especificar una relacin entre dos orgenes de datos
aparentemente no relacionados, permitindole a usted consultar varias tablas al mismo
tiempo.
Por ejemplo, la consulta mostrada en la figura 2.10 junta la tabla CustomerMaster con la
tabla TransactionMaster para crear un conjunto de datos que muestran la informacin del
cliente e informacin de la transaccin.
Usted notar que la tabla CustomerMaster contiene informacin acerca de los clientes,
mientras que la tabla TransactionMaster contiene informacin acerca de las transacciones
de facturas. Los campos que son rellenados en la cuadricula de consulta van de ambas
tablas, permitindole a usted ver los datos desde dos tablas en un conciso resultado de una
consulta.
Antes de saltar dentro de crear sus propias consultas de varias tablas, es importante
comprender este concepto de unir tablas.
Comprendiendo el concepto de base de datos relacional

Para el promedio de usuarios de Excel, no tiene sentido que la tabla CustomerMaster
contenga solo informacin del cliente, mientras que la tabla TransactionMaster contenga
solo la informacin de la transaccin. Despus de todo, Por qu no se debe tener la
informacin del cliente en la misma tabla que est almacenada la informacin de la
transaccin?
La razn de ello no tiene sentido para la mayora de usuarios de Excel porque ellos son
adeptos a trabajar con datos que han sido almacenados en formato de archivos planos. Los
archivos planos organizan los datos en filas y columnas. Vamos a ver un tpico ejemplo de
un archivo plano. La figura 2.11 muestra un tpico archivo plano de una lista de facturas.
Para obtener la informacin de los clientes para cada factura, existen varios campos para
especificar la informacin de los clientes: Customer Name (Nombre del cliente), Address
(Direccin), City (Ciudad), etc.
Dado que la mayora de las empresas le venden a sus clientes ms de una vez, por cada
factura la misma informacin del cliente tiene que ser repetida. Duplicar informacin es una
de las principales inconvenientes del formato de archivos plano.
Qu est mal con los datos duplicados? Adems del espacio del disco duro y memoria
que es desperdiciada en datos redundantes, la principal problema surge cuando esos datos
necesitan ser actualizados. El ejemplo en la figura 2.11 muestra varias fac turas para
CORRUL Corp. Usted puede ver que la informacin acerca de los clientes tiene que ser
repetida por cada instancia de una factura. Imagine un escenario donde la informacin del
cliente podra cambiar. Por ejemplo, el cliente adquiere una nueva oficina y quiere reflejar
estos cambios de ubicacin en sus datos. Usted tiene que actualizar los cambios en varias
diferentes ubicaciones. Necesita asegurarse que cada factura mapeada correctamente
devuelva esa informacin relevante de los clientes.
Aunque existen funciones excelentes que encuentran y reemplazan datos en Excel, existen
an un peligro que podra no hacer todas las actualizaciones correctamente. Cuando usted
quiera cambiar la misma informacin duplicada existen siempre el riesgo de introducir
errores involuntarios. Esto podra significar que afecte a sus anlisis de datos. Por ejemplo,
imagine que el cliente, CORRUL Corp. Se mueve no solo una direccin diferente, sino una
ciudad diferente. La figura 2.12 demuestra como fcilmente es incorrectamente
actualizados los datos.
Si el dato Ciudad no est propiamente actualizada en todas partes, entonces no conseguir

los resultados precisos cuando usted intente un anlisis o filtro de la ciudad. Algunas de los
registros de las facturas podran reflejar incorrectamente la ubicacin del cliente. Los
atributos de los datos pueden y a menudo cambiar, si estos cambios no son grabados
precisamente registrados, nuestros anlisis de datos estn provocando una imagen
incorrecta de la situacin actual.
No sera ms lgico y eficiente si usted puede escribir el nombre e informacin del cliente
solo una vez en alguna parte? EN lugar de tener que escribir la misma informacin del
cliente repetidas veces, no sera ms productivo tener alguna forma de referenciar un
nmero de cliente? Esta es la idea detrs del concepto de base de datos relacional. Una
base de datos relacional tpicamente contiene separadas, cuidadosamente el diseo de
listas de datos que pueden ser relacionadas entre s usando identificadores.
Creando una consulta que une dos tablas

Imagine que usted quiere ver las transacciones de los clientes de Colorado. Una rpida
exanimacin de la tabla TransactionMaster revela que no existe el campo State en la cual
pueda filtrar. Sin embargo, usted ve que hay un campo Customer_Number.
El campo Customer_Number puede ser usado para unirse a la tabla CustomerMaster.
Comience una nueva consulta y en la vista Diseo agregue ambas tablas la tabla
TransactionMaster y CustomerMaster. Para unir las dos tablas, simplemente haga clic en
el campo Customer_Number en una de las tablas y arrstrelo sobre el campo
Customer_Number en la otra tabla. La idea es dibujar una lnea imaginaria entre los dos
como lo ilustra la figura 2.13.
Como puede ver en la figura 2.14, Access automticamente une los nombres de campo
desde las dos tablas en la vista Diseo de consulta.
Desde aqu, puede simplemente rellenar en la cuadricula de consulta, seleccionando los

campos que necesite que aparezcan en la salida de la consulta, y especificar el criterio por
el cual los resultados sern filtrados (vea la figura 2.15).
Como puede ver en los resultados mostrados en la figura 2.16, los datos de facturas
combinados apropiadamente con los datos del cliente. Aunque existen datos repetidos,
como con el ejemplo de los archivos planos, hay una diferencia significativa. Los datos
repetidos estn siendo leidos desde un solo origen, la tabla CustomerMaster. Si un valor
fuere a cambiar en la tabla CustomerMaste, ese valor cambiado persistira en los resultados
de la consulta, efectivamente superan potencialmente los errores de actualizacin inherente
con los datos duplicados.
Usando operadores para refinar mejor sus consultas

Usted puede filtrar varios criterios en cualquier campo dado usando operadores. Los
siguientes operadores permiten combinar varios valores en diferentes contextos lgicos de
modo que usted pueda crear consultas complejas.
Operadores matemticos
Access reconoce la mayora de operadores matemticos comunes (=, +, -, *, /, >, <) y
permite usarlo en sus consultas. Ms adelante en este captulo, usted descubrir como
puede usar estos operadores para realmente realizar clculos en sus consultas.
O (Or)
El operador O (Or) especifica a cualquier condicin que pueda ser verdadera. Varios
criterios de valores para un campo cualquiera pueden ser separado en diferentes lneas de
criterio o combinados en una celda con el uso del operador Or. Por ejemplo, La figura 2.17
demuestra como filtrar a ambos, Colorado y California escribiendo CO or CA en el campo
Criterios.
Entre (Between)
El operado Between se analiza por un rango de valores. Por ejemplo, la figura 2.18
demuestra como puede filtrar a todos las facturas entre el 20/4/2004 y 19/11/2004.
Nota: Notar que cuando ingresa una fecha en la cuadricula de consulta, debe encerrar la
fecha en signos de almohadilla (nmero). En la mayora de los casos, Access
automticamente colocar la almohadilla alrededor de su criterio si el campo que usted est
filtrando es una fecha.
Como (Like)
El operador Like se analiza para expresiones de cadenas que coincidan con un patrn. Por
ejemplo, puede filtrar todos los registros con un nmero de clientes que comiencen con el
nmero 147 escribiendo Like 147* en el campo Criterios (vea la figura 2.19). El asterisco
acta como un carcter comodn, el cual puede significa cualquier carcter o combinacin
de caracteres.
In
El operador In esencialmente trabaja en una manera similar como el operador Or,

evaluando todos los registros contra los valores que son contenidos como argumentos
dentro del parntesis. Este operador viene muy bien como un ahorro de tiempo cuando
tiene ms que un puado de criterios a evaluar. La figura 2.20 demuestra como filtrar a
California y Colorado usando el operador In.
No (Not)
El opuesto del operado In, el operador Not filtra a todos los registros que no coincidan con
los argumentos dentro del parntesis. La figura 2.21 demuestra como filtrar a todas las
transacciones que no van desde California o Colorado.
Es Nulo (Is Null)
A menudo, tendr campos que contengan valores vacios. Estos valores son considerados
null (nulos) un valor sin nada. El operado Is Null filtra todos los registros que tengan en la
base de datos el valor Null en el campo Criterios. Vea la figura 2.22.
Exportando resultados de la consulta

Ahora que usted ha cubierto lo bsico de crear consultas, necesita ser capaz de exportar
estos resultados nuevamente a Excel u otro formato. La manera ms simple de hacerlo en
Access es haciendo clic derecho en el nombre de la consulta en el panel de Navegacin
despus de haber sido guardado. Seleccione Exportar y elige el tipo de archivo apropiado.
La consulta toma una instantnea de los datos en ese momento y guarda los resultados en
el formato requerido.
Quiere la salida de sus resultados de consultas en Excel sin guardarlo en ningn
momento?
Despus de crear una consulta, puede seleccionar un conjunto de registros y rpidamente
traerlos a Excel sin la necesidad de guardar la consulta o crear un archivo temporal.
En primer lugar, seleccione las filas o columnas en las que este interesado. A continuacin
haga clic en el cuadrado resalto alrededor de las celdas preferidas (como lo muestra la
figura 2.23), y arrstrelos directamente en una hoja de Excel.
Los datos que usted selecciona es la salida a una hoja de clculo con etiquetas. La figura
2.24 demuestra cmo se ven. Este truco experto le permite hacer algunos anlisis sobre la
marcha entre Access y Excel sin guardar una manada de archivos temporales.
Nota: Usted puede tambin usar el viejo pero fiable copiar y pegar para copiar datos desde
Access a Excel.
Usando consultas agregadas

Una consulta agregada, algunas veces se refiere como un group by (agrupar por) de
consultas que es un tipo de consultas que pueden construirse para ayudarle rpidamente
a agrupar y resumir datos. Con una consulta de Seleccin, puede solamente recuperar
registros como los que aparecen en su origen de datos. Sin embargo, con una consulta
Agregada, puede recuperar un resumen instantneo de sus datos que mostrarn los totales,
promedios, cuentas y ms.
Consultas Agregadas Bsicas

Para conseguir una firme comprensin de que hace una consulta de Agregacin, tome el
siguiente escenario como un ejemplo. Usted acaba de pedir que le proporcionen la suma
de los ingresos totales por periodo. En respuesta a esta solicitud, comience una consulta
en la vista Diseo y trae los campos System_Period y Sales_Amount como lo muestra en
la figura 2.25. Si usted ejecuta esta consulta como es, conseguir cada registro en su
conjunto de datos en lugar del resumen que necesita.
Para conseguir el resumen de los ingresos por periodo, usted necesita activar Totals
(Totales) en su cuadricula de diseo. Para hacerlo, dirjase en la parte superior de la cinta
de opciones, seleccione la ficha Diseo, y entonces haga clic en el botn Totales. Como
puede ver en la figura 2.26, despus que tenga activado Totales en su cuadricula de diseo,
ver una nueva fila en su cuadricula llamado Total.
La fila Total le indica a Access que funciones de agregacin se usa cuando realiza
agregaciones en los campos especificados.
Usted notar que la fila Total contiene las palabras Grupo por debajo de cada campo en su
cuadricula. Esto significa que todos los registros similares en un campo son agrupados para
proporcionarle un elemento de datos nico. Cubriremos las diferentes funciones de
agregacin en profundidad ms adelante en este captulo
La idea aqu es ajustar las funciones de agregacin en la fila Totales para corresponder con
el anlisis que est intentando realizar. En este escenario, necesita agrupar todos los
periodos en su conjunto de datos, y entonces sumar los ingresos en cada periodo.
Por lo tanto, necesitar usar la funcin de agregacin Grupo por para el campo
System_Period, y la funcin de agregacin Suma para el campo Sales_Amount.
Desde que la seleccin predeterminada para Totales es la funcin Grupo por, el cambio no
es necesario para el campo System_Period. Sin embargo, necesitar cambiar la funcin de
agregacin para el campo Sales_Amount de Grupo por a Suma.Esto le dice a Access que
usted quiere sumar los ingresos que figuran en el campo Sales_Amount, no agruparlos.
Para cambiar la funcin de agregacin, simplemente haga clic en la lista desplegable de
Total debajo del campo Sales_Amount, mostrado en la figura 2.27, y seleccione Suma.
Hasta este punto, puede ejecutar su consulta.
Como puede ver en la figura 2.28, los resultados de la tabla dan un resumen de su conjunto
de datos, mostrando el total de ingresos por periodo.
Acerca de las funciones de agregacin
En el ejemplo mostrado en la figura 2.27, usted selecciona la funcin de agregacin Suma

desde la lista desplegable Totales. Obviamente, usted podra haber seleccionado algunas
de las 12 funciones disponibles. Es ms, sin duda ir a travs de anlisis donde tendr que
usar un poco de las otras funciones disponibles para usted. En este punto de vista, es
importante conocer que cada una de estas funciones de agregacin se implica para sus
anlisis de datos.
Grupo por (Group by)
La funcin de agregacin Group by agrega todos los registros en el campo especificados

en grupos nicos. Aqu estn algunas cosas a tener en cuenta cuando usa la funcin de
agregacin Group by.
Access realiza la funcin Group by en sus consultas de agregacin antes que

cualquier otra agregacin. Si usted realiza una funcin Group by junto con otra
funcin de agregacin, la funcin Group by ser realizada primero. El ejemplo
mostrado en la figura 2.28 ilustra este concepto. Access agrupa el campo
System_Period antes de sumar el campo Sales_Amount.
Access trata varios campos Group by como un nico elemento. Para ilustra este
punto, cree una consulta que se vea similar a la mostrada en la figura 2.29.
Como puede ver despus de ejecutar la consulta, Access cuenta todas las transacciones
que fueron registrados en el System_Period 200401.
Ahora regrese a la vista Diseo de consulta y agregue Product_Number como lo muestra
en la figura 2.30.
Esta vez, Access trata cada combinacin de System_Period y Product_Number como un

nico elemento. Cada combinacin es agrupada antes que los registros en cada grupo sean
contados. El beneficio aqu es que usted ha agregado un dimensin a su anlisis. No solo
ha conocido como muchas transacciones por Product_Number fueron registrados en
200401, sino que tambin si usted agrega todas las transacciones, conseguir una cuenta
precisa del total de nmeros de transaccin registrados en 200401.
Access ordena cada campo Group by en orden ascendente. A menos que

especifique lo contrario, cualquier campo etiquetado como un campo Group by ser
ordenado en modo ascendente. Si su consulta tiene varios campos Group by, cada
campo ser ordenado en modo ascendente comenzando con la izquierda en la
mayora de campos.
Suma, Promedio, Cuenta, DesvEst, Var

Todas esas funciones de agregacin realizan clculos matemticos contra los registros en
sus campos seleccionados. Es importante anotar que estas funciones excluyen cualquier
registro que este establecido a nulo. En otras palabras, estas funciones de agregacin
ignoran cualquier celda en blanco.
Suma
Suma calcula el valor total de todos los registros en el campo designado o agrupado. Esta
funcin solo trabaja con los siguientes tipos de datos: Auto numrico, Moneda, Fecha/Hora,
y Nmero.
Promedio
Promedio calcula el promedio de todos los registros en el campo designado o agrupado.

Esta funcin solo trabaja con los siguientes tipos de datos: Auto numrico, Moneda,
Fecha/Hora y Nmero.
Cuenta
Cuenta simplemente cuenta el nmero de entradas dentro del campo designado o

agrupado. Esta funcin trabaja con todos los tipos de datos.
DesvEst
DesvEst calcula la desviacin estndar a travs de todos los registros dentro del campo asignado o
agrupado. Esta funcin solo trabaja con los siguientes tipos de datos: Auto numrico, Moneda,
Fecha/Hora y Nmero.
Var
Var calcula la cantidad por el cual todos los valores dentro del campo designado o agrupado varan
segn el valor promedio del grupo. Esta funcin solo trabaja con los siguientes tipos de datos: Auto
numrico, Moneda, Fecha/Hora y Nmero.
Min, Max, Primero, ltimo

A diferencia de otras funciones de agregacin, estas funciones evalan todos los registros en el
campo designado o agrupado y regresa un solo valor del grupo.
Min
Min regresa el valor del registro con el valor ms bajo en el campo designado o agrupado.
Fecha/Hora, Nmero y Texto.
Max
Max regresa el valor del registro con el valor ms alto en el campo designado o agrupado.
Fecha/Hora, Nmero y Texto.
Primero
Primero regresa el valor del primer registro en el campo designado o agrupado. Esta funcin
trabaja con todos los tipos de datos.
Ultimo
Ultimo regresa el valor del ltimo registro en el campo designado o agrupado. Esta funcin
trabaja con todos los tipos de datos.
Expresin, Donde
Una de las reglas tenaces de las consultas de agregacin es que cada campo debe tener
una agregacin realizada en base a ello. Sin embargo, habr situaciones donde usted
tendr que usar un campo como una utilidad. Eso es, usar un campo para realizar
simplemente un clculo o aplicar filtros. Estos campos son un medio para obtener el anlisis
final que est buscando, en vez de una parte del anlisis final. En estas situaciones usted
usa la funcin Expresin (Expression) o la clausula Donde (Where). La funcin Expresion y
la clausula Donde son nicas en el sentido que no realizan ninguna accin de agrupacin
en s.
Expresion (Expression)
La funcin de agregacin Expression es generalmente aplicada cuando se utilizan clculos

personalizados u otras funciones en una consulta de agregacin. Expression le indica a
Access realizar los clculos personalizados designados en cada registro individual o grupos
por separado.
Crear una consulta en la vista Diseo que se vea igual como lo mostrado en la figura 2.31 .
Note que est usando dos alias en sus consultas, Ingresos para el campo Sales_Amount y
Costo para el clculo personalizado definido aqu. Usando un alias de Ingresos le da la
suma de Sales_Amount con un nombre fcil de usar.
Sugerencia: Un alias es un nombre alterno que puede darle a un campo para hacerlo fcil
de leer los nombres de los campos en los resultados de las consultas. Para crear un alias,
simplemente introduzca el campo con el texto que le gustara ver como el nombre de
campo, seguido por dos puntos (como lo muestra la figura 2.31)
Ahora puede usar [Ingresos] para representar la suma de Sales_Amount en sus clculos
personalizados. La funcin de agregacin Expression enlaza a todos juntos dicindole a
Access que [Ingresos]*0.33 ser realizado en base al resultado de la suma de
Sales_Amount por cada grupo individual System_Period.
Ejecutando esta consulta retornar el total de Ingresos y Costo por cada grupo de
System_Period.
Where (Donde)
La clausula Where permite a usted aplicar un criterio a un campo que no est incluido en
su consulta de agregacin, aplicando efectivamente un filtro a su anlisis. Para ver la
clausula Where en accin, cree una consulta en la vista Diseo que se vea como lo muestra
la figura 2.32.
Tal como puede ver en la fila Total, est agrupando Product_Number y sumando
Sales_Amount. Sin embargo, System_Period no ha seleccionado agregacin porque solo
quiere usarlo para filtrar un periodo especificado. Usted ha ingresado 200401 en el criterio
para System_Period. Si ejecuta esta consulta como tal, obtendr el siguiente mensaje de
error: Ha intentando ejecutar una consulta que no incluye la expresin especificada
System_Period como parte de una funcin de agregado.
Para ejecutar esta consulta satisfactoriamente, haga clic en la lista desplegable Total para
el campo System_Period y seleccione Donde (Where) de la lista de seleccin. Hasta este
punto, su consulta debera verse similar al mostrado en la figura 2.33. Con la clausula
Where especificada, puede ejecutar satisfactoriamente esta consulta.
Nota: Note en la figura 2.33 que el cuadro de verificacin en la fila a mostrar no est
selecciona para System_Period. Esto es porque los campos que son etiquetados con la
clausula Donde (Where) no pueden ser mostrados en una consulta de agregacin. Por lo
tanto, este cuadro de verificacin debe permanecer sin activar. Si usted seleccione Mostrar
el cuadro de verificacin de un campo con una clausula Donde (Where), obtendr un
mensaje de error declarando que usted no puede mostrar el campo porque ha ingresado
Where en la fila Total.
Usando clculos en su Anlisis

Si usted es un usuario de Excel que est intentando familiarizarse por si mismo con Access,
una de las preguntas que indudablemente se hace es, Dnde van las formulas? En Excel,
usted tiene la flexibilidad de ingresar un clculo va una formula directamente en el conjunto
de datos que est analizando. Usted no tiene esta capacidad en Access. As que la pregunta
es, Dnde almaceno los clculos en Access?
Como usted ya aprendi, las cosas funcionan diferente en Access. La estructura natural en
una base de datos de Access fuerza a tener sus datos separados de sus anlisis. Desde
este punto de vista, no ser capaz de almacenar un clculo (una formula) en su conjunto
de datos. Ahora, es verdad que usted puede almacenar los resultados calculados como
datos rgidos, pero usando tablas para almacenar los resultados calculados es problemtico
por varias razones.
Los clculos almacenados ocupan valioso espacio de almacenamiento.

Los clculos almacenados requieren mantenimiento constante cada vez que sus
datos en sus tablas cambian.
Los clculos almacenados generalmente ata sus datos a una ruta analtica.
En lugar de almacenar los resultados de los clculos como datos rigidos, es una mejor
prctica realizar clculos en tiempo real, en el preciso momento cuando ellos lo necesiten.
Esto asegura mayormente los resultados actualizados y precisos, y no atan sus datos a un
anlisis en particular.
Escenarios de clculos comunes

En Access, los clculos son realizados usando expresiones. Una expresin es una
combinacin de valores, operadores, o funciones que son evaluados para retornar un valor
separado que ser usado en un subsecuente proceso. Por ejemplo, 2+2 es una expresin
que retorna el entero 4, el cual puede ser usado en un anlisis subsecuente. Las
expresiones pueden ser usadas mayormente en cualquier lugar de Access para completar
varias tareas, en consultas, formularios, informes, paginas de acceso a datos e incluso en
tablas en cierto grado. En esta seccin, aprender como mejorar sus consultas de Access
construyendo en tiempo real clculos usando expresiones.
Usando Constantes en los Clculos

La mayora de clculos usualmente consisten de cdigos rgidos de nmeros o constantes.
Una constante es un valor esttico que no cambia. Por ejemplo, en la expresin [Precio]*1.1,
1.1 es una constante; el valor de 1.1 nunca cambiar. En la figura 2.34 se demuestra como
una constante puede ser usada en una expresin dentro de una consulta.
En este ejemplo, est construyendo una consulta que analiza como el precio actual por
cada producto compara el mismo precio con un 10 por ciento de incremento.
La expresin, ingresada bajo el alias Aumento, multiplica el campo Price (Precio) de cada
registro con un valor constante de 1.1, calculando un precio que es el 10 por ciento sobre
el valor original en el campo Price.
Usando Campos en los clculos.

No todos sus clculos requieren que especifique una constante. De hecho, muchas de las
operaciones matemticas que llevar a cabo son realizados en datos que ya residen en
campos dentro de su conjunto de datos. Usted puede realizar clculos usando cualquier
campo con formato de nmero o moneda.
Por ejemplo, en la consulta mostrada en la figura 2.35, usted no est usando alguna
constante. En lugar de ello, sus clculos sern ejecutados usando los valores en cada
registro del conjunto de datos. Esto es similar a referenciar los valores de las celdas en una
formula de Excel.
Usando los resultados de agregacin en los clculos

Usar los resultados de una agregacin como una expresin en un calculo le permite realizar
varios pasos analticos en una consulta. En el ejemplo de la figura 2.36, est ejecutando
una consulta de agregacin. Esta consulta ejecuta con el orden siguiente:
1 La consulta primero agrupa sus registros por nmero de sucursal.
2 La consulta calcula el conteo de facturas y la suma de ingresos por cada sucursal.
3 La consulta asigna los alias que usted ha definido respectivamente (ConteoFactura y
Rev)
4 La consulta entonces utiliza los resultados de agregacin por cada sucursal como
expresin en su clculo PromDolarPorFactura.
Usar los resultados de un clculo como una expresin sobre otra.

Tenga en cuenta que no est limitado a un clculo por consulta. De hecho, puede usar los
resultados de un clculo como una expresin sobre otro calculo. La figura 2.37 ilustra este
concepto.
En esta consulta, est primero calculando un ajuste de pronstico y entonces utiliza los
resultados de ese clculo en otro calculo que retorna las variaciones de Actual contra Ajuste
de pronostico (o tambin dicho Pronostico ajustado).
Realizando clculos sencillos con Fechas

Alguna vez ha notado que puede realizar clculos en Excel con las fechas? Bueno, usted
puede hacer lo mismo en Access. Esto es gracias al sistem a Extensin Office para
almacenar fechas llamado sistema 1900. En el sistema 1900, cada posible fecha comienza
desde el 1 de Enero de 1900 que es almacenado como un nmero serial. Por ejemplo, 1
de Enero de 1900 es almacenado como 1; 2 de Enero de 1900 es almacenado como 2, y
asi sucesivamente. Usted puede tomar ventaja de este sistema para realizar clculos con
fechas.
La figura 2.38 muestra uno de los clculos ms simples que puede realizar en una fecha.
En esta consulta, est agregando 30 a cada fecha de factura. Esto efectivamente retorna
la fecha de factura sumado 30 dias, dndole una nueva fecha.
Precaucin: Para hacer clculos correctamente la fecha debe residir en un campo que
est con formato de Fecha/Hora. Si usted ingresa una fecha en un campo Texto, la fecha
continuara vindose como una fecha, pero Access lo tratar como una cadena. El
resultado final es que cualquier clculo hecho en las fechas de campos con formato de
Texto fallarn. Asegrese que todas las fechas son almacenadas en campos que estn
con formato de Fecha/Hora.
Tambin puede calcular el nmero de das entre dos fechas. El clculo en la figura 2.39,
por ejemplo, esencialmente substrae el nmero serial de una fecha del nmero serial de
otra fecha, dejando el nmero de das entre dos fechas.
Aprovechar el asistente de consultas de Access para resolver

problemas comunes en Excel
Access viene con un puado de tiles asistentes para consultas; cada uno se enfoc en
ayudarle a resolver un problema especfico. Aunque hay maneras para duplicar
manualmente las funcionalidades que estos asistentes proporcionan, el tiempo y esfuerzo
ahorrado usando estos asistentes hacen de la exploracin un esfuerzo que valga la pena.
El asistente para bsqueda de duplicados

Los registros duplicados son absolutamente anlisis asesinos. El efecto de los registros
duplicados que tiene en sus anlisis puede ser de gran alcance, corrompiendo a casi todas
las mtricas, resmenes y evaluacin analtica que usted produce. Es por esta razn que
buscar y eliminar registros duplicados debera ser su primera prioridad cuando recibe un
nuevo conjunto de datos.
Aunque Excel 2007 viene con una nueva funcionalidad para eliminar datos duplicados, el
inconveniente es que Excel no da la oportunidad para revisar los registros que sern
eliminados. Por lo tanto, lo que consigue es un proceso de morderse las uas que te deja
preguntando que fue exactamente eliminado de su conjunto de datos. En un minuto tiene
1000 registros, entonces de repente tiene 250 registros, mientras se pregunta Que acaba
de suceder?
Una alternativa para eliminar los duplicados en Excel es el Asistente para buscar
duplicados. Este asistente asla todos los registros que usted define como duplicados,
entonces le permite revisarlos antes de eliminarlos.
Para comenzar este asistente, dirjase a la cinta de opciones y seleccione la ficha Crear.
En ese lugar busque el botn Asistente para consultas, el cual actica el cuadro de dialogo
Nueva consulta mostrado en la figura 2.40. A partir de ah, puede seleccionar el Asistente
de bsqueda de duplicados y entonces haga clic en el botn Aceptar.
Hasta este punto, debe seleccionar el conjunto de datos en particular que usar en su
consulta de bsqueda de duplicados. Note que puede usar consultas al igual que tablas.
Seleccione la tabla LeadList, como lo muestra la figura 2.41.
A continuacin, debe identificar que campo, o combinacin de campos, define mejor a un

nico registro en su conjunto de datos. En el ejemplo mostrado en la figura 2.42, el campo
CompanyNumber solo define un nico registro. Haga clic en Siguiente.
El siguiente paso, mostrado en la figura 2.43, es identificar cualquier campo adicional que
le gustara ver en su consulta. Haga clic en el botn Siguiente.
En el paso final, mostrado en la figura 2.44, terminar el asistente nombrando su consulta y

haciendo clic en el botn Finalizar.
Cuando hace clic en Finalizar, su nueva consulta de bsqueda de duplicados

inmediatamente abrir su revisin. La figura 2.45 muestra el resultado de la consulta.
Nota: Los registros mostrados en su consulta de Bsqueda de duplicados no son solo los
duplicados, ello incluye un nico registro adems de los duplicados. Por ejemplo, en la
figura 2.45, notar que hay cuatro registros etiquetados con el nmero 11145186 en el
campo CompanyNumber. Tres de los cuatro son duplicados que pueden ser eliminados,
mientras uno debera permanecer como un registro nico.
Eliminar los duplicados puede ser tan sencillo como eliminar manualmente los registros
desde su consulta Bsqueda de duplicados.
El asistente para bsquedas de no coincidentes
Un anlisis comn que los usuarios de Excel a menudo necesitan realizar es comprar dos
conjuntos de datos. Por ejemplo, La figura 2.46 contiene dos conjuntos de datos que
necesitan ser comparados para determinar que cliente genera ingresos en el 2004, pero no
gener ingresos en el 2005.
Este es extraoficialmente llamado la baraja BuscarV. Esto es donde se podra extraer todos
los trucos de las formulas BuscarV, Indice y Coincidir que puede reunir. El problema es que
cualquier nmero de cosas puede ir mal, causando que obtenga un error. Usted podra
presentar un error en su frmula, su conjunto de datos no pueden estar contiguos, podra
involuntariamente ordenar su conjunto de datos incorrectamente, y la lista sigue.
La consulta de Access, Busqueda no coincidente, est diseado para hacer este tipo de
anlisis. El primer paso es traer los dos conjuntos de datos en Access. Nombre los dos
conjuntos de datos 2004_Ingresos y 2005_Ingresos, respectivamente.
Sugerencia: Los archivos de Excel que contiene las dos tablas mostradas en la figura 2.46
pueden ser encontradas en los archivos de ejemplo que vienen con este libros. El archivo
es llamado Chapter2-Find Unmatched Sample.xlsx.
A continuacin, dirjase a la cinta de opciones y seleccione la ficha Crear. Encuentre el
botn Asistentes para consultas para activar el cuadro de dialogo Nueva consulta. En ese
lugar, seleccione Asistente para bsquedas no coincidentes como lo muestra la figura 2.47
y haga clic en el botn Aceptar.
Hasta este punto, usted debe seleccionar el conjunto de datos particular que contenga los
datos que quiera retornar. Recuerde, usted quiere ver todos los clientes que generan
ingresos en el 2004 y que no generan ingresos en el 2005. Por lo tanto la tabla
2004_Revenue contiene los registros que necesita (vea la figura 2.48).
A continuacin, debe seleccionar la tabla que quiera evaluar en contra. En este caso,
seleccione 2005_Revenue como lo demuestra la figura 2.49.
El siguiente paso en el asistente requiere que identifique que campos quiere utilizar para
hacer la coincidencia. En este ejemplo, quiere utilizar el campo Customer_Name (vea la
figura 2.50).
Ya est casi hecho. En el siguiente paso, seleccione los campos que quiera ver en los
resultados de su consulta. Despus de pasar todos los campos, su cuadro de dialogo
debera verse como la figura 2.51.
En el paso final, mostrado en la figura 2.52, termine el asistente nombrando su consultado

y haga clic en el botn Finalizar.
Cuando hace clic en Finalizar, su nueva consulta de Bsqueda de no coincidentes

inmediatamente abre su revisin. La figura 2.53 muestra que hay 59 clientes que generan
ingresos en el 2004, pero no generan ingresos en el 2005.
Consultas de referencias cruzadas

Una consulta de referencias cruzadas es un tipo especial de consulta de agregacin que
resume valores de un campo especificado, un grupo de ellos en una matriz diseado para
dos conjuntos de dimensiones, un conjunto bajo el lado izquierdo de la matriz y el otro
conjunto listado a travs de la parte superior de la matriz. Las consultas de referencia
cruzada son perfectas para analizar tendencias en el tiempo, o provocar un mtodo para
identificar rpidamente anomalas en sus conjuntos de datos.
En Excel, las Tablas dinmicas dan la funcionalidad equivalente a las consultas de
referencias cruzadas en Access. Es ms, el poder de las Tablas dinmicas supera de lejos
las consultas de referencias cruzadas. As que, Cul es el beneficio de las consultas de
referencia cruzada?
Pues para uno, puede realizar sus anlisis correctos en Access, sin necesidad de exportar
de ida y vuelta a Excel. Otra razn es que los resultados de una consulta de referencia
cruzada utilizan menos memoria y espacio en disco de la cach dinmica requerido para
crear una tabla dinmica. Cuando inicia la creacin de una Tabla dinmica, Excel toma una
instantnea de su conjunto de datos y almacena en un a cach dinmica, una memoria

especial del subsistema en el cual sus orgenes de datos son duplicados para acceder
rpidamente. Puede pensar de una cach dinmica como un contenidos que almacena las
instantneas de los orgenes de datos. El cach dinmico mantiene todo los contenidos de
sus conjuntos de datos en orden para la Tabla dinmica para ser dinmicos e interactivos.
Mientras tanto, debido a que una consulta de referencia cruzada es esttica por naturaleza,
no requiere un contenedor de memoria como la cach dinmica. Esto permite crear una
vista de sus datos que toma menos espacio que los datos de origen.
De modo que si est interesado en crear anlisis compactos que son fciles de leer pero
que no causar un archivo de Excel que es de 20 MB, entonces las referencias cruzadas
son algo para pensar.
Para activar el asistente para consultas de referencias cruzadas, dirjase a la cinta de
opciones y seleccione la ficha Crear. Aqu, seleccione el botn Asistente para consultas de
tablas de referencia cruzada. Esto muestra el cuadro de dialogo Nueva consulta mostrado
en la figura 2.54.
Seleccione Asistente para consultas de tablas de referencia cruzada de la lista de

seleccione y haga clic en el botn Aceptar.
EL primer paso en el Asistente para consultas de tablas de referencias cruzada es
identificar los orgenes de datos que sern usados. Puede ver en la figura 2.55, que puede
seleccionar una consulta o una tabla como su origen de datos. En este ejemplo, usar la
tabla TransactionMaster como su origen de datos. Seleccione TransactionMaster y haga
clic en el botn Siguiente.
El siguiente paso es identificar los campos que le gustara usar como el encabezado de
filas. Seleccione el campo Product_Number y haga clic en el botn con el smbolo > para
mover la listas de los Elementos Seleccionados. Hasta este punto, su cuadro de dilogo
debera verse como la figura 2.56. Note que el campo Product_Number es mostrado en el
diagrama de ejemplo en la parte inferior del cuadro de dilogo.
Puede seleccionar hasta tres campos para incluirlos en su consulta de referencias cruzadas
como encabezados de fila. Recuerde que Access trata cada combinacin de encabezados
como un nico elemento. Es decir, cada combinacin est agrupada antes de los registros
en cada grupo o agregacin.
El siguiente paso es identificar los campos que le gustara usar como los encabezados de
columna en su consulta de referencia cruzada. Tenga en mente, que puede haber solo un
encabezado de columna en sus consultas de referencias cruzadas. Seleccione el campo
Invoice_Date desde la lista de campos. Nuevamente, note en la figura 2.57 que el diagrama
de ejemplo de la parte inferior del cuadro de dialogo se actualiza para mostrar Invoice_Date.
Nota: Si el campo que ha sido usado como encabezado de columna incluye datos que
contengan un punto (.), un signo de exclamacin (!) o corchetes ( [ ] ), esos caracteres
sern cambiados a un carcter de subrayado ( _ ) en el encabezado de columna. Esto no
sucede si el mismo datos es usado como encabezado de fila. Este comportamiento est
diseado, como convencin de nombres para los nombres de campos en Access que
prohbe usar esos caracteres.
Si su columna de encabezados es un campo fecha, como Invoice_Date en este ejemplo,
vera el paso que se muestra en la figura 2.58.
En este paso, tiene la opcin de especificar un intervalo para un grupo de sus fechas.
Seleccione Trimestre y note que el diagrama de ejemplo en la parte superior del cuadro de
dialogo se actualiza acordemente.
Est casi hecho. En el segundo ultimo paso, mostrado en la figura 2.59, identifique el campo
que quiere como agregacin, y la funcin que quiere usar. Seleccione el campo
Sales_Amount desde la lista de Campos y entonces seleccione Suma de la lista de
funciones.
Note que la casilla de verificacin S, incluir suma de filas est selecciona por defecto para
asegurar que sus consultas de referencias cruzadas incluyan una columna Total que
contenga la suma de los totales por cada fila. Si no quiere esta columna, limpie el cuadro
de verificacin.
SI usted observa el diagrama de ejemplo en la parte inferior del cuadro de dialogo, obtendr
un buen sentido de que su consulta de referencias cruzada final se har. En este ejemplo,
su Referencia cruzada calcula la suma del campo Sales_Amounr por cada Product_Number
por Trimestre.
El paso final, mostrado en la figura 2.60, es nombrar su Consulta de tablas de referencia
cruzada. En este ejemplo, nombrar su Referencia cruzada como Resumen de Productos
por trimestre.
Despus de nombrar su consulta, tiene la opcin de ver su consulta o modificar en la vista

diseo. En este caso, quiere ver el resultado de su consulta, as que haga clic en el botn
Finalizar.
Con solo unos pocos clics, usted ha creado una poderosa observacin al rendimiento de
los ingresos de cada producto por trimestre (vea la figura 2.61)
Resumen
Una consulta es una pregunta acerca de los datos almacenado en las tablas. Los resultados
de una consulta estn separados de los datos. Si el dato en la tabla es cambiado y la
consulta se ejecuta nuevamente, a menudo obtendr resultados diferentes. Las consultas
ms comunes son las de seleccin. Con una consulta de seleccin, puede extraer un
conjunto de datos o elementos de datos individuales. Puede usar tambin los operadores
incorporados para aplicar filtros y ordenar sus consultas.
Las consultas de agregado permiten agrupar rpidamente y resumir datos, agregando el
retorno de conjuntos de datos en totales, promedios, cuentas y ms.
Utilizando algunas consultas bsicas fundamentales, puede aprovechar el poder de las
herramientas analticas y asistentes en Access para resolver algunas de las ms comunes
cuestiones de datos en Excel. Por ejemplo, El asistente para Bsqueda de duplicados
permite sealar y gestionar duplicados efectivamente. Las consultas de Bsqueda de no
coincidentes permiten fcilmente comparar dos conjuntos de datos y extraer esos registros
que no coinciden. Finalmente. Las consultas para Tablas de referencias cruzadas le
permiten a usted crear resmenes de datos que son compactos, flexibles y perfectos para
identificar rpidamente anomalas en sus conjuntos de datos.
Arreglar los datos de Excel con Informes de Access

Si usted es un usuario de Excel, no dude en familiarizarse con la creacin de informes en
Excel, que incluyen ordenar, disear, y dar formato. En este captulo, aprender que
Microsoft Access 2007 tiene algunas funcionalidades muy logradas para los informes. De
hecho, tiene utilidades que pueden tomar sus informes construyendo ms all de los lmites
de Excel, incorporando formatos bien logrados, grficos externos y datos generados para
cartas personalizadas.
Si usted est familiarizado con la creacin de informes en Access, no sea demasiado rpido
en saltarse este tema. Access 2007 ha cambiado bastante en la interfaz para la
construccin de informes para justificar un vistazo. El objetivo de este captulo es introducir
a los usuarios de Excel y Access a los nuevos potentes aspectos de construccin de
informes en Access 2007.
Un vistazo cercano a los informes en Access

En esta seccin, crear su primer informe en Access y explorar las formas para ver esos
informes. Encontrar que despus de andar a travs de esta seccin, tendr mucha base
para comenzar a construir sus propios informes bien logrados en Access.
Creando su primer informe

El primer paso en la creacin de un informe en Access es definir los orgenes de datos para
el informe. Los datos usados en cualquier informe de Access pueden venir desde cualquier
tabla o una consulta. Una de las maneras sencillas para definir un origen de datos para un
informe, es construir una consulta que est especialmente diseada para ser fuente de su
informe.
Para su primer informe, cree una consulta que usted ve en la figura 3.1 y gurdelo como
PrimerReport.
Como puede ver, est combinando transacciones de datos y datos de empleados para
retornar una lista de los servicios representativos para los ingresos por ventas.
Ahora, con su consulta recin creada, seleccione la ficha Crear en la cinta de opciones y
haga clic en el botn de comando Informe como lo demuestra la figura 3.2.
Dentro de unos pocos segundos, Access produce un informe que se ve similar a lo ilustrado
en la figura 3.3. Tan fcil como eso, usted ha creado su primer informe en Access.
Cierre el informe y ver un mensaje, mostrado en la figura 3.4, que le pregunta si quiere
guardar sus cambios.
Haga clic en el botn No que esencialmente le deja sin informe. Haciendo clic en el botn
Si activa un cuadro de dialogo donde puede nombrar su nuevo informe. Access
predetermina el nombre del informe al mismo nombre como su origen. En este caso, el
nombre PrimerReport est bien.
Viendo su Informe
Hasta este punto, ver su nuevo informe recientemente creado en el Panel de navegacin
(vea la figura 3.5). Simplemente haga doble clic en el nombre del informe para abrirlo.
Vista Informe
Por defecto, sus informes se abren en la vista Informes. La vista Informes le permite ver e
interactuar con sus informes como sera con un informe de usuario. No puede editar los
datos, las etiquetas, o diseos en la vista Informes. Sin embargo, Access 2007 ofrece
algunas interesantes nuevas funcionalidades en la vista Informes.
En versiones anteriores de Access, la vista Informes fue muy parecido a un archivo PDF o
modo Vista preliminar, usted podra ver los informes pero no hay interactividad alguna.
Access 2007 le permite a usted aplicar filtros para sus informes en tiempo real.
Por ejemplo, seleccione cualquier nmero de sucursal en el campo Home_Branch y haga
clic derecho. Como puede ver en la figura 3.6, un men contextual se activa dndole varias
opciones de filtrado. Esto permite a cualquier persona usar los informes para seleccionar
sus sucursales e instantneamente tener un informe personalizado.
Vista Presentacin
La vista Presentacin es nueva para Access 2007 y hace la vida ms fcil para los novatos
en Access. En la vista Presentacin, usted puede cambiar elementos de los informes
diseados y agrupados, mientras ve como sus informes sern mostrados al usuario.
Para conseguir la vista Presentacin, debe abrir su informe de Access y seleccione Ver y
luego clic en Vista Presentacin en la ficha Inicio como lo demuestra en la figura 3.7.
Cuando su informe est en la vista Presentacin, puede dar precisos formatos, agrupar y
ordenar. La idea es que pueda seleccionar cualquier componente del informe simplemente
haciendo clic a ese componente. En la vista Presentacion, puede hacer cosas tales como
cambiar el titulo del informe, cambiar las etiquetas de datos, redimensionar columnas,
eliminar campos individuales, o agregar nuevos campos. Tomes algn tiempo aqu para
pasear a travs de un sencillo ejemplo de cmo puede aplicar algunos formatos a su informe
va la vista Presentacin.
Con su informe abierto en la vista Presentacin, seleccione Detalle del informe haciendo
clic en el espacio en blanco del lado izquierdo de las filas de datos. Para asegurarse que
ha seleccionado correctamente la seccin apropiada, haga clic en el botn de comando
Hoja de propiedades que se encuentra en la ficha Organizar. Esto activa el panel Hoja de
propiedades mostrado en la figura 3.8 al lado derecho. La seccin Tipo en este panel
debera leerse Detalles.
Nota: Usted puede usar el men de la lista desplegable de la seccin Tipo en el panel Hoja
de propiedades para seleccionar la seccin apropiada del informe.
Con la seccin detalle seleccionado, tome atencin al panel Hoja de propiedades . Ver
varias fichas que organizan muchas diferentes acciones que puede tomar. Seleccione la
ficha Formato y cambie la propiedad Alto automtico a No, a continuacin cambie la
propiedad Alto a 0.725cm (vea la figura 3.9).
Note que sus cambios hacen efecto en tiempo real. Usted no tiene que activar nuevamente
la vista Informes para ver el efecto de su cambio; mostrando verdaderamente en vivo en su
pantalla. Como puede ver, la vista Presentacin es una relativamente intuitiva y amigable
forma de manipular sus informes.
Vista Diseo
La vista Diseo permite disear sus informes en la interfaz de cuadricula tradicional. Para
los novatos en Access, decifrar un informe en la vista Diseo puede ser algo intimidante.
Sin embargo, cuando comprenda lo bsico de la vista Diseo, crear informes se convertir
mucho ms intuitivo y simple. Para ir a la vista Diseo, abrir su informe de Access y
seleccione Ver, y luego Vista Diseo en la ficha Inicio.
Abrir el informe PrimerReport en la vista Diseo se abre la pantalla como lo muestra la figura
3.10.
Note que este informe tiene 5 secciones distintas: Encabezado del informe, Encabezado de
pgina, Detalle, Pie de pgina y Pie del informe. Estas secciones son normalmente las
secciones que ver cuando comience a crear sus informes en Access. Las siguientes
secciones exploran lo que cada seccione est diseada para hacer.
Encabezado del Informe
La seccione Encabezado del informe normalmente contiene una etiqueta que sirve como el
ttulo principal de su informe. Al igual que un encabezado en Word, lo que coloqu en la
seccin de encabezado de la vista Diseo en Access se muestra en la parte superior de su
informe. Como puede ver, Access incluye un logotipo automtico al lado con un titulo de
informe, por lo tanto ese logotipo tambin se muestra en la parte superior de su informe. Es
importante notar que los elementos en la seccin del Encabezado del informe no necesitan
ser solo etiquetas. Ellos pueden ser datos generados como tal, tales como nmeros de
pgina, la fecha actual, o virtualmente cualquier otro elemento de dato.
Encabezado de pgina
La seccin Encabezado de pgina normalmente contiene etiquetas que sirven como el

encabezado de cada pgina en su informe. Nuevamente, los elementos en la seccin
Encabezado de pgina no necesitan ser solo etiquetas. Ellos pueden ser campos de datos,
nmeros de pgina, un indicador de fecha, o virtualmente cualquier otro elemento de dato.
Aunque no es evidente en esta vista, puede tener diferentes sub tipos de encabezados. En
cada instancia de la seccin de encabezado le da a usted una ubicacin para los datos que
repetir solamente una vez en la parte superior de cada seccin lgica, ya sea el informe,
pgina o grupo. Explorar los sub encabezados y agrupaciones ms adelante en este
captulo.
Sugerencia: Puede mantener el cursor sobre el lmite inferior de cualquier seccione y el
cursor cambiar a una flecha para redimensionar. Simplemente arrastre el lmite inferior
hacia arriba o abajo y redimensiona la seccin de su informe. Redimensionar las secciones
cambia efectivamente la distancia entre las secciones, permitindole reducir los espacios
en blanco en su informe, expandiendo una seccin para hacer lugar a campos adicionales,
o simplemente crear un poco ms de espacio para mover alrededor fcilmente mientras
trabaja en una seccin en particular.
Detalle
La seccin Detalle alberga los datos actuales de sus informes. Como puede ver, cada
campo de dato en su informe es representado por un simple cuadro de texto. Puede
manipular el contenido y darle formato a cualquier campo dado haciendo clic derecho en
un campo y seleccionado Propiedades. Esto activa el panel Hoja de Propiedades, mostrado
en la figura 3.11 en el lado derecho. Este panel permite a usted fcilmente editar y darle
formato al campo elegido simplemente ajustando las propiedades encontradas aqu.
Pie de pgina
La seccin Pie de pgina es virtualmente idntica a la seccin Encabezado de pgina. La

nica diferencia es que las etiquetas y los datos en la seccin pie viene al final de cada
pgina vista en el informe. Los elementos de datos comunes en el pie incluyen nmeros de
pgina, fecha y etiquetas. El informe mostrado en la figura 3.10 anteriormente tiene un dato
generado, el campo nmero de pgina insertado en la seccin pie.
Pie del informe
La seccin Pie del informe es virtualmente idntico a la seccin Encabezado del informe.
La nica diferencia es que las etiquetas y los datos en el pie vienen al final del informe. Los
elementos de datos comunes en el pie incluyendo nmero de pgina, fecha y etiquetas.
Agregando elementos del informe a sus encabezados y pies

Siempre es prctico tener en sus informes encabezados y pies que muestren informacin
acerca de su informe, especialmente los nmeros de pgina y fechas del informe. Aunque
Access no aplica estos elementos del informe por defecto, puede querer crearlos
manualmente estos elementos o cambiar su formato y contenido.
Puede aplicar estos elementos usando el botn de comando Insertar Nmero de pgina y
Fecha y Hora que se encuentra en el grupo Controles de la ficha Diseo (vea la figura 3.12)
Cada uno de estos botones de comando abren un cuadro de dilogo que permite configurar
los elementos del informe para adaptarlos a sus necesidades. Por ejemplo, La figura 3.13
ilustra el cuadro de dilogo Insertar Nmero de Pgina usado para configurar el formato de
los nmeros de pgina del informe.
Creando y Modificando Informes Agrupados

Esta seccione explora el poder de los informes en Access ilustrando agrupaciones,
ordenaciones, y un total de tcnicas. Ver un conjunto de especficos ejemplos de informes,
usando las vistas Diseo y Presentacin para completar los objetivos.
Agrupando
Agrupar sus informes es una de las ltimas y ms potentes formas para hacer rpidamente
informes tiles en Access. Aunque su informe PrimerReport contiene algunas informaciones
tiles, agrupar los informes pueden adaptarse a sus metas de usuario. Vamos a asumir que
los objetivos del usuario sern los altos directivos y la administracin de sucursales. Cada
conjunto de usuarios querr ver un rango ordenado de servicios representativos
organizados por sucursales.
Usted puede hacer esto modificando el informe PrimerReport en la vista Presentacin.
Comience abriendo el informe PrimerReport en la vista Presentacin. A continuacin
seleccione la ficha Formato desde la cinta de opciones y haga clic en el men Agrupar y
Ordenar. El panel Agrupacin, Orden y Total se muestra en la parte inferior de su pantalla
(vea la figura 3.14).
Note que hay dos elementos de men en el panel Agrupacin, Orden y Total, Agregar un
grupo y Agregar un orden. Seleccione el elemento Agregar un grupo. Este muestra un men
desplegable preguntando qu campo quiere agrupar por (vea la figura 3.15). Seleccione
Home_Branch.
Hasta este punto, puede activar la vista Informe para conseguir una mejor idea de lo que
vern sus clientes. (vea la figura 3.16).
En primer lugar, note como Access mueve sus campos agrupados, Home_Branch, al
extremo izquierdo del informe. Tambin note que los nombres de los representantes de
servicios y sus respectivas cantidades vendidas aparecen para ser asociadas con una
sucursal domiciliaria en particular. Adems, esa sucursal domiciliaria es listada solo una
vez en lugar de repetirlas por cada representante de servicios de la sucursal. Este informe
se ve mejor, pero imaginemos que la sucursal y los altos directivos podran querer ver un
rango ordenado de los representantes de servicios al lado con un total de ventas por cada
sucursal. Es donde viene Orden y Total.
Orden y Total
Afortunadamente, La vista Presentacin de Access hace ordenar y totalizar muy fcilmente
e intuitiva. Activar nuevamente la vista Presentacin y tome un vistazo profundo al panel
Agrupacin, Orden y Total. Como puede ver en la figura 3.17, este panel ahora muestra la
agrupacin que ha sido aplicada a este informe.
La primera lnea del panel Agrupacin, Orden y Total le indican a usted que Access est
agrupando el primer informe por Home_Branch y ordenando Home_Branch en orden
Ascendente (A en la parte superior). La segunda lnea est ligeramente con sangra. Esto
es como Access muestra la jerarqua de orden y agrupacin dentro del informe. Si quiere
manipular alguna cosa relacionada al grupo superior y ordenar, Home_Branch, entonces
necesita trabajar con los elementos de men en la lnea superior. Para agrupaciones
adicionales u ordenar debajo de Home_Branch, debe trabajar con los elementos de men
en la segunda lnea.
En este ejemplo, quiere agregar un grupo total para cada Home_Branch y ordenar por los
representantes de servicios debajo de Hombe_Branch, Comience ordenando los
representantes de ventas acorde a los ingresos de ventas. Seleccione el elemento de men
Agregar un orden. Como puede ver en la figura 3.18, esto activa un men desplegable
pidindole que seleccione el campo al cual quiere ordenar. Seleccione el campo
SumoDeSales_Amount.
Notar que una nueva lnea aparece en el panel Agrupacin, Orden y Total. Esta lnea
representa el orden que acaba de aplicar. Debido a que las cantidades de ventas deben ser
ordenadas en orden ascendente, necesitar cambiar el orden de direccin como lo
demuestra la figura 3.19.
Hasta este punto, los representantes de servicios en cada sucursal domiciliaria deben ser
ordenados en orden descendente por ingresos. El paso final es agregar una total de ventas
a cada sucursal domiciliaria. Es decir, quiere mostrar un total despus de cada agrupacin
de sucursal domiciliaria que represente la suma de ingresos por todos los representantes
de servicios en esa sucursal.
EN la vista Presentacin, dirigirse al panel Agrupacin, Orden y Total y seleccione el botn
de expansin Ms para la agrupacin Home_Branch (vea la figura 3.20).
Segn lo prometido, ver ms opciones para sus agrupaciones. Una de estas opciones es
la opcin de totales, el cual se establece por defecto sin totales. Haga clic en el selector
desplegable para las opciones de totales, como lo demuestra la figura 3.21, para activar el
cuadro de dialogo Totales.
EL cuadro de dilogo Totales puede ser un poco engorroso. El elemento de men superior
es el Total de en el cuadro de seleccin. Seleccione un campo para total de desde esta
lista. Note que la seleccin por defecto es el primer campo en su informe. First_Name. Si
usted fuere a dejar la seleccin por defecto, entonces su informe sera el total de la cuenta
de cada First_Name en nuestra agrupacin Home_Branch.
Para este ejercicio, no importa la cuenta de los representantes de servicios en esta
agrupacin. Quiere los ingresos de ventas para ser totalizados. Seleccione el campo
SumaDeSales_Amount desde Total de en el men desplegable (vea la figura 3.22).
Access ahora le da ms opciones en el men desplegable Tipo. El valor por defecto en el

men desplegable Tipo es Suma. Es lo que necesita, pero tener en cuenta que hay otras
opciones para resumir las agrupaciones de los datos de ventas desde este men,
incluyendo Promedio, Maximo Valor, Mnimo Valor, y varias otras.
Mantener la seleccin Suma en el men desplegable Tipo y haga clic en la casilla Mostrar
en pie de grupo en la parte inferior de esta lista. Esto le dice a Access que muestre el total
en la seccin pie de grupo del informe. Hasta este punto, su cuadro de dilogo Totales
debera verse similar a lo mostrado en la figura 3.23.
Tome u momento para guardar su informe, a continuacin active la vista Informe. La figura
3.24 ilustra que las agrupaciones, orden y totales se vean como un acoplamiento de
sucursales. Con un par de clics de ratn, ha agregado un nivel de profundidad y anlisis a
sus informes, haciendo mucho ms sencillo leer y comprender.
Personalizando Informes con Formato

Esta seccin introduce una serie de tcnicas de formatos rpidos para hacer a sus informes
ms fcil de leer y para resaltar ciertos resultados. Especficamente, cubrir tcnicas de
diseos de pginas y tcnicas para atraer la atencin a especficos informes de registros.
Tcnicas del Diseo de pginas
Encontrar que a menudo tiene que personalizar sus diseos de informes para asegurarse
que se impriman apropiadamente y sean fciles de leer. Vamos a tomarnos un momento
para caminar un poco a travs de estas tcnicas.
Resolviendo cuestiones sobre Saltos de pgina

Un problema comn en agrupaciones, en los informes de varias pginas ocurren cuando
los usuarios van a imprimir. Muy a menudo, un salto de pgina ocurre durante la mitad de
una agrupacin o incluso despus de un encabezado de grupo, haciendo dificultoso para
el usuario leerlo. Afortunadamente, existe una manera sencilla de corregir esto en la vista
Presentacin de Access. Antes de llegar a esa correccin, examine el informe mostrado en
la figura 3.25.
Como puede ver, el encabezado para la sucursal 102516 comienza muy al final de la
pgina uno. La pagina dos tiene todos los datos que restan para 102516, pero no el
encabezado.
Para abordar estas cuestiones en sus informes, necesitar decirle a Access que mantenga
sus agrupaciones juntas en una pgina. Para hacerlo, abrir su informe en la vista
Presentacin y expanda el sub men para la agrupacin Home_Branch debajo del men
Agrupaciones, Orden y Total. Cuando lo expanda, ver una opcin etiqueta de no mantener
los grupos juntos en una pgina. Usando el selector desplegable, cambie esa opcin a
Mantener todo el grupo junto en una pgina (vea la figura 3.26).
Examine su informe en la Vista Preliminar, y ver que sus agrupaciones no estn divididas
a lo largo por los saltos de pgina.
Ejemplo de presentacin de informes de varias columnas

En todos los ejemplos anteriores, sus informes contienen columnas individuales de datos
que fueron repetidos solo una vez por pgina de informe. Qu sucede si usted quiere un
informe con dos o tres columnas de los mismos datos en una pgina de informe?
Para ilustrar este concepto, caminar a travs de la creacin de un tipo especifico de
informe llamado un Alpha Roster.
Un Alpha Roster es un nombre de fantasa para un informe alfabticamente agrupado y
ordenado, usualmente para direcciones, informacin de contactos, o algo similar. Para este
ejercicio, crear un Alpha Roster para los empleados de la empresa. El informe ser
agrupado por la primera letra del apellido del empleado y ordenado alfabticamente.
Agregando un origen de datos con el Generador de consultas

Para crear este informe, dirjase a la ficha Crear de la Cinta de opciones de Access y
seleccione Diseo de Informe. Cuando est en la vista Diseo, asegrese que el panel Hoja
de propiedades est activo haciendo clic derecho dentro del rea en blanco del informe y
seleccionando Propiedades. (Puede tambin pulsar F4 de su teclado).
En lugar de utilizar una consulta externa prediseada, crear el origen para su informe en
el vuelo usando el Generador de Consultas. Asegrese de que el men desplegable Tipo
de seleccin en el panel Hoja de propiedades este establecido a Informe. Ahora seleccione
la ficha Datos y haga clic en el botn elipsis (puntos suspensivos, el botn con tres puntos)
al lado de la propiedad Origen del registro (vea la figura 3.27).
Haciendo clic en este botn invoca al Generador de consultas, que puede usarse justo
como si fuere a construir una consulta estndar. Hasta este punto, puede crear la consulta
mostrada en la figura 3.28.
Como usted quiere hacer una lista alfabetica de los empleados, elegir las piesas ms
relevantes de datos para sus orgenes de registros, el nombre y apellido, nmero de
sucursal y puesto de trabajo.
Nota: Note la sintaxis especial en la primera columna de la consulta. Hemos introducido dos
puras y simples operaciones que puede fcilmente hacerlo en Access. Lo primero es la
funcin Recortar (Trim). Esta funcin corta todos los espacios en blanco extras al comenzar
o finalizar una cadena de texto. Esto es til en funcin con los datos que viene desde un
almacn de datos u otro sistema de legado como que a menudo tiene espacios extras antes
o despus de la cadena de texto. La segunda operacin es el ampersand (&) el cual es una
forma rpida de concatenar cadenas de textos en campos de Access. De hecho, la sintaxis
combina el Apellido y el Nombre en un campo combinado que se ver como lo siguiente:
Apellido, Nombre (Last_Name, First_Name)
Ahora usted debe guardar su consulta para asegurarse que se mantiene el origen de
registro del informe. Haga clic en el botn cerrar desde la ficha Diseo, grupo Cerrar y
seleccione el botn S cuando presente el cuadro de mensaje mostrado en la figura 3.29.
Para una verificacin rpida, dirjase al panel Hoja de Propiedades y examine la propiedad
Origen del registro de su informe y asegrese de que contenga su consulta recin creada.
Generando el Informe en la vista Diseo

Desde la ficha Diseo en la cinta de opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en el
botn Agregar campos existentes. Este abre el panel Lista de campos. La idea es arrastrar
los campos que usted quiera en su informe. Arrastre los campos que necesita sobre la
seccin detalle de su informe como lo demuestra la figura 3.30.
Ahora que tiene los elementos de datos bsicos para su lista de empleados. Antes de
continuar, posicione sus campos de datos y libere sus etiquetas hasta que se vean como la
figura 3.31.
Sugerencia: Para posicionar rpido y fcil los datos y etiquetas, resalte sus campos y
etiquetas, dirgete a la ficha Organizar en la Cinta de opciones y seleccione Apilado. Access
automticamente alinea y distribuye sus etiquetas y los datos dentro de un bloque ordenado
Recuerde que usted quiere sus informes agrupados y ordenados alfabticamente. Asi que
naturalmente, el siguiente paso es agregar un grupo. Desde la ficha Diseo en la cinta de
opciones, haga clic en el icono Agrupar y Ordenar. Ve el men Agrupacin, Orden y Total
como vio anteriormente. Desde este men, agregue el campo Nombre haciendo clic en el
botn Agregar un grupo y seleccione Nombre.
A continuacin, ordene su grupo a con A en la parte superior. Expanda el men haciendo
clic en el botn Ms. Y seleccione el tercer men desplegable con el valor por defecto por
valor completo (vea la figura 3.32).
Este men le da diferentes opciones para como agrupar el campo Nombre. Seleccione para
el grupo por primer carcter del campo Nombre.
Ahora tiene una agrupacin que empaqueta todos los empleados con la primera letra de su
apellido. Las cosas estn comenzando a reunirse ahora, pero aun no est hecho. Necesita
un campo que explcitamente muestre al informe de los usuarios que agrupaciones (con
que letra del alfabeto) estn viendo. Para esta seccin, debe agregar un campo para la
seccin encabezado de grupo.
EN la ficha Diseo, haga clic en el control Cuadro de texto como lo muestra en la figura
3.33.
Coloque el nuevo Cuadro de texto en la seccin encabezado de grupo del campo Nombre
(vea la figura 3.34).
Escriba lo siguiente en su nuevo cuadro de texto:

=Izquierda([Last_Name],1)
La funcin Izquierda (LEFT) analiza los caracteres izquierdos de una cadena de texto. Esto
requiere un argumento, el cual especifica el nmero de caracteres a analizar. El cdigo
anterior retorna solo el carcter izquierdo en la cadena de texto Last_Name. Ahora tome un
momento para examinar su informe en la vista preliminar. Hasta este punto, su informe
debe verse similar a la figura 3.35.
Usted casi ha terminado. Active nuevamente la vista Diseo, y de a su cuadro de texto

recientemente creado en el encabezado de grupo algn formato que se acomode mucho
mejor.
Tambin, usted debera cambiar el diseo de columna del informe para hacer mejor uso de
nuestro espacio del informe. Dirjase a la ficha Configuracin de Pgina desde la cinta de
opciones de Access y seleccione el icono Columnas. Cambie la configuracin para mostrar
Cuadricula, tamao de Columna y Diseo de columna de modo que ello se vea como la
figura 3.36.
Mostrar Cuadricula le dice a Access que quiere dos columnas por hoja en lugar del valor
predeterminado, el cual es una columna. Tambin necesita ajustar el ancho de columna en
la seccin Tamao de columna tal que sus varias columnas realmente se ajusten en la
pgina. Aqu el ancho de columna es cambiado a 8.891cm (3.25). Por ltimo, necesita
decirle a Access que los datos deberan ser organizados primero por yendo abajo en la
pgina y entonces empezar otra columna cuando el final de la pgina es alcanzado. Hasta
este punto, puede activar la vista Preliminar para tener un vistazo de su informe final (vea
la figura 3.37).
Usted ahora tiene una til y agradable formato de informe. Para practicar, modifique este
informe para agrupar los empleados por nmero de sucursal y entonces cree otro informe
donde son agrupados por Job title (puesto de trabajo). Una vez que cree un informe maestro
de agrupacin como este, es muy rpido y fcil crear informes adicionales con diferentes
agrupaciones.
Tcnicas de Formato
Ahora vamos a examinar algunas otras opciones de formato elegante. En primer lugar,
cubrir algunas sugerencias de formato para hacer a sus informes ms fciles de leer.
Entonces exploraremos como resaltar resultados especficos usando formato condicional
en los informes.
Dando formato para hacer sus informes ms legibles

A menudo en una lista de informes como su informe PrimerReport, es fcil ante los ojos del
usuario tener filas con colores de fondo alternados. De esta forma, leer a travs de una fila
no es problemtico. Adems, la numeracin de los representantes de servicios dentro del
grupo podran ser tiles de modo que los usuarios puedan darle un vistazo al total de los
representantes de servicios por sucursal y ordenar el rango de un representante en
particular. En anteriores versiones de Access, esto podra ser realizado solo con algn
formato de cuadros de texto no intuitivos. Para el 2007, Microsoft ha hecho muchas de estas
piezas de funcionalidades mucho ms accesible.
Vamos a empezar con los colores de fondo alternativo en su detalle de grupo. Para aplicar
colores de fondo alternativos, abrir el informe PrimerReport en la vista Presentacin y active
el panel Hoja de propiedades. En el panel Hoja de propiedades, seleccione Detalle desde
el men desplegable Tipo de seleccin. Hasta este punto, todo el detalle en su informe
debera estar resaltado.
Ahora seleccione la ficha Formato y busque la propiedad Color de fondo alternativo. All,
use el selector desplegable para elegir el elemento Fila Alterna como lo demuestra la figura
3.38.
Si usted examina ahora el informe, ver algunos agradables sombreados sutiles que
compensan todas las otras filas en la seccin detalle de grupo.
Para agregar una cuenta continua por cada grupo, cambie a la vista Diseo. Dirjase a la
ficha Diseo y haga clic en el botn Cuadro de texto (vea la figura 3.33 que demuestra cmo
hacerlo). Coloque el nuevo Cuadro de texto en la seccin detalle de su informe (vea la figura
3.39).
Ahora debe modificar las propiedades de su recientemente creado Cuadro de texto. Haga
clic en el nuevo Cuadro de texto, dirjase al panel Hoja de propiedades, y seleccione la ficha
Datos. En la propiedad Origen del Control, ingrese =1. A continuacin, establezca la
propiedad Suma continua a sobre grupo. La figura 3.40 ilustra que el panel Hoja de
propiedades debera verse igual despus de estos cambios.
En escencia, usted le dijo a Access que el valor de este cuadro de texto ser 1. Sin embargo,
tambin le dijo a Access cambiar la propiedad de este cuadro de texto tal que contenga una
cuenta continua de cada registro en el grupo. Refine el formato un poco para eliminar la
etiqueta de su cuadro de texto, cambiando su ttulo, y cambiando las etiquetas de columna
de modo que sean un poco ms inteligibles. Su informe final se ver similar a lo mostrado
en la figura 3.41.
Formatos para resaltar resultados especficos

Muy a menudo, querr resaltar registros especficos en sus informes para atraer la atencin
de los usuarios. Por ejemplo, usted puede querer resaltar esos representantes de servicios
que entran en el 10% superior o inferior de todos los representantes de servicios. Cmo
hara para que sus representantes de servicios sean agrupados y ordenados por sucursal?
La funcionalidad del formato condicional de Access hace esto fcil.
Abrir su informe PrimerReport en la vista Diseo y seleccione SumaDeSales_Amount en la

seccin Detalle del informe. A continuacin, seleccione el botn Condicional que se
encuentra en la ficha Diseo abajo en el grupo Fuente. Esto activa el cuadro de dilogo
Formato condicional mostrado en la Figura 3.42.
La idea aqu es agregar ciertas condiciones que si cumplen, conseguirn un cierto formato.
Supongamos que en este escenario, quiere resaltar cualquier campo Sales_Amoun que
est por encima de $26,000 o por debajo de $200.
En la primera condicin, establezca el operador mayor que y escriba el valor $26,000. A
continuacin establezca el formato a un fondo verde y la fuente a blanco y negrita. Haga
clic en el botn Agregar para aadir una segunda condicin. En la segunda condicin,
establezca el operador menor que y escribe el valor $200. A continuacin establezca el
formato a un fondo rojo y la fuente blanco y negrita. Cuando lo haya hecho, su cuadro de
dilogo se ver similar a la figura 3.43.
Haga clic en el botn Aceptar para salir del cuadro de dilogo Formato Condicional, y
entonces active la Vista preliminar para ver su informe con formato (vea la figura 3.44).
Creando una carta individual personalizada

En esta seccin, renes lo que has aprendido en este captulo para producir una carta
personalizada que es adaptada a cada cliente. Esto es similar a usar la combinacin de
correspondencia en Microsoft Word, solo que no hay necesidad de ejecutar Word aqu. Esto
es un ejercicio completamente fcil con el poder de Access y los informes de Access.
Desarrollando la Fuente de Datos del Informe

En este tutorial, enviar una carta de agradecimiento a sus clientes por su patrocinio de su
compaa. Tambin necesita hacer la carta un poco individualizada por direccin del cliente,
por nombre e incluir su historial de ventas sobre los ltimos seis meses.
Obviamente, esto significa que necesita los nombres del cliente, direccin, e informacin
del contacto. Tambin necesitar en detalle el nivel de transaccin tales como descripcin
del producto y cantidades vendidas. Esto permite incluir cada historial de ventas del cliente
en su propia carta personalizada. Cuando tenga una idea de que campos puede necesita
en sus cartas, puede iniciar diseando sus consultas de origen. Crear la consulta que ve en
la figura 3.45.
La tabla CustomerMaster alberga el nombre del cliente, direccin e informacin del

contacto. La tabla TransactionMaster contiene los detalles de ventas necesarios,
especficamente la descripcin del producto, la fecha de servicio, y las cantidades vendidas
en cada fecha de servicio. La tabla ProductMaster contiene una fcil lectura de la
descripcin de los productos. Note que usted est agregando y resumiendo los registros
por el campo Sales_Amount. Esto permite resumir sus datos por Fecha de servicios.
Guarde su consulta y nmbrelo FuenteCombCorres. Cierre su consulta.
Nota: Esto generalmente es una buena idea para probar la consulta que usar como el
origen de sus informes y cartas personalizadas. Esto permite ver exactamente que
resultados estn siendo retornados, dndole la oportunidad para modificar errores en la
consulta.
Diseo Inicial del informe

Crear un nuevo informe en la vista Diseo haciendo clic en Diseo de Informe en la ficha
Crear en la cinta de opciones de Access. Active el panel Hoja de propiedades y seleccione
Informe en el men desplegable Tipo de seleccin. A continuacin, haga clic en la ficha
Datos y seleccione la consulta FuenteCombCorres que acaba de crear desde la lista
desplegable de la propiedad Origen del registro. (vea la figura 3.46).
Ahora haga clic en el botn de comando Agregar campos Existentes bajo la ficha Diseo.
Agregue todos los campos a la seccin Detalle del Informe como lo muestra la figura 3.47.
Hasta este punto, tiene los iniciadores de sus cartas personalizadas individuales. Por
supuesto, necesitar algn ordenamiento de grupo en este informe para individualizarlo por
cliente. Desde que cada carta ser especificada a un nombre de cliente y direccin, es
natural que deba agregar un grupo Customer_Name.
Tmese un momento para pensar un poco acerca de que informacin debera ir dentro del
encabezado de grupo y que debera ir en Detalle de grupo. Como la informacin del
encabezado de grupo ser repetido por cada cambio en el grupo, tiene sentido que deba
querer su nombre de cliente e informacin de la direccin en esa seccin. La seccin
detalle, entonces, debe albergar la informacin de transaccin de un cliente especifico. De
modo que en primer lugar, crear un grupo en el campo Customer_Name. Su informe debera
verse similar a la figura 3.48.
Ahora mueva toda la informacin que identifica nicamente esos clientes en el encabezado
de grupo recientemente creado Customer_Name. Ademas, elimina las etiquetas de datos
por defecto que Access agrega y posicione la informacin de la direccin de modo que se
vea sospechosamente como la parte superior de una carta (vea la figura 3.49).
Si fuere a ver este informe en la vista Informe, ver que su carta est comenzando a tener
forma, pero la direccin se ve rara. Esto es porque tiene tres campos separados (Ciudad,
Estado y Cdigo Postal) que debera estar juntos para hacer una lnea de direccin limpia.
Para corregir este problema, agregue un nuevo control Cuadro de texto desde el grupo
Controles bajo la ficha Diseo. Entonces ingrese la siguiente sintaxis a su recientemente
agregado Cuadro de texto.
=Recortar([City]) & ", " & Recortar([State]) & ", " & [Postal_Code]
Aqu, usted est uniendo los tres campos usando ampersand (&). Note que est tambin
agregando una coma y algunos espacios encerrados en comillas. Esto asegura que su
direccin est formado en el ampliamente aceptado formato de Ciudad, Estado y Codigo
postal. Tambin est usando la funcin Recortar (Trim) para eliminar cualquier espacio en
exceso. Una vez que ha generado este Cuadro de texto, puede eliminar los campos City,
State y PostalCode.
Agregue otro control Cuadro de texto y esta vez, ingrese la siguiente sintaxis:
="Atte: " & Recortar([Contact_Name_First]) & " " & Recortar([Contact_Name_Last])
Esto une el campo primer nombre y el campo apellido precedido con la cadena Atte:
(seguido por un espacio). Nuevamente, despus de haber creado este cuadro de texto,
puede eliminar los campos COntact_Name_First y Contact_Name_Last. Hasta este punto,
su informe debera verse similar a la figura 3.50.
Nota: Usted puede estar preguntndose porque no simplemente usar un campo existente
para combinar Ciudad, Estado y Cdigo Postal. Bueno, si intenta agregar funciones a un
control que ha sido agregado con el men Agregar campos existentes, conseguir un error
Origen de control invalido o Referencia circular. El problema es que Access usa el
nombre de campo como el nombre del control. De modo que si tiene un campo nombrado
LastName, entonces el comando Agregar campos existentes crear un cuadro de texto
nombrado LastName. Si a continuacin usa el campo LastName en una funcin dentro de
este cuadro de texto, conseguir una referencia ambigua. Si necesita crear un campo
personalizado que contenga una funcin, es generalmente sencillo agregar un nuevo
control Cuadro de texto desde el grupo Controles bajo la ficha Diseo. De esa manera
puede asegurar sus funciones de informes personalizados estn libres de errores.
Sus prximos pasos involucran un poco de formatos para conseguir que este informe se
vea ms como una carta.
1 Comience a trabajar en su seccin detalle en primer lugar.
a. Posicione Service_Date, Product_Description y SumaDeSales_Amount de modo
que ellos estn en una lnea y apenas tocarse entre s. Asegrese de darle a cada
campo suficiente espacio horizontal de modo que los datos no se corten en la vista
del informe.
b. Seleccione cada campo, y dirgete a la ficha Formato de la ventana propiedades.
Seleccione Solido desde la lnea Estilos de los Bordes. Esto le da el detalle de
transaccin como se ve una tabla.
c. Vuelva a posicionar los campos y redimensione la seccione detalle de modo que la
parte inferior y la superior estn solo hasta con los campos del informe. Esto retorna
su transaccin de datos en una tabla contigua si hay varias lneas.
2 Ahora ponga atencin a la seccin Encabezado del Customer_Name del informe. El

objetivo es hacer que el informe se vea ms como una carta, de modo que haremos lo
siguiente:
a. Extienda el espacio vertical del encabezado Customer_Name y posicione la
direccin y la informacin del contacto cerca del medio.
b. Posicione la direccin de los clientes y la informacin del contacto de modo que ellos
estn alineados uno del otro a la izquierda y no tenga espacio vertical entre ellos.
c. Agregue algunas etiquetas en la parte bien inferior del encabezado de grupo para
Service_Date, Product_Description y Sales_Amount. Asegurese que las etiquetas
sean claras y descriptivas. Posicione las etiquetas de modo que ellas estn
alineadas horizontalmente con sus datos respectivos en la seccin detalle y asi el
extremo inferior de la etiqueta este justo tocando la parte inferior del lmite del
encabezado de grupo. Agregue algunos formatos de fondo para las etiquetas para
apartarlos del detalle.
d. Agregue un control Cuadro de texto y una etiqueta debajo de la informacin de la
direccin del cliente de modo que pueda poner algn texto que individualice las
direcciones de sus clientes. Hasta este punto, su informe debera verse similar a la
figura 3.51.
3 Usted no puede tener una carta sin una seccin de firma, y no puede tener una seccin
de firma sin un pie de grupo. Vamos a agregar eso ahora.
a. Seleccione el botn Agrupar y Ordenar desde la ficha Diseo para abrir el men
Agrupacin, Orden y Total. Expanda el men Company_Name y cambie de sin una
seccin de pie a con una seccin de pie. (vea la figura 3.52).
b. Expanda la seccione pie hasta casi el mismo alto vertical como la seccin
encabezado de grupo. Agregue algn texto para una apropiada conclusin y algn
espacio para una firma. La figura 3.53 le da una idea de alguna informacin que
pueda querer incluir.
Como puede ver en la vista Informe, su carta est empezando a verse como un documento
profesional. Vamos a agregar un poco de los toques finales para hacer de nuestra carta
realmente bien lograda.
Agregando los toques finales para una vista profesional

En esta ltima seccin, agregar algunos toques finales que le darn a su carta un aspecto
ms profesional y sentido.
En primer lugar puede agregar un logo para crear un aspecto de membrete de la empresa.
Puede usar su logo o cualquier grfico que tenga. Insertar el logo es tan simple como
seleccionar el botn de comando Logotipo desde el grupo Control de la ficha Diseo,
examine su archivo, y seleccione Abrir cuando lo haya encontrado. Access 2007 soporta
todas las maneras de archivos de grficos, de modo que no importa si su imagen est en
un archivo JPEG, BMP, PNG o GIF. Siga adelante y agregue un logotipo usando cualquier
imagen que pueda tener y colquelo en la seccin superior derecha de la seccin
Encabezado del Customer_Name.
Puede tambin agregar una firma persona a su carta. Con un escner o incluso en una
cuenta de fax electrnico (simplemente usted mismo manda una pgina de fax con su firma
en el) usted puede fcilmente conseguir un archivo de grfico de su firma. En su editor de
grficos favorito, realice la firma, solo la imagen que necesita y gurdelo como un archivo
de imagen. Ahora inserte la imagen de su firma justo despus de su nombre usando el
botn de comando Imagen del grupo Controles bajo la ficha Diseo. Asegrese de
redimensionar la imagen si es necesario.
Puede agregar un campo de fecha en la parte superior de su carta insertando un control
Fecha y Hora desde el grupo Control de la ficha Diseo. De esa forma su carta estar
automticamente actualizada con la fecha actual, y no necesitar preocuparse acerca de
cambiarlo la correspondencia est en una fecha posterior.
Finalmente, para impedir que sus cartas se mantengan juntas cuando imprime, active el
men Agrupacin, Orden y Total y verifique que las opcin Mantener todo el grupo junto en
una pgina est seleccionado para su agrupacin Customer_Name. Tambien, necesitar
forzar una nueva pgina despus de cada cliente. Para esto, simplemente haga clic derecho
en cualquier lugar dentro de la seccione pie de Customer_Name (donde ha puesto la
informacin de su firma) y seleccione Propiedades. Esto activa el panel Hoja de
propiedades. Seleccione la ficha Formato y cambie la propiedad Forzar nueva pgina a
Despus de la seccin como lo muestra la Figura 3.54.
Ya est listo. Active la vista Preliminar para ver su carta de aspecto profesional (ver la figura
3.55). Hasta este punto, puede imprimir y enviar esta carta a sus clientes, o puede guardar
esta plantilla y personalizarlo para otras cartas que podra necesitar enviar en un mnimo
esfuerzo.
Resumen
Los informes en Access le permiten a usted construir informes de aspecto profesional desde
los datos en su base de datos de Access. Puede usar tablas y consultas como el origen de
sus informes de Access. Con los informes de Access, puede crear informes al estilo PDF,
completar con grupos, ordenando y aplicando formato condicional. Puede tambin usar sus
datos de Excel para crear fcilmente Alpha Rosters, facturas, o cartas personalizadas de
datos generados. De hecho, las conveniencias y mejoras de productividad que puede ganar
desde los informes de Access son solo limitados por su creatividad y sentido intuitivo.
Usando Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos

En este captulo, descubrir que puede aplicar sus conocimientos de Tablas Dinmicas de
Excel a Access, creando anlisis de Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos. Aprender
como maniobrar estas poderosas herramientas para cambiar la manera que usted analiza
sus datos de Access y la manera de crear sus informes de Excel.
Sugerencia: Este captulo se enfoca en usar el poder de las Tablas Dinmicas y Grficos
Dinmicos en Access. Asumimos que usted est familiarizado con el mecanismo y los
beneficios de usar Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos en Excel. Si usted es nuevo en
Tablas Dinmicas completamente, considere tener en sus manos el libro Tablas y Grficos
con Excel, de Bill Jelen (Editorial QUE).
Trabajando con Tablas Dinmicas en Access

Una Tabla Dinmica es una de las ms robustas herramientas analticas encontradas en
Excel. Con una Tabla Dinmica, usted puede agrupar, resumir y realizar una extensa
variedad de clculo en una fraccin de tiempo que le toma hacerlo a mano. La ms
impresionante funcionalidad de una Tabla Dinmica es la habilidad para cambiar
interactivamente su contenido, formar datos, y alterar su utilidad total. Puede arrastrar y
colocar campos, cambiar dinmicamente su perspectiva, re calcular totales para ajustar la
vista actual, y ver detalles interactivamente para los registros de detalle.
Si las Tablas Dinmicas son su pasin y la razn por la que usan Excel, entonces es mejor
inclinarse por reservarlo como si le dijramos un secreto. Usted tiene el poder de las Tablas
Dinmicas en la yema de sus dedos all mismo en su base de datos de Access. Eso es.
Access llega con su propia versin de Tablas Dinmicas, permitindole a usted personalizar
sus anlisis al vuelo sin re-escribir sus consultas o pasarse a cdigo.
Tablas Dinmicas en Access?

Por aos, las Tablas Dinmicas podan solo ser encontradas en Excel. El equivalente ms
cercano para esta funcionalidad en versiones antes del 2000 de Access fueron las
tradicionales consultas de Referencias Cruzadas, el cual no llegan a acercarse al poder
analtico de las Tablas Dinmicas. El primer intento en una Tabla dinmica en Access vino
con Access 2000 donde los usuarios tenan la habilidad para incrustar un informe de Tabla
Dinmica de Excel dentro de un formulario. Desafortunadamente, esta caracterstica fue un
poco rudimentaria y olvidado por los usuarios con una interfaz que se sinti torpe en el
mejor de los casos. Sin embargo, Access 2000 tambin introdujo una prometedora nueva
tecnologa en el formulario de Componentes Web de Office. Office Web Componentes
permiti a los usuarios a crear pginas web interactivas con funcionalidades normalmente
encontradas solo en Excel.
Uno de estos componentes fue el Componente PivotTable (Tabla Dinmica). Aunque este
componente expone funcionalidad de Tablas Dinmicas para Access, el hecho es que fue
limitado por usare solo en Pginas de Acceso a Datos (Pginas Web basadas en ASP y
HTML), hecho en una herramienta poco prctica para anlisis de datos da a da.
Con el lanzamiento de Office XP, Microsoft brinda a los usuarios de Access la habilidad
para usar componentes de Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos en Consultas y entornos
de Formularios. Esto finalmente permiti los anlisis de datos prcticos usando Tablas
Dinmicas en Access. Esta funcionalidad se mantuvo relativamente intocable por muchos
usuarios, como fue relativamente dificultoso encontrarlo en versiones anteriores.
En Access 2007, los componentes de Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos an existen
y han sido trados al frente. De modo que solo se preguntar, Porqu debera
entusiasmarme acerca del uso de Tablas Dinmicas en Access?
Desde un punto de vista de Anlisis de datos, Las Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos
son algunos de las ms poderosas herramientas para calcular datos encontrados en Access
hoy. Considere estas capacidades.
Usted puede crear anlisis multidimensionales que supera con creces la limitacin
de las consultas tradicionales de Referencias Cruzadas.
Usted puede cambiar interactivamente su anlisis sin re-escribir sus consultas.
Usted puede dinmicamente ordenar, filtrar, agrupar y agregar clculos
personalizados con unos pocos clic de su ratn.
Usted tiene capacidades en detalles que permiten contraer y expandir detalles
analticos sin escribir cdigo.
Usted puede realizar ms de sus anlisis en Access en lugar de gastar tiempo
exportando datos puros nuevamente y progresivamente a Excel.
La anatoma de una Tabla Dinmica

La figura 4.1 muestra una Tabla Dinmica en blanco. Como puede ver una Tabla Dinmica
est compuesta de cuatro reas. Debido a como usted seleccione para utilizar estas reas
se define la utilidad y la apariencia de su Tabla Dinmica, esto es importante para
comprender la funcionalidad de cada rea.
El rea de Totales y Detalles
El Area de Totales y Detalles, resaltados en la Figura 4.2, es el rea que calcula y suministra
los detalles para su informe. Usted puede reconocer esta rea por la frase Coloque
campos de Totales o campos detallados aqu. Esta rea tiende a ser confuso para los
usuarios por primera vez debido a que tiene una doble funcin. En primer lugar, este
muestra los totales de agregacin tales como Suma de Ingresos (Sum of Revenue), (Count
of Units) Contador de Unidades, y Promedio de Precios (Average of Price). En segundo
lugar, almacena detalles de la fila de datos que es expuesta sobre expansin de campos
de Filas y Columnas.
El rea Fila
El area Fila, resaltado en la Figura 4.3, crea los encabezados bajo el lado izquierdo de la
Tabla Dinmica. Puede reconocer esta rea por la frase Colocar campos de Fila Aqu.
Colocando un campo dentro del area Fila muestra cada valor nico en ese campo bajo el
lado izquierdo de la Tabla Dinmica. Los tipos de campos de datos que usted debera
colocar aqu debera estar pensando en lo que usted debera querer agrupar y categorizar
(por ejemplo, ubicaciones, nombres de clientes y productos).
El rea Columna
El Area Columna, resaltado en la Figura 4.4, constituye el encabezado a lo largo de la parte
superior de la Tabla Dinmica. Puede reconocer esta rea por la frase Coloque campos de
columna aqu. Colocando un campo dentro del rea Columna, mostrar cada valor nico
en el campo en una columna perspectivamente orientada. El rea Columna es ideal para
mostrar tendencias sobre tiempo. Algunos ejemplos de campos que debera colocar all
deberan ser Meses, Periodos y Aos.
El rea Filtro
El rea Filtro, resaltado en la figura 4.5, le permite filtrar dinmicamente la Tabla Dinmica
basado en un valor en un campo. Puede reconocer esta area por la frase Coloque un campo
de filtro aqu. Los campos colocados all son pensados cuando quiera aislar y dar enfoque,
tales como ubicaciones, nombres de empleados y productos.
Creando una Tabla Dinmica Bsica
Inicie por construir la consulta que ve en la Figura 4.6, y a continuacin ir a la ficha Diseo
y seleccione Ver, y clic en Vista de Tabla Dinmica.
Hasta este punto, usted ve una Tabla Dinmica en blanco, mostrado en la figura 4.7 y una
lista de campos que estn en su conjunto de datos.
La idea es arrastrar los campos que necesita dentro de las areas de colocacin de la Tabla
Dinmica. Cmo saber dnde va los campos? Para responder esta pregunta, considere
dos cosas: que est midiendo y como quiere presentarlo. La respuesta a la primera
pregunta le dir cual campo en su origen de datos necesitar para trabajar, y la respuesta
para la segunda pregunta le dir donde colocar los campos. Por ejemplo, si usted quiere
medir la cantidad de ingresos por regin, automticamente conoce que necesitar trabajar
con el campo Ingresos (Revenue) y el campo Region. Adems, quiere a las regiones bajo
el lado izquierdo del informe y los ingresos sern calculados por cada regin. Por lo tanto,
conoce que el campo Regin ir dentro del rea Fila, mientras que el campo Ingresos ir
dentro del rea Detalle.
Ahora que usted conoce lo que necesita, comience seleccione el campo Region desde su
lista de campos y arrstrelo al area Fila como lo muestra la Figura 4.8.
Sugerencia: Si usted accidentalmente cierra su lista de campos de Tabla dinmica,

simplemente haga clic derecho dentro de la Tabla Dinmica y seleccione Lista de Campos
para reactivarlo.
A continuacin, seleccione el campo Revenue (Ingresos), a continuacin seleccione el Area
de datos del cuadro de lista desplegable en la parte inferior de la lista de campos de Tabla
dinmica como lo muestra la figura 4.9. Haga clic en el botn Agregar a.
Nota: Porque no simplemente arrastra el campo Revenue (Ingresos) al area Detalle? La

razn es que el componente Web de Tabla Dinmica requiere que usted vea los datos en
detalle antes que agregue los totales. Asi que si usted simplemente arrastra el campo
Ingresos (Revenue) al rea de datos, la Tabla Dinmica no mostrar la suma de ingresos,
en su lugar debera mostrar los detalles de ingresos por cada registro en su conjunto de
datos.
Tenga en cuenta que para usar el mtodo mostrado en la figura anterior, el campo agregado
debe ser numrico o moneda.
Hasta este punto, su Tabla Dinmica debera verse como la mostrada en la figura 4.10.
Puede agregar algunas dimensiones a este reporte arrastrando el campo

Product_Description (Descripcin del Producto) al rea Columna. Como puede ver en la
figura 4.11, con esto ahora tiene una vista tabular cruzada de ingresos por regin y
producto.
Ahora agregue el campo Market (Comercializar) al area de Fila y arrastre el campo Regin
al area Filtro (El area que leer Coloque el campo de filtro aqu). SU Tabla Dinmica debera
verse como la mostrada en la figura 4.12. Con solo unos cuantos clics, no solo tiene un
perspectiva totalmente nueva en los mismo datos, pero puede ahora filtrar por regin.
Una palabra acerca de arrastrar campos de un rea a otra

Cuando usted est arrastrando campos de una rea de una Tabla Dinmica a otra, su
cursor se convertir en una mini tabla dinmica. Que quiere decir esto, que su cursor se
vuelve dentro de un icono que representa su Tabla Dinmica. As como mueva su cursor
de un rea de su Tabla Dinmica actual a la siguiente, notar que partes diferentes del
icono ser mostrada. El rea sombreada corresponde al rea sobre el cual usted est
actualmente inmvil. Esto permite fcilmente discernir en cual rea usted arrastrar su
campo. La clave para decir sobre cual rea se cierne es ver el area sombreada del cursor
como lo muestra la siguiente imagen.
Sugerencia: Si necesita eliminar un campo de su Tabla Dinmica, una alternativa para

arrastrarlo fuera es haciendo clic derecho en el nombre de campo y seleccionado Eliminar.
CAPITULO: Analisis de Datos
Numeracin automtica
Para hacer mantenimiento a los registros fcilmente, puede ser prudente implementar un
buen sistema de numeracin para cada fila o registro. Usted necesita conocer sobre
algunas buenas herramientas de Excel y funciones antes de tomar un sistema de
numeracin en sus tablas.
La siguiente imagen proporciona una visin general de las funciones de redondeo de Excel.
En la vista de valores de la hoja (vs. La vista formula), si pulsa F9, todos los nmeros en la
fila superior cambian despus de cada clic debido a la funcin ALEATORIO que es usada
en la primera fila. Tambin, todas las funciones de redondeo cambian acordemente, pero
todos ellos hacen diferentes cosas: Algunos siempre redondean, otros redondean a 0
dependiendo en si ellos estn en rangos positivos o negativos, y as sucesivamente.
Esta seccin se enfoca en cuatro de las funciones de redondeo:

ENTERO: Esta funcin regresa la parte entera de un nmero pero lo redondea al entero
inferior; por ejemplo, ENTERO(7/2) regresa 3, y ENTERO (-7/2) regresa -4.
TRUNCAR: Esta funcin regresa la parte entera de un nmero pero lo redondea a 0; por
ejemplo, TRUNCAR(7/2) regresa 3, y TRUNCAR(-7/2) regresa -3.
COCIENTE: Esta funcin regresa la parte entera de un nmero despus de la divisin; por
ejemplo, COCIENTE(7,2) regresa 3. Sin embargo, en Excel 2003 y versiones anteriores,
COCIENTE solo es disponible a travs del paquete de Anlisis de Datos.
RESIDUO: Esta funcin regresa el residuo de una divisin; por ejemplo, RESIDUO(7,2)
regresa 1.
Existen algunas funciones ms que debera conocer en este contexto, la funcin FILA:
=FILA( ) regresa el nmero de la fila en la que est.
=FILA(A1) regresa el nmero de fila de la celda A1, el cual es 1. Cuando copia la formula
hacia abajo, la referencia A1 automticamente se actualiza a A2, y as sucesivamente.
La siguiente imagen muestra algn fantstico sistema de numeracin automtica:
A1: =FILA( )
D1: =DERECHA(000&FILA( ),3). El ampersand (&) es un conector de cadena para
enganchar cosas juntas; DERECHA toma los ltimos tres dgitos.
G1: =FILA(A1000). Los argumentos de la funcin FILA hacen que inicie desde un nmero
alto, y se ajusta a la copia.
J1: =RESIDUO(FILA( )-1.5)+1. Despus de cada 5 filas, el nmero comienza todo
nuevamente.
M1: =COCIENTE(FILA( )-1.5)+1. El nmero repite por si mismo cada cinco veces.
Aqu estn tres tcnicas importantes para usar en la implementacin de un sistema de auto
numeracin.
Usted puede seleccionar todo el rango de nmeros. Para hacerlo, haga clic en el
inicio de celda (por ejemplo, en A1), y en el cuadro de Nombres, escribe la direccin
de la celda final (por ejemplo, A1000), y pulse Mayus + Enter para seleccionar el
rango entero.
Puede exactamente empezar su funcin o formula, el cual automticamente finalice
en la celda de inicio; a continuacin, pulse Ctrl + Enter.
Puede cambiar las formulas en nmeros reales copiando la seccin entera,
seleccionando Pegar Valores de la lista desplegable Pegar.
La siguiente imagen muestra un tipo diferente de sistema de numeracin automtica: Este

coloca una serie de valores (a la izquierda) en un nmero de clases (en la columna I); puede
determinar cuntas clases usted desea entre el mnimo y mximo valor. Observe lo
siguiente en la prxima imagen.
El rango de las series de valores ha sido nombrado a data.

La celda G2 permite cambiar el nmero de clases.
Cuando cambia el nmero de clases, la frecuencia de clases se ajusta automticamente,
gracias a la siguiente formula en la celda I1:
=ENTERO(MIN(data)+(FILA(A1)*(MAX(data)-MIN(data))/$G$2)).
Subtotales
Un paso comn en los anlisis de datos es crear subtotales para subconjuntos especficos
de registros. Los Subtotales pueden ser sumados, promediados, aplicar la desviacin
estndar y similares. Este paso puede convertirse en una tremenda tarea de hojas
inmensas si usted no est familiarizado con las herramientas verdaderas para hacerlo
rpido y eficiente. Tal como aprender en esta seccin, tiene que seguir unas cuantas
reglas bsicas.
La siguiente imagen muestra una buena forma de seguir las pistas de sus lecturas, medidas,
observaciones y ms. Por supuesto, en su vida real, el nmero de registros es muc ho, y
repito, mucho ms largo que lo mostrado en la imagen. Adems, no querr repetir
informacin recurrente en cada registro como se hace aqu, debido a que es un trabajo que
consume demasiado tiempo, y tambin un potencial origen de error. Sin embargo, la ventaja
de no replicar informacin repetitiva se convierte en una desventaja grave cuando necesita

organizar sus registros. Si usted tiene registros incompletos, ordenar los registros por una
columna especfica debera cambiar una tabla limpia en un lo. (De modo que si usted tiene
intent ordenar, deshaga lo que acaba de hacer antes que el poder se vaya de sus manos.)
Aparentemente, usted realmente necesita rellenar todas esas celdas en blanco. Aqu les
digo una fcil, rpida y eficiente manera de seleccionar todas las celdas en blanco en esta
tabla y llnenla con los mismos datos contenidos en las celdas anteriores.
1 Seleccione las columnas A y B
2 Haga clic en Buscar y Seleccionar.
3 Seleccione Ir a Especial.
4 Seleccione celdas en Blancos.
5 Ahora todas las celdas en blanco han sido seleccionadas. Escribe el signo =, y a
continuacin pulsa la tecla Flecha arriba (para apuntar a la celda de encima mi).
6 Pulse Ctrl + Enter para colocar esta frmula en todas las celdas seleccionadas.
7 Reemplace las formulas con sus valores seleccionado Copiar, Pegado Especial, y elegir
Valores.
En la siguiente imagen se muestra la tabla completa. Digamos que quiere calcular la
desviacin estndar por placa y por anlisis de quienes trabajaron en esa placa. El primer
paso es asegurarse de que la tabla este propiamente organizada para este propsito.
Este es un ejemplo de organizacin multinivel, el cual puede lgralo siguiendo estos pasos:
1 Clic en Ordenar y Filtrar.
2 Seleccione Orden personalizado.
3 Agregar ID de Placa como el primer nivel.
4 Agregar Anlisis como el segundo nivel.
Cuando el orden es el correcto, haga lo siguiente:
1 Clic en Subtotal en la ficha Datos.
2 Ingrese el ID de placa en el cuadro Para cada cambio en.
3 Utilice la funcin DESVEST.
4 Seleccione las tres columnas para los cuales quiere los subtotales.
No solo obtienes los hermosos subtotales, tambin consigue una gran herramienta de
esquema a la izquierda de la hoja. Para agregar otro nivel de subtotal, siga estos pasos:
1 Clic en Subtotal nuevamente.
2 Ingrese el anlisis en el cuadro Para cada cambio en.
3 Seleccione Aceptar. No reemplace lo actual a menos que quiera hacerlo.
Nota: Si quiere deshacerse de los subtotales, seleccione la ficha Datos, clic en Subtotal en
el grupo Esquema, Quitar todo.
SI usted prefiere una estructura de tabla de Excel en lugar de la tabla mostrada en la imagen
anterior, sea consiente de que la herramienta Subtotal no trabaja en una tabla. Pero los
subtotales son realmente manuales, y puede seguir estos pasos para usarlo en una tabla.
1 Clic dentro de la tabla.
2 Clic en la Ficha Diseo.
3 Seleccione Convertir a rango. Ahora regresa en un conjunto regular de filas para sus
subtotales.
La siguiente imagen muestra una tabla que tiene columnas que fueron creadas en mal
orden. Cambiar su orden, especialmente si usted tiene un nmero inmenso de columnas,
sera otro enorme trabajo.
Pero puede usar el siguiente truco:

1 Cree una fila ficticia insertando una fila en blanco antes de la fila 1.
2 De a cada columna un nmero de clasificacin (en el orden en el cual quiera que las
columnas aparezcan).
3 Seleccione la ficha Datos, Ordenar y Filtrar, Orden personalizado.
4 Clic en Opciones.
5 Seleccione Ordenar de izquierda a Derecha.
6 Clic en Aceptar.
7 Ordenar por Fila 1.
8 Ahora puede eliminar la fila ficticia.
La siguiente imagen muestra el nmero de colonias que crecen en 10 placas Petri con dos
diferentes niveles de nutrientes. La tabla a la izquierda es buena para mantener registros
pero no para anlisis de datos. Eso es lo que la tabla a la derecha es. De modo que usted
necesita transferir los datos desde la tabla a la izquierda a la tabla en la derecha.
Cmo puede transportar los subtotales desde la izquierda a la tabla en la derecha? Utilice
la siguiente tcnica:
1 Contraer la tabla izquierda a solo los subtotales.
2 Seleccione B15:D26 (solo subtotales).
3 Seleccione Inicio, Buscar y Seleccionar.

4 Seleccione Ir a especial.
5 Seleccione Solo celdas visibles (De otra forma, debera copiar todo lo que est en medio
tambin).
6 Pulse Ctrl + C (para copiar lo que es visible).
7 Seleccione G2 y pulse Ctrl + V (para pegar solo los subtotales).
Ahora puede quitar los subtotales de la tabla de la izquierda. El nico problema es que los
valores en la derecha son cdigos rgidos, de modo que ellos no se actualizan cuando los
valores a la izquierda cambian.
Funciones de resumen
A menudo los anlisis de datos requieren funciones de resumen que proporcione
informacin resumida para un subconjunto en particular de solo registros. Excel llama a
estas funciones; Funciones de Base de datos. Ellos suministran operaciones de resmenes
regulares, acorde a condiciones que usted tiene que especificar en algn lugar. Las
funciones de base de datos requieren filtros que identifiquen el criterio para filtrar la Base
de datos, usando las etiquetas de tabla como identificadores.
Las reglas para filtrar son bastante simples:
Una tabla debe tener etiquetas o encabezados en la parte superior (usualmente en la fila
1).
Una tabla no puede contener completamente filas o columnas en blanco.
El filtro utiliza etiquetas, lo cuales son usualmente idnticos a las etiquetas de tabla.
El Criterio en el filtro que aparece en la misma fila acta como una condicin Y.
El criterio en el filtro que aparece en la misma columna acta como una condicin O.
Un filtro no puede contener completamente filas o columnas vacas.
La siguiente imagen muestra una tabla nombrado Data y tres filtros nombrados Filtro1,
Filtro2 y Filtro3.
En la celda K4, la funcin BDPROMEDIO debera calcular la media de la edad (K1), peso
(L1), y la presin arterial sistlica (M1) para los registros en Data acorde al Filtro1. Esta es
la formula:
=BDPROMEDIO(Data,K$1,Filtro1).
Solo copie la formula hacia abajo y a la derecha. Todo lo que tiene que cambiar es
BDPROMEDIO en BDDESVEST y BDCONTAR. Acorde a la tabla en la siguiente imagen,
la edad media de las personas mayores de 50 con una presin arterial sistlica de 140 es
69.
Nota: Si usted recibe un mensaje de #VALOR por el tercer argumento en el cuadro de

funcin, solo ignrelo.
Cualquier cambio en la configuracin de Filtro1 son automticamente reflejados en los

resultados de los clculos de resumen. Los mismo sucede cuando usted implementa los
otros dos filtros. Note que Filtro2 es creado como un filtro O, y filtro3 acta como un filtro Y.
El verdadero poder de estos filtros es que ellos pueden incluir campos que contienen
formulas filtradas. Puede solo expandir un filtro con un reciente nombre de campo inventado
que contenga una frmula para un filtro incluso ms personalizado. La idea detrs de la
formula es que si la formula evala a VERDADERO, el registro califica para el subconjunto
filtrado. Debera conocer, aunque, esa frmula que usted crea en un filtro siempre trabaja
en el primer registro, pero internamente se ejecuta a travs de todos los registros en la
tabla.
La siguiente imagen tiene una formula en su filtro para seleccionar todos los registros que
tienen una presin sangunea sistlica encima de la media de la presin sangunea sistlica:
=F2>PROMEDIO($F$2:$F$14). Usted necesita asegurarse que esta frmula verifique el
primer registro (F2) y compare con la media del todo, el rango absoluto ($F$2:$F$14).
Calcular filtros siempre evala a VERDADERO o FALSO. Ellos realmente muestran la
evaluacin para el primer registro, que resulta ser VERDADERO en 178, porque 178 es en
efecto mayor que la media de 161. Observe que las funciones de base de datos en la tabla
de resumen reflejan el subconjunto de lo que ellos estn basados, y ellos siguen esta regla:
SI la formula evala a VERDADERO, el registro califica.
Lo siguiente son ejemplos de algunos otros filtros:
Un filtro para registros entre el percentil 25vo y 75vo.

=Y(E2>=PERCENTIL($E$2:$E$14,0.75),F2>=PERCENTIL($F$2:$F$14,0.75))
Un filtro que excluya los registros con falta de lecturas de presin arterial sistlica:
=F2<>
Una alternativa de filtro para el mismo propsito:

=ESBLANCO(F2)=FALSO
Un filtro que escapa de las entradas no numricas:

=SI.ERROR(F2)=FALSE
Nota: Las entradas no numricas tales como NA o #N/A deben interferir con la mayora de
clculos.
Nota: Las formulas de filtro no pueden usar referencias fuera del rango de datos de la tabla.
De modo que no puede comparar la celda A2 del primer registro con la celda A1 (que es su
etiqueta) o con la celda A15 (que est fuera de la tabla que usted est filtrando). En casos
como este, puede tener que expandir su formula con funciones tales como SI.
Qu es una Tabla?
Una tabla en Excel es simplemente un rango rectangular con datos estructurados. Si ha
utilizado Access alguna vez, imagine el mismo funcionamiento en Excel, en las columnas
se agregan los nombres de los campos como por ejemplo Nombres, Apellidos y en las
filas se agregan los registros, como por ejemplo los datos que corresponden a los campos.
Aparentemente usted se dir y se preguntar, Pero, yo siempre he creado este tipo de tabla
en Excel, Qu es lo importante?, pues lo importante es que para crear una tabla en Excel
debe seguir una serie de pasos, pulsando clic en la ficha Insertar, grupo Tablas y clic en
Tabla.
Cuando Excel identifica que un rango de datos es una tabla, Excel responde de manera
ms inteligente a las diferentes acciones que se quiera realizar con ese rango, por ejemplo,
si desea crear un grfico en base a la tabla creada, entonces este grfico aumentara en
algo si decide agregar alguna otra columna o fila.
Nota: Excel 2003 posee una versin ms simple de tablas, que fue llamado listas, en Excel
2007 las tablas son mucho ms eficientes.
Cuando se crea una tabla en Excel, sus encabezados de columna, conocidos como
campos, en Access, aparecen con un cuadro desplegable para poder aplicar filtros.
Ventajas de una tabla con un rango normal

Al activar cualquier celda, se agregar una nueva ficha contextual llamado Herramientas
de Tabla con su ficha Diseo.
Las celdas contienen un formato de color de fondo y de texto, aunque puede ser variable.
Los encabezados de columna poseen una lista desplegable para aplicar filtros
Si la tabla es demasiado extensa y decide bajar para ver ms registros, los encabezados
de tabla reemplazarn a los encabezados de columna.
Figura 3. 1
Al ingresar una frmula en una columna, estas se transmiten automticamente a todas las
dems celdas. Las tablas trabajan con nombres de tablas y encabezados de columnas.
Excel puede eliminar alguna fila si esta duplicada.
Crear una tabla

Generalmente usted crear una tabla a partir de un rango existente, aunque si lo desea
puede crear una tabla a partir de un rango vacio, pero lo recomendable es tener diseado
lo que se quiere convertir en tabla.
Para crear una tabla a partir de un rango, siga estos pasos:
1 Asegrese que el rango no contenga alguna celda vaca.
2 Seleccione cualquier celda dentro del rango
3 Pulse clic en Insertar, grupo Tablas, y clic en Tabla. Aparece un mensaje que indica el
rango seleccionado y si la tabla posee encabezados.
Nota: Si usted desactiva la casilla La tabla tiene encabezados, entonces Excel aumentar
una columna con encabezados predeterminados.
Cambiar la apariencia de la tabla

Al crear una tabla Excel aplica un estilo y diseo predeterminado de tabla. Usted puede
modificar el diseo de la tabla, recuerde que un buen diseo hace ms atractivo su trabajo.
Cuando crea una tabla se aade la ficha contextual Herramientas de tabla con la ficha
Diseo. En el grupo Estilos de tabla, pulse clic en el botn Ms, de esta manera se
despliega la galera Estilos de tabla en la cual puede elegir el estilo que crea conveniente.
Agregar ms filas o columnas

Las tablas trabajan muy bien y mucho ms si necesita agregar una nueva fila de datos o
una nueva columna de campos. Por ejemplo si usted decide agregar una nueva columna,
Excel automticamente aplica el formato necesario a la nueva columna.
Practiquemos
En estos ejercicios aprender a crear una tabla a partir de un rango de datos, aprender a
aadir ms columnas y aplicar filtros.
Nota: Copiar el archivo 03_Tablas.xlsx al escritorio, este archivo se encuentra en el CDROM que acompaa al libro.
Advertencia: Las imgenes de este libro corresponden a Microsoft Windows XP, si usted
posee Microsoft Windows Vista seguramente algunas imgenes no se parezcan a las
mostradas.
1 Abrir el archivo 03_Tablas.xlsx.
2 Pulse clic en cualquier celda del rango de datos. Ahora pulse clic en la ficha Insertar,
grupo Tablas y pulse clic en Tabla
Aparece un cuadro de dilogo, pero observe que en el rango de datos aparecen unas lneas
discontinuas que rodean el rango.
3 Pulse clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Crear Tabla.
Observe como cambia el rango de datos, ahora posee un estilo de tabla y adems posee
una lista desplegable en los encabezados.
4 En la ficha Contextual Herramientas de Tabla, pulse clic en la ficha Diseo, y en el
grupo Estilos de Tabla, pulse clic en el botn Ms y sita el puntero sobre cada estilo en
la galera de estilos.
Observe como cambia el estilo de la tabla.
5 Pulse clic en el estilo que ms le agrade.
6 Pulse clic en la celda H1 y escribe: Telfono y pulse Enter.
Vea como se agrega automticamente el campo Telfono a la tabla, adems hereda el

color de los otros campos.
7 En la celda I1 escribe: Total Pedidos y pulse Enter.
8 En la celda I2 escribe: =F2+G2 y pulse Enter.
La tabla opera automticamente todos los registros ingresados, ya no tiene que utilizar el
famoso arrastre de autorrelleno para las celdas.
9 Con la tecla direccional Abajo, dirjase hasta la fila 42, sin salirse de la tabla.
Observe como en la parte superior los encabezados A, B, C Han cambiado por los
nombres de encabezados de la tabla.
10 En los encabezados de tabla, pulse clic en la flecha desplegable de Pas y desactive

todos los pases que no sean de Amrica del Sur. Pule clic en Aceptar.
El filtro solo muestra a pases como Brasil, Venezuela y Argentina.

11 En la ficha Diseo, grupo Herramientas, pulse clic en el botn Convertir en rango,
, pulse clic en el botn Si.
Ahora la tabla se ha convertido en un simple rango, aunque conserva el formato que aplic
a la tabla.
Funciones Matemticas
ABS
Devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto de un nmero es el mismo
nmero pero sin su signo, por lo que siempre ser un valor positivo.
Sintaxis: =ABS(nmero)
Ejemplo:
En la celda B2 se utiliza la funcin =ABS(A2) que devuelve el valor absoluto de 30, es decir
30, lo mismo con el valor de la celda A3. En la celda B4 se obtiene el mismo resultado,
pues el valor de -15 ser tambin 15 (Figura 4.6).
Moda
Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en un rango de celdas.
Sintaxis: =MODA(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplo:
En la celda B11 se utiliza la funcin =MODA(B2:B9) y el resultado es 6, pues se repite 4

veces, a diferencia de los dems nmeros que se repiten un menor nmero de veces que
el 6. Si hubiera un nmero menor que se repitiera la misma cantidad de veces que el
resultado, este no cambiara, pero si existiese uno mayor al resultado que se repitiera el
mismo nmero de veces, el resultado variara al mayor nmero.
PI
Devuelve el nmero 3,14159265358979, o la constante matemtica pi, con una exactitud
de 15 dgitos.
Sintaxis: =PI( )
Ejemplo:
Si escribes la funcin =PI() obtendrs el nmero 3,14159265358979, el cual puede ser
redondeado.
Puedes obtener el rea de un crculo en base a la frmula: =
En la celda B4 se utiliza =PI()*(B2^2), que se basa en la frmula dada lneas arriba

(Figura 4.8). El resultado est redondeado.
Raz
Devuelve la raz cuadrada de un nmero.
Sintaxis: =RAIZ(nmero)
Observacin: Si el nmero es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #NUM!.
Ejemplo:
En la celda B2 se utiliza la funcin =RAIZ(2) para obtener la raz cuadrada de 25 la cual es

5.
En la celda B3 el resultado es un error pues se us la funcin =RAIZ(A3) para un nmero
negativo (-9)
En la celda B4 se obtiene un resultado correcto, aunque en la celda A4 sea un nmero
negativo, pues se utiliz la funcin =RAIZ(ABS(A4)), la cual primero convierte el nmero
en positivo a travs de ABS y luego obtiene la raz (Figura 4.9).
Nmero romano
Convierte un nmero arbigo a un nmero romano con formato de texto.
Sintaxis: NUMERO.ROMANO(nmero;forma)
Observaciones: Si el argumento nmero es negativo, la funcin devuelve el valor de error
#VALOR!. Si el argumento nmero es mayor que 3999, la funcin devuelve el valor de
error #VALOR!
Ejemplo:
En el rango A2:A5 se encuentran los nmeros naturales y en el rango B2:B5 se encuentran

los mismo nmeros en romanos (Figura 4.10), convertidos al utilizar la funcin
NUMERO.ROMANO(A2), NUMERO.ROMANO(A3) y as sucesivamente por cada celda.
Contara
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de
argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un
rango.
Sintaxis: CONTARA(valor1;valor2;...)
Ejemplo:
Usando =CONTARA(B1:B4), la celda B5 muestra como resultado 4 (Figura 4.11), pues

esta funcin reconoce textos, nmeros y cualquier dato introducido en una celda.
Contar blanco
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)
Ejemplo:
Usando =CONTAR.BLANCO(B1:B5), la celda B6 muestra como resultado 1 (Figura 4.12),

pues en el rango existen dos celdas que estn vacas. Si de casualidad presionaste la Barra
Espaciadora, esta se contar como celda con datos.
Contar.si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio)
Donde rango es la celda o las celdas que se van a contar y deben contener nmeros,
nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de
texto no se tomarn en cuenta.
Donde criterio son las expresiones que deseamos contar, por ejemplo un criterio puede
ser contar Manzanas, contar numero mayores a 32, etc.
Observacin: En los criterios se puede utilizar los caracteres signo de interrogacin (?) y
asterisco (*). El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si deseas buscar un signo de
interrogacin o un asterisco reales, escribe una tilde (~) delante del carcter que deseas
buscar.
Ejemplo:
En la celda B14 el resultado es 3 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"Manzana"). El

resultado indica que en el rango B2:B13 hay 3 veces la palabra manzana.
En la celda B15 el resultado es 7 usando =CONTAR.SI(C2:C13;>55). El resultado
indica que en el rango C2:C13 existen 7 nmeros mayores a 55.
En la celda B16 el resultado es 5 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"?a*"). El resultado
indica que en el rango B2:B13 existen 5 palabras cuya segunda letra es a (manzanas y
naranjas).
Sumar.si
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados.
Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tendrn en cuenta.
Donde criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas
que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o
"manzanas".
Donde rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes
celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma,
las celdas del rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn si cumplen los criterios.
Ejemplo:
Dentro de la celda B14 el resultado es 48 pues est utilizando

=SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13). La frmula solicita que se sumen las
cantidades del rango C2:C13 si en las celdas B2:B13 est la palabra Manzana.
En la celda B15 el resultado es 75 usando =SUMAR.SI(C2:C13,">25"). La frmula
indica que del rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 25

Ingenieros Excel 2010 y 2007

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Capitulo 1: Conceptos Basicos de Excel

Tambin existe la opcin de anclar el programa Excel a la Barra de tareas de Windows 7.

Conocer la interfaz de Excel

Barra de herramientas de acceso rpido

Botones de Control de Excel

Botones de Control del Libro

Vistas del Libro

Trabajar con la Cinta de opciones

En el siguiente ejercicio conocer un poco sobre la Cinta de opciones.

Obtener datos externos

Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se

El Iniciador de Cuadros de dilogo

Un Iniciador de cuadro de dilogo no necesariamente abre un cuadro de dilogo, tambin

Vamos a conocer un poco sobre los iniciadores de cuadros de dilogo.

4 Pulse la tecla ESC. El cuadro de dilogo desaparece.

6 Haga clic en la X del Panel de tareas para cerrar el panel.

Personalizar la Cinta de opciones

4 En el rea de fichas, pulse clic en Inicio.

10 Haga clic en Nuevo grupo (personalizada) y luego clic en Cambiar nombre.

14 Ingrese nuevamente a Opciones de Excel y clic en Personalizar cinta. Recuerde

19 Agregue ms comandos. Note en la siguiente imagen los diversos comandos

Importar y Exportar la Cinta de opciones

Guardar los libros de Excel

Nota: Puedes guardar un archivo de Excel directamente a Windows SharePoint Services o

Nota: Si se encuentra activo la opcin de Mostrar las extensiones en Windows, entonces

Formatos de archivo de Excel

Formato de archivo basado en XML y habilitado

Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2010

Formato de archivo predeterminado de una plantilla

Formato de archivo predeterminado de una plantilla

Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003.

Formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003

Formato de datos XML.

Complemento basado en XML y habilitado para

Complemento de Excel 97-2003. Se trata de un

Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo

Guardar como PDF

Abrir Libros existentes

Abrir un libro existente como copia

Imprimir archivos de Excel

Crear nuevos libros

3 Pulse clic en Libro en Blanco.

Capitulo 2: Tecnicas Generales

Mtodos abreviados de navegacin

2 En el cuadro de dilogo Insertar funcin, seleccione la funcin DESVEST y haga clic en

4 Pulse clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, y la celda muestra

1 Haga clic en la celda A1 (o pulse Ctrl + Inicio).

En el siguiente ejercicio convertir todo el rango en una tabla.

El controlados de relleno est ubicado en la esquina inferior derecha de su celda o celdas

4 En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, seleccione Ms frecuentes (en el lado

6 Pulse clic en el botn Importar.

Referencias de Celda Relativa VS Absoluta

Vamos a comenzar en la celda F2:

Como resultado de ello, el comportamiento de la copia de la referencia de celda es correcta

Pulse F4 una vez para cambiar E11 a $E$11.

No incluya espacios en un nombre, ni puntos, @, #, /; subrayados est bien.

3 Pulse Enter. Si no lo hace, el nombre no existir.

En lugar de hacerlos todas manualmente, puede usar una herramienta de Excel:

2 Desde la seccin Nombres Definidos en la ficha Formulas, seleccione Crear desde la

Puede hacer algo similar en la celda G2 con la funcin SUMAR.SI: =SUMAR.SI(Anlisis,E2,

Anlisis (A2:A21 en este ejemplo)

La referencia de nombre comienza en A1.