Gerencia de

Comunicaciones
Ing. Msc estrella Bascaran Castanedo

Definicin de Comunicacin
La comunicacin es el intercambio de informacin
(mensaje) entre, por lo menos dos personas,
donde una funge como emisor y la otra como
receptor, siendo estos papeles intercambiables.
Se dice que una comunicacin es efectiva cuando
es transferida por el emisor y comprendida 100%
por el receptor. Chiavenato (1997)

Procesos de Comunicacin
El proceso de comunicacin de un mensaje
incluye, adems de los emisores y los
receptores, un canal de comunicacin y
procesos de codificacin y decodificacin del
mensaje, as como de retroalimentacin y
posibles interferencias (barreras) Robbins, &
De Cenzo (1996).

propsitos de la comunicacin
como actividad gerencial
1) Facilitar la informacin y compresin necesarias
a las personas para que puedan desempear sus
tareas con un mnimo esfuerzo (habilidad para
trabajar)
2) Proporcionar la motivacin, cooperacin y
satisfaccin del trabajo (voluntad de trabajar).
3) Si estos propsitos son bien logrados en
conjunto, entonces se obtiene una mejor
comunicacin entre los miembros que conduce a
un alto desempeo de los cargos. (Trabajo en
equipo).

Gestin de Comunicaciones en
Proyectos
inicio

Identificar
Stakeholders

Control

Distribuir
Informacin
Planificar
las
Comunicaciones
Planificacin

Ejecucin

Informar el
desempeo
Gestionar las
expectativas

Reglas de la Buena Comunicacin

1. Tenga claro lo que desea comunicar

2. Transmita el mensaje breve y en trminos

concisos
3. Asegrese que el mensaje ha sido comprendido
Una buena comunicacin supone expresarse con
claridad
Y esperar cualquier reaccin

Comprobar que el mensaje ha sido

recibido
1. Evaluar la penetracin de lo expresado
2. Escuchar al personal
3. Escuchar opiniones externas
4. Mejore la comunicacin al invitar a participar

TIPS a considerar
1. Influencia Cultural

2. Lenguaje Corporal
3. Aprenda a escuchar
4. Detecte Prejuicios
5. Aprenda a formular preguntas

Mejorar las Habilidades de

Escuchar
1. Centrar la atencin en la persona que habla
2. Retroalimentar en forma verbal o gestual al
orador
3. Hacer preguntas

4. No interrumpa hasta escuchar el pensamiento

completo

Mtodo vs Modo de Comunicacin

1.
2.
3.
4.
5.

Escrito
Oral
Gestos y Smbolos
Imgenes
Enfoque combinado

1. Formal
2. Informal

Barreras para el logro de una

comunicacin efectiva
1. Psicolgicas (emociones, personalidad, percepciones y
sentimientos),

2. Intelectuales (manejo de conceptos diferentes sobre

una misma informacin),
3. Polticas (pautas gubernamentales, costumbres)
4. Fsicas (ubicacin geogrfica).
5. Propias del proyecto (indefiniciones en el plan de
trabajo y alcance del proyecto; desviaciones no
deseadas del cronograma y flujo de fondos estimados)

Plan de Comunicaciones
El plan estratgico de comunicacin es un
elemento imprescindible en toda organizacin o
proyecto y que debe ser desarrollada en varios
pasos:
1. Conseguir apoyo Gerencial
2. Realizar un diagnstico de la necesidad de
informacin
3. Armar el calendario de eventos y la matriz de
comunicaciones
4. Establecer la estrategia de comunicacin
5. Implementar el plan

Calendario de Eventos

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)

Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Matriz de Comunicaciones

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)

Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Reuniones
La reunin es un mtodo que utilizan los
equipos de trabajo, para la bsqueda de
consenso y de estrategias para la solucin de
problemas, con el aprovechamiento efectivo del
tiempo y de la comunicacin en beneficio de la
organizacin y del equipo.

Tipos de Reuniones
1. Seguimiento y revisin del proyecto
2. Solucin de problemas

3. Revisin del diseo tcnico

4. Seguimiento al plan de adquisiciones
5. Seguimiento

Cartera

conflictos de recursos

de

proyectos

Sugerencias para la preparacin

de Reuniones
1. Establecer los objetivos de la misma
2. Indicar las normas que la van a regir.
3. Preparar la reunin (recursos humanos y
materiales de apoyo).
4. Tener la agenda con el orden del da
5. Determinar los tiempos estimados de duracin
por cada tema a tratar. (y cumplirlos)

Sugerencias para la gestin de

Reuniones
1. Definir quien ser el moderador(quien debe
controlar el grupo y ordenar las intervenciones.
2. Definir quien debe ser la persona que se
encargue de resumir, concluir y llevar nota de los
acuerdos.

Sugerencias para despus de

Reuniones
1. Siempre elaborar acta de la Reunin indicando
los compromisos y responsabilidades asumidos
por cada uno de los participan en la reunin.

Presentaciones

La presentacin es un proceso en el cual un

contenido de un tema se expone ante un
auditorio
u
otro
lugar,
la
presentacin
generalmente intenta informar y dar idea a una
persona de algn tema.
Tambin se puede realizar presentaciones en
programas
de
presentaciones,
como
OpenOffice.org o Microsoft PowerPoint.

Preparacin de Presentaciones
1. Determinar el propsito de la presentacin.
2. Conocer la audiencia y el saln a usarse.
3. Hacer un bosquejo de la presentacin con un
lenguaje sencillo que comprenda la audiencia.
4. Utilizar regencia durante su presentacin.
5. Practicar (mas de lo que se piensa que se debe
hacer)
6. Preparar ayudas visuales y probarlas.
7. Hacer copias de los materiales que se
entregarn.
8. Solicitar el equipo audiovisual, refrigerios y
salones con mucha anticipacin.

Durante las Presentaciones

1) Espere un poco de nerviosismo (todos los oradores lo
experimentan)
2) Conozca las primeras dos o
presentacin y tambin su cierre

tres

frases

de

su

3) Use el enfoque de las 3D en su presentacin

4) Hable con la audiencia con claridad y seguridad.

5) Utilice los movimientos apropiados que ayuden a

presentar un punto
6) Dedique tiempo a la interaccin con la audiencia

7) Al responder a las preguntas, sea sincero, franco y

seguro

Informe de Proyectos

Es una herramienta que permite confirmar

prioridades
en
un
lapso
de
tiempo
predeterminado presentando indicadores de
tiempo, costo, riesgo, abastecimiento, cambios y
avances del periodo, planes de contingencia para
el periodo siguiente.
Su
diseo
forma
parte
del
plan
de
comunicaciones del proyecto

Informe de Avance del Proyecto

(1)
Es importante recordar que un informe de
avances no es un informe de actividades.
No confunda la actividad o la diligencia con el
avance o el logro.
El cliente est interesado en particular en los
logros del proyecto (que avances se han hecho
haca el logro del objetivo del proyecto), en
lugar de en que actividades estuvo ocupado el
equipo.

Informe de Avance del Proyecto

(2)
Los informes sobre los avances del proyecto los
pueden preparar:
1. los miembros del equipo para el gerente del
proyecto o para su gerente funcional (en una
organizacin matricial),
2. el gerente del proyecto para el cliente,
3. el gerente del proyecto para la alta direccin
de la compaa del proyecto.

Informe de Avance del Proyecto

(3)

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)

Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Informe de Avance del Proyecto

(4)

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)

Editorial Mac Graw. Hill Mxico.

Informe de cierre del Proyecto

1. La necesidad original del cliente vs. objetivo original
del proyecto.
2. Requisitos originales del cliente vs. Beneficios reales
para el cliente.
3. Grado hasta el que se cumpli el objetivo original del
proyecto.
4. Una breve descripcin del proyecto.

5. Consideraciones futuras.
6. Una relacin de todas las partidas para entregar
(equipos, materiales, programas de computacin,
documentos como dibujos e informes, etc.)

7. Informacin de pruebas realizadas.

Documentacin del Proyecto y

Control de cambios
e

Lecturas Recomendadas
Para una mejor comprensin se sugiere la
lectura del capitulo 12 del libro sobre las
comunicaciones del proyecto Administracin
Exitosa de Proyectos de Jack Guido & James
Clements, 2 Edicin de Editorial Thompson
Paginas 290 a 383 disponible en 30133
Modulo 4