Universidad Catlica Boliviana San Pablo

Centro de Sistemas de Informacin

PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Y RESPALDO

Elaboracin de Backups
Los procedimientos de backups establecidos en el presente documento tienen como objetivos
proteger los datos y aplicaciones de software contra todo tipo de fallas que puedan ocurrir y
posibilitar la recuperacin de fallas en el menor tiempo posible y sin la prdida de datos.
Se debern establecer los procedimientos para la obtencin de copias de Seguridad de todos los
elementos de software necesarios para asegurar la correcta ejecucin de los Sistemas o
aplicativos de la Institucin.
Archivos que deben tener copias de respaldo

1. Backups del Sistema Operativo (en caso de tener varios Sistemas Operativos o versiones,
se contar con una copia de cada uno de ellos).
2. Backups del Software Base (Paquetes y/o Lenguajes de Programacin con los cuales han
sido desarrollados o interactan nuestros Aplicativos Institucionales).
3. Backups del Software Aplicativo (Considerando tanto los programas fuentes, como los
programas objetos correspondientes, y cualquier otro software o procedimiento que
tambin trabaje con la data, para producir los resultados con los cuales trabaja el usuario
final). Se deben considerar las copias de los listados fuentes de los programas definitivos,
para casos de problemas.
4. Backups de los Datos y de estructura de datos (Bases de Datos, ndices, tablas de
validacin, contraseas, tablespaces, usuarios, roles y todo archivo necesario para el
funcionamiento de los Sistemas de Informacin de la Institucin y la pronta recuperacin
de los mismos en caso de fallas).
5. Backups de archivos de usuarios (Archivos utilizados por el personal de la Universidad en
cada Departamento).

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Especificaciones y normas para la elaboracin de los backups

Para backups de Sistemas Operativos y de Software Base

6. Los backups de los Sistemas Operativos y de Software Base utilizados en el Centro de

Sistemas de Informacin debern estar almacenados en CD`s con etiquetas que contengan
la siguiente informacin:
-

Cdigo de numeracin del CD [tipo][nmero]

Identificacin del Sistema Operativo
Nmero de CD (en formato [nmero]de[cantidad total de CDs], ej. 2 de 3)
Versin
Idioma

7. Las claves de instalacin de los diferentes Sistemas debern ser administradas por el
Administrador de la Base de Datos y proporcionada al personal de soporte tcnico cada vez
que sea necesario manteniendo un registro sobre las instalaciones realizadas.
8. La ubicacin de resguardo de dichos backups ser la Sala de Servidores del Centro de
Sistemas de Informacin que cuenta con las condiciones apropiadas para el mantenimiento
de los medios.
9. La frecuencia de obtencin de estos backups deber ser anual o cada vez que se deteriore el
medio de almacenamiento de los mismos.
Para Backups del Software Aplicativo

10. Los backups del Software Aplicativo debern estar almacenados en CDs con etiquetas que
contengan la siguiente informacin:
-

Cdigo de numeracin del CD [tipo][nmero]

Nombre del Sistema
Versin
Ubicacin de las fuentes (formato: [nombre sistema]/[fuentes])
Ubicacin de los compilados (formato: [nombre sistema]/[compilados])
Ubicacin de los instaladores (si se tienen) (formato: [nombre sistema]
/[instaladores])
Nmero de CD (en formato [nmero]de[cantidad total de CDs], ej. 2 de 3)

11. La ubicacin de resguardo de dichos backups ser la Sala de Servidores del Centro de
Sistemas de Informacin y una mquina de la red.
12. La frecuencia de obtencin de stos backups es anual en caso de que no se registren
modificaciones; y cada vez que se elabore una nueva versin del sistema.

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Para Backups de datos

13. Los backups de datos y de estructura de las bases de datos debern realizarse para cada
base de datos que se encuentre a cargo del Centro de Sistemas de Informacin, a la fecha
son:
-

Bases de Datos ubicadas en los Servidores en custodia de Centro de Sistemas de

Informacin: UCBL, UCB2 e IISEC (Base de Datos del Instituto de Investigaciones
Socio Econmicas)
Bases de Datos externas ubicadas fuera del Centro de Sistemas de Informacin:
MPDL y MPDS (Bases de Datos de Maestras para el Desarrollo de La Paz y
Santa Cruz)

14. Los backups de datos debern elaborarse segn su importancia de la siguiente manera:
UCBL:
- backups completos diarios en pocas crticas como inscripciones y backups da por
medio en pocas normales.
- borrado de los backups anteriores semanalmente.
UCB2, IISEC, MPDL y MPDS:
- backups completos semanales.
- borrado de los backups anteriores mensualmente
Los backups se guardan en dos lugares fijos distintos, en el directorio backups del disco
donde se halla el motor y en un directorio creado para tal fin, en alguna de las mquinas
de la red.
Para todos los servidores copiar los ltimos backups de cada mes y traspasarlos a un
CD; cada tres meses se debe enviar el ltimo CD a bveda.
15. La nomenclatura de los backups sigue este patrn: aos (4 dgitos), mes (2 dgitos), da (2
dgitos). Ejemplo: el backup del 4 de Junio del 2000 es 20000406.dmp, donde dmp es la
extensin del archivo.
Para los directorios donde se almacenan los backups: [NOMBRE_SERVIDOR]/
[NOMBRE_BAKCUP]
16. Al sacar un backup se debe necesariamente crear un archivo log, en el mismo directorio en
el que se est creando el backup. Debe seguirse la misma nomenclatura usada en los
archivos bmp en el nombre de los archivos log.
17. Una vez que se han creado los dos archivos, el dmp y el log, deben comprimirse con algn
compresor de archivos (actualmente se lo realiza con el Winzip) y almacenarse en dos
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lugares fsicos distintos. Una copia debe quedar en el directorio Backups del disco
denominado motor, mientras que la otra copia en un directorio creado con tal fin, en alguna
de las mquinas de la red.
Backups de archivos de usuarios

18. Los archivos de usuarios se almacenarn en un disco duro bajo la responsabilidad del
personal de Soporte Tcnico de la Universidad y en base a la siguiente configuracin de
carpetas:
-

[Fecha]/[Nombre Departamento]/[Nombre Usuario]/

[Fecha]: Semestre-Ao, ej: 2-2004
[Nombre Departamento]: sigla o nombre segn corresponda, ej: ADM
PERSONAL
[Nombre Usuario]: inicial nombre y apellido, ej: mTorrez
La nomenclatura de los subdirectorios del usuario se realizarn segn la
informacin que almacene el usuario.

19. Se obtendrn backups de archivos de usuarios semestralmente para todos los usuarios de la
red de la Universidad.
20. Se verificar la informacin que se almacene, ntegramente, tanto el original como las
copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como comprobacin).
Asimismo, debe verificarse que la informacin no est contaminada con virus informtico.
21. En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los responsables de hacer el respaldo
de la informacin.
22. En el modo de trabajo multiusuario el responsable de hacer el respaldo de la informacin es
el administrador de la red, previa orden de trabajo por parte del usuario.

Medidas de seguridad

23. Se grabar el trabajo que se est realizando cada cierto tiempo (10 - 20 minutos
aproximadamente).
24. Si se est trabajando con disquete, antes de hacer uso de otro, se debe cerrar el archivo, de
lo contrario perder la informacin.
25. Si su archivo est en disquete y va a trabajar ms de una hora, se recomienda copiarlo al
disco duro y trabajar en l, una vez concluido el trabajo levante su informacin a disquete y
brrelo del disco duro.

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26. Se evitar el uso de disquetes muy antiguos o guardados durante mucho tiempo (ms de un
ao), as como los que empiezan a fallar.
27. Los medios magnticos deben estar alejados de los campos magnticos y no se les debe
acercar ningn cuerpo con propiedades magnticas (como los imanes, telfonos), ya que
podran provocar la prdida irrecuperable de los datos ya almacenados.
28. Cuando requiera grabar o borrar informacin no se debe levantar la compuerta del disk
drive (disquete de 5 1/4") o presionar el botn (disquete de 3 1/2"), porque puede ocurrir
que no slo se dae la informacin restante sino tambin el formato lgico, tomndolos
como bloques de sectores daados. Para retirar el disquete se debe esperar a que la luz del
drive (LED) est apagada.
29. No se debe mover la CPU conteniendo al disco duro cuando est encendido, porque los
cabezales de lectura-escritura pueden daar al disco.
30. Los ambientes donde se depositan los medios magnticos deben cumplir con las
condiciones adecuadas de temperatura y no presentar humedad.
31. Los medios magnticos en los cuales se almacenar los respaldos de la informacin sern
completamente nuevos (primer uso), verificndose su buen estado operacional.
32. Slo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendr acceso al ambiente
donde se encuentren estos medios magnticos.
33. Antes de descolgar el servidor de la red el supervisor debe enviar con 15 minutos de
anticipacin un mensaje a los usuarios para que salven su informacin.

Recomendaciones para realizar un backup

Para cumplir los requerimientos esenciales que se necesitan para efectuar el proceso de backup,
se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Consideraciones tcnicas

Las principales consideraciones tcnicas que pueden mencionarse son las siguientes:
34. Capacidad de Procesamiento: El criterio de capacidad de procesamiento se basa
fundamentalmente en la capacidad de almacenamiento en memoria externa disponible por
el usuario de la computadora, con el fin de poder efectuar procesos de respaldo de
informacin (backup), de acuerdo a los equipos existentes.
Esta clasificacin incluye las siguientes categoras:

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Microcomputadoras - Computadoras personales

Computadora de mediana capacidad (Minicomputadoras)
Computadora de alta capacidad (Mainframes)
Ambiente de Red

De acuerdo a esta clasificacin, se debe considerar qu tipo de backup es recomendable

usar para satisfacer las necesidades existentes.
35. Posibilidades respecto al uso de utilitarios interactivos de respaldo de informacin: En este
aspecto, en el mercado se disponen de un conjunto de utilitarios de propsito general que
permiten efectuar procesos de respaldo de informacin.
Para ello se debe disponer de criterios o metodologas apropiadas que permitan el uso de
estos utilitarios de acuerdo a:
-

Volumen de informacin que es posible procesar

Frecuencia de proceso de la informacin
Importancia de la informacin (Informacin sensitiva) con la finalidad de disponer
de un utilitario nico "estndar", que se adopte en cada Institucin.

36. Potencia: Es la capacidad de memoria operativa y velocidad de procesamiento. Este criterio

indica la cantidad de Kbytes de memoria operativa real o virtual, accesibles al usuario en la
computadora y la velocidad de la misma, las cuales se pueden clasificar de acuerdo a las
siguientes categoras:
-

Computadora de poca potencia

Computadora de mediana potencia
Computadora de alta potencia

Con los criterios mencionados, se debe seleccionar los utilitarios o el tipo de backup a usar en
un proceso determinado.
Consideraciones de sistemas

Los sistemas que van a ser utilizados se clasifican por los siguientes criterios:
37. Volumen de informacin de entrada: Este criterio implica considerar sistemas que trabajen
con informacin de entrada que permitan procesar:
- Pequeo volumen de informacin
- Mediano volumen de informacin
- Gran volumen de informacin
De acuerdo al volumen se debe usar el tipo de backup ms apropiado.
38. Volumen de informacin de salida: De manera similar al anterior, se debe considerar el
tamao de la informacin de salida para seleccionar el tipo de backup adecuado.

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Se puede clasificar en:

-

Sistemas de poca complejidad: Poseen un nmero reducido de archivos y de

unidades de tratamiento o procesos independientes.
Sistemas de complejidad media: Tienen gran cantidad de archivos y procesos
diferentes y requieren un tratamiento de sus datos por diferentes programas, para
lograr un resultado.
Sistemas de gran complejidad: Tienen caractersticas especiales, como calcular gran
cantidad de iteraciones u operaciones para los datos.

De acuerdo a lo mencionado, se debe indicar el tipo de backup a usar.

39. Sistemas que trabajan bajo la modalidad en tiempo real: Este aspecto es muy importante
para realizar un proceso de respaldo de informacin, puesto que no es lo mismo realizar
backups de archivos que son permanentemente usados (accesados) por los usuarios, para
ello es necesario tener en cuenta ciertos tipos o metodologas de respaldo de informacin
apropiada.
40. Organizacin del ambiente: Los backups realizados en disco o en cinta, deben ser
etiquetados y correctamente organizados para conocer en todo momento las ltimas
versiones y pueda localizarse fcilmente cuando se quiera restablecer los datos en el disco
duro.
Para organizar el medio en que se va a realizar el backup se pueden seguir los siguientes
pasos:
-

Etiquetado: cada CD debe ser etiquetado usando un cdigo sencillo que indique a que
lugar del sistema de backup pertenece y con un nmero de secuencia.
Mantener un registro: todos los CDs necesitan algn tipo de registro escrito del
contenido que hay en l y la fecha de cuando ha sido grabado.
Almacenamiento: los grupos de CDs deben guardarse en sus propios contenedores,
marcados cada uno con sus propias etiquetas y registros. Pueden ser almacenados en un
ambiente externo al rea de trabajo para prevenir la prdida de los datos.
Rotacin: se debe instaurar procedimientos y un control de registro para ver que los
backups se han efectuado y que los backups cruciales se han enviado a un lugar seguro
fuera de la instalacin. La frecuencia de renovar el backup que se tiene en otro lugar
depende de la importancia de los datos.

De respaldo de seguridad
41. La informacin almacenada debe ser verificada ntegramente, tanto el original como las
copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como verificacin).
Asimismo, debe verificarse que la informacin no est contaminada con virus informtico.
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42. Los archivos que son textos, hojas de clculo, grficos, etc., mientras no se concluyan,
sern guardados en una sola copia por cada actualizacin para facilitar su almacenamiento.
Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de respaldo, en forma
empaquetada o no, dependiendo del tamao del archivo.
43. Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este deber guardarse fsicamente en
otra unidad magntica (diskette, cinta o disco) diferente a la que contiene el archivo
original.
Del almacenamiento fsico
44. Los ambientes donde se depositan los medios magnticos deben contar con adecuadas
condiciones de temperatura y no presentar humedad.
45. Los medios magnticos en los cuales se almacena la informacin histrica deben ser
completamente nuevos (primer uso), verificndose su buen estado operacional.
46. Slo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendr acceso al ambiente
donde se encuentren estos medios de almacenamiento.