Você está na página 1de 135

BRENDA COUTO DE BRITO ROCCO

Um estudo sobre gesto de documentos arquivsticos digitais na


Administrao Pblica Federal brasileira

Dissertao de mestrado
Maro de 2013

BRENDA COUTO DE BRITO ROCCO

UM ESTUDO SOBRE GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NA


ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL BRASILEIRA

Dissertao de Mestrado apresentada ao


Programa de Ps-graduao em Cincia da
Informao, convnio entre o Instituto Brasileiro de
Informao em Cincia e Tecnologia e
Universidade Federal do Rio de Janeiro/ Escola de
Comunicao, como requisito parcial obteno
do ttulo de Mestre em Cincia da Informao.

Orientadoras: Prof. Dr. Ana Maria Barcellos Malin


Prof. Dr. Maria Nlida Gonzlez de Gmez

Rio de Janeiro
2013

R671e Rocco, Brenda Couto de Brito.


Um estudo sobre gesto de documentos arquivsticos digitais na
Administrao Pblica Federal brasileira. 2013.
130 f. : il. ; 30cm.
Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Programa de Psgraduao em Cincia da Informao, Instituto Brasileiro de Informao
em Cincia e Tecnologia, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Escola
de Comunicao, , Rio de Janeiro, 2013.
Orientadores: Ana Maria Barcellos Malin
Maria Nlida Gonzlez de Gmez
1. Documentos arquivsticos digitais. 2. Administrao Pblica. 3.
Gesto de documentos. I. Malin, Ana Maria Barcellos (orient.). II.
Gonzlez de Gmez, Maria Nlida (orient.). III. Universidade Federal do
Rio de Janeiro. Escola de Comunicao. Instituto Brasileiro de Informao
em Cincia e Tecnologia. IV. Ttulo.
CDD 025.1714

BRENDA COUTO DE BRITO ROCCO

UM ESTUDO SOBRE GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NA


ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL BRASILEIRA
Dissertao de Mestrado apresentada ao Programa
de Ps-graduao em Cincia da Informao,
convnio entre o Instituto Brasileiro de Informao
em Cincia e Tecnologia e Universidade Federal do
Rio de Janeiro/ Escola de Comunicao, como
requisito parcial obteno do ttulo de Mestre em
Cincia da Informao.

Aprovada em: _____________________________

Prof. Dr. Ana Maria Barcellos Malin, Orientadora


(PPGCI IBICT/UFRJ)

Prof. Dr. Maria Nlida Gonzlez de Gmez, Coorientadora


(PPGCI IBICT/UFRJ)

_______________________________________________________________
Prof. Dr. Jos Maria Jardim, Membro Externo
(PPGARQ/UNIRIO)

_______________________________________________________________
Prof. Dr. Rosali Fernandez de Souza, Membro Interno
(PPGCI IBICT/UFRJ)

_______________________________________________________________
Prof. Dr. Daniel Flores, Suplente
(PPGPPC/UFSM)

Dedico essa dissertao:

A minha me, Celi, e minha irm, Bianca


Com todo o amor que h nesta vida
A meu pai, Genival (in memoriam)
Com saudades
Ao Marcio
Com todo carinho e cumplicidade
dona Sonia
A quem devo todo o meu lado de pesquisadora

AGRADECIMENTOS

Aps muito esforo e dedicao, mais uma etapa de minha vida acadmica
chega ao final. Graas ao apoio e carinho de muitos, essa trilha percorrida tornou-se
mais suave, pois eu tinha em quem me apoiar. Por isso, deixo aqui meus
agradecimentos.
A Deus, que me forneceu sade e fora para percorrer e ultrapassar os altos
e baixos encontrados durante o curso de ps-graduao.
A minha me, Celi, que tanto amor me dedicou. Graas a ela, fui capaz de
enfrentar grandes desafios e me tornar o ser humano que sou.
A meu pai, Genival (in memoriam), que no pde estar nesse momento, mas
que, em muitos outros, esteve ao meu lado, me confortando e puxando minhas
orelhas quando necessrio. Tanto meu pai quanto minha me jamais desistiram de
me incentivar a estudar e se sacrificaram muito para que eu chegasse aqui. Muito
obrigada, meus amados pais.
A minha irm, Bianca (Bya), a quem devo tudo! Tudo mesmo! Ela minha
parceira, minha cmplice, minha professora, minha revisora, minha tutora, minha
vida! Minha irm minha verdadeira alma gmea, pois ela me completa e quem
eu posso chamar de meu dolo.
A Marcio, meu companheiro, parceiro e calmante. Quanta pacincia ele
demonstrou comigo nos meus momentos de loucuras durante o mestrado.
A toda a minha famlia, que soube compreender meus momentos de
ausncia e estresse total.
A minha prima, Maria Carolina, pela ajuda em pleno Carnaval.
Ao Arquivo Nacional, instituio onde trabalho, em especial CoordenaoGeral de Gesto de Documentos (COGED). A todos os meus companheiros
cogedianos, pela fora e pelo apoio. Em especial ao meu Grupo de Trabalho de
Documentos Eletrnicos, Cludia, Leonardo, Carlos Ditadi, Carolina e Jos Marcio.
Carol e Z, muito obrigada pelos momentos de desabafo e pelos sorvetes para
relaxar: abenoado Cirandinha!
equipe do MAPA, em especial a Anglica Ricci e Dilma Cabral, pelo apoio
e livros emprestados.
A Margareth da Silva, por todo o ensinamento que me deu e pela forma que

me recebeu como uma filha no Arquivo Nacional.


A minha orientadora, Prof. Dr. Ana Maria Barcellos Malin, por toda a
instruo e a orientao que me deu. Acima de tudo, pela compreenso nos
momentos de turbulncias que vivi nesse perodo, e por, em nenhum momento,
desistir de mim.
A minha coorientadora Prof. Dr. Maria Nlida Gonzlez de Gmez, que,
apesar da agenda corrida, aceitou me auxiliar nessa pesquisa.
Aos professores do curso, que me inspiraram em minha pesquisa e na
vontade de ensinar e transmitir conhecimento.
Aos colegas da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ,
que me acolheram bem e acreditaram em mim desde minha primeira participao,
em 2006. Em especial a Rosely Rondinelli, Neire Martins e Daniel Flores, pela troca
de informaes e conhecimento.
A G. Suhett, pelo apoio, carinho e generosidade que me deu nesse perodo
de correria e desafios.
Aos amigos da FEIC, que muito apoio espiritual me deram, em especial ao
Maurcio, que tanto me ajudou em minhas pesquisas.
A Marcelo Siqueira, pelos livros emprestados e incentivo.
A Eloi Yamaoka, pelas longas conversas e trocas de informaes. Voc
uma pessoa de generosidade intelectual absurda. Vejo voc como fonte de
inspirao. Agradeo tambm pelas risadas que permitiram momentos de
descontrao.
Aos colegas do mestrado, pela jornada que tivemos juntos. grande famlia
e agregados, Dayo e Priscila, Ndia e Andressa. A Sandrinha e Regina. Regina,
aprendi tanto com voc nos momentos de tietagem a Morin. Aos papos com Patrick,
pela net, e a nossas reflexes sobre a arquivstica. A Simone Dib, pelas risadas e
pelo estresse compartilhado.
Agradecimentos especiais para as meninas super-poderosas, com quem
criei fortes laos de amizade, Paulinha, Mariana e Tarcila. Paula, nossa mente
criativa deu incio a uma grande amizade!
A Fabiano Cataldo , amigo de boas risadas e confisses.
Aos meus amigos da dana, em especial Marcelinho e Flavia, que me
ajudaram com essa mgica atividade que acalma o corao.
A todos os meus amigos, por sempre estarem prximo e compreenderem o

momento de conquista que configura, para mim, essa dissertao.


E, por fim, a toda a NGF, que tanto amor, carinho e alegria compartilha
comigo. Nossa grande famlia me ajudou muito a enfrentar um dos momentos mais
difceis que passei durante essa caminhada.

Se no buscarmos o impossvel, acabamos por no


realizar o possvel.
(Leonardo Boff)

A pessoa humana no pode ficar refm da


tecnologia, nem submetida a sua lgica, mas a
tecnologia quem deve estar a servio da promoo
da vida humana, em suas pujantes potencialidades.
(Valmor Bolan)

RESUMO
ROCCO, Brenda Couto de Brito. Um estudo sobre gesto de documentos
arquivsticos digitais na Administrao Pblica Federal brasileira. Rio de
Janeiro, 2013. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)- Programa de Psgraduao em Cincia da Informao, Universidade Federal do Rio de Janeiro,
Escola de Comunicao, Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia,
Rio de Janeiro, 2013.

Analisa a problemtica dos documentos digitais para a gesto de documentos


arquivsticos na Administrao Pblica Federal brasileira, tendo como ponto de
partida um estudo sobre o uso das Tecnologias de Informao e Comunicao na
produo e disseminao dos documentos digitais na sociedade. Esta pesquisa tem
como objetivo analisar o desenvolvimento da gesto de documentos arquivsticos no
Brasil e como ela tem sido aplicada no meio digital. O aumento do registro das
informaes em documentos digitais e o direito de acesso informao conferem
importncia cada vez maior para o estudo sobre a gesto dos documentos
arquivsticos no Brasil, em especial no meio digital. O referencial terico buscou na
Arquivologia, na Cincia da Informao e na Diplomtica os conceitos a partir dos
quais os questionamentos deste texto foram apresentados. Conclui apresentando o
cenrio atual dos documentos arquivsticos digitais no mbito da Administrao
Pblica Federal e consideraes sobre os rumos que a gesto desses documentos
tem tomado no Brasil.

Palavra-chave: Documento arquivstico digital. Administrao pblica. Gesto de


documentos.

ABSTRACT
ROCCO, Brenda Couto de Brito. Um estudo sobre gesto de documentos
arquivsticos digitais na Administrao Pblica Federal brasileira. Rio de
Janeiro, 2013. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)- Programa de Psgraduao em Cincia da Informao, Universidade Federal do Rio de Janeiro,
Escola de Comunicao, Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia,
Rio de Janeiro, 2013.

To analyze the problem of digital documents to record management in Brazilian


Federal Public Administration, taking as its starting point a study on the use of
Information Technologies and Communication in the production and dissemination of
digital documents in society. This research aims to analyze the development of the
digital record management in Brazil and how it has been applied in the digital
medium. The increase in the recording of information into digital documents and the
right to access information give increasing importance to study on the digital record
management in Brazil, especially in the digital environment. The theoretical sought in
Archival Science in Information Science and Diplomatic concepts from which the
questions of this paper were presented. To conclude, to present the actual scenario
about the digital archival documents within the Federal Public Administration and
considers the directions that record management of these documents has taken in
Brazil.

Keyword: Digital records. Public Administration. Record management.

SUMRIO

INTRODUO ....................................................................................

13

INFORMAO, DOCUMENTO E ARQUIVO ....................................

17

2.1

INFORMAO ...................................................................................

18

2.2

DOCUMENTO ....................................................................................

21

2.3

ARQUIVO.............................................................................................

24

DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL ..........................................

32

3.1

DOCUMENTO ARQUIVSTICO ..........................................................

32

3.2

O DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL ......................................

44

3.3

A PROBLEMTICA DO DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL ....

47

DIREITO DE ACESSO INFORMAO PBLICAE A GESTO

53

DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NO BRASIL .........


4.1

ACESSO INFORMAO NO BRASIL ............................................

53

4.2

A GESTO DE DOCUMENTOS .........................................................

63

4.2.1

A Administrao Pblica Federal brasileira ........................................

78

4.2.2

O sistema de gesto de documentos arquivsticos ...........................

83

QUADRO

89

NORMATIVO

AVALIAO

DA

GESTO

DE

DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS ....................................


5.1

QUADRO NORMATIVO .....................................................................

89

5.2

AVALIAO ........................................................................................

94

CONSIDERAES FINAIS ...............................................................

107

REFERNCIAS .................................................................................

110

ANEXOS ............................................................................................

121

APNDICES

129

LISTA DE SIGLAS

AN

Arquivo Nacional

APF

Administrao Pblica Federal

CI

Cincia da Informao

ICA

International Council of Archives / Conselho Internacional de


Arquivos

Conarq

Conselho Nacional de Arquivos

CPD

Centro de Processamento de Dados

CTDE

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

DBTA

Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica

GDA

Gesto de Documentos Arquivsticos

InterPARES

International Research on Permanent Authentic Records in


Electronic Systems

LAI

Lei de Acesso Informao

PC

Computador Pessoal

SIGA

Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos, da


Administrao Pblica Federal

SIGAD

Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos

TIC

Tecnologia da Informao e Comunicao

LISTA DE QUADROS

Quadro 1

Resumo dos 5 marcos dos arquivos

27

Quadro 2

28

Quadro 3

Sequncia cronolgica 1930-1980 dos principais acontecimentos


que influenciaram a teoria e prtica arquivstica
Conceito de documentos arquivsticos

Quadro 4

Pesquisa para identificar caractersticas dos documentos

39

35

arquivsticos
Quadro 5

Elementos constituintes do documento arquivstico

42

Quadro 6

Marcos das TICs de 1900 at 1980

45

Quadro 7

Principais vantagens e desvantagens do documento em meio

48

digital
Quadro 8

Ilustrao de variabilidade limitada

51

Quadro 9

Apontamentos constitucionais sobre acesso informao 1934


a 1967
Histrico da legislao de acesso informao

55

Sumrio da legislao relativa Gesto de documentos


arquivsticos di0gitais no mbito da APF brasileira

89

Quadro 10
Quadro 11

57

13

1 INTRODUO
Nessa perspectiva do uso dos arquivos para defesa dos
direitos humanos, a abertura da informao que existe nos
arquivos deveria ser maior, porquanto um dos temas
fundamentais em toda a reivindicao sobre o papel dos
arquivos na defesa dos direitos humanos o conhecimento
da verdade, o conhecimento do passado, o direito de
saber dos cidados, o direito de saber das coletividades
(QUINTANA, 2011, p.8).

Uma nova realidade bateu porta da civilizao, em meados do sculo XX:


a difuso das denominadas Tecnologias da Informao e Comunicao (TICs), que
culminou em mudanas significativas na forma de comunicao dos homens, assim
como na forma de registrar as informaes. Os registros que eram feitos de forma
analgica, principalmente, em suporte papel, passaram a ser feitos em meio digital.
O meio digital impulsiona a rapidez na produo e transmisso das
informaes na atualidade.
Tais informaes podem se apresentar registradas em documentos
arquivsticos digitais.
A presente pesquisa surgiu da necessidade de analisar como os rgos da
Administrao Pblica Federal (APF)1 esto se preparando, por meio da Gesto de
Documentos Arquivsticos (GDA)2, para atender a demanda de acesso aos
documentos digitais. O Tema mostra-se relevante frente aprovao da Lei de
Acesso Informao (LAI), lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o
acesso informao pblica previsto na Constituio da Repblica Federativa do
Brasil (1988).
Partiu-se da hiptese de que para a produo e manuteno de documentos
arquivsticos digitais necessria a implementao de procedimentos de gesto
arquivstica por parte da APF. Questionou-se, tambm, se a ausncia destas
condies pode por em risco o direito do acesso informao, pois compromete os
documentos que as registram.
A gesto arquivstica de documentos ameniza tais riscos, por meio de seus
procedimentos e operaes tcnicas que abrange os documentos em fase corrente
e intermediria, at a destinao final, seja a eliminao ou o recolhimento para
1

O termo Administrao Pblica utilizado nesse trabalho como sinnimo de Poder Executivo
Federal, salvo referncia contrria explicita.
2
Gesto de documentos do ingls records management.

14

guarda permanente.
Para conceituar documento arquivstico digital, foi feita uma reviso da
literatura em textos e artigos que tratam dos seus diferentes enfoques e, das
relaes e fronteiras com os conceitos de informao, documentos e arquivos
Durante a reviso deparou-se com um problema terminolgico que mereceu
ateno para o desenvolvimento da pesquisa: o conceito de Arquivo. Heredia
Herrera (1991) j apontava a dificuldade em torno desse conceito devido aos
diversos entendimentos do termo. Arquivo, segundo definio do Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica (DBTA) apresenta quatro acepes, a saber:

1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade


coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver tambm fundo.
2 Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento
tcnico, a conservao e o acesso a documentos.
3 Instalaes onde funcionam arquivos.
4 Mvel destinado guarda de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005,
p.27).

Foram utilizadas as concepes 1 e 2 expostas acima, referindo-se


arquivo como conjunto de documentos, e instituies arquivsticas

para

denominar os responsveis pela custdia, processamento tcnico, conservao e


acesso aos documentos.
Tendo como base a fundamentao de que arquivo o conjunto de
documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no decorrer
de suas atividades, a fim de registrar ou apoiar uma ao, e que os mesmos devem
ser autnticos e confiveis, esta pesquisa pretende compreender como A APF
brasileira deve tratar tais documentos produzidos, tramitados e armazenados em
meio digital.
Foram descritas e analisadas as caractersticas e especificidades dos
documentos arquivsticos digitais, objeto dessa pesquisa, com o intuito de identificlos e levantar as principais questes a serem observadas pela APF orientando-a no
tratamento desses.
Partiu-se do pressuposto da existncia de uma relao entre o direito de
acesso informao, resguardado por lei, e o documento arquivstico digital, que
registra as informaes produzidas pelo Estado.
Averiguou-se os padres/resolues existentes no Brasil voltados gesto

15

de documentao arquivstica digital no mbito da APF. Alm disso, foram


mapeadas e estudadas as iniciativas do Sistema de Gesto de Documentos de
Arquivo SIGA, da Administrao Pblica Federal, no que tange o universo digital.
O primeiro captulo da pesquisa foi direcionado introduo explicitando
seus objetivos, hiptese e metodologias.
O segundo captulo tratou de conceitos diretamente relacionados aos
documentos arquivsticos digitais: informao, documento e arquivo. Fez-se um
levantamento das abordagens histricas de tais conceitos utilizando autores de duas
reas do conhecimento: Arquivologia e Cincia da Informao (CI) visto serem as
reas onde esta pesquisa se situa. Salientou-se a informao como um conceito
mais amplo; os documentos como a forma de registrar tais informaes e, por ltimo
os arquivos como o conjunto desses documentos.
O terceiro captulo dedicou-se a arrolar e analisar o documento arquivstico a
fim de conceituar o documento arquivstico digital. Recorreu-se Diplomtica, para
identificar as caractersticas e especificidades de tais documentos. Faz-se um breve
histrico do desenvolvimento das TICs, a fim de compreender como esta foi
incorporada no ambiente institucional e utilizada na produo de documento. Por
ltimo, nesse captulo, foram elencados os problemas a serem enfrentados em
decorrncia da produo, tramitao e armazenamento documental em ambiente
digital.
No quarto captulo explorada a relao existente entre o acesso
informao e a gesto de documentos arquivsticos. Em um primeiro momento foi
estudado o direito de acesso informao no Brasil, nas constituies do perodo de
1900-1988, e a legislao referente a tal direito promulgada do perodo de 1900 at
os dias atuais. O segundo passo dado nesse captulo foi o estudo da gesto de
documentos arquivsticos, seu surgimento, seu desenvolvimento, sua base e sua
consagrao, especialmente no Brasil.
A fim de refinar os estudos, abordou-se a formao e composio da APF
brasileira, e do sistema de gesto de documentos no mbito da mesma.
No quinto captulo, traou-se um quadro normativo sobre a gesto de
documentos arquivsticos na APF, bem como a avaliao do SIGA em relao a tal
temtica.

Realizou-se

levantamento

da

legislao

arquivstica

brasileira

relacionada gesto de documentos arquivsticos analisando sua aplicabilidade aos


documentos no meio digital.

16

Aps essa etapa foram realizadas entrevistas no mbito das Subcomisses


de Coordenao do SIGA dos Ministrios e rgos Equivalentes visando avaliar a
situao atual do SIGA em relao gesto de documentos arquivsticos digitais.
No sexto captulo encontram-se as consideraes finais. Em seguida,
apresentam-se as referncias utilizadas para a construo do texto e os anexos.

17

2 INFORMAO, DOCUMENTO E ARQUIVO

Desde seus primrdios, o homem tem a necessidade de comunicar o que


acontece de diversas maneiras, seja por meio da comunicao oral, seja por meio
de sinais, signos, desenhos em pedra ou paredes, papis, sons, registros
fotogrficos e, recentemente, por meio de aparatos digitais, via computadores
pessoais e celulares. Para Rondinelli (2011, p.26), em geral, tais registros so
entendidos como documentos, ou, mais recentemente, como informao.
As informaes podem estar registradas em diversos tipos de documentos,
sejam eles biblioteconmicos, museolgicos ou arquivsticos. O objeto desta
pesquisa justamente a informao registrada nesses ltimos, no sendo tratados
aqui os outros tipos.
Documentos so produzidos em diferentes situaes e por diferentes
pessoas; dado esse fato, surge a necessidade de identificao desses documentos,
para que possam ser tratados de maneira correta, viabilizando o acesso eles
sempre que se fizer necessrio.
Neste sentido, torna-se crucial uma reflexo sobre o objeto dos arquivos: o
documento arquivstico. Para tanto, importante o esclarecimento prvio dos
conceitos de informao e documento. No ser tratado, neste estudo, o conceito
de informao arquivstica, pois a presente pesquisa concorda com a viso de
autores da Arquivologia, como Heredia Herrera (1983) e Duranti (1994), ao
considerar o saber arquivstico essencialmente estruturado em torno dos
documentos.
Visando a caracterizar os conceitos citados, optou-se por restringir a reviso
de literatura a textos das reas de Cincia da Informao e Arquivologia, por se
tratarem das reas abarcadas pela presente pesquisa. Dado o fato de muitos
autores j terem apresentado pesquisas exaustivas sobre o tema, destacando-se a
tese de Rondinelli defendida em 2011, no se pretende esgotar, aqui, as vrias
acepes dos conceitos informao e documento, mas to-somente apresentar
como sero utilizados neste estudo.
Para estudar um determinado conceito, h que se compreender que esse
to dinmico quanto tudo o que o rodeia: o contexto, a rea em que ele estudado,

18

o perodo, o pesquisador, e vrios outros agentes intrnsecos ou extrnsecos que


interferem na definio do conceito. Para Tlamo, conceito :

[...] um conjunto de propriedades - traos ou caractersticas - que no s


representam os estados de mundo, discriminando-os, mas tambm
permitem elaborar redes conceituais segundo o trao considerado.
justamente esta possibilidade de estabelecimento de inmeras relaes
entre os traos que leva um mesmo conceito a integrar diferentes
contextos, expressando variaes de significado (TLAMO, 2004, p.6).

2.1 INFORMAO
O termo informao vastamente utilizado em diversas reas do
conhecimento e, portanto, recebe significados relacionados ao contexto em que
est inserido.

A partir da dcada de 1970, a noo de informao, bem como os termos


que a representam, toma vulto, seja na constituio dos discursos, seja na
criao de disciplinas especficas. Acredita-se mesmo que a sua expanso
represente, na sociedade ocidental, um dos maiores sucessos de uma
palavra no sculo XX. A utilizao recorrente da palavra gerou, como
natural, uma variao conceitual. Assim, fala-se do conceito de informao
em diferentes reas do conhecimento [...] (CINTRA et al, 2002, p.20).

Para Lancaster:
Informao uma palavra usada com frequncia no linguajar quotidiano e a
maior parte das pessoas que a usam pensam que sabem o que ela
significa. No entanto, extremamente difcil definir informao, e at mesmo
obter consenso sobre como deveria ser definida. O fato , naturalmente,
que informao significa coisas diferentes para pessoas diferentes.
(LANCASTER, 1989, p.1)

E Capurro e Hjorland corroboram com essa viso ao afirmar: Atualmente,


quase toda disciplina cientfica usa o conceito de informao dentro de seu prprio
contexto e com relao a fenmenos especficos. (CAPURRO; HJORLAND,2007,
p.160).
Para Cardoso:

19

O termo cujo uso remonta Antiguidade [...] sofreu, ao longo da histria,


tantas modificaes em sua acepo, que na atualidade seu sentido est
carregado de ambiguidade: confundido frequentemente com comunicao,
outras tantas com dado, em menor intensidade com instruo, mais
recentemente com conhecimento. (CARDOSO, 1996, p. 71)

No mbito da CI, a definio mais comumente utilizada a de Belkin e


Robertson (1976, p.198), para quem informao o que capaz de transformar
estruturas. Por se tratar de uma definio ampla e no atender aos propsitos desta
pesquisa no que tange relao com os documentos, buscar-se- refinar um pouco
mais essa definio.
Etimologicamente, a palavra informao tem razes latinas (informatio)
(CAPURRO; HJORLAND, 2007, p.155) e significa dar forma, ou aparncia, pr em
forma, formar (ZEMAN, 1970, p.179). Apesar de sucintas, tais definies so o
mago do que, at hoje, se entende por informao: a ligao direta com o ato de
formar, de fazer conhecer e de comunicar. A informao sempre fluxo e para o
sujeito ela funciona como

troca com o mundo exterior, o que lhe confere seu

carter social (TLAMO, 2004, p.2).


Silva amplia a definio de informao ao acrescentar a questo do contexto
e do suporte que a engloba:
[...] entendemos por informao (humana e social) o conjunto estruturado de
representaes
codificadas
(smbolos,
significantes)
socialmente
contextualizadas e passveis de serem registradas num qualquer suporte
material (papel, filme, disco magntico, ptico, etc.) e/ou comunicadas em
tempos e espaos diferentes. (SILVA, 1999, p. 20)

Observa-se que o entendimento de informao est relacionado a questes


como significado, comunicao e transmisso, ou seja, uma informao objetiva e
materializada que necessita ser registrada, visto que:
[...] a informao deve ser ordenada, estruturada ou contida de alguma
forma, seno permanecer amorfa e inutilizvel. [...] A informao deve ser
representada para ns de alguma forma, e transmitida por algum tipo de
canal. [...] a informao documentria pode estar contida em qualquer coisa
que uma pessoa escreva, componha, imprima, desenhe ou transmita por
meios similares. (MCGARRY, 1999, p.11)

20

A relao da informao com seu registro em um suporte, seja esse qual for,
visando posterioridade, segue ao encontro do que afirma Zeman:
A Informao [...] a qualidade da realidade material a ser organizada [...] e
sua capacidade de organizar, de classificar em sistema, de criar [...] ,
juntamente com o espao, o tempo e o movimento, uma outra forma
fundamental de existncia da matria. (ZEMAN, 1970, p. 167)

No mbito da Arquivologia, muitas das definies de informao possuem


ligao com a ideia de documento, como apresentado no Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica (DBTA), principal dicionrio terminolgico brasileiro da
rea, em que a informao vista como elemento referencial, noo, ideia ou
mensagem contidos num documento. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.107)
O entendimento da relao entre informao e suporte explicitado por
diversos autores da rea. Dentre esses, Oliveira, em sua dissertao:
Entendemos informao dentro de uma perspectiva arquivstica como uma
representao registrada a partir de sua insero em contexto
administrativo de uma entidade coletiva ou de vida de uma pessoa ou
famlia passvel de organizao, tratamento, preservao, contextualizao
e comunicao, e como recurso para gerao de conhecimento ou para o
processo de tomada de decises, podendo ser utilizada por multiusurios e
produzir vrios sentidos. (OLIVEIRA, 2006, p. 31)

Ainda apontando a relao da informao com seu registro, Camargo (1994,


p.34) apresenta informao como todo e qualquer elemento referencial contido
num documento, indo ao encontro da definio de Silva e Ribeiro, que afirmam ser
a informao um:
Conjunto estruturado de representaes mentais codificadas (smbolos
significantes) socialmente contextualizados e passveis de serem
registradas em qualquer suporte material (papel, filme, banda magntica,
disco compacto, etc.) e, portanto, comunicados de forma assncrona e
multidirecionada. (SILVA; RIVEIRO, 2002, p. 37)

Com as definies apresentadas at o momento, pode-se inferir que a


informao tida como uma representao que necessita estar estruturada,
codificada e registrada, para ser capaz de comunicar. Tal ideia expressa tambm

21

pelo artigo 4 da Lei n. 12.5273, em que se define informao como [...] dados,
processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de
conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.
As

concepes

de

informao

apresentadas

anteriormente

esto

relacionadas aos documentos que servem como meio para registr-la. Nesse
sentido ela se apresenta como um conceito mais amplo que o de documento.
2.2 DOCUMENTO

Com

frequncia,

documento4

entendido

como

toda

informao

registrada. Essa definio, no entanto, no suficiente para conceituar tal objeto


que apresenta caractersticas e utilizaes prprias. consensual, entre os
estudiosos, que a origem etimolgica do termo documento remonta ao verbo
docere, com o significado de ensinar ou instruir.
O ato de documentar surge como uma resposta s necessidades do homem
de manter registrados acontecimentos e experincias vivenciadas. Exemplos disso
so as pinturas encontradas em cavernas datadas de longas pocas, nas quais se
retratavam caas, colheitas, rituais, etc. Essas pinturas nas paredes podem ser
consideradas os primrdios dos documentos.
Os registros documentais visavam manter as informaes disponveis para
que servissem de orientao s aes futuras, de testemunhos, alm de
resguardarem direitos. Como a prpria histria da humanidade, o documento sofreu
variaes em seu significado ao longo do tempo: ora esse era ligado ao ensino de
valores morais, cincia, religio, ora ao Estado ou aos direitos dos cidados.
Le Goff expressa o entendimento de documento utilizado nessa pesquisa:

O termo latino documentum, derivado de docere ensinar, evoluiu para o


significado de prova e amplamente usado no vocabulrio legislativo.
no sculo XVII que se difunde, na linguagem jurdica francesa, a expresso
3

Lei n. 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. "Regula o acesso a informaes previsto no inciso


XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal; altera a
Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005, e
dispositivos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.
4
No artigo 4, da Lei n. 12.527, documento visto como a unidade de registro de informaes,
qualquer que seja o suporte ou formato; tal afirmao explicita a relao direta entre documento e
informao, fazendo necessrio, neste momento, tornar claro o que se entende por documento.

22

titres et documents, e o sentido moderno de testemunho histrico data


apenas do incio do sculo XIX. (LE GOFF, 1984, p.95)

A ligao do documento aos testemunhos e s provas est relacionada sua


gnese, como a necessidade de registrar informaes para a posterioridade. Briet
(1951, p.7) demonstra tal ligao ao elucidar documento como: [...] todo ndice
concreto ou simblico, conservado ou registrado com a finalidade de representar,
reconstruir ou demonstrar um fenmeno fsico ou intelectual.
O carter testemunhal dos documentos tambm abordado na Diplomtica,
que, por ter se desenvolvido rumo gnese documental, aproxima-se da
Arquivstica como auxiliar no desenvolvimento de alguns de seus princpios e como
mecanismo primordial para o entendimento dos conjuntos orgnicos documentais.
Duranti, uma das pesquisadoras que mais relaciona os princpios da
Diplomtica ao da Arquivstica, estuda o documento, suas caractersticas e seus
objetivos. Em um de seus estudos, a autora indaga sobre tal conceito:

O que um documento? Tradicionalmente o termo se refere a muitas fontes


de evidncia. Ento necessitamos especificar que a Diplomtica estuda o
documento escrito, ou seja, a evidncia que se produz sobre um suporte
(papel, fita magntica, disco, folha, etc.) por meio de um instrumento de
escrita: lpis, caneta, mquina de escrever, impressora, etc.) ou de um
aparato que grave imagens, dados e/ou vozes. O adjetivo escrito no se
usa em Diplomtica em um sentido de ato por si (escrito, riscado,
desenhado ou registrado), mas sim de uma forma que se relaciona com o
propsito e o resultado intelectual do ato de escrever, esta a expresso de
ideia de uma forma que tanto objetivada (documentrio) e sinttica (sujeito
a regras de ordenao) (DURANTI, 1996, p.17, traduo nossa)

Observando atentamente o conceito apresentado pela autora, nota-se que


tal definio salienta algumas restries, pois associa o documento apenas ao
formato escrito, ignorando outros gneros documentais como os sonoros,
iconogrficos, audiovisuais, entre outros. Mais adiante, Duranti e Preston (2008,
p.811) ampliam o conceito de documento ao defini-lo como: Uma unidade indivisvel
de informao constituda por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com
uma sinttica estvel. Um documento tem forma fixa e contedo estvel. Esses
conceitos sero analisados no prximo captulo.
Um entendimento mais sucinto de documento pode ser visto na afirmao

23

de Camargo e Belloto (1996, p.28), que o conceituam como unidade constituda


pela informao (1) e seu suporte, e, no mesmo sentido, caminha a definio
disponvel no DBTA (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73), que aponta documento
como unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte e o formato.
Em ambas as definies, fica explcita uma importante caracterstica dos
documentos: a necessidade de um suporte, seja ele qual for papel, pelcula, fita
magntica, entre outros. Alguns autores avanam um pouco mais na compreenso
de documento, afirmando que, para o seu entendimento, necessrio olhar alm,
analisar outros aspectos, como os apresentados por Buckland, que argumenta a
existncia, no documento, de:

[...] trs pressupostos fundamentais: a materialidade (decorrente do


registro), a intencionalidade (que lhe conferir valor evidencial ou probatrio,
em diferentes nveis) e o tratamento (como forma de garantir sua
inteligibilidade e sua socializao). (BUCKLAND apud GUIMARES, 2008,
p.35)

Numa explanao sobre o sentido amplo de documento, Rondinelli (2011,


p.48) cita o proposto por Herrera, que expe a necessidade do suporte, alm de
enfatizar sua caracterstica de transmitir conhecimento.

Documento, em um sentido muito amplo e genrico, todo registro de


informao, independentemente de seu suporte fsico. Abarca tudo o que
pode transmitir o conhecimento humano: livros, revistas, fotografias, filmes,
microfilmes [...], mapas [...], fitas gravadas, discos, partituras [...], selos,
medalhas, quadros [...] e, de maneira geral, tudo o que tenha um carter
representativo nas trs dimenses e que esteja submetido interveno de
uma inteligncia ordenadora. (HEREDIA HERRERA, 1991 apud
RONDINELLI, 2011 p. 48)

Diante do exposto pelos autores, tanto da rea de Cincia da Informao


quanto da rea de Arquivologia, nota-se a relao direta entre informao e
documento, na qual esse nada mais seria que o registro daquela em um suporte. A
necessidade crescente da produo documental d-se, sem dvida, pelo aumento
da produo informacional, sua circulao e a necessidade de seu registro. Numa
sociedade em que a informao estratgica, tornam-se tambm estratgicos a
identificao e o tratamento dos documentos nos quais ela se encontra registrada.

24

As diversas concepes de documentos analisadas na presente pesquisa


levam concluso de que o documento toda informao registrada em um
suporte, independentemente de qual seja, devendo possuir forma fixa e
contedo estvel. Ele utilizado, principalmente, para registrar e comunicar
informaes, com o intuito de ensino/aprendizagem e/ou de servir de
testemunho de atos e fatos.

2.3 ARQUIVO

Neste captulo, pretende-se debater sobre o conceito do arquivo como um


conjunto de documentos. Rousso apresenta uma definio instigante ao afirmar que:
Escrito, oral ou filmado, o arquivo sempre produto de uma linguagem
prpria, que emana de indivduos singulares ainda que possa exprimir o
ponto de vista de um coletivo (administrao, empresa, partido poltico
etc.). Ora, claro que essa lngua e essa escrita devem ser decodificadas
e analisadas. (ROUSSO, 1996, p. 4)

Pensar o arquivo em sua acepo natural, que se confunde com o prprio


surgimento da escrita, nos leva a perceber que o homem apresentou a necessidade
em deixar registradas as informaes, os acontecimentos, os fatos e sentimentos
que o cercavam. A escrita ocupou um espao de destaque na sociedade com a
inveno da imprensa, visto que, a partir da, as informaes passaram a ser
transmitidas a um maior nmero de pessoas em um curto espao de tempo.
Ao se analisar a literatura arquivstica, observa-se a existncia de um
consenso em relao ao surgimento dos arquivos, uma vez que a maioria dos
autores da rea defende que esses surgiram na Antiguidade, em decorrncia da
necessidade de manter os registros das aes reais, eclesisticas e de toda vida
pblica e privada dos povos antigos.
Segundo alguns estudiosos, o termo arquivo teria surgido na Grcia, entre
os sculos III e II a.C., e seria oriundo da palavra arch, nome conferido ao palcio
dos magistrados e que, mais tarde, evoluiria para o termo de origem latina archeion
ou archivum, significando depsito de documentos, isto , seu local de guarda.
Observando tais definies, pode-se identificar o principal aspecto inerente
aos arquivos daquela poca: a sua relao direta com os governos e as classes

25

dominantes ao manter, nos acervos, informaes que resguardavam seus direitos e


poderes.
[...] a mais antiga transcrio da memria foi constituda por documentos
correntes cujo modo de gesto, que, por vezes, se perpetuou durante muito
tempo, atingiu uma perfeio requintada nas civilizaes do Oriente
Prximo, da Grcia e de Roma. Os documentos eram produzidos e
conservados para as necessidades do governo e da administrao; a
gesto do poder e a gesto de documentos estavam estreitamente ligadas
por toda a parte (LODOLINI apud SOUSA, 2007, p.97).

Na Idade Mdia, a relao do arquivo com o poder explicitada por meio


dos documentos predominantes daquela poca. So eles: os diplomas e as cartas
que registravam informaes ligadas aos privilgios reais, seus direitos, bem como
os da nobreza. Naquele momento os arquivos garantiam os direitos da classe
dominante, no atingindo a maior parte da populao.
Esta forma de arquivo permaneceu at final do sculo XVIII, tendo como
quebra de paradigma a Revoluo Francesa e seus ideais, que procuravam
estabelecer e garantir o direito da sociedade como um todo. Nesse momento, ficou
clara a importncia dos documentos como forma de registro de tais direitos.
Essas inovaes intelectuais culminaram com a Revoluo Francesa, que,
sob a lei promulgada no 7 Messidor year II (25 de junho de 1794),
proclamou que os documentos dos arquivos nacionais o que significa,
de acordo com a terminologia da poca, os arquivos pertencentes Nao,
incluindo governamentais, administrativos, judicirios e arquivos
eclesisticos deveriam ser livremente acessveis, sem custo, a todos os
"cidados" solicitantes desses servios. (DUCHEIN, 1993, p.3, traduo
5
nossa) .

Diante dessas mudanas de perspectivas em relao aos documentos psRevoluo Francesa, conforme apresentado no trabalho de Duchein, surgiram
caractersticas do arquivo, como a independncia dos arquivos, a responsabilidade
que o Estado passa a ter pela manuteno dos documentos e a Proclamao dos
direito de acesso aos arquivos para todos os cidados. Cabe ressaltar, porm, que
nesse momento histrico conforme alerta Souza, o direito de acesso no era to
5

Original em ingls: These intellectual innovations culminated with the French Revolution, which,
under the law enacted on 7 Messidor year II (25 June 1794), proclaimed that documents from the
'national archives'--which means, according to the terminology of the times, the archives belonging to
the Nation, including governmental, administrative, judiciary and ecclesiastical archives-- were to be
accessible freely and without costto all 'citizens' requesting such services. (DUCHEIN, 1993, p.3)

26

livre assim.
[...] a passagem do princpio do segredo ao princpio da liberdade total foi
efmera. Em 1856, na Frana, mesmo o regulamento dos arquivos
nacionais determinou que o diretor, considerando a convenincia
administrativa, era quem autorizaria ou recusaria o acesso aos documentos
(SOUZA, 2008, p.99).

A problemtica do acesso aos arquivos, at hoje, objeto de estudo, uma vez


que, na atualidade, est em voga a questo do direito de acesso informao em
diversos pases, incluindo o Brasil. Esse tema destaca-se em consequncia da
concretizao dos direitos civis, sociais e polticos, alm da governana e
transparncia dos atos do Estado junto populao.
Com base em Rondinelli (2004), foi elaborado o quadro 1, com a finalidade de
apontar

os

cinco

principais

marcos

desenvolvimento do conceito dos arquivos.

que

influenciaram

diretamente

no

Quadro 1: RESUMO DOS 5 MARCOS DOS ARQUIVOS

1 marco
1789

2 marco
1821

Criao do Arquivo
Nacional da Frana

Criao da cole
National ds Chartes,
Frana

3 marco
1841

Organizao dos
Documentos Pblicos
por fundos - Natalis
Du Wailli, Frana

4 marco
ps 1945

Exploso Documental
- Ps II Guerra
Mundial

5 marco
1980

Produo de
Documentos
Eletrnicos

Reconhecimento da
importncia dos
documentos

Transformao da
Arquivologia em cincia
auxiliar da Histria

Surgimento do Princpio
de Respeito aos Fundos

Aumento da produo
documental

Quebra de paradigmas
na produo documental

Responsabilidade do
Estado na guarda e
conservao dos
documentos

Desperta o interesse
pelo valor "histrico" dos
documentos

Surgimento do Princpio
da Provenincia

Reconhecimento do
carter administrativo
dos documentos

Produo de
documentos em meio
digital

1898 - Manual dos


Arquivistas Holandeses

Surgimento da Gesto
de Documentos

Gerenciamento
eletrnico de
documentos

"Abertura" do acesso aos


arquivos pblicos

Fonte: A autora, baseado em Rondinelli (2004)


27

28

Para o entendimento do conceito de arquivos, ser feita uma viagem


histrica, j que, como tantos outros conceitos, ele sofreu influncias do tempo e do
espao ao acompanhar o dinamismo da prpria sociedade.
Apresenta-se, no quadro 2, o resumo cronolgico dos principais fatos que
influenciaram no desenvolvimento das teorias e prticas arquivsticas e no
entendimento do conceito de arquivos. Este resumo possibilitar uma viso geral
das mudanas ocorridas na rea, permitindo fazer um paralelo com as diversas
definies de arquivo que viro a seguir.
Cabe esclarecer que tal cronologia foi baseada no estudo de Silva (1999),
que realizou um apanhado dos principais acontecimentos na rea da Arquivologia
europeia e norte-americana, entre as dcadas de 1930 e 19806.
Quadro 2: Sequncia cronolgica 1930-1980 dos principais acontecimentos que
influenciaram a teoria e prtica arquivstica.
Dcadas

1930

1940

1950

1960

1970

Acontecimentos
Primrdios de uma proposta de unificao da terminologia arquivstica;
Racionalizao das atividades dos Arquivos (Frana e Alemanha)
Preocupao com a avaliao de documentos
Predomnio da arquivologia tecnicista
Exploso documental
Preocupao com a grande massa documental e o acesso a ela
Uso dos conceitos de recordgroup e records management (EUA)
Os Arquivos se vinculam administrao
Criao do Conselho Internacional de Arquivos CIA, no mbito da UNESCO
Publicao Arquivos modernos: princpios e tcnicas, de Theodore Schellenberg
Aprofundamento e especializao do conhecimento tcnico arquivstico
Debates sobre o objeto dos Arquivos
Estudos sobre as diferenas e semelhanas entre Arquivos, Bibliotecas e Museus.
Discusses sobre os mtodos de classificao
Ainda o predomnio da prtica e da tcnica na arquivstica
Criao do Programa Geral de Informao PGI, da Unesco
Desenvolvimento do RAMP Records Archives Management Programa do
Conselho Internacional de Arquivos
Discusses tericas e desenvolvimento cientfico da Arquivologia, especialmente
nos EUA e Canad
Publicao do texto: Le Respect ds fonds en Archivistique: prncipes thoriques et
problmes pratiques, de Michel Duchein
Publicao do texto de Michael Cook: Archives, administration: a manual for

Optou-se, aqui, pelo recorte feito por Silva (1999), pois acredita-se que o perodo proposto
apresenta as principais influncias da Arquivstica brasileira.

29

intermediate and smaller organization and for local government


Inicia-se o estudo dos documentos eletrnicos, tendo como principal estudioso
Charles Dollar
Viso sistmica dos arquivos
Preocupao com a normalizao arquivstica
Aparecimento de novos suportes, entre eles os digitais.
Utilizao de tecnologias emergentes no registro das informaes
1980
Estudos do impacto da informtica e dos documentos eletrnicos nos Arquivos
Autores que se destacam no estudo dos Arquivos e os documentos digitais: Terry
Cook, Luciana Duranti, Jean-Yves Rousseau, Carol Couture e Terry Eastwood,
Antonia Heredia Herrera e Vicenta Corts Alonso.
Fonte: A autora, sintetizando estudo realizado por Silva em 1999.

Ainda nos dias atuais, o conceito de arquivo objeto de estudo no meio


arquivstico, em virtude dos diversos entendimentos de sua formao, sua
responsabilidade, sua abrangncia legal e, sobretudo, seu objeto. Embora o
presente trabalho no tenha a inteno de aprofundar tais aspectos, cabe, neste
momento da discusso, apontar as principais definies de arquivo.
Destaca-se, como principal definio de arquivo, aquela relacionada ao
pensamento dos fundadores da teoria arquivstica, apresentada no Manual de
Arquivologia (Frana)7, segundo o qual arquivo o conjunto de documentos, de
qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa fsica ou
jurdica tenha automtica e organicamente reunido, em razo mesmo de suas
funes e atividades (1970, p. 23 apud FONSECA, 1998, p.33).
Nessa

definio,

alguns

aspectos

fundamentais

do

arquivo

so

apresentados: sua formao por documentos independente da natureza, sejam


pblicos ou privados; o carter orgnico de seu acervo; e sua constituio por
documentos que apoiam e/ou registram as atividades de seu produtor.
A definio apresentada no Manual dos Arquivistas Holandeses corrobora
com tais caractersticas, alm de acrescentar o suporte dos documentos:
Arquivo o conjunto de documentos escritos, desenhos e material
impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado rgo
administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais
documentos se destinavam a permanecer na custdia desse rgo ou
funcionrio. (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973,
p.13)

Manual de Arquivologia publicado pela Direo dos Arquivos de Frana, em conjunto com a
Associao dos Arquivistas Franceses.

30

O Dicionrio Internacional de Terminologia Arquivstica (1984, p.25) vai


alm e aponta que o arquivo constitudo de documentos em diversos suportes, ao
afirmar que:
Arquivo o conjunto de documentos quaisquer que sejam suas datas, suas
formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas de direito pblico ou privado, no desempenho de suas
atividades.

O conceito de arquivo que esteve presente na literatura arquivstica


brasileira por muitas dcadas, de acordo com Paes (1991, p.4), foi definida por
Slon Buck8, que apresenta o arquivo como: [...] o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos.

Uma das definies mais tradicionais a defendida por

Schellenberg, que se tornou um clssico no meio da Arquivstica. Ele definiu arquivo


como sendo:
Documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido
considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de
referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito num arquivo de custdia permanente. (SCHELLENBERG,
2002, p.41)

Paes apresentou seu prprio entendimento de arquivo, destacando algumas


caractersticas citadas nas definies clssicas, como o suporte e a produo
natural dos documentos no dia-a-dia de seus produtores, registrando suas
atividades e apoiando suas decises.

[...] acumulao ordenada de documentos, em sua maioria, textuais,


criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro (PAES, 1997, p.16).

A partir das definies expostas por diversos autores em pocas distintas,


observa-se que elas se complementam e refletem muitas caractersticas especficas
dos arquivos, destacando-se: o carter orgnico e a acumulao natural dos
8

Slon Justus Buck (1884-1962), ex-arquivista dos Estados Unidos da Amrica, ocupou cargo
equivalente ao de Diretor-Geral do Arquivo Nacional do Brasil.

31

documentos, em decorrncia das atividades do produtor e a existncia de um


suporte, independentemente de qual seja.
Para fins deste trabalho, o conceito de arquivo utilizado est de acordo com
a definio apresentada na Lei de Arquivos, Lei n. 8159, de 08 de janeiro de 1991.
Tal lei dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, quer seja para arquivos pblicos
ou para arquivos privados:
Art.2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia de atividades
especficas bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).

Escolheu-se essa definio por ser a representao legal adotada pelos


rgos da Administrao Pblica Federal, que o universo desta pesquisa.

32

3 DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL


O surgimento das denominadas Tecnologias da Informao e Comunicao
(TICs) trouxe inovaes para a sociedade. Entre essas inovaes, destaca-se o uso
dos recursos computacionais no dia-a-dia do indivduo e de organizaes pblicas e
privadas.
Dollar (1994) denominou essas de imperativos tecnolgicos, que, segundo o
autor, teriam grande impacto nos procedimentos e prticas arquivsticas. Uma das
principais mudanas observadas foi o surgimento dos documentos arquivsticos
digitais. Assim, o documento arquivstico digital uma especificidade do documento
arquivstico, visto que produzido, tramitado e armazenado em ambiente
computacional.

3.1 DOCUMENTO ARQUIVSTICO


Dentre os diversos tipos de documentos, apresentados no captulo 2, para
fins desta pesquisa, o objeto recai sobre os arquivsticos que, segundo o Glossrio
da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), entende-se como documento arquivstico: [...] os documentos
produzidos (elaborados ou recebidos) no curso de uma atividade, como instrumento
ou resultado da tal atividade e retido para ao ou referncia (ARQUIVO
NACIONAL, 2010, p.12).
O termo record apresenta-se traduzido como documento arquivstico em
muitos artigos da literatura arquivstica brasileira e , nesse sentido, que ele ser
utilizado nesta pesquisa. No entanto, importante ressaltar que esse termo tambm,
se encontra traduzido para documento como acontece, por exemplo, no clssico
livro Arquivos Modernos: princpios e tcnicas:
Minha definio de documentos (records) a seguinte: Todos os livros,
papis, mapas, fotografias ou outras espcies documentrias,
independentemente de sua apresentao fsica ou caractersticas,
expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou privada no
exerccio de seus encargos legais; em funo das suas atividades,
preservados ou depositados para preservao por aquela entidade ou por
seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua poltica,
decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor
informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 40-41).

33

O documento arquivstico, tambm chamado documento de arquivo,


diferencia-se pela funo para a qual foi criado.
[...] a forma/funo pela qual o documento criado que determina seu
uso e seu destino de armazenamento futuro. a razo de sua origem e de
seu emprego, e no o suporte sobre o qual est constitudo que vai
determinar sua condio de documento de arquivo, de biblioteca, de centro
de documentao ou de museu (BELLOTO, 2004 p.36).

Tal documento no produzido intencionalmente para ser fonte histrica, ele


produzido, [...] tendo em vista no a sua utilizao ulterior, e sim, na maioria das
vezes, um objetivo imediato, espontneo ou no, sem a conscincia da
historicidade, do carter de fonte que poderia vir a assumir mais tarde (ROUSSO,
1996, p. 87).
Martin-Pozuelo Campillo explora a relao do documento arquivstico com as
funes e atividades desenvolvidas por seus produtos, ao afirmar que:
[...] documento de arquivo o documento que resulta de um processo
administrativo ou jurdico, assim como todos aqueles que tornam possvel
tal processo, recebidos por um arquivo onde, paulatinamente, seus valores
originais vo sendo prescritos e substitudos por outros de prova e
informao. (MARTIN-POZUELO CAMPILLOS, 1996, p.98)

O documento arquivstico produzido no decorrer das atividades, seja de um


rgo pblico, de uma empresa privada ou, at mesmo, de uma pessoa ou famlia:
Os documentos de arquivo so produzidos por uma entidade pblica ou
privada, ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso da funo que justifica
sua existncia como tal, guardando esses documentos relaes orgnicas
entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais.
Tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa. (BELLOTO,
2004, p.37).

Ainda no sentido de compreender e conceituar tal documento, indispensvel


levar em considerao a definio apresentada pelo Comit de Documentos
Eletrnicos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que o define como:
[...] a informao registrada, independente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituio ou
pessoa e que possui contedo, contexto e estrutura suficiente para servir de
evidncia dessa atividade. (COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS
apud RONDINELLI, 2005, p.47)

34

Duranti enfatiza a naturalidade da produo do documento arquivstico ao


afirmar que esse :
Produzido ou recebido no curso de uma atividade pessoal ou
organizacional, e como instrumento e subproduto dela, o documento
arquivstico evidncia primeira de suposies que contriburam para criar,
extinguir, manter ou modificar. (DURANTI, 1994, p.12)

A mesma autora apresenta um conceito ainda mais contemporneo [...] todo


documento produzido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade
prtica, como instrumento e subproduto dessa atividade (DURANTI, 2002, p.11).
As definies desse documento se mostram unnimes no cenrio
internacional no que tange sua forma de produo e s suas caractersticas.. A
Norma ISO 15289 (2001, p.3) evoca, em sua definio, uma sntese do conceito:
Documentos arquivstico (records): informao criada, recebida e mantida como
evidncia e informao pela organizao ou pessoa, no cumprimento de suas
obrigaes ou na realizao de seus negcios.
O pilar do documento arquivstico a informao nele registrada e a forma
como ela produzida, portanto independe de seu suporte, da sua forma e de quem
o produziu. Ele contm: [...] uma informao, qualquer que seja sua data, sua forma
e seu suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou moral, e
por todo servio ou organismo pblico ou privado, no exerccio de sua atividade
(CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES, 1984, apud ROUSSEAU; COUTURE
et al, 1994, p.123).
Em determinados momentos na literatura, a definio de documento
arquivstico encontra-se embutida na definio de documento ou de arquivo. No
quadro 3, sugerida uma interpretao dessas situaes, a partir de uma
comparao entre os termos nos diferentes conceitos propostos por autores
consagrados.

35

Quadro 3: Conceito de documentos arquivsticos


Autor

Termo

Definio

Interpretao

RecordsDocumento

Todos os livros, papis, mapas,


fotografias ou outras espcies de
documentrias, independente de sua
apresentao
fsica
ou
caractersticas,
expedidos
ou
recebidos por qualquer entidade
pblica ou privada no exerccio de
seus encargos legais ou em
funo das suas atividades e
preservados ou depositados para
preservao por aquela entidade ou
por seus legtimos sucessores como
prova de suas funes, sua poltica,
decises, mtodos, operaes ou
outras atividades, ou em virtude do
valor informativo dos dados neles
contidos

O termo foi traduzido


apenas
para
documento.

Schellenberg
(2002)

Heredia Herrera
(1991)

Documentos
archivsticos Documentos
arquivstico

conservados
informao

Records ISO 15489, 2001

Documentos
arquivstico

como

prova

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

[...] informao criada, recebida e


mantida
como
evidncia
e
informao pela organizao ou
pessoa, no cumprimento de suas
obrigaes ou na realizao de
seus negcios

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

Record
Documento
arquivstico

[...] criado ou recebido e mantido


por um departamento, organizao,
ou indivduo no cumprimento das
obrigaes legais ou na operao
dos negcios

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

documento
archivo o
gestin
Documento
arquivo ou
gesto

de
de
de
de

[...] um suporte modificado por um


texto aposto a ele, que surge como
resultado
de
uma
atividade
administrativa
e
tem
como
finalidade efetivar uma ordem,
provar algo ou, meramente,

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

ICA (2004)

Vzquez (2006)

[...] produzidos ou recebidos por


uma pessoa ou instituio durante
sua gesto ou atividade para o
cumprimento de suas finalidades e

Coincide
com
a
definio
adotada
de
documento
arquivstico,
vide
palavras destacadas

36

transmitir uma informao

InterPARES 2
PROJECT,
2010b.

Documento
arquivstico
(record):

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

Archive
Arquivo

[...] o conjunto de documentos


escritos, desenhos
e
material
impresso, recebidos ou produzidos
oficialmente por determinado rgo
administrativo ou por um de seus
funcionrios, na medida em que
tais documentos se destinavam a
permanecer na custdia desse
rgo ou funcionrio.

Dentro da definio
de arquivo encontrase o conceito de
documento
arquivstico, vide as
palavras
em
destaque.

Archive
Arquivo

Um
documento
dito
como
pertencente classe dos arquivos
aquele elaborado ou usado no
curso
de
uma
transao
administrativa
ou
executiva
(pblica ou privada) da qual tomou
parte;
e
subsequentemente
preservado sob sua custdia e para
sua prpria informao pela pessoa
ou pessoas responsveis por aquela
transao
e
seus
legtimos
sucessores.

Dentro da definio
de arquivo encontrase o conceito de
documento
arquivstico, vide as
palavras
em
destaque

Archive
Arquivo

[...] o conjunto dos documentos


expedidos e recebidos por um ente
ou indivduo para a realizao dos
prprios fins e para o exerccio
das prprias funes.

Dentro da definio
de arquivo encontrase o conceito de
documento
arquivstico, vide as
palavras
em
destaque

Archive
Arquivo

[...] o conjunto de documentos


produzidos ou recebidos durante o
desenvolvimento
da
prpria
atividade [...] por rgos e
departamentos do Estado, por
entidades pblicas e instituies
privadas, por famlias e por
pessoas.

Dentro da definio
de arquivo encontrase o conceito de
documento
arquivstico, vide as
palavras
em
destaque

Record
documento
arquivstico

[...] todo documento produzido por


uma pessoa fsica ou jurdica no
curso de uma atividade prtica
como instrumento e subproduto

Palavras destacadas
definem o
documento

Associao dos
Arquivistas
Holandeses, 1898

Jenkinson, 1922

Cencetti apud
Lodoloni, 1990

Carucci, 1983

Duranti,
Eastwood e
MacNeil, 2002

Um documento feito ou recebido no


curso de uma atividade prtica
como um instrumento ou um
subproduto dessa atividade, e
mantido para ao ou referncia

37

Dicionrio de

dessa atividade.

arquivstico

Arcuivo
(archive)

[...] Conjunto de documentos que,


independentemente da natureza
do suporte, so reunidos por
acumulao
ao
longo
das
atividades de pessoas fsicas ou
jurdicas, pblicas ou privadas.

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

Arcuivo
(archive)

[...]
Conjunto
de
documentos
produzidos e acumulados por uma
entidade coletiva, pblica ou
privada, pessoa ou famlia, no
desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do
suporte.

Palavras destacadas
definem o
documento
arquivstico

Terminologia
Arquivstica, 1996

Dicionrio
Brasileiro de
Terminologia
Arquivstica ,
2005

Fonte: A autora, baseado em informaes de Rondinelli, 2011.

Diante das definies de documento arquivstico, algumas caractersticas e


especificidades podem ser identificadas: natureza do documento, suporte, motivo de
sua produo, pessoas envolvidas em sua produo, organicidade, etc. Autores,
como Duranti, permitem identificar cinco caractersticas basilares dos documentos
arquivsticos citadas a seguir.
A primeira caracterstica a imparcialidade: ligada veracidade do
documento, visto que esse no intencionalmente pensado para ser produzido, mas
nasce no decorrer de uma atividade e da necessidade de registr-la. Rondinelli, com
base em Duranti, retrata que: [...] dizer que o documento arquivstico imparcial
no significa que quem o produz isento de ideias pr-concebidas, e sim que as
razes e as circunstncias da sua criao garantem que o mesmo no foi produzido
sob o temor do olhar pblico (RONDINELLI, 2011, p.176).
A segunda caracterstica identificada no documento arquivstico a
autenticidade, que est ligada produo, manuteno e preservao desse
documento, que deve seguir normas pr-estabelecidas. De acordo com a CTDE,
autenticidade a credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a
qualidade de um documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou
qualquer outro tipo de corrupo (CTDE, 2010, p.5).
Um documento arquivstico autntico, quando ele representa aquilo que
diz representar e que, aps a sua produo, no sofreu adulteraes, corrupes ou
intervenes no autorizadas, ou seja, [...] os documentos arquivsticos so

38

autnticos porque so criados, mantidos e conservados sob custdia, de acordo


com procedimentos regulares que podem ser comprovados (DURANTI, 1994, p.3).
A terceira caracterstica do documento arquivstico a naturalidade, que se
relaciona com o acmulo do documento. O documento arquivstico difere do
documento biblioteconmico, pois sua acumulao ocorre de forma natural, no curso
das atividades de seu produtor. Nas diversas acepes do conceito de documento
arquivstico vistas anteriormente, a naturalidade mostra-se presente ao se reafirmar
que esses so produzidos no decorrer de uma atividade, apresentando algo natural
e no intencional. Duranti explicita o que se entende por naturalidade ao declarar
que:

O fato de os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da


atividade prtica, isto , de se acumularem de maneira contnua e
progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, dota-os de um
elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994,
p.3)

Apontada como a quarta caracterstica, a organicidade tambm conhecida


como interrelacionamento (DURANTI, 1994, p.3). Ela corresponde s relaes
presentes entre os documentos arquivsticos de uma mesma ao, o que os torna
ligados, ou seja, interdependentes, j que [...] todo arquivo est potencialmente e
intimamente ligado a outros, tanto dentro como fora do grupo no qual preservado,
e seu significado depende dessas relaes (PUBLIC RECORDS OFFICE, 1949,
p.2, apud RONDINELLI, 2011, p.178).
A CTDE apresenta a organicidade como o atributo de um acervo
documental decorrente da existncia de relao orgnica entre seus documentos.
Essencial para que um determinado conjunto de documentos seja considerado um
arquivo (CTDE, 2011, p.18). Essa definio vai ao encontro daquela proposta por
Duranti.
Como quinta e ltima caracterstica, a unicidade apresenta-se como o papel
nico que o documento arquivstico desenvolve no conjunto ao qual pertence.
Dentro de um mesmo conjunto documental relacionado a uma mesma atividade,
cada documento ser nico, mesmo que este se trate de cpias. Sobre isso, Duranti
afirma: Cpias de um documento arquivstico podem existir em um mesmo grupo ou
em outros grupos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o complexo das

39

suas relaes com os outros documentos sempre nico [...] (DURANTI, 1994b
apud RONDINELLI, 2011, p.178).
As cinco caractersticas apresentadas acima foram baseadas principalmente
nas ideias de Duranti e Rondinelli. No quadro 4, buscou-se em oito autores
consagrados da Arquivstica: Associao dos Arquivistas Holandeses, Jenkinson,
Schellenberg, Alonso, Herrera, Martin-Pozuelo Campillos, Duranti, Eastwood, as
caractersticas dos documentos arquivsticos.
Quadro 4: Pesquisa para identificar caractersticas dos documentos arquivsticos
Autor

Ano

Associao dos Arquivistas


Holandeses

1898
1922

Jenkinson
Schellenberg

1956
1989

Alonso

1991
Herrera
1996
Martin-Pozuelo Campillos

1994
Duranti

2009
Eastwood

Caractersticas
Organicidade
Organicidade (implcita)
Imparcialidade
Autenticidade
Organicidade
Organicidade (implcita)
Naturalidade
Unicidade
Integridade
Autenticidade
Imparcialidade
Naturalidade
Organicidade
Ordenao
Organicidade (implcita)
Contexto de produo
Unicidade
Autenticidade
Multiplicidade de contedo
Interdependncia
Imparcialidade
Autenticidade
Naturalidade
Organicidade
Unicidade
Imparcialidade
Autenticidade
Naturalidade
Organicidade
Unicidade

Fonte: A autora.

Para fins desta pesquisa, compactua-se com o defendido por Duranti, que
considera que as caractersticas citadas tornam a anlise dos documentos

40

arquivsticos [...] o mtodo bsico pelo qual se pode alcanar a compreenso do


passado tanto imediato quanto histrico, seja com propsitos administrativos ou
culturais (DURANTI, 1994b apud RONDINELLI, 2011, p.178).
A base terica que norteou os estudos das premissas bsicas sobre a
natureza dos documentos arquivsticos, foram os princpios e conceitos da
Diplomtica e da Arquivstica, sendo que, a primeira, estuda os documentos como
entidades individuais e, a segunda, estuda os documentos enquanto conjunto, suas
relaes e suas agregaes.
Autores como Duranti, Belloto, MacNeil, Lacombe e Rondinelli destacam-se
no cenrio de aproximao dessas duas abordagens para entender os documentos
arquivsticos. Adotou-se, aqui, o ponto de vista de tais autores como arcabouo
intelectual, dada a integrao das linhas de pesquisa deles com a do presente
trabalho, esclarecendo-se, porm, que tal estudo poderia se basear em outros
autores e iniciativas.
Em sua publicao Diplomtica: novos usos para uma antiga cincia, de
1995, Duranti faz uma anlise da Diplomtica e sua relao com os documentos
arquivsticos ao expor que, por meio dela, pode-se identificar e analisar as
caractersticas desses documentos.
Diplomtica, segundo Duranti e MacNeil:
[...] um corpo de conceitos e mtodos, originalmente desenvolvido nos
sculos XVII e XVIII, com a finalidade de comprovar a confiabilidade e
autenticidade dos documentos. Ao longo dos sculos, tem evoludo para um
sistema muito sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos, sua
gnese e composio, suas relaes com as aes e pessoas ligadas a
eles, e com seus contextos organizacional, social e legal. (DURANTI;
9
MACNEIL, 1996, p.47, traduo nossa)

As autoras tratam a Arquivstica sob o seguinte ponto de vista:


A cincia arquivstica surgiu a partir da diplomtica no sculo XIX , um
corpo de conceitos e mtodos voltados para o estudo dos documentos em
termos de seus relacionamentos documentais e funcionais e as formas em
que so controlados e comunicados. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.47,

Original em ingls: Diplomatics is a body of concepts and methods, originally developed in the
seventeenth and eighteenth centuries, "for the purpose of proving the reliability and authenticity of
documents." Over the centuries, it has evolved "into a very sophisticated system of ideas about the
nature of records, their genesis and composition, their relationships with the actions and persons
connected to them, and with their organizational, social, and legal context. (DURANTI; MACNEIL,
1996, p.47)

41

traduo nossa)

10

Entender que os documentos possuem elementos formais passveis de


serem analisados, avaliados e compreendidos, e que tais elementos esto presentes
em documentos produzidos a qualquer tempo, em qualquer local e por qualquer
pessoa, sugere que o documento arquivstico pode, e deve, ser identificado por tais
constituintes formais e no pela informao que transmitem.
Duranti e MacNeil buscam na Diplomtica o entendimento de que os
documentos arquivsticos apresentam elementos formais e universais, que
possibilitam a anlise, a produo e o tratamento de tais documentos:
No corao da Diplomtica, reside a ideia de que todo documento
arquivstico pode ser analisado, compreendido, e avaliado em termos de um
sistema de elementos formais que so universais na sua aplicao e
11
descontextualizada por natureza
(DURANTI; MACNEIL, 1996, p.49,
traduo nossa)

As autoras identificam sete elementos bsicos constituintes do documento


arquivstico, que esto representados no quadro 5.

10

Original em ingls: Archival science, which emerged out of diplomatics in the nineteenth century, is
a body of concepts and methods directed toward the study of records in terms of their documentary
and functional relationships and the ways in which they are controlled and communicated. (DURANTI;
MACNEIL, 1996, p.47)
11
Original em ingls: lies the idea that all records can be analyzed, understood, and evaluated in
terms of a system of formal elements that are universal in their application and descontextualized in
nature. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.49)

42

Quadro 5: Elementos constituintes do documento arquivstico

Fonte: A autora.

Tais elementos constituintes caracterizam o documento como sendo


arquivstico e, portanto, devem receber especial ateno quanto sua identificao
e manuteno por parte de seus produtores e preservadores.
O documento arquivstico sempre envolver uma ao,
ao visto que ele
desenvolvido no decorrer das atividades das instituies ou do individuo, a fim de
registrar ou apoiar determinada ao. Nesse sentido impossvel identificar um
documento arquivstico sem a identificao da ao que o resultou. De acordo com o
projeto InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems (Pesquisa Internacional sobre
sobre Documentos Arquivsticos
Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos), a ao definida como o
exerccio consciente de uma vontade praticada por pessoa fsica ou jurdica, com o
objetivo de criar, manter, modificar ou extinguir situaes (INTERPARES
(INTERPAR
2, 2007,
p.10).

43

Segundo Duranti e o InterPARES, o documento arquivstico envolve, no


mnimo, trs pessoas em sua produo, mesmo que elas no estejam explicitadas:
o autor, o destinatrio e o redator.

O autor do documento a pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e


capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando
o documento foi emitido. [...] O redator a pessoa fsica ou jurdica que tem
autoridade e capacidade para articular o contedo do documento. [...] O
destinatrio a pessoa fsica ou jurdica para quem o documento dirigido
ou para quem foi intencionado. (INTERPARES 2, 2007, p.10)

O vinculo arquivstico12, tambm denominado relao orgnica, outra


caracterstica inerente ao documento arquivstico, uma vez que ele possui um elo
que o liga ao documento anterior e subsequente da mesma ao, alm de uma
ligao incremental a todos os documentos que participam da mesma ao.
Segundo a CTDE, relaes orgnicas so os: Vnculos que os documentos
arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e atividades da pessoa
ou organizao que os produziu (CTDE, 2010, p.21).
O documento arquivstico produzido num ambiente onde o mesmo participa
da ao envolvida. Esse ambiente apresenta contextos que devem ser
identificados. No projeto InterPARES, so apontados os seguintes contextos:
 jurdico-administrativo: relaciona-se com a instituio produtora do
documento; apresenta o sistema legal e organizacional da mesma.
 de provenincia:

como o prprio nome indica, relaciona-se com a

entidade produtora do documento arquivstico; descreve seu mandato,


estrutura e funes.
 de procedimentos: relacionado s atividades no curso das quais o
documento produzido.
 documental: a identificao do fundo arquivstico ao qual o
documento pertence, bem como a estrutura interna do fundo.
 tecnolgico (esse ltimo direcionado aos documentos arquivsticos
digitais): identifica os componentes tecnolgicos, bem como suas
caractersticas, do sistema informatizado no qual os documentos so
produzidos.
12

Do ingls archival bond

44

Outras duas caractersticas inerentes ao documento arquivstico so o


contedo, que nada mais do que a informao que se deseja transmitir e registrar,
e a forma do documento escolhida para essa finalidade.

Tal forma no feita ao

acaso, ela atende a regras pr-estabelecidas, incluindo seus elementos intrnsecos e


extrnsecos.
Em relao a essas duas caractersticas, contedo e forma, deve-se
ressaltar que o primeiro deve ser estvel e a segunda deve ser fixa, uma vez que
esses elementos surgem no momento da produo dos documentos e sua
identidade legal, ou seja, se relacionam com as caractersticas que o documento
deve ter para registrar a ao que apoia ou de que participa. Se um deles sofrer
algum tipo de alterao no prevista e autorizada, estaro colocando em xeque a
autenticidade do documento arquivstico.
A ltima caracterstica apontada por Duranti o suporte. A autora afirma que
todo documento arquivstico deve ter um suporte, independentemente de qual seja.
ele que conferir a fisicalidade do documento e a materialidade da informao
registrada.
As sete caractersticas, elencadas acima, so apontadas com base na
Diplomtica integrada Arquivologia, e se aplicam tanto aos documentos no
digitais, quanto aos digitais.

3.2 O DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL

O advento das TICs impactou a produo dos documentos arquivsticos, que


passaram a existir tambm em formato digital. So caracterizadas por um conjunto
de recursos tecnolgicos que revolucionaram as formas de comunicao e
informao dos indivduos e/ou organizaes.
Poucas pessoas negariam que a tecnologia da informao est provocando
uma revoluo da informao to profunda e difusa quanto a revoluo
industrial, a descoberta da impresso e dos tipos mveis ou o
desenvolvimento da escrita. (DOLLAR, 1994, p.4)

Para esta pesquisa, ser considerado o desenvolvimento das TICs a partir


de 1981, quando surgiram os computadores pessoais. Foi nesse perodo que os no
especialistas em computadores passaram a utilizar tal ferramenta em seu cotidiano,

45

fosse por questes pessoais ou profissionais. Porm para compreender esse


contexto, elencou-se marcos das TICs, entre o perodo de 1900 at 1980, expostos
no quadro 6, que influenciaram o referido desenvolvimento a partir da dcada de 80.

Quadro 6: Marcos das TICs de 1900 at 1980


Dcada
1900-1910
1920-1930
1930-1940
1940-1950

1950-1960

1960-1970

1970-1980

Principal tecnologia desenvolvida


Surgimento da memria magntica;
Criao das primeiras teleimpressoras
Utilizao de matrizes de tubos reflectores ou transparent rods
para transmitir imagens
Desenvolvimento da Lgica elctrica;
Criao do primeiro computador elctrico de Atanasoff;
George Stibitz interliga dois computadores via telefone, o que
gerou idias para o primeiro Modem;
O ENIAC(Eletronic Numeric Integrator And Calculator) tornase operacional, inaugurando a primeira gerao de
computadores,
Primeiro Modem digital;
O circuito integrado estabelece a sua marca de inovao
tecnolgica.
Surgimento do sistema Unix baseado no Mutics;
O primeiro modem comercial com uma velocidade de 300
Baud;
Surge o primeiro mouse;
ARPANET d incio Internet.
Criado o primeiro microprocessador o Intel 4004;
Redes LAN sem fios (Wireless);
A Primeira chamada de celular realizada em NY;
A Microsoft fundada por Bill Gates e Paul Allen;
A Apple lana o Apple 1;

Fonte: A autora, baseado em http://www.slideshare.net/SrgioRivero/histria-da-tic.

As TICs, at a dcada de 1970, mantiveram-se quase exclusivamente nas


mos de especialistas, devido complexidade dos computadores e seu alto custo.
Naquela poca, surgiram os Centros de Processamento de Dados (CPDs), que
geralmente se encontravam fora das instituies.
Na dcada posterior 1980 , dois grandes acontecimentos marcaram
mudanas significativas: a disseminao dos computadores pessoais (PCs) e a
implementao das tecnologias de rede local e mundial, principalmente a Internet.
Nas dcadas mais recentes de 1990 aos dias atuais , continuaram a surgir
avanos tecnolgicos, como a implementao de sistemas de gerenciamento de
documentos, aparatos tecnolgicos mais potentes e cada vez menores, entre outros.

46

Dollar destaca trs dessas mudanas tecnolgicas, s quais denominou


imperativos tecnolgicos:
[...] trs generalizaes sobre as mudanas que nos cercam e que eu
denomino de imperativos tecnolgicos. Esses imperativos so: a natureza
mutvel da documentao; a natureza mutvel do trabalho e a mudana da
prpria tecnologia (DOLLAR, 1994, p.4).

O aspecto mutvel dos documentos apresentado pelo autor, liga-se ao


aspecto tecnolgico, j que os documentos passaram a ser produzidos em meio
digital, e a maior parte desses mostra-se anloga aos documentos em papel.
O segundo imperativo relaciona-se s mudanas que a tecnologia trouxe
para o ambiente de trabalho dos indivduos. Destacando-se a noo de tempo e
espao, visto que as informaes e as comunicaes, facilitadas pelas redes de
computadores, passaram a ser em tempo real, rompendo as fronteiras do espao.
O terceiro imperativo tecnolgico o mais latente e facilmente observado. A
mudana das tecnologias ocorre frequentemente e com muita rapidez. Observam-se
mudanas em software13, hardware14, suporte15, entre outros.
Os trs imperativos tecnolgicos, destacados anteriormente, proporcionaram
significativas mudanas na sociedade, entre elas, a forma de produo, de
tramitao e de preservao das informaes. Os documentos arquivsticos, que
antes eram prioritariamente em papel, passaram a ser desenvolvidos em sistemas
computacionais, denominando-se documentos arquivsticos digitais
Alguns problemas oriundos da definio de documentos como sua relao
apenas com a escrita, no enxergando outras formas de registros de informao,
como imagem, som e imagem em movimento entre outros, so refletidos tambm
nos documentos arquivsticos digitais.
No sculo XX, foram iniciadas pesquisas em prol do entendimento do que
poderia ser o documento, diante de tantas formas de registro da informao.
Diversos autores apresentaram pesquisas sobre a identificao de documentos.
Essas pesquisas tornaram latente a confuso, em determinados momentos, do
13

Software so os programas de computador: Sequncia lgica de instrues que o computador


capaz de executar (CTDE, 2010, p.20).
14
Hardware so as mquinas propriamente ditas, ou seja, o conjunto de componentes fsicos
necessrios operao de um sistema computacional (CTDE, 2010, p.15).
15
Suporte a parte fsica onde a informao registrada (CTDE, 2010, p.21). So exemplos de
suporte o papel, as fitas magnticas, o pergaminho, etc.

47

conceito de documento: ora entendido como a prpria mensagem, ora como meio
para a transmisso da mensagem, ora o significado da mesma. O desenvolvimento
das TICS ressaltou essa dbia compreenso de documento e tornou um grande
desafio a identificao deste, em ambiente digital.
Os documentos arquivsticos digitais so documentos que possuem a
especificidade de serem produzidos em dgitos binrios, tramitados e armazenados
em meio digital. A CTDE (2010, p.13) define documento digital como Informao
registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de
sistema computacional, e define documento arquivstico digital como o [...]
documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivstico (CTDE,
2012, p.12, grifo nosso).
Na literatura arquivstica, corrente o uso do termo documento eletrnico
como sinnimo de documento digital. Tecnologicamente, h uma distino entre
eles: o documento digital codificado em digitos binrios, enquanto o documento
eletrnico16 pode ser codificado de forma analgica ou em digitos binrios. Assim, o
documento digital um documento eletrnico, mas o documento eletrnico no ser
necessariamente digital. Para fins deste estudo, ser utilizado o termo documento
digital.
Em relao construo do conceito de documento arquivstico digital,
Rondinelli defende que:
D-se, pois, que o conceito em questo formulado a partir da juno dos
conceitos de documento, documento arquivstico e documental digital.
Assim, em outras palavras, podemos dizer que o documento arquivstico
digital um documento, isto , uma unidade indivisvel de informao,
constituda por uma mensagem fixada num suporte (registrada), com uma
sinttica estvel [...], [...] produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou
jurdica, no decorrer das suas atividades [...], [...] codificado em dgitos
binrios e interpretvel por um sistema computacional, em suporte
magntico, tico ou outro. (RONDINELLI, 2011, p.226)

3.3 A PROBLEMTICA DO DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL

16

Um documento eletrnico um conjunto de dados organizados em uma estrutura estvel,


associados a regras de formatao para permitir que ele seja lido tanto pelo seu produtor quanto por
outros leitores (PDAUQUE, 2003, p.9, traduo nossa).

48

Atualmente, indivduos, organizaes pblicas e privadas produzem


documentos exclusivamente em formato digital. Este formato possibilita que a
produo, a transmisso e o armazenamento do documento ocorram de forma fcil
e rpida, trazendo vantagens e desvantagens, como as destacadas no quadro
abaixo:
Prope-se, no quadro 7, uma compilao de algumas vantagens e
desvantagens do documento em meio digital, desenvolvidas a partir da literatura da
rea Arquivstica voltada a documentos arquivsticos digitais. As vantagens e
desvantagens apresentadas no quadro abaixo se destacam por serem as mais
facilmente perceptveis e as que devem ser levadas em considerao, na gesto e
preservao dos documentos.

Quadro 7: Principais vantagens e desvantagens do documento em meio digital


Documento Arquivstico Digital
Vantagens
Facilidade de produo e
utilizando-se um computador

Desvantagens
recuperao*

O computador precisa estar equipado com um


software capaz de ler a trilha de bits contidas numa
fita ou disco, caso contrrio a informao no
poder ser acessada

Produo e distribuio em grande escala

Dificuldade na identificao de uma verso


completa ou final de um documento arquivstico
digital

Distribuio fcil da informao pelas redes


de computadores

Comprometimento do exerccio dos direitos


autorais, dada a facilidade de reprodues de
documentos na rede de computadores

Otimizao do fluxo de trabalho

Vulnerveis a vrus, falhas e obsolescncia


tecnolgica.

*Graas s redes de computadores os documentos podem ser distribudos globalmente de maneira


gil e com mltiplos propsitos. Fonte: A autora.

Considera-se que umas das principais desvantagens seja a vulnerabilidade


do documento arquivstico digital.
Os documentos arquivsticos digitais apresentam considerveis diferenas
em relao aos documentos arquivsticos no digitais, especialmente ao se fazer
uma analogia com os documentos em papel. O documento em papel apresenta
contedo e forma intimamente ligados ao suporte e, no documento digital, o
contedo e a forma so entidades separadas do suporte.

49

A estabilidade do suporte, da forma e do contedo inata aos documentos


em papel, enquanto, nos documentos digitais, tais entidades so instveis. Esse fato
ocorre, principalmente, em virtude da fragilidade intrnseca do seu suporte, da
obsolescncia tecnolgica e da facilidade de ocorrncia de interveno humana sem
deixar vestgios.
O acesso ao contedo do documento em papel ocorre de forma direta, sem
a necessidade de mediao de mquinas para a compreenso humana.
Diferentemente disso, o acesso ao documento digital, produzido em linguagem
binria, no pode ser feito a olho nu. Tal linguagem necessita de aparato
tecnolgico especfico que a torne compreensvel para o homem.
A preservao dos documentos em papel est relacionada s condies de
armazenamento em ambientes ideais, e extremamente vinculada preservao e
estabilidade do suporte. Nos documentos digitais, a preservao mais complexa,
pois no se resume ao armazenamento em condies ambientais ideais; o suporte
deve ser mudado periodicamente, de maneira autorizada e controlada. Tambm
necessrio o controle peridico do formato do documento para fins de estratgias de
preservao, sempre que necessrio.
Alm das diferenas entre os tipos de documentos arquivsticos digitais e
em papel apresentadas acima, um aspecto relevante a ser destacado sobre os
primeiros a dificuldade em identific-los enquanto documento em meio s
informaes circulantes no ambiente digital.
Pode-se reconhecer um relatrio tcnico gerado por um processador de
texto como um documento arquivstico, dada a facilidade em se fazer uma analogia
com os documentos em papel. Entretanto, para alm desses documentos, a
identificao torna-se mais complexa, como no caso das bases de dados ou
websites, por exemplo.
A identificao do documento arquivstico digital no deve estar condicionada
ao suporte ou ao formato, mas sim, identificao das caractersticas inerentes ao
documento arquivstico j apresentadas nesta pesquisa: contextos identificveis;
forma documental fixa; contedo estvel; relao orgnica; participao ou apoio a
uma ao; presena de, no mnimo, trs pessoas envolvidas na ao; e suporte.
Algumas dessas caractersticas podem apresentar especificidades no mbito do
digital, como: forma documental fixa, contedo estvel e suporte.

50

Para Duranti e Preston (2008, p.811), forma documental um conjunto de


regras de representao, de acordo com as quais, o contedo de um documento
arquivstico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade so
comunicados. Tais representaes devem se manter fixas no documento
arquivstico digital, ou seja, uma vez criado o documento, a forma documental que
possui deve ser a que se manter ao longo do tempo. Ainda, o contedo do
documento arquivstico digital deve ser estvel, caracterstica tambm complicada
no mbito digital, devido facilidade com que a informao pode ser alterada. Logo,
tanto o risco da manuteno da forma fixa quanto a do contedo estvel configuramse como um problema dos documentos arquivsticos digitais.
Se a informao contida no sistema fluda e sofre, ainda, constantes
transformaes, no pode ser considerada um documento arquivstico. Este, s
passa a existir quando tais forma e contedo so estabilizados, fixados.
Pensar sobre as caractersticas no ambiente digital, que extremamente
dinmico e sofre alteraes de acordo com o software e o hardware que o envolvem,
leva ao conceito de variabilidade imitada:
Qualidade de um documento arquivstico que assegura que suas
apresentaes documentais so limitadas e controladas por regras fixas e
um armazenamento estvel do contedo, da forma e da composio, de
modo que as mesmas interaes, pesquisas, buscas ou atividades por parte
do usurio sempre produzam o mesmo resultado (INTERPARES 2, 2006).

A implementao desse conceito faz-se primordial no meio digital, j que o


documento

arquivstico,

ao

ser

produzido,

possui

sua

forma

documental

estabelecida por regras. No entanto, em meio digital, tais regras podem sofrer
interferncias em decorrncia do aparato tecnolgico utilizado, comprometendo
assim sua caracterstica de forma fixa.
A variabilidade limitada justamente uma variao dessa forma prevista e
autorizada pelo produtor, sem colocar em risco a confiabilidade e autenticidade do
documento, at mesmo em decorrncia da possibilidade de visualizao do
documento que o software proporciona.
Afirmar que um documento apresenta forma fixa dizer que o documento
arquivstico manter a forma documental que ele possua quando foi produzido e
salvo pela primeira vez, em qualquer momento que ele for exibido. De acordo com o
InterPARES 2 (2006)

as cadeias de bits que compem o documento digital e

51

determinam sua apresentao digital (isto , seu formato de arquivo) podem mudar,
mudar
mas sua apresentao documental no pode. Isso significa dizer, por exemplo, que
uma imagem produzida em JPEG e posteriormente salva em PDF ter sua cadeia
de bits alterada, visto que passou de um formato para o outro, entretanto sua forma
documental continuar
ntinuar intacta, logo sua forma documental ser fixa.
Outro caso de variabilidade limitada est relacionado apresentao de
informaes contidas nos documentos, que podem se apresentar de maneiras
diferentes, porm controladas, assumindo assim diferentes formas documentais.
Isso ocorre, com bastante freqncia, com dados estatsticos ou geogrficos
representados em diferentes grficos, conforme o quadro abaixo:

Quadro 8: Ilustrao de variabilidade limitada


Srie
3

10
5
Categoria 1
Categoria 2
Categoria 3
Categoria 4

Srie
2

5
4
3
2
1
0

Srie 1
Categoria 1
Categoria 2
Categoria 3
Categoria 4

15

Srie
1

Srie 2
Srie 3

4-5
Categoria 1
3-4
Categoria 2
Categoria 4

Categoria 3

Categoria 4

Categoria 2

Srie 1

Categoria 1

Categoria 3

Srie 1

2-3
1-2
0-1

No quadro 8, so disponibilizadas as mesmas informaes estatsticas, de


formas diferentes. possvel observar que eles possuem variaes de forma, mas
elas so limitadas pelo sistema. Nesses casos, pode-se
pode se afirmar que cada
visualizao do documento apresenta forma fixa e contedo estvel, uma vez que a
informao que os constitui so selecionadas a partir do armazenamento fixo de
dados, cujas regras determinam as possveis formas de sua apresentao
documental.

52

Outra caracterstica que requer grande ateno em relao aos documentos


digitais o suporte, dada confuso acerca da no existncia de suporte nesse tipo
de documento; no entanto, estudos, como o InterPARES, apontam a existncia de
um suporte, seja ele qual for. Tal confuso d-se em virtude do uso do termo virtual
associado ao digital. O termo virtual comumente compreendido como imaterial,
isto , metafsico. Os documentos digitais possuem essa virtualidade ligada forma
de transmisso e sua existncia, porm, depende de um suporte, que no estar
intimamente ligado informao por ele registrada.
Diante do exposto acima, torna-se importante evidenciar que o que
caracteriza um documento como arquivstico no seu suporte ou forma de registro,
e sim suas caractersticas, sua forma e a finalidade para a qual foi produzido.
Entende-se, ento, que toda informao registrada em qualquer suporte,
qualquer forma e sob qualquer tecnologia, desde que produzida no exerccio das
atividades e funes de uma pessoa fsica ou jurdica, um documento arquivstico,
mesmo que esteja em meio digital. Este documento arquivstico digital requer
tratamento, assim como os demais documentos arquivsticos. A gesto de
documentos destaca-se como o principal meio de trat-los, possibilitando a
identificao dos documentos digitais como arquivsticos por meio de um sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos SIGAD (CTDE), conforme
ser explicado no prximo captulo.

53

4 O DIREITO DE ACESSO INFORMAO PBLICA E A GESTO DE


DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NO BRASIL

4.1 ACESSO INFORMAO NO BRASIL

Desde meados do sculo XX o direito de acesso informao tornou-se um


dos assuntos centrais dos estudos da rea Arquivstica, seja por seu aspecto social,
quanto por seu aspecto poltico. Nesta pesquisa, este aspecto abordado no mbito
dos servios arquivsticos, do ponto de vista das instituies pblicas.
Observa-se o elo do direito de acesso informao com a Arquivstica, uma
vez que esta trata os documentos de forma a dar acesso a eles, portanto requisito
no cumprimento desse direito. Antes, porm, de tratar da relao, arquivos - acesso
informao governamental necessrio uma breve reflexo acerca do direito de
acesso informao e do aparato legal que respalda tal direito, para tanto, sero
revisitadas as Constituies Federais Brasileiras do sculo XX.
Para fins de anlise do perodo pr-Constituio de 1988, sero
consideradas apenas aquelas promulgadas no sculo XX. Optou-se por faz-lo
desta forma, visto que a Constituio de 1824 tratava de Estado centralizado com
Monarquia hereditria e constitucional, apresentando quatro poderes: Executivo Legislativo - Judicirio - Moderador (exercido pelo imperador), e que a Constituio
de 1891 foi promulgada aps a Proclamao da Repblica do Brasil, quando
predominavam interesses ligados oligarquia latifundiria.
A primeira constituio do sculo XX foi a de 1934, desenvolvida no
momento histrico conhecido como Era Vargas. Logo depois da derrota da
Revoluo Constitucionalista de 1932, foi eleita em 1933 uma Assembleia
Constituinte responsvel por redigir a Constituio de 1934. Esta foi a primeira a
prever o direito de acesso informao, onde ao cidado era permitido ter acesso
s informaes pessoais ou requerer esclarecimentos acerca dos negcios
pblicos.
A Constituio de 1937 foi elaborada sob o regime ditatorial do ento
presidente Getlio Vargas. Este momento histrico de centralidade do poder teve
impacto nos direitos do individuo e, nesse sentido, o direito de acesso informao

54

foi suprimido de tal constituio, sendo ampliadas diversas restries, entre elas o
exerccio da liberdade de expresso.
A Constituio de 1946, foi elaborada quando a redemocratizao estava em
voga e era necessrio novo texto constitucional. Tal constituio retomou a base
daquela promulgada em 1934 no que tange o acesso informao.
Em 1967, o texto constitucional foi reformulado em meio ao regime
autoritrio militar, na passagem do governo Castelo Branco para o governo Costa e
Silva. Neste contexto histrico, destacava-se o autoritarismo que foi refletido na
Constituio. Mais uma vez, muitos direitos foram suprimidos e, entre eles, o de
acesso informao governamental. O cidado tinha o direito apenas a
esclarecimentos de situaes pessoais ou de receber certides do governo.
Desenvolveu-se o quadro 9 a partir da leitura dos textos das Constituies
de 1934 a 1967 - disponveis no site do Planalto brasileiro17 - buscou-se perceber
nesses textos os termos informao, acesso e sigilo e foram listados no quadro
abaixo, os artigos que de alguma forma fizessem referncia ao que pode-se
considerar como o direito18 de acesso informao pblica. Observa-se que, em
determinados momentos, o esse direito de acesso foi suprimido ou mesmo sofreu
restries nos textos, o que poderia indicar que a preocupao com a informao se
dava mais em prol do sigilo do que do acesso a ela.

17

Disponvel em: <http://www4.planalto.gov.br/legislacao/legislacao-historica/constituicoes-anteriores1>. Acesso em: 10 out 2012


18
A pesquisa foi feita a partir da busca dos conceitos: informao, acesso e sigilo.

55

Quadro 9: Apontamentos constitucionais sobre direito de acesso informao pblica


1934 a 1967
Caractersticas quanto ao
direito de acesso
informao

Constituio

Artigo

Constituio da
Repblica dos
Estados Unidos do
Brasil de 16 de
julho de 1934

Art. 113 - A Constituio assegura a brasileiros


e a estrangeiros residentes no Pas a
inviolabilidade dos direitos concernentes
liberdade, subsistncia, segurana individual
e propriedade, nos termos seguintes:

conferido ao cidado o
direito de receber
informaes sobre sua
pessoa ou ainda solicitar
esclarecimentos acerca
das transaes pblicas

[...] 35) A lei assegurar o rpido andamento


dos processos nas reparties pblicas, a
comunicao aos interessados dos despachos
proferidos, assim como das informaes a que
estes se refiram, e a expedio das certides
requeridas para a defesa de direitos individuais,
ou para esclarecimento dos cidados acerca
dos negcios pblicos, ressalvados, quanto s
ltimas, os casos em que o interesse pblico
imponha segredo, ou reserva.
Constituio dos
Estados Unidos do
Brasil de 10 de
novembro de 1937

Constituio dos
Estados Unidos do
Brasil de 18 de
setembro de 1946

No h

O acesso informao
governamental foi
suprimido do texto
constitucional.

Art. 141 - A Constituio assegura aos


brasileiros e aos estrangeiros residentes no
Pas a inviolabilidade dos direitos concernentes
vida, liberdade, a segurana individual e
propriedade, nos termos seguintes:

Retoma o acesso
informao, refletindo o
momento de
redemocratizao

[...]

36 - A lei assegurar:

II - a cincia aos interessados dos despachos e


das informaes a que eles se refiram;
III - a expedio das certides requeridas para
defesa de direito;
IV - a expedio das certides requeridas para
esclarecimento de negcios administrativos,
salvo se o interesse pblico impuser sigilo.

56

Constituio da
Repblica
Federativa do
Brasil de 1967

Art. 150 - A Constituio assegura aos


brasileiros e aos estrangeiros residentes no
Pas a inviolabilidade dos direitos concernentes
vida, liberdade, segurana e
propriedade, nos termos seguintes:
[...] 8 - livre a manifestao de pensamento,
de convico poltica ou filosfica e a prestao
de informao sem sujeio censura, salvo
quanto a espetculos de diverses pblicas,
respondendo cada um, nos termos da lei, pelos
abusos que cometer. assegurado o direito de
resposta. A publicao de livros, jornais e
peridicos independe de licena da autoridade.
No ser, porm, tolerada a propaganda de
guerra, de subverso da ordem ou de
preconceitos de raa ou de classe.

Acesso informao fica


restrito as informaes
acerca de
esclarecimentos de
situaes pessoais e
emisso de certido.
No sendo disponibilizado
acesso s informaes
governamentais.

Fonte: A autora.

Nos textos constitucionais elencados acima, o acesso informao aparece


como um direito do cidado mais relacionado s informaes de carter pessoal ou
para obteno de certides dos rgos pblicos. Esse acesso no era voltado
transparncia ou controle sobre as atividades do governo. Uma exceo pode ser
observada sobre esse aspecto ao rever as Constituies de 1934 e 1946, que
possibilitariam o acesso s informaes governamentais para esclarecimento dos
negcios administrativos.
A legislao federal relacionada ao acesso informao permaneceu
inalterada at a promulgao da Constituio de 1988, vigente at os dias atuais e
que se deu em decorrncia do momento histrico de Construo do Estado
Democrtico de Direito no Brasil. Tal Constituio como um divisor de guas, no
sentido de declarar os direitos do cidado e por tornar latente a preocupao com o
acesso informao governamental, que se apresenta como um dos direitos
fundamentais que formam os pilares do Estado Democrtico de Direito.
De acordo com Nogueira Junior, tal direito considerado fundamental
porque contm um ncleo dotado de eficcia jurdico-normativa concretamente
bastante voltado proteo dos cidados contra a prepotncia e o arbtrio
(NOGUEIRA JUNIOR, 2004, p.16).
A Constituio de 1988 aborda o acesso informao sob custdia do poder
pblico em seu artigo 5, conforme disposto abaixo:

57

[...] XXXIII - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de


seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana.
XXXIV - So todos assegurados, independentes do pagamento de taxas: a)
o direito de petio aos Poderes Pblicos em defesa de direitos contra
ilegalidade ou abuso de poder. b) a obteno de certides em reparties
pblicas, para a defesa de direitos e esclarecimento de situaes de
interesse pessoal [...].
LXXII - Conceder-se- habeas data: a) para assegurar o conhecimento de
informaes relativas pessoa do impetrante, constantes de registros ou
bancos de dados de entidades governamentais ou de carter pblico. b)
para a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por processo
sigiloso, judicial ou administrativo.
LXXVII - So gratuitas as aes de habeas corpus e habeas data e, na
forma da lei, os atos necessrios ao exerccio da cidadania. (BRASIL, 1988)
.

Observando os incisos descritos acima possvel dividi-los em dois grupos, a


saber:
O primeiro refere-se informao governamental de carter geral, tema que
tratado no inciso XXXIII. O segundo, refere-se s informaes de carter
pessoal sob custdia dos rgos governamentais ou entidades de carter
pblico (incisos XXXIV, LXXII alnea b, e LXXVII) (SILVA, 2007, p.56).

A fim de atender as demandas de acesso s informaes, o Governo


Federal tem apresentado iniciativas em prol dessa obrigatoriedade. Uma delas a
Carta de Servio ao Cidado, instituda pelo Decreto n 6.932, de 11 de agosto de
2009. Esta carta visa esclarecer os cidados brasileiros, sobre os servios a que
possuam direito e a forma de acess-los.
Ao longo do sculo XX e incio do sculo XXI, foram estabelecidos vrios
marcos legais relativos informao produzida e/ou custodiada pelo Estado. No
quadro 10 esto elencados alguns desses marcos, cuja questo do direito de acesso
informao foi tratada direta ou indiretamente.

Quadro 10: Histrico da legislao de acesso informao*


Lei

Finalidade

Lei n 5.250, de 9 de Fevereiro de 1967

Regula a liberdade de manifestao


pensamento e de informao.

de

Decreto n 69.534, de 11 de Novembro


de 1971

Altera dispositivos do Regulamento para a


Salvaguarda de Assuntos Sigilosos.

58

Lei n 6.640, de 8 de Maio de 1979

Decreto n 96.900, de 30 de setembro


de 1988:
Lei n 9.507, de 12 de Novembro de
1997
Decreto n 2.910, de 29 de Dezembro
de 1998
Decreto n 3.294, de 15 de Dezembro
de 1999
Medida Provisria n 228, de 9 de
Dezembro de 2004

Decreto n 5.301, de 9 de Dezembro de


2004

Lei n 11.111, de 5 de Maio de 2005

Medida Provisria n 507, de 5 de


Outubro de 2010

Lei n 12.343, de 2 de Dezembro de


2010
Decreto de 15 de Setembro de 2011

Lei n 12.527, de 18 de Novembro de


2011 (Lei de Acesso Informao, LAI):

Decreto n 7.724, de 16 de Maio de


2012

Altera a redao da alnea "d" do inciso I do


art. 40 da Lei n. 5.250, de 9 de fevereiro de
1967, que "regula a liberdade de manifestao
do pensamento e da informao".
Institui o Conselho Superior de Defesa da
Liberdade de Criao e Expresso e d outras
providncias
Regula o direito de acesso a informaes e
disciplina o rito processual do habeas data.
Estabelece normas para a salvaguarda de
documentos, materiais, reas, comunicaes e
sistemas de informao de natureza sigilosa, e
d outras providncias.
Institui o Programa Sociedade de Informao e
d outras providncias.
Regulamenta a parte final do disposto no inciso
XXXIII do art. 5 da Constituio e d outras
providncias.
Regulamenta o disposto na Medida Provisria
n 228, de 09 de dezembro de 2004, que
dispe sobre a ressalva prevista na parte final
do disposto no inciso XXXIII do art. 5 da
Constituio, e d outras providncias.
Regulamenta a parte final do disposto no inciso
XXXIII do caput do art. 5 da Constituio
Federal e d outras providncias.
Institui hipteses especficas de sano
disciplinar para a violao de sigilo fiscal e
disciplina o instrumento de mandato que
confere poderes a terceiros para praticar atos
perante rgo da administrao pblica que
impliquem fornecimento de dado protegido
pelo sigilo fiscal.
Institui o Plano Nacional de Cultura - PNC, cria
o Sistema Nacional de Informaes e
Indicadores Culturais - SNIIC e d outras
providncias.
Institui o Plano de Ao Nacional sobre
Governo Aberto e d outras providncias.
Regula o acesso a informaes previsto no
inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do
art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de
5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras
providncias.
Regulamenta a Lei n 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispe sobre o acesso
a informaes previsto no inciso XXXIII do
caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e
no 2 do art. 216 da Constituio.

59

Regulamenta
procedimentos
para
credenciamento de segurana e tratamento de
informao classificada em qualquer grau de
sigilo, e dispe sobre o Ncleo de Segurana e
Credenciamento.

Decreto n 7.845, de 14 de Novembro


de 2012
*A

Constituio de 1988 no foi citada no quadro acima, visto ter sido tratada anteriormente.
Fonte: A autora

A informao de que trata a legislao relacionada no quadro acima


aquela, produzida, recebida, tramitada e sob a custdia do Estado e das mquinas
governamentais, a que toda sociedade tem acesso e um dos direitos fundamentais
para o desenvolvimento da cidadania, pois:
Sendo imparciais no que diz respeito criao, autnticos, no tocante aos
procedimentos, e inter-relacionados no que tange ao contedo, os registros
documentais esto aptos a satisfazer os requisitos da legislao sobre valor
probatrio e constituem a melhor forma no s de prova documental, mas
de prova em geral. De fato, os registros, alm das necessidades do direito e
da histria, servem transparncia das aes, um novo e atraente nome
para o que mais tradicionalmente constitui a obrigao de prestar contas
(accountability) tanto do ponto de vista administrativo, quanto histrico
(DURANTI, 1994 apud FONSECA 1998, p.36)

O direito de acesso informao pblica um dos principais apresentados


na Constituio Federal, e para Martins:

O direito de acesso informao um direito humano fundamental para a


vida em sociedade. A base desse direito o princpio de que a autoridade
pblica delegada pelo eleitor e sustentada pelo contribuinte, portanto o
pblico deve ter o direito de saber como o poder est sendo usado e como
o dinheiro est sendo gasto (MARTINS, 2011, p.233).

Para

DBTA

acesso

1-

Possibilidade

de

consulta

documentos,informaes e... 2- Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os


documentos e a promover sua utilizao (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.15). A
citao torna clara a responsabilidade dos Arquivos no que tange a disponibilidade
de informaes e dos documentos. Ainda nesse sentido, Peterson (2011, p.217)
aponta que Acesso a disponibilidade de arquivos para consulta como resultado
tanto de uma autorizao legal, quanto da existncia de instrumento de pesquisa,

60

implicando no fato de que os documentos devem estar disponveis sempre que


deles necessitarem.
Uma demonstrao da preocupao dos Arquivos com o acesso
informao, pode ser observada no Conselho Internacional de Arquivos (CIA)19 e
suas diversas iniciativas nessa direo, ao defender que: Acesso a
disponibilidade de documentos para consulta como resultado tanto de autorizao
legal quanto da existncia de instrumentos de pesquisa. (CIA, 2012)
O CIA tem promovido debates e apresentado orientaes sobre o acesso e
os arquivos. Dentre elas destacam-se 10 (dez) princpios propostos pelo
Grupo de Trabalho sobre Acesso aos Arquivos do Comit de Boas Prticas
e Normas do Conselho Internacional de Arquivos.
[...] 1 - O pblico tem o direito de acesso aos arquivos de rgos pblicos.
Entidades pblicas e privadas devem abrir seus arquivos o mais
amplamente possvel [...];
2 - Instituies custodiadoras de arquivos tornam pblica a existncia dos
arquivos, inclusive a de documentos fechados, e divulgam as restries que
afetam o acesso aos arquivos [...];
3 - Instituies custodiadoras de arquivos adotam uma abordagem proativa
para acesso [...];
4 - Instituies custodiadoras asseguram que restries de acesso sejam
claras e de durao determinada, baseadas em legislao pertinente,
reconhecem o direito de privacidade de acordo com as normas culturais e o
respeito aos direitos dos proprietrios de documentos privados [...];
5 - Arquivos so disponibilizados em termos iguais de acesso [...];
6 - Instituies custodiadoras de arquivos garantem a preservao e o
acesso a documentos que proporcionam a evidncia necessria
afirmao de direitos humanos e prova de sua violao, mesmo se esses
documentos estiverem fechados ao pblico em geral [...];
7 - Usurios tm o direito de apelar de uma negao de acesso [...];
8 - Instituies custodiadoras de arquivos garantem que as restries
operacionais no impeam o acesso aos arquivos [...];
9 - Arquivistas tm acesso a todos os arquivos fechados e neles realizam o
trabalho arquivstico necessrio [...];
10 - Arquivistas participam do processo de tomada de deciso sobre acesso
20
[...] (ICA, 2001) .

Apesar dos dez pontos apresentados pelo CIA serem uma verso preliminar,
servem de parmetro para a compreenso da importncia da responsabilidade dos
Arquivos mediante o acesso aos documentos arquivsticos. preciso pensar que o
direito informao no ser respeitado se as Instituies Arquivsticas apenas
preservarem e mantiverem as informaes sem, no entanto, dissemin-las. Arquivos
19
20

The International Council on Archives (ICA)


Disponvel em: <www.ica.org/download.php?id=1595>. Acesso em: 30 maio 2012.

61

necessitam, alm de cuidar da parte tcnica do arquivamento, como arranjo,


descrio, classificao, tratamento dos documentos, instrumentos de recuperao
e tabela de temporalidade, preocupar-se com a disseminao da informao tratada,
como o defendido por Jardim:
Sem dvida a memria, uma dimenso inerente ao campo arquivstico,
mas os arquivos no so apenas lugares de memria... A memria, no
espao arquivstico s ativada, porm, se tais lugares de memria forem
gerenciados tambm como lugares de informao, onde esta no
apenas ordenada, mas tambm transferida (JARDIM, 1998, p, grifo
nosso).

O primeiro passo, para esta disseminao, seria pensar no usurio como


sujeito do processo Arquivstico, que inspiraria toda a organizao do acervo. Assim,
as Instituies Arquivsticas necessitam estabelecer uma relao de interao com o
usurio, visando obter uma maior visibilidade social e conseguir demonstrar que as
informaes contidas nos arquivos so de seu interesse.
Priorizar e divulgar o acesso informao para o usurio uma garantia de
que a documentao custodiada nas Instituies Arquivsticas, no seja encarada
apenas como acmulo de papel velho e sem valor. Servir, tambm, para que estas
instituies no sejam vistas como depsito de papis velhos e sim, como
responsveis pela preservao de informaes primordiais para a construo, para
a manuteno da identidade cultural e para a comprovao de algum fato ou
deciso tomada. Essa nova forma de pensar o Arquivo corrobora com o direito de
acesso s informaes defendido pela Lei n 12.527 (LAI), 18 de novembro de 2011,
cujo artigo 3 apresenta diretrizes que devem ser seguidas acerca de tal direito:

Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o


direito fundamental de acesso informao e devem ser executados em
conformidade com os princpios bsicos da administrao pblica e com as
seguintes diretrizes:
I - observncia da publicidade como preceito geral e do sigilo como
exceo;
II - divulgao de informaes de interesse pblico, independentemente de
solicitaes;
III - utilizao de meios de comunicao viabilizados pela tecnologia da
informao;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparncia na
administrao pblica;
V - desenvolvimento do controle social da administrao pblica.(BRASIL,
2011)

62

Com o avano do quadro normativo referente ao acesso informao, os


rgos da Administrao Pblica devero estar preparados para as demandas de
acesso s informaes por parte da sociedade, como tambm, oferecer tal acesso,
mesmo quando no solicitado e por meio de iniciativas pr ativas. Um exemplo
deste tipo de servio demonstrado no portal da transparncia do Governo
Federal21.
A LAI esclarece em seu artigo 7, a qual tipo de informao a sociedade tem
direito:
Art. 7o O acesso informao de que trata esta Lei compreende, entre
outros, os direitos de obter:
I - orientao sobre os procedimentos para a consecuo de acesso, bem
como sobre o local onde poder ser encontrada ou obtida a informao
almejada;
II - informao contida em registros ou documentos, produzidos ou
acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos
pblicos;
III - informao produzida ou custodiada por pessoa fsica ou entidade
privada decorrente de qualquer vnculo com seus rgos ou entidades,
mesmo que esse vnculo j tenha cessado;
IV - informao primria, ntegra, autntica e atualizada;
V - informao sobre atividades exercidas pelos rgos e entidades,
inclusive as relativas sua poltica, organizao e servios;
VI - informao pertinente administrao do patrimnio pblico, utilizao
de recursos pblicos, licitao, contratos administrativos; e
VII - informao relativa:
a) implementao, acompanhamento e resultados dos programas,
projetos e aes dos rgos e entidades pblicas, bem como metas e
indicadores propostos;
b) ao resultado de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contas
realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes
de contas relativas a exerccios anteriores.
1o O acesso informao previsto no caput no compreende as
informaes referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientficos
ou tecnolgicos cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado.
2o Quando no for autorizado acesso integral informao por ser ela
parcialmente sigilosa, assegurado o acesso parte no sigilosa por meio
de certido, extrato ou cpia com ocultao da parte sob sigilo.
3o O direito de acesso aos documentos ou s informaes neles contidas
utilizados como fundamento da tomada de deciso e do ato administrativo
ser assegurado com a edio do ato decisrio respectivo.
4o A negativa de acesso s informaes objeto de pedido formulado aos
rgos e entidades referidas no art. 1o, quando no fundamentada,
sujeitar o responsvel a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta
Lei.
5o Informado do extravio da informao solicitada, poder o interessado
requerer autoridade competente a imediata abertura de sindicncia para
apurar o desaparecimento da respectiva documentao.
6o Verificada a hiptese prevista no 5o deste artigo, o responsvel pela
guarda da informao extraviada dever, no prazo de 10 (dez) dias,
21

Disponvel em: < http://www.portaltransparencia.gov.br/>. Acesso em: 16 jul. 2012.

63

justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegao


(BRASIL, 2011).

O artigo n 9, da LAI, estabelece como o acesso a informaes pblicas


sero asseguradas:

Art. 9. O acesso a informaes pblicas ser assegurado mediante:


I - criao de servio de informaes ao cidado, nos rgos e entidades do
poder pblico, em local com condies apropriadas para:
a) atender e orientar o pblico quanto ao acesso a informaes;
b) informar sobre a tramitao de documentos nas suas respectivas
unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informaes; e
II - realizao de audincias ou consultas pblicas, incentivo participao
popular ou a outras formas de divulgao (BRASIL, 2011).

Como muitas informaes disponibilizadas sociedade, visando resguardar


direitos de cidadania, esto registradas em documentos arquivsticos, inclusive os
digitais, torna-se premente a necessidade de que os rgos pblicos e os Arquivos22
se preparem para tal tarefa, implantando de forma adequada a Gesto Arquivstica
de Documentos.

4.2 A GESTO DE DOCUMENTOS

A gesto de documentos, seu histrico, evoluo terica e aplicaes, j


foram objetos de outros estudos com muita excelncia. No se pretende retomar tais
estudos. No entanto, propem-se fazer uma breve viagem, a fim de estabelecer
patamares conceituais sobre o universo onde sero alocados o desenvolvimento e
aplicao da gesto na contemporaneidade junto aos documentos arquivsticos
digitais.
Importante destacar que a gesto de documentos arquivsticos est firmada
dentro da Arquivologia, ainda que existam diferentes correntes de pensamento, cujo
arcabouo terico deriva de diferentes abordagens entre pases, dentro do mesmo
22

Acepo 2 do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica: Instituio ou servio que tem por
finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso(1) a documentos.(2005,
p.27). Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivstica.p
df>. Acesso em: 30 maio 2012.

64

pas, e entre linhas de pesquisas diferentes. Face s diferenas existentes, optou-se


por selecionar para o estudo determinados autores que tratam o conceito de gesto
de documentos de modo mais generalizado, no sendo feita a anlise das
especificidades de cada pas, exceto do Brasil, por ser o pas de origem do presente
trabalho.
Ao observar a histria da sociedade, uma hiptese a ser considerada de
que a escrita surgiu da necessidade do homem em se comunicar e deixar registros
dos acontecimentos que vivenciou e dos sentimentos que o envolviam.
Estudar o conceito de arquivo, em sua acepo natural, torna perceptvel
que este se confunde com o prprio surgimento da escrita. A escrita ocupou um
espao de destaque com a inveno da imprensa, que se tornou um marco para a
sociedade, visto que, a partir da, as informaes conseguiram ser transmitidas a um
maior nmero de pessoas num curto espao de tempo.
Os Arquivos conquistaram um espao de destaque, neste momento, face
necessidade de organizao destes documentos para a posterioridade. A
organizao de tais arquivos no se utilizava dos mtodos, tcnicas ou instrumentos
conhecidos atualmente, ainda que seja possvel reconhecer os primeiros passos
rumo estruturao atual dos Arquivos. Para Silva:
Os primeiros Arquivos renem, j, ingredientes que se vieram a tornar
clssicos e hoje so ainda assumidos pela disciplina Arquivstica: estrutura
orgnica coerente em correspondncia com as funes e com a atividade
das entidades produtoras; regras de controle e matriz diplomtica eficazes
como forma de garantir a identidade e autenticidade dos documentos; valor
como testemunho e como instrumento de informao.(SILVA, 2000, p.20)

O surgimento das instituies Arquivsticas, como se identifica atualmente,


teve como pontap inicial, a criao do Arquivo Nacional da Frana.

interessante resgatar que o primeiro arquivo nacional do mundo foi criado


na Frana, em 12 de setembro de 1790, o Archives Nacionales de Paris, em
plena Revoluo Francesa. Nessa poca, os documentos foram
considerados primordiais no s para a manuteno de uma antiga
comunidade, para preservao, dos documentos por razes culturais, mas
tambm para a criao de uma nova sociedade e proteo de direitos
pblicos. (MORENO, 2008, p.74)

Este modelo francs de instituio arquivstica, sugere trs aspectos

65

bsicos que Fonseca descreve:

[...] pela primeira vez, uma administrao orgnica foi criada para cobrir
toda a rede de reparties pblicas geradoras de documentos e os antigos
depsitos porventura existentes; pela primeira vez, tambm o estado
reconheceu sua responsabilidade em relao ao cuidado devido ao
patrimnio documental do passado, e aos documentos por ele produzido. O
terceiro aspecto, marcante foi a proclamao e o recolhimento do direito
pblico de acesso aos arquivos (FONSECA, 1996, p.49)

A partir da criao do Arquivo Nacional da Frana, outros pases criaram


instituies responsveis pelos documentos de acordo com suas singularidades:

Historicamente, a formao dos arquivos nacionais acompanha, com


relativa preciso, a histria da formao dos Estados Nacionais...
Compreend-los compreender a histria da formao nacional e
identificar os fluxos e dessintonias do Estado Moderno. .A legislao de
Arquivos um ensaio micro-administrativo da realidade polticoconstitucional de cada nao. (BASTOS; FRANCO, 1986, p.1)

Ao refletir sobre as mudanas ocorridas na sociedade nos ltimos sculos,


como o desenvolvimento tecnolgico, o aumento populacional e o fortalecimento das
mquinas governamentais, entre outros, nota-se que estas influenciaram no
aumento da produo de documentos devido a necessidade de registrar atos e
informaes, seja para: testemunhar transaes, guardar memria, registrar as
aes dos governos ou para outros fins.

O volume dos documentos oficiais tem sofrido tremendo aumento nos


ltimos 15 anos. Esse fenmeno est intimamente relacionado com o
aumento da populao desde meados do sculo XVIII. [o] O aumento da
populao , em grande parte, atribudo a desenvolvimentos tecnolgicos
que possibilitaram uma produo espantosa de materiais necessrios
existncia humana. O aumento da populao, por sua vez, provocou a
expanso das atividades do governo, e essa expanso afetou a produo
de documentos. Uma vez que se aplicaram mtodos tecnolgicos modernos
no preparo de documentos, o volume destes, nas ltimas dcadas, atingiu
um ndice de progresso antes geomtrica que aritmtica.
(SCHELLENBERG, 2002, p.65)

A produo de documentos arquivsticos teve um crescimento significativo


depois da chamada exploso informacional, ocorrida aps a II Guerra Mundial, em
meados do sculo XX. Segundo Pinheiro e Loureiro (1995, p.1) a denominada

66

exploso da informao, caracterizou o momento em que a informao se torna


basilar para o progresso econmico, ancorado no binmio cincia-tecnologia.
O aumento da produo documental nesse perodo, no se deu,
simplesmente pelo surgimento de aparato tecnolgicos que facilitou tanto sua
produo quanto sua tramitao e disseminao, mas tambm por uma mudana de
paradigmas, onde a informao passou a ser o cerne das atividades desenvolvidas
pela sociedade.
Conquanto o emprego das modernas mquinas de produzir documentos,
tais como a de escrever e outros meios de duplicao, haja tornado possvel
uma enorme proliferao de documentos, as razes dessa produo, notase bem, so inerentes ao prprio carter dos governos modernos. O homem
no faz documento somente porque dispe de mquinas para produzi-los,
mas sim, e principalmente, como resultado da execuo de um trabalho; e a
proporo de sua criao , em geral, aumentada pela expanso da
atividade. (SCHELLENBERG, 2002, p.65)

Por se tornar a base da sociedade atual, a informao passa a ser


produzida e utilizada com mais rapidez, acentuando ainda mais a necessidade desta
ser tratada e, como conseqncia, tratar os documentos onde elas se encontram
registradas. Torna-se primordial, por parte dos produtores, gerenciar os documentos
para que possam otimizar suas atividades.
Com efeito, o termo gesto est relacionado administrao, ao ato de
gerenciar. Isso significa que preciso, tambm, que se tenha um
planejamentode tal forma que, mesmo com uma quantidade exacerbada de
documentos disponveis nos dias atuais, principalmente com as ferramentas
tecnolgicas disponveis, seja possvel localizar e utilizar a informao no
tempo exato e necessrio para uma tomada de deciso com qualidade,
confiabilidade e preciso. (MORENO, 2008, p.73)

Muitas iniciativas surgiram para dar conta da grande quantidade de


documentos, dentre elas, a chamada gesto de documentos arquivsticos (GDA).
Encabeada, principalmente, pelos Estados Unidos e Canad.
A gesto de documentos arquivsticos apresenta seu desenvolvimento,
terico e prtico, aps a Segunda Guerra Mundial, nos Estados Unidos e, entre
outros, pases anglo-saxnicos, devido a necessidade que os governantes desses
pases possuam de otimizar a recuperao dos documentos administrativos por
questes estratgicas. Porm os embries da GDA podem ser percebidos no sculo
anterior como salienta Jardim:

67

Embora sua concepo terica e aplicabilidade tenha se desenvolvido aps


a Segunda Guerra Mundial, a partir do E.U.A. e Canad, a gesto de
documentos possua razes j no final do sculo XIX, em funo dos
problemas ento detectados nas administraes pblicas destes dois
pases, no que se referia ao uso e guarda. Na primeira metade deste
sculo, criaram-se comisses governamentais nos E.U.A. e no Canad,
visando a encontrar solues para a melhoria dos padres de eficcia no
uso dos documentos, por parte da administrao pblica. (JARDIM, 1986,
p.1)

A atividade denominada em ingls de records management foi traduzida para


o portugus por gesto de documentos, administrao de documentos, gesto
arquivstica de documentos ou gesto de documentos arquivsticos, sendo esta
ltima escolhida para ser utilizada no presente trabalho.
Apesar de sua relao direta com as prticas e teorias arquivsticas, ela no
surgiu destas, mas em decorrncia da demanda da administrao pblica em
resolver as questes de agilidade e recuperao das informaes. poca, as
instituies arquivsticas pblicas eram voltadas para o tratamento dos documentos
considerados de valor histrico, no havia preocupao com os documentos de
valores administrativos. Pode-se observar essa realidade no apontamento de
Jardim:
Vale ressaltar que, durante esse perodo, as instituies arquivsticas
pblicas caracterizavam-se pela sua funo de rgo estritamente de apoio
pesquisa, comprometidos com a conservao e acesso aos documentos
considerados de valor histrico. A tal concepo opunha-se, de forma
dicotmica, a de documento administrativo, cujos problemas eram
considerados da alada exclusiva dos rgos da administrao pblica que
os produziam e utilizavam (JARDIM, 1986, p.1).

Jardim analisa que neste mesmo perodo surge a era da chamada


administrao cientfica, em que Frederick Taylor e Frank Gilberth procuravam
mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo (JARDIM,
1986, p.1). Esta acabou influenciando o desenvolvimento GDA, uma vez que aquela
se ocupava em otimizar a produo, uso e armazenamento dos documentos
relacionados aos processos administrativos.
A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos
problemas documentais gerou os princpios da gesto de documentos, os
quais resultaram, sobretudo, da necessidade de se racionalizar e
modernizar as administraes. No se tratava de uma demanda setorizada,

68

produzida a partir das prprias instituies arquivsticas, em que pese as


conseqncias, extremamente inovadoras, que trouxeram para a
arquivologia (JARDIM, 1986, p.1).

A GDA, sem dvida, foi um marco para Arquivologia que, at ento, voltava
seus esforos para a manuteno e preservao dos documentos de valores
permanentes ou, na poca, chamados de valor histrico.
[...] a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha
revolucionado tanto quanto concepo terica e os desdobramentos
prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos
aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um
conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como
experincia, a poucos pases (JARDIM, 1986, p.1).

Ainda nesse sentido Jardim aponta:


Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gesto de
documentos uma operao arquivstica "o processo de reduzir
seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos,
que caracterstica da civilizao moderna, de forma a conservar
permanentemente os que tm um valor cultural futuro sem
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para
efeitos de pesquisa. (JARDIM, 1986, p.1)

Autores como Schellenberg23 e Rhoads24 apresentaram a GDA e o ciclo vital


dos documentos, como uma resposta exploso documental do ps-guerra, quando
a produo documental tornou-se abundante e descontrolada. A gesto trataria
justamente da administrao, organizao e destinao desses documentos.
O reflexo destas mudanas ocorridas, primeiramente nos Estados
Unidos e Canad, se fez sentir na arquivstica pelo enunciado de uma
nova concepo de arquivo, fundamentada na Teoria das Trs
Idades, princpio pelo qual os documentos passam por fases
estabelecidas de acordo com sua vigncia administrativa e freqncia
de consulta: idade corrente, intermediria e permanente ou histrica
(RODRIGUES, 2006, p.2).

A aplicao da GDA na Europa difere da aplicao nos Estados Unidos, pois


aquela tem seu foco nos documentos de guarda permanente, logo no utilizam
amplamente os procedimentos de gesto de documentos. Esto mais focados na
23

Schellenberg, T. R. (Theodore R.), 1903-1970. Disponvel em:


<http://archivopedia.com/wiki/index.php?title=Schellenberg,_T._R._(Theodore_R.),_1903-1970>
Acesso em: 04 jan. 2013.
24
James B. Rhoads.

69

eficcia de recolhimento dos documentos e otimizao ao seu acesso. Jardim retrata


bem isso ao apontar que:
Esses aspectos foram abordados em 1985, em Budapeste, por
ocasio da Conferncia Arquivstica Europia sobre a Criao e
Organizao de Documentos Contemporneos, patrocinada pelo
Conselho Internacional de Arquivos (C.I.A.). De acordo com o
trabalho apresentado por Michel Roper, o conceito de gesto de
documentos no amplamente aplicado nos pases no anglosaxnicos; constata que, embora a gesto de documentos no seja
reconhecida na prtica, as instituies arquivsticas europias so
propensas a conduzir em nveis de aprofundamento diverso e
segundo preceitos de economia e eficcia a criao, a manuteno e
a destinao dos documentos pblicos contemporneos. Roper
demonstra tambm que vrios pases europeus ainda no situaram
sob a jurisdio direta das instituies arquivsticas nacionais os
elementos que caracterizam os modernos programas de gesto de
documentos. O envolvimento dessas instituies na rea de gesto
de documentos tende a ser maior em termos de avaliao e
recolhimento, muito limitado no que se refere ao uso e manuteno
de documentos de primeira e segunda idades e ainda mais restrito
em termos de interveno na produo documental (JARDIM, 1986,
p.1).

A GDA, em princpio, mantinha-se distante das instituies arquivsticas visto


que se ocupava com os documentos correntes que, em essncia, so de
responsabilidade de seus produtores, enquanto essas instituies ocupavam-se com
os documentos permanentes.
Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu livro
Arquivos modernos princpios e tcnicas no qual dedica toda a
Parte II Administrao de arquivos correntes onde se encontram os
captulos: Controle da produo de documentos, Princpios de
classificao, Sistemas de registro, Sistema americano de
arquivamento e Destinao dos documentos. Com esta publicao
abre-se a discusso sobre os arquivos correntes e a sua gesto. Isso
no significa que, na prtica, os arquivos correntes tenham passado a
ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituies
arquivsticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo
permanente e com o objetivo primeiro de atender pesquisa
acadmica. Essa tradio promoveria o distanciamento da prtica da
gesto de documentos arquivsticos da teoria dos arquivos
(RODRIGUES, 2006, p.103).

Em sua gnese, a GDA visava a utilizao dos documentos de forma a


servir tambm administrao em seu dia a dia. Segundo o Dicionrio de
Terminologia Arquivstica do CIA (1996), GDA :

70

[...] uma rea da administrao geral dos rgos, relacionada com os


princpios de economia e eficcia da produo, manuteno, uso e
destinao final dos documentos, referindo-se a um conjunto de
medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e eficincia
na produo, tramitao, classificao, avaliao,arquivamento,
acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo
(ICA, 1996, p.25).

A Norma ISO15489.1.200125 apresenta uma definio para gesto de


documentos que vai ao encontro da definio do CIA:
[o] Campo da administrao responsvel pelo controle eficiente e
sistemtico da criao, recepo, manuteno, uso e destinao de
documentos arquivsticos, incluindo os processos para capturar e manter
evidncias e de informao sobre as atividades de negcios e transaes
em forma de documento arquivstico (ICA, 2001, p.3, traduo nossa).

Schellenberg, ao tratar da GDA, entende que os documentos permanentes


no tem relao com os documentos que servem administrao. Alguns autores,
no entanto, se opem a esta viso, como o caso de Duranti26, que por meio do
resgate dos estudos de Jenkinson27, discorda da viso de que os documentos
correntes so diferentes dos documentos permanentes.

O resgate de Jenkinson, por Duranti, vem opor-se perspectiva


schellenbergiana de que os documentos correntes so distintos dos
documentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002). O que leva
Schellenberg a propor que o valor secundrio dos documentos, o valor para
a pesquisa acadmica, dever ser a referncia nos processos de eliminao
de documentos, por parte dos arquivistas, com vistas ao recolhimento para
a guarda permanente (RODRIGUES, 2006, p.103).

Enquanto para Schellenberg o que dava norte eliminao era o valor


secundrio dos documentos, para Jenkinson o documento era o mesmo e passava
por fases distintas do ciclo de vida. Jenkinson discorre sobre quem deve ser o
responsvel pela eliminao que, em sua concepo, no deve ser o arquivista, mas
sim o produtor do documento. Ele entende ainda que os documentos sempre
mantero seu valor de prova e de informao para seus produtores e que o valor
permanente ou histrico acidental, no devendo servir de critrio para eliminao.

25

ISO de gesto de Documentos.


Luciana Duranti. Disponvel em: <http://www.lucianaduranti.ca/> Acesso em: 04 jan. 2013.
27
(Charles) Hilary Jenkinson

26

71

A gesto de documentos arquivsticos, visa o tratamento dos documentos


durante seu ciclo de vida, tratando-os em fase corrente e intermediria at sua
destinao final. Sob esta perspectiva Jardim afirma:
[...] a gesto cobre todo o ciclo de existncia dos documentos desde sua
produo at serem eliminados ou recolhidos para arquivamento
permanente. Ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes s idades
corrente e intermediria (JARDIM, 1987, p.35).

Rodrigues corrobora esse pensamento ao afirmar que a adoo da GDA


[...] revolucionou o uso dos arquivos e a prpria Arquivstica, ocorrendo
transformaes de ordem conceitual e prtica. Surge um modelo sistmico
de organizao de arquivos, onde o documento passa a ser controlado
desde o momento de sua produo at sua destinao final: eliminao
criteriosa ou guarda permanente [...] (RODRIGUES, 2006, p.4).

As instituies arquivsticas assumiram, em decorrncia do incremento dos


programas de GDA, uma nova faceta: a de rgo de apoio administrao. Nesse
momento os princpios de economia e eficcia foram implementados no mbito dos
arquivos, princpios bsicos da GDA.
Independente das pesquisas que surgiram, a realidade que a gesto de
documentos se disseminou por toda a parte. A demanda por recuperao gil das
informaes e a necessidade de organizao dos documentos para tornar possvel
tal recuperao mostrou-se ainda mais imperativa.
O Brasil apresenta uma curiosidade em termos de desenvolvimento da
gesto de documentos. Enquanto em muitos pases seu desenvolvimento se deu a
partir do conhecimento terico e prtico dos prprios produtores dos documentos,
aqui, ela se desenvolveu a partir dos arquivos pblicos, principalmente, do Arquivo
Nacional que iniciou dilogos com os demais rgos da Administrao Pblica, em
prol da implementao de procedimentos de gesto, com vistas a aperfeioar o
tratamento da documentao e auxiliar sua modernizao no que tange a eficincia
e eficcia na recuperao das informaes sob sua custdia.
Ao contrrio dos pases onde a gesto de documentos se desenvolveu
como teoria e prtica, no Brasil so os arquivos pblicos que, com vistas
sua modernizao, se dirigem administrao pblica com projetos que
objetivam a adoo de elementos bsicos da gesto de documentos. o
caso do Arquivo Nacional, ao realizar uma experincia piloto no Minagri e

72

que atualmente desenvolve um projeto semelhante na Superintendncia do


Rio de Janeiro e na Direo-Geral do I.N.P.S. (JARDIM, 1987, p.41).

A definio formal da GDA no Brasil apresentada na Lei 8.159 de 08 de


janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, que em seu art. 3 dispe:
Considera-se gesto de documentos, o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria visando a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente (BRASIL, 1991)

A preocupao com a modernizao por parte das instituies arquivsticas


pblicas, se d em decorrncia da conjuntura mundial em relao aos arquivos,
suas atribuies e responsabilidades. O aumento acentuado na produo de
documentos tambm se mostrou um indicativo para tal modernizao nessas
instituies.
No Brasil, o Arquivo Nacional (AN) o responsvel pelo legado documental
da APF:
O Arquivo Nacional, criado em 1838, o rgo central do Sistema de
Gesto de Documentos de Arquivos - SIGA, da administrao pblica
federal, integrante da estrutura do Ministrio da Justia.Tem por finalidade
implementar e acompanhar a poltica nacional de arquivos, definida pelo
Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gesto, do
recolhimento, do tratamento tcnico, da preservao e da divulgao do
patrimnio documental do Pas, garantindo pleno acesso informao,
visando apoiar as decises governamentais de carter polticoadministrativo, o cidado na defesa de seus direitos e de incentivar a
produo de conhecimento cientfico e cultural (BRASIL, 2013).

O acervo sob custdia do AN composto por documentos que devem ser


permanentemente preservados em virtude de seu valor probatrio, informativo e
histrico, em toda a APF. Nesse sentido, os rgos recolhem ao AN os documentos
que j cumpriram suas fases correntes e que apresentam como destinao final a
guarda permanente.
A GDA apoia tanto a instituio arquivstica quanto a administrao e, nesse
contexto, ela atua de forma distinta. Na primeira, ela permite o tratamento de
documento por meio de procedimentos que garantam que documentos transitrios
no sejam recolhidos juntos de documentos de valor permanentes, bem como,

73

evitam que documentos permanentes sejam eliminados. Para a segunda, ela orienta
quanto produo dos documentos e sua manuteno.
A GDA no Brasil desenvolveu-se a partir da instituio arquivstica, que
tendo forte influncia como fonte de pesquisa, passou tambm orientar os rgos
quanto aos procedimentos e operaes tcnicas de gesto com vistas a um
recolhimento de qualidade.

[...] na prtica, as que possuem uma influncia mais direta sobre as


instituies arquivsticas so usualmente administradas por essas mesmas
instituies: o caso da administrao de arquivos intermedirios e a
destinao de documentos. As atividades cujo objetivo primeiro constitui-se
da eficincia da administrao pblica so muitas vezes geridas por outro
rgo: o caso da administrao de correspondncia, formulrios,
diretrizes, uso de processadoras da palavra, etc. Essa diferena de grau de
aplicabilidade do conceito de gesto de documentos distingue mais
claramente as experincias americana e candense, da europia - na Europa
a tradio arquivstica desenvolveu-se sobretudo a partir da caracterstica
dos arquivos como fonte de pesquisa retrospectiva. Deve-se ressaltar, neste
sentido, a profunda influncia europia no funcionamento dos arquivos
pblicos brasileiros (JARDIM, 1987, p.37).

Jardim chama ateno para a GDA ao afirmar:


Se as experincias internacionais neste campo constituem um marco
referencial e fonte de inspirao para as nossas reflexes, cabe aos
arquivos pblicos brasileiros, por meio de seus profissionais, juntamente
com os administradores pblicos, voltar-se para a produo do
conhecimento indispensvel implementao conseqente dos programas
de gesto de documentos (JARDIM, 1987, p.40).

O entendimento de gesto de documentos para o Arquivo Nacional que:


Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s racionalizar
e controlar a produo documental, garantir o uso e a destinao
adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao
cidado o acesso pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa
por excelncia dos arquivos (BRASIL, 1995).

Nesse sentido ao abordar a GDA, o AN vai alm da preocupao com o


recolhimento dos documentos, passa a se preocupar tambm com o gerenciamento.

O termo gesto est relacionado administrao, ao ato de gerenciar. Isso


significa que preciso ir alm do ato de registro da informao em um

74

suporte, preciso tambm que se tenha um planejamento de tal forma, que,


mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante
das ferramentas tecnolgicas disponveis nos dias atuais, seja possvel
localizar e utilizar a informao no tempo exato e necessrio para uma
tomada de deciso. (CALDERON, 2009, p.101).

As mudanas de atividades em decorrncia da implementao da GDA


influenciaram a nova configurao do perfil das instituies arquivsticas, conforme
retratado nas palavras de Fonseca:

Essas tarefas tiveram um impacto no perfil das instituies arquivsticas,


principalmente na administrao pblica, na medida em que no mais se
limitavam a receber, preservar e dar acesso aos documentos produzidos
pelo estado, mas, antes, assumem a liderana na execuo das polticas
pblicas relacionadas gesto de documentos. (FONSECA, 1998, p.38).

Aps uma breve explanao sobre o histrico e a constituio da gesto de


documentos arquivsticos, bem como, o desenvolvimento dela no Brasil, faz-se
necessrio entender seus procedimentos e atividades para poder fazer seu paralelo
com o acesso aos documentos arquivsticos digitais.
Partindo da definio de gesto de documentos como o:
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente
e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. Tambm chamado
administrao de documentos. (BRASIL, 2005, p.100)

Fica evidente que a gesto est relacionada a todo o ciclo de vida de


documentos28, e que se preocupa, diretamente, com a preservao destes.
Interferindo desde a produo do documento at o momento em que este ser
recolhido para a guarda permanente ou eliminado. Diante disso destacam-se as
seguintes finalidades da GDA:
 garantia eficiente e eficaz da produo, administrao, conservao e
destinao dos documentos;

28

Alguns pases, como os Estados Unidos, diferenciam terminologicamente os documentos em suas


fases: records (documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria) e archives (fase
permanente); Entretanto no Brasil utiliza-se o termo documento arquivstico para todas as idades.

75

 garantia do controle intelectual dos documentos, por meio do plano de


classificao

da

tabela

de

temporalidade

destinao

de

documentos29(file plane records schedule);


 garantia de recuperao dos documentos e informaes

sempre que

solicitados, por meio inclusive do controle de localizao de tais


documentos;
 garantir que o documento seja preservado pelo tempo necessrio;
 garantia de

acesso e de conservao dos documentos de guarda

permanente.

A GDA abarca responsabilidades, de rgos produtores e instituies


arquivsticas, acerca dos aspectos de produo documental que assegurem o
registro fiel das atividades que a motivaram. Assim como as devidas providncias
para o recolhimento adequado dos documentos permanentes s instituies
arquivsticas. A cada dia, torna-se vital para as instituies pblicas ou privadas, o
desenvolvimento da GDA, j que ela auxilia diretamente na tomada de decises e na
implementao de polticas e prticas, por meio da recuperao da informao, e
preservao da memria institucional.
Como toda forma de gesto, a de documentos tambm consiste em planos,
normas e procedimentos. Estes so direcionados criao, manuteno, utilizao,
destinao e acesso aos documentos arquivsticos. Alm disso, a GDA tambm se
ocupa com a gesto das instalaes, equipamento e pessoal envolvidos com o
tratamento da documentao.
O surgimento e implementao dos procedimentos de gesto levaram
melhoria das atividades arquivsticas, aprimorando a funo social dos arquivos,
acentuando-lhes a eficcia no cumprimento de sua misso, e o atendimento dos
direitos dos cidados no acesso informao sob sua custdia.
A GDA proporciona a administrao de documentos eficiente e eficaz, por
meio de um programa de gesto. Rhoads (1983) por meio da publicao dos

29

Ambos so instrumentos utilizados na Arquivstica para apoiar a classificao, temporalidade e


destinao dos documentos. Um exemplo desses instrumentos o apresentado na resoluo n14 de
24 de outubro de 2001. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_info_index=11&infoid=65
&sid=46>. Acesso em: 01 maio 2012.

76

estudos RAMP30 desenvolvido no mbito do ICA, aponta a preocupao da em


cobrir todo o ciclo vital dos documentos.
[...] um programa de GDA est preocupado com tudo que acontece com os
documentos arquivsticos ao longo de seu "ciclo de vida", isto , do seu
"nascimento", atravs de sua "vida" produtiva como meio de realizar as
funes da organizao, sua "morte" ou eliminao, quando todos os fins
teis foram atendidos, ou sua "reencarnao" como arquivos que devem ser
guardados permanentemente (RHOADS, 1989, p.5, traduo nossa).

O autor ainda deixa claro quais so as trs fases que compem a GDA ao
afirmar que as preocupaes que a envolvem [...] apresentam-se em trs fases, que
podem ser definidas como (1) produo dos documentos arquivsticos, (2) uso e
manuteno dos documentos arquivsticos, e (3) destinao dos documentos
arquivsticos (RHOADS, 1989, p.5, traduo nossa).
A fase da produo do documento arquivstico caracterizada pela
elaborao dos documentos em razo da execuo das atividades de um
determinado rgo ou setor. Nesta etapa, so apresentados procedimentos e regras
que evitam a produo documentos no essenciais, reduzindo assim, o volume
daqueles manuseados, controlados, armazenados e eliminados.
A atuao da GDA na produo dos documentos e do registro da informao
visa tambm evitar a produo de documentos redundantes; alm de propor escritas
e formas31 documentais adequadas aos documentos.
A fase da manuteno e uso dos documentos arquivsticos abarca a
utilizao, o controle e o armazenamento dos documentos necessrios execuo
das funes ou atividades da instituio, para tanto, necessrio o desenho do fluxo
percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua funo administrativa e de
sua destinao.
Esta etapa responsvel pelo desenvolvimento da gesto de arquivos, bem
como, a implantao de sistemas de comunicao, informaes e arquivos
garantindo, assim, a disponibilidade dos documentos sempre que necessrio. Alm
disso, possibilita otimizar o uso da informao, resultando em baixo custo para a
instituio. Outra atividade inerente a esta fase a seleo de material auxiliar,

30

Records and Archives Management Programme programa criado pela UNESCO , atravs do qual
especialistas elaboram e publicam estudos sobre a Arquivstica.
31
Um exemplo o Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/ManualRedPR2aEd.PDF>. Acesso em: 01 maio 2012.

77

equipamentos e lugar de armazenamento de documentos, de acordo com a


frequncia de consulta e a sua natureza.
Na fase da destinao de documentos arquivsticos, ocorrem as tomadas de
decises relativas escolha de quais documentos devem ser conservados como
testemunho, quais devem ser eliminados e, por quanto tempo devem ser
conservados certos documentos por razes administrativas ou jurdicas.
Logo, a gesto de documentos o conjunto de mtodos e tcnicas
responsveis pela racionalizao da produo, trmite, manuteno, eliminao,
guarda e conservao de documentos, bem como otimizar o acesso eles. Sua
implementao exige planejamento, organizao, controle e coordenao de
pessoal, espao, equipamento e material.
Alm das etapas do ciclo de vida, outro conceito que interfere diretamente
no entendimento da gesto de documentos o conceito de Teoria das trs idades.
Este foi apresentado, primeiramente, por Carlos Wyffels em 1972, e obteve sua
primeira difuso na Frana onde as trs idades so conhecidas como: idade
administrativa, idade intermediria e idade histrica. Nos pases de lngua inglesa,
as trs idades so conhecidas como ativa, semiativa, e inativa. No Brasil a teoria das
trs idades apresentada como: corrente, intermediria e permanente e tem sua
definio apresentada na Lei n 8.159:

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,


intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados (BRASIL, 1991).

A teoria das trs idades orienta diretamente a implementao da GDA, pois


por meio dela possvel identificar a idade que o documento arquivstico se
encontra, permitindo a implementao dos procedimentos adequados para o seu
tratamento e seu acesso.

78

Foi com a teoria das trs idades que surgiu o modelo sistmico de
organizao de arquivos, no qual os documentos so controlados
desde a sua produo (fase corrente) at a sua destinao final que
pode ser a eliminao ou a guarda definitiva (fase permanente). A
fase intermediria surgiu apenas como um estgio mediador entre as
fases corrente e a permanente (FRANCO, 1984; CORTES ALONSO,
1981 apud SILVA; MARTINS, 2007, p.76).

Ao se estudar a GDA e a teoria das trs idades, observa-se a relao direta


entre elas j que a GDA controla a produo dos documentos na idade corrente, o
tratamento e transferncia ao arquivo intermedirio, e o processamento da
destinao final seja eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. Cabe
salientar que de acordo com o exposto anteriormente a GDA trata o documento at
a destinao final, no sendo responsvel pelo documento quando este se encontra
em fase permanente.

A bibliografia consultada expressa entre si um consenso sobre a


gesto de documentos de arquivos baseada na integrao das
diferentes fases a que passa o documento. Alguns autores e mesmo
a lei brasileira de arquivos considera a gesto como sendo os
procedimentos, as medidas e/ou rotinas destinadas ao controle e uso
dos documentos, incluindo a sua produo, tramitao, arquivamento,
uso at a avaliao ou destinao final. Estes conceitos implicam em
afirmar que a gesto acontece at o arquivo intermedirio, no
estando compreendido o gerenciamento dos arquivos permanentes,
ou seja, aqueles que custodiam e dispem pesquisa documentos
histricos, com valor informativo e/ou cultural. (SILVA; MARTINS,
2007, p.76)

O que possibilita a passagem dos documentos de uma idade para a outra


o processo de avaliao. Este processo se d a partir da anlise da frequncia de
uso dos documentos por quem os produziu, bem como a identificao de seu valor
primrio, atribudo dada a utilidade administrativa imediata para aquele que o
produziu, e o valor secundrio, atribudo aos documentos em funo de sua
utilizao por terceiros ou pelo seu produtor, para finalidades distintas das que
motivou sua produo, tais como servir de prova ou fonte de pesquisas.
Independente da idade em que o documento se encontra corrente,
intermediria ou permanente e de seu valor primrio ou secundrio o
documento deve estar acessvel quando e onde dele precisarem. Essa uma
prioridade em relao aos documentos, visto que no adianta trat-los, implementar
um excelente programa de GDA, se eles no estiverem disponveis.

79

4.2.1 A Administrao Pblica Federal Brasileira


A concepo do conceito de Administrao Pblica encontra-se atrelado a
outro conceito de suma importncia para seu entendimento: o pblico. De acordo
com o dicionrio Houaiss, pode-se entender pblico como o que :
1 relativo ou pertencente a um povo, a uma coletividade;
2 relativo ou pertencente ao governo de um pas, estado, cidade etc.
poder p. funcionrio p. ;
3 que pertence a todos; comum p.opos. a privado lugar p.;
4 que aberto a quaisquer pessoas conferncia p. audincia p.;
5 sem carter secreto; manifesto, transparente debate p.;
6 universalmente conhecido (HOUAISS; VILLAR, 2001)

As definies disponveis nesse dicionrio apresentam a diversidade de


entendimentos que o conceito mencionado acima apresenta. Muitos autores como
Fonseca, Habermas, Bobbio, Malin, Jardim, entre outros, estudam em diversos de
seis trabalhos questes relacionadas ao referido conceito como: Administrao
Pblica, Esfera Pblica, poltica pblicas. Tais autores apresentam o quanto difcil
conceituao de Pblico, devido sua mudana ao longo do tempo. De acordo
com Habermas tanto a utilizao do conceito de pblico, quanto o de esfera pblica
frequentemente:
[...] denunciam uma multiplicidade de significados concorrentes. Eles se
originam de diferentes fases histricas e, em sua aplicao sincrnica sobre
relaes da sociedade burguesa industrial tardia e organizada scioestatalmente, entram num turvo conbio (HABERMAS, 1984, p.13).

A compreenso e a afirmao do conceito de pblico tornam-se essenciais


para o desenvolvimento do Estado que apresenta suas atribuies voltadas para
esse conceito.
Habermas, ao tratar da esfera pblica aponta a relao entre o conceito de
pblico com a formao dos Estados democrticos. Para o autor, o significado de
pblico passa a ser diferente daquele de tempos remotos, e passa a ter outra
conotao, empregado no mbito da esfera pblica, se tornando quase sinnimo de
estado,

80

[...] Neste sentido estrito, pblico torna-se sinnimo de estatal; o atributo


no se refere mais corte representativa, com uma pessoa investida de
autoridade, mas antes ao funcionamento regulamentado, de acordo com
competncias, de um aparelho munido do monoplio da utilizao legtima
da fora. (HABERMAS, 1984, p. 31-32)

A viso que atualmente apresenta-se do conceito de pblico ligada ao


Estado e s coisas desenvolvidas no mbito dos governos, alm da conotao de
que tudo aquilo que de todos. Fonseca expe isso em duas acepes:
[...] pblico significa aquilo que comum a todos, aquilo que afeta a todos,
esfera do poder pblico ou estatal, em oposio a privado, como sendo o
que referente a um ou a poucos, esfera dos interesses privados,
particulares, pessoais e familiares (FONSECA, 1999, p.2)

A segunda acepo apresentada por Fonseca sobre a relao pblicoprivado diz que: [...] pblico aquilo que acessvel a todos, aquilo que manifesto;
em oposio, privado aquilo que reservado a determinado crculo de pessoas,
sendo, no seu limite, aquilo que secreto (FONSECA, 1999, p.2).
Diante da exposio de Fonseca em relao forma que o pblico
compreendido nesse momento, ou seja, no momento do Estado Democrtico,
compreende-se que este passa a ser de todos e para todos nesse sentido que
Waldo (1971, p.6) conceitua a Administrao pblica como sendo a organizao e a
gerncia de homens e materiais para a consecuo dos propsitos de um governo.
Se administrar gerir algo ou alguma coisa para determinado fim ou visando
um objetivo e, essa gerncia composta por planejamento, fiscalizaes, liderana
e comando, alm da execuo de atividades, conclui-se que a Administrao
Pblica visa gerenciar o Estado. Pois entende-se que: A administrao pblica a
ocupao de todos aqueles que atuam em nome do povo em nome da sociedade,
que delega de forma legal e cujas aes tm consequncias para os indivduos e
grupos sociais (HARMON; MAYER, 1999, p.34).
Esses atos de gesto pblica ligam-se aos atos governamentais emanados
para o povo, assegurando seus direito ou para descrever seus deveres enquanto
indivduos pertencentes a uma sociedade. Moraes32, ao apresentar o conceito de
Administrao Pblica, explica o motivo de tais atividades:

32

Direito Constitucional Administrativo. So Paulo: Atlas, 2002, p. 91.

81

A Administrao Pblica pode ser definida, objetivamente, como a atividade


concreta e imediata que o Estado desenvolve para a consecuo dos
interesses coletivos e, subjetivamente, como o conjunto de rgos e de
pessoas jurdicas as quais a lei atribui o exerccio da funo administrativa
do Estado (MORAES, 2002, p.91)

Silva vai alm e aponta a Administrao Pblica como:


[...] o conjunto de meios institucionais, financeiros e humanos preordenados
execuo das decises polticas. Essa uma noo simples de
Administrao Pblica que destaca, em primeiro lugar, que subordinada
ao Poder poltico; em segundo lugar, que meio e, portanto, algo de que
serve para atingir fins definidos e, em terceiro lugar, denota os seus dois
aspectos: um conjunto de rgos a servio do Poder poltico e as
operaes, as atividades administrativas (SILVA, 2007, p.655).

Diante das definies desses autores, conclui-se que existem dois sentidos
para o termo Administrao Pblica, a saber:
a) em sentido subjetivo, formal ou orgnico, ela designa os entes que
exercem a atividade administrativa; compreende pessoas jurdicas,
rgos e agentes pblicos incumbidos de exercer uma das funes em
que se triparte a atividade estatal: a funo administrativa;
b) em sentido objetivo, material ou funcional, ela designa a natureza da
atividade exercida pelos referidos entes; nesse sentido, a Administrao
pblica

a
prpria
funo
administrativa
que
incumbe,
predominantemente, ao Poder Executivo. (DI PIETRO, 2004, p.54)

Na presente pesquisa, Administrao Pblica, ser utilizada em seu sentido


objetivo, simbolizando o Poder Executivo Federal que tem a finalidade de gerenciar
o pas por meio de suas atividades da criao e implementao dos programas
governamentais, bem como prestao de servio pblico aos cidados:
O Poder Executivo Federal atua para colocar programas de governo em
prtica ou na prestao de servio pblico. formado por rgos de
administrao direta, como os ministrios, e indireta, como as empresas
33
pblicas e demais autarquias (BRASIL, 2013 )

Dentre os rgos que compem o Poder Executivo Federal, encontra-se o


Arquivo Nacional integrante da estrutura do Ministrio da Justia.

33

Disponvel em: <http://www.brasil.gov.br/sobre/o-brasil/estrutura/poder-executivo>

82

O Estado Brasileiro, democrtico e contemporneo, tem como um de seus


pilares a Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988, onde so
institudos e reafirmados os direitos essenciais da cidadania, entre estes, o direito
informao. A Constituio prev que todo cidado tem acesso informao pblica
governamental e pode requerer informao para diversos fins: aspectos culturais,
requerer direitos, servir de prova, entre outros.

Art. 5. Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza,


garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a
inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e
propriedade, nos termos seguintes:
... XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo
da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional. (BRASIL, 1988)

O Cdigo de Processo Civil, lei n 5.869 de 11 de janeiro de 1973, em seu


artigo 332, estabelece que: Todos os meios legais, bem como os moralmente
legtimos, ainda que no especificados neste Cdigo, so hbeis para provar a
verdade dos fatos, em que se funda a ao ou a defesa. Ainda, segundo a mesma
lei, no art. 364: O documento pblico faz prova no s da sua formao, mas
tambm dos fatos que o escrivo, o tabelio, ou o funcionrio declarar que
ocorreram em sua presena.
Conforme j abordado, anteriormente, a instituio arquivstica e os servios
de arquivos tal como se compreende hoje, se consolidaram, principalmente, a partir
da formao dos Estados Nacionais e o do aumento das instituies pblicas.
Instituies arquivsticas e servios de arquivo tornaram-se, cada vez mais,
imprescindveis frente ao aumento da produo de documentos arquivsticos, em
especial aqueles digitais, surgidos em meados do sculo XX.
O entendimento de que nos arquivos pblicos seria possvel ter acesso aos
documentos produzidos por outrem, comeou a ganhar espao no sculo XVI ainda
que o cenrio, naquele momento, focasse prioritariamente no carter dos arquivos
privados. Para Mariz
Nessa poca, os arquivos oficiais ainda mantinham certo carter privado. O
acesso a eles era estritamente condicionado por seus detentores, muito
ciosos de seus documentos, embora haja alguma aceitao de uso para
benefcio da comunidade (MARIZ, 2012, p.31).

83

A mesma autora cita Favier ao explicar que o entendimento de arquivo


pblico se expande nesse momento, pois "[...] diversos monarcas reclamaram o
direito de propriedade sobre acervos documentais reunidos por funcionrios no
exerccio de suas funes" (FAVIER, 1975 apud MARIZ, 2012, p.31).
O carter pblico dos arquivos ganha maior expanso com a Revoluo
Francesa, o que pode ser observado no art. 37 do Decreto de Messidor quando se
refere ao princpio da acessibilidade: Todo cidado tem o direito de pedir em cada
depsito [o] a exibio dos documentos ali contidos. Pela primeira vez os arquivos
eram legalmente abertos e sujeitos ao uso pblico (POSNER, 1959 apud MARIZ,
2012, p.31).
O legado deixado pela Revoluo Francesa no mbito das instituies
arquivsticas representado, principalmente, pela formao do Arquivo Nacional e o
modelo de centralizao dos documentos em tal instituio, bem como a
responsabilidade do Estado pelos documentos ali depositados.
At meados do sculo XX este foi o modelo de instituio arquivstica que se
manteve, entendendo esta como [...] o rgo responsvel pelo recolhimento,
preservao e acesso dos documentos gerados pela administrao pblica, nos
seus diferentes nveis de organizao (FONSECA, 1998, p. 38).
Como dito anteriormente, esse cenrio modificou-se aps a Segunda Guerra
Mundial, em meados do sculo XX, com a Gesto de documentos, que trouxe novas
responsabilidades e procedimentos para as instituies arquivsticas, bem como,
sua ntima ligao com os servios de arquivo. De acordo com Cook:
Houve uma mudana coletiva durante o sculo passado, de uma justificativa
jurdico-administrativa para arquivos, fundamentada em conceitos de
Estado, para uma justificao sociocultural para os arquivos, baseada na
poltica pblica e uso pblico mais amplo. [...] Tradicionalmente, os arquivos
foram fundados pelo Estado, para servir o Estado, como parte da estrutura
hierrquica do estado e da cultura organizacional. A cincia arquivstica,
no surpreendentemente, encontrou sua primeira legitimao em teorias e
modelos estatistas e, a partir do estudo da natureza e propriedades de
registros mais antigos do estado. [...] No incio do sculo XXI, a sano
pblica para arquivos em democracias mudou fundamentalmente do modelo
anterior estatista: os arquivos so agora, no estilo memorvel de Eric
Ketelaar (1992), do povo, para o povo, e mesmo pelo povo. (COOK, 2012,
p.19)

importante saber que as instituies arquivsticas se diferem dos servios


de arquivos internos de uma instituio pblica, sendo:

84

Nas primeiras, o arquivo a atividade-fim; estas so instituies cujo


objetivo a gesto dos acervos produzidos por outras instituies pblicas
de uma mesma esfera de poder, em funo das atividades de uma
administrao, de um governo. No segundo caso, trata-se de atividademeio; o servio de arquivo tambm lida com documentos pblicos, mas de
uma instituio especfica. Tanto a instituio arquivstica quanto os
servios de arquivo de uma organizao se caracterizam por gerir e
disponibilizar um acervo documental com dupla funo informativa: a) o
apoio administrativo no dia a dia das instituies; b) a pesquisa histricocultural. (MARIZ, 2012, p.32)

Nesse sentido os documentos arquivsticos, inclusive os digitais produzidos


pelas instituies pblicas, requerem tratamento por parte dessas instituies
pblicas e servios de arquivos dos rgos.
O recorte de anlise dessa pesquisa o tratamento dado pela gesto de
documentos aos documentos arquivsticos digitais, visando o apoio de acesso s
informaes.

4.2.2 O sistema de gesto de documentos arquivsticos

A gesto de documentos arquivsticos no Brasil, responsabilidade do poder


pblico, devendo cada instituio arquivstica, em sua esfera de competncia,
promover tal gesto. Essa competncia est sancionada na Lei de arquivos, Lei n
8.159 de 08 de janeiro de 1991:
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
de prova e informao.
[...] Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter
pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados,
tambm, do Poder Executivo, os arquivos do Ministrio da Marinha, do
Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio
da Aeronutica (BRASIL, 1991).

A mesma lei aponta a instituio arquivstica responsvel pela gesto de


documentos na APF:

Art. 18 Compete, ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos


documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem

85

como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e


acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos (BRASIL, 1991).

A partir da lei de arquivos, o AN tornou-se o pilar da gesto de documentos


no mbito da APF, atualmente configurada no formato de um sistema.
O Arquivo Nacional foi criado em 02 de janeiro 1838, conforme previsto na
Constituio de 1824, com o nome de Arquivo Pblico do Imprio. Desde a sua
criao, desenvolveu diversas atividades como: tratamento de documentos
arquivsticos, custdia de toda documentao permanente do poder Executivo
Federal, bem como, implementao a gesto de documentos em sua esfera de
competncia. O Arquivo Nacional:
Tem por finalidade implementar e acompanhar a poltica nacional de
arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos Conarq, por meio
da gesto, do recolhimento, do tratamento tcnico, da preservao e da
divulgao do patrimnio documental do Pas, garantindo pleno acesso
informao, visando apoiar as decises governamentais de carter polticoadministrativo, o cidado na defesa de seus direitos e de incentivar a
34
produo de conhecimento cientfico e cultural. (BRASIL, 2012 )

Esta instituio arquivstica, assim como a prpria sociedade, se


desenvolveu e se modificou passando por diversos Ministrios e se encontra
atualmente ligado ao Ministrio da Justia.
A Lei de Arquivos, em seu art.18, apresenta o Arquivo Nacional como o
responsvel, no mbito da APF, pela promoo da gesto e do recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelos rgos e entidades desta, alm das
unidades de documentos histricos do Ministrio das Relaes Exteriores e dos
Comandos do Exrcito, Marinha e Aeronutica, subordinados ao recm-criado
Ministrio da Defesa.
A forma de organizao dos rgos pblicos e das instituies arquivstica
brasileiras, no que tange a gesto de documentos arquivsticos, independe de seu
formato ou organizao. imprescindvel que esta atividade seja implementada
conforme o enfatizado na Lei de arquivos. No mbito da APF, tal atividade fora
desenvolvida durante muito tempo de diversas formas, tendo o Arquivo Nacional
como eixo principal.

34

Disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=1>. Acesso em:


05 jun. 2012.

86

Atualmente, o AN o rgo central de um sistema, criado para o


desenvolvimento da gesto de documentos dos rgos e entidades integrantes da
APF. Esse sistema, institudo por meio do Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de
2003, foi denominado de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da
Administrao Pblica Federal.
O SIGA permite organizar as atividades de GDA dos rgos e entidades da
APF. As finalidades dele esto descritas no Decreto n 4.915:
Art. 2 O SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica
federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s
informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restries administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentao arquivstica pblica;
VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica
federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente
na gesto da informao pblica federal (BRASIL, 2003).

O SIGA composto por um rgo central, o Arquivo Nacional, por rgos


setoriais, que so as unidades responsveis pela coordenao das atividades de
gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes e, por
rgos seccionais, que so as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos
equivalentes.
De acordo com o decreto n 4.915, so de competncia do AN, como
cabea do sistema, as seguintes atribuies:
Art. 4 Compete ao rgo central:
I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao
das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas
pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;
II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e
rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos
setoriais;
III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de
interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do
SIGA;
IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies
e sistemas afins, nacionais e internacionais;

87

V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e


a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos
de arquivo (BRASIL, 2003, grifo nosso).

Destacou-se, na citao acima, o trecho pelo Chefe da Casa Civil da


Presidncia da Repblica para chamar a ateno ao fato de que quando o
referido decreto foi sancionado, 2003, o AN era subordinado Casa Civil da
Presidncia da Repblica e, agora, ele est subordinado ao Ministrio da Justia. No
entanto, este ponto no foi revogado e ajustado nova realidade institucional.
De acordo com o mesmo decreto, aos rgos setoriais compete:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos


de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em
conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu
mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos
procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao,
registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta,
expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de
documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas;
III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de
arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou
entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de
seus seccionais;
IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as
atividades-meio, instituda para a administrao pblica federal, no seu
mbito de atuao e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de
2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-fim;
VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies
e sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de
documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e
a reciclagem garantindo constante atualizao. (BRASIL, 2003)

As aes dos rgos setoriais devem sempre estar de acordo com as


deliberaes do rgo central. Junto ao rgo central do SIGA, foi instituda
a Comisso de Coordenao do SIGA assim composta:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir;
II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do
SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de
Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do
Planejamento, Oramento e Gesto;

88

IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado pelo


Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto;
V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos
equivalentes [...] (BRASIL, 2002).

Alm desta Comisso de Coordenao, foram constitudas, nos Ministrios e


nos

rgos

equivalentes,

Subcomisses

de

Coordenao

que

renem

representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao, visando identificar


necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de
Coordenao do SIGA.
Ao organizar as atividades de GDA, no mbito dos rgos da APF, o SIGA
promove uma importante etapa de articulao dos arquivos federais, nos moldes
legais e tecnicamente adequados com o propsito de resguardar o desenvolvimento
e a implantao integrada da GDA na APF do Brasil.

89

5 QUADRO NORMATIVO E AVALIAO DA GESTO DE DOCUMENTOS


ARQUIVSTICOS DIGITAIS

A fim de traar o panorama das articulaes entre os documentos


arquivsticos digitais e a gesto de documentos arquivsticos na APF brasileira, o
estudo foi desenvolvido em duas etapas.
Na primeira, desenvolveu-se a pesquisa sobre o quadro normativo
relacionado gesto de documentos arquivsticos digitais no mbito do SIGA. Para
tanto, levantou-se a legislao brasileira federal de 1950 at 2012, direcionada
gesto de documentos a fim de mapear os procedimentos e mtodos relacionados
aos documentos digitais na APF brasileira.
A segunda etapa visou complementar as informaes obtidas no
levantamento da legislao, bem como, observar se a mesma, mostra-se suficiente
e satisfatria na implementao da GDA para documentos arquivsticos digitais, no
contexto da APF brasileira. Nesta etapa foram aplicados questionrios (Anexo I) aos
coordenadores/presidentes das Subcomisses de Coordenao do SIGA dos
Ministrios e rgos equivalente. Esses questionrios tambm foram enviados aos
respectivos suplentes, cujas respostas seriam consideradas, casos os presidentes
no pudessem responder. O perodo de aplicao dos questionrios foi de 02 de
janeiro de 2013 at 28 de janeiro de 2013.

5.1 QUADRO NORMATIVO

Para levantamento da legislao arquivstica brasileira, no mbito da APF,


foram realizadas buscas pelos termos gesto, informao e documentos
arquivsticos, disponibilizada em formato de coletnea pelo Conarq35. Os resultados
da pesquisa no quadro normativo, identificando a legislao que se referem gesto
de documentos arquivsticos na APF so apresentados no quadro 11.

35

Disponvel em: < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=48>


.Acesso em: 05 jan 2013.

90

Quadro 11: Sumrio da legislao relativa Gesto de documentos arquivsticos no


mbito da APF brasileira.
LEGISLAO

DESCRIO

CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988


Ttulo II - DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS

Art. 5

Captulo I - DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS


Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza,
garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a
inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e
propriedade, nos termos seguintes:

XIV

assegurado a todos o acesso informao e resguardado o


sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional.

XXXIII

Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu


interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas
aquelas cujo sigilo seja imprescindvel a segurana da sociedade e do
estado.
So a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas:
a) o direito de petio aos Poderes Pblicos em defesa de direitos ou
contra ilegalidade ou abuso de poder;
b) a obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de
direitos e esclarecimento de situaes de interesse pessoal;
A lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a
defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem
Conceder-se- habeas-data:
a) para assegurar o conhecimento de informaes relativas a pessoa
do impetrante, constantes de registros ou bancos de dados de
entidades governamentais ou de carter pblico;
b) para a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por
processo sigiloso, judicial ou administrativo;
Qualquer cidado parte legtima para propor ao popular que vise a
anular ato lesivo ao patrimnio pblico ou de entidade de que o Estado
participe, moralidade administrativa, ao meio ambiente e ao
patrimnio histrico e cultural, ficando o autor, salvo comprovada m-f,
isento de custas judiciais e do nus da sucumbncia
vedado Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos municpios:
II recusar f aos documentos pblicos;

XXXIV

LX
LXXII

LXXIII

Art. 19 -

CAPTULO II - DA UNIO
Art. 23

competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos


Municpios:
I - Zelar pela guarda da constituio, das leis e das instituies
democrticas e conservar o patrimnio publico;
LEIS

Lei n 5.433, de 8 de
maio de 1968
Lei n 8.159, de 08 de

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.


Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d

91

janeiro de 1991
Lei n 9.265, de 12 de
fevereiro de 1996
Lei n 9.784, de 29 de
janeiro de 1999
Lei n 12.682, de 9 de
julho de 2012
Lei n 12.527, de 18 de
novembro de 2011

Lei n 12.528, de 18 de
novembro de 2011

outras providncias.
Regulamenta o inciso LXXVII do art. 5 da Constituio, dispondo sobre a
gratuidade dos atos necessrios ao exerccio da cidadania.
Regula o processo administrativo no mbito da Administrao Pblica
Federal.
Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnticos.
Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5, no
inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal;
altera a Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n 11.111,
de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991; e d outras providncias.
Cria a Comisso Nacional da Verdade no mbito da Casa Civil da
Presidncia da Repblica
MEDIDAS PROVISRIAS

Medida Provisria n
2.200-2, de 24 de
agosto de 2001; Medida
Provisria n 2.200-1,
de 27 de julho de 2001;
Medida Provisria n
2.200, de 28 de junho
de 2001

Institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil,


transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em
autarquia, e d outras providncias.

DECRETOS
Decreto n 82.590, de
06 de novembro de
1978
Decreto n 1.094, de 23
de maro de 1994
Decreto n 1.799, de 30
de janeiro de 1996
Decreto n 3.294, de 15
de dezembro de 1999
Decreto n 3.505, de 13
de junho de 2000
Decreto n 3.865, de 13
de julho de 2001
Decreto n 3.872, de 18
de julho de 2001
Decreto n 3.996, de 31
de outubro de 2001
Decreto n 4.073, de 3
de janeiro de 2002
Decreto n 4.344, de 26
de agosto de 2002
Decreto n 4.522, de 17
de dezembro de 2002
Decreto n 4.553, de 27
de dezembro de 2002
Decreto n 4.915, de 12
de dezembro de 2003
Decreto n 5.495, de 20
de julho de 2005

Regulamenta a Lei n 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre a


regulamentao das profisses de Arquivista e de tcnico de Arquivo.
Dispe sobre o Sistema de Servios Gerais (SISG) dos rgos civis da
Administrao Federal direta, das autarquias federais e fundaes
pblicas, e d outras providncias.
Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a
microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
Institui o Programa Sociedade da Informao e d outras providncias.
Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal.
Estabelece requisito para contratao de servios de certificao digital
pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias.
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso
Tcnica Executiva e d outras providncias.
Dispe sobre a prestao de servios de certificao digital no mbito da
Administrao Pblica Federal.
Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Regulamenta a Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispe
sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais
privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias.
Dispe sobre o Sistema de Gerao e Tramitao de Documentos
Oficiais - SIDOF, e d outras providncias.
Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e
materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado,
no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da
administrao pblica federal, e d outras providncias.
Acresce incisos ao art. 7 do Decreto n 3.505, de 13 de junho de 2000,
que institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e

92

Decreto n 5.584, de 18
de novembro de 2005

Decreto n 6.932, de 11
de agosto de 2009

Decreto n 7.724, de 16
de Maio de 2012

entidades da administrao pblica federal.


Dispe sobre o recolhimento ao Arquivo Nacional dos documentos
arquivsticos pblicos produzidos e recebidos pelos extintos Conselho de
Segurana Nacional - CSN, Comisso Geral de Investigaes - CGI e
Servio Nacional de Informaes - SNI, que estejam sob a custdia da
Agncia Brasileira de Inteligncia - ABIN.
Dispe sobre a simplificao do atendimento pblico prestado ao
cidado, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos
produzidos no Brasil, institui a "Carta de Servios ao Cidado" e d outras
providncias.
Regulamenta a Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispe
sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art.
5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio.
RESOLUES

Resoluo CONARQ n
1, de 18 de outubro de
1995
Resoluo CONARQ n
2, de 18 de outubro de
1995
Resoluo CONARQ n
3, de 26 de dezembro
de 1995
Resoluo CONARQ n
5, de 30 de setembro
de 1996
Resoluo CONARQ n
6, de 15 de maio de
1997
Resoluo CONARQ n
7, de 20 de maio de
1997
Resoluo CONARQ n
10, de 6 de dezembro
de 1999
Resoluo CONARQ n
13, de 9 de fevereiro de
2001
Resoluo CONARQ n
14, de 24 de outubro de
2001

Resoluo CONARQ n
19, de 28 de outubro de
2003
Resoluo CONARQ n
20, de 16 de julho de
2004
Resoluo CONARQ n
21, de 4 de agosto de
2004

Resoluo CONARQ n

Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de


classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a
natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no
recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas.
Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional
de Arquivos.
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos
nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos
pblicos.
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no
mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.
Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre
a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas.
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro
de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado
como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de
guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
Dispe sobre os documentos pblicos que integram o acervo das
empresas em processo de desestatizao e das pessoas jurdicas de
direito privado sucessoras de empresas pblicas.
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de
gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos.
Dispe sobre o uso da subclasse 080 - Pessoal Militar do Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades - Meio e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, aprovados pela Resoluo CONARQ n 14,de 24 de outubro de
2001.
Dispe sobre as diretrizes para a avaliao de documentos em

93

22, de 30 de junho de
2005.
Resoluo CONARQ n
23, de 16 de junho de
2006
Resoluo CONARQ n
24, de 3 de agosto de
2006
Resoluo CONARQ n
25, de 27 de abril de
2007
Resoluo CONARQ n
26, de 6 de maio de
2008
Resoluo CONARQ n
27, de 16 de junho de
2008

Resoluo CONARQ n
28, de 17 de fevereiro
de 2009 Dispe
sobre a adoo da:
Resoluo CONARQ n
29, de 29 de maio de
2009
Resoluo CONARQ n
30, de 23 de dezembro
de 2009
Resoluo CONARQ n
31, de 28 de abril de
2010
Resoluo CONARQ n
32, de 17 de maio de
2010
Resoluo CONARQ n
35, de 11 de dezembro
de 2012

Resoluo CONARQ n
36, de 19 de dezembro
de 2012
Resoluo CONARQ n
37, de 19 de dezembro
de 2012
Resoluo CONARQ n
34, de 15 de maio de
2012

instituies de sade.
Dispe sobre a adoo do Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR.
Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos
arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ
Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR.
Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem
adotadas nos arquivos do Poder Judicirio. Alterada pela Resoluo
CONARQ n 30, de 23 de dezembro de 2009.
Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municpios, de criar e manter Arquivos Pblicos, na
sua especfica esfera de competncia, para promover a gesto, a guarda
e a preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das
informaes neles contidas.
Norma Brasileira de Descrio Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos
e estabelece a obrigatoriedade da adoo do Cdigo de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivsticos - CODEARQ.
D nova redao ao Art. 2 e ao inciso I da Resoluo n 27, de 16 de
junho de 2008.
Altera a Resoluo CONARQ n 26 de 6 de maio de 2008, que
estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas
nos arquivos do Poder Judicirio.
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de
Documentos Arquivsticos Permanentes.
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos - e-ARQ Brasil.
Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo
n 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, publicada no DOU, de
8 de fevereiro de 2002
Dispe sobre a adoo das Diretrizes para a Gesto arquivstica do
Correio Eletrnico Corporativo pelos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de
Documentos Arquivsticos Digitais
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para a salvaguarda de
acervos arquivsticos danificados por gua pelos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
PORTARIAS NORMATIVAS

Portaria Normativa MP
n 3, de 18 de
novembro de 2011

Portaria Normativa

Cria o Assentamento Funcional Digital - AFD e estabelece orientao aos


rgos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da
Administrao Pblica Federal - SIPEC, quanto aos procedimentos
relativos organizao, digitalizao e armazenamento dos
assentamentos funcionais.
Estabelece diretrizes gerais para a implementao do Servio de

94

GM/MD n 524, de 2 de
maro de 2012

Informaes ao Cidado (SIC) e constitui Grupo de Trabalho (GT), no


mbito do Ministrio da Defesa - MD, com a finalidade de elaborar e
articular estratgias, planos e metas para a implementao da Lei n
12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso Informao - LAI),
e d outras providncias.

Fonte: A autora.

Alerta-se, que, conforme apresentado no captulo 4 dessa pesquisa, a


gesto de documentos arquivsticos preocupa-se com os documentos em suas fases
corrente e intermediria at sua destinao final, seja eliminao ou recolhimento
para guarda permanente, independente do suporte e formato do documento. Diante
disso a legislao relacionada a esta gesto aborda aspectos comuns a todos os
tipos de documentos, porm no atende as especificidades dos documentos digitais,
ainda que seis resolues tragam de forma explcita o conceito de documento
arquivstico digital em seus textos.
A resoluo n 20 (Anexo 1) trata da incorporao dos documentos
arquivsticos digitais aos programas de gesto, que devem ser nicos. Ela deixa
claro que o programa tem que incorporar todos os documentos arquivsticos,
independente do suporte. Aponta a necessidade de um sistema informatizado para
fazer a gesto de documentos, enfatizando que tal sistema deve conter requisitos
funcionais, no funcionais e metadados. Resalta, tambm, que a avaliao e a
eliminao de documento arquivstico digital no so feitas de forma aleatria e
devero obedecer aos procedimentos e critrios previstos na Lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, e s Resolues do CONARQ, n 5, de 30 de setembro de 1996, n
7, de 20 de maio de 1997, e n 14, de 24 de outubro de 2001.
A resoluo n 24 (Anexo 2) trata dos procedimentos para a transferncia ou
recolhimento dos documentos arquivsticos digitais s instituies arquivsticas
pblica. Estabelece o que deve ser cumprido pelos rgos produtores/acumuladores
de tais documentos para consolidar tal transferncia ou recolhimento. Alm de
apresentar o que compete a instituio arquivstica mediante tais processos.
Em seu artigo 7, ela declara: Para o pleno cumprimento desta Resoluo,
as instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia, em conjunto
com os rgos e entidades pblicos, devero estabelecer os instrumentos
normativos necessrios, ou seja, tal resoluo por si s no completa, necessita

95

de especificaes a serem feitas pelos responsveis pela GDA no seu mbito de


atuao.
A resoluo n 25 (Anexo 3) recomenda o Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil,
Verso 1.0, aos rgos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, e a
resoluo n 32 (Anexo 4) apresenta a insero de Metadados na parte II do modelo.
Ambas as resolues, destinam-se ao desenvolvimento do sistema informatizado
necessrio para gerenciar os documentos arquivsticos digitais.
O e-ARQ Brasil estipula requisitos e metadados mnimos necessrios para
tal desenvolvimento, tambm pode ser utilizado para avaliar um sistema j existente,
que apresenta como principal atividade a gesto arquivstica de documentos. O
modelo sozinho, no compreende a totalidade de requisitos necessrios para as
instituies desenvolverem ou implementarem seus sistemas, pois estas devem
levar em conta as exigncias legais e regulamentares especficas de suas
atividades.
A resoluo n 36 (Anexo 5) estabelece que os rgos e entidades
integrantes do SINAR devem adotar as Diretrizes para a Gesto arquivstica do
Correio

Eletrnico

Corporativo

disponibilizado

no

stio

do

Conarq

(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br). Esta resoluo, no se preocupa com


questes tecnolgicas, como especificaes de hardwares e softwares, assinatura
digital e configuraes tcnicas para implementao de sistemas informatizados de
gesto de documentos arquivsticos, o que pode ser observado nas resolues 25 e
32 j descritas anteriormente.
A resoluo n 37 (Anexo 6) aprova as diretrizes para a presuno de
autenticidade de documentos arquivsticos digitais, disponibilizadas no sitio do
Conarq,(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br). Tais diretrizes tm por objetivo
munir produtores e custodiadores de documentos arquvsticos digitais com
instrumentos para a presuno da autenticidade desses documentos
5.2 AVALIAO

Para avaliar as condies prticas de tratamento dos documentos


arquivsticos

digitais

foi

realizada

uma

pesquisa

junto

coordenadores/presidentes das Subcomisses de Coordenao do SIGA.

aos

96

De acordo com informao coletada no site oficial do SIGA36, dentre os trinta


e sete Ministrios e rgos equivalentes, trinta e um possuem as Subcomisses
institudas. Os questionrios foram enviados via e-mail com base nas informaes
disponveis no referido site.
Dessas trinta e uma subcomisses, 11 responderam ao questionrio, 4
informaram que j no eram mais integrantes do SIGA, e no souberam informar
outro contato e, 2 encontravam-se de frias. As 14 restantes no forneceram
quaisquer informaes ou retorno.
O questionrio aplicado era composto de 15 questes cujas respostas esto
compiladas abaixo:

Questo1: Qual subcomisso Sistema de Gesto de Documentos de


Arquivo - SIGA, da Administrao Pblica Federal, voc integra?
Foram representados 11 Ministrios, a saber:

36

Ministrio da Cultura

Ministrio da Defesa

Ministrio da Educao

Ministrio da Fazenda

Ministrio da Justia

Ministrio da Sade

Ministrio das Cidades

Ministrio das Comunicaes

Ministrio das Relaes Exteriores

10

Ministrio de Minas de Energias

Disponvel em:
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/subcomissoes/subcomissoes_siga_21_01_2013.pdf >.
Acesso em: 13 jan. 2013.

97

11

Ministrio do Meio Ambiente

Questo 2: Qual seu cargo dentro da comisso?

Presidente 5 45%
Suplente

4 36%

Outro

2 18%

45% dos que responderam o questionrio foram os presidentes das


subcomisses, 30% suplentes e 18% se identificaram como outros. Ao especificar o
que seria esses outros, notou-se que, em todos os casos, eram integrantes da
subcomisso nomeados para responder o questionrio pois, nem os presidentes
nem os suplentes integravam mais as subcomisses. Surgindo a a primeira crtica:
A rotatividade dos integrantes das subcomisses.

Questo 3: Voc trabalha diretamente com gesto de documentos


arquivsticos?

98

Sim

10

91%

No

9%

Foi identificado que 91% dos entrevistados trabalham diretamente com a


gesto de documentos arquivsticos e 9% no trabalham diretamente com a gesto.
Esse resultado sugere que, por trabalharem diretamente com a GDA, os presidentes
que responderam sim, possuam conhecimento dos procedimentos e da legislao
relacionada gesto de documentos arquivsticos.

Questo 4: Voc trabalha com documentos arquivsticos digitais?

Sim

10

91%

No

9%

91% dos entrevistados afirmaram trabalhar com documentos arquivsticos


digitais, enquanto 9% respondeu no trabalhar com tais documentos. Estas
respostas corroboram com o aumento dos documentos arquivsticos digitais na APF.
Questo 5: Em caso afirmativo, que tipo de documento arquivstico digital?

99

Nato-Digital

45%

Digitalizado

55%

Dos entrevistados que afirmaram trabalhar com documentos arquivsticos


digitais, 45% informaram trabalhar com documentos nato-digitais, ou seja, aqueles
que j nascem em meio digital. Enquanto 55% afirmaram trabalhar com documentos
digitalizados, ou seja, aqueles nascidos de forma analgica e convertidos para
formato digital.

Questo 6: Voc conhece a legislao Arquivstica Brasileira?

Sim

11

100%

No

0%

A totalidade dos entrevistados, ou seja, 100% informou conhecer a legislao


arquivstica brasileira.

Questo 7: Voc conhece alguma norma ou padro emanado do SIGA, que


trate da gesto de documentos arquivsticos digitais?

100

Sim

36%

No

55%

Em relao a norma ou padres emanados do SIGA para documentos


arquivsticos digitais, 36% dos entrevistados informaram conhecer alguma norma ou
padro. J 55% informaram no conhecer nenhuma que tenha sido emanada pelo
SIGA.

Questo 8: Em caso positivo, qual?


Esta foi uma pergunta aberta e o ponto em comum das respostas que o
responsvel em criar as normas o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)
cabendo ao SIGA divulgar tais normas.
Das onze respostas, quatro apontam o Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de documentos e-ARQ Brasil, como um
padro emanado do SIGA, configurando assim a confuso que alguns integrantes
fazem em relao ao SIGA e ao Conarq.

Questo 9: Voc considera a legislao/normas/padres da Arquivstica


Brasileira satisfatria para atender gesto de documentos arquivsticos digitais?

101

Sim

36%

No

55%

A insatisfao com a legislao/normas/padres da Arquivstica Brasileira,


relacionada aos documentos arquivsticos digitais foi a resposta de 55% dos
entrevistados. Enquanto 36% as consideraram satisfatrias.
A fim de justificar a resposta, os entrevistados afirmaram considerar
insatisfatria a legislao/padres/normas, pois acreditam que ainda existam muitos
estudos a serem feitos nessa rea, e que os documentos arquivsticos digitais
continuam sendo um grande desafio para a gesto de documentos arquivsticos. A
legislao no atende questes primordiais quando a validade dos documentos
arquivsticos digitais, principalmente os digitalizado.

Questo 10: Como voc percebe as atividades do SIGA em relao


gesto de documentos arquivsticos digitais?

Muito satisfatrio

9%

Satisfatrio

27%

Pouco satisfatrio

36%

Insuficiente

27%

Sobre as atividades do SIGA em relao gesto de documentos


arquivsticos digitais, 9% dos entrevistados considerou-as muito satisfatrias, 27%
as considerou satisfatrias, 36%, pouco satisfatrias e 27% insuficiente.
Logo a maioria dos entrevistados, 63%, responderam considerar pouco
satisfatrias ou insuficientes as atividades do SIGA em relao ao tratamento dos

102

documentos arquivsticos digitais. Alegaram existir pouca informao sobre o


assunto sendo tratada no mbito do SIGA, e ainda indicavam a necessidade de
maiores debates e informaes sobre o assunto.

Questo 11: O rgo a que voc est ligado desenvolveu alguma normativa
sobre gesto de documentos digitais?

Sim

2 18%

No

8 73%

A iniciativa dos rgos integrantes do SIGA, em relao ao desenvolvimento


de normativa sobre gesto de documentos digitais, mostrou-se pouca, pois, 73% dos
entrevistados responderam que o rgo onde trabalham, no desenvolveu nenhuma
normativa nesse sentido. Apenas 18%, informaram ter desenvolvido alguma
normativa para gesto de documentos arquivsticos digitais. Um entrevistado no
respondeu essa pergunta, configurando 9%.

Questo 12: Em caso positivo, qual?


Os 18% dos entrevistados que informaram desenvolverem normativas sobre
gesto de documentos digitais, alegaram estar desenvolvendo um programa de
gesto de documentos que englobe os documentos digitais, alm de implementarem
o e-ARQ Brasil visando desenvolver

um Sistema informatizado de gesto de

documentos arquivsticos.

Questo 13: Em sua opinio, existe troca de informaes/experincia sobre


o tratamento dos documentos arquivsticos digitais, entre os integrantes do SIGA?

103

Sim

8 73%

No

3 27%

Em relao a troca de informao/experincias no mbito do SIGA, sobre o


tratamento de documentos arquivsticos digitais, 73% dos entrevistados alegaram
existir tal troca entre os integrantes do SIGA. Porm, 27% dos entrevistados
disseram que no existe troca de informao/experincia entre os rgos
integrantes do SIGA.

Questo 14: Em caso afirmativo, de que forma isso se d?


Os

73%

dos

entrevistados

que

informaram

existir

troca

de

informaes/experincias entre os rgos integrantes do SIGA, sobre documentos


arquivsticos digitais, destacaram como principais iniciativas para tal troca (1), os
eventos promovidos no mbito do SIGA e (2) as reunies das subcomisses.

Questo 15: Em sua opinio, quais so os principais problemas


relacionados gesto de documentos arquivsticos digitais, no mbito da
Administrao Pblica Federal?
Como principais problemas apontados se destacaram:
Falta de informao e despreparo dos colaboradores envolvidos;
Falta de integrao entre as unidades de informao e as unidades de
documentao;

104

Alta rotatividade do pessoal na rea de documentao;


Falta de visibilidade do Arquivo Nacional e do SIGA para apoiar as
subcomisses perante seus rgos;
Falta de maior integrao entre os integrantes das subcomisses e da
coordenao do SIGA. Alegou-se a falta de dilogo entre esses.

Cabe salientar, nesse momento, que buscou-se obter informaes nos


relatrios de atividades desenvolvidas pelas subcomisses do SIGA, no site do
prprio sistema37, no entanto, esses no estavam disponveis. O que estava
disponvel, na pgina supracitada, era a informao acerca de quais subcomisses
haviam entregado os relatrios. Foi enviada uma mensagem eletrnica (dia 22 de
janeiro de 2013) para a Comisso de Coordenao do SIGA, solicitando o acesso a
tais relatrios. Entretanto, at o fechamento desse estudo 28 de janeiro de 2013
no se obteve nenhuma resposta.

Como resultado consolidado da anlise das entrevistas observou-se que:


 A maioria os entrevistados trabalha diretamente com gesto de
documentos arquivsticos, e com documentos arquivsticos digitais. Entre
esses, alguns trabalham com documentos digitalizados e outros com
documentos nato-digitais.
 Todos informaram conhecer a legislao arquivstica brasileira porm,
nem todos conhecem alguma norma ou padro emanado do SIGA que
trate da gesto de documentos arquivsticos digitais. Informaram que
conhecem as normas produzidas pelo Conarq e divulgadas no mbito do
SIGA.
 Quanto pergunta Como voc percebe as atividades do SIGA em
relao gesto de documentos arquivsticos digitais?, a maioria
considerou pouco satisfatria ou insuficiente. Ao justificar suas respostas,
disseram que a insatisfao deve-se, entre outros motivos, pela falta de
empenho dos membros do SIGA, bem como, a alta rotatividade desses;
da falta de orientao aos rgos e de falta de valorizao das ideias ou
37

Disponvel em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>

105

informaes da subcomisso por parte da coordenao da comisso no


SIGA.
 Poucos rgos desenvolveram alguma normativa sobre gesto de
documentos digitais.
 Mais de 70% dos entrevistados informaram que existe troca de
informaes/experincia sobre o tratamento dos documentos arquivsticos
digitais entre os integrantes do SIGA, e que esta troca se d por meio de
congressos,

palestras,

eventos

na

rea

nas

reunies

das

subcomisses, alm das informaes disponveis no site do SIGA.


Em relao aos principais problemas relacionados gesto de documentos
arquivsticos digitais, no mbito da Administrao Pblica Federal, as respostas se
equivalem e so apontados principalmente os seguintes problemas:
 falta de informao, despreparo dos colaboradores envolvidos, falta e
capacitao dos profissionais e, pouca presena de arquivistas nos
rgos;
 rotatividade de pessoal em virtude dos baixos salrios;
 falta de integrao entre unidades de documentao e unidades de
tecnologia da informao;
 falta de visibilidade do Arquivo Nacional e do SIGA para apoiar as
subcomisses perante seus rgos, alm da falta de conhecimento dos
gestores dos rgos;
 pouca autonomia dos setores de gesto da informao e de documentos,
e rgos de gesto arquivstica com limitao na atuao;
 falta de comprometimento da administrao pblica em dar prioridade a
essa questo;
 insuficincia de legislao especifica para os documentos digitais;

Diante das respostas apresentadas, constatou-se que, no mbito do SIGA,


os rgos das setoriais e seccionais, representados por seus presidentes,
consideram as iniciativas relacionadas aos documentos arquivsticos digitais
insuficientes, o que pode colocar em risco o reconhecimento e tratamento de tais
documentos. A incipincia de legislao, normas e padres sobre tais documentos

106

impacta, negativamente, no desempenho das atividades de gesto desses


documentos e dificulta o dilogo com os gestores dos rgos em relao
importncia que deve ser dada ao tratamento arquivstico dos documentos digitais
produzidos por eles.

107

6 CONSIDERAES FINAIS

A forma de registro das informaes sofreu mudanas significativas em


decorrncia do desenvolvimento tecnolgico ocorrido na sociedade, principalmente a
partir da segunda metade do sculo XX. Entende-se que neste momento surgiu o
documento arquivstico digital, que desde ento passou a compor considervel parte
dos acervos documentais na atualidade. Essa nova realidade apresenta inmeros
desafios a serem enfrentados pelas instituies, em decorrncia de problemas
inerentes ao documento produzido no meio digital, tais como: a fragilidade e
suscetibilidade s intervenes, adulteraes ou mesmo perdas indesejveis.
Essa rapidez nas mudanas tecnolgicas promove rpida obsolescncia de
hardware e software, e consequente obsolescncia de formato e suporte do
documento digital, influenciando assim a preservao deste tipo de documento.
Como agentes agravantes do documento digital podem ser destacados: a fragilidade
do suporte, a necessidade de aparato tecnolgico para acesso ao contedo,
tornando-o dependente desse aparato, e, especialmente, a necessidade de
monitoramento do documento digital a fim de preserv-lo pelo tempo que se fizer
necessrio. Cabe salientar que o ICA entende por longo prazo o perodo de 5
anos, aps esse perodo as intervenes como, por exemplo, migraes, devem ser
feitas a fim de manter os documentos autnticos e acessveis.
Por ser a principal forme de registro das diversas informaes produzidas no
ambiente da Administrao Pblica Federal brasileira, o documento arquivstico
digital, deve estar disponvel para acesso a todo cidado, conforme promulgado por
legislao especfica. No Brasil os principais marcos legais so a Constituio da
Repblica Federativa do Brasil de 1988 e a Lei de Acesso Informao, cujo teor de
seus textos determina que todo cidado possui o direito de acesso informao,
salvo as excees previstas em lei. Deste modo, o documento arquivstico digital
integra esse direito, merecendo ateno em seu tratamento a fim de atender, em
primeiro lugar, o motivo para o qual foi produzido, ou seja, as transaes
institucionais, e tambm ao direito de acesso informao, estabelecido por lei.
Com o estabelecimento do uso das novas tecnologias no mbito
administrativo, a comunidade arquivstica deu incio a um processo que evolui da
lenta assimilao das novas tecnologias para a elaborao de procedimentos e

108

normas que visam atender as novas demandas oriundas do surgimento dos


documentos arquivsticos digitais. Mais do que o avano tecnolgico, as incipincias
terminolgicas e conceituais na rea Arquivstica, identificadas durante a realizao
da pesquisa, se revelaram como um problema para o desenvolvimento da gesto de
documentos arquivsticos digitais. Entre os problemas est o entendimento do
conceito de arquivo e documento arquivstico.
Outro problema conceitual foi o da definio de Administrao Pblica
Federal. Tal conceito utilizado como sinnimo de Poder Executivo Federal,
inclusive na prpria definio do SIGA, mas no era dada a explicao para essa
atribuio como sinnimo. Da mostrou-se necessrio recorrer ao Direito
Administrativo para tal compreenso.
O estudo do conceito de documento arquivstico digital e sua relao com o
acesso informao permitiram identificar como principal caracterstica desta
relao, o retorno ao campo terico-metodolgico da Arquivologia o que possibilitou
o entendimento das caractersticas do documento arquivstico, sua produo,
finalidade e, principalmente, sua prpria conceituao. A necessidade de reafirmar
conceitos bsicos da rea como documento arquivstico e gesto de documentos, j
consagrados dentro da Arquivologia, est diretamente vinculada ao advento dos
documentos digitais.
A gesto de documentos entra em voga no que tange o tratamento dos
documentos arquivsticos digitais pois atravs de seus procedimentos que os
documentos recebero o devido tratamento, sendo ento capazes de cumprir seu
papel no processo de aquisio de informao garantido pelo direito de acesso
informao.
Ao analisar as iniciativas em torno dos documentos arquivsticos digitais e
sua gesto no mbito da APF, descritas no captulo 6, percebeu-se avanos no
domnio do conhecimento requerido, porm ainda so necessrios muitos estudos
sobre o tema. Observou-se que pesquisas so desenvolvidas sobre os conceitos e
elementos envolvidos, no entanto so poucas as iniciativas direcionadas ao
tratamento, gesto e preservao desses documentos. Uma das principais
preocupaes a serem observadas em relao ao documento arquivstico digital a
identificao do mesmo dentre as diversas informaes circulantes no meio digital.
Definir o que o documento digital e identificar suas caractersticas condio sine
qua non para o tratamento deles.

109

Outro aspecto salientado foi a insuficincia das atuais normas/padres


relacionados aos documentos arquivsticos digitais, enfatizou-se como prioridade a
busca por maior integrao entre a instituio arquivstica e os servios de arquivo,
j iniciados pelo SIGA, e, a implementao da GDA tambm aplicada ao ambiente
digital.
O SIGA necessita de mais atividades e estudos voltados aos documentos
arquivsticos

digitais.

Sistema

apresenta

potencial

de

integrao

desenvolvimento no que tange a gesto de documentos arquivsticos. Entretanto, de


acordo com o levantamento e a anlise feita nessa pesquisa, foi observado que o
SIGA ainda precisa amadurecer enquanto sistema realmente integrante e, requer
tambm maior estrutura e transparncia na disponibilizao de informaes em seu
site.
A avaliao sobre os documentos arquivsticos digitais no mbito do SIGA
revelou uma situao preocupante do legado documental da APF que apresenta em
seu acervo muitos documentos digitais. Sem os devidos estudos, procedimentos, e
mudanas na prtica da gesto de documentos arquivsticos, os rgos que
integram o SIGA no daro conta dessa nova realidade em suas atividades.
Os dados coletados na pesquisa podero sofrer novas anlises e
atualizaes, visto o dinamismo do SIGA. Esse levantamento relevou, ainda,
diversas carncias do SIGA, como a falta de uma Base de Dados, de efetividade da
Coordenao e de uma poltica de difuso no que concerne gesto dos
documentos arquivsticos digitais.
Frente ao exposto considerou-se validada a hiptese desta pesquisa, e o
alcance de seus objetivos. Ressaltando, entretanto, que o principal desafio
proveniente dos documentos digitais a solidificao e aplicao dos procedimentos
e normas da gesto arquivstica de documentos que h muito foram criados ainda
que, em muitos casos, no sejam corretamente utilizados. Ressalta-se a
necessidade de mais estudos e respostas s questes levantadas.

110

REFERNCIAS

ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e


descrio de arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1973. 167 p.
BELKIN, J. Nicholas; ROBERTSON, e. Stephen. Information Science and the
phenomenon of information. Journal of the American Society for Information
Science-- JASIS, v. 27, n. 4, p. 197-204, 1976.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio
de Janeiro: FGV, 2005. 318 p.
______. Diplomtica e tipologia documental em arquivos. Braslia: Briquet de
Lemos, 2008. 106 p.
______. Da gnese funo: o documento de arquivo como informao e
testemunho. In: SEMINRIO DE ESTUDOS DE INFORMAO: DOCUMENTO.
GNESE E CONTEXTOS DE USO, 1., Niteri, [Anais...]. Niteri, 2010.
BOBBIO, Norberto. Estado, governo, sociedade: para uma teoria geral da poltica.
So Paulo: Paz e Terra, 1999, p. 53-133.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa. Braslia, DF:
Senado, 1988.
_______. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica
Federativa do Brasil. Braslia, DF. 9 jan. 1991. Disponvel em:
<http://www.presidencia.gov.br>. Acesso em: 11 ago. 2010.
BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicaes Tcnicas; n 51).
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Legislao Arquivstica Brasileira:
coletnea. DITADI, Carlos Augusto, (Org). maio 2012. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=48.>.
Acesso em: 22 ago. 2012.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007.
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Dirio Oficial [da]
Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF. 27 de abril de 2007. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 11 ago. 2010.

111

BRIET, Suzanne. Quest-ce que la documentation? Paris, dit, 1951. 48 p.


Calderon, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gesto documental e da
informao arquivstica no ambiente universitrio. Cincia da Informao, Braslia,
v.33, n.3, p.97-104, dez. 2004.
CMARA TCNICA DE DOCUMENTOS ELETRNICOS. Glossrio. Disponvel
em:
<http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/2008ctdeglos
sariov5.pdf>. Acesso em: jan. 2012.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Arquivo, documento e informao. Arquivo &
Administrao. Rio de Janeiro, v. 15-23, p. 34-40, jan./dez. 1994.
______.; BELLOTO, Helosa Liberalli (Coord.). Dicionrio de terminologia
arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros, Ncleo Regional de
So Paulo; Secretaria de Estado e Cultura, 1996. 142 p.

CAPURRO, Rafael. Pasado, presente y futuro de la nocin de informacin. In:


ENCUENTRO INTERNACIONAL DE EXPERTOS EM TEORIAS DE LA
INFORMACIN: un enfoque interdisciplinar, 1., 2008, Len, Espanha. Anaiso
Len, 2008. Disponvel em: <http://www.capurro.de/leon.pdf>. Acesso em 10 out.
2012.
CAPURRO, Rafael; HJORLAND, Birger. O conceito de informao. Perspectivas
em Cincia da Informao, Belo Horizonte, v. 12, n. 1, p. 148-207, 2007.
CARDOSO, Ana M. P. Ps-modernidade e informao: conceitos complementares.
Perspectivas em Cincia da Informao, Belo Horizonte, v. 1, n. 1 p. 63-82.
jan./jun. 1996.
CINTRA, A. M. M. et. al. Para entender as linguagens documentrias. 2. ed. atual.
So Paulo: Plis, 2002. 92p.
COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves.
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998. 356 p.

Fundamentos

da

disciplina

COOK, Michael. Automatizao de arquivos. Cadernos de Biblioteconomia,


Arquivstica e Documentao. Lisboa, n. 2, p. 37-46, jan.-dez. 1986.
COOK, Terry. What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and
the future paradigm shift. Archivaria, v. 43, p. 1863, 1997.

112

_____. A cincia arquivstica e o ps-modernismo: novas formulaes para


conceitos antigos. InCID: Revista de Cincia da Informao e Documentao, v. 3,
n. 2, 2012. Disponvel em: <http://revistas.ffclrp.usp.br/incid/article/view/181/pdf>
. Acesso em: 05 jan. 2013.
DI PIETRO, Sylvia Zanella. Direito administrativo: atualizada com a reforma
previdenciria EC, n. 41/03. 17. ed. So Paulo: Atlas, 2004.
DOLLAR, Charles M. O impacto das tecnologias da informao sobre princpios e
prticas de arquivos: algumas consideraes. Acervo: Revista do Arquivo Nacional,
Rio de Janeiro, v. 7, n. 12, p.3-38, jan./dez. 1994.
DUCHEIN, Michel. Archives, archivistes, Archivistique: dfinitions et problmatique.
In: DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. La pratique archivistique
franaise. Paris : Archives Nationales, 1993
DUCHEIN, Michel. The History of European Archives and the Development of the
Archival Profession in Europe. American Archivist, v. 55, 1992.
______. O respeito aos fundos em arquivstica: princpios tericos e problemas
prticos. Arquivo e Administrao, v. 10-14, n. 1, p. 1433, 1986.
DURANTI, Luciana. (Coord.). INTERPARES project: International Research on
Permanent Authentic Records in Electronic Systems. Disponvel em:
<http://www.interpares.org>. Acesso em: 22 mar. 2000.
DURANTI, Luciana. Merging the old with the new: the management of electronic
records in Canada in theory and practice, 2002. In: INTERNATIONAL SEMINAR OF
ARCHIVES OF HIBERIC TRADITION,2, 2002, Rio de Janeiro. ProceedingsZ [Rio
de Janeiro: National Archives of Brazil, 2002].
_______. The odyssey of records managers. Records Management Quarterly. v.
23, n. 3, p. 311, 1989.
______.The archival body of knowledge: archival theory, method, practice and
graduate and continuing education. The Journal of Education for Library and
Information Science, v. 34, p. 8-24, 1993.
______.The concept of appraisal and archival theory. American Archivist, v.57, p.
329 344, 1994.
______. Registros documentais contemporneos como prova de ao. Estudos
Histricos, Rio de Janeiro, v. 7, n. 13, 1994.

113

______. Archival Science. Encyclopedia of Library and Information Science.


Allen Kent, v. 59, 1996.
______. Archives as a place. Archives and Manuscripts, v. 24, n. 2, p. 242-255,
1996.
______. The archival bond. Archives and Museum Informatics, v. 11, p. 213-218,
1997.
______. Diplomatica: usos nuevos para una antigua cincia. Traduo de Manuel
Vsquez. Crdoba: s.n ,1985.
______. The concept of electronic record. In: EASTWOOD; Terry; MACNEIL,
Heather. Preservation of the integrity of electronic records. Dordrecht: Kluwer
Academic, 2002. cap. 1, p. 922.
______. (Ed.). The InterPARES Project: The long-term preservation of the authentic
electronic records: findings of the InterPARES Project. Italia: Archilab, 2005. 364 p.
______. (Ed.). Creator guidelines: making and maintaining digital materials:
guidelines for individuals. Vancouver: InterPARES 2 Project, [2006]. 21 p.
______. From digital diplomatics to digital records forensics. Archivaria, n. 68, p.
3966, 2009.
_______. Structural and formal analysis: the contribution of diplomatics to archival
appraisal in the digital environment. In: HILL, Jennie. The future of archives and
recordkeeping: a reader. London: Facet, 2010. p. 6568.
_______. ; MACNEIL, Heather. The protection of the integrity of electronic records:
an overview of the UBC-MAS research project. Archivaria, n. 42, p. 46-67, Fall 1996
_______. ; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather. Preservation of the integrity
of electronic records. Dordrecht: Kluwer Academic, 2002. 172 p.
_______. ; PRESTON, Randy. International research on permanent authentic
records in electronic systems (InterPARES 2): experimental, interactive and
dynamic records. Italia: ANAI, 2008. 844 p.
FONSECA, Maria Odila Kahl. Arquivologia e cincia da informao. Rio de
Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2005.

114

______. Arquivologia e Cincia da Informao: (re) construo de marcos


interdisciplinares. 2004. Tese (Doutorado em Cincia da Informao). Instituto
Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia / Universidade Federal do Rio de
Janeiro, Rio de Janeiro, 2004.
______. Informao e direitos humanos: acesso s informaes arquivsticas.
Cincia da Informao, Braslia, v. 28, n.2, 1999. Disponvel em:
<http://www.ibict.br/cienciadainformacao>. Acesso em: 14 jul. 2012.
_____. Informao, arquivos e instituies arquivsticas. Arquivo & Administrao,
Rio de Janeiro. v.1, n.1, p.33-44, jan/jun. 1998.
FRANCO, Celina M.; BASTOS, Aurlio W. Os arquivos nacionais: estrutura e
legislao. Acervo, Rio de Janeiro. v.1, n.1, jan./jun. 1986.
FROHMANN, B. O carter social, material e pblico da informao. In: FUJITA,
M.S.L.; MARTELETO, R.M.; LARA, M.L.G.de (Org.). Dimenso epistemolgica da
Cincia da Informao e suas interfaces tcnicas, polticas e institucionais nos
processos de produo, acesso e disseminao da informao. So Paulo:
Cultura Acadmica, 2008. p.13-36.
GONZLEZ DE GMEZ, Maria Nlida. Novos cenrios polticos para a informao.
Cincia da Informao, Braslia, v.31, n.1, p. 27-40, jan./abr. 2002. Disponvel em:
<http://www.ibict.br/cionline/>. Acesso em: 10 ago. 2010.
GUIMARES, J.A.C. Moderno profissional da informao: elementos para sua
formao no Brasil. Transinformao, Campinas, v. 9, n.1, p. 124-137, jan./abr.
1997.
GUIMARES, J.A.C. Cincia da Informao, Arquivologia e Biblioteconomia: em
busca do necessrio dilogo entre o universo terico e os fazeres profissionais. In:
GUIMARES, J.A.C.; FUJITA, M.S.L. (Org.). Ensino e pesquisa em
Biblioteconomia no Brasil: a emergncia de um novo olhar. Marlia: FUNDEPE,
2008. p. 33-43.
HABERMAS, Jurgen. Mudana estrutural da esfera Pblica. Rio de Janeiro :
Tempo Brasileiro, 1984. 397p.
HARMON, M. M.; MAYER, R. T. Teoria de la organizacin para la administracin
pblica. Mxico: Colegio Nacional de Cincias Polticas y Administracin Pblica A.
C./ Fondo de Cultura Econmica, 1999.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archvstica general: teora y prctica. Sevilla:
Diputacin Provincial de Sevilla, 1991.

115

HJORLAND, Birger. Documents, memory institutions and information science.


Journal of Documentation, v. 56, n. 1, jan. 2000.
______. Que es un archivo? Gijn: Ediciones TREA, 2007. 135 p.
HOUAISS, Antonio; VILLAR, Mauro Salles. Dicionrio Houaiss da lngua
portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2001. Disponvel em: <http://houaiss.
uol.com.br>. Acesso em: 14 jul. 2012.
INDOLFO, Ana Celeste. O uso de normas arquivsticas no Estado Brasileiro:
uma anlise do Poder Executivo Federal. 2008. 235 f. Dissertao (Mestrado em
Cincia da Informao)-Universidade Federal Fluminense, Rio de Janeiro, 2008.
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. Dictionary on Archival Terminology.
Munchen: K.G. Saur, 1984. 226p. (Series ICA handbooks series).
ISO INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARTSATION. ISO 15489-1:
Information and documentation - Records management - Part 1: General.
Geneva/Switzerland, 2001
JARDIM, Jos Maria. A arquivologia, os arquivistas e a sociedade da informao no
Brasil. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 13, 2000, Salvador.
Anais... Rio de Janeiro: Associao dos Arquivistas Brasileiros, 2000. Disponvel
em: <http://www.voy.com/19210/4/62.html> Acesso em: 9 set. 2010.
______. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Acervo, Rio de Janeiro,
v.2, n.2, p. 35-42, jul./dez. 1987.
_______. Do pr-arquivo gesto de documentos. Acervo. Rio de Janeiro, v. 3, n.
2, p. 33- 36, jul./dez. 1988.
______. A inveno da memria nos arquivos pblicos. Cincia da Informao.
Braslia, v. 25, n. 2, 1995. Disponvel em: <http://www.ibict.br/cienciadainformao.>
Acesso em: 02 jul. 2012.
______. O inferno das boas intenes: legislao e polticas arquivsticas. In:
MATTAR, Eliana (Org.). Acesso informao e poltica de arquivos. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2003. p.37-45.
_______. Polticas pblicas arquivsticas: princpios, atores e processos. Arquivo &
Administrao. Rio de Janeiro, v. 5, n. 2, p.5-16, jul./dez. 2006.

116

_______. Transparncia e opacidade do Estado no Brasil: usos e desusos da


informao governamental. Niteri: EDUFF, 1999. 239 p.
_______; FONSECA, Maria Odila. A informao como campo interdisciplinar.
1998. Disponvel em: <http://www.uff.br/neinfo/artigoinfo.html> Acesso em: 02 jul.
2012.
_______. As relaes entre a Arquivstica e a Cincia da Informao. Cadernos
BAD, Lisboa, n. 2, p. 29-45, 1992.
LANCASTER, F. W. O currculo da Cincia da Informao. Revista de
Biblioteconomia de Braslia, Braslia, v. 17, n.1, p. 1-5, jan./jun. 1989.
LE GOFF, Jacques. Memria. In: ENCICLOPDIA EINAUDI. Lisboa: Imprensa
Nacional, Casa da Moeda, 2004. v. 1 (Memria-Histria.), p. 11-50.
LODOLINI, Elio. El problema fundamental de la Archivistica: la naturaleza y el
ordenamiento del archivo. Irargi - Revista de Archivistica, [Espanha], v. 1, n. 0, p.
2761, 1988.
______. Archivstica: principi e problemi. 5. ed. ampl. Milo: Franco Angeli Libri,
1990. 324 p.
LOUZADA, J.M. Os conceitos de documento e de informao na literatura
arquivstica. Trabalho de concluso de curso. 48f. (Arquivologia) Unesp, 2007.
MARCACINI, A.T.R. O documento eletrnico como meio de prova. So Paulo,
1999.
Disponvel
em:
<http://augustomarcacini.net/index.php/DireitoInformatica/DocumentoEletronico> .
Acesso em: 20 out. 2012.
MARIZ, A. C. A. Internet e Arquivologia: instituies arquivsticas, usurios e lei de
acesso informao. InCID: Revista de Cincia da Informao e Documentao, v.
3, p. 28-47, 2012.
MARTINPOZUELO CAMPILLOS, Mara. Paz. La construccin terica em
Archivstica: el principio de procedencia. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid,
1996. 190 p.
McGARRY, K. J. Da documentao informao: um conceito em evoluo.
Lisboa: Editorial Presena, 1984.
________. O contexto dinmico da informao. Braslia: Briquet de Lemos/Livros,
1999.

117

MARINS, Paula Ligia. Acesso informao: um direito fundamental e instrumental.


Acervo, Rio de Janeiro, v.24, n.1, p. 233-244, jan./jun. 2011.
MIRANDA, Antonio; BARRETO, Aldo de Albuquerque. Pesquisa em Cincia da
Informao no Brasil: sntese e perspectiva. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v.1,
n.6, dez.2000. Disponvel em: <http://www.dgz.org.br/dez00/Art_04.htm>. Acesso
em: 05 maio 2012.
MORAES, Alexandre de. Direito Constitucional. So Paulo: Atlas, 2002. 202 p.
MORENO, N. A. Gesto documental ou gesto de documentos: trajetria histrica.
In: BARETALO, Linete; MORENO, Ndina Aparecida. (Org.). Gesto em
Arquivologia: abordagens mltiplas. Londrina: EDUEL, 2008, p. 59-75.
MULLER, Pierre; SUREL, Yves. A anlise das polticas pblicas. Pelotas, RS:
EDUCAT, 2004.
NASCIMENTO, Lcia Maria Barbosa. Anlise documental e anlise diplomtica:
perspectivas de interlocuo de procedimentos. 2009. 198 f. Tese (Doutorado em
Cincia da Informao)- Universidade Estadual Paulista, So Paulo, 2009.
NOGUEIRA JNIOR, Alberto. Cidadania e controle democrtico do acesso aos
documentos sigilosos. Palestra proferida no CPDOC em 07 de abril de 2004. Rio
de Janeiro, 2004. Disponvel em: <http://www.cpdoc.fgv.br>. Acesso em: 10 nov.
2011.
OLIVEIRA, Lucia Maria Velloso de. O usurio como agente no processo de
transferncia dos contedos informacionais arquivsticos. 2006. Dissertao
(Mestrado em Cincia da Informao). - IBICT, IACS. Universidade Federal
Fluminense, Niteri, 2006.
OTLET,
Paul.
Documentos
e
Documentao.
Disponvel
<www.conexaorio/biti/otlet/index.htm> Acesso em: 14 mar. 2012.

em:

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 28. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991.
PETERSON, Trudy Huskamp. Um projeto sobre acesso. Acervo: revista do Arquivo
Nacional, Rio de Janeiro, v.24, n.1, p. 217-232, jan./jun.2011.
PINHEIRO, L. V. R.; LOUREIRO, J. M. M. Traados e limites da cincia da
informao. Cincia da Informao, Braslia, v. 24, n. 1, p. 42-53, jan./abr. 1995.

118

______. Informao: esse obscuro objeto da Cincia da Informao. Morpheus:


Revista de Cincias Humanas, Rio de Janeiro, v. 2, n. 4, 2004. Disponvel em: <
http://www.unirio.br/morpheusonline/Numero04-2004/lpinheiro.htm>. Acesso em: 02
jul. 2012.
QUINTANA, Antonio Gonzlez. Entrevista. Acervo, Rio de Janeiro, v.24, n.1, p. 722, jan./jun. 2011.
RHOADS, James B. The role of archives and records management in
nationalinformation systems : a RAMP study. Paris : Unesco, 1989.
ROCHA, Claudia Lacombe Rocha. Gesto de documentos digitais: as aes do
arquivo Nacional e da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CONARQ). In:
NEVES, Marta Elosa Melgao.; NEGREIROS, Leandro Ribeiro (Org.). Documentos
eletrnicos: fundamentos arquivsticos para a pesquisa em gesto e preservao.
Belo Horizonte: Secretaria de Estado de cultura de Minas Gerais, Arquivo Pblico
Mineiro, 2008. p.108-119.
ROCHA, Claudia Lacombe; SILVA, Margareth da. Padres para garantir a
preservao e o acesso aos documentos digitais. Acervo: Revista do Arquivo
Nacional, Rio de Janeiro, v.20, n.1-2 , p. 113-124, jan.-dez. 2007.

RODRIGUES, Ana Clia. Manual de tipologia documental: um instrumento de gesto


para arquivos municipais brasileiros. In: CONGRESSO NACIONAL DE
ARQUIVOLOGIA, 1., 2005. Anais... Braslia, 2005.
______ . Tipologia documental como parmetro para gesto de documentos de
arquivo: um manual para o municpio de Campo Belo (MG). 2002. Dissertao
(Mestrado) -Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias
Humanas - USP, 2002.
RODRIGUES, Ana Mrcia Lutterbach. Uma anlise da teoria dos arquivos. 1995.
Dissertao (Mestrado) Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao UFMG, 1995.
_______. A teoria dos arquivos e a gesto de documentos. Perspectivas em
Cincia da Informao, Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102-117, jan./abr. 2006.
RONDINELLI, Rosely Curi. O conceito de documento arquivstico frente
realidade digital: uma revisitao necessria. 2011. 268 f. Tese (Doutorado em
Cincia da Informao)- Universidade Federal Fluminense - Instituto Brasileiro de
Informao em Cincia e Tecnologia, Niteri, 2011.
_______. Gesto arquivstica de documentos eletrnicos. Rio de Janeiro: Ed.
FGV, 2005.158 p.

119

________. A gesto dos documentos eletrnicos: o desafio do sculo XX. Boletim


da Associao dos Arquivistas Brasileiros, Rio de Janeiro, v. 8, n. 2, maio-ago.
1998.
ROUSSEAU, Jean Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998. 356 p.
ROUSSO, Henry. O arquivo ou o indcio de uma falta. In: Revista de Estudos
histricos, Rio de Janeiro, v.9, n.17, p. 85-91, 1996.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso
arquivstica. Braslia : ABARQ, 2002. 140p.
________ . A teoria arquivstica a partir de 1898: em busca da consolidao, da
reafirmao e da atualizao de seus fundamentos. 2011. 254 f. Tese (Doutorado
em Cincia da Informao)- Universidade de Braslia, Braslia, 2011.
SANTOS, Vanderlei Batista dos.; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato
Tarciso Barbsa de. (Org.). Arquivistica: temas contemporneos. Distrito Federal:
SENAC, 2007.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princpios e tcnicas.
Rio de Janeiro: FGV, 2002.
__________. Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio. Rio de
Janeiro: FGV, 1980.

SILVA, Armando Malheiro et al. Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da


informao. Porto: Afrontamento, 1999.

__________; MARTINS, N. R. Estudo sobre o sistema de arquivos da Universidade


Estadual
Campinas.
Arquivistica.net,
2007.
Disponvel
em:
<http://www.arquivistica.net/ojs/viewissue.php?id=7#Artigo >. Acesso em: 15 abr.
2012.

___________; RIBEIRO, Fernanda. Das Cincias Documentais Cincia da


Informao: ensaio epistemolgico para um novo modelo curricular. Porto: Edies
Afloramento, 2002.

SILVA, Shirlene Linny da. Construindo o direito de acesso aos arquivos da


represso: o caso do Departamento de Ordem Poltica e Social de Minas Gerais.
Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)-Universidade Federal de Minas

120

Gerais.
Belo
Horizonte.
2007.
Disponvel
em:
<http://www.bibliotecadigital.ufmg.br/dspace/bitstream/handle/1843/ECID79CP3G/mestrado_shirlene_linny_da_silva.pdf?sequence=1>. Acesso em: 20 nov.
2012.
TLAMO, M.F.G.M. A pesquisa: recepo da informao e produo do
conhecimento. DataGamaZero: Revista da Cincia da Informao, Rio de Janeiro,
v.5, n.2, 2004.
TLAMO, M. de F. G. M. Informao: organizao e comunicao. In: SEMINRIO
DE ESTUDOS DE INFORMAO, 1, 1996, Niteri. Anais... Niteri: Universidade
Federal Fluminense, 1996, p. 11-14.
VAZQUEZ, Manuel. Cmo selecionar documentos de archivo. Buenos Aires :
Alfagrama Ediciones, 2006.
WALDO, Dwight. O estudo da administrao pblica. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV,
1971.
YEO, Geoffrey. Concepts of record (1): evidence, information and persistent
representation. The American Archivists, v. 70, p. 315-343, 2007.
______. Concepts of record (1): prototypes and boundary objects. The American
Archivists, v. 71, p. 118-143, 2008.
ZEMAN, Jir. Significado filosfico da noo de informao. In: KHNER, Maria
Helena. O conceito de informao na cincia contempornea: colquios
filosficos internacionais de Royaumont. Rio de Janeiro: Paz e Terra, 1970. p. 154179. (Srie Cincia da Informao, n. 2).

121

ANEXOS

122

ANEXO 1: Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004.


CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies previstas no item no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela
Portaria n 5, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade
com a deliberao do Plenrio, em sua 34 reunio ordinria, realizada em 6 de julho de 2004,
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos
documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na
documentao governamental;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto
documental e proteo especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte
em que a informao est registrada;
Considerando que a organizao dos arquivos e o gerenciamento das informaes neles
contidas se constituem em instrumento de eficcia administrativa, contribuindo para a modernizao
da administrao pblica;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independente da forma ou do
suporte adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno, a preservao de documentos
arquivsticos fidedignos, autnticos e compreensveis, e o acesso a estes;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais
produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital e que governos,
organizaes e cidados dependem do documento digital como fonte de prova e informao, e
garantia de direitos;
Considerando que os documentos digitais so suscetveis degradao fsica e
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco o
patrimnio arquivstico digital;
Considerando que somente com a participao ativa das instituies e profissionais de
arquivo no processo de gesto arquivstica sero assegurados a preservao de longo prazo de
documentos em formato digital e o acesso contnuo a esses documentos;
RESOLVE:
Art. 1 Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos devero
identificar, dentre as informaes e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio
digital, aqueles considerados arquivsticos para que sejam contemplados pelo programa de gesto
arquivstica de documentos.
1 Considera-se documento arquivstico como a informao registrada, independente da
forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um rgo, entidade ou
pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova
dessas atividades.
2 - Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em
dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So exemplos de
documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na
internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes
sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
3 Considera-se gesto arquivstica de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2 - Um programa de gesto arquivstica de documentos aplicvel independente da
forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou hbridos em que as informaes so
produzidas e armazenadas.
Art. 3 - A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a implantao de um
sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos, que adotar requisitos funcionais, requisitos
no funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a
integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivsticos.
1 Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura, classificao, tramitao,
avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana, armazenamento e
preservao.
2 Os requisitos no funcionais referem-se a: utilizao de padres abertos, independncia
de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade com a legislao e os padres de
interoperabilidade do governo, atendimento a usurios internos e externos, facilidade de utilizao e
desempenho.
3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que descrevem e permitem
gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os
metadados referem-se a: identificao e contexto documental (identificador nico, instituio
produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia documental, temporalidade,
destinao, verso, documentos relacionados, idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo,
informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnolgico

123

(formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de hardware e software, tipos de mdias,


algoritmos de compresso) e localizao fsica do documento.
Art. 4 - Os profissionais de arquivo e as instituies arquivsticas devem participar da
concepo, do projeto, da implantao e do gerenciamento dos sistemas eletrnicos de gesto de
documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3.
Art. 5 - A avaliao e a destinao dos documentos arquivsticos digitais devem obedecer
aos procedimentos e critrios previstos na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e s Resolues do
CONARQ, n 5, de 30 de setembro de 1996, n 7, de 20 de maio de 1997, e n 14, de 24 de outubro
de 2001.
Pargrafo nico - A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a processo de
digitalizao s dever ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo ou entidade,
aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuao e respeitado o disposto no art. 9 da
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 6 - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Oficial da Unio, de 19 de julho de 2004]

124

ANEXO 2: RESOLUO n 24, de 3 de agosto de 2006.

CASA CIVIL
SECRETARIA-EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006
Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos
arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies previstas no item no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela
Portaria n 5, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, em conformidade
com a deliberao do Plenrio, em sua 42 reunio ordinria, realizada em 1 de agosto de 2006 e,
Considerando a Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995, que dispe sobre as medidas a
serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies
arquivsticas pblicas;
Considerando a Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, que dispe sobre a insero dos
documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos;
Considerando a natureza especfica dos arquivos digitais, criados e mantidos em ambiente
tecnolgico de contnua alterao e crescente complexidade, e que no se constituem como
entidades fsicas convencionais;
Considerando que as instituies arquivsticas devem estabelecer poltica de preservao e
possuir infra-estrutura organizacional, bem como requisitos, normas e procedimentos para assegurar
que os documentos arquivsticos digitais permaneam sempre acessveis, compreensveis, autnticos
e ntegros, resolve:
Art. 1 - Os documentos arquivsticos digitais a serem transferidos ou recolhidos s
instituies arquivsticas pblicas, devero:
a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os
documentos no digitais que faam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o
previsto em tabela de temporalidade e destinao de documentos, ou plano de destinao aprovados
pelas instituies arquivsticas na sua esfera de competncia e de acordo com a legislao vigente;
b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoo de procedimentos
administrativos e tcnicos que gerenciem riscos e garantam a segurana de maneira a evitar
corrupo ou perda de dados;
c) vir acompanhados de termo de transferncia ou de recolhimento, conforme as normas da
instituio arquivstica na sua esfera de competncia;
d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificao e controle dos
documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resoluo, em duas vias, sendo que
uma ficar permanentemente com o rgo ou entidade responsvel pela transferncia ou
recolhimento e a outra com a instituio arquivstica para fins de prova e informao;
e) vir acompanhados de declarao de autenticidade, emitida pelo rgo ou entidade
responsvel pela transferncia ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos
documentos, elaborada conforme anexo II dessa resoluo, em duas vias, sendo que uma ficar
permanentemente com o rgo ou entidade responsvel pela transferncia ou recolhimento e a outra
com a instituio arquivstica, para fins de prova e informao;
f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituio arquivstica
responsvel pela sua custdia; e
g) ser enviados em mdia(s) ou protocolo(s) de transmisso previsto(s) pelas normas da
instituio arquivstica.
Art. 2 - Os rgos e entidades produtores e acumuladores devem assegurar a preservao,
a autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivsticos digitais at a transferncia ou o
recolhimento para a instituio arquivstica na sua esfera de competncia.
Art. 3 - A instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, dever atender aos
seguintes requisitos para o recebimento dos documentos arquivsticos digitais:
a) estabelecer poltica de preservao digital com sustentao legal, de maneira a possuir
infra-estrutura organizacional, incluindo recursos humanos, tecnolgicos e financeiros adequados,
para receber, descrever, preservar e dar acesso aos documentos arquivsticos digitais sob sua
guarda, garantindo o armazenamento e segurana de longo prazo, e
b) garantir a manuteno e atualizao do ambiente tecnolgico responsvel pela
preservao e acesso dos documentos arquivsticos digitais sob sua custdia, como softwares,
hardwares, formatos de arquivo e mdias de armazenamento digital.
Art. 4 - A instituio arquivstica pblica proceder presuno de autenticidade dos
documentos arquivsticos digitais recolhidos com base nos metadados relacionados a esses
documentos, conforme especificado no anexo II, e com base na listagem descritiva apresentada pelo
rgo ou entidade responsvel pela transferncia ou pelo recolhimento.
Art. 5 - Documentos arquivsticos digitais recebidos por meio de procedimento de
transferncia ou recolhimento instituio arquivstica pblica devem estar sob a forma no
criptografada ou descriptografada e sem qualquer outro atributo tecnolgico que impea o acesso.

125

Art. 6 - O rgo ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivsticos digitais


manter uma cpia, at que a instituio arquivstica pblica emita atestado de validao aprovando
o processo de transferncia ou recolhimento.
Pargrafo nico - A cpia a que se refere este artigo dever ser eliminada de forma
irreversvel e por mtodo seguro e comprovado.
Art. 7 - Para o pleno cumprimento desta Resoluo as instituies arquivsticas pblicas, na
sua esfera de competncia, em conjunto com os rgos e entidades pblicos, devero estabelecer os
instrumentos normativos necessrios.
Art. 8 - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
ANEXO I
Elementos essenciais para a elaborao da listagem descritiva para transferncia e
recolhimento de documentos arquivsticos digitais
a) rgo ou entidade responsvel pela transferncia ou recolhimento dos documentos
arquivsticos;
b) rgo ou entidade responsvel pela produo e acumulao dos documentos arquivsticos,
caso seja diferente do responsvel pela transferncia ou recolhimento;
c) tipo e quantidade de mdias utilizadas e o volume total de dados em bytes;
d) identificao dos formatos de arquivo digital;
e) metadados necessrios para a interpretao e apresentao dos documentos, tais como a
estrutura da base de dados, o esquema HTML e o esquema de metadados;
f) registro de migraes e datas em que ocorreram;
g) registro das eliminaes realizadas;
h) indicao de espcie, ttulo, gnero, tipo, datas-limite, identificador do documento, e
indicao de documentos complementares em outros suportes. No caso de transferncia, indicao
da classificao e do seu respectivo prazo de guarda e destinao documentos;
i) informaes necessrias para apoiar a presuno de autenticidade conforme anexo II; e
j) data e assinatura do responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento,
podendo ser em meio convencional e/ou digital.
Nota: A instituio arquivstica recebedora poder definir uma listagem descritiva mais
detalhada de acordo com as caractersticas da documentao a ser recolhida.
ANEXO II
Informaes para apoiar a presuno de autenticidade
Essas informaes so requisitos que servem como base para a instituio arquivstica
avaliar e atestar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. A disponibilidade e a
qualidade dessas informaes vai variar de acordo com o tipo de documento arquivstico digital e dos
procedimentos de gesto adotados. Quanto maior o nmero de requisitos atendidos e quanto melhor
o grau de satisfao de cada um deles, mais forte ser a presuno de autenticidade. As informaes
compreendem metadados e outras informaes para apoiar a presuno de autenticidade que podem
no constar da listagem descritiva do acervo.
I Metadados
Os metadados relacionados aos documentos arquivsticos digitais, que costumam estar
registrados nos sistemas de gesto de documentos, devem acompanhar o documento digital no
momento da transferncia ou recolhimento. So eles:
a) nome do autor;
b) nome do destinatrio;
c) assunto;
d) data de produo;
e) data da transmisso;
f) data do recebimento;
g) data da captura ou arquivamento;
h) cdigo de classificao;
i) indicao de anexo;
j) nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento;
k) indicao de anotao;
l) registro das migraes e data em que ocorreram; e
m) restrio de acesso.
II Outras informaes para apoiar a presuno de autenticidade que estaro contidas na
listagem descritiva:
a) indicao dos procedimentos de privilgios de acesso e uso;
b) indicao dos procedimentos para prevenir, descobrir e corrigir perdas ou adulterao dos
documentos;
c) indicao dos procedimentos de preservao com relao deteriorao da mdia e
obsolescncia tecnolgica;
d) indicao das normas e procedimentos que determinam a forma documental; e
e) indicao das normas e meios para autenticao de documentos, utilizadas pelo rgo ou
entidade produtor ou acumulador.
[Drio Oficial da Unio, de 7 de agosto de 2006]

126

ANEXO 3: RESOLUO n 25, de 27 de abril de 2007

CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies, previstas no
item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 5, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de
fevereiro de 2002, e de conformidade com a deliberao do Plenrio em sua 43 reunio ordinria, realizada no dia 04 de
dezembro de 2006, e
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo,
independente da forma ou do suporte em que a informao est registrada;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, tem por
objetivo garantir a produo, a manuteno, a preservao de documentos arquivsticos confiveis, autnticos e
compreensveis, bem como o acesso a estes;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais produzindo documentos
arquivsticos exclusivamente em formato digital e que governos, organizaes e cidados dependem do documento digital
como fonte de prova e informao, bem como de garantia de direitos;
Considerando que o artigo 3 da Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004, prev a implantao de um
sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, com a especificao de requisitos e de metadados para garantir a
integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivsticos;
RESOLVE:
Art. 1 Recomendar aos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR a adoo do
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil, Verso 1.0,
aprovado na 43 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resoluo,
disponibilizada em pdf na pgina web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br.
1 Considera-se gesto arquivstica de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2 Consideram-se requisitos o conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e
autenticidade, bem como seu acesso.
3 Considera-se sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos o sistema desenvolvido para produzir,
receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivsticos em ambiente eletrnico.
Art. 2 O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos, fornecer
especificaes tcnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisio e/ou desenvolvimento de sistemas
informatizados, independentes da plataforma tecnolgica em que forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no
pargrafo 3 do art. 3 da Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004.
Pargrafo nico. Os metadados mencionados no caput desse artigo sero includos na prxima verso.
Art. 3 O e-ARQ Brasil aplicvel para os sistemas que produzem e mantm somente documentos digitais ou para
sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo.
1 Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referncias nos metadados.
2 Para documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos.
Art. 4 O CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, poder subsidiar os rgos
e entidades integrantes do SINAR na aplicao do e-ARQ Brasil.
Art. 5 Caber ao CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, proceder
atualizao peridica do e-ARQ Brasil.
Art. 6 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Oficial da Unio, de 27 de abril de 2007]

127

ANEXO 4: RESOLUO n 32, de 17 de maio de 2010


CASA CIVIL DA PRESIDNCIA DA REPBLICA
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 32, DE 17 DE MAIO DE 2010
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no uso de suas atribuies, previstas no
item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n 5, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de
fevereiro de 2002, em cumprimento do art. 2, pargrafo nico, da Resoluo do CONARQ n 25, de 27 de abril de 2007, e de
conformidade com a deliberao do Plenrio em sua 55 reunio ordinria, realizada no dia 15 de dezembro de 2009,
RESOLVE:
Art. 1 Aprovar a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil, prevista pelo art. 2, pargrafo nico, da Resoluo do CONARQ n 25, de
2007.
Art. 2 O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil,
em sua verso 1.1, ser publicado e disponibilizado no stio do CONARQ em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br.
Art. 3 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
Jaime Antunes da Silva
[Dirio Oficial da Unio, Edio n 93, de 18 de maio de 2010 - Seo 1]

128

ANEXO 5: RESOLUO n 36, de 19 de dezembro de 2012.


MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 36, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Dispe sobre a adoo das Diretrizes para a Gesto arquivstica do Correio Eletrnico
Corporativo pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies, previstas no item
IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n 2.588, do Ministrio da Justia, de 24 de novembro de 2011,
em conformidade com a deliberao do Plenrio em sua 68 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 5 de dezembro de
2012 e,
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo,
independente da forma ou do suporte em que a informao est registrada;
Considerando o estabelecido na Resoluo n 20, do CONARQ, de 16 de julho de 2004, que dispe sobre a insero
dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos;
Considerando que o correio eletrnico corporativo tem sido utilizado para a transmisso e recebimento de mensagens no
curso das atividades desenvolvidas pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
RESOLVE:
Art. 1 Aprovar as Diretrizes para a Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo, a ser adotado pelos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e disponibilizado no sitio do CONARQ, em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 245, de 20 de dezembro de 2012 - Seo 1]

129

ANEXO 6: RESOLUO n 37, de 19 de dezembro de 2012.


MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 37, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos
Arquivsticos Digitais
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies, previstas no item
IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 2.588, do Ministrio da Justia, de 24 de novembro de 2011,
em conformidade com a deliberao do Plenrio em sua 68 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 5 de dezembro de
2012,
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos documentos de arquivo e as
providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na documentao governamental;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo,
independentemente da forma ou do suporte em que a informao est registrada;
Considerando que a organizao dos arquivos e o gerenciamento das informaes neles contidas se constituem em
instrumento de eficcia administrativa, contribuindo para a modernizao da administrao pblica;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais produzindo documentos
arquivsticos digitais e que governos, organizaes e cidados dependem do documento digital como fonte de prova e de
informao, e para garantia de direitos;
Considerando que os documentos arquivsticos digitais podem se apresentar na forma de texto, imagem fixa ou em
movimento, udio, base de dados, planilha e outras num repertrio crescente de possibilidades;
Considerando que os documentos digitais so suscetveis alterao, lcita ou ilcita, degradao fsica e
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco sua autenticidade;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independentemente da forma ou do suporte adotados, tem por
objetivo garantir a produo, a manuteno e a preservao de documentos arquivsticos confiveis e autnticos;
Considerando o conceito de autenticidade dos documentos a partir da Arquivologia e da Diplomtica;
Considerando a Resoluo n 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento
de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
RESOLVE:
Art. 1 Aprovar as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos Digitais, disponibilizadas
no sitio do CONARQ, em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>
1 As Diretrizes de que trata essa resoluo tm por finalidade instrumentalizar os produtores e custodiadores de
documentos arquivsticos para essa presuno da autenticidade desses documentos.
2 A autenticidade dos documentos arquivsticos digitais deve estar apoiada em procedimentos de gesto arquivstica
de documentos.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 245, de 20 de dezembro de 2012 - Seo 1]

130

APNDICES

131

APENDICE A: Modelo do questionrio

Pesquisa de campo aplicada aos integrantes do SIGA


Este questionrio visa o diagnstico da situao do quadro normativo da gesto dos documentos
arquivsticos digitais na Administrao Pblica Brasileira. Por favor, preencha este questionrio de
maneira objetiva, pois se trata de um instrumento de anlise que envolve fatores profissionais e
sociais.
*Obrigatrio

Identificao do entrevistado
Nome: *
rgo / Instituio *
Cargo / Funo: *

Questionrio
1 - Qual subcomisso Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administrao
Pblica Federal, voc integra? *
2 - Qual seu cargo dentro da comisso? *

Presidente

Suplente

Outro
3 - Voc trabalha diretamente com gesto de documentos arquivsticos? *

Sim

No
4 - Voc trabalha com documentos arquivsticos digitais? *

Sim

No
5 - Em caso afirmativo, que tipo de documento arquivstico digital? *

Nato-Digital

Digitalizado
6 - Voc conhece a legislao Arquivstica Brasileira? *

Sim

No
7 - Voc conhece alguma norma ou padro emanado do SIGA, que trate da gesto de documentos
arquivsticos digitais? *

Sim

No

132

8 - Em caso positivo, qual? *


9 - Voc considera a legislao/ normas / padres da Arquivstica Brasileira satisfatria para atender
gesto de documentos arquivsticos digitais? *

Sim

No

Justifique: *
10 - Como voc percebe as atividades do SIGA em relao gesto de documentos arquivsticos
digitais? *

Muito satisfatrio

Satisfatrio

Pouco satisfatrio

Insuficiente

Justifique: *
11 - O rgo a que voc est ligado, desenvolveu alguma normativa sobre gesto de documentos
digitais? *

Sim

No
12 - Em caso positivo, qual? *
13 - Em sua opinio, existe troca de informaes / experincia sobre o tratamento dos documentos
arquivsticos digitais, entre os integrantes do SIGA ? *

Sim

No
14 - Em caso afirmativo, de que forma isso se d? *

133

15 - Em sua opinio, quais so os principais problemas relacionados gesto de documentos


arquivsticos
digitais,
no
mbito
da
Administrao
Pblica
Federal? *

Agradeo a sua disponibilidade em cooperar com a presente pesquisa.


Atenciosamente, Brenda C. B. Rocco