1.

OBJETO
Establecer un control fsico y electrnico de los documentos del Sistema de Gestin
Ambiental de la ESPOCH.
2. ALCANCE
Dentro del alcance definido en el Sistema de Gestin Ambiental de la ESPOCH se
toman en cuenta las facultades de:
-

Facultad de Ciencias
Ingeniera Qumica.
Ingeniera en Biotecnologa Ambiental.
Qumica.
Bioqumica y Farmacia.
Ingeniera en Estadstica e Informtica.
Biofsica.

Facultad de Ciencias Pecuarias

Ingeniera en Ciencias Pecuarias.
Ingeniera Zootcnica.

Facultad de Mecnica
Ingeniera Automotriz.
Ingeniera Industrial.
Ingeniera Mecnica.
Ingeniera en Mantenimiento.

3. POLTICAS DE OPERACIN
El Sistema de Gestin Ambiental de la ESPOCH contemplar el control y la revisin de la
documentacin fsica y electrnica; asegurando que sta se efecte bajo condiciones
especficas; se establece que:
-

Los documentos se revisarn y actualizarn cuando sean necesarios y sern aprobados

por el Comit Ambiental GEA.

La documentacin fotocopiada y aquella que no cumpla con condiciones establecidas
en el procedimiento de IDENTIFICACION Y ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS
sern considerados como documentos no controlados, por lo tanto no tendrn validez

alguna.
La nica persona autorizada para la impresin de documentos del Sistema de Gestin
Ambiental de la ESPOCH estar bajo la responsabilidad del controlador de la
documentacin.

La impresin de documentos del Sistema de Gestin Ambiental de la ESPOCH se

llevar a cabo, previo a una autorizacin otorgada por el Presidente del Comit
Ambiental GEA.
La documentacin solicitada por el personal docente de las Facultades de Ciencias,

Ciencias Pecuarias y Mecnica ser entregada por el controlador de la documentacin,

nicamente en fsico, con la marca de agua que contemple la frase NO COPIAR.
El controlador de la documentacin notificar a los responsables de los procesos

(Decanos, Directores de Escuelas y Tcnicos docentes), los cambios realizados en ellos

-

para su actualizacin pertinente.

Es responsabilidad del controlador de documentos sociabilizar al nuevo personal el

procedimiento de control de documentos y su lista maestra de documentos existentes.

Los documentos en formatos de Word y Excel editables sern conservados nicamente

por el Rector/a, el representante del Rector/a y el controlador de la documentacin.

Se bloquear el acceso a memorias externas para evitar la filtracin de la informacin.
Los nicos documentos del Sistema de Gestin Ambiental de la ESPOCH que podrn
aadirse al portal web institucional sern: la presentacin de la organizacin, la revisin
ambiental inicial actualizada, los trminos de referencia y los requisitos del Sistema de
Gestin Ambiental de la ESPOCH.
Los procedimientos y programas en versiones vigentes sern distribuidos de forma

fsica estrictamente en las reas donde sean necesarios, segn el criterio del Comit
Ambiental GEA.
Los registros que son un documento especial del Sistema de Gestin Ambiental de la

ESPOCH dispondrn de un procedimiento especfico establecido en el tem 4.5.4 de la

-

Norma que establece el control de registros.

El Comit Ambiental GEA es responsable de:
Decidir el formato de las copias de cada documento que se elabore (papel y/o

electrnico).
Decidir si un documento es de libre acceso a la comunidad universitaria o es de

consulta restringida al personal que le compete.

Retirar los documentos no validos u obsoletos en el menor tiempo posible y

asegurarse que no se hagan uso de ellos.

Quien recibe un documento es responsable de:
El archivo y conservacin de la copia recibida.
Realizar las actividades de acuerdo a lo indicado en la documentacin a partir de su

entrada en vigor.
Comunicar al Comit Ambiental GEA cualquier extravo o deterioro de las copias
controladas de la documentacin.
Si se opta por un libre acceso a la comunidad universitaria de alguna documentacin, se
har mediante el apartado web del Sistema de Gestin Ambiental - ESPOCH. Los
documentos del Sistema de Gestin Ambiental - ESPOCH de libre acceso mediante la
web deben estar codificados de forma que no permitan realizar cambios.

Para el caso de copias en formato papel, de cada original a distribuir, se hacen tantas
copias como destinarios haya. Los destinarios de un documento del Sistema de Gestin
Ambiental - ESPOCH son identificados por personal del Comit Ambiental GEA y se
determinara en funcin de las actividades, aspectos o responsabilidades a las que se

haga alusin en el documento en cuestin.

El Comit Ambiental GEA conservar la documentacin original de la documentacin
interna del Sistema de Gestin Ambiental - ESPOCH (manual, procedimientos e

instrucciones tcnicas).
Para garantizar la seguridad de la documentacin interna (manual, procedimientos e
instrucciones tcnicas) se har una copia de seguridad digital automtica diaria en un
equipo o dispositivo de almacenamiento diferente al que se utiliza habitualmente para el
tratamiento de esta informacin, a fin de prevenir perdidas de su informacin debido a
problemas informticos. Dicha base de almacenamiento de datos se encuentra en el
vicerrectorado del campus y sostenibilidad y a ella acceden los miembros del Comit
Ambiental GEA con privilegios de acceso, carga, lectura de toda la documentacin

interna.
Paralelamente, de dicha documentacin interna se har una copia de seguridad digital

mensual de forma manual a un servidor del servicio de la ESPOCH.

Cada vez que un documento se modifica, debe cambiarse su nmero de revisin y
sustituir las copias de ese documento que se hayan distribuido por las copias
actualizadas del mismo. Todas las copias obsoletas retiradas sern destruidas, excepto
el documento original que quedar archivado por el Comit Ambiental GEA durante al

menos 3 aos, identificndose como COPIA OBSOLETA.

El Comit Ambiental GEA mantendr un registro de las versiones actualizadas de
cada documento mediante un Listado de documentos en vigor, aplicable a la poltica,
procedimientos, instrucciones tcnicas y al manual de Gestin Ambiental.

4. PROCEDIMIENTO O METODOLOGA
4.1. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO: (SI APLICA O NO APLICA) GENERAR EL
DIAGRAMA DE LA METODOLOGA.

4.2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Orden
1

Secuencia de
actividades
Elaboracin del Documento.

Actividades a desarrollar
La elaboracin de documentos ser realizado en el formato
establecido en el procedimiento para la identificacin y

Responsables
Controlador operacional
pertinente.

Revisin de Documentos.

Modificacin de Documentos.

Firma de Revisin.

Aprobacin de Documentos.

Sociabilizacin de documentos.

actualizacin de documentos.
La elaboracin de documentos ser necesaria cuando el
Comit Ambiental GEA detecte la necesidad para controlar un
nuevo aspecto ambiental que genere algn impacto.
La asignacin del cdigo de un nuevo documento lo realizar el
Comit Ambiental GEA conjuntamente con la colaboracin del
controlador de la documentacin.
La revisin del contenido de los documentos ser realizada por
un miembro de la organizacin (personal competente con
conocimientos especficos), el mismo que ser solicitado por el
Comit Ambiental GEA a la Junta Directiva del Sistema de
Gestin Ambiental de la ESPOCH.
La revisin del formato de los documentos ser realizada por el
controlador de la documentacin y contemplar su
cumplimiento en base al procedimiento de control de la
documentacin.
Se realizar la modificacin de documentos cuando exista la
presencia de no conformidades, acciones correctivas, acciones
preventivas, emergencias e identificacin de observaciones
generadas en una auditora.
La modificacin de documentos se llevara a cabo cuando el
tcnico docente verifique y notifique anomalas presentes en los
procesos.
La firma de revisin lo realizar el personal competente
delegado por la Junta Directiva del Sistema de Gestin
Ambiental de la ESPOCH, en la seccin Revisado y Aprobado
por del documento correspondiente.
Su firma se realizar nicamente cuando cumpla con los
requisitos tcnicos (contenido y formato).
La aprobacin de documentos lo realizar el Presidente del
Comit Ambiental GEA, nicamente cuando presente la firma
de revisin.
El Presidente del Comit Ambiental GEA autorizara la
inclusin del documento aprobado al registro xxx el cual
constituye la lista maestra de documentos controlados, o la lista
maestra de documentos externos o pblicos segn
corresponda.
El Presidente del Comit Ambiental GEA ser el encargado de
autorizar la publicacin
o entrega de documentos al
Departamento pertinente, para su posterior utilizacin, misma
que se controlar mediante un registro de distribucin y entrega
de documentos.
De ser necesario el Presidente del Comit Ambiental GEA
convocar a un miembro de la organizacin al proceso de
difusin, mediante un registro de difusin de documentos.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO 14001 edicin 2004.

Procedimiento de identificacin y actualizacin de documentos.

6. REGISTROS

Lista maestra de documentos controlados.

Lista maestra de documentos externos o pblicos.
Distribucin y entrega de documentos.
Difusin de documentos.

Personal Competente.
Controlador de la
documentacin.

Controlador operacional
pertinente.

Personal Competente.

Presidente del Comit

Ambiental GEA

Presidente del Comit

Ambiental GEA

7. ANEXOS

COLABORADORES:
Baquero Carlos
Buay Mauro
Prez Jean Pierre
Zumbana Damin

SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN

AMBIENTAL PARA EL CONTROL DE LA
DOCUMENTACIN.

PROCEDIMIENTO No.: 4.5.4

ELABORADO POR:
FECHA:

REVISADO Y APROBADO :
FECHA:

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