Productividad puede definirse como la relacin entre la cantidad debienes y servicios producidos y la cantidad de

recursos utilizados. En lafabricacin la productividad, sirve para evaluar el rendimiento de lostalleres, las mquinas,
los equipos de trabajo y los empleados.Productividad en trminos de empleados es sinnimo de rendimiento.En un
enfoque sistemtico decimos que algo o alguien es productivo conuna cantidad de recursos ( Insumos) en un
periodo de tiempodado se obtiene el mximo de productos.
Administracin

del

Tiempo

en

nuestra

vida.

Si hubiera un banco que te diera todos los das en la maana 1440 monedas de oro
y en la noche al final del da te quitar las monedas que no has usado, que haras?
Seguro
que
gastaras
en
el
da
hasta
la
ltima
moneda.
Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada da te entrega 1440 minutos y
al final del da te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas
esas
preciosas
monedas
llamadas
tiempo.
Eso me lleva a una pregunta que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso
que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por
ltimo no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario
administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administracin del
tiempo.
La administracin del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para
alcanzar
nuestros
objetivos
en
el
menor
tiempo
posible.
Para ello es necesario comenzar plantendose objetivos para nuestra vida, y los
tres objetivos bsicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y
xito.
En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos logrars un equilibrio en
tu vida, que te permitir crecer como persona, siendo un ejemplo para los dems.
La salud es el mantenerse en buen estado fsico, para ello es necesario buena
alimentacin y realizar ejercicio fsicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad
y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda
durar ms tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y
en ese proceso se va deteriorando llevndonos a la extincin de la vida.
La Felicidad es un estado de nimo decidido por ti, es una eleccin que tiene que
ver con tu mundo interno, es decir con aquello que t puedes controlar como tu
persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo
tanto debemos poner nuestra felicidad en funcin a nuestro mundo interno, por que
slo as podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner
la felicidad en funcin a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas,
como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los dems, buscar que una chica
que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondra en riesgo tu felicidad, por que le
daras
a
otros
esa
decisin
que
te
corresponde
a
ti.
Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la
medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos
felices an cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo ms importante al
momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo,
an no alcanzndolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que
estamos en el camino correcto, lo dems es cuestin de tiempo, lo importante en
ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las cadas, capacitarnos
y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que
seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que
tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras

estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu

vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el
da a da me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero
dejar de fumar, pero en el da a da fumo bastante, quiero ser un gran profesional
pero en el da a da no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarn
a la infelicidad, por que no te sentirs bien contigo mismo, por que sers conciente
de que pudiste dar ms pero no lo hiciste, te sentirs frustrado, te sentirs mal con
tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien.
Por ltimo el xito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es
necesario que le dediques ms tiempo al trabajo estratgico que al trabajo
operativo. El trabajo estratgico es aquel trabajo que realizas para decidir que vas a
hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si tu te equivocas
en el trabajo estratgico decidiendo hacer algo que no te generar valor, el hacerlo
no tendr sentido, slo te har perder tiempo, por lo tanto es importante que le
dediques
tiempo
al
trabajo
estratgico.
El tener presente estos tres objetivos, te permitir en el da a da priorizar, ser ms
estratgico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo,
hacer
lo
que sea importante en tu vida
y no
perder
tiempo.
Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz
del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante
con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el
grfico
siguiente:

Como se puede observar en el grfico N 1, la dimensin ideal es la que combina lo

importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta
dimensin significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para
alcanzar
sus
objetivos,
cumpliendo
con
su
plan.
En la dimensin de lo importante y urgente (Cuadrante I), estn las personas que
planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el da a da distraen su tiempo
en otras cosas, faltndoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas

contra

el

tiempo.

En la dimensin de lo no importante y urgente (Cuadrante III) estn las personas

que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por
que su vida esta en funcin de lo que los dems quieren que haga, quienes lo
presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para
elegir.
Por ltimo en la dimensin de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) estn
las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le
permiten
construir
nada,
slo
pasar
el
tiempo
divirtindose.
Como usted podr observar la base de la administracin del tiempo esta en
planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el proceso mediante
el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos
no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.
Administracin

de

Tiempo

en

una

Organizacin

En el caso de una organizacin, la administracin del tiempo est centrada en como

utilizamos el tiempo para contribuir con la organizacin en la cual trabajamos. En
ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organizacin y
elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos
claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar
dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II
que es la combinacin de lo importante y no urgente. El problema en una
organizacin son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no
te
permiten
dedicarte
a
cumplir
con
tu
plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les dar los siguientes consejos:

Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un

trabajo
perfecto,
no
terminan
nunca
un
trabajo,
difirindolo
permanentemente.
Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan
haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser
interrumpidos para ir a una reunin, conversar o tratar temas que no
contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no,
pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te
agradezco mucho la invitacin pero no puedo ir.
Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones,
por que tienen la poltica de puertas abiertas, es decir cualquiera puede
visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por telfono, etc. Por lo tanto,
es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede
recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin
a nuestro trabajo.
Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las nicas
que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los dems y
cargndose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta
de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a
preparar a las personas en conocimientos y tcnicas para que puedan

realizar los trabajos, delegndoles los mismos una vez que se encuentren
preparadas.
Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compaeros
de trabajo harn lo mismo con usted y le robarn tiempo no llegando a
tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los dems
respetarn su tiempo.
Elimine sentimientos intiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo
y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa,
odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son
sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de
tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que
vendr de ac a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos
mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en
ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.
Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para
abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso
lento llegan finalmente al meollo del asunto.
Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones,
aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisin slo hgalo y
no convoque a una reunin, slo convoque o acuda a una reunin si es
verdaderamente necesario, cuando realice una reunin o participe en una
de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo
estimado para cada tema y para toda la reunin, con hora de inicio y de
termino.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema
ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de
ingreso y priorice rpidamente, una vez ordenado y priorizado resulvalos
inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje
hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajn para una
prxima fecha, no apile los documentos por apilar.
Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es
mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su
compaeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de
ganar ganar, slo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la
organizacin.
Haga un buen uso de los correos electrnicos. En la actualidad, revisar
y responder correos electrnicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar
los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo slo revisar y atender
aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un
tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los
famosos spam por que le quitarn tiempo y adicionalmente pueden
contener virus afectando su computadora.
Uso correcto del telfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso
del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean slo de trabajo,
difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del
trabajo.

 Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos
para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve
una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.

Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo
depender el equilibrio en su vida y la contribucin que realicen a sus
organizaciones.

Definicin de gestin del

tiempo.
Gestionar el tiempo no significa hacer ms cosas en menos tiempo, las percepciones son importantes ya
que influyen con cmo se gestiona el mismo, en si estimamos poco o mucho tiempo.

La percepcin del tiempo.

Muchos estudios han demostrado que en general no podemos recordamos con precisin ni siquiera lo
que hicimos el da anterior. Pero, es importante saber cmo estamos empleando el tiempo, porque no se
puede tratar de hacerlo mejor si no se conoce el uso habitual que hacemos del tiempo.

Cmo vemos nuestro trabajo?.

o

Lo que creemos que hacemos: nuestra idea sobre el uso del tiempo es vaga, por tanto
sera til establecer de modo intuitivo las cifras que reflejen cmo creemos que estamos
utilizando el tiempo.

Lo que pensamos que deberamos hacer: es interesante disponer de una descripcin

de las funciones de nuestro puesto, para evaluar la importancia de cada una, en qu
modo cada funcin es indispensable y contribuye a nuestros objetivos? y estimar el
porcentaje conveniente de tiempo a dedicarle.

Lo que hacemos realmente: gastamos nuestro tiempo segn hbitos adquiridos y por
tanto para manejar mejor el tiempo necesitaremos modificar algunos de estos hbitos.

Smplemente haz un ejercicio para valorar la percepcin que tienes del tiempo, trata de cerrar un minuto
los ojos y brelos cuando haya paso, mira el resultado, ahora saca conclusiones.

La Asertividad en la gestin del tiempo.

La asertividad es una actitud postivo que queda por encima de la pasividad y de la agresividad. Es la
habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta y adecuada, logrando decir
lo que queremos sin atentar contra los dems, negociando con ellos su cumplimiento.
Fases de la asertividad.

Preparacin.
o

Preparacin personal:

Tener claros los objetivos.

Eliminar juicios y prejuicios.

Crear la oportunidad de negociacin.

Pensar que siempre hay una segunda oportunidad.

Preparacin del dilogo:

Describir los hechos concretos.

Manifestar nuestros sentimientos o pensamientos.

Pedir de forma concreta y operativa lo que queremos.

Especificar las consecuencias.

Ensayo.

Cmo lo vivimos?. No preparamos a sentir el momento, esto nos ayudar a

estar preparado.

Ejecucin.

Tcnica HOCA.

Hechos. Exponer de manera objetiva y con datos los acontecimientos.

Observacin. Observar la situacin y ver el efecto que causa a nivel personal.

Cambios. Decir que se espera de la otra persona, describir el pasado y

plantear la situacin futura.

Alternativas.

Factores que afectan a la gestin del tiempo.

Constantemente el trabajo se ve interrumpido por muchos factores que afectarn a la realizacin de

tareas:

Interrupciones telefnicas externas o internas.

o

Filtro, una persona (normalmente la secretaria).

Si no hay persona que haga de filtro acordar con los compaeros las horas de consulta.

Finalizar la llamada pasando a otra persona para que tome nota de cierta informacin y
evitar utilizar personalmente ese tiempo.

Si es posible indicar a la otra persona que se le llamar ms tarde.

Llamadas realizadas.

Pensar si compensa una llamada en vez de enviar un email por ejemplo que podra
llevar menos tiempo.

Preparar la llamada con un guin ayudar a ser ms efectivos.

Resumir lo hablado.

Es recomendable hacer las llamadas todas a la vez, para dejar tiempo despus a la
gestin.

Duracin de las llamadas. Es importante

Saber manejar al comunicante pesado, es decir, saber hacer notar al otro que
no tenemos tanto tiempo como l para hablar.

Limitar las charlas de cortesa a lo imprescindible.

Consultas de compaeros o clientes.

Demandas de superirores.

Visitas no previstas y normalmente no productivos (compaeros de otros

departamentos).

Situar el escritorio fuera de la vista, para no provocar que entre todo el que
pase por delante.

Si se prev una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otro nos concede la

iniciativa de finalizar la visita cosa que podra no suceder despus.

Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode.

Ser concreto, ir al grano.

Delegar la atencin de la visita a subordinados, colaboradores u otras

personas que tengan competencia en el asunto.

Reuniones improductivas o no previstas.

Errores de trabajos anteriores y demoras. La acumulacin de temas por despachar y

resolver perjudica la capacidad de resolverlos.

Dificultad en diferenciar lo urgente o lo importante.

Lo Urgente: requiere una accin rpida, casi inmediata y no es negativa

siempre que no quite tiempo a lo importante.

Lo Importante: tiene mayores repercusiones a medio y largo plazo. El anlisis

de los objetivos ayudar a decidir si realmente es importante

En comn tienen que los dos hay que abordarlos lo ms rpidamente posible
porque alargarlos es peor.

Imprevistos no planificados.

Se pueden producir por la gestin en las siguentes reas, agravado por los problemas de coordinacin,
comunicacin con otras reas y utilizacin de canales inadecuados:

Equipos de trabajo:
o

Falta de coordinacin.

Responsabilidad no definidas.

Discusiones largas.

Problemas no aclarados.

Conflictos pendientes.

Gestin o estilo personal.

No saber decir NO, y asumir tareas que no corresponden.

Organizacin deficiente del trabajo o tratamiento de la informacin o archivo.

El archivo informtico reduciendo el volumen de papeles y facilita el

archivo de informacin.

No utilizar la informacin que no nos sea til, esta dificultar el

tratamiento de los documentos verdaderamente tiles.

Repasar los documentos en el momento en el que llegan. Aplazar

esta tarea complica el proceso posteriormente.

Responder con la mayor inmediatez posible a la documentacin que

nos van llegando para eliminar asuntos pendientes lo que aumentar
la eficacia.

Prioridades espontneas sin planificacin.

Prisas e impaciencia, que provocan errores.

Baja automotivacin y falta de concentracin.

Planificacin:

Objetivos poco definidos.

Informacin incompleta.

Baja planificacin.

No cuantificar actividad.

Mtodos confusos

Las interrupciones absorben nuestro tiempo y no slo quitan tiempo para atenderlas sino tambin el
tiempo que supone retomar la tarea anterior perdiendo ritmo y eficacia. Eso s hay que pensar que
muchos de estos puntos en s formar parte de nuestro trabajo y sirven para resolver problemas o aportar
informacin importante. Pero, en cualquier caso, es preciso desarrollar la capacidad para manejarlas
positivamente, evitando (plantificacin) o limitando el tiempo que nos ocupan.
El telfono ocupa ms tiempo del que nosotros pensamos, por trmino medio, entre una y dos horas
diarias. Es un elemento imprescindible que se hace ms importante cuanta mayor responsabilidad se
tiene en la empresa. El control sobre el telfono como un instrumento que agiliza y facilita el trabajo
resulta imprescindible. Para ello, se hace necesario poner en marcha una serie de acciones clave,
aplicadas tanto a la recepcin de llamadas, como a su emisin: