Implementa CMMS en

tu organizacin, fcil
El implantar el uso de un sistema de cmputo para el control y
gestin del mantenimiento preventivo, correctivo y urgente si
bien representa un reto, puede ser implementado con relativa
facilidad por los integrantes del equipo de mantenimiento.
El presente documento enumera las las ventajas y caractersticas de
as
como las actividades y los datos que es necesario recopilar, concentrar y organizar
para estar en posibilidades de implementar sta webApp en tu organizacin.
La webApp
ha
sido diseada
para
gestin
simplificada
del
mantenimiento en empresas cuya operacin est atomizada y dispersa en
variadas sucursales y edificios; empresas cuyo mantenimiento, dada la cantidad
de ubicaciones, ha obligado a las empresas a migrar y basar el mantenimiento en
contratas supervisadas por personal de la empresa.

Para facilidad de operacin y administracin la webApp cuenta con ayudas

contextuales (tool-tip) en ciertas opciones y mens. Complementando lo anterior dentro
de la webApp se incluyen e-books adicionales referentes a procesos y flujos de datos
para mantenimiento y estimaciones de obra, as como informacin adicional para definir
las ubicaciones y el plan de mantenimiento preventivo.

El uso de es
intuitivo y sencillo, por lo que al contar con la informacin
enunciada en este documento y una vez incluida en la webApp rpidamente podrs
obtener los beneficios de usar un sistema automatizado como se describe en nuestro
sitio web: www.mi-el.com.mx

La webApp est disponible en SaaS (software como servicio) por lo que para su uso
NO se requiere la instalacin de software o aplicacin adicional en las computadoras
de los usuarios; puede accesarse, usarse y administrarse desde cualquier lugar.
La aplicacin reside en nuestros servidores por lo que NO tienes que preocuparte por
licencias, actualizaciones, servidores web y de correo y el mantenimiento de la
plataforma.

Al finalizar cada uno de los siete pasos la salida se indica con el cono:

mi-el.com.mx

I.

Ventajas y Caractersticas:
Mantenimiento
correctivo y urgente

Solicitudes de mantenimiento urgente predefinidas con concepto, alcances y costo pre-establecidos.

Las solicitudes urgentes y correctivas pueden ser realizadas por los usuarios finales o por el personal
de mantenimiento y construccin.
Las solicitudes urgentes y correctivas pueden efectuarse desde cualquier computadora de escritorio o
equipo mvil con navegador y conexin a internet.
No se requiere mesa de control para recepcin, asignacin o control de solicitudes de servicio
correctivas y urgentes.
Visto bueno del usuario solicitante para solicitudes urgentes.
Aviso a supervisor y contratista pre-asignado al emitirse la solicitud urgente.
Posibilidad de cronometraje en atender y solucionar las urgencias.
Supervisor y contratista pre-asignados a cada ubicacin/equipo.
Usuarios y supervisores pueden ahora efectuar sus solicitudes correctivas y urgentes
mediante MielMobile, cuando por alguna razn no puedan accesar desde su computadora (no incluye
acceso a internet, nicamente el uso de la aplicacin web para mviles accesando con sus claves).

Mantenimiento
Preventivo

Sencilla elaboracin de planes de mantenimiento preventivo para equipos y ubicaciones ilimitados y

rpida inclusin en el programa de mantenimiento.
Programacin mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral, anual, bianual, trianual de
actividades de mantenimiento preventivo con asignacin de semana dentro del perodo que
corresponde y salto de das de asueto.
Emisin automtica de rdenes de servicio de mantenimiento preventivo de acuerdo a programa,
ubicacin y contratista.
Capacidad para incluir conceptos inherentes a mantenimiento preventivo, fuera de programa o no
incluidos en contrato, con la misma facilidad como si se tratase de un correctivo (con el proceso de
autorizacin respectivo).
Control de fechas y vigencia de contratos de mantenimiento preventivo.
Capacidad de accesar los contratos de mantenimiento preventivo residentes en otro servidor para su
consulta (Servidor ajeno e independiente al sistema MIEL).

Programacin y
Control

mi-el.com.mx

Fcil programacin de las actividades y solicitudes autorizadas de mantenimiento preventivo,

correctivo, urgente, as como de obra contratada mediante cronograma-calendario (tipo Gantt)
Informacin sobre solicitudes urgentes, correctivas, preventivas y de obra en un slo lugar y de un
vistazo.
Capacidad de visualizar el cronograma de las actividades todos sus subalternos o de cada uno
individualmente para las posiciones gerenciales o directivas.
Cronograma con fechas programadas y reales, avances; capaz de mostrar o agrupar solicitudes por
fecha de solicitud, por tipo, por contratista, supervisor, por nmero consecutivo, etc.
Indicadores visuales 'focos' de para avances bajos y eventos atrasados o por atenderse.

Control de
estimaciones de obra

Control a nivel importe global de estimaciones de pagos a obra de remodelacin, edificacin y

adaptacin.
Arrastre de amortizaciones de anticipo para cada obra, total amortizado e importe de anticipo por
amortizar.
Control y arrastre de importes erogados por obra y tipo de estimacin: normales, adicionales,
extraordinarias y escalatorias-ajuste.
Las autorizaciones de precios y conceptos de estimaciones extras y escalatorias son tratadas como
presupuestos y sujetos a revisin de PU (de estar configurada el rea de costos).
Las autorizaciones de pagos de estimaciones de todo tipo se tratan como las rdenes de pago
normales.

Caractersticas de Configuracin,
Gestin y Operacin

Ver informacin
completa en web

Miel - programa de mantenimiento y construccin de inmuebles totalmente basado en web permite, con
mucha facilidad, la configuracin del sistema y opciones todo ello mediante pantallas amigables al usuario,
con las cuales podr configurar y establecer catlogos, roles y variables de entorno; as mismo operar el
sistema para usuarios, supervisores y ejecutivos es intuitivo y muy sencillo.
Con mens de acuerdo al rol de cada usuario, Miel ha sido creado pensando en simplificar y organizar la
gestin de las operaciones de mantenimiento y construccin desde las solicitudes preventivas / correctivas /
urgentes, estimaciones de obra, revisiones, autorizacin de alcances, programacin, autorizacin,
ejecucin, entrega-recepcin, liberacin, pago, prorrateos y cargos a centros de costos, aqu se esbozan los
diversos alcances y capacidades de la aplicacin.

Configuracin: Tiempos de respuesta en urgencias, urgencias predefinidas en alcance y costo, vistos

buenos de alcances, autorizacin de pagos, mensajes de correo automticos, especialidades,
ubicaciones/equipos, das de descanso, etc.

Gestin: Solicitudes de servicio, emisin programa de mantenimiento preventivo, autorizacin de

alcances y pagos supervisores y ejecutivos, recepcin por rea de documentos en trnsito, envo de
documentos a pago, estado, alcances, prorrateo de trabajos, actividades por cotizar, ejecutar o pagar,
seguimiento a Mis solicitudes, tablero de avisos a usuarios.

Operacin: Plan y programa de mantenimiento preventivo, catlogo de: equipos/ubicaciones, centros de

costos, usuarios, contratistas y contratos, etc.

II.

Qu necesitas para implementar

Prcticamente se centra en los 7 pasos que se detallan abajo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

mi-el.com.mx

Determinar los eventos-urgencia dentro de la organizacin

Elaborar el padrn de contratistas.
Recopilar el catlogo de centros de costos
Determinar el catlogo de Ubicaciones
Definir el catlogo de usuarios
Determinacin de parmetros y listados sencillos
Elaborar plan de mantenimiento preventivo

Determinar los eventos-urgencia

dentro de la organizacin.

1.

El concepto de lo que es urgente varia dependiendo de la empresa y del contexto en donde

se presente; Para una persona la urgencia de otra le podra parecer insignificante y
postergable; ante esta situacin es imperativo determinar y establecer los eventos que
pueden, y deben, catalogarse como urgencias de mantenimiento en nuestra empresa u
organizacin; de esa manera lo que no est dentro del catlogo de urgencias, podr
considerarse correctivo programable
Urgencia de mantenimiento, se puede definir como un evento que de no atenderse pondr
en riesgo la operacin del inmueble y/o la integridad de sus ocupantes. (Las emergencias
como incendios, derrumbes, asaltos y siniestros de ese tipo, no deben considerarse
urgencias de mantenimiento y debern canalizarse de inmediato hacia la autoridades de
proteccin civil, polica, bomberos, etc.)
Dependiendo de cada organizacin, se pueden catalogar como urgencias eventos como:
Cada o rotura de una puerta de acceso.
Rotura de un vidrio exterior.
Falta de energa elctrica, o un lapso de tiempo sin sta (con o sin energa en el
vecindario).
Inundacin por lluvia o fuga de agua en tubera.
Fallo en los servicios sanitarios ya sea por falta de agua o inodoro tapado (cuando
slo hay un bao o inodoro).
Apertura de puerta de sucursal
La definicin de las urgencias deber realizarse en reuniones multidisciplinarias con personal
de mantenimiento, costos, de oficinas, de operacin de sucursales, de IT, de seguridad, etc.

Catlogo de Eventos Urgentes:

Nombres de los eventos urgentes, que sean:

o Cortos
o Descriptivos
Especialidad a la que pertenece cada evento, como ejemplos:
o Elctrica, cerrajera, plomera, proveedor de equipo, etc.
Costo estndar para atender cada urgencia, ste costo deber:
o No incluir desplazamientos (usar factor lejana para la
ubicacin).
o Costear slo la urgencia, los conceptos adicionales se
manejan como solicitudes correctivas. (si hubo inundacin porque se
cay un lavabo y ste se rompi, la urgencia es corregir la fuga y limpiar; el
suministro y colocacin de lavabo nuevo constituye una solicitud correctiva
programable adicional no urgente)

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Elaborar el Padrn de Contratistas.

Dado que los contratistas ya estn prestando sus servicios en nuestra organizacin, elaborar
y determinar el catlogo de contratistas podra parecer una actividad trivial, sin embargo, no lo
es y se debe poner atencin en algunos detalles.
Seleccionar a los contratistas de acuerdo a:
Su grado de responsabilidad, capacidad tcnica y de volumen de trabajo.
La regin, estado o grupos de estados, delegacin o ciudad en la que
pueden prestarnos el servicio oportuna, eficiente y econmicamente.
Su relacin con nosotros y nuestra organizacin.
Aprndete sta mxima MIEL:
por supuesto que invito a mis amigos a colaborar con

nosotros, invitar a mis enemigos, sera un error

Su especialidad, obviamente para una misma ubicacin podrn
coexistir varios contratistas dependiendo de la especialidad (aire,
elctrica, acabados, etc.) el usar un contratista con varias
especialidades puede simplificar la operacin, aunque a menudo
esto no es posible.

Padrn de contratistas:

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Nombre o razn social del contratista.

Alias del contratista. Nombre corto con el que nos referimos al
contratista (todos tienen el suyo).
Domicilio, que podr incluir:
o Calle y nmero
o Colonia o Fraccionamiento
o Delegacin o municipio
o Estado y cdigo postal
Telfono fijo.
Datos de 2 personas contacto (responsables, que resuelvan
tus problemas no la secretaria)
o Nombre
o Correo electrnico
o Telfono mvil

Recopilar el Catlogo de Centros de Costo

En toda organizacin empresarial de cierto tamao, cada gerencia, direccin, sucursal o rea
debe tener asignada una clave para contablemente poder efectuar cargos a sas reas y saber
cunto se gasta o invierte en cada una de stas. Al conjunto de reas y sus claves se les
denomina Centros de Costos/Cargos
Existe una relacin de orden y dependencia entre los centros de costos, ello con objeto de
informar que centro pertenece a cual otro centro.
Por ejemplo, la Direccin de Ingeniera de una empresa de servicios X podra tener la siguiente
estructura y dependencias de centros de costos. Las claves variarn de acuerdo al tamao y
giro de la empresa:

Centro de Costos
Direccin de Ingeniera
Gerencia de Proyectos y Espacios
o Subgerencia de Planeacin de Espacios
o Subgerencia de Proyectos Nuevos
Gerencia de Construccin
Gerencia de Mantenimiento Regin Norte
Gerencia de Mantenimiento Regin Centro
Gerencia de Mantenimiento Regin Sur
Gerencia de Control de Obra

Clave
3000
3010
3011
3012
3020
3030
3040
3050
3060

Depende de
1000 (Dir. Gral.)
3000
3010
3010
3000
3000
3000
3000
3000

El listado de centros de costos o centros de cargos se maneja y genera en el rea

contable de la empresa.

Catlogo de Centros de Costos/Cargos:

o Nombre del Centro de Costos.
o Clave o nmero del Centro de Costos
o Centro de costos del cual depende

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Determinar el Catlogo de Ubicaciones

Para los fines de sta gua una ubicacin puede ser:

Una mquina, equipo o parte de un equipo
Un inmueble o una zona dentro de un inmueble.
Un rea (de oficinas, almacn, servicio) asignada a un centro de
costos determinado dentro de una zona o inmueble.
Las ubicaciones se organizan generalmente mediante un orden jerrquico que indica:
Qu equipos forman parte de otra mquina o sistema
Qu equipos pertenecen a un inmueble, o zona de ese inmueble.
Qu zonas pertenecen a un inmueble, o zona de ese inmueble.
Qu rea pertenece o est includa en una zona o inmueble determinado
La indicacin de qu ubicacin/equipo/zona pertenece, d servicio o est dentro
ubicacin/equipo/zona puede asociarse con un nombre (clave), grficamente
sangras (indentaciones del texto que indican la pertenencia) o ambas. Esto
pareciera complicado se explica mejor con el siguiente ejemplo trivial de un edificio
departamentos, con estacionamiento, lobby, elevador y algunos equipos adicionales
Edificio
Azotea
Lobby
Cochera
Puerta cochera 1
Puerta cochera 2
Departamento 1
Bao1
Cocina 1
Alcoba 1
rea pap1 - ccp1
rea mam1 - ccm1
Bao de alcoba
Recamara 1 - cch1
rea de servicio1
Cuarto servicio1
Bao CS1
Lavadora1
Secadora1
Departamento 2
Bao
Cocina
Recamara
rea pap2 ccp2
rea mam2 ccm2
rea hijo2 cch2
rea Servicio
Lavadora
Secadora
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cual
con
que
de 3

As en el esquema de la izquierda se tiene:

Un edificio integrado por cinco zonas: azotea, lobby, cochera,
departamento1 y departamento2.
La cochera contiene dos equipos la puerta1 y la puerta2 cada una con su
motor de apertura automtico.
El departamento1 contiene: bao1, cocina1, alcoba1, recamara1, rea
de servicio1
La alcoba1 contiene: el rea pap1, el rea mam1 y el bao de alcoba.
El rea de servicio1 contiene: cuarto de servicio1 y dos equipos:
lavadora y secadora.
El cuarto de servicio1 contiene o incluye: el bao CS1
Para el Departamento 2 la descripcin es similar NO igual.

En este rbol jerrquico de ubicaciones se puede decir que:

Los equipos/ubicaciones con el mismo nivel de sangra () y

del mismo color son hermanos.

Un equipo/ubicacin padre tiene bajo de s, ubicaciones hijas

con mayor sangra ().

Puede haber ubicaciones sin hermanos o hijos.

Los notas ccX# corresponden a un centro de costos y tiene

asignada un rea en metros.

Ya definido el rbol de ubicaciones para todos los inmuebles y sucursales se podr generar la
siguiente salida:

Catlogo de Ubicaciones:

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Nombre de equipo/ubicacin (corto y conciso) para equipos se

puede complementar con claves numeradas.
Identificacin larga del equipo/ubicacin. Complementa al
nombre y define el lugar fsico.
La ubicacin padre (segn el rbol de ubicaciones)
Supervisor asignado a la ubicacin
Contratista asignado a la ubicacin
Centro de costos (cuando la ubicacin no sea equipo/rea
comn)
Clase/tipo de equipo/ubicacin
Superficie de la ubicacin (cuando la ubicacin no es rea
comn)
Factor de lejana para el contratista asignado (para determinar
costos urgencias)
Direccin de pgina web con informacin sobre capacidades
del equipo/ubicacin, como:
o Manuales
o Garantas
o Diagramas
o Planos, etc.
(pgina alojada en servidor independiente al de la webApp)
Descripcin del equipo para el plan/programa de
mantenimiento preventivo:
o Equipo
o Marca
o Modelo
o Capacidad
o Numero de serie, etc.

Definir el Catlogo de Usuarios

Se determinarn los usuarios que tendrn acceso al sistema.

Tipos de Usuarios:
1. Usuarios que demandan servicio de mantenimiento
La emisin de solicitudes se efectuarn por cada centro de costos o grupo
funcional. Parecera conveniente que un solo usuario procese y emita todas las
solicitudes preventivas, correctivas y/o urgentes de la organizacin, pero ello
conlleva los inconvenientes de las mesas de control:
o El encargado de la mesa:
Est de vacaciones, o enfermo;
Se fue al bao,
Est comiendo,
No ha llegado, o ya se fu;
Hoy no va a venir, y quien se qued en su lugar, no sabe o duda;
Anot la solicitud, pero se extravi el papelito;
Le hicieron una solicitud en el pasillo y se le olvid (frecuentemente
estas solicitudes son de un alto Jerarca-Director cuya solicitud no ser
atendida)
Por regla general el encargado estar disponible, pero los puntos
anteriores disminuirn el control de la mesa de control restndole
confiabilidad a la mesa y credibilidad al rea de Mantenimiento.
Por lo anterior, reiterando, es conveniente considerar un usuario por cada centro de
costo o bien un usuario por cada grupo funcional y pequeo de centros de costo
con el mismo centro de costo padre y que ste haga directamente sus propias
solicitudes al sistema; ello debido a que a este centro se le efectuarn los cargos
por solicitudes que le sean propias.

2. Usuarios que proporcionan y/o autorizan el servicio de mantenimiento

Los usuarios podran ser:
o Los supervisores de mantenimiento y sus jefes directos.
o La cadena de ejecutivos que autorizan los alcances de solicitudes de
mantenimiento correctivo y estimaciones de obra extras/escalatorias.
o El personal del rea de Costos/Control (de existir)
o La cadena de ejecutivos que autorizan los pagos de solicitudes de
mantenimiento preventivo, correctivo, urgente y las estimaciones de obra.
o Los asistentes de los ejecutivos que entregan/reciben los documentos para
su revisin/autorizacin.
o El administrador del sistema.

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Catlogo de Usuarios:

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Nombre del usuario y sus iniciales.

Identificacin de usuario y contrasea.
Perfil del usuario
o Nivel (si es supervisor ejecutivo, director, auxiliar,
usuario general, etc.)
o Jefe inmediato (de ser requerido)
o Centro de costos
Datos para contactarlo
o E-mail
o Telfono fijo
o Telfono mvil

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Determinacin sencilla de
parmetros y listados tiles

Finalmente, ser necesario determinar ciertas variables y parmetros sencillos de configuracin:

Tiempos de respuesta

Niveles Autorizacin
alcances

Para urgencias
o Tiempo en minutos para acudir
o Tiempo en minutos para resolver
Para correctivos
o Das transcurridos mostrar focos amarillos
o Das transcurridos mostrar focos anaranjados
o Das transcurridos mostrar focos rojos
Cantidad de niveles de autorizacin
Personas y puestos que autorizan alcances
Que nivel detona el inicio de trabajos

Niveles Autorizacin
pagos

Cantidad de niveles de autorizacin

Personas y puestos que autorizan pagos
Que nivel detona el pago

Especialidades en las que podr clasificarse el trabajo

o Por ejemplo: acabados, pintura, pasta, cerrajera, cancelera,
elctrica, herrera, impermeabilizacin, jardinera y cualquier
subdivisin que se quiera agregar y controlar.
Clases/tipos en las que pueden clasificarse las ubicaciones:
o Por ejemplo: azotea, elevador, comedor, cocina, sanitario,
UPS, planta de emergencia, ventilador, sucursal,
estacionamiento y cualquier subdivisin que se quiera
agregar y controlar.
Estos das se marcan en el cronograma Gantt y no se programa
mantenimiento preventivo durante stos.
o Das de la semana que se descansan
o Das del ao no laborables (feriados)
Los datos de este rubro son:
o Nmero de contrato, contratista y descripcin corta.
o Fechas de inicio terminacin
o Direccin de pgina web que contiene el contrato y sus
anexos.
Las solicitudes de servicio, rdenes de trabajo y rdenes de
pago pueden:
o Designarse con el nombre que se desee.
o Asignarse consecutivos con ao y mes o mes y ao, etc.

Rubros/especialidades
de mantenimiento

Clases/tipos de
ubicaciones

Das de descanso y
asueto

Listado de datos de
contratos

Nomenclatura de
consecutivos

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Elaborar plan de mantenimiento preventivo

El plan de mantenimiento preventivo es la directriz que sirve como base para emitir el
programa de mantenimiento preventivo peridicamente.
Para elaborar el plan se requiere ya contar con los datos y catlogos siguientes:
Catlogo de ubicaciones
Catlogo de usuarios (para asignar otro supervisor de
requerirse)
Listado de datos de contratos
Listado de clases/tipos de ubicaciones
Listado de rubros/especialidades de mantenimiento

Plan de Mantenimiento Preventivo:

Datos generales.
o Nombre y descripcin del equipo/ubicacin (cat.ubicaciones)
o Frecuencia del mantenimiento
o Supervisor
Detalle del item
o Contrato nmero
o Precio contratado para este item
o Duracin de las actividades (de operaciones amparadas
contrato)
o Preferencia de ejecucin (si las actividades se programarn
para un mes dado, indicar qu da, de qu semana de ese
mes programar)
o Rubro/especialidad de mantenimiento
o Fecha ltima ejecucin (para que se programe
adecuadamente)
o Direccin de pgina web con informacin varia sobre el item
de mantenimiento (anlisis de aceites, vibraciones, hojas de
incidencias, bitcora, etc.)

Anmate de una vez a usar gestin

del mantenimiento asistido por
computadora (CMMS) en tu empresa
con la webApp

mi-el.com.mx

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