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Aula 02

Curso: Noções de Arquivologia p/ Polícia Federal - Cargo 9 - Agente

Professor: Felipe Petrachini

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal
Teoria e exercícios comentados
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02

AULA 02 – Gerenciamento da Informação e Gestão de
Documentos
SUMÁRIO

PÁGINA

Sumário
2.1 Organização dos Arquivos ..................................................................... 2
2.1.1 Levantamento de Dados ................................................................. 2
2.1.2. Análise dos Dados Coletados ........................................................ 4
2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5
2.1.4. Implantação e Acompanhamento ................................................. 11
2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos ..................................... 12
2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 17
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 19
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 27
2.3. Arquivos Correntes e Intermediários................................................... 30
2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 30
2.3.2. As Atividades do Arquivo Permanente ............................................. 58
2.4. Plano de Classificação dos Documentos ............................................ 62
Questões Comentadas .................................................................................. 64
Questões Propostas ...................................................................................... 94

E aqui estamos de novo. Não falta muita coisa para se ver, mas o que falta
vai demandar bastante da sua atenção. Então, foco!

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2.

Gerenciamento

da

Informação

e

Gestão

de

documentos
2.1 Organização dos Arquivos
Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a
constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do
arquivo.
Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o
CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em quatro
fases:
- Levantamento de dados
- Análise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantação e acompanhamento
Vamos analisar cada um dos passos.

2.1.1 Levantamento de Dados
Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e
produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja,
inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua
cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso.
E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar
o a quivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os
documentos.
A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a
instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,

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normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da
instituição.
Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da
instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de
produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas,
instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da
própria instituição).
Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e
assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos
analisar o gênero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentos
escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies
documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do
encarregado pelo levantamento de dados:
- Estado de conservação do acervo;
- Arranjo e classificação dos documentos;
- Existência de registros e protocolos
- Controle de empréstimos de documentos;
- Média de arquivamentos diários;
- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de classificação préexistentes.
Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com
nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral
e saiba de sua existência :P.
E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de
escolaridade,

formação

profissional),

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equipamento

(quantidade,

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estado

de

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conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e
umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo :P.
Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumas
dicas úteis:
- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários,
onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas
que já descrevemos);
- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer
tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, você
deverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito
provavelmente através de questionários e formulários :P (mas reze para que seja só
o eu examinador, e não o seu futuro chefe).

2.1.2. Análise dos Dados Coletados
Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos
aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo.
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.
O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas
e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais
simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.
Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um
problema específico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se
você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem
memorizar soluções padronizadas.
Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado
informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos):
- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar);
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- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
- Condições de armazenamento;
- Estado de conservação dos documentos;
- Espaço físico ocupado;
- Volume documental;
- Controle de empréstimos (frequência de consultas);
- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação
profissional);
- Acesso à informação;
- Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos,
iconográficos, micrográficos e informáticos);
- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento
adotados);
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).
(Fonte: Miranda, Elvis Correia)

2.1.3. Planejamento
Nesta parte vocês irão conhecer todo o trabalho intelectual anterior à
existência do arquivo.
Um arquivo jamais conseguirá cumprir seus objetivos em qualquer fase de
sua evolução (corrente, intermediária ou permanente) sem que antes tenha
formulado um plano arquivístico.
E aqui começamos a longa saga de considerações a serem feitas no
planejamento:
- Posição do arquivo na estrutura da entidade;

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Não dá para definir um lugar ideal dentro da estrutura.Recursos Financeiros E. Felipe Cepkauskas Petrachini www. e com autoridade Prof. Todo o pensar anterior à existência do arquivo é parte da fase de planejamento. Pois bem. tia Marilena (a queridinha do CESPE :P) simplifica bem a questão: a posição recomendada é a mais alta possível. vinculando-se o arquivo ao mais alto setor dentro da instituição. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . dificilmente conseguiria determinar um padrão único a ser seguido pelos departamentos. Vamos às considerações sobre alguns dos itens citados acima. Quanto à posição do arquivo na estrutura da instituição.Recursos Humanos .Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. em pé de igualdade com os outros setores.Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nível dos departamentos que visa atender.br Página 6 de 101 . mas observe alguns problemas que podem surgir: . então. Por outro lado. estou falando aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituição o arquivo ocupa. vez que faltaria ao arquivo a competência de recusar documentos fora dos padrões (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos).estrategiaconcursos. estes são apenas exemplos.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. .com. . pode haver conflitos entre arquivo e departamentos. Isto evita problemas de hierarquia.Instalações e equipamentos . vez que cada unidade possuiria autonomia em relação às demais para organizar-se neste quesito. constituindo-se em órgão autônomo.Escolha de métodos de arquivamento adequados . desvinculado dos demais. para variar. mantenha a mente aberta.Estabelecer normas de funcionamento . Outra opção é colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os órgãos.Coordenação do arquivo.

A maior parte das vantagens está ligada a uma palavra mágica: padronização. Por que uma instituição optaria por esta forma específica de sistema. Ela passa a ser desaconselhável quando: Prof. E pelo amor de Deus. em toda sua extensão e glória arquivística. falei. Registro. bem como todo aquele que por ela transita ou dela é expedido.estrategiaconcursos. Humildemente peço desculpas.Padronização de normas e procedimentos (um plano dividido entre várias cabeças está destinado ao fracasso :P) .br Página 7 de 101 . Movimentação e Expedição de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional” By Marilena. mas não disse o que significa a centralização. mesmo que os documentos encontremse separados fisicamente. Basicamente. Entenda por Centralização a “concentração de todas as atividades de controle – Recebimento. Na fase intermediária e permanente.com. ao criar o Arquivo Nacional. Felipe Cepkauskas Petrachini www. É o grande irmão dos documentos. este tipo de consideração só cabe quando falarmos de Arquivos Correntes. e passo a corrigir meu erro :P. por exemplo. é controlado por este grande órgão central.Redução de custos operacionais. economia de espaço e equipamentos (eu ainda moro com meus pais e tão cedo não pretendo sair :P) Mas nem tudo são flores no reino da centralização. do Executivo Federal. eu falei.Delimitação de responsabilidades (não há em quem jogar a culpa quando somos filhos únicos) . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 sobre todos apenas naquilo que diz respeito à gestão documental. todo documento que entrar na instituição. Passando às considerações sobre Centralização ou Descentralização dos serviços de arquivo. falei. Pois bem. A gestão é centralizada. of course :P. os arquivos serão sempre centralizados. Distribuição.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Tenha ela em mente quando ler os itens abaixo: . Esta foi a escolha.

nosso arquivo central está localizado em São Paulo. nas atividades de: Recebimento. Distribuição. a fim de facilitar o fluxo de informações de interesse de cada departamento. precisando consultar um documento com dados a respeito de um projeto de obras a ser realizado nas imediações. para variar. não?) Para estes e outros problemas. sendo mais interessante que mantivessem seus acervos próximos a seus locais de trabalho. por sua vez. Registro. A Descentralização mais bem cotada nesta disciplina é aquela que divide as atividades de controle entre as grandes áreas de atividades da Instituição. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . cuidando cada um deles da Arrecadação.br Página 8 de 101 . poder-se-ia sugerir a descentralização em três arquivos. Felipe Cepkauskas Petrachini www. e assim. não para por aí.Algumas unidades administrativas desempenham funções específicas.com. Existem dois critérios principais de descentralização: - Podemos descentralizar os arquivos. mas a descentralização excessiva é ainda mais desastrosa. o que.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Julgamento ou Fiscalização de tributos.Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os próprios arquivos da instituição. mas ainda assim. Mas. Só para você não ficar aflito: quando falamos em controle. Assim. Infelizmente. podemos sugerir a Descentralização. . atrasaria o conhecimento da informação e a respectiva tomada de decisão. Prof.Alguns locais podem ser fisicamente distantes. manter centralizadas as atividades de controle (vinculadas ao protocolo. Complicado. . cada qual com informações de interesse de cada Departamento. que destoam das atividades “habituais” dos outros departamentos. Mas com muita. a serem vistas ainda nesta aula) ou. e vai levar alguns dias para chegar aqui.estrategiaconcursos. se uma entidade possui três departamentos. falamos em protocolo. muita prudência. Costuma-se dizer que uma centralização rígida é prejudicial à instituição. o que deixaria os documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso constante. (estamos agora em Presidente Prudente.

é quem escreve as regras. A Coordenação é a faceta pensante do já pensante planejamento. Pense nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o problema (que te garanto. Suas atribuições estão ligadas a funções normativas. A doutrina recomenda a utilização deste método apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente descentralizados). É tão importante que este método é visto ao final do curso. Em poucas palavras. existe um órgão central que faz o controle dos documentos. por trás do braço operacional. É a mente por trás da mente.estrategiaconcursos. Prof. núcleos de arquivo (olha o curso fazendo "clanc" na sua cabeça :P). garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las. orientadoras e controladoras.com. não entre em pânico. os arquivos em si estão localizados junto às unidades administrativas que farão uso das informações neles contidas. cuja solução poderia ser encontrada por um servidor recém chegado enquanto toma café na sua primeira hora de trabalho). Aqui os arquivos setoriais também trabalharão como setores de Protocolo. O nome destes mini arquivos já nos é bastante claro: arquivos setoriais ou ainda. E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no serviço público: critérios técnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. em um órgão caindo aos pedaços. a ressalva é maior ainda. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Movimentação e Expedição. a gente chega lá. Felipe Cepkauskas Petrachini www. vai ser um enunciado bizarro. Quanto ao segundo caso (descentralização tanto do controle quanto dos arquivos).br Página 9 de 101 . Como seu professor disse.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. No primeiro caso (centralização de protocolo e descentralização de arquivos). entretanto. Agora chegamos à parte mais importante do Planejamento: a escolha do método de arquivamento. para garantir que vai ficar colado na sua cabeça.

é o documento quem deve ser localizado com facilidade. Felipe Cepkauskas Petrachini www. “Servidores”.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. além de adotar o método alfabético. Ele tende a permanecer com as mesmas características da data de sua aquisição durante um longo tempo (pelo menos mais de dois anos). não foram feitos para durar para sempre. Informação está guardada em documento.com. Todo o planejamento desembocará em uma conta a ser paga.Material permanente: é justamente o material que tem grande duração. o tema é vasto (tão grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). o uso contínuo acaba por esgotar este bem ao final de um período curto de tempo (menos de dois anos).estrategiaconcursos. Quanto à escolha de equipamentos e materiais de consumo. acompanhe o seguinte raciocínio introdutório: o que um arquivo precisa fornecer é informação em tempo rápido. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Mas por favor. atraso nas decisões. Um método de arquivamento impróprio gerará dificuldades na localização do documento. perda de eficiência. Prof. “Sapopemba” entre outras? Se dividíssemos este arquivo por localização. assunto. o uso corrente destes bens não o destrói.br Página 10 de 101 . para terminar este massacre. precisamos pensar no dinheiro. para você não ser pego de surpresa: . ou seja. chegou a hora de pagar a conta. De que me adianta arquivar documentos exclusivamente pelo método alfabético se para encontrar a ficha do Senhor Ernesto Silva. não perdendo sua substância e nem exaurindo sua finalidade.Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou médio prazo. isto tudo se o referido documento puder ser encontrado no meio daquela zona. "Secretaria do Verde”. de maneira que ele precisa ser reposto com mais frequência. logo. tudo ficaria mais fácil de ser encontrado. Assim sendo. então. E. “Secretaria de Segurança”. Este é o raciocínio que guia esta fase do planejamento. Abordaremos apenas alguns conceitos. . Por suas características. eu precisar passar por pastas tais como “São Paulo”.

um belo trabalho de conscientização. sua interação e subordinação. que deverá abandonar sua religião anterior para aprofundar seus estudos no manual (Ó todo poderoso manual. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Aqui há um trabalho de conscientização: uma instituição tem diversas demandas e recursos escassos a serem utilizados.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.Apresentação.com. Entretanto. . 2. A implantação de normas elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do responsável pelo projeto. Prof.4. provavelmente. não somos dignos :P).br Página 11 de 101 . Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas de preservação e organização do arquivo. Implantação e Acompanhamento Pois bem.1. estamos prontos para a elaboração do manual de arquivo.estrategiaconcursos. O tio já falou que o arquivo reflete a instituição a que está vinculado. Cabe. E. Além disso. e assim. Este será o livro sagrado do operador do arquivo. reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas gerais. Em outras palavras. Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer. Se tudo até o presente ponto deu certo. qualquer gestor ficará reticente em distribuir recursos para a modernização ou mesmo a manutenção do arquivo. não há como eu traçar aqui o que um manual de arquivo deve conter para ser um manual de arquivo “correto”. o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer falhas ou omissões no planejamento. Felipe Cepkauskas Petrachini www. então. que estão sempre presentes nos mesmos: . também suas peculiaridades. também ocorrerão treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem problemas.Informações sobre os arquivos da instituição. Manuais de arquivo não podem ser produzidos em massa. objetivos e abrangência do manual. Mas isso ainda não é o mais importante. explicando ao gestor porque é importante conseguir localizar documentos de maneira rápida. suas finalidades e responsabilidades.

2.com. voltemos nossa atenção ao artigo 3º da lei 8. . definição das operações de arquivamento. Neste contexto. embora a definição acima auxilie na compreensão. Mas como sempre. otimizando os recursos humanos.br Página 12 de 101 . aquele instituto transparece a importância do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a gestão de documentos. plano de classificação dos documentos. Felipe Cepkauskas Petrachini www. modelos de carimbos e formulários.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. realmente.estrategiaconcursos. A gestão de documentos consiste em atividades que asseguram que a informação contida nos arquivos (informação arquivística) seja administrada com eficácia. Isto é.159 de 1991: Prof.Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em separado).Organogramas e fluxogramas.2. permitindo sua rápida localização. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos A quantidade de informações com que os órgãos públicos e as empresas precisam trabalhar hoje em dia é cada vez maior. Lembra-se do IIRGD? Não foi um exemplo apenas motivacional. a adora. bem como terminologias adotadas. . tornando-se. e o CESPE como de praxe. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 .Conceitos Gerais de arquivo. um fator facilitador do trabalho dentro das instituições.Detalhamento das rotinas. nosso bom amigo Congresso Nacional também possuí uma definição para o termo. O colosso de informações a que todos estão sujeitos é impressionante. . tão importante quanto possuir a informação será a capacidade de gerenciá-la. A primeira definição a ser estudada será a mais simples. :P Assim sendo. a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a recuperação das informações de forma ágil e eficaz. físicos e materiais.

Avaliação.” Bastante colorido e grifado né? Tem motivo para isso. E já adianto: muita coisa :P. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Vamos observar em que você deve prestar atenção. O artigo ainda enumera as tarefas que compõem a gestão de documentos: Produção. Talvez seja um pouco difícil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. tramitação. define este capítulo do curso. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Note que a gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos e operações técnicas. Através destes itens. Este artigo. mais importante nessa parte. Uso.br Página 13 de 101 . podemos entender as três fases básicas da gestão documental: Produção. e. a colaboração do arquivista pode voltar-se a: Prof. Utilização e Destinação. sozinho e em pouquíssimas palavras. Arquivamento.com. uso. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questão que tenda a limitar a gestão documental a um único procedimento está fatalmente incorreta.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Mas não é só isso. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 “Art. Tramitação.estrategiaconcursos. Nesta fase. saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos). avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária.

sem duplicidades. Tramitação.159/1991.sugerir a criação ou extinção de modelos formulários . tendo de estudar artigos revogados :P) .expedição.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. de maneira a permitir a recuperação da informação. o que inclui as atividades de Protocolo. estaremos falando das atividades de: . Tramitação . de organização e arquivamento dos documentos. responsável pela maior parte dos capítulos desta aula. . registro.opinar sobre a escolha de equipamentos. a própria organização dos documentos. Uso Na fase de Utilização estão concentradas todas as atividades relacionadas ao uso dos documentos. e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos. procure consolidações.apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo). quando nos referirmos à Utilização. classificação. quando estiverem nas fases corrente e intermediária. Utilização – Esta fase compreende o que a Lei 8. . . e até mesmo a sua classificação. .protocolo (recebimento. e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados ao final dessas fases.estrategiaconcursos.com.159 listou nas atividades de Tramitação e Uso. Prof. da Lei 8. distribuição e tramitação de documentos. sob pena de enlouquecer.br Página 14 de 101 . Destinação – A fase mais tortuosa das três.política de acesso aos documentos do arquivo. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 - assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à administração.consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Desta forma. Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento. bem como sobre o recrutamento de pessoal (recursos humanos). buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases corrente e intermediária.

vamos nos ater ao conceito de gestão documental. Por enquanto. memorize: o documento pode possuir 02 destinações distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Sim. marque “errado”! Se disser que se aplica unicamente à fase intermediária. Não se preocupe. Ou seja. “errado” neles! Repetindo. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece depois que essa finalidade acaba.com. Nós vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a uma finalidade administrativa. ou jamais será destruído. SUPRESSA! O artigo 3º da Lei 8. Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua vida administrativa. E essa conclusão é alcançada lendo-se a parte final do artigo 3º Assim. sim. Não existe meio termo: ou o documento “morre”. o Prof.br Página 15 de 101 . faremos isso daqui a pouco.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Se uma questão de prova disser que a gestão de documentos aplica-se unicamente à fase corrente. Agora um bônus. para você não se esquecer: a gestão documental aplica-se às duas fases: corrente e intermediária.159 é tão versátil que suas quatro linhas ainda não disseram tudo que havia para ser dito. ainda não vimos com profundidade o que são as fases dos documentos do arquivo. note que o destino final do documento será a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro você já vai saber). Não falamos de gestão de documentos na fase permanente. ou se torna “imortal”.estrategiaconcursos. ok? Por enquanto. então. Felipe Cepkauskas Petrachini www. então. E para você que pensava que havíamos terminado. bastante cuidado. meu caro aluno: devemos saber que a gestão de documentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 O assunto ficará bem mais claro quando estudarmos a Tabela de Temporalidade.

.

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Depois que sua chefia autorizar (ou não) a alteração do período de férias. Observe. de tal forma que perderá seu valor Prof. Uma vez reconhecido em um documento o valor secundário. terá valor secundário. tal característica é reputada permanente. Felipe Cepkauskas Petrachini www. você deverá assinar um memorando ou um pedido formal à sua chefia. solicitando a troca das datas de suas férias. Isto é. como servidor público. Já que você está estudando. você deverá assinar um documento para ser encaminhado à chefia competente para analisar o seu pedido. Neste caso. depois de encerrado o acordo comercial. deve-se decidir se o dito documento possuirá ou não valor secundário. de tal forma que o valor primário é perdido.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. este documento assinado por você possuirá valor primário (ele tem o propósito administrativo de fazer com que seu período de férias seja alterado). imagine-se. mas nem todo possuirá valor secundário.com. ele perde seu valor primário.estrategiaconcursos. assim que o documento cumpre sua finalidade. No entanto. Assim. Mas não fiquemos por aí. o objetivo do documento já foi atingido. assinado pelos presidentes dos dois países (se já viu Direito Internacional. de fonte de consulta para pesquisas históricas ou culturais. Esse acordo. que todo documento possuirá valor primário. com certeza. é um documento e possuirá valor primário assim que for assinado.br Página 18 de 101 . no futuro. este documento. portanto. Neste momento. decidindo solicitar uma alteração do seu período de férias junto ao RH do setor onde trabalha. o acordo comercial entre o Brasil e Irã possui importância secundária e deverá servir. O objetivo do documento é selar o acordo comercial e guiar as diretrizes negociais entre Brasil e Irã enquanto parceiros comerciais. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Irã. Logo que nasce. Neste caso. abstraia os aspectos intermediários :P). e jamais poderá ser retirada do documento. o documento terá cumprido sua finalidade. daqui a um ano. Ou seja.

nunca. pois é irrelevante do ponto de vista cultural ou histórico (espero que você não tenha vindo ao Serviço Público atrás de glória :P). Mas já já chegamos lá.2. Os documentos que possuem este último traço não serão descartados ou eliminados. em hipótese alguma (não meu caro concurseiro. enquanto o valor secundário é eterno.2.com. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 primário. E como resolvemos isso: explicando a você ao longo da aula :P. jamais. precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria das três idades documentais. Cara de pau a minha não? Não leve a mal seu querido professor.Você não sabe o que é a tabela de temporalidade. a qual é a pedra angular da disciplina de gestão de documentos.Você ainda não está familiarizado com o conceito de “avaliação de documentos”.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. ela na verdade lembra mais um círculo :P. a matéria está toda entrelaçada. Mas esse documento não possuirá valor secundário. . o documento será descartado após o decurso do prazo. para justificar os procedimentos essa guarda será temporária. e embora eu procure estrutura-la de maneira linear. Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo. isso não desmente o mantra “nunca. é apenas a exceção que confirma a regra). observe: o valor primário de um documento é temporário.estrategiaconcursos. Temos um problema agora: esse tópico não está completo. Agora. por enquanto. jamais. a qual fixa os prazos em cada uma das fases do arquivo (o tio já vai falar disso).br Página 19 de 101 . Este tópico está incompleto pois: . em hipótese alguma diga nunca. jamais em hipótese alguma”. 2. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) Lembrai-vos da Aula 01 Prof.

.

o fato de o documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintes características dos documentos desta idade: . Feito o desabafo. Significa que não posso tratar deles se não em capítulo próprio. respondendo por sua integridade o setor de origem do documento. e fazê-lo aqui vai destruir a visão geral.estrategiaconcursos. . legal ou fiscal). arquivamento.Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como de valor primário (possuem finalidade administrativa. Se um documento muito antigo for consultado regularmente na instituição.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. ele será considerado um arquivo corrente. necessariamente. principalmente quando seu chefe manda você encontrar um processo do “arquivo morto” [intermediário] cinco minutos antes de você sair para almoçar). Sim. Por exemplo: aquele processinho amaldiçoado de execução trabalhista na qual o empregador constituiu subsidiárias na Moldávia e no Panamá.São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de uso. e destinação. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 documentos correntes. Por fim. .Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. aqueles mais recentes. sigamos em frente.Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: protocolo. Falemos dos documentos correntes.Seu acesso é restrito ao órgão produtor. Felipe Cepkauskas Petrachini www. . constituam objeto de consultas frequentes. .São mantidos próximos aos usuários diretos. Preste atenção ao parágrafo 1º: § 1 . Respira fundo que chegaremos lá.com. É o propósito que molda o raciocínio caro aluno. empréstimo e consulta. Assim. com crédito obtido através da emissão de debêntures subquirografárias lastreadas no câmbio do Prof. são tópicos armadilha também :P.br Página 21 de 101 . expedição. mesmo sem movimentação. observe que os arquivos correntes não são.

chegamos aos documentos intermediários. continuará a ser um documento corrente até que alguém consiga exaurir sua finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P).Consideram-se documentos intermediários aqueles que. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 dólar canadense para se furtar à execução. Entretanto. Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o uso fosse recorrente.br Página 22 de 101 . ou administrativas. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ainda não pode ser descartado. Alias. o arquivo intermediário. seriam classificados como documentos correntes).Arquivamento. mas que o advogado pede vistas toda semana.com. Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem desempenhadas.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. técnicas. justamente pelo fato de seus documentos não serem frequentemente consultados. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. Enquanto aquele talonário for utilizado. Conforme expresso neste parágrafo.159/91. normalmente desempenham um número reduzido de tarefas. fiscais. também são armazenados ali pois podem vir a ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da instituição. processo este que está naquela prateleira empoeirada desde 1970. depois de utilizado. . Andando um pouquinho. ele é considerado arquivo corrente. memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais.Empréstimo e Consulta Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonário de notas fiscais de uma empresa é um documento. Prof. E claro. que podemos limitar às seguintes: . 3º da lei 8. Observe: § 2 . Felipe Cepkauskas Petrachini www. por razões de interesse administrativo. eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo (prazo prescricional a ser observado é o exemplo mais gritante). extraídos a partir do §2º do art.estrategiaconcursos.

se um documento perder seu valor primário. por questões legais. Neste caso. E ainda temos denominações menos nobres (detestadas pelos arquivistas): purgatório. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Isso se deve a disposições da legislação fiscal. apenas acredite!). Isto quer dizer que. Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário (informativo. probatório ou histórico).com.br Página 23 de 101 . é a prova de tudo que já falei a vocês Art.159: § 3º . para variar. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. ele não será documento permanente (nunca). é algo insuscetível de perda de valor legal com o mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade estudando isso :P. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. ele irá para o arquivo intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. também estão definidos na Lei 8. e não tiver valor secundário. O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda temporária ou pré-arquivo. após o talonário acabar.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Imprescritível meu caro. E rumamos para os documentos permanentes.Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico. por fim. Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e intermediário. as quais obrigam a empresa a armazenar estes documentos por 05 anos. que. no presente caso. limbo e arquivo morto.estrategiaconcursos. O artigo 10º. para fins de fiscalização.

Entretanto. perde em beleza. se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente. o Microsoft Paint foi meu companheiro inseparável de elaboração de diagramas. caro aluno. Felipe Cepkauskas Petrachini www.com. mas precisa ser armazenado por questões legais.estrategiaconcursos. 1 A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento. só posso pedir desculpas :P. que estamos vendo este tema para entendermos a Gestão de Documentos). quando se decidirá acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo. Prof. se será transferido para o arquivo intermediário. ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária. O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens. observe o resultado final de nossos esforços: Desde os tempos do Colegial.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Se um documento não será mais frequentemente consultado. Inicialmente.br Página 24 de 101 . note que chamamos de transferência a passagem de um documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. e assim o sendo. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Agora que definimos as três idades 1 de um documento (lembrando a você. o que o programa tem de flexibilidade.

Uma delas parte diretamente da fase intermediária.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. meus caros alunos. É o típico documento que não passa pela fase intermediária. se reparar bem. Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma vez concedida a senha. Felipe Cepkauskas Petrachini www. existe uma segunda seta. demonstrando que tal documento precisou ser armazenado durante certo tempo por questões legais. Pode olhar o esquema de novo. a única fase genuinamente obrigatória é a fase corrente. Por outro lado. sem passar pela fase intermediária. foi imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente. e aquelas que você receberá para bem desempenhar seu ofício).estrategiaconcursos. recolhimento é a passagem do documento para o arquivo permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava anteriormente). tentei fazer uma auréola em cima da Fase Permanente. Dito isto. Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo após a fase corrente: solicitações de senha para sistema (incluindo a sua senha do Estratégia. o formulário não será transferido ou recolhido. Para ser bem sincero. Aquilo. Reforço a vocês que os documentos das fases corrente e intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade administrativa devem ser ELIMINADOS. era documento corrente. na minha intenção pueril. era para simbolizar que os documentos da fase permanente não podem ser ELIMINADOS. aqui vai uma importantíssima lição: nenhum documento está obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das três idades. E por fim. e que. ao perder seu valor administrativo. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Por outro lado. E não fica só nisso. Assim que o acordo se encerrou. são eliminados. Sim. que parte diretamente da Fase Corrente. Enquanto o acordo estava vigente. Prof. mas simplesmente eliminado.br Página 25 de 101 . Os documentos. adquiriu valor histórico. caso não sejam transferidos ou recolhidos.com. lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Irã. merecendo o RECOLHIMENTO ao arquivo permanente.

.br Página 26 de 101 .2. 2. pois o interesse administrativo deles resta apenas no aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles pode ser feita.-): A gestão do documento envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediária (exatamente como estudamos no início da aula. preceituam que o arquivo intermediário deve ser subdividido em três subníveis. em especial Elio Lodolini. os quais são delimitados em termos de gradação de importância administrativa dos documentos dentro do Arquivo Intermediário: .2. em 2011 e outra em uma questão da ANATEL em 2010. também para Analista Administrativo. Não é muito usual.1. Prof. Alguns autores da doutrina.Documentos de Interesse Primário Reduzido: são os documentos que acabaram de sair do arquivo corrente. Subclassificação do Arquivo Intermediário Esta classificação foi vista duas vezes na prova do CESPE: Uma na prova de Analista dos Correios. no tópico da “gestão de documentos”). pois existe uma chance pequena. devem ser ainda armazenados próximos da repartição (normalmente em um Arquivo Central).estrategiaconcursos. de serem solicitados.com. Acho que já fui suficientemente chato e repetitivo para que você não se esqueça :P. novamente .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. mas merece menção. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento: Fase Corrente Intermediária Permanente Valor Pode ser eliminado? Gestão de documentos? Primário Sim Sim Secundário Não Não IMPORTANTE (apenas para lembrar. e que ainda assim serão regularmente consultados.Documentos de Interesse Primário Mínimo: Estes já podem ser guardados mais longe. mas considerável. Felipe Cepkauskas Petrachini www.

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Nem preciso dizer que esta definição deve ser observada com carinho. Mas é importante frisar: alguns autores utilizam a classificação acima. o qual orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita pela instituição e que chegam ao arquivo. “a tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição”. Prof. outros simplesmente classificam o arquivo intermediário como uma coisa só. Tenham em mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . Calma. uma organizadora de concursos públicos.estrategiaconcursos. a banca pega alguém diferente. como ele fica sabendo se aquele ofício do RH precisa mesmo ser encaminhado à fase intermediária. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.3. A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos documentos. como neste caso. 2. você aprendeu todos os passos possíveis. e já vai explicar. e sai bastante do comum. certa vez. Como você pode notar. Arquivologia é uma matéria de doutrina pura.com.br Página 27 de 101 . como já disse. o tio está aqui. vulga “banca”. Ah sim. E às vezes. É o mapa do arquivista. bem como sua destinação final. este conhecimento foi exigido em uma prova de Analista. só que com muito menos interesse administrativo ainda. Eles estão apenas aguardando a hora da morte :P. e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e intermediária. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Talvez você esteja se perguntando: como é que raios um arquivista sabe quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou então. ou se pode ser eliminado diretamente? Até agora.2. mas não faz ideia de como escolher entre este ou aquele movimento.Documentos de Interesse Secundário Potencial: A mesma coisa que o item de cima.

sendo aprovada pela autoridade competente da instituição para tanto. que estabelece os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinação acordo com os valores que lhes são atribuídos. Entretanto. Pois bem.SINAR.APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. Aliás.exe/sys/start.Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim. Aliás. § 1 . existe uma ressalva para os órgãos do Executivo Federal. com base na avaliação. é vital que tenhamos alguém para executar a ação descrita pelo verbo “avaliar” :P. a qual estava inserida dentro da fase de Destinação.com. Os órgãos do Executivo Federal têm de seguir a Resolução 14 do CONARQ (http://www. descarte ou eliminação.br/cgi/cgilua.arquivonacional. razão pela qual só poderia ter sido vista agora. Em sendo fruto da atividade de Avaliação. compreendendo conhecimento sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gestão Documental. cujos primeiros artigos assim dispõem: Art.br Página 28 de 101 . E quem é o responsável pela criação de tão gloriosa tabela? Depende! :P. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Também devo lembrar que nossa tabela é fruto da atividade de Avaliação dos documentos .estrategiaconcursos. como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos . 1º .htm?infoid=65&sid =46). as quais Prof. olhe os conceitos agora: Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo. Felipe Cepkauskas Petrachini www. ela é fruto de toda teoria que vimos até aqui. Usualmente.conarq.gov. Destinação: Decisão. vamos a ela. a Tabela de Temporalidade é elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (ou também Comissão de Análise de Documentos). quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.

Caberá ao CONARQ.com. isto se aplica a qualquer instrumento arquivístico utilizado no âmbito do Executivo Federal.estrategiaconcursos. aí sim a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará a tabela. proceder à atualização periódica deste Código. por intermédio de câmara técnica específica. Tratando-se de atividade-meio. Felipe Cepkauskas Petrachini www. 020. como do regramento legal a que ela encontra-se submetida. a fixação dos prazos em cada fase e a decisão pela eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juízo a respeito tanto das necessidades da instituição. o órgão deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ.1 Destinação Final Observações 10 anos Guarda Permanente - - Guarda Permanente - Corrente Intermediária Projetos de Trabalho 5 anos Legislação de Pessoal Enquanto vigorar Prof. vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipotética: Prazos de Guarda Código Assunto 002. Diga-se de passagem. Além de compreender certa dose de subjetivismo. o órgão deverá utilizar o Código de Classificação aprovado pelo CONARQ. Reforçando: não há prazo mínimo nem máximo para que os documentos fiquem nas fases corrente e intermediária. nem qualquer obrigação que os force a passar por todas as fases. Pelo contrário. Dito isto. Como cada instituição tem sua peculiaridade. não será a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quem fará a tabela.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do órgão da Administração Pública (Executivo Federal).br Página 29 de 101 . § 2º . Se tratar-se de atividade-fim (atividades específicas da instituição). não é possível montar um esquema rígido de elaboração da tabela. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

As Atividades dos Arquivos Correntes Como nós já vimos.1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 024. Gostaria que você observasse cada um dos documentos e visualizasse o caminho que ele faz desde sua produção até seu destino final (Recolhimento ou Eliminação). Prof.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 027. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Elvis Correa (adaptada) Peguei a tabela emprestada.estrategiaconcursos. o que ele quer saber são as atividades típicas de cada um dos arquivos (como eu disse na aula.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação - 024.1. 2. os documentos que se encontrarem nos arquivos correntes serão frequentemente consultados pela instituição. neste ponto.br Página 30 de 101 . pois ela apresenta todos os exemplos possíveis de movimentação dos documentos entre as fases.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação - 026. o fórum está lá para isso.3.3. esse traço é justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo intermediário. Arquivos Correntes e Intermediários Pela estrutura adotada pelo examinador no edital passado. cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e gerenciar os arquivos) dentro do panorama da gestão de documentos.1 Cursos Internos 5 anos - Guarda Permanente - 023. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 020.com.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. 2.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda Permanente - 022. Alias. Se tiver dúvidas.1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar Fonte: Miranda.

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. você consegue imaginar que possuem valor primário.br Página 31 de 101 . tramitação e expedição de documentos.Empréstimo e consulta. como é o próprio rosto de toda repartição pública :P. Estes itens são justamente aqueles que deixei para explicar em outro momento. Este item foi cobrado em tópico apartado no seu edital. caso você entenda desnecessário.1. provavelmente terá de responder pelas atividades seguintes atividades: .1. . . 2. .3. . É o nosso querido guichê.Arquivamento.Destinação.estrategiaconcursos. registro. embora eu vá explicar todas as atividades (pois auxiliarão no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente). Sempre que você quiser pleitear algum direito. não só é um tópico importantíssimo dentro da disciplina de arquivologia. fazer solicitações ou simplesmente informar a administração acerca de algum fato. balcão e tantos outros termos que nos remetem à fila de espera e ao papelzinho da senha. Prof. distribuição. sendo essenciais para a consecução dos objetivos do órgão que os abriga.Protocolo. o qual será recebido pela repartição interessada. E também pudera. o que você ainda não sabe é que. Felipe Cepkauskas Petrachini www.com. Assim sendo. pode apenas ler o tópico de protocolos. O momento chegou! Também quero reforçar que seu examinador apenas solicitou no edital o tema “protocolo”. Protocolos: recebimento. e seguir em frente (o que o seu querido professor não recomenda). Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Em sendo frequentemente consultados. para que o arquivo corrente cumpra seus objetivos.Expedição. Entretanto. você irá protocolizar seu pedido.

você deve ter em mente que falamos em fase corrente do documento. controle dos documentos: Protocolo é controle (é poder! :P). nem de livro.Denominação atribuída aos setores responsáveis pelo recebimento. o acesso à informação.Denominação atribuída ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou Expedidos (essa definição é um pouco comum. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Foi a definição que dei logo na introdução. falamos do “livro de protocolo”). Estes traços só se fazem presentes com tamanha ênfase na fase corrente dos documentos. de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação. mas muita gente esquece que o protocolo diz respeito a documentos em tramitação (nem os documentos do arquivo Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Mas antes de irmos em frente. registro. exatamente. razão pela qual.estrategiaconcursos. nem de número. . Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão. onde está o documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar. mas ainda assim. mas do próprio protocolo. Não estamos falando nem de setor. distribuição e movimentação de documentos (o “setor de protocolo”). .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.com. Protocolo costuma ter três acepções diferentes da que abordaremos neste tópico: . vamos ver o que foi destacado na definição: conjunto de operações: Lembre-se que a palavra “protocolo” possui várias acepções. mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gestão documental são as operações voltadas ao controle dos documentos. O protocolo existe para que aquele que precisa da informação saiba.Denominação atribuída ao número de registro concedido a cada documento (o “número de protocolo”). garantindo assim. Agora. vamos definir o objeto de nossos estudos. ainda tramitam no órgão: Um tanto óbvio. Veja como a definição enfatiza a importância do acesso à informação e o controle na movimentação dos documentos.br Página 32 de 101 . sempre que pensar em protocolo.

Nós utilizamos as operações de protocolo pois precisamos da informação contida em documento que não para quieto :P.Autuação . Aliás. você sabe mesmo o que significa tramitação? Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o umprimento de sua função administrativa. precisa de um propósito.Controle/Movimentação Passemos a elas.Classificação .estrategiaconcursos. vamos aprofundar um pouco mais o estudo. assegurar sua imediata localização e recuperação: É o nosso “Para que serve”. Pois bem. Prof.Recebimento . Não faria sentido. como toda atividade humana.br Página 33 de 101 .com. enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de se movimentar? :P. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 intermediário estão incluídos aqui).Expedição/Distribuição . ou seja. Veja a dificuldade que seria localizar este documento sem o protocolo.Registro . Felipe Cepkauskas Petrachini www. que fica tramitando constantemente e ainda assim será frequentemente consultado. Também chamado movimentação ou trâmite. O protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as seguintes atividades: .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. agora que você já sabe do que falamos. O protocolo. Por que raios eu precisaria controlar um documento do arquivo intermediário.

br Página 34 de 101 . decidir qual o de tino que o documento deve tomar. Isto será feito através da inserção de capa específica. registrados e encaminhados. Felipe Cepkauskas Petrachini www. ou aqueles que tiverem sido produzidos na própria instituição.com. e a partir daí. Para a explicação não ficar tão vaga. cruzamento ou qualquer dado básico que permita seu controle. Mas. numeração das páginas e atribuição de um número específico. caso seja necessário um processo. No Registro. e desta forma. providenciaremos o cadastro dos dados básicos do documento no sistema de controle. a autuação é justamente o procedimento que transforma documentos em processos. como é que você vai saber do que se trata se não ler o dito documento?). Sem nenhum tipo de identificação. Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa ser classificado. para que sejam formalizados.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. envelopes lacrados com um baita carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem neles). Classificação: Embora não tenhamos estudado o Plano de Classificação das Instituições (ver próximo capítulo). Registro: O documento está cru. Prof. não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela etapa de autuação. através da classificação será possível determinar sobre que assunto o documento trata. Desta forma. Autuação: Este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser transformado em um processo. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Recebimento: É o procedimento inicial.estrategiaconcursos. através do qual aquele processo será identificado dali por diante. Aqui o encarregado no setor de protocolo vai receber os documentos que entram na instituição. É através destes dados cadastrados que será possível efetuar buscas para localizar o documento quando precisarmos das informações dele. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados. a Classificação é procedimento que buscará classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. sendo apenas recebidos. Lembre-se que alguns documentos não precisarão passar por este tratamento (é o caso típico de resposta a um ofício que apenas solicite informações). ele precisa ser lido (afinal.

com. Com isso. Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis dentro da estrutura da própria instituição.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. e menos ainda as informações ali constantes devem ser registradas. limitando-se à etapa de Recebimento. ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores. com as seguintes peculiaridades: Expedição: é o envio do documento para outro órgão. ou Recebimento e Registro. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Essas tarefas formam um encadeamento lógico: Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos. Da mesma forma.br Página 35 de 101 . conforme o caso. externo à estrutura da instituição. Ele será simplesmente recebido e encaminhado ao interessado. Expedição e Distribuição: Estas duas atividades consistem em encaminhar o do umento ao seu destinatário. você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e particulares não passam por todas as etapas do protocolo.

é a mesma palavra que vimos quando estudamos as atividades de protocolo.com. permitindo sua recuperação. Muito mais importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando necessário (recuperar as informações). Prof. e. A expedição é atividade destinada a dar saída aos documentos da instituição.2.1. Não tenho nada contra :P. bem como a identificação de eventuais atrasos na tramitação. Arquivamento. caso necessário. das atividades do Arquivo Intermediário (Arquivamento e Empréstimo e Consulta). verificação do número de folhas. sendo esta via devolvida após a expedição. Empréstimo e Consulta e Destinação Os itens deste tópico compreendem o restante das atividades dos Arquivos Correntes. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Por fim. farei sempre a ressalva “(fase corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase. Felipe Cepkauskas Petrachini www. A expedição envolve a conferência da correspondência a ser encaminhada. gostaria que você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. separação dos originais das cópias (uma cópia do documento deve permanecer com o setor interessado. Passemos a elas: Expedição: Sim. e de fato. naquilo que forem comuns. Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P). falamos das mesmas coisas aqui e lá. Expedição. com carimbo que comprove o en io.br Página 36 de 101 . 2.3. as atividades de Controle e Movimentação estão relacionadas à identificação dos setores por onde tramitam os documentos. precisamos ir um pouco além. Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito com o de arquivamento da fase permanente. Entretanto. Marilena costuma dizer que as cópias para consulta imediata da correspondência encaminhada precisam ser elaboradas em papel de cor diferente.estrategiaconcursos. quando abordarmos a expedição como parte do contexto da disciplina dos Arquivos Correntes (e não como mera atividade de protocolo).Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. para fins de controle).

quando falamos das etapas de “avaliação e destinação de documentos”.Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Empréstimo e consulta. costuma-se realizar quatro etapas para proceder ao arquivamento: . são procedimentos que permitem que uma unidade interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de outra entidade. A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no local. não é mesmo?).br Página 37 de 101 . através das atividades de “follow up”. Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).com. e realizando as referências necessárias (você quer encontrar este documento. através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local onde encontra-se arquivado). você já as estudou no início da aula. é importante que você se atente à necessidade de assinatura de recibos confirmando o empréstimo e o acompanhamento estrito dos prazos estipulados para o empréstimo. Prof.Inspeção: examinar o documento. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Ordenação diz respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Passando adiante. adotando-se o código de classificação apropriado. . Por fim. este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de Arquivamento”. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 E para que isso seja possível. Entretanto. e não a outro setor.Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local designado para tanto. . logo mais. compreende a leitura do documento.estrategiaconcursos.Análise: também chamada de estudo. Neste ponto. . classificação ou codificação. através de autorização do setor responsável. levando-se em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. no que se refere às atividades de destinação. verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo. Será objeto de tópico a parte. a fim de que ele possa ser classificado corretamente.

Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos. .Automático Prof.Variadex .Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois grandes sistemas: Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua guarda.1.estrategiaconcursos. precisaremos consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o nome. da pasta onde está arquivado.3. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 2. Costuma-se dividi-los em duas classes: Métodos Básicos: .Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do documento ou então. Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente consultados no futuro. flexível. Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples. e possibilitar expansões futuras. Métodos Padronizados: . Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem.Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a procedência do documento (local).1. . sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de consulta.br Página 38 de 101 . . Comecemos. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.com.

Destes. a ordem é bastante simples: pegue as palavras. Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem “comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas. este método utiliza um dos nomes existentes no documento para organizá-lo em ordem alfabética. Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados em prova atualmente. sua atenção será fundamental. É um método simples. Entretanto.com. e assim por diante. caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam nomes de pessoas. vai valer a pena. que veremos abaixo.Soundex . Mas embora seja fácil.Rôneo Como são menos intuitivos. Prof. instituições ou eventos). e razoavelmente seguro de se utilizar. o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho. Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto. Não desanime. Para quem já fez alguma monografia na vida. por conta da quantidade de regras. explicaremos estes métodos diretamente em itens próprios. instituições ou eventos. e simplesmente as organize do jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A. não é tão fácil assim :P. você deverá seguir uma série de regras de alfabetação. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 .br Página 39 de 101 . depois o B.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Método Alfabético Como você podia imaginar. é razoavelmente simples identificar um erro no padrão de organização. e mesmo que estejamos diante de um volume assustador de documentos. verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e tortuosa jornada pela ABNT :P.estrategiaconcursos. barato.Mnemônico . Felipe Cepkauskas Petrachini www. Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte.

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.com. o sobrenome herdado do pai. João Silva.estrategiaconcursos. uma vez que indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e existem uma infinidade de "Felipes" por aí. Elisandro Cardoso Pereira de Moreira. 2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Pedro O último sobrenome é. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome. Flávio Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final. será o prenome a definir a ordem: Exemplo: Pedro Silva. mas pouquíssimos "Petrachinis" o que torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo. Camilo Castelo Branco. Paulo Silva. Heitor Villa-Lobos Prof.Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.br Página 40 de 101 . quando passamos o sobrenome para o início: Exemplo: Ferdinando Torre Cinza. Pedro Silva. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Comecemos: 1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas. Deverão ser arquivados como: Almeida. João Silva Deverão ser arquivados como: Silva. considera-se o último sobrenome e depois o prenome.Flávio Silva. Exemplo: Pedro Moreira. Paulo Silva. no Brasil e em boa parte do mundo.

Felipe Cepkauskas Petrachini www. Fernando 5ª Regra: Os artigos e preposições.br Página 41 de 101 . José Carlos São Paulo Deverão ser arquivados como: Santa Rita. Camilo Torre Cinza. Heitor 3ª Regra. Fernando Zuquim Arquivam-se: Petrachini. como por exemplo "a".Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. "da". João do Santo Cristo. devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. quando passamos o sobrenome para o início. "uma". Felipe Zuquim. "do".com. Ferdinando Villa-Lobos. "um". João do São Paulo. "e". Os sobrenomes formados com as palavras Santa. José Carlos 4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: símbolos antecedem as letras nas regras de alfabetação: Exemplo: F. Petrachini. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Deverão ser arquivados como: Castelo Branco. "d’". Petrachini.estrategiaconcursos. ou seja. "de". "o". Ricardo Santo Cristo. Felipe Petrachini. não são considerados. Santo ou São seguem a regra anterior. F. Exemplo: Prof. Exemplo: Ricardo Santa Rita.

Neto.estrategiaconcursos.br Página 42 de 101 . pois a maioria dos itens acabaria entulhados na letra "U" ou "O".com. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 João da Silva. ou fica? 6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior. Pedro Fonseca Junior. Rogério d' Caprio.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Todos esses nomes vão entupir as prateleiras "U" e "O" quando podiam muito bem estar dispersos. Essa regra também tem uma razão prática: de pouco nos valeria um arquivo que considerasse artigos na organização. quando lembra do nome do filme. acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. este nome não seria o último da lista ("d" vem antes de "F"). Exemplo: Olavo Fonseca Neto. Os Dinossauros. o nome José Ferreira Silva vem antes de José dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S"). José Ferreira Silva. Os Jetsons. Leonardo de Silva. mas como não a levamos em consideração. você. Uma Família da Pesada. Uma Babá Quase Perfeita. Sobrinho e assemelhados) são considerados parte do último sobrenome. José dos Santos Silva Deverão ser arquivados como: Anvasso. mas são desconsiderados na ordenação alfabética. Ferdinando Amauri Sobrinho Deverão ser arquivados como: Amauri Sobrinho. Veja uma coletânea de filmes: Uma Linda Mulher. Quando existirem. não fica pensando no artigo que o antecede. Além do que. Os Flinstones. José Ferreira Silva. devem ser levados ao início do nome. Leonardo de Caprio. José dos Santos Repare na arapuca: a partícula "dos" em José dos Santos Silva deve ser ignorada. Rogério d’Anvasso. Os Trapalhões. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Ferdinando Prof. Se fosse levada em consideração.

do que quer que seja. São colocados após o nome completo. Pedro Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação. Ferdinando (Doutor) Lembre-se: título. Os títulos não são considerados na alfabetação. Prof. João da Silva Neto. NÃO É NOME. José (Professor) Nascimento. João da 7ª Regra. João da Silva Neto. Doutor Ferdinando Silva Deverão ser arquivados como: Barbosa. MAS. João da Silva Sobrinho. como por exemplo: João da Silva Junior.estrategiaconcursos.com. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Fonseca Neto. é possível que estes nomes sejam considerados. Exemplo: Ministro Joaquim Barbosa. quando servirem de elemento de distinção. João da Silva Sobrinho Deverão ser arquivados como: Silva Junior. entre parênteses.br Página 43 de 101 . Coronel Ricardo Nascimento..Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Professor José Bedaque. Olavo Fonseca Júnior. Ricardo (Coronel) Silva. Felipe Cepkauskas Petrachini www. o ue fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Júnior.. Joaquim (Ministro) Bedaque.

Maria Pereira de la Fuente.br Página 44 de 101 . Deverão ser arquivados como: Gutierrez Salazar. corresponde ao sobrenome de família do pai. George Walker Chaplin. Esteban (partícula em letra maíuscula) Du Pont. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.. É usual que sejam consideras quando escritas em letra maíscula. John (partícula em letra maíuscula) 9ª Regra: Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados pelo penúltimo sobrenome. pela tradição do país. Chales Du Pont.com. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Charles Hitler. John Mac Adam Deverão ser arquivados como: Capri. que. Adolf MAS. Pablo Puentes Hernandez. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Esteban De Penedo. Charles (partícula em letra maíuscula) Mac Adam. Giulio di (partícula em letra minúscula) De Penedo.estrategiaconcursos. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar.. Enrico Prof. Exemplo: Giulio de Capri. as partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas parte do nome. É igualzinho o que já estudamos: Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Deverão ser arquivados como: Bush.

estrategiaconcursos. The Washigton Post. Banco Itaú S.br Página 45 de 101 . instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Felipe Cepkauskas Petrachini www. empresas. E para ficar mais fácil.A.com. não se deve considerar na ordenação tanto artigos como preposições que façam parte do nome. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Pereira de la Fuente. Eletropaulo. Maria Puentes Hernandez. Contudo. tanto aqueles asiáticos.A. temos a faculdade de colocar os artigos e preposições entre parênteses: Exemplo: El Pais. 11ª Regra: Os nomes de firmas. Itaú Seguradora S. a exemplo dos árabes. Pablo 10ª Regra. então. como os vinculados a países do Oriente Médio. chineses ou coreanos. são registrados tais como se apresentam. Artigos e preposições não devem ser considerados nos nomes pelas razões que já comentamos. O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo Deverão ser arquivados como: Prof. Exemplo: Li Su Yang. Osama Bin Laden. Kenshin Mikamoto Deverão ser arquivados como: Kenshin Mikamoto Li Su Yang Osama Bin Laden Casca de banana clássica. Os nomes orientais. Repare que não é de todo uma regra nova. como japoneses.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. atente-se à origem dos nomes que está tendo que organizar.

conferências. Se tentar memorizar. 2º Curso do MPU de Arquivologia. assembléias e em qualquer outra coisa parecida devem apresentar os números no fim. Se utilizássemos a classificação alfabética tão somente. já que é muito provável que busque as informações em ambos os documentos. Sexto Congresso de Ornitologia. Quarto Congresso de Ornitologia.estrategiaconcursos. entre parênteses.br Página 46 de 101 . Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O) Pais (El) Washington Post (The) 12ª Regra: Nomes de congressos.com. Deverão ser arquivados como: Congresso de Ornitologia (Quarto) Congresso de Ornitologia (Sexto) Curso do MPU de Arquivologia (2º) Seminário de Práticas Tributárias (V) Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham ocorrido em série.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. sejam eles arábicos. Arquivologia é uma ciência teórica. romanos ou escritos por extenso Exemplo: V Seminário de Práticas Tributárias. reuniões. os "Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros.A. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Banco Itaú Eletropaulo Itaú Seguradora S. provavelmente vai ter problemas :P. dificultando o trabalho dos interessados no assunto. Todas estas regras tem uma razão de ser. Você pode estar pensando: é muita regra. Felipe Cepkauskas Petrachini www. mas voltada a uma Prof. como é que vou memorizar isto.

e assim por diante. mas para a informação fixar na sua cabeça.Os documentos serão organizados alfabeticamente pelo estado de procedência. organizaremos alfabeticamente as cidades de procedência. o correspondente (pessoa com quem devo entrar em contato para assuntos daquela cidade/estado.CARDOSO.PETRACHINI. Cidade.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivíduos interessados na informação.BRITO. independentemente da ordem alfabética.Nazaré Paulista .Ilhéus . Rio de Janeiro.SILVA. Correspondente . assim como os de São Paulo. Uma vez organizados os estados. Felipe São Paulo . Olavo Bahia . Veja o exemplo: Bahia .estrategiaconcursos. dando pistas. Método Geográfico Este método utiliza o local ou procedência do documento para permitir a recuperação da informação (busca no arquivo do documento a ser consultado). Documentos da Bahia estarão juntos. você também vai ter de fazer um esforço :P.br Página 47 de 101 .com. e não dificultá-la.São Paulo .Franco da Rocha . as cidades que sejam capitais de estado devem figurar no começo da lista. Hugo São Paulo . estamos aí. caso dois documentos possuam os mesmos estados de origem. para entender de que maneira as regras aqui expostas facilitam as buscas..FONSECA. E por fim. EXCETO.Salvador . Tudo em ordem alfabética. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 necessidade prática. Felipe Cepkauskas Petrachini www.. Fausto São Paulo . Eu já fiz isto em alguns itens.Estado. Pois bem. existem três formas de se proceder à ordenação dos documentos segundo este método: . Precisando. Fernando Prof. Sugiro que faça um exercício de consciência. No método geográfico.

São Paulo .SILVA. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 São Paulo . . Isso quer dizer que as capitais TAMBÉM deverão ser arquivadas pela ordem alfabética.Bahia .Correspondente Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua proveniência.BRITO.FONSECA. Não vá se esquecer de que a ordem alfabética de nomes de pessoas é feita através do último sobrenome e não do prenome. não há qualquer razão para dar preferência para as capitais. Se quer uma mãozinha para lembrar deste método. Como optamos pelas cidades. sem nos atentarmos à ordem alfabética. depois de tratarmos a capital. Mas. os demais municípios devem ser colocados em ordem alfabética.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. lembre-se que a maior parte dos documentos de uma instituição tende a ser produzida na capital do estado onde ela se situa. Por isso. Felipe Prof.Cidade .Nazaré Paulista . caso quiséssemos dar alguma relevância à estrutura do estado onde o documento foi produzido. sem qualquer preferência no método. seguimos rigorosamente a ordem alfabética. Fernando Nazaré Paulista . Desta forma. José Repare para nunca mais esquecer: Salvador é a capital da Bahia. esta cidade tem precedência sobre as demais quando da organização.com.br Página 48 de 101 . sem qualquer exceção.DINAMARCO. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Salvador veio antes de Ilhéus. Olavo São Paulo .São Paulo .São Paulo .estrategiaconcursos. organizados agora por cidade: Franco da Rocha .São Paulo .Estado . José Salvador .Bahia .CARDOSO. A razão é simples: a maior parte dos acontecimentos de um estado ocorre na capital.PETRACHINI. Hugo Ilhéus . Veja os documentos anteriores. Isto ocorre pois. Fausto Nazaré Paulista .DINAMARCO. o que implica um maior número de acontecimentos passíveis de registro e documentação. utilizaríamos o método anterior.

São Paulo.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Pierre Chamemos a atenção a dois detalhes: primeiro. E.SILVA. Correspondente). devo antes consultar um registro. Normalmente.estrategiaconcursos. Felipe França . ao contrário dos anteriores.São Paulo . Felipe Cepkauskas Petrachini www. as capitais dos respectivos países tem precedência sobre as demais cidades. onde constará o seu número de matrícula. Por exemplo: neste sistema. fazer uma consulta prévia a um índice alfabético remissivo. e mais importante: as capitais de estado não tem precedência neste método (País. embora Brasília esteja no topo da lista das cidades brasileiras (antes inclusive de Americana). este índice recebe o nome de índice onomástico (não entre em pânico :P).Americana .SILVA. o país é o nosso critério de organização. caso eu queira localizar um documento referente ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini.Correspondente Mesma ideia do primeiro método.br Página 49 de 101 . Assim.Lorena . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . pertence ao sistema indireto de arquivamento. Método Numérico Este método. as capitais dos países listados estão sempre em primeiro lugar na lista de cada país. novamente. portanto. por darmos importância à nacionalidade do documento.com.Franco da Rocha . Hugo Brasil . Será necessário. que é a capital do estado de São Paulo segue a ordem alfabética normalmente.BRITO. só que agora. Cidade.Brasília . Nicole Brasil . Segundo.Paris . Com o número de matrícula em mãos Prof. Lula Brasil . a fim de que busquemos a informação de onde está localizado o do umento.Cidade .PETRACHINI.INACIO.País .FRANÇOIS. Veja o exemplo: Brasil . Jacque França .

2. pela própria ordem numérica. Numeraremos não a pasta. por sua ordem cronológica de produção ou recebimento. a leitura é feita sempre da direita para a esquerda.3.Numérico Simples: Sem qualquer segredo. Este método é subdividido em: . GP .Numérico Cronológico: Excelente para arquivar processos (todas as repartições pelas quais passei utilizam este método de arquivamento com seus processos). 34 e 12. . e após.estrategiaconcursos. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 (digamos. Um documento de número 123456 será dividido nos dígitos 56.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.34 GT . 34 o grupo secundário e o 12 terciário. . mas a leitura deste número é feita de maneira especial: os números são divididos em grupos de dois dígitos. E não há qualquer problema na utilização de pastas que eventualmente vagarem. mas o próprio documento arquivado. cada documento receberá um número único de registro.com. guardando-se novos documentos naquela mesma localização. Neste sistema.br Página 50 de 101 . Só poderemos reaproveitar números não utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas datas. sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primário. primeiramente. que as manterá organizadas segundo o padrão numérico. E as pastas estarão dispostas segundo seu número: 1.56 GS . Assim sendo. Felipe Cepkauskas Petrachini www. 142.825). Os documentos serão arquivados.4 e assim por diante. Cada documento recebido ou produzido pela instituição receberá um número de pasta e um número sequencial (correspondente à ordem de entrada). posso localizar a pasta correspondente no arquivo.12 Prof.Numérico Dígito-Terminal: O método de arquivamento dígito-terminal utiliza um sistema interessante: os documentos são ordenados numericamente.

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. e lá dentro. "decimal" e "unitermo". pode ser subdividido em "duplex". o qual.com. todos os documentos de final 56 estarão arquivados juntos em uma única gaveta. Falemos de cada um deles: Método Ideográfico Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos em ordem alfabética.Através do método alfabético. Desta forma. não precisaríamos estudá-lo :P Pois bem. Se quisermos o documento 123456. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Método Ideográfico Este método de arquivamento é baseado no assunto do documento. procuraremos a pasta ou guia 34. iremos na gaveta dos documentos final 56. .Através do método numérico. ainda que um assunto seja na verdade um subtópico de outro. pode ser subdividido em "dicionário" e "enciclopédico". Mas se fosse tão simples assim. o qual. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Pois bem.estrategiaconcursos. por sua vez. o método ideográfico pode operar de duas maneiras: . individualmente: Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Documentos Consultado de Maneira Frequente Purgatório Valor Histórico Valor Informativo Prof. sem qualquer consideração de pertinência entre um assunto e outro. e depois o documento 12 dentro desta pasta. por sua vez. faremos como o dicionário: organizaremos palavra por palavra.br Página 51 de 101 .

1 Purgatório 3 Arquivo Permanente 3. relacionando estes assuntos. 1. o que torna este método bastante flexível. O único cuidado que devemos ter é o de utilizar classes muito bem definidas.1 Valor Histórico Prof.Arquivo Corrente . Felipe Cepkauskas Petrachini www. seremos capazes de abrir um número ilimitado de classes.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente 2.br Página 52 de 101 . Arquivo Intermediário 2.estrategiaconcursos. os documentos seguem a ordem alfabética: . dentro de um mesmo tópico. sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em mais de um lugar.Arquivo Intermediário .Arquivo Permanente . Procedendo-se desta maneira.Valor Histórico . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Acredito que tenha reparado que os tópicos acima possuem relação entre si. com a diferença de que adicionaremos um número antes de cada classe de assunto. Entretanto.Documentos Consultados de Maneira Frequente . Arquivo Corrente 1.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.Valor Informativo Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o mesmo método de construção do método Enciclopédico. O método enciclopédico procura tirar vantagem desta situação.com.Purgatório .

Acompanhe: Classes: 0 .Geral 1 .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. o método decimal permite expansão ilimitada de subdivisões de um mesmo assunto. acreditava que as pessoas encarregadas de custodiar este conhecimento não seriam lá muito brilhantes. dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma décima classe geral. A desvantagem é que não há como expandir este método para além de dez assuntos. utilizaremos um ponto para dividir os números. Pela metodologia utilizada em sua construção. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 3. Desta forma.2 Valor Informativo Método Ideográfico Numérico Decimal: Este método é uma variação do método decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey.Exame Médico 112 .Finanças Agora veja como ficaria a classe 1 100 .Departamento Pessoal 110 . O método original era aplicável na Biblioteconomia.br Página 53 de 101 . Felipe Cepkauskas Petrachini www. Dewey estava preocupado com o crescente número de publicações e bibliotecas no mundo. sendo a classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral". e mais ainda.estrategiaconcursos.Admissão 111 . vislumbrou um sistema extremamente simples de organização. A cada três algarismos. Nosso método é muito semelhante: existirão dez classes de assunto. além de ser fácil de memorizar apenas dez assuntos principais.Departamento Pessoal 2 .com.Documentos de Interesse do Empregado Prof.

.Finanças . e quando eu acabar. Mas seu professor vai explicar bonitinho. o primeiro passo a se tomar é identificar o assunto do documento.rccg. provavelmente por ser um pouco complicado de entender.net) O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento número 0012. intitulado "Assembléia Extraordinária". o método menos solicitado em concurso.2 . Método Ideográfico Numérico Unitermo: Também chamado de método de indexação coordenada. Faz um breve resumo do conteúdo do documento e registra as palavras-chave do documento. dividida em 10 colunas. de longe. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como descritores em todas as fichas índice. Deus queira que eu tenha conseguido fazer parecer simples :P. palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa. Os documentos são numerados conforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Felipe Cepkauskas Petrachini www. Mas não acabou ainda.Documentos Recebidos 112.Férias 200 .1 .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.. Veja o exemplo: (fonte:http://www. numeradas de 0 a 9.vo6. e faremos um outra ficha.estrategiaconcursos. cada qual relacionada à palavra chave selecionada: Prof. Uma vez numerado.Contratos 120 . Como de praxe no método Ideográfico de arquivamento.br Página 54 de 101 . nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores) em uma ficha índice. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 112. É.com.Documentos Não Recebidos 113 .

Por que? Pois localizei o número de documento tanto na ficha de "Greve". E por que justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar Prof. deverá figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave. ou pela letra que compõe a abreviatura. na verdade. Vamos experimentar agora o método. e este número será inserido nas fichas de palavras chave sempre que possuírem algum dos descritores. Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre as greves de metalúrgicos de que a instituição tem notícia. Sim meu caro. Talvez seja por isso que gosto tanto dele (e a razão de ser tão pouco cobrado em prova :P). Felipe Cepkauskas Petrachini www. Métodos Padronizados: Método Variadex: É uma variação do método alfabético. com uma diferença: é um método que utiliza também cores para auxiliar na memorização. saberemos que o documento 0004 e o documento 0530 são aqueles que desejamos. eu. isso aqui é a versão manual braçal do Google :P.com. Costuma-se trabalhar com cinco cores. será atribuído um número (isso nós já vimos). como na de "Metalúrgicos". Isto é a explicação teórica (nebulosa como é de praxe a todo assunto que não vimos ainda na prática :P). Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Para cada documento novo.br Página 55 de 101 . Pois bem. estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e "Metalúrgicos" ao mesmo tempo. sendo cada qual atribuída em função da SEGUNDA letra do nome de entrada no arquivo. O número do documento deve ser inserido na coluna correspondente a seu dígito final. que ainda não foi acrescentado à lista. O documento 0012.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Olhando para a tabela.estrategiaconcursos.

Cor Rosa I. com o fim específico de evitar a acumulação de pastas de sobrenomes iguais. M. O O modelo. Desta forma.estrategiaconcursos. utiliza a seguinte chave de cores (não precisa memorizar pois até hoje a tabela sempre constou na prova quando este conhecimento foi exigido): A. Método Soundex: Os documentos são reunidos pelo critério fonético. Fernando SOUZA. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra é a mesma :P (é um engano comum.G. que você. Serão agrupados documentos cuja pronúncia da palavra utilizada para identificá-lo seja parecida. D e abreviações com estas letras . já que. T.com.br Página 56 de 101 . N e abreviações com estas letras . V.Cor Ouro E. já deve ter cometido alguma vez na vida). caso você tenha um documento de pasta azul e esteja tentando colocá-lo no meio dos documentos de pasta verde. F.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.Cor Azul R. Q e abreviações com estas letras . E mesmo que isso não seja suficiente. Z e abreviações com estas letras .Cor Palha Os demais métodos serão abordados brevemente. U. mas sim para a segunda O método também evita o arquivamento inadequado. J. qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente vai notar algo errado. W. P.Cor Verde O. Y. K. utilizado por Remington Rand (autor do método). C. B. H e abreviações com estas letras . X. S. Hélio Prof. números e cores. provavelmente notará o equívoco que está cometendo. L. Dessa forma. não se assuste se ver isto: SOUSA. não precisamos das cores para a primeira letra do documento. até esta data. Método Automático: Utiliza combinações de letras.

. Existe mais um método de arquivamento.] Za . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Pelo critério alfabético.Af = 1 Ag. é a única coisa mencionada nos livros) é que era um método que se servia de letras.estrategiaconcursos.Zz = 90 Prof.br Página 57 de 101 . ele não é classificado nem como básico. e pelo fato de a maior parte das pessoas não se atentar muito às demais letras que compõem o nome do documento (acabam fixadas apenas na primeira letra). através da utilização de cores. Entretanto. estes documentos serão agrupados próximos uns dos outros. As letras que compõem as palavras serão consideradas como símbolos. Tanto que a única coisa que você vai precisar saber (até porque. Método Mnemônico: Este método apela bastante para a memória. estes nomes dificilmente estariam juntos. entretanto. Método Rôneo: Completamente obsoleto. como já vimos. só que através de números. O método alfanumérico busca o mesmo objetivo. também é um método com grandes possibilidades de arquivamento errôneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na língua portuguesa possuem pronúncia igual. Acha que acabou? Quase :P.com.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. números e cores para organizar os documentos.As = 3 [. nem como padronizado. Felipe Cepkauskas Petrachini www.. Método Alfanumérico: É inegável que o método alfabético é um método de fácil utilização. O método variadex buscava diminuir a ocorrência destes erros.Al = 2 Am . mas grafia apenas semelhante. Mas como a pronúncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras é semelhante. facilitando a recuperação da informação através da própria memória do arquivista. Por exemplo: Aa .

seu valor informativo passa a guiar as atividades relacionadas à sua gestão. preservando sua informação.estrategiaconcursos.Af ficam todos guardados na pasta 1. Um documento de interesse do Sr. informativo ou probatório). são conservados em arquivos permanentes até o fim dos tempos :P. Paulo Afonso estaria armazenado na pasta 1. fiscal ou legal. Fique com o pé atrás quando alguma questão falar em sigilo de documentos do arquivo permanente. Felipe Cepkauskas Petrachini www. facilitando seu acesso. Hora de visitar a doutrina :P As atividades frequentemente associadas ao Arquivo Permanente são as seguintes: Prof. As Atividades do Arquivo Permanente Como já dissemos no início da aula.2. Assim sendo. os arquivos permanentes são formados por documentos que perderam seu valor administrativo. pois só teremos de consultar a pasta que compreende o intervalo desejado. reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um documento específico. Perceba que as questões de sigilo e autorização simplesmente perdem importância neste ponto. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Com isso. mas que.br Página 58 de 101 . pois: AFONSO. 2. queremos colocá-los à disposição do maior número de pessoas possível (estudiosos e pesquisadores em sua maioria). não confunda sigilo com políticas de acesso (quais documentos podem ser consultados) e políticas de uso (regulamento da sala onde as consultas são feitas).3. As regras de uso e acesso estão direcionadas a evitar o mau uso dos documentos (que você deve imaginar que já estão bastante velhos). Entretanto.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Paulo E os documentos do intervalo Aa . por ainda ostentarem valor secundário (eminentemente histórico. Levando-se em conta que estes documentos agora se apresentam como uma mostra de como a instituição evoluiu ao longo do tempo e como operava em tempos remotos.com.

E este “Fundo” é o mesmo fundo que vimos quando estudamos o princípio da proveniência (ou do respeito aos fundos). Ministério da Educação e assim por diante.Referência (política de acesso e uso dos documentos) As atividades arranjo são vitais na organização dos arquivos permanentes.estrategiaconcursos. Lembre-se que o Arquivo Permanente talvez receba documentos de diversas entidades ligadas à mesma estrutura administrativa.br Página 59 de 101 .Conservação . Prof. uma vez que o Arquivo Permanente será eterno. Por exemplo: Ministério da Fazenda. Série e Subsérie (partindo do grau mais geral “Fundo” até o mais específico “Subsérie”). Arranjar significa ordenar. falamos de um tipo específico de ordenação.Descrição e Publicação . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . Mas eu não perderia o seu precioso tempo com uma definição tão simplória :P. Quando falamos em ordenação aqui.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.com. A ordenação dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a seguinte estrutura hierárquica: Fundo.Arranjo . Ministério do Trabalho. Felipe Cepkauskas Petrachini www. mais do que nunca. e também o serão os eventuais erros cometidos na sua gestão :P. Só que temos um problema aqui: quais serão as unidades administrativas que constituirão fundos de arquivo? Existem dois critérios principais: Estrutural: os documentos serão provenientes da mesma fonte geradora de arquivos. Talvez seja aqui que os princípios da arquivologia se façam mais necessários. É por isso que agora. os princípios da arquivologia (em especial o da proveniência) precisam ser muito bem dominados. Grupo (Seção) Subgrupo (Subseção).

Daí para frente. Prof. consistindo na descrição e localização dos documentos do acervo.estrategiaconcursos. sendo a “Agricultura” atividade comum a todas estas instituições.Física: Braçal mesmo.Intelectual: Análise documental no que se refere à forma. Felipe Cepkauskas Petrachini www. e da Empresa a Brasileira de Pesquisa Agropecuária. serão reunidos pela semelhança de suas atividades. o princípio da proveniência (SEMPRE): Por exemplo: o fundo “Agricultura” receberá a documentação referente ao Ministério da Agricultura. embora provenientes de mais de uma fonte. quer pela visão do conjunto total dos “serviços arquivísticos” disponíveis. quer pela sua linguagem de fácil acesso. É o instrumento de pesquisa mais abrangente. Falemos rapidamente dos Instrumentos de Pesquisa Básicos: Guia: Seu principal propósito é orientar os usuários a respeito dos fundos integrantes do acervo do arquivo permanente. Esta etapa compreende a elaboração de instrumentos de pesquisa. requerendo a mesma destreza física e intelectual de um chimpanzé (estou dizendo que é o nível mínimo de inteligência necessária. lembre-se que desejamos que o máximo de pessoas tenha acesso à documentação. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Funcional: os documentos. à Companhia Brasileira de Alimentos. conteúdo e origem funcional dos documentos (basicamente.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. É o primeiro instrumento que deve ser produzido.br Página 60 de 101 . o arquivista deve observar o documento e extrair as informações mencionadas através do uso de seu raciocínio :P) .com. refere-se à arrumação dos documentos nos locais corretos. entretanto. e não a média encontrada entre os nobres executores da função. as seções. E claro. séries e subséries refletirão o critério adotado para constituição dos fundos Resta dizer também que as atividades de arranjo possuem duas facetas: . entre os quais eu me enquadrei durante 3 anos :P) Quanto à Descrição e Publicação. preservando-se. a sua correspondente publicação e disponibilização ao público em geral.

É um grande prazer tê-lo comigo. bem como o regulamento da sala de consulta”. Imagine um garoto de 6 anos manuseando o documento original da Lei Áurea. A política de uso “estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. de forma reduzida ou pormenorizada (analítica).Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. logo abaixo segue uma explicação básica do Plano de Classificação de Documentos. Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente selecionados. para que seu suporte não deteriore com o passar do tempo. e logo depois. Por mais que o documento não seja sigiloso. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Inventário: Descreve a composição do fundo. O tópico Conservação será objeto de nossos estudos na Aula 03. cronológicos. uma bateria de questões para você se aprofundar nos temas da aula. devo recordá-lo que em Concursos Públicos.br Página 61 de 101 . Se por qualquer razão estiver pensando em parar de estudar.estrategiaconcursos. ou imaginando que essa vida de concurso não é para você. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. assinada por sua majestade a Princesa Isabel. dizendo respeito à maneira pela qual os documentos devem ser preservados. Bom.com. As atividades de Referência correspondem ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. entre outros. ou parte dele. Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo. Políticas de acesso são “os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado” (Marilena Paes). relacionando os documentos que ali se encontram. geográficos. mas apenas aquela única que você conseguiu fazer corretamente Prof. Reforço que não estamos falando aqui de sigilo de documentos. dificilmente o garoto terá autorização para consultar o documento. segundo critérios temáticos. Felipe Cepkauskas Petrachini www. mas de medidas voltadas à preservação da informação. E para terminar nossa aula. individualmente. que prometi. não importam o número vasto de insucessos ao longo dos anos em inúmeras provas. falta falar das atividades de Referência.

Pronto. Ele precisa ser criado pela instituição. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Basta fazer certo uma vez.com.estrategiaconcursos.br Página 62 de 101 . processos) referentes à restituição de Tributos Federais devem se iniciar por 16143. E.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. um processo de restituição aberto no primeiro minuto do dia 1º de janeiro de 2013 receberia o seguinte código: 16143. correspondente à ordem cronológica de autuação do processo. isso é só um resumo do tema. Para variar.00001/2013-XX. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 (alguém já deve ter falado pra você do Direito Subjetivo à Posse dentro do número de vagas e a Estabilidade). seguido de uma sequência de seis dígitos. A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática relacionada à gestão dos documentos. Após.4. previamente definida pelo plano. este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota espontaneamente das rochas. mesmo assim. E aí é que aparece o nosso plano de classificação. O plano de classificação é responsável por orientar o usuário responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma. Assim. Plano de Classificação dos Documentos Este tópico dificilmente será cobrado em sua prova em sua plenitude. o assunto ainda está muito nebuloso né? Veja só: a instituição pode fixar que os documentos (no nosso exemplo. mas lêlo ajudará a fechar a matéria na sua cabeça. Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma sequência lógica. A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao documento conforme o assunto nele tratado. Estude com afinco e poderá ser essa vez :P. este é o n mero de controle. Prof. 2. e principalmente. Contudo. poderíamos colocar o ano de autuação do processo e quem sabe um par de dígitos verificadores ao final. suficiente apenas para sua prova :P (mas acho que já serve né?).

Ideias não faltam.br Página 63 de 101 . e segundo. oficial de justiça ou de seu chefe. A atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação de documentos é do protocolo e não do arquivista. que pautará a conduta de cada homem e mulher que receber documentos na instituição? Este responsável é ninguém menos que a Comissão Permanente de Avaliação. os documentos pertinentes à área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles pertinentes ao setor de compras. Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo este critério. como já vimos. podem ser controlados por outro número. o ideal é que o código de classificação seja o mais abrangente e flexível possível. contribuinte.estrategiaconcursos. Primeiro porque este código deverá conter todos os assuntos possíveis e imagináveis que sejam pertinentes à instituição. Neste caso. os ofícios que chegam à repartição. deve ainda reservar espaços para sua futura expansão.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. saiba como dar o correto encaminhamento ao dito documento. Tudo isto terá de estar bem definido para que no dia que o senhor servidor do setor de protocolo e autuação receber um documento das mãos do cidadão. justamente pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcançado. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Por outro lado. não arquivista. Existem três critérios principais de classificação que poderão ser eleitos: . O arquivista comporá a Comissão Permanente de Avaliação. Prof. que elaborará a classificação (em abstrato) dos documentos. ainda que ambos tratem do mesmo assunto.com. E preste bem atenção! Eu disse setor de protocolo.Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria estrutura da instituição que os gera. por não dependerem de processos para ser atendidos. Felipe Cepkauskas Petrachini www. carimbado na primeira folha. elaborará o plano geral de classificação de documentos. A Comissão Permanente de Avaliação. E quem será responsável por este plano mestre de classificação de documentos.

3º da lei 8.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. e até relativamente comuns.estrategiaconcursos. todos os documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão agrupados. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . mesmo que tenha o hábito de fazer só as questões. Questões Comentadas Especialmente hoje. avaliação e Prof. Sabemos que as reestruturações dentro do organograma das instituições são possíveis.br Página 64 de 101 . Entretanto. tramitação. Mas o Senhor dos seus estudos é você. querendo pular. Neste caso. uso. sugiro que leia os comentários. razão pela qual o critério funcional dificilmente sofre modificações profundas em seu “esqueleto” original. Comentário: A questão está certa e exigiu apenas a literalidade do art.Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. fará com que você perceba como o tema é tratado pela banca. se adotado o critério estrutural.Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que contenham. ainda que as informações sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes setores da instituição serão agrupados sobre a mesma classificação. as atividades de uma instituição tendem a permanecer as mesmas ao longo de sua existência. tramitação. 01. acredito eu. em atenção à flexibilidade. mesmo que provenham de unidades diferentes da instituição. A doutrina costuma indicar a adoção do critério funcional de classificação. fique a vontade :P. CESPE – MPU 2010 – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção. . A alteração da estrutura de determinada instituição acarretará a revisão de toda a classificação. avaliação e arquivamento de documentos. Os documentos referentes à “história do Brasil”. Incluí trechos de teoria mesclados com as questões o ue. Felipe Cepkauskas Petrachini www.com. uso. Este é mais simples.159/91: 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção.

A gestão de documentos vai desde o momento de sua criação (produção) ou recepção (tramitação) até sua destinação final. Item Certo 04.2010.br Página 65 de 101 . CESPE – SEGER/ES .A gestão de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos arquivos permanentes das organizações publicas e privadas. que você pode memorizar com carinho. a banca exigiu apenas a literalidade do art. Comentário: A gestão de documentos possui vários objetivos. que pode ser a sua eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. CESPE – ANEEL . manutenção e destinação dos documentos.2011 O conjunto de operações técnicas referentes à produção. Todos estes são excelentes exemplos de para que serve a gestão de documentos. CESPE – TRE/BA – 2011 A gestão de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo até a sua destinação final. Item Certo 03. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 arquivamento em fase corrente e intermediária. Prof.com. 02. à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos. formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido sua destinação. 3º. administração.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Comentário: E tome artigo 3º :P.estrategiaconcursos. à tramitação. Felipe Cepkauskas Petrachini www. gerenciamento. assegurar o acesso à informação. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente Item Certo. Comentário: Mais uma vez. ao uso. dentre os quais podemos citar: organizar a produção. que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

nem alienados (vendidos). consoante legislação.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. mas sim valor secundário (informativo. Item Errado 06.159/91: Prof. O recolhimento é a passagem de um documento para o arquivo permanente. 10º da lei art. CESPE – 2011 . 8. onde o documento não possui mais função administrativa. Comentário: Nós já falamos em aula que a gestão de documentos é um conceito utilizado somente quando falamos de arquivos correntes e intermediários (vide redação do artigo 3º da Lei 8.br Página 66 de 101 .As ações da gestão de documentos devem ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional.2012 . Sendo assim. dependendo do documento.com. não devem ser eliminados ou alienados.estrategiaconcursos. CESPE –– MS (Ministério da Saúde) – 2008 – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de recolhimento. Os documentos permanentes nunca podem ser eliminados. É o que nos diz o art. É impróprio falar em gestão de documentos no arquivo permanente. o erro da questão está no fato de que os arquivos permanentes não possuem valor primário. Item Errado 07. a assertiva está errada. CESPE – ANATEL . Comentário: Item correto.Os documentos de valor permanente. probatório ou histórico). Isto se dá nas fases corrente ou intermediária. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Comentário: O curso do documento até o cumprimento de sua função administrativa constitui a fase em que o documento ainda possui seu valor primário. Item Errado 05. privilegiando as atividades no arquivo permanente.159). Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Entretanto.

Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Art. Comentário: O ciclo de vida dos documentos não é definido pelo tempo que o do umento existe.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. É o que diz o art.2012 . mas sim pela frequência e pelo tipo de utilização dele. o erro da questão está em falar da eliminação de documentos permanentes. o arquivo intermediário é considerado por muitos doutrinadores como “extensão do arquivo corrente” Prof. CESPE– IBRAM/DF .br Página 67 de 101 .O ciclo de vida dos documentos é definido pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos. 9º da lei 8. a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas somente é possível mediante autorização da autoridade arquivística. Por esta razão. na sua específica esfera de competência. Diga-se de passagem.Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Comentário: Realmente. Conforme vimos na aula.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.estrategiaconcursos.159/91: Art. Felipe Cepkauskas Petrachini www.2009 .com.A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições publicas e de caráter publico somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão. Item Certo 08. não há diferenças significativas entre um documento corrente e um intermediário que não seja a frequência de sua consulta. constituindo patrimônio histórico da nação. os arquivos permanentes não podem ser eliminados. 9º . não sendo mais “propriedade” (tecnicamente. 10º . No entanto. CESPE – ANATEL . Item Errado 09. não estão mais sob a custódia) da instituição de origem. Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histórico.

Comentário: A sentença está errada. Conforme vimos. Comentário: Espero que entenda porque fui tão chato ao longo da aula. Felipe Cepkauskas Petrachini www. podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição ao longo de sua existência.A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos. 13. na fase corrente. Item Errado. 10. CESPE – DETRAN . CESPE – ABIN – 2010 . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Item correto. apenas em alguns documentos específicos. CESPE – CORREIOS . repetindo cinco ou seis vezes a mesma coisa. o documento possui apenas valor primário.2012 .O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.com. e mesmo assim. Item Errado 11. sempre e sempre a mesma coisa :P.2006 . O CESPE não é criativa neste assunto. O valor secundário (ou histórico) surge apenas na fase permanente. Item Errado 12. pois a passagem de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é denominada transferência. cobrando sempre. Prof.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Comentário: O recolhimento é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.A transferência é ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.2011 . CESPE – ANATEL .De modo geral. O valor histórico dos documentos é também definido como valor secundário.estrategiaconcursos.br Página 68 de 101 . Recolhimento é a passagem para o arquivo permanente.

têm que ser aqueles encontrados em todas as unidades e de acesso mais restrito (em regra. Documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição ao longo de sua existência são documentos que possuem valor secundário. Ao invés da maçante afirmativa falsa: os documentos do arquivo permanente podem ser eliminados. E os documentos correntes estão lá para atender a uma finalidade imediata da instituição: seja lá aquilo que a instituição faça :P Item Errado 15.estrategiaconcursos. Felipe Cepkauskas Petrachini www.Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo.2008 .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Comentário: Os arquivos correntes são aqueles de uso frequente. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Comentário: A coisa já está começando a ficar mais elegante.2009 O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo Prof. funcional ou administrativo. técnico ou legal. CESPE– ANTAQ . A palavra imediato diz respeito àquilo que está mais próximo. Comentário: O valor primário é também chamado de valor imediato. o CESPE se esmerou em fazer algo um pouco melhor aqui :P. valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo.No que se refere ao documento. Item Certo 16. CESPE– ANEEL – 2010 . são os nossos bons e velhos documentos permanentes E agora voltamos à regra básica: documentos do arquivo permanente NÃO podem ser destruídos.com. e assim sendo. CESPE– INSS . Portanto. o aceso é concedido apenas àqueles funcionalmente encarregados das tarefas que justificam a consulta dos documentos). Item Errado 14.br Página 69 de 101 .

2010 . e normatização do acesso à documentação. esta questão quase não tem nada certo :P. uso. Comentário: A assertiva estaria correta.estrategiaconcursos. Item Errado 17. E eu provo para você: Segundo a Lei 8. seleção de materiais e equipamentos. fase esta que permitirá que se chegue a uma conclusão de como o arquivo será estruturado e organizado. Comentário: Nem sei por onde começar. Felipe Cepkauskas Petrachini www. CESPE – ABIN . não fosse um detalhe: o recolhimento é a passagem dos arquivos (correntes ou intermediários) para o arquivo permanente. não há o que se falar em gestão de documentos. Ora. Prof. os procedimentos não podem ser fixados sem que antes haja um arquivo.159/1991. e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleção de materiais e elaboração de questionários.A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários. Sem que isso tenha acontecido antes.br Página 70 de 101 . Mas. O mesmo vale para a seleção de materiais e equipamentos. ao invés de simplesmente utilizar os conceitos de Utilização e Destinação.com. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente". liberando espaços e economizando recursos materiais. vou ensiná-lo agora a pescar :P. tramitação.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. a gestão de documentos é conceituada como o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. Acompanhe: Vamos lá: a criação de formulários é etapa anterior à elaboração do plano arquivístico. em seu artigo 3º. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo começar a ser formado.

de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediaria é denominada fase de utilização de documentos. esta questão só está certa até a palavra "gestão documental". Comentário: Na fase de produção.2010 A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo. CESPE– AGU . Item Certo Prof.estrategiaconcursos. também podem ser enquadradas na fase de produção. não estão apenas aqueles atos que criam documentos. Todas as atividades acima elencadas fazem parte da fase de utilização de documentos. mas também aqueles viabilizam a criação dos documentos. Por tudo isto. Comentário: Item perfeito. aqui vai mais um pouco de teoria: A avaliação dos documentos é feita através de análise e seleção dos documentos. Assim. CESPE– STM – 2011. A destinação permitirá o encaminhamento subsequente do documento. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Item Certo 19. sugerir a criação ou extinção de modelos. o que posteriormente. entre outras atividades. o arquivista pode. permitirá a formação da tabela de temporalidade. entre outras atividades. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Mas caso você não tenha se convencido apenas com este raciocínio. Depois. ora para o arquivo permanente.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.Na fase de produção. de expedição. ora para o arquivo intermediário. e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.br Página 71 de 101 . a sugestão de criação e a seleção de recursos humanos.com. formulários. Item Errado 18. propor consolidação de atos normativos. copias ou vias desnecessárias. ora para a eliminação. pode jogar fora.

a fase de Destinação é realmente tida como a mais complexa pela doutrina. CESPE – TRE/BA .2011 . classificação. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Prof.2010 – A fase de destinação de documentos. Assim sendo.A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação. Comentário: As atividades descritas acima fazem parte da fase de Utilização. o que. por envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte. e não na fase de utilização (diga-se de passagem. a avaliação é uma das atividades mais complexas da gestão documental. em um programa de gestão de documentos. Comentário: Viu como é tranquilo? A maior parte das questões exige conhecimentos puramente conceituais. é mais complexa que as fases anteriores. distribuição e tramitação dos documentos. demanda um ser humano pensante. uma das fases básicas da gestão de documentos. No entanto.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. registro. CESPE – MPU . Item Errado 23. Comentário: Conforme vimos na questão.estrategiaconcursos. e não da fase de produção da gestão documental. ela se encontra na fase de destinação. não existe a fase de manutenção). engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento. Item Errado 21. Comentário: Realmente. Isto ocorre porque envolve a avaliação de documentos e a subjacente decisão de descartá-los ou encaminhá-los para o arquivo permanente. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 20. por sua vez.com. Item Certo 22.2010 – A produção. CESPE – MPU . o item está errado.br Página 72 de 101 . CESPE – CORREIOS .2010 – A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

br Página 73 de 101 . é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio. Item Errado.2010 . na qual teremos as informações gerais sobre como tratar cada um dos documentos do nosso arquivo. não é propaganda. é a partir do código de classificação (que permite a correta identificação da infinidade de documentos que passam pela instituição) que conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. é fato :P. O enunciado define a Tabela e Temporalidade. no livro “Arquivo: teoria e prática” de Marilena Paes. O código de classificação de documentos. resultado direto do processo de avaliação. e não fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruição. pela própria definição. o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.2010 – Na fase de produção de documentos. sendo baseado. Comentário: Questão puramente conceitual.estrategiaconcursos. Aliás. CESPE– MPU . E não.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Comentário: O item é praticamente a reprodução do item da nossa aula referente à fase da produção. é "um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades" Observe que. conforme consta no enunciado. além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.com. Felipe Cepkauskas Petrachini www. o objetivo do código de classificação de documentos é classificar os documentos produzidos ou recebidos pela instituição. Item Certo 24. incluindo os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. Item Certo 25. Porém. Prof. é justamente a análise e a avaliação que fazem com que a fase de Destinação seja a mais complexa das 03 fases. descaradamente. CESPE– ABIN . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Conforme visto no estudo das fases da gestão documental. conforme definido pelo Arquivo Nacional.

. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 26.Referência: Fixar políticas de acesso e utilização dos documentos. mas que ainda possuem valor probatório. físicos e biológicos.com. Item Certo 27. Comentário: Visto em aula. onde devem permanecer até a sua eliminação. publicação.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. se e quando apresentarem valor histórico que justifique sua guarda permanente e não sua eliminação. Os documentos do arquivo permanente são aqueles que perderam seu valor administrativo (valor primário). Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.br Página 74 de 101 . principalmente no que se refere ao seu local de guarda. justificando sua preservação como mostra da história da instituição que o produziu ou recebeu. descrição. .Conservação: lembre-se que falamos de documentos já com vários anos de existência. protegendo-os da exposição de agentes químicos.estrategiaconcursos. Tava até colorido. Comentário: Questão que cobra do candidato o básico do básico sobre a classificação dos arquivos em função dos estágios de sua evolução. agorinha pouco caro aluno :P.Descrição e Publicação: Atividade afeta à tarefa de relacionar os documentos do arquivo. e dar conhecimento ao público sobre o conteúdo do acervo (lembre-se da finalidade informativa. são necessárias medidas de proteção aos mesmos. especialmente o de respeito aos fundos. . probatória e histórica dos documentos deste arquivo).2010 Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos intermediários. CESPE– ABIN . CESPE – ABIN .Arranjo: Ordenação dos documentos seguindo critérios. conservação e referência.2010 São atividades características do arquivo permanente: arranjo. e assim. informativo ou histórico. Os documentos de valor histórico devem ser recolhidos ao arquivo permanente. Olha um resumo bem rápido: .

Exercitemos o raciocínio. por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil. não mais justificando sua guarda em um local próximo daquela. CESPE – ANATEL . estão Prof. enviados ao destinatário. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os arquivos correntes dessas unidades. Desta forma. Comentário: Outra questão básica. Considerando a situação hipotética acima. Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente. Item Errado.estrategiaconcursos. 28. atualmente. legal ou fiscal).com. em seguida.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax. Básica pois trabalha com os conceitos vistos em aula. Além disso. sem nenhum tipo de orientação e. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 O arquivo intermediário se dedica à conservação de documentos que ainda possuem valor primário (administrativo. depois. Felipe Cepkauskas Petrachini www. esses documentos são transferidos para outro lugar. julgue o item subsequente. e ao mesmo tempo. que são nossos queridos documentos consultados com frequência. em hipótese alguma (e estou ciente do peso destas palavras para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente poderão ser destruídos. como arquivo morto. Uns são registrados e. Os documentos descritos no enunciado acabaram de ingressar na instituição (mesmo que em condições precárias de organização :P). já que o valor histórico jamais se perderá. de Arquivos Correntes. correio eletrônico).2010 Os documentos chegam. pois nos permite pensar um pouco. interessante. de forma variada.br Página 75 de 101 . acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público. geralmente. há aqueles que. conhecido. outros entram sem nenhum tipo de anotação. nunca. mas que deixaram de ser consultados frequentemente pela instituição. Interessante. em determinado órgão público instalado em Brasília. no caso. Por fim.

Os arquivos correntes e as atividades de controle. é porque possuem valor administrativo. E por quê? Pois permitirá que eu explique o significado do termo tanto quando falamos de Arquivos Correntes como quando falamos de Protocolo. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 fresquinhos. se Prof. distribuição. mas fazer com que todas as atividades de controle (recebimento. Eles.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. e acabaram de chegar. ou nem mesmo recebidos pelo protocolo do órgão. mas que ainda podem ser solicitados. Como sei disso: se tais documentos não tivessem qualquer valor primário (administrativo). O sistema centralizado de arquivos correntes não envolve apenas juntar toda a documentação em um único local (centralizado :P). simplesmente. necessariamente. Definição pronta. devem compor o arquivo corrente da unidade. Item Certo 30. 29. com um setor por andar. Pois bem. é óbvio que ainda não tiveram seu valor administrativo exaurido. ninguém teve tempo de lê-los ainda (acabaram de chegar :P). Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores. como o protocolo. prontos para ser trabalhados. Comentário: Preste bem atenção agora. registro. simplesmente não seriam encaminhados ao setor destinatário. Comentário: Mííííítiiiicooo :P. movimentação e expedição) dos documentos de uso corrente passe por um único órgão.br Página 76 de 101 . Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Se o foram. se possuem valor administrativo. Item Certo. ao mesmo tempo. deverão ser transferidos ao arquivo intermediário.com. evitando confusão na sua cabeça :P. podem ser centralizados ou descentralizados. porque. perfeita e acabada de Arquivo Intermediário e de sua função.estrategiaconcursos. Pense em uma repartição pública localizada em um prédio de 40 andares. Não tratei de centralização e descentralização de arquivos correntes e protocolos na aula porque esta questão é a oportunidade perfeita para fazer isso.

com.br Página 77 de 101 . teremos vários órgãos responsáveis pela recepção dos documentos. Comentário: Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão. o registro do documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s). de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação. pelo setor responsável por estes. não sendo estendidas essas rotinas aos documentos de caráter particular.Técnico As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento.Recebimento . garantindo assim.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. cada qual. além de os próprios arquivos não se encontrarem "unificados". CESPE .Autuação . o acesso à informação. . e este nosso "protocolo" é que efetuará todos os procedimentos de recepção e encaminhamento da documentação.centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos: o órgão de recepção de documentos será um só.Registro . Marilena cita dois critérios de descentralização de arquivos correntes: .estrategiaconcursos. como aos próprios arquivos. haverá um único setor responsável por receber toda e qualquer documentação endereçada a qualquer um dos setores.ANAC . por sua vez. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 a dita repartição adotar um sistema centralizado. mas os arquivos correntes serão mantidos. O Protocolo (enquanto conjunto de operações de controle) realiza as seguintes atividades: . Felipe Cepkauskas Petrachini www.Classificação Prof.descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos: neste caso.2012 . pode referir-se tanto às atividades de controle dos documentos. Um sistema descentralizado. Item Certo 31.

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. como é que você vai saber do que se trata se não ler o dito documento?). Prof. e menos ainda as informações ali constantes devem ser registradas.estrategiaconcursos. limitando-se à etapa de Recebimento.br Página 78 de 101 . Aqui o encarregado no setor de protocolo vai receber os documentos que entram na instituição.com.Expedição/Distribuição . conforme o caso. você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e particulares não passam por todas as etapas do protocolo. ou Recebimento e Registro. A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. envelopes lacrados com um baita carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem neles). Com isso. sendo apenas recebidos. registrados e encaminhados. para que sejam formalizados. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 . ele precisa ser lido (afinal. Da mesma forma. ou aqueles que tiverem sido produzidos na própria instituição.Controle/Movimentação Recebimento: É o procedimento inicial. não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela etapa de autuação. Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa ser classificado. Ele será simplesmente recebido e encaminhado ao interessado. e desta forma. ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Desta forma.

1 Cursos Internos 5 anos - Guarda Permanente - 023.estrategiaconcursos.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda Permanente - 022.com. intermediária ou permanente.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação - Corrente Prof. CESPE . Projetos de Trabalho 5 anos 10 anos Guarda Permanente - 020. Mas vamos aproveitar a oportunidade para ver dois tópicos ao mesmo tempo. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Prazos de Guarda Destinação Final Intermediária Observações Código Assunto 002. Comentário: Outro presente da banca. os documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente.ANAC – 2012 De acordo com a tabela de temporalidade. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Item Certo 32.br Página 79 de 101 .1 Legislação de Pessoal Enquanto vigorar - Guarda Permanente - 020.

Comentário: Outro motivo para termos pego aquela tabela de exemplo: a unidade de medida de tempo utilizada na Tabela de Temporalidade é o “ano”.com.2012 .1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar Esta tabela existe para dizer a você que os documentos não precisam passar por todas as fases do ciclo vital. nunca. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 024.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. e depois é eliminada. já que o valor histórico jamais se perderá.estrategiaconcursos. sem passar por outras fases.br Página 80 de 101 . CESPE – ANAC .1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 024. Item Errado. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.Técnico Ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade para estabelecer o período de guarda dos documentos no arquivo intermediário. Veja a escala de férias: ela fica guardada durante 7 anos no arquivo corrente. 33. O artigo 10º. Mas o que realmente é importante saber aqui é o seguinte: Por fim. apenas acredite!). é a prova de tudo que já falei a vocês: Art. Mais uma daquelas convenções. em hipótese alguma (e estou ciente do peso destas palavras para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente poderão ser destruídos. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Entretanto.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 027. não se preocupe tanto com isso: é fácil de memorizar e dificilmente vai ser cobrado em outra prova tão cedo. por fim.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação - 026. Imprescritível meu caro. é algo insuscetível de perda de valor legal com o mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade estudando isso :P.

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Item Certo.
34. CESPE - ANATEL – 2012 O ciclo de vida dos documentos é definido pela
frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.
Comentário: Basilar meu caro Watson! A classificação baseada no clico de
vida dos documentos é toda construída sobre o critério de frequência de consulta ao
documento para o caso de distinção entre os documentos correntes e
intermediários, ou pelo tipo de utilização, para distinguir aqueles dos documentos
permanentes. E isso vem da Lei!!!
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas frequentes.
§ º - Consideram-se documentos intermediários aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem
ser definitivamente preservados.

Item Certo
35. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de gestão de documentos, julgue os
itens a seguir.
A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos
arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Comentário: Olha lá de novo

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Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro
inseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas :P.
O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens.
Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de um
documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento
não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por
questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária.
Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas
parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou
ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu
valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao
arquivo permanente.
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Item Certo
36. CESPE - ANATEL - 2012 Por meio da tabela de temporalidade,
determina-se a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou a
guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das
instituições.
Comentário: Perfeito. Vamos ver nossa Tabela de Temporalidade Hipotética:
Prazos de Guarda

Destinação
Final

Observações

10 anos

Guarda
Permanente

-

Enquanto
vigorar

-

Guarda
Permanente

-

Sindicatos

5 anos

5 anos

Guarda
Permanente

-

022.1

Cursos
Internos

5 anos

-

Guarda
Permanente

-

023.1

Admissão

5 anos

45 anos

Eliminação

-

024.1

Folha de
Pagamento

5 anos

95 anos

Eliminação

Microfilmar

024.2

Escala de
Férias

7 anos

-

Eliminação

-

026.1

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminação

Microfilmar

027.1

Folha de
Ponto

5 anos

47 anos

Eliminação

Microfilmar

Código

Assunto

002.

Corrente

Intermediária

Projetos de
Trabalho

5 anos

020.1

Legislação de
Pessoal

020.2

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Destinação Final é guarda permanente ou eliminação. Não tem meio termo.
Ou vira fogueira, ou será guardado para sempre.
E falei isto mais de uma vez na teoria:
E como não poderia deixar de ser, você não confiou em mim para reproduzir
a legislação, e sim para enterrar a informação na sua cabeça para que ela não
consiga mais sair (o papo do recém-nascido no berço era mentira :P). E assim
sendo, aí vai o esquema gráfico e multicolorido:

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.

memorize: o documento pode possuir 02 destinações distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Pera.” Assim. Se não entendeu a graça. deve ser higienizado e restaurado.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Por enquanto. tramitação.br Página 85 de 101 .Para o pleno exercício de suas funções. nem Prof. Parágrafo único . independentemente de sua destinação final. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Felipe Cepkauskas Petrachini www. após a avaliação não será necessariamente eliminado. Não precisa falar mais nada né :P. Item Certo 38. E essa conclusão é alcançada lendo-se a parte final do artigo 3º da Lei 8159/1991: “Art. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. ou se torna “imortal”. e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Ou seja.2012 O documento de arquivo em papel. Comentário: Espero que tenha dado risada desta questão :P. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece depois que essa finalidade acaba. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. o documento. uso. note que o destino final do documento será a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. acompanhe: Os documentos do arquivo existem para atender a uma finalidade administrativa.com. Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua vida administrativa. o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Não existe meio termo: ou o documento “morre”.estrategiaconcursos. precisa: a ANATEL é uma agência vinculada ao Executivo Federal. ou jamais será destruído. CESPE - IBAMA .

.

os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos.ANCINE . Felipe Cepkauskas Petrachini www. Qualquer órgão dentro da instituição pode determinar a expedição de documentos. a operacionalização deste procedimento é atividade exclusiva do protocolo. Entretanto.estrategiaconcursos. Vamos dar nome ao boi primeiro: Expedição: é o envio do documento para outro órgão. Item Certo 40. 2º . CESPE . relativos à gestão de documentos. para os fins desta Lei. Veja a Lei 8159/1991: Art. A expedição de documentos é uma atividade exercida exclusivamente pelo protocolo. faz com que um objeto possa ser chamado de documento :P. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 de um bacharel em Direito e advogado impedido de advogar que também dá aulas de Arquivologia :P). Melhor não dá para ficar! Qualquer suporte. desde que produzido em decorrência do exercício de atividades específicas (do órgão público). E qualquer setor que se comportar desta maneira ao expedir o documento é o p óprio Protocolo (em caso de protocolos descentralizados). Qualquer um mesmo.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. que executará todos os trâmites.br Página 87 de 101 . Item Certo Prof. garantindo que haja controle daquela movimentação.Consideram-se arquivos. em decorrência do exercício de atividades específicas. externo à estrutura da instituição. instituições de caráter público e entidades privadas.2012 Julgue os itens que se seguem.com. qualquer natureza. Comentário: Questão traiçoeira meu caro. Só entendi o porquê de esta alternativa estar correta quando já trabalhava na Receita. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. bem como por pessoa física.

com. bem como sua destinação final.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda Permanente - 022.1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 024. Felipe Cepkauskas Petrachini www.1 Legislação de Pessoal Enquanto vigorar - Guarda Permanente - 020.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação - 024. o documento precisa ser classificado anteriormente (alguém precisa te dizer o que é aquilo).br Página 88 de 101 . explica para mim: Como é que você irá aplicar a tabela de temporalidade.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação - 026. meu filho. Prof. se não faz ideia do documento que está segurando? Por estas razões.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 027.1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar Corrente Observações Fonte: Miranda.2013 A classificação é uma atividade que antecede a avaliação de documentos. É o mapa do arquivista. Mas. Relembremos nossa Tabela de Temporalidade Hipotética: Prazos de Guarda Destinação Final Intermediária Código Assunto 002. o qual orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita pela instituição e que chegam ao arquivo. e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e intermediária. Elvis Correa (adaptada) A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos documentos. Comentário: Vamos exercitar a mente um pouco. CESPE – SERPRO .estrategiaconcursos.1 Cursos Internos 5 anos - Guarda Permanente - 023. Projetos de Trabalho 5 anos 10 anos Guarda Permanente - 020. antes de poder ser avaliado.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 41.

Classificação: A Classificação é procedimento que buscará classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Item Certo. Para a explicação não ficar tão vaga. e a partir daí. Só que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa ser classificado. Desta forma. decidir qual o destino que o documento deve tomar. envelopes lacrados com um baita carimbo escrito “SIGILOSO” não serão abertos (não é para você saber o que tem Prof. como é que você vai saber do que se trata se não ler o dito documento?). 42. Mas claro que isso não é suficiente :P.estrategiaconcursos. através da classificação será possível determinar sobre que assunto o documento trata.2013 A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolos Comentário: Rememorai os grandes feitos de nossos antepassados (ou pelo menos o bendito desenho das fases do Protocolo :P): Viu o quadradinho azul escuro? Está escrito Classificação ali :P. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados.br Página 89 de 101 .com. CESPE – SERPRO . ele precisa ser lido (afinal.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.

que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções. O que dissemos na aula foi o seguinte: A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática relacionada à gestão dos documentos. Ele será simplesmente recebido e encaminhado ao interessado. limitando-se à etapa de Recebimento. Era apenas para você saber de onde as perguntas vem :P. registrados e encaminhados. ela explica o básico do básico em termos de gestão de documentos. A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Não meu caro.com. Item Certo 43.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. e desta forma.br Página 90 de 101 . 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. ou Recebimento e Registro. Felipe Cepkauskas Petrachini www. como decorrência de um programa de gestão de documentos. e menos ainda as informações ali constantes devem ser registradas. CESPE – SERPRO . a Classificação é um dos passos da rotina de protocolo. até porque. A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao documento conforme o assunto nele tratado. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 neles). você já consegue deduzir que os documentos sigilosos e particulares não passam por todas as etapas do protocolo. sendo apenas recebidos. deverão organizar seus arquivos correntes com base em métodos de classificação. Prof. eu não dei essa resolução em aula.estrategiaconcursos. Da mesma forma. conforme o caso. Com isso.2013 O instrumento arquivístico empregado para a correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação. Comentário: Vamos ver o que nos diz a Resolução CONARQ nº 1: Art. não serão classificados e nem mesmo precisarão passar pela etapa de autuação. ninguém na instituição quer saber o que está escrito na fatura do banco que chegou pelo correio para o Joãozinho das Flores. Em todo caso.

2013 O gênero do documento é uma informação relevante para a determinação dos prazos de guarda de documentos no arquivo.com. e sim de Plano de Classificação de Documentos. CESPE – SERPRO . estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. cujos exemplos compreendem os contratos. Prof. Comentário: Voltemos às origens: A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo conforme a forma na qual a informação se manifesta. E aí é que aparece o nosso plano de classificação. falamos de Plano de Destinação. Ele precisa ser criado pela instituição. Item Errado. Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.br Página 91 de 101 . O plano de classificação é responsável por orientar o usuário responsável pela classificação a como proceder na execução da mesma. previamente definida pelo plano. Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma sequência lógica. Veja a tabela abaixo: Documentos Definição São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Contudo. Desta forma. Felipe Cepkauskas Petrachini www. E. em nenhum momento. relatórios. É o tipo de documento mais comum atualmente. e principalmente.estrategiaconcursos. 44. certidões e o Escritos ou textuais que mais você conseguir imaginar :P Iconográficos Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". este código não é fruto do inconsciente coletivo nem brota espontaneamente das rochas.

1 Legislação de Pessoal 020. Filmográficos Falamos de documentos na forma de "imagem em movimento". representam grandes áreas através de imagens reduzidas. Digitais Gravados em meio digital.1 Prof. em função desta característica. Micrográficos Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. Veja só: Prazos de Guarda Destinação Final Observações 10 anos Guarda Permanente - Enquanto vigorar - Guarda Permanente - Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda Permanente - Cursos Internos 5 anos - Guarda Permanente - Código Assunto 002. Corrente Intermediária Projetos de Trabalho 5 anos 020. E isto não ajuda em absolutamente nada na hora de estabelecer prazos de guarda :P. por outro lado. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento. nos diz bastante sobre o que fazer com o documento. sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.2 022.br Página 92 de 101 . A espécie documental. demandando. mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Através do uso de escala.estrategiaconcursos. são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. Felipe Cepkauskas Petrachini www. Esta aula é um exemplo de documento digital :P Cartográficos Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso.com. independentemente de apresentarem áudio. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Sonoros Tranquilo :P. O aluno mais perspicaz notará que o gênero do documento em muito se relaciona com seu suporte. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros. equipamentos eletrônicos para sua consulta.

Análise dos dados coletados .Implantação e acompanhamento Qualquer semelhança não é mera coincidência. atas. Item Errado. todos estas espécies poderão figurar na Tabela de Temporalidade. 45. por fim. mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária. CESPE – SERPRO .1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação - 026. acompanhamento.com.br Página 93 de 101 . Prof. Elvis Correa (adaptada) Escala de férias.Levantamento de dados . nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o CESPE tem admiração inabalável) divide a organização dos arquivos em quatro fases: . análise dos dados coletados. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 023.2013 Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta. folha de ponto. 46. e servirão como parâmetro para o estabelecimento dos prazos de guarda.2013 As etapas de trabalho da organização de arquivos são levantamento de dados.estrategiaconcursos.Planejamento . planejamento e implantação e. Felipe Cepkauskas Petrachini www.1 Admissão 5 anos 45 anos Eliminação - 024. Item Certo.1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar Fonte: Miranda. Comentário: Pois bem. CESPE – SERPRO .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 027. certidões.

E não importa o que tem dentro. Questões Propostas 01. imediatamente. avaliação e arquivamento de documentos. eu posso muito bem receber um envelope com documentos para instrução de um processo. é encaminhado a seu destinatário. como é que o protocolo ia saber o que tem dentro. pois o tema da correspondência somente será conhecido pelo destinatário. uso. CESPE – MPU 2010 – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção. No exercício de minhas funções públicas. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Comentário: Vamos ver nosso desenho de novo: O documento particular bate no protocolo e.estrategiaconcursos. E só frisando: mesmo que o assunto seja tema pertinente às atividades do órgão. Prof. ainda assim não deverá ser aberto. mas se a informação “particular” constar nele. tramitação.com. já que não poderia abrir o documento? :P Pegou o detalhe? Item Certo.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. seja lá qual ele for.br Página 94 de 101 . Felipe Cepkauskas Petrachini www.

2012 .A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições publicas e de caráter publico somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão. CESPE – 2011 .br Página 95 de 101 . CESPE– IBRAM/DF . CESPE – ANATEL . consoante legislação. 04. à tramitação.2012 . 09.estrategiaconcursos.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. ao uso. CESPE – ANEEL . à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos. Felipe Cepkauskas Petrachini www. CESPE – ANATEL . 08.O ciclo de vida dos documentos é definido pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos. CESPE – ANATEL . CESPE –– MS (Ministério da Saúde) – 2008 – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de recolhimento. 10. Prof. que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.Os documentos de valor permanente.2011 O conjunto de operações técnicas referentes à produção.A gestão de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos arquivos permanentes das organizações publicas e privadas. CESPE – TRE/BA – 2011 A gestão de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo até a sua destinação final.2012 . 05. privilegiando as atividades no arquivo permanente. não devem ser eliminados ou alienados. 07.com. 06.2009 .As ações da gestão de documentos devem ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional. 03. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 02. CESPE – SEGER/ES .2010.

formulários.A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. 19.2006 .2008 .O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação. CESPE– AGU . seleção de materiais e equipamentos. 17. CESPE – ABIN – 2010 . 12. CESPE – CORREIOS .2011 . técnico ou legal.br Página 96 de 101 . CESPE– INSS . e normatização do acesso à documentação. valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo.De modo geral. liberando espaços e economizando recursos materiais.2009 O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos. sugerir a criação ou extinção de modelos. CESPE – DETRAN .estrategiaconcursos.Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo.No que se refere ao documento. CESPE– ANTAQ . de expedição. copias ou Prof. 13. 16. CESPE– STM – 2011.2010 . de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediaria é denominada fase de utilização de documentos. Felipe Cepkauskas Petrachini www. podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da instituição ao longo de sua existência. 15.A transferência é ação de condução dos documentos ao arquivo permanente. CESPE – ABIN .2010 A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo. o arquivista pode. CESPE– ANEEL – 2010 . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 11. 14.com. 18. entre outras atividades.Na fase de produção.

engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento. CESPE – TRE/BA .2010 – Na fase de produção de documentos. uma das fases básicas da gestão de documentos. Além disso.2011 . CESPE– MPU . Uns são registrados e.2010 – A fase de destinação de documentos. é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.2010 – A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação. conservação e referência. 22. registro. é mais complexa que as fases anteriores. 24. em um programa de gestão de documentos. CESPE – CORREIOS . onde devem permanecer até a sua eliminação. e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística. em determinado órgão público instalado em Brasília. o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. 20. Prof. CESPE – MPU .2010 Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos intermediários.com.2010 São atividades características do arquivo permanente: arranjo. Felipe Cepkauskas Petrachini www.O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. 21. classificação. distribuição e tramitação dos documentos. 23. 25. CESPE– ABIN .estrategiaconcursos.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. CESPE – ANATEL . em seguida. de forma variada. 27.br Página 97 de 101 . CESPE – MPU . enviados ao destinatário. outros entram sem nenhum tipo de anotação. CESPE– ABIN . Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 vias desnecessárias.2010 Os documentos chegam. CESPE – ABIN . publicação. resultado direto do processo de avaliação. propor consolidação de atos normativos.A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação. descrição.2010 . 26. por envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte.2010 – A produção. além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.

Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente.Técnico Ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade para estabelecer o período de guarda dos documentos no arquivo intermediário. 31. CESPE – ANAC . CESPE . Os arquivos correntes e as atividades de controle. Felipe Cepkauskas Petrachini www. mas que ainda podem ser solicitados. conhecido.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público. intermediária ou permanente.Técnico As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento.estrategiaconcursos. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados. podem ser centralizados ou descentralizados. 29. 34. CESPE . Prof. julgue o item subsequente. como o protocolo. Os documentos que entram no órgão público descrito na situação hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os arquivos correntes dessas unidades. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 há aqueles que. por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil.2012 . atualmente. como arquivo morto. 32. esses documentos são transferidos para outro lugar. 28.com. 30.br Página 98 de 101 . sem nenhum tipo de orientação e. não sendo estendidas essas rotinas aos documentos de caráter particular. os documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente. depois. Considerando a situação hipotética acima. CESPE . deverão ser transferidos ao arquivo intermediário. o registro do documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s). geralmente. 33.ANATEL – 2012 O ciclo de vida dos documentos é definido pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.2012 . entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax. correio eletrônico).ANAC .ANAC – 2012 De acordo com a tabela de temporalidade.

Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 35. julgue os itens a seguir.estrategiaconcursos.br Página 99 de 101 . CESPE . CESPE . CESPE . determina-se a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou a guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das instituições. A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. CESPE - IBAMA . independentemente de sua destinação final. 42 CESPE – SERPRO .2012 Por meio da tabela de temporalidade.com. 36.2012 Julgue os itens que se seguem.2012 O documento de arquivo em papel.2013 O instrumento arquivístico empregado para a correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação. Felipe Cepkauskas Petrachini www.2013 A classificação é uma atividade que antecede a avaliação de documentos. inclusive o digital. Prof. 44 CESPE – SERPRO .ANCINE . os documentos permanentes das agências reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.2013 O gênero do documento é uma informação relevante para a determinação dos prazos de guarda de documentos no arquivo. 37.2012 Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais.2012 Acerca de gestão de documentos.ANATEL . deve ser higienizado e restaurado. CESPE .ANATEL . CESPE .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.ANATEL . 41 CESPE – SERPRO . 40.IBAMA . relativos à gestão de documentos.2013 A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolos 43 CESPE – SERPRO . 38.2012 De acordo com legislação. 39.

Prof. análise dos dados coletados.Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.estrategiaconcursos. mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária. acompanhamento. por fim. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 45 CESPE – SERPRO .2013 Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta. planejamento e implantação e.com.2013 As etapas de trabalho da organização de arquivos são levantamento de dados. Felipe Cepkauskas Petrachini www. 46 CESPE – SERPRO .br Página 100 de 101 .

estrategiaconcursos.br Página 101 de 101 .Noções de Arquivologia para Agente Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof.com. Felipe Cepkauskas Petrachini 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 C E C C E C E C C C www. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula 02 Gabarito: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 C C C E E E C E C E 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E E E E C E E C C E 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 C E C C C C C E C C 41 42 43 44 45 46 C C E E C C Prof.