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ALMOXARIFADO E

PATRIMNIO
1. OBJETIVO DO TRABALHO
O objetivo do trabalho do GT Almoxarifado e Patrimnio foi o levantamento de informaes
de rotinas operacionais nas reas de Almoxarifado e Patrimnio realizadas nas unidades
gestoras. Para tanto foram indicadas trs unidades gestoras onde foram realizadas visitas
para o referido levantamento, a saber: Agncia Estadual de Metrologia do Estado de Mato
Grosso do Sul AEM-MS; Agncia Estadual de Defesa Sanitria Animal e Vegetal do Estado
de Mato Grosso do Sul IAGRO e Secretaria de Estado de Administrao SAD-MS.
Os trabalhos foram realizados conforme planejamento da Gerncia de Estruturao e
Padronizao da AGE, com a finalidade de estudos para a padronizao dos procedimentos
realizados pelas UGs e a reestruturao e aprimoramento das atividades da Auditoria Geral
do Estado.

2. LISTA DE FLUXOGRAMAS
1. Aquisio de Material
2. Recebimento de Materiais
3. Aceitao de Materiais
4. Requisio para Uso
5. Desfazimento
6. Licitao Bens Imveis
7. Licitao de Bens Mveis

ALMOXARIFADO E
PATRIMNIO
AQUISIO DE MATERIAL
Responsvel pelo setor de almoxarifado
acompanha os nveis de estoques com a
finalidade de reposio, aplicando a Frmula
de Gerenciamento de Estoque.

Emite relatrio
autoridade competente
informando a
necessidade de novas
aquisies.

Autorizao de
novas aquisies

NO autorizao
de novas
aquisies

Responsvel pelo almoxarifado


encaminha o Pedido de
Aquisio de Materiais,
devidamente autorizado para o
Setor de Compras.

Arquivamento do
pedido de aquisio
com a devida
justificativa.

RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Responsvel pelo setor de
almoxarifado recebe os
materiais temporariamente

Responsvel confronta os
materiais com os documentos
de suporte (Pedido de Aquisio
de Materiais, Nota de Empenho,
Documentos Fiscais)

Emite o Termo de
Recebimento Provisrio e
promove a guarda dos
materiais at o
recebimento definitivo
pela Comisso de
Recebimento.

OBS: Poder ser dispensado, que se


dar mediante recibo, nos casos de
gneros perecveis, alimentao
preparada, combustveis e
lubrificantes automotivos.

Solicita a presena da
Comisso de
Recebimento.

ALMOXARIFADO E
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ACEITAO DE MATERIAIS
Comisso de Recebimento
avalia os materiais de
acordo com o contrato e os
documentos de suporte.

Comisso de
Recebimento,
quando necessrio,
solicita avaliao
tcnica do material

Comisso de
Recebimento toma
deciso conforme o
Laudo Tcnico
emitido.

NF no
confere com
NE

NF confere
com NE

Comisso de
Recebimento NO
aceita materiais

Comisso de
Recebimento
aceita materiais

Entra em contato
com o fornecedor
para regularizao

Fornecedor
NO
regulariza

Realiza o
recebimento
definitivo

Fornecedor
regulariza

encaminha uma via


do termo ao
Almoxarifado para
fins de registro no
respectivo sistema.

Recusa o
recebimento e
comunica ao setor
de compras para
as providncias
cabveis.

ALMOXARIFADO E
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REQUISIO PARA USO

Servidor cadastrado
no sistema (GCA)
consulta a relao
de materiais em
estoque e registra a
requisio

Chefia
imediata
analisa a
requisio

Requisio
autorizada

Almoxarifado analisa a
quantidade solicitada, e realiza a
entrega total ou parcial de
acordo com o estoque.

Requisitante registra no sistema


o recebimento do material que
gera simultaneamente a baixa
do estoque.

Requisio
NO
autorizada

fim

OBS: Como a baixa se realiza


concomitante a entrega dos
materiais, no h a necessidade
da Ficha de Prateleira.

ALMOXARIFADO E
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DESFAZIMENTO
rgos e Entidades devero
levantar a existncia de
materiais permanentes em
condies de desfazimento.

Setor de Patrimnio recebe


os materiais sem condies
de uso ou ocioso

Setor de Patrimnio declara a


disponibilidade e providencia a
relao dos mesmos para serem
avaliados pela Comisso de
Desfazimento.

Comisso de Desfazimento
realiza o exame pericial dos
bens a serem baixados

Comisso de
Desfazimento emite o
DVR Documento de
Vistoria e Reavaliao.

Almoxarifado, com base no


DVR, baixa os bens e encaminha
os mesmos Coordenadoria de
Gesto Patrimonial da SAD para
os devidos fins

ALMOXARIFADO E
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LICITAO BENS IMVEIS
Setor de Bens Imveis/SAD realiza
levantamento de Imveis aptos para o
certame, via SISBIM (inventrio), atendendo
solicitao do Secretrio da SAD.

Elabora o
Relatrio de
imveis aptos
para licitao

Encaminha o
relatrio ao
governador para
autorizao

JAE Junta de Avaliao do


Estado realiza a atualizao
de valores dos bens
autorizados para alienao

Comisso de Licitao realiza os


procedimentos administrativos e
convoca o leiloeiro oficial se for o caso.

Comisso de Licitao
encaminha para
publicao do Edital
do Certame no DOE

Concorrncia

Leilo

Publicao com
antecedncia mnima de
30 dias da realizao do
certame.

Publicao com
antecedncia mnima de
15 dias da realizao do
certame.

Leiloeiro oficial
realiza o leilo e faz
a prestao de
contas Comisso
de Licitao.

Comisso de
Licitao realiza a
Concorrncia.

continua

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Comisso de Licitao
elabora planilha com
DAEMS pagos e os valores
das parcelas a vencer e,
envia via Ofcio ao Tesouro.

Comisso de Licitao
providencia junto ao
Secretrio da SAD a
Homologao (venda a
prazo) Homologao e
Adjudicao (venda vista).

Publicao no DOE
do resultado e
homologao do
certame.

Setor de Bens Imveis


providencia a abertura de
processo administrativo
individualizado para
transferncia de propriedade
(escritura pblica).

Setor de Bens Imveis


despacha o processo
para baixa contbil dos
bens adjudicados

ALMOXARIFADO E
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LICITAO DE BENS MVEIS
Secretrio de Estado
de Administrao
autoriza a Licitao
de bens mveis

Prazo de 2 meses
de antecedncia

Diretoria geral de
administrao
comunica s UGs

UGs transferem
via Sispat-Web
UG SAD e enviam
os bens
Comisso de
Licitao.

UGs enviam
os bens
Comisso de
Licitao.

Comisso de Licitao
recebe os bens
acompanhados de
MMBM que
encaminhado ao Setor
de Almoxarifado/SAD.

Almoxarifado/SAD
providencia o Termo
de Responsabilidade
dos bens recebidos

Comisso de
Leilo assina o
Termo

Comisso de Licitao
faz a redistribuio
dos bens emitindo o
devido Atestado de
Redistribuio.

continua

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Setor de Almoxarifado/SAD
realiza os procedimentos de
acordo com o Atestado de
Redistribuio e atualiza o
Termo de Responsabilidade.

Comisso de Licitao
instrui Processo de Licitao
e encaminha
Coordenadoria de
Contabilidade/SAD

Coordenadoria de
Contabilidade
realiza os devidos
registros

Comisso de Licitao
encaminha para
publicao do Edital do
Certame no DOE

Leiloeiro
oficial realiza o
Certame

Leiloeiro oficial
encaminha prestao
de contas Comisso
de Licitao.

Comisso de Licitao
providencia
documentos

Comisso de Licitao
encaminha para
publicao do
resultado no DOE

- planilhas dos bens alienados para Contabilidade;


-planilha dos bens no alienados para CGA/SAD
atualizar o Termo de Responsabilidade;
- planilha da distribuio da receita (Adm. Indireta).
- junto ao Secretrio da SAD a homologao (venda a
prazo), homologao e adjudicao (venda vista)

continua

ALMOXARIFADO E
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Setor de Bens Mveis
despacha o processo
Coordenadoria de
Contabilidade para o registro
da baixa dos bens alienados

Setor de Bens Mveis


encaminha Ofcio ao
Tesouro informando a
distribuio da receita.

Setor de Bens Mveis


providencia os documentos
para transferncia de
propriedade dos bens
alienados.

Setor de Bens
Mveis acompanha
a efetiva
transferncia de
propriedade.

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