Elementos del proceso administrativo

Los eventos tursticos, no importa de cul se trate, desde su concepcin hasta su

culminacin, requieren de lineamientos que guen su diseo, implementacin y
evaluacin, el rea de conocimiento que aporta los elementos metodolgicos es la
administracin y de manera concreta el proceso administrativo.
El proceso administrativo es una tcnica que norma y gua las actividades en las
fases de planeacin, implementacin, desarrollo y evaluacin de las reuniones, la
administracin aporta elementos para establecer acciones lgicas, que su
resultado hacen posible acciones posteriores.
Etapas del proceso administrativo:
1.- Mecnica: es la fase terica o estructural, que incluye previsin, planeacin y
organizacin, en donde se establece: el qu se puede hacer, qu se va hacer y
cmo se va hacer.
2.- Dinmica: se considera como la prctica u operativa, en donde se definen la
integracin, la direccin y el control, para constituir el qu y con quin y con qye se
va hacer, y cmo hacerse.
El proceso administrativo de eventos permite eslabonar acciones que conllevan al
desarrollo de reuniones exitosas, si se lleva a cabo la aplicacin de tareas y
actividades como fueron previstas, esto incluye el corregir en su momento, como
lo establecen las fases de ejecucin, control y evaluacin.
Las fases del proceso administrativo son las siguientes:
1.- Planeacin
Permite visualizar el futuro de las acciones a realizar y prever de alguna manera
su comportamiento, al definir a dnde se quiere llegar y tener claro los objetivos a
partir de anlisis con los que se obtendrn diagnsticos de los eventos a realizar.
Una vez definido el qu se va hacer y establecidos los objetivos, basados en las
realidades aportadas por el diagnstico, se procede a prever el curso de las
acciones, definiendo las reglas, polticas, procedimientos, secuencia de las
operaciones, tiempos, presupuestos y elementos a utilizar.
La planeacin de eventos tursticos cuenta con tres principios que se deben
considerar y adecuar al tipo de evento a realizar, que son:
a) Precisin; lo que implica definir detalladamente y con exactitud las
acciones a seguir, debido a que lo que se pretende es efectuar acciones
concretas,

b) Flexibilidad; en donde existen elementos externos que no se pueden

controlar, por lo que se debe considerar un margen para ajustar los
imprevistos en su momento y minimizar sus efectos nocivos, el ltimo
principio es
c) La unidad; la cual consiste en el diseo de acciones coordinadas hacia un
mismo fin.
Algunas acciones para tomar en cuenta en la planeacin son:
Definir el programa de trabajo estableciendo los objetivos, secuencia de las
acciones y tiempo necesario para efectuarlas. El programa debe contener
subdivisiones
como:
aspectos
tcnicos,
sociales,
promocionales,
hospedaje, alimentacin, transportacin, montaje, registro, cantidad de
colaboradores, voluntarios, recursos econmicos, entre otros
Estimacin de presupuestos para el desarrollo de las reuniones, se requieren de
dos tipos de presupuestos: el de egresos, que considera todas las erogaciones
desde su concepcin hasta su culminacin, y el de ingresos, que se genera de
diversas formas: por cuotas de inscripcin o registro, cuotas de
acompaantes, cuotas especiales, venta de souvenirs, donaciones, patrocinios y
venta de stands, entre otros dependiendo de las caractersticas del evento
Negociacin, es un elemento significativo que debe regirse por las polticas y
reglas del evento, las acciones son variadas y permiten obtener economas por
medio de la habilidad y conocimiento de los proveedores en el mercado.
Definicin del equipo de trabajo y su integracin de comits, a los que se les
deber asignar tareas especficas y concretas en cuanto a tiempo y presupuesto.
Hay que considerar dentro de la planeacin los desastres naturales, preparando
un plan de accin para salvar vidas y no bienes, tomando en cuenta las
caractersticas del lugar y las condiciones del tiempo meteorolgico, por ejemplo,
huracanes s la sede es de playa, la seguridad de la ciudad, entre otros para
minimizar las prdidas.
La planeacin debe comunicarse a los colaboradores y realizar una prueba, en
donde se detectaran las fallas ya que por muy elaborado que ste sea, se debe de
prever la contratacin de seguros para eventos, definiendo lo que cubre, lo que no
y verificar los beneficios.

2.- Organizacin

Se debe definir la estructura de las acciones, funciones, jerarquas y puestos, con

la finalidad de promover la mxima eficiencia, en el ahorro de los recursos
humanos, materiales y econmicos.
La organizacin de eventos tursticos permite la conclusin del aspecto terico,
que es en el que se define las bases terico conceptual, del quehacer turstico
en el proceso administrativo de reuniones, pero primeramente se deben
considerar los siguientes principios (Buenda, 2002: 90):
Especializacin: se refiere a la asignacin limitada y concreta de acciones de
acuerdo al conocimiento y vinculacin con otras, en el logro de los objetivos, se
deben considerar las capacidades como limitante
Unidad de mando: se debe establecer un solo jefe para cada funcin, y delegar
la unidad de mando para definir un orden y eficiencia, que delimite las rdenes
e informar a una sola persona
Equilibrio de autoridad/ responsabilidad: consiste en establecer un nivel
jerrquico y de responsabilidad, considerado que la autoridad se ejerce de arriba
hacia abajo y la responsabilidad es inversa
Equilibrio de direccin/ control: es indispensable definir con precisin el grado de
delegacin, con controles que den seguridad a la ejecucin de la autoridad y las
acciones. La autoridad se delega, en tanto la responsabilidad debe ser
compartida, por lo que se deben establecer los controles de direccin para cada
nivel jerrquico, a fin de limitar las responsabilidades y detectar a los
responsables.
La organizacin se sustenta de la planeacin, para definir de manera grfica y por
escrito las lneas de autoridad, mando, responsabilidad, vas de comunicacin y de
intercomunicacin entre las partes que intervienen en el evento.
3.- Direccin
La direccin de un evento consiste en delegar autoridad y responsabilidad,
mediante el uso adecuado de canales de comunicacin y la supervisin constante
a fin de detectar problemas y solucionarlos oportunamente. La direccin se rige
por los siguientes principios (Buenda, 2002: 119):
Coordinacin de intereses, principio bsico que consiste en guiar con astucia y
efectividad los intereses de la empresa y evento a realizar, considerando la
inclusin de los intereses particulares de las diferentes reas de la organizacin

 Vas jerrquicas, hay que respetar en todo momento los niveles y canales de
jerarqua en la toma de decisiones, s por algn caso excepcional se rebasa un
nivel jerrquico, se debe notificar de inmediato al jefe o persona involucrada.
Relacin de conflictos, consiste en resolver los conflictos de forma oportuna y
eficaz, para no generar disgustos entre las partes involucradas, que promuevan
una problemtica mayor y perturbe el buen desempeo de las partes
Aprovechamiento de conflictos, cada conflicto es diferente, sin embargo, es
conveniente aprovechar la experiencia en la resolucin de conflictos similares,
con el fin evitar desgastes innecesarios
Otro elemento fundamental en la direccin, es sin duda la autoridad, como facultad
de toma de decisiones y la conciencia de quien es el jefe; existen diversos tipos
(Buenda, 2002):
Formal: la que ejerce un jefe superior sobre los subordinados
Operativa: sirve para determinar o decidir ciertas acciones, por ejemplo para
reservar habitaciones, contratar autobuses, es el ejercicio sobre actos no sobre
personas
Personal: es la adquirida por los seres humanos en razn de sus cualidades
morales, sociales, econmicas, etc.
Lderes naturales y tcnica: se deriva de la capacidad, experiencia,
conocimientos y habilidades de una persona
En el ejercicio de la autoridad y la toma de decisiones, tiene un papel primordial la
forma en que se da una orden, (la cual debe partir de un proceso de planeacin,
forma de transmisin y sobre todo vigilar su cumplimiento) asegurndose que las
instrucciones parten de una norma o procedimiento que refiere a como se deben
de hacer las acciones o tareas, ambas estn relacionadas, ya que una orden dice
qu hacer y la instruccin cmo hacerla.
Mediante la direccin, es la parte dinmica del proceso administrativo, en donde
se cristaliza el xito o se fragua el fracaso, no cualquiera puede dirigir y mandar,
se deben tener y aplicar varias caractersticas, como el don de mando, la
asertividad y la empata para ejecutar las acciones planeadas y organizadas.

4.- Ejecucin
Es la accin de la reunin que consiste en implementar las actividades planeadas,
para la consecucin de los objetivos y metas, en donde se toman decisiones
fundamentales para el desarrollo ptimo del evento, designando actividades por
equipos de trabajo, dependiendo del tipo y magnitud de la reunin.
Para la ejecucin de las mltiples tareas es recomendable contar con el siguiente
personal:
Coordinador
Secretara
Recepcionista
Responsable de administracin y finanzas
Responsable de redaccin, edicin y difusin
Traductores (s fuera necesario)
Tcnicos de: audio, video, etc.
Personal de apoyo: limpieza, montaje, mensajera, choferes, etc., dependen de
las caractersticas del evento.
La ejecucin se debe de coordinar con las fases de control y evaluacin para la
finalidad de operar satisfactoriamente el evento, tomando las decisiones
adecuadas en el momento preciso.
El coordinador del evento es la clave de una buena reunin, al ser el responsable
del cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas y actividades planteadas, apoyado
en su equipo de trabajo y sobre todo con adecuada delegacin y don de mando.
5.- Control
Es el conjunto de actividades encaminadas a vigilar la ejecucin de acciones
acordes a lo definido en la fase de planeacin, es parte del proceso administrativo
de los eventos tursticos, es un mecanismo preventivo y correctivo que permite la
oportuna deteccin y correccin de desviaciones, insuficiencias o incongruencias
en el curso del evento, pues consiste en la recopilacin, anlisis y evaluacin de
informacin para la toma de decisiones de forma oportuna durante el desarrollo de
las reuniones, permitiendo supervisar las acciones y tareas en ejecucin, su
funcin administrativa se vincula con la delegacin de autoridad y responsabilidad.
Mediante el control, se detectan las caractersticas y acciones del personal
involucrado y de la evolucin del evento, por ejemplo, s se cumple con los
tiempos establecidos para cada tarea, las fallas que se estn presentando, las
actividades que se ejecutan con xito, la actitud de los trabajadores, etc., su
funcin es corregir en el momento y establecer estrategias de accin y polticas
indispensables para el desarrollo ptimo de los eventos.

Los controles que se emplean en los eventos tursticos se clasifican en dos

formas: los personales, que conllevan las acciones de supervisin de los recursos
humanos, revisin de operaciones y la inspeccin, en la prctica se aplican
medidas correctivas de forma inmediata para la solucin de problemas o
perturbaciones. Y las instrumentales que estn integradas por encuestas,
cuestionarios y/o formatos, se utilizan para el anlisis corporativo y como
evidencias en el futuro.
El establecimiento de controles requiere de un proceso que se describe de la
siguiente manera (Buenda, 2002: 132):
Definir qu acciones del evento requieren un control y los medios de aplicacin.
Establecer los sistemas de operacin, de recopilacin de informacin y anlisis
de la informacin.
Integrar el equipo o grupo evaluador del proceso, para el anlisis de la
informacin.
Tomar decisiones para la correccin de fallas y problemas.
6.- Evaluacin
Es la ltima etapa del proceso administrativo. Es el conjunto de actividades que
permiten valorar cualitativa y cuantitativamente el evento una vez que ste ha
concluido, pues permite detectar fallas y anomalas, para mejorar los eventos
futuros al contrastar los logros alcanzados contra los objetivos y metas planeados,
realizado esto al final del evento.
La evaluacin permite contar con informacin, para mejorar eventos futuros en
cuanto a los temas tratados, la metodologa empleada, definicin de objetivos y
metas, determinacin de acciones y presupuestos.
Las tareas a realizar despus de concluido el evento son (Richero, 2008: 62):
Verificar el estado de los equipos e instalaciones, antes de su devolucin
Controlar los objetos extraviados por los asistentes, para su devolucin
Elaborar y enviar cartas de agradecimiento a las empresas e instituciones
patrocinadoras, a los conferencistas, oradores, especialistas y/o panelistas

 Realizar la edicin y publicacin de las conclusiones, ponencias, memoria o

informe final
Elaborar lista de participantes con informacin bsica de contacto institucional y
personal
Integrar las memorias del evento, para consideraciones futuras
Elaborar informes financieros
Elaborar un informe detallado de lo planeado con los logros obtenidos,
puntualizando los detalles o resultados buenos y malos
El cierre del evento debe de considerar una encuesta de satisfaccin y
conocimiento de las expectativas de los participantes como expositores,
proveedores y pblico asistente.
Para evaluar un evento, es necesario considerar los siguientes aspectos: Quin
proporciona las informacin?, los asistentes o personas que intervinieron en las
diferentes actividades del evento, para saber si se cumplieron sus expectativas;
Qu informacin es requerida?, los expositores de los bienes y servicios, para la
mejora de eventos futuros y Cmo debe efectuarse la recopilacin de
informacin?, los patrocinadores del evento, para determinar la utilidad del evento
en el cumplimiento de metas y objetivos de su organizacin empresarial.

Referencias:
Buenda, Juan Manuel (2002). Organizacin de reuniones. Mxico: Trillas.
ISBN-9786071701053
Cravioto, Tonatiuh (2002). Organizacin de congresos y convenciones. Mxico:
Trillas. ISBN-9789682481000
Instituto Nacional de Estadstica y Geografa INEGI (2010)..
Organizacin Mundial del Turismo OMT (2012). Recuperado de:unwto.org/es.
Pea, Diana (2009). Congresos, convenciones y reuniones. Mxico: Trillas.
ISBN-9789682471469
Real Academia Espaola (2010).
Richero, Alicia (2008). Planeacin y ejecucin de eventos presenciales y en lnea. Mxico: Trillas.
ISBN-9682467071