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documentos y
elaboracin de
presentaciones
Roser Beneito Montagut
P08/89018/00446
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ndice
Introduccin..........................................................................................
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2. Elaboracin de presentaciones...................................................
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Resumen..................................................................................................
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Bibliografa............................................................................................
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Introduccin
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En esta primera parte del material nos detendremos a ver, paso a paso, cmo
tenemos que maquetar un documento de trabajo. Estas pautas se pueden aplicar a cualquier documento formal, desde la memoria de un trabajo final de
carrera (TFC) hasta un anlisis funcional. Son, por lo tanto, reglas comunes
que podris aplicar a cualquier documento que tengis que redactar a partir
de ahora; por tanto, aunque parezca un aspecto secundario, es de gran importancia tener todas estas recomendaciones presentes a la hora de redactar, estructurar y dar forma a nuestro documento.
Pero para empezar, abordaremos unas partes fundamentales en el proceso de
redaccin: estructurar, revisar y corregir.
1.1. Estructura del documento
Un buen contenido sin una forma adecuada dificultar la lectura y el anlisis
del trabajo a las personas encargadas de leerlo y evaluarlo. Aunque a menudo
hay que redactar y organizar la informacin segn las normas especficas que
se hayan dado (por ejemplo, en un TFC el director del trabajo sera quien dara
estas indicaciones; y en un anlisis funcional podra ser el cliente), existe una
serie de elementos y apartados en los trabajos que son muy generales y que se
suelen aplicar a varios tipos de documentos.
Estos elementos genricos que se aplicaran a cualquier tipo de documento
son:
ndice. Es la relacin ordenada de los apartados y subapartados que contiene el trabajo con su nmero de pgina.
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Lo primero que podemos hacer es que otra persona lea nuestro texto y que
nos de unas primeras impresiones de lo que ha ledo. No os preocupis si
vuestro texto es muy especializado y el lector no sabe nada del tema: en
ese caso, no estamos revisando el contenido, sino que intentamos evitar
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aquellos errores que nosotros mismos no encontraramos aunque leyramos el documento mil veces.
Otra buena opcin es leer el texto en voz alta intentando entonar al mximo, como si lo estuvierais leyendo ante una audiencia. Haced la prueba y veris cmo al final cambiis signos de puntuacin, descubrs frases
que no se acaban de entender, corregs errores de sintaxis, e incluso errores tipogrficos (stos, aunque son habituales, dan una mala impresin
a quien est leyendo el texto, ya que parece que ha faltado, justamente,
esta ltima revisin). El hecho de leer el texto en voz alta tambin nos
permite distanciarnos un poco ms del mismo. Cuando llevamos mucho
tiempo preocupados y trabajando constantemente en un documento podemos perder la perspectiva y volvernos incapaces de ver nuestros errores
y vicios de escritura. Por eso, leer el texto en voz alta es un buen ejercicio,
ya que justo en aquel momento dejamos de leer automticamente lo que
tenemos en la cabeza y pensamos que estamos comunicando y pasamos a
leer lo que realmente hay escrito en el papel.
Finalmente, tanto para la redaccin como para la correccin, es imprescindible tener a mano lo que se llaman "herramientas del escritor": diccionarios, normas gramaticales y ortogrficas, conjugaciones verbales, repertorios de lxico especializado e incluso algn libro de estilo. Adquirir como
hbito consultar estos recursos nos ser de gran ayuda.
En el cuadro siguiente tenis una serie de recursos que os pueden ser muy
tiles.
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Recursos
Diccionarios
el Instituto de Estudios Catalanes
RAE
Gran Diccionario de la Lengua Catalana (GDLC)
Diccionarios Vox en lnea (Diccionario general de la lengua espaola y el Diccionario de
sinnimos y antnimos de la lengua espaola, el Advanced English Dictionary, el Diccionario esencial Franais-Espagnol / Espaol-Francs y el Diccionario manual CastellanoCataln / Catal-Castell)
Asesoramiento lingstico. Web de la Lengua Catalana. Generalitat de Catalua
Basesdedatosterminolgicas
Termcat
CE: Eurodicautom
IEC: Portal de Datos Lingsticos
Boletineslingsticos
Fichero lingstico (UPC)
Signos (URL)
Servicios lingsticos universitarios Universidad de Alicante (UA)
Universidad Autnoma de Barcelona (UAB)
TRACES. Base de datos de filologa catalana
Universidad de Barcelona (UB)
DAU, Universidad de Barcelona
Universidad de Gerona (UdG)
Universidad de las Islas Baleares (UIB)
Universidad Jaume I (UJI)
Universidad de Lrida (UdL)
Universitat Oberta de Catalunya (UOC)
Universidad Politcnica de Catalua (UPC)
Universidad Politcnica de Valencia (UPV)
Universidad Pompeu Fabra (UPF)
Universidad Rovira i Virgili (URV)
Otrosenlacesdeinters
Consorcio para la Normalizacin Lingstica (CPNL)
Instituto Joan Llus Vives
Recursos lingsticos en cataln
Recursos lingsticos en cataln
Terminologaespecficainformtica
CNET. Internet Glossary
Computer Currents CCI Computer
Free On-line Dictionary of Computing
Glosario bsico ingls-espaol para usuarios de Internet
Jos Antonio Milln. Vocabulario de ordenadores e Internet
Oreilly. Dictionary of PC Hardware and Data Communications Terms
Rafael Fernndez Calvo. Glosario bsico ingls-espaol para usuarios de Internet
Telefnica. Comparative CyberLexicon
Whatis.com. Whatis.com Computer
Estar motivado al mximo con lo que se quiere escribir, por eso es tan
importante la eleccin del tema de trabajo (aunque eso, a veces, no es
posible).
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Tener claros el tema y la finalidad del trabajo, ya que eso nos ayudar a
prever mecanismos que darn unidad al texto.
Hacer revisiones parciales. Poned especial atencin en evitar las repeticiones. Tambin debis cuidar la organizacin de las frases y los prrafos.
Y la regla bsica que ya descubrieron los antiguos griegos, vlida tanto para
textos escritos como para discursos orales: "Di siempre de qu vas a hablar
y de qu has hablado ". Es decir, al principio introducid un poco todo lo
que vais a decir, y al final haced un pequeo resumen.
El texto
Una pregunta que nos hacemos a menudo a la hora de redactar un texto es:
qu tamao de letra escogemos?, qu tipo?, existe algn criterio? A menudo perdemos horas escogiendo la letra "ms bonita" para nosotros porque no
tenemos ningn criterio para decidirnos por una.
En este apartado veris, sin embargo, que s hay criterios. Hablaremos de varios elementos tipogrficos: el tipo y tamao de la letra, el color, y las series
tipogrficas. Finalmente, veremos qu papel juegan todos estos elementos segn la parte del texto de la que formen parte.
1)Tipodeletra
Existen muchos tipos de letras (tipos no fuentes), pero las ms comunes son
la Times New Roman, la Arial y la Courier.
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Los serif (fig. 1a)): son aquellos en los que las letras tienen unos pequeos
remates en los extremos. Los tipos Times, Georgia, Book, Garamond y Courier
son ejemplos de este estilo de letra.
Los sans-serif (fig. 1b)): son aquellos que no tienen los remates en los extremos, como por ejemplo la letra Arial, la Verdana y la Tahoma.
Los estudios realizados demuestran que, sobre el papel impreso, los tipos serif son ms legibles, dado que los pequeos remates dan ms informacin sobre los caracteres y facilitan la lectura. Adems, los lectores
suelen preferir este tipo por costumbre y familiaridad.
A pesar de ello, con las letras visualizadas en el monitor pasa al revs (Nielsen).
Estos pequeos remates aparecen borrosos por la resolucin de la pantalla y
dificultan la lectura, y por eso son recomendables los tipos sans-serif.
Recomendaciones
Hay que tener en cuenta que algunos tipos de letras tienen connotaciones especiales. Por ejemplo, una letra gtica nos traslada mentalmente al pasado y no sera nada recomendable para un texto sobre tecnologa o cualquier tema contemporneo.
2)Elcolor
Fuentes y tipo
No debe caerse en el error comn de llamar fuente a lo que
en castellano se dice tipo de letra. La palabra fuente para llamar al tipo de letra es un error
provocado por una mala traduccin de la palabra inglesa
font.
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Limitarse a dos colores en documentos acadmicos o empresariales. Podemos ampliarlos a cuatro si es para una presentacin.
Analizar el propsito del escrito antes de escoger los colores. Cada color
tiene unas connotaciones propias.
Rojo
Usosimblico
Es el color de las emociones: pasin, fuerza, poder. Pueden simbolizar la sangre, la ira,
el fuego y el sexo. Tambin significa peligro y se utiliza en forma tipogrfica gruesa
y clara y en smbolos en todo tipo de avisos. Es clido.
Tipografa
El rojo sobre blanco o viceversa tiene una excelente legibilidad, pero utilizado en
textos largos es incmodo de leer. Si lo utilizamos en exceso se puede percibir como
angustiante e intimidatorio. Sin embargo, si queremos introducir efectos tipogrficos
ms sutiles, los rojos oscuros o granas nos ofrecen la calidez de los rojos pero son
menos agresivos visualmente.
Tambin se utiliza en finanzas cuando queremos mostrar cantidades negativas.
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Verde
Usosimblico
Es el color natural por excelencia. Los colores verdes se perciben como naturales o
artificiales ms que ningn otro color. Tiene connotaciones de paz y tranquilidad.
Los verdes oliva o marronceos sugieren campos clidos o camuflaje y militarismo.
Los verdes artificiales vivos y fuertes dan un carcter tecnolgico. Los verdes con un
alto componente de azul son deportivos y activos. Con negro dan aspecto antiguo,
y los matices oscuros del verde dan sensacin de calidad y tradicin.
Tipografa
Los colores verdes son buenos colores de fondo para tipografas en negativo si son
fuertes y vivos. Tambin para ttulos. Inspiran esperanza y prosperidad.
Azul
Usosimblico
Las connotaciones ms habituales del azul vivo son el cielo, el mar y el agua. A partir
de estas connotaciones, transmite ideas de frescor, limpieza, frialdad y pureza. El azul
conserva su carcter en toda la gama de color. Cuanto ms claro, ms suave, y cuanto
ms oscuro, ms misterioso, dado que empieza a evocar oscuridad y noche. Indica
calma, tranquilidad y equilibrio.
Tipografa
La tipografa blanca sobre azul oscuro resulta ms legible que sobre cualquier otro
primario (rojo o amarillo) en un tono similar. Los colores clidos tienen tendencia
a dominar al azul, y por eso sern ms perceptibles. Los tipos con azul oscuro dan
sensacin de seriedad.
Amarillo
Usosimblico
A menudo se utiliza para representar la luz, es el ms claro de los primarios (amarillo,
rojo y azul). Es clido, aunque menos que el rojo. Es el color ms visible, por eso se
utiliza para las seales de peligro, los avisos de prevencin de productos qumicos,
etctera.
Representa el frescor. El amarillo lima, que tiene un poco de azul, tiene todava un
frescor ms intenso que el amarillo puro. Se lo asocia con la primavera y el sol. Es
un color alegre.
Tipografa
Un texto no debe escribirse nunca en amarillo, porque cansa la vista y hace disminuir
la atencin. Sin embargo, la tipografa amarilla sobre fondo negro ofrece una imagen
poderosa para ttulos y portadas.
Naranja
Usosimblico
Sus connotaciones ms obvias son los lugares clidos y exticos. Al mismo tiempo
simboliza salud y vitalidad. Evoca el sol y el verano, y tambin la fruta. La gama ms
oscura de los naranjas son colores naturales, campestres y nos recuerdan el otoo.
Sugiere fiesta, diversin y alegra.
Tipografa
Es un color complicado para utilizar en tipografa, pero nos puede servir como fondo
para tipos oscuros y dar relieve a colores poco vibrantes.
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Recomendaciones
Contrastar bien los colores: fondo claro con texto oscuro y viceversa.
3)Tamaodelaletra
Con respecto al tamao de la letra, el estndar para documentos escritos est
entre 10 y 12 puntos.
Un tamao muy aceptado cuando se trata de la Times New Roman es el 12,
pero en cambio en Arial puede ser de 10 11 puntos.
Para los ttulos utilizaremos un tamao entre 14 y 16 puntos, y para presentaciones de 18 puntos como mnimo. Unas normas generales nos dirn que:
Tamao medio, entre 9 y 15 puntos. Para todo el texto y para ttulos. Para
el cuerpo del texto ya hemos dicho que el tamao conveniente est entre
10-12 puntos, y a partir de 12 y hasta 15 para ttulos y subttulos.
4)Seriestipogrficas:redonda,negrita,cursivaysubrayado
Normalmente, todas las familias de letras incluyen cuatro variantes: redonda,
negrita, cursiva y subrayado.
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Ejemplo
Gneros y especies
5)Ttulos
Con respecto a los ttulos, es muy conveniente ir cambiando los puntos (tamao) de cada letra segn el papel que tenga en el documento: ttulo de primer rango, de segundo, de tercero, etc.
Los ttulos y los subttulos presentan y anticipan el contenido del texto que
vendr a continuacin. Adems, permiten al lector localizar la informacin y
desestimar aquellas partes que no le son tiles para lo que est haciendo. Por
otra parte, esta estructuracin tambin facilita la comprensin del texto. Por
eso es importante que los ttulos y subttulos cumplan una serie de requisitos
a tener en cuenta a la hora de redactar y estructurar nuestro documento:
Informar al lector del contenido que encontrar al leer lo que hay bajo
el ttulo.
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Pero hay dos puntos que a veces se olvidan y que es importante tener muy
claros:
El texto debe poderse leer y entender sin necesidad de leer los ttulos
y subttulos. Es decir, los ttulos y subttulos no pueden formar parte
del discurso.
Por eso ser necesario, para acertar el ttulo, pensar en el tema genrico (por
ejemplo: analizar un problema), pensar en el propsito (elaborar un plan de
accin para solucionarlo) y juntar tema y propsito en el ttulo (plan de mejora).
Los apartados o epgrafes estructuran las partes del documento y deben estar
marcados y jerarquizados de forma clara. Los ttulos y subttulos nos ayudan
a estructurar el documento.
Los apartados se distinguen del resto del texto por:
el sangrado,
Los procesadores de textos (Word, OpenOffice Writer, etc.) asignan automticamente las entradas y subentradas.
Recomendacin
Escribir los ttulos y subttulos una vez redactado el documento.
6)Elprrafo
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Figura 2
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Figura 3
Ver los prrafos a simple vista favorece la lectura de un texto, por eso es muy
conveniente dejar un espacio en blanco entre prrafos.
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Recomendaciones
A continuacin os mostramos algunas recomendaciones de cmo se utiliza cada prrafo:
Fijaos en que, gracias a las posibilidades de los procesadores actuales, a menudo se utiliza el prrafo moderno o americano, cuando en realidad slo est
recomendado para textos muy breves.
1.3.2.
El contexto
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Figura 5
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Figura 6
Figura 7
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Recomendaciones
Acto seguido os damos algunas recomendaciones sobre la utilizacin de
la justificacin de pgina:
7)Espaciado
La distribucin del espacio en un documento se hace mediante tres opciones:
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Figura 8
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Figura 9
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Recomendaciones
8)Paginacin
En este punto ya tenemos todo el cuerpo de la pgina construido, pero los
documentos a menudo tienen ms de una pgina. Cuando eso pasa es muy
recomendable numerar las pginas de nuestro documento. Existen diferentes
posibilidades de paginacin, pero recomendamos las siguientes:
En la parte exterior de la pgina cuando es un documento para encuadernar e impreso a doble pgina. Es a decir, a la derecha en las pginas impares y a la izquierda en las pares.
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Si nuestro documento es muy largo tambin es conveniente que en el encabezamiento aparezca el captulo en el que nos encontramos u otra referencia
que nos ubique.
Al pie de pgina, como ya hemos dicho, colocaremos la numeracin.
1.3.3.
Otros elementos
Enfatizan la informacin.
Como ya hemos dicho cuando hablbamos de prrafos, las listas irn precedidas de smbolos como guiones (-), flechas () o ciertas vietas, tambin llamadas "topos", con forma de crculo (, ) o cuadradillo (), entre otros.
Cuando las listas estn formadas por conceptos o ideas que sigan un orden
secuencial, utilizaremos nmeros en lugar de smbolos.
Para elaborar una lista, debemos proceder a:
Destacar las palabras clave si estn dentro de frases (con negrita, por ejemplo).
Mantener la coherencia.
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2)Ilustracionesyfiguras
Ser muy habitual, y tambin conveniente, que nuestro documento tenga ilustraciones o figuras. Llamamos ilustracin a todo aquello que no sea texto y que
aclare alguna cosa (imgenes, dibujos, fotografas, diagramas). El trmino figura incluye tanto las ilustraciones como las tablas y grficos. Podemos llamar
a ambas cosas figura porque es el modo genrico de numerarlas y listarlas al
final de nuestro trabajo. Toda ilustracin es una figura, pero no toda figura es
una ilustracin, dado que el trmino no incluye las tablas ni los grficos ni
ninguna representacin de datos.
Las ilustraciones ms visuales (dibujos, fotografas, etc.) llaman la atencin sobre algo de una manera especial y tienen la capacidad de romper la monotona
que un documento largo compuesto nicamente por texto puede generar.
Todas las figuras deben situarse lo ms cerca posible del texto al que ilustran y
utilizarlas mejora la legibilidad y la comprensin. No obstante, hay que dejar
un margen de espacio en blanco entre el texto y la figura.
Segn el tamao de la figura, ser conveniente que el texto fluya en torno a
ella:
Si son imgenes muy grandes o apaisadas, ser mejor dejar el texto sin fluir
alrededor (figura 10b).
Si las imgenes son pequeas ser mejor dejarlo fluir (figura 10a).
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Figura 10
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Los grficos son herramientas muy tiles. Una de sus principales virtudes es
que tienen la capacidad de centrar la atencin del lector en lo que nos interesa
y suscitan el inters por la totalidad del texto, de la misma manera que otros
tipos de figuras. Adems, los grficos facilitan la comprensin del texto, bien
porque apoyan el discurso, bien porque representan y relacionan datos de una
manera visual.
Las tablas son listas paralelas que contienen informacin interrelacionada. Son
muy tiles para saber, de un vistazo, de qu va el texto y qu informacin
contiene, al mismo tiempo facilitan la retencin de la informacin. Las tablas
siempre debern ser sencillas y no superarn, preferentemente, las cuatro columnas.
Recomendaciones
A continuacin os damos algunas recomendaciones para la utilizacin
de las ilustraciones, tablas y figuras:
Es conveniente utilizar ilustraciones, tablas y figuras en el trabajo porque ayudan a mejorar la legibilidad del texto y favorecen la estructura
mental del contenido del trabajo, ya que generan secuencias lgicas y
cronolgicas.
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2. Elaboracin de presentaciones
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Debis tener muy presente que una comunicacin persona a persona, que es lo
que sera un informe o documento, siempre ser muy diferente de una comunicacin persona-audiencia. En el primer caso, es el lector quien administra
su tiempo y decide cmo y cundo leer; en el segundo caso, somos nosotros
los que tenemos que administrar el tiempo y enfatizar las partes importantes
de nuestro discurso.
En un documento, el texto, el contenido, es el elemento ms importante y la
forma del documento, aunque es importante, est en un plano secundario. En
el caso de las presentaciones grficas pasa un poco lo mismo: lo importante
es el contenido, pero posee una relevancia especial cmo lo mostramos. En el
acto de mostrarlo lo ms importante somos nosotros mismos, nuestra capacidad como comunicadores, pero debemos tener muy presente que una buena
presentacin grfica puede ayudarnos mucho a reforzar nuestro discurso.
Como hemos dicho, se genera una relacin expositor-audiencia, y habitualmente se cuenta con un tiempo limitado. En este tiempo el expositor intentar que la audiencia retenga la informacin considerada esencial, y por eso
la audiencia no puede estar ms pendiente de leer que de escuchar. En consecuencia, no podemos saturar las diapositivas de informacin o provocar el
efecto contrario: en lugar de atraer la atencin y resaltar la exposicin generarn un distanciamiento.
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Recomendaciones
Algunas recomendaciones iniciales a la hora de plantear una presentacin:
No podemos olvidar que la funcin de una presentacin es acompaar visual y grficamente a una exposicin, discurso o presentacin para atraer y fijar la atencin de la audiencia.
Quin es la audiencia? Cul es su formacin? Cunta informacin tienen sobre lo que vais a hablar?
Cul es el objetivo del acontecimiento? La audiencia est en la presentacin buscando informacin concreta y prctica? Qu quiere escuchar,
conceptos y teoras o consejos prcticos?
Por qu sois vosotros quienes hacis la presentacin? Cules son las expectativas que la audiencia tiene sobre vosotros?
Dnde ser la presentacin? Cules son los condicionamientos logsticos (iluminacin de la sala, tipo de proyector, tamao de la pantalla de
proyeccin, audio, etc.)?
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2)Hacedlapresentacinsencilla
Eso quiere decir que no debe haber ninguna informacin superflua. Para conseguirlo, es muy til que antes de empezar nos detengamos a responder estas
preguntas:
Una presentacin sencilla y simple no quiere decir que est vaca de contenido.
La sencillez es difcil de conseguir y es muy apreciada por la audiencia. Hacer
una presentacin simple lleva mucho ms tiempo y mucho ms trabajo en
tanto que implica ms reflexin, ya que nos obliga a pensar muy bien qu
incluir y qu dejar fuera de ella. Cul es la esencia del mensaje? sta es la
cuestin clave en torno a la que debemos pensar al preparar la presentacin.
Reflexin
Podis hacer un ejercicio muy
sencillo:
Si la audiencia pudiera recordar tres cosas de vuestra presentacin, cules querrais
que fueran?
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3)Debispensarenelcontenidoylaestructura
Hay algunos autores que recomiendan trabajar con papel y lpiz, o con pizarra,
antes de ponerse a trabajar con el programa para hacer presentaciones grficas (Power Point, Keynote, etc.). Cliff Atkinson (2007), en su libro Beyond Bullet
Points, dice que empezar a hacer la presentacin sin tener los conceptos clave,
un diagrama y esquemas del contenido es como si un director empezara a rodar sin tener el guin. Insistimos en que es imprescindible crear una especie
de storyboard o guin grfico antes de ponernos con el programa que vamos
a utilizar. Debemos pensar muy bien cul ser la estructura de la presentacin
grfica y como irn fluyendo los contenidos a lo largo de la misma.
Con respecto a las imgenes, tambin habr que pensarlas en esta etapa inicial.
Podemos ir esbozando las ideas, sin preocuparnos en absoluto por el dibujo, e
ir situando en el esquema con lpiz un borrador de una imagen en determinado punto y en relacin con un contenido; uno de un grfico en otro momento
o de una tabla en una determinada seccin. Esta seleccin tambin se har
en la parte del storyboard, as nos aseguraremos que todo est relacionado y
situado en el momento exacto y que no tenemos ninguna imagen gratuita.
Podemos utilizar bancos de imgenes que encontramos en la Red. Como veremos, es mejor utilizar otras imgenes que las de las plantillas de los programas.
Es conveniente ir pensando en las imgenes al mismo tiempo que pensamos
en cmo organizar el contenido: se trata de trabajar el contenido y el continente al mismo tiempo.
Al trabajar con papel y lpiz de entrada, y no con el software, aclaramos y estructuramos mentalmente las ideas. El esquema resultante dar una idea plasmada en una imagen visual clara de cmo fluye el contenido. Despus, cuando estemos trabajando en el proceso de diseo con el programa escogido, slo tendremos que echar un vistazo a los apuntes para ubicarnos. En la figura siguiente tenis un ejemplo de preparacin con papel y lpiz en el que el
ponente utiliza su capacidad para dibujar cmics (en el punto siguiente nos
detendremos en la estructura de la presentacin).
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Figura 12
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4)Dadmuchaimportanciaalapartevisual,peronoutilicisplantillas
nilosclipartprediseados
Son varias las razones que hacen que no sea conveniente utilizar las plantillas
prediseadas de los programas de diseo de presentaciones:
La segunda es que hoy en da el ver un producto estandarizado nos transmite la sensacin de poca preparacin, ya que, como consumidores, exigimos productos hechos a medida.
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Figura 13
Ejemplos de http://www.garrreynolds.com/Presentation/slides.html
A la hora de hacer una presentacin grfica, hay que seguir la premisa de que
una imagen vale ms que mil palabras. Es conveniente utilizar una gran cantidad de imgenes y fotografas. Las imgenes son un medio muy poderoso para
comunicar. La imagen refuerza cualquier punto de la presentacin, adems de
generar estados de nimo y sentimientos en la audiencia.
Eso s, hay dos condiciones muy importantes:
La imagen tiene que ser de calidad con respecto a la resolucin: no podemos utilizar una imagen pequea y hacerla demasiado grande, porque
perderemos resolucin y se vern los pxeles.
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Recomendaciones
No olvidar que muchas veces una imagen vale ms que mil palabras.
5)Noabusisdelastransicionesyanimaciones
No es bueno introducir animaciones en cada una de las diapositivas, si bien
alguna de ellas puede dar dinamismo. Un poco de animacin es conveniente,
pero debe introducirse de manera muy profesional (similar a como se introducen los ttulos en la televisin).
Algunos ejemplos:
Una animacin de un punto con una entrada sencilla de izquierda a derecha es buena para introducir un punto de una lista.
Recomendaciones
Por regla general, se puede utilizar la animacin cuando hace alguna
aportacin a la transmisin o explicacin de una idea.
6)Ponedslounaideacentralpordiapositiva
Es mejor utilizar dos diapositivas que una si sta va a contener mucha informacin, y tened presente que no necesitaris ms tiempo para la exposicin
aunque utilicis ms transparencias. Las personas entendemos mejor la informacin cuando est fragmentada o presentada en pequeos segmentos o trozos.
Los programas disponen de la funcin de vista previa que nos permite ver si la
presentacin tiene un flujo lgico de informacin. En esta vista nos podemos
dar cuenta si hay alguna diapositiva que est saturada de informacin y si es
mejor desglosarla en dos o podemos prescindir de ella.
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Figura 15
Ejemplos de http://www.garrreynolds.com
7)Noutilicisnuncalapresentacincomoapuntesparaentregar
Si queris utilizar la presentacin como apuntes para entregar a la audiencia,
utilizad la opcin de presentacin con apunte que tienen los programas. As
conseguiris evitar exceso de texto en la presentacin al mismo tiempo que la
audiencia podr concentrarse en vosotros en lugar de tomar apuntes. De todos
modos, es importante entregar el material grfico con los apuntes despus de
hacer la presentacin; si no, la presentacin ser innecesaria.
2.3. Preparacin de las diapositivas: estructurar la presentacin
Una vez que hemos hecho el storyboard y los diagramas de flujo, as como la
seleccin de imgenes, es el momento de considerar el nmero de diapositivas
que se van a presentar en la exposicin oral: no debe ser ni muy grande ni muy
pequeo. Un exceso de transparencias cansa y distrae a la audiencia. Ambos
sntomas indican que la estructura ha sido mal realizada.
Con respecto a la duracin, un esquema con bastante xito es el llamado mtodo "Kawasaki", que l mismo explica en su blog. Es la regla 10/20/30: una
presentacin no debe tener ms de 10 diapositivas, no tiene que durar ms de
20 minutos y la letra no ha de ser menor de 30 puntos. Es decir, diez diapositivas y diez ideas principales, eso se lo que debe contener la presentacin segn
esta figura del marketing. Pero ste es slo un mtodo, y hay muchos ms.
Recursos
Otros mtodos son:
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Recomendaciones
Si no queremos seguir ningn mtodo, una estimacin tpica es dedicar
entre uno y dos minutos de la exposicin oral a cada diapositiva.
La presentacin debe tener partes bien diferenciadas: la introduccin a la exposicin, la introduccin al tema, la parte principal o cuerpo de la presentacin y las conclusiones.
1)Introduccinalaexposicin
Esta parte debe tener slo dos diapositivas:
En la segunda pondremos la estructura de la exposicin, y deben enumerarse a modo de ndice los puntos que se van a tratar en la presentacin.
2)Introduccinaltema
Esta parte tiene que ser el equivalente al 25-30% de la presentacin, unas dos
o tres diapositivas. Aqu plantearemos el problema, explicaremos el estado de
la cuestin y sealaremos las soluciones propuestas.
Se tienen que omitir, de toda la presentacin en general y de esta parte en particular, los detalles. Como ya hemos dicho, las explicaciones detalladas irn
adjuntas en la presentacin. Si alguien del pblico quiere conocer ms detalles sobre algn punto en concreto, solicitar esta informacin en el turno de
preguntas que suele haber despus de las exposiciones orales.
Es muy conveniente ilustrar esta parte de la exposicin con diagramas de flujo.
Un diagrama de flujo es un esquema para representar grficamente un proceso. Se basa en la utilizacin de smbolos grficos para representar operaciones
concretas. Se llaman diagramas de flujo porque los smbolos utilizados estn
conectados por flechas, tal como vemos en los grficos de la figura 16.
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Figura 16
3)Parteprincipalocuerpodelapresentacin
sta es la parte ms importante, y es necesario que le dediquemos entre un 60%
y un 70% de las diapositivas totales. En esta parte incluiremos las aportaciones
que hacemos con nuestro trabajo, los resultados obtenidos y el significado del
trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor
manera posible.
4)Conclusiones
Esta parte est compuesta por una nica diapositiva, en la que repetimos de
manera resumida y concisa cul ha sido la principal aportacin del trabajo
realizado (fijaos en que son conclusiones, no un resumen del trabajo). Aunque parezca contradictorio por el hecho de estar repitiendo contenidos, esta
repeticin nos asegura que el pblico recibe la idea principal que deseamos
transmitir. Adems, tambin podemos incluir en este punto sugerencias para
el futuro o futuras lneas de trabajo.
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Recomendaciones
Es conveniente que el trabajo est estructurado en las siguientes partes:
Introduccin a la exposicin.
Introduccin al tema.
Conclusiones.
Recomendaciones
Algunas recomendaciones con respecto a definir la esttica de la presentacin son:
Realizar una plantilla con los elementos que sern comunes a todas
las diapositivas. La homogeneidad en la forma ayuda a que el pblico no se distraiga con el fondo y se concentre en el contenido.
Los elementos bsicos para conseguir estos efectos son las imgenes, el color
de todos los elementos de la presentacin grfica y el texto.
Como las imgenes ya las hemos visto en el apartado dedicado a las recomendaciones generales, aqu nos detendremos en cmo utilizar el color y el texto
en las presentaciones grficas.
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2.4.1.
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Color
bsicas para su uso. Nos centraremos en el modelo Red, Green, Blue (RGB ), ya
que es el que utilizan las pantallas y que se llama "modelo de sntesis aditiva".
1)Coloresprimariosycrculocromtico
Los colores primarios en este modelo son el rojo, el azul y el verde (primarios
luz). Los colores primarios son los que no se pueden obtener mezclando otros
colores; en cambio, a partir de ellos podemos obtener todo el resto de colores
que quedan representados en el crculo cromtico. La suma del todos los primarios luz, es decir de rojo, azul y verde, dan blanco. La ausencia de todos
ellos, la ausencia de luz, da negro.
Los colores, cuando se ven en una pantalla utilizan al modelo RGB. Tradicionalmente los colores se han representado en una rueda que se llama crculo
cromtico. El crculo cromtico que vemos en la figura es la representacin
de los colores RGB. Esta rueda incluye los colores primarios, secundarios y terciarios:
tres primarios,
(1)
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Figura 17
2)Colorescomplementariosyanlogos
Los colores complementarios son aquellos que en el crculo cromtico se encuentran uno frente al otro. Se obtienen con la contraposicin de uno primario con uno secundario, que est formado por los otros dos primarios. Por regla general, en el sistema RGB, el complementario del verde es el rojo, el del
azul el naranja y el del amarillo el violeta. Al contraponer dos colores complementarios se potencian mutuamente y hace que esta combinacin sea visualmente atractiva.
Dicho en otras palabras, los colores complementarios son aquellos que en trminos de composicin cromtica se complementan, es decir, funcionan bien
visualmente cuando estn juntos.
Los colores anlogos vendran a ser una familia de colores que podramos utilizar en combinacin para las diapositivas. Podemos definirlos como aquellos
colores que tienen uno primario en comn.
En la figura 18 tenis dos crculos cromticos en los que se ilustran los colores
complementarios y los anlogos.
Ved tambin
Aqu podris encontrar un crculo cromtico interactivo:
http://www.infovis.com.ar/color/
Aqu podis mezclar colores y
comprobar el efecto:
http://cedriczg.50webs.com/
programacion/javascript/
mezcla_colores/index.html
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Figura 18
Recomendaciones
Algunas recomendaciones con respecto a la eleccin de colores son:
Si por el contrario queris ser ms conservadores, los colores anlogos producen un efecto de menos contraste que los complementarios, por eso son adecuados si queremos que la presentacin sea
sobria.
3)Coloresmonocromticos
Los colores monocromticos son los que contienen un solo color. De hecho,
son variaciones de saturacin de un mismo color. Lo podemos saturar hacia
el negro, lo que da lugar a toda una gama de grises, o hacia al blanco, lo que
da lugar a los colores pastel.
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Recomendaciones
Utilizando colores monocromos conseguimos un efecto agradable y elegante.
4)Coloresfrosyclidos
Los colores pueden dividirse en dos categoras generales: los colores fros (como el azul o el verde) y los clidos (como el rojo o el naranja):
Los colores fros dan muy buenos resultados para el fondo, ya que parece
que se alejan hacia el fondo, de manera que es fcil resaltar el texto y las
imgenes.
Los colores clidos generalmente van mejor para objetos situados en primer plano.
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Recomendaciones
Combinar colores clidos y fros es complicado: si no estamos muy seguros de la combinacin ser mejor apostar por unos o por otros.
5)Coloreiluminacin
Hay tambin dos reglas que deben tenerse en cuenta a la hora de escoger la
combinacin de colores:
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Si por el contrario las luces van a permanecer encendidas, funcionar mucho mejor un fondo blanco con texto negro u oscuro.
En lugares con una buena luz ambiental (ni muy a oscuras ni con mucha
luz) podremos utilizar tanto una combinacin como la otra, pero un texto
oscuro con fondo luminoso mantendr la intensidad visual un poco mejor.
Amarillo, naranja o colores pastel (cualquier color mezclado con blanco) sobre un fondo blanco.
Recomendaciones
Algunas recomendaciones a la hora de escoger colores:
2.4.2.
Texto
Aparte del color, el otro elemento que debemos escoger es el texto y todo lo relativo a l. Como ya hemos dicho antes, es conveniente limitarlo al mximo y
evitar tambin largas listas. Muchos autores recomiendan que la presentacin
contenga el mnimo texto posible: slo tiene que ser un apoyo al narrador, y
es ste quien debe "explicar la historia", y no las diapositivas.
Una idea que os puede ayudar es pensar en la diapositiva como si se tratara de
una valla publicitaria. En la figura 21 os mostramos algunos ejemplos en los
que se comparan distintas opciones:
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Figura 21
Ejemplo de http://www.garrreynolds.com/Presentation/slides.html
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Recomendaciones
Os damos algunas recomendaciones relativas a la utilizacin del texto
en las presentaciones:
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Resumen
Tabla resumen
Presentacindedocumentos
Estructuradeldocumento
Tipodeletra
Serif
Tamaodeletra
Seriestipogrficas
Prrafos
Mrgenes
Justificados
Espaciado
Encabezadosypiedepgina
Nmero de pgina
Nombre y apellido del autor
Ttulo del documento
Ilustracionesyfiguras
Presentacin
Recomendaciones
Conocer a la audiencia
Presentacin grfica sencilla
Estructurar el contenido
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Tabla resumen
Potenciar el impacto visual. No utilizar plantillas ni cliparts
No abusar de animaciones y transiciones
Una idea por diapositiva
No utilizar la presentacin como apuntes
Preparacin
Estructuradelapresentacin
Diseovisual
Texto
Sans-serif
Mnimo de texto posible
Color de letra que contraste con el fondo
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