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Nit. 832000115-7
2014
INFORME FINAL DE AUDITORIA REGULAR ALCALDA DE CALAMAR
VIGENCIA 2013
Contralora Auxiliar de
Control Fiscal
ALCALDA DE CALAMAR
VIGENCIA 2013
Equipo Directivo
Equipo Auditor
Edgar Pinzn Corzo
Profesional Universitario
Yuly Andrea Serna Diez
Profesional Universitaria
Edilberto Giraldo Jimnez
Profesional Universitario
TABLA DE CONTENIDO
Doctor
ROHYMAND GIOVANNY GARCES REINA
Alcalde
Alcalda Municipio de Calamar
Ciudad
Teniendo en cuenta la respuesta emitida por su despacho mediante oficio No. D.A.
227/2014 de fecha noviembre 11 de 2014 y radicado en la sta Contralora bajo el
No. 985 el da 12 del mismo mes, donde se emiten a aclaraciones o derecho de
contradiccin a las observaciones del informe Preliminar de la Auditora Regular
que se le practicara a la gestin realizada por su administracin durante la
vigencia 2013; una vez revisada y analizada cada una de las respuestas, me
permito allegar el informe definitivo.
La Contralora Departamental del Guaviare con fundamento en las facultades
otorgadas por los Artculos 267 y 272 de la Constitucin Poltica y la Ley 42 de
1993, practic Auditora Modalidad Regular a la entidad que usted representa, a
travs de la evaluacin de los principios de eficiencia, eficacia, equidad y
valoracin de los costos ambientales con que se administraron los recursos
puestos a disposicin y los resultados de la gestin, el Examen del Balance
General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social a 31 de
diciembre de 2013, la comprobacin de que las operaciones financieras,
administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables.
Es responsabilidad de la Administracin el contenido de la informacin
suministrada por la Entidad y analizada por la Contralora Departamental del
Guaviare, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral
que contenga el concepto sobre la gestin adelantada por la Entidad, que incluya
pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinin
sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza Tel (098) 5840987- Lnea de atencin de quejas y denuncias
Web www.contraloriaguaviare.gov.co Correo electrnico: control@contraloriaguaviare.gov.co
San Jos del Guaviare
Ponderacin
Calificacin
Total
1. Control de Gestin
78.3
0.5
39.2
2. Control de Resultados
71.9
0.3
21.6
3. Control Financiero
24.0
Componente
Calificacin total
Fenecimiento
0.2
4.8
1.00
65.5
NO FENECE
DESFAVORABLE
Concepto
80 o ms puntos
FENECE
Menos de 80 puntos
NO FENECE
RANGO DE CALIFICACIN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIN FISCAL
Concepto
Rango
FAVORABLE
80 o ms puntos
DESFAVORABLE
Menos de 80 puntos
Fuente: Matriz de calificacin
Elabor: Comisin de auditora
CONTROL DE GESTIN
ENTIDAD AUDITADA: ALCALDA CALAMAR, GUAVIARE
VIGENCIA AUDITADA: 2013
Calificacin Parcial
Ponderacin
Calificacin
Total
1. Gestin Contractual
79.9
0.65
51.9
78.5
0.02
1.6
3. Legalidad
77.8
0.05
3.9
4. Gestin Ambiental
70.0
0.05
3.5
49.7
0.03
1.5
6. Plan de Mejoramiento
86.0
0.10
8.6
73.4
0.10
7.3
1.00
78.3
Factores
Calificacin total
Concepto de Gestin a emitir
Desfavorable
RANGOS DE CALIFICACIN PARA EL CONCEPTO DE GESTIN
Rango
Concepto
80 o ms puntos
Favorable
Menos de 80 puntos
Desfavorable
Calificacin
Total
Calificacin Parcial
Ponderacin
71.9
1.00
71.9
1.00
71.9
Desfavorable
Rango
Favorable
80 o ms puntos
Desfavorable
Menos de 80 puntos
Ponderacin
Calificacin
Total
1. Estados Contables
0.0
0.70
0.0
2. Gestin presupuestal
80.0
0.10
8.0
3. Gestin financiera
80.0
0.20
16.0
1.00
24.0
Factores minimos
Calificacin total
Concepto de Gestin Financiero y Pptal
Desfavorable
Concepto
80 o ms puntos
Favorable
Menos de 80 puntos
Desfavorable
10
10
Cordialmente,
11
11
Doctor
ROHYMAND GIOVANNY GARCES REINA
Alcalde
Alcalda Municipio de Calamar
Ciudad
12
12
13
13
2. RESULTADOS DE LA AUDITORA
2.1 CONTROL DE GESTIN
Como resultado de la auditora adelantada, el concepto sobre el Control de
Gestin es Favorable, como consecuencia de la evaluacin de los siguientes
Factores:
2.1.1 Factores Evaluados
2.1.1.1
Ejecucin Contractual
GESTIN CONTRACTUAL
ENTIDAD AUDITADA: ALCALDA DE CALAMAR
VIGENCIA
CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES
VARIABLES A EVALUAR
Prestacin Servicios Q
Contratos
Q
Suministros
Contratos
Consultora y
Otros
Contratos
Obra Pblica
Promedio
Ponderacin
Puntaje
Atribuido
92
16
100
89
16
70
11
87.50
0.50
43.8
100
16
100
100
16
100
11
100.00
0.05
5.0
90
16
86
77
16
88
11
84.67
0.20
16.9
50
16
50
50
16
50
11
50.00
0.20
10.0
81
16
100
75
16
91
11
84.00
0.05
4.2
1.00
79.9
Calificacin
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Con
deficiencias
VALOR TOTAL
TOTAL
CONTRATOS
9
CONSULTORA
189,293,534.00
14
14
2,091,260,336.00
CONTRATOS DE OBRAS
11
CONTRATO
INTERADMINISTRATIVO
823,087,886.00
5,146,288,243.00
CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO
13
50
MENOR CUANTA
PRESTACIN DE SERVICIOS
539,368,047.94
1,038,044,329.00
119
34
SUMINISTRO
478,132,582.00
10,305,474,957.94
TOTAL
27
263
VALOR TOTAL
VALOR
TOTAL
AUDITADO
CONSULTORA
189,293,534.00
109,059,040.00
0.58
2,091,260,336.00
1,882,934,766.00
0.90
823,087,886.00
768,610,693.00
0.93
5,146,288,243.00
5,061,664,217.00
0.98
539,368,047.94
116,709,960.00
0.22
1,038,044,329.00
338,325,073.00
0.33
478,132,582.00
159,211,272.00
0.33
CONTRATOS DE OBRAS
CONTRATO
INTERADMINISTRATIVO
CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO
MENOR CUANTA
PRESTACIN DE SERVICIOS
SUMINISTRO
TOTAL
10,305,474,957.94 8,436,515,021.00
0.82
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16
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extrae del inciso segundo del artculo 49 de la ley 179 de 1994, cuando hace
alusin a que esta operacin es un requisito de perfeccionamiento de estos actos
administrativos, refirindose a la operacin de registrar la afectacin presupuestal
que se hace con el acto administrativo o contrato que compromete el presupuesto.
El artculo 25 numeral 13 de la ley 80 de 1993 regula lo concerniente a la reserva,
compromiso o registro presupuestal asi:
Las autoridades constituirn las reservas y compromisos presupuestales necesarios,
tomando como base el valor de las prestaciones al momento de celebrar el contrato y el
estimativo de los ajustes resultantes de la aplicacin de la clusula de actualizacin de
precios.
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18
19
19
Criterio: Ley 1150 de 2007 Perfeccionamiento del contrato. Ley 80/93 art. 25.13
Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
CONTRATISTA:OSPINA & OSPINA LTDA
CDULA/NIT: 822004130-1
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patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo
de anticipo, luego estos descargos no mitigan lo evidenciado como era dar
cumplimiento a la constitucin de la fiducia o el patrimonio autnomo para el
manejo de los dineros otorgados a manera de anticipo dentro del contrato de obra
celebrado. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo con
incidencia disciplinaria.
Criterio: Ley 1474/11 art. 91 Estatuto Anticorrupcin.
Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
MODALIDAD: Licitacin Pblica - LP (X)
CONTRATISTA:
CONSORCIO CALAMAR/ALFREDO
GONZLEZ GUZMAN
CDULA/NIT: 79.156.022
N CONTRATO: 011-13 Obra Pblica - Licitacin Pblica AMCG 002-13
OBJETO: Construccin de andenes y sardineles para el mejoramiento de la movilidad urbana del
municipio
PLAZO: 4 MESES
VALOR $ 299.588.691,99
ACTA DE INICIO: 2014/01/16
FECHA SUSCRIPCIN: 2013/08/28
ACTA DE LIQUIDACIN:
En
ACTA DE TERMINACIN: En ejecucin
ejecucin
21
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22
22
ACTA DE LIQUIDACIN:
23
23
24
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HALLAZGO: Propuesta avalada por ingeniero civil. Sin evidencia del "Grado de
impacto social de la inversin", no hay acta de entrega a la comunidad por ser
obra pblica en cumplimiento de la legislacin de Veedura Ciudadana. Con
respecto a los Estudios Previos, en el estudio de mercado no hay claridad sobre la
exigencia de condiciones tcnicas detalladas ya que no se discrimina las
condiciones mnimas requeridas.
Aprueban Anticipo, pero de acuerdo al seguimiento no se evidencia el Plan de
Manejo del Anticipo. Con respecto al seguimiento de Licencias y permisos
Ambiental, no se evidencia autorizacin, ni el respectivo tramite en caso de que se
requiera.
Con respecto al Seguimiento de la Supervisin y de la Interventora, no se
encontr soporte de informes de interventora. En la Liquidacin del Contrato
queda un excedente presupuestal por valor de $6.638.657,18 pesos ya que el RP
fue expedido por 124 millones.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: En la descripcin de la
necesidad se evidencia como los muros, las puertas, ventanas y enchapes, eran
primordiales en este proyecto y a pesar de no tener la evidencia fotogrfica en los
estudios, del estado de la infraestructura fsica de estos restaurantes escolares y
que la comunidad vena reclamando por su mejoramiento, fueron terminados en el
tiempo contractual y recibidos con agrado como se aprecia en el informe final de la
supervisin. En el estudio de mercado las condiciones tcnicas all estipuladas
son las dada en los anlisis de precios unitarios de la Gobernacin del Guaviare,
los cuales utilizamos para las obras civiles que se ejecuten en el Municipio. El
plan de inversin de anticipo se encontraba junto a la pliza entregada
inicialmente y a pesar de no contar con una interventora externa, la supervisin
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
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con el fin de dar manejo al anticipo del 40% pactado, que en caso de no haberse
girado se pact, sin embargo se extendi la pliza para asegurar el correcto
manejo de estos recursos, haciendo incurrir en gastos adicionales al contratista e
incumplindose el contrato. El contrato se suspendido a partir del 28 de junio de
2014 por un trmino de 45 das por motivos de factor climatolgico (lluvias).
DESCARGOS: No emiten respuesta
ANALISIS DE DESCARGOS: La entidad admite la observacin al no emitir frente
a las debilidades en la composicin del estudio previo y la constitucin de la
fiducia para el manejo del anticipo pactado. Como se evidenci, el contrato otorg
anticipo del 40% a favor del contratista presuntamente incumpliendo las
disposiciones del artculo 91 de la ley 1474 de 2011 dispone:
Artculo 91. Anticipos. En los contratos de obra, concesin, salud o los que se
realicen por licitacin pblica, el contratista deber constituir una fiducia o un
patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo
de anticipo. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo con
incidencia disciplinaria.
Criterio: Ley 1474/11 art. 91 Estatuto Anticorrupcin.
Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
2.1.1.1.2 Prestacin de Servicios, Contratos de Apoyo a la Gestin y
Prestacin de Servicios Profesionales
De un universo de 119 contratos por valor de $1.038.044.329 se auditaron 16 por
valor de $ 354.825.073, aclarando que de acuerdo a la muestra uno de los
contratos se encontraba seleccionado en los de menor cuanta. Contratos de los
cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz
de calificacin de gestin; con el siguiente resultado:
CONTRATISTA: MARYSOL LINARES HORTUA
CDULA/NIT: 65.714.301 de Libano
N CONTRATO: de prestacin de servicios No. 007 de 2013
OBJETO: Prestacin de Servicios Profesionales para realizar el cargue de la Informacin al sistema
nico de informacin SUI de la unidad de Servicios Pblicos y de la Alcalda del Municipio de
Calamar, incluyendo asesora y apoyo en la recoleccin de la informacin.
PLAZO: 3 meses
VALOR $ 15.000.000
FECHA SUSCRIPCIN: mayo 15 de
ACTA DE INICIO: 31 de mayo de 2013.
2013
ACTA DE TERMINACIN:
ACTA DE LIQUIDACIN: 23 de agosto
31
31
de 2013
32
32
33
33
34
34
35
35
36
36
gestin
FECHA: 2013/05/10
PLAZO: 1 MES
VALOR $ 4.740.000
FECHA
SUSCRIPCIN:
2013/05/10
FECHA
LIQUIDACIN:
2013/05/31
37
37
38
38
PLAZO: 5 meses
VALOR $ 25.000.000
ACTA DE INICIO: 19 de junio de 2013.
ACTA DE TERMINACIN: 19 de noviembre de 2013
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HALLAZGO: entre las actividades a desarrollar por parte del contratista estn:
apoyo a los profesionales de la Secretara de Planeacin en los diferentes
procesos de contratacin, correspondiente a diseos arquitectnicos y obras
civiles que se ejecuten. Elaboracin y revisin de presupuestos de diseo de
arquitectura, que se manejan en la oficina. Apoyo en la interventora y/o
supervisin de los diferentes contratos. Levantamientos arquitectnicos que sean
prioritarios para la elaboracin de proyectos en el municipio. Realizacin control
urbano a las diferentes obras que se adelantan en el municipio. Realizacin
visitas tcnicas con su respectivo informe, tanto en la zona urbana como rural.
Apoyo a la elaboracin de los diferentes proyectos de obra, interventora, diseo o
de inversin que realice la secretara. Entre otras. Expiden certificacin en el
encabezado esta por la Secretaria de Gobierno y Administrativa, pero la firma el
Secretario de Planeacin con funciones delegatarias de Alcalde (E), de fecha 2 de
julio de 2013, donde manifiesta que dentro de la estructura orgnica de la
administracin municipal no cuenta con personal disponible para la prestacin del
servicio. En los estudios no establece la profesin de la persona a contratar.
Designan la supervisin al Secreto de Planeacin y de Obras Pblicas, mediante
oficio de fecha 4 de julio de 2013. De acuerdo a los recursos se requiere verificar
si es viable la contratacin teniendo en cuenta que las actividades que realiza la
contratista no van enfocadas a los proyectos de SGR sino en todos los programas
de la Administracin.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: Dentro de su objeto contractual
y las actividades principales estn destinadas a la presentacin de los proyectos al
sistema general de regalas y si bien no se especific en los estudios la profesin
que se requera, dentro de las actividades a desarrollar todas llevaban un
componente arquitectnico pues en la presentacin de los proyectos al SGR, se
requiere un nivel de avance en los mismos de FASE 3 los cuales incluye el diseo
de los mismos y si bien en las obligaciones de la contratista, se dejaron varias,
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Contrato financiado con recursos del SGP Libre Destinacin. Sin Observaciones.
CONTRATISTA: NINI YOJANA PERDOMO GARCIA CDULA/NIT: 35264797
AE CONTRATO: 56-2013
OBJETO: APOYO LOGISTICO A EVENTOS LUDICOS Y DEPORTIVOS DEL MUNICIPIO
PLAZO: 3 MESES
VALOR $16.500.000
ACTA DE INICIO: 18072013
FECHA SUSCRIPCIN: 18072013
ACTA DE TERMINACIN: 18102013
ACTA DE LIQUIDACIN: 25092013
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en riesgo los recurso pblicos (Anexo 16. acta de mutuo acuerdo de cancelacin
de contrato).
En lo relacionado con la liberacin de recursos se anexa documento de anulacin
de disponibilidad presupuestal No 313 de 13 de septiembre de 2013.
Anexo 16.1 liberacin de CDP
ANLISIS DE DESCARGOS: La entidad allega los soportes que permiten aclarar
las observaciones realizadas como es el acta de reunin realizada entre el
supervisor y el contratista de fecha 29 de agosto de 2013, que aclara los motivos
por los cuales determinan realizar la liquidacin, as mismo el documento de
anulacin de disponibilidad presupuestal de fecha 8 de septiembre de 2013. Por
lo anterior se retira el Hallazgo.
CONTRATISTA: MAPIRE HERMANOS LTDA
CDULA/NIT: 900192945
AE CONTRATO: 89-2013
OBJETO: ESTRUCTURACION Y ACTUALIZACION DEL CODIGO DE RENTAS MUNICIPAL Y
ESTATUTO ORGANICO DE PPTO MPAL
PLAZO: 2 MESES
VALOR $10.000.000
ACTA DE INICIO: 04102013
FECHA SUSCRIPCIN: 04102013
ACTA DE TERMINACIN: 04122013
ACTA DE LIQUIDACIN:
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44
45
45
mencin.
De acuerdo a las actividades se evidencia que se requiere de un
funcionario de planta que realice las funciones que viene desarrollando el
contratista.
Con respecto al plazo de ejecucin del Contrato, establecen 14 meses, iniciando
el da 8 de noviembre de 2013 y quedando fecha de finalizacin el da 8 de enero
de 2015, se observa que supera la vigencia fiscal, comprometiendo dos vigencias,
para el caso en mencin era necesario que la Administracin Municipal solicitara
la aprobacin de vigencias futuras, presentndose as un incumplimiento del
Principio de Anualidad.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: Como son proyectos
especficos del SGR, no se requiere de personal de planta, pues una vez
finalizado el proyecto terminan los contratos de prestacin de servicios. Con
relacin a la respectiva anualidad de los recursos del SGR, son Bianuales, por lo
que estos del SMSCE son del 2013 y 2014, efectivamente vamos a corregir la
fecha de terminacin del contrato terminando el 30 de diciembre DEL 2014.
ANLISIS DE DESCARGOS: Teniendo en cuenta el pronunciamiento realizado
por la administracin municipal, es claro que el contrato ejecutado es acorde de
acuerdo a los recursos del SGR, como lo seala la Ley 1606 de 2012, con
respecto al plazo de ejecucin del contrato donde se les manifiesta que el plazo
supera la vigencia fiscal y del cual argumentan que obedece a que los recursos de
SGR son Bianuales, por lo que son del 2013 al 2014. Por lo anterior no se acepta,
teniendo en cuenta que de acuerdo al Art. 14 de la Ley 1606 de 2012 y el Decreto
1949 de 2012 en el Art. 44 establece la Incorporacin en los presupuestos de
las entidades Pblicas: Los Ingresos y gastos incorporados en el captulo
independiente del presupuesto de cada rgano o entidad tendrn para todos los
efectos fiscales, una vigencia igual a la del Presupuesto Bienal del Sistema
General de Regalas. Teniendo en cuenta lo anterior se evidencia que la
administracin supero la vigencia, al establecer fecha de finalizacin enero 08 de
2015. Incumpliendo as los parmetros establecidos por la norma. Por lo anterior
se mantiene como un Hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria.
Criterio: Ley 1606 de 2012, Decreto 1949 de 2912
Causa: Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el
problema.
Efecto: Control inadecuado de recursos o actividades.
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FECHA
2013/04/22
FECHA
2013/04/29
SUSCRIPCIN:
LIQUIDACIN:
49
49
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50
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los cuales no formaban parte del mismo. Por lo anterior se mantiene el hallazgo
administrativo.
Criterio: Ley 594/00 Ley General de Archivo.
Causa: Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el
problema.
Efecto: Control inadecuado de recursos o actividades.
CONTRATISTA: JOSE OBDULIO PENAGOS VILLABON CDULA/NIT: 86059329
AE CONTRATO: 53-2013
OBJETO: APOYAR A FAMILIAS PARA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA
PLAZO: 10 DIAS
VALOR $10.000.000
ACTA DE INICIO: 28112013
FECHA SUSCRIPCIN: 28112013
ACTA DE TERMINACIN: 12122013
ACTA DE LIQUIDACIN: 12122013
52
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53
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Procuradura seala:
As mismo el Decreto 734 de 2012, establece de la Planeacin Contractual, en el Art. 2.1.1. Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de
1993, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que
sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera
que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad as como la distribucin de riesgos que la misma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera
simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener, como mnimo, los siguientes
elementos:
1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. 2. El
objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. 3. La
modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su
eleccin. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea
determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para
establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el
caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular
el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el
modelo financiero utilizado en su estructuracin. 5. La justificacin de los factores de seleccin que
permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 2.2.9 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio econmico del contrato.
Por lo anterior es claro que la entidad debi prever desde los estudios, los
diferentes inconvenientes, as mismo garantizar desde los estudios lo que se
pretenda contratar, con el fin de garantizar un buen desarrollo en la ejecucin del
contrato. Por lo anterior se establece un Hallazgo Administrativo.
Criterio: Ley 80 de 1993 principio de planeacin y principio de economa.
Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratacin.
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
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San Jos del Guaviare
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HALLAZGO: Dentro de las obligaciones del contratista objeto del contrato estn:
garantizar la adquisicin del servicio de Autosourcing Tecnolgico SOTE para
todas las Instituciones Educativas del municipio de Calamar. Deber tener los
siguientes mdulos: Pagina Web: para la institucin educativa quien ser
autnoma en su manejo y operacin. Sistema SAGA para el registro de la
informacin acadmica, administrativa y estadstica la cual ser para almacenar
las calificaciones, hojas de vida o anecdotarios de los estudiantes, facilitando en
envo de correos electrnicos personalizados o masivos a padres de familia,
docentes y estudiantes, entre otras utilidades. PLAN DA: Para el proceso de
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza Tel (098) 5840987- Lnea de atencin de quejas y denuncias
Web www.contraloriaguaviare.gov.co Correo electrnico: control@contraloriaguaviare.gov.co
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planeacin virtual de reas o asignaturas por parte de cada uno de los docentes
as como para el registro detallado del diario de campo con la facilidad para que
las directivas acadmicas de la entidad efecten sus revisiones pudiendo dejar
evidencias de sus actuaciones al respecto. ELECCIONES: Para el proceso de
elecciones virtuales, esta elecciones son entre otras la de personero que se
efecta anualmente. El modulo genera las diferentes actas de eleccin y
estadsticas.
INSCRIPCIONES EN LINEA. Para que los interesados en
matricularse como estudiantes nuevos para el ao lectivo lo efecten en lnea
utilizando cualquier PC conectado a internet banda ancha, mediante la
actualizacin de este mdulo se eliminan las colas en la entidad y se descentraliza
el registro de informacin. RESERVA DE CUPO, Evaluacin Institucional, para la
aplicacin de encuestas de satisfaccin de servicios obtenido estadsticas e
insumos para los planes de mejoramiento. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS
FIJOS. Para la adecuada administracin de los activos fijos de la entidad
permitiendo definir localizacin fsica del bien, responsable de su custodia y
determinacin de la depreciacin. El Rector presenta la propuesta el da 18 de
junio de 2013, en ella anexa una propuesta presentada por Sistemas Integrados
de Gestin Acadmica, donde allega la propuesta de acuerdo a las
especificaciones objeto del contrato, mediante oficio de fecha 19 de junio de 2013
aceptan la propuesta presentada por el rector de INACAMAHO.
Mediante Resolucin No. 206 de fecha 9 de julio de 2013, por medio de la cual se
justifica una contratacin directa mediante contrato interadministrativo, entre los
considerandos esta. As mismo el Art. 3.4.1.1. del Decreto 734 de 2012, establece
que se deber expedir un acto administrativo de justificacin de la contratacin
directa, que contendr: El sealamiento de la causal que se invoca, el objeto a
contratar, el presupuesto para la contratacin, las condiciones que se exigirn al
contratista y el lugar donde se podrn consultar los estudios y documentos
previos. Que la institucin tiene la capacidad organizativa, operativa, tcnica,
administrativa y financiera para realizar la ejecucin de esta clase de actividades,
dada su misma naturaleza.
Designan la supervisin a la Dra. IRMA LILIANA RODRIGUEZ Secretaria de
Gobierno y Administrativa. En acta de inicio establecen fecha de finalizacin el 18
de octubre de 2013, mediante oficio de fecha 17 de octubre de 2013, el rector de
la institucin solicita adicin en tiempo de 60 das calendario con el fin de permitir
el cumplimiento del objeto contractual. Realizan documento de Adicin en tiempo
No. 01 de fecha 18 de octubre de 2013, por 60 das. Mediante oficio de fecha 25
de noviembre firmado por el Rector de la Institucin Educativa, quien le solicita a
la supervisora la suspensin del contrato, expone los motivos por los cuales se
hizo imposible cumplir con el objeto del contrato.
Informa que para el
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza Tel (098) 5840987- Lnea de atencin de quejas y denuncias
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As mismo el Decreto 734 de 2012, establece de la Planeacin Contractual, en el Art. 2.1.1. Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de
1993, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que
sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera
que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad as como la distribucin de riesgos que la misma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera
simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener, como mnimo, los siguientes
elementos:
1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. 2. El
objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. 3. La
modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su
eleccin. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea
determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para
establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el
caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular
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el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el
modelo financiero utilizado en su estructuracin. 5. La justificacin de los factores de seleccin que
permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 2.2.9 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio econmico del contrato.
Por lo anterior es claro que la entidad debi prever desde los estudios, los
diferentes inconvenientes, as mismo garantizar desde los estudios lo que se
pretenda contratar, con el fin de garantizar un buen desarrollo en la ejecucin del
contrato. Por lo anterior se establece un Hallazgo Administrativo.
Criterio: Ley 80 de 1993 principio de planeacin y principio de economa.
Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratacin.
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
CONTRATISTA: Empresa Social del Estado ESE Hospital
de San Jos del Guaviare
CDULA/NIT: 832001966-2
N CONTRATO: Convenio Interadministrativo No. 011 de 2013
OBJETO: Ejecucin de recursos destinados para inversin en el mejoramiento de la infraestructura y
dotacin de la Red Pblica de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del municipio de
Calamar en el marco de la Ley 1608 de 2013
PLAZO: 2 aos
VALOR $ 4.841.794.677.78
FECHA SUSCRIPCIN: Noviembre 08
ACTA DE INICIO:
de 2013
ACTA DE TERMINACIN:
ACTA DE LIQUIDACIN:
67
67
68
68
69
69
PLAZO: 6 meses
VALOR $ $736.087.886
FECHA SUSCRIPCIN: 8 de
noviembre de 2013
ACTA DE LIQUIDACIN:
70
70
71
71
72
72
Criterio: Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, Art. 48 numeral 31 de la Ley 734 de
2002.
Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratacin.
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
2.1.1.1.6. Convenios de apoyo
CONTRATISTA:ONG AYUDA AL MUNDO
CDULA/NIT: 900531507-5
N CONTRATO:CONVENIO DE APOYO NO. 006 DE 2013
OBJETO: Fortalecimiento a las actividades en atencin integral para la implementacin poltica Cero
a Siempre
PLAZO: 2 meses
VALOR $ 23.100.000 el municipio aporta $21.000.000 y la ONG $2.100.000 representados en
especie.
FECHA SUSCRIPCIN: 24 de octubre
ACTA DE INICIO: 7 de noviembre de 2013
de 2013
ACTA DE LIQUIDACIN: 20 de
ACTA DE TERMINACIN:
diciembre de 2013
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73
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As mismo el Decreto 734 de 2012, establece de la Planeacin Contractual, en el Art. 2.1.1. Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de
1993, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que
sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera
que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad as como la distribucin de riesgos que la misma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera
simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener, como mnimo, los siguientes
elementos:
1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. 2. El
objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. 3. La
modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su
eleccin. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea
determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para
establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el
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caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular
el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el
modelo financiero utilizado en su estructuracin. 5. La justificacin de los factores de seleccin que
permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 2.2.9 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. Por lo anterior se establece un
Hallazgo Administrativo.
Criterio: Ley 80 de 1993 principio de planeacin y principio de economa.
Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratacin.
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
CONTRATISTA: FUNDACION ENERGUAVIARE
CDULA/NIT: 900398328
AE CONVENIO DE APOYO: 08-2013
OBJETO: AUNAR ESFUERZOS COMO APOYO A LA REALIZACION DE LA XIII VERSION DE LA
BALSA DORADA
PLAZO: 2 MESES
VALOR $46.000.000+ 16.524.000
ACTA DE INICIO: 07112013
FECHA SUSCRIPCIN: 30102013
ACTA DE TERMINACIN: 07012014
ACTA DE LIQUIDACIN:
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76
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77
HALLAZGO: Entre las actividades a desarrollar por parte del contratista estn:
Disear un instrumento de caracterizacin para las organizaciones de la poblacin
vctimas del conflicto y diligenciar el instrumento. 3. Adelantar reuniones con las
asociaciones seleccionadas ASOFUTURO, CHARIAS Y RENACER, para
identificar sus necesidades y priorizar en que se van a fortalecer. 4. Adelantar
proceso de capacitacin en la Ley 1448 de 2011 mediante la realizacin de dos
sesiones educativas. 5. Adelantar proceso de capacitacin en tema de espacios
de participacin segn la Leu 1448 de 2011. 6. Adquirir y entregar los elementos
priorizados por las asociaciones para su fortalecimiento enfocados a la generacin
de espacios de participacin. 7. Aportar el 10% del valor del contrato en bienes y
servicios. Con respecto a la descripcin de las actividades a desarrollar por parte
del contratista, no se evidencia un presupuesto que identifique el valor de cada
una de las actividades. En el estudio de oportunidad en el tem de descripcin del
objeto a contratar. Igualmente solamente establece que es para el fortalecimiento
de organizaciones vctimas, en el valor del contrato establecen el valor de 6
millones ms no relacionan los componentes que identifique la inversin de lo que
se pretende desarrollar. La propuesta presentada por la ONG igualmente presenta
en trminos general igual que el estudio y el contrato. Designan la supervisin a
la Secretaria de Gobierno y Administrativa, Dra. Irma Rodrguez. De acuerdo al
informe de ejecucin presentado por el contratista, relaciona como invirti los 600
mil, manifiesta que estn representados en talento humano para la realizacin del
diseo y aplicacin del instrumento para la caracterizacin de las asociaciones de
la poblacin y capacitacin en tema de la Ley 1448 de 2011. Con respecto al
diseo instrumento para la caracterizacin de las organizaciones de la poblacin.
Manifiesta que disearon el instrumento de caracterizacin para las asociaciones
de poblacin vctimas, y fue aplicado a las asociaciones ASOFUTURO, CHARIS,
FUNAVIT, RENACER Y GRUPO ETNICO, dice que est en el anexo uno pero en
la carpeta no se evidencia el documento, de acuerdo al ltimo compromiso de
entrega de elementos adquiridos, realizaron entrega a las 3 asociaciones,
elementos que fueron ingresados al almacn.
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As mismo el Decreto 734 de 2012, establece de la Planeacin Contractual, en el Art. 2.1.1. Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de
1993, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que
sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera
que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad as como la distribucin de riesgos que la misma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera
simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener, como mnimo, los siguientes
elementos:
1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. 2. El
objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. 3. La
modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su
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eleccin. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea
determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para
establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el
caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular
el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el
modelo financiero utilizado en su estructuracin. 5. La justificacin de los factores de seleccin que
permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 2.2.9 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. Por lo anterior se establece un
Hallazgo Administrativo.
Criterio: Ley 80 de 1993 principio de planeacin y principio de economa.
Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratacin.
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
CONTRATISTA: ONG AYUDA AL MUNDO
CDULA/NIT:900531507-5
N CONTRATO: Convenio de Apoyo No. 007 de 2013
OBJETO: Aunar esfuerzos para la realizacin de la Feria Ganadera y da de la llaneridad en el
municipio de CalamarPLAZO:1 mes
VALOR $ 16.500.000
FECHA SUSCRIPCIN: 25 de octubre
ACTA DE INICIO: 01 de noviembre de 2013
de 2013
ACTA DE LIQUIDACIN: noviembre 05
ACTA DE TERMINACIN:
de 2013
HALLAZGO: Entre las actividades a desarrollar por parte del contratista estn: 2.
Cumplir con la realizacin de la feria ganadera y el da de la llaneridad. 3. Ejecutar
la totalidad de los recursos acordados en el convenio para la realizacin de la feria
ganadera y da de la llaneridad. 4. Cumplir con las cantidades y actividades
descritas en el presente convenio como son: Amplificacin de sonido para los
eventos, transporte para los artistas, garantizar artistas centrales para los das
establecidos por el comit de la feria. Elaborar instalacin de los escenarios
artsticos y de exposiciones bovinas, garantizar la premiacin de los eventos
establecidos por el comit de feria, aportar la suma de un milln quinientos mil
pesos que cubre los procesos administrativos y operativos de los eventos de la
feria. En el contrato aprueban un anticipo del 50%. De acuerdo al registro
presupuestal No. 417 el CDP es el nmero 484 pero no se encuentra en la
carpeta. Con respecto a los Estudios Previos no se evidencia un estudio de
mercado por cada una de las actividades a desarrollar no describen la inversin
por cada activad. En el seguimiento realizado por la supervisin no se evidencia
un seguimiento financiero de la inversin de los recursos.
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As mismo el Decreto 734 de 2012, establece de la Planeacin Contractual, en el Art. 2.1.1. Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de
1993, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que
sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera
que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad as como la distribucin de riesgos que la misma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera
simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener, como mnimo, los siguientes
elementos:
1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. 2. El
objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. 3. La
modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su
eleccin. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
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presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea
determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para
establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el
caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular
el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el
modelo financiero utilizado en su estructuracin. 5. La justificacin de los factores de seleccin que
permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 2.2.9 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. Por lo anterior se establece un
Hallazgo Administrativo.
Criterio: Ley 80 de 1993 principio de planeacin y principio de economa.
Causa: Falta de control y seguimiento asociado al proceso de contratacin.
Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales.
CONTRATISTA: ONG AYUDA AL MUNDO
CDULA/NIT: 900531507
AE CONVENIO: 10-2013
OBJETO: FORTALECIMIENTO INICIATIVAS PRODUCTIVAS PARA FAMILIAS VICTIMAS
DESPLAZAMIENTO YCONFLICTO ARMADO
PLAZO: 3 MESES
VALOR $29.719.690
ACTA DE INICIO: 08112013
FECHA SUSCRIPCIN: 01112013
ACTA DE TERMINACIN: 08022013
ACTA DE LIQUIDACIN: 07022014
82
82
2.1.1.2
Ponderacin
Puntaje
Atribuido
89.7
0.10
9.0
83.6
0.30
25.1
Calidad (veracidad)
74.1
0.60
44.5
1.00
78.5
VARIABLES A EVALUAR
2
1
0
Con
deficiencias
83
83
84
84
85
85
Criterio: Ley 42 de 1993, art. 107; Ley 1474 de 2011, artculo 118.
Causa: Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el
problema.
Efecto: Control inadecuado de recursos o actividades..
FORMATO_F05_CDG Propiedad, planta y equipo: SI SE CARG.
FORMATO_F06_CDG Informacin presupuestal: SI SE CARG.
ANEXO 1: Acto Administrativo de Aprobacin del Presupuesto: Se CARG el
Acuerdo Municipal No. 019 del 20-11-2012 donde el Honorable Concejo Municipal
de Calamar (Guaviare) fij y aprob el presupuesto de ingresos y gastos del
municipio para la vigencia 2013.
ANEXO 2: Acto administrativo de Liquidacin del Presupuesto. SE CARG el
Decreto No. 144 del 24 de diciembre de 2012 Por medio del cual se liquida el
presupuesto de la Administracin Central, Concejo Municipal y Unidad de
Servicios Pblicos Domiciliarios del Municipio de Calamar (Guav) para la vigencia
fiscal comprendida entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 y se dictan
otras disposiciones, aprobado mediante Acuerdo No. 019 de noviembre 29 de
2012
ANEXO 3: Ejecucin Activa. SE CARG. Se report la ejecucin de ingresos de la
vigencia 2013.
ANEXO 4: Ejecucin Pasiva. SE CARG. Para este anexo se aport la ejecucin
presupuestal de gastos a 31 de diciembre de 2013.
ANEXO 5: Actos administrativos de modificacin al presupuesto. SE CARG.
La Alcalda adjunt parcialmente los actos administrativos de modificacin al
presupuesto dentro de los cuales no se encuentra soportadas modificaciones
ocurridas durante la vigencia fiscal 2013 por valor de $12 millones.
HALLAZGO: Los actos administrativos que soportan los traslados presupuestales
de la vigencia 2013 no fueron cargados en su totalidad, reflejando una diferencia
de $12.000 millones.
86
86
87
87
88
88
89
89
LEGALIDAD
90
90
LEGALIDAD
Calificacin Parcial
Ponderacin
Financiera
66.7
0.40
Puntaje
Atribuido
26.7
De Gestin
85.2
0.60
51.1
1.00
77.8
VARIABLES A EVALUAR
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD
Calificacin
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
Con
deficiencias
91
91
92
92
de gran importancia, como son las Damas, La Unin y Brisas del Itilla. Se espera
en el presente ao dejar contratado el acueducto y alcantarillado del sector de las
damas por parte del plan departamental de aguas. En cuanto a los dems, debido
a la gran dispersin de sus habitantes se realizaran soluciones individuales, pues
un sistema de acueducto por red no es viable debido a su alto costo. En cuanto al
alcantarillado tambin a travs del Plan departamental de Aguas, se est
formulando el diseo de la PTAR para el sector urbano del Municipio. En el sector
rural, nuevamente debido a su gran dispersin, las soluciones para el manejo de
estos residuos debe hacerse a travs de soluciones individuales, para lo cual el
municipio tiene contemplado en su plan de desarrollo poder ejecutar 20 soluciones
individuales en el sector rural, teniendo en cuenta su limitado presupuesto.
Debido al bajo presupuesto el municipio no cuenta con una estacin que permita
medir la calidad de aire y las fuentes de contaminantes atmosfricos.
ANALISIS DE LA RESPUESTA: La entidad emite su respuesta explicando
detalladamente los avances en materia de acueductos y alcantarillados rurales;
vista la ejecucin del POAI se evidencia que es cierta la respuesta. La
observacin se retira.
Adquisicin de predios para acueductos municipales: el municipio dio
cumplimiento al artculo 210 de la Ley 1450 de 2011 en aplicacin del Artculo 111
de la Ley 99 de 1993. Su inversin est relacionada con estudios ambientales.
Control minero: En vista de que en la regin no existen minas de explotacin
industrial, el municipio no da cumplimento al cdigo minero.
2.1.1.4.
VARIABLES A EVALUAR
49.7
2
1
0
Ineficiente
93
93
94
94
Calificacin Parcial
Ponderacin
90.0
85.0
0.20
0.80
1.00
Puntaje
Atribuido
18.0
68.0
86.0
Calificacin
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
2
1
0
Cumple
95
95
96
96
97
97
98
98
VARIABLES A EVALUAR
Calificacin Parcial
Ponderacin
Puntaje
Atribuido
80.1
0.30
24.0
70.5
0.70
49.4
1.00
73.4
TOTAL
Calificacin
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
Con
deficiencias
99
99
100
100
las existencias se revisen por lo menos una vez al ao. No existen mecanismos
de control sobre el manejo de la chatarra. No se encuentran registrados todas
las propiedades, planta y equipo. La entidad no cuenta con los respectivos
ttulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus
estados financieros.
La entidad no dispone de un inventario fsico de sus propiedades, planta y
equipo debidamente valorizado y conciliado con contabilidad. En algunos casos
se evidencia que los avances y anticipos entregados no son legalizados a 31 de
Diciembre como lo establece la norma. Las reservas constituidas por el ente
pblico no estn debidamente soportadas por normas vigentes.
Control Interno a la Gestin Sobre Inventario Fsico, Bienes Inmuebles y
Vehculos: Sobre el control a la gestin sobre recursos fsicos, vehculos e
inventarios, se pudo establecer que en la entidad no se cuenta con una base de
datos de todos los bienes inmuebles y la alimentacin de la informacin en el
mdulo de almacn, aunque carga bien, presenta inconvenientes. No se tiene
constituidas plizas para la proteccin de bienes inmuebles, ni se anexa en la
rendicin de la cuenta el rubro y saldo de fondo alguno que permita subsanar la
contingencia. No se encuentran todos los vehculos propiedad de la entidad
asegurados. No se tiene registro de todos los siniestros de los vehculos ni se
estudian las causas. No se ha realizado avalos tcnicos de todos los bienes
inmuebles en los ltimos tres aos. No se lleva registro de todas las
actividades realizadas a vehculos ni se cuenta un plan de mantenimiento.
Aunque se controla de manera parcial, el rea encargada no efecta control
oportuno sobre los elementos de medicin de combustible ni que se encuentren
en buen estado.
Publicidad y Propaganda: Aunque no hay evidencia de que se sobrepasen los
topes, no existe una poltica de austeridad en el gasto para publicidad y
propaganda ya que no hay un acto administrativo que contenga los lineamientos
establecidos en el Art 10 de la ley 1474 de 2011.
Control Interno a la Gestin Sobre la Nmina: Se llevan los procesos y
procedimientos de manera adecuada lo que permite un manejo adecuado y
oportuno de los procesos de talento humano.
Control Interno a la Gestin Sobre la Gestin Ambiental: La entidad aparte
de los lineamientos establecidos en el Plan de Desarrollo, no cuenta con un plan
de accin o manual donde se presente la poltica, los objetivos y programas
ambientales la cual debe estar a cargo de la oficina de planeacin. No se
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza Tel (098) 5840987- Lnea de atencin de quejas y denuncias
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San Jos del Guaviare
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101
102
102
103
103
PUNTAJE
NIVEL
ENTORNO DE CONTROL
3,21
INTERMEDIO
INFORMACIN Y COMUNICACIN
4,02
SATISFACTORIO
AVANZADO
4,1
SATISFACTORIO
4,96
AVANZADO
SATISFACTORIO
81,45%
ACTIVIDADES DE CONTROL
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
SEGUIMIENTO
RESULTADO TOTAL AVANCE MECI
Fuente: Aplicativo avance Meci DAFP
104
104
Para el efecto debern cumplir las siguientes fases de acuerdo con lo sealado
en el Decreto y que tiene como cierre el prximo 21 de diciembre de 2014:
FASE 1: Conocimiento (1 mes). Fecha lmite: Junio 21 de 2014
FASE 2: Diagnstico (1 mes). Fecha lmite: Julio 21 de 2014
FASE 3: Planeacin de la Actualizacin (1 mes). Fecha lmite: Agosto 21 de
2014
FASE 4: Ejecucin y Seguimiento (3 meses). Fecha lmite: Noviembre 21 de
2014
FASE 5: Cierre (1 mes). Fecha lmite: Diciembre 21 de 2014
Avances De La Aplicacin De La Norma: De conformidad con lo establecido
en el Decreto 943 de 2014, se realiz el diagnstico y la entidad se encuentra en
la actualizacin de la fase 2.
Avances: La alta direccin y la oficina de control interno convocaron a la
reactivacin del Equipo MECI. En vista de la expedicin del Decreto 943 de
2014, en el mes de julio de 2014 socializa y asigna roles y responsabilidades
sobre los nuevos requerimientos compuestos de la siguiente manera:
Dos (2) mdulos:
Mdulo de Control de Planeacin y Gestin
Mdulo de Control de Evaluacin y Seguimiento
Seis (6) componentes:
Talento Humano
Direccionamiento Estratgico
Administracin del Riesgo
Autoevaluacin Institucional
Auditora Interna
Planes de Mejoramiento
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
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105
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106
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PROCESOS
FALLADOS
EJECUTORIADOS
1
1
FECHA
23/07/2013
PAGOS REALIZADOS
CAPITAL
INTERESES
0
0
COSTAS
0
HALLAZGO
Control Interno a la Gestin Contractual: La entidad an presenta fallas en
los procesos relacionados con la gestin contractual lo que indica que se deben
implementar controles ms efectivos ya que hay evidencia que persisten
falencias en identificacin de contratos con objetos idnticos o similares,
evaluacin de los resultados de la contratacin y seguimiento y evaluacin de la
gestin contractual. (Ver tem control interno a la gestin contractual).
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: Respecto a la observacin
presentada respecto a la presencia de fallas en los procesos relacionados con la
gestin contractual, es de aclarar que muchos de los contratos que presentan el
objeto similar o idnticos estn relacionados con la prestacin de servicios de
apoyo que son el personal que desempea las mismas funciones durante todo el
ao y por lo tanto el contrato presenta el mismo objeto, sin embargo, en los
estudios previos de cada uno de los procesos precontractuales establece
claramente todo los requisitos de ejecucin; en cuanto a la evaluacin de los
recursos de la contratacin y seguimiento y evaluacin de la gestin contractual,
se est trabajando para ajustar los procedimientos y as ser ms eficientes.
ANALISIS DE LA RESPUESTA: La gestin de controles sobre la contratacin
por parte de la oficina de control interno an persisten por lo que se debe
implementar un mecanismo que permita evaluar de forma sistmica y proactiva
su ejecucin. Se analiza la respuesta consolidada sobre la gestin del proceso
al final del criterio.
Control Interno a la Gestin Financiera y de Recursos Fsicos: La entidad
an presenta fallas en los procesos relacionados con la gestin financiera lo que
indica que se deben implementar controles ms efectivos ya que hay evidencia
que persisten falencias en archivo de comprobantes, de ingresos y egresos.
Mitigacin de riesgos en traslado de valores, seguridad para salvaguarda del
dinero en operacin. Procedimientos de registro, validacin y comprobacin de
las transacciones de tesorera, revisin y verificacin de conciliaciones de saldos
y cuentas por cobrar por el jefe inmediato, validacin del procedimiento para
depurar los saldos contrarios a su naturaleza, debido registro de salidas de
bienes por cualquier concepto y recuento fsico de existencias, mecanismos de
control sobre el manejo de la chatarra. Registro de propiedades, planta y equipo
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108
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Calificacin Parcial
Ponderacin
78.2
70.4
72.1
62.9
0.20
0.30
0.40
0.10
Calificacin
Total
15.6
21.1
28.9
6.3
1.00
71.9
Cumple Parcialmente
No Cumple
Cumple
Parcialmente
110
110
111
111
112
112
TOTAL
TOTAL
EJECUTAD
ASIGNADO
O DEL
$
$ 39,211.2
PLAN (Millones
PLAN
13,576.84
de pesos)
(Millones de
pesos)
AVANCE GENERAL
DEL PLAN
(Total Ejecutado a la
Vigencia/Total
Asignado Plan)
34,62%
Fuente: Matriz Plurianual de Inversiones Sectorial por Tema (Plan de Desarrollo)-Cifras en Millones de Pesos
Lo anterior demuestra que existe un avance que puede considerarse bajo con
rezago presupuestal y con bajos ndices de ejecucin en algunos de los sectores
los cuales deben acumular al trmino de la vigencia un 50% de avance como
mnimo.
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TOTAL
APROBADO EJE
TOTAL
22,728.40 EJECUTADO
EJE
9,362.62
41,19%
Fuente: Matriz Plurianual de Inversiones Sectorial por Tema (Plan de Desarrollo)-Cifras en Millones de Pesos
TOTAL
APROBADO EJE
TOTAL
12,244.06 EJECUTADO
EJE
2,861.38
23,37%
Fuente: Matriz Plurianual de Inversiones Sectorial por Tema (Plan de Desarrollo)-Cifras en Millones de Pesos
114
114
TOTAL
APROBADO EJE
TOTAL
1.205,26 EJECUTADO
EJE
308,8
25,62%
Fuente: Matriz Plurianual de Inversiones Sectorial por Tema (Plan de Desarrollo)-Cifras en Millones de Pesos
115
115
sectores del eje 3 durante la vigencia 2013, ha sido del 61,5% con una ejecucin
durante la vigencia 2013 de 184,51 millones de 300,0 millones proyectados a
ejecutar en el plan de la vigencia 2013.
Eficiencia - I.E.T: Traducida como el ndice de eficiencia en la ejecucin del plan
de desarrollo (Total Ejecutado Sector al Trmino de la ltima Vigencia
Evaluada/Total Proyectado Plan), para los sectores del eje 3 durante la vigencia
2013 ha sido del 25,62% con una ejecucin consolidada 2012-2013 de 308,8
millones contra una asignacin durante la misma para el eje 2 de 1.205,26
millones aprobados en el plan de desarrollo 2013.
El eje que comprende los sectores agropecuario, empresarial y turismo, presenta
un avance del 25,62% con ejecucin crtica en el programa Turismo Alternativa de
Desarrollo con Equidad Social.
Eje Estructural 4: DESARROLLO INSTITUCIONAL
PRIMER EJE ESTRUCTURAL:
DESARROLLO SOCIAL Y
EQUITATIVO
TOTAL
APROBADO EJE
TOTAL
3.033,48 EJECUTADO
EJE
1.044,04
34,42%
Fuente: Matriz Plurianual de Inversiones Sectorial por Tema (Plan de Desarrollo)-Cifras en Millones de Pesos
116
116
PROGRAMADAS
EVALUADAS
%MUESTRA
283
166
57
34,34%
0-50%
51-79%
80-100%
16
33
28,07%
14,04%
57,9%
117
117
34,34%
71,93%
118
118
9. Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 4 Avance 0%Cincuenta (50) Soluciones de Vivienda de Inters Social y VIP
destinadas a la poblacin vctima del conflicto armado interno del municipio..
10. Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 5 Avance 0%Cincuenta (50) Soluciones de Vivienda de Inters Social y VIP
destinadas a la poblacin vinculada a la Red Unidos del municipio..
11. Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 6 Avance 0%Cincuenta (50) Soluciones de Vivienda de Inters Social y VIP
destinadas a la reubicacin de asentamientos en zonas de alto riesgo del
municipio..
12. Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 7 Avance 0%Un (1) terreno para desarrollar programas de vivienda de inters
social..
13. Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 8 Avance 0%Dos (2) proyectos de mejoramiento de vivienda ejecutados..
14. Sector Empresarial - Programa Desarrollo Productivo y Econmico
Meta, 3 - Avance 0%Una (1) oficina bancaria establecida en el municipio..
15. Sector Empresarial - Programa Desarrollo Productivo y Econmico
Meta, 4 - Avance 0%Una (1) ruta tursticas creadas, adecuadas y en
funcionamiento..
HALLAZGOS:
AVANCE EN LA EJECUCIN DEL PLAN DE DESARROLLO: el Plan de
Desarrollo presenta un avance ponderado del 34,62% que puede considerarse
BAJO con rezago presupuestal y con bajos ndices de ejecucin en algunos de los
sectores los cuales deben acumular al trmino de la vigencia un 50% de avance
como mnimo.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: Si bien este avance de
ejecucin es con respecto a los recursos financieros, en el balance que se realiza
de acuerdo a las metas planteadas se lleva un avance superior al 60% , pues
varias metas se lograron cumplir con menos recursos financieros a los estipulados
en el plan indicativo, sin embargo muchos de los recursos de gestin fueron
ingresados al presupuesto terminando la vigencia 2013, tal es el caso de la
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menos los que establece la Ley General del Plan o los constitucionales
establecidos en el artculo 209 de la Carta Magna; por lo tanto, es un fundamento
mnimo legal. As las cosas, se mantiene como hallazgo administrativo.
Criterio: Plan de Desarrollo - Acuerdo No. 008 de 2012
Causa: El Plan de Desarrollo no concibe de manera tcita unos Principios
Generales rectores.
Efecto: Gestin misional afectada sobre la concepcin de la inversin social.
AVANCE PLAN DE ACCIN 2013: Como se describe en el tem respectivo del
presente informe, se presenta avance crtico de 0% en las metas descritas dentro
del cuerpo del informe concerniente a los siguientes sectores y programas:
a) Sector Educacin - Programa Calidad para el Desarrollo Meta, 15.
b) Sector Salud - Programa Salud un Derecho Colectivo para Todos como
Factor Primordial en el Desarrollo de Calamar Meta, 52.
c) Sector Salud - Programa 4 Salud un Derecho Colectivo para Todos como
Factor Primordial en el Desarrollo de Calamar Meta, 59.
d) Sector Salud - Programa 4 Salud un Derecho Colectivo para Todos como
Factor Primordial en el Desarrollo de Calamar Meta, 62.
e) Sector Enfoque Diferencial (Grupos Vulnerables) - Programa Juntos
Garantizando los Derechos de las Nias, Nios y Adolescentes Meta, 7.
f) Sector Agua Potable y Saneamiento Bsico APSB - Programa Agua
Potable y Saneamiento Bsico: Estrategia de Vida Digna Meta, 7.
g) Sector Energa - Programa Energa para el Desarrollo Meta, 5.
h) Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 3.
i) Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 4.
j) Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 5.
k) Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 6.
l) Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 7.
m) Sector Vivienda - Programa Vivienda Digna para Todos Meta, 8.
n) Sector Empresarial - Programa Desarrollo Productivo y Econmico
Meta, 3.
o) Sector Empresarial - Programa Desarrollo Productivo y Econmico
Meta, 4.
Descargo de Secretaria de Gobierno para esta observacin:
a) Sector Educacin - Programa Calidad para el Desarrollo Meta, 15.
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125
125
GESTIN AMBIENTAL
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento de planes,
proyectos ambientales.
programas
Calificacin Parcial
Ponderacin
Puntaje
Atribuido
75.0
0.60
45.0
62.5
0.40
25.0
1.00
70.0
Inversin Ambiental
Con deficiencias
Ineficiente
Con
deficiencias
INCORPORAR LA MATRIZ
Para evaluar la gestin ambiental de la entidad, se utiliz la metodologa descrita
en la Gua de Auditora para las Contraloras Territoriales GAT la cual fue
adoptada por esta Contralora mediante Resolucin No 15 de 2013. De acuerdo
con la evaluacin se pudo inferir que la entidad tiene deficiencias en la gestin
ambiental de conformidad con los resultados de las variables evaluadas arrojando
una calificacin de 70 puntos como se observa ms adelante.
Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos Ambientales e Inversin
Ambiental: La entidad cumple con la norma sobre inversin ambiental en
proyectos de inversin; presenta 8 proyectos radicados por valor de $71 millones
de pesos.
Cumplimiento del Artculo 111 de la Ley 99 de 1.993 - Predios adquiridos Art.
111 Ley 99/93: Segn lo establecido en la norma se pudo establecer que la
entidad aunque no ha adquiri predios en 2013, cumple con la inversin ya que de
conformidad con la norma, igualmente se puede financiar Esquemas de pago por
servicios ambientales , lo cual llevo a cabo invirtiendo fondos en la contratacin de
un estudio de factibilidad (Contrato de Consultora 07 de 2014 $24 millones
contratista: Corporacin Agua Viva).
Sobretasa ambiental: Valor transferido a la C.D.A por concepto de sobretasa
ambiental recaudado con el impuesto predial de la vigencia 2013,
$($21.469.914,00 pesos.
Valor pagado a la C.D.A por concepto de tasa retributiva de la vigencia:
$274.67 millones de pesos.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: En el sector ambiental con la
limitacin de los recursos presupuestales, se viene trabajando para dar
cumplimiento a las metas del plan de desarrollo. En cuanto a la compra de
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HALLAZGOS
Control Interno Ambiental: Los procedimientos establecidos no tienen incluido
el factor ambiental. No existe un plan de accin en materia ambiental. Dentro de
la estructura orgnica, no est incorporada el rea ambiental. No estn
debidamente asignadas las responsabilidades en materia ambiental. No existe
un inventario causas e impactos ambientales. Los PROCEDAS no han sido
ejecutados La alcalda no ha establecido programas de autocontrol como,
reportes ambientales peridicos o monitoreos a la contaminacin por ruido y
especio pblico. No se han practicado auditoras ambientales. La alcalda no
invierte en investigacin y desarrollo de tecnologas limpias.
Servicios Pblicos de Acueducto Urbano: La entidad no ha emitido las
correcciones a las observaciones relacionadas con control de calidad e
Idoneidad que emitiera la SDSG mediante concepto de fecha julio 28 de 2014 y
Acta de Inspeccin Sanitaria de fecha 5 de marzo de 2014.
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ESTADOS CONTABLES
VARIABLES A EVALUAR
Total inconsistencias $ (millones)
Indice de inconsistencias (%)
CALIFICACIN ESTADOS CONTABLES
Calificacin
Sin salvedad
<=2%
Con salvedad
>2%<=10%
Adversa o negativa
>10%
Abstencin
-
Puntaje Atribuido
6051391.0
26.1%
0.0
Adversa
o
negativa
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REFERENCI
A A P/T
COD
.
DESCRIPCION
ACTIVO CORRIENTE
VARIACI
ON
2013
CGN
13,882,150
13,882,150
149,830
149,830
12,358,019
12,358,019
2,668
2,668
14,702
14,702
1105 CAJA
313,459
313,459
481,656
481,656
347,556
347,556
113,172
113,172
25,000
25,000
178,020
178,020
-101,932
-101,932
9,317,189
9,317,189
1,250
1,250
1,525,647
1,525,647
1,400
1,400
111,067
111,067
1,844,160
1,844,160
346,738
346,738
ACTIVO NO CORRIENTE
INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES EN
LIQUIDACIN
1216
1605 TERRENOS
1640 EDIFICACIONES
3,109,589
3,109,589
2,191,515
2,191,515
48,069
48,069
105,107
105,107
0
-
136
136
1785
1970 INTANGIBLES
TOTAL ACTIVO
PASIVO CORRIENTE
271,502
271,502
-3,999,761
-3,999,761
1,955,139
1,955,139
-1,042,741
-1,042,741
2,668,033
2,668,033
515
515
134,296
134,296
88,371
88,371
-43,025
-43,025
318
318
131,500
131,500
-131,500
-131,500
23,199,339
23,199,339
2,119,272
2,119,272
0.00
DD
330,713
330,713
DD
583,659
583,659
DD
2425 ACREEDORES
234,029
234,029
DD
DD
DD
DD
EE
61,058
61,058
GG
GG
82,753
82,753
HH
826,422
826,422
HH
638
638
PASIVO NO CORRIENTE
2,119,272
2,119,272
23,897,337
23,897,337
BB
2208
TOTAL PASIVO
JJ
JJ
0
-
137
137
JJ
JJ
3,131,911
3,131,911
-2,210,246
-2,210,246
TOTAL PATRIMONIO
24,819,002
24,819,002
26,938,274
26,938,274
Los saldos que se observan en el cuadro, fueron tomados del libro mayor, a su
vez, se compararon con los reportados a la Contadura General de la Nacin en el
formato CGN2005.001, de lo cual no se evidencio una diferencia alguna.
HALLAZGO: De acuerdo a lo observado el municipio no registra la totalidad de los
activos, no todos los terrenos estn contabilizados cifras que distorsionan
ostensiblemente los estados financieros, adems teniendo en cuenta que hay en
curso procesos jurdicos que cursan contra el municipio y de cuya cuanta no se
puede determinar en valor cierto.
DESCARGO: La entidad no se pronuncia al respecto
ANLISIS DE DESCARGOS: Teniendo en cuenta que la entidad no se pronunci
con respecto a la observacin, en cuanto a que no se tiene registrado el total de
los activos como son los terrenos y que adems el municipio no tiene claro el valor
de los procesos jurdicos que cursan en contra,
incumpliendo con las
disposiciones emitidas por la Contadura General de la Nacin con el fin de
producir la informacin contable de forma confiable, oportuna y veraz, razn por la
cual se mantiene como hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.
Criterio: Resolucin 354, 355 de 2007, Instructivo 020 de 2012, Ley 734 de 2002
Art 48 Numeral 52.
Causa: Procedimientos inadecuados, o poco prcticas que no permiten advertir
oportunamente el problema.
Efecto: Control inadecuado de los recursos en los cuales se puede presentar la
prdida de ingresos a la entidad auditada.
LIBRO MAYOR Y BALANCES: Para la revisin se solicit en trabajo de campo el
libro impreso, donde se constat que no existen diferencias en los libros oficiales,
y estos se encuentran debidamente impresos y archivados.
LIBRO DIARIO: As como se revis el libro mayor, en la revisin realizada a este
libro, no se encontraron diferencias en los movimientos, la impresin del periodo
contable de 2013 se encontr debidamente organizada y archivada.
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CAJA: Para la revisin del saldo de esta cuenta se solicit la planilla del ltimo da
hbil del mes de diciembre de 2013 y las consignaciones hechas el primer da
hbil del mes de enero de 2014, con el fin de verificar que el saldo que quedo en
Caja al cierre de 2013 se haya consignado en el Banco; a su vez, se solicit el
auxiliar de Caja de enero a diciembre de 2013, para observar el comportamiento y
manejo de la caja, evidencindose lo siguiente:
1. se encuentran en custodia en la caja fuerte de la secretaria de hacienda
municipal, se han efectuados los depsitos de los recursos recaudados en
las cuentas de bancos como lo establecen las normas vigentes, es de
anotar que por seguridad el traslado de dinero del municipio a San Jos se
hace riesgoso, de tal forma que minimizando estos riesgos y ante la
carencia de una institucin financiera se cambian los ttulos valores
(cheques) emitidos por la Alcalda con los recaudos en efectivo de los
servicios pblicos y de los impuestos municipales.
BANCOS: Para la revisin de esta cuenta, se solicitaron las conciliaciones
bancarias, los extractos y los auxiliares a corte 31 de diciembre de 2013,
posteriormente se hizo una seleccin aleatoria de algunas cuentas las cuales
fueron objeto de revisin y verificacin de saldos.
HALLAZGO: Se evidencio que durante la vigencia analizada algunas de las
cuentas no presentaron movimiento, lo cual en su mayora obedece a convenios
ya ejecutados o al traslado de los recursos para un mejor servicio a otras
corporaciones financieras, sin que a la fecha se hayan cancelado las antiguas
cuentas; persiste desde vigencias esta situacin administrativa generando
desgaste para el personal, con la elaboracin de todos los meses de las
respectivas conciliaciones bancarias, por lo tanto se recomienda hacer un proceso
de depuracin de estas cuentas con el fin de cancelarlas.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: Ya se han tomado los
correctivos, en el mes de octubre se cancelaron 28 cuentas del Banco Popular y
en el mes de noviembre se van a cancelar 18 cuentas del banco Agrario.
Anexo 59. Cancelacin cuentas bancarias
ANLISIS DE DESCARGOS: Teniendo en cuenta la respuesta dada por la
entidad y con el fin de que la misma tenga el control de las cuentas que posee que
no han presentado movimientos generando desgaste para el personal con la
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En la segunda fase se iniciar con los cobros coactivos, empezando con los
predios que estn prximos a prescribir la accin de cobro, para interrumpirla,
haciendo uso de los modelos y procedimientos establecidos en el manual.
ANLISIS DE DESCARGOS: Teniendo en cuenta que el Impuesto Predial es un
tributo que grava los inmuebles que se encuentran ubicados en el Municipio del
Calamar-Guaviare. Los propietarios o poseedores estn en la obligacin de
declararlo y pagarlo una vez al ao, es importante que la Entidad tome la medidas
necesarias con el fin de recaudar dicho impuesto y evitar un posible detrimento al
Municipio, por lo anterior y con el fin de fortalecer este proceso se mantiene como
hallazgo administrativo.
Criterio: Resolucin 354, 355 de 2007, Instructivo 020 de 2012.
Causa: Procedimientos o normas inadecuadas, o poco prcticas que no permiten
advertir oportunamente el problema.
Efecto: Control inadecuado de los recursos en los cuales se puede presentar la
prdida de ingresos a la entidad auditada.
CARTERA POR SERVICIOS PUBLICOS
Para la revisin del saldo de esta cuenta, se solicit una relacin de la cartera por
edades, con el fin de verificar la razonabilidad del saldo, adems de hacer el
clculo de la provisin. Una vez revisada la cartera contablemente se evidenci
que esta asciende a $481.656 valor en miles, de la cuenta servicios pblicos y
$313.459 valor en miles, de ingresos no tributarios.
HALLAZGO: para la fecha de la auditoria se evidencio que an no se ha
culminado con el proceso de parametrizacin del software PIMISYS, se viene
realizando plan de trabajo y verificacin de la informacin cargada con el apoyo
tcnico de los ingenieros de apoyo del programa PIMISYS, esta observacin se
viene realizando desde la auditoria anterior, por lo cual se exhorta a la
administracin municipal para que se d culminacin a este proceso, sin embargo
se evidencio que se viene trabajando en el tema.
DESCARGOS DE LA ALCALDA DE CALAMAR: La Unidad de servicio pblico
junto con los ingenieros de PIMISYS, se encuentran adelantando el proceso de
clasificar correctamente la cartera por edades, que presenta falencias en la
clasificacin que presenta el software, una vez se solucione la cartera por edades
se proceder a realizar el clculo de la provisin de cartera, la clasificacin del
activo corriente y no corriente y se presentara al comit tcnico de sostenibilidad
contable para su respectiva aprobacin.
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza Tel (098) 5840987- Lnea de atencin de quejas y denuncias
Web www.contraloriaguaviare.gov.co Correo electrnico: control@contraloriaguaviare.gov.co
San Jos del Guaviare
141
141
142
142
143
143
Puntaje Atribuido
80.0
Evaluacin presupuestal
80.0
2
1
0
Eficiente
144
144
2.3.2.1.
Presupuesto de Ingresos
CONCEPTO
INGRESOS TRIBUTARIOS
INICIAL
%
617.770
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
9,01%
229.060
3,34%
TRANSFERENCIAS
5.786.410
84,35%
RECURSOS DE CAPITAL
227.000
6.860.240
3,31%
100,00%
TOTALES
CONCEPTO
INICIAL
ADICION
REDUCCION
DEFINITIVO
INGRESOS TRIBUTARIOS
617.770
144.007
761.777
23,31%
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
229.060
229.060
0,00%
TRANSFERENCIAS
5.786.410
3.784.208
240.652
9.329.966
61,24%
RECURSOS DE CAPITAL
227.000
6.860.240
12.687.167
16.615.382
0
240.652
12.914.167
23.234.970
5589,06%
238,69%
TOTALES
Fuente: Rendicin Cuenta 2013
2.3.2.2.
Presupuesto de Gastos
145
145
CONCEPTO
INICIAL
SERVICIOS PERSONALES
971.096
14,16%
GASTOS GENERALES
122.823
1,79%
TRANSFERENCIAS
216.698
3,16%
5.549.623
6.860.240
80,90%
100,00%
INVERSIN
TOTALES
INICIAL
SERVICIOS
PERSONALES
GASTOS
GENERALES
TRANSFERENCIAS
INVERSIN
TOTALES
ADICION
REDUCCION
CREDIT
971.096
300.400
27.332
63.074
CONTRA
CDTO
74.278
122.823
88.531
59.495
46.871
26,97%
223.978
82,36%
216.698
1.420
215.278
-0,66%
5.549.623
16.226.451
213.320
215.667
215.667
21.562.754
288,54%
6.860.240
16.615.382
240.652
338.236
338.236
23.234.970
238,69%
2.3.2.3.
Modificaciones Presupuestales
Una vez verificados los actos administrativos con los cuales se efectuaron las
modificaciones al presupuesto (Adiciones, Reducciones y Traslados), frente a lo
reportado en las ejecuciones de ingresos y gastos, se pudo determinar que existe
la siguiente diferencia.
(Cifras en miles de pesos)
REPORTE EJECUCIONES
PRESUPUESTALES
ACTOS ADMINISTRATIVOS
DIFER.
CONCEPTO
VALOR
CLASE
VALOR
TOTAL
APROBADO
$ 6.860.240
6.860.240
$ 6.860.240
$0
ADICIONES
$ 16.615.382
419.041
$ 16.615.382
$0
146
146
REDUCCIONES
TRASLADOS
317.650
1.830.679
846.335
49.000
5.168.039
73
48.144
1.069.086
49.000
689.095
2.655.730
10.000
3.443.696
5.478
14.336
122.985
6.808
105.665
5.194
9.000
53.039
1.000
10.000
10.000
19.081
61.887
49.047
79.777
10.884
22.521
$ 240.652
$ 338.236
$ 240.652
$0
$ 326.236
$ 12.000
147
147
CONCEPTO
INICIAL 2013
INICIAL 2012
VARIACION
INGRESOS TRIBUTARIOS
617.770
420.544
197.226
46,90%
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
229.060
253.896
-24.836
-9,78%
TRANSFERENCIAS
5.786.410
5.988.567
-202.157
-3,38%
RECURSOS DE CAPITAL
227.000
6.860.240
148.400
6.811.407
78.600
48.833
52,96%
0,72%
TOTALES
148
148
comercio ilcito, entre otras, los cuales rompen cualquier clculo con base en
vigencias anteriores, hay rentas que en un ao tienen un buen comportamiento,
pero al siguiente decaen, como es el caso de la sobretasa al combustible o el
impuesto de industria y comercio, que dependen directamente de las ventas de
cada establecimiento y stas estn sujetas a las variables antes mencionadas. Se
trata de hacer un clculo lo ms aproximado posible, sin guiarse por la media
nacional.
ANALISIS DE LA DESCARGOS: La entidad expone diversas variables
econmicas que pueden llegar a afectar el recaudo del presupuesto, sin que
corresponda a un mtodo de proyeccin estadstico para la preparacin del
mismo, por lo cual persiste la deficiencia y se mantiene como hallazgo
administrativo.
Criterio: Decreto 111/96 preparacin del presupuesto. Planeacin.
Causa: Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.
Efecto: Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
2.3.2.5.
CONCEPTO
INGRESOS TRIBUTARIOS
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
TRANSFERENCIAS
RECURSOS DE CAPITAL
TOTALES
DEFINITIVO
761.777
RECAUDO
645.576
VARIACION
116.201
84,75%
229.060
322.621
-93.561
140,85%
9.329.966
8.443.201
886.765
90,50%
12.914.167
23.234.970
7.182.311
16.593.709
5.731.856
6.641.261
55,62%
71,42%
149
149
CONCEPTO
2011
2012
2013
INGRESOS ESTIMADOS
8.586.243
9.791.999
23.234.970
INGRESOS RECAUDADOS
8.348.018
238.225
8.092.125
1.699.874
16.593.709
6.641.261
97,23%
82,64%
71,42%
DFICIT RENTISTICO
VARIACIN (%)
150
150
CONCEPTO
INICIAL 2013
INICIAL 2012
VARIACION
SERVICIOS PERSONALES
971.096
1.167.909
-196.813
-16,85%
GASTOS GENERALES
122.823
194.368
-71.545
-36,81%
TRANSFERENCIAS
216.698
7.746
208.952
2697,55%
5.549.623
6.860.240
5.441.384
6.811.407
108.239
48.833
1,99%
0,72%
INVERSIN
TOTALES
DEFINITIVO
2013
1.232.960
DEFINITIVO
2012
1.151.287
81.673
7,09%
GASTOS GENERALES
223.978
250.488
-26.510
-10,58%
TRANSFERENCIAS
215.278
7.746
207.532
2679,22%
21.562.754
23.234.970
8.382.478
9.791.999
13.180.276
13.442.971
157,24%
137,29%
CONCEPTO
SERVICIOS PERSONALES
INVERSIN
TOTALES
VARIACION
2.3.2.7.
151
151
CONCEPTO
SERVICIOS PERSONALES
DEFINITIVO
1.215.281
17.679
98,57%
223.978
209.190
14.788
93,40%
TRANSFERENCIAS
TOTALES
VARIACION
1.232.960
GASTOS GENERALES
INVERSIN
EJECUTADO
215.278
24.587
190.691
11,42%
21.562.754
23.234.970
13.800.665
15.249.723
7.762.089
7.985.247
64,00%
65,63%
CONCEPTO
2011
2012
2013
PRESUPUESTO DE GASTOS
8.586.243
9.791.999
23.234.970
6.820.502
1.765.741
8.722.614
1.069.385
15.249.723
7.985.247
79,44%
89,08%
65,63%
DIFERENCIA
VARIACIN (%)
152
152
153
153
CONCEPTO
VALOR
23,234,970
15,249,723
6
7
8
7,428,568
15,806,402
7,985,247
7,821,155
6,779,483
1,041,672
154
154
155
155
156
156
FECHA EXPEDICIN
2013/01/03
2013/10/23
2
2
2013/01/31
2013/10/30
3
3
2013/01/08
2013/11/27
4
4
2013/01/08
2013/11/29
5
5
2013/01/08
2013/12/18
35
36
2013/01/24
2013/01/01
39
40
2013/02/05
2013/01/31
49
50
50
2013/02/08
2013/01/01
2013/01/01
50
51
51
2013/02/13
2013/01/01
2013/01/01
63
64
64
64
2013/02/13
2013/01/04
2013/01/04
2013/01/04
248
249
2013/06/18
2013/03/05
320
321
2013/08/16
2013/08/05
332
333
2013/08/16
2013/08/14
157
157
FECHA EXPEDICIN
2013/01/25
2013/01/04
60
61
2013/02/25
2013/01/31
139
140
2013/04/30
2013/04/22
142
143
2013/04/30
2013/04/25
183
184
2013/05/27
2013/05/21
186
187
2013/05/28
2013/05/24
206
207
2013/06/18
2013/03/05
263
264
2013/08/05
2013/08/01
294
295
2013/08/16
2013/08/12
308
309
2013/08/28
2013/08/23
339
340
2013/09/11
2013/09/02
364
365
2013/09/26
2013/09/25
401
402
449
450
2013/10/18
2013/08/16
2013/11/08
2013/10/31
158
158
509
510
30
31
2013/12/17
2013/12/13
2013/01/25
2013/01/04
60
61
2013/02/25
2013/01/31
139
140
2013/04/30
2013/04/22
142
143
2013/04/30
2013/04/25
183
184
2013/05/27
2013/05/21
186
187
2013/05/28
2013/05/24
206
207
2013/06/18
2013/03/05
263
264
2013/08/05
2013/08/01
294
295
2013/08/16
2013/08/12
308
309
2013/08/28
2013/08/23
339
340
2013/09/11
2013/09/02
364
365
2013/09/26
2013/09/25
401
402
449
450
2013/10/18
2013/08/16
2013/11/08
2013/10/31
509
2013/12/17
510
2013/12/13
Fortalecimiento Estratgico del control y vigilancia a la inversin de los recursos pblicos
Calle 12 No. 22-83 Barrio La Esperanza Tel (098) 5840987- Lnea de atencin de quejas y denuncias
Web www.contraloriaguaviare.gov.co Correo electrnico: control@contraloriaguaviare.gov.co
San Jos del Guaviare
159
159
Puntaje Atribuido
80.0
Evaluacin Indicadores
80.0
Con deficiencias
Ineficiente
Eficiente
LIQUIDEZ
ACTIVO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
$13.882.150
$2.119.272
= 655,04%
160
160
Este indicador mide la disponibilidad con la que cuenta el Municipio a corto plazo para
cubrir sus obligaciones o compromisos al mismo periodo, es decir, que por cada $100
que el Municipio adeuda a corto plazo, cuenta con $655 de activo corriente.
2.3.2.2. CAPITAL DE TRABAJO
(Cifras en miles de pesos)
CAPITAL DE TRABAJO =
=
$11.762.878
SOLIDEZ
ACTIVO TOTAL
PASIVO TOTAL
$23.199.339
$2.119.272
1094,68%
ENDEUDAMIENTO TOTAL
PASIVO TOTAL
ACTIVO TOTAL
$2.119.272
$23.199.339
9,14%
161
161
RENTABILIDAD
($3.738.935)
$23.199.339
-16,12%
Con este indicador se mide la rentabilidad que han generado los activos totales, por lo
tanto como se puede observar, los activos del Municipio en la vigencia que se analiza
gener un dficit del 16,12%, entonces aqu se mide la gestin de la Administracin en
cuanto a la utilizacin de los recursos para la generacin de supervit en el Municipio,
que para el caso fue de dficit; analizado el estado de la situacin econmica y social
se da este dficit por el ajuste de gastos de ejercicios anteriores.
3.
CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS
4CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS
MUNICIPIO DE SAN JOS - VIGENCIA 2013
TIPO DE HALLAZGO
CANTIDAD
64
15
2
1
1
82
1. ADMINISTRATIVOS
2. DISCIPLINARIOS
3. PENALES
4. FISCALES
Lnea de Contratacin
TOTAL
Reviso:
Proyectaron:
$14.000.000
$14.000.000
$14.000.000
162
162
163
163